P. Bełchatowski - Kontrola kompleksowa przeprowadzona przez RIO w Łodzi w I półroczu 2004 roku
XMLTreść
Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi Powiatowi Bełchatowskiemu po zakończeniu kompleksowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych, udostępniane na podstawie art.6 ust.1 pkt 4 lit "a" tiret drugi ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej.
Pan
JACEK ZATORSKI
Starosta Powiatu
Bełchatowskiego
WK-0915/15/2004
Na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz. 577 z późn. zm.) informuję, że w wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych przeprowadzonej w Powiecie Bełchatowskim stwierdzono następujące nieprawidłowości:W zakresie gospodarki kasowej
Stwierdzono przypadki rozliczania zaliczek przez pracowników Starostwa Bełchatowskiego w terminie dłuższym niż 14 dni od dnia ich pobrania, co było sprzeczne z obwiązującymi w tym zakresie postanowieniami § 6 instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo - księgowych, wprowadzonej zarządzeniem Starosty Powiatu w Bełchatowie nr 16/99 z dnia 9 lipca 1999 roku.
W zakresie dochodów z tytułu zajęcia pasa drogowego
1. W odniesieniu do decyzji dotyczących zajęcia odcinka pasa drogowego, stwierdzono przypadki naruszenia procedur wynikających z przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 24 stycznia 1986 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o drogach publicznych (Dz.U. nr 6, poz. 33 z późn. zm.), zwłaszcza w zakresie terminów składania wniosków w sprawie wydania zezwolenia na zajęcie odcinka pasa drogowego oraz obowiązku wydawania przez zarządcę drogi opinii w sprawie planowanego zajęcia pasa drogowego (§ 2 ust.1 i § 3 ww. rozporządzenia).
2. W decyzjach zezwalających na zajęcie pasa drogowego nie wskazywano terminu uiszczenia opłaty za zajęcie pasa, co wymagane było przez § 5 ust. 2 pkt 6 ww. rozporządzenia.
3. Stwierdzono przypadki stosowania, po dniu 1 października 2002 roku, nieprawidłowych stawek do ustalenia wysokości opłaty za zajęcie pasa drogowego, na podstawie § 10 ust.2 oraz § 8 ww. rozporządzenia, tj. za umieszczenie w pasie drogowym urządzeń i obiektów niezwiązanych z funkcjonowaniem drogi oraz za utrudnienia w ruchu drogowym spowodowane całkowitym lub częściowym zajęciem jezdni. Nieprawidłowość wynikała ze stosowania stawek uwzględniających waloryzację stawek kwartalnym wskaźnikiem cen towarów i usług konsumpcyjnych, mimo uchylenia z dniem 1 października 2002 roku § 10b stanowiącego podstawę do takiej waloryzacji wysokości stawek opłat.
W zakresie wydatków osobowych
1. W 2002 roku wydatki przeznaczone na wynagrodzenia pracowników Starostwa Powiatowego w Bełchatowie przekroczyły kwotę tych wydatków zrealizowanych w 2001 roku o 120.325 zł. Stanowiło naruszenie art.3 ust.1 pkt.2 ustawy z dnia 21 grudnia 2001 roku o zmianie ustawy o kształtowaniu wynagrodzeń w państwowej sferze budżetowej oraz o zmianie niektórych ustaw (Dz. U. nr 154, poz.1799), zgodnie z którym wielkość wynagrodzeń w 2002 roku nie mogła przekroczyć wielkości wynagrodzeń z 2001 roku w wymienionych jednostkach i podmiotach prawnych sektora finansów publicznych, w tym w samorządowych jednostkach budżetowych.
2. Stwierdzono przypadki wystawiania poleceń wyjazdu służbowego dla pracowników Starostwa przez osoby do tego nieupoważnione, niezgodnie z zasadami określonymi w zarządzeniu nr 9/2000 Starosty Powiatu z dnia 17 maja 2000 roku w sprawie zasad używania do celów służbowych samochodów osobowych będących własnością pracownika. Zgodnie z postanowieniami zarządzenia, polecenie wyjazdu służbowego samochodem własnym pracownika mogło być wystawione wyłącznie przez Starostę lub Wicestarostę, na podstawie pozytywnej opinii naczelnika wydziału. Kontrolujący stwierdzili przypadki delegowania pracowników samochodami nie stanowiącymi własności jednostki przez naczelników wydziałów lub członka Zarządu Powiatu.
3. We wszystkich skontrolowanych przypadkach niewłaściwie klasyfikowano część kosztów podróży zagranicznych, co dotyczyło diet wypłacanych pracownikowi za czas podróży na terenie kraju (do granicy i od granicy), które klasyfikowano w § 442 podróże służbowe zagraniczne, a nie w § 441 podróże służbowe krajowe. Zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 lipca 2000 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. nr 59, poz.688 z późn. zm. - uchylone z dniem 22 kwietnia 2003 roku) § 441 obejmował, w szczególności, wydatki na podróże służbowe krajowe, ponoszone zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 czerwca 1998 r. w sprawie zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 69, poz. 454 i z 2000 r. Nr 13, poz. 173). Obecnie obowiązujące rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. nr 68, poz. 634 z późn. zm.) wskazuje, że w § 4410 klasyfikuje się, w szczególności, wydatki na podróże służbowe krajowe, ponoszone zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990).
4. Stwierdzono przypadki przyznania pomocy z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w formie zapomóg w wypadkach losowych i w szczególnie trudnej sytuacji materialnej w wysokości przekraczającej maksymalną dopuszczalną kwotę, określoną w rozdziale IV pkt 3 Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.
W zakresie wydatków inwestycyjnych
W odniesieniu do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, o wartości powyżej 30.000 EURO, w trybie przetargu nieograniczonego, na wykonanie termorenowacji budynku oraz wymianę okien w Zespole Szkół Ponadpodstawowych Nr 1 w Bełchatowie, ul. Czapliniecka 96, stwierdzono, że:
- w specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz w zawartej umowie z wykonawcą ustalono zabezpieczenie należytego wykonania umowy w wysokości 7% wynagrodzenia umownego, co stanowiło naruszenie § 2 pkt 3 rozporządzenia Ministra Gospodarki Przestrzennej i Budownictwa z dnia 30 grudnia 1994 roku w sprawie ustalenia wartości robót budowlanych, co do których konieczne jest zabezpieczenie należytego wykonania umowy, oraz form tego zabezpieczenia (Dz. U. nr 140, poz. 794), zgodnie z którym jeżeli wartość robót była wyższa od równowartości kwoty 200.000 EURO, wysokość zabezpieczenia powinna być ustalona w granicach 3%-5% wartości robót,
- w sporządzonej specyfikacji istotnych warunków zamówienia zamawiający nie zawarł oświadczenia, czy zamierza zwołać zebranie wykonawców, co było wymagane przez art. 35 ust.1 pkt 13 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 z późn. zm. - ustawa uchylona z dniem 2 marca 2004 roku);
- członkowie komisji przetargowej złożyli oświadczenia, o których mowa w art. 20 ustawy o zamówieniach publicznych w dniu 21 i 22 maja 2002 roku, podczas gdy otwarcie ofert nastąpiło w dniu 17 maja 2002 roku, a zakończenie pracy komisji, jak wynikało z protokołu postępowania nastąpiło w dniu 21 maja 2002 roku.
W zakresie prawidłowości przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji
1. W wyniku kontroli dokumentacji źródłowej dotyczącej inwentaryzacji przeprowadzonej w dniach od 1 grudnia 2000 roku do 15 stycznia 2001 roku, stwierdzono, że:
- przed rozpoczęciem spisu, osoby materialnie odpowiedzialne za spisywane składniki majątkowe nie złożyły oświadczeń o ujęciu w ewidencji ilościowej wszystkich dowodów rachunkowych przychodowych i rozchodowych oraz przekazaniu ich do Wydziału Księgowości, co było wymagane przez § 12 pkt 1 obowiązującej instrukcji inwentaryzacyjnej. Osoby materialnie odpowiedzialne nie składały także po zakończeniu spisu oświadczenia stwierdzającego, że wszystkie składniki majątku ujęte na arkuszach spisu, zostały spisane w ich obecności i że wielkości te są zgodne ze stanem faktycznym (§ 12 pkt 4 instrukcji);
- w większości przypadków na arkuszach spisu z natury nie wskazywano daty rozpoczęcia i zakończenia spisu, imienia i nazwiska osoby materialnie odpowiedzialnej za inwentaryzowane mienie wraz z jej podpisem, co było wymagane przez § 14 instrukcji inwentaryzacyjnej;
- w czasie trwania inwentaryzacji przewodniczący komisji nie dokonywał wyrywkowej kontroli przebiegu spisu z natury (brak sprawozdania z takiej kontroli sporządzonego według załącznika nr 4 do instrukcji inwentaryzacyjnej), co niezgodne było z zapisem § 10 pkt 2 ww. instrukcji;
- na dokumentacji dotyczącej rozliczenia wyników inwentaryzacji brak było zatwierdzenia przez kierownika jednostki, co było wymagane przez § 19 ww. instrukcji.
Informując o powyższych nieprawidłowościach stwierdzonych w wyniku kontroli proszę Pana Starostę o podjęcie działań mających na celu ich wyeliminowanie i zapobieżenie powstawaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Przestrzegać terminu rozliczenia zaliczek pobieranych przez pracowników określonego w instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo – księgowych.
2. Przy wydawaniu zezwoleń na zajęcie pasa drogowego przestrzegać procedury poprzedzającej wydanie decyzji, określonej przez przepisy rozporządzenia Rady Ministrów - na podstawie delegacji zawartej w art. 40 ust.16 ustawy z dnia 21 marca 1985 roku o drogach publicznych (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 71, poz. 838 z późn. zm.) Rada Ministrów w drodze rozporządzenia ma określić warunki niezbędne do udzielenia zezwolenia na zajmowanie pasa drogowego, mając na względzie bezpieczeństwo użytkowania i ochroną dróg (upoważnienie wprowadzone na mocy ustawy z dnia 14 listopada 2003 roku o zmianie ustawy o drogach publicznych oraz o zmianie niektórych innych decyzji (Dz. U. nr 200, poz.1593).
3. Ustalać opłaty za zajęcie pasa drogowego zgodnie z zasadami określonymi w art.40 ust.4, 5, 6 i 8 ustawy o drogach publicznych.
4. Zapewnić przestrzeganie postanowień zarządzenia nr 9/2000 Starosty Powiatu z dnia 17 maja 2000 roku w sprawie zasad używania do celów służbowych samochodów osobowych będących własnością pracownika.
5. Koszty podróży służbowych klasyfikować zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów.
6. Przestrzegać postanowień ustalonego w jednostce Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.
7. Przy udzielaniu zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy
z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz. 177).
8. Zapewnić przeprowadzanie inwentaryzacji składników majątkowych zgodnie z postanowieniami obowiązującej w jednostce instrukcji inwentaryzacyjnej.
Stosownie do art.9 ust.3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych informację o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania należy przedłożyć Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Łodzi, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że zgodnie z art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
1. Przewodniczący Rady Powiatu w Bełchatowie
2. PrzewodniczącyKomisji Rewizyjnej Rady Powiatu w Bełchatowie
3. aa
Wystąpienie pokontrolne podpisała Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi dr Jadwiga Chwiałkowska. Projekt wystąpienia sprawdził Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
Łódź, dnia 4 marca 2004 r.
Pan
JACEK ZATORSKI
Starosta Powiatu
Bełchatowskiego
WK-0915/15/2004
Na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz. 577 z późn. zm.) informuję, że w wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych przeprowadzonej w Powiecie Bełchatowskim stwierdzono następujące nieprawidłowości:W zakresie gospodarki kasowej
Stwierdzono przypadki rozliczania zaliczek przez pracowników Starostwa Bełchatowskiego w terminie dłuższym niż 14 dni od dnia ich pobrania, co było sprzeczne z obwiązującymi w tym zakresie postanowieniami § 6 instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo - księgowych, wprowadzonej zarządzeniem Starosty Powiatu w Bełchatowie nr 16/99 z dnia 9 lipca 1999 roku.
W zakresie dochodów z tytułu zajęcia pasa drogowego
1. W odniesieniu do decyzji dotyczących zajęcia odcinka pasa drogowego, stwierdzono przypadki naruszenia procedur wynikających z przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 24 stycznia 1986 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o drogach publicznych (Dz.U. nr 6, poz. 33 z późn. zm.), zwłaszcza w zakresie terminów składania wniosków w sprawie wydania zezwolenia na zajęcie odcinka pasa drogowego oraz obowiązku wydawania przez zarządcę drogi opinii w sprawie planowanego zajęcia pasa drogowego (§ 2 ust.1 i § 3 ww. rozporządzenia).
2. W decyzjach zezwalających na zajęcie pasa drogowego nie wskazywano terminu uiszczenia opłaty za zajęcie pasa, co wymagane było przez § 5 ust. 2 pkt 6 ww. rozporządzenia.
3. Stwierdzono przypadki stosowania, po dniu 1 października 2002 roku, nieprawidłowych stawek do ustalenia wysokości opłaty za zajęcie pasa drogowego, na podstawie § 10 ust.2 oraz § 8 ww. rozporządzenia, tj. za umieszczenie w pasie drogowym urządzeń i obiektów niezwiązanych z funkcjonowaniem drogi oraz za utrudnienia w ruchu drogowym spowodowane całkowitym lub częściowym zajęciem jezdni. Nieprawidłowość wynikała ze stosowania stawek uwzględniających waloryzację stawek kwartalnym wskaźnikiem cen towarów i usług konsumpcyjnych, mimo uchylenia z dniem 1 października 2002 roku § 10b stanowiącego podstawę do takiej waloryzacji wysokości stawek opłat.
W zakresie wydatków osobowych
1. W 2002 roku wydatki przeznaczone na wynagrodzenia pracowników Starostwa Powiatowego w Bełchatowie przekroczyły kwotę tych wydatków zrealizowanych w 2001 roku o 120.325 zł. Stanowiło naruszenie art.3 ust.1 pkt.2 ustawy z dnia 21 grudnia 2001 roku o zmianie ustawy o kształtowaniu wynagrodzeń w państwowej sferze budżetowej oraz o zmianie niektórych ustaw (Dz. U. nr 154, poz.1799), zgodnie z którym wielkość wynagrodzeń w 2002 roku nie mogła przekroczyć wielkości wynagrodzeń z 2001 roku w wymienionych jednostkach i podmiotach prawnych sektora finansów publicznych, w tym w samorządowych jednostkach budżetowych.
2. Stwierdzono przypadki wystawiania poleceń wyjazdu służbowego dla pracowników Starostwa przez osoby do tego nieupoważnione, niezgodnie z zasadami określonymi w zarządzeniu nr 9/2000 Starosty Powiatu z dnia 17 maja 2000 roku w sprawie zasad używania do celów służbowych samochodów osobowych będących własnością pracownika. Zgodnie z postanowieniami zarządzenia, polecenie wyjazdu służbowego samochodem własnym pracownika mogło być wystawione wyłącznie przez Starostę lub Wicestarostę, na podstawie pozytywnej opinii naczelnika wydziału. Kontrolujący stwierdzili przypadki delegowania pracowników samochodami nie stanowiącymi własności jednostki przez naczelników wydziałów lub członka Zarządu Powiatu.
3. We wszystkich skontrolowanych przypadkach niewłaściwie klasyfikowano część kosztów podróży zagranicznych, co dotyczyło diet wypłacanych pracownikowi za czas podróży na terenie kraju (do granicy i od granicy), które klasyfikowano w § 442 podróże służbowe zagraniczne, a nie w § 441 podróże służbowe krajowe. Zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 lipca 2000 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. nr 59, poz.688 z późn. zm. - uchylone z dniem 22 kwietnia 2003 roku) § 441 obejmował, w szczególności, wydatki na podróże służbowe krajowe, ponoszone zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 czerwca 1998 r. w sprawie zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 69, poz. 454 i z 2000 r. Nr 13, poz. 173). Obecnie obowiązujące rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. nr 68, poz. 634 z późn. zm.) wskazuje, że w § 4410 klasyfikuje się, w szczególności, wydatki na podróże służbowe krajowe, ponoszone zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990).
4. Stwierdzono przypadki przyznania pomocy z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w formie zapomóg w wypadkach losowych i w szczególnie trudnej sytuacji materialnej w wysokości przekraczającej maksymalną dopuszczalną kwotę, określoną w rozdziale IV pkt 3 Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.
W zakresie wydatków inwestycyjnych
W odniesieniu do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, o wartości powyżej 30.000 EURO, w trybie przetargu nieograniczonego, na wykonanie termorenowacji budynku oraz wymianę okien w Zespole Szkół Ponadpodstawowych Nr 1 w Bełchatowie, ul. Czapliniecka 96, stwierdzono, że:
- w specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz w zawartej umowie z wykonawcą ustalono zabezpieczenie należytego wykonania umowy w wysokości 7% wynagrodzenia umownego, co stanowiło naruszenie § 2 pkt 3 rozporządzenia Ministra Gospodarki Przestrzennej i Budownictwa z dnia 30 grudnia 1994 roku w sprawie ustalenia wartości robót budowlanych, co do których konieczne jest zabezpieczenie należytego wykonania umowy, oraz form tego zabezpieczenia (Dz. U. nr 140, poz. 794), zgodnie z którym jeżeli wartość robót była wyższa od równowartości kwoty 200.000 EURO, wysokość zabezpieczenia powinna być ustalona w granicach 3%-5% wartości robót,
- w sporządzonej specyfikacji istotnych warunków zamówienia zamawiający nie zawarł oświadczenia, czy zamierza zwołać zebranie wykonawców, co było wymagane przez art. 35 ust.1 pkt 13 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 z późn. zm. - ustawa uchylona z dniem 2 marca 2004 roku);
- członkowie komisji przetargowej złożyli oświadczenia, o których mowa w art. 20 ustawy o zamówieniach publicznych w dniu 21 i 22 maja 2002 roku, podczas gdy otwarcie ofert nastąpiło w dniu 17 maja 2002 roku, a zakończenie pracy komisji, jak wynikało z protokołu postępowania nastąpiło w dniu 21 maja 2002 roku.
W zakresie prawidłowości przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji
1. W wyniku kontroli dokumentacji źródłowej dotyczącej inwentaryzacji przeprowadzonej w dniach od 1 grudnia 2000 roku do 15 stycznia 2001 roku, stwierdzono, że:
- przed rozpoczęciem spisu, osoby materialnie odpowiedzialne za spisywane składniki majątkowe nie złożyły oświadczeń o ujęciu w ewidencji ilościowej wszystkich dowodów rachunkowych przychodowych i rozchodowych oraz przekazaniu ich do Wydziału Księgowości, co było wymagane przez § 12 pkt 1 obowiązującej instrukcji inwentaryzacyjnej. Osoby materialnie odpowiedzialne nie składały także po zakończeniu spisu oświadczenia stwierdzającego, że wszystkie składniki majątku ujęte na arkuszach spisu, zostały spisane w ich obecności i że wielkości te są zgodne ze stanem faktycznym (§ 12 pkt 4 instrukcji);
- w większości przypadków na arkuszach spisu z natury nie wskazywano daty rozpoczęcia i zakończenia spisu, imienia i nazwiska osoby materialnie odpowiedzialnej za inwentaryzowane mienie wraz z jej podpisem, co było wymagane przez § 14 instrukcji inwentaryzacyjnej;
- w czasie trwania inwentaryzacji przewodniczący komisji nie dokonywał wyrywkowej kontroli przebiegu spisu z natury (brak sprawozdania z takiej kontroli sporządzonego według załącznika nr 4 do instrukcji inwentaryzacyjnej), co niezgodne było z zapisem § 10 pkt 2 ww. instrukcji;
- na dokumentacji dotyczącej rozliczenia wyników inwentaryzacji brak było zatwierdzenia przez kierownika jednostki, co było wymagane przez § 19 ww. instrukcji.
Informując o powyższych nieprawidłowościach stwierdzonych w wyniku kontroli proszę Pana Starostę o podjęcie działań mających na celu ich wyeliminowanie i zapobieżenie powstawaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Przestrzegać terminu rozliczenia zaliczek pobieranych przez pracowników określonego w instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo – księgowych.
2. Przy wydawaniu zezwoleń na zajęcie pasa drogowego przestrzegać procedury poprzedzającej wydanie decyzji, określonej przez przepisy rozporządzenia Rady Ministrów - na podstawie delegacji zawartej w art. 40 ust.16 ustawy z dnia 21 marca 1985 roku o drogach publicznych (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 71, poz. 838 z późn. zm.) Rada Ministrów w drodze rozporządzenia ma określić warunki niezbędne do udzielenia zezwolenia na zajmowanie pasa drogowego, mając na względzie bezpieczeństwo użytkowania i ochroną dróg (upoważnienie wprowadzone na mocy ustawy z dnia 14 listopada 2003 roku o zmianie ustawy o drogach publicznych oraz o zmianie niektórych innych decyzji (Dz. U. nr 200, poz.1593).
3. Ustalać opłaty za zajęcie pasa drogowego zgodnie z zasadami określonymi w art.40 ust.4, 5, 6 i 8 ustawy o drogach publicznych.
4. Zapewnić przestrzeganie postanowień zarządzenia nr 9/2000 Starosty Powiatu z dnia 17 maja 2000 roku w sprawie zasad używania do celów służbowych samochodów osobowych będących własnością pracownika.
5. Koszty podróży służbowych klasyfikować zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów.
6. Przestrzegać postanowień ustalonego w jednostce Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.
7. Przy udzielaniu zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy
z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz. 177).
8. Zapewnić przeprowadzanie inwentaryzacji składników majątkowych zgodnie z postanowieniami obowiązującej w jednostce instrukcji inwentaryzacyjnej.
Stosownie do art.9 ust.3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych informację o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania należy przedłożyć Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Łodzi, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że zgodnie z art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
1. Przewodniczący Rady Powiatu w Bełchatowie
2. PrzewodniczącyKomisji Rewizyjnej Rady Powiatu w Bełchatowie
3. aa
Wystąpienie pokontrolne podpisała Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi dr Jadwiga Chwiałkowska. Projekt wystąpienia sprawdził Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.