Wystąpienie pokontrolne - Gmina Burzenin z dnia 6 stycznia 2004r.
XMLTreść
Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową
w Łodzi Gminie Burzenin po zakończeniu kompleksowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych, udostępniane na podstawie art.6 ust.1 pkt 4 lit "a" tiret drugi ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej.
Pani
Barbara Darul
Wójt Gminy Burzenin
WK – 0915/1/2004
Działając na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz. 577 z późn. zm.) informuję, że kompleksowa kontrola gospodarki finansowej i zamówień publicznych przeprowadzona w Gminie Burzenin wykazała następujące nieprawidłowości:
W zakresie spraw organizacyjnych
1. Przedłożone do kontroli procedury wewnętrznej kontroli finansowej nie zostały wprowadzone w życie w sposób formalny. Brak było, w szczególności, uchwały Zarządu Gminy (zarządzenia Wójta Gminy) wprowadzającej w jednostce obowiązek stosowania przedmiotowych procedur.
2. Organ wykonawczy nie podejmował kontroli wobec podległych jednostek organizacyjnych w zakresie wyznaczonym przez art.127 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148 z późn. zm.). 3. Stwierdzono naruszenia przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gminy i związków międzygminnych (Dz. U. nr 112, poz. 1319). Przykładowo, stwierdzono przypadki braku pieczątek wpływu na dokumentach otrzymanych przez Urząd Gminy w Burzeninie.
W zakresie kredytów i pożyczek
1. Umowa kredytu z dnia 26 kwietnia 2001 roku zawarta z Powszechną Kasą Oszczędności BP S.A. Oddział w Sieradzu nie została kontrasygnowana przez Skarbnika Gminy, co stanowiło naruszenie art.46 ust.3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz. 577 z późn. zm.), zgodnie z którym jeżeli czynność prawna może spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata skarbnika gminy lub osoby przez niego upoważnionej.
2. Ewidencja zaciąganych kredytów prowadzona była na koncie syntetycznym i analitycznym organu 224 – Rozrachunki budżetu, co było niezgodne z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153, poz. 1753). Ewidencja kredytów powinna być prowadzona na koncie 134 – Kredyty bankowe.
3. Ewidencja pożyczek prowadzona była na koncie syntetycznym i analitycznym organu 224 – Rozrachunki budżetu, co było niezgodne z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. Ewidencja pożyczek powinna być prowadzona na koncie 260 - - Zobowiązania finansowe.
W zakresie ewidencji księgowej i sprawozdawczości
1. W dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady rachunkowości brak było postanowień dotyczących prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera. Zgodnie z art.10 ust.1 pkt 3 lit. „b” i lit. „c” ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz. 694 z późn. zm.) dokumentacja opisująca przyjęte zasady rachunkowości powinna zawierać, między innymi, wykaz ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych, a także opis systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - opis systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji.
2. Stwierdzono naruszenie art.71 ust.2 ustawy o rachunkowości, w związku z niedostateczną ochroną danych przetwarzanych w systemie informatycznym. Zgodnie z powołanym przepisem przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera ochrona danych powinna polegać na stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych, na doborze stosownych środków ochrony zewnętrznej, na systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na nośnikach komputerowych, pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych, oraz na zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości, poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem. 3. Stwierdzono nierzetelne wykazanie danych w sprawozdaniu RB-27S – z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego za 2002 rok w zakresie danych dotyczących skutków udzielonych ulg, umorzeń, zwolnień podatkowych w podatku od nieruchomości. Wykazano kwotę 5.126 zł w odniesieniu do podatku od nieruchomości od osób prawnych, prawidłowo powinna być wykazana kwota 5.394 zł w odniesieniu do podatku od nieruchomości od osób fizycznych.
W zakresie gospodarki kasowej
1. Stwierdzono niedostateczne zabezpieczenie druków ścisłego zarachowania, które przechowywane były w szafie meblowej z oryginalnym zamkiem (meblowym).
2. Pomieszczenie kasowe nie posiadało zabezpieczenia drzwi.
3. W związku z kontrolą wydatków związanych z eksploatacją samochodu służbowego marki „Polonez” stwierdzono brak prowadzenia stosownej ewidencji (np. karty pojazdu), w której bieżąco ujmowane byłyby dane o stanie licznika, stanie paliwa, zakupie paliwa, odbytych podróżach, zużyciu paliwa itp. Powyższe uniemożliwia, w szczególności, kontrolę nad zużyciem paliwa przez wskazany samochód.
W zakresie realizacji dochodów budżetowych
1. Stwierdzono przypadki nieterminowego składania deklaracji podatkowych przez osoby prawne. Terminy składania deklaracji podatkowych aktualnie określają: art. 6a ust.8 pkt 1 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity z 1993 r., Dz. U nr 94, poz. 431 z późn. zm.), art. 6 ust.9 pkt 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U nr 9, poz. 84 z późn. zm.) oraz art.6 ust.5 pkt.1 ustawy z dnia 30 października 2002 roku o podatku leśnym (Dz. U. nr 200, poz. 1682). Do 31 grudnia 2002 roku termin składania deklaracji przez podatników podatku leśnego wynikał z art. 66 ust.8 ustawy z dnia 28 września 1991 roku o lasach (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 56, poz.679 z późn. zm.). Zgodnie z powołanymi unormowaniami deklaracje podatkowe, zarówno w zakresie podatku rolnego, podatku leśnego, jak i podatku od nieruchomości, winny być złożone do dnia 15 stycznia każdego roku podatkowego, bądź w terminie 14 dni od dnia zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie obowiązku podatkowego.
2. Stwierdzono przypadki zaniechania egzekwowania odsetek za zwłokę z tytułu nieterminowych płatności należności podatkowych.
3. Stwierdzono, że organ podatkowy nie dysponował wykazem nieruchomości dla podatnika – osoby fizycznej, w stosunku do którego dokonano wymiaru podatku w wysokości 8.856 zł (podatnik R002525).
4. W jednym przypadku wydano decyzję ustalającą wysokość zobowiązania podatkowego na 2002 rok niezgodnie z danymi zawartymi w złożonym przez podatnika wykazie nieruchomości. W związku z powyższym należy wskazać, że zgodnie z art.21 § 5 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (Dz. U. nr 137, poz. 926 z późn. zm.), jeżeli przepisy prawa podatkowego nakładają na podatnika obowiązek złożenia deklaracji, wysokość zobowiązania podatkowego, ustalanego w drodze decyzji, ustala się zgodnie z danymi zawartymi w deklaracji, chyba że przepisy szczególne przewidują inny sposób ustalenia wysokości zobowiązania podatkowego albo w toku postępowania podatkowego stwierdzono, że dane zawarte w deklaracji, mogące mieć wpływ na wysokość zobowiązania podatkowego, są niezgodne ze stanem faktycznym. Z powyższego wynika, że odmienne, niż w złożonym wykazie, przyjęcie danych dotyczących przedmiotu opodatkowania mogłoby nastąpić wyłącznie po przeprowadzeniu postępowania podatkowego.
5. Składane przez podatników deklaracje podatkowe w zakresie podatku od środków transportowych w 2002 roku nie były weryfikowane przez merytorycznie właściwego pracownika. Kontrolujący ustalił, że w wielu wypadkach w deklaracjach brak było danych pozwalających na ustalenie prawidłowej stawki dla opodatkowanego środka transportu.
6. Stwierdzono w szeregu przypadkach nieterminowe podejmowanie czynności zmierzających do wyegzekwowania zaległości podatkowych, a w kilku przypadkach zaniechanie podjęcia takich czynności, co stanowiło naruszenie przepisów zawartych w: rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 maja 1999 roku w sprawie sposobu postępowania wierzycieli należności pieniężnych przy podejmowaniu czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych (Dz. U. nr 50, poz. 510 - stan prawny do dnia 3 sierpnia 2001 roku); rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 4 lipca 2001 roku w sprawie sposobu postępowania wierzycieli należności pieniężnych przy podejmowaniu czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych (Dz. U. nr 74 poz. 790 - stan prawny od dnia 4 sierpnia do dnia 29 listopada 2001 roku) oraz w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137 poz. 1541 - stan prawny obowiązujący od dnia 30 listopada 2001 roku). Unormowania zawarte w powołanych rozporządzeniach zobowiązywały wierzyciela do systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązania pieniężnego. W przypadku, gdy należność nie została zapłacona w terminie określonym w decyzji, albo wynikającym z przepisów prawa – wierzyciel winien wysłać do zobowiązanego upomnienie, z zagrożeniem wszczęcia egzekucji po upływie 7 dni od dnia doręczenia upomnienia. Po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu wierzyciel winien niezwłocznie wystawić tytuł wykonawczy i przesłać do Naczelnika Urzędu Skarbowego.
W zakresie wydatków budżetowych
1. Ze środków przeznaczonych na ochronę przeciwpożarową wydatkowano kwotę 884,03 zł za przewóz osób będących uczestnikami wycieczki do Niepokalanowa, co stanowiło naruszenie art.32 ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 roku o ochronie przeciwpożarowej (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 147, poz. 1229 z późn. zm.).
2. Stwierdzono niedostateczne udokumentowanie, w odniesieniu do jednego z pracowników, okresu pracy w gospodarstwie rolnym rodziców, zaliczonego do pracowniczego stażu pracy, od którego zależy uzyskanie określonych uprawnień lub świadczeń (w danym wypadku wypłata nagrody jubileuszowej).
W zakresie udzielania zamówień publicznych
W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego na wykonanie adaptacji budynku przedszkola na Gimnazjum w Burzeninie, w 2001 roku, stwierdzono, że w specyfikacji istotnych warunków zamówienia zamawiający nie zamieścił informacji w zakresie kryteriów i sposobu oceny spełnienia przez wykonawców wymaganych od nich warunków oraz nie opisał innych niż cena kryteriów oceny ofert, co było wymagane przez art.35 ust.1 pkt 2 i pkt 6 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 z późn. zm.). W zawiadomieniu o wyborze oferty zamawiający nie wskazał terminu zawarcia umowy, co stanowiło naruszenie art.51 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych. Ponadto stwierdzono, że płatności za realizację przedmiotowej inwestycji dokonano z naruszeniem obowiązujących w tym zakresie postanowień umowy.
W zakresie ewidencji majątku
W związku z kontrolą prawidłowości dokonywania odpisów umorzeniowych stwierdzono, że środki trwałe nie zostały zakwalifikowane do poszczególnych grup, podgrup i rodzajów obiektów. Przykładowo, dla oczyszczalni ścieków stosowana jest jedna stawka amortyzacyjna, mimo, że w skład oczyszczalni wchodzi szereg obiektów, urządzeń i instalacji, należących do różnych grup, podgrup i rodzajów środków trwałych, do których stosuje się zróżnicowane stawki umorzeniowe. Stwierdzono także przypadki stosowania niewłaściwych stawek umorzeniowych.
Informując o powyższych nieprawidłowościach stwierdzonych w toku kontroli proszę Panią Wójt o podjęcie działań mających na celu ich usunięcie i zapobieżenie występowaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Uzupełnić dokumentację opisującą przyjęte przez jednostkę zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera, zgodnie z wymogami wynikającymi z art. 10 ust.1 pkt 3 lit. „b” i lit. „c” ustawy o rachunkowości.
2. Ustalić procedury wewnętrznej kontroli finansowej zarządzeniem Wójta Gminy. Zapewnić przestrzeganie obowiązujących w jednostce procedur.
3. Zapewnić podejmowanie kontroli wobec podległych jednostek organizacyjnych w zakresie wyznaczonym przez art.127 ustawy o finansach publicznych.
4. Zapewnić przestrzeganie przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie
instrukcji kancelaryjnej dla organów gminy i związków międzygminnych.
5. Zapewnić kontrasygnowanie czynności prawnych mogących spowodować zaciągnięcie zobowiązań pieniężnych przez Skarbnika Gminy lub osobę przez niego upoważnioną, stosownie do art.46 ust.3 ustawy o samorządzie gminnym.
6. Ewidencję kredytów i pożyczek prowadzić zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (kredyty – konto 134, pożyczki – konto 260).
7. W zakresie ochrony danych przetwarzanych w systemie informatycznym, przestrzegać postanowień art.71 ust.2 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera ochrona danych powinna polegać na stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych, na doborze stosownych środków ochrony zewnętrznej, na systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na nośnikach komputerowych, pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych, oraz na zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości, poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem.
8. Zapewnić rzetelne sporządzenie sprawozdań budżetowych, w szczególności - w zakresie danych dotyczących skutków udzielonych przez gminę ulg, umorzeń, zwolnień podatkowych.
9. Dokonać należytego zabezpieczenia druków ścisłego zarachowania oraz pomieszczenia kasy.
10. Zapewnić bieżącą ewidencję pracy pojazdu służbowego (np. poprzez prowadzenie kart pojazdu), w szczególności zapewniającą kontrolę zużycia paliwa.
11. Egzekwować terminowe składanie deklaracji podatkowych przez osoby prawne.
12. Zapewnić weryfikację składanych przez podatników deklaracji podatkowych, w tym także w zakresie podatku od środków transportowych.
13. Egzekwować odsetki z tytułu nieterminowego uiszczania przez podatników należności podatkowych.
14. Bieżąco i terminowo podejmować czynności zmierzające do wyegzekwowania zaległości podatkowych – w szczególności w oparciu o przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1996 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 110, poz. 968) oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
15. Przestrzegać prawnie dopuszczalnych granic finansowania jednostek ochotniczych straży pożarnych, określonych przez art.28 i art.32 ustawy o ochronie przeciwpożarowej.
16. Zaprowadzić ewidencje amortyzowanych składników majątkowych zgodnie z ustawą z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 54, poz. 654 z późn. zm.) oraz zgodnie z przepisami rozporządzenia rady6 Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 roku w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (Dz. U. nr 112, poz. 1317 z późn. zm.).
17. Sporządzać specyfikację istotnych warunków zamówienia zgodnie z wymogami wynikającymi z art.35 ustawy o zamówieniach publicznych, w szczególności - określać kryteria i sposoby dokonywania oceny spełniania wymaganych od oferentów warunków oraz pisywać inne niż cena kryteria oceny ofert.
18. W zakresie płatności za wykonywane roboty przestrzegać postanowień zawartych w tym zakresie umów.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Wójta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że stosownie do art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby.
Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
Przewodniczący
Rady Gminy w Burzeninie
Przewodniczący
Komisji Rewizyjnej Rady Gminy w Burzeninie
Wystąpienie pokontrolne podpisała Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi dr Jadwiga Chwiałkowska. Projekt wystąpienia sprawdził Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
w Łodzi Gminie Burzenin po zakończeniu kompleksowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych, udostępniane na podstawie art.6 ust.1 pkt 4 lit "a" tiret drugi ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej.
Łódź, dnia 6 stycznia 2004 r.
Pani
Barbara Darul
Wójt Gminy Burzenin
WK – 0915/1/2004
Działając na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz. 577 z późn. zm.) informuję, że kompleksowa kontrola gospodarki finansowej i zamówień publicznych przeprowadzona w Gminie Burzenin wykazała następujące nieprawidłowości:
W zakresie spraw organizacyjnych
1. Przedłożone do kontroli procedury wewnętrznej kontroli finansowej nie zostały wprowadzone w życie w sposób formalny. Brak było, w szczególności, uchwały Zarządu Gminy (zarządzenia Wójta Gminy) wprowadzającej w jednostce obowiązek stosowania przedmiotowych procedur.
2. Organ wykonawczy nie podejmował kontroli wobec podległych jednostek organizacyjnych w zakresie wyznaczonym przez art.127 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148 z późn. zm.). 3. Stwierdzono naruszenia przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gminy i związków międzygminnych (Dz. U. nr 112, poz. 1319). Przykładowo, stwierdzono przypadki braku pieczątek wpływu na dokumentach otrzymanych przez Urząd Gminy w Burzeninie.
W zakresie kredytów i pożyczek
1. Umowa kredytu z dnia 26 kwietnia 2001 roku zawarta z Powszechną Kasą Oszczędności BP S.A. Oddział w Sieradzu nie została kontrasygnowana przez Skarbnika Gminy, co stanowiło naruszenie art.46 ust.3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz. 577 z późn. zm.), zgodnie z którym jeżeli czynność prawna może spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata skarbnika gminy lub osoby przez niego upoważnionej.
2. Ewidencja zaciąganych kredytów prowadzona była na koncie syntetycznym i analitycznym organu 224 – Rozrachunki budżetu, co było niezgodne z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153, poz. 1753). Ewidencja kredytów powinna być prowadzona na koncie 134 – Kredyty bankowe.
3. Ewidencja pożyczek prowadzona była na koncie syntetycznym i analitycznym organu 224 – Rozrachunki budżetu, co było niezgodne z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. Ewidencja pożyczek powinna być prowadzona na koncie 260 - - Zobowiązania finansowe.
W zakresie ewidencji księgowej i sprawozdawczości
1. W dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady rachunkowości brak było postanowień dotyczących prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera. Zgodnie z art.10 ust.1 pkt 3 lit. „b” i lit. „c” ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz. 694 z późn. zm.) dokumentacja opisująca przyjęte zasady rachunkowości powinna zawierać, między innymi, wykaz ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych, a także opis systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - opis systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji.
2. Stwierdzono naruszenie art.71 ust.2 ustawy o rachunkowości, w związku z niedostateczną ochroną danych przetwarzanych w systemie informatycznym. Zgodnie z powołanym przepisem przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera ochrona danych powinna polegać na stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych, na doborze stosownych środków ochrony zewnętrznej, na systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na nośnikach komputerowych, pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych, oraz na zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości, poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem. 3. Stwierdzono nierzetelne wykazanie danych w sprawozdaniu RB-27S – z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego za 2002 rok w zakresie danych dotyczących skutków udzielonych ulg, umorzeń, zwolnień podatkowych w podatku od nieruchomości. Wykazano kwotę 5.126 zł w odniesieniu do podatku od nieruchomości od osób prawnych, prawidłowo powinna być wykazana kwota 5.394 zł w odniesieniu do podatku od nieruchomości od osób fizycznych.
W zakresie gospodarki kasowej
1. Stwierdzono niedostateczne zabezpieczenie druków ścisłego zarachowania, które przechowywane były w szafie meblowej z oryginalnym zamkiem (meblowym).
2. Pomieszczenie kasowe nie posiadało zabezpieczenia drzwi.
3. W związku z kontrolą wydatków związanych z eksploatacją samochodu służbowego marki „Polonez” stwierdzono brak prowadzenia stosownej ewidencji (np. karty pojazdu), w której bieżąco ujmowane byłyby dane o stanie licznika, stanie paliwa, zakupie paliwa, odbytych podróżach, zużyciu paliwa itp. Powyższe uniemożliwia, w szczególności, kontrolę nad zużyciem paliwa przez wskazany samochód.
W zakresie realizacji dochodów budżetowych
1. Stwierdzono przypadki nieterminowego składania deklaracji podatkowych przez osoby prawne. Terminy składania deklaracji podatkowych aktualnie określają: art. 6a ust.8 pkt 1 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity z 1993 r., Dz. U nr 94, poz. 431 z późn. zm.), art. 6 ust.9 pkt 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U nr 9, poz. 84 z późn. zm.) oraz art.6 ust.5 pkt.1 ustawy z dnia 30 października 2002 roku o podatku leśnym (Dz. U. nr 200, poz. 1682). Do 31 grudnia 2002 roku termin składania deklaracji przez podatników podatku leśnego wynikał z art. 66 ust.8 ustawy z dnia 28 września 1991 roku o lasach (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 56, poz.679 z późn. zm.). Zgodnie z powołanymi unormowaniami deklaracje podatkowe, zarówno w zakresie podatku rolnego, podatku leśnego, jak i podatku od nieruchomości, winny być złożone do dnia 15 stycznia każdego roku podatkowego, bądź w terminie 14 dni od dnia zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie obowiązku podatkowego.
2. Stwierdzono przypadki zaniechania egzekwowania odsetek za zwłokę z tytułu nieterminowych płatności należności podatkowych.
3. Stwierdzono, że organ podatkowy nie dysponował wykazem nieruchomości dla podatnika – osoby fizycznej, w stosunku do którego dokonano wymiaru podatku w wysokości 8.856 zł (podatnik R002525).
4. W jednym przypadku wydano decyzję ustalającą wysokość zobowiązania podatkowego na 2002 rok niezgodnie z danymi zawartymi w złożonym przez podatnika wykazie nieruchomości. W związku z powyższym należy wskazać, że zgodnie z art.21 § 5 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (Dz. U. nr 137, poz. 926 z późn. zm.), jeżeli przepisy prawa podatkowego nakładają na podatnika obowiązek złożenia deklaracji, wysokość zobowiązania podatkowego, ustalanego w drodze decyzji, ustala się zgodnie z danymi zawartymi w deklaracji, chyba że przepisy szczególne przewidują inny sposób ustalenia wysokości zobowiązania podatkowego albo w toku postępowania podatkowego stwierdzono, że dane zawarte w deklaracji, mogące mieć wpływ na wysokość zobowiązania podatkowego, są niezgodne ze stanem faktycznym. Z powyższego wynika, że odmienne, niż w złożonym wykazie, przyjęcie danych dotyczących przedmiotu opodatkowania mogłoby nastąpić wyłącznie po przeprowadzeniu postępowania podatkowego.
5. Składane przez podatników deklaracje podatkowe w zakresie podatku od środków transportowych w 2002 roku nie były weryfikowane przez merytorycznie właściwego pracownika. Kontrolujący ustalił, że w wielu wypadkach w deklaracjach brak było danych pozwalających na ustalenie prawidłowej stawki dla opodatkowanego środka transportu.
6. Stwierdzono w szeregu przypadkach nieterminowe podejmowanie czynności zmierzających do wyegzekwowania zaległości podatkowych, a w kilku przypadkach zaniechanie podjęcia takich czynności, co stanowiło naruszenie przepisów zawartych w: rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 maja 1999 roku w sprawie sposobu postępowania wierzycieli należności pieniężnych przy podejmowaniu czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych (Dz. U. nr 50, poz. 510 - stan prawny do dnia 3 sierpnia 2001 roku); rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 4 lipca 2001 roku w sprawie sposobu postępowania wierzycieli należności pieniężnych przy podejmowaniu czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych (Dz. U. nr 74 poz. 790 - stan prawny od dnia 4 sierpnia do dnia 29 listopada 2001 roku) oraz w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137 poz. 1541 - stan prawny obowiązujący od dnia 30 listopada 2001 roku). Unormowania zawarte w powołanych rozporządzeniach zobowiązywały wierzyciela do systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązania pieniężnego. W przypadku, gdy należność nie została zapłacona w terminie określonym w decyzji, albo wynikającym z przepisów prawa – wierzyciel winien wysłać do zobowiązanego upomnienie, z zagrożeniem wszczęcia egzekucji po upływie 7 dni od dnia doręczenia upomnienia. Po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu wierzyciel winien niezwłocznie wystawić tytuł wykonawczy i przesłać do Naczelnika Urzędu Skarbowego.
W zakresie wydatków budżetowych
1. Ze środków przeznaczonych na ochronę przeciwpożarową wydatkowano kwotę 884,03 zł za przewóz osób będących uczestnikami wycieczki do Niepokalanowa, co stanowiło naruszenie art.32 ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 roku o ochronie przeciwpożarowej (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 147, poz. 1229 z późn. zm.).
2. Stwierdzono niedostateczne udokumentowanie, w odniesieniu do jednego z pracowników, okresu pracy w gospodarstwie rolnym rodziców, zaliczonego do pracowniczego stażu pracy, od którego zależy uzyskanie określonych uprawnień lub świadczeń (w danym wypadku wypłata nagrody jubileuszowej).
W zakresie udzielania zamówień publicznych
W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego na wykonanie adaptacji budynku przedszkola na Gimnazjum w Burzeninie, w 2001 roku, stwierdzono, że w specyfikacji istotnych warunków zamówienia zamawiający nie zamieścił informacji w zakresie kryteriów i sposobu oceny spełnienia przez wykonawców wymaganych od nich warunków oraz nie opisał innych niż cena kryteriów oceny ofert, co było wymagane przez art.35 ust.1 pkt 2 i pkt 6 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 z późn. zm.). W zawiadomieniu o wyborze oferty zamawiający nie wskazał terminu zawarcia umowy, co stanowiło naruszenie art.51 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych. Ponadto stwierdzono, że płatności za realizację przedmiotowej inwestycji dokonano z naruszeniem obowiązujących w tym zakresie postanowień umowy.
W zakresie ewidencji majątku
W związku z kontrolą prawidłowości dokonywania odpisów umorzeniowych stwierdzono, że środki trwałe nie zostały zakwalifikowane do poszczególnych grup, podgrup i rodzajów obiektów. Przykładowo, dla oczyszczalni ścieków stosowana jest jedna stawka amortyzacyjna, mimo, że w skład oczyszczalni wchodzi szereg obiektów, urządzeń i instalacji, należących do różnych grup, podgrup i rodzajów środków trwałych, do których stosuje się zróżnicowane stawki umorzeniowe. Stwierdzono także przypadki stosowania niewłaściwych stawek umorzeniowych.
Informując o powyższych nieprawidłowościach stwierdzonych w toku kontroli proszę Panią Wójt o podjęcie działań mających na celu ich usunięcie i zapobieżenie występowaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Uzupełnić dokumentację opisującą przyjęte przez jednostkę zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera, zgodnie z wymogami wynikającymi z art. 10 ust.1 pkt 3 lit. „b” i lit. „c” ustawy o rachunkowości.
2. Ustalić procedury wewnętrznej kontroli finansowej zarządzeniem Wójta Gminy. Zapewnić przestrzeganie obowiązujących w jednostce procedur.
3. Zapewnić podejmowanie kontroli wobec podległych jednostek organizacyjnych w zakresie wyznaczonym przez art.127 ustawy o finansach publicznych.
4. Zapewnić przestrzeganie przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie
instrukcji kancelaryjnej dla organów gminy i związków międzygminnych.
5. Zapewnić kontrasygnowanie czynności prawnych mogących spowodować zaciągnięcie zobowiązań pieniężnych przez Skarbnika Gminy lub osobę przez niego upoważnioną, stosownie do art.46 ust.3 ustawy o samorządzie gminnym.
6. Ewidencję kredytów i pożyczek prowadzić zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (kredyty – konto 134, pożyczki – konto 260).
7. W zakresie ochrony danych przetwarzanych w systemie informatycznym, przestrzegać postanowień art.71 ust.2 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera ochrona danych powinna polegać na stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych, na doborze stosownych środków ochrony zewnętrznej, na systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na nośnikach komputerowych, pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych, oraz na zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości, poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem.
8. Zapewnić rzetelne sporządzenie sprawozdań budżetowych, w szczególności - w zakresie danych dotyczących skutków udzielonych przez gminę ulg, umorzeń, zwolnień podatkowych.
9. Dokonać należytego zabezpieczenia druków ścisłego zarachowania oraz pomieszczenia kasy.
10. Zapewnić bieżącą ewidencję pracy pojazdu służbowego (np. poprzez prowadzenie kart pojazdu), w szczególności zapewniającą kontrolę zużycia paliwa.
11. Egzekwować terminowe składanie deklaracji podatkowych przez osoby prawne.
12. Zapewnić weryfikację składanych przez podatników deklaracji podatkowych, w tym także w zakresie podatku od środków transportowych.
13. Egzekwować odsetki z tytułu nieterminowego uiszczania przez podatników należności podatkowych.
14. Bieżąco i terminowo podejmować czynności zmierzające do wyegzekwowania zaległości podatkowych – w szczególności w oparciu o przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1996 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 110, poz. 968) oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
15. Przestrzegać prawnie dopuszczalnych granic finansowania jednostek ochotniczych straży pożarnych, określonych przez art.28 i art.32 ustawy o ochronie przeciwpożarowej.
16. Zaprowadzić ewidencje amortyzowanych składników majątkowych zgodnie z ustawą z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 54, poz. 654 z późn. zm.) oraz zgodnie z przepisami rozporządzenia rady6 Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 roku w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (Dz. U. nr 112, poz. 1317 z późn. zm.).
17. Sporządzać specyfikację istotnych warunków zamówienia zgodnie z wymogami wynikającymi z art.35 ustawy o zamówieniach publicznych, w szczególności - określać kryteria i sposoby dokonywania oceny spełniania wymaganych od oferentów warunków oraz pisywać inne niż cena kryteria oceny ofert.
18. W zakresie płatności za wykonywane roboty przestrzegać postanowień zawartych w tym zakresie umów.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Wójta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że stosownie do art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby.
Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
Przewodniczący
Rady Gminy w Burzeninie
Przewodniczący
Komisji Rewizyjnej Rady Gminy w Burzeninie
Wystąpienie pokontrolne podpisała Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi dr Jadwiga Chwiałkowska. Projekt wystąpienia sprawdził Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.