Wystąpienie pokontrolne - Gmina Masłowice - z dnia 27 stycznia 2004r.
XMLTreść
Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi Gminie Masłowice po zakończeniu kompleksowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych, udostępniane na podstawie art.6 ust.1 pkt 4 lit "a" tiret drugi ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej.
Pan
Mirosław Bogusław Gontkowski
Wójt Gminy Masłowice
WK - 0915/8/2004
Działając na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz.577 z późn. zm.) zawiadamiam, że kompleksowa kontrola gospodarki finansowej i zamówień publicznych przeprowadzona w Gminie Masłowice wykazała między innymi następujące nieprawidłowości:
W zakresie spraw organizacyjnych
1. Urząd Gminy Masłowice nie posiadał aktualnego Regulaminu organizacyjnego. Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy zatwierdzony został uchwałą nr XX/123/96 Rady Gminy Masłowice z dnia 23 sierpnia 1996 roku, zgodnie z art. 33 ustawy o samorządzie gminnym i nie był aktualizowany. Według obecnie obowiązującego stanu prawnego, regulamin organizacyjny określający organizację i zasady funkcjonowania urzędu gminy ustala w drodze zarządzenia wójt gminy (art.33 ust.2 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym – tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1591 z późn. zm.).
2. Kontrolująca stwierdziła, że na wielu stanowiskach pracy nie prowadzono spisu spraw – formularza służącego do chronologicznego rejestrowania spraw wpływających do urzędu, co stanowiło naruszenie § 16 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz.U. nr 112, poz. 1319). Z obowiązkiem prowadzenia spisu spraw nie zapoznano pracowników urzędu, w aktach osobowych pracowników brak było oświadczeń o zapoznaniu się z treścią instrukcji kancelaryjnej.
W zakresie wewnętrznej kontroli finansowej
Organ wykonawczy kontrolowanej jednostki samorządu terytorialnego nie podejmował kontroli wobec podległych i nadzorowanych jednostek organizacyjnych w zakresie wyznaczonym przez art.127 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148 z późn. zm.). Zgodnie z powołanym przepisem organ wykonawczy jednostki samorządowej kontroluje przestrzeganie, przez podległe i nadzorowane przez siebie jednostki sektora finansów publicznych, realizacji procedur wewnętrznej kontroli finansowej.
W zakresie ewidencji księgowej i sprawozdawczości
1. Zakładowy plan kont wprowadzony zarządzeniem nr 6/97 Wójta Gminy z dnia 18 września 1997 roku, obowiązujący do dnia 23 stycznia 2002 roku, ustalony został nieprawidłowo, gdyż zawierał tylko symbole trzycyfrowe kont i ich nazwy dla budżetu gminy i oddzielnie dla jednostki budżetowej. Dla kont księgowych, ujętych w wykazach nie opracowano treści ekonomicznej i zasad funkcjonowania, a także nie ustalono, do których kont syntetycznych będzie prowadzona ewidencja analityczna. Stanowiło to naruszenie art. 10 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości (w brzmieniu obowiązującym do dnia 31 grudnia 2001 roku) oraz przepisów zarządzenia nr 46 Ministra Finansów z dnia 1 sierpnia 1995 roku w sprawie szczególnych zasad prowadzenia rachunkowości oraz jednolitych planów kont dla państwowych jednostek budżetowych i ich gospodarstw pomocniczych, zakładów budżetowych i ich gospodarstw pomocniczych, państwowych i gminnych funduszy celowych oraz gmin i ich związków (Dziennik Urzędowy Ministra Finansów z 1995 roku nr 14 poz. 60 - obowiązywało do dnia 31 grudnia 2000 roku). Od dnia 1 stycznia 2002 roku obowiązuje w powyższym zakresie rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153, poz. 1752). W oparciu o powyższe rozporządzenie ustalony został nowy zakładowy plan kont, wprowadzony w życie zarządzeniem nr 3/2002 Wójta Gminy z dnia 24 stycznia 2002 roku.
2. Księgi rachunkowe w latach 2001 - 2002 nie były otwierane i zamykane, ponadto obliczenia obrotów miesięcznych i narastających za dane okresy od początku roku obliczane były i wpisywane ołówkiem. Powyższe naruszało art. 12 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym księgi rachunkowe należało otwierać na początek każdego roku obrotowego oraz zamykać na dzień kończący rok obrotowy oraz art.23 ust.1 i ust.5 ww. ustawy, wprowadzających obowiązek dokonywania zapisów w księgach rachunkowych w sposób zapewniający trwałość tych zapisów.
3. W księgach rachunkowych prowadzonych dla budżetu gminy i jednostki budżetowej, na kontach zespołu 1 – w zakresie środków pieniężnych i rachunków bankowych, błędnie wykazano salda końcowe, tj. po stronie Ma zamiast po stronie Wn, czym naruszono postanowienia zawarte w zakładowym planie kont. Podliczenie obrotów tych kont i salda tych kont zapisano w księdze ołówkiem, naruszając art. 23 ust. 1 i ust. 5 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U nr 76 poz. 694 z późn. zm.). Zgodnie z powołanymi przepisami zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się w sposób trwały, zapewniający czytelność przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych. W czasie kontroli dokonano wyliczenia sald i zapisano salda po właściwej stronie w sposób trwały, likwidując zapisy ołówkiem. W toku kontroli RIO w Łodzi pracownicy służb finansowych Urzędu obliczyli obroty i nanieśli w sposób trwały wszystkie zapisy w księgach rachunkowych, które do czasu kontroli były wpisane ołówkiem (dotyczyło to także kart wydatków budżetowych). Osoby odpowiedzialne za prowadzenie urządzeń księgowych opatrzyły datą, podpisem i pieczątką zapisy kończące dany rok w księgach rachunkowych.
4. W wyniku porównania danych liczbowych wykazanych w sprawozdaniach z wykonania budżetu za lata 2001 i 2002, stwierdzono, że w księgach rachunkowych saldo konta dochodów budżetu Ma 901 i saldo konta Wn 902 – wydatków budżetu, wykazano błędnie po stronie przeciwnej, natomiast kwoty wykazane w sprawozdaniach były prawidłowe. Wykazanie sald kont w księgach po niewłaściwej stronie naruszało postanowienia zawarte w zakładowym planie kont w części dotyczącej funkcjonowania tych kont. W toku kontroli RIO w Łodzi dokonano korekty zapisów i salda zostały wykazane po właściwych stronach.
5. Nie prowadzono zestawień obrotów i sald kont syntetycznych i zestawień sald kont analitycznych, co było wymagane przez art. 13 ust. 1 i art. 18 ustawy o rachunkowości.
6. Z dniem 31 grudnia 2001 roku nie zlikwidowano konta 132- rachunek środków inwestycyjnych. Likwidacja konta księgowego i rachunku bankowego nastąpiła w czerwcu 2002 roku. Istnienia wskazanego konta nie przewidywały obowiązujące od dnia 1 stycznia 2002 roku przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
7. Przelewy kwot rat pożyczek i kredytów, zaciągniętych przez Gminę, nie posiadały dekretacji księgowej, czym naruszono postanowienia zawarte w zakładowym planie kont oraz art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym dowód księgowy powinien zawierać co najmniej: stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), a także podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
8. Nieprawidłowo poprawiano błędne zapisy w księgach rachunkowych, co polegało na zamazywaniu białym korektorem błędnego zapisu i w tym samym miejscu wpisaniu zapisu prawidłowego. Osoba, która dokonywała poprawek nie umieszczała swojego podpisu obok poprawionego zapisu. Opisany sposób korygowania zapisów naruszał zasady wynikające z art. 25 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z powołanym przepisem stwierdzone błędy w zapisach poprawia się przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty; poprawki takie muszą być dokonane jednoczeœnie we wszystkich księgach rachunkowych i nie mogą nastąpić po zamknięciu miesiąca lub przez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów, dokonywane tylko zapisami dodatnimi albo tylko ujemnymi.
W zakresie gospodarki kasowej
1. Kontrolująca stwierdziła, że ta sama osoba – kasjerka, pobierała czeki gotówkowe, prowadziła rejestr druków ścisłego zarachowania do ewidencjonowania czeków gotówkowych, przechowywała czeki w kasie pancernej, wydawała czeki gotówkowe w celu pobierania gotówki z banku, które osobiście kwitowała i pobierała na ich podstawie gotówkę z banku do kasy. Sytuacja taka nie zapewniała należytej ochrony i kontroli obrotu gotówkowego. Rejestr czeków i ich ewidencje prowadzić powinna osoba inna osoba.
2. Błędnie księgowano na kontach Wn 240/k – Ma 221/k i 234/k Wn – 240/k Ma kwotę limitu pogotowia kasowego, w wysokości 1.500 zł. Gotówka pobrana z banku do kasy winna być księgowana Wn 101 kasa (wpływ) gotówki – Ma 130 rachunek bieżący jednostki budżetowej.
Z tytułu pobrania gotówki na limit pogotowia kasowego na koncie 101 kasa, na koniec każdego dnia, winno występować saldo w kwocie, w jakiej wykazano pozostałość gotówki na koniec dnia w raporcie kasowym na ten dzień. Błędne księgowanie gotówki z tytułu limitu pogotowia kasowego stanowiło naruszenie postanowień zawartych w zakładowym planie kont.
W zakresie realizacji dochodów budżetowych
1. Kontrolująca stwierdziła przypadki braku przeprowadzenia przez organ podatkowy postępowania wyjaśniającego w związku z wydawaniem decyzji, na podstawie których udzielano podatnikom ulg w zapłacie podatku (np. umorzenie zaległości podatkowej). Przykładowo, w zakresie podatku od środków transportowych decyzje wydawano wyłącznie na podstawie podania złożonego przez podatnika. Zgodnie z art.122 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (Dz. U. nr 137 poz. 926 z późn. zm.), w toku postępowania organy podatkowe podejmują wszelkie niezbędne działania w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz załatwienia sprawy. Stosownie zaś do art.187 § 1 ww. ustawy, organ podatkowy jest obowiązany zebrać i w sposób wyczerpujący rozpatrzyć cały materiał dowodowy.
2. Stwierdzono nieliczne przypadki załatwienia sprawy z naruszeniem terminów określonych w art. 139 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić bez zbędnej zwłoki, jednakże nie później niż w ciągu miesiąca od dnia wszczęcia postępowania, chyba że przepisy niniejszej ustawy stanowią inaczej (w brzmieniu obowiązującym do dnia 31 grudnia 2002 roku).
3. Stwierdzono, że nie wszyscy podatnicy podatku od nieruchomości złożyli wykazy nieruchomości (od dnia 1 stycznia 2003 roku - informacje o nieruchomościach i obiektach budowlanych), co było wymagane przez art. 6 ust. 6 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 9 poz.84 z późn. zm.).
4. W sposób niewystarczający przeprowadzano postępowanie podatkowe w związku z udzielaniem ulg inwestycyjnych w zakresie podatku rolnego. Podatnicy załączali do wniosków o udzielenie ulg inwestycyjnych faktury za zakupione materiały, które "lakonicznie" były opisane przez pracownika – inspektora do spraw budownictwa, który stwierdzał, że "materiały zostały wbudowane w budynkach inwentarskich". Zgodnie z art. 13. ust. 1 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity z 1993 r., Dz. U. nr 94, poz. 431 z późn. zm.), podatnikom podatku rolnego przysługuje ulga inwestycyjna z tytułu wydatków poniesionych, m.in., na budowę lub modernizację budynków inwentarskich oraz obiektów służących ochronie środowiska. Adnotacja o wbudowaniu materiałów w budynkach inwentarskich nie przesądzała o spełnieniu ustawowo wskazanych przesłanek (nie każde wbudowanie materiału oznacza automatycznie modernizację obiektu budowlanego).
5. Rada Gminy w Masłowicach podjęła uchwałę nr XXIII/142/1996 z dnia 30 grudnia 1996 roku w sprawie trybu i warunków zwolnienia użytków rolnych, na których zaprzestano produkcji rolnej. Jedno z postanowień uchwały wprowadzało wymóg kontroli użytków dwa razy w roku i dodatkowo w czasie ustalonym przez Wójta Gminy. Kontrolująca stwierdziła, że kontrole takie nie były przeprowadzane.
6. W zakresie udzielania ulg w podatku rolnym z tytułu zakupu gruntów na powiększenie gospodarstwa rolnego, stwierdzono, że ulgi zostały udzielone mimo braku informacji co do istnienia lub nie stosunków pokrewieństwa lub powinowactwa między nabywcą a zbywcą gruntów. Zgodnie z art.12 ust.4 ustawy o podatku rolnym, w razie nabycia gruntów od indywidualnych właścicieli gospodarstw rolnych, nie stosowało się zwolnienia, jeżeli nabywca był małżonkiem, krewnym w linii prostej, pasierbem, zięciem lub synową sprzedawcy gruntów (od dnia 1 stycznia 2003 roku - art.12 ust.5 ww. ustawy).
7. Nie podano do publicznej wiadomości przez ogłoszenie w prasie lokalnej informacji o wywieszeniu wykazów dotyczących sprzedaży nieruchomości w siedzibie Urzędu Gminy, co wymagane było przez art. 35 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 46 poz. 543
z późn. zm.).
8. Wadium na sprzedaż jednej z działek wpłacono w dniu przetargu, co było niezgodne z § 4 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 roku w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub gminy (Dz. U. nr 9 poz. 30 z późn. zm.). Zgodnie z wskazanym przepisem termin wpłaty wadium nie może upłynąć później niż na 3 dni przed dniem otwarcia przetargu.
9. Nie egzekwowano należności z tytułu opłat za użytkowanie wieczyste gruntów od trzech użytkowników wieczystych, którzy nie uiścili opłat w latach 2002 - 2003.
W zakresie realizacji zadań z zakresu profilaktyki i przeciwdziałania alkoholizmowi
1. Stwierdzono, że członkowie Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych nie zostali przeszkoleni w zakresie profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych, co stanowiło naruszenie art.4 ust. 4 ustawy z dnia 26 października 1982 roku o wychowaniu trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 147, poz. 1231 z późn. zm.).
2. Wójt Gminy rozłożył w 2002 roku na raty opłatę za korzystanie z zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych w wysokości zł 6.484,00, z terminem wpłat: I rata do dnia 30 stycznia 2002 roku, druga rata do dnia 29 marca 2002 roku. Pierwsza rata w wysokości 3.242,00 zł uregulowana została w terminie, natomiast II raty w kwocie 3.242 zł nie uiszczono w terminie wyznaczonym przez Wójta Gminy. Ratę wpłacono poleceniem przelewu na rachunek gminy dopiero w dniu 15 stycznia 2003 roku. Obowiązujące - w okresie, którego dotyczyły czynności kontrolne - przepisy ustawy o wychowaniu trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi, nie przewidywały możliwości rozkładania zapłaty przedmiotowych opłat na raty. Opłata powinna być wniesiona w każdym kolejnym roku kalendarzowym objętym zezwoleniem, w terminie do dnia 31 stycznia danego roku, wraz z pisemnym oświadczeniem o wartości sprzedaży napojów alkoholowych w roku poprzednim (art.111 ust.4 ustawy). Brak wpłaty skutkował wygaśnięciem zezwolenia (art.18 ust.8 pkt 5 ustawy). Według obecnie obowiązującego stanu prawnego opłata za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych wnoszona jest na rachunek gminy w każdym roku kalendarzowym objętym zezwoleniem w trzech równych ratach, w terminach do dnia 31 stycznia, 31 maja i 30 września danego roku (art.111 ust.7 ustawy - stan prawny od dnia 9 listopada 2002 roku - zmiana wprowadzona na mocy ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 roku o zmianie ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz. U. nr 167, poz. 1372).
3. Stwierdzono, że w 2003 roku jeden przedsiębiorca nie uregulował I raty opłaty w terminie do dnia 31 stycznia, w pełnej wysokości, natomiast dwóch pozostałych rat nie uregulował w całości. Nie wniesienie w terminie opłat za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych, zgodnie z art. 18 ust. 8 pkt 5 ww. ustawy, powoduje wygaśnięcie zezwolenia, co powinno być stwierdzone przez Wójta Gminy stosowną decyzją. Kontrolującej nie okazano dokumentacji dotyczącej kontroli punktów sprzedaży z napojami alkoholowymi, co do których wygasły zezwolenia.
4. Stwierdzono przypadki zapłaty ze środków przeznaczonych na realizację gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych faktur (rachunków), które nie były wystawione na kontrolowaną jednostkę (rachunki, faktury wystawione były na osobę fizyczną i kościelną osobę prawną). Kontrolująca stwierdziła ponadto, że niektóre wydatki poniesione ze środków uzyskanych z opłat za wydawanie (korzystanie) z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych nie były związane z realizacją gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych. Dotyczyło to zakupu roweru „Champion” za kwotę 520,00 zł (faktura wystawiona dla Parafii Św. Mikołaja); zakupu kosiarki spalinowej z wyposażeniem za kwotę 930 zł (faktura wystawiona na osobę fizyczną); zakupu sprzętu medycznego (kwota 1.315,42 zł) i wykładziny podłogowej (kwota 179,43 zł) dla Ośrodka Zdrowia w Masłowicach. W niektórych przypadkach sposób udokumentowania wydatku nie pozwalał na dostateczne jego powiązanie z wykonywaniem ww. programu (np. brak list uczestników wycieczek). Zgodnie z art. 182 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi, dochody z opłat za wydanie (korzystanie) z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych powinny zostać wykorzystane na realizację gminnych programów profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych i nie mogą być przeznaczane na inne cele.
W zakresie wydatków osobowych
1. W 2001 roku Wójt Gminy nie zawarł z pracownikami, którzy używali samochodów prywatnych do celów służbowych stosownych umów cywilnoprawnych, co stanowiło naruszenie § 1 rozporządzenia Ministra Transportu i Gospodarki Morskiej z dnia 26 marca 1998 roku w sprawie warunków ustalania zasad zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy (Dz.U. nr 41 poz. 239 - obowiązywało do dnia 31 grudnia 2001 roku), zgodnie z którym podstawą zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy była umowa cywilnoprawna, zawarta między pracodawcą, a pracownikiem dotycząca używania pojazdu do celów służbowych, na warunkach rozporządzenia.
2. Wójt Gminy rozliczał z opóźnieniem koszty odbytych podróży służbowych, czym naruszył postanowienia zawarte w rozdziale 8 instrukcji obiegu dowodów księgowych, zgodnie z którymi rozlicznie kosztów podróży służbowych powinno nastąpić w ciągu 7 dni od daty zakończenia podróży służbowej.
3. Wypłacano zwrot kosztów podróży z Miasta Radomska do miejscowości Masłowice osobie, która nie była pracownikiem Urzędu Gminy. Z budżetu Gminy wypłacono, z działu 851 rozdziału 85195 § 4410, kwotę 2.096,56 zł w 2001 roku i kwotę 2.006,79 zł w 2002 roku. Powyższe kwoty wydatkowano na przejazdy lekarza – ginekologa do Ośrodka Zdrowia w Masłowicach, dla którego organem założycielskim jest Powiat Radomszczański.
4. Kontrolująca stwierdziła, że radni Rady Gminy Masłowice nie złożyli w latach 2001 - 2002 żyli oświadczeń o stanie majątkowym, zgodnie z art. 24h ustawy o samorządzie gminnym. Stosownie do powołanego unormowania, radni obowiązani byli złożyć oświadczenie o swoim stanie majątkowym, zawierające, w szczególności, informacje o zasobach pieniężnych, nieruchomościach, udziałach i akcjach w spółkach prawa handlowego oraz o nabyciu od Skarbu Państwa, innej państwowej osoby prawnej, gminy lub związku międzygminnego mienia, które podlegało zbyciu w drodze przetargu, a także dane o prowadzeniu działalności gospodarczej oraz dotyczące zajmowania stanowisk w spółkach prawa handlowego. Oświadczenie powinno zawierać informacje dotyczące majątku objętego wspólnością majątkową małżeńską. Oświadczenie miało być złożone przewodniczącemu rady gminy w terminie trzydziestu dni od dnia objęcia mandatu. Kolejne oświadczenia radni powinni składać co roku, do dnia 31 marca, według stanu na dzień 31 grudnia roku poprzedniego, oraz na dwa miesiące przed datą wyborów do rad gmin. Analizy zawartych w oświadczeniu danych dokonywał przewodniczący rady gminy. Oświadczenie powinno być przechowywane przez 6 lat. W razie nie złożenia oświadczenia w wymaganym terminie radnemu nie przysługiwała dieta do czasu złożenia oświadczenia. Kontrolująca ustaliła, że mimo braku złożenia oświadczeń diety w kontrolowanej jednostce były wypłacane. W 2001 roku wydatkowano z tego tytułu 7.680 zł- za udział w sesjach rady Gminy i 7.760 zł - za udział w posiedzeniach Zarządu Gminy. W 2002 roku wydatkowano 15.820 zł - za udział w sesjach Rady i 6.000 zł za udział w posiedzeniach Zarządu.
W zakresie ewidencji majątku i inwentaryzacji
Nie przeprowadzono na koniec 2001 i 2002 roku spisu z natury paliwa samochodowego i paliwa używanego do ciągników i koparek. Wewnętrzne uregulowania obowiązujące w jednostce zawierały postanowienia, zgodnie
z którymi zakupy paliw do taboru samochodowego księgowane są w koszty, w momencie wydania ich do używania. Zapis taki należy uzupełnić o obowiązek dokonania korekty kosztów o wartość stanu nie później niż na dzień bilansowy, zgodnie z art.17 ust.2 pkt 4 ustawy o rachunkowości.
W zakresie stosowania ustawy o zamówieniach publicznych
W odniesieniu do objętych kontrolą zamówień publicznych stwierdzono następujące nieprawidłowości:
Przetarg nieograniczony na pełnienie obowiązków inspektora nadzoru inwestorskiego przy budowie, modernizacji i naprawie dróg w 2002 roku – zamówienie publiczne do 30.000 EURO:
- zmawiający nie sporządził zawiadomienia o wyborze oferty, w którym powinien wskazać termin i miejsce zawarcia umowy, stosownie do wymogu wynikającego z art. 50 ust. 4 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 z późn. zm.),
- zamawiający żądał w specyfikacji warunków zamówienia zaparafowania wszystkich stron oferty. Kontrolująca stwierdziła, że oferenci nie dotrzymali tego warunku, co powinno skutkować odrzuceniem ofert, na podstawie art.27a ust.1 pkt 1 ustawy o zamówieniach publicznych.
- umowy nie kontrasygnowała Skarbnik Gminy, co naruszało art. 46 ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym, zgodnie z którym jeżeli czynność prawna może spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata skarbnika gminy (głównego księgowego budżetu) lub osoby przez niego upoważnionej.
Przetarg nieograniczony na dostawę oleju opałowego do placówek oświatowych w sezonie grzewczym 2002 – 2003, o wartości do 30.000 EURO:
- jeden z oferentów złożył nieaktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, co powinno skutkować wykluczeniem oferenta na podstawie art.19 ust.1 pkt 7 ustawy
o zamówieniach publicznych. Przepisy § 1 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i administracji z dnia 24 czerwca 2002 roku w sprawie dokumentów, jakich zamawiający może żądać od dostawcy lub wykonawcy w celu potwierdzenia spełnienia warunków, uprawniających do udziału w postępowaniu o zamówienie publiczne (Dz. U. nr 91 poz. 817), wskazywały, że aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej powinny być wystawione nie wcześniej, niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. Wobec okoliczności, że w postępowaniu wpłynęły dwie oferty przetarg powinien zostać unieważniony na podstawie art.27b ust.1 pkt 1 ww. ustawy,
- zamawiający nie wysłał do oferenta, który wygrał przetarg, zaproszenia ze wskazaniem daty podpisania umowy, czym naruszył art. 50 ust. 4 ww. ustawy.
Przetarg nieograniczony na bankową obsługę budżetu gminy, 2002 rok, o wartości do 30.000 EURO:
Zamawiający nie unieważnił przetargu na podstawie art.27b ust.1 pkt 4 ustawy o zamówieniach publicznych, mimo, że dwóch oferentów uzyskało w postępowaniu jednakową liczbę punktów, co uniemożliwiało rozstrzygnięcie przetargu i zawarcie umowy.
Informując o powyższych nieprawidłowościach proszę Pana Wójta o podjęcie działań w celu wyeliminowania stwierdzonych nieprawidłowości oraz zapobieżeniu ich powstawania w przyszłości. W związku z powyższym RIO
w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Dokonać zmian w obowiązującym Regulaminie organizacyjnym, uwzględniając, w szczególności, zmiany w zakresie funkcjonowania organu wykonawczego samorządu gminnego, wprowadzone z dniem 27 października 2002 roku, na mocy ustawy z dnia 20 czerwca 2002 roku o bezpośrednim wyborze wójta, burmistrza i prezydenta miasta (Dz. U. nr 113 poz. 984 z późn. zm.).
2. Zapewnić przestrzeganie przez pracowników Urzędu Gminy postanowień instrukcji kancelaryjnej, wprowadzonej przepisami rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych.
3. Zapewnić podejmowanie kontroli wobec podległych jednostek organizacyjnych w zakresie wyznaczonym przez art.127 ustawy o finansach publicznych.
4. Zgodnie z zasadami księgowości i prowadzenia ksiąg rachunkowych salda końcowe kont księgowych ustalać prawidłowo, tzn. po stronie która wykazuje większe obroty.
5. Zapewnić otwieranie ksiąg rachunkowych na początek każdego następnego roku obrotowego oraz ich zamykanie na dzień kończący rok obrotowy, zgodnie z wymogami wynikającymi z art.12 ust.1 pkt 2 i ust.2 pkt 1 ustawy o rachunkowości.
6. Zapisów w księgach rachunkowych dokonywać w sposób trwały, bez pozostawiania miejsc pozwalających na późniejsze dopiski lub zmiany. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera należy stosować właściwe procedury i środki chroniące przed zniszczeniem, modyfikacją lub ukryciem zapisu, zgodnie z postanowieniami art. 23 ust.1 ustawy o rachunkowości. Stosownie do art.23 ust.5 ww. ustawy, zapisy w księgach rachunkowych powinny być dokonane w sposób zapewniający ich trwałość, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych.
7. Prowadzić wszystkie księgi rachunkowe wymagane przez art.13 ust.1 ustawy o rachunkowości, w szczególności zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych.
8. Zapewnić by dowody księgowe przeznaczone do ujęcia w księgach rachunkowych posiadały dekretację księgową, tzn. określenie po której stronie Wn lub Ma danego konta powinna być zaewidencjonowana operacja gospodarcza. Dekretacja powinna być opatrzona data i podpisem osoby odpowiedzialnej za dokonanie tej czynności, zgodnie z art.21 ust.1 pkt 6 ustawy o rachunkowości.
9. Limit pogotowia kasowego ewidencjonować Wn 101 – Ma 130.
10. Błędne zapisy w księgach poprawiać czytelnie, zgodnie z zasadami określonymi w art. 25 ust. 1 ustawy o rachunkowości.
11. Zapewnić powierzenie funkcji związanych z ewidencją czeków gotówkowych oraz ich pobieraniem i realizacją różnym osobom.
12. Decyzje w sprawie udzielenia ulg w zapłacie podatku (np. umorzenie zaległości podatkowej, odroczenie terminu zapłaty podatku) wydawać po dokładnym wyjaśnieniu stanu faktycznego sprawy, do czego zobowiązują organ podatkowy art.122 i art. 187 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa.
W wyniku przeprowadzonego postępowania podatkowego należy ustalić istnienie (lub nie) ustawowo określonych przesłanek warunkujących podjęcie danego rozstrzygnięcia (w odniesieniu do umorzenia zaległości podatkowej przesłanki stanowią ważny interes podatnika lub interes publiczny).
13. W przypadku udzielania ulgi inwestycyjnej w zakresie podatku rolnego zapewnić by w ramach przeprowadzonego postępowania podatkowego ustalone zostało czy poniesione wydatki miały związek z budową lub modernizacją budynków inwentarskich oraz obiektów służących ochronie środowiska (art.13 ust.1 pkt 1 ustawy o podatku rolnym).
14. W przypadku udzielania ulgi z tytułu nabycia gruntów na powiększenie gospodarstwa rolnego w zakresie podatku rolnego ustalać okoliczność związaną z istnieniem stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa między zbywcą a nabywcą gruntów. Zgodnie z art.12 ust.5 ustawy o podatku rolnym, w razie nabycia gruntów od indywidualnych właścicieli gospodarstw rolnych, nie stosuje się zwolnienia, jeżeli nabywca jest małżonkiem, krewnym w linii prostej lub jego małżonkiem, pasierbem, zięciem lub synową sprzedawcy gruntów.
15. Przestrzegać postanowień uchwały nr XXIII/142/1996 Rady Gminy z dnia 30 grudnia 1996 roku w sprawie trybu i warunków zwolnienia użytków rolnych, na których zaprzestano produkcji rolnej, w zakresie obowiązku kontroli odłogowanych użytków.
16. Sprawy podatkowe załatwiać w terminach określonych w art.139 ustawy Ordynacja podatkowa.
17. Podawać do publicznej wiadomości wykazy nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, zgodnie z wymogami wynikającymi z art.35 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
18. Przestrzegać terminu wpłaty wadium określonego w § 4 ust.2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 roku w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy.
19. Podjąć czynności w celu wyegzekwowania zaległych opłat z tytułu użytkowania wieczystego gruntów.
20. Zapewnić przeszkolenie członków Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, zgodnie z wymogiem wynikającym z art. 4 ust.4 ustawy o wychowaniu i przeciwdziałaniu alkoholizmowi.
21. Przestrzegać art. 182 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi, zgodnie z którym dochody z opłat za wydanie (korzystanie) z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych powinny zostać wykorzystane na realizację gminnych programów profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych i nie mogą być przeznaczane na inne cele.
22. W przypadku braku wniesienia przez przedsiębiorcę opłaty za korzystanie z zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych, w terminach określonych w art.111 ust.7 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi, stwierdzać wygaśnięcie zezwolenia.
23. Zapewnić terminowe rozliczanie kosztów podróży służbowych.
24. Zaniechać dokonywania zwrotu kosztów podróży na rzecz lekarza dojeżdżającego do Ośrodka Zdrowia w Masłowicach.
25. W sytuacji nie złożenia przez radnych Gminy oświadczeń o stanie majątkowym, w terminach wymaganych przez 24h ust. 4 ustawy o samorządzie gminnym, przestrzegać postanowień art.24k ust.1 pkt 1 ustawy o samorządzie gminnym, zgodnie z którym nie złożenie przez radnego wskazanego oświadczenia powoduje utratę diety do czasu jego złożenia.
26. Na koniec roku obrachunkowego przeprowadzać spis z natury paliw kupowanych na potrzeby jednostki (benzyna, olej opałowy, olej napędowy). Wartość paliw wydanych do użytku, które nie zostały zużyte i pozostały na stanie, winna pomniejszyć koszty, co podlega ewidencji na koncie 310 Wn materiały w księgach rachunkowych (po uprzednim rozliczeniu paliwa).
27. Przestrzegać przepisów ustawy o zamówieniach publicznych określających przesłanki wykluczenia oferenta z postępowania (art.19 ust.1 ustawy) i przesłanki odrzucenia oferty (art.27a ust.1 ustawy).
28. W zawiadomieniu o wyborze oferty wskazywać miejsce i termin podpisania umowy o udzielenie zamówienia publicznego, zgodnie z art.50 ust.4 ustawy o zamówieniach publicznych.
29. Zapewnić kontrasygnowanie przez Skarbnika Gminy lub osobę przez niego upoważnioną czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, zgodnie z art.46 ust.3 ustawy o samorządzie gminnym.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych proszę Pana Wójta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że stosownie do art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby.
Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
- Przewodniczący Rady Gminy w Masłowicach
- Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy w Masłowicach
- aa
Wystąpienie pokontrolne podpisała Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi dr Jadwiga Chwiałkowska. Projekt wystąpienia sprawdził Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
Łódź, dnia 27 stycznia 2004 r.
Pan
Mirosław Bogusław Gontkowski
Wójt Gminy Masłowice
WK - 0915/8/2004
Działając na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz.577 z późn. zm.) zawiadamiam, że kompleksowa kontrola gospodarki finansowej i zamówień publicznych przeprowadzona w Gminie Masłowice wykazała między innymi następujące nieprawidłowości:
W zakresie spraw organizacyjnych
1. Urząd Gminy Masłowice nie posiadał aktualnego Regulaminu organizacyjnego. Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy zatwierdzony został uchwałą nr XX/123/96 Rady Gminy Masłowice z dnia 23 sierpnia 1996 roku, zgodnie z art. 33 ustawy o samorządzie gminnym i nie był aktualizowany. Według obecnie obowiązującego stanu prawnego, regulamin organizacyjny określający organizację i zasady funkcjonowania urzędu gminy ustala w drodze zarządzenia wójt gminy (art.33 ust.2 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym – tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1591 z późn. zm.).
2. Kontrolująca stwierdziła, że na wielu stanowiskach pracy nie prowadzono spisu spraw – formularza służącego do chronologicznego rejestrowania spraw wpływających do urzędu, co stanowiło naruszenie § 16 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz.U. nr 112, poz. 1319). Z obowiązkiem prowadzenia spisu spraw nie zapoznano pracowników urzędu, w aktach osobowych pracowników brak było oświadczeń o zapoznaniu się z treścią instrukcji kancelaryjnej.
W zakresie wewnętrznej kontroli finansowej
Organ wykonawczy kontrolowanej jednostki samorządu terytorialnego nie podejmował kontroli wobec podległych i nadzorowanych jednostek organizacyjnych w zakresie wyznaczonym przez art.127 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148 z późn. zm.). Zgodnie z powołanym przepisem organ wykonawczy jednostki samorządowej kontroluje przestrzeganie, przez podległe i nadzorowane przez siebie jednostki sektora finansów publicznych, realizacji procedur wewnętrznej kontroli finansowej.
W zakresie ewidencji księgowej i sprawozdawczości
1. Zakładowy plan kont wprowadzony zarządzeniem nr 6/97 Wójta Gminy z dnia 18 września 1997 roku, obowiązujący do dnia 23 stycznia 2002 roku, ustalony został nieprawidłowo, gdyż zawierał tylko symbole trzycyfrowe kont i ich nazwy dla budżetu gminy i oddzielnie dla jednostki budżetowej. Dla kont księgowych, ujętych w wykazach nie opracowano treści ekonomicznej i zasad funkcjonowania, a także nie ustalono, do których kont syntetycznych będzie prowadzona ewidencja analityczna. Stanowiło to naruszenie art. 10 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości (w brzmieniu obowiązującym do dnia 31 grudnia 2001 roku) oraz przepisów zarządzenia nr 46 Ministra Finansów z dnia 1 sierpnia 1995 roku w sprawie szczególnych zasad prowadzenia rachunkowości oraz jednolitych planów kont dla państwowych jednostek budżetowych i ich gospodarstw pomocniczych, zakładów budżetowych i ich gospodarstw pomocniczych, państwowych i gminnych funduszy celowych oraz gmin i ich związków (Dziennik Urzędowy Ministra Finansów z 1995 roku nr 14 poz. 60 - obowiązywało do dnia 31 grudnia 2000 roku). Od dnia 1 stycznia 2002 roku obowiązuje w powyższym zakresie rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153, poz. 1752). W oparciu o powyższe rozporządzenie ustalony został nowy zakładowy plan kont, wprowadzony w życie zarządzeniem nr 3/2002 Wójta Gminy z dnia 24 stycznia 2002 roku.
2. Księgi rachunkowe w latach 2001 - 2002 nie były otwierane i zamykane, ponadto obliczenia obrotów miesięcznych i narastających za dane okresy od początku roku obliczane były i wpisywane ołówkiem. Powyższe naruszało art. 12 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym księgi rachunkowe należało otwierać na początek każdego roku obrotowego oraz zamykać na dzień kończący rok obrotowy oraz art.23 ust.1 i ust.5 ww. ustawy, wprowadzających obowiązek dokonywania zapisów w księgach rachunkowych w sposób zapewniający trwałość tych zapisów.
3. W księgach rachunkowych prowadzonych dla budżetu gminy i jednostki budżetowej, na kontach zespołu 1 – w zakresie środków pieniężnych i rachunków bankowych, błędnie wykazano salda końcowe, tj. po stronie Ma zamiast po stronie Wn, czym naruszono postanowienia zawarte w zakładowym planie kont. Podliczenie obrotów tych kont i salda tych kont zapisano w księdze ołówkiem, naruszając art. 23 ust. 1 i ust. 5 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U nr 76 poz. 694 z późn. zm.). Zgodnie z powołanymi przepisami zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się w sposób trwały, zapewniający czytelność przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych. W czasie kontroli dokonano wyliczenia sald i zapisano salda po właściwej stronie w sposób trwały, likwidując zapisy ołówkiem. W toku kontroli RIO w Łodzi pracownicy służb finansowych Urzędu obliczyli obroty i nanieśli w sposób trwały wszystkie zapisy w księgach rachunkowych, które do czasu kontroli były wpisane ołówkiem (dotyczyło to także kart wydatków budżetowych). Osoby odpowiedzialne za prowadzenie urządzeń księgowych opatrzyły datą, podpisem i pieczątką zapisy kończące dany rok w księgach rachunkowych.
4. W wyniku porównania danych liczbowych wykazanych w sprawozdaniach z wykonania budżetu za lata 2001 i 2002, stwierdzono, że w księgach rachunkowych saldo konta dochodów budżetu Ma 901 i saldo konta Wn 902 – wydatków budżetu, wykazano błędnie po stronie przeciwnej, natomiast kwoty wykazane w sprawozdaniach były prawidłowe. Wykazanie sald kont w księgach po niewłaściwej stronie naruszało postanowienia zawarte w zakładowym planie kont w części dotyczącej funkcjonowania tych kont. W toku kontroli RIO w Łodzi dokonano korekty zapisów i salda zostały wykazane po właściwych stronach.
5. Nie prowadzono zestawień obrotów i sald kont syntetycznych i zestawień sald kont analitycznych, co było wymagane przez art. 13 ust. 1 i art. 18 ustawy o rachunkowości.
6. Z dniem 31 grudnia 2001 roku nie zlikwidowano konta 132- rachunek środków inwestycyjnych. Likwidacja konta księgowego i rachunku bankowego nastąpiła w czerwcu 2002 roku. Istnienia wskazanego konta nie przewidywały obowiązujące od dnia 1 stycznia 2002 roku przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
7. Przelewy kwot rat pożyczek i kredytów, zaciągniętych przez Gminę, nie posiadały dekretacji księgowej, czym naruszono postanowienia zawarte w zakładowym planie kont oraz art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym dowód księgowy powinien zawierać co najmniej: stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), a także podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
8. Nieprawidłowo poprawiano błędne zapisy w księgach rachunkowych, co polegało na zamazywaniu białym korektorem błędnego zapisu i w tym samym miejscu wpisaniu zapisu prawidłowego. Osoba, która dokonywała poprawek nie umieszczała swojego podpisu obok poprawionego zapisu. Opisany sposób korygowania zapisów naruszał zasady wynikające z art. 25 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z powołanym przepisem stwierdzone błędy w zapisach poprawia się przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty; poprawki takie muszą być dokonane jednoczeœnie we wszystkich księgach rachunkowych i nie mogą nastąpić po zamknięciu miesiąca lub przez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów, dokonywane tylko zapisami dodatnimi albo tylko ujemnymi.
W zakresie gospodarki kasowej
1. Kontrolująca stwierdziła, że ta sama osoba – kasjerka, pobierała czeki gotówkowe, prowadziła rejestr druków ścisłego zarachowania do ewidencjonowania czeków gotówkowych, przechowywała czeki w kasie pancernej, wydawała czeki gotówkowe w celu pobierania gotówki z banku, które osobiście kwitowała i pobierała na ich podstawie gotówkę z banku do kasy. Sytuacja taka nie zapewniała należytej ochrony i kontroli obrotu gotówkowego. Rejestr czeków i ich ewidencje prowadzić powinna osoba inna osoba.
2. Błędnie księgowano na kontach Wn 240/k – Ma 221/k i 234/k Wn – 240/k Ma kwotę limitu pogotowia kasowego, w wysokości 1.500 zł. Gotówka pobrana z banku do kasy winna być księgowana Wn 101 kasa (wpływ) gotówki – Ma 130 rachunek bieżący jednostki budżetowej.
Z tytułu pobrania gotówki na limit pogotowia kasowego na koncie 101 kasa, na koniec każdego dnia, winno występować saldo w kwocie, w jakiej wykazano pozostałość gotówki na koniec dnia w raporcie kasowym na ten dzień. Błędne księgowanie gotówki z tytułu limitu pogotowia kasowego stanowiło naruszenie postanowień zawartych w zakładowym planie kont.
W zakresie realizacji dochodów budżetowych
1. Kontrolująca stwierdziła przypadki braku przeprowadzenia przez organ podatkowy postępowania wyjaśniającego w związku z wydawaniem decyzji, na podstawie których udzielano podatnikom ulg w zapłacie podatku (np. umorzenie zaległości podatkowej). Przykładowo, w zakresie podatku od środków transportowych decyzje wydawano wyłącznie na podstawie podania złożonego przez podatnika. Zgodnie z art.122 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (Dz. U. nr 137 poz. 926 z późn. zm.), w toku postępowania organy podatkowe podejmują wszelkie niezbędne działania w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz załatwienia sprawy. Stosownie zaś do art.187 § 1 ww. ustawy, organ podatkowy jest obowiązany zebrać i w sposób wyczerpujący rozpatrzyć cały materiał dowodowy.
2. Stwierdzono nieliczne przypadki załatwienia sprawy z naruszeniem terminów określonych w art. 139 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić bez zbędnej zwłoki, jednakże nie później niż w ciągu miesiąca od dnia wszczęcia postępowania, chyba że przepisy niniejszej ustawy stanowią inaczej (w brzmieniu obowiązującym do dnia 31 grudnia 2002 roku).
3. Stwierdzono, że nie wszyscy podatnicy podatku od nieruchomości złożyli wykazy nieruchomości (od dnia 1 stycznia 2003 roku - informacje o nieruchomościach i obiektach budowlanych), co było wymagane przez art. 6 ust. 6 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 9 poz.84 z późn. zm.).
4. W sposób niewystarczający przeprowadzano postępowanie podatkowe w związku z udzielaniem ulg inwestycyjnych w zakresie podatku rolnego. Podatnicy załączali do wniosków o udzielenie ulg inwestycyjnych faktury za zakupione materiały, które "lakonicznie" były opisane przez pracownika – inspektora do spraw budownictwa, który stwierdzał, że "materiały zostały wbudowane w budynkach inwentarskich". Zgodnie z art. 13. ust. 1 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity z 1993 r., Dz. U. nr 94, poz. 431 z późn. zm.), podatnikom podatku rolnego przysługuje ulga inwestycyjna z tytułu wydatków poniesionych, m.in., na budowę lub modernizację budynków inwentarskich oraz obiektów służących ochronie środowiska. Adnotacja o wbudowaniu materiałów w budynkach inwentarskich nie przesądzała o spełnieniu ustawowo wskazanych przesłanek (nie każde wbudowanie materiału oznacza automatycznie modernizację obiektu budowlanego).
5. Rada Gminy w Masłowicach podjęła uchwałę nr XXIII/142/1996 z dnia 30 grudnia 1996 roku w sprawie trybu i warunków zwolnienia użytków rolnych, na których zaprzestano produkcji rolnej. Jedno z postanowień uchwały wprowadzało wymóg kontroli użytków dwa razy w roku i dodatkowo w czasie ustalonym przez Wójta Gminy. Kontrolująca stwierdziła, że kontrole takie nie były przeprowadzane.
6. W zakresie udzielania ulg w podatku rolnym z tytułu zakupu gruntów na powiększenie gospodarstwa rolnego, stwierdzono, że ulgi zostały udzielone mimo braku informacji co do istnienia lub nie stosunków pokrewieństwa lub powinowactwa między nabywcą a zbywcą gruntów. Zgodnie z art.12 ust.4 ustawy o podatku rolnym, w razie nabycia gruntów od indywidualnych właścicieli gospodarstw rolnych, nie stosowało się zwolnienia, jeżeli nabywca był małżonkiem, krewnym w linii prostej, pasierbem, zięciem lub synową sprzedawcy gruntów (od dnia 1 stycznia 2003 roku - art.12 ust.5 ww. ustawy).
7. Nie podano do publicznej wiadomości przez ogłoszenie w prasie lokalnej informacji o wywieszeniu wykazów dotyczących sprzedaży nieruchomości w siedzibie Urzędu Gminy, co wymagane było przez art. 35 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 46 poz. 543
z późn. zm.).
8. Wadium na sprzedaż jednej z działek wpłacono w dniu przetargu, co było niezgodne z § 4 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 roku w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub gminy (Dz. U. nr 9 poz. 30 z późn. zm.). Zgodnie z wskazanym przepisem termin wpłaty wadium nie może upłynąć później niż na 3 dni przed dniem otwarcia przetargu.
9. Nie egzekwowano należności z tytułu opłat za użytkowanie wieczyste gruntów od trzech użytkowników wieczystych, którzy nie uiścili opłat w latach 2002 - 2003.
W zakresie realizacji zadań z zakresu profilaktyki i przeciwdziałania alkoholizmowi
1. Stwierdzono, że członkowie Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych nie zostali przeszkoleni w zakresie profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych, co stanowiło naruszenie art.4 ust. 4 ustawy z dnia 26 października 1982 roku o wychowaniu trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 147, poz. 1231 z późn. zm.).
2. Wójt Gminy rozłożył w 2002 roku na raty opłatę za korzystanie z zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych w wysokości zł 6.484,00, z terminem wpłat: I rata do dnia 30 stycznia 2002 roku, druga rata do dnia 29 marca 2002 roku. Pierwsza rata w wysokości 3.242,00 zł uregulowana została w terminie, natomiast II raty w kwocie 3.242 zł nie uiszczono w terminie wyznaczonym przez Wójta Gminy. Ratę wpłacono poleceniem przelewu na rachunek gminy dopiero w dniu 15 stycznia 2003 roku. Obowiązujące - w okresie, którego dotyczyły czynności kontrolne - przepisy ustawy o wychowaniu trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi, nie przewidywały możliwości rozkładania zapłaty przedmiotowych opłat na raty. Opłata powinna być wniesiona w każdym kolejnym roku kalendarzowym objętym zezwoleniem, w terminie do dnia 31 stycznia danego roku, wraz z pisemnym oświadczeniem o wartości sprzedaży napojów alkoholowych w roku poprzednim (art.111 ust.4 ustawy). Brak wpłaty skutkował wygaśnięciem zezwolenia (art.18 ust.8 pkt 5 ustawy). Według obecnie obowiązującego stanu prawnego opłata za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych wnoszona jest na rachunek gminy w każdym roku kalendarzowym objętym zezwoleniem w trzech równych ratach, w terminach do dnia 31 stycznia, 31 maja i 30 września danego roku (art.111 ust.7 ustawy - stan prawny od dnia 9 listopada 2002 roku - zmiana wprowadzona na mocy ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 roku o zmianie ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz. U. nr 167, poz. 1372).
3. Stwierdzono, że w 2003 roku jeden przedsiębiorca nie uregulował I raty opłaty w terminie do dnia 31 stycznia, w pełnej wysokości, natomiast dwóch pozostałych rat nie uregulował w całości. Nie wniesienie w terminie opłat za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych, zgodnie z art. 18 ust. 8 pkt 5 ww. ustawy, powoduje wygaśnięcie zezwolenia, co powinno być stwierdzone przez Wójta Gminy stosowną decyzją. Kontrolującej nie okazano dokumentacji dotyczącej kontroli punktów sprzedaży z napojami alkoholowymi, co do których wygasły zezwolenia.
4. Stwierdzono przypadki zapłaty ze środków przeznaczonych na realizację gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych faktur (rachunków), które nie były wystawione na kontrolowaną jednostkę (rachunki, faktury wystawione były na osobę fizyczną i kościelną osobę prawną). Kontrolująca stwierdziła ponadto, że niektóre wydatki poniesione ze środków uzyskanych z opłat za wydawanie (korzystanie) z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych nie były związane z realizacją gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych. Dotyczyło to zakupu roweru „Champion” za kwotę 520,00 zł (faktura wystawiona dla Parafii Św. Mikołaja); zakupu kosiarki spalinowej z wyposażeniem za kwotę 930 zł (faktura wystawiona na osobę fizyczną); zakupu sprzętu medycznego (kwota 1.315,42 zł) i wykładziny podłogowej (kwota 179,43 zł) dla Ośrodka Zdrowia w Masłowicach. W niektórych przypadkach sposób udokumentowania wydatku nie pozwalał na dostateczne jego powiązanie z wykonywaniem ww. programu (np. brak list uczestników wycieczek). Zgodnie z art. 182 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi, dochody z opłat za wydanie (korzystanie) z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych powinny zostać wykorzystane na realizację gminnych programów profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych i nie mogą być przeznaczane na inne cele.
W zakresie wydatków osobowych
1. W 2001 roku Wójt Gminy nie zawarł z pracownikami, którzy używali samochodów prywatnych do celów służbowych stosownych umów cywilnoprawnych, co stanowiło naruszenie § 1 rozporządzenia Ministra Transportu i Gospodarki Morskiej z dnia 26 marca 1998 roku w sprawie warunków ustalania zasad zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy (Dz.U. nr 41 poz. 239 - obowiązywało do dnia 31 grudnia 2001 roku), zgodnie z którym podstawą zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy była umowa cywilnoprawna, zawarta między pracodawcą, a pracownikiem dotycząca używania pojazdu do celów służbowych, na warunkach rozporządzenia.
2. Wójt Gminy rozliczał z opóźnieniem koszty odbytych podróży służbowych, czym naruszył postanowienia zawarte w rozdziale 8 instrukcji obiegu dowodów księgowych, zgodnie z którymi rozlicznie kosztów podróży służbowych powinno nastąpić w ciągu 7 dni od daty zakończenia podróży służbowej.
3. Wypłacano zwrot kosztów podróży z Miasta Radomska do miejscowości Masłowice osobie, która nie była pracownikiem Urzędu Gminy. Z budżetu Gminy wypłacono, z działu 851 rozdziału 85195 § 4410, kwotę 2.096,56 zł w 2001 roku i kwotę 2.006,79 zł w 2002 roku. Powyższe kwoty wydatkowano na przejazdy lekarza – ginekologa do Ośrodka Zdrowia w Masłowicach, dla którego organem założycielskim jest Powiat Radomszczański.
4. Kontrolująca stwierdziła, że radni Rady Gminy Masłowice nie złożyli w latach 2001 - 2002 żyli oświadczeń o stanie majątkowym, zgodnie z art. 24h ustawy o samorządzie gminnym. Stosownie do powołanego unormowania, radni obowiązani byli złożyć oświadczenie o swoim stanie majątkowym, zawierające, w szczególności, informacje o zasobach pieniężnych, nieruchomościach, udziałach i akcjach w spółkach prawa handlowego oraz o nabyciu od Skarbu Państwa, innej państwowej osoby prawnej, gminy lub związku międzygminnego mienia, które podlegało zbyciu w drodze przetargu, a także dane o prowadzeniu działalności gospodarczej oraz dotyczące zajmowania stanowisk w spółkach prawa handlowego. Oświadczenie powinno zawierać informacje dotyczące majątku objętego wspólnością majątkową małżeńską. Oświadczenie miało być złożone przewodniczącemu rady gminy w terminie trzydziestu dni od dnia objęcia mandatu. Kolejne oświadczenia radni powinni składać co roku, do dnia 31 marca, według stanu na dzień 31 grudnia roku poprzedniego, oraz na dwa miesiące przed datą wyborów do rad gmin. Analizy zawartych w oświadczeniu danych dokonywał przewodniczący rady gminy. Oświadczenie powinno być przechowywane przez 6 lat. W razie nie złożenia oświadczenia w wymaganym terminie radnemu nie przysługiwała dieta do czasu złożenia oświadczenia. Kontrolująca ustaliła, że mimo braku złożenia oświadczeń diety w kontrolowanej jednostce były wypłacane. W 2001 roku wydatkowano z tego tytułu 7.680 zł- za udział w sesjach rady Gminy i 7.760 zł - za udział w posiedzeniach Zarządu Gminy. W 2002 roku wydatkowano 15.820 zł - za udział w sesjach Rady i 6.000 zł za udział w posiedzeniach Zarządu.
W zakresie ewidencji majątku i inwentaryzacji
Nie przeprowadzono na koniec 2001 i 2002 roku spisu z natury paliwa samochodowego i paliwa używanego do ciągników i koparek. Wewnętrzne uregulowania obowiązujące w jednostce zawierały postanowienia, zgodnie
z którymi zakupy paliw do taboru samochodowego księgowane są w koszty, w momencie wydania ich do używania. Zapis taki należy uzupełnić o obowiązek dokonania korekty kosztów o wartość stanu nie później niż na dzień bilansowy, zgodnie z art.17 ust.2 pkt 4 ustawy o rachunkowości.
W zakresie stosowania ustawy o zamówieniach publicznych
W odniesieniu do objętych kontrolą zamówień publicznych stwierdzono następujące nieprawidłowości:
Przetarg nieograniczony na pełnienie obowiązków inspektora nadzoru inwestorskiego przy budowie, modernizacji i naprawie dróg w 2002 roku – zamówienie publiczne do 30.000 EURO:
- zmawiający nie sporządził zawiadomienia o wyborze oferty, w którym powinien wskazać termin i miejsce zawarcia umowy, stosownie do wymogu wynikającego z art. 50 ust. 4 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 z późn. zm.),
- zamawiający żądał w specyfikacji warunków zamówienia zaparafowania wszystkich stron oferty. Kontrolująca stwierdziła, że oferenci nie dotrzymali tego warunku, co powinno skutkować odrzuceniem ofert, na podstawie art.27a ust.1 pkt 1 ustawy o zamówieniach publicznych.
- umowy nie kontrasygnowała Skarbnik Gminy, co naruszało art. 46 ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym, zgodnie z którym jeżeli czynność prawna może spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata skarbnika gminy (głównego księgowego budżetu) lub osoby przez niego upoważnionej.
Przetarg nieograniczony na dostawę oleju opałowego do placówek oświatowych w sezonie grzewczym 2002 – 2003, o wartości do 30.000 EURO:
- jeden z oferentów złożył nieaktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, co powinno skutkować wykluczeniem oferenta na podstawie art.19 ust.1 pkt 7 ustawy
o zamówieniach publicznych. Przepisy § 1 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i administracji z dnia 24 czerwca 2002 roku w sprawie dokumentów, jakich zamawiający może żądać od dostawcy lub wykonawcy w celu potwierdzenia spełnienia warunków, uprawniających do udziału w postępowaniu o zamówienie publiczne (Dz. U. nr 91 poz. 817), wskazywały, że aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej powinny być wystawione nie wcześniej, niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. Wobec okoliczności, że w postępowaniu wpłynęły dwie oferty przetarg powinien zostać unieważniony na podstawie art.27b ust.1 pkt 1 ww. ustawy,
- zamawiający nie wysłał do oferenta, który wygrał przetarg, zaproszenia ze wskazaniem daty podpisania umowy, czym naruszył art. 50 ust. 4 ww. ustawy.
Przetarg nieograniczony na bankową obsługę budżetu gminy, 2002 rok, o wartości do 30.000 EURO:
Zamawiający nie unieważnił przetargu na podstawie art.27b ust.1 pkt 4 ustawy o zamówieniach publicznych, mimo, że dwóch oferentów uzyskało w postępowaniu jednakową liczbę punktów, co uniemożliwiało rozstrzygnięcie przetargu i zawarcie umowy.
Informując o powyższych nieprawidłowościach proszę Pana Wójta o podjęcie działań w celu wyeliminowania stwierdzonych nieprawidłowości oraz zapobieżeniu ich powstawania w przyszłości. W związku z powyższym RIO
w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Dokonać zmian w obowiązującym Regulaminie organizacyjnym, uwzględniając, w szczególności, zmiany w zakresie funkcjonowania organu wykonawczego samorządu gminnego, wprowadzone z dniem 27 października 2002 roku, na mocy ustawy z dnia 20 czerwca 2002 roku o bezpośrednim wyborze wójta, burmistrza i prezydenta miasta (Dz. U. nr 113 poz. 984 z późn. zm.).
2. Zapewnić przestrzeganie przez pracowników Urzędu Gminy postanowień instrukcji kancelaryjnej, wprowadzonej przepisami rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych.
3. Zapewnić podejmowanie kontroli wobec podległych jednostek organizacyjnych w zakresie wyznaczonym przez art.127 ustawy o finansach publicznych.
4. Zgodnie z zasadami księgowości i prowadzenia ksiąg rachunkowych salda końcowe kont księgowych ustalać prawidłowo, tzn. po stronie która wykazuje większe obroty.
5. Zapewnić otwieranie ksiąg rachunkowych na początek każdego następnego roku obrotowego oraz ich zamykanie na dzień kończący rok obrotowy, zgodnie z wymogami wynikającymi z art.12 ust.1 pkt 2 i ust.2 pkt 1 ustawy o rachunkowości.
6. Zapisów w księgach rachunkowych dokonywać w sposób trwały, bez pozostawiania miejsc pozwalających na późniejsze dopiski lub zmiany. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera należy stosować właściwe procedury i środki chroniące przed zniszczeniem, modyfikacją lub ukryciem zapisu, zgodnie z postanowieniami art. 23 ust.1 ustawy o rachunkowości. Stosownie do art.23 ust.5 ww. ustawy, zapisy w księgach rachunkowych powinny być dokonane w sposób zapewniający ich trwałość, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych.
7. Prowadzić wszystkie księgi rachunkowe wymagane przez art.13 ust.1 ustawy o rachunkowości, w szczególności zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych.
8. Zapewnić by dowody księgowe przeznaczone do ujęcia w księgach rachunkowych posiadały dekretację księgową, tzn. określenie po której stronie Wn lub Ma danego konta powinna być zaewidencjonowana operacja gospodarcza. Dekretacja powinna być opatrzona data i podpisem osoby odpowiedzialnej za dokonanie tej czynności, zgodnie z art.21 ust.1 pkt 6 ustawy o rachunkowości.
9. Limit pogotowia kasowego ewidencjonować Wn 101 – Ma 130.
10. Błędne zapisy w księgach poprawiać czytelnie, zgodnie z zasadami określonymi w art. 25 ust. 1 ustawy o rachunkowości.
11. Zapewnić powierzenie funkcji związanych z ewidencją czeków gotówkowych oraz ich pobieraniem i realizacją różnym osobom.
12. Decyzje w sprawie udzielenia ulg w zapłacie podatku (np. umorzenie zaległości podatkowej, odroczenie terminu zapłaty podatku) wydawać po dokładnym wyjaśnieniu stanu faktycznego sprawy, do czego zobowiązują organ podatkowy art.122 i art. 187 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa.
W wyniku przeprowadzonego postępowania podatkowego należy ustalić istnienie (lub nie) ustawowo określonych przesłanek warunkujących podjęcie danego rozstrzygnięcia (w odniesieniu do umorzenia zaległości podatkowej przesłanki stanowią ważny interes podatnika lub interes publiczny).
13. W przypadku udzielania ulgi inwestycyjnej w zakresie podatku rolnego zapewnić by w ramach przeprowadzonego postępowania podatkowego ustalone zostało czy poniesione wydatki miały związek z budową lub modernizacją budynków inwentarskich oraz obiektów służących ochronie środowiska (art.13 ust.1 pkt 1 ustawy o podatku rolnym).
14. W przypadku udzielania ulgi z tytułu nabycia gruntów na powiększenie gospodarstwa rolnego w zakresie podatku rolnego ustalać okoliczność związaną z istnieniem stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa między zbywcą a nabywcą gruntów. Zgodnie z art.12 ust.5 ustawy o podatku rolnym, w razie nabycia gruntów od indywidualnych właścicieli gospodarstw rolnych, nie stosuje się zwolnienia, jeżeli nabywca jest małżonkiem, krewnym w linii prostej lub jego małżonkiem, pasierbem, zięciem lub synową sprzedawcy gruntów.
15. Przestrzegać postanowień uchwały nr XXIII/142/1996 Rady Gminy z dnia 30 grudnia 1996 roku w sprawie trybu i warunków zwolnienia użytków rolnych, na których zaprzestano produkcji rolnej, w zakresie obowiązku kontroli odłogowanych użytków.
16. Sprawy podatkowe załatwiać w terminach określonych w art.139 ustawy Ordynacja podatkowa.
17. Podawać do publicznej wiadomości wykazy nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, zgodnie z wymogami wynikającymi z art.35 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
18. Przestrzegać terminu wpłaty wadium określonego w § 4 ust.2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 roku w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy.
19. Podjąć czynności w celu wyegzekwowania zaległych opłat z tytułu użytkowania wieczystego gruntów.
20. Zapewnić przeszkolenie członków Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, zgodnie z wymogiem wynikającym z art. 4 ust.4 ustawy o wychowaniu i przeciwdziałaniu alkoholizmowi.
21. Przestrzegać art. 182 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi, zgodnie z którym dochody z opłat za wydanie (korzystanie) z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych powinny zostać wykorzystane na realizację gminnych programów profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych i nie mogą być przeznaczane na inne cele.
22. W przypadku braku wniesienia przez przedsiębiorcę opłaty za korzystanie z zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych, w terminach określonych w art.111 ust.7 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi, stwierdzać wygaśnięcie zezwolenia.
23. Zapewnić terminowe rozliczanie kosztów podróży służbowych.
24. Zaniechać dokonywania zwrotu kosztów podróży na rzecz lekarza dojeżdżającego do Ośrodka Zdrowia w Masłowicach.
25. W sytuacji nie złożenia przez radnych Gminy oświadczeń o stanie majątkowym, w terminach wymaganych przez 24h ust. 4 ustawy o samorządzie gminnym, przestrzegać postanowień art.24k ust.1 pkt 1 ustawy o samorządzie gminnym, zgodnie z którym nie złożenie przez radnego wskazanego oświadczenia powoduje utratę diety do czasu jego złożenia.
26. Na koniec roku obrachunkowego przeprowadzać spis z natury paliw kupowanych na potrzeby jednostki (benzyna, olej opałowy, olej napędowy). Wartość paliw wydanych do użytku, które nie zostały zużyte i pozostały na stanie, winna pomniejszyć koszty, co podlega ewidencji na koncie 310 Wn materiały w księgach rachunkowych (po uprzednim rozliczeniu paliwa).
27. Przestrzegać przepisów ustawy o zamówieniach publicznych określających przesłanki wykluczenia oferenta z postępowania (art.19 ust.1 ustawy) i przesłanki odrzucenia oferty (art.27a ust.1 ustawy).
28. W zawiadomieniu o wyborze oferty wskazywać miejsce i termin podpisania umowy o udzielenie zamówienia publicznego, zgodnie z art.50 ust.4 ustawy o zamówieniach publicznych.
29. Zapewnić kontrasygnowanie przez Skarbnika Gminy lub osobę przez niego upoważnioną czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, zgodnie z art.46 ust.3 ustawy o samorządzie gminnym.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych proszę Pana Wójta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że stosownie do art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby.
Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
- Przewodniczący Rady Gminy w Masłowicach
- Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy w Masłowicach
- aa
Wystąpienie pokontrolne podpisała Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi dr Jadwiga Chwiałkowska. Projekt wystąpienia sprawdził Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.