W ramach naszej witryny stosujemy pliki cookies w celu świadczenia Państwu usług na najwyższym poziomie, w tym w sposób dostosowany do indywidualnych potrzeb. Korzystanie z witryny bez zmiany ustawień dotyczących cookies oznacza, że będą one zamieszczane w Państwa urządzeniu końcowym. Możecie Państwo dokonać w każdym czasie zmiany ustawień dotyczących cookies.

Gm. Nowe Ostrowy - wystąpienie pokontrolne z dnia 16 lutego 2004 roku

XML

Treść

Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi Gminie Nowe Ostrowy po zakończeniu kompleksowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych, udostępniane na podstawie art.6 ust.1 pkt 4 lit "a" tiret drugi ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej.

Łódź, dnia 16 lutego 2004 roku




Pan
Jakub Świtkiewicz
Wójt Gminy
Nowe Ostrowy


WK – 0915/10/2004


Na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz. 577 z późn. zm.) zawiadamiam, że kompleksowa kontrola gospodarki finansowej i zamówień publicznych przeprowadzona w Gminie Nowe Ostrowy wykazała następujące nieprawidłowości:
W zakresie funkcjonowania kontroli wewnętrznej

1. Procedury wewnętrznej kontroli finansowej, zawarte w Instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych oraz w zarządzeniu Wójta Gminy nr 2/2001 z dnia 22 marca 2001 roku, nie uwzględniały postanowień obowiązującego od 1 stycznia 2002 roku art.35a ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 155, poz. 1014 z późń. zm.), który w sposób istotny rozszerzył zakres wewnętrznej kontroli finansowej. Procedury kontroli powinny objąć swym zakresem operacje gospodarcze, związane z gromadzeniem środków i ich rozdysponowaniem oraz gospodarowaniem mieniem (nie tylko dokonywanie wydatków). Podstawę prawną do ustalenia procedur kontroli stanowi obecnie art.35a ust.3 ww. ustawy o finansach publicznych.

2. Kontrolujący stwierdzili, że zapisy zawarte w instrukcji w sprawie kontroli wewnętrznej oraz w instrukcji w sprawie obiegu i kontroli dowodów księgowych, dotyczące sprawowania kontroli operacji gospodarczych przez poszczególnych pracowników, nie były spójne z treścią ich zakresów czynności. Zgodnie z postanowieniami zarządzenia Wójta Gminy nr 2/2001 z dnia 22 marca 2001 roku w sprawie nadzoru w zakresie gospodarowania środkami publicznymi - wstępnej oceny celowości i gospodarności wydatków ponoszonych na realizację zadań, dokonują kierownicy oraz pracownicy w ramach określonych w zakresach czynności. Analiza zakresów czynności kierowników jednostek organizacyjnych (dyrektorzy szkół, kierownik biblioteki) oraz Sekretarza Gminy, Skarbnika Gminy, inspektora ds. inwestycji, pracownika dokonującego zakupu materiałów biurowych wykazała, że tylko w zakresie czynności Skarbnika znajdowały się zapisy dotyczące obowiązku sprawowania kontroli operacji gospodarczych. Pozostałe zakresy nie odnosiły się do powyższego zagadnienia, nie nakładały na pracowników obowiązków związanych z wykonywaniem kontroli finansowej.

3. Sprawozdania z przeprowadzonych przez Skarbnika Gminy kontroli w podległych Gminie jednostkach organizacyjnych nie spełniały wymogów wynikających z art.127 ustawy o finansach publicznych. Objęcie kontrolą 5% wydatków, o których mowa w art.127 ww. ustawy, powinno stanowić podstawę do oceny funkcjonowania wewnętrznych procedur kontrolnych w tych jednostkach. Samo przedstawienie planu wydatków w poszczególnych działach danej jednostki oraz jego procentowe wykonanie nie dokumentuje prawidłowości funkcjonowania procedur kontrolnych.

4. W kontrolowanej jednostce nie były przestrzegane postanowienia § 8 ust.1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla gmin i związków międzygminnych (Dz. U. nr 112, poz.1319) w zakresie rejestracji w dzienniku korespondencji w Sekretariacie Urzędu Gminy zewnętrznych dokumentów finansowych wpływających do Urzędu. Na 135 dokumentów ujętych w ewidencji księgowej jednostki w grudniu 2002 roku i 142 dokumenty ujęte w ewidencji w styczniu 2003 roku w dzienniku prowadzonym w Sekretariacie nie ujęto żadnego dokumentu.

5. W unormowaniach wewnętrznych jednostki, obowiązujących w latach 2001 – 2002, nie określono procedur obiegu i kontroli dokumentów związanych z udzielaniem i rozliczaniem zaliczek stałych. Zagadnienia wypłat i rozliczania zaliczek jednorazowych zostało uregulowane zarządzeniem nr 1/2002 Wójta Gminy z dnia 15 stycznia 2002 roku w sprawie ustalenia zakładowego planu kont.

W zakresie zaciągniętych kredytów i pożyczek

1. Kontrolujący stwierdzili, że w budżecie Gminy na 2001 rok przewidziano deficyt, którego jednym ze źródeł pokrycia miał być kredyt w wysokości 250.000 zł. W dniu 23 sierpnia 2001 roku Zarząd Gminy zawarł umowę nr 166/2001 w sprawie zaciągnięcia kredytu z Bankiem Spółdzielczym w Krośniewicach. Przedmiotem umowy było udzielenie Gminie kredytu w kwocie 150.000 zł, z terminem spłaty do dnia 31 lipca 2002 roku. Aneksem z dnia 4 października 2001 roku zwiększono kwotę kredytu do 250.000 zł. W punkcie 4 umowy kredytu, zawarto zapis, że "...wykorzystanie kredytu przez Urząd Gminy następować będzie w rachunku bieżącym na podstawie dyspozycji gotówkowych lub bezgotówkowych do wysokości zaciągniętego kredytu. Każdy wpływ środków na rachunek bieżący obniża kwotę wykorzystanego kredytu i umożliwia kredytobiorcy ponowne zadłużenie do wysokości określonej umową kredytobiorcy". Jako przeznaczenie udzielonego kredytu wskazano pokrycie niedoboru Gminy związanego z bieżącym regulowaniem zobowiązań w okresie braku wpływów do budżetu. W odniesieniu do ustalonego stanu faktycznego należy wskazać, że zgodnie z uchwałą budżetową kredyt miał zostać przeznaczony na pokrycie deficytu budżetu, co zgodnie z art.112 ust.1 ustawy o finansach publicznych oznacza różnicę między kwotą zaplanowanych dochodów i wydatków (wyższe wydatki). Zwiększenie kwoty kredytu, wskazanej jako źródło pokrycia deficytu, może nastąpić wyłącznie w wyniku zmiany uchwały budżetowej. Przyjęta w umowie z dnia 23 sierpnia 2001 roku konstrukcja kredytu w rachunku bieżącym pozwalała na wykorzystanie kredytu w wysokości wyższej niż ustalona w uchwale budżetowej, co faktycznie w danej sytuacji nastąpiło. Zawarte w umowie postanowienie, zgodnie, z którym kredyt miał być wykorzystany na pokrycie niedoboru związanego z bieżącym regulowaniem zobowiązań, sugeruje, że kredyt mógł być traktowany przez Zarząd Gminy jako zaciągnięty na pokrycie występującego w ciągu roku niedoboru budżetu jednostki samorządu terytorialnego (art.48 ust.1 pkt 1 ustawy o finansach publicznych). Kredyt taki musi być jednak spłacony w roku, w którym został zaciągnięty, stosownie do art.48 ust.2 ustawy o finansach publicznych. W zawartej umowie jako termin spłaty wskazano jednakże dzień 31 lipca 2002 roku.

2. W ww. umowie nr 166/2001 z dnia 23 sierpnia 2001 roku dotyczącej zaciągnięcia kredytu strony ustaliły jako zabezpieczenie spłaty zobowiązań weksel in blanco do wartości naliczonego kredytu oraz pełnomocnictwo do dysponowania rachunkiem bankowym Gminy Nowe Ostrowy. Ustalenie zabezpieczenia w formie pełnomocnictwa do dysponowania rachunkiem bankowym było niezgodne z art.92 w zw. z art. 129 ust.1 ustawy o finansach publicznych, w których ustawodawca określił zasady wykonywania budżetu przez jednostki samorządu terytorialnego. Jednostki te mogą gromadzić dochody i dokonywać wydatków tylko wówczas, jeśli określone normy prawne dają im takie upoważnienie. Zasady gromadzenia dochodów i dokonywania wydatków określa art.92 ustawy o finansach publicznych. Każde, zatem zadysponowanie środkami zgromadzonymi na rachunku przez pożyczkobiorcę odbywałoby się z pominięciem zasad wykonywania budżetu, a w rezultacie mogłoby prowadzić do sytuacji braku możliwości realizacji przez jednostkę nałożonych na nią ustawami obowiązków. Ustalenie wskazanej formy zabezpieczenia naruszało także art. 30 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1591 z późn. zm.), z którego wynikało, że wykonywanie budżetu, a co się z tym wiąże dysponowanie rachunkiem bankowym jednostki samorządowej, stanowiło wyłączną kompetencję zarządu gminy.

W zakresie rozrachunków i roszczeń

1. Kontrola wykazała, że w sporządzonym przez kontrolowaną jednostkę sprawozdaniu RB-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń na dzień 31 grudnia 2002 roku wykazano nierzetelne dane. W wymienionym sprawozdaniu Rb-Z jednostka nie wykazała zobowiązań wymagalnych, w kwocie 25.448,12 zł, które wynikały z następujących faktur: faktura VAT nr 1559/2002 z dnia 12 grudnia 2002 roku na kwotę 11.538,14 zł brutto za olej opałowy - termin płatności faktury upłynął w dniu 26 grudnia 2002 roku, fakturę zapłacono w dniu 3 stycznia 2003 roku; faktura VAT nr 1558/2002 z dnia 12 grudnia 2002 roku na kwotę 1.679,62zł brutto za olej opałowy zakupiony do budynku Szkoły Podstawowej w Woli Pierowej - termin płatności faktury upływał z dniem 26 grudnia 2002 roku, fakturę zapłacono w dniu 3 stycznia 2003 roku; faktura VAT nr 1560/2002 z dnia 12 grudnia 2002 roku na kwotę 2.230,36 zł brutto za olej opałowy dla Urzędu Gminy - termin płatności faktury upływał w dniu 26 grudnia 2002 roku, fakturę zapłacono w dniu 3 stycznia 2003 roku; faktura nr 188/DT/2002 z dnia 10 grudnia 2002 roku na kwotę 45.406,67 zł, za realizację robót objętych z umową nr 5/10/2002 z dnia 24 października 2002 roku - termin płatności faktury zgodnie z umową upływał z dniem 28 lutego 2003 roku, ale kwota 9.999,86 zł powinna być zapłacona do dnia 31 grudnia 2002 roku. Jednostka dokonała zapłaty zobowiązania w dniu 3 stycznia 2003 roku.

2. W odniesieniu do ewidencji księgowej 2001 roku stwierdzono dokonanie nierzetelnych, nie odzwierciedlających stanu faktycznego zapisów, dotyczących wpłaty z tytułu podatku od nieruchomości w kwocie 16.500 zł. W 2001 roku jako dochód budżetu przyjęto wpłatę podatku we wskazanej kwocie, która to wpłata dokonana została w 2002 roku. Wpłaty dokonała Cukrownia Ostrowy w dniu 14 stycznia 2002 roku (rata podatku od nieruchomości za styczeń 2002 roku). Na dokumencie wpłaty podatku (polecenie przelewu) zamalowano korektorem miesiąc, którego dotyczyła zapłata podatku. Pod datą 31 grudnia 2001 roku ujęto wpłatę podatku w wysokości 16.500 zł na koncie podatnika Cukrownia Ostrowy, wykazując ją jako nadpłatę podatku. Zwiększono także kwotę wykonanych dochodów budżetowych jednostki (konto 901) za 2001 rok o kwotę 16.500 zł. Konsekwencją powyższego działania było sporządzenie przez jednostkę, na dzień 31 grudnia 2001 roku, sprawozdań budżetowych: Rb-NDS o nadwyżce i deficycie jednostki samorządu terytorialnego, Rb–27S z wykonania planu dochodów budżetowych, Rb-PDP – z wykonania podstawowych dochodów podatkowych, niezgodnie ze stanem faktycznym. Dane we wszystkich wymienionych sprawozdaniach zawyżono o kwotę 16.500 zł. Ujęcie w ewidencji 2001 roku części wpływu, który miał miejsce w 2002 roku, spowodowało automatycznie zaniżenie wykonanych dochodów w 2002 roku. Wpłatę podatku za styczeń 2002 roku, z dnia 14 stycznia 2002 roku, w wysokości 64.324.11 zł, zaewidencjonowano bowiem w 2002 roku w kwocie 47.824,11 zł. W konsekwencji także sprawozdania budżetowe dotyczące 2002 roku nie były zgodne ze stanem faktycznym (zaniżona kwota wykonanych dochodów o 16.500 zł). Opisane działania naruszały art. 20 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz. 694 z późn. zm.), zgodnie z którym do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należało wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Stosownie do art.24 ust 1 i 2 ww. ustawy księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie czyli tak, by zapisy w nich dokonywane odzwierciedlały stan rzeczywisty. Korekta dokonana na poleceniu przelewu nastąpiła z naruszeniem art. 22 ust.2 ustawy o rachunkowości, zgodnie, z którym dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane określone w art. 21, oraz wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek.

3. Kontrolowana jednostka wypłaciła pracownikom wynagrodzenie za listopad 2001 roku bez jednoczesnego wykonania obowiązku -wynikającego z ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U z 2000 r., nr 14, poz. 176 z późń. zm.) - odprowadzenia podatku dochodowego od osób fizycznych do Urzędu Skarbowego, w terminie do 20 grudnia 2001 roku. Podatek odprowadzono dopiero w dniu 4 stycznia 2002 roku. Zapłacone odsetki od nieterminowej zapłaty podatku w wysokości 138,30 zł oraz kwotę 8,40 zł z tytułu kosztów upomnienia zaksięgowano w rozdziale 75047- pobór podatku, w § 4300 - dotyczącym zakupu usług, co pozostawało w sprzeczności z obowiązującym w opisywanym okresie rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 18 lipca 2000 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. nr 59, poz. 688 z późń. zm. – uchylone z dniem 22 kwietnia 2003 roku). Stwierdzona nieprawidłowość wypełniała znamiona naruszenia dyscypliny finansów publicznych określone w art. 138 ust.1 pkt 8 ustawy o finansach publicznych.

4. Analiza ewidencji prowadzonej na kontach zespołu 2 wykazała, że w dniu 31 grudnia 2001 roku na podstawie polecenia księgowania zaewidencjonowano na koncie 224 wpływ na kwotę 16.500 zł, z tytułu podatku od nieruchomości od osób prawnych, co pozostawało w sprzeczności z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. nr 50, poz. 511 z późn. zm.) oraz z postanowieniami zakładowego planu kont obowiązującego w jednostce. Wg rozporządzenia i planu kont do ewidencji należności podatkowych służyło konto 221, a nie konto 224.

W zakresie gospodarki kasowej

1. Kontrola wykazała, że w kontrolowanej jednostce w 2001 i w 2002 roku jednorazowo wypłacono kierowcom autobusów szkolnych oraz śmieciarki, ekwiwalenty za używanie własnego sprzętu do naprawy wymienionych pojazdów, stanowiących własność Gminy. Kontrolujący ustalili, że w Urzędzie Gminy nie ustalono uprzednio żadnych regulacji dotyczących zasad wypłaty przedmiotowych ekwiwalentów, ich wysokości oraz sytuacji, w jakich mają być one wypłacane. W 2001 roku trzem kierowcom wypłacono łącznie kwotę 8.900,00 zł, natomiast w 2002 roku wypłacona kwota dla trzech kierowców wynosiła 5.000,00 zł. Podstawą wypłaty ekwiwalentów były rachunki wystawione przez kierowców, zaakceptowane do wypłaty przez Wójta Gminy. Pod rachunkami brak było jakiegokolwiek wykazu wykonanych napraw, czasu ich wykonywania. Rachunki wystawione przez kierowców opiewały na różne kwoty, co wobec barku określenia zasad wypłaty ekwiwalentu, nie mogło być w żaden sposób zweryfikowane.

2. Na fakturach i na rachunkach dotyczących zakupu dostaw i usług stwierdzono przypadki braku opisu zrealizowanej operacji gospodarczej, braku sprawdzenia tych dowodów księgowych pod względem celowości i legalności dokonania wydatku, ponadto przypadki braku podpisu osoby sporządzającej listy wypłat wynagrodzeń oraz przypadki braku zatwierdzania do zapłaty tych list, co było sprzeczne z § 3 ust.2 instrukcji w sprawie obiegu i kontroli dowodów księgowych.

W zakresie ewidencji księgowej

1. Zaniechano prowadzenia w latach 2000 - 2001 ewidencji księgowej (syntetycznej i analitycznej) do konta 080-inwestycje. Następstwem zaniechania prowadzenia ewidencji było niezgodne ze stanem rzeczywistym sporządzenie bilansu jednostki budżetowej za 2000 rok i 2001 rok. Ewidencja konta 080-inwestycje została założona w 2002 roku.

2. W trakcie kontroli ustalono, że błędnie prowadzono ewidencję analityczną (konto 080-2) dotyczącą zadania związanego z wykonaniem nawierzchni drogi z mieszanek bitumiczno - asfaltowych na drodze Grodno I - Nowe Ostrowy. Do kosztów przedmiotowego zadania zaksięgowano wydatki dokonane podczas realizacji remontu na drodze w miejscowości Imielno, natomiast nie zaksięgowano wydatków, które były związane z realizacją zadania inwestycyjnego, np.: za wykonanie mapy sytuacyjno – wysokościowej do celów projektowych, za wykonanie projektu budowlanego, opłaty za wydane pozwolenie na budowę oraz zapłaty za wykonanie obowiązków inspektora nadzoru inwestorskiego, działanie takie pozostawało w sprzeczności z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153, poz. 1752 z późn. zm.), określającego zasady funkcjonowania konta 080, zgodnie z którymi ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 080 powinna zapewnić co najmniej wyodrębnienie kosztów inwestycji według poszczególnych rodzajów efektów inwestycyjnych oraz skalkulowanie ceny nabycia lub kosztu wytworzenia poszczególnych obiektów środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.

3. W toku kontroli ustalono, że nieprawidłowo prowadzono ewidencję syntetyczną konta 221 w zakresie dochodów z tytułu użytkowania wieczystego, najmu i dzierżawy oraz zaniechano prowadzenia ewidencji analitycznej wpłat należności z tytułu użytkowania wieczystego, co spowodowało naruszenie zasad prowadzenia ewidencji konta 221, określonych w załączniku nr 2 do ww. rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.

4. W wyniku kontroli sprawozdań Rb-27S za lata 2001 i 2002, że w sprawozdaniu za 2001 rok wykazano zaległości z tytułu najmu i dzierżawy, co było niezgodne z ewidencją księgową, w której nie ujęto zaległości, lecz zgodne ze stanem faktycznym. W sprawozdaniu tym nie uwzględniono zaległości z tytułu użytkowania wieczystego i sprzedaży nieruchomości, było to zgodne z ewidencją księgową lecz niezgodne ze stanem faktycznym. Natomiast w sprawozdaniu za 2002 rok nie wykazano zaległości z tych tytułów, co było zgodne z ewidencja księgową, lecz niezgodne ze stanem faktycznym.

W zakresie dochodów z tytułu podatków i opłat lokalnych

1. W deklaracjach w zakresie podatku od nieruchomości złożonych przez (Wyłączenie) [1]. W związku z powyższym - mając na względzie stan prawny obowiązujący do dnia 31 grudnia 2002 roku - należy wskazać, że opodatkowanie ww. gruntów nie było prawidłowe. W zakresie podatku od nieruchomości – grunty te mogły być opodatkowane wyłącznie (poza gruntami związanymi z budynkami mieszkalnymi) stawką przewidzianą dla gruntów związanych z działalnością gospodarczą inną niż działalność rolnicza lub leśna (art.5 ust.1 pkt 6 w zw. z art.5 ust.3 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych – tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 9, poz.84 z późn. zm.). Art.5 ust.3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych wskazywał, że za grunty związane z działalnością gospodarczą uważa się grunty zabudowane i nie zabudowane, będące w posiadaniu przedsiębiorcy. Zakładając, że opisywane grunty były gruntami gospodarstwa rolnego zwrócić należy uwagę na treść art.3 ust.1 pkt 4 ww. ustawy, stosownie do którego opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości podlegały grunty objęte przepisami o podatku rolnym lub leśnym, związane z prowadzeniem działalności gospodarczej innej niż rolnicza lub leśna. Jeżeli zatem grunty wykazane przez podatnika związane były z prowadzeniem działalności gospodarczej innej niż rolnicza lub leśna, powinny zostać opodatkowane podatkiem od nieruchomości, stawką najwyższą – jako grunty związane z działalnością gospodarczą.

2. Kontrolujący stwierdzili brak na potwierdzeniach odbioru decyzji dotyczących podatku od nieruchomości od osób fizycznych na 2001 rok, daty odbioru decyzji przez podatnika, co uniemożliwiało kontrolującym sprawdzenie czy termin, w którym decyzje doręczono umożliwiał zapłatę w ustawowo określonym terminie płatności podatku.
3. Kontrola wykazała, że wysokość podatku od nieruchomości dla Parafii Rzymsko-Katolickiej w Imielnie, ustalono na podstawie decyzji organu podatkowego – nakazu płatniczego. Parafia - jako osoba prawna - winna składać, stosownie do postanowień art. 6 ust.9 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych (do dnia 31 grudnia 2002 roku – art.6 ust.8 ustawy), w terminie do 15 stycznia każdego roku do Urzędu Gminy w Nowych Ostrowach, deklaracje na podatek od nieruchomości na dany rok podatkowy, na formularzu wg ustalonego wzoru oraz wpłacać obliczony w deklaracji podatek – bez wezwania - na rachunek budżetu gminy, w ustawowo określonych terminach. Stwierdzono także, że decyzje ustalające wysokość podatku rolnego wydano dla Parafii Rzymsko-Katolickich w m. Grochów i Wola Pierowa. Powyższe podmioty powinny opłacać podatek na zasadach obowiązujących osoby prawne, a nie osoby fizyczne. Zgodnie z art. 6a ust 8 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity z 1993 roku, Dz. U. nr 94, poz. 431 z późń. zm.), zobowiązane były do złożenia do dnia 15 stycznia organowi podatkowemu deklaracji na podatek rolny oraz wpłacania podatku - bez wezwania - na rachunek gminy, w ustawowo określonych terminach.

4. (Wyłączenie) [2].

5. (Wyłączenie) [3].

6. Wpływy z tytułu podatku od środków transportowych będących w posiadaniu jednostek Ochotniczych Straży Pożarnych w Nowych Ostrowach i Imielnie, ewidencjonowano jako wpływy z tytułu podatku od środków transportowych od osób fizycznych, co pozostawało w sprzeczności z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 lipca 2000 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów, zgodnie z którym, dochody planowane i uzyskane z tytuły podatku od osób prawnych powinny być sklasyfikowane w dziale 756 rozdziale 75615 § 034, a nie w rozdziale 75616.

7. Skontrolowane decyzje Wójta Gminy z 2001 i 2002 roku w sprawie zastosowania ulg w zapłacie podatku (umorzenie zaległości, rozłożenie na raty, odroczenie terminu płatności) w zakresie podatku od nieruchomości, podatku rolnego, podatku od środków transportowych, wydane zostały na podstawie wniosków podatników nieudokumentowanych w zakresie przytaczanych w nich okoliczności. Organ podatkowy wbrew postanowieniom art. 122 ustawy Ordynacja podatkowa nie przeprowadzał postępowania wyjaśniającego w celu ustalenia faktycznej sytuacji podatnika, nie zbierał materiału dowodowego w sprawie, który to obowiązek wynikał z art.187 § 1 ww. ustawy. W konsekwencji, organ podatkowy nie wykonał obowiązku wyjaśnienia – na podstawie zebranego materiału dowodowego - okoliczności sprawy, w zakresie istnienia lub nie przesłanek zastosowania określonej instytucji prawa podatkowego. Decyzje organu podatkowego nie zawierały uzasadnienia faktycznego, co było sprzeczne z art.210 § 4 ustawy Ordynacja podatkowa.

8. Decyzja nr Fn 3066/7/01 z dnia 12 lutego 2001 roku, decyzja nr Fn 3066/1/01 z 12 lutego 2001 roku, decyzja Fn 3066/5/01 z dnia 12 lutego 2001 roku, umarzające odsetki od zaległości podatkowych w podatku od środków transportowych, nie określały kwoty podlegającej umorzeniu.

9. W odniesieniu do decyzji dotyczących udzielenia ulg w podatku rolnym od osób fizycznych z tytułu zakupu gruntu na powiększenie istniejącego gospodarstwa rolnego (16 decyzji w 2001 roku i 16 decyzji w 2002 roku), stwierdzono brak dokumentacji dotyczącej stopnia pokrewieństwa (powinowactwa) lub jego braku, pomiędzy nabywcą a sprzedawcą gruntu. Powyższa okoliczność powinna być dowiedziona, gdyż zgodnie z postanowieniami art.12 ust.4 ustawy o podatku rolnym (od dnia 1 stycznia 2003 roku art.12 ust.5 ww. ustawy), w przypadku nabycia gruntów od indywidualnych właścicieli gospodarstw rolnych, nie stosuje się zwolnienia jeżeli nabywca jest małżonkiem, krewnym w linii prostej lub jego pasierbem, zięciem lub synową sprzedawcy gruntów.

10. Stwierdzono przypadki nie egzekwowania odsetek od nieterminowych wpłat rat podatku od środków transportowych. Łączna kwota nie wyegzekwowanych odsetek wynosiła 1.371,40 zł.

11. W trakcie kontroli stwierdzono, że uchwała Rady Gminy nr 147/XXVIII/2000 z dnia 20 grudnia 2000 roku w sprawie zasad poboru oraz wysokości stawek opłaty targowej na 2001 rok, wskazując, że pobór opłaty następuje w drodze inkasa, nie określała inkasenta oraz nie określała wysokości wynagrodzenia za inkaso opłaty targowej. Osobę inkasenta oraz wysokość wynagrodzenia ustalił Zarząd Gminy w umowie – zlecenie. Powyższe działania były sprzeczne z art.19 pkt 2 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, zgodnie z którym do wyłącznej kompetencji Rady Gminy należy zarządzenie poboru opłaty targowej w drodze inkasa oraz określenie inkasenta i wysokości wynagrodzenia za inkaso.

12. Kontrolujący stwierdzili nieprawidłowości w zakresie podejmowania działań windykacyjnych mających na celu wyegzekwowanie zaległości podatkowych:
- w odniesieniu do zaległości z tytułu podatku od nieruchomości od osób fizycznych działania windykacyjne prowadzono z opóźnieniem. Upomnienia dotyczące zaległości wynikających z I raty podatku w 2001 roku wystawiono w dniach 30 - 31 maja 2001 roku, a termin płatności raty przypadał na dzień 15 marca. W 2002 roku pierwsze upomnienia wzywające do zapłaty zaległości wynikających z I raty podatku wystawiono w czerwcu 2002 roku. Upomnienia wzywające do zapłaty nie skutkowały wpłatą należnych kwot podatku, a pomimo tego jednostka tytuły wykonawcze na zaległości 2001 roku, wystawiła dopiero w lutym 2002 roku,
- działania windykacyjne nie obejmowały wszystkich podatników podatku od nieruchomości od osób fizycznych zalegających z zapłatą podatku, a mianowicie: kwota zaległości na 2001 rok w podatku od nieruchomości od osób fizycznych wynosiła 35.425 zł, natomiast kwota objęta wystawionymi upomnieniami wynosiła 5.102,10 zł (14,4% ogólnej kwoty zaległości), natomiast kwota objęta tytułami wykonawczymi to kwota 3.893,20 zł (11% ogólnej kwoty zaległości),
- ze znacznym opóźnieniem podejmowano działania windykacyjne w stosunku do osób prawnych zalegających z zapłatą podatku od nieruchomości w stosunku do zaległości z lat 2000 - 2001 lub zaniechano podejmowania takich działań, jak to miało miejsce w przypadku podatnika 200030 (zaległości z 2001 roku). Ponadto, stwierdzono, że zaległości podatników odnotowane na kontach były znacznie wyższe niż wartość określona w decyzjach i tytułach wykonawczych,
- działania jednostki w celu wyegzekwowania należności wynikających z łącznego zobowiązania pieniężnego były nieterminowe i niepełne. W 2001 roku zaległości w powyższym zakresie wynosiły 130.129 zł, natomiast działania windykacyjne jednostki objęły kwotę 49.021,90 zł, na którą wystawiono upomnienia. Tytuły wykonawcze wystawiono natomiast na kwotę 8.123,20 zł. Działaniami windykacyjnymi objęto tylko 37,6% łącznej kwoty zaległości. W 2002 roku windykacją objęto 17,7% ogólnej kwoty zaległości, która wynosiła 140.142 zł. Wystawiono upomnienia na kwotę 24.838,70 zł, oraz tytuły wykonawcze na kwotę 12.761,60 zł. Upomnienia wzywające do zapłaty należności z tytułu I i II raty łącznego zobowiązania pieniężnego z 2002 roku wystawiono w dniu 26 lipca 2002 roku, natomiast tytuły wykonawcze wystawiono dopiero w dniu 16 października 2003 roku,
- nieterminowe działania mające na celu wyegzekwowanie zaległości podatkowych odnotowano także w odniesieniu do podatników podatku od środków transportowych od osób fizycznych. Na zaległości dotyczące 2001 roku, upomnienia wystawiono dopiero w 2002 roku, natomiast w 2002 roku zaniechano zupełnie działań windykacyjnych w stosunku do dłużników w zakresie powyższego podatku. Tytuły wykonawcze co do zaległości z 2002 roku wystawiono dopiero w dniu 7 listopada 2003 roku, w trakcie trwania kontroli RIO w Łodzi.
Nieterminowe podejmowanie działań windykacyjnych, niepełne działania oraz ich zaniechanie naruszało przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 lipca 2001 roku w sprawie sposobu postępowania wierzycieli należności pieniężnych przy podejmowaniu czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych (Dz. U. nr 74, poz. 790 - obowiązujące do dnia 29 listopada 2001 roku) oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137, poz. 1541 – obowiązywało od dnia 30 listopada 2001 roku).

W zakresie dochodów z tytułu opłat za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych

W trakcie kontroli stwierdzono przypadki zaniżania, jak również zawyżania wysokości opłat za wydawane zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych w 2001 roku, w wyniku naruszenia art.111 ust.2 ustawy z dnia 26 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz. U. nr 35, poz. 230 z późn. zm.). Różnice wynosiły od kilku do kilkunastu złotych. Stwierdzono także przypadki błędnego ustalania wysokości opłaty wnoszonej na podstawie oświadczeń składanych przez sprzedających za 2002 rok, w styczniu 2003 roku.

W zakresie realizacji dochodów z majątku jednostki

1. W odniesieniu do sprzedaży działek nr 59/1 i nr 59/2 stwierdzono:
- naruszono art.18 ust.2 pkt9 lit. "a" ustawy o samorządzie gminnym, poprzez wywieszenie na początku marca 2001 roku, na tablicy ogłoszeń w Urzędzie Gminy i w sołectwach, wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, przed podjęciem przez Radę Gminy Nowe Ostrowy uchwały nr 187/XXXI/2001 w sprawie sprzedaży tych działek. Uchwała podjęta została w dniu 26 marca 2001 roku,
- naruszono art. 38 ust.2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 46, poz. 543 z późn. zm.), poprzez niezachowanie 6 tygodniowego terminu na składanie wniosków przez osoby, którym przysługiwało pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości,
- zaniechano podania ogłoszeń o sprzedaży działek do prasy lokalnej, w sytuacji gdy wartość każdej z nich przekraczała kwotę 50.000 zł, co stanowiło naruszenie § 6 ust.3 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 roku w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy (Dz. U. nr 9, poz. 30 z późn. zm.), - naruszono § 2 ust.2 i ust. 3 ww. rozporządzenia Rady Ministrów, poprzez zorganizowanie drugiego przetargu na sprzedaż działki nr 59/1 w sytuacji, gdy pomiędzy pierwszym a drugim przetargiem upłynęło ponad 6 miesięcy. Zgodnie z powołanym przepisem organizator przetargu w omawianej sytuacji miał obowiązek ponownie przeprowadzić pierwszy przetarg. W konsekwencji nie było przesłanek do zbycia przedmiotowej nieruchomości w trybie bezprzetargowym i ustalenia ceny - w wyniku rokowań – poniżej wartości nieruchomości określonej przez rzeczoznawcę majątkowego. Wartość ta wynosiła 72.600 zł, cena wywoławcza do pierwszego przetargu ustalona została na kwotę 160.000 zł, w kolejnym przetargu obniżono ją do kwoty 120.000 zł. Nieruchomość została zbyta w trybie rokowań za kwotę 70.000 zł.

2. Kontrolowana jednostka przed podpisaniem kolejnych umów na wynajem lokali użytkowych (Wyłączenie) [4] nie sporządziła i nie podała do publicznej wiadomości wykazu lokali przeznaczonych do oddania w dzierżawę, co stanowiło naruszenie art.35 ust.1 ustawy z dnia o gospodarce nieruchomościami.

3. Stwierdzono nieterminowe, niezgodne z postanowieniami podpisanych umów, dokonywanie wpłat czynszu przez najemców lokali użytkowych (Wyłączenie). Zaległość (Wyłączenie) na dzień 31 grudnia 1999 roku wynosiła 709.60 zł; na dzień 31 grudnia 2000 roku - 1.909,60 zł; na dzień 31 grudnia 2001 roku - 3.904,13 zł; na dzień 31 grudnia 2002 roku - 2.651,74 zł; a na dzień przeprowadzania kontroli (17 listopada 2003 roku) - 3.017,74 zł. Zaległość (Wyłączenie) na dzień 31 grudnia 2002 roku wynosiła 384,10 zł, a na dzień przeprowadzania kontroli - 316,10 zł. W sytuacji ciągłych zaległości w zapłacie czynszu, jednostka nie podejmowała czynności zmierzających do wyegzekwowania zaległości, do (Wyłączenie) [5] wysłano tylko jedno wezwanie do zapłaty, w którym wyznaczono termin jednego miesiąca na wpłatę zaległości. Zaległość nie została uregulowana. W przypadku zapłaty raty czynszu po terminie, nie obciążano najemców odsetkami z tytułu opóźnień w zapłacie. Ponadto Zarząd Gminy nie skorzystał z postanowień § 10 pkt 2 podpisanych umów, zgodnie z którymi wynajmujący miał prawo rozwiązania umowy bez okresu wypowiedzenia w przypadku zalegania przez najemcę z zapłatą czynszu przez okres dwóch miesięcy.

4. Zaniechano podejmowania w latach 2000 - 2002 czynności zmierzających do wyegzekwowania należnych rat z tytułu sprzedaży lokalu mieszkalnego. Pierwsze czynności w tym zakresie jednostka podjęła w dniu 22 maja 2003 roku, wysyłając do dłużnika wezwanie do zapłaty. W trakcie trwania kontroli RIO w Łodzi, w dniu 27 listopada 2003 roku, dłużnik wpłacił do kasy Urzędu Gminy dwie zaległe raty za 2000 rok i za 2001 rok.

5. Rada Gminy nie uchwaliła wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem Gminy oraz nie określiła zasad wynajmowania lokali wchodzących w skład tego zasobu. Obowiązek ustalenia programu i zasad wynikał z art.21 ust.1 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 roku o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz. U. nr 71, poz.733 z późn. zm.). Ponadto Zarząd Gminy nie ustalił stawek czynszu za wynajem lokali mieszkalnych według zasad określonych w art.8 ww. ustawy.

6. W zakresie dokonywania wpłat czynszu z tytułu najmu lokali mieszkalnych stwierdzono występowanie wysokich kwot zaległości w tym zakresie. Na koniec 2000 roku zaległości wynosiły 27.920,55 zł; na koniec 2001 roku - 33.519,57 zł i na koniec 2002 roku - 39.932,11 zł. Działania jednostki w celu wyegzekwowania tych zaległości podejmowane były w niewystarczającym zakresie i tylko wobec niektórych dłużników. W 2001 roku zaległości posiadało 79 najemców, wysłano tylko 41 upomnień. W 2002 roku zaległości posiadało 81 najemców, wysłano tylko 12 wezwań do zapłaty. Ponadto, jednostka nie podejmowała żadnych czynności przewidzianych w art.123 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny, zmierzających do przerwania biegu terminu przedawnienia. Konsekwencją takiego działania było przedawnienie w dniu 11 listopada 2003 roku należności z tytułu czynszu w wysokości 12.232,06 zł. Odpowiedzialność za doprowadzenie do przedawnienia powyższych należności ponosi Skarbnik Gminy Pani Jadwiga Górecka. Ponadto odpowiedzialność z tytułu nadzoru ponosi Wójt Gminy Pan Jakub Świtkiewicz.

7. Stwierdzono dokonanie przez Wójta Gminy w drodze wydanej decyzji, rozłożenia na raty zapłaty zaległości czynszu z tytułu najmu lokalu mieszkalnego na podstawie przepisów ustawy Ordynacja podatkowa, działanie takie było nieprawidłowe, gdyż przepisy tej ustawy nie mają zastosowania do umów cywilnoprawnych.

W zakresie wydatków na realizację zadań powierzonych na podstawie umowy jednostkom spoza sektora finansów publicznych

1. Kontrola udzielenia, w latach 2001 - 2002, dotacji na rzecz podmiotów nie zaliczonych do sektora finansów publicznych na realizację zadań własnych gminy, wykazała naruszenie zasad postępowania o udzielenie dotacji, określonych w ustawie o finansach publicznych oraz w uchwale Rady Gminy Nowe Ostrowy nr 100/XIX/2000 z dnia 29 marca 2000 roku w sprawie zasad postępowania przy udzielaniu dotacji jednostkom spoza sektora finansów publicznych. W szczególności, wskazać należy niżej wymienione nieprawidłowości:
- naruszenie jawności postępowania, poprzez zaniechanie w 2001 roku i w 2002 roku sporządzenia i podania do publicznej wiadomości informacji o możliwości uzyskania środków na realizację określonych zadań publicznych. Wymóg zachowania powyższej zasady wynikał z art. 92 pkt 5 ustawy o finansach publicznych oraz z § 2 ww. uchwały Rady Gminy nr 100/XIX/2000 z dnia 29 marca 2000 roku,
- naruszenie § 7 ww. uchwały Rady Gminy nr 100/XI/2000 z dnia 29 marca 2000 roku, zgodnie z którym wykaz podmiotów, którym dotacje przyznano z informacją o wysokości przyznanego dofinansowania i rodzaju zleconych zadań podlegał publikacji poprzez wywieszenie na tablicy ogłoszeń w siedzibie Urzędu Gminy. Kontrolujący stwierdzili, że zaniechano wywieszenia takiego wykazu,
- Ludowy Klub Sportowy "Ostrowia" Nowe Ostrowy, któremu przyznano dotacje w latach objętych kontrolą, nie złożył ani na 2001 rok ani na 2002 rok wniosku o dotację na realizację zadań z zakresu kultury fizycznej i sportu. Wymóg złożenia takiego wniosku wynikał z § 3 uchwały Rady Gminy nr 100/XIX/2000 z 29 marca 2000 roku. Klub nie przedstawił informacji o posiadanych środkach oraz oferty ze szczegółowym opisem zadania, co było wymagane przez § 5 wskazanej uchwały. Jedynym dokumentem przedstawionym w 2001 roku przez klub było "Zapotrzebowanie na środki finansowe na sezon 2001 w wysokości 32.000 zł". Do zapotrzebowania załączono postanowienie z dnia 9 września 1996 roku o wpisie klubu do rejestru stowarzyszeń. Kontrolującym przedłożono także dokument "Budżet klubu", sporządzony z datą 14 lipca 2002 roku, a także wykaz planowanych imprez – załącznik bez podpisów i bez daty oraz terminarz rozgrywek klasy "A" seniorów w sezonie 2001/2002. Wymienione dokumenty nie spełniały pod żadnym względem wymogów określonych w § 5 uchwały Rady Gminy nr 100/XI/2000 z dnia 29 marca 2000 roku. Podkreślić należy, że niezależnie od wskazanych postanowień uchwały Rady Gminy, stosownie do art.25 ust.2 ustawy o finansach publicznych, podmiot wnioskujący o przyznanie środków publicznych na realizację wyodrębnionego zadania powinien przedstawić ofertę wykonania zgodnie z zasadami uczciwej konkurencji, gwarantującą wykonanie zadania w sposób efektywny, oszczędny i terminowy,
- kontrolujący stwierdzili, że w dniu 3 grudnia 2001 roku podpisano z LKS "Ostrowia" aneks do umowy o udzielenie dotacji na 2001 rok zawartej w dniu 28 marca 2001 roku, na mocy którego zwiększono dotację dla Ludowego Klubu Sportowego "Ostrowia" o 10.000,00 zł. Podobny aneks podpisany został w 2002 roku (w dniu 2 grudnia 2002 roku) do umowy z dnia 9 kwietnia 2002 roku o udzielenie dotacji na 2002 rok. Aneksem zwiększono kwotę dotacji o 4.000 zł. Podpisania aneksów nie poprzedzono opublikowaniem informacji o możliwości uzyskania kwot dotacji z budżetu Gminy na dofinansowanie zadań realizowanych przez podmioty pozarządowe, podmiot dotowany nie przedstawił stosownego wniosku, wymaganego uchwałą Rady Gminy.

2. Umowy dotacji zawarte z Ludowym Klubem Sportowym "Ostrowia" nie zawierały szczegółowego opisu zleconego zadania, co było wymagane przez art.71 ust.2 pkt 1 w zw. z art. 118 ust.2 ustawy o finansach publicznych. Podkreślić należy, że zgodnie z art.118 ust.1 ustawy o finansach publicznych, podmioty nie zaliczane do sektora finansów publicznych mogły otrzymywać dotacje na cele publiczne związane z zadaniami jednostki samorządu terytorialnego, a nie na działalność statutową podmiotu, jak to określono w zawartej umowie.

3. W umowach dotacji z dnia 29 marca 2001 roku oraz z dnia 9 kwietnia 2002 roku zawartych z Ludowym Klubem Sportowym "Ostrowia" Ostrowy nie określono trybu płatności dotacji, co było sprzeczne z art.71 ust.2 pkt 2 ustawy o finansach publicznych. Zapis "dotacja celowa zostanie przekazana w ciągu roku budżetowego 2001 i 2002" nie spełniał wymogu wynikającego z powołanego unormowania. Ponadto umowy nie określały trybu wykonywania kontroli zleconego do realizacji klubowi zadania, co naruszało art. 71 ust.2 pkt 3 ww. ustawy.

4. Umów dotacji nie kontrasygnował Skarbnik Gminy, co stanowiło naruszenie art.46 ust.3 ustawy o samorządzie gminnym.

5. Kontrola dokumentów dotyczących rozliczenia dotacji udzielonej na realizację zadań z zakresu kultury fizycznej i sportu na rzecz Ludowego Klubu Sportowego "Ostrowia" Ostrowy w latach 2001 i 2002 wykazała:
- przekazanie części środków dotacji w 2001 i w 2002 roku nastąpiło przed podpisaniem umów. Podpisanie umowy na dofinansowanie realizowanych przez klub zadań w 2001 roku miało miejsce w dniu 28 marca 2001 roku, natomiast jak wynikało z przedstawionych kontrolującym przelewów, już w dniu 26 stycznia 2001 roku przekazano kwotę w wysokości 1.000,00 zł. W dniu 12 marca 2001 roku przekazano kwotę 1.500,00 zł. W 2002 roku środki dotacji uruchomiono już w dniu 31 stycznia 2002 roku - poleceniem przelewu przekazano kwotę 1.000,00 zł. W dniu 27 lutego 2002 roku poleceniem przelewu przekazano kwotę 5.000,00 zł, a w dniu 3 kwietnia 2002 roku przekazano kwotę 4.000,00zł, natomiast umowę dotacji zawarto w dniu 9 kwietnia 2002 roku. Powyższe działania były sprzeczne z art.118 ust.2 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym zlecenie zadania i udzielenie dotacji nastąpić powinno na podstawie umowy jednostki samorządu terytorialnego z podmiotem niepublicznym oraz z § 8 uchwały nr 100/XIX/2000 z 29 marca 2000 roku, zgodnie, z którym uruchomienie dotacji nastąpić miało po uprzednim podpisaniu umowy,
- w odniesieniu do 2001 roku stwierdzono, że na podstawie zawartej w dniu 28 marca 2001 roku umowy kwota dotacji ustalona została w wysokości 20.000 zł. Kontrolujący stwierdzili, że z budżetu przekazana została do dnia 15 listopada 2001 roku kwota w wysokości 30.000 zł, czyli przekraczająca wysokość dotacji określonej w umowie. Aneks dotyczący kwoty 10.000 zł zawarto dopiero w dniu 3 grudnia 2001 roku,
- w 2001 roku Ludowy Klub Sportowy "Ostrowia rozliczał się z wydatkowanych środków dotacji dwukrotnie: za okres od dnia 1 stycznia 2001 roku do dnia 15 lipca 2001 roku i na zakończenie roku. W 2002 roku klub dokonał rozliczenia jednorazowo, po wykorzystaniu dotacji. Powyższe pozostawało w sprzeczności z postanowieniami zawartymi w umowach z dnia 28 marca 2001 roku i z dnia 9 kwietnia 2002 roku, zgodnie, z którymi, terminy rozliczania określono: raz na kwartał do 15 dnia miesiąca po upływie kwartału,
- kontrolowana jednostka jako udokumentowanie rozliczenia dotacji przyjmowała rachunki nie opisane lub opisane w sposób niewystarczający dla stwierdzenia czy wydatki poniesiono na realizacje zadania objętego umową, np. paragon nr 328997 na kwotę 129,47 zł i paragon nr 46893 na kwotę 325,38zł dokumentowały zakup artykułów spożywczych, ale brak jakiegokolwiek opisu nie pozwalał stwierdzić czy powyższe wydatki związane były z realizacją zleconego zadania. Ponadto do rozliczenia przyjmowano rachunki nie spełniające wymogów określonych dla prawidłowego dokumentu księgowego, wynikających z art.21 ust.1 ustawy o rachunkowości,
- do rozliczenia środków z udzielonej dotacji przyjęto w 2002 roku rachunek (nota księgowa nr 2/2002 z dnia 23 stycznia 2002 roku na kwotę 841,52 zł + VAT) dotyczący kosztów wynajmu autokaru na wyjazd do Zakopanego na Zawody Pucharu Świata w Skokach Narciarskich. Z uwagi na fakt, że klub nie prowadzi sekcji skoczków narciarskich, nie można uznać, że wydatek ten był przeznaczony na działalność sportową, które to przeznaczenie dotacji wskazała umowa o jej udzielenie. Wobec powyższego należy stwierdzić, że był to wydatek nie objęty treścią umowy dotacji zawartej z LKS "Ostrowia" w dniu 9 kwietnia 2002 roku. Wskazana kwota jako wykorzystana niezgodnie z przeznaczeniem powinna zostać zwrócona do budżetu Gminy, zgodnie z § 10 ust.1 ww. uchwały Rady Gminy nr 100/XIX/2000 oraz § 4 ust.1 zawartej umowy.

W zakresie wydatków osobowych

1. W związku z wejściem w życie z dniem 1 stycznia 2002 roku przepisów ustawy z dnia 21 grudnia 2001 roku o zmianie ustawy o kształtowaniu wynagrodzeń w państwowej sferze budżetowej oraz o zmianie niektórych ustaw (Dz. U. nr 154, poz.1799), kontrolujący sprawdzili wysokość wynagrodzeń wypłaconych pracownikom Urzędu Gminy w 2001 i w 2002 roku, celem ustalenia - czy zgodnie z art. 3 ust.1 pkt 2 ww. ustawy, wysokość wynagrodzenia wypłaconego w 2002 roku nie przekroczyła wysokości wynagrodzenia wypłaconego w 2001 roku. W wyniku czynności kontrolnych stwierdzono, że przy braku w 2002 roku zmian stanu zatrudnienia, wysokość wypłaconej kwoty wynagrodzeń pracownikom w 2002 roku przekroczyła o 27.541,10 zł kwotę wynagrodzeń wypłaconych w 2001 roku. W kwocie przekroczenia 9.877,00 zł stanowiła wypłata nagród uznaniowych dla pracowników i podwyżka dodatku specjalnego wypłacanego pracownikom urzędu, które to wydatki nie stanowiły świadczeń obligatoryjnych i nie istniała konieczność ich wypłaty.

2. W 2001 roku Skarbnikowi i Sekretarzowi Gminy wypłacano dodatek służbowy w wysokości 20 % wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego (po 448 zł) oraz wszystkim pozostałym pracownikom Urzędu w wysokościach do 15% wynagrodzenia zasadniczego. Wypłaty wskazanego składnika wynagrodzenia nie przewidywały przepisy obowiązującego wówczas rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 61, poz. 707 z późń. zm. – obowiązujące do dnia 25 lutego 2003 roku). Pracownikom zgodnie z § 7 ww. rozporządzenia można było na czas określony przyznać dodatek specjalny, a nie dodatek służbowy.

3. Kontrolujący stwierdzili, że w lipcu i sierpniu 2002 roku Kierownikowi Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Nowych Ostrowach przyznany został "dodatek za sprzątanie" w wysokości 200 zł. Wskazanego składnika wynagrodzenia dla kierowników jednostek organizacyjnych nie przewidywały przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. nr 61, poz.708 z późn. zm.).

4. Stosowane w jednostce zasady przyznawania premii pracownikom obsługi nie była zgodne z postanowieniami zakładowego regulaminu premiowania. Premię pracownikom obsługi przyznawano w angażach, jako stały składnik wynagrodzenia, a zgodnie z ww. regulaminem, powinny być składane przez Sekretarza Gminy miesięczne wnioski o przyznanie premii, zatwierdzane przez Wójta Gminy.

5. Kontrola rozliczonych poleceń wyjazdu służbowego wykazała, że w 2001 roku wystawiono polecenie wyjazdu służbowego nr 30/2001, na podstawie którego wypłacono emerytowanemu nauczycielowi koszty wyjazdu służbowego w wysokości 108 zł. Zgodnie z obowiązującymi, w okresie objętym kontrolą, przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 czerwca 1998 roku w sprawie zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowych na obszarze kraju (Dz. U. nr 69, poz. 454 z późn. zm. - obowiązujące do dnia 31 grudnia 2001 roku) zwrot kosztów z tytułu podróży służbowej przysługiwał wyłącznie pracownikom. Obecnie w omawianej materii obowiązuje rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 236,poz. 1990).

W zakresie realizacji innych wydatków budżetowych

1. Zarząd Gminy nie zawarł umowy na prowadzenie rachunku bankowego z wybranym i zatwierdzonym przez Radę Gminy uchwałą nr 83/XVI/99 z dnia 30 grudnia 1999 roku Bankiem Spółdzielczym w Krośniewicach Oddział Ostrowy, co pozostawało w sprzeczności z art. 134 ust.2 ustawy o finansach publicznych. W okresie objętym kontrolą obsługę bankową jednostki prowadził Bank Spółdzielczy w Krośniewicach Oddział w Ostrowach na podstawie umowy podpisanej w dniu 30 listopada 1998 roku na czas nieokreślony.

2. W trakcie kontroli ustalono, że w dniu 16 marca 2001 roku udzielono strażakowi OSP Imielno zaliczki jednorazowej w wysokości 4.000 zł, nie określając celu na jaki ma być wykorzystana i terminu jej rozliczenia. Ponadto, zaliczkę powyższą udzielono przed uzgodnieniem możliwości zakupu mundurów w odpowiednich rozmiarach w Oddziale Zarządu Wojewódzkiego Związku Ochotniczych Straży Pożarnych. Działanie takie doprowadziło do zwrotu niewykorzystanej zaliczki po upływie pół roku. Zwrotu dokonano w dniu 31 sierpnia 2001 roku - kwota 800 zł i w dniu 28 września 2001 roku - kwota 3.200 zł.

3. Stwierdzono dokonywanie wypłat wynagrodzeń dla członków Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych za udział w pracach komisji, bez odprowadzenia zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych, co było niezgodne z art.9 ust.1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 14, poz. 176 z późn. zm.).

W zakresie realizacji inwestycji i udzielania zamówień publicznych

1. W sporządzonym i wywieszonym w siedzibie zamawiającego ogłoszeniu o przetargu nieograniczonego na wybór wykonawcy nawierzchni z mieszanek bitumiczno-asfaltowych na drodze Grodno I – Nowe Ostrowy, o wartości zamówienia do 30.000 EURO, nie wskazano pożądanego lub wymaganego terminu realizacji zamówienia publicznego, co było niezgodne z art.30 pkt 3 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 z późn. zm.). W zatwierdzonym przez Wójta Gminy, Opisie Istotnych Warunków Zamówienia błędnie zamieszczono postanowienia umożliwiające oferentom składanie protestów i odwołań, co było niezgodne z art.15 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych. W sytuacji, gdy wartość zamówienia publicznego nie przekraczała równowartości kwoty 30.000 EURO, zgodnie z powołanym przepisem, nie stosowano przepisów ustawy dotyczących, między innymi, protestów i odwołań.

2. W trakcie kontroli dwóch odrębnych postępowań dotyczących dostawy oleju opałowego dla potrzeb Urzędu Gminy i szkół podstawowych z terenu gminy, prowadzonych w trybie zapytania o cenę, stwierdzono, że zamawiający:
- nie wymagał od oferentów złożenia oświadczenia na podstawie art.22 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych, że są uprawnieni do występowania w obrocie prawnym, posiadają uprawnienia niezbędne do wykonania określonych prac lub czynności, posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie, potencjał ekonomiczny i techniczny, a także pracowników zdolnych do wykonania zamówienia, znajdują się w sytuacji finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia oraz nie podlegają wykluczeniu z postępowania na podstawie art.19 ustawy,
- w sporządzonej dokumentacji podstawowych czynności postępowania nie zamieścił przesłanek zastosowania trybu dokonania zamówienia publicznego innego niż przetarg nieograniczony, co było wymagane przez art. 26 ust.1 ww. ustawy.

3. Kontrolującym przedstawiono trzy odrębne protokoły z datą 3 grudnia 2002 roku dotyczące odbioru wykonania nawierzchni z mieszanek bitumiczno - asfaltowych na drodze Grodno I - Nowe Ostrowy. Protokoły zostały podpisane przez te same osoby: Wójta Gminy, Dyrektora Przedsiębiorstwa Robót Drogowych, Kierownika robót oraz inspektora nadzoru. Pierwszy protokół dokumentował wykonanie drogi o długości 1.327 m i szerokości 4m; drugi wykonanie drogi o długości 1.327m i szerokości 3,5m, trzeci wykonanie drogi o długości 1.327m i szerokości 3,5m oraz dodatkowo drogi Wołodrza – Grodno o długości 212m i szerokości 3,5m. Z wyjaśnienia Wójta Gminy wynikało, że pierwszy protokół, jest błędny, drugi potwierdza wykonanie tylko części zadania inwestycyjnego zrealizowanego na podstawie umowy nr 5/10/2002 z dnia 24 października 2002 roku i aneksu nr 1/2002 z dnia 6 listopada 2002 roku, natomiast trzeci protokół dokumentuje wykonanie całości zadania. Kontrolujący ustalili także, że Wójt Gminy zatwierdził do zapłaty fakturę VAT nr 188/DT/2002 wystawioną na podstawie pierwszego (błędnego) protokołu, fakt ten wskazuje na brak funkcjonowania kontroli wewnętrznej na etapie bieżącym. Naruszenia obowiązków wynikających z art.25 pkt 4 ustawy z dnia 7 lipca 1994 roku Prawo budowlane (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 106, poz.1126 z poźn. zm.) dopuścił się także inspektor nadzoru, który zgodnie z ww. przepisem powinien potwierdzić wykonanie faktycznie zrealizowanych robót.

4. Na podstawie analizy dziennika budowy stwierdzono występowanie rozbieżności pomiędzy zawartymi w nim zapisami, potwierdzającymi wykonanie drogi o długości 1.327 m i szerokości 4 m, a faktycznie wykonanymi robotami drogowymi, czyli droga Grodno I-Nowe Ostrowy o długości 1.327 m i szerokości 3,5 m oraz droga Wołodrza – Grodno o długości 212m i szerokości 3,5 m. 5. Zaniechano rozliczenia i przekazania na stan środków trwałych wykonanej i przekazanej do eksploatacji w grudniu 2002 roku drogi Grodno I-Nowe Ostrowy.

W zakresie ewidencji majątku

1. W trakcie kontroli ustalono, że niezgodnie z przepisami Ministra Finansów z dnia 30 grudnia 1999 roku w sprawie klasyfikacji środków trwałych KŚT (Dz. U. nr 112, poz. 1317) prowadzono książki inwentarzowe środków trwałych. Wpisane w nich składniki majątkowe nie zostały podzielone na grupy, podgrupy i rodzaje, ponadto nie wypełniano wszystkich rubryk dotyczących danego składnika majątku, np. daty przychodu lub rozchodu, symbolu i numeru dowodu na podstawie, którego przyjęto dany środek trwały.

2. Kontrola prawidłowości obliczenia wysokości umorzenia środków trwałych w 2001 roku wykazała, że w odniesieniu do niektórych dróg gminnych, sieci wodociągowych, budynków Ochotniczych Straży Pożarnych i samochodów pożarniczych zastosowano stawki umorzeniowe w nieprawidłowej wysokości, niezgodnej ze stawkami umorzeniowymi dla poszczególnych środków trwałych, określonymi w załączniku do ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 54, poz. 654 z późn. zm.). Konsekwencją takiego działania było obliczenie ogólnej kwoty umorzenia za 2001 rok w błędnej wysokości, tzn. 117.533,96 zł. Ponadto księgując roczną kwotę umorzenia za 2001 rok na koncie 071 popełniono kolejny błąd, gdyż zaksięgowano wartość 313.500 zł. Kwotę umorzenia za 2002 rok obliczono stosując prawidłowe stawki.

3. Stwierdzono brak uregulowania w dokumentacji wewnętrznej jednostki zagadnienia prowadzenia ewidencji i rozliczania wydawanych pracownikom materiałów biurowych i środków czystości, w wyniku czego w jednostce prowadzona była tylko ewidencja zakupów, nie prowadzono ewidencji wydawanych materiałów. Ponadto nie inwentaryzowano pozostałych w magazynku na koniec roku materiałów biurowych i środków czystości, co było to sprzeczne z art. 26 ust.3 pkt 1 ustawy o rachunkowości w zw. z art. 17 ust.2 pkt 4 tej ustawy.

4. W zarządzeniu Wójta Gminy nr 2/2001 w sprawie powołania stałej Komisji Inwentaryzacyjnej ustalono, że do jej zakresu działania będzie należało przeprowadzenie inwentaryzacji, co było sprzeczne z § 16 pkt 6 obowiązującej w jednostce instrukcji inwentaryzacyjnej.

5. W zarządzeniu Wójta Gminy nr 7/2002 w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji na koniec 2002 roku zobowiązano zespół spisowy do dokonania, m. in., ostatecznej wyceny składników majątkowych, co było sprzeczne z § 19 ust.1 instrukcji inwentaryzacyjnej. Ponadto, z kontroli arkuszy spisowych oraz wyjaśnienia Skarbnika Gminy wynikało, że spisu składników majątkowych i ich wyceny dokonała ta sama osoba.

W zakresie gospodarki transportowej

1. Kontrola wydawania i rozliczania kart drogowych dla autobusów szkolnych i śmieciarki wykazała następujące nieprawidłowości:
- na kartach drogowych dla autobusów szkolnych opis trasy ograniczono tylko do zapisu "Przewóz dzieci na terenie gminy Nowe Ostrowy", przy czym na jednej karcie trasa powyższa wynosiła 20km a na innych 67km, 125km, czy 193km. Powyższe zapisy uniemożliwiały analizę i stwierdzenie, czy zapisane kilometry są rzeczywistym odzwierciedleniem przebytej trasy. Analiza kart drogowych autobusów, wykazała, że np. w dniu 3 października 2001 roku trzy autobusy szkolne łącznie przemierzając trasę zapisaną wg kart, po terenie Gminy Ostrowy, przejechały 340km, w dniu 11 października 2001 roku, przy tych samych zapisach odnośnie trasy, trzy autobusy przejechały dowożąc dzieci po terenie gminy 366 km,
- brak było na kartach drogowych podpisu osoby potwierdzającej fakt pokonania przez danego kierowcę wymienionej trasy o określonej liczbie kilometrów,
- stwierdzono przypadki dokonywania poprawek za pomocą korektora i przeprawiania danych zapisanych na kartach drogowych,
- na kartach drogowych dotyczących śmieciarki, dokonywano nieprecyzyjnych zapisów dotyczących ilości jazd wykonanych przez kierowcę, na każdej karcie powielano zapis, że kierowca odbył trasę na odcinku Ostrowy – Franki, Franki – Ostrowy, z ładunkiem "śmieci", jednak na kartach wykazywano różną ilość kilometrów od 38km do 195km,
- karty dotyczące śmieciarki nie były podpisane przez osobę kontrolującą wyniki rozliczenia, dokonanego przez kierowcę, oraz brak było podpisu osoby stwierdzającej przejazd na danym odcinku.

2. Kontrola dokumentacji dotyczącej odpłatnego wynajmu pojazdów będących własnością Gminy Nowe Ostrowy wykazała, że:
- na karcie nr 670499 rozpisano kilometry dowozu dzieci do szkół i kilometry za wynajem autobusu, w jednej pozycji łącznie podano ilość zużytego paliwa, nie załączając żadnego rozliczenia dotyczącego jazdy na trasie, na którą wynajęto autobus, co uniemożliwiało stwierdzenie ile faktycznie paliwa zużyto przy jazdach odpłatnych i czy poprawnie wyliczono kwotę należną z tego tytułu do zapłaty,
- do karty nr 670443 dotyczącej wynajmu autobusu LFJ 3273, na trasę Ostrowy-Niedrzew nie przedstawiono kontrolującym żadnych dokumentów, brak było podania wynajmującego pojazd i akceptacji Wójta Gminy. Brak było także rozliczenia wynajmu, dowodu wpłaty za wynajem, a z zapisów karty wynikało, że obciążeniu podlegały koszty za przejazd na trasie 91km.


Informując o powyższym proszę Pana Wójta o podjęcie działań mających na celu wyeliminowanie stwierdzonych nieprawidłowości oraz zapobieżenie ich występowaniu w przyszłości. W związku z tym RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:

1. Uzupełnić obowiązujące w Urzędzie Gminy procedury wewnętrznej kontroli finansowej, uwzględniając zakres kontroli wynikający z art. 35a ust.1 ustawy o finansach publicznych. Zapewnić przestrzeganie ustalonych mechanizmów kontrolnych.

2. Zapewnić by zakresy czynności pracowników określały obowiązki w zakresie wykonywania wewnętrznej kontroli finansowej oraz zapewnić spójność wskazanych postanowień z innymi regulacjami dotyczącymi funkcjonowania kontroli wewnętrznej w Urzędzie Gminy i jednostkach organizacyjnych.

3. Zapewnić przestrzeganie postanowień rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych w zakresie rejestracji zewnętrznych dokumentów finansowych wpływających do Urzędu Gminy.

4. Opracować procedury związane z obiegiem i kontrolą dokumentów związanych z udzielaniem zaliczek stałych.

5. Przestrzegać określonych w ustawie o finansach publicznych zasad zaciągania pożyczek i kredytów przez jednostki samorządu terytorialnego. Zgodnie z art.48 ust.1 ustawy o finansach publicznych, jednostki samorządowe mogą zaciągać kredyty i pożyczki na finansowanie wydatków nie znajdujących pokrycia w planowanych dochodach jednostki; na pokrycie występującego w ciągu roku niedoboru budżetu jednostki oraz na spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań z tytułu emisji papierów wartościowych, zaciągniętych pożyczek i kredytów. Spłata pożyczek i kredytów zaciągniętych na pokrycie niedoboru budżetu musi nastąpić w roku, w którym kredyt lub pożyczka zostały zaciągnięte. Pożyczki i kredyty zaciągane na sfinansowanie wydatków nie znajdujących pokrycia w planowanych dochodach są źródłem sfinansowania deficytu budżetu jednostki samorządowej (art.112 ust.2 ww. ustawy). Źródła pokrycia deficytu określa organ stanowiący jednostki samorządowej w uchwale budżetowej (art.124 ust.1 pkt 3 ww. ustawy). Dokonywanie zmian w tym zakresie należy do wyłącznej kompetencji organu stanowiącego.

6. Zaniechać ustalania w zawieranych umowach o zaciągnięcie pożyczki lub kredytu pełnomocnictwa do dysponowania rachunkiem bankowym Gminy – jako formy zabezpieczenia zaciągniętego zobowiązania.

7. Zapewnić przestrzeganie przez osoby prowadzące księgi rachunkowe art.20 ust.1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.

8. Zapewnić rzetelne prowadzenie ksiąg rachunkowych, tak by dokonane w nich zapisy odzwierciedlały stan rzeczywisty, zgodnie z art.24 ust.1 i ust.2 ustawy o rachunkowości.

9. Przestrzegać art.22 ust.2 ustawy o rachunkowości zakazującego dokonywania w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek.

10. Ewidencję należności podatkowych prowadzić na koncie 221.

11. Przestrzegać zasad ewidencji zdarzeń gospodarczych na koncie 080, określonych w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 080 powinna zapewnić co najmniej wyodrębnienie kosztów inwestycji według poszczególnych rodzajów efektów inwestycyjnych oraz skalkulowanie ceny nabycia lub kosztu wytworzenia poszczególnych obiektów środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.

12. Zapewnić prowadzenie ewidencji księgowej w sposób umożliwiający rzetelne wykazywanie w sprawozdaniach budżetowych RB-Z, RB-28S kwot zobowiązań wymagalnych. Sprawozdania Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń, wypełniać zgodnie z wymogami wynikającymi z przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 24, poz. 279 z późn. zm.).

13. Zapewnić by wraz wypłatą wynagrodzeń pracownikom, wypełniane były nałożone na pracodawców obowiązki wynikające z ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych związane z odprowadzeniem, w ustawowo określonym terminie, naliczonych zaliczek w zakresie wskazanego podatku do Urzędu Skarbowego.

14. W zakresie klasyfikacji dochodów i wydatków stosować przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. nr 68, poz. 634 z późń. zm.).

15. Wypłaty ekwiwalentów za używanie własnego sprzętu do naprawy pojazdów będących własnością pracodawcy, wypłacać na podstawie wprowadzonych w jednostce unormowań w zakresie wynagradzania, określających zasady wypłaty przedmiotowych świadczeń.

16. Zapewnić zamieszczanie, potwierdzonej przez podatnika, daty doręczenia decyzji podatkowych na potwierdzeniach odbioru tych decyzji.

17. Zapewnić opodatkowanie Parafii Rzymsko- Katolickich w zakresie podatku od nieruchomości i podatku rolnego na zasadach określonych dla osób prawnych.

18. Podjąć czynności w celu ustalenia prawidłowej wysokości zobowiązania podatkowego w zakresie podatku od nieruchomości, za lata 2001 – 2002, wobec podatnika – (Wyłączenie) [6].

19. Decyzje w sprawie umorzenia zaległości podatkowej, rozłożenia na raty zapłaty podatku lub zaległości podatkowej, odroczenia terminu zapłaty podatku lub zaległości podatkowej, wydawać po dokładnym wyjaśnieniu stanu faktycznego sprawy, do czego zobowiązują organ podatkowy art.122 i art.187 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa. W wyniku przeprowadzonego postępowania należy ustalić istnienie (lub nie) ustawowo określonych przesłanek warunkujących podjęcie danego rozstrzygnięcia (np. w odniesieniu do umorzenia zaległości podatkowej przesłanki stanowią ważny interes podatnika lub interes publiczny).

20. W decyzjach na podstawie, których zastosowano ulgi w zapłacie podatku zamieszczać uzasadnienie faktyczne rozstrzygnięcia, stosownie do wymogu wynikającego z art.210 § 4 ustawy Ordynacja podatkowa. Zgodnie z powołanym przepisem, uzasadnienie faktyczne decyzji zawiera w szczególności wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, którym dał wiarę, oraz przyczyn, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności.

21. Przy udzielaniu podatnikom podatku rolnego ulg z tytułu zakupu gruntów w celu utworzenia nowego gospodarstwa rolnego lub powieszenia już istniejącego, należy podjąć i udokumentować czynności zmierzające do ustalenia stopnia pokrewieństwa, powinowactwa lub jego braku pomiędzy nabywcą a sprzedawca gruntu (art.12 ust.5 ustawy o podatku rolnym).

22. Egzekwować odsetki z tytułu nieterminowych wpłat należności podatkowych.

23. Bieżąco i terminowo podejmować czynności zmierzające do wyegzekwowania zaległości podatkowych, w szczególności w oparciu o przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1996 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji ( tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 110, poz. 968) oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.

24. Opłaty za zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych ustalać zgodnie z zasadami określonymi w art.111 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi.

25. Podawać do publicznej wiadomości wykazy nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, po podjęciu przez Radę Gminy uchwały w sprawie sprzedaży tych nieruchomości.

26. W publikowanych wykazach o przeznaczeniu nieruchomości do sprzedaży zamieszczać termin do złożenia wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości na podstawie art.34 ust.1 pkt 1 i 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami, zgodnie z art.35 ust.2 pkt 12 ww. ustawy. Ogłoszenie o przetargu podawać do publicznej wiadomości po upływie terminu określonego w art.38 ust.2 ww. ustawy.

27. Publikować w prasie lokalnej ogłoszenia o sprzedaży nieruchomości w sytuacji jeżeli cena wywoławcza nieruchomości przekracza 50.000 zł, zgodnie z § 6 ust.3 rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy.

28. Przestrzegać zasad organizowania pierwszego i drugiego przetargu na zbycie nieruchomości stanowiących własność Gminy, określonych w § 2 ww. rozporządzenia Rady Ministrów.

29. Podawać do publicznej wiadomości, poprzez wywieszenie na tablicy ogłoszeń w siedzibie Urzędu Gminy, wykazy nieruchomości przeznaczonych do oddania w dzierżawę lub najem, zgodnie z art.35 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami.

30. Podjąć i prowadzić systematyczne działania mające na celu wyegzekwowanie zaległości z tytułu czynszu najmu lokali użytkowych oraz rat za sprzedaż lokali mieszkalnych. Rozważyć możliwość naliczania karnych odsetek w przypadku nieterminowego regulowania należności.

31. Podjąć i prowadzić systematyczne działania zmierzające do wyegzekwowania zaległości z tytułu czynszu najmu lokali mieszkalnych, zgodnie z przepisami ustawy o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego. Podejmować działania mające na celu zapobieganie przedawnieniu należności Gminy Nowe Ostrowy.

32. Podjąć działania mające na celu uchwalenie przez Radę Gminy wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy oraz zasad wynajmowania lokali wchodzących w skład tego zasobu – w oparciu o art. 21 ustawy o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego.

33. Udzielać ulgi w zapłacie wierzytelności, do których nie stosuje się przepisów ustawy Ordynacja podatkowa, po podjęciu przez Radę Gminy Nowe Ostrowy uchwały na podstawie art. 34a ustawy o finansach publicznych - w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu udzielania tych ulg.

34. Podjąć działania mające na celu wyegzekwowanie zwrotu do budżetu Gminy, przez LKS "Ostrowia", kwoty dotacji wykorzystanej na wynajem autokaru do przejazdu na zawody Pucharu Świata w Skokach Narciarskich w Zakopanem.

35. W zakresie udzielania dotacji z budżetu na rzecz podmiotów niepublicznych RIO w Łodzi zwraca uwagę na – obowiązującą od dnia 1 stycznia 2004 roku - zmianę art.118 ustawy o finansach publicznych, dokonaną na mocy ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku Przepisy wprowadzające ustawę o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. nr 96, poz. 874). Jednocześnie na mocy art.2 ustawy z dnia 19 grudnia 2003 roku o zmianie ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych oraz ustawy – Przepisy wprowadzające ustawę o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. nr 228, poz. 2262), do art.23 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku Przepisy wprowadzające ustawę o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, dodano ust.1a, zgodnie z którym do dnia 1 czerwca 2004 roku jednostki samorządu terytorialnego mogą zlecać realizację zadań publicznych w sferze określonej w art.4 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, w trybie określonym w uchwale rady gminy podjętej na podstawie art.118 ust.3 ustawy o finansach publicznych, w brzmieniu obowiązującym przed dniem 1 stycznia 2004 roku.

36. Przestrzegać postanowień uchwały Rady Gminy podjętej na podstawie upoważnienia zawartego w art.118 ustawy o finansach publicznych (po wskazanej wyżej nowelizacji – art.118 ust.2 pkt 2 ww. ustawy).

37. Zapewnić ustalanie wynagrodzenia dla Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej zgodnie z przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego.

38. Przestrzegać zasad przyznawania premii pracownikom obsługi, określonych w obowiązującym w jednostce regulaminie premiowania.

39. Naliczać i przekazywać do właściwego Urzędu Skarbowego zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, od wypłacanych kwot wynagrodzeń dla członków Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych.

40. W zakresie udzielania zamówień publicznych przestrzegać przepisów określających zasady, tryb i formy udzielania zamówień publicznych. Z dniem 2 marca 2004 roku wchodzi w życie ustawa z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz. 177).

41. Zapewnić sporządzanie rzetelnych dokumentów związanych z odbiorem realizowanych zadań inwestycyjnych.

42. Rozliczyć i wprowadzić na stan środków trwałych inwestycję dotyczącą drogi Grodno I – Nowe Ostrowy.

43. Książki inwentarzowe prowadzić z uwzględnieniem obowiązującej klasyfikacji środków trwałych.

44. Skorygować na koncie 071 błędnie naliczoną wartość umorzenia środków trwałych za 2001 rok.

45. Uregulować w dokumentacji wewnętrznej jednostki zagadnienie ewidencjonowania i rozliczania materiałów biurowych i środków czystości. Inwentaryzować pozostałe na koniec roku materiały, a wartość zinwentaryzowanych materiałów wyksięgować na koniec roku z konta 400 na konto 310, na początku następnego roku przeksięgować je ponownie w koszty (konto 400).

46. Przestrzegać postanowień instrukcji inwentaryzacyjnej w zakresie rozdzielenia kompetencji komisji inwentaryzacyjnej, zespołu spisowego i osób dokonujących wyceny zinwentaryzowanych składników majątkowych, celem zapewnienia prawidłowej kontroli przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji.

47. Zapewnić należytą kontrolę w zakresie pracy autobusów szkolnych i śmieciarki, w szczególności, w oparciu o zapisy zawarte w kartach drogowych tych pojazdów.


Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych proszę Pana Wójta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że stosownie do art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby.
Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.


Do wiadomości:

- Przewodniczący Rady Gminy w Nowych Ostrowach
- Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy w Nowych Ostrowach
- aa

Wystąpienie pokontrolne podpisane zostało przez Zastępcę Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi dr Jadwigę Chwiałkowską. Projekt wystąpienia sprawdził Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.




PRZYPISY

[1] Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.

[2] Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.

[3] Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.

[4] Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.

[5] Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.

[6] Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.