M.Brzeziny - Kontroli sprawdzająca wykonanie wniosków pokontrolnych oraz kontrola doraźna przeprowadzona przez RIO w Łodzi w I półroczu 2004r.
XMLTreść
Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi Miastu Brzeziny po zakończeniu kontroli sprawdzającej wykonanie wniosków pokontrolnych oraz kontroli doraźnej w zakresie udzielania zamówień publicznych, udostępniane na podstawie art.6 ust.1 pkt 4 lit "a" tiret drugi ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej.
Pani
Ewa Mądra
Burmistrz
Miasta Brzeziny
WK - 0915/24/2004
Działając na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz. 577 z późn. zm.) informuję Panią Burmistrz, że kontrola sprawdzająca wykonanie wniosków pokontrolnych oraz kontrola doraźna w zakresie udzielania zamówień publicznych, przeprowadzona w Urzędzie Miasta Brzeziny wykazała co następuje:Kontrola sprawdzająca dotyczyła realizacji zaleceń pokontrolnych skierowanych do jednostki po zakończeniu kompleksowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych, pismem Prezesa RIO w Łodzi z dnia 19 listopada 2002 roku, sygn. WK-0915/62/2002. Wnioski pokontrolne dotyczyły, w szczególności:
- przestrzegania procedur wewnętrznej kontroli finansowej,
- prawidłowego ewidencjonowania operacji gospodarczych,
- przestrzegania przepisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (Dz. U. nr 137, poz. 926 z późn. zm.) w zakresie ustalania wysokości zobowiązań podatkowych, prowadzenia postępowań podatkowych oraz udzielania ulg w zapłacie podatku,
- terminowego i bieżącego podejmowania czynności windykacyjnych wobec podatników zalegających z uiszczeniem podatków,
- przestrzegania procedur zbywania nieruchomości stanowiących własność Miasta,
- przestrzegania zasad udzielania dotacji z budżetu jednostki samorządu terytorialnego,
- przestrzegania zasad, form i trybu udzielania zamówień publicznych.
Stwierdzono, że wnioski pokontrolne realizowane były przez kontrolowaną jednostkę zgodnie z informacją przekazaną RIO w Łodzi, przez Burmistrza Miasta Brzeziny, pismem z dnia 16 grudnia 2002 roku. Kontrola ujawniła jednakże pewne uchybienia dotyczące niżej przedstawionych zagadnień.
W zakresie kontroli wewnętrznej
Do czasu niniejszej kontroli jednostka nie podjęła wystarczających działań mających na celu wypełnienia obowiązków wynikających z art.127 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148 z późn. zm.), zgodnie z którym organ wykonawczy jednostki samorządu terytorialnego kontroluje przestrzeganie przez podległe i nadzorowane przez siebie jednostki sektora finansów publicznych, przyjętych przez te jednostki procedur kontroli wewnętrznej. Kontrola ta obejmuje w każdym roku co najmniej 5% wydatków podległych jednostek organizacyjnych. Kontrolujący ustalili, że w § 28 zarządzenia Burmistrza Miasta Brzeziny z dnia 31 grudnia 2002 roku w sprawie procedur kontroli finansowej w Urzędzie Miasta, ujęto zapis o treści „...kontrola następna oraz kontrola przestrzegania realizacji procedur kontroli finansowej wobec jednostek organizacyjnych, dokonywana jest na zasadach i w trybie określonym w odrębnym zarządzeniu”. Wskazane "odrębne zarządzenie" nie zostało jednakże opracowane i wprowadzone w życie. Treść protokołów kontroli, przeprowadzonych w jednostkach organizacyjnych przez inspektora kontroli wewnętrznej w 2003 roku, nie wskazywała, że kontrola obejmowała swym zakresem przestrzeganie przez podległe jednostki organizacyjne, ustalonych w nich procedur kontroli finansowej, przy przyjęciu minimum 5% próby wydatków danej jednostki.
W zakresie ewidencji księgowej
Analiza operacji zaewidencjonowanych na koncie 240 wykazała błędne ewidencjonowanie kwot - zwrotu wadium i zabezpieczenia należytego wykonania umowy, poprzez ujemny zapis strony Ma ww. konta. Zgodnie z zakładowym planem kont oraz przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych ( Dz. U. nr 153, poz. 1752), na stronie Ma konta 240 ewidencjonuje się powstałe zobowiązania, a na stronie Wn niniejszego konta zmniejszenie oraz spłatę tych zobowiązań.
W zakresie udzielania dotacji na realizację zadań powierzonych na podstawie umowy jednostkom spoza sektora finansów publicznych
Celem sprawdzenia wykonania zaleceń pokontrolnych odnoszących się do wskazanego zagadnienia, skontrolowano udzielenie w 2003 roku dotacji Brzezińskiemu Klubowi Sportowemu „START”, stwierdzając, że:
- w umowie nr 1/OK/2003 z dnia 14 marca 2003 roku zawartej z dotowanym podmiotem, unormowania w zakresie kontroli realizacji zleconego zadania ograniczono do zapisu, że „...dotujący ma prawo kontroli wykorzystania udzielonej dotacji w każdym stadium realizacji zadań określonych w niniejszej umowie”. Powyższy zapis wskazywał tylko na uprawnienia dotującego do kontroli, nie określał natomiast trybu wykonywania kontroli, co było wymagane przez art. 71 ust.2 pkt 3 w zw. z art.118 ust.2 ustawy o finansach publicznych,
- nie przestrzegano postanowień zawartych w umowie nr 1/OK./2003 z dnia 14 marca 2003 roku, w zakresie egzekwowania dokumentów wymaganych do rozliczenia wydatkowanej kwoty dotacji. Zgodnie z § 3 umowy, dotowany powinien przedstawić pisemne rozliczenie dotyczące realizacji umowy, zawierające opis merytoryczny wykonania zadania, zbiorcze zestawienie dokumentów finansowych, podpisane przez upoważnionych przedstawicieli dotowanego oraz pozostawić w Urzędzie Miasta kserokopie faktur i innych stosowanych dokumentów. Kontrola wykazała, że nie egzekwowano od rozliczającego się podmiotu zestawienia zbiorczego dokumentów finansowych oraz nie pozostawiano kserokopii dokumentów wydatkowych. Jedynym dokumentem potwierdzającym fakt rozliczenia się jednostki dotowanej było pozostające w Urzędzie zestawienie, z mało precyzyjnym opisem wydatków poniesionych na daną sekcję sportową prowadzoną przez klub.
W zakresie udzielania zamówień publicznych
Przestrzeganie przez jednostkę procedur udzielania zamówień publicznych sprawdzono w odniesieniu do udzielenia zamówienia na budowę odcinka drogi gminnej wraz z kanalizacja deszczową w ul Kulczyńskiego w Brzezinach oraz na wykonania remontu pomieszczeń Urzędu Miasta w budynkach przy ul. Sienkiewicza 11 i 16.
1. W odniesieniu do zamówienia publicznego, udzielonego w trybie przetargu nieograniczonego, o wartości poniżej 30.000EURO, na budowę drogi wraz z kanalizacją deszczową w ul. Kulczyńskiego, w Brzezinach, stwierdzono, że zamawiający nie wykluczył z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oferenta nr 1 (Przedsiębiorstwo - Handlowo - Usługowe „DROMED” s. c. G Więckowski, A. Rospędek z Opoczna), pomimo zaistnienia przesłanek wykluczenia określonych w przepisach ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 z późn. zm. - uchylona z dniem 2 marca 2004 roku), a mianowicie:
- w treści ogłoszenia o przetargu oraz w punkcie 7 części I specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zamawiający określił wymagany termin realizacji zamówienia na dzień 30 maja 2003 roku. Oferent nr 1 złożył ofertę, w której deklarował jako termin wykonania robót - 31 maja 2003 roku. Zamawiający określając w specyfikacji termin jako wymagany, uznał, że jest to warunek, którego niespełnienie skutkować powinno wykluczeniem wykonawcy z ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego, zgodnie z art.19 ust.1 pkt 8 ustawy o zamówieniach publicznych,
- w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zamawiający opisał wymogi dotyczące ofert składanych przez spółki cywilne, z którego to opisu wynikało, że oferent (działający w formie spółki cywilnej) zobowiązany był do złożenia wymienionych w specyfikacji dokumentów dla każdego ze wspólników oddzielnie. Oferta złożona przez spółkę cywilną PHU „DROMED” zawierała tylko jedno oświadczenie o spełnieniu wymogów określonych w art.22 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych, podpisane przez jednego ze wspólników Pana G. Więckowskiego. Analogicznego oświadczenia nie złożył drugi wspólnik Pan A. Rospędek. Ponadto, w dokumentacji przedłożonej przez oferenta nr 1 znajdowało się tylko jedno zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej wystawione dla Pana A. Rospędek. Oferent nie złożył analogicznego zaświadczenia potwierdzającego wpis do ewidencji działalności gospodarczej dla drugiego wspólnika Pana G. Więckowskiego, czego wymagała specyfikacja istotnych warunków zamówienia. Z uwagi na powyższe zamawiający powinien wykluczyć oferenta nr 1 z ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie art. 19 ust.1 pkt 7 ustawy o zamówieniach publicznych. Z uwagi na to, że w omawianym postępowaniu wpłynęły mniej niż dwie ważne oferty, postępowanie powinno zostać unieważnione, zgodnie z art. 27b ust.1 pkt 1 ww. ustawy.
Umowa w sprawie udzielenia zamówienia publicznego zawarta została w dniu 14 maja 2003 roku z wybranym oferentem nr 2. Oświadczenie woli w imieniu Miasta złożyła Pani Ewa Mądra Burmistrz Miasta.
2. W odniesieniu zamówienia publicznego na wykonanie remontu pomieszczeń Urzędu Miasta Brzeziny, w budynkach przy ul. Sienkiewicza 11 i 16, stwierdzono, że:
- Burmistrz Miasta Pani Ewa Mądra, w trakcie realizacji przedmiotowego zadania, zawarła w dniu 23 czerwca 2003 roku z Przedsiębiorstwem Instalacyjno - Budowlanym „INSBUD” umowę nr RGI/42/03 na wykonanie robót dodatkowych. Umowę powyższą zawarto na podstawie art.71 ust.1 pkt 5 ustawy o zamówieniach publicznych. W odniesieniu do części robót objętych przedmiotową umową polegających na: wykuciu z muru ościeżnicy stalowej, skuciu cokolików w korytarzach i na schodach oraz wyrównaniu cokolików zaprawą wyrównującą nie wystąpiła sytuacja, w której wykonanie zamówienia stało się konieczne, czego nie można było wcześniej przewidzieć. Zatem, przed podpisaniem wymienionej umowy nie zostały spełnione ustawowe przesłanki umożliwiające udzielenie zamówienia publicznego w trybie zamówienia z wolnej ręki - na podstawie art.71 ust.1 pkt 5 ustawy o zamówieniach publicznych. Działanie zamawiającego stanowiło naruszenie art.14 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych, zgodnie z którym zamawiający mógł udzielić zamówienia publicznego w trybie innym niż przetarg nieograniczony wyłącznie w sytuacjach określonych w ustawie o zamówieniach publicznych,
- Burmistrz Miasta Pani Ewa Mądra zawarła w dniu 23 czerwca 2003 roku z Przedsiębiorstwem Instalacyjno-Budowlanym „INSBUD” aneks nr 1/2003, na mocy którego dokonano zmiany umowy podstawowej, wprowadzając do niej roboty zamienne i dodatkowe. Aneks ten zawarto na podstawie art.76 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych. Kontrolujący stwierdzili, że zlecone do wykonania roboty dodatkowe można było i należało przewidzieć na etapie planowania zakresu robót do wykonania, sporządzenia przedmiaru robót i kosztorysu inwestorskiego. W opisywanym przypadku nie wystąpiły okoliczności dające podstawę do zastosowania art.76 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych, który to przepis pozwalał na dokonywania zmian w odniesieniu do już zleconego zakresu robót, natomiast nie dawał podstawy do rozszerzania tego zakresu o prace dodatkowe.
W zakresie pozostałych ustaleń
W odniesieniu do wypłaty odszkodowania mieszkance Brzezin z tytułu uszkodzenia samochodu na ul. Wodociągowej w Brzezinach, kontrolujący dokonali analizy zebranego przez jednostkę materiału dowodowego, stwierdzając, że nie zostały wyjaśnione wszystkie okoliczności mające znaczenie dla ustalenia stanu faktycznego. Pojawiające się wraz z upływem czasu nowe okoliczności, które dokumentowane były tylko w formie oświadczeń poszkodowanej lub członków jej rodziny, niekompletność danych, istniejące sprzeczności w materiale, którym dysponowała kontrolowana jednostka na dzień podpisania ugody, pozwalają na stwierdzenie, że nie zostały wyczerpane wszystkich możliwości mające celu zgromadzenia materiału dowodowego, który powinien stanowić nie budzącą wątpliwości podstawę dla podjęcia decyzji o wypłacie odszkodowania. Należy podkreślić, że sformułowane uwagi nie odnoszą się do zasadności podjętej decyzji.
RIO w Łodzi nie dysponowała, bowiem, środkami dowodowymi pozwalającymi na zweryfikowanie lub poczynienie nowych ustaleń faktycznych w przedmiotowej sprawie.
Informując o powyższych nieprawidłowościach, proszę Panią Burmistrz o podjęcie działań zmierzających do ich wyeliminowania i zapobieżenia powstawaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Zgodnie z postanowieniami zawartymi w regulacjach wewnętrznych jednostki opracować i wprowadzić w życie zarządzenie określające zasady i tryb przeprowadzania kontroli w jednostkach organizacyjnych (wszczęcie kontroli, czynności kontrolne i ich dokumentowanie, prawa i obowiązki podmiotu kontrolowanego i kontrolującego, postępowanie pokontrolne). Zapewnić dokonywanie kontroli wobec jednostek organizacyjnych w zakresie wyznaczonym przez art.127 ustawy o finansach publicznych.
2. Przestrzegać postanowień zakładowego planu kont oraz przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych, w odniesieniu do ewidencji przyjmowanych i zwracanych kwot należytego zabezpieczenia wykonania umowy i wadium.
3. W zakresie udzielania dotacji podmiotom nie zaliczonym do sektora finansów publicznych i nie działającym w celu osiągania zysku należy wskazać, że od dnia 1 stycznia 2004 roku treść art.118 ustawy o finansach publicznych uległa zmianie na mocy ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku - Przepisy wprowadzające ustawę o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. nr 96, poz. 874). Stosownie do obecnego brzmienia art. 118 ust. 2 ustawy o finansach publicznych zlecenie zadania i udzielenie dotacji następuje zgodnie z przepisami ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, a jeżeli dotyczy ono innych zadań publicznych niż określone w tej ustawie, to: 1) zlecenie zadania i udzielenie dotacji następuje na podstawie umowy – zgodnie z zasadami wskazanymi w ustawie o finansach publicznych, 2) tryb postępowania o udzielenie dotacji, sposób jej rozliczania oraz sposób kontroli wykonywania zleconego zadania określa w drodze uchwały organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego. Do dnia 1 czerwca 2004 roku jednostki samorządu terytorialnego mogą zlecać realizację zadań publicznych w sferze określonej w art. 4 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, w trybie określonym w uchwale rady gminy, stanowiącej przepis prawa miejscowego, podjętej na podstawie art.118 ust.3 ustawy o finansach publicznych, w brzmieniu obowiązującym przed dniem 1 stycznia 2004 roku. Wynika to z treści art.23 ust.1a ustawy Przepisy wprowadzające ustawę o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, dodanego na mocy art. 2 ustawy z dnia 19 grudnia 2003 roku o zmianie ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych oraz ustawy Przepisy wprowadzające ustawę o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. nr 228, poz. 2262).
4. W zakresie udzielania zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz. 177).
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art.9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Panią Burmistrz o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczyn ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że stosownie do art.9 ust.4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby.
Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawa zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości
Pan Przewodniczący
Rady Miasta Brzeziny,
Pan Przewodniczący
Komisji Rewizyjnej
Rady Miasta Brzeziny,
aa
Wystąpienie pokontrolne podpisała Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi dr Jadwiga Chwiałkowska. Projekt wystąpienia sprawdził Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
Łódź, dnia 6 kwietnia 2004 r.
Pani
Ewa Mądra
Burmistrz
Miasta Brzeziny
WK - 0915/24/2004
Działając na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz. 577 z późn. zm.) informuję Panią Burmistrz, że kontrola sprawdzająca wykonanie wniosków pokontrolnych oraz kontrola doraźna w zakresie udzielania zamówień publicznych, przeprowadzona w Urzędzie Miasta Brzeziny wykazała co następuje:Kontrola sprawdzająca dotyczyła realizacji zaleceń pokontrolnych skierowanych do jednostki po zakończeniu kompleksowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych, pismem Prezesa RIO w Łodzi z dnia 19 listopada 2002 roku, sygn. WK-0915/62/2002. Wnioski pokontrolne dotyczyły, w szczególności:
- przestrzegania procedur wewnętrznej kontroli finansowej,
- prawidłowego ewidencjonowania operacji gospodarczych,
- przestrzegania przepisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (Dz. U. nr 137, poz. 926 z późn. zm.) w zakresie ustalania wysokości zobowiązań podatkowych, prowadzenia postępowań podatkowych oraz udzielania ulg w zapłacie podatku,
- terminowego i bieżącego podejmowania czynności windykacyjnych wobec podatników zalegających z uiszczeniem podatków,
- przestrzegania procedur zbywania nieruchomości stanowiących własność Miasta,
- przestrzegania zasad udzielania dotacji z budżetu jednostki samorządu terytorialnego,
- przestrzegania zasad, form i trybu udzielania zamówień publicznych.
Stwierdzono, że wnioski pokontrolne realizowane były przez kontrolowaną jednostkę zgodnie z informacją przekazaną RIO w Łodzi, przez Burmistrza Miasta Brzeziny, pismem z dnia 16 grudnia 2002 roku. Kontrola ujawniła jednakże pewne uchybienia dotyczące niżej przedstawionych zagadnień.
W zakresie kontroli wewnętrznej
Do czasu niniejszej kontroli jednostka nie podjęła wystarczających działań mających na celu wypełnienia obowiązków wynikających z art.127 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148 z późn. zm.), zgodnie z którym organ wykonawczy jednostki samorządu terytorialnego kontroluje przestrzeganie przez podległe i nadzorowane przez siebie jednostki sektora finansów publicznych, przyjętych przez te jednostki procedur kontroli wewnętrznej. Kontrola ta obejmuje w każdym roku co najmniej 5% wydatków podległych jednostek organizacyjnych. Kontrolujący ustalili, że w § 28 zarządzenia Burmistrza Miasta Brzeziny z dnia 31 grudnia 2002 roku w sprawie procedur kontroli finansowej w Urzędzie Miasta, ujęto zapis o treści „...kontrola następna oraz kontrola przestrzegania realizacji procedur kontroli finansowej wobec jednostek organizacyjnych, dokonywana jest na zasadach i w trybie określonym w odrębnym zarządzeniu”. Wskazane "odrębne zarządzenie" nie zostało jednakże opracowane i wprowadzone w życie. Treść protokołów kontroli, przeprowadzonych w jednostkach organizacyjnych przez inspektora kontroli wewnętrznej w 2003 roku, nie wskazywała, że kontrola obejmowała swym zakresem przestrzeganie przez podległe jednostki organizacyjne, ustalonych w nich procedur kontroli finansowej, przy przyjęciu minimum 5% próby wydatków danej jednostki.
W zakresie ewidencji księgowej
Analiza operacji zaewidencjonowanych na koncie 240 wykazała błędne ewidencjonowanie kwot - zwrotu wadium i zabezpieczenia należytego wykonania umowy, poprzez ujemny zapis strony Ma ww. konta. Zgodnie z zakładowym planem kont oraz przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych ( Dz. U. nr 153, poz. 1752), na stronie Ma konta 240 ewidencjonuje się powstałe zobowiązania, a na stronie Wn niniejszego konta zmniejszenie oraz spłatę tych zobowiązań.
W zakresie udzielania dotacji na realizację zadań powierzonych na podstawie umowy jednostkom spoza sektora finansów publicznych
Celem sprawdzenia wykonania zaleceń pokontrolnych odnoszących się do wskazanego zagadnienia, skontrolowano udzielenie w 2003 roku dotacji Brzezińskiemu Klubowi Sportowemu „START”, stwierdzając, że:
- w umowie nr 1/OK/2003 z dnia 14 marca 2003 roku zawartej z dotowanym podmiotem, unormowania w zakresie kontroli realizacji zleconego zadania ograniczono do zapisu, że „...dotujący ma prawo kontroli wykorzystania udzielonej dotacji w każdym stadium realizacji zadań określonych w niniejszej umowie”. Powyższy zapis wskazywał tylko na uprawnienia dotującego do kontroli, nie określał natomiast trybu wykonywania kontroli, co było wymagane przez art. 71 ust.2 pkt 3 w zw. z art.118 ust.2 ustawy o finansach publicznych,
- nie przestrzegano postanowień zawartych w umowie nr 1/OK./2003 z dnia 14 marca 2003 roku, w zakresie egzekwowania dokumentów wymaganych do rozliczenia wydatkowanej kwoty dotacji. Zgodnie z § 3 umowy, dotowany powinien przedstawić pisemne rozliczenie dotyczące realizacji umowy, zawierające opis merytoryczny wykonania zadania, zbiorcze zestawienie dokumentów finansowych, podpisane przez upoważnionych przedstawicieli dotowanego oraz pozostawić w Urzędzie Miasta kserokopie faktur i innych stosowanych dokumentów. Kontrola wykazała, że nie egzekwowano od rozliczającego się podmiotu zestawienia zbiorczego dokumentów finansowych oraz nie pozostawiano kserokopii dokumentów wydatkowych. Jedynym dokumentem potwierdzającym fakt rozliczenia się jednostki dotowanej było pozostające w Urzędzie zestawienie, z mało precyzyjnym opisem wydatków poniesionych na daną sekcję sportową prowadzoną przez klub.
W zakresie udzielania zamówień publicznych
Przestrzeganie przez jednostkę procedur udzielania zamówień publicznych sprawdzono w odniesieniu do udzielenia zamówienia na budowę odcinka drogi gminnej wraz z kanalizacja deszczową w ul Kulczyńskiego w Brzezinach oraz na wykonania remontu pomieszczeń Urzędu Miasta w budynkach przy ul. Sienkiewicza 11 i 16.
1. W odniesieniu do zamówienia publicznego, udzielonego w trybie przetargu nieograniczonego, o wartości poniżej 30.000EURO, na budowę drogi wraz z kanalizacją deszczową w ul. Kulczyńskiego, w Brzezinach, stwierdzono, że zamawiający nie wykluczył z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oferenta nr 1 (Przedsiębiorstwo - Handlowo - Usługowe „DROMED” s. c. G Więckowski, A. Rospędek z Opoczna), pomimo zaistnienia przesłanek wykluczenia określonych w przepisach ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 z późn. zm. - uchylona z dniem 2 marca 2004 roku), a mianowicie:
- w treści ogłoszenia o przetargu oraz w punkcie 7 części I specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zamawiający określił wymagany termin realizacji zamówienia na dzień 30 maja 2003 roku. Oferent nr 1 złożył ofertę, w której deklarował jako termin wykonania robót - 31 maja 2003 roku. Zamawiający określając w specyfikacji termin jako wymagany, uznał, że jest to warunek, którego niespełnienie skutkować powinno wykluczeniem wykonawcy z ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego, zgodnie z art.19 ust.1 pkt 8 ustawy o zamówieniach publicznych,
- w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zamawiający opisał wymogi dotyczące ofert składanych przez spółki cywilne, z którego to opisu wynikało, że oferent (działający w formie spółki cywilnej) zobowiązany był do złożenia wymienionych w specyfikacji dokumentów dla każdego ze wspólników oddzielnie. Oferta złożona przez spółkę cywilną PHU „DROMED” zawierała tylko jedno oświadczenie o spełnieniu wymogów określonych w art.22 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych, podpisane przez jednego ze wspólników Pana G. Więckowskiego. Analogicznego oświadczenia nie złożył drugi wspólnik Pan A. Rospędek. Ponadto, w dokumentacji przedłożonej przez oferenta nr 1 znajdowało się tylko jedno zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej wystawione dla Pana A. Rospędek. Oferent nie złożył analogicznego zaświadczenia potwierdzającego wpis do ewidencji działalności gospodarczej dla drugiego wspólnika Pana G. Więckowskiego, czego wymagała specyfikacja istotnych warunków zamówienia. Z uwagi na powyższe zamawiający powinien wykluczyć oferenta nr 1 z ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie art. 19 ust.1 pkt 7 ustawy o zamówieniach publicznych. Z uwagi na to, że w omawianym postępowaniu wpłynęły mniej niż dwie ważne oferty, postępowanie powinno zostać unieważnione, zgodnie z art. 27b ust.1 pkt 1 ww. ustawy.
Umowa w sprawie udzielenia zamówienia publicznego zawarta została w dniu 14 maja 2003 roku z wybranym oferentem nr 2. Oświadczenie woli w imieniu Miasta złożyła Pani Ewa Mądra Burmistrz Miasta.
2. W odniesieniu zamówienia publicznego na wykonanie remontu pomieszczeń Urzędu Miasta Brzeziny, w budynkach przy ul. Sienkiewicza 11 i 16, stwierdzono, że:
- Burmistrz Miasta Pani Ewa Mądra, w trakcie realizacji przedmiotowego zadania, zawarła w dniu 23 czerwca 2003 roku z Przedsiębiorstwem Instalacyjno - Budowlanym „INSBUD” umowę nr RGI/42/03 na wykonanie robót dodatkowych. Umowę powyższą zawarto na podstawie art.71 ust.1 pkt 5 ustawy o zamówieniach publicznych. W odniesieniu do części robót objętych przedmiotową umową polegających na: wykuciu z muru ościeżnicy stalowej, skuciu cokolików w korytarzach i na schodach oraz wyrównaniu cokolików zaprawą wyrównującą nie wystąpiła sytuacja, w której wykonanie zamówienia stało się konieczne, czego nie można było wcześniej przewidzieć. Zatem, przed podpisaniem wymienionej umowy nie zostały spełnione ustawowe przesłanki umożliwiające udzielenie zamówienia publicznego w trybie zamówienia z wolnej ręki - na podstawie art.71 ust.1 pkt 5 ustawy o zamówieniach publicznych. Działanie zamawiającego stanowiło naruszenie art.14 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych, zgodnie z którym zamawiający mógł udzielić zamówienia publicznego w trybie innym niż przetarg nieograniczony wyłącznie w sytuacjach określonych w ustawie o zamówieniach publicznych,
- Burmistrz Miasta Pani Ewa Mądra zawarła w dniu 23 czerwca 2003 roku z Przedsiębiorstwem Instalacyjno-Budowlanym „INSBUD” aneks nr 1/2003, na mocy którego dokonano zmiany umowy podstawowej, wprowadzając do niej roboty zamienne i dodatkowe. Aneks ten zawarto na podstawie art.76 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych. Kontrolujący stwierdzili, że zlecone do wykonania roboty dodatkowe można było i należało przewidzieć na etapie planowania zakresu robót do wykonania, sporządzenia przedmiaru robót i kosztorysu inwestorskiego. W opisywanym przypadku nie wystąpiły okoliczności dające podstawę do zastosowania art.76 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych, który to przepis pozwalał na dokonywania zmian w odniesieniu do już zleconego zakresu robót, natomiast nie dawał podstawy do rozszerzania tego zakresu o prace dodatkowe.
W zakresie pozostałych ustaleń
W odniesieniu do wypłaty odszkodowania mieszkance Brzezin z tytułu uszkodzenia samochodu na ul. Wodociągowej w Brzezinach, kontrolujący dokonali analizy zebranego przez jednostkę materiału dowodowego, stwierdzając, że nie zostały wyjaśnione wszystkie okoliczności mające znaczenie dla ustalenia stanu faktycznego. Pojawiające się wraz z upływem czasu nowe okoliczności, które dokumentowane były tylko w formie oświadczeń poszkodowanej lub członków jej rodziny, niekompletność danych, istniejące sprzeczności w materiale, którym dysponowała kontrolowana jednostka na dzień podpisania ugody, pozwalają na stwierdzenie, że nie zostały wyczerpane wszystkich możliwości mające celu zgromadzenia materiału dowodowego, który powinien stanowić nie budzącą wątpliwości podstawę dla podjęcia decyzji o wypłacie odszkodowania. Należy podkreślić, że sformułowane uwagi nie odnoszą się do zasadności podjętej decyzji.
RIO w Łodzi nie dysponowała, bowiem, środkami dowodowymi pozwalającymi na zweryfikowanie lub poczynienie nowych ustaleń faktycznych w przedmiotowej sprawie.
Informując o powyższych nieprawidłowościach, proszę Panią Burmistrz o podjęcie działań zmierzających do ich wyeliminowania i zapobieżenia powstawaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Zgodnie z postanowieniami zawartymi w regulacjach wewnętrznych jednostki opracować i wprowadzić w życie zarządzenie określające zasady i tryb przeprowadzania kontroli w jednostkach organizacyjnych (wszczęcie kontroli, czynności kontrolne i ich dokumentowanie, prawa i obowiązki podmiotu kontrolowanego i kontrolującego, postępowanie pokontrolne). Zapewnić dokonywanie kontroli wobec jednostek organizacyjnych w zakresie wyznaczonym przez art.127 ustawy o finansach publicznych.
2. Przestrzegać postanowień zakładowego planu kont oraz przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych, w odniesieniu do ewidencji przyjmowanych i zwracanych kwot należytego zabezpieczenia wykonania umowy i wadium.
3. W zakresie udzielania dotacji podmiotom nie zaliczonym do sektora finansów publicznych i nie działającym w celu osiągania zysku należy wskazać, że od dnia 1 stycznia 2004 roku treść art.118 ustawy o finansach publicznych uległa zmianie na mocy ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku - Przepisy wprowadzające ustawę o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. nr 96, poz. 874). Stosownie do obecnego brzmienia art. 118 ust. 2 ustawy o finansach publicznych zlecenie zadania i udzielenie dotacji następuje zgodnie z przepisami ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, a jeżeli dotyczy ono innych zadań publicznych niż określone w tej ustawie, to: 1) zlecenie zadania i udzielenie dotacji następuje na podstawie umowy – zgodnie z zasadami wskazanymi w ustawie o finansach publicznych, 2) tryb postępowania o udzielenie dotacji, sposób jej rozliczania oraz sposób kontroli wykonywania zleconego zadania określa w drodze uchwały organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego. Do dnia 1 czerwca 2004 roku jednostki samorządu terytorialnego mogą zlecać realizację zadań publicznych w sferze określonej w art. 4 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, w trybie określonym w uchwale rady gminy, stanowiącej przepis prawa miejscowego, podjętej na podstawie art.118 ust.3 ustawy o finansach publicznych, w brzmieniu obowiązującym przed dniem 1 stycznia 2004 roku. Wynika to z treści art.23 ust.1a ustawy Przepisy wprowadzające ustawę o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, dodanego na mocy art. 2 ustawy z dnia 19 grudnia 2003 roku o zmianie ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych oraz ustawy Przepisy wprowadzające ustawę o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. nr 228, poz. 2262).
4. W zakresie udzielania zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz. 177).
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art.9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Panią Burmistrz o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczyn ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że stosownie do art.9 ust.4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby.
Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawa zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości
Pan Przewodniczący
Rady Miasta Brzeziny,
Pan Przewodniczący
Komisji Rewizyjnej
Rady Miasta Brzeziny,
aa
Wystąpienie pokontrolne podpisała Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi dr Jadwiga Chwiałkowska. Projekt wystąpienia sprawdził Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.