GZEAS Burzenin - wystąpienie pokontrolne z dnia 1 marca 2004 r.
XMLTreść
Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi po zakończeniu doraźnej kontroli gospodarki finansowej w Gminnym Zespole Ekonomiczno - Administracyjnym Szkół w Burzeninie, udostępniane na podstawie art.6 ust.1 pkt 4 lit "a" tiret drugi ustawy z dnia 6 września
2001 roku o dostępie do informacji publicznej.
Pani
Barbara Darul
Wójt Gminy Burzenin
Pan
Aleksander Kowalski
Dyrektor
Gminnego Zespołu
Ekonomiczno - Administracyjnego
Szkół w Burzeninie
WK - 0915/1/2004
Na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz. 577 z późn. zm.) informuję, że doraźna kontrola gospodarki finansowej
i zamówień publicznych przeprowadzona w Gminnym Zespole Ekonomiczno - Administracyjnym Szkół w Burzeninie wykazała następujące nieprawidłowości:
W zakresie spraw organizacyjnych i unormowań wewnętrznych
1. W unormowaniach wewnętrznych obowiązujących w Gminie Burzenin, w tym odnoszących się do Gminnego Zespołu Ekonomiczno - Administracyjnego Szkół w Burzeninie, nie określono zasad odpowiedzialności dyrektorów szkół i przedszkola za prowadzenie gospodarki finansowej jednostek oświatowych, obsługiwanych przez Zespół. Kontrolujący stwierdził, że dyrektorzy szkół nie podejmowali żadnych decyzji w zakresie gospodarki finansowej, co więcej nie uczestniczyli w procedurze przygotowania planu finansowego danej jednostki oświatowej. Brak było także dokumentacji wskazującej na przekazanie przez dyrektorów jednostek oświatowych odpowiedzialności w zakresie gospodarki finansowej na rzecz Dyrektora Gminnego Zespołu. W związku z powyższym wskazać należy na unormowanie zawarte w art.28a ust.1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148 z późn. zm.), zgodnie z którym kierownik jednostki sektora finansów publicznych (a taką jednostką jest jednostka organizacyjna jednostki samorządu terytorialnego) jest odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej, w tym za wykonywanie określonych ustawą obowiązków w zakresie gospodarki finansowej. Ponadto, zgodnie z art.39 ust.1 pkt 5 ustawy z dnia 7 września 1991 roku o systemie oświaty (tekst jednolity z 1996 r., Dz. U. nr 67, poz. 329 z późn. zm.), dyrektor szkoły dysponuje środkami określonymi w planie finansowym szkoły, zaopiniowanym przez radę szkoły i ponosi odpowiedzialność za ich prawidłowe wykorzystanie. Powoływane na podstawie art.5 ust.9 ustawy o systemie oświaty jednostki obsługi ekonomiczno - administracyjnej szkół mają za zadanie realizować obowiązki nałożone na organy prowadzące szkoły, określone w art.5 ust.7 ww. ustawy (m.in. - zapewnienie warunków działania szkoły lub placówki, w tym bezpiecznych i higienicznych warunków nauki, wychowania i opieki, wykonywanie remontów obiektów szkolnych oraz zadań inwestycyjnych w tym zakresie, zapewnienie obsługi administracyjnej, finansowej i organizacyjnej szkoły). Powołanie tych jednostek nie uchyla jednakże unormowań ustawy o finansach publicznych i ustawy o systemie oświaty, określających zasady prowadzenia gospodarki finansowej i zasady odpowiedzialności w tym zakresie, w odniesieniu do jednostek oświatowych (jednostek budżetowych).
2. W kontrolowanej jednostce nie ustalono na piśmie przyjętych zasad rachunkowości, w tym zakładowego planu kont oraz zasad przetwarzania danych przy użyciu komputera, co było wymogiem wynikającym z art.10 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz. 694 z późn. zm.). Zgodnie z powołanym art.10 ust.1 ustawy o rachunkowości, jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące:
- określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych,
- metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego w zakresie, w jakim ustawa pozostawia jednostce prawo wyboru,
- sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej - zakładowego planu kont, wykazu ksiąg rachunkowych, opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - opisu systemu informatycznego oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji.
3. W kontrolowanej jednostce brak było dokumentacji określającej obiegi zasady kontroli dowodów księgowych.
4. Kierownik Gminnego Zespołu Ekonomiczno - Administracyjnego Szkół nie ustalił procedur wewnętrznej kontroli finansowej, stosownie do wymogów wynikających z art.35a ustawy o finansach publicznych. Obowiązek ustalenia wskazanych procedur wprowadzony został z dniem 1 stycznia 2001 roku, stosowanie do unormowania zawartego w art.28a ustawy o finansach publicznych (Dz. U. nr 155, poz. 1014 z późń. zm.). Zgodnie z powołanym przepisem w celu wykonywania nadzoru w zakresie gospodarowania środkami publicznymi, pod względem legalności, gospodarności i celowości, kierownik jednostki zobowiązany został do ustalenia szczegółowych procedur kontroli wydatków dokonywanych ze środków publicznych, zasad wstępnej oceny celowości ponoszonych wydatków w związku z realizacją zadań oraz sposobu wykorzystania wyników kontroli i oceny. Z dniem 1 stycznia 2002 roku weszły w życie zmiany do ustawy o finansach publicznych - na mocy ustawy z dnia 27 lipca 2001 roku o zmianie ustawy o finansach publicznych, ustawy o organizacji i trybie pracy Rady Ministrów oraz zakresie działania ministrów, ustawy o działach administracji rządowej oraz ustawy o służbie cywilnej (Dz. U. nr 102, poz. 1116) - rozszerzające zakres zagadnień objętych wewnętrzną kontrola finansową. Opracowane na podstawie art.35a ustawy o finansach publicznych procedury kontroli powinny funkcjonować w jednostce od dnia 1 stycznia 2002 roku. Wewnętrzna kontrola finansowa powinna objąć - w szczególności - procesy związane z gromadzeniem dochodów, zaciąganiem zobowiązań, dokonywaniem wydatków, gospodarowaniem mieniem, udzielaniem zamówień publicznych.
5. Kontrolujący stwierdził, że Dyrektor Gminnego Zespołu nie powierzył osobie prowadzącej rachunkowość jednostki obowiązków w tym zakresie z zachowaniem wymogów określonych w art.28a ust.2 i art.35 ust.1 ustawy o finansach publicznych. Zgodnie z powołanymi unormowaniami powierzenie i przyjęcie obowiązków powinno być stwierdzone dokumentem. Kontrolujący ustalił ponadto, że pracownik zatrudniony na stanowisku głównego księgowego nie miał w ogóle określonego pisemnie zakresu obowiązków i uprawnień.
6. Kontrola przestrzegania trybu i zasad wykonywania czynności związanych z tworzeniem, ewidencjonowaniem, przechowywaniem oraz ochroną dokumentów na nośnikach papierowych wykazała szereg istotnych naruszeń postanowień zarządzenia Wójta Gminy Burzenin z dnia 18 czerwca 2003 roku w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej Urzędu Gminy Burzenin w jednostkach organizacyjnych Gminy Burzenin, co polegało, m.in., na braku wykazów akt zawierających odpowiednie symbole i hasła klasyfikacyjne oraz kategorie archiwalne dokumentacji, a także braku spisów spraw określających stan ewidencyjny dokumentów.
7. Kontrolujący stwierdził brak sporządzania, w okresie objętym kontrolą (do kwietnia 2003 roku) angaży dla pracowników w związku ze zmianami wysokości wypłacanego wynagrodzenia dla pracowników kontrolowanej jednostki.
8. Kontrolujący ustalił, że rachunek bankowy dla kontrolowanej jednostki prowadził Bank Spółdzielczy w Burzeninie. Jednocześnie, kontrolującemu nie przedstawiono pisemnej umowy dotyczącej wykonywania przez wskazany Bank obsługi bankowej.
W zakresie sporządzania i wykonywania planów finansowych
1. Kontrolujący ustalił, że kierownicy poszczególnych jednostek oświatowych (jednostek budżetowych) nie sporządzali planów finansowych, zgodnie z wymogami wynikającymi z przepisów ustawy o finansach publicznych. Stosownie, do art. 18 ust.6 ww. ustawy, podstawą gospodarki finansowej jednostki budżetowej jest plan dochodów i wydatków (plan finansowy). Ponadto jak wskazano powyżej, zgodnie z art.39 ust.1 pkt 5 ustawy o systemie oświaty, dyrektor szkoły dysponuje środkami określonymi w planie finansowym szkoły, zaopiniowanym przez radę szkoły i ponosi odpowiedzialność za ich prawidłowe wykorzystanie. Szczegółowe unormowania odnoszące się do trybu i zasad sporządzania planów finansowych przez jednostki budżetowe zostały zawarte w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 grudnia 2000 roku w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz szczegółowych zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu przez zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze jednostek budżetowych (Dz. U. nr 122, poz. 1333).
2. Stwierdzono, we wrześniu i listopadzie 2002 roku, przekroczenie granic zaplanowanych w uchwale budżetowej wydatków, w rozdziale 80110 § 4010, co stanowiło naruszenie art.92 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym dokonywanie wydatków następuje w granicach kwot określonych w planie finansowym.
W zakresie ewidencji księgowej i sprawozdawczości
1. W zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera stwierdzono niedostateczną ochronę danych przechowywanych na dyskietkach. Brak było ich należytego przechowywania i ochrony przed niedozwolonymi zmianami, uszkodzeniem lub zniszczeniem. Zasady ochrony danych przetwarzanych w systemie informatycznym określa art.71 ust.2 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym - przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera ochrona danych powinna polegać na stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych, na doborze stosownych środków ochrony zewnętrznej, na systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na nośnikach komputerowych, pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych, oraz na zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości, poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem.
2. Stwierdzono brak zgodności między danymi wykazanymi w sprawozdaniu budżetowym RB-28S za III kwartały 2002 roku z ewidencją księgową. Na 45 pozycji objętych sprawozdaniem różnice wystąpiły w 21 pozycjach. Kwota zaniżeń wynosiła 115.460,71 zł, kwota zawyżeń 76.297,52 zł. Sprawozdanie zostało podpisane przez Dyrektora Zespołu Pana Aleksandra Kowalskiego i Główną księgową Zespołu Panią Annę Kuligowską. Wykazanie w sprawozdaniu danych niezgodnych z ewidencją księgową stanowiło naruszenie § 10 ust.2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 24, poz. 279 z późn. zm.) oraz wypełniało znamiona naruszenia dyscypliny finansów publicznych, określone w art.138 ust.1 pkt 14 ustawy o finansach publicznych.
3. Kontrolujący stwierdził, że szkoły i przedszkole nie sporządzały jednostkowych sprawozdań budżetowych wymaganych przez § 4 ust.1 pkt 2 lit. "b" ww. rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej.
W zakresie udzielania zamówień publicznych
Kontrola przestrzegania zasad, form i trybu postępowania przy udzieleniu zamówienia publicznego na dostawę węgla, miału węglowego i oleju opałowego na sezon grzewczy 2002/2003 oraz na dostawę węgla i miału węglowego na sezon grzewczy 2003/2004, wykazała szereg istotnych nieprawidłowości i uchybień, naruszających przepisy ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 z późn. zm. - uchylona z dniem 2 marca 2004 roku).
1. W stosunku do udzielenia zamówienia publicznego na dostawę węgla i miału w sezonie grzewczym 2002/2003, w trybie przetargu nieograniczonego, stwierdzono, że zamawiający:
- naruszył art.2 ust.1 pkt 9 ustawy o zamówieniach publicznych, poprzez brak ustalenia wartości szacunkowej zamówienia,
- naruszył art.17 ust.1 ww. ustawy, poprzez brak określenia przedmiotu zamówienia za pomocą obiektywnych cech technicznych i jakościowych, przy przestrzeganiu Polskich Norm, - naruszył art.30 ww. ustawy, poprzez brak zamieszczenia w ogłoszeniu o przetargu wszystkich wymaganych informacji, w szczególności - oświadczenia o stosowaniu preferencji krajowych oraz kryteriów oceny ofert,
- naruszył art.27d ust.1 ww. ustawy, dokonując wyboru oferty mimo braku podania do publicznej wiadomości kryteriów oceny ofert,
- naruszył art.19 ust.1 pkt 8 ww. ustawy, poprzez niewykluczenie z postępowania oferentów, którzy nie złożyli oświadczenia na podstawie art.22 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych,
- naruszył art.50 ust.1 ww. ustawy, poprzez brak wskazania w zawiadomieniu o wynikach przetargu ceny wybranej oferty,
- naruszył art.50 ust.4 ww. ustawy, poprzez brak wskazania w zawiadomieniu o wyborze oferty miejsca i terminu zawarcia umowy.
2. W stosunku do udzielenia zamówienia publicznego na dostawę oleju opałowego w sezonie grzewczym 2002 - 2003, w trybie przetargu nieograniczonego, stwierdzono, że zamawiający:
- naruszył art.2 ust.1 pkt 9 ustawy o zamówieniach publicznych, poprzez brak ustalenia wartości szacunkowej zamówienia,
- naruszył art.17 ust.1 ww. ustawy, poprzez brak określenia przedmiotu zamówienia za pomocą obiektywnych cech technicznych i jakościowych, przy przestrzeganiu Polskich Norm,
- naruszył art.30 ww. ustawy, poprzez brak zamieszczenia w ogłoszeniu o przetargu wszystkich wymaganych informacji, w szczególności - oświadczenia o stosowaniu preferencji krajowych oraz kryteriów oceny ofert,
- naruszył art.27d ust.1 ww. ustawy, dokonując wyboru oferty mimo braku podania do publicznej wiadomości kryteriów oceny ofert,
- naruszył art.50 ust.1 ww. ustawy, poprzez brak wskazania w zawiadomieniu o wynikach przetargu ceny wybranej oferty,
- naruszył art.50 ust.4 ww. ustawy, poprzez brak wskazania w zawiadomieniu o wyborze oferty miejsca i terminu zawarcia umowy,
3. W stosunku do udzielenia zamówienia publicznego na dostawę węgla i miału w sezonie grzewczym 2003 - 2004, w trybie przetargu nieograniczonego, stwierdzono, że zamawiający:
- naruszył art.2 ust.1 pkt 9 ustawy o zamówieniach publicznych, poprzez brak ustalenia wartości szacunkowej zamówienia,
- naruszył art.17 ust.1 ww. ustawy, poprzez brak określenia przedmiotu zamówienia za pomocą obiektywnych cech technicznych i jakościowych, przy przestrzeganiu Polskich Norm (w szczególności zamawiający nie zamieścił wymogów, co do jakości węgla i miału),
- naruszył art.30 ww. ustawy, poprzez brak zamieszczenia w ogłoszeniu o przetargu wszystkich wymaganych informacji, w szczególności - oświadczenia o stosowaniu preferencji krajowych oraz kryteriów oceny ofert,
- naruszył art.27d ust.1 ww. ustawy, dokonując wyboru oferty mimo braku podania do publicznej wiadomości kryteriów oceny ofert. Kontrolujący ustalił, że w protokole z posiedzenia komisji przetargowej jako uzasadnienie wyboru oferty podano, ze oferta jest "...korzystniejsza pod względem lepszej jakości węgla i miału",
- naruszył art.50 ust.1 ww. ustawy, poprzez brak wskazania w zawiadomieniu o wynikach przetargu ceny wybranej oferty,
- naruszył art.50 ust.4 ww. ustawy, poprzez brak wskazania w zawiadomieniu o wyborze oferty miejsca i terminu zawarcia umowy.
4. W odniesieniu do wszystkich ww. postępowań kontrolujący stwierdził, że na przedłożonych do kontroli ofertach brak było dat ich wpływu do Gminnego Zespołu.
5. Kontrolujący stwierdził szereg nieprawidłowości w zakresie wykonania zawartych, po wskazanych wyżej postępowaniach, umów. W szczególności:
- w ogłoszeniu o przetargu na dostawę oleju opałowego na sezon grzewczy 2002/2003 padano zapotrzebowanie w ilości 45.000 litrów. Ilości nie podano w złożonej przez dostawcę ofercie i zawartej umowie. Kontrolujący ustalił, że dostawa objęła 54.602 litrów. Jednocześnie kontrolującemu nie przedłożono żadnej dokumentacji dotyczącej zwiększenia ilości dostaw, co oznaczało dokonanie zamówienia w tym zakresie z pominięciem procedur ustawy o zamówieniach publicznych. W zawartej umowie cenę 1 litra oleju opałowego ustalono nam kwotę 1,46 zł. W umowie zastrzeżono także, że wszelkie zmiany i uzupełnienia treści umowy wymagają, pod rygorem nieważności, formy pisemnej. Kontrolujący stwierdził, że mimo braku zmian zawartej umowy, 37.148 litrów oleju opałowego zostało dostarczone po cenach wyższych. Mając na względzie kwotę ustaloną umownie kwotę 1,46 zł za litr oleju, zapłacono więcej kwotę 6.414,81 zł,
- w ogłoszeniu o przetargu na dostawę węgla na sezon grzewczy 2002/2003 podano zapotrzebowanie w ilości 60 ton. Taką też ilość wskazano w zawartej z dostawcą umowie. Kontrolujący ustalił, że faktycznie zakupiony został węgiel w ilości 97,025 ton, czyli o 37,025 tony więcej. Kontrolującemu nie przedstawiono żadnych dokumentów dotyczących zakupu zwiększonej ilości węgla, co oznaczało dokonanie zamówienia w tym zakresie z pominięciem procedur ustawy o zamówieniach publicznych,
- na fakturze z dnia 21 maja 2003 roku dotyczącej zakupu węgla w ilości 6.700 kg i miału w ilości 4.460 kg, za łączną kwotę 3.705,79 zł, Dyrektor Szkoły Podstawowej w Burzeninie zamieścił adnotację, że węgiel i miał zakupiono na potrzeby szkoły. Jednocześnie Dyrektor wskazał, że węgiel i miał został zmagazynowany u dostawcy. Powyższe wskazywało na niecelowość dokonanego wydatku (zapłaty dokonano 30 czerwca 2003 roku). Z przedłożonych kontrolującemu dokumentów nie wynikało także, że węgiel został w ogóle do szkoły dostarczony.
Stwierdzone w toku kontroli naruszenia przepisów ustawy o zamówieniach publicznych wypełniały znamiona naruszenia dyscypliny finansów publicznych określone w art.138 ust.1 pkt 12 ustawy o finansach publicznych.
W zakresie gospodarki materiałowej
Kontrolujący stwierdził, że karty materiałowe dla węgla, miału i oleju opałowego dla poszczególnych szkół prowadzone były w sposób nie zapewniający należytą kontrolę nad tymi materiałami.
W zakresie wynagrodzeń nauczycieli
W wyniku czynności kontrolnych stwierdzono, że w Gminie nie osiągnięto wyznaczonych przez art.30 ust.3 i ust.4 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 roku Karta Nauczyciela (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 118, poz. 1112) wysokości średnich wynagrodzeń dla nauczycieli stażystów, nauczycieli kontraktowych i nauczycieli mianowanych. Średnie gwarantowane wynagrodzenia nauczycieli poszczególnych stopni awansu zawodowego wynosiły w 2003 roku odpowiednio - nauczyciel stażysta - 1.386 zł, nauczyciel kontraktowy - 1.710 zł, nauczyciel mianowany - 2.394 zł, nauczyciel dyplomowany - 3.078 zł. Podkreślić w tym miejscu należy, że w 2002 roku Gmina nie wykorzystała na cele określone w przepisach rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 27 grudnia 2001 roku w sprawie zasad podziału części oświatowej subwencji ogólnej dla jednostek samorządu terytorialnego w 2002 roku (Dz. U. nr 156, poz. 1822) kwoty 96.676 zł z ogólnej kwoty otrzymanej w 2002 roku części oświatowej subwencji ogólnej.
Informując o powyższych nieprawidłowościach stwierdzonych w toku kontroli proszę Panią Wójt o podjęcie działań mających na celu ich usunięcie i zapobieżenie występowaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Zapewnić sporządzanie planów finansowych przez jednostki oświatowe, w oparciu o przepisy ustawy o finansach publicznych oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz szczegółowych zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu przez zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze jednostek budżetowych.
2. Zapewnić przestrzeganie art.39 ust.1 pkt 5 ustawy o systemie oświaty, zgodnie z którym dyrektor szkoły dysponuje środkami określonymi w planie finansowym szkoły, zaopiniowanym przez radę szkoły i ponosi odpowiedzialność za ich prawidłowe wykorzystanie.
3. Zapewnić sporządzenie przez jednostki oświatowe jednostkowych sprawozdań budżetowych wymaganych przez przepisy rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej.
4. Podjąć działania mające na celu ustalenie średnich wynagrodzeń nauczycieli na poziomie wymaganym przez art.30 ust.3 i ust.4 ustawy Karta Nauczyciela.
5. Zapewnić nadzór nad gospodarką finansową jednostek oświatowych oraz Gminnego Zespołu Ekonomiczno - Administracyjnego Szkół, w tym na podstawie art.127 ustawy o finansach publicznych.
Informując o powyższych nieprawidłowościach stwierdzonych w toku kontroli proszę Pana Dyrektora o podjęcie działań mających na celu ich usunięcie i zapobieżenie występowaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Ustalić na piśmie przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości, w tym zakładowy plan kont, zgodnie z wymogami wynikającymi z art.10 ust.1 ustawy o rachunkowości.
2. Ustalić zasady obiegu i kontroli dowodów księgowych.
3. Określić procedury wewnętrznej kontroli finansowej - na podstawie art.35a ust.3 ustawy o finansach publicznych.
4. Powierzyć osobie wykonującej obowiązki głównego księgowego pełnienie tych obowiązków na piśmie, zgodnie z wymogami wynikającymi z art.28a ust.2 i art.35 ust.1 ustawy o finansach publicznych.
5. Zapewnić ochronę dokumentacji, o której mowa w art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości, ksiąg rachunkowych, dowodów księgowych, dokumentów inwentaryzacyjnych i sprawozdań finansowych, w sposób określony w art.71 i nast. ustawy o rachunkowości.
6. Zapewnić przestrzeganie instrukcji kancelaryjnej wprowadzonej na mocy zarządzenia Wójta Gminy z dnia 18 czerwca 2003 roku w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej Urzędu Gminy Burzenin w jednostkach organizacyjnych Gminy Burzenin.
7. Zapewnić sporządzanie angaży w sytuacji zmiany wysokości wynagrodzeń pracowników.
8. Zapewnić zaprowadzenie i bieżące prowadzenie kart materiałowych, jako ewidencji analitycznej do konta 310 - materiały. Zasady funkcjonowania konta i powiązania konta syntetycznego z ewidencją analityczną ustalić w zakładowym planie kont. Zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153, poz. 1752 ), ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 310 powinna zapewnić możliwość ustalenia stanu zapasów według miejsc ich znajdowania się i osób, którym powierzono pieczę nad nimi, a w odniesieniu do zapasów materiałów i towarów objętych ewidencją ilościowo-wartościową - także według ich poszczególnych rodzajów i grup.
9. Zamówień publicznych udzielać zgodnie z rygorami określonymi w ustawie z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz. 177). W szczególności, przestrzegać unormowań dotyczących określania wartości szacunkowej zamówienia (art.32 i nast. ww. ustawy), określenia przedmiotu zamówienia (art. 29 i nast. ustawy), wyboru najkorzystniejszej oferty (art.82 i nast. ww. ustawy).
10. Zapewnić nadzór nad prawidłowym wykonaniem umów dotyczących dostaw węgla, miału i oleju opałowego. Zapewnić kontrolę zużycia wskazanych materiałów w oparciu o przyjęte normy zużycia.
11. Podjąć czynności mające na celu wyjaśnienie - czy zrealizowano dostawę węgla i miału, objętych fakturą z dnia 21 maja 2003 roku. O poczynionych ustaleniach poinformować RIO w Łodzi.
12. Przestrzegać art.92 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym dokonywanie wydatków następuje w granicach kwot określonych w planie finansowym.
13. Sprawozdania budżetowe sporządzać zgodnie z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej, stosownie do wymogu zawartego w § 10 ust.2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych proszę o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że stosownie do art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby.
Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości
- Przewodniczący Rady Gminy w Burzeninie
- Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy w Burzeninie
- aa
Wystąpienie pokontrolne podpisane zostało przez Zastępcę Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi dr Jadwigę Chwiałkowską. Projekt wystąpienia sprawdził Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
2001 roku o dostępie do informacji publicznej.
Łódź, dnia 1 marca 2004 r.
Pani
Barbara Darul
Wójt Gminy Burzenin
Pan
Aleksander Kowalski
Dyrektor
Gminnego Zespołu
Ekonomiczno - Administracyjnego
Szkół w Burzeninie
WK - 0915/1/2004
Na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz. 577 z późn. zm.) informuję, że doraźna kontrola gospodarki finansowej
i zamówień publicznych przeprowadzona w Gminnym Zespole Ekonomiczno - Administracyjnym Szkół w Burzeninie wykazała następujące nieprawidłowości:
W zakresie spraw organizacyjnych i unormowań wewnętrznych
1. W unormowaniach wewnętrznych obowiązujących w Gminie Burzenin, w tym odnoszących się do Gminnego Zespołu Ekonomiczno - Administracyjnego Szkół w Burzeninie, nie określono zasad odpowiedzialności dyrektorów szkół i przedszkola za prowadzenie gospodarki finansowej jednostek oświatowych, obsługiwanych przez Zespół. Kontrolujący stwierdził, że dyrektorzy szkół nie podejmowali żadnych decyzji w zakresie gospodarki finansowej, co więcej nie uczestniczyli w procedurze przygotowania planu finansowego danej jednostki oświatowej. Brak było także dokumentacji wskazującej na przekazanie przez dyrektorów jednostek oświatowych odpowiedzialności w zakresie gospodarki finansowej na rzecz Dyrektora Gminnego Zespołu. W związku z powyższym wskazać należy na unormowanie zawarte w art.28a ust.1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148 z późn. zm.), zgodnie z którym kierownik jednostki sektora finansów publicznych (a taką jednostką jest jednostka organizacyjna jednostki samorządu terytorialnego) jest odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej, w tym za wykonywanie określonych ustawą obowiązków w zakresie gospodarki finansowej. Ponadto, zgodnie z art.39 ust.1 pkt 5 ustawy z dnia 7 września 1991 roku o systemie oświaty (tekst jednolity z 1996 r., Dz. U. nr 67, poz. 329 z późn. zm.), dyrektor szkoły dysponuje środkami określonymi w planie finansowym szkoły, zaopiniowanym przez radę szkoły i ponosi odpowiedzialność za ich prawidłowe wykorzystanie. Powoływane na podstawie art.5 ust.9 ustawy o systemie oświaty jednostki obsługi ekonomiczno - administracyjnej szkół mają za zadanie realizować obowiązki nałożone na organy prowadzące szkoły, określone w art.5 ust.7 ww. ustawy (m.in. - zapewnienie warunków działania szkoły lub placówki, w tym bezpiecznych i higienicznych warunków nauki, wychowania i opieki, wykonywanie remontów obiektów szkolnych oraz zadań inwestycyjnych w tym zakresie, zapewnienie obsługi administracyjnej, finansowej i organizacyjnej szkoły). Powołanie tych jednostek nie uchyla jednakże unormowań ustawy o finansach publicznych i ustawy o systemie oświaty, określających zasady prowadzenia gospodarki finansowej i zasady odpowiedzialności w tym zakresie, w odniesieniu do jednostek oświatowych (jednostek budżetowych).
2. W kontrolowanej jednostce nie ustalono na piśmie przyjętych zasad rachunkowości, w tym zakładowego planu kont oraz zasad przetwarzania danych przy użyciu komputera, co było wymogiem wynikającym z art.10 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz. 694 z późn. zm.). Zgodnie z powołanym art.10 ust.1 ustawy o rachunkowości, jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące:
- określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych,
- metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego w zakresie, w jakim ustawa pozostawia jednostce prawo wyboru,
- sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej - zakładowego planu kont, wykazu ksiąg rachunkowych, opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - opisu systemu informatycznego oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji.
3. W kontrolowanej jednostce brak było dokumentacji określającej obiegi zasady kontroli dowodów księgowych.
4. Kierownik Gminnego Zespołu Ekonomiczno - Administracyjnego Szkół nie ustalił procedur wewnętrznej kontroli finansowej, stosownie do wymogów wynikających z art.35a ustawy o finansach publicznych. Obowiązek ustalenia wskazanych procedur wprowadzony został z dniem 1 stycznia 2001 roku, stosowanie do unormowania zawartego w art.28a ustawy o finansach publicznych (Dz. U. nr 155, poz. 1014 z późń. zm.). Zgodnie z powołanym przepisem w celu wykonywania nadzoru w zakresie gospodarowania środkami publicznymi, pod względem legalności, gospodarności i celowości, kierownik jednostki zobowiązany został do ustalenia szczegółowych procedur kontroli wydatków dokonywanych ze środków publicznych, zasad wstępnej oceny celowości ponoszonych wydatków w związku z realizacją zadań oraz sposobu wykorzystania wyników kontroli i oceny. Z dniem 1 stycznia 2002 roku weszły w życie zmiany do ustawy o finansach publicznych - na mocy ustawy z dnia 27 lipca 2001 roku o zmianie ustawy o finansach publicznych, ustawy o organizacji i trybie pracy Rady Ministrów oraz zakresie działania ministrów, ustawy o działach administracji rządowej oraz ustawy o służbie cywilnej (Dz. U. nr 102, poz. 1116) - rozszerzające zakres zagadnień objętych wewnętrzną kontrola finansową. Opracowane na podstawie art.35a ustawy o finansach publicznych procedury kontroli powinny funkcjonować w jednostce od dnia 1 stycznia 2002 roku. Wewnętrzna kontrola finansowa powinna objąć - w szczególności - procesy związane z gromadzeniem dochodów, zaciąganiem zobowiązań, dokonywaniem wydatków, gospodarowaniem mieniem, udzielaniem zamówień publicznych.
5. Kontrolujący stwierdził, że Dyrektor Gminnego Zespołu nie powierzył osobie prowadzącej rachunkowość jednostki obowiązków w tym zakresie z zachowaniem wymogów określonych w art.28a ust.2 i art.35 ust.1 ustawy o finansach publicznych. Zgodnie z powołanymi unormowaniami powierzenie i przyjęcie obowiązków powinno być stwierdzone dokumentem. Kontrolujący ustalił ponadto, że pracownik zatrudniony na stanowisku głównego księgowego nie miał w ogóle określonego pisemnie zakresu obowiązków i uprawnień.
6. Kontrola przestrzegania trybu i zasad wykonywania czynności związanych z tworzeniem, ewidencjonowaniem, przechowywaniem oraz ochroną dokumentów na nośnikach papierowych wykazała szereg istotnych naruszeń postanowień zarządzenia Wójta Gminy Burzenin z dnia 18 czerwca 2003 roku w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej Urzędu Gminy Burzenin w jednostkach organizacyjnych Gminy Burzenin, co polegało, m.in., na braku wykazów akt zawierających odpowiednie symbole i hasła klasyfikacyjne oraz kategorie archiwalne dokumentacji, a także braku spisów spraw określających stan ewidencyjny dokumentów.
7. Kontrolujący stwierdził brak sporządzania, w okresie objętym kontrolą (do kwietnia 2003 roku) angaży dla pracowników w związku ze zmianami wysokości wypłacanego wynagrodzenia dla pracowników kontrolowanej jednostki.
8. Kontrolujący ustalił, że rachunek bankowy dla kontrolowanej jednostki prowadził Bank Spółdzielczy w Burzeninie. Jednocześnie, kontrolującemu nie przedstawiono pisemnej umowy dotyczącej wykonywania przez wskazany Bank obsługi bankowej.
W zakresie sporządzania i wykonywania planów finansowych
1. Kontrolujący ustalił, że kierownicy poszczególnych jednostek oświatowych (jednostek budżetowych) nie sporządzali planów finansowych, zgodnie z wymogami wynikającymi z przepisów ustawy o finansach publicznych. Stosownie, do art. 18 ust.6 ww. ustawy, podstawą gospodarki finansowej jednostki budżetowej jest plan dochodów i wydatków (plan finansowy). Ponadto jak wskazano powyżej, zgodnie z art.39 ust.1 pkt 5 ustawy o systemie oświaty, dyrektor szkoły dysponuje środkami określonymi w planie finansowym szkoły, zaopiniowanym przez radę szkoły i ponosi odpowiedzialność za ich prawidłowe wykorzystanie. Szczegółowe unormowania odnoszące się do trybu i zasad sporządzania planów finansowych przez jednostki budżetowe zostały zawarte w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 grudnia 2000 roku w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz szczegółowych zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu przez zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze jednostek budżetowych (Dz. U. nr 122, poz. 1333).
2. Stwierdzono, we wrześniu i listopadzie 2002 roku, przekroczenie granic zaplanowanych w uchwale budżetowej wydatków, w rozdziale 80110 § 4010, co stanowiło naruszenie art.92 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym dokonywanie wydatków następuje w granicach kwot określonych w planie finansowym.
W zakresie ewidencji księgowej i sprawozdawczości
1. W zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera stwierdzono niedostateczną ochronę danych przechowywanych na dyskietkach. Brak było ich należytego przechowywania i ochrony przed niedozwolonymi zmianami, uszkodzeniem lub zniszczeniem. Zasady ochrony danych przetwarzanych w systemie informatycznym określa art.71 ust.2 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym - przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera ochrona danych powinna polegać na stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych, na doborze stosownych środków ochrony zewnętrznej, na systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na nośnikach komputerowych, pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych, oraz na zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości, poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem.
2. Stwierdzono brak zgodności między danymi wykazanymi w sprawozdaniu budżetowym RB-28S za III kwartały 2002 roku z ewidencją księgową. Na 45 pozycji objętych sprawozdaniem różnice wystąpiły w 21 pozycjach. Kwota zaniżeń wynosiła 115.460,71 zł, kwota zawyżeń 76.297,52 zł. Sprawozdanie zostało podpisane przez Dyrektora Zespołu Pana Aleksandra Kowalskiego i Główną księgową Zespołu Panią Annę Kuligowską. Wykazanie w sprawozdaniu danych niezgodnych z ewidencją księgową stanowiło naruszenie § 10 ust.2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 24, poz. 279 z późn. zm.) oraz wypełniało znamiona naruszenia dyscypliny finansów publicznych, określone w art.138 ust.1 pkt 14 ustawy o finansach publicznych.
3. Kontrolujący stwierdził, że szkoły i przedszkole nie sporządzały jednostkowych sprawozdań budżetowych wymaganych przez § 4 ust.1 pkt 2 lit. "b" ww. rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej.
W zakresie udzielania zamówień publicznych
Kontrola przestrzegania zasad, form i trybu postępowania przy udzieleniu zamówienia publicznego na dostawę węgla, miału węglowego i oleju opałowego na sezon grzewczy 2002/2003 oraz na dostawę węgla i miału węglowego na sezon grzewczy 2003/2004, wykazała szereg istotnych nieprawidłowości i uchybień, naruszających przepisy ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 z późn. zm. - uchylona z dniem 2 marca 2004 roku).
1. W stosunku do udzielenia zamówienia publicznego na dostawę węgla i miału w sezonie grzewczym 2002/2003, w trybie przetargu nieograniczonego, stwierdzono, że zamawiający:
- naruszył art.2 ust.1 pkt 9 ustawy o zamówieniach publicznych, poprzez brak ustalenia wartości szacunkowej zamówienia,
- naruszył art.17 ust.1 ww. ustawy, poprzez brak określenia przedmiotu zamówienia za pomocą obiektywnych cech technicznych i jakościowych, przy przestrzeganiu Polskich Norm, - naruszył art.30 ww. ustawy, poprzez brak zamieszczenia w ogłoszeniu o przetargu wszystkich wymaganych informacji, w szczególności - oświadczenia o stosowaniu preferencji krajowych oraz kryteriów oceny ofert,
- naruszył art.27d ust.1 ww. ustawy, dokonując wyboru oferty mimo braku podania do publicznej wiadomości kryteriów oceny ofert,
- naruszył art.19 ust.1 pkt 8 ww. ustawy, poprzez niewykluczenie z postępowania oferentów, którzy nie złożyli oświadczenia na podstawie art.22 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych,
- naruszył art.50 ust.1 ww. ustawy, poprzez brak wskazania w zawiadomieniu o wynikach przetargu ceny wybranej oferty,
- naruszył art.50 ust.4 ww. ustawy, poprzez brak wskazania w zawiadomieniu o wyborze oferty miejsca i terminu zawarcia umowy.
2. W stosunku do udzielenia zamówienia publicznego na dostawę oleju opałowego w sezonie grzewczym 2002 - 2003, w trybie przetargu nieograniczonego, stwierdzono, że zamawiający:
- naruszył art.2 ust.1 pkt 9 ustawy o zamówieniach publicznych, poprzez brak ustalenia wartości szacunkowej zamówienia,
- naruszył art.17 ust.1 ww. ustawy, poprzez brak określenia przedmiotu zamówienia za pomocą obiektywnych cech technicznych i jakościowych, przy przestrzeganiu Polskich Norm,
- naruszył art.30 ww. ustawy, poprzez brak zamieszczenia w ogłoszeniu o przetargu wszystkich wymaganych informacji, w szczególności - oświadczenia o stosowaniu preferencji krajowych oraz kryteriów oceny ofert,
- naruszył art.27d ust.1 ww. ustawy, dokonując wyboru oferty mimo braku podania do publicznej wiadomości kryteriów oceny ofert,
- naruszył art.50 ust.1 ww. ustawy, poprzez brak wskazania w zawiadomieniu o wynikach przetargu ceny wybranej oferty,
- naruszył art.50 ust.4 ww. ustawy, poprzez brak wskazania w zawiadomieniu o wyborze oferty miejsca i terminu zawarcia umowy,
3. W stosunku do udzielenia zamówienia publicznego na dostawę węgla i miału w sezonie grzewczym 2003 - 2004, w trybie przetargu nieograniczonego, stwierdzono, że zamawiający:
- naruszył art.2 ust.1 pkt 9 ustawy o zamówieniach publicznych, poprzez brak ustalenia wartości szacunkowej zamówienia,
- naruszył art.17 ust.1 ww. ustawy, poprzez brak określenia przedmiotu zamówienia za pomocą obiektywnych cech technicznych i jakościowych, przy przestrzeganiu Polskich Norm (w szczególności zamawiający nie zamieścił wymogów, co do jakości węgla i miału),
- naruszył art.30 ww. ustawy, poprzez brak zamieszczenia w ogłoszeniu o przetargu wszystkich wymaganych informacji, w szczególności - oświadczenia o stosowaniu preferencji krajowych oraz kryteriów oceny ofert,
- naruszył art.27d ust.1 ww. ustawy, dokonując wyboru oferty mimo braku podania do publicznej wiadomości kryteriów oceny ofert. Kontrolujący ustalił, że w protokole z posiedzenia komisji przetargowej jako uzasadnienie wyboru oferty podano, ze oferta jest "...korzystniejsza pod względem lepszej jakości węgla i miału",
- naruszył art.50 ust.1 ww. ustawy, poprzez brak wskazania w zawiadomieniu o wynikach przetargu ceny wybranej oferty,
- naruszył art.50 ust.4 ww. ustawy, poprzez brak wskazania w zawiadomieniu o wyborze oferty miejsca i terminu zawarcia umowy.
4. W odniesieniu do wszystkich ww. postępowań kontrolujący stwierdził, że na przedłożonych do kontroli ofertach brak było dat ich wpływu do Gminnego Zespołu.
5. Kontrolujący stwierdził szereg nieprawidłowości w zakresie wykonania zawartych, po wskazanych wyżej postępowaniach, umów. W szczególności:
- w ogłoszeniu o przetargu na dostawę oleju opałowego na sezon grzewczy 2002/2003 padano zapotrzebowanie w ilości 45.000 litrów. Ilości nie podano w złożonej przez dostawcę ofercie i zawartej umowie. Kontrolujący ustalił, że dostawa objęła 54.602 litrów. Jednocześnie kontrolującemu nie przedłożono żadnej dokumentacji dotyczącej zwiększenia ilości dostaw, co oznaczało dokonanie zamówienia w tym zakresie z pominięciem procedur ustawy o zamówieniach publicznych. W zawartej umowie cenę 1 litra oleju opałowego ustalono nam kwotę 1,46 zł. W umowie zastrzeżono także, że wszelkie zmiany i uzupełnienia treści umowy wymagają, pod rygorem nieważności, formy pisemnej. Kontrolujący stwierdził, że mimo braku zmian zawartej umowy, 37.148 litrów oleju opałowego zostało dostarczone po cenach wyższych. Mając na względzie kwotę ustaloną umownie kwotę 1,46 zł za litr oleju, zapłacono więcej kwotę 6.414,81 zł,
- w ogłoszeniu o przetargu na dostawę węgla na sezon grzewczy 2002/2003 podano zapotrzebowanie w ilości 60 ton. Taką też ilość wskazano w zawartej z dostawcą umowie. Kontrolujący ustalił, że faktycznie zakupiony został węgiel w ilości 97,025 ton, czyli o 37,025 tony więcej. Kontrolującemu nie przedstawiono żadnych dokumentów dotyczących zakupu zwiększonej ilości węgla, co oznaczało dokonanie zamówienia w tym zakresie z pominięciem procedur ustawy o zamówieniach publicznych,
- na fakturze z dnia 21 maja 2003 roku dotyczącej zakupu węgla w ilości 6.700 kg i miału w ilości 4.460 kg, za łączną kwotę 3.705,79 zł, Dyrektor Szkoły Podstawowej w Burzeninie zamieścił adnotację, że węgiel i miał zakupiono na potrzeby szkoły. Jednocześnie Dyrektor wskazał, że węgiel i miał został zmagazynowany u dostawcy. Powyższe wskazywało na niecelowość dokonanego wydatku (zapłaty dokonano 30 czerwca 2003 roku). Z przedłożonych kontrolującemu dokumentów nie wynikało także, że węgiel został w ogóle do szkoły dostarczony.
Stwierdzone w toku kontroli naruszenia przepisów ustawy o zamówieniach publicznych wypełniały znamiona naruszenia dyscypliny finansów publicznych określone w art.138 ust.1 pkt 12 ustawy o finansach publicznych.
W zakresie gospodarki materiałowej
Kontrolujący stwierdził, że karty materiałowe dla węgla, miału i oleju opałowego dla poszczególnych szkół prowadzone były w sposób nie zapewniający należytą kontrolę nad tymi materiałami.
W zakresie wynagrodzeń nauczycieli
W wyniku czynności kontrolnych stwierdzono, że w Gminie nie osiągnięto wyznaczonych przez art.30 ust.3 i ust.4 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 roku Karta Nauczyciela (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 118, poz. 1112) wysokości średnich wynagrodzeń dla nauczycieli stażystów, nauczycieli kontraktowych i nauczycieli mianowanych. Średnie gwarantowane wynagrodzenia nauczycieli poszczególnych stopni awansu zawodowego wynosiły w 2003 roku odpowiednio - nauczyciel stażysta - 1.386 zł, nauczyciel kontraktowy - 1.710 zł, nauczyciel mianowany - 2.394 zł, nauczyciel dyplomowany - 3.078 zł. Podkreślić w tym miejscu należy, że w 2002 roku Gmina nie wykorzystała na cele określone w przepisach rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 27 grudnia 2001 roku w sprawie zasad podziału części oświatowej subwencji ogólnej dla jednostek samorządu terytorialnego w 2002 roku (Dz. U. nr 156, poz. 1822) kwoty 96.676 zł z ogólnej kwoty otrzymanej w 2002 roku części oświatowej subwencji ogólnej.
Informując o powyższych nieprawidłowościach stwierdzonych w toku kontroli proszę Panią Wójt o podjęcie działań mających na celu ich usunięcie i zapobieżenie występowaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Zapewnić sporządzanie planów finansowych przez jednostki oświatowe, w oparciu o przepisy ustawy o finansach publicznych oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz szczegółowych zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu przez zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze jednostek budżetowych.
2. Zapewnić przestrzeganie art.39 ust.1 pkt 5 ustawy o systemie oświaty, zgodnie z którym dyrektor szkoły dysponuje środkami określonymi w planie finansowym szkoły, zaopiniowanym przez radę szkoły i ponosi odpowiedzialność za ich prawidłowe wykorzystanie.
3. Zapewnić sporządzenie przez jednostki oświatowe jednostkowych sprawozdań budżetowych wymaganych przez przepisy rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej.
4. Podjąć działania mające na celu ustalenie średnich wynagrodzeń nauczycieli na poziomie wymaganym przez art.30 ust.3 i ust.4 ustawy Karta Nauczyciela.
5. Zapewnić nadzór nad gospodarką finansową jednostek oświatowych oraz Gminnego Zespołu Ekonomiczno - Administracyjnego Szkół, w tym na podstawie art.127 ustawy o finansach publicznych.
Informując o powyższych nieprawidłowościach stwierdzonych w toku kontroli proszę Pana Dyrektora o podjęcie działań mających na celu ich usunięcie i zapobieżenie występowaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Ustalić na piśmie przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości, w tym zakładowy plan kont, zgodnie z wymogami wynikającymi z art.10 ust.1 ustawy o rachunkowości.
2. Ustalić zasady obiegu i kontroli dowodów księgowych.
3. Określić procedury wewnętrznej kontroli finansowej - na podstawie art.35a ust.3 ustawy o finansach publicznych.
4. Powierzyć osobie wykonującej obowiązki głównego księgowego pełnienie tych obowiązków na piśmie, zgodnie z wymogami wynikającymi z art.28a ust.2 i art.35 ust.1 ustawy o finansach publicznych.
5. Zapewnić ochronę dokumentacji, o której mowa w art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości, ksiąg rachunkowych, dowodów księgowych, dokumentów inwentaryzacyjnych i sprawozdań finansowych, w sposób określony w art.71 i nast. ustawy o rachunkowości.
6. Zapewnić przestrzeganie instrukcji kancelaryjnej wprowadzonej na mocy zarządzenia Wójta Gminy z dnia 18 czerwca 2003 roku w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej Urzędu Gminy Burzenin w jednostkach organizacyjnych Gminy Burzenin.
7. Zapewnić sporządzanie angaży w sytuacji zmiany wysokości wynagrodzeń pracowników.
8. Zapewnić zaprowadzenie i bieżące prowadzenie kart materiałowych, jako ewidencji analitycznej do konta 310 - materiały. Zasady funkcjonowania konta i powiązania konta syntetycznego z ewidencją analityczną ustalić w zakładowym planie kont. Zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153, poz. 1752 ), ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 310 powinna zapewnić możliwość ustalenia stanu zapasów według miejsc ich znajdowania się i osób, którym powierzono pieczę nad nimi, a w odniesieniu do zapasów materiałów i towarów objętych ewidencją ilościowo-wartościową - także według ich poszczególnych rodzajów i grup.
9. Zamówień publicznych udzielać zgodnie z rygorami określonymi w ustawie z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz. 177). W szczególności, przestrzegać unormowań dotyczących określania wartości szacunkowej zamówienia (art.32 i nast. ww. ustawy), określenia przedmiotu zamówienia (art. 29 i nast. ustawy), wyboru najkorzystniejszej oferty (art.82 i nast. ww. ustawy).
10. Zapewnić nadzór nad prawidłowym wykonaniem umów dotyczących dostaw węgla, miału i oleju opałowego. Zapewnić kontrolę zużycia wskazanych materiałów w oparciu o przyjęte normy zużycia.
11. Podjąć czynności mające na celu wyjaśnienie - czy zrealizowano dostawę węgla i miału, objętych fakturą z dnia 21 maja 2003 roku. O poczynionych ustaleniach poinformować RIO w Łodzi.
12. Przestrzegać art.92 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym dokonywanie wydatków następuje w granicach kwot określonych w planie finansowym.
13. Sprawozdania budżetowe sporządzać zgodnie z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej, stosownie do wymogu zawartego w § 10 ust.2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych proszę o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że stosownie do art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby.
Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości
- Przewodniczący Rady Gminy w Burzeninie
- Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy w Burzeninie
- aa
Wystąpienie pokontrolne podpisane zostało przez Zastępcę Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi dr Jadwigę Chwiałkowską. Projekt wystąpienia sprawdził Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.