Gm. Radomsko - wystąpienie pokontrolne z dnia 26 stycznia 2004 r.
XMLTreść
Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi Gminie Radomsko po zakończeniu kompleksowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych, udostępniane na podstawie art.6 ust.1 pkt 4 lit "a" tiret drugi ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej.
Pan
Marian Zaborowski
Wójt Gminy
Radomsko
WK - 0915/4/2004
Działając na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz. 577 z późn. zm.) informuję Pana, że kompleksowa kontrola gospodarki finansowej i zamówień publicznych przeprowadzona w Gminie Radomsko wykazała następujące nieprawidłowości:
W zakresie spraw organizacyjnych
Gminna Biblioteka w Strzałkowie nie posiadała aktualnego statutu. Statut Gminnej Biblioteki zatwierdzony został zarządzeniem Naczelnika Gminy z dnia 18 listopada 1986 roku. W czasie kontroli RIO w Łodzi, Rada Gminy Radomsko podjęła uchwałę nr IX/66/2003 z dnia 30 października 2003 roku w sprawie nadania statutu Gminnej Bibliotece Publicznej w Strzałkowie.
W zakresie sprawozdawczości budżetowej
W sprawozdaniach kwartalnych RB-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń, sporządzanych w latach 2001 - 2002, Gmina Radomsko nie wykazywała niewymagalnych zobowiązań z tytułu poręczenia udzielonego na rzecz Miasta Radomsko, w kwocie 2.000.000 zł. Powyższe zobowiązanie Gmina Radomsko zaczęła wykazywać w sprawozdaniach RB-Z począwszy od pierwszego kwartału 2003 roku.
W zakresie gospodarki kasowej
1. Stwierdzono przypadki załączenia pod objęte kontrolą raporty kasowe dokumentów księgowych, które nie spełniały wymogów przewidzianych dla dowodów księgowych, zgodnie z art.21 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz. 694 z późn. zm.).
2. Stwierdzono przypadki braku chronologii w księgowaniu raportów kasowych w księdze rachunkowej - dziennik. Przykładowo, raport kasowy RK nr 121/2001 z dnia 10-11 grudnia 2001 roku został zaewidencjonowany pod pozycją 586, podczas gdy raport kasowy RK nr 120 z dnia 07-10 grudnia 2001 roku został zaksięgowany pod pozycją 587. Stanowiło to naruszenie art.14 ust.1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym dziennik stanowi chronologiczne ujęcie zdarzeń jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym.
W zakresie dochodów z tytułu podatkowi opłat lokalnych
1. W zakresie ewidencji podatków i opłat w Urzędzie Gminy nie prowadzono konta księgi głównej (ewidencji syntetycznej), w której obowiązuje ujęcie każdej operacji zgodnie z zasadą podwójnego zapisu. Zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. nr 50, poz. 511 z późn. zm.) przypisy należności powinny być dokonywane na kontach syntetycznych Wn 221 - Należności z tytułu dochodów budżetowych i Ma 750 - Przychody i koszty finansowe. Natomiast odpisów należności należy dokonywać na kontach Ma 221 i Wn 750.
2. Kontrolująca stwierdziła, że inkasenci podatku w sołectwach Dziepółć i Okrajszów dokonali wpłat pobranych od podatników należności za I kwartał 2001 roku z przekroczeniem terminu określonego w art.47 § 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (Dz. U. nr 137, poz. 926 z późn. zm.). Zgodnie z powołanym przepisem terminem płatności dla inkasentów był ostatni dzień, w którym, zgodnie z przepisami prawa podatkowego, powinna nastąpić wpłata należności z tytułu podatku. Od dnia 5 czerwca 2001 roku termin płatności dla inkasenta określa art.47 § 4a ustawy Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym terminem płatności dla inkasentów jest dzień następujący po ostatnim dniu, w którym zgodnie z przepisami prawa podatkowego wpłata podatku powinna nastąpić, chyba że właściwy organ jednostki samorządu terytorialnego wyznaczył termin późniejszy.
3. Z przyjętej do kontroli próby 253 decyzji ustalających wysokość zobowiązania podatkowego (nakazy płatnicze) za lata 2001 - 2002, w sołectwach Dziepółć i Okrajszów, w 2001 roku wszystkie decyzje objęte kontrolą, a w 2002 roku prawie połowa, nie zostały doręczone podatnikom w terminie umożliwiającym zapłatę podatku w ustawowym terminie płatności (do 15 marca danego roku). Kontrolująca stwierdziła także przypadki braku wskazania daty doręczenia decyzji, co uniemożliwiało ustalenie daty powstania zobowiązania podatkowego, a w konsekwencji terminu płatności podatku (np. w 2002 roku dla sołectwa Okrajszów podatnicy o numerach ewidencyjnych 5, 6, 20, 39, 65, 67, 81). Zgodnie z art.47 § 2 ustawy Ordynacja podatkowa, jeżeli przepisy prawa podatkowego określają kalendarzowo terminy płatności podatku, zaliczki na podatek lub raty podatku, a decyzja ustalająca wysokość zobowiązania podatkowego nie została doręczona co najmniej na 14 dni przed terminem płatności podatku, pierwszej zaliczki na podatek lub pierwszej raty podatku, obowiązuje termin 14 dni od daty doręczenia decyzji.
4. Stwierdzono przypadki nieterminowego składania deklaracji podatkowych w zakresie podatku od nieruchomości i podatku rolnego, przez osoby prawne. Termin składania deklaracji określony został odpowiednio w art.6 ust.8 (od dnia 1 stycznia 2003 roku - art.6 ust.9) ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 9, poz. 84 z późn. zm.) oraz w art. 6a ust.8 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity z 1993 r., Dz. U nr 94, poz. 431 z późn. zm.). Podatnik podatku rolnego nr ewidencyjny 7/2002 deklarację podatkową na 2001 rok złożył dopiero w 2002 roku. Ponadto stwierdzono przypadki braku adnotacji o dacie wpływu deklaracji składanych przez podatników podatku rolnego w 2002 roku (podatnicy nr ewidencyjny 4/2002, 5/2002, 6/2002, 7/2002).
5. (Wyłączenie). W latach 1995 - 2000 organ podatkowy nie dokonywał czynności sprawdzających w celu ustalenia stanu faktycznego nieruchomości w zakresie niezbędnym do stwierdzenia jego zgodności ze złożonymi przez podatnika deklaracjami podatkowymi, co było wymogiem wynikającym z art.272 ustawy Ordynacja podatkowa (do dnia 31 grudnia 1997 roku kontrola w omawianym zakresie opierała się na przepisach ustawy z dnia 19 grudnia 1980 roku o zobowiązaniach podatkowych - tekst jednolity z 1993r., Dz. U. nr 108, poz. 486 z późn. zm.). (Wyłączenie) [1] jako osoba prawna prowadząca działalność gospodarczą inną niż działalność rolnicza lub leśna miała obowiązek opodatkowania wszystkich posiadanych gruntów według stawek przewidzianych dla gruntów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. Organ podatkowy podjął czynności mające na celu dokonanie prawidłowego wymiaru podatku dopiero w listopadzie 2000 roku. Postępowania podatkowe, miedzy innymi, w wyniku odwołań podatnika zakończyły się w kwietniu 2002 roku. Brak czynności sprawdzających w odniesieniu do składanych przez podatnika deklaracji podatkowych, późne podjęcie czynności mających na celu określenie prawidłowej wysokości zobowiązania podatkowego, nieprawidłowe stosowanie przepisów prawa podatkowego doprowadziły do przedawnienia zobowiązań dotyczących 1995 roku (8.970 zł - kwota zaległości bez odsetek) i 1996 roku (11.870 zł kwota zaległości bez odsetek).
6. Kontrolująca stwierdziła przypadki braku wykazów nieruchomości, do których składania zobowiązani byli podatnicy podatku od nieruchomości - osoby fizyczne (po dniu 1 stycznia 2003 roku - informacja o nieruchomościach i obiektach budowlanych).
7. W decyzjach dotyczących umorzenia zaległości podatkowych w zakresie podatku pod nieruchomości (np. decyzja nr V-3110/12/02 z dnia 11 kwietnia 2002 roku; decyzja nr V-3110/14/02 z dnia 27 maja 2002 roku) oraz w zakresie podatku rolnego (np. decyzja nr V-3113/24/02 z dnia 27 stycznia 2003 roku) nie wskazywano kwoty umorzonych odsetek za zwłokę. Zgodnie z art.67 § 2 ustawy Ordynacja podatkowa, umorzenie zaległości podatkowej powoduje również umorzenie odsetek za zwłokę w całości lub w takiej części w jakiej umorzona została zaległość podatkowa.
8. Kontrolująca stwierdziła udzielenie tzw. ulgi żołnierskiej na podstawie art.13a ust.2 ustawy o podatku rolnym (opodatkowanie gospodarstw rolnych członków rodzin osób odbywających służbę wojskową), decyzjami nr IV-3113-2/02 z dnia 12 grudnia 2002 roku i nr IV-3113-1/02 z dnia 16 lipca 2002 roku. Z przedłożonych dokumentów wynikało, że żołnierze odbywali służbę wojskową w pierwszym przypadku w okresie od dnia 3 lipca 2002 roku do czerwca 2003 roku; w drugim przypadku od dnia 4 kwietnia 2002 roku (brak danych co do daty zakończenia służby). W obydwu przypadkach zastosowana ulga w podatku dotyczyła całego 2002 roku, co było sprzeczne z art.13a ust.3 ustawy o podatku rolnym, zgodnie z którym ulgę należało stosować od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym osoba została powołana do odbycia służby wojskowej, do końca miesiąca, w którym nastąpiło zwolnienie z tej służby.
9. W latach 2001 - 2002 organ podatkowy w zakresie podatku od środków transportowych nie wydawał decyzji określających wysokość zaległości podatkowej, w oparciu o art.21 § 3 i § 4 ustawy Ordynacja podatkowa. W czerwcu 2003 roku organ podatkowy wydał 31 decyzji określających wysokość zobowiązania podatkowego na łączną kwotę 21.606,50 zł. Zaległości w zakresie omawianego podatku na dzień 30 września 2003 roku wynosiły kwotę 50.675,90 zł, w tym zaległości dotyczące 2002 roku i lat wcześniejszych - 20.279,80 zł.
10. W odniesieniu do objętych kontrolą podatników podatku od nieruchomości i podatku rolnego stwierdzono, że organ podatkowy w latach 2001 - 2002 zaniechał wystawiania tytułów wykonawczych w celu windykacji zaległości podatkowych, co stanowiło naruszenie obowiązujących w omawianym okresie przepisów zawartych w: rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 maja 1999 roku w sprawie sposobu postępowania wierzycieli należności pieniężnych przy podejmowaniu czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych (Dz. U. nr 50, poz. 510 - stan prawny do dnia 3 sierpnia 2001 roku); rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 4 lipca 2001 roku w sprawie sposobu postępowania wierzycieli należności pieniężnych przy podejmowaniu czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych (Dz. U. nr 74 poz. 790 - stan prawny od dnia 4 sierpnia do dnia 29 listopada 2001 roku) oraz w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137 poz. 1541 - stan prawny obowiązujący od dnia 30 listopada 2001 roku). Unormowania zawarte w powołanych rozporządzeniach zobowiązywały wierzyciela do systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązania pieniężnego. W przypadku, gdy należność nie została zapłacona w terminie określonym w decyzji, albo wynikającym z przepisów prawa - wierzyciel winien wysłać do zobowiązanego upomnienie, z zagrożeniem wszczęcia egzekucji po upływie 7 dni od dnia doręczenia upomnienia. Po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu wierzyciel winien niezwłocznie wystawić tytuł wykonawczy i przesłać do Naczelnika Urzędu Skarbowego.
W zakresie pozostałych dochodów
Stwierdzono nieterminowe wystawienie faktur na rzecz Gminnej Spółdzielni "SCH" Kodrąb z tytułu najmu lokalu użytkowego w miesiącach październik i listopad 2002 roku. Termin płatności należności z tytułu czynszu najmu określony został w zawartej umowie do 10 dnia każdego miesiąca. Faktury wystawiono natomiast w terminach: za październik 2002 roku - faktura z dnia 12 listopada 2002 roku; za listopad 2002 roku - faktura z dnia 3 grudnia 2002 roku.
W zakresie wydatków na realizację gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych
1. Umowę nr 1/2002 z dnia 13 czerwca 2002 roku dotyczącą wyjazdu dzieci na kolonie do Szczawnicy podpisał ze strony Gminy Dyrektor Publicznej Szkoły Podstawowej w Strzałkowie, nie będąc upoważniony do składani oświadczeń woli w tym zakresie.
2. Do faktury VAT nr 96/2002 z dnia 16 lipca 2002 roku, wystawionej przez firmę "KWIATO-SAN" Przewóz Towarów i Osób, za wynajem autokaru do przewozu dzieci na kolonie letnie do Szczawnicy (poz. ks. 313/2002) dołączono zlecenie podpisane przez Sekretarza Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, który nie był upoważniony do składania oświadczeń woli w imieniu Gminy.
W zakresie realizacji zadań z zakresu kultury fizycznej
Kontrolująca stwierdziła ponoszenie wydatków z budżetu Gminy na pokrycie kosztów uczestnictwa w rozgrywkach piłki nożnej, organizowanych przez Okręgowy Związek Piłki Nożnej w Piotrkowie Trybunalskim, klubu Ludowy Klub Sportowy "VICTORIA" (np. koszty ubezpieczenia zawodników, potwierdzenia zawodników do udziału w rozgrywkach, ekwiwalent sędziowski). Podkreślić należy, że jednostka samorządu terytorialnego - stosownie do art.111 ust.2 pkt 1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148 z późn. zm.) - ponosić może z budżetu, w szczególności, wydatki na realizację zadań własnych. Ustawa z dnia 18 stycznia 1996 roku o kulturze fizycznej (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 81, poz. 889 z późn. zm.) nie przypisała jednostkom samorządu terytorialnego zadań polegających na uczestnictwie w zawodach sportowych, organizowanych przez powołane do tego związki sportowe. Przykładowo, zgodnie z art.52 ust.2 ww. ustawy, obowiązek ubezpieczenia zawodnika spoczywa na klubie lub związku sportowym, którego zawodnik jest członkiem lub reprezentantem. Ponoszenie przedmiotowych wydatków z budżetu gminy pozbawione było podstaw prawnych. Wskazać należy, że ewentualne finansowanie klubów sportowych w omawianym zakresie możliwe jest obecnie na podstawie ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. nr 96, poz. 873), poprzez wspieranie wykonywania zadań publicznych w zakresie upowszechniania kultury fizycznej i sportu wraz z udzieleniem dotacji na dofinansowanie ich realizacji.
W zakresie wydatków osobowych
1. W objętych kontrola poleceniach wyjazdu służbowego brak było wskazania miejsca rozpoczęcia podróży, co naruszało § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 czerwca 1998 roku w sprawie zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 69, poz. 454 - uchylone z dniem 31 grudnia 2001 roku) oraz § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 19 grudnia 2001 roku w sprawie szczegółowych zasad ustalania wysokości należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 151, poz. 1720 - uchylone z dniem 31 grudnia 2002 roku).
2. W 2001 roku wyjazdy służbowe zlecano pojazdem własnym pracownika, w sytuacjach braku zawarcia stosownej umowy cywilno - prawnej dotyczącej używania samochodu służbowego do celów służbowych, który to wymóg wynikał z § 1 rozporządzenia Ministra Transportu i Gospodarki Morskiej z dnia 26 marca 1998 roku w sprawie warunków ustalania i zasad zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 41, poz. 239 z późn. zm. - obowiązywało do dnia 31 grudnia 2001 roku). Przepisy obecnie obowiązującego rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271 - stan prawny obowiązujący od dnia 1 stycznia 2002 roku) nie przewidują obowiązku zawarcia umowy w jazdach pozalokalnych.
W zakresie udzielania zamówień publicznych
1. Prowadząc postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, w trybie przetargu nieograniczonego, o wartości do 30.000 EURO, na opracowanie dokumentacji projektowo-kosztorysowej dla kanalizacji sanitarnej i przepompowni w miejscowościach Strzałków i Kietlin oraz na odbudowę, remont, modernizację mostu na rzece Widzówka w ciągu drogi gminnej Szczepocice Prywatne - Bobry, zamawiający wysyłając informację o wyborze najkorzystniejszej oferty nie podał ceny wybranej oferty, co było wymagane przez art.50 ust.1 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 z późn. zm.).
2. Zamawiający udzielając zamówienia publicznego na roboty budowlane związane z odbudową, remontem, modernizacją mostu na rzece Widzówka, nie przekazał Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji informacji cenowej z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz kopii oferty najkorzystniejszej, co było wymagane przez art.25 ust.4 ustawy o zamówieniach publicznych.
W zakresie inwentaryzacji składników majątkowych
1. W obowiązującej instrukcji inwentaryzacyjnej, wprowadzonej w życie zarządzeniem nr 11/2003 z dnia 23 czerwca 2003 roku brak było zapisów dotyczących częstotliwości przeprowadzania inwentaryzacji dla poszczególnych składników majątkowych.
2. Nieprawidłowości w zakresie inwentaryzacji przeprowadzonej na koniec 2002 roku dotyczyły:
- nieprawidłowo ujęto w ewidencji prowadzonej przez Gminny Zespół Ekonomiczno Administracyjny Szkół grunty (grupa 0) na łączną wartość 297.3000 zł. Powyższe grunty, stanowiące własność Gminy, powinny zostać ujęte na stanie ewidencyjnym w Urzędzie Gminy,
- na arkuszach spisowych dotyczących inwentaryzacji przeprowadzonej w Urzędzie Gminy stwierdzono podwójne, a nawet potrójne numery arkuszy spisowych,
- arkusze spisu z natury nie zawierały wskazania osób materialnie odpowiedzialnych oraz podpisów tych osób,
- Wójt Gminy określając w zarządzeniu nr 7a/2002 termin zakończenia inwentaryzacji na dzień 31 stycznia 2003 roku, co naruszało art.26 ust.3 pkt 1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym termin i częstotliwość inwentaryzacji uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację składników aktywów - z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych, określonych w art. 17 ust. 2 pkt 4 - rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku, ustalenie zaś stanu nastąpiło przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda - przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym.
W zakresie pozostałych ustaleń
1. Kontrolująca stwierdziła, że ze środków budżetu Gminy ponoszone były koszty prywatnego telefonu stacjonarnego Wójta Gminy. Faktury Vat wystawione na nazwisko Mariana Zaborowskiego za abonament i połączenia telefoniczne płacone były po ich przedłożeniu przez Wójta Gminy. W okresie 2001 - 2003 z budżetu wydatkowano na wskazany cel następujące kwoty:
- 2001 rok - 2.511,30 zł,
- 2002 rok - 3.283,69 zł,
- 2003 rok - 2.042,98 zł (do momentu objętego kontrolą - październik 2003 rok).
Łącznie wydatkowano w latach 2001 - 2003 kwotę 7.837,97 zł. Wskazane wydatki poniesiono bez podstawy prawnej, obowiązujące przepisy nie przewidywały i nie przewidują pokrywania kosztów użytkowania telefonów stanowiących własność prywatną ze środków publicznych.
2. W okresie objętym kontrolą (2001 rok - październik 2003 roku) stwierdzono, że z budżetu Gminy wypłacany był na rzecz sołtysów zwrot kosztów abonamentu telefonicznego. Zwrotu kosztów dokonywano na podstawie przedłożonych przez sołtysów faktur VAT dotyczących użytkowania telefonu. Odbiór należności sołtysi kwitowali na listach płac. W latach 2001 - 2003 z budżetu Gminy wydatkowano bezpodstawnie kwotę 8.038,23 zł (w 2001 roku - 2.854,80 zł; w 2002 roku - 3.646,23 zł; w 2003 roku - 1.587 zł).
3. Treść artykułu "Szanowni mieszkańcy Gminy Radomsko", który ukazał się na łamach tygodnika "Komu i Czemu" nr 46 wskazywała, że były to podziękowania Wójta Gminy złożone osobom, które oddały na niego głos w wyborach bezpośrednich na stanowisko Wójta Gminy Radomsko. Faktura za zamieszczenie artykułu zapłacona została jednakże ze środków budżetu Gminy (faktura nr 364/2002 z dnia 13 listopada 2002 roku na kwotę 950 zł). Powyższy artykuł jako związany z kampanią wyborczą Wójta powinien zostać pokryty z jego środków własnych.
W powyżej opisanych sytuacjach (punkty 1- 3) wydatków z budżetu Gminy dokonano z naruszeniem art.28 ust.2 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym jednostki sektora finansów publicznych dokonują wydatków zgodnie z przepisami dotyczącymi poszczególnych rodzajów wydatków.
Informując o powyższych nieprawidłowościach proszę Pana Wójta o podjęcie działań mających na celu ich usunięcie i zapobieżenie powstawaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Lodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne.
1. Zapewnić objęcie sporządzanymi sprawozdaniami kwartalnymi RB-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń, wszystkich podlegających wykazaniu zobowiązań, w tym także z tytułu udzielonych poręczeń i gwarancji, zgodnie z przepisami § 11 i nast. Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 24, poz. 279 z późn. zm.).
2. Przestrzegać art.21 ust.1 ustawy o rachunkowości, określającego cechy dowodu księgowego.
3. Zapewnić dokonywanie zapisów w księdze rachunkowej - dziennik w porządku chronologicznym, zgodnie z wymogami wynikającymi z art.14 ust.1 ustawy o rachunkowości.
4. Zapewnić ewidencję podatków i opłat lokalnych na kontach księgi głównej (syntetycznych) 221 i 750, zgodnie z zasadami określonymi w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego.
5. Egzekwować terminowe składanie deklaracji podatkowych przez osoby prawne. W przypadku braku złożenia deklaracji podejmować czynności na podstawie art.274a ust.1 ustawy Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym organ podatkowy może zażądać złożenia wyjaśnień w sprawie przyczyn niezłożenia deklaracji lub wezwać do jej złożenia, jeżeli deklaracja nie została złożona mimo takiego obowiązku.
6. Dokonywać czynności sprawdzających, mających na celu sprawdzenie terminowości składania deklaracji, wpłacania zadeklarowanych podatków, a także sprawdzenie formalnej poprawności deklaracji oraz ustalenie stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami, stosownie do art.272 ustawy Ordynacja podatkowa. Możliwości działania organu podatkowego w razie stwierdzenia błędów w deklaracji lub wypełnienia jej niezgodnie z ustalonymi wymaganiami, a także w sytuacji wątpliwości co do poprawności złożonej deklaracji, określają, w szczególności, przepisy art. 274 i art.274a ust.2 ustawy Ordynacja podatkowa.
7. W razie stwierdzenia w postępowaniu podatkowym (podjętym w oparciu o wyniki czynności sprawdzających), że podatnik, mimo ciążącego na nim obowiązku, nie zapłacił w całości lub w części podatku, nie złożył deklaracji albo, że wysokość zobowiązania podatkowego jest inna niż wykazana w deklaracji, wydawać decyzję określające wysokość zobowiązania podatkowego, zgodnie z art.21 § 3 ustawy Ordynacja podatkowa.
8. W sytuacji jeżeli wpłata dokonana przez podatnika nie pokrywa kwoty zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę,. Wpłatę tę zaliczać proporcjonalnie na poczet kwoty zaległości podatkowej oraz kwoty odsetek za zwłokę w stosunku, w jakim, w dniu wpłaty, pozostaje kwota zaległości podatkowej do kwoty odsetek za zwłokę, zgodnie z art.55 ust.2 ustawy Ordynacja podatkowa.
9. Zapewnić egzekwowanie pobranych przez inkasentów należności podatkowych w terminie określonym zgodnie z art.47 § 4a ustawy Ordynacja podatkowa.
10. W sytuacji nieterminowych wpłat pobranych przez inkasentów należności podatkowych egzekwować odsetki za zwłokę.
11. Zapewnić doręczanie decyzji ustalających wysokość zobowiązań podatkowych w terminach umożliwiających podatnikowi zapłatę raty podatku w ustawowym terminie jej płatności.
12. Ulgę żołnierską w zakresie podatku rolnego stosować od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym osoba została powołana do odbycia służby wojskowej, do końca miesiąca, w którym nastąpiło zwolnienie z tej służby, stosownie do art.13a ust.3 ustawy o podatku rolnym.
13. Kontynuować czynności windykacyjne mające na celu wyegzekwowanie zaległości podatkowych w zakresie podatku od środków transportowych.
14. Bieżąco i terminowo podejmować czynności zmierzające do wyegzekwowania zaległości podatkowych w zakresie podatku od nieruchomości i podatku rolnego - w oparciu o przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1996 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 110, poz. 968) oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. Po bezskutecznym przesłaniu dłużnikowi upomnienia wystawiać tytuł wykonawczy i wraz z wnioskiem o wszczęcie postępowania egzekucyjnego przekazywać właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego.
15. Pobierać czynsze najmu w terminach określonych w postanowieniach zawartych umów.
16. Zapewnić składanie oświadczeń woli w imieniu Gminy w zakresie zarządu mieniem zgodnie z zasadami określonym w art.46 ust.1 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1591 z późn. zm.).
17. Zaniechać pokrywania bezpośrednio z budżetu Gminy kosztów związanych z udziałem stowarzyszeń sportowych w rozgrywkach organizowanych przez uprawnione związki sportowe (np. ubezpieczenie, wpisowe itd.).
18. W zakresie rozliczania kosztów podróży służbowych przestrzegać przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1990).
19. Przestrzegać art.50 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych, zobowiązującego zamawiającego do podania w zawiadomieniu o wyborze oferty ceny oferty najkorzystniejszej.
20. Przestrzegać art.25 ust.4 ustawy o zamówieniach publicznych, zobowiązującego zamawiającego do
przekazania ministrowi właściwemu do spraw budownictwa, gospodarki przestrzennej i mieszkaniowej kopii oferty najkorzystniejszej oraz informacji cenowej, w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego na roboty budowlane o wartości powyżej 30.000 EURO.
21. Ująć w ewidencji księgowej Urzędu Gminy grunty objęte ewidencją prowadzoną przez Gminny Zespół Ekonomiczno - Administracyjny Szkół.
22. Przy przeprowadzaniu inwentaryzacji przestrzegać postanowień obowiązującej w jednostce instrukcji
inwentaryzacyjnej.
23. Zaniechać dokonywania z budżetu Gminy wydatków na pokrycie kosztów abonamentu i połączeń telefonicznych z telefonu należącego do Pana Mariana Zaborowskiego.
24. Zaniechać dokonywania z budżetu Gminy wydatków na pokrycie kosztów abonamentu telefonicznego za używanie telefonów należących do sołtysów.
25. Podjąć czynności mające na celu wyegzekwowanie od Wójta Gminy zwrotu do budżetu Gminy bezpodstawnie wypłaconych na jego rzecz kwot tytułem zapłaty za abonament i połączenia telefoniczne z telefonu stanowiącego jego własność prywatną, za okres lat 2001 - 2003.
26. Podjąć czynności mające na celu wyegzekwowanie od Wójta Gminy wpłaty do budżetu Gminy kwoty stanowiącej równowartość zapłaty za artykuł "Szanowni mieszkańcy Gminy Radomsko".
27. Podjąć czynności mające na celu wyegzekwowanie od sołtysów zwrotu do budżetu Gminy wydatkowanych bezpodstawnie na ich rzecz, w latach 2001 - 2003, kwot, tytułem pokrycia kosztów abonamentów telefonicznych za używanie telefonów stanowiących ich prywatną własność.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Wójta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że stosownie do art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby.
Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
- Przewodniczący Rady Gminy Radomsko
- Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy Radomsko
- aa
Wystąpienie pokontrolne podpisane zostało przez Zastępcę Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi dr Jadwigę Chwiałkowską. Projekt wystąpienia sprawdził Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
PRZYPISY
[1] Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
Łódź, dnia 26 stycznia 2004 r.
Pan
Marian Zaborowski
Wójt Gminy
Radomsko
WK - 0915/4/2004
Działając na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz. 577 z późn. zm.) informuję Pana, że kompleksowa kontrola gospodarki finansowej i zamówień publicznych przeprowadzona w Gminie Radomsko wykazała następujące nieprawidłowości:
W zakresie spraw organizacyjnych
Gminna Biblioteka w Strzałkowie nie posiadała aktualnego statutu. Statut Gminnej Biblioteki zatwierdzony został zarządzeniem Naczelnika Gminy z dnia 18 listopada 1986 roku. W czasie kontroli RIO w Łodzi, Rada Gminy Radomsko podjęła uchwałę nr IX/66/2003 z dnia 30 października 2003 roku w sprawie nadania statutu Gminnej Bibliotece Publicznej w Strzałkowie.
W zakresie sprawozdawczości budżetowej
W sprawozdaniach kwartalnych RB-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń, sporządzanych w latach 2001 - 2002, Gmina Radomsko nie wykazywała niewymagalnych zobowiązań z tytułu poręczenia udzielonego na rzecz Miasta Radomsko, w kwocie 2.000.000 zł. Powyższe zobowiązanie Gmina Radomsko zaczęła wykazywać w sprawozdaniach RB-Z począwszy od pierwszego kwartału 2003 roku.
W zakresie gospodarki kasowej
1. Stwierdzono przypadki załączenia pod objęte kontrolą raporty kasowe dokumentów księgowych, które nie spełniały wymogów przewidzianych dla dowodów księgowych, zgodnie z art.21 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz. 694 z późn. zm.).
2. Stwierdzono przypadki braku chronologii w księgowaniu raportów kasowych w księdze rachunkowej - dziennik. Przykładowo, raport kasowy RK nr 121/2001 z dnia 10-11 grudnia 2001 roku został zaewidencjonowany pod pozycją 586, podczas gdy raport kasowy RK nr 120 z dnia 07-10 grudnia 2001 roku został zaksięgowany pod pozycją 587. Stanowiło to naruszenie art.14 ust.1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym dziennik stanowi chronologiczne ujęcie zdarzeń jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym.
W zakresie dochodów z tytułu podatkowi opłat lokalnych
1. W zakresie ewidencji podatków i opłat w Urzędzie Gminy nie prowadzono konta księgi głównej (ewidencji syntetycznej), w której obowiązuje ujęcie każdej operacji zgodnie z zasadą podwójnego zapisu. Zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. nr 50, poz. 511 z późn. zm.) przypisy należności powinny być dokonywane na kontach syntetycznych Wn 221 - Należności z tytułu dochodów budżetowych i Ma 750 - Przychody i koszty finansowe. Natomiast odpisów należności należy dokonywać na kontach Ma 221 i Wn 750.
2. Kontrolująca stwierdziła, że inkasenci podatku w sołectwach Dziepółć i Okrajszów dokonali wpłat pobranych od podatników należności za I kwartał 2001 roku z przekroczeniem terminu określonego w art.47 § 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (Dz. U. nr 137, poz. 926 z późn. zm.). Zgodnie z powołanym przepisem terminem płatności dla inkasentów był ostatni dzień, w którym, zgodnie z przepisami prawa podatkowego, powinna nastąpić wpłata należności z tytułu podatku. Od dnia 5 czerwca 2001 roku termin płatności dla inkasenta określa art.47 § 4a ustawy Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym terminem płatności dla inkasentów jest dzień następujący po ostatnim dniu, w którym zgodnie z przepisami prawa podatkowego wpłata podatku powinna nastąpić, chyba że właściwy organ jednostki samorządu terytorialnego wyznaczył termin późniejszy.
3. Z przyjętej do kontroli próby 253 decyzji ustalających wysokość zobowiązania podatkowego (nakazy płatnicze) za lata 2001 - 2002, w sołectwach Dziepółć i Okrajszów, w 2001 roku wszystkie decyzje objęte kontrolą, a w 2002 roku prawie połowa, nie zostały doręczone podatnikom w terminie umożliwiającym zapłatę podatku w ustawowym terminie płatności (do 15 marca danego roku). Kontrolująca stwierdziła także przypadki braku wskazania daty doręczenia decyzji, co uniemożliwiało ustalenie daty powstania zobowiązania podatkowego, a w konsekwencji terminu płatności podatku (np. w 2002 roku dla sołectwa Okrajszów podatnicy o numerach ewidencyjnych 5, 6, 20, 39, 65, 67, 81). Zgodnie z art.47 § 2 ustawy Ordynacja podatkowa, jeżeli przepisy prawa podatkowego określają kalendarzowo terminy płatności podatku, zaliczki na podatek lub raty podatku, a decyzja ustalająca wysokość zobowiązania podatkowego nie została doręczona co najmniej na 14 dni przed terminem płatności podatku, pierwszej zaliczki na podatek lub pierwszej raty podatku, obowiązuje termin 14 dni od daty doręczenia decyzji.
4. Stwierdzono przypadki nieterminowego składania deklaracji podatkowych w zakresie podatku od nieruchomości i podatku rolnego, przez osoby prawne. Termin składania deklaracji określony został odpowiednio w art.6 ust.8 (od dnia 1 stycznia 2003 roku - art.6 ust.9) ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 9, poz. 84 z późn. zm.) oraz w art. 6a ust.8 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity z 1993 r., Dz. U nr 94, poz. 431 z późn. zm.). Podatnik podatku rolnego nr ewidencyjny 7/2002 deklarację podatkową na 2001 rok złożył dopiero w 2002 roku. Ponadto stwierdzono przypadki braku adnotacji o dacie wpływu deklaracji składanych przez podatników podatku rolnego w 2002 roku (podatnicy nr ewidencyjny 4/2002, 5/2002, 6/2002, 7/2002).
5. (Wyłączenie). W latach 1995 - 2000 organ podatkowy nie dokonywał czynności sprawdzających w celu ustalenia stanu faktycznego nieruchomości w zakresie niezbędnym do stwierdzenia jego zgodności ze złożonymi przez podatnika deklaracjami podatkowymi, co było wymogiem wynikającym z art.272 ustawy Ordynacja podatkowa (do dnia 31 grudnia 1997 roku kontrola w omawianym zakresie opierała się na przepisach ustawy z dnia 19 grudnia 1980 roku o zobowiązaniach podatkowych - tekst jednolity z 1993r., Dz. U. nr 108, poz. 486 z późn. zm.). (Wyłączenie) [1] jako osoba prawna prowadząca działalność gospodarczą inną niż działalność rolnicza lub leśna miała obowiązek opodatkowania wszystkich posiadanych gruntów według stawek przewidzianych dla gruntów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. Organ podatkowy podjął czynności mające na celu dokonanie prawidłowego wymiaru podatku dopiero w listopadzie 2000 roku. Postępowania podatkowe, miedzy innymi, w wyniku odwołań podatnika zakończyły się w kwietniu 2002 roku. Brak czynności sprawdzających w odniesieniu do składanych przez podatnika deklaracji podatkowych, późne podjęcie czynności mających na celu określenie prawidłowej wysokości zobowiązania podatkowego, nieprawidłowe stosowanie przepisów prawa podatkowego doprowadziły do przedawnienia zobowiązań dotyczących 1995 roku (8.970 zł - kwota zaległości bez odsetek) i 1996 roku (11.870 zł kwota zaległości bez odsetek).
6. Kontrolująca stwierdziła przypadki braku wykazów nieruchomości, do których składania zobowiązani byli podatnicy podatku od nieruchomości - osoby fizyczne (po dniu 1 stycznia 2003 roku - informacja o nieruchomościach i obiektach budowlanych).
7. W decyzjach dotyczących umorzenia zaległości podatkowych w zakresie podatku pod nieruchomości (np. decyzja nr V-3110/12/02 z dnia 11 kwietnia 2002 roku; decyzja nr V-3110/14/02 z dnia 27 maja 2002 roku) oraz w zakresie podatku rolnego (np. decyzja nr V-3113/24/02 z dnia 27 stycznia 2003 roku) nie wskazywano kwoty umorzonych odsetek za zwłokę. Zgodnie z art.67 § 2 ustawy Ordynacja podatkowa, umorzenie zaległości podatkowej powoduje również umorzenie odsetek za zwłokę w całości lub w takiej części w jakiej umorzona została zaległość podatkowa.
8. Kontrolująca stwierdziła udzielenie tzw. ulgi żołnierskiej na podstawie art.13a ust.2 ustawy o podatku rolnym (opodatkowanie gospodarstw rolnych członków rodzin osób odbywających służbę wojskową), decyzjami nr IV-3113-2/02 z dnia 12 grudnia 2002 roku i nr IV-3113-1/02 z dnia 16 lipca 2002 roku. Z przedłożonych dokumentów wynikało, że żołnierze odbywali służbę wojskową w pierwszym przypadku w okresie od dnia 3 lipca 2002 roku do czerwca 2003 roku; w drugim przypadku od dnia 4 kwietnia 2002 roku (brak danych co do daty zakończenia służby). W obydwu przypadkach zastosowana ulga w podatku dotyczyła całego 2002 roku, co było sprzeczne z art.13a ust.3 ustawy o podatku rolnym, zgodnie z którym ulgę należało stosować od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym osoba została powołana do odbycia służby wojskowej, do końca miesiąca, w którym nastąpiło zwolnienie z tej służby.
9. W latach 2001 - 2002 organ podatkowy w zakresie podatku od środków transportowych nie wydawał decyzji określających wysokość zaległości podatkowej, w oparciu o art.21 § 3 i § 4 ustawy Ordynacja podatkowa. W czerwcu 2003 roku organ podatkowy wydał 31 decyzji określających wysokość zobowiązania podatkowego na łączną kwotę 21.606,50 zł. Zaległości w zakresie omawianego podatku na dzień 30 września 2003 roku wynosiły kwotę 50.675,90 zł, w tym zaległości dotyczące 2002 roku i lat wcześniejszych - 20.279,80 zł.
10. W odniesieniu do objętych kontrolą podatników podatku od nieruchomości i podatku rolnego stwierdzono, że organ podatkowy w latach 2001 - 2002 zaniechał wystawiania tytułów wykonawczych w celu windykacji zaległości podatkowych, co stanowiło naruszenie obowiązujących w omawianym okresie przepisów zawartych w: rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 maja 1999 roku w sprawie sposobu postępowania wierzycieli należności pieniężnych przy podejmowaniu czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych (Dz. U. nr 50, poz. 510 - stan prawny do dnia 3 sierpnia 2001 roku); rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 4 lipca 2001 roku w sprawie sposobu postępowania wierzycieli należności pieniężnych przy podejmowaniu czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych (Dz. U. nr 74 poz. 790 - stan prawny od dnia 4 sierpnia do dnia 29 listopada 2001 roku) oraz w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137 poz. 1541 - stan prawny obowiązujący od dnia 30 listopada 2001 roku). Unormowania zawarte w powołanych rozporządzeniach zobowiązywały wierzyciela do systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązania pieniężnego. W przypadku, gdy należność nie została zapłacona w terminie określonym w decyzji, albo wynikającym z przepisów prawa - wierzyciel winien wysłać do zobowiązanego upomnienie, z zagrożeniem wszczęcia egzekucji po upływie 7 dni od dnia doręczenia upomnienia. Po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu wierzyciel winien niezwłocznie wystawić tytuł wykonawczy i przesłać do Naczelnika Urzędu Skarbowego.
W zakresie pozostałych dochodów
Stwierdzono nieterminowe wystawienie faktur na rzecz Gminnej Spółdzielni "SCH" Kodrąb z tytułu najmu lokalu użytkowego w miesiącach październik i listopad 2002 roku. Termin płatności należności z tytułu czynszu najmu określony został w zawartej umowie do 10 dnia każdego miesiąca. Faktury wystawiono natomiast w terminach: za październik 2002 roku - faktura z dnia 12 listopada 2002 roku; za listopad 2002 roku - faktura z dnia 3 grudnia 2002 roku.
W zakresie wydatków na realizację gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych
1. Umowę nr 1/2002 z dnia 13 czerwca 2002 roku dotyczącą wyjazdu dzieci na kolonie do Szczawnicy podpisał ze strony Gminy Dyrektor Publicznej Szkoły Podstawowej w Strzałkowie, nie będąc upoważniony do składani oświadczeń woli w tym zakresie.
2. Do faktury VAT nr 96/2002 z dnia 16 lipca 2002 roku, wystawionej przez firmę "KWIATO-SAN" Przewóz Towarów i Osób, za wynajem autokaru do przewozu dzieci na kolonie letnie do Szczawnicy (poz. ks. 313/2002) dołączono zlecenie podpisane przez Sekretarza Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, który nie był upoważniony do składania oświadczeń woli w imieniu Gminy.
W zakresie realizacji zadań z zakresu kultury fizycznej
Kontrolująca stwierdziła ponoszenie wydatków z budżetu Gminy na pokrycie kosztów uczestnictwa w rozgrywkach piłki nożnej, organizowanych przez Okręgowy Związek Piłki Nożnej w Piotrkowie Trybunalskim, klubu Ludowy Klub Sportowy "VICTORIA" (np. koszty ubezpieczenia zawodników, potwierdzenia zawodników do udziału w rozgrywkach, ekwiwalent sędziowski). Podkreślić należy, że jednostka samorządu terytorialnego - stosownie do art.111 ust.2 pkt 1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148 z późn. zm.) - ponosić może z budżetu, w szczególności, wydatki na realizację zadań własnych. Ustawa z dnia 18 stycznia 1996 roku o kulturze fizycznej (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 81, poz. 889 z późn. zm.) nie przypisała jednostkom samorządu terytorialnego zadań polegających na uczestnictwie w zawodach sportowych, organizowanych przez powołane do tego związki sportowe. Przykładowo, zgodnie z art.52 ust.2 ww. ustawy, obowiązek ubezpieczenia zawodnika spoczywa na klubie lub związku sportowym, którego zawodnik jest członkiem lub reprezentantem. Ponoszenie przedmiotowych wydatków z budżetu gminy pozbawione było podstaw prawnych. Wskazać należy, że ewentualne finansowanie klubów sportowych w omawianym zakresie możliwe jest obecnie na podstawie ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. nr 96, poz. 873), poprzez wspieranie wykonywania zadań publicznych w zakresie upowszechniania kultury fizycznej i sportu wraz z udzieleniem dotacji na dofinansowanie ich realizacji.
W zakresie wydatków osobowych
1. W objętych kontrola poleceniach wyjazdu służbowego brak było wskazania miejsca rozpoczęcia podróży, co naruszało § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 czerwca 1998 roku w sprawie zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 69, poz. 454 - uchylone z dniem 31 grudnia 2001 roku) oraz § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 19 grudnia 2001 roku w sprawie szczegółowych zasad ustalania wysokości należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 151, poz. 1720 - uchylone z dniem 31 grudnia 2002 roku).
2. W 2001 roku wyjazdy służbowe zlecano pojazdem własnym pracownika, w sytuacjach braku zawarcia stosownej umowy cywilno - prawnej dotyczącej używania samochodu służbowego do celów służbowych, który to wymóg wynikał z § 1 rozporządzenia Ministra Transportu i Gospodarki Morskiej z dnia 26 marca 1998 roku w sprawie warunków ustalania i zasad zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 41, poz. 239 z późn. zm. - obowiązywało do dnia 31 grudnia 2001 roku). Przepisy obecnie obowiązującego rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271 - stan prawny obowiązujący od dnia 1 stycznia 2002 roku) nie przewidują obowiązku zawarcia umowy w jazdach pozalokalnych.
W zakresie udzielania zamówień publicznych
1. Prowadząc postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, w trybie przetargu nieograniczonego, o wartości do 30.000 EURO, na opracowanie dokumentacji projektowo-kosztorysowej dla kanalizacji sanitarnej i przepompowni w miejscowościach Strzałków i Kietlin oraz na odbudowę, remont, modernizację mostu na rzece Widzówka w ciągu drogi gminnej Szczepocice Prywatne - Bobry, zamawiający wysyłając informację o wyborze najkorzystniejszej oferty nie podał ceny wybranej oferty, co było wymagane przez art.50 ust.1 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 z późn. zm.).
2. Zamawiający udzielając zamówienia publicznego na roboty budowlane związane z odbudową, remontem, modernizacją mostu na rzece Widzówka, nie przekazał Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji informacji cenowej z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz kopii oferty najkorzystniejszej, co było wymagane przez art.25 ust.4 ustawy o zamówieniach publicznych.
W zakresie inwentaryzacji składników majątkowych
1. W obowiązującej instrukcji inwentaryzacyjnej, wprowadzonej w życie zarządzeniem nr 11/2003 z dnia 23 czerwca 2003 roku brak było zapisów dotyczących częstotliwości przeprowadzania inwentaryzacji dla poszczególnych składników majątkowych.
2. Nieprawidłowości w zakresie inwentaryzacji przeprowadzonej na koniec 2002 roku dotyczyły:
- nieprawidłowo ujęto w ewidencji prowadzonej przez Gminny Zespół Ekonomiczno Administracyjny Szkół grunty (grupa 0) na łączną wartość 297.3000 zł. Powyższe grunty, stanowiące własność Gminy, powinny zostać ujęte na stanie ewidencyjnym w Urzędzie Gminy,
- na arkuszach spisowych dotyczących inwentaryzacji przeprowadzonej w Urzędzie Gminy stwierdzono podwójne, a nawet potrójne numery arkuszy spisowych,
- arkusze spisu z natury nie zawierały wskazania osób materialnie odpowiedzialnych oraz podpisów tych osób,
- Wójt Gminy określając w zarządzeniu nr 7a/2002 termin zakończenia inwentaryzacji na dzień 31 stycznia 2003 roku, co naruszało art.26 ust.3 pkt 1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym termin i częstotliwość inwentaryzacji uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację składników aktywów - z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych, określonych w art. 17 ust. 2 pkt 4 - rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku, ustalenie zaś stanu nastąpiło przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda - przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym.
W zakresie pozostałych ustaleń
1. Kontrolująca stwierdziła, że ze środków budżetu Gminy ponoszone były koszty prywatnego telefonu stacjonarnego Wójta Gminy. Faktury Vat wystawione na nazwisko Mariana Zaborowskiego za abonament i połączenia telefoniczne płacone były po ich przedłożeniu przez Wójta Gminy. W okresie 2001 - 2003 z budżetu wydatkowano na wskazany cel następujące kwoty:
- 2001 rok - 2.511,30 zł,
- 2002 rok - 3.283,69 zł,
- 2003 rok - 2.042,98 zł (do momentu objętego kontrolą - październik 2003 rok).
Łącznie wydatkowano w latach 2001 - 2003 kwotę 7.837,97 zł. Wskazane wydatki poniesiono bez podstawy prawnej, obowiązujące przepisy nie przewidywały i nie przewidują pokrywania kosztów użytkowania telefonów stanowiących własność prywatną ze środków publicznych.
2. W okresie objętym kontrolą (2001 rok - październik 2003 roku) stwierdzono, że z budżetu Gminy wypłacany był na rzecz sołtysów zwrot kosztów abonamentu telefonicznego. Zwrotu kosztów dokonywano na podstawie przedłożonych przez sołtysów faktur VAT dotyczących użytkowania telefonu. Odbiór należności sołtysi kwitowali na listach płac. W latach 2001 - 2003 z budżetu Gminy wydatkowano bezpodstawnie kwotę 8.038,23 zł (w 2001 roku - 2.854,80 zł; w 2002 roku - 3.646,23 zł; w 2003 roku - 1.587 zł).
3. Treść artykułu "Szanowni mieszkańcy Gminy Radomsko", który ukazał się na łamach tygodnika "Komu i Czemu" nr 46 wskazywała, że były to podziękowania Wójta Gminy złożone osobom, które oddały na niego głos w wyborach bezpośrednich na stanowisko Wójta Gminy Radomsko. Faktura za zamieszczenie artykułu zapłacona została jednakże ze środków budżetu Gminy (faktura nr 364/2002 z dnia 13 listopada 2002 roku na kwotę 950 zł). Powyższy artykuł jako związany z kampanią wyborczą Wójta powinien zostać pokryty z jego środków własnych.
W powyżej opisanych sytuacjach (punkty 1- 3) wydatków z budżetu Gminy dokonano z naruszeniem art.28 ust.2 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym jednostki sektora finansów publicznych dokonują wydatków zgodnie z przepisami dotyczącymi poszczególnych rodzajów wydatków.
Informując o powyższych nieprawidłowościach proszę Pana Wójta o podjęcie działań mających na celu ich usunięcie i zapobieżenie powstawaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Lodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne.
1. Zapewnić objęcie sporządzanymi sprawozdaniami kwartalnymi RB-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń, wszystkich podlegających wykazaniu zobowiązań, w tym także z tytułu udzielonych poręczeń i gwarancji, zgodnie z przepisami § 11 i nast. Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 24, poz. 279 z późn. zm.).
2. Przestrzegać art.21 ust.1 ustawy o rachunkowości, określającego cechy dowodu księgowego.
3. Zapewnić dokonywanie zapisów w księdze rachunkowej - dziennik w porządku chronologicznym, zgodnie z wymogami wynikającymi z art.14 ust.1 ustawy o rachunkowości.
4. Zapewnić ewidencję podatków i opłat lokalnych na kontach księgi głównej (syntetycznych) 221 i 750, zgodnie z zasadami określonymi w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego.
5. Egzekwować terminowe składanie deklaracji podatkowych przez osoby prawne. W przypadku braku złożenia deklaracji podejmować czynności na podstawie art.274a ust.1 ustawy Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym organ podatkowy może zażądać złożenia wyjaśnień w sprawie przyczyn niezłożenia deklaracji lub wezwać do jej złożenia, jeżeli deklaracja nie została złożona mimo takiego obowiązku.
6. Dokonywać czynności sprawdzających, mających na celu sprawdzenie terminowości składania deklaracji, wpłacania zadeklarowanych podatków, a także sprawdzenie formalnej poprawności deklaracji oraz ustalenie stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami, stosownie do art.272 ustawy Ordynacja podatkowa. Możliwości działania organu podatkowego w razie stwierdzenia błędów w deklaracji lub wypełnienia jej niezgodnie z ustalonymi wymaganiami, a także w sytuacji wątpliwości co do poprawności złożonej deklaracji, określają, w szczególności, przepisy art. 274 i art.274a ust.2 ustawy Ordynacja podatkowa.
7. W razie stwierdzenia w postępowaniu podatkowym (podjętym w oparciu o wyniki czynności sprawdzających), że podatnik, mimo ciążącego na nim obowiązku, nie zapłacił w całości lub w części podatku, nie złożył deklaracji albo, że wysokość zobowiązania podatkowego jest inna niż wykazana w deklaracji, wydawać decyzję określające wysokość zobowiązania podatkowego, zgodnie z art.21 § 3 ustawy Ordynacja podatkowa.
8. W sytuacji jeżeli wpłata dokonana przez podatnika nie pokrywa kwoty zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę,. Wpłatę tę zaliczać proporcjonalnie na poczet kwoty zaległości podatkowej oraz kwoty odsetek za zwłokę w stosunku, w jakim, w dniu wpłaty, pozostaje kwota zaległości podatkowej do kwoty odsetek za zwłokę, zgodnie z art.55 ust.2 ustawy Ordynacja podatkowa.
9. Zapewnić egzekwowanie pobranych przez inkasentów należności podatkowych w terminie określonym zgodnie z art.47 § 4a ustawy Ordynacja podatkowa.
10. W sytuacji nieterminowych wpłat pobranych przez inkasentów należności podatkowych egzekwować odsetki za zwłokę.
11. Zapewnić doręczanie decyzji ustalających wysokość zobowiązań podatkowych w terminach umożliwiających podatnikowi zapłatę raty podatku w ustawowym terminie jej płatności.
12. Ulgę żołnierską w zakresie podatku rolnego stosować od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym osoba została powołana do odbycia służby wojskowej, do końca miesiąca, w którym nastąpiło zwolnienie z tej służby, stosownie do art.13a ust.3 ustawy o podatku rolnym.
13. Kontynuować czynności windykacyjne mające na celu wyegzekwowanie zaległości podatkowych w zakresie podatku od środków transportowych.
14. Bieżąco i terminowo podejmować czynności zmierzające do wyegzekwowania zaległości podatkowych w zakresie podatku od nieruchomości i podatku rolnego - w oparciu o przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1996 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 110, poz. 968) oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. Po bezskutecznym przesłaniu dłużnikowi upomnienia wystawiać tytuł wykonawczy i wraz z wnioskiem o wszczęcie postępowania egzekucyjnego przekazywać właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego.
15. Pobierać czynsze najmu w terminach określonych w postanowieniach zawartych umów.
16. Zapewnić składanie oświadczeń woli w imieniu Gminy w zakresie zarządu mieniem zgodnie z zasadami określonym w art.46 ust.1 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1591 z późn. zm.).
17. Zaniechać pokrywania bezpośrednio z budżetu Gminy kosztów związanych z udziałem stowarzyszeń sportowych w rozgrywkach organizowanych przez uprawnione związki sportowe (np. ubezpieczenie, wpisowe itd.).
18. W zakresie rozliczania kosztów podróży służbowych przestrzegać przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1990).
19. Przestrzegać art.50 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych, zobowiązującego zamawiającego do podania w zawiadomieniu o wyborze oferty ceny oferty najkorzystniejszej.
20. Przestrzegać art.25 ust.4 ustawy o zamówieniach publicznych, zobowiązującego zamawiającego do
przekazania ministrowi właściwemu do spraw budownictwa, gospodarki przestrzennej i mieszkaniowej kopii oferty najkorzystniejszej oraz informacji cenowej, w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego na roboty budowlane o wartości powyżej 30.000 EURO.
21. Ująć w ewidencji księgowej Urzędu Gminy grunty objęte ewidencją prowadzoną przez Gminny Zespół Ekonomiczno - Administracyjny Szkół.
22. Przy przeprowadzaniu inwentaryzacji przestrzegać postanowień obowiązującej w jednostce instrukcji
inwentaryzacyjnej.
23. Zaniechać dokonywania z budżetu Gminy wydatków na pokrycie kosztów abonamentu i połączeń telefonicznych z telefonu należącego do Pana Mariana Zaborowskiego.
24. Zaniechać dokonywania z budżetu Gminy wydatków na pokrycie kosztów abonamentu telefonicznego za używanie telefonów należących do sołtysów.
25. Podjąć czynności mające na celu wyegzekwowanie od Wójta Gminy zwrotu do budżetu Gminy bezpodstawnie wypłaconych na jego rzecz kwot tytułem zapłaty za abonament i połączenia telefoniczne z telefonu stanowiącego jego własność prywatną, za okres lat 2001 - 2003.
26. Podjąć czynności mające na celu wyegzekwowanie od Wójta Gminy wpłaty do budżetu Gminy kwoty stanowiącej równowartość zapłaty za artykuł "Szanowni mieszkańcy Gminy Radomsko".
27. Podjąć czynności mające na celu wyegzekwowanie od sołtysów zwrotu do budżetu Gminy wydatkowanych bezpodstawnie na ich rzecz, w latach 2001 - 2003, kwot, tytułem pokrycia kosztów abonamentów telefonicznych za używanie telefonów stanowiących ich prywatną własność.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Wójta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że stosownie do art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby.
Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
- Przewodniczący Rady Gminy Radomsko
- Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy Radomsko
- aa
Wystąpienie pokontrolne podpisane zostało przez Zastępcę Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi dr Jadwigę Chwiałkowską. Projekt wystąpienia sprawdził Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
PRZYPISY
[1] Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.