P.Skierniewicki - Kontrola kompleksowa przeprowadzona przez RIO w Łodzi w I półroczu 2004 roku
XMLTreść
Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi Powiatowi Skierniewickiemu po zakończeniu kompleksowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych, udostępniane na podstawie art.6 ust.1 pkt 4 lit "a" tiret drugi ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej.
Pan
Jerzy Stankiewicz
Starosta Powiatu
Skierniewickiego
WK – 0915/17/2004
Na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz. 577 z późn. zm.) informuję, że kompleksowa kontrola gospodarki finansowej i zamówień publicznych przeprowadzona w Starostwie Powiatowym w Skierniewicach wykazała następujące nieprawidłowości:W zakresie przyjętych zasad rachunkowości i zabezpieczenia danych przetwarzanych w systemach informatycznych
W latach objętych kontrolą obowiązująca w jednostce dokumentacja opisująca przyjęte zasady rachunkowości nie zawierała:
- wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych,
- opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenia wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji.
Powyższe wymogi w odniesieniu do dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości wynikały z art.10 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz. 694).
W zakresie kontroli finansowej wobec jednostek organizacyjnych
Z dokumentacji dotyczącej kontroli jednostek organizacyjnych nie wynikało, że przeprowadzana kontrola obejmowała 5% wydatków danej jednostki.
Zgodnie z art.127 ust 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148 z późn. zm.) kontrola przestrzegania przez podległe jednostki organizacyjne ustalonych procedur kontroli finansowej powinna być dokonana w oparciu o próbę minimum 5% wydatków jednostki.
W zakresie udzielania i rozliczania zaliczek
W 2002 roku dwóch pracowników rozliczyło zaliczki stałe po terminie wynikającym z instrukcji Starosty Powiatu Skierniewickiego z dnia 28 czerwca 2002 roku w sprawie obiegu dokumentów księgowych. Zgodnie z uregulowaniami zawartymi w instrukcji zaliczki stałe należało rozliczyć nie później niż do dnia 15 grudnia danego roku.
W zakresie wydatków na podróże służbowe pracowników
W poddanych kontroli poleceniach wyjazdu służbowego:
- nie wpisywano numerów oraz daty wystawienia polecenia,
- nie zamieszczano nazwy miejscowości rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej,
- nie określano pojemności silnika samochodu prywatnego, którym odbywano podróż,
- polecenie wyjazdu służbowego nr 3/2002 nie zostało ujęto w ewidencji delegacji.
Ponadto polecenia wyjazdu służbowego nie były sprawdzane pod względem merytorycznym.
W zakresie dochodów z mienia
W odniesieniu do sprzedaży nieruchomości zabudowanej położonej w Strobowie, oznaczonej numerem 411/1, o powierzchni 2,34 ha, stwierdzono nieprawidłowości polegające na:
1. Przy przeprowadzeniu pierwszego przetargu na sprzedaż przedmiotowej nieruchomości, na podstawie uchwały Zarządu Powiatu nr 41/2000 z dnia 22 września 2000 roku, kontrolujący stwierdzili:
- naruszenie art.40 ust.2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 46, poz.543 z późn. zm.) w zw. z § 22 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 roku w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy (Dz. U. nr 9, poz. 30 z późn. zm.), poprzez podjęcie przez Zarząd Powiatu uchwały nr 41/2000 w sprawie sprzedaży nieruchomości położonej w Strobowie w formie przetargu pisemnego nieograniczonego i braku określenia w uchwale innych kryteriów wpływających na wybór najkorzystniejszej oferty niż cena. Zgodnie z art.40 ust.2 ww. ustawy, przetarg ustny ma na celu uzyskanie najwyższej ceny, przetarg pisemny ma na celu wybór najkorzystniejszej oferty. Natomiast zgodnie z § 22 rozporządzenia przy wyborze oferty, w trybie przetargu pisemnego, komisja przetargowa kieruje się zaoferowaną ceną oraz innymi kryteriami wpływającymi na wybór najkorzystniejszej oferty, ustalonymi w warunkach przetargu,
- naruszenie art.35 ust.1 ww. ustawy, wskutek niepodania przez organizatora przetargu do publicznej wiadomości, poprzez ogłoszenie w prasie lokalnej, informacji o wywieszeniu wykazu w siedzibie Starostwa,
- naruszeniu § 4 ust.2 ww. rozporządzenia, poprzez określenie w ogłoszeniu o przetargu na sprzedaż nieruchomości, terminu wniesienia wadium najpóźniej w przeddzień przetargu. Zgodnie z powołanym wyżej przepisem rozporządzenia, termin wniesienia wadium nie może upłynąć później niż na 3 dni przed dniem otwarcia przetargu,
- naruszeniu § 17 ust.2 ww. rozporządzenia, poprzez określenie w ogłoszeniu o przetargu terminu składania ofert na dzień 15 listopada 2000 roku, natomiast terminu otwarcia ofert na dzień 16 listopada
2000 roku. Zgodnie z § 17 ust.2 rozporządzenia, oferty składane w formie pisemnej, mogą być składane najpóźniej na 3 dni przed wyznaczonym terminem przetargu.
2. Przy przeprowadzeniu ponownie pierwszego przetargu pisemnego nieograniczonego na sprzedaż przedmiotowej nieruchomości, na podstawie uchwały Zarządu Powiatu Skierniewickiego nr 63/2001 z dnia 10 maja 2001 roku, stwierdzono:
- naruszenie art.35 ust.1 ww. ustawy, wskutek braku podania do publicznej wiadomości, przez ogłoszenie w prasie lokalnej, informacji o wywieszeniu wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży,
- naruszenie § 4 ust.1 ww. rozporządzenia, poprzez nieokreślenie w ogłoszeniu o przetargu terminu do wniesienia wadium,
- naruszenie § 17 ust.2 rozporządzenia poprzez określenie terminu składania ofert pisemnych na dzień 25 czerwca 2001 roku, natomiast terminu ich otwarcia na dzień 28 czerwca 2001 roku,
- naruszenie § 17 ust.3 pkt 3 rozporządzenia, poprzez brak zamieszczenia w ofercie oświadczenia, że oferent zapoznał się z warunkami przetargu. Zgodnie z powołanym § 17 ust.3 pkt 3, oferta powinna zawierać oświadczenie, że oferent zapoznał się z warunkami przetargu i przyjmuje te warunki bez zastrzeżeń,
- naruszenie § 20 ww. rozporządzenia, poprzez zakwalifikowanie przez komisję przetargową, do części niejawnej przetargu, złożonej oferty, mimo braku w ofercie wszystkich elementów wymienionych w § 17 ust.3 rozporządzenia. Zgodnie z § 20 pkt 3 rozporządzenia, komisja przetargowa odmawia zakwalifikowania ofert do części niejawnej przetargu jeżeli nie zawierają danych wymienionych w § 17 ust.3 lub dane te są niekompletne.
3. Przy przeprowadzeniu drugiego przetargu pisemnego nieograniczonego, na podstawie uchwały nr 72/2001 Zarządu Powiatu Skierniewickiego z dnia 29 czerwca 2001 roku w sprawie zorganizowania drugiego przetargu dla sprzedaży zabudowanej nieruchomości położonej w Strobowie, stwierdzono:
- naruszenie § 4 ust.1 ww. rozporządzenia, poprzez nieokreślenie w ogłoszeniu o przetargu terminu do wniesienia wadium,
- naruszenie § 17 ust.2 rozporządzenia, poprzez określenie terminu składania ofert pisemnych na dzień 20 sierpnia 2001 roku, natomiast terminu ich otwarcia na dzień 23 sierpnia 2001 roku.
W zakresie dochodów z tytułu opłat za zajęcie pasa drogowego
Stwierdzono przypadki naruszenia § 4 ust.1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 24 stycznia 1986 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o drogach publicznych (Dz. U nr 6, poz.33 z późn.zm.), poprzez brak przedłożenia, przez wnioskodawców, zarządcy drogi: projektu sposobu zabezpieczenia terenu pasa drogowego zgodnie z wymogami bezpieczeństwa ruchu drogowego, projektu organizacji ruchu drogowego w rejonie przewidywanego zajęcia pasa, planu sytuacyjnego pasa drogowego przewidywanego do zajęcia oraz harmonogramu robót.
Zgodnie z § 4 ust.1 ww. rozporządzenia, zajmujący pas drogowy zobowiązany był na miesiąc przed planowanym zajęciem pasa przedstawić zarządcy drogi projekt sposobu zabezpieczenia terenu pasa drogowego zgodnie z wymogami bezpieczeństwa ruchu drogowego, projekt organizacji ruchu drogowego w rejonie przewidywanego zajęcia pasa, plan sytuacyjny pasa drogowego przewidywanego do zajęcia oraz harmonogram robót umożliwiający ich wykonanie w określonym terminie.
W zakresie wydatków osobowych
Kontrolujący stwierdzili nieprawidłowość polegającą na naruszeniu art.4 pkt 4 ustawy z dnia 22 marca 1990 roku o pracownikach samorządowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz.1593 z późn.zm.), poprzez podpisanie zakresu czynności zakresów czynności dwóch pracowników Starostwa przez inne osoby niż Starosta (przez Skarbnika Powiatu i Kierownika Wydziału Komunikacji i Transportu).
Zgodnie z powołanym art.4 pkt 4 ustawy o pracownikach samorządowych, czynności w sprawach z zakresu prawa pracy dokonują w urzędzie jednostki samorządu terytorialnego wobec zatrudnionych tam pracowników – wójt, burmistrz, prezydent miasta, starosta, marszałek województwa.
W zakresie gospodarki transportowej
Karty drogowe z grudnia 2002 roku dla samochodu osobowego marki Toyota Corolla będącego w dyspozycji Kierownika Powiatowego Zarządu Dróg w Skierniewicach wypełniane były nieprawidłowo, poprzez brak odpowiednich zapisów dotyczących m.in.: podpisu osoby zlecającej wyjazd pojazdu, podpisu osoby stwierdzającej przyjazd pojazdu, podpisu osoby kontrolującej wyniki obliczeń dotyczących przejechanych kilometrów, godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz ilości godzin pracy, nazwiska jadącego i podpisu jadącego, godziny odjazdu i przyjazdu samochodu, podpisu osoby wystawiającej kartę drogową. Kontrolujący ustalili, że Kierownik Powiatowego Zarządu Dróg w Skierniewicach otrzymał zezwolenie na prowadzenie samochodu osobowego marki Toyota w styczniu 2003 roku. Powyższe zezwolenie podpisane zostało przez Starostę Powiatu Skierniewickiego i ważne było od dnia podpisania do odwołania. W grudniu 2002 roku i w okresie wcześniejszym Kierownik Powiatowego Zarządu Dróg w Skierniewicach nie posiadał zezwolenia na prowadzenie ww. pojazdu.
W zakresie realizacji inwestycji i stosowania ustawy o zamówieniach publicznych
1. W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego, w trybie zamówienia z wolnej ręki, na roboty dodatkowe przy nadbudowie i rozbudowie budynku szkoły Technikum Żywienia i Gospodarstwa Domowego w Głuchowie, stwierdzono nieprawidłowość polegającą na naruszeniu art.26 ust.1 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 z późn. zm. - uchylona z dniem 2 marca 2004 roku), poprzez brak sporządzenia przez zamawiającego dokumentacji podstawowych czynności związanych z postępowaniem.
2. Kontrolujący ustalili, że wystawiona przez wykonawcę faktura za wykonanie remontu budynku szkoły Technikum Żywienia i Gospodarstwa Domowego w Głuchowie dotyczyła także zakresu prac, który nie był objęty postanowieniami umów z dnia 2 sierpnia 2001 roku (zamówienie podstawowe) i z dnia 3 września 2001 roku (zamówienie dodatkowe). Prace te zostały wykonane na podstawie protokołu ustaleń z przeglądu poprzedzającego odbiór remontu budynku z dnia 17 września 2001 roku (np. zainstalowanie półwanny z osprzętem, wymiana osprzętu elektrycznego, malowanie stolarki okiennej i drzwiowej). Zgodnie z postanowieniami umowy z dnia 2 sierpnia 2001 roku dotyczącej wykonania remontu, wszelkie roboty dodatkowe miały być przedmiotem odrębnego zamówienia.
3. Kontrolujący stwierdzili przypadki braku kontrasygnaty umów przez Skarbnika Powiatu, co stanowiło naruszenie art.48 ust.3 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 roku o samorządzie powiatowym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1592).
Informując o powyższych nieprawidłowościach, stwierdzonych w czasie kontroli, proszę Pana Starostę o podjęcie działań zmierzających do ich wyeliminowania i zapobieżenia powstawaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne.
1. Stosownie do art. 10 ust.1 pkt 3 lit "b" i c oraz art. 10 ust 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości określić, w ramach dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, strukturę i wzajemne powiązania oraz funkcję zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych oraz sporządzić opis sytemu przetwarzania danych zawierający między innymi wykaz programów, procedur lub funkcji wraz z zasadami ochrony danych.
2. W dokumentacji dotyczącej kontroli podległych jednostek organizacyjnych, zamieszczać informacje dotyczące wysokości kwoty wydatków objętych kontrolą, uwzględniając wymogi wynikające z art.127 ust 3 ustawy o finansach publicznych.
3. Zapewnić rozliczanie zaliczek udzielanych pracownikom w terminach ustalonych w uregulowaniach wewnętrznych.
4. Rozliczać koszty podróży służbowych na podstawie prawidłowo wypełnionych poleceń wyjazdu służbowego. Zapewnić ujmowanie wszystkich delegacji w stosownej ewidencji oraz ich kontrolę pod względem merytorycznym przez upoważnione do tego osoby.
5. Przy organizowaniu przetargów pisemnych nieograniczonych na sprzedaż nieruchomości określać inne oprócz ceny kryteria wpływające na wybór najkorzystniejszej oferty, zgodnie art.40 ust.2 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
6. Podawać do publicznej wiadomości informację o wywieszeniu w siedzibie Starostwa wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, zgodnie z art.35 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
7. Przy sprzedaży nieruchomości określać termin wniesienia wadium najpóźniej na 3 dni przed terminem przetargu, zgodnie z § 4 ust.2 rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy.
8. Przestrzegać procedury przetargu pisemnego nieograniczonego określonej w przepisach ww. rozporządzenia, w szczególności, w zakresie terminu składania ofert i zasad ich kwalifikacji do części niejawnej przetargu.
9. Zapewnić prawidłowe prowadzenie kart drogowych dla samochodów Starostwa.
10. Zapewnić kontrasygnowanie umów, na podstawie których mogą powstać zobowiązania majątkowe przez Skarbnika Powiatu lub osobę przez niego upoważnioną.
11. W zakresie udzielania zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz. 177).
Stosownie do art.9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych sprawozdanie o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania należy przedłożyć Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Łodzi, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że zgodnie z art.9 ust.4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby.
Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości
1. Przewodniczący
Rady Powiatu
2. Przewodniczący
Komisji Rewizyjnej Rady Powiatu
3. aa.
Wystąpienie pokontrolne podpisała Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi dr Jadwiga Chwiałkowska. Projekt wystąpienia sprawdził Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
Łódź, dnia 15 marca 2004 r.
Pan
Jerzy Stankiewicz
Starosta Powiatu
Skierniewickiego
WK – 0915/17/2004
Na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz. 577 z późn. zm.) informuję, że kompleksowa kontrola gospodarki finansowej i zamówień publicznych przeprowadzona w Starostwie Powiatowym w Skierniewicach wykazała następujące nieprawidłowości:W zakresie przyjętych zasad rachunkowości i zabezpieczenia danych przetwarzanych w systemach informatycznych
W latach objętych kontrolą obowiązująca w jednostce dokumentacja opisująca przyjęte zasady rachunkowości nie zawierała:
- wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych,
- opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenia wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji.
Powyższe wymogi w odniesieniu do dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości wynikały z art.10 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz. 694).
W zakresie kontroli finansowej wobec jednostek organizacyjnych
Z dokumentacji dotyczącej kontroli jednostek organizacyjnych nie wynikało, że przeprowadzana kontrola obejmowała 5% wydatków danej jednostki.
Zgodnie z art.127 ust 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148 z późn. zm.) kontrola przestrzegania przez podległe jednostki organizacyjne ustalonych procedur kontroli finansowej powinna być dokonana w oparciu o próbę minimum 5% wydatków jednostki.
W zakresie udzielania i rozliczania zaliczek
W 2002 roku dwóch pracowników rozliczyło zaliczki stałe po terminie wynikającym z instrukcji Starosty Powiatu Skierniewickiego z dnia 28 czerwca 2002 roku w sprawie obiegu dokumentów księgowych. Zgodnie z uregulowaniami zawartymi w instrukcji zaliczki stałe należało rozliczyć nie później niż do dnia 15 grudnia danego roku.
W zakresie wydatków na podróże służbowe pracowników
W poddanych kontroli poleceniach wyjazdu służbowego:
- nie wpisywano numerów oraz daty wystawienia polecenia,
- nie zamieszczano nazwy miejscowości rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej,
- nie określano pojemności silnika samochodu prywatnego, którym odbywano podróż,
- polecenie wyjazdu służbowego nr 3/2002 nie zostało ujęto w ewidencji delegacji.
Ponadto polecenia wyjazdu służbowego nie były sprawdzane pod względem merytorycznym.
W zakresie dochodów z mienia
W odniesieniu do sprzedaży nieruchomości zabudowanej położonej w Strobowie, oznaczonej numerem 411/1, o powierzchni 2,34 ha, stwierdzono nieprawidłowości polegające na:
1. Przy przeprowadzeniu pierwszego przetargu na sprzedaż przedmiotowej nieruchomości, na podstawie uchwały Zarządu Powiatu nr 41/2000 z dnia 22 września 2000 roku, kontrolujący stwierdzili:
- naruszenie art.40 ust.2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 46, poz.543 z późn. zm.) w zw. z § 22 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 roku w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy (Dz. U. nr 9, poz. 30 z późn. zm.), poprzez podjęcie przez Zarząd Powiatu uchwały nr 41/2000 w sprawie sprzedaży nieruchomości położonej w Strobowie w formie przetargu pisemnego nieograniczonego i braku określenia w uchwale innych kryteriów wpływających na wybór najkorzystniejszej oferty niż cena. Zgodnie z art.40 ust.2 ww. ustawy, przetarg ustny ma na celu uzyskanie najwyższej ceny, przetarg pisemny ma na celu wybór najkorzystniejszej oferty. Natomiast zgodnie z § 22 rozporządzenia przy wyborze oferty, w trybie przetargu pisemnego, komisja przetargowa kieruje się zaoferowaną ceną oraz innymi kryteriami wpływającymi na wybór najkorzystniejszej oferty, ustalonymi w warunkach przetargu,
- naruszenie art.35 ust.1 ww. ustawy, wskutek niepodania przez organizatora przetargu do publicznej wiadomości, poprzez ogłoszenie w prasie lokalnej, informacji o wywieszeniu wykazu w siedzibie Starostwa,
- naruszeniu § 4 ust.2 ww. rozporządzenia, poprzez określenie w ogłoszeniu o przetargu na sprzedaż nieruchomości, terminu wniesienia wadium najpóźniej w przeddzień przetargu. Zgodnie z powołanym wyżej przepisem rozporządzenia, termin wniesienia wadium nie może upłynąć później niż na 3 dni przed dniem otwarcia przetargu,
- naruszeniu § 17 ust.2 ww. rozporządzenia, poprzez określenie w ogłoszeniu o przetargu terminu składania ofert na dzień 15 listopada 2000 roku, natomiast terminu otwarcia ofert na dzień 16 listopada
2000 roku. Zgodnie z § 17 ust.2 rozporządzenia, oferty składane w formie pisemnej, mogą być składane najpóźniej na 3 dni przed wyznaczonym terminem przetargu.
2. Przy przeprowadzeniu ponownie pierwszego przetargu pisemnego nieograniczonego na sprzedaż przedmiotowej nieruchomości, na podstawie uchwały Zarządu Powiatu Skierniewickiego nr 63/2001 z dnia 10 maja 2001 roku, stwierdzono:
- naruszenie art.35 ust.1 ww. ustawy, wskutek braku podania do publicznej wiadomości, przez ogłoszenie w prasie lokalnej, informacji o wywieszeniu wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży,
- naruszenie § 4 ust.1 ww. rozporządzenia, poprzez nieokreślenie w ogłoszeniu o przetargu terminu do wniesienia wadium,
- naruszenie § 17 ust.2 rozporządzenia poprzez określenie terminu składania ofert pisemnych na dzień 25 czerwca 2001 roku, natomiast terminu ich otwarcia na dzień 28 czerwca 2001 roku,
- naruszenie § 17 ust.3 pkt 3 rozporządzenia, poprzez brak zamieszczenia w ofercie oświadczenia, że oferent zapoznał się z warunkami przetargu. Zgodnie z powołanym § 17 ust.3 pkt 3, oferta powinna zawierać oświadczenie, że oferent zapoznał się z warunkami przetargu i przyjmuje te warunki bez zastrzeżeń,
- naruszenie § 20 ww. rozporządzenia, poprzez zakwalifikowanie przez komisję przetargową, do części niejawnej przetargu, złożonej oferty, mimo braku w ofercie wszystkich elementów wymienionych w § 17 ust.3 rozporządzenia. Zgodnie z § 20 pkt 3 rozporządzenia, komisja przetargowa odmawia zakwalifikowania ofert do części niejawnej przetargu jeżeli nie zawierają danych wymienionych w § 17 ust.3 lub dane te są niekompletne.
3. Przy przeprowadzeniu drugiego przetargu pisemnego nieograniczonego, na podstawie uchwały nr 72/2001 Zarządu Powiatu Skierniewickiego z dnia 29 czerwca 2001 roku w sprawie zorganizowania drugiego przetargu dla sprzedaży zabudowanej nieruchomości położonej w Strobowie, stwierdzono:
- naruszenie § 4 ust.1 ww. rozporządzenia, poprzez nieokreślenie w ogłoszeniu o przetargu terminu do wniesienia wadium,
- naruszenie § 17 ust.2 rozporządzenia, poprzez określenie terminu składania ofert pisemnych na dzień 20 sierpnia 2001 roku, natomiast terminu ich otwarcia na dzień 23 sierpnia 2001 roku.
W zakresie dochodów z tytułu opłat za zajęcie pasa drogowego
Stwierdzono przypadki naruszenia § 4 ust.1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 24 stycznia 1986 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o drogach publicznych (Dz. U nr 6, poz.33 z późn.zm.), poprzez brak przedłożenia, przez wnioskodawców, zarządcy drogi: projektu sposobu zabezpieczenia terenu pasa drogowego zgodnie z wymogami bezpieczeństwa ruchu drogowego, projektu organizacji ruchu drogowego w rejonie przewidywanego zajęcia pasa, planu sytuacyjnego pasa drogowego przewidywanego do zajęcia oraz harmonogramu robót.
Zgodnie z § 4 ust.1 ww. rozporządzenia, zajmujący pas drogowy zobowiązany był na miesiąc przed planowanym zajęciem pasa przedstawić zarządcy drogi projekt sposobu zabezpieczenia terenu pasa drogowego zgodnie z wymogami bezpieczeństwa ruchu drogowego, projekt organizacji ruchu drogowego w rejonie przewidywanego zajęcia pasa, plan sytuacyjny pasa drogowego przewidywanego do zajęcia oraz harmonogram robót umożliwiający ich wykonanie w określonym terminie.
W zakresie wydatków osobowych
Kontrolujący stwierdzili nieprawidłowość polegającą na naruszeniu art.4 pkt 4 ustawy z dnia 22 marca 1990 roku o pracownikach samorządowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz.1593 z późn.zm.), poprzez podpisanie zakresu czynności zakresów czynności dwóch pracowników Starostwa przez inne osoby niż Starosta (przez Skarbnika Powiatu i Kierownika Wydziału Komunikacji i Transportu).
Zgodnie z powołanym art.4 pkt 4 ustawy o pracownikach samorządowych, czynności w sprawach z zakresu prawa pracy dokonują w urzędzie jednostki samorządu terytorialnego wobec zatrudnionych tam pracowników – wójt, burmistrz, prezydent miasta, starosta, marszałek województwa.
W zakresie gospodarki transportowej
Karty drogowe z grudnia 2002 roku dla samochodu osobowego marki Toyota Corolla będącego w dyspozycji Kierownika Powiatowego Zarządu Dróg w Skierniewicach wypełniane były nieprawidłowo, poprzez brak odpowiednich zapisów dotyczących m.in.: podpisu osoby zlecającej wyjazd pojazdu, podpisu osoby stwierdzającej przyjazd pojazdu, podpisu osoby kontrolującej wyniki obliczeń dotyczących przejechanych kilometrów, godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz ilości godzin pracy, nazwiska jadącego i podpisu jadącego, godziny odjazdu i przyjazdu samochodu, podpisu osoby wystawiającej kartę drogową. Kontrolujący ustalili, że Kierownik Powiatowego Zarządu Dróg w Skierniewicach otrzymał zezwolenie na prowadzenie samochodu osobowego marki Toyota w styczniu 2003 roku. Powyższe zezwolenie podpisane zostało przez Starostę Powiatu Skierniewickiego i ważne było od dnia podpisania do odwołania. W grudniu 2002 roku i w okresie wcześniejszym Kierownik Powiatowego Zarządu Dróg w Skierniewicach nie posiadał zezwolenia na prowadzenie ww. pojazdu.
W zakresie realizacji inwestycji i stosowania ustawy o zamówieniach publicznych
1. W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego, w trybie zamówienia z wolnej ręki, na roboty dodatkowe przy nadbudowie i rozbudowie budynku szkoły Technikum Żywienia i Gospodarstwa Domowego w Głuchowie, stwierdzono nieprawidłowość polegającą na naruszeniu art.26 ust.1 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 z późn. zm. - uchylona z dniem 2 marca 2004 roku), poprzez brak sporządzenia przez zamawiającego dokumentacji podstawowych czynności związanych z postępowaniem.
2. Kontrolujący ustalili, że wystawiona przez wykonawcę faktura za wykonanie remontu budynku szkoły Technikum Żywienia i Gospodarstwa Domowego w Głuchowie dotyczyła także zakresu prac, który nie był objęty postanowieniami umów z dnia 2 sierpnia 2001 roku (zamówienie podstawowe) i z dnia 3 września 2001 roku (zamówienie dodatkowe). Prace te zostały wykonane na podstawie protokołu ustaleń z przeglądu poprzedzającego odbiór remontu budynku z dnia 17 września 2001 roku (np. zainstalowanie półwanny z osprzętem, wymiana osprzętu elektrycznego, malowanie stolarki okiennej i drzwiowej). Zgodnie z postanowieniami umowy z dnia 2 sierpnia 2001 roku dotyczącej wykonania remontu, wszelkie roboty dodatkowe miały być przedmiotem odrębnego zamówienia.
3. Kontrolujący stwierdzili przypadki braku kontrasygnaty umów przez Skarbnika Powiatu, co stanowiło naruszenie art.48 ust.3 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 roku o samorządzie powiatowym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1592).
Informując o powyższych nieprawidłowościach, stwierdzonych w czasie kontroli, proszę Pana Starostę o podjęcie działań zmierzających do ich wyeliminowania i zapobieżenia powstawaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne.
1. Stosownie do art. 10 ust.1 pkt 3 lit "b" i c oraz art. 10 ust 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości określić, w ramach dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, strukturę i wzajemne powiązania oraz funkcję zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych oraz sporządzić opis sytemu przetwarzania danych zawierający między innymi wykaz programów, procedur lub funkcji wraz z zasadami ochrony danych.
2. W dokumentacji dotyczącej kontroli podległych jednostek organizacyjnych, zamieszczać informacje dotyczące wysokości kwoty wydatków objętych kontrolą, uwzględniając wymogi wynikające z art.127 ust 3 ustawy o finansach publicznych.
3. Zapewnić rozliczanie zaliczek udzielanych pracownikom w terminach ustalonych w uregulowaniach wewnętrznych.
4. Rozliczać koszty podróży służbowych na podstawie prawidłowo wypełnionych poleceń wyjazdu służbowego. Zapewnić ujmowanie wszystkich delegacji w stosownej ewidencji oraz ich kontrolę pod względem merytorycznym przez upoważnione do tego osoby.
5. Przy organizowaniu przetargów pisemnych nieograniczonych na sprzedaż nieruchomości określać inne oprócz ceny kryteria wpływające na wybór najkorzystniejszej oferty, zgodnie art.40 ust.2 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
6. Podawać do publicznej wiadomości informację o wywieszeniu w siedzibie Starostwa wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, zgodnie z art.35 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
7. Przy sprzedaży nieruchomości określać termin wniesienia wadium najpóźniej na 3 dni przed terminem przetargu, zgodnie z § 4 ust.2 rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy.
8. Przestrzegać procedury przetargu pisemnego nieograniczonego określonej w przepisach ww. rozporządzenia, w szczególności, w zakresie terminu składania ofert i zasad ich kwalifikacji do części niejawnej przetargu.
9. Zapewnić prawidłowe prowadzenie kart drogowych dla samochodów Starostwa.
10. Zapewnić kontrasygnowanie umów, na podstawie których mogą powstać zobowiązania majątkowe przez Skarbnika Powiatu lub osobę przez niego upoważnioną.
11. W zakresie udzielania zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz. 177).
Stosownie do art.9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych sprawozdanie o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania należy przedłożyć Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Łodzi, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że zgodnie z art.9 ust.4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby.
Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości
1. Przewodniczący
Rady Powiatu
2. Przewodniczący
Komisji Rewizyjnej Rady Powiatu
3. aa.
Wystąpienie pokontrolne podpisała Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi dr Jadwiga Chwiałkowska. Projekt wystąpienia sprawdził Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.