W ramach naszej witryny stosujemy pliki cookies w celu świadczenia Państwu usług na najwyższym poziomie, w tym w sposób dostosowany do indywidualnych potrzeb. Korzystanie z witryny bez zmiany ustawień dotyczących cookies oznacza, że będą one zamieszczane w Państwa urządzeniu końcowym. Możecie Państwo dokonać w każdym czasie zmiany ustawień dotyczących cookies.

P. Piotrkowski - Kontrola kompleksowa przeprowadzona przez RIO w Łodzi w I półroczu 2004 roku

XML

Treść

Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi Powiatowi Piotrkowskiemu po zakończeniu kompleksowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych, udostępniane na podstawie art.6 ust.1 pkt 4 lit "a" tiret drugi ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej.

Łódź, dnia 2 marca 2004 roku



Pan
Stanisław Cubała
Starosta
Powiatu Piotrkowskiego



WK - 0915/14/2004


Działając na podstawie art. 9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz. 577 z późn. zm.) zawiadamiam Pana Starostę, że kompleksowa kontrola gospodarki finansowej i zamówień publicznych przeprowadzona w Powiecie Piotrkowskim wykazała następujące uchybienia i nieprawidłowości:
W zakresie spraw organizacyjnych
Stosownie do art. 36 ust. 1 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 roku o samorządzie powiatowym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1592 z późn. zm.), organizację i zasady funkcjonowania jednostek organizacyjnych powiatu określają regulaminy organizacyjne uchwalone przez Zarząd Powiatu, chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej. Kontrolująca stwierdziła, że Zarząd Powiatu nie uchwalił regulaminu organizacyjnego dla Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie. Rada Powiatu utworzyła wskazaną jednostkę organizacyjną na mocy uchwały nr IV/21/99 z dnia 5 lutego 1999 roku.

W zakresie kontroli wewnętrznej
Od 1 stycznia 2002 roku, zgodnie z art. 35a ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148 z późn. zm.), obowiązujące w jednostce sektora finansów publicznych procedury wewnętrznej kontroli finansowej powinny zapewniać, między innymi, wstępną ocenę celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków. Procedury kontroli ustala w formie pisemnej kierownik jednostki, biorąc pod uwagę standardy, o których mowa w art. 35o ust. 1 pkt. 1 ww. ustawy. Starosta Powiatu nie ustalił w 2002 roku takich procedur. Zostały one wprowadzone na mocy zarządzenia nr 37/2003 Starosty Powiatu z dnia 11 grudnia 2003 roku. Wskazane zarządzenie weszło w życie z dniem podpisania.

W zakresie prowadzenia rachunków bankowych
Z dniem 31 grudnia 2001 roku nie zlikwidowano rachunku środków inwestycyjnych (prowadzonego do konta 132). Istnienia wskazanego konta i w konsekwencji rachunku nie przewidywały obowiązujące od dnia 1 stycznia 2002 roku przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153, poz. 1752).

W zakresie zaciągania kredytów i pożyczek
Stwierdzono udzielenie pełnomocnictwa do rachunku bankowego, jako zabezpieczenie spłaty kredytu zaciągniętego w Banku Gospodarki Żywnościowej Oddział w Piotrkowie Trybunalskim – na podstawie umowy nr 682/118/I/BK/01 z 30 sierpnia 2001 roku oraz jako zabezpieczenie pożyczki zaciągniętej z Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi - na podstawie umowy nr 196/OA/P/2001 z 15 października 2001 roku. Zarząd Powiatu udzielając zabezpieczenia w formie pełnomocnictwa do dysponowania rachunkiem bankowym Powiatu naruszył art.92 w zw. z art.129 ust.1 ustawy o finansach publicznych oraz art.32 i 48 ust.1 ustawy o samorządzie powiatowym. Z powołanych przepisów wynikało, że dysponentem środków publicznych na rachunku bankowym jednostki samorządu terytorialnego mógł być wyłącznie organ wykonawczy tej jednostki, wykonujący określone w uchwale budżetowej zadania, przy zachowaniu zasad wykonywania budżetu wynikających z art.92 ustawy o finansach publicznych.

W zakresie ewidencji księgowej
Według § 11 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych, a także zgodnie z § 1 zarządzenia nr 9/2002 Starosty Powiatu z dnia 21 maja 2002 roku Pana w sprawie ustanowienia Zakładowego Planu Kont, pożyczki w 2003 roku należało ewidencjonować na koncie 260 zobowiązania finansowe. Niezgodnie z tymi regulacjami, pożyczki w 2003 roku ewidencjonowano na koncie 224.

W zakresie gospodarki kasowej
1. W wyniku kontroli kasy w Starostwie Powiatowym w Piotrkowie Trybunalskim, w dniu 17 grudnia 2003 roku, od godz. 1400 do godz. 1530, stwierdzono wystąpienie nadwyżki w kwocie 10,36 zł.
2. Na raportach kasowych RK nr 49/03 za okres od 13 do 19 września 2003 roku, RK nr 50/03 za okres od 20 do 25 września 2003 roku, RK nr 52/03 za okres od 27 do 30 września 2003 roku, brak było podpisu osoby sprawdzającej.
3. Stosownie do art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz. 694 z późn. zm.), niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek. Jak stanowi art. 22 ust. 3 wskazanej ustawy, błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie poprawnej treści i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr. Kontrolująca stwierdziła naruszenie wymienionych przepisów wskutek zamalowania danych korektorem na raporcie kasowym RK nr 50/03 za okres od 20 do 25 września 2003 roku.
4. Według § 7 ust. 4 instrukcji kasowej, wprowadzonej zarządzeniemnr 4/2000 Starosty Powiatu z dnia 21 marca 2000 roku, rozliczenie stałej zaliczki powinno nastąpić na koniec każdego roku, nie późnej jednak niż do 28 grudnia. Niezgodnie z tym uregulowaniem, we wnioskach z 11 lutego 2002 roku i 12 lutego 2003 roku Pana Krzysztofa Leskiego - podinspektora, o zaliczkę stałą na koszty podróży służbowych, wpisano termin rozliczenia zaliczki do 31 grudnia danego roku. W obu wymienionych latach zaliczki stałe pobrane przez wskazanego pracownika zostały rozliczone do 28 grudnia danego roku.

W zakresie stosowania ustawy o zamówieniach publicznych
W odniesieniu do zamówienia publicznego na dostawę tablic rejestracyjnych, udzielonego w trybie zapytanie o cenę, wartość zamówienia powyżej 30.000 EURO, w 2003 roku, stwierdzono:
1. Starosta Powiatu nie wskazał Sekretarza komisji przetargowej powołanej do przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na wykonanie i dostawę tablic rejestracyjnych dla pojazdów rejestrowanych w Starostwie Powiatowym w Piotrkowie Trybunalskim, na mocy zarządzenia nr 11/2003 z 7 kwietnia 2003 roku. Stosownie do § 4 ust. 4 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 4 czerwca 2002 roku w sprawie szczegółowych zasad powoływania członków komisji przetargowej oraz trybu jej pracy (Dz. U. nr 82, poz. 743), dokumentację postępowania o udzielenia zamówienia publicznego powinien prowadzić sekretarz komisji, powoływany przez kierownika jednostki spośród członków komisji.
2. Zamawiający nie żądał potwierdzenia spełnienia przez dostawców warunków określonych w art.22 ust.2 pkt 3 i pkt 5 (w zakresie okoliczności wskazanych w art.19 ust.1 pkt 4 i 5 ustawy o zamówieniach publicznych) ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 z późn. zm. - ustawa uchylona z dniem 2 marca 2004 roku), co stanowiło naruszenie art.22 ust.4 ww. ustawy, zgodnie z którym w postępowaniu o zamówienie publiczne, którego wartość przekracza kwotę 30.000 EURO, zamawiający powinien żądać od dostawców potwierdzenia spełnienia warunków, o których mowa w art.22 ust. 2 ustawy o zamówieniach publicznych.
3. Zamawiający nie wezwał oferentów do złożenia oświadczenia, czy pozostają w stosunku zależności lub dominacji - w rozumieniu ustawy Prawo o publicznym obrocie papierami wartościowymi - z innymi uczestnikami postępowania lub zamawiającym albo osobami po stronie zamawiającego biorącymi udział w postępowaniu, co było wymagane przez art. 22 ust. 5 ustawy o zamówieniach publicznych.

Informując o powyższych nieprawidłowościach stwierdzonych w toku kontroli proszę Pana Starostę o podjęcie działań w celu ich wyeliminowania oraz zapobieżenia ich występowaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne.

1. Ustalić Regulamin organizacyjny dla Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie, na podstawie art. 36 ust. 1 ustawy o samorządzie powiatowym.2. Zlikwidować rachunek bankowy środków inwestycyjnych.
3. Zaniechać udzielania pełnomocnictwa do dysponowania rachunkiem bankowym Powiatu, jako formy zabezpieczenia zaciąganych pożyczek lub kredytów.
4. Pożyczki ewidencjonować na koncie 260 - Zobowiązania finansowe, stosownie do przepisów rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych oraz postanowień zakładowego planu kont.
5. Zapewnić sprawdzanie raportów kasowych.
6. W dowodach księgowych nie dokonywać wymazywania i przeróbek, stosownie do wymogów wynikających z art. 22 ust. 1 ustawy o rachunkowości.
7. Wyznaczać we wnioskach o zaliczkę stałą termin rozliczenia zaliczki nie późniejszy, niż do 28 grudnia danego roku, zgodnie z § 7 ust. 4 instrukcji kasowej.
8. W zakresie udzielania zamówień publicznych przestrzegać procedur określonych przez przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz. 177)

Stosownie do art.9 ust.3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych informację o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania należy przedłożyć Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Łodzi, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że zgodnie z art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.

Do wiadomości:
1. Pan Przewodniczący Rady Powiatu
2. Pan Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Powiatu
3. aa


Wystąpienie pokontrolne podpisała Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi dr Jadwiga Chwiałkowska. Projekt wystąpienia sprawdził Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.