M. Tomaszów Mazowiecki - wystąpienie pokontrolne z dnia 16 stycznia 2004 roku

Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi Miastu Tomaszów Mazowiecki po zakończeniu kompleksowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych, udostępniane na podstawie art.6 ust.1 pkt 4 lit "a" tiret drugi ustawy z dnia 6 września 2001 roku
o dostępie do informacji publicznej.

Łódź, dnia 16 stycznia 2004 roku

Pan
Mirosław Kukliński
Prezydent Miasta
Tomaszowa Mazowieckiego


WK – 0915/5/2004


Na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz. 577 z późn. zm.) informuję, że kompleksowa kontrola gospodarki finansowej i zamówień publicznych przeprowadzona w Mieście Tomaszów Mazowiecki wykazała następujące nieprawidłowości:
W zakresie kontroli wewnętrznej

Kontrolującym nie przedłożono dokumentów określających procedury wewnętrznej kontroli finansowej, opracowanych stosownie do wymogów wynikających z art. 35a ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148 z późn. zm.). Obowiązek ustalenia wskazanych procedur wprowadzony został z dniem 1 stycznia 2001 roku, stosownie do unormowania zawartego w art.28a ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 155, poz. 1014 z późn. zm.). Zgodnie z powołanym przepisem w celu wykonywania nadzoru w zakresie gospodarowania środkami publicznymi, pod względem legalności, gospodarności i celowości, kierownik jednostki zobowiązany został do ustalenia szczegółowych procedur kontroli wydatków dokonywanych ze środków publicznych, zasad wstępnej oceny celowości ponoszonych wydatków w związku z realizacją zadań oraz sposobów wykorzystania wyników kontroli i oceny. Z dniem 1 stycznia 2002 roku weszły w życie zmiany do ustawy o finansach publicznych (na mocy ustawy z dnia 27 lipca 2001 roku o zmianie ustawy o finansach publicznych, ustawy o organizacji i trybie pracy Rady Ministrów oraz o zakresie działania ministrów, ustawy o działach administracji rządowej oraz ustawy o służbie cywilnej - Dz. U. nr 102, poz. 1116) rozszerzające zakres zagadnień objętych wewnętrzną kontrolą finansową. Stosownie do art.35a ust.1 ww. ustawy kontrola finansowa w jednostkach sektora finansów publicznych dotyczy procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem. Procedury kontroli w formie pisemnej - na podstawie art.35a ust.3 ww. ustawy określa kierownik jednostki sektora finansów publicznych.

W zakresie wyboru banku wykonującego obsługę bankową jednostki

Umowę nr 1283/2000 z dnia 21 czerwca 2000 roku o prowadzenie rachunków pomiędzy bankiem a Miastem w Tomaszowie Mazowieckim, reprezentowanym przez Zastępców Prezydenta Pana Tomasza Kumka i Pana Dariusza Smejdę, zawarto na czas oznaczony od dnia 18 lipca 2000 roku do dnia 17 sierpnia 2003 roku, co stanowiło naruszenie art. 73 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 z późn. zm.), zgodnie, z którym zawarcie umowy na czas dłuższy niż 3 lata wymaga wcześniejszej zgody Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych. Kontrolującym nie przedłożono wymaganej zgody.
Okres na jaki została zawarta umowa był niezgodny również z terminem realizacji zamówienia określonym w specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz w ogłoszeniu o przetargu nieograniczonym na wybór banku prowadzącego obsługę bankową budżetu Gminy-Miasto Tomaszów Mazowiecki. W specyfikacji i ogłoszeniu termin realizacji zamówienia określono od dnia 1 czerwca 2000 roku do dnia 31 maja 2003 roku.

W zakresie ewidencji księgowej i sprawozdawczości

1. Jednostka kontrolowana nie opracowała pełnej dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości. Powyższe stanowiło naruszenie art.10 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76 poz.694 z późn.zm.), zgodnie z którym jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą przyjęte przez nią zasady rachunkowości. W szczególności, w Urzędzie Miasta w Tomaszowie Mazowieckim nie opracowano dokumentacji dotyczącej wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych - z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych, a także opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji w zależności od struktury oprogramowania wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenia wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji, co było wymagane przez art.10 ust.1 pkt 3 lit. "b" i c" ustawy o rachunkowości.

2. Obowiązujący w jednostce Zakładowy Plan Kont, przyjęty zarządzeniem nr 30/97 Prezydenta Miasta Tomaszowa Mazowieckiego z dnia 2 czerwca 1997 roku, opracowany został na podstawie art.10 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości oraz zarządzenia nr 46 Ministra Finansów z dnia 1 sierpnia 1995 roku w sprawie szczególnych zasad prowadzenia rachunkowości oraz jednolitych planów kont dla państwowych i gminnych jednostek budżetowych i ich gospodarstw pomocniczych, zakładów budżetowych, państwowych i gminnych funduszy celowych oraz gmin i ich związków, które utraciło moc obowiązującą z dniem 31 grudnia 2000 roku. Kontrolującym nie przedłożono Zakładowego Planu Kont opracowanego na podstawie aktualnie obowiązujących przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153 poz.1752).

3. W bilansie z wykonania budżetu za 2001 rok i za 2002 rok, saldo konta 140 ujęto łącznie z saldem konta 133 w pozycji I środki pieniężne 1.1 środki pieniężne budżetu, zamiast w pozycji pozostałe środki pieniężne.

4. W wyniku weryfikacji sprawozdań sporządzanych przez Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej, stwierdzono, że w latach 2001 - 2002, wskazana jednostka organizacyjna nie składała kwartalnych sprawozdań Rb-50, wymaganych przez § 4 ust. 1 pkt 2 lit. "b" rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 24, poz.279 z późn. zm.).

W zakresie gospodarki kasowej

1. Przychodowe i rozchodowe dowody kasowe nie były numerowane według pozycji raportu kasowego. Dowodom księgowym nadawano numer narastająco od początku roku.

2. Stwierdzono przypadek wypłacenia zaliczki w większej wysokości niż wynikało to z pisma Skarbnika Miasta wnioskującego o przyznanie zaliczek w określonych wysokościach, zatwierdzonego przez Prezydenta Miasta. W przypadku Pana Jana Konewki kwota wnioskowanej przez Skarbnika Miasta (pismo nr F.W.III.3354/1/2002) zaliczki wyniosła 300 zł, podczas gdy we wniosku o zaliczkę wskazano kwotę 500 zł. W dniu 20 grudnia 2002 roku ww. pracownik dokonał zwrotu zaliczki stałej w wysokości 500 zł.

W zakresie dochodów z podatków i opłat lokalnych

1. Większość poddanych kontroli deklaracji w zakresie podatku od nieruchomości od osób prawnych za lata 2001 - 2002, zostało złożonych po terminie wynikającym z art. 6 ust.8 pkt 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 9 poz.84 z późn. zm.). Z zapisu art.6 ust.8 pkt 1 ww. ustawy wynikało, że osoby prawne są obowiązane składać w terminie do dnia 15 stycznia deklaracje na podatek od nieruchomości na dany rok podatkowy.

2. Stwierdzono przypadki nie naliczania odsetek za zwłokę od nieterminowych wpłat podatku od nieruchomości od osób prawnych.

3. W przypadku podatnika nr 1690090, w zakresie podatku od nieruchomości od osób fizycznych, wystąpiła niezgodność pomiędzy informacją z rejestru gruntów, gdzie powierzchnia gruntów wyniosła 958 m², a decyzją w sprawie wymiaru podatku gdzie łączna powierzchnia gruntów wynosiła 938 m².

4. Zgodnie z art. 4 ust. 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych (według stanu prawnego obowiązującego od dnia 1 stycznia 2003 roku - art.4 ust.2 ww. ustawy), powierzchnię pomieszczeń lub ich części o wysokości w świetle od 1,40 m do 2,20 m należało zaliczać do powierzchni użytkowej budynku w 50%, a jeżeli wysokość była mniejsza niż 1,40 m, powierzchnię tę należało pomijać. W decyzjach wymiarowych nie pomniejszano powierzchni użytkowej budynku w 50%, stosownie do postanowień art. 4 ust. 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, stosowano natomiast 50% ulgę wobec przedmiotowych pomieszczeń (w efekcie skutki finansowe dla podatnika były takie jak przy zastosowaniu postanowień ustawowych).

5. Większość kontrolowanych decyzji w sprawie wymiaru podatku od nieruchomości od osób fizycznych wydano po ustawowo określonym dniu zapłaty I raty podatku, tzn. po dniu 15 marca, uniemożliwiając wpłatę podatku przez podatnika w terminie wskazanym w ustawie.

6. Podstawę do wydania decyzji dotyczących przyznania ulg w podatku od nieruchomości od osób prawnych stanowiło jedynie podanie złożone przez podatnika. Organ podatkowy nie podjął niezbędnych działań w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego, do czego był zobowiązany na podstawie art.122 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (Dz. U. nr 137, poz. 926 z późn. zm.). Ponadto zgodnie z art.187 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, organ podatkowy obowiązany był zebrać i w sposób wyczerpujący rozpatrzyć cały materiał dowodowy. Podatnicy nie przedstawili dowodów potwierdzających stany faktyczne opisane we wnioskach, a organ podatkowy wbrew postanowieniom art.187 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa nie zebrał materiału dowodowego w sprawie. W związku z powyższym uzasadnienia faktyczne decyzji nie zawierały wskazania dowodów, którym organ podatkowy dał wiarę, co naruszało art.210 § 4 ustawy Ordynacja podatkowa. W konsekwencji organ podatkowy nie wykonał obowiązku wyjaśnienia - na podstawie materiału dowodowego - okoliczności sprawy w zakresie przesłanek umorzenia, określonych w art.67 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

7. Decyzję nr 5/I/2002 z dnia 18 lutego 2002 roku w sprawie umorzenia podatku od nieruchomości za okres I - II 2002 roku, w kwocie 78.920,56 zł, wydano po miesiącu od dnia wszczęcia postępowania, czym naruszono postanowienia art.139 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym załatwienie sprawy wymagającej przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w ciągu miesiąca od dnia wszczęcia postępowania.

8. Decyzją nr 5/I/2002 z dnia 18 lutego 2002 roku dokonano umorzenia zaległości w zakresie podatku od nieruchomości. Kontrolujący stwierdzili, że podatnik złożył wniosek w sprawie umorzenia podatku od nieruchomości za cały 2002 rok w dniu 15 stycznia 2002 roku, gdy nie powstała jeszcze zaległość podatkowa. Prezydent Miasta w dniu 18 lutego 2002 roku wystosował pismo do podatnika informujące, że złożony wniosek w części dotyczącej rat podatku za miesiące styczeń - luty 2002 roku został rozstrzygnięty ww. decyzją. Natomiast w części dotyczącej rat podatku za miesiące marzec - grudzień 2002 roku, Prezydent poinformował podatnika, że nie ma możliwości rozpatrzenia wniosku, bo nie jest to zaległość podatkowa (zgodnie ze stanem na dzień złożenia wniosku okoliczność ta dotyczyła jednakże całości żądania podatnika). Ponadto należy podkreślić, że wniosek podatnika nie został w części załatwiony w drodze decyzji podatkowej, co naruszało art.207 ustawy Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym organ podatkowy orzeka w sprawie w drodze decyzji.

9. Stwierdzono przypadki złożenia deklaracji przez podatników podatku rolnego od osób prawnych po terminie wynikającym z art.6a ust.8 pkt 1 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity z 1993 r., Dz. U nr 94, poz. 431 z późn. zm.). Zgodnie z powołanym przepisem osoby prawne obowiązane są składać deklaracje na podatek rolny na dany rok podatkowy do dnia 15-go stycznia.

10. W deklaracjach w zakresie podatku rolnego osoby prawne nie określały klasy użytków rolnych (w deklaracjach brak było na to miejsca). Jednostka kontrolowana nie dokonywała weryfikacji składanych deklaracji i nie porównywała zgodności danych zadeklarowanych z danymi wynikającymi z ewidencji gruntów.

11. W przypadku decyzji nr 8/VI/2002 z dnia 2 kwietnia 2002 roku w sprawie zwolnienia od podatku rolnego gruntów nabytych na utworzenie gospodarstwa rolnego nieprawidłowo określono okres od którego przysługuje zwolnienie. Zwolnienie zastosowano od dnia 1 stycznia 2002 roku, natomiast zakup gruntów nabytych na utworzenie gospodarstwa rolnego nastąpił dnia 24 września 2001 roku. Podatnik wystąpił z wnioskiem dotyczącym zwolnienia w lutym 2002 roku. Zgodnie z art. 12 ust. 2 ustawy o podatku rolnym, okres zwolnienia liczyło się od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawarto umowę sprzedaży gruntów. Wskazać należy, że w orzecznictwie NSA, jak i w literaturze przedmiotu, jako dopuszczalne wskazano także stosowanie przedmiotowego zwolnienia od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym podatnik złożył wniosek (w badanym stanie faktycznym byłby to 1 marca 2002 roku). Od dnia 1 stycznia 2003 roku, stosownie do art.13d ust.3 ustawy o podatku rolnym, zwolnienia i ulgi podatkowe udzielone na wniosek podatnika stosuje się od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym złożono wniosek.

12. Deklaracje na podatek leśny od osób prawnych w 2001 i w 2002 roku jeden z podatników złożył nie zachowując terminu określonego w art.66 ust.8 pkt 1 ustawy 28 września 1991 roku o lasach (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 56, poz. 679), tj. do 15 stycznia. Podatnik złożył deklaracje na podatek za rok 2001 - dnia 12 lutego 2001 roku, natomiast za rok 2002 - dnia 21 lutego 2002 roku.

13. Stwierdzono przypadki pobierania w drodze inkasa opłat targowych przez osoby, które nie zostały wskazane do pełnienia tej funkcji przez Radę Miejską. Dotyczyło to poniższych sytuacji:
- Pan Jan Konewka, na podstawie zawartych z nim umów zlecenia, w okresie od dnia 30 maja 2001 roku do dnia 19 czerwca 2002 roku, pobierał należności z tytułu opłaty targowej, za wynagrodzeniem w wysokości 4%, mimo, że nie został wskazany przez Radę Miejską jako inkasent. Naruszało to postanowienia § 3 uchwały Rady Miejskiej nr 556/2001 z dnia 25 kwietnia 2001 roku w sprawie ustalenia dziennych stawek opłaty targowej, w brzmieniu nadanym przez uchwałę nr 585/2001 z dnia 30 maja 2001 roku oraz postanowienia art.19 pkt 2 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, zgodnie z którym określenie inkasenta stanowiło wyłączną kompetencję rady gminy,
- na podstawie uchwały nr 772/2002 Rady Miejskiej Tomaszowa Maz. z dnia 19 czerwca 2002 roku w sprawie ustalenia dziennych stawek opłaty targowej, jako inkasentów opłaty targowej wskazano Pana Jana Konewkę - administrator/inkasent, Pana Zbigniewa Kulę - inkasent i Pana Piotra Kapałę - inkasent. Wynagrodzenie za inkaso Rada Miejska ustaliła w wysokości 4,2 %. Kontrolujący ustalili, że funkcję inkasentów pełniły także inne osoby niż wymienione w ww. uchwale - Pan Mieczysław Kocik, Pan Emil Kwieciński i Pan Paweł Golczyk. Powyższe naruszało § 3 uchwały nr 772/2002 Rady Miejskiej Tomaszowa Maz. z dnia 19 czerwca 2002 roku w sprawie ustalenia dziennych stawek opłaty targowej oraz art.19 pkt 2 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Niezależnie od powyższego należy wskazać, że w zawartych z ww. osobami, w 2003 roku, umowach o pracę wysokość prowizji za inkaso opłaty targowej określono na 4,5%, gdy stawka wynikająca z obowiązującej uchwały Rady Miejskiej wynosiła 4,2%.

14. Stwierdzono niezgodne z postanowieniami odpowiednich uchwał Rady Miejskiej ustalanie, w zawieranych z inkasentami opłaty targowej umowach zlecenia, wysokości przysługującego im wynagrodzenia za inkaso. W podejmowanych uchwałach Rada Miejska określiła wysokość wynagrodzenia za inkaso opłaty targowej jako % od zebranych kwot, nie przewidujących żadnych innych elementów wynagrodzenia inkasenta. Na podstawie uchwały nr 343/2000 Rady Miejskiej z dnia 1 marca 2000 roku w sprawie ustalenia dziennych stawek opłaty targowej i uchwały Rady Miejskiej nr 388/2001 z dnia 26 kwietnia 2000 roku dokonującej zmiany uchwały nr 343/2000 z dnia 1 marca 2000 roku, Rada Miejska ustaliła wynagrodzenie za inkaso w wysokości 4,0% od opłat targowych. Taką samą wysokość wynagrodzenia dla inkasentów przewidywała uchwała nr 556/2001 Rady Miejskiej z dnia 25 kwietnia 2001 roku w sprawie ustalenia dziennych stawek opłaty targowej. Na mocy uchwały nr 772/2002 z dnia 19 czerwca 2002 roku w sprawie ustalenia dziennych stawek opłaty targowej, Rada Miejska ustaliła wynagrodzenie za inkaso w wysokości 4,2% od opłat targowych. Kontrolujący ustalili, że w umowach zlecenie zawartych z inkasentami Panem Piotrem Kapałą i Panem Zbigniewem Kulą przewidziano obok wynikającej z ww. uchwał prowizji także wynagrodzenie stałe. Dla Pana Piotra Kapały ustalono w umowie z dnia 29 grudnia 2000 roku kwotę 1.000 zł, zwiększoną następnie do kwoty 1.150 zł (aneks z dnia 28 lutego 2001 roku) i 1.520 zł (aneks z dnia 31 października 2001 roku). W umowie z dnia 29 grudnia 2001 roku obok prowizji ustalono wynagrodzenie stałe w wysokości 1.520 zł. Dla Pana Zbigniewa Kuli ustalono w umowie z dnia 29 grudnia 2000 roku kwotę 1.000 zł, zwiększoną następnie do kwoty 1.150 zł (aneks z dnia 28 lutego 2001 roku) i 1.520 zł (aneks z dnia 31 października 2001 roku). W umowie z dnia 29 grudnia 2001 roku obok prowizji ustalono wynagrodzenie stałe w wysokości 1.520 zł. W umowie z dnia 31 grudnia 2002 roku stały element wynagrodzenia określono także w kwocie 1.520 zł, a w umowie z dnia 27 marca 2003 roku w wysokości 1.150 zł.

15. W kontrolowanym okresie nieprawidłowo dokonywano wyliczenia należnego inkasentom wynagrodzenia prowizyjnego, tj. - od dnia 1 stycznia 2001 roku zainkasowaną opłatę targową przez trzech inkasentów mnożono przez miesięczną prowizją w wysokości ustalonej przez Radę Miejską i otrzymaną kwotę wypłacano w równej wysokości każdemu z inkasentów, (np. rozliczenie z pobranych opłat targowych za okres od dnia 1 maja 2001r. do dnia 31 maja 2001r.: 38.430 zł (zainkasowana opłata targowa) x 4% = 1.537,20 zł, kwotę 1.537,20 zł wypłacono każdemu z inkasentów, czyli razem 4.611,60 zł. Kwota zawyżonej wypłaty wynosiła 3.074,20 zł),
- od dnia 1 maja 2003 roku zainkasowaną opłatę targową przez trzech inkasentów mnożono przez 4,5% miesięcznej prowizji z tytułu całości wpływów z dziennej opłaty targowej ustalonej w umowach o pracę (zawartych z administratorem i poborcami opłaty targowej), otrzymaną kwotę wypłacano w równej wysokości administratorowi targowisk i poborcom opłaty targowej (np. rozliczenie z pobranych opłat targowych za okres od dnia 1 lipca 2003r. do dnia 31 lipca 2003r.: 63.822,50 zł (zainkasowana opłata targowa) x 4,5% = 2.872,00 zł, kwotę 2.872,00 zł wypłacono administratorowi targowisk i poborcom opłaty targowej, czyli razem 8.616,00 zł. Kwota zawyżonej wypłaty wynosiła 5.744 zł). Stosowany sposób obliczania wynagrodzenia skutkował znacznym zawyżeniem jego wysokości. Inkasenci nie byli rozliczani za efekty własnej pracy, wysokość inkasa dla danego poborcy ustalana była bowiem od kwot zebranych przez wszystkich inkasentów.

16. W odniesieniu do zaległości podatkowych dotyczących podatku od nieruchomości stwierdzono przypadki nie wystawiania tytułów wykonawczych, pomimo braku wpłaty kwot określonych w upomnieniach, co stanowiło naruszenie przepisów zawartych w: rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 maja 1999 roku w sprawie sposobu postępowania wierzycieli należności pieniężnych przy podejmowaniu czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych (Dz. U. nr 50, poz. 510 - stan prawny do dnia 3 sierpnia 2001 roku); rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 4 lipca 2001 roku w sprawie sposobu postępowania wierzycieli należności pieniężnych przy podejmowaniu czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych (Dz. U. nr 74 poz. 790 - stan prawny od dnia
4 sierpnia do dnia 29 listopada 2001 roku) oraz w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137 poz. 1541 - stan prawny obowiązujący od dnia 30 listopada 2001 roku). Unormowania zawarte w powołanych rozporządzeniach zobowiązywały wierzyciela do systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązania pieniężnego. W przypadku, gdy należność nie została zapłacona w terminie określonym w decyzji, albo wynikającym z przepisów prawa - wierzyciel winien wysłać do zobowiązanego upomnienie, z zagrożeniem wszczęcia egzekucji po upływie 7 dni od dnia doręczenia upomnienia. Po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu wierzyciel winien niezwłocznie wystawić tytuł wykonawczy i przesłać do Naczelnika Urzędu Skarbowego.

W zakresie dochodów z majątku

W zakresie dochodów z tytułu sprzedaży nieruchomości

W odniesieniu do sprzedaży działki nr 578/18, położonej przy ul. Jaśminowej 31, w Tomaszowie Mazowieckim oraz działki nr 578/19, położonej przy ul. Jaśminowej 29 w Tomaszowie Mazowieckim, w trybie przetargu ustnego nieograniczonego, stwierdzono:
1. W wykazie działek przeznaczonych do sprzedaży organizator przetargu (Zarząd Miasta) nie zawarł terminu do złożenia wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości, co stanowiło naruszenie art.35 ust.2 pkt 12 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity Dz. U. z 2000r., nr 46, poz.543 z późn. zm.).

2. Zarząd Miasta sporządzając wykaz działek przeznaczonych do sprzedaży nie podał informacji o wywieszeniu ww. wykazu do publicznej wiadomości, przez ogłoszenie w prasie lokalnej, co stanowiło naruszenie art.35 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami.

3. Ogłoszenie o przetargu nieograniczonym zostało podane do publicznej wiadomości z naruszeniem terminu wskazanego w art.38 ust.2 ustawy o gospodarce nieruchomościami.

4. Organizator przetargu zawiadomił nabywcę działek nr 578/18 i 578/19 w dniu 11 października 2002 roku, o terminie i miejscu zawarcia umowy sprzedaży. Z zawiadomienia wynikało, że termin zawarcia umowy sprzedaży określony został na dzień 17 października 2002 roku. Powyższe zawiadomienie doręczone zostało nabywcom w dniu 15 października 2002 roku. Organizator przetargu wyznaczył termin zawarcia umowy sprzedaży z naruszeniem art.41 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami, zgodnie z którym organizator przetargu był obowiązany zawiadomić osobę ustaloną jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży lub oddania w użytkowanie wieczyste nieruchomości, najpóźniej w ciągu 21 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu. Wyznaczony termin nie mógł być krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia.

W odniesieniu do sprzedaży działek o numerach: 135, 136, 137, 139, 140, 141, 258, 138, 142, 143, 64/3, 65/3, 66/3, 67/3, 68/2, położonych w Tomaszowie Mazowieckim przy ul. Wysokiej, w trybie przetargu ustnego ograniczonego, stwierdzono:

1. W sporządzonym wykazie dotyczącym sprzedaży ww. działek Zarząd Miasta nie zawarł terminu do złożenia wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości, co stanowiło naruszenie art.35 ust.2 pkt 12 ustawy o gospodarce nieruchomościami.

2. Zarząd Miasta sporządzając wykaz działek przeznaczonych do sprzedaży nie podał informacji o wywieszeniu ww. wykazu do publicznej wiadomości, przez ogłoszenie w prasie lokalnej, co stanowiło naruszenie art.35 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami.

3. Ogłoszenie o przetargu nieograniczonym zostało podane do publicznej wiadomości z naruszeniem terminu wskazanego w art.38 ust.2 ustawy o gospodarce nieruchomościami.

4. Organizator przetargu nie zawiadomił nabywcy działek - firmy Delta Frozen o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży, co stanowiło naruszenie art.41 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami.

W zakresie dochodów z tytułu najmu i dzierżawy nieruchomości

W odniesieniu do dzierżawy działki nr 122 o pow. 100m², położonej przy ul. Tkackiej nr 5 w Tomaszowie Mazowieckim, stwierdzono, że Zarząd Miasta Tomaszowa Mazowieckiego nie sporządził i nie podał do publicznej wiadomości wykazu nieruchomości przeznaczonych do oddania w dzierżawę, co stanowiło naruszenie art.35 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami.

W zakresie dochodów z tytułu zajęcia pasa drogowego

W zakresie wydania decyzji na zajęcie pasa drogowego dla Zakładu Gospodarki Wodno - Kanalizacyjnej.

1. Wniosek dotyczący zajęcia pasa drogowego został złożony przez Zakład Gospodarki Wodno - Kanalizacyjnej z naruszeniem terminu określonego w § 2 ust.1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 24 stycznia 1986 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o drogach publicznych (Dz. U. z 1986r. nr 6, poz.33 z późn. zm.). Zgodnie z powołanym przepisem wniosek w sprawie wydania zezwolenia na zajęcie odcinka pasa drogowego należało złożyć zarządcy drogi co najmniej z 3 - miesięcznym wyprzedzeniem.

2. Zarządca drogi przed udzieleniem zezwolenia na zajęcie pasa drogowego nie wydał opinii w sprawie planowanego zajęcia pasa drogowego, co stanowiło naruszenie § 3 cytowanego wyżej rozporządzenia.

3. Decyzja nr 41/2002 w sprawie zajęcia pasa drogowego przez Zakład Gospodarki Wodno -Kanalizacyjnej została wydana w dniu 10 września 2002 roku, tzn. zanim wniosek wpłynął do Urzędu i został zarejestrowany w dzienniku korespondencji, co nastąpiło w dniu 13 września 2002 roku.

W zakresie wydania decyzji na zajęcie pasa drogowego dla ^{(Wyłączenie) [1]}, w celu wykonania przyłącza wodociągowego do posesji.

1. Wniosek na zajęcie pasa drogowego został złożony z naruszeniem terminu określonego w § 2 ust.1 rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o drogach publicznych.

2. Zarządca drogi przed udzieleniem zezwolenia na zajęcie pasa drogowego nie wydał opinii w sprawie planowanego zajęcia pasa drogowego, co stanowiło naruszenie § 3 cytowanego wyżej rozporządzenia.

3. Zajmujący pas drogowy nie przedłożył zarządcy drogi dokumentów wymaganych przez § 4 ust.1 ww. rozporządzenia.

W zakresie wydania decyzji na zajęcie pasa drogowego dla ^{(Wyłączenie) [2]}, celem wykonania przyłącza wodociągowego.

1. Wniosek na zajęcie pasa drogowego został złożony z naruszeniem terminu określonego w § 2 ust.1 rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o drogach publicznych. We wniosku brak było określenia planowanego okresu zajęcia pasa drogowego, co stanowiło naruszenie § 2 ust.2 ww. rozporządzenia.

2. Zarządca drogi przed udzieleniem zezwolenia nie wydał opinii w sprawie planowanego zajęcia pasa drogowego, co stanowiło naruszenie § 3 cytowanego wyżej rozporządzenia.

W zakresie wydatków realizowanych w ramach gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych

W odniesieniu do udzielenia dotacji na rzecz Tomaszowskiego Inkubatora Przedsiębiorczości na realizację programu edukacyjnego CyberSkills, w grudnia 2000 roku, stwierdzono:

1. Naruszono zasadę jawności postępowania przy udzielaniu dotacji poprzez brak podania do publicznej wiadomości informacji o możliwości uzyskania dotacji na realizację zadań i terminie składania ofert. Zgodnie z art.92 pkt 5 ustawy o finansach publicznych, zlecanie zadań powinno następować na zasadzie wyboru najkorzystniejszej oferty, z uwzględnieniem przepisów ustawy o zamówieniach publicznych a w odniesieniu do podmiotów nie działających w celu osiągnięcia zysku w trybie jawnego wyboru najkorzystniejszej oferty w rozumieniu ustawy o zamówieniach publicznych.

2. Wniosek złożony przez Tomaszowski Inkubator Przedsiębiorczości na realizację programu edukacyjnego CyberSkills, nie spełniał wymogów określonych w uchwale nr 314/99 w sprawie trybu postępowania o udzielenie dotacji z budżetu miasta, sposobu jej rozliczania oraz kontroli wykonywania zleconego zadania. W szczególności, we wniosku brak było wskazania wysokości wnioskowanej dotacji na realizację zadania oraz szczegółowego opisu zakresu zadania, co stanowiło naruszenie § 3 ust.4 pkt 8 i 4 uchwały. We wniosku o przyznanie dotacji na realizację ww. programu edukacyjnego, brak było także kalkulacji przewidywanych kosztów realizacji zadania, co stanowiło naruszenie § 3 ust.4 pkt 6 uchwały. Wnioskodawca nie dołączył do wniosku statutu podmiotu, co stanowiło naruszenie § 3 ust.5 pkt 1 uchwały.

3. W zawartej umowie o przyznanie dotacji nie określono szczegółowo zleconego zadania, co stanowiło naruszenie art.71 ust.2 pkt 1 w zw. z art.118 ust.2 ustawy o finansach publicznych oraz § 8 ust.3 pkt 3 ww. uchwały. Brak było także postanowień zobowiązujących dotowany podmiot do prowadzenia dokumentacji według wymagań określonych przez Zarząd Miasta, w sposób umożliwiający ocenę wykonania zadania pod względem rzeczowym i finansowym, co stanowiło naruszenie § 8 ust.3 pkt 5 ww. uchwały.

4. W umowie nie ustalono także trybu i terminów przekazywania Zarządowi Miasta informacji o zakresie i sposobie realizacji umowy, co stanowiło naruszenie § 8 ust.3 pkt 6 ww. uchwały oraz nie wskazano dokumentów, które wnioskodawca przedstawi Zarządowi Miasta w celu rozliczenia dotacji, co było wymagane przez § 8 ust.3 pkt 8 uchwały.

5. Mimo, że dotacja pochodziła ze środków przeznaczonych na realizację programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych, w umowie nie wskazano w jaki sposób działania Fundacji służyć będą realizacji celów programu.

6. Z przedłożonych dokumentów dotyczących rozliczenia dotacji wynikało, że została ona wykorzystana w znacznej części, na inne cele niż realizacja programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych.

7. Ze strony Zarządu Miasta w Tomaszowie Mazowieckim brak było należytego nadzoru i kontroli w zakresie prawidłowego wykorzystania dotacji, co stanowiło naruszenia § 15 ww. uchwały.

W odniesieniu do udzielenia dotacji na rzecz Tomaszowskiego Inkubatora Przedsiębiorczości na realizację programu pilotażowego skierowanego do osób z problemem alkoholowym wychodzących z choroby oraz ich współmałżonków - Nowa Szansa, w marcu 2002 roku, stwierdzono.

1. Ze złożonego przez Fundację wniosku wynikało, że termin realizacji zadania, tj. prowadzenie zajęć z zakresu profilaktyki przeciwalkoholowej, określony został na marzec - październik 2001 roku, natomiast wnioskodawca prosił o dotację na 2002 rok.

2. W zawartej umowie brak było szczegółowego opisu zleconego zadania, co stanowiło naruszenie art.71 ust.2 pkt 1 w zw. z art.118 ust.2 ustawy o finansach publicznych oraz § 8 ust.3 pkt 3 ww. uchwały. W umowie brak było także postanowień zobowiązujących dotowany podmiot do prowadzenia dokumentacji według wymagań określonych przez Zarząd Miasta, w sposób umożliwiający ocenę wykonania zadania pod względem rzeczowym i finansowym, co stanowiło naruszenie § 8 ust.3 pkt 5 ww. uchwały.

3. W zawartej umowie o przyznanie dotacji brak było ustalenia trybu i terminów przekazywania Zarządowi Miasta informacji o zakresie i sposobie realizacji umowy, co stanowiło naruszenie § 8 ust.3 pkt 6 uchwały.

4. Tomaszowski Inkubator Przedsiębiorczości środki otrzymane na realizację programu Nowa Szansa przeznaczył, m.in., na:
- wynagrodzenie dla kierowcy za jazdę samochodem marki toyota na kwotę 242,54 zł,
- wynagrodzenie dla sprzątaczki za sprzątanie pomieszczeń biurowych na kwotę 372 zł,
- zakup oleju napędowego na kwotę 70,08 zł,
- zakup energii elektrycznej na kwotę 977,26 zł,
- zakup usług internetowych na kwotę 1.452,40 zł,
- dozór mienia w miesiącu sierpniu na kwotę 2.666,53 zł,
- "zaksięgowanie dokumentów z lipca w miesiącu sierpniu 2002r.", na kwotę 3.050 zł,
- zakup usług telekomunikacyjnych w sierpniu na kwotę 1.960.77 zł,
- usługi gastronomiczne na kwotę 293,50 zł.
Z powyższego wynikało, że środki otrzymane w ramach dotacji, były przeznaczane w znacznej części, na inne cele niż realizacja programu profilaktyki i rozwiązywania programów alkoholowych.

Wydatki (dotacje) na realizację zadań powierzonych na podstawie umowy jednostkom spoza sektora finansów

Kontroli poddano udzielenie i rozliczenie dotacji na rzecz Klubu Sportowego "Lechia", na organizację imprez sportowych i prowadzenie zajęć szkoleniowych w grupach młodzieżowych, w 2001 roku (225.000 zł) i 2002 roku (225.000 zł). W rezultacie czynności kontrolnych stwierdzono:

1. Do składanych wniosków klub nie dołączył statutu, co było wymagane przez § 3 ust.5 pkt 1 ww. uchwały.

2. Z przedłożonych wniosków wynikało, że wnioskowana dotacja miała pokryć koszty funkcjonowania klubu, co czyniłoby z niej dotację o charakterze podmiotowym. Dotacje przyznawane z budżetu jednostek samorządu terytorialnego na podstawie art.118 ustawy o finansach publicznych, mogły mieć wyłącznie charakter dotacji celowych (na realizację zadań publicznych będących zadaniami danej jednostki).

3. W umowach o udzielenie dotacji nr 1/S/2001 z dnia 15 stycznia 2001 roku oraz nr 1/S/2002 z dnia 15 stycznia 2002 roku brak było szczegółowego opisu zleconego zadania, co stanowiło naruszenie art.71 ust.2 pkt 1 w zw. z art.118 ust.2 ustawy o finansach publicznych oraz § 8 ust.3 pkt 3 ww. uchwały. W umowach ogólnie wskazano, że zleceniobiorca wykorzysta dotację na działalność sportu wyczynowego młodzieży, czyli organizację imprez sportowych, prowadzenie zajęć szkoleniowych w grupach młodzieżowych. W ww. umowach brak było także zobowiązania dotowanego do prowadzenia dokumentacji według wymagań określonych przez Zarząd Miasta, w sposób umożliwiający ocenę wykonania zadania pod względem rzeczowym i finansowym. Powyższe stanowiło naruszenie § 8 ust.3 pkt 5 cytowanej wyżej uchwały.

4. W umowach nie określono ponadto trybu i terminów przekazywania Zarządowi Miasta informacji o zakresie i sposobie realizacji umowy, co było wymagane przez § 8 ust.3 pkt 6 ww. uchwały nr 314/99 Rady Miejskiej w Tomaszowie Mazowieckim oraz nie wskazano dokumentów, które wnioskodawca miał obowiązek przedłożyć Zarządowi Miasta w celu rozliczenia dotacji, stosownie do § 8 ust.3 pkt 8 ww. uchwały.

5. Z dokumentów dotyczących rozliczenia udzielonych dotacji wynikało, że wykorzystane one zostały, zgodnie z wnioskiem, na pokrycie kosztów funkcjonowania klubu (działalności statutowej). Istotną część rozliczonych wydatków stanowiły koszty związane z wynagrodzeniem pracowników obsługi i kosztami rzeczowymi związanymi z działaniem klubu (oddzielonymi od kosztów rzeczowych działania sekcji sportowych). W 2001 roku była to kwota 96.159,21 zł (42,73% dotacji), w 2002 roku kwota 91.994,79 zł (40,88% dotacji). Było to, w szczególności, możliwe wskutek ogólnego opisu zadania w postanowieniach umów i braku kalkulacji kosztów ich realizacji.

W zakresie realizacji wydatków osobowych

1. Stwierdzono przekroczenie limitu wynagrodzeń w dziale 750 rozdziale 75023 § 4010. W budżecie Miasta na 2002 rok w dziale 750, rozdziale 75023 § 4010, na wydatki osobowe dotyczące wynagrodzeń pracowników zaplanowano kwotę 3.958.028 zł. Wykonanie wydatków osobowych w roku 2002 dotyczących wynagrodzeń pracowników wyniosło 3.897.416 zł. Natomiast wykonanie za rok 2001 wyniosło 3.746.040 zł. Zatem nastąpiło przekroczenie wielkości wynagrodzeń o 151.376 zł. Powyższe naruszało art.3 ust.1 ustawy z dnia 21 grudnia 2001 roku o zmianie ustawy o kształtowaniu wynagrodzeń w państwowej sferze budżetowej oraz o zmianie niektórych ustaw (Dz. U. nr 154, poz.1799), zgodnie z którym w 2002 roku wielkość wynagrodzeń nie mogła przekroczyć wielkości wynagrodzeń z 2001 roku w jednostkach i podmiotach prawnych sektora finansów publicznych, w tym, m.in., w samorządowych jednostkach budżetowych.

2. W przypadku dwóch pracowników Urzędu Miasta stwierdzono, że zatrudnieni oni zostali na stanowiskach inspektorów pomimo braku wyższego wykształcenia, wymaganego przez przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 61, poz. 707 z późn. zm.), które zostało uchylone przez rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 33, poz. 264).

3. Akty mianowania pracowników samorządowych z 2003 roku nie zawierały wszystkich elementów wymaganych przepisami art.4a ustawy z dnia 22 marca 1990 roku o pracownikach samorządowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz.1593 z późn.zm.), a mianowicie wysokości i składników wynagrodzenia za pracę oraz daty obowiązku podjęcia czynności służbowych.

4. W przypadku premii dla pracowników obsługi, przyznawanych na mocy zarządzenia nr 20/99 Prezydenta Miasta Tomaszowa Mazowieckiego z dnia 1 października 1999 roku, stwierdzono przypadek przyznawania indywidualnej premii w wysokości wyższej niż 70% miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego, czym naruszano postanowienia niniejszego zarządzenia. W angażach pracowników nie wskazywano wysokości przyznanej premii, określano jedynie, że pracownikom przysługuje premia regulaminowa (wyjątek stanowił angaż kierowcy, w którym określono premię w wysokości 90% - pomimo, że z zapisów regulaminu wynikało, że wysokość indywidualnej premii pracowników obsługi nie mogła przekroczyć 70% miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego). Kontrolującym nie przedłożono również żadnego pisma określającego procentową wysokość premii dla poszczególnych pracowników obsługi. Na podstawie kart wynagrodzeń dla ww. pracowników stwierdzono, że premie nie były wypłacone w maksymalnie przysługujących wysokościach. Od 2003 roku procentowa wysokość premii dla poszczególnych pracowników obsługi, określana jest comiesięcznie przez Kierownika Referatu Obsługi Urzędu Miasta - stosownie do postanowień zarządzenia nr 12/03 Prezydenta Miasta, zgodnie z którym o wysokości premii decyduje Kierownik Referatu Obsługi Urzędu Miasta. Pismo określające wysokość premii przedkładane jest do akceptacji Prezydentowi Miasta w Tomaszowie Mazowieckim, a następnie przekazywane jest do Wydziału Finansowo-Księgowego.

5. W latach objętych kontrolą stosowano niewłaściwy współczynnik do wyliczania ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, przez co wysokość wypłaconych ekwiwalentów została zaniżona. W 2001 roku obliczając ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy stosowano współczynnik 22,08 zamiast współczynnika 21, natomiast w 2002 roku obliczając ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy stosowano współczynnik 21, zamiast współczynnika 20,91 - obliczonych zgodnie z § 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 roku w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalenia i wypłacenia wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. nr 2, poz. 14 z późn. zm.). Ponadto przy wyliczaniu ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy w 2003 roku (w odniesieniu do niektórych osób) stosowano współczynnik 21,8 zamiast współczynnika 21,08. Niewłaściwie wyliczony współczynnik spowodował zaniżenie wysokości ekwiwalentów. W trakcie trwania czynności kontrolnych RIO w Łodzi dokonano wyrównania wysokości wypłaconych ekwiwalentów za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.

6. W przypadku czterech pracowników ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy za 2003 rok nie został wyliczony w sposób odpowiadający urlopowi w wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego w tym roku, w którym rozwiązano stosunek pracy, zgodnie z art.1511 § 1 Kodeksu Pracy. Ustanie stosunku pracy u wyżej wymienionych pracowników nastąpiło w związku z przejściem na emeryturę.

7. W kontrolowanej jednostce nie prowadzono rocznych kart ewidencji czasu pracy. Powyższe naruszało § 8 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. nr 62, poz.286 z późn. zm.).

8. W zakresie kosztów krajowych podróży służbowych pracowników Urzędu Miasta stwierdzono:
- brak było polecenia wyjazdu zarejestrowanego w ewidencji pod numerem 104/02, wystawionego dla Pana Tomasza Kumka - Prezydenta Miasta. Z rejestru delegacji wynikało, że celem podróży był udział w dniu 15 maja 2002 roku w spotkaniu w Bielsku-Białej. Na podstawie złożonych wyjaśnień stwierdzono, że podróż do Bielska-Białej została rozliczona w poleceniu wyjazdu służbowego nr 100/02. W rejestrze delegacji służbowych określono, że celem podróży wskazanej w delegacji o nr 100/02 był udział (w dniach 16 maja - 17 maja 2002 roku) w konferencji w Cieszynie, natomiast na samej delegacji widnieje oddelegowanie (na okres od 15 maja 2002 roku - 17 maja 2002 roku) do Bielska-Białej i Cieszyna,
- brak było delegacji nr 117/2002 i nr 127/2002. Delegacja nr 36/2003 została doniesiona w trakcie trwania czynności kontrolnych. Z uzyskanych informacji wynikało, że delegacje które nie wymagają pieniężnego rozliczenia nie są przedkładane przez pracowników w Wydziale Finansowo-Księgowym ani w Wydziale Organizacyjno-Prawnym; - osobą delegującą Pana Tomasza Kumka (były Prezydent Miasta Tomaszowa Mazowieckiego) był Pan Dariusz Smejda - Zastępca Prezydenta, natomiast osobą delegującą Pana Mirosława Kuklińskiego - Prezydenta Miasta Tomaszowa Mazowieckiego była Pani Grażyna Haraśna - Zastępca Prezydenta. Powyższe stanowiło naruszenie art.4 pkt 1 ustawy o pracownikach samorządowych, zgodnie z którym czynności w sprawach z zakresu prawa pracy dokonuje organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego lub w zakresie ustalonym przez ten organ w odrębnej uchwale jego przewodniczący - wobec przewodniczącego zarządu tej jednostki (obecnie prezydenta) - w formie uchwały, z zastrzeżeniem, że uchwała ta nie może obejmować prawa do ustalania przez przewodniczącego organu stanowiącego wynagrodzenia przewodniczących zarządów jednostek samorządu terytorialnego.

9. W zakresie zagranicznych podróży służbowych stwierdzono, że w przypadku delegacji nr 4/I/2003 roku, zaniżono wysokość diety poprzez błędne wyliczenie wysokości diety przy niepełnej dobie podróży. Ponadto w delegacji nieprecyzyjnie określono dni, w których pracownik odbywający podróż służbową miał zapewnione noclegi i wyżywienie przez stronę zagraniczną.

10. W zakresie wydatków na pokrycie kosztów podróży radnych stwierdzono, że:
- w okresie objętym kontrolą Rada Miejska Tomaszowa Mazowieckiego nie podjęła uchwały w sprawie zasad zwrotu kosztów podróży służbowych radnych, w oparciu o art. 25 ust.4 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz.U. nr 142, poz.1591 z późn.zm.). W trakcie trwania czynności kontrolnych RIO w Łodzi, Rada Miejska Tomaszowa Mazowieckiego podjęła uchwałę nr XI/149/03 z dnia 1 października 2003 roku w sprawie zmiany uchwały nr II/24/02 Rady Miejskiej Tomaszowa Mazowieckiego z dnia 11 grudnia 2002 roku w sprawie ustalenia wysokości i zasad wypłaty diet dla radnych. W § 6 uchwały nr II/24/02 w sprawie ustalenia wysokości i zasad wypłaty diet dla radnych, wprowadzono w ust.2 następujący zapis: "w stosunku do radnych oddelegowanych przez Przewodniczącego Rady poza obszar Miasta przysługuje zwrot kosztów podróży na zasadach określonych w przepisach o podróżach służbowych radnych gminy",
- numery poddanych kontroli delegacji nie odpowiadały pozycjom wymienionym w rejestrze prowadzonym w Biurze Rady Miejskiej (delegacja nr 3/2002, delegacja nr 4/2002),
- termin i miejsce wykonywania zadania przez radnego (polecenie wyjazdu służbowego nr 3/2002 i 4/2002) wskazywała Pani Halina Rudzka - Kierownik Biura Rady Miejskiej, naruszając § 2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 lipca 2000 roku w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych gminy (Dz. U. nr 66, poz. 800), zgodnie z którym termin i miejsce wykonywania zadania oraz miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej określa przewodniczący rady gminy w poleceniu wyjazdu służbowego,
- w okresie objętym kontrolą Rada Miejska Tomaszowa Mazowieckiego nie określiła stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, dla rozliczenia kosztów podróży służbowych odbywanych przez radnych samochodami własnymi. Powyższy wymóg wynikał z § 5 ust. 3 ww. rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych gminy. W trakcie trwania czynności kontrolnych, Rada Miejska Tomaszowa Mazowieckiego podjęła uchwałę nr XI/150/03 z dnia 1 października 2003 roku w sprawie ustalenia stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdów stosowanych w podróżach służbowych radnych Rady Miejskiej Tomaszowa Mazowieckiego;
- stwierdzono rozliczanie diet w wysokości 19 zł, tj. na podstawie przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2001 roku w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju. Powyższe niezgodne było z § 4 ust.1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji, który stanowił, że dieta stanowiąca ekwiwalent pieniężny na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży służbowej wynosi 1% nieprzekraczalnej wysokości diety przysługującej radnemu z tytułu wykonywania mandatu, o której mowa w art.25 ust.6 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym.

W zakresie realizacji inwestycji i udzielania zamówień publicznych

1. Kwoty z faktur wystawianych przez wykonawców robót inwestycyjnych ewidencjonowano na koncie 080/048, zamiast - zgodnie z zakładowym planem kont obowiązującym w jednostce - na koncie 080/031.

2. W odniesieniu do inwestycji o wartości powyżej 30.000 EURO, pn. "Przebudowa nawierzchni toru łyżwiarskiego w Tomaszowie Mazowieckim - wykonanie nowej instalacji chłodniczej, poszerzenie toru, wykonanie nawierzchni toru", stwierdzono, że:
- kontrolującym nie przedłożono kosztorysów inwestorskich dla przedmiotowego zadania inwestycyjnego. Zgodnie z art. 35 ust.2 i 2a ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych, zamawiający obowiązany był, w odniesieniu do robót budowlanych, posiadać kosztorys inwestorski, stanowiący podstawę do określenia wartości szacunkowej zamówienia na roboty budowlane,
- w specyfikacji istotnych warunków zamówienia nie podano opisu kryterium "termin wykonania", co naruszało art. 35 ust.1 pkt 6 ustawy o zamówieniach publicznych, zgodnie z którym specyfikacja winna zawierać opis wszelkich innych niż cena kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów,
- zamawiający ustalił wadium w wysokości 20.000 zł, co stanowiło 0,4% wartości przedmiotu zamówienia (wartość szacunkową zamówienia określono na 4.977.714,35 zł). Ustalenie wadium w przedmiotowej wysokości naruszało art.41 ust.1 ww. ustawy, zgodnie z którym wysokość wadium powinna być określona w granicach 0,5% - 3% wartości przedmiotu zamówienia,
- w specyfikacji nie podano stanowiska służbowego pracownika uprawnionego do kontaktowania się z wykonawcami, co naruszało art. 35 ust.1 pkt 17 ustawy,
- w pismach, które zamawiający przekazał firmom ubiegającym się o udzielenie zamówienia, celem złożenia oświadczeń o nie pozostawaniu w stosunku zależności lub dominacji z innymi oferentami, zamawiającym oraz osobami po stronie zamawiającego biorącymi udział w postępowaniu, w składzie komisji przetargowej wymieniono inne osoby niż te, które faktycznie złożyły oświadczenia, zgodnie z art. 20 ustawy (przeprowadzały postępowanie o zamówienie publiczne). W przedmiotowych pismach nie wymieniono biorącego udział w postępowaniu członka komisji przetargowej - Pana Krzysztofa Janika, a zamiast Pana Andrzeja Kondejewskiego członka komisji, wymieniono Panią Grażynę Molgę. W przekazanych pismach brak było listy oferentów ubiegających się o udzielenie zamówienia oraz wskazania terminu do złożenia przez wykonawców ww. oświadczeń, co naruszało art.22 ust. 6 ww. ustawy.
Przedmiotowe pisma podpisane przez Zastępcę Prezydenta Miasta Pana Zbigniewa Dębca opatrzono datą 1 sierpnia 2002 roku, natomiast firmom przekazano je faksem dnia 27 lipca 2002 roku, czyli przed dniem składania i otwarcia ofert - wyznaczonym na dzień 30 lipca 2002 roku. Wezwania powinny zostać skierowane do oferentów dopiero po otwarciu ofert, gdyż ustawa o zamówieniach publicznych wymaga, aby zawierało ono, m.in., wykaz oferentów,
- członkowie komisji przetargowej wykluczyli z ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego oferenta nr 1 - Firmę Produkcyjno-Handlowo-Usługowa "BUDBOR" z Tomaszowa Mazowieckiego. Jako podstawę wykluczenia podano art.19 pkt 8 ustawy o zamówieniach publicznych. Natomiast w piśmie nr Ldz.KGK.960/2002r. z dnia 9 września 2002 roku, podpisanym przez Zastępcę Prezydenta Miasta Pana Dariusza Smejdę, skierowanym do wykluczonego oferenta, zapisano, że Urząd Miasta w Tomaszowie Mazowieckim informuje o odrzuceniu oferty, nie przywołując podstawy prawnej. Podkreślić należy, że wykluczenie oferenta i odrzucenie oferty są to dwie różne konstrukcje prawne przewidziane w ustawie o zamówieniach publicznych;
- członkowie komisji przetargowej przeprowadzając postępowanie nie odnotowali faktu, że w załącznikach pn. "Zadania zrealizowane przez podwykonawców w okresie ostatnich dwóch lat", złożonych przez spółkę "aa san" z Warszawy i spółkę "TAMEX" z Warszawy (spółka "aa san" wymieniła w załączniku spółkę "TAMEX" jako podwykonawcę) na pierwszych trzech pozycjach znalazły się te same zadania lecz o różnej wartości całkowitej zamówienia. Wynikało z tego, że w przedmiotowym załączniku przynajmniej jedna ze spółek podała nieprawdziwe dane;
- w zawiadomieniu o wyborze oferty skierowanym do wybranego oferenta - pismo akceptujące nr L.dz.KGK./960/2002 z dnia 9 września 2002 roku - nie określono terminu zawarcia umowy, co naruszało art.51 ust. 2 ww. ustawy,
- w protokole postępowania nie odnotowano wniesienia protestu. Nie wypełniono również w protokole postępowania rubryki określającej czy postępowanie zostało zawieszone i na jaki okres. Protest wniesiono 12 września 2002 roku, czyli po zatwierdzeniu protokołu postępowania w dniu 9 września 2002 roku przez Prezydenta Miasta;
- w przedłożonej dokumentacji przetargowej brak było ogłoszenia o wyniku postępowania, które winno się ukazać w siedzibie zamawiającego, nie zamieszczenie w siedzibie zamawiającego ogłoszenia o wyniku postępowania naruszało art.50 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych;
- umowę nr 41/2002 z dnia 1 października 2002 roku (Zarząd Miasta Tomaszowa Maz. reprezentował Prezydent Miasta - Pan Tomasz Kumek i Zastępca Prezydenta Pan Dariusz Smejda) na wykonanie przedmiotu zamówienia zawarto z wybranym wykonawcą (tj. z firmą "aa san" sp. z o.o.) po upływie 45 dniowego terminu związania ofertą, o którym mowa w art. 40 ust.1 ww. ustawy i w punkcie X specyfikacji pn. "Termin związania ofertą" (termin składania ofert wyznaczono na dzień 30 lipca 2002 roku). Zawarcie umowy po terminie związania ofertą naruszało art.51 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych;
- w przedłożonym do kontroli oryginale umowy nr 41/2002 z dnia 1 października 2002 roku brak było strony drugiej, na której zawarto § § od 3 do 7. Kontrolującym przedłożono jedynie kserokopię drugiej strony umowy;
- w umowie określono termin wykonania przedmiotu umowy na dzień 15 grudnia 2002 roku, natomiast w ofercie firma "aa san" zaproponowała termin zrealizowania zamówienia - 15 listopada 2002 roku. Zamawiający w specyfikacji określił nieprzekraczalny czas wykonania umowy na dzień 30 listopada 2002 roku. Zakaz wprowadzania takich zmian, które prowadzą do zmiany treści oferty złożonej przez wybranego oferenta wynikał z art. 76 ust.1 ww. ustawy. Ponadto, termin wykonania przedmiotu umowy był jednym z dwóch kryteriów oceny ofert, za które wybrany oferent otrzymał maksymalną ilość punktów - 100 jednostkowo, 120 globalnie (100 x 20% x 6 = 120). Drugi oferent, który zaproponował termin wykonania robót na dzień 30 listopada 2002 roku otrzymał 80,26 punktów jednostkowo, 96,31 globalnie (80,26 x 20% x 6 = 96,31). Biorąc pod uwagę termin podany w umowie - 15 grudnia 2002 roku, oferta firmy "aa san" otrzymałaby mniej punktów niż oferta firmy "TAMEX".
Zawarcie w umowie terminu zrealizowania zamówienia na dzień 15 grudnia 2002 roku, zamiast na dzień 15 listopada 2002 roku stanowiło naruszenie zasady równego traktowania podmiotów ubiegających się o zamówienie publiczne, wyrażonej w art.16 ustawy o zamówieniach publicznych.
- umowa nr 41/2002, zawarta z wybranym wykonawcą (tj. z firmą "aa san" sp. z o.o.) w dniu 1 października 2002 roku, różniła się w treści od wzoru umowy stanowiącego integralną część specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Zakaz wprowadzania zmian, które prowadzą do zmiany treści oferty złożonej przez wybranego oferenta wynikał z art. 76 ust.1 ww. ustawy. Zgodnie z art.76 ust.2 zmiana umowy dokonana z naruszeniem przepisu ust.1 art. 76 jest nieważna.
Wprowadzono następujące zmiany w stosunku do projektu umowy stanowiącego integralną część specyfikacji istotnych warunków zamówienia:
- w § 2 zawartej umowy dopisano ust. 2 o następującej treści "W przypadku niesprzyjających warunków pogodowych (niska temperatura) uniemożliwiających prowadzenie robót budowlanych, strony ustalą aneksem do umowy nowy termin zakończenia robót,
- w zawartej umowie nie ujęto zapisów znajdujących się w § 11 projektu umowy dotyczących zakończenia wykonania robót i odbioru końcowego robót,
- w zawartej umowie nie ujęto zapisów znajdujących się w § 12, od ust.1 do zdania pierwszego ust.7 projektu umowy. Zapisy te dotyczyły, m.in., kar umownych,
- w § 11 zawartej umowy ujęto treść § 12 ust. 7 zdanie drugie projektu umowy.
- w specyfikacji istotnych warunków zamówienia i w zawartej umowie ograniczono formy wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy, nie przewidziano możliwości wniesienia zabezpieczenia w poręczeniach bankowych, gwarancjach ubezpieczeniowych, o których mowa w art. 75 ust. 3 ww. ustawy;
- do umowy nr 41/2002 zawartej z firmą "aa san" sp. z o.o. w dniu 1 października 2002 roku, sporządzono w dniu 31 października 2002 roku aneks nr 1, który ze strony zamawiającego podpisali Prezydent Miasta - Pan Tomasz Kumek i Zastępca Prezydenta - Pan Dariusz Smejda. Aneks nie został kontrasygnowany przez Skarbnika Miasta, co naruszało art. 46 ust.3 ustawy o samorządzie gminnym. Na podstawie aneksu zamawiający zlecił do wykonania dodatkowe prace - wykonanie przejścia podziemnego pod torem wraz z dokumentacją projektową, wykonanie zbiornika betonowego popielnika lodu, wykonanie sieci hydrantowej wewnątrz owalu toru z 4 hydrantami podziemnymi.
Zawierając przedmiotowy aneks zamawiający nie ustalił wartości szacunkowej zamówienia. Zamówienia udzielono z pominięciem procedur ustawy o zamówieniach publicznych. Projekt wykonawczy będący uzupełnieniem o nowe elementy konstrukcyjne i technologiczne toru, sporządzony w grudniu 2002 roku przez projektanta i jednocześnie kierownika budowy ^{(Wyłączenie) [3]} nie został zaopiniowany przez organ wydający decyzję pozwolenie na budowę.
W aneksie zawarto zapis, że wykonanie ww. robót nie zmieni wartości umowy brutto. Związane to było z okolicznością, że w toku realizacji inwestycji wykonawca zmienił stawkę podatku VAT (w ofercie 22%, na wystawionych fakturach 7%). Skutkowało to zmniejszeniem określonej w umowie z dnia 1 października 2002 roku wartości robót brutto. Umowa nie została w tym zakresie zmieniona, w ramach zaistniałej różnicy wykonane miały być prace zlecone aneksem nr 1. Pismem z dnia 23 października 2002 roku członek zarządu spółki "aa san" Pan Andrzej Janowski przesłał plan płatności faktur w związku z realizacją I etapu przebudowy toru łyżwiarskiego przy ul Strzeleckiej (plan obejmował także wycenę robót uzupełniających i dodatkowych na kwotę 520.345,00 zł netto, 556.769,15 zł brutto). Całość robót netto wyceniono na kwotę 4.528.245,00 zł, natomiast w ofercie wartość robót netto, bez robót uzupełniających i dodatkowych, wyniosła 3.971.493,54 zł. Wartość robót brutto w harmonogramie fakturowania podano w kwocie 4.845.222,15 zł, w ofercie w kwocie 4.845.222,12 zł (różnica między kwotami brutto w harmonogramie i w ofercie wyniosła 3 grosze). Kontrolujący ustalili, że w dniu 6 maja 2003 roku firma "aa san" wystawiła faktury korygujące w zakresie stawki podatku VAT, zmieniające stosowaną stawkę 7% na stawkę 22%. Oznaczało to, że wartość robót objęta wystawionymi fakturami przekroczyła wartość robót brutto określoną w umowie z dnia 1 października 2002 roku - mimo, że w aneksie nr 1 wskazano, że zlecenie robót dodatkowych nie zmieni wartości brutto umowy;
- jak wskazano powyżej, w aneksie nr 1 z dnia 31 października 2002 roku zapisano, że wykonanie wprowadzonych nim do umowy robót nie zmieni wartości umowy brutto. Kontrolujący stwierdzili jednak, że Miasto zapłaciło za część prac zleconych wskazanym aneksem. Z protokołu odbioru nr 4 z dnia 20 grudnia 2002 roku, wynikało, że ujęte w nim roboty wykonane w okresie od dnia 4 grudnia 2002 roku do dnia 20 grudnia 2002 roku, o wartości netto 181.691,59 zł, obejmują także roboty budowlane "przejście pod torem", które to roboty wchodziły w zakres prac ujętych w aneksie nr 1. Faktura VAT nr 64/12/2002 z dnia 20 grudnia 2002 roku, wystawiona na podstawie przedmiotowego protokołu odbioru robót, na kwotę 181.691,59 zł netto (12.718,41 - 7% VAT) 194.410,00 zł brutto, zapłacona została w dniu 24 grudnia 2002 roku;
- w dniu 21 listopada 2002 roku zawarto aneks nr 2 do umowy z dnia 1 października 2002 roku, w którym powtórzono zmiany do umowy wprowadzone aneksem nr 1 z dnia 31 października 2002 roku, jednocześnie dokonując zapisu o utracie mocy przedmiotowego aneksu nr 1. Aneks nr 2 podpisali ze strony zamawiającego Prezydent Miasta - Pan Mirosław Kukliński i Zastępca Prezydenta - Pan Jan Żerek, postanowienia zawarte w aneksie zostały kontrasygnowane przez Skarbnika Miasta - Pana Stefana Majcherka.
Zawierając przedmiotowy aneks, podobnie jak w przypadku aneksu nr 1, nie ustalono wartości szacunkowej zamówienia, nie wskazano w oparciu o jakie przepisy ustawy o zamówieniach publicznych zwiększono zakres zleconych prac. Projekt sporządzony w grudniu 2002 roku przez projektanta i jednocześnie kierownika budowy Pana Adama Mroczka nie został zaopiniowany przez organ wydający decyzję o pozwolenie na budowę;
- firma "aa san" sp. z o.o. z Warszawy, tj. wybrany wykonawca, z którym zawarto umowę nr 41/2002 z dnia 1 października 2002 roku, nie wpłaciła 30% zabezpieczenia należytego wykonania umowy w dniu zawarcia umowy, co naruszało § 6 ust.2 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 16 lipca 2002 roku w sprawie zabezpieczenia należytego wykonania umowy o zamówienia publiczne (Dz. U. nr 115, poz. 1002), zgodnie z którym zabezpieczenie należytego wykonania umowy wnoszone w pieniądzu mogło być za zgodą zamawiającego tworzone z potrąceń z faktur za częściowo wykonane roboty, pod warunkiem, że 30% ustalonej kwoty zabezpieczenia wniesione zostanie w dniu zawarcia umowy (przy zamówieniach, w których cena ofertowa przekraczała 130.000 EURO, a okres realizacji zamówienia jest dłuższy niż rok).
Zamawiający ustalił w umowie potrącenia w wysokości 5 % sumy faktury. Jedyną kwotą pobraną przez zamawiającego od wykonawcy tytułem zabezpieczenia należytego wykonania umowy była kwota 22.042,00 zł, potrącona w dniu 24 grudnia 2002 roku z faktury VAT nr 56/11/2002 z dnia 6 listopada 2002 roku, co stanowiło 5% wartości faktury wystawionej na kwotę 440.840,00 zł brutto. Z zapłaconych po tym terminie przez zamawiającego faktur nie potrącano zabezpieczenia należytego wykonania umowy.
W konsekwencji należy wskazać, że zamawiający nie wyegzekwował zabezpieczenia należytego wykonania umowy w wysokości określonej w umowie (145.356,66 zł).
- w opisie faktur korygujących wystawionych w dniu 6 maja 2003 roku, dotyczących zwiększenia podatku należnego VAT z 7% do 22%, inspektor Pani Grażyna Molga dokonała błędnego zapisu w brzmieniu "Dot. kanalizacji sanitarnej w osiedlu Starzyce w Tomaszowie Maz. …; zgodnie z opinią Urzędu Skarbowego". Faktury sprawdzili:
- pod względem merytorycznym - p.o. Kierownika Referatu Pani Anna Suska,
- pod względem formalnym i rachunkowym Pani Anita Krzysztofik.
Faktury zatwierdzili do wypłaty: Zastępca Prezydenta Miasta Pani Grażyna Haraśna, Skarbnik Miasta Pan Grzegorz Włodarczyk. - wystawione faktury poprzedzone były odbiorem zatwierdzonym protokołami wykonanych robót. W protokołach nie wpisywano adnotacji co do jakości wykonanych robót oraz brak było uwag i zastrzeżeń stron do zakończonych prac. Natomiast z opinii sporządzonej w sierpniu 2003 roku przez rzeczoznawców budowlanych z Zespołu Rzeczoznawców Oddziału Łódzkiego Polskiego Związku Inżynierów i Techników Budownictwa, na zlecenie Miasta Tomaszów Mazowiecki, wynikało, że inwestycja zrealizowana została z licznymi nieprawidłowościami;
- inspektorem nadzoru był ^{(Wyłączenie) [4]} nie wymieniony w umowie o roboty budowlane.

3. W odniesieniu do zamówienia publicznego, o wartości powyżej 30.000 EURO, pn. "Termomodernizacja Budynku Szkoły Podstawowej nr 7 przy ul. Ludwikowskiej 113/115 w Tomaszowie Mazowieckim", 2003 rok, stwierdzono:
- w specyfikacji istotnych warunków zamówienia nie podano stanowiska służbowego pracownika uprawnionego do kontaktowania się z wykonawcami, co naruszało art. 35 ust.1 pkt 17 ustawy o zamówieniach publicznych;
- w specyfikacji istotnych warunków zamówienia ograniczono formy wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy, nie przewidziano możliwości wniesienia zabezpieczenia w poręczeniach bankowych, o których mowa w art. 75 ust. 3 ww. ustawy;
- w wezwaniu skierowanym do oferentów, dotyczącym złożenia oświadczeń o nie pozostawaniu w stosunku zależności lub dominacji z innymi oferentami, zamawiającym oraz osobami po stronie zamawiającego biorącymi udział w postępowaniu, zamawiający nie określił terminu złożenia przedmiotowych oświadczeń przez oferentów, co naruszało art. 22 ust.6 ww. ustawy;
- w zawiadomieniu o wyborze oferty, skierowanym do wybranego oferenta, nie określono terminu zawarcia umowy, co naruszało art. 51 ust. 2 ustawy o zamówieniach publicznych;
- zawierając umowę nr 29/2003 w dniu 8 lipca 2003 roku z Przedsiębiorstwem Budowlanym "ARTOM" z Tomaszowa Mazowieckiego zamawiający naruszył art. 51.ust.1 ww. ustawy, zgodnie, z którym był on zobowiązany do zawarcia umowy w terminie nie krótszym niż 7 dni od dnia ogłoszenia, o którym mowa w art. 50 ust.2 ustawy (w omawianym przypadku od dnia doręczenia pism zawiadamiających oferentów o wynikach przetargu);
- ustalając sposób wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy, zamawiający naruszył przepisy rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 16 lipca 2002 roku w sprawie zabezpieczenia należytego wykonania umowy o zamówienie publiczne, które dopuszczało za zgodą zamawiającego możliwość wniesienia zabezpieczenia w pieniądzu poprzez potrącenia z faktur za częściowo wykonane roboty budowlane przy wpłacie 30% z kwoty zabezpieczenia w dniu zawarcia umowy, w razie spełnienia dwóch przesłanek:
- cena ofertowa przekracza równowartość w złotych kwoty 130.000 EURO,
- okres realizacji zamówienia jest dłuższy niż rok.
W specyfikacji istotnych warunków zamówienia zapisano, że zabezpieczenie będzie tworzone na osobnych kontach z potrąceń z faktur przejściowych w wysokości 5% wynagrodzenia oznaczonego, aż do osiągnięcia kwoty stanowiącej 5 % zaoferowanej ceny, z tym, że 30 % z kwoty zabezpieczenia winno być wniesione w dacie zawarcia umowy w formie określonej w instrukcji dla oferentów, stanowiącej integralną część umowy. W punkcie I specyfikacji pn. "Zamawiający", wymagany termin realizacji zamówienia określono na dzień 14 sierpnia 2003 roku, czyli okres realizacji zamówienia był krótszy niż rok. Ponadto w momencie sporządzania specyfikacji zamawiający znał jedynie wartość szacunkową zamówienia, nie znał natomiast ceny ofertowej, o której mowa w rozporządzeniu, nie mógł więc przesądzić o sposobie wniesienia zabezpieczenia, a jedynie podać informację, że przy zajściu przesłanek przewidzianych ustawą o zamówieniach publicznych istnieje możliwość wniesienia zabezpieczenia w podany wyżej sposób.
Zgodnie z umową nr 29/2003 z dnia 8 lipca 2003 roku wykonawca winien wnieść zabezpieczenie należytego wykonania umowy do wysokości 5 % wynagrodzenia umownego, tj. 17.039,48 zł, w formie potrąceń z faktur. W umowie nie zapisano, że 30 % z kwoty zabezpieczenia (tj. 5.111,84 zł) winno być wniesione w dacie zawarcia umowy, który to zapis znalazł się w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. W dniu zawarcia umowy wybrany oferent - Przedsiębiorstwo Budowlane "ARTOM" - złożył pismo z prośbą o zaliczenie wpłaty wadium w wysokości 9.000,00 zł, jako pierwszej wpłaty zabezpieczenia "prawidłowego" wykonania umowy przedmiotowego zadania inwestycyjnego. Lokatę terminową dla kwoty 9.000 zł otworzono w Banku PKO S.A. w dniu 14 sierpnia 2003 roku;
- ewidencja księgowa zabezpieczenia należytego wykonania umowy prowadzona była na koncie 240/2, co naruszało ustalenia zawarte w obowiązującym w jednostce zakładowym planie kont (zarządzenie nr 30/97 Prezydenta Miasta Tomaszowa Mazowieckiego z dnia 2 czerwca 1997 roku w sprawie wprowadzenia zakładowego planu kont), wg którego na koncie 240/2 winny być ewidencjonowane lokaty z tytułu rękojmi, natomiast zabezpieczenia należytego wykonania umowy winny być ewidencjonowane na koncie 240/1.

W zakresie ewidencji majątku gminy i inwentaryzacji majątku

1. W kontrolowanej jednostce nie opracowano zasad ewidencji majątku, czym naruszono postanowienia art.17. ust.2. ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym kierownik jednostki, uwzględniając rodzaj i wartość poszczególnych grup rzeczowych składników aktywów obrotowych posiadanych przez jednostkę, podejmuje decyzję o stosowaniu jednej z przewidzianych w tym przepisie metod prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla tych grup składników.

2. Prowadzona w Urzędzie Miasta w Tomaszowie Mazowieckim ewidencja analityczna do konta 011 i 013 nie odpowiadała zapisom zawartym w Zakładowym Planie Kont - np. w Zakładowym Planie Kont nie przewidziano ewidencji środków trwałych będących w użytkowaniu między innymi: Miejskiej Komisji Alkoholowej (011/2/08), Wydziału Spraw Gospodarczych i Społecznych Miasta (011/2/09).

3. Prawo użytkowania wieczystego gruntu ewidencjonowano na koncie 020. Zgodnie z zapisem art.3 ust.1 pkt 15 ustawy o rachunkowości, w brzmieniu obowiązującym od dnia 1 stycznia 2002 roku, prawo użytkowania wieczystego gruntu zalicza się do środków trwałych. Zatem ewidencjonowane powinno być na koncie 011.

4. W zakresie inwentaryzacji składników majątkowych, stwierdzono: - przypadki braku podpisu osób materialnie odpowiedzialnych oraz osób sprawdzających na arkuszach spisowych;
- w protokołach nie zawarto informacji określonych w § 22 instrukcji inwentaryzacyjnej, a mianowicie: wartości poszczególnych różnic, tj. niedoborów i nadwyżek oraz szkód, niedoborów i szkód z podziałem na zamierzone i niezamierzone; opisu przyczyn powstania każdej różnicy; wskazania osób winnych powstania niedoborów i szkód oraz podanie uzasadnienia ich winy;
- brak było oświadczeń składanych przez osoby materialnie odpowiedzialne za spisywane składniki majątkowe (według załącznika do instrukcji inwentaryzacyjnej) o ujęciu w raportach, zestawieniach, ewidencji ilościowej wszystkich zrealizowanych dowodów przychodu i rozchodu, przekazania ich do księgowości oraz nieposiadania składników nie będących własnością jednostki. Powyższy wymóg wynikał z § 13 pkt 2 instrukcji inwentaryzacyjnej;
- oświadczenia o udostępnieniu i spisaniu wszystkich składników majątkowych, nie zostały złożone na wzorach stanowiących załącznik nr 2 do instrukcji inwentaryzacyjnej;
- inwentaryzacja wartości niematerialnych i prawnych sporządzona została w sposób ilościowy bez określenia wartości. W trakcie trwania czynności kontrolnych RIO w Łodzi dokonano wyceny wartości niematerialnych i prawnych.

W zakresie stosowania ustawy o zamówieniach publicznych

W odniesieniu do zamówienia publicznego pn. "Wykonanie i montaż regałów kartotecznych przesuwnych do archiwum zakładowego Urzędu Miasta", w 2002 roku, stwierdzono, że:
- wartość szacunkową zamówienia określono w kwocie brutto, natomiast zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 9 ustawy o zamówieniach publicznych szacunkową wartość zamówienia określa się w kwocie netto, tj. bez podatku od towarów i usług (VAT),
- skład komisji przetargowej przeprowadzający postępowanie był niezgodny z obowiązującą wówczas uchwałą nr 162/2001 Zarządu Miasta Tomaszowa Mazowieckiego z dnia 29 listopada 2001 roku w sprawie powołania komisji do spraw realizacji zamówień publicznych oraz postępowania w przedmiocie udzielenia zamówień publicznych przez Gminę - Miasto Tomaszów Mazowiecki oraz jej jednostki organizacyjne.

W zakresie gospodarki transportowej

1. W przypadku samochodu osobowego marki LANOS, przekazanego Straży Miejskiej w Tomaszowie Mazowieckim, nie sporządzono dokumentu świadczącego o przekazaniu do użytkowania. W trakcie trwania czynności kontrolnych RIO w Łodzi, tj. w dniu 7 października 2003 roku, sporządzona została umowa użyczenia samochodu osobowego marki Lanos 1,4. Ponadto, w dniu 7 października 2003 roku sporządzony został protokół nr 1/03 na okoliczność przekazania w użyczenie samochodu osobowego marki Lanos 1,4 dla Straży Miejskiej w Tomaszowie Mazowieckim.

2. Nie ustalono norm zużycia paliwa dla samochodów będących własnością Miasta. Kontrolującym nie przedłożono zarządzenia Prezydenta Miasta, określającego zakładowe normy zużycia paliwa dla ww. samochodów. Z uzyskanych od Pani Teresy Śmiechowicz - inspektora, informacji wynikało, że paliwo rozliczane było według norm producenta. Kontrolującym nie przedłożono (dla żadnego samochodu) dokumentów potwierdzających zużycie paliwa według norm producenta. Na podstawie przedłożonej dokumentacji dotyczącej samochodu osobowego marki PEUGEOT stwierdzono, że przyjęte do rozliczenia normy zużycia paliwa nie były normami producenta. Normy zużycia paliwa dla samochodu osobowego marki PEUGEOT zmieniały się na podstawie następujących pism:
   1) pismo z dnia 27 kwietnia 1999 roku Zastępcy Naczelnika Wydziału - Pana Stanisława Latocha, adresowane do Prezydenta Miasta Tomaszowa Mazowieckiego, w którym wnioskowano o zwiększenie normy zużycia paliwa z 10 litrów na 12 litrów;
   2) pismo nr SOU-2120/1/2000 z dnia 12 czerwca 2000 roku Naczelnika Wydziału - Pana Marka Krawczyka, adresowane do Prezydenta Miasta Tomaszowa Mazowieckiego, w którym wnioskowano o podwyższenie w okresie do 20 września 2000 roku normy zużycia paliwa do wysokości 14 litrów na 100 km, ze względu na urządzenie klimatyzacyjne. W omawianym piśmie wskazano również, że "obecna norma zużycia paliwa wynosi 11 litrów na 100 km" - norma zużycia paliwa została przekreślona i obok wpisano 12 l/100km.

3. Ewidencja kart drogowych nie była traktowana jako ewidencja druków ścisłego zarachowania.

4. Ewidencja kart drogowych nie zawierała: serii i numeru karty, nazwiska kierowcy pobierającego kartę, marki i numeru rejestracyjnego pojazdu. W przedłożonej ewidencji kart drogowych czytelna była jedynie data wystawienia karty. Pozostałe informacje nie były czytelne: zawierały podpis (prawdopodobnie wystawcy kart), oznaczenia literowe tj. P, F, G, K oraz inne podpisy (prawdopodobnie kierowców). Kontrola zgodności ewidencji kart drogowych i numerów wydanych kart drogowych była ograniczona i sprowadzała się jedynie do weryfikacji, dokonanej na podstawie daty wystawienia karty.

5. Na kartach drogowych stwierdzono brak podpisu osoby zlecającej wyjazd i stwierdzającej przyjazd pojazdu. Na kartach stwierdzono również przypadki braku podpisów osób kontrolujących wyniki obliczeń dotyczących przejechanych kilometrów, a także osoby wystawiającej karty drogowe.

6. W karcie nr 240/02 z dnia 13 maja 2002 roku wpisano przebieg kilometrów - 16 podczas gdy ze stanu licznika przebieg kilometrów wynosił 14.

7. Jednostka kontrolowana nie przeprowadziła inwentaryzacji pozostałości paliwa na koniec 2001 roku i 2002 roku. Na podstawie kart drogowych oraz oświadczenia Pani Teresy Śmiechowicz - inspektora, stwierdzono, że na dzień 31 grudnia 2002 roku stan pozostałości paliwa w samochodach służbowych wyniósł 149,65 litrów.

W zakresie innych ustaleń

Nie wyegzekwowano wszystkich nienależnie wypłaconych kwot diet, przyznanych radnym biorącym udział w pracach komisji przetargowej, w latach 1998 - 2000 oraz w posiedzeniach wspólnot mieszkaniowych. Wypłata ww. diet została zakwestionowana podczas doraźnej kontroli RIO w Łodzi w zakresie wydatków osobowych, przeprowadzonej w dniach 16 lutego 2001 roku - 7 marca 2001 roku. Wyegzekwowanie nienależnie wypłaconych diet było jednym z zaleceń zawartych w wstąpieniu pokontrolnym nr WK-0915/20/2001 z dnia 23 marca 2001 roku.
Łączna kwota nienależnie wpłaconych diet dla radnych biorących udział w pracach komisji przetargowej, w latach 1998 -2000, wyniosła 28.413,20 zł natomiast diet za udział w posiedzeniach wspólnot mieszkaniowych, w latach 1999 - 2000, wyniosła 5.642,58 zł. Z informacji uzyskanych od Pani Barbary Kościstej - Naczelnika Wydziału Finansowo-Księgowego, wynikało, że część radnych złożyła pisemne zobowiązanie dotyczące zwrotu nienależnie pobranych diet i dokonała wpłaty - w łącznej wysokości 5.643,40 zł. Zatem do wyegzekwowania pozostała kwota w wysokości 28.412,38 zł.

Informując o powyższych nieprawidłowościach proszę Pana Prezydenta o podjęcie działań w celu ich wyeliminowania oraz zapobieżenia występowaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:

1. Ustalić procedury wewnętrznej kontroli finansowej spełniające wymogi wynikające z art.35a ustawy o finansach publicznych. Przyjęte mechanizmy kontrolne powinny obejmować procesy związane z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz z gospodarowaniem mieniem.

2. Uzupełnić dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości w odniesieniu do prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera. Opracowane w tym zakresie zasady powinny zawierać wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych, a także opis systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji, stosownie do art.10 ust.1 pkt 3 lit "b" i "c" ustawy o rachunkowości. Stosownie do postanowień art.10 ust.2 ustawy o rachunkowości, kierownik jednostki ustala w formie pisemnej i aktualizuje dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości.

3. Zakładowy Plan Kont opracować na podstawie obowiązujących przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.

4. Ewidencję księgową prowadzić zgodnie z Zakładowym Planem Kont, dostosowanym do obowiązujących przepisów.

5. Zapewnić składanie przez kierowników jednostek organizacyjnych wszystkich sprawozdań wymaganych przez § 4 ust.1 pkt 2 lit. "b" rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej.

6. Dowody kasowe numerować według pozycji raportu kasowego.

7. Egzekwować terminowe składanie deklaracji podatkowych przez osoby prawne. W sytuacji braku złożenia deklaracji przez podatnika organ podatkowy może żądać złożenia wyjaśnień w sprawie przyczyn niezłożenia deklaracji lub wezwać do jej złożenia, jeżeli deklaracja nie została złożona mimo takiego obowiązku, stosownie do art.274a ustawy Ordynacja podatkowa.

8. Dokonywać czynności sprawdzających, mających na celu sprawdzenie terminowości składania deklaracji, wpłacania zadeklarowanych podatków, a także sprawdzenie formalnej poprawności deklaracji oraz ustalenie stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami, stosownie do art.272 ustawy Ordynacja podatkowa. Możliwości działania organu podatkowego w razie stwierdzenia błędów w deklaracji lub wypełnienia jej niezgodnie z ustalonymi wymaganiami, a także w sytuacji wątpliwości co do poprawności złożonej deklaracji, określają, w szczególności, przepisy art. 274 i art.274a ust.2 ustawy Ordynacja podatkowa. Zapewnić weryfikację składanych deklaracji z danymi zawartymi w ewidencji gruntów i budynków.

9. W przypadku nieterminowych wpłat podatku przez osoby prawne egzekwować odsetki za zwłokę.

10. Decyzje w sprawie umorzenia zaległości podatkowej lub odsetek za zwłokę, rozłożenia na raty zapłaty podatku lub zaległości podatkowej, odroczenia terminu płatności podatku lub odroczenia zapłaty zaległości podatkowej, wydawać po dokładnym wyjaśnieniu stanu faktycznego sprawy, do czego zobowiązują organ podatkowy art.122 i art. 187 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa. W wyniku przeprowadzonego postępowania podatkowego należy ustalić istnienie (lub nie) ustawowo określonych przesłanek warunkujących podjęcie danego rozstrzygnięcia (np. w odniesieniu do umorzenia zaległości podatkowej przesłanki stanowią ważny interes podatnika lub interes publiczny). W uzasadnieniu faktycznym decyzji podatkowej dotyczącej udzielonych ulg w zapłacie podatku (np. umorzenie zaległości podatkowej, odsetek za zwłokę, rozłożenie zapłaty podatku na raty) wskazywać dowody, którym organ podatkowy dał wiarę oraz przyczyny, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności, zgodnie z art.210 § 4 ustawy Ordynacja podatkowa.

11. Decyzje ustalające wysokość zobowiązań podatkowych doręczać podatnikom w terminie umożliwiającym podatnikowi zapłatę raty podatku w ustawowym terminie płatności.

12. Zapewnić załatwianie spraw podatkowych w terminach określonych przez art.139 ustawy Ordynacja podatkowa.

13. Ulgi i zwolnienia w podatku rolnym, udzielane na wniosek podatnika, stosować od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym złożono wniosek, zgodnie z art.13d ust.3 ustawy o podatku rolnym.

14. W decyzjach ustalających wysokość zobowiązań podatkowych w zakresie podatku od nieruchomości powierzchnię pomieszczeń lub ich części oraz część kondygnacji o wysokości w świetle od 1,40 m do 2,20 m zaliczać do powierzchni użytkowej budynku w 50%, zgodnie z art. 4 ust. 2 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych.

15. Bieżąco i terminowo podejmować czynności zmierzające do wyegzekwowania zaległości podatkowych, w oparciu o przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1996 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 110, poz.968) oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.

16. Przestrzegać wyłącznej kompetencji Rady Miejskiej do określenia inkasentów opłaty targowej i wysokości wynagrodzenia za inkaso, stosownie do art.19 pkt 2 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych.

17. Wynagrodzenie dla inkasentów opłaty targowej wypłacać zgodnie z postanowieniami zawartymi w stosownej uchwale Rady Miejskiej.

18. W przypadku ustalenia wynagrodzenia dla inkasenta o charakterze prowizyjnym, wysokość wynagrodzenia ustalać od kwot opłaty targowej przez niego pobranych. Zaniechać obliczania wynagrodzenia dla danego inkasenta od łącznej kwoty pobranych opłat targowych.

19. W wykazach nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży zamieszczać termin do złożenia wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości, zgodnie z art.35 ust.2 pkt 12 ustawy o gospodarce nieruchomościami.

20. Informację o wywieszeniu wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży w siedzibie Urzędu Miasta podawać się do publicznej wiadomości przez ogłoszenie w prasie lokalnej oraz w inny sposób zwyczajowo przyjęty w danej miejscowości, zgodnie z art.35 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami.

21. Ogłoszenie o przetargu nieograniczonym podawać do publicznej wiadomości z zachowaniem terminu określonego w art.38 ust.2 ustawy o gospodarce nieruchomościami.

22. Przestrzegać art.41 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami, zgodnie z którym organizator przetargu jest obowiązany zawiadomić osobę ustaloną jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży lub oddania w użytkowanie wieczyste nieruchomości, najpóźniej w ciągu 21 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu. Wyznaczony termin nie może być krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia.

23. Podawać do publicznej wiadomości wykaz nieruchomości przeznaczonych do oddania w dzierżawę. Wykaz ten wywiesza się na okres 21 dni w siedzibie właściwego urzędu, a ponadto informację o wywieszeniu tego wykazu podaje się do publicznej wiadomości przez ogłoszenie w prasie lokalnej oraz w inny sposób zwyczajowo przyjęty w danej miejscowości, zgodnie z art.35 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami.

24. Przestrzegać przepisów rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich, w zakresie kwalifikacji wymaganych dla zajmowania danego stanowiska.

25. Współczynnik do wyliczenia ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy wyliczać stosownie do postanowień § 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 roku w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalenia i wypłacenia wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop.

26. Założyć i prowadzić odrębnie dla każdego pracownika kartę ewidencji czasu pracy.

27. Zapewnić by numery poleceń wyjazdu służbowego odpowiadały pozycjom z prowadzonego rejestru poleceń.

28. Dietę w przypadku służbowej podróży zagranicznej wyliczać zgodnie z postanowieniami § 4 ust.4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. nr 236 poz.1991).

29. Przestrzegać § 2 ust.1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych gminy, zgodnie z którym termin i miejsce wykonywania zadania oraz miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej określa przewodniczący rady gminy w poleceniu wyjazdu służbowego.

30. Diety radnych z tytułu podróży służbowych ustalać w wysokości 1% nieprzekraczalnej wysokości diety przysługującej radnemu z tytułu wykonywania mandatu, o której mowa w art.25 ust.6 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym, stosownie do postanowień § 4 ust.1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w sprawie sposobu ustalania należności z tytuł zwrotu kosztów podróży służbowych radnych gminy.

31. Przestrzegać art. 46 ust. 3. ustawy o samorządzie gminnym zgodnie, z którym jeżeli czynność prawna może spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata skarbnika gminy (głównego księgowego budżetu) lub osoby przez niego upoważnionej.

32. Środki finansowe przeznaczane w budżecie na realizację programów profilaktyki i rozwiązywania programów alkoholowych, wykorzystywać na realizację ww. programów, zgodnie z art.18² ustawy z dnia 26 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U nr 147, poz.1231 z późn. zm.).

33. Zapewnić należyty nadzór nad wykorzystaniem udzielonych dotacji przez podmioty nie zaliczone do sektora finansów publicznych (organizacje pozarządowe).

34. Przestrzegać przepisów ustawy o zamówieniach publicznych oraz przepisów aktów wykonawczych, w szczególności:
- art.2 ust. 1 pkt 9 ustawy, zgodnie z którym zamawiający jest zobowiązany wartość szacunkową zamówienia określać z należytą starannością, bez podatku od towarów i usług (VAT),
- art.12a ustawy, zgodnie z którym zamówienie publiczne może być udzielone wyłącznie dostawcy lub wykonawcy, który został wybrany na zasadach określonych w ustawie,
- art.16 ustawy, zgodnie z którym zamawiający zobowiązany jest traktować na równych prawach wszystkie podmioty ubiegające się o zamówienie publiczne i do prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia w sposób gwarantujący zachowanie uczciwej konkurencji,
- art.22 ust. 6 ustawy, zgodnie z którym zamawiający wzywając dostawców lub wykonawców do złożenia oświadczenia, czy pozostają w stosunku zależności lub dominacji - w rozumieniu ustawy Prawo o publicznym obrocie papierami wartościowymi - z innymi uczestnikami postępowania lub zamawiającym albo osobami po stronie zamawiającego biorącymi udział w postępowaniu, winien określać termin złożenia oświadczenia oraz podać wykaz uczestników postępowania i osób po stronie zamawiającego biorących udział w postępowaniu,
- art. 25 ust. 1 pkt 12 ustawy, zgodnie z którym w protokole postępowania o zamówienie publiczne należy zamieszczać informację o wniesionych protestach i odwołaniach oraz ich rozstrzygnięciach,
- art. 35 ust.1 pkt 6 ustawy, stosownie do którego w specyfikacji istotnych warunków zamówienia należy zawierać opis wszelkich innych niż cena kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty,
- art. 35 ust.1 pkt 17 ustawy, zgodnie z którym w specyfikacji należy podawać stanowisko służbowe pracownika uprawnionego do kontaktowania się z wykonawcami,
- art. 35 ust.2 i 2a ustawy, stosownie do których w odniesieniu do robót budowlanych zamawiający powinien posiadać kosztorys inwestorski, który stanowi podstawę do określenia wartości szacunkowej zamówienia na roboty budowlane,
- art.41 ust.1 ustawy, określającego wysokość wadium (w granicach 0,5 - 3% wartości przedmiotu zamówienia),
- art. 50 ust.2 ustawy, zgodnie z którym ogłoszenie o wyborze najkorzystniejszej oferty należy niezwłocznie zamieszczać w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie zamawiającego oraz wysyłać do uczestników postępowania,
- art. 51 ust.1 ustawy, zgodnie z którym po wyborze oferty zgodnie z przepisami ustawy, umowy należy zawierać w terminie nie krótszym niż 7 dni od dnia ogłoszenia o wyborze najkorzystniejszej oferty, nie później jednak niż przed upływem terminu związania ofertą,
- art.51 ust. 2 ustawy, zobowiązującego zamawiającego do podania w zawiadomieniu o wyborze oferty, doręczanemu wybranemu oferentowi, terminu zawarcia umowy,
- wydanego na podstawie art.75 ust.7 ustawy rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 16 lipca 2002 roku w sprawie zabezpieczenia należytego wykonania umowy o zamówienie publiczne.

35. Opracować zasady ewidencji majątku, zgodnie z postanowieniami art.17 ust.2 ustawy o rachunkowości.

36. Prawo użytkowania wieczystego gruntu ewidencjonować na koncie 011.

37. Inwentaryzację składników majątkowych przeprowadzać zgodnie z postanowieniami obowiązującej w jednostce instrukcji inwentaryzacyjnej.

38. Ustalić normy zużycia paliwa dla samochodów będących własnością Miasta.

39. Zapewnić prowadzenie ewidencji kart drogowych w sposób zapewniający możliwość weryfikacji zawartych tam danych.

40. Zapewnić by karty drogowe podpisywane były przez osobę zlecającą wyjazd oraz stwierdzającą przyjazd.

41. Na koniec każdego roku przeprowadzać inwentaryzację pozostałości paliwa w samochodach służbowych.

42. W zakresie udzielania dotacji z budżetu na rzecz podmiotów niepublicznych RIO w Łodzi zwraca uwagę na - obowiązującą od dnia 1 stycznia 2004 roku - zmianę art.118 ustawy o finansach publicznych, dokonaną na mocy ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku Przepisy wprowadzające ustawę o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. nr 96, poz. 874). Jednocześnie na mocy art.2 ustawy z dnia 19 grudnia 2003 roku o zmianie ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych oraz ustawy - Przepisy wprowadzające ustawę o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. nr 228, poz. 2262), do art.23 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku Przepisy wprowadzające ustawę o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, dodano ust.1a, zgodnie z którym do dnia 1 czerwca 2004 roku jednostki samorządu terytorialnego mogą zlecać realizację zadań publicznych w sferze określonej w art.4 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, w trybie określonym w uchwale rady gminy podjętej na podstawie art.118 ust.3 ustawy o finansach publicznych, w brzmieniu obowiązującym przed dniem 1 stycznia 2004 roku.

43. Przy wydawaniu zezwoleń na zajęcie pasa drogowego przestrzegać procedury poprzedzającej wydanie decyzji, określonej przez przepisy rozporządzenia Rady Ministrów - na podstawie delegacji zawartej w art. 40 ust.16 Rada Ministrów w drodze rozporządzenia ma określić warunki niezbędne do udzielenia zezwolenia na zajmowanie pasa drogowego, mając na względzie bezpieczeństwo użytkowania i ochroną dróg (upoważnienie wprowadzone na mocy ustawy z dnia 14 listopada 2003 roku o zmianie ustawy o drogach publicznych oraz o zmianie niektórych innych decyzji (Dz. U. nr 200, poz.1593).

44. Kontynuować czynności mające na celu wyegzekwowanie nienależnie wypłaconych diet dla radnych biorących udział w pracach komisji przetargowej w latach 1998 -2000 oraz za udział w posiedzeniach wspólnot mieszkaniowych w latach 1999 - 2000 - w łącznej wysokości 28.412,38 zł.

Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Prezydenta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że stosownie do art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby.
Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.


Do wiadomości:
- Przewodniczący Rady Miejskiej w Tomaszowie Mazowieckim
- Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Miejskiej w Tomaszowie Mazowieckim
- aa.


Wystąpienie pokontrolne podpisał Prezes Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi dr Ryszard Paweł Krawczyk. Projekt wystąpienia sprawdził Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.

---

PRZYPISY

^[1] Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.

^[2] Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.

^[3] Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.

^[4] Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.