Gm. Sulmierzyce - Kontrola kompleksowa przeprowadzona przez RIO w Łodzi w I półroczu 2004 roku
XMLTreść
Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi Gminie Sulmierzyce po zakończeniu kompleksowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych, udostępniane na podstawie art.6 ust.1 pkt 4 lit "a" tiret drugi ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej.
Pan
ZDZISŁAW OSIŃSKI
Wójt Gminy Sulmierzyce
WK-0915/11/2004
Działając na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz. 577 z późn. zm.) informuję, że kompleksowa kontrola gospodarki finansowej i zamówień publicznych przeprowadzona w Gminie Sulmierzyce wykazała następujące nieprawidłowości:
W zakresie spraw organizacyjnych
Obowiązujący Statut Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sulmierzycach wprowadzony został w życie zarządzeniem Naczelnika Gminy nr 5/90 z dnia 3 maja 1990 roku i do dnia kontroli nie był zmieniany. Statut w części zawierał uregulowania niezgodne z aktualnym stanem prawnym (m.in. - w zakresie podstawy prawnej działania Ośrodka, podległości pracowników, zakresu działania oraz nadzoru nad Ośrodkiem).
W zakresie wyboru banku wykonującego obsługę bankową jednostki
Rada Gminy w Sulmierzycach uchwałą nr XXIII/104/93 z dnia 22 kwietnia 1993 roku wskazała do prowadzenia obsługi bankowej Gminy, Bank Spółdzielczy w Sulmierzycach. W wyniku połączenia się z dniem 1 lipca 1999 roku Banku Spółdzielczego w Sulmierzycach z Bankiem Spółdzielczym w Kleszczowie utworzony został Bank Spółdzielczy w Kleszczowie z siedzibą w Sulmierzycach. Po wyżej wymienionej dacie Rada Gminy w Sulmierzycach nie podjęła uchwały w sprawie wyboru banku na prowadzenie obsługi bankowej Gminy Sulmierzyce. Wójt Gminy Sulmierzyce zawarł w dniu 6 czerwca 2002 roku umowę z Bankiem Spółdzielczym w Kleszczowie z siedzibą w Sulmierzycach dotyczącą prowadzenia rachunku bankowego, zmienioną następnie w 2003 roku (brak daty podpisania aneksu, aneks wszedł w życie z dniem 1 lipca 2003 roku). Powyższym działaniem Wójt Gminy naruszył unormowania zawarte w art.134 ust.1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz.148 z późn. zm.), stosownie do którego bankową obsługę budżetu jednostki samorządu terytorialnego wykonuje bank wybrany przez organ stanowiący jednostki, w trybie określonym w przepisach ustawy o zamówieniach publicznych. Zawarcie umowy w dniu 6 czerwca 2002 roku nastąpiło z pominięciem procedur określonych w ustawie z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz.664 z późn. zm.).
Według ustaleń kontrolujących opłaty i prowizje za obsługę bankową Gminy Sulmierzyce w latach 2001 - 2003 wynosiły:
- w roku 2001 - 16.114,96 zł,
- w roku 2002 - 19.234,65 zł,
- w roku 2003 do dnia 31 października 2003 roku - 13.878,39 zł.
Wskazać należy, że w związku z wyborem banku do obsługi bankowej budżetu - organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego powinien podjąć rozstrzygnięcia, co do wszystkich istotnych kwestii mających wpływ na ten wybór, co obejmuje, w szczególności - określenie trybu postępowania, istotnych warunków zamówienia, kryteriów wyboru. Postępowanie kończy uchwała w sprawie wyboru banku, podjęta na podstawie art.134 ust.1 ustawy o finansach publicznych.
W zakresie zaciągania pożyczek na sfinansowanie wydatków nie znajdujących pokrycia w planowanych dochodach.
Kontrolujące stwierdziły przypadki ustalenia jako formy zabezpieczenia zaciągniętych, w latach 2001-2002, pożyczek z Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi, nieodwołalnego pełnomocnictwa do dysponowania rachunkiem bankowym Gminy (np. umowa Nr 19/OW/P/2001 z dnia 24 kwietnia 2001 roku dotycząca pożyczki w kwocie 200.000 zł na dofinansowanie zadania - budowa kanalizacji sanitarnej w miejscowości Sulmierzyce - I etap; umowa Nr 20/OW/P/2001 z dnia 24 kwietnia 2001 roku dotycząca pożyczki w kwocie 400.000 zł na dofinansowanie zadania - budowa mechaniczno-biologicznej oczyszczalni ścieków typu - ECOLO-CHIEF w miejscowości Sulmierzyce, umowa Nr 47/OW/P/2002 z dnia 12 lipca 2002 roku dotycząca pożyczki w kwocie 355.200 zł na dofinansowanie zadania - budowa kanalizacji sanitarnej w Sulmierzycach - II etap).
Zarząd Gminy udzielając zabezpieczenia w formie pełnomocnictwa do dysponowania rachunkiem bankowym Gminy naruszył art.92 w zw. z art.129 ust.1 ustawy o finansach publicznych oraz art.30 i 46 ust.1 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz.1591 z późn. zm.). Z powołanych przepisów wynikało, że dysponentem środków publicznych na rachunku bankowym jednostki samorządu terytorialnego mógł być wyłącznie organ wykonawczy tej jednostki, wykonujący określone w uchwale budżetowej zadania, przy zachowaniu zasad wykonywania budżetu wynikających z art.92 ustawy o finansach publicznych.
W zakresie unormowań wewnętrznych
Zakładowe plany kont, obowiązujące w latach 2001-2003, wprowadzone w życie:
- zarządzeniem wewnętrznym Wójta Gminy nr 1/97 z dnia 6 stycznia 1997 roku (obowiązywało do dnia 30 marca 2003 roku),
- zarządzeniem wewnętrznym Wójta Gminy nr 12/2003 z dnia 31 marca 2003 roku (obowiązywało do dnia 21 grudnia 2003 roku)zawierały jedynie wykazy kont księgi głównej oraz wskazywały rodzaj urządzenia księgowego prowadzonego w Urzędzie Gminy Sulmierzyce do danego konta - konta syntetycznego i analitycznego.
Wskazane powyżej zakładowe plany kont nie zawierały, m.in., zasad klasyfikacji zdarzeń (operacji gospodarczych), co stanowiło jeden z obligatoryjnych elementów zakładowego planu kont, stosownie do wymogów wynikających z art.10 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U., nr 76, poz. 694 z późn. zm.). W toku kontroli RIO w Łodzi, zarządzeniem Wójta Gminy nr 39/2003 z dnia 22 grudnia 2003 roku ustalony został nowy zakładowy plan kont, opracowany dla budżetu gminy i jednostek budżetowych. W nowo obowiązującym zakładowym planie kont określono:
- zasady prowadzenia rachunkowości,
- zakładowy plan kont dla budżetu gminy,
- zakładowy plan kont dla jednostek budżetowych.
Opracowując zakładowy plan kont podano numer konta, nazwę konta oraz wyszczególniono konta ewidencji analitycznej z przyjętymi zasadami klasyfikacji budżetowej zdarzeń, pomijając jednakże zasady powiązania kont ksiąg pomocniczych z kontami księgi głównej, co było wymagane przez art.10 ust.1 pkt 3 lit. „a” ustawy o rachunkowości. Zgodnie ze wskazanym wyżej przepisem, z zakładowego planu kont powinno wyraźnie wynikać powiązanie kont księgi głównej z kontami pomocniczymi, przynajmniej poprzez wskazanie kont, na których operacja gospodarcza powinna być zaewidencjonowana.
W zakresie ewidencji księgowej
1. Nie wszystkie objęte kontrolą dokumenty spełniały wymogi dowodu księgowego określone w art.21 ust.1 ustawy o rachunkowości (np. pismo GOPS Wola Krzysztoporska nr GOPS 8130/133/02 z dnia 26 listopada 2002 roku, zapłacono poleceniem przelewu w dniu 29 listopada 2002 roku- poz. ks.934).
2. W dzienniku obrotów należności nieprzypisanych, w zakresie podatku od środków transportowych - osoby fizyczne, nie przypisywano w rubryce "przypis" kwot należnych po wydaniu decyzji określających wysokość należności nieprzypisanych.
W zakresie realizacji dochodów z tytułu podatków i opłat
1. Kontrolujące stwierdziły brak działań organu podatkowego, co do egzekwowania obowiązku terminowego składania deklaracji w zakresie podatku od nieruchomości przez podatników - osoby prawne.
2. Wydane w latach 2001-2002, w podatku od nieruchomości od osób fizycznych, decyzje administracyjne dotyczące umorzenia zaległości podatkowej nie zawierały uzasadnienia faktycznego i prawnego, co stanowiło naruszenie art.210 § 1 pkt 6 w zw. z art.210 § 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (Dz. U. nr 137, poz.926 z późn. zm.). Zgodnie z powołanymi przepisami, uzasadnienie faktyczne decyzji zawiera w szczególności wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, którym dał wiarę, oraz przyczyn, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności, uzasadnienie prawne zaś zawiera wyjaśnienie podstawy prawnej decyzji z przytoczeniem przepisów prawa. Stosownie do zapisu postanowień art. 210 § 5 ww. ustawy, organ podatkowy może odstąpić od uzasadnienia decyzji, gdy uwzględnia ona w całości żądanie strony, nie dotyczy to jednak decyzji wydawanych na skutek odwołania, bądź na podstawie której przyznano ulgę w zapłacie podatku.
3. Objęte kontrolą decyzje dotyczące umorzenia zaległości podatkowych w zakresie podatku rolnego od osób fizycznych nr 3118/8/2002 z dnia 19 grudnia 2002 roku i nr 3113/9/2002 z dnia 31 grudnia 2002 roku nie wskazywały kwoty umorzonych odsetek za zwłokę. Stosownie do unormowań zawartych w art.67 § 2 ustawy Ordynacja podatkowa - umorzenie zaległości podatkowej powoduje również umorzenie odsetek za zwłokę w całości lub w takiej części, w jakiej została umorzona zaległość podatkowa.
4. Organ podatkowy decyzją nr 3113/U/1/2002 z dnia 8 lutego 2002 roku przyznał ulgę inwestycyjną w zakresie podatku rolnego, w kwocie 10.698,20 zł, z tytułu budowy budynku inwentarskiego. Decyzję w sprawie przyznania ulgi wydano na wniosek podatnika, na podstawie art.13 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity z 1993 r., Dz. U. nr 94, poz.431 z późn. zm.). Od wniosku w sprawie udzielenia ulgi inwestycyjnej podatnik wniósł opłatę skarbową w znakach w wysokości 5 zł, natomiast nie wniósł stosownej opłaty skarbowej w wysokości 18 zł od 36 załączników do wniosku, tj. rachunków i faktur VAT, stosownie do przepisów ustawy z dnia 9 września 2000 roku o opłacie skarbowej (Dz. U. nr 86, poz. 1176 z późn. zm.).
W zakresie dochodów z majątku
Przy przeprowadzaniu przetargów ustnych nieograniczonych na sprzedaż działek nr 1289/7 oraz nr 1289/6, wysokość postąpienia określona została poniżej 1% ceny wywoławczej, co stanowiło naruszenie § 13 pkt 4 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 roku w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy (Dz. U. nr 9, poz. 30 z późn. zm.) Z §13 ust 4 rozporządzenia wynikało, że kwota postąpienia nie mogła wynosić mniej niż 1% ceny wywoławczej z zaokrągleniem w górę do pełnych dziesiątek złotych.
W zakresie pozostałych dochodów
1. Dla utworzonego środka specjalnego - opłaty za zajęcie pasa drogowego, Urząd Gminy w Sulmierzycach w latach 2001-2002, nie prowadził oddzielnego rachunku bankowego. Wpływy do budżetu z ww. tytułu były przekazywane na rachunek bankowy - "inne rachunki bankowe", a obroty wyodrębniono analitycznie. Na koniec roku budżetowego opłaty za zajęcie pasa drogowego księgowano po stronie Ma konta 240 - pozostałe rozrachunki.
2. W objętych kontrolą decyzjach nr 5548/1/2001 z dnia 21 maja 2001 roku (wniosek z dnia 16 maja 2001 roku), nr 5548/1/2002 z dnia 18 października 2002 roku (wniosek z dnia 18 października 2002 roku) zezwolenia na zajęcie pasa drogowego zostały wydane w terminie krótszym niż 3 miesiące od daty złożenia wniosku, o którym mowa w § 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 24 stycznia 1986 roku w sprawie wykonywania niektórych przepisów ustawy o drogach publicznych (Dz. U. nr 6, poz.33 z późn. zm.). Zgodnie z powołanym przepisem wniosek w sprawie zezwolenia na zajęcie odcinka pasa drogowego należało złożyć zarządowi drogi z co najmniej 3 - miesięcznym wyprzedzeniem.
W zakresie wydatków związanych z realizacją Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych
1. Stwierdzono nieprzestrzeganie art.41 ust.4 ustawy z dnia 26 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 147, poz. 1231 z późn. zm.), zgodnie z którym w skład gminnych komisji rozwiązywania problemów alkoholowych powinny wchodzić osoby przeszkolone w zakresie profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych. Ustalono, że tylko jedna osoba spośród członków Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, działającej w latach 2001-2002, została przeszkolona w zakresie profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych.
2. Brak było określenia jasnych zasad wynagradzania członków Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych. W obowiązujących, w okresie objętym kontrolą, uregulowaniach dotyczących wynagradzania członków GKRPA (uchwała nr XXIX/112/98 Rady Gminy z dnia 21 kwietnia 1998 roku, uchwała nr VI/41/99 Rady Gminy z dnia 30 kwietnia 1999 roku, uchwała nr XI/72/2000 Rady Gminy z dnia 3 marca 2000 roku, uchwała nr XXXIII/138/2002 Rady Gminy z dnia 4 marca 2002 roku) ustalono, że wynagrodzenie w formie diety za udział w pracach komisji przysługuje w pełnej wysokości, niezależnie od czasu trwania posiedzenia oraz, że w przypadku, gdy osoba uprawniona do otrzymania wynagrodzenia uczestniczy w więcej niż w jednym posiedzeniu w tym samym dniu otrzymuje tylko jedno wynagrodzenie. We wskazanych uchwałach Rady Gminy Sulmierzyce nie określono jasno, co rozumie się pod pojęciem „prac komisji”, tj. czy chodzi wyłącznie o posiedzenia komisji, czy również o inne czynności wykonywane przez członków GKRPA. Kontrolujący ustalili, że w okresie objętym kontrolą, oprócz wynagrodzeń wypłacanych za posiedzenia GKRPA, na rzecz członków GKRPA wypłacano również diety za tzw. posiedzenia wyjazdowe, polegające na kontroli punktów sprzedaży napojów alkoholowych oraz nadzorowaniu przebiegu lokalnej imprezy o charakterze antyalkoholowym.
3. Kontrolujący stwierdzili wydatkowanie środków na realizację zadań nie ujętych w gminnych programach profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych, określonych w uchwałach Rady Gminy nr XVIII/110/2001 z dnia 21 marca 2001 roku oraz nr XXIII/138/2002 z dnia 4 marca 2002 roku. W 2001 roku ze środków budżetu Gminy dofinansowano II Powiatowy Festyn Integracyjny kwotą 1.000 zł, którą przekazano na konto Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie. Odzwierciedlenia w Gminnym Programie Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych nie znajdowały także wydatki poniesione na podstawie umów dotyczących udostępniania młodzieży sali gimnastycznej przy Szkole Podstawowej w Bogumiłowicach oraz utrzymania w tej sali porządku. W 2001 roku wydatkowano na ten cel kwotę 2.500 zł, natomiast w 2002 roku kwotę 3.000 zł.
4. Stwierdzono przypadki składania oświadczeń woli z naruszeniem art.46 ust.1 ustawy o samorządzie gminnym. W dniach 2 stycznia 2001 roku, 5 listopada 2001 roku oraz 1 października 2002 roku zawarte zostały umowy dotyczące udostępniania młodzieży sali gimnastycznej przy Szkole Podstawowej w Bogumiłowicach oraz utrzymania porządku w tej sali, w których to umowach, jako osoba składająca oświadczenie woli w imieniu Gminy występowała Gminna Komisja Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, reprezentowana przez Przewodniczącego Komisji oraz jego Zastępcę.
W zakresie wydatków związanych z realizacją zadań z zakresu ochrony przeciwpożarowej
W toku kontroli stwierdzono, że ze środków zaplanowanych w budżecie Gminy Sulmierzyce na ochronę przeciwpożarową ponoszone były wydatki nie mieszczące się w granicach wyznaczonych przez art. 28 i art. 32 ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 roku o ochronie przeciwpożarowej (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 147, poz. 1229 z późn. zm.). Wydatki te dotyczyły:
- wypłaty wynagrodzenia za prowadzenie orkiestry dętej przy Zarządzie Gminnym Związku Ochotniczych Straży Pożarnych w Sulmierzycach oraz zakupu sprzętu muzycznego i części do tego sprzętu dla wskazanej orkiestry (17.767,50 zł w 2001 roku oraz 13.967 zł w 2002 roku),
- organizacji wycieczek dla członków orkiestry dętej przez Zarządzie Gminnym Związku Ochotniczych Straży Pożarnych w Sulmierzycach (866,70 zł w 2001 roku oraz 2.983,35 zł w 2002 roku),
- zakupu artykułów żywnościowych (np. zakup mięsa i artykułów wędliniarskich na Zjazd Gminny OSP na kwotę 781,07 zł, zakup słodyczy i szampana na Święto Strażaka na kwotę 100 zł, zakup napoi i słodyczy na zawody sportowo-pożarnicze na kwotę 125,60 zł).
W zakresie wydatków osobowych
1. Nie przestrzegano przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 61, poz.707 z późn. zm.), z uwagi na przyznanie Wójtowi Gminy, w okresie od dnia 1 stycznia 2001 roku do dnia 26 października 2002 roku, wynagrodzenia zasadniczego wyższego niż przewidywały przepisy powołanego rozporządzenia. Wójtowi Gminy przyznano wynagrodzenia zasadnicze w wysokości 4.280 zł w XX kategorii zaszeregowania, podczas gdy maksymalne wynagrodzenia w XX kategorii zaszeregowania wynosiło 4.200 zł (według tabeli miesięcznych stawek wynagrodzenia zasadniczego, stanowiącej załącznik nr 1 do ww. rozporządzenia). Bezpodstawnie wypłacone wynagrodzenie, w kwocie netto 1.733,42 zł, zostało zwrócone do budżetu Gminy przez Wójta Gminy - Pana Zdzisława Osińskiego, w toku kontroli RIO w Łodzi, w dniu 22 grudnia 2003 roku.
2. Kontrolujący ustalili, że w styczniu 2002 roku wypłacono Wójtowi Gminy nagrodę roczną, w oparciu o przepisy ustawy z dnia 3 marca 2000 roku o wynagradzaniu osób kierujących niektórymi podmiotami prawnymi (Dz. U. nr 26, poz. 306 z późn. zm.). Jednocześnie nie wypłacono Wójtowi dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2001 rok (kwota wypłaconej nagrody rocznej odpowiadała wysokości dodatkowego rocznego wynagrodzenia). Ustalono także, że Zarząd Gminy podjął w dniu 18 lutego 2001 roku uchwałę nr 81/2002 w sprawie szczegółowych zasad i trybu przyznawania nagrody rocznej Wójtowi i Skarbnikowi Gminy, w oparciu o art.10 ust.8 ustawy o wynagradzaniu osób kierujących niektórymi podmiotami prawnymi. W związku z powyższym należy wskazać, że przepisy powołanej ustawy nie mają zastosowania do wójta gminy, skarbnika gminy, jak również innych pracowników zatrudnionych w urzędzie gminy. Zgodnie z art.20 ust.5 ustawy z dnia 22 marca 1990 roku o pracownikach samorządowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1593 z późn. zm.) - wójtowi gminy nie przysługują nagrody, z wyjątkiem nagrody jubileuszowej. Zakaz ten nie obejmuje dodatkowego wynagrodzenia rocznego, wypłacanego na podstawie ustawy z dnia 12 grudnia 1997 roku o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz. U. nr 160, poz. 1080). Pozostali pracownicy urzędu gminy mogą otrzymać nagrody uznaniowe w oparciu o przepisy § 13 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 33, poz. 264 – obowiązuje od dnia 26 lutego 2003 roku, wcześniej § 12 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich).
3. Kontrolujący ustalili, że Kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sulmierzycach nie spełniał wymogów kwalifikacyjnych dla zajmowanego stanowiska, nie posiadał, bowiem, specjalizacji z zakresu organizacji pomocy społecznej, zgodnie z art. 51a ust.1 ustawy z dnia 29 listopada 1990 roku o pomocy społecznej (tekst jednolity z 1998 r., Dz. U. nr 64, poz.414 z późn. zm.). Obowiązek posiadania specjalizacji z z zakresu organizacji pomocy społecznej wprowadzony został z dniem 1 stycznia 2000 roku, na mocy art.1 pkt 21 ustawy z dnia 18 lutego 2000 roku o zmianie ustawy o pomocy społecznej oraz ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczenia Społecznego (Dz. U. nr 19, poz.238).
4. Stwierdzono przypadki nieprzestrzegania przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 1 czerwca 1998 roku w sprawie zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowej na terenie kraju (Dz. U. nr 69, poz.454 – obecnie nie obowiązujące), przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2001 roku w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowej na terenie kraju (Dz. U. nr 151, poz.1720 – obecnie nie obowiązujące) oraz przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na terenie kraju (Dz. U. nr 236, poz.1990), w związku z nie wskazywaniem w poleceniach wyjazdu służbowego miejsca rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej oraz rozliczania kosztów podróży za dni nie objęte poleceniem wyjazdu służbowego.
5. Stwierdzono przypadki nieprzestrzegania siedmiodniowego terminu rozliczania delegacji służbowych, określonego w § 9 pkt 14 Instrukcji w sprawie sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów, wprowadzonej zarządzeniem wewnętrznym nr 2/2000 Wójta Gminy z dnia 3 kwietnia 2000 roku.
6. Kontrolujący stwierdzili, że Wójtowi Gminy przyznany został limit kilometrów na jazdy na terenie gminy i poza gminą w wysokości 1.500 km, dotyczący samochodu będącego własnością Gminy Sulmierzyce. Zasady korzystania przez Wójta Gminy z samochodu służbowego określone zostały w uchwale Zarządu Gminy nr 5/98 z dnia 29 października 1998 roku, na mocy, której, postanowiono oddać w użytkowanie Wójtowi Gminy do celów służbowych samochód osobowy Fiat Uno, stanowiący własność gminy. W oparciu o przyznany limit kilometrów, Wójtowi wypłacano miesięcznie kwotę ryczałtu obliczoną z zastosowaniem 50% stawki za kilometr przebiegu pojazdu określonej w przepisach rozporządzenia Ministra Transportu i Gospodarki Morskiej z dnia 26 marca 1998 roku w sprawie warunków i zasad zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 41, poz. 239 – uchylone z dniem 31 grudnia 2001 roku), a następnie w przepisach rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271). Kontrolujący ustalili, że koszty paliwa ponosił Wójt Gminy, koszty napraw i badań technicznych pokrywane były z budżetu Gminy. Wskazany sposób rozliczania kosztów eksploatacja samochodu służbowego nie miał oparcia w obowiązujących przepisach prawnych. Począwszy od dnia 1 stycznia 2003 roku, zaniechano wypłaty ryczałtu na rzecz Wójta Gminy, koszty eksploatacji samochodu służbowego pokrywane są w całości z budżetu, na podstawie dziennych kart drogowych.
7. W trakcie czynności kontrolnych, kontrolującym przedłożono uchwałę nr XI/74/2000 Rady Gminy w Sulmierzycach z dnia 3 marca 2000 roku zmieniającą uchwałę nr X/68/99 Rady Gminy w Sulmierzycach z dnia 21 grudnia 1999 roku w sprawie ustalenia diet dla radnych, na mocy, której radnym przyznano dietę w wysokości 650% obowiązującej diety służbowej za udział w pracach Rady i Komisji. Przedłożona kontrolującym uchwała nr XI/74/2000 Rady Gminy z dnia 3 marca 2000 roku zmieniała § 1 ust.3 uchwały nr X/68/99, nadając mu brzmienie, zgodnie, z którym „dieta przysługuje za udział w pracy Rady, Komisji i Zarządu Gminy”. W wyniku kontroli rejestru uchwał Rady Gminy kadencji 1998-2002, stwierdzono, że pierwotny zapis dotyczący treści uchwały nr XI/74/2000 z dnia 3 marca 2000 roku został zamazany za pomocą korektora, a w jego miejsce wpisano następującą treść „zmieniająca uchwałę nr X/68/99 Rady Gminy z dnia 21 grudnia 1999 roku w sprawie diet dla radnych”. Kontrolujący ustalili, że pierwotny zapis w rejestrze dotyczył uchwały w sprawie odwołania II Zastępcy Kierownika USC. Uchwała w sprawie odwołania drugiego Zastępcy Kierownika USC znajdowała się w aktach osobowych Pani Wandy Urbaniak. Niniejszą uchwałą odwołano ze stanowiska drugiego Zastępcy Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego Panią Danutę Grzybek i powołano na to stanowisko Panią Wandę Urbaniak. Z nagłówka uchwały wynikało, że została ona podjęta na sesji Rady Gminy w dniu 3 marca 2000 roku i posiadała numer XI/74/2000.
Analiza protokołu nr XI/2000 z sesji Rady Gminy odbytej w dniu 3 marca 2000 roku wykazała, że w protokole z niniejszej sesji nie odnotowano w jakikolwiek sposób faktu podjęcia uchwały w sprawie odwołania drugiego Zastępcy Kierownika USC. W porządku obrad w punkcie 7 znalazł się zapis dotyczący podjęcia uchwały w sprawie zmiany uchwały Rady Gminy nr X/68/99 z dnia 21 grudnia 1999 roku w sprawie ustalenia diet dla radnych. Z punktu 7 (strona 5 protokołu) wynikało, że w sprawie zmiany uchwały w sprawie diet dla radnych zabrał głos Wójt Gminy, wyjaśniając, iż zachodzi konieczność zmiany uchwały podjętej na sesji grudniowej. W uchwale nie znalazł się, bowiem, zapis mówiący o tym, że diety należą się za posiedzenie Zarządu Gminy. W związku z tym, że w tej sprawie nikt nie zabrał głosu, przewodniczący Rady poddał pod głosowanie projekt uchwały w sprawie zmiany uchwały nr X/68/99 z dnia 21 grudnia 1999 roku. Za przyjęciem projektu uchwały głosowało 18 radnych, głosów przeciwnych i wstrzymujących się nie było. Kontrolujący stwierdzili, że czcionka na stronie 5 protokołu kontroli różniła się od zastosowanych w pozostałej części protokołu. Mimo braku w treści przedmiotowego protokołu z sesji Rady wzmianki o podjęciu uchwały w sprawie odwołania Zastępcy Kierownika USC, do protokołu załączono opinię Komisji Rewizyjnej z dnia 1 marca 2000 roku, z której wynikało, że Komisja pozytywnie opiniuje propozycje Zarządu Gminy dotyczącą odwołania drugiego Zastępcy Kierownika USC.
Z wyjaśnienia złożonego przez pracownika, któremu powierzono prowadzenie rejestru uchwał oraz protokołowanie przebiegu sesji Rady Gminy wynikało, że po sesji Rady Gminy, która miała miejsce w dniu 3 marca 2002 roku nie wpisała do rejestru uchwał uchwały nr XI/74/2000 zmieniającej uchwałę nr X/68/1999 w sprawie ustalenia diet dla radnych. W trakcie kontroli RIO w Łodzi zauważyła swój błąd i wymazała z rejestru uchwał uchwałę nr XI/74/2000 w sprawie odwołania drugiego Zastępcy Kierownika USC uznając, że uchwała w sprawie ustalenia diet dla radnych ze względu na przedmiot regulacji jest ważniejsza.
W związku z wątpliwościami dotyczącymi okoliczności, która z uchwał oznaczonych numerem XI/74/2000 została faktycznie podjęta na sesji w dniu 3 marca 2000 roku kontrolujący przeprowadzili rozmowy, dokumentując je notatkami służbowymi, z następującymi osobami:
- Panią Wandą Urbaniak - zajmującą stanowisko drugiego Zastępcy Kierownika USC,
- Panem Marianem Musiałem - pełniącym funkcję Przewodniczącego Rady Gminy Sulmierzyce poprzedniej kadencji, będącym radnym obecnej kadencji,
- Panem Sławomirem Pazera - będącym członkiem Komisji Rewizyjnej poprzedniej kadencji Rady, pełniącym funkcję Przewodniczącego Komisji Rewizyjnej w obecnej Radzie. Pani Wanda Urbaniak oświadczyła, że znana jest jej treść uchwały nr XI/74/2000 z dnia 3 marca 2000 roku w sprawie odwołanie drugiego Zastępcy Kierownika USC, a o powołaniu jej na to stanowisko powiadomiona została przez Wójta Gminy bezpośrednio po zakończeniu sesji w dniu 3 marca 2000 roku. Pan Marian Musiał i Pan Sławomir Pazera oświadczyli, że znana jest im treść uchwał XI/74/2000 w sprawie ustalenia diet dla radnych i odwołanie drugiego Zastępcy Kierownika USC. Pan Musiał stwierdził, że uchwała dotycząca ustalenia diet dla radnych została podjęta na sesji w dniu 3 marca 2000 roku, ale nie potrafił wyjaśnić - dlaczego dwie uchwały dotyczące zupełnie innych spraw oznaczono tym samym numerem. Oświadczył również, że nie konfrontował uchwał podjętych na sesji w dniu 3 marca 2000 roku z porządkiem obrad. Pan Pazera oświadczył ponadto, że z inicjatywą uzupełnienia wcześniej podjętej uchwały w sprawie ustalenia diet dla radnych (nr X/68/99) o zapis dotyczący przyznania diet dla radnych będących członkami Zarządu za pracę w Zarządzie, wystąpił jeden z radnych po zapoznaniu się z protokołem z poprzedniej sesji, jednakże nie potrafił określić, który to był radny. Pan Pazera nie był przekonany czy obie uchwały oznaczone numerem XI/74/2000 zostały podjęte na sesji w dniu 3 marca 2000 roku, nie potrafił wyjaśnić również faktu wystąpienia dwóch uchwał oznaczonych tym samym numerem.
Z rejestru uchwał kadencji 1998-2002 Rady Gminy wynikało, że na sesji odbytej w dniu 3 marca 2000 roku podjęto również uchwałę nr XI/81/2000 w sprawie określenia inkasenta opłaty targowej i ustalenia jego wynagrodzenia oraz uchwałę nr XI/82/2000 zmieniającą uchwałę nr X/61/99 z dnia 21 grudnia 1999 roku w sprawie ustalenia stawek podatku od nieruchomości na 2000 rok. Analiza protokołu nr XI/2000 z dnia z dnia 3 marca 2000 roku wykazała, że niniejsze uchwały nie stanowiły załączników do protokołu, a ponadto w treści protokołu brak było adnotacji dotyczącej ich podjęcia na tej sesji.
Z wyjaśnienia złożonego w przedmiotowej sprawie przez pracownika zajmującego się obsługą pracy Rady Gminy wynikało, że podjęcia uchwał nr XI/81/2000 oraz nr XI/82/2000 pomyłkowo nie odnotowała w rejestrze uchwał i nie dołączyła do protokołu z sesji. Pani Małgorzata Osińska oświadczyła również, że pomyłkowo nadała dwóm różnym uchwałom ten sam numer, tj. uchwale w sprawie odwołania drugiego Zastępcy Kierownika USC oraz uchwale w sprawie ustalenia diet dla radnych zmieniającej uchwałę nr X/68/99 z dnia 21 grudnia 1999 roku.
W związku z pismem Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi z dnia 23 grudnia 2003 roku, znak WK-0918/59/2003, Łódzki Urząd Wojewódzki w Łodzi, Delegatura w Sieradzu, przesłał kserokopie uchwał Rady Gminy w Sulmierzycach podjęte na sesji w dniu 3 marca
2000 roku wraz z pismami przewodnimi, jakie wpłynęły do Delegatury w Sieradzu w dniu 12 marca 2000 roku. Przesłano łącznie 12 uchwał z sesji od numeru 71-82, dotyczących:
- gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych na 2000 rok – uchwała na XI/71/2000,
- zmiany uchwały nr VI/41/99 Rady Gminy z dnia 30.04.1999 roku w sprawie powołania Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych – uchwała nr XI/72/2000,
- powołania Rady Społecznej Samodzielnego Publicznego Ośrodka Zdrowia w Sulmierzycach – nr XI/73/2000,
- odwołania drugiego Zastępcy Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego – uchwała nr XI/74/2000,
- sprzedaży nieruchomości stanowiących własność gminy – uchwała nr XI/75/2000,
- sprzedaży nieruchomości stanowiących własność gminy – uchwała nr XI/76/2000,
- sprzedaży nieruchomości stanowiących własność gminy – uchwała nr XI/77/2000,
- przejęcia na własność gminy nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa – uchwała nr XI/78/2000,
- przejęcia na własność gminy nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa – uchwała nr XI/79/2000,
- przejęcia na własność gminy nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa – uchwała nr XI/80/2000,
- określenia inkasenta opłaty targowej i ustalenia jego wynagrodzenia – uchwała nr XI/81/2000,
- zmiany uchwały nr X/61/99 Rady Gminy z dnia 21.12.1999 r.w sprawie ustalenia stawek podatku od nieruchomości – uchwała nr XI/82/2000.
Powyższe świadczy o tym, że uchwała nr XI/74/2000 Rady Gminy z dnia 3 marca 2000 roku w sprawie zmiany uchwały nr X/68/99 Rady Gminy w Sulmierzycach w sprawie ustalenia diet dla radnych, na mocy której ustalono, że radnym przysługują również diety za udział w pracach Zarządu Gminy, nie została przekazana do Delegatury w Sieradzu Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi.
W świetle powyższych ustaleń istnieją uzasadnione wątpliwości, czy uchwała nr XI/74/2000 Rady Gminy z dnia 3 marca 2000 roku zmieniająca uchwałę nr X/68/99 Rady Gminy w Sulmierzycach w sprawie ustalenia diet dla radnych, została faktycznie podjęta przez Radę Gminy w Sulmierzycach na przedmiotowej sesji.
Niezależnie od powyższego w przedstawionej kontrolującym dokumentacji znajdowały się dwa oryginalne egzemplarze uchwały nr X/68/99 Rady Gminy z dnia 21 grudnia 1999 roku w sprawie ustalenia diet dla radnych (tj. uchwały, której dotyczyła przedłożona kontrolującym uchwała nr XI/74/2000), różniące się od siebie treścią.
W jednej z uchwał w § 1 ust. 3 zapisano, że dieta przysługuje za udział w pracy Rady i Komisji; w drugiej - w § 1 ust. 3 - znajdował się zapis, że dieta przysługuje za udział w pracach Rady, Komisji i Zarządu.
Uchwała przedłożona do kontroli inspektorów RIO w Łodzi w pierwszej kolejności nie zawierała zapisu dotyczącego przyznania diet radnym również za udział w pracach Zarządu, natomiast uchwała oznaczona tym samym numerem dostarczona kontrolującym w dniu 22 grudnia 2003 roku, łącznie z protokołem z sesji i stanowiąca jego załącznik, zawierała także postanowienie dotyczące prawa radnych do diety za udział w pracach Zarządu.
W związku z wystąpieniem istotnych rozbieżności w treści przedmiotowej uchwały, wyjaśnienie w niniejszej sprawie złożyli Wójt Gminy – Pan Zdzisław Osiński oraz Sekretarz Gminy – Pani Małgorzata Musiał. Z wyjaśnień wynikało, że w dniu 24 grudnia 2003 roku Wójt Gminy, przy udziale Sekretarza Gminy, przeprowadził rozmowę z pracownikiem obsługującym pracę Rady Gminy - Panią Małgorzatą Osińską, mającą na celu wyjaśnienie kwestii istnienia dwóch uchwał nr X/68/99 z dnia 21 grudnia 1999 roku dotyczących ustalenia diet dla radnych.
W rozmowie z Wójtem i Sekretarzem, Pani Małgorzata Osińska wyjaśniła, że otrzymawszy od inspektorów RIO w Łodzi polecenie dostarczenia protokołu z sesji Rady Gminy w Sulmierzycach, odbytej w dniu 21 grudnia 1999 roku przejrzała jego zawartość i zauważyła, że brak w nim było załącznika do protokołu w postaci uchwały Nr X/68/99 w sprawie ustalenia diet dla radnych. W związku z powyższym postanowiła uzupełnić brakującą uchwałę. W pośpiechu przygotowała uchwałę i spisała jej treść z wcześniej podjętej uchwały w tej sprawie, z 1998 roku. W napisanej przez siebie uchwale w ust.3 dodała po wyrazie „Komisji” wyraz „i Zarządu”. Korzystając z obecności w tym dniu w Urzędzie Gminy byłego Przewodniczącego Rady Gminy poprosiła go o podpisanie uchwały, tłumacząc to brakiem uchwały przy protokole. Po podpisaniu uchwały przez Przewodniczącego Rady jeden egzemplarz uchwały przekazała na stanowisko księgowości. Następnie dostarczyła uzupełnioną uchwałę kontrolującym nie pamiętając, że uchwałę nr X/68/99 przekazała wcześniej inspektorom kontroli wraz z innymi uchwałami ustalającymi zasady wypłaty diet dla radnych. Pracownica stwierdziła także, że uchwałami podjętymi przez Radę Gminy były: uchwała nr X/68/99 z dnia 21 grudnia 1999 ustalająca diety dla radnych za udział w pracach Rady i Komisji oraz uchwała nr XI/74/99 z dnia 3 marca 2000 wprowadzająca zmianę w uchwale nr X/68/99 o brzmieniu: „ust.3” – dieta przysługuje za udział w pracach Rady, Komisji i Zarządu Gminy”. Z wyjaśnienia wynikało również, że po odbytej sesji, w dniu 3 marca 2000 roku, do rejestru uchwał Pani Osińska nie wpisała uchwały nr XI/74/2000; pod tym numerem w rejestr wpisała uchwałę o odwołaniu zastępcy kierownika USC. W trakcie kontroli RIO, zauważyła ten błąd i doszła do wniosku, że ze względu na przedmiot regulacji, uchwała o dietach jest ważniejsza niż uchwała o odwołaniu zastępcy kierownika USC. W związku z powyższym zamalowała korektorem uchwałę o odwołaniu zastępcy kierownika USC, a w jej miejsce wpisała uchwałę o dietach dla radnych - członków Zarządu. Niniejsze Pani Osińska potwierdziła w wyjaśnieniu złożonym kontrolującym w dniu 29 grudnia 2003 roku.
W związku z powyższymi ustaleniami, w celu wyjaśnienia wątpliwości dotyczących autentyczności uchwał, kontrolujący działając na mocy przepisu art.8 ust.1 pkt 6 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych zabezpieczyli w dniu 30 grudnia 2003 roku oryginały następujących dokumentów:
- protokół z sesji z dnia 25 listopada 1998 roku wraz z załącznikami, zawierający 26 ponumerowanych stron,
- protokół nr X/99 z sesji Rady Gminy w Sulmierzycach, odbytej w dniu 21 grudnia 1999 roku wraz z załącznikami, zawierający 30 ponumerowanych stron,
- protokół nr XI/2000 z sesji Rady Gminy odbytej w dniu 3 marca 2000 roku wraz z załącznikami, zawierający 41 ponumerowanych stron,
- rejestr uchwał Rady Gminy kadencji 1998-2002 oraz rejestr zarządzeń kierownika jednostki wydanych w latach 1999-2001, zawierający 72 ponumerowane strony,
- uchwałę nr XI/74/2000 Rady Gminy z dnia 3 marca 2000 roku
w sprawie odwołania drugiego Zastępy Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego,
- uchwałę nr X/68/99 Rady Gminy z dnia 21 grudnia 1999 roku w sprawie ustalenia diet dla radnych,
- uchwałę nr XI/81/2000 Rady Gminy z dnia 3 marca 2000 roku w sprawie określenia inkasenta opłaty targowej i ustalenia jego wynagrodzenia,
- uchwałę nr XI/82/2000 Rady Gminy z dnia 3 marca 2000 roku zmieniającą uchwałę Nr X/61/99 Rady Gminy z dnia 21.12.1999 r.w sprawie ustalenia stawek podatku od nieruchomości na 2000 rok.
Dokumenty zabezpieczone przez inspektorów kontroli RIO w Łodzi zostaną przekazane właściwej Prokuraturze w związku z podejrzeniem popełnienia przestępstwa polegającego na sfałszowaniu dokumentów (uchwał).
8. Uchwałą nr X/68/99 Rady Gminy z dnia 21 grudnia 1999 roku w sprawie ustalenia diet dla radnych, Rada Gminy Sulmierzyce ustaliła miesięczną dietę dla Przewodniczącego Rady w wysokości 650% obowiązującej diety służbowej. W okresie od stycznia 2001 roku do marca 2002 roku Przewodniczącemu Rady wypłacano miesięczną dietę w wysokości 1.040 zł. Od kwietnia 2002 roku, w związku ze wzrostem wysokości diety przysługującej pracownikom z tytułu podróży służbowej do 19 zł, miesięczna dieta wypłacana Przewodniczącemu Rady wynosiła do 1.235 zł.
Wypłacanie zryczałtowanej miesięcznej diety dla Przewodniczącego Rady Gminy w wysokości 1.235 zł stanowiło naruszenie przepisów określających górną granicę przysługujących radnemu w ciągu miesiąca diet. Zgodnie z art.25 ust.6 ustawy o samorządzie gminnym, wysokość diet przysługujących radnemu nie może przekroczyć w ciągu miesiąca łącznie półtorakrotności kwoty bazowej określonej w ustawie budżetowej dla osób zajmujących kierownicze stanowiska państwowe na podstawie przepisów ustawy z dnia 23 grudnia 1999 roku o kształtowaniu wynagrodzeń w państwowej sferze budżetowej oraz o zmianie niektórych ustaw. W oparciu o delegację zawartą w art.25 ust 7 ustawy o samorządzie gminnym, Rada Ministrów określiła maksymalną wysokość diet przysługujących radnemu w ciągu miesiąca z uwzględnieniem liczby mieszkańców gminy. Zgodnie z § 3 pkt 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 roku w sprawie maksymalnej wysokości diet przysługujących radnemu gminy (Dz. U. nr 61, poz.710) maksymalna wysokość diet przysługujących radnemu w gminach poniżej 15.000 mieszkańców (jak w przypadku Gminy Sulmierzyce) wynosi 50% maksymalnej dopuszczalnej wysokości diety określonej w art.25 ust.6 ustawy o samorządzie gminnym. Maksymalna wysokość diet przysługujących w ciągu miesiąca radnemu, zgodnie z art.25 ust.6 ustawy o samorządzie gminnym, wynosiła w 2002 roku 2.405,34 zł. W gminach poniżej 15.000 mieszkańców, radnemu przysługiwała maksymalnie w ciągu miesiąca dieta w wysokości 1.202,67 zł. Łączna kwota nienależnie wypłaconych diet w okresie od kwietnia 2002 roku do września 2002 roku wynosiła 193,98 zł.
9. Kontrolujący stwierdzili, że Przewodniczącemu Rady Gminy wypłacano, w okresie objętym kontrolą, miesięczny ryczałt z tytułu przyznanego limitu kilometrów (100 km) na jazdy lokalne samochodem własnym, co było niezgodne z art. 25 ust.4 ustawy o samorządzie gminnym oraz z przepisami rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 lipca 2000 roku w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych gminy (Dz. U. nr 66 poz. 800). Zarówno przepisy ustawy o samorządzie gminnym jak i przepisy ww. rozporządzenia określiły, że radnemu przysługuje zwrot kosztów faktycznie poniesionych w związku z odbywaniem podróży służbowych. Z chwilą wejścia w życie przepisów wskazanego rozporządzenia kwota ryczałtu nie powinna być już wypłacana.
Miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne samochodem własnym przyznany został Przewodniczącemu Rady na podstawie uchwały Rady Gminy Sulmierzyce nr II/13/98 z dnia 25 listopada 1998 roku oraz umowy zawartej w tym samym dniu. Niniejsza umowa zawarta została pomiędzy Radą Gminy w Sulmierzycach, reprezentowaną przez Zastępcę Przewodniczącego Rady Gminy oraz Przewodniczącego Komisji Rewizyjnej (zwanych pracodawcami) a Przewodniczącym Rady Gminy (zwanym pracownikiem). Zgodnie z zawartą umową samochód będący własnością Przewodniczącego Rady wykorzystywany miał być do jazd lokalnych w granicach administracyjnych Gminy Sulmierzyce oraz podróży służbowych (jazdy zamiejscowe). Przyznany limit wynosił 100 kilometrów, a zwrot kosztów za jazdy lokalne następować miał w formie miesięcznego ryczałtu. Kontrolujący ustalili, że podstawą podjęcia uchwały nr II/13/98 z dnia 25 listopada 1998 roku były przepisy rozporządzenia Ministra Transportu i Gospodarki Morskiej z dnia 26 marca 1998 roku w sprawie warunków i zasad zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy, które miały zastosowanie wyłącznie w relacji pracodawca - pracownik, a nie dotyczyły radnych jednostek samorządu terytorialnego. Tytułem ryczałtu samochodowego Przewodniczącemu wypłacono 850,12 zł w 2001 roku oraz 704,61 zł w 2002 roku.
9. Stwierdzono, że do obliczenia ww. miesięcznego ryczałtu dla Przewodniczącego Rady Gminy stosowano maksymalną stawkę za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określoną dla samochodów osobowych o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3, tymczasem samochód osobowy będący własnością Przewodniczącego Rady Gminy, (Wyłączenie) ( i ) , posiadał silnik o pojemności 796 cm3.
W zakresie inwentaryzacji składników majątkowych
Stwierdzone przez kontrolujących uchybienia w zakresie przeprowadzenia inwentaryzacji w Urzędzie Gminy w Sulmierzycach związane były z naruszeniem postanowień instrukcji inwentaryzacyjnej, a w szczególności:
- § 2 pkt 3 instrukcji, zgodnie, z którym zespoły spisowe ustala Wójt Gminy na wniosek Skarbnika w zależności od potrzeb. Objęte kontrolą zarządzenia od nr 1/2002 do nr 11/2002 dotyczące przeprowadzenia inwentaryzacji w Gminie Sulmierzyce oraz powołujące zarówno zespoły spisowe podpisane zostały przez Sekretarz Gminy Panią Małgorzatę Musiał, nie posiadającą pełnomocnictwa do wydawania zarządzeń w tym zakresie,
- § 4 pkt 1 instrukcji - nie dokonywano spisu z natury na oddzielnych arkuszach spisowych, co dotyczyło, m.in., spisu środków trwałych i środków trwałych w użytkowaniu na arkuszach spisowych nr 13/2002 i 15/2002 oraz spisu środków trwałych w użytkowaniu i księgozbiorów na arkuszu spisowym nr 105/2002,
- § 6 pkt 1 instrukcji - brak było sprawozdania ogólnego z przeprowadzonej inwentaryzacji, sporządzonego przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej.
W zakresie realizacji inwestycji budowy sali sportowej przy Zespole Szkolno-Gimnazjalnym w Sulmierzycach – stan surowy otwarty. Przetarg nieograniczony, wartość zamówienia powyżej 30.000 EURO.
1. Stwierdzono naruszenie zasady pisemności postępowania, wynikającej z art.21 ust.2 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 z późn. zm.). Kontrolujący ustalili, że w toku postępowania do zamawiającego wpłynął faks od jednej z firm, która pobrała specyfikację istotnych warunków zamówienia, z prośbą o wyjaśnienie treści kosztorysu nakładczego. Niniejszy faks nie został potwierdzony na piśmie, a zamawiający udzielił zainteresowanemu odpowiedzi telefonicznie, po zasięgnięciu opinii inspektora nadzoru. Dodatkowo, stanowiło to naruszenie art. 36 ust.1 i ust.2 ww. ustawy, zgodnie, z którym, dostawca, wykonawca lub organizacje, o których mowa w art. 79b, mogą zwrócić się do zamawiającego o wyjaśnienie specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Zamawiający zobowiązany jest niezwłocznie udzielić wyjaśnień, chyba, że prośba o wyjaśnienie specyfikacji wpłynęła do zamawiającego na mniej niż 6 dni przed terminem otwarcia ofert. Zamawiający jednocześnie przesyła treść wyjaśnienia wszystkim dostawcom i wykonawcom, którym doręczono specyfikację istotnych warunków zamówienia, bez ujawniania źródła zapytania.
2. Zamawiający nie określił terminu, w którym oferenci zobowiązani byli do złożenia oświadczenia o pozostawaniu w stosunku zależności lub dominacji – w rozumieniu ustawy Prawo o publicznym obrocie papierami wartościowymi – z innymi uczestnikami postępowania, zamawiającym lub osobami występującymi po stronie zamawiającego, co stanowiło naruszenie art.22 ust.6 ustawy o zamówieniach publicznych.
3. W zawiadomieniu przesłanym do wybranego oferenta zamawiający nie wskazał terminu podpisania umowy o zamówienie publiczne, czym naruszył art.50 ust.4 ustawy o zamówieniach publicznych.
W zawiadomieniu przesłanym do wybranego oferenta wskazano jedynie nazwę oferenta oraz cenę wybranej oferty.
4. Zamawiający nie wykluczył z postępowania oferenta – Przedsiębiorstwa Wielobranżowego ELEX-BUD Sp. z o.o. z Głowna, pomimo, że jego oferta nie spełniała warunków określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, co stanowiło naruszenie przepisu art. 19 ust. 1 pkt 8 ustawy o zamówieniach publicznych.
5. Kontrolujący stwierdzili, że faktury wykonawcy robót przedkładane do realizacji nie były opisywane w zakresie potwierdzenia wykonania robót zgodnie z umową, przez pracownika, któremu zlecono nadzór nad realizacją zadań inwestycyjnych.
Zawiadamiając o powyższych nieprawidłowościach proszę Pana Wójta o podjęcie działań mających na celu ich usunięcie oraz zapobieżenie ich występowaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne.
1. Podjąć działania w celu opracowania statutu Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej, zgodnego z obowiązującymi przepisami prawa.
2. Bankową obsługę budżetu Gminy zlecić bankowi wybranemu przez organ stanowiący jednostki, w trybie określonym w przepisach o zamówieniach publicznych, stosownie do wymogu wynikającego z art.134 ust.1 ustawy o finansach publicznych.
3. Zaniechać w zawieranych umowach dotyczących zaciągania pożyczek lub kredytów ustalania pełnomocnictwa na rzecz pożyczkodawcy do dysponowania rachunkiem Gminy, jako formy zabezpieczenia udzielonej pożyczki lub kredytu.
4. Uzupełnić zakładowy plan kont o postanowienia określające zasady powiązania kont księgi głównej z kontami pomocniczych, zgodnie z art.10 ust.1 pkt 3 lit. "a" ustawy o rachunkowości.
5. W zakresie ewidencji księgowej przestrzegać art.21 ust.1 ustawy o rachunkowości, określającego cechy dowodów księgowych.
6. W dzienniku obrotu należności nieprzypisanych w zakresie podatku od środków transportowych - osoby fizyczne, dokonywać przypisu kwot należnych po wydaniu decyzji określających wysokość należności nieprzypisanej (zobowiązania podatkowego).
7. Egzekwować terminowe składanie deklaracji podatkowych w zakresie podatku od nieruchomości przez osoby prawne.
8. Zamieszczać uzasadnienie faktyczne i prawne w decyzjach na podstawie których przyznano ulgę w zapłacie podatku.
9. Pobierać opłatę od załączników do wnoszonych podań, na zasadach określonych w przepisach ustawy z dnia 9 września 2000 roku o opłacie skarbowej.
10. Przy przeprowadzaniu przetargów ustnych nieograniczonych na zbycie nieruchomości przestrzegać § 13 pkt 4 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 roku w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy w zakresie określania wysokości kwoty postąpienia. Zgodnie z powołanym przepisem - postąpienie nie może wynosić mniej niż 1% ceny wywoławczej, z zaokrągleniem w górę do pełnych dziesiątek złotych.
11. Podjąć działania mające na celu przeszkolenie członków Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych w Sulmerzycach, nie posiadających przygotowania z zakresu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych, stosownie do art.41 ust.4 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi.
12. Podjąć działania w celu opracowania precyzyjnych zasad wynagradzania członków Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, określających, w szczególności, za jakie czynności członkowi GKRPA będzie przysługiwać wynagrodzenie. Niniejsze zasady powinny być ujęte w gminnym programie rozwiązywania problemów alkoholowych.
13. Przestrzegać art. 182 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi, zgodnie, z którym dochody z opłat za wydanie (korzystanie) z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych powinny zostać wykorzystane na realizację gminnych programów profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych i nie mogą być przeznaczane na inne cele.
14. Wydatki na funkcjonowanie jednostek ochotniczej straży pożarnej ponosić w granicach określonych przez art. 28 i art.32 ustawy o ochronie przeciwpożarowej.
15. Przestrzegać zasad składania oświadczeń woli w imieniu gminy, określonych w art. 46 ust.1 ustawy o samorządzie gminnym.
16. Przestrzegać przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich, a w szczególności - wynagrodzenia zasadnicze przyznawać w granicach kwot określonych w przepisach niniejszego rozporządzenia.
17. Zaniechać stosowania przepisów ustawy o wynagradzaniu osób kierujących niektórymi podmiotami prawnymi, przy wynagradzaniu pracowników zatrudnionych w Urzędzie Gminy.
18. Zobowiązać Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej do uzupełnienia kwalifikacji o specjalizację z zakresu organizacji pomocy społecznej, stosownie do wymogu wynikającego z art. 51a ust.1 ustawy pomocy społecznej.
19. W poleceniach wyjazdu służbowego wskazywać miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej, zgodnie z § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na terenie kraju.
20. Przestrzegać Instrukcji w sprawie sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów, wprowadzonej zarządzeniem wewnętrznym nr 2/2000 Wójta Gminy z dnia 3 kwietnia 2000 roku, w zakresie siedmiodniowego terminu rozliczania polecenia wyjazdu służbowego.
21. Podjąć działania mające na celu wyegzekwowania zwrotu do budżetu Gminy kwoty w wysokości 193,98 zł z tytułu bezpodstawnie wypłaconych diet na rzecz Przewodniczącego Rady Gminy.
22. Podjąć działania mające na celu wyegzekwowanie zwrotu do budżetu Gminy bezpodstawnie wypłaconych kwot ryczałtów z tytułu używania samochodu własnego do celów służbowych na rzecz Przewodniczącego Rady Gminy w wysokości 1.554,73 zł.
23. Przy udzielaniu zamówień publicznych przestrzegać przepisów dotyczących udzielania zamówień publicznych. Z dniem 2 marca 2004 roku wchodzi w życie ustawa z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz. 177).
24. Zobowiązać osobę, której powierzono nadzór nad realizacją zadań inwestycyjnych do opisywania faktur, przedkładanych przez wykonawców, w zakresie potwierdzenia wykonania robót zgodnie z umową.
25. Przy przeprowadzaniu inwentaryzacji składników majątkowych przestrzegać postanowień obowiązującej w jednostce instrukcji inwentaryzacyjnej.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art.9 ust.3 ustawy z dnia
7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Wójta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że zgodnie z art.9 ust.4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby.
Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa wyżej ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
Przewodniczący
Rady Gminy w Sulmierzycach
Przewodniczący
Komisji Rewizyjnej
Rady Gminy w Sulmierzycach
aa.
(i) Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
Wystąpienie pokontrolne podpisała Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi dr Jadwiga Chwiałkowska. Projekt wystąpienia sprawdził Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
Łódź, dnia 16 lutego 2004 roku.
Pan
ZDZISŁAW OSIŃSKI
Wójt Gminy Sulmierzyce
WK-0915/11/2004
Działając na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz. 577 z późn. zm.) informuję, że kompleksowa kontrola gospodarki finansowej i zamówień publicznych przeprowadzona w Gminie Sulmierzyce wykazała następujące nieprawidłowości:
W zakresie spraw organizacyjnych
Obowiązujący Statut Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sulmierzycach wprowadzony został w życie zarządzeniem Naczelnika Gminy nr 5/90 z dnia 3 maja 1990 roku i do dnia kontroli nie był zmieniany. Statut w części zawierał uregulowania niezgodne z aktualnym stanem prawnym (m.in. - w zakresie podstawy prawnej działania Ośrodka, podległości pracowników, zakresu działania oraz nadzoru nad Ośrodkiem).
W zakresie wyboru banku wykonującego obsługę bankową jednostki
Rada Gminy w Sulmierzycach uchwałą nr XXIII/104/93 z dnia 22 kwietnia 1993 roku wskazała do prowadzenia obsługi bankowej Gminy, Bank Spółdzielczy w Sulmierzycach. W wyniku połączenia się z dniem 1 lipca 1999 roku Banku Spółdzielczego w Sulmierzycach z Bankiem Spółdzielczym w Kleszczowie utworzony został Bank Spółdzielczy w Kleszczowie z siedzibą w Sulmierzycach. Po wyżej wymienionej dacie Rada Gminy w Sulmierzycach nie podjęła uchwały w sprawie wyboru banku na prowadzenie obsługi bankowej Gminy Sulmierzyce. Wójt Gminy Sulmierzyce zawarł w dniu 6 czerwca 2002 roku umowę z Bankiem Spółdzielczym w Kleszczowie z siedzibą w Sulmierzycach dotyczącą prowadzenia rachunku bankowego, zmienioną następnie w 2003 roku (brak daty podpisania aneksu, aneks wszedł w życie z dniem 1 lipca 2003 roku). Powyższym działaniem Wójt Gminy naruszył unormowania zawarte w art.134 ust.1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz.148 z późn. zm.), stosownie do którego bankową obsługę budżetu jednostki samorządu terytorialnego wykonuje bank wybrany przez organ stanowiący jednostki, w trybie określonym w przepisach ustawy o zamówieniach publicznych. Zawarcie umowy w dniu 6 czerwca 2002 roku nastąpiło z pominięciem procedur określonych w ustawie z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz.664 z późn. zm.).
Według ustaleń kontrolujących opłaty i prowizje za obsługę bankową Gminy Sulmierzyce w latach 2001 - 2003 wynosiły:
- w roku 2001 - 16.114,96 zł,
- w roku 2002 - 19.234,65 zł,
- w roku 2003 do dnia 31 października 2003 roku - 13.878,39 zł.
Wskazać należy, że w związku z wyborem banku do obsługi bankowej budżetu - organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego powinien podjąć rozstrzygnięcia, co do wszystkich istotnych kwestii mających wpływ na ten wybór, co obejmuje, w szczególności - określenie trybu postępowania, istotnych warunków zamówienia, kryteriów wyboru. Postępowanie kończy uchwała w sprawie wyboru banku, podjęta na podstawie art.134 ust.1 ustawy o finansach publicznych.
W zakresie zaciągania pożyczek na sfinansowanie wydatków nie znajdujących pokrycia w planowanych dochodach.
Kontrolujące stwierdziły przypadki ustalenia jako formy zabezpieczenia zaciągniętych, w latach 2001-2002, pożyczek z Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi, nieodwołalnego pełnomocnictwa do dysponowania rachunkiem bankowym Gminy (np. umowa Nr 19/OW/P/2001 z dnia 24 kwietnia 2001 roku dotycząca pożyczki w kwocie 200.000 zł na dofinansowanie zadania - budowa kanalizacji sanitarnej w miejscowości Sulmierzyce - I etap; umowa Nr 20/OW/P/2001 z dnia 24 kwietnia 2001 roku dotycząca pożyczki w kwocie 400.000 zł na dofinansowanie zadania - budowa mechaniczno-biologicznej oczyszczalni ścieków typu - ECOLO-CHIEF w miejscowości Sulmierzyce, umowa Nr 47/OW/P/2002 z dnia 12 lipca 2002 roku dotycząca pożyczki w kwocie 355.200 zł na dofinansowanie zadania - budowa kanalizacji sanitarnej w Sulmierzycach - II etap).
Zarząd Gminy udzielając zabezpieczenia w formie pełnomocnictwa do dysponowania rachunkiem bankowym Gminy naruszył art.92 w zw. z art.129 ust.1 ustawy o finansach publicznych oraz art.30 i 46 ust.1 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz.1591 z późn. zm.). Z powołanych przepisów wynikało, że dysponentem środków publicznych na rachunku bankowym jednostki samorządu terytorialnego mógł być wyłącznie organ wykonawczy tej jednostki, wykonujący określone w uchwale budżetowej zadania, przy zachowaniu zasad wykonywania budżetu wynikających z art.92 ustawy o finansach publicznych.
W zakresie unormowań wewnętrznych
Zakładowe plany kont, obowiązujące w latach 2001-2003, wprowadzone w życie:
- zarządzeniem wewnętrznym Wójta Gminy nr 1/97 z dnia 6 stycznia 1997 roku (obowiązywało do dnia 30 marca 2003 roku),
- zarządzeniem wewnętrznym Wójta Gminy nr 12/2003 z dnia 31 marca 2003 roku (obowiązywało do dnia 21 grudnia 2003 roku)zawierały jedynie wykazy kont księgi głównej oraz wskazywały rodzaj urządzenia księgowego prowadzonego w Urzędzie Gminy Sulmierzyce do danego konta - konta syntetycznego i analitycznego.
Wskazane powyżej zakładowe plany kont nie zawierały, m.in., zasad klasyfikacji zdarzeń (operacji gospodarczych), co stanowiło jeden z obligatoryjnych elementów zakładowego planu kont, stosownie do wymogów wynikających z art.10 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U., nr 76, poz. 694 z późn. zm.). W toku kontroli RIO w Łodzi, zarządzeniem Wójta Gminy nr 39/2003 z dnia 22 grudnia 2003 roku ustalony został nowy zakładowy plan kont, opracowany dla budżetu gminy i jednostek budżetowych. W nowo obowiązującym zakładowym planie kont określono:
- zasady prowadzenia rachunkowości,
- zakładowy plan kont dla budżetu gminy,
- zakładowy plan kont dla jednostek budżetowych.
Opracowując zakładowy plan kont podano numer konta, nazwę konta oraz wyszczególniono konta ewidencji analitycznej z przyjętymi zasadami klasyfikacji budżetowej zdarzeń, pomijając jednakże zasady powiązania kont ksiąg pomocniczych z kontami księgi głównej, co było wymagane przez art.10 ust.1 pkt 3 lit. „a” ustawy o rachunkowości. Zgodnie ze wskazanym wyżej przepisem, z zakładowego planu kont powinno wyraźnie wynikać powiązanie kont księgi głównej z kontami pomocniczymi, przynajmniej poprzez wskazanie kont, na których operacja gospodarcza powinna być zaewidencjonowana.
W zakresie ewidencji księgowej
1. Nie wszystkie objęte kontrolą dokumenty spełniały wymogi dowodu księgowego określone w art.21 ust.1 ustawy o rachunkowości (np. pismo GOPS Wola Krzysztoporska nr GOPS 8130/133/02 z dnia 26 listopada 2002 roku, zapłacono poleceniem przelewu w dniu 29 listopada 2002 roku- poz. ks.934).
2. W dzienniku obrotów należności nieprzypisanych, w zakresie podatku od środków transportowych - osoby fizyczne, nie przypisywano w rubryce "przypis" kwot należnych po wydaniu decyzji określających wysokość należności nieprzypisanych.
W zakresie realizacji dochodów z tytułu podatków i opłat
1. Kontrolujące stwierdziły brak działań organu podatkowego, co do egzekwowania obowiązku terminowego składania deklaracji w zakresie podatku od nieruchomości przez podatników - osoby prawne.
2. Wydane w latach 2001-2002, w podatku od nieruchomości od osób fizycznych, decyzje administracyjne dotyczące umorzenia zaległości podatkowej nie zawierały uzasadnienia faktycznego i prawnego, co stanowiło naruszenie art.210 § 1 pkt 6 w zw. z art.210 § 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (Dz. U. nr 137, poz.926 z późn. zm.). Zgodnie z powołanymi przepisami, uzasadnienie faktyczne decyzji zawiera w szczególności wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, którym dał wiarę, oraz przyczyn, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności, uzasadnienie prawne zaś zawiera wyjaśnienie podstawy prawnej decyzji z przytoczeniem przepisów prawa. Stosownie do zapisu postanowień art. 210 § 5 ww. ustawy, organ podatkowy może odstąpić od uzasadnienia decyzji, gdy uwzględnia ona w całości żądanie strony, nie dotyczy to jednak decyzji wydawanych na skutek odwołania, bądź na podstawie której przyznano ulgę w zapłacie podatku.
3. Objęte kontrolą decyzje dotyczące umorzenia zaległości podatkowych w zakresie podatku rolnego od osób fizycznych nr 3118/8/2002 z dnia 19 grudnia 2002 roku i nr 3113/9/2002 z dnia 31 grudnia 2002 roku nie wskazywały kwoty umorzonych odsetek za zwłokę. Stosownie do unormowań zawartych w art.67 § 2 ustawy Ordynacja podatkowa - umorzenie zaległości podatkowej powoduje również umorzenie odsetek za zwłokę w całości lub w takiej części, w jakiej została umorzona zaległość podatkowa.
4. Organ podatkowy decyzją nr 3113/U/1/2002 z dnia 8 lutego 2002 roku przyznał ulgę inwestycyjną w zakresie podatku rolnego, w kwocie 10.698,20 zł, z tytułu budowy budynku inwentarskiego. Decyzję w sprawie przyznania ulgi wydano na wniosek podatnika, na podstawie art.13 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity z 1993 r., Dz. U. nr 94, poz.431 z późn. zm.). Od wniosku w sprawie udzielenia ulgi inwestycyjnej podatnik wniósł opłatę skarbową w znakach w wysokości 5 zł, natomiast nie wniósł stosownej opłaty skarbowej w wysokości 18 zł od 36 załączników do wniosku, tj. rachunków i faktur VAT, stosownie do przepisów ustawy z dnia 9 września 2000 roku o opłacie skarbowej (Dz. U. nr 86, poz. 1176 z późn. zm.).
W zakresie dochodów z majątku
Przy przeprowadzaniu przetargów ustnych nieograniczonych na sprzedaż działek nr 1289/7 oraz nr 1289/6, wysokość postąpienia określona została poniżej 1% ceny wywoławczej, co stanowiło naruszenie § 13 pkt 4 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 roku w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy (Dz. U. nr 9, poz. 30 z późn. zm.) Z §13 ust 4 rozporządzenia wynikało, że kwota postąpienia nie mogła wynosić mniej niż 1% ceny wywoławczej z zaokrągleniem w górę do pełnych dziesiątek złotych.
W zakresie pozostałych dochodów
1. Dla utworzonego środka specjalnego - opłaty za zajęcie pasa drogowego, Urząd Gminy w Sulmierzycach w latach 2001-2002, nie prowadził oddzielnego rachunku bankowego. Wpływy do budżetu z ww. tytułu były przekazywane na rachunek bankowy - "inne rachunki bankowe", a obroty wyodrębniono analitycznie. Na koniec roku budżetowego opłaty za zajęcie pasa drogowego księgowano po stronie Ma konta 240 - pozostałe rozrachunki.
2. W objętych kontrolą decyzjach nr 5548/1/2001 z dnia 21 maja 2001 roku (wniosek z dnia 16 maja 2001 roku), nr 5548/1/2002 z dnia 18 października 2002 roku (wniosek z dnia 18 października 2002 roku) zezwolenia na zajęcie pasa drogowego zostały wydane w terminie krótszym niż 3 miesiące od daty złożenia wniosku, o którym mowa w § 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 24 stycznia 1986 roku w sprawie wykonywania niektórych przepisów ustawy o drogach publicznych (Dz. U. nr 6, poz.33 z późn. zm.). Zgodnie z powołanym przepisem wniosek w sprawie zezwolenia na zajęcie odcinka pasa drogowego należało złożyć zarządowi drogi z co najmniej 3 - miesięcznym wyprzedzeniem.
W zakresie wydatków związanych z realizacją Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych
1. Stwierdzono nieprzestrzeganie art.41 ust.4 ustawy z dnia 26 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 147, poz. 1231 z późn. zm.), zgodnie z którym w skład gminnych komisji rozwiązywania problemów alkoholowych powinny wchodzić osoby przeszkolone w zakresie profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych. Ustalono, że tylko jedna osoba spośród członków Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, działającej w latach 2001-2002, została przeszkolona w zakresie profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych.
2. Brak było określenia jasnych zasad wynagradzania członków Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych. W obowiązujących, w okresie objętym kontrolą, uregulowaniach dotyczących wynagradzania członków GKRPA (uchwała nr XXIX/112/98 Rady Gminy z dnia 21 kwietnia 1998 roku, uchwała nr VI/41/99 Rady Gminy z dnia 30 kwietnia 1999 roku, uchwała nr XI/72/2000 Rady Gminy z dnia 3 marca 2000 roku, uchwała nr XXXIII/138/2002 Rady Gminy z dnia 4 marca 2002 roku) ustalono, że wynagrodzenie w formie diety za udział w pracach komisji przysługuje w pełnej wysokości, niezależnie od czasu trwania posiedzenia oraz, że w przypadku, gdy osoba uprawniona do otrzymania wynagrodzenia uczestniczy w więcej niż w jednym posiedzeniu w tym samym dniu otrzymuje tylko jedno wynagrodzenie. We wskazanych uchwałach Rady Gminy Sulmierzyce nie określono jasno, co rozumie się pod pojęciem „prac komisji”, tj. czy chodzi wyłącznie o posiedzenia komisji, czy również o inne czynności wykonywane przez członków GKRPA. Kontrolujący ustalili, że w okresie objętym kontrolą, oprócz wynagrodzeń wypłacanych za posiedzenia GKRPA, na rzecz członków GKRPA wypłacano również diety za tzw. posiedzenia wyjazdowe, polegające na kontroli punktów sprzedaży napojów alkoholowych oraz nadzorowaniu przebiegu lokalnej imprezy o charakterze antyalkoholowym.
3. Kontrolujący stwierdzili wydatkowanie środków na realizację zadań nie ujętych w gminnych programach profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych, określonych w uchwałach Rady Gminy nr XVIII/110/2001 z dnia 21 marca 2001 roku oraz nr XXIII/138/2002 z dnia 4 marca 2002 roku. W 2001 roku ze środków budżetu Gminy dofinansowano II Powiatowy Festyn Integracyjny kwotą 1.000 zł, którą przekazano na konto Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie. Odzwierciedlenia w Gminnym Programie Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych nie znajdowały także wydatki poniesione na podstawie umów dotyczących udostępniania młodzieży sali gimnastycznej przy Szkole Podstawowej w Bogumiłowicach oraz utrzymania w tej sali porządku. W 2001 roku wydatkowano na ten cel kwotę 2.500 zł, natomiast w 2002 roku kwotę 3.000 zł.
4. Stwierdzono przypadki składania oświadczeń woli z naruszeniem art.46 ust.1 ustawy o samorządzie gminnym. W dniach 2 stycznia 2001 roku, 5 listopada 2001 roku oraz 1 października 2002 roku zawarte zostały umowy dotyczące udostępniania młodzieży sali gimnastycznej przy Szkole Podstawowej w Bogumiłowicach oraz utrzymania porządku w tej sali, w których to umowach, jako osoba składająca oświadczenie woli w imieniu Gminy występowała Gminna Komisja Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, reprezentowana przez Przewodniczącego Komisji oraz jego Zastępcę.
W zakresie wydatków związanych z realizacją zadań z zakresu ochrony przeciwpożarowej
W toku kontroli stwierdzono, że ze środków zaplanowanych w budżecie Gminy Sulmierzyce na ochronę przeciwpożarową ponoszone były wydatki nie mieszczące się w granicach wyznaczonych przez art. 28 i art. 32 ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 roku o ochronie przeciwpożarowej (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 147, poz. 1229 z późn. zm.). Wydatki te dotyczyły:
- wypłaty wynagrodzenia za prowadzenie orkiestry dętej przy Zarządzie Gminnym Związku Ochotniczych Straży Pożarnych w Sulmierzycach oraz zakupu sprzętu muzycznego i części do tego sprzętu dla wskazanej orkiestry (17.767,50 zł w 2001 roku oraz 13.967 zł w 2002 roku),
- organizacji wycieczek dla członków orkiestry dętej przez Zarządzie Gminnym Związku Ochotniczych Straży Pożarnych w Sulmierzycach (866,70 zł w 2001 roku oraz 2.983,35 zł w 2002 roku),
- zakupu artykułów żywnościowych (np. zakup mięsa i artykułów wędliniarskich na Zjazd Gminny OSP na kwotę 781,07 zł, zakup słodyczy i szampana na Święto Strażaka na kwotę 100 zł, zakup napoi i słodyczy na zawody sportowo-pożarnicze na kwotę 125,60 zł).
W zakresie wydatków osobowych
1. Nie przestrzegano przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 61, poz.707 z późn. zm.), z uwagi na przyznanie Wójtowi Gminy, w okresie od dnia 1 stycznia 2001 roku do dnia 26 października 2002 roku, wynagrodzenia zasadniczego wyższego niż przewidywały przepisy powołanego rozporządzenia. Wójtowi Gminy przyznano wynagrodzenia zasadnicze w wysokości 4.280 zł w XX kategorii zaszeregowania, podczas gdy maksymalne wynagrodzenia w XX kategorii zaszeregowania wynosiło 4.200 zł (według tabeli miesięcznych stawek wynagrodzenia zasadniczego, stanowiącej załącznik nr 1 do ww. rozporządzenia). Bezpodstawnie wypłacone wynagrodzenie, w kwocie netto 1.733,42 zł, zostało zwrócone do budżetu Gminy przez Wójta Gminy - Pana Zdzisława Osińskiego, w toku kontroli RIO w Łodzi, w dniu 22 grudnia 2003 roku.
2. Kontrolujący ustalili, że w styczniu 2002 roku wypłacono Wójtowi Gminy nagrodę roczną, w oparciu o przepisy ustawy z dnia 3 marca 2000 roku o wynagradzaniu osób kierujących niektórymi podmiotami prawnymi (Dz. U. nr 26, poz. 306 z późn. zm.). Jednocześnie nie wypłacono Wójtowi dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2001 rok (kwota wypłaconej nagrody rocznej odpowiadała wysokości dodatkowego rocznego wynagrodzenia). Ustalono także, że Zarząd Gminy podjął w dniu 18 lutego 2001 roku uchwałę nr 81/2002 w sprawie szczegółowych zasad i trybu przyznawania nagrody rocznej Wójtowi i Skarbnikowi Gminy, w oparciu o art.10 ust.8 ustawy o wynagradzaniu osób kierujących niektórymi podmiotami prawnymi. W związku z powyższym należy wskazać, że przepisy powołanej ustawy nie mają zastosowania do wójta gminy, skarbnika gminy, jak również innych pracowników zatrudnionych w urzędzie gminy. Zgodnie z art.20 ust.5 ustawy z dnia 22 marca 1990 roku o pracownikach samorządowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1593 z późn. zm.) - wójtowi gminy nie przysługują nagrody, z wyjątkiem nagrody jubileuszowej. Zakaz ten nie obejmuje dodatkowego wynagrodzenia rocznego, wypłacanego na podstawie ustawy z dnia 12 grudnia 1997 roku o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz. U. nr 160, poz. 1080). Pozostali pracownicy urzędu gminy mogą otrzymać nagrody uznaniowe w oparciu o przepisy § 13 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 33, poz. 264 – obowiązuje od dnia 26 lutego 2003 roku, wcześniej § 12 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich).
3. Kontrolujący ustalili, że Kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sulmierzycach nie spełniał wymogów kwalifikacyjnych dla zajmowanego stanowiska, nie posiadał, bowiem, specjalizacji z zakresu organizacji pomocy społecznej, zgodnie z art. 51a ust.1 ustawy z dnia 29 listopada 1990 roku o pomocy społecznej (tekst jednolity z 1998 r., Dz. U. nr 64, poz.414 z późn. zm.). Obowiązek posiadania specjalizacji z z zakresu organizacji pomocy społecznej wprowadzony został z dniem 1 stycznia 2000 roku, na mocy art.1 pkt 21 ustawy z dnia 18 lutego 2000 roku o zmianie ustawy o pomocy społecznej oraz ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczenia Społecznego (Dz. U. nr 19, poz.238).
4. Stwierdzono przypadki nieprzestrzegania przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 1 czerwca 1998 roku w sprawie zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowej na terenie kraju (Dz. U. nr 69, poz.454 – obecnie nie obowiązujące), przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2001 roku w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowej na terenie kraju (Dz. U. nr 151, poz.1720 – obecnie nie obowiązujące) oraz przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na terenie kraju (Dz. U. nr 236, poz.1990), w związku z nie wskazywaniem w poleceniach wyjazdu służbowego miejsca rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej oraz rozliczania kosztów podróży za dni nie objęte poleceniem wyjazdu służbowego.
5. Stwierdzono przypadki nieprzestrzegania siedmiodniowego terminu rozliczania delegacji służbowych, określonego w § 9 pkt 14 Instrukcji w sprawie sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów, wprowadzonej zarządzeniem wewnętrznym nr 2/2000 Wójta Gminy z dnia 3 kwietnia 2000 roku.
6. Kontrolujący stwierdzili, że Wójtowi Gminy przyznany został limit kilometrów na jazdy na terenie gminy i poza gminą w wysokości 1.500 km, dotyczący samochodu będącego własnością Gminy Sulmierzyce. Zasady korzystania przez Wójta Gminy z samochodu służbowego określone zostały w uchwale Zarządu Gminy nr 5/98 z dnia 29 października 1998 roku, na mocy, której, postanowiono oddać w użytkowanie Wójtowi Gminy do celów służbowych samochód osobowy Fiat Uno, stanowiący własność gminy. W oparciu o przyznany limit kilometrów, Wójtowi wypłacano miesięcznie kwotę ryczałtu obliczoną z zastosowaniem 50% stawki za kilometr przebiegu pojazdu określonej w przepisach rozporządzenia Ministra Transportu i Gospodarki Morskiej z dnia 26 marca 1998 roku w sprawie warunków i zasad zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 41, poz. 239 – uchylone z dniem 31 grudnia 2001 roku), a następnie w przepisach rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271). Kontrolujący ustalili, że koszty paliwa ponosił Wójt Gminy, koszty napraw i badań technicznych pokrywane były z budżetu Gminy. Wskazany sposób rozliczania kosztów eksploatacja samochodu służbowego nie miał oparcia w obowiązujących przepisach prawnych. Począwszy od dnia 1 stycznia 2003 roku, zaniechano wypłaty ryczałtu na rzecz Wójta Gminy, koszty eksploatacji samochodu służbowego pokrywane są w całości z budżetu, na podstawie dziennych kart drogowych.
7. W trakcie czynności kontrolnych, kontrolującym przedłożono uchwałę nr XI/74/2000 Rady Gminy w Sulmierzycach z dnia 3 marca 2000 roku zmieniającą uchwałę nr X/68/99 Rady Gminy w Sulmierzycach z dnia 21 grudnia 1999 roku w sprawie ustalenia diet dla radnych, na mocy, której radnym przyznano dietę w wysokości 650% obowiązującej diety służbowej za udział w pracach Rady i Komisji. Przedłożona kontrolującym uchwała nr XI/74/2000 Rady Gminy z dnia 3 marca 2000 roku zmieniała § 1 ust.3 uchwały nr X/68/99, nadając mu brzmienie, zgodnie, z którym „dieta przysługuje za udział w pracy Rady, Komisji i Zarządu Gminy”. W wyniku kontroli rejestru uchwał Rady Gminy kadencji 1998-2002, stwierdzono, że pierwotny zapis dotyczący treści uchwały nr XI/74/2000 z dnia 3 marca 2000 roku został zamazany za pomocą korektora, a w jego miejsce wpisano następującą treść „zmieniająca uchwałę nr X/68/99 Rady Gminy z dnia 21 grudnia 1999 roku w sprawie diet dla radnych”. Kontrolujący ustalili, że pierwotny zapis w rejestrze dotyczył uchwały w sprawie odwołania II Zastępcy Kierownika USC. Uchwała w sprawie odwołania drugiego Zastępcy Kierownika USC znajdowała się w aktach osobowych Pani Wandy Urbaniak. Niniejszą uchwałą odwołano ze stanowiska drugiego Zastępcy Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego Panią Danutę Grzybek i powołano na to stanowisko Panią Wandę Urbaniak. Z nagłówka uchwały wynikało, że została ona podjęta na sesji Rady Gminy w dniu 3 marca 2000 roku i posiadała numer XI/74/2000.
Analiza protokołu nr XI/2000 z sesji Rady Gminy odbytej w dniu 3 marca 2000 roku wykazała, że w protokole z niniejszej sesji nie odnotowano w jakikolwiek sposób faktu podjęcia uchwały w sprawie odwołania drugiego Zastępcy Kierownika USC. W porządku obrad w punkcie 7 znalazł się zapis dotyczący podjęcia uchwały w sprawie zmiany uchwały Rady Gminy nr X/68/99 z dnia 21 grudnia 1999 roku w sprawie ustalenia diet dla radnych. Z punktu 7 (strona 5 protokołu) wynikało, że w sprawie zmiany uchwały w sprawie diet dla radnych zabrał głos Wójt Gminy, wyjaśniając, iż zachodzi konieczność zmiany uchwały podjętej na sesji grudniowej. W uchwale nie znalazł się, bowiem, zapis mówiący o tym, że diety należą się za posiedzenie Zarządu Gminy. W związku z tym, że w tej sprawie nikt nie zabrał głosu, przewodniczący Rady poddał pod głosowanie projekt uchwały w sprawie zmiany uchwały nr X/68/99 z dnia 21 grudnia 1999 roku. Za przyjęciem projektu uchwały głosowało 18 radnych, głosów przeciwnych i wstrzymujących się nie było. Kontrolujący stwierdzili, że czcionka na stronie 5 protokołu kontroli różniła się od zastosowanych w pozostałej części protokołu. Mimo braku w treści przedmiotowego protokołu z sesji Rady wzmianki o podjęciu uchwały w sprawie odwołania Zastępcy Kierownika USC, do protokołu załączono opinię Komisji Rewizyjnej z dnia 1 marca 2000 roku, z której wynikało, że Komisja pozytywnie opiniuje propozycje Zarządu Gminy dotyczącą odwołania drugiego Zastępcy Kierownika USC.
Z wyjaśnienia złożonego przez pracownika, któremu powierzono prowadzenie rejestru uchwał oraz protokołowanie przebiegu sesji Rady Gminy wynikało, że po sesji Rady Gminy, która miała miejsce w dniu 3 marca 2002 roku nie wpisała do rejestru uchwał uchwały nr XI/74/2000 zmieniającej uchwałę nr X/68/1999 w sprawie ustalenia diet dla radnych. W trakcie kontroli RIO w Łodzi zauważyła swój błąd i wymazała z rejestru uchwał uchwałę nr XI/74/2000 w sprawie odwołania drugiego Zastępcy Kierownika USC uznając, że uchwała w sprawie ustalenia diet dla radnych ze względu na przedmiot regulacji jest ważniejsza.
W związku z wątpliwościami dotyczącymi okoliczności, która z uchwał oznaczonych numerem XI/74/2000 została faktycznie podjęta na sesji w dniu 3 marca 2000 roku kontrolujący przeprowadzili rozmowy, dokumentując je notatkami służbowymi, z następującymi osobami:
- Panią Wandą Urbaniak - zajmującą stanowisko drugiego Zastępcy Kierownika USC,
- Panem Marianem Musiałem - pełniącym funkcję Przewodniczącego Rady Gminy Sulmierzyce poprzedniej kadencji, będącym radnym obecnej kadencji,
- Panem Sławomirem Pazera - będącym członkiem Komisji Rewizyjnej poprzedniej kadencji Rady, pełniącym funkcję Przewodniczącego Komisji Rewizyjnej w obecnej Radzie. Pani Wanda Urbaniak oświadczyła, że znana jest jej treść uchwały nr XI/74/2000 z dnia 3 marca 2000 roku w sprawie odwołanie drugiego Zastępcy Kierownika USC, a o powołaniu jej na to stanowisko powiadomiona została przez Wójta Gminy bezpośrednio po zakończeniu sesji w dniu 3 marca 2000 roku. Pan Marian Musiał i Pan Sławomir Pazera oświadczyli, że znana jest im treść uchwał XI/74/2000 w sprawie ustalenia diet dla radnych i odwołanie drugiego Zastępcy Kierownika USC. Pan Musiał stwierdził, że uchwała dotycząca ustalenia diet dla radnych została podjęta na sesji w dniu 3 marca 2000 roku, ale nie potrafił wyjaśnić - dlaczego dwie uchwały dotyczące zupełnie innych spraw oznaczono tym samym numerem. Oświadczył również, że nie konfrontował uchwał podjętych na sesji w dniu 3 marca 2000 roku z porządkiem obrad. Pan Pazera oświadczył ponadto, że z inicjatywą uzupełnienia wcześniej podjętej uchwały w sprawie ustalenia diet dla radnych (nr X/68/99) o zapis dotyczący przyznania diet dla radnych będących członkami Zarządu za pracę w Zarządzie, wystąpił jeden z radnych po zapoznaniu się z protokołem z poprzedniej sesji, jednakże nie potrafił określić, który to był radny. Pan Pazera nie był przekonany czy obie uchwały oznaczone numerem XI/74/2000 zostały podjęte na sesji w dniu 3 marca 2000 roku, nie potrafił wyjaśnić również faktu wystąpienia dwóch uchwał oznaczonych tym samym numerem.
Z rejestru uchwał kadencji 1998-2002 Rady Gminy wynikało, że na sesji odbytej w dniu 3 marca 2000 roku podjęto również uchwałę nr XI/81/2000 w sprawie określenia inkasenta opłaty targowej i ustalenia jego wynagrodzenia oraz uchwałę nr XI/82/2000 zmieniającą uchwałę nr X/61/99 z dnia 21 grudnia 1999 roku w sprawie ustalenia stawek podatku od nieruchomości na 2000 rok. Analiza protokołu nr XI/2000 z dnia z dnia 3 marca 2000 roku wykazała, że niniejsze uchwały nie stanowiły załączników do protokołu, a ponadto w treści protokołu brak było adnotacji dotyczącej ich podjęcia na tej sesji.
Z wyjaśnienia złożonego w przedmiotowej sprawie przez pracownika zajmującego się obsługą pracy Rady Gminy wynikało, że podjęcia uchwał nr XI/81/2000 oraz nr XI/82/2000 pomyłkowo nie odnotowała w rejestrze uchwał i nie dołączyła do protokołu z sesji. Pani Małgorzata Osińska oświadczyła również, że pomyłkowo nadała dwóm różnym uchwałom ten sam numer, tj. uchwale w sprawie odwołania drugiego Zastępcy Kierownika USC oraz uchwale w sprawie ustalenia diet dla radnych zmieniającej uchwałę nr X/68/99 z dnia 21 grudnia 1999 roku.
W związku z pismem Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi z dnia 23 grudnia 2003 roku, znak WK-0918/59/2003, Łódzki Urząd Wojewódzki w Łodzi, Delegatura w Sieradzu, przesłał kserokopie uchwał Rady Gminy w Sulmierzycach podjęte na sesji w dniu 3 marca
2000 roku wraz z pismami przewodnimi, jakie wpłynęły do Delegatury w Sieradzu w dniu 12 marca 2000 roku. Przesłano łącznie 12 uchwał z sesji od numeru 71-82, dotyczących:
- gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych na 2000 rok – uchwała na XI/71/2000,
- zmiany uchwały nr VI/41/99 Rady Gminy z dnia 30.04.1999 roku w sprawie powołania Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych – uchwała nr XI/72/2000,
- powołania Rady Społecznej Samodzielnego Publicznego Ośrodka Zdrowia w Sulmierzycach – nr XI/73/2000,
- odwołania drugiego Zastępcy Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego – uchwała nr XI/74/2000,
- sprzedaży nieruchomości stanowiących własność gminy – uchwała nr XI/75/2000,
- sprzedaży nieruchomości stanowiących własność gminy – uchwała nr XI/76/2000,
- sprzedaży nieruchomości stanowiących własność gminy – uchwała nr XI/77/2000,
- przejęcia na własność gminy nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa – uchwała nr XI/78/2000,
- przejęcia na własność gminy nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa – uchwała nr XI/79/2000,
- przejęcia na własność gminy nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa – uchwała nr XI/80/2000,
- określenia inkasenta opłaty targowej i ustalenia jego wynagrodzenia – uchwała nr XI/81/2000,
- zmiany uchwały nr X/61/99 Rady Gminy z dnia 21.12.1999 r.w sprawie ustalenia stawek podatku od nieruchomości – uchwała nr XI/82/2000.
Powyższe świadczy o tym, że uchwała nr XI/74/2000 Rady Gminy z dnia 3 marca 2000 roku w sprawie zmiany uchwały nr X/68/99 Rady Gminy w Sulmierzycach w sprawie ustalenia diet dla radnych, na mocy której ustalono, że radnym przysługują również diety za udział w pracach Zarządu Gminy, nie została przekazana do Delegatury w Sieradzu Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi.
W świetle powyższych ustaleń istnieją uzasadnione wątpliwości, czy uchwała nr XI/74/2000 Rady Gminy z dnia 3 marca 2000 roku zmieniająca uchwałę nr X/68/99 Rady Gminy w Sulmierzycach w sprawie ustalenia diet dla radnych, została faktycznie podjęta przez Radę Gminy w Sulmierzycach na przedmiotowej sesji.
Niezależnie od powyższego w przedstawionej kontrolującym dokumentacji znajdowały się dwa oryginalne egzemplarze uchwały nr X/68/99 Rady Gminy z dnia 21 grudnia 1999 roku w sprawie ustalenia diet dla radnych (tj. uchwały, której dotyczyła przedłożona kontrolującym uchwała nr XI/74/2000), różniące się od siebie treścią.
W jednej z uchwał w § 1 ust. 3 zapisano, że dieta przysługuje za udział w pracy Rady i Komisji; w drugiej - w § 1 ust. 3 - znajdował się zapis, że dieta przysługuje za udział w pracach Rady, Komisji i Zarządu.
Uchwała przedłożona do kontroli inspektorów RIO w Łodzi w pierwszej kolejności nie zawierała zapisu dotyczącego przyznania diet radnym również za udział w pracach Zarządu, natomiast uchwała oznaczona tym samym numerem dostarczona kontrolującym w dniu 22 grudnia 2003 roku, łącznie z protokołem z sesji i stanowiąca jego załącznik, zawierała także postanowienie dotyczące prawa radnych do diety za udział w pracach Zarządu.
W związku z wystąpieniem istotnych rozbieżności w treści przedmiotowej uchwały, wyjaśnienie w niniejszej sprawie złożyli Wójt Gminy – Pan Zdzisław Osiński oraz Sekretarz Gminy – Pani Małgorzata Musiał. Z wyjaśnień wynikało, że w dniu 24 grudnia 2003 roku Wójt Gminy, przy udziale Sekretarza Gminy, przeprowadził rozmowę z pracownikiem obsługującym pracę Rady Gminy - Panią Małgorzatą Osińską, mającą na celu wyjaśnienie kwestii istnienia dwóch uchwał nr X/68/99 z dnia 21 grudnia 1999 roku dotyczących ustalenia diet dla radnych.
W rozmowie z Wójtem i Sekretarzem, Pani Małgorzata Osińska wyjaśniła, że otrzymawszy od inspektorów RIO w Łodzi polecenie dostarczenia protokołu z sesji Rady Gminy w Sulmierzycach, odbytej w dniu 21 grudnia 1999 roku przejrzała jego zawartość i zauważyła, że brak w nim było załącznika do protokołu w postaci uchwały Nr X/68/99 w sprawie ustalenia diet dla radnych. W związku z powyższym postanowiła uzupełnić brakującą uchwałę. W pośpiechu przygotowała uchwałę i spisała jej treść z wcześniej podjętej uchwały w tej sprawie, z 1998 roku. W napisanej przez siebie uchwale w ust.3 dodała po wyrazie „Komisji” wyraz „i Zarządu”. Korzystając z obecności w tym dniu w Urzędzie Gminy byłego Przewodniczącego Rady Gminy poprosiła go o podpisanie uchwały, tłumacząc to brakiem uchwały przy protokole. Po podpisaniu uchwały przez Przewodniczącego Rady jeden egzemplarz uchwały przekazała na stanowisko księgowości. Następnie dostarczyła uzupełnioną uchwałę kontrolującym nie pamiętając, że uchwałę nr X/68/99 przekazała wcześniej inspektorom kontroli wraz z innymi uchwałami ustalającymi zasady wypłaty diet dla radnych. Pracownica stwierdziła także, że uchwałami podjętymi przez Radę Gminy były: uchwała nr X/68/99 z dnia 21 grudnia 1999 ustalająca diety dla radnych za udział w pracach Rady i Komisji oraz uchwała nr XI/74/99 z dnia 3 marca 2000 wprowadzająca zmianę w uchwale nr X/68/99 o brzmieniu: „ust.3” – dieta przysługuje za udział w pracach Rady, Komisji i Zarządu Gminy”. Z wyjaśnienia wynikało również, że po odbytej sesji, w dniu 3 marca 2000 roku, do rejestru uchwał Pani Osińska nie wpisała uchwały nr XI/74/2000; pod tym numerem w rejestr wpisała uchwałę o odwołaniu zastępcy kierownika USC. W trakcie kontroli RIO, zauważyła ten błąd i doszła do wniosku, że ze względu na przedmiot regulacji, uchwała o dietach jest ważniejsza niż uchwała o odwołaniu zastępcy kierownika USC. W związku z powyższym zamalowała korektorem uchwałę o odwołaniu zastępcy kierownika USC, a w jej miejsce wpisała uchwałę o dietach dla radnych - członków Zarządu. Niniejsze Pani Osińska potwierdziła w wyjaśnieniu złożonym kontrolującym w dniu 29 grudnia 2003 roku.
W związku z powyższymi ustaleniami, w celu wyjaśnienia wątpliwości dotyczących autentyczności uchwał, kontrolujący działając na mocy przepisu art.8 ust.1 pkt 6 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych zabezpieczyli w dniu 30 grudnia 2003 roku oryginały następujących dokumentów:
- protokół z sesji z dnia 25 listopada 1998 roku wraz z załącznikami, zawierający 26 ponumerowanych stron,
- protokół nr X/99 z sesji Rady Gminy w Sulmierzycach, odbytej w dniu 21 grudnia 1999 roku wraz z załącznikami, zawierający 30 ponumerowanych stron,
- protokół nr XI/2000 z sesji Rady Gminy odbytej w dniu 3 marca 2000 roku wraz z załącznikami, zawierający 41 ponumerowanych stron,
- rejestr uchwał Rady Gminy kadencji 1998-2002 oraz rejestr zarządzeń kierownika jednostki wydanych w latach 1999-2001, zawierający 72 ponumerowane strony,
- uchwałę nr XI/74/2000 Rady Gminy z dnia 3 marca 2000 roku
w sprawie odwołania drugiego Zastępy Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego,
- uchwałę nr X/68/99 Rady Gminy z dnia 21 grudnia 1999 roku w sprawie ustalenia diet dla radnych,
- uchwałę nr XI/81/2000 Rady Gminy z dnia 3 marca 2000 roku w sprawie określenia inkasenta opłaty targowej i ustalenia jego wynagrodzenia,
- uchwałę nr XI/82/2000 Rady Gminy z dnia 3 marca 2000 roku zmieniającą uchwałę Nr X/61/99 Rady Gminy z dnia 21.12.1999 r.w sprawie ustalenia stawek podatku od nieruchomości na 2000 rok.
Dokumenty zabezpieczone przez inspektorów kontroli RIO w Łodzi zostaną przekazane właściwej Prokuraturze w związku z podejrzeniem popełnienia przestępstwa polegającego na sfałszowaniu dokumentów (uchwał).
8. Uchwałą nr X/68/99 Rady Gminy z dnia 21 grudnia 1999 roku w sprawie ustalenia diet dla radnych, Rada Gminy Sulmierzyce ustaliła miesięczną dietę dla Przewodniczącego Rady w wysokości 650% obowiązującej diety służbowej. W okresie od stycznia 2001 roku do marca 2002 roku Przewodniczącemu Rady wypłacano miesięczną dietę w wysokości 1.040 zł. Od kwietnia 2002 roku, w związku ze wzrostem wysokości diety przysługującej pracownikom z tytułu podróży służbowej do 19 zł, miesięczna dieta wypłacana Przewodniczącemu Rady wynosiła do 1.235 zł.
Wypłacanie zryczałtowanej miesięcznej diety dla Przewodniczącego Rady Gminy w wysokości 1.235 zł stanowiło naruszenie przepisów określających górną granicę przysługujących radnemu w ciągu miesiąca diet. Zgodnie z art.25 ust.6 ustawy o samorządzie gminnym, wysokość diet przysługujących radnemu nie może przekroczyć w ciągu miesiąca łącznie półtorakrotności kwoty bazowej określonej w ustawie budżetowej dla osób zajmujących kierownicze stanowiska państwowe na podstawie przepisów ustawy z dnia 23 grudnia 1999 roku o kształtowaniu wynagrodzeń w państwowej sferze budżetowej oraz o zmianie niektórych ustaw. W oparciu o delegację zawartą w art.25 ust 7 ustawy o samorządzie gminnym, Rada Ministrów określiła maksymalną wysokość diet przysługujących radnemu w ciągu miesiąca z uwzględnieniem liczby mieszkańców gminy. Zgodnie z § 3 pkt 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 roku w sprawie maksymalnej wysokości diet przysługujących radnemu gminy (Dz. U. nr 61, poz.710) maksymalna wysokość diet przysługujących radnemu w gminach poniżej 15.000 mieszkańców (jak w przypadku Gminy Sulmierzyce) wynosi 50% maksymalnej dopuszczalnej wysokości diety określonej w art.25 ust.6 ustawy o samorządzie gminnym. Maksymalna wysokość diet przysługujących w ciągu miesiąca radnemu, zgodnie z art.25 ust.6 ustawy o samorządzie gminnym, wynosiła w 2002 roku 2.405,34 zł. W gminach poniżej 15.000 mieszkańców, radnemu przysługiwała maksymalnie w ciągu miesiąca dieta w wysokości 1.202,67 zł. Łączna kwota nienależnie wypłaconych diet w okresie od kwietnia 2002 roku do września 2002 roku wynosiła 193,98 zł.
9. Kontrolujący stwierdzili, że Przewodniczącemu Rady Gminy wypłacano, w okresie objętym kontrolą, miesięczny ryczałt z tytułu przyznanego limitu kilometrów (100 km) na jazdy lokalne samochodem własnym, co było niezgodne z art. 25 ust.4 ustawy o samorządzie gminnym oraz z przepisami rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 lipca 2000 roku w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych gminy (Dz. U. nr 66 poz. 800). Zarówno przepisy ustawy o samorządzie gminnym jak i przepisy ww. rozporządzenia określiły, że radnemu przysługuje zwrot kosztów faktycznie poniesionych w związku z odbywaniem podróży służbowych. Z chwilą wejścia w życie przepisów wskazanego rozporządzenia kwota ryczałtu nie powinna być już wypłacana.
Miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne samochodem własnym przyznany został Przewodniczącemu Rady na podstawie uchwały Rady Gminy Sulmierzyce nr II/13/98 z dnia 25 listopada 1998 roku oraz umowy zawartej w tym samym dniu. Niniejsza umowa zawarta została pomiędzy Radą Gminy w Sulmierzycach, reprezentowaną przez Zastępcę Przewodniczącego Rady Gminy oraz Przewodniczącego Komisji Rewizyjnej (zwanych pracodawcami) a Przewodniczącym Rady Gminy (zwanym pracownikiem). Zgodnie z zawartą umową samochód będący własnością Przewodniczącego Rady wykorzystywany miał być do jazd lokalnych w granicach administracyjnych Gminy Sulmierzyce oraz podróży służbowych (jazdy zamiejscowe). Przyznany limit wynosił 100 kilometrów, a zwrot kosztów za jazdy lokalne następować miał w formie miesięcznego ryczałtu. Kontrolujący ustalili, że podstawą podjęcia uchwały nr II/13/98 z dnia 25 listopada 1998 roku były przepisy rozporządzenia Ministra Transportu i Gospodarki Morskiej z dnia 26 marca 1998 roku w sprawie warunków i zasad zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy, które miały zastosowanie wyłącznie w relacji pracodawca - pracownik, a nie dotyczyły radnych jednostek samorządu terytorialnego. Tytułem ryczałtu samochodowego Przewodniczącemu wypłacono 850,12 zł w 2001 roku oraz 704,61 zł w 2002 roku.
9. Stwierdzono, że do obliczenia ww. miesięcznego ryczałtu dla Przewodniczącego Rady Gminy stosowano maksymalną stawkę za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określoną dla samochodów osobowych o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3, tymczasem samochód osobowy będący własnością Przewodniczącego Rady Gminy, (Wyłączenie) ( i ) , posiadał silnik o pojemności 796 cm3.
W zakresie inwentaryzacji składników majątkowych
Stwierdzone przez kontrolujących uchybienia w zakresie przeprowadzenia inwentaryzacji w Urzędzie Gminy w Sulmierzycach związane były z naruszeniem postanowień instrukcji inwentaryzacyjnej, a w szczególności:
- § 2 pkt 3 instrukcji, zgodnie, z którym zespoły spisowe ustala Wójt Gminy na wniosek Skarbnika w zależności od potrzeb. Objęte kontrolą zarządzenia od nr 1/2002 do nr 11/2002 dotyczące przeprowadzenia inwentaryzacji w Gminie Sulmierzyce oraz powołujące zarówno zespoły spisowe podpisane zostały przez Sekretarz Gminy Panią Małgorzatę Musiał, nie posiadającą pełnomocnictwa do wydawania zarządzeń w tym zakresie,
- § 4 pkt 1 instrukcji - nie dokonywano spisu z natury na oddzielnych arkuszach spisowych, co dotyczyło, m.in., spisu środków trwałych i środków trwałych w użytkowaniu na arkuszach spisowych nr 13/2002 i 15/2002 oraz spisu środków trwałych w użytkowaniu i księgozbiorów na arkuszu spisowym nr 105/2002,
- § 6 pkt 1 instrukcji - brak było sprawozdania ogólnego z przeprowadzonej inwentaryzacji, sporządzonego przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej.
W zakresie realizacji inwestycji budowy sali sportowej przy Zespole Szkolno-Gimnazjalnym w Sulmierzycach – stan surowy otwarty. Przetarg nieograniczony, wartość zamówienia powyżej 30.000 EURO.
1. Stwierdzono naruszenie zasady pisemności postępowania, wynikającej z art.21 ust.2 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 z późn. zm.). Kontrolujący ustalili, że w toku postępowania do zamawiającego wpłynął faks od jednej z firm, która pobrała specyfikację istotnych warunków zamówienia, z prośbą o wyjaśnienie treści kosztorysu nakładczego. Niniejszy faks nie został potwierdzony na piśmie, a zamawiający udzielił zainteresowanemu odpowiedzi telefonicznie, po zasięgnięciu opinii inspektora nadzoru. Dodatkowo, stanowiło to naruszenie art. 36 ust.1 i ust.2 ww. ustawy, zgodnie, z którym, dostawca, wykonawca lub organizacje, o których mowa w art. 79b, mogą zwrócić się do zamawiającego o wyjaśnienie specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Zamawiający zobowiązany jest niezwłocznie udzielić wyjaśnień, chyba, że prośba o wyjaśnienie specyfikacji wpłynęła do zamawiającego na mniej niż 6 dni przed terminem otwarcia ofert. Zamawiający jednocześnie przesyła treść wyjaśnienia wszystkim dostawcom i wykonawcom, którym doręczono specyfikację istotnych warunków zamówienia, bez ujawniania źródła zapytania.
2. Zamawiający nie określił terminu, w którym oferenci zobowiązani byli do złożenia oświadczenia o pozostawaniu w stosunku zależności lub dominacji – w rozumieniu ustawy Prawo o publicznym obrocie papierami wartościowymi – z innymi uczestnikami postępowania, zamawiającym lub osobami występującymi po stronie zamawiającego, co stanowiło naruszenie art.22 ust.6 ustawy o zamówieniach publicznych.
3. W zawiadomieniu przesłanym do wybranego oferenta zamawiający nie wskazał terminu podpisania umowy o zamówienie publiczne, czym naruszył art.50 ust.4 ustawy o zamówieniach publicznych.
W zawiadomieniu przesłanym do wybranego oferenta wskazano jedynie nazwę oferenta oraz cenę wybranej oferty.
4. Zamawiający nie wykluczył z postępowania oferenta – Przedsiębiorstwa Wielobranżowego ELEX-BUD Sp. z o.o. z Głowna, pomimo, że jego oferta nie spełniała warunków określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, co stanowiło naruszenie przepisu art. 19 ust. 1 pkt 8 ustawy o zamówieniach publicznych.
5. Kontrolujący stwierdzili, że faktury wykonawcy robót przedkładane do realizacji nie były opisywane w zakresie potwierdzenia wykonania robót zgodnie z umową, przez pracownika, któremu zlecono nadzór nad realizacją zadań inwestycyjnych.
Zawiadamiając o powyższych nieprawidłowościach proszę Pana Wójta o podjęcie działań mających na celu ich usunięcie oraz zapobieżenie ich występowaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne.
1. Podjąć działania w celu opracowania statutu Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej, zgodnego z obowiązującymi przepisami prawa.
2. Bankową obsługę budżetu Gminy zlecić bankowi wybranemu przez organ stanowiący jednostki, w trybie określonym w przepisach o zamówieniach publicznych, stosownie do wymogu wynikającego z art.134 ust.1 ustawy o finansach publicznych.
3. Zaniechać w zawieranych umowach dotyczących zaciągania pożyczek lub kredytów ustalania pełnomocnictwa na rzecz pożyczkodawcy do dysponowania rachunkiem Gminy, jako formy zabezpieczenia udzielonej pożyczki lub kredytu.
4. Uzupełnić zakładowy plan kont o postanowienia określające zasady powiązania kont księgi głównej z kontami pomocniczych, zgodnie z art.10 ust.1 pkt 3 lit. "a" ustawy o rachunkowości.
5. W zakresie ewidencji księgowej przestrzegać art.21 ust.1 ustawy o rachunkowości, określającego cechy dowodów księgowych.
6. W dzienniku obrotu należności nieprzypisanych w zakresie podatku od środków transportowych - osoby fizyczne, dokonywać przypisu kwot należnych po wydaniu decyzji określających wysokość należności nieprzypisanej (zobowiązania podatkowego).
7. Egzekwować terminowe składanie deklaracji podatkowych w zakresie podatku od nieruchomości przez osoby prawne.
8. Zamieszczać uzasadnienie faktyczne i prawne w decyzjach na podstawie których przyznano ulgę w zapłacie podatku.
9. Pobierać opłatę od załączników do wnoszonych podań, na zasadach określonych w przepisach ustawy z dnia 9 września 2000 roku o opłacie skarbowej.
10. Przy przeprowadzaniu przetargów ustnych nieograniczonych na zbycie nieruchomości przestrzegać § 13 pkt 4 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 roku w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy w zakresie określania wysokości kwoty postąpienia. Zgodnie z powołanym przepisem - postąpienie nie może wynosić mniej niż 1% ceny wywoławczej, z zaokrągleniem w górę do pełnych dziesiątek złotych.
11. Podjąć działania mające na celu przeszkolenie członków Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych w Sulmerzycach, nie posiadających przygotowania z zakresu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych, stosownie do art.41 ust.4 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi.
12. Podjąć działania w celu opracowania precyzyjnych zasad wynagradzania członków Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, określających, w szczególności, za jakie czynności członkowi GKRPA będzie przysługiwać wynagrodzenie. Niniejsze zasady powinny być ujęte w gminnym programie rozwiązywania problemów alkoholowych.
13. Przestrzegać art. 182 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi, zgodnie, z którym dochody z opłat za wydanie (korzystanie) z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych powinny zostać wykorzystane na realizację gminnych programów profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych i nie mogą być przeznaczane na inne cele.
14. Wydatki na funkcjonowanie jednostek ochotniczej straży pożarnej ponosić w granicach określonych przez art. 28 i art.32 ustawy o ochronie przeciwpożarowej.
15. Przestrzegać zasad składania oświadczeń woli w imieniu gminy, określonych w art. 46 ust.1 ustawy o samorządzie gminnym.
16. Przestrzegać przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich, a w szczególności - wynagrodzenia zasadnicze przyznawać w granicach kwot określonych w przepisach niniejszego rozporządzenia.
17. Zaniechać stosowania przepisów ustawy o wynagradzaniu osób kierujących niektórymi podmiotami prawnymi, przy wynagradzaniu pracowników zatrudnionych w Urzędzie Gminy.
18. Zobowiązać Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej do uzupełnienia kwalifikacji o specjalizację z zakresu organizacji pomocy społecznej, stosownie do wymogu wynikającego z art. 51a ust.1 ustawy pomocy społecznej.
19. W poleceniach wyjazdu służbowego wskazywać miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej, zgodnie z § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na terenie kraju.
20. Przestrzegać Instrukcji w sprawie sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów, wprowadzonej zarządzeniem wewnętrznym nr 2/2000 Wójta Gminy z dnia 3 kwietnia 2000 roku, w zakresie siedmiodniowego terminu rozliczania polecenia wyjazdu służbowego.
21. Podjąć działania mające na celu wyegzekwowania zwrotu do budżetu Gminy kwoty w wysokości 193,98 zł z tytułu bezpodstawnie wypłaconych diet na rzecz Przewodniczącego Rady Gminy.
22. Podjąć działania mające na celu wyegzekwowanie zwrotu do budżetu Gminy bezpodstawnie wypłaconych kwot ryczałtów z tytułu używania samochodu własnego do celów służbowych na rzecz Przewodniczącego Rady Gminy w wysokości 1.554,73 zł.
23. Przy udzielaniu zamówień publicznych przestrzegać przepisów dotyczących udzielania zamówień publicznych. Z dniem 2 marca 2004 roku wchodzi w życie ustawa z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz. 177).
24. Zobowiązać osobę, której powierzono nadzór nad realizacją zadań inwestycyjnych do opisywania faktur, przedkładanych przez wykonawców, w zakresie potwierdzenia wykonania robót zgodnie z umową.
25. Przy przeprowadzaniu inwentaryzacji składników majątkowych przestrzegać postanowień obowiązującej w jednostce instrukcji inwentaryzacyjnej.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art.9 ust.3 ustawy z dnia
7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Wójta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że zgodnie z art.9 ust.4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby.
Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa wyżej ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
Przewodniczący
Rady Gminy w Sulmierzycach
Przewodniczący
Komisji Rewizyjnej
Rady Gminy w Sulmierzycach
aa.
(i) Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
Wystąpienie pokontrolne podpisała Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi dr Jadwiga Chwiałkowska. Projekt wystąpienia sprawdził Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.