Gm. Błaszki - Kontrola kompleksowa przeprowadzona przez RIO w Łodzi, zakończona w 2005 roku
XMLTreść
Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi do Burmistrza Gminy i Miasta Błaszki, po zakończeniu kompleksowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych. Udostępniane na podstawie art.6 ust.1 pkt 4 lit "a" tiret drugi ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej.
Pan
KRZYSZTOF STĘPIŃSKI
Burmistrz Gminy i Miasta Błaszki
WK - 602/63/2005
Na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 roku, Dz. U. nr 55 poz. 577 ze zm.) informuję pana Burmistrza, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminie i Mieście Błaszki, Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości i uchybienia wynikały, przede wszystkim, z nieznajomości przepisów prawa, ich wadliwej interpretacji oraz niedostatecznego nadzoru ze strony kierownictwa. Wykazane uchybienia i nieprawidłowości dotyczyły, w szczególności:1. W latach 2003 - 2004 Burmistrz Gminy i Miasta Błaszki nie dokonywał kontroli przestrzegania przez podległe i nadzorowane jednostki sektora finansów publicznych realizacji przyjętych procedur kontroli finansowej. Powyższy obowiązek wynikał z art. 127 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148 ze zm.), zgodnie z którym kontrola realizacji ww. procedur winna obejmować w każdym roku co najmniej 5% wydatków podległych jednostek organizacyjnych. Odpowiedzialność za powyższe uchybienie ponosi Burmistrz Gminy i Miasta.
2. W instrukcji obiegu dokumentów księgowych, w zakresie dotyczącym gospodarki kasowej, ustalono, że w kontrolowanej jednostce sporządzanych jest 7 rodzajów raportów kasowych. Faktycznie, w związku z tym, że kasa działa w ramach programu komputerowego budżet, sporządzane są trzy rodzaje raportów: raport kasowy „budżet”, raport kasowy znaków skarbowych, raport kasowy zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Kontrolujące stwierdziły, zatem, że stosowana instrukcja obiegu dokumentów księgowych w części dotyczącej rodzajów sporządzanych raportów jest nieadekwatna do stanu faktycznego.
3. Kontrolujące ustaliły, że w kontrolowanej jednostce udzielona została w sierpniu 2004 roku zaliczka na rzecz przedstawiciela Klubu Sportowego "Piast", nie będącego pracownikiem Urzędu Gminy i Miasta. Stanowiło to naruszenie § 17 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 grudnia 2000 roku w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych oraz szczegółowych zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu przez zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze jednostek budżetowych (Dz. U. nr 122, poz. 1333). Zgodnie z powołanym przepisem - zaliczki na wydatki do rozliczenia mogły być udzielane pracownikom na koszty podróży i przeniesień służbowych oraz na pokrycie drobnych wydatków; jednostkom organizacyjnym oraz osobom fizycznym wykonującym zadania finansowane z sum na zlecenie lub z akredytyw budżetowych - na koszty wykonywanych zadań; w innych wypadkach określonych w odrębnych przepisach.
4. Ponadto, stwierdzono, że niektóre z wydatków poniesionych w ramach ww. zaliczki nie były związane z realizacją zadań publicznych jednostki samorządu terytorialnego (opłaty za rejestrację i wyrejestrowanie zawodników w Okręgowym Związku Piłki Nożnej).
5. Stwierdzono przypadek nieprawidłowego obliczenia i wypłacenia prowizji inkasentowi w sołectwie Kołdów za pobór łącznego zobowiązania pieniężnego w 2004 roku. Należna kwota prowizji za II ratę łącznego zobowiązania pieniężnego wynosiła 210,30 zł, tymczasem wypłacono kwotę 260,30 zł. Różnica stanowiła 50 zł.
6. W zakresie udzielania zwolnień w podatku rolnym z tytułu nabycia gruntów na powiększenie lub utworzenie gospodarstwa rolnego kontrolujące ustaliły, że we wszystkich decyzjach objętych kontrolą, zwolnienia stosowano od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawarto umowę nabycia gruntów, niezależnie od daty złożenia wniosku przez podatnika. W związku z powyższym należy wskazać, że zgodnie z art. 13d ust. 3 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity z 1993 r., Dz. U. nr 94, poz. 431 ze zm.) - obowiązującym od dnia 1 stycznia 2003 roku - zwolnienia i ulgi udzielane na wniosek podatnika stosuje się od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu w którym złożono wniosek. Powyższe oznacza, że pięcioletni okres, który obejmuje zwolnienie nie uległ zmianie, ale już czasookres stosowania zwolnienia zależy wyłącznie od podatnika, tzn. od tego, w jakim terminie złoży on wniosek. Okres stosowania zwolnienia może być, zatem krótszy niż 5 lat, o ile podatnik nie złoży wniosku bezzwłocznie po nabyciu gruntów, a taka sytuacja została stwierdzona we wszystkich przypadkach objętych kontrolą. Kontrolowana jednostka w trakcie kontroli RIO w Łodzi wystosowała do podatników, wobec których zastosowano zwolnienie, pisma, dotyczące składania wniosków o zmianę decyzji w zakresie terminu zastosowania zwolnienia. Odpowiedzialność za powyższe ponosi Burmistrz Gminy i Miasta działający w charakterze organu podatkowego.
7. Kontrolujące ustaliły, że do maja 2004 roku w urządzeniach księgowych po stronie dochodów ujmowano wpływy z tytułu opłaty targowej, pomniejszone o wynagrodzenia z tytułu inkasa, zaniżając tym samym kwotę dochodów i nie ujmując po stronie wydatków wypłaconej prowizji.
8. Kontrolujące stwierdziły, że w zakresie windykacji zaległości podatkowych kontrolowana jednostka - w większości objętych kontrolą przypadków - podjęła czynności zmierzające do wyegzekwowania tych zaległości z opóźnieniem, czym naruszała przepisy zawarte w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137 poz. 1541). Unormowania zawarte w powołanym rozporządzeniu zobowiązują wierzyciela do systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązania pieniężnego. W przypadku, gdy należność nie została zapłacona w terminie określonym w decyzji, albo wynikającym z przepisów prawa – wierzyciel winien wysłać do zobowiązanego upomnienie, z zagrożeniem wszczęcia egzekucji po upływie 7 dni od dnia doręczenia upomnienia. Po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu wierzyciel winien niezwłocznie wystawić tytuł wykonawczy i przesłać do Naczelnika Urzędu Skarbowego. Odpowiedzialność za terminowe podejmowanie czynności mających na celu wyegzekwowanie należnych jednostce samorządowej dochodów ponosi Burmistrz Gminy i Miasta.
9. Kontrolujące ustaliły, że środki przekazane na rzecz Katolickiego Stowarzyszenia „RODZINA” Wojków, w ramach wydatków związanych z realizacją gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych, w wysokości 6.000 zł z przeznaczeniem na zaopatrzenie pomieszczenia punktu wychowawczego – świetlicy socjoterapeutycznej w ciepło, zaklasyfikowano do wydatków w § 4210 - zakup materiałów i wyposażenia. Faktycznie forma przekazania tych środków, wypłaconych na podstawie porozumienia zawartego z ww. stowarzyszeniem, wskazywała na udzielenie dotacji. Potwierdza to również sposób rozliczenia dokonanego przez stowarzyszenie, gdzie jako udokumentowanie przedłożone zostały faktury wystawione na podmiot dokonujący zakupu, tj. stowarzyszenie „RODZINA”.
10. W wyniku kontroli stwierdzono, że w 2004 roku wypłacona została nagroda w wysokości 1.500 zł dla Burmistrza Gminy i Miasta, co stanowiło naruszenie art. 20 ust. 5 ustawy z dnia 22 marca 1990 roku o pracownikach samorządowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U nr 142, poz. 1593 ze zm.). Stosownie do powołanego unormowania - członkom zarządu jednostki samorządu terytorialnego, wójtom, burmistrzom i prezydentom nie przysługują nagrody z wyjątkiem nagród jubileuszowych. W trakcie trwania kontroli RIO w Łodzi (w dniu 12 września 2005 roku) Burmistrz Gminy i Miasta dokonał zwrotu nienależnie wypłaconej nagrody.
11. Kontrolujące stwierdziły przypadki rozliczania przez radnych kosztów podróży służbowych w zakresie diet z naruszeniem zasad określonych w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 lipca 2000 roku w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych gminy (Dz. U. nr 66, poz. 800 ze zm.). Stosownie do § 4 pkt 1 ww. rozporządzenia dieta stanowiąca ekwiwalent pieniężny na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży służbowej wynosi 1 % nieprzekraczalnej wysokości diety przysługującej radnemu z tytułu wykonywania mandatu. Tymczasem wypłaty diet dokonano na zasadach dotyczących pracowników odbywających podróż służbową.
12. W zakresie udzielania zamówień publicznych związanych z wykonaniem budynku gimnazjum w Błaszkach wraz z instalacjami wodno-kanalizacyjną, c.o. i c.w., energetyczną, telekomunikacyjną, drogą dojazdową oraz zagospodarowaniem terenu stwierdzono:
- w odniesieniu do zamówienia publicznego na wykonanie modernizacji nawierzchni jezdni ulicy Pomorskiej i chodników na ulicy Szkolnej, oraz zamówienia na dostawę mebli i pomocy naukowych, kontrolujące stwierdziły, że zamawiający wyznaczył krótszy termin składania ofert w ogłoszeniach o przetargu nieograniczonym na omawiane zadania, niż wynikało to z art. 43 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz. 177) zgodnie z którym - jeżeli wartość zamówienia nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 60.000 euro, zamawiający wyznacza termin składania ofert z uwzględnieniem czasu niezbędnego na przygotowanie i złożenie oferty, z tym, że termin ten nie może być krótszy niż 15 dni od dnia ogłoszenia,
- w odniesieniu do zamówienia publicznego na dostawę mebli i pomocy naukowych stwierdzono, że w dniu 22 grudnia 2004 roku zamawiający nadał przesyłkę poleconą, w której poinformował oferenta o wyniku przetargu. Umowa w sprawie udzielenia zamówienia publicznego zawarta została w dniu 28 grudnia 2005 roku. Tym samym nie został zachowany termin zawarcia umowy wynikający z art. 94 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych. Stosownie do powołanego przepisu - zamawiający zawiera umowę w sprawie zamówienia publicznego w terminie nie krótszym niż 7 dni od dnia przekazania zawiadomienia o wyborze oferty,
- w odniesieniu do zamówienia publicznego na roboty budowlane kontrolujące stwierdziły, że zamawiający w specyfikacji istotnych warunków zamówienia nie zamieścił opisu kryteriów i sposobów dokonywania oceny spełniania warunków wymaganych od wykonawców, określonych w art. 22 ust. 2 ustawy o zamówieniach publicznych. Brak ten dotyczył w szczególności: opisu spełniania warunku posiadania niezbędnego potencjału technicznego i ekonomicznego oraz opisu spełniania warunku dotyczącego sytuacji finansowej pozwalającej na wykonanie zamówienia. Wymóg opisu kryteriów i sposobów dokonywania oceny spełniania warunków wymaganych od wykonawcy (według stanu prawnego dla okresu objętego zamówieniem) wynikał z art. 35 ust.1 pkt 6 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 ze zm.) określającego treść specyfikacji istotnych warunków zamówienia,
13. Kontrolujące ustaliły, że w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego dotyczących wyboru banku do obsługi bankowej w zakresie udzielonych kredytów bankowych i bankowej obsługi budżetu gminy, nie przestrzegano terminów zamieszczenia ogłoszenia o przetargu nieograniczonym w Biuletynie Zamówień Publicznych oraz w siedzibie jednostki. Ogłoszenie o przetargu nieograniczonym wywieszano na tablicy ogłoszeń w siedzibie jednostki przed datą ogłoszenia o zamówieniu
w Biuletynie Zamówień Publicznych. Powyższe naruszało art. 29 ust. 3 i 4 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych, który stanowił, że jeżeli wartość zamówienia przekracza równowartość kwoty 30.000 euro, zamawiający obowiązany był zamieścić ogłoszenie o przetargu nieograniczonym w swojej siedzibie oraz na stronie internetowej, od dnia publikacji ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych do dnia składania ofert.
Odpowiedzialność za przestrzeganie procedur udzielania zamówień publicznych ponosi Burmistrz Gminy i Miasta (kierownik zamawiającego na gruncie ustawy Prawo zamówień publicznych).
14. Kontrolujące ustaliły, że wartość zakończonego zadania inwestycyjnego dotyczącego budowy gimnazjum wraz z instalacjami ujęto w ewidencji na koncie 011 – środki trwałe. W ramach ustalonej wartości uwzględniono również wartość wyposażenia kuchni. Z wykazu przekazanych przedmiotów wynikało, że wiele z nich należało zakwalifikować jako środki trwałe w użytkowaniu i objąć ewidencją konta – 013 – pozostałe środki trwałe, np. dozownik płynu czyszczącego – cena jednostkowa – 356,85 zł; garnki 16 szt. - cena jednostkowa od 191,54 zł do 366 zł; pokrywki – 20 szt. cena jednostkowa od 36,60 zł do 65,88 zł; syfon po rozdrabniacz – cena 48,80 zł. Powyższym naruszono postanowienia zawarte w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153, poz. 1752 ze zm.) w zakresie opisującym zasady ewidencji na kontach 011 i 013.
Przekazując informacje o powyższych nieprawidłowościach stwierdzonych w toku kontroli proszę Pana Burmistrza o podjęcie działań w celu ich usunięcia oraz zapobieżenia występowaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi przekazuje następujące wnioski pokontrolne:
1. Dokonać zmian w dokumentacji opisującej przyjęte przez jednostkę zasady obiegu dokumentów księgowych w zakresie dokumentowania operacji kasowych, celem zapewnienia zgodności ze stanem faktycznym.
2. Zapewnić dokonywanie kontroli przestrzegania przez podległe i nadzorowane jednostki przyjętych przez nie procedur kontroli finansowej, w oparciu o art.127 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych.
3. Zaniechać udzielania zaliczek przedstawicielom klubów sportowych. Zaliczek udzielać zgodnie z § 19 i § 20 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 stycznia 2005 roku w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu (Dz. U. nr 23, poz. 190).
4. Prowizję za inkaso łącznego zobowiązania pieniężnego wyliczać zgodnie ze stawkami określonymi w uchwale Rady Gminy i Miasta.
5. Zwolnienia w zakresie podatku rolnego z tytułu nabycia gruntów na powiększenie lub utworzenie gospodarstwa rolnego stosować od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym złożono wniosek, zgodnie z art.13d ust.3 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym.
6. Bieżąco i terminowo podejmować czynności zmierzające do wyegzekwowania zaległości podatkowych, w oparciu o przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 110 poz. 968 ze zm.) oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
7. Rozliczenia wydatków z tytułu kosztów podróży służbowych radnych Gminy dokonywać zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 lipca 2000 roku w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnym gminy.
8. Dotacji z budżetu na rzecz organizacji pozarządowych udzielać w sytuacji ich zaplanowania w budżecie, stosując klasyfikację budżetową ustaloną przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 września 2004 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. nr 209, poz. 2132 ze zm.).
9. Przy udzielaniu zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych, w szczególności w zakresie terminu składania ofert w przetargu nieograniczonym (art.43 ustawy) oraz treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia (art.36 ustawy).
10. Przestrzegać zasad ewidencji środków trwałych na kontach 011 i 013 wynikających z przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych oraz z unormowań wewnętrznych.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych proszę Pana Burmistrza o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że stosownie do art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
- Przewodniczący Rady Gminy i Miasta w Błaszkach,
- Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy i Miasta w Błaszkach,
- aa.
Wystąpienie pokontrolne podpisała dr Jadwiga Chwiałkowska – Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.
Łódź, dnia 17 listopada 2005 r.
Pan
KRZYSZTOF STĘPIŃSKI
Burmistrz Gminy i Miasta Błaszki
WK - 602/63/2005
Na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 roku, Dz. U. nr 55 poz. 577 ze zm.) informuję pana Burmistrza, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminie i Mieście Błaszki, Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości i uchybienia wynikały, przede wszystkim, z nieznajomości przepisów prawa, ich wadliwej interpretacji oraz niedostatecznego nadzoru ze strony kierownictwa. Wykazane uchybienia i nieprawidłowości dotyczyły, w szczególności:1. W latach 2003 - 2004 Burmistrz Gminy i Miasta Błaszki nie dokonywał kontroli przestrzegania przez podległe i nadzorowane jednostki sektora finansów publicznych realizacji przyjętych procedur kontroli finansowej. Powyższy obowiązek wynikał z art. 127 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148 ze zm.), zgodnie z którym kontrola realizacji ww. procedur winna obejmować w każdym roku co najmniej 5% wydatków podległych jednostek organizacyjnych. Odpowiedzialność za powyższe uchybienie ponosi Burmistrz Gminy i Miasta.
2. W instrukcji obiegu dokumentów księgowych, w zakresie dotyczącym gospodarki kasowej, ustalono, że w kontrolowanej jednostce sporządzanych jest 7 rodzajów raportów kasowych. Faktycznie, w związku z tym, że kasa działa w ramach programu komputerowego budżet, sporządzane są trzy rodzaje raportów: raport kasowy „budżet”, raport kasowy znaków skarbowych, raport kasowy zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Kontrolujące stwierdziły, zatem, że stosowana instrukcja obiegu dokumentów księgowych w części dotyczącej rodzajów sporządzanych raportów jest nieadekwatna do stanu faktycznego.
3. Kontrolujące ustaliły, że w kontrolowanej jednostce udzielona została w sierpniu 2004 roku zaliczka na rzecz przedstawiciela Klubu Sportowego "Piast", nie będącego pracownikiem Urzędu Gminy i Miasta. Stanowiło to naruszenie § 17 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 grudnia 2000 roku w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych oraz szczegółowych zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu przez zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze jednostek budżetowych (Dz. U. nr 122, poz. 1333). Zgodnie z powołanym przepisem - zaliczki na wydatki do rozliczenia mogły być udzielane pracownikom na koszty podróży i przeniesień służbowych oraz na pokrycie drobnych wydatków; jednostkom organizacyjnym oraz osobom fizycznym wykonującym zadania finansowane z sum na zlecenie lub z akredytyw budżetowych - na koszty wykonywanych zadań; w innych wypadkach określonych w odrębnych przepisach.
4. Ponadto, stwierdzono, że niektóre z wydatków poniesionych w ramach ww. zaliczki nie były związane z realizacją zadań publicznych jednostki samorządu terytorialnego (opłaty za rejestrację i wyrejestrowanie zawodników w Okręgowym Związku Piłki Nożnej).
5. Stwierdzono przypadek nieprawidłowego obliczenia i wypłacenia prowizji inkasentowi w sołectwie Kołdów za pobór łącznego zobowiązania pieniężnego w 2004 roku. Należna kwota prowizji za II ratę łącznego zobowiązania pieniężnego wynosiła 210,30 zł, tymczasem wypłacono kwotę 260,30 zł. Różnica stanowiła 50 zł.
6. W zakresie udzielania zwolnień w podatku rolnym z tytułu nabycia gruntów na powiększenie lub utworzenie gospodarstwa rolnego kontrolujące ustaliły, że we wszystkich decyzjach objętych kontrolą, zwolnienia stosowano od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawarto umowę nabycia gruntów, niezależnie od daty złożenia wniosku przez podatnika. W związku z powyższym należy wskazać, że zgodnie z art. 13d ust. 3 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity z 1993 r., Dz. U. nr 94, poz. 431 ze zm.) - obowiązującym od dnia 1 stycznia 2003 roku - zwolnienia i ulgi udzielane na wniosek podatnika stosuje się od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu w którym złożono wniosek. Powyższe oznacza, że pięcioletni okres, który obejmuje zwolnienie nie uległ zmianie, ale już czasookres stosowania zwolnienia zależy wyłącznie od podatnika, tzn. od tego, w jakim terminie złoży on wniosek. Okres stosowania zwolnienia może być, zatem krótszy niż 5 lat, o ile podatnik nie złoży wniosku bezzwłocznie po nabyciu gruntów, a taka sytuacja została stwierdzona we wszystkich przypadkach objętych kontrolą. Kontrolowana jednostka w trakcie kontroli RIO w Łodzi wystosowała do podatników, wobec których zastosowano zwolnienie, pisma, dotyczące składania wniosków o zmianę decyzji w zakresie terminu zastosowania zwolnienia. Odpowiedzialność za powyższe ponosi Burmistrz Gminy i Miasta działający w charakterze organu podatkowego.
7. Kontrolujące ustaliły, że do maja 2004 roku w urządzeniach księgowych po stronie dochodów ujmowano wpływy z tytułu opłaty targowej, pomniejszone o wynagrodzenia z tytułu inkasa, zaniżając tym samym kwotę dochodów i nie ujmując po stronie wydatków wypłaconej prowizji.
8. Kontrolujące stwierdziły, że w zakresie windykacji zaległości podatkowych kontrolowana jednostka - w większości objętych kontrolą przypadków - podjęła czynności zmierzające do wyegzekwowania tych zaległości z opóźnieniem, czym naruszała przepisy zawarte w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137 poz. 1541). Unormowania zawarte w powołanym rozporządzeniu zobowiązują wierzyciela do systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązania pieniężnego. W przypadku, gdy należność nie została zapłacona w terminie określonym w decyzji, albo wynikającym z przepisów prawa – wierzyciel winien wysłać do zobowiązanego upomnienie, z zagrożeniem wszczęcia egzekucji po upływie 7 dni od dnia doręczenia upomnienia. Po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu wierzyciel winien niezwłocznie wystawić tytuł wykonawczy i przesłać do Naczelnika Urzędu Skarbowego. Odpowiedzialność za terminowe podejmowanie czynności mających na celu wyegzekwowanie należnych jednostce samorządowej dochodów ponosi Burmistrz Gminy i Miasta.
9. Kontrolujące ustaliły, że środki przekazane na rzecz Katolickiego Stowarzyszenia „RODZINA” Wojków, w ramach wydatków związanych z realizacją gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych, w wysokości 6.000 zł z przeznaczeniem na zaopatrzenie pomieszczenia punktu wychowawczego – świetlicy socjoterapeutycznej w ciepło, zaklasyfikowano do wydatków w § 4210 - zakup materiałów i wyposażenia. Faktycznie forma przekazania tych środków, wypłaconych na podstawie porozumienia zawartego z ww. stowarzyszeniem, wskazywała na udzielenie dotacji. Potwierdza to również sposób rozliczenia dokonanego przez stowarzyszenie, gdzie jako udokumentowanie przedłożone zostały faktury wystawione na podmiot dokonujący zakupu, tj. stowarzyszenie „RODZINA”.
10. W wyniku kontroli stwierdzono, że w 2004 roku wypłacona została nagroda w wysokości 1.500 zł dla Burmistrza Gminy i Miasta, co stanowiło naruszenie art. 20 ust. 5 ustawy z dnia 22 marca 1990 roku o pracownikach samorządowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U nr 142, poz. 1593 ze zm.). Stosownie do powołanego unormowania - członkom zarządu jednostki samorządu terytorialnego, wójtom, burmistrzom i prezydentom nie przysługują nagrody z wyjątkiem nagród jubileuszowych. W trakcie trwania kontroli RIO w Łodzi (w dniu 12 września 2005 roku) Burmistrz Gminy i Miasta dokonał zwrotu nienależnie wypłaconej nagrody.
11. Kontrolujące stwierdziły przypadki rozliczania przez radnych kosztów podróży służbowych w zakresie diet z naruszeniem zasad określonych w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 lipca 2000 roku w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych gminy (Dz. U. nr 66, poz. 800 ze zm.). Stosownie do § 4 pkt 1 ww. rozporządzenia dieta stanowiąca ekwiwalent pieniężny na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży służbowej wynosi 1 % nieprzekraczalnej wysokości diety przysługującej radnemu z tytułu wykonywania mandatu. Tymczasem wypłaty diet dokonano na zasadach dotyczących pracowników odbywających podróż służbową.
12. W zakresie udzielania zamówień publicznych związanych z wykonaniem budynku gimnazjum w Błaszkach wraz z instalacjami wodno-kanalizacyjną, c.o. i c.w., energetyczną, telekomunikacyjną, drogą dojazdową oraz zagospodarowaniem terenu stwierdzono:
- w odniesieniu do zamówienia publicznego na wykonanie modernizacji nawierzchni jezdni ulicy Pomorskiej i chodników na ulicy Szkolnej, oraz zamówienia na dostawę mebli i pomocy naukowych, kontrolujące stwierdziły, że zamawiający wyznaczył krótszy termin składania ofert w ogłoszeniach o przetargu nieograniczonym na omawiane zadania, niż wynikało to z art. 43 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz. 177) zgodnie z którym - jeżeli wartość zamówienia nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 60.000 euro, zamawiający wyznacza termin składania ofert z uwzględnieniem czasu niezbędnego na przygotowanie i złożenie oferty, z tym, że termin ten nie może być krótszy niż 15 dni od dnia ogłoszenia,
- w odniesieniu do zamówienia publicznego na dostawę mebli i pomocy naukowych stwierdzono, że w dniu 22 grudnia 2004 roku zamawiający nadał przesyłkę poleconą, w której poinformował oferenta o wyniku przetargu. Umowa w sprawie udzielenia zamówienia publicznego zawarta została w dniu 28 grudnia 2005 roku. Tym samym nie został zachowany termin zawarcia umowy wynikający z art. 94 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych. Stosownie do powołanego przepisu - zamawiający zawiera umowę w sprawie zamówienia publicznego w terminie nie krótszym niż 7 dni od dnia przekazania zawiadomienia o wyborze oferty,
- w odniesieniu do zamówienia publicznego na roboty budowlane kontrolujące stwierdziły, że zamawiający w specyfikacji istotnych warunków zamówienia nie zamieścił opisu kryteriów i sposobów dokonywania oceny spełniania warunków wymaganych od wykonawców, określonych w art. 22 ust. 2 ustawy o zamówieniach publicznych. Brak ten dotyczył w szczególności: opisu spełniania warunku posiadania niezbędnego potencjału technicznego i ekonomicznego oraz opisu spełniania warunku dotyczącego sytuacji finansowej pozwalającej na wykonanie zamówienia. Wymóg opisu kryteriów i sposobów dokonywania oceny spełniania warunków wymaganych od wykonawcy (według stanu prawnego dla okresu objętego zamówieniem) wynikał z art. 35 ust.1 pkt 6 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 ze zm.) określającego treść specyfikacji istotnych warunków zamówienia,
13. Kontrolujące ustaliły, że w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego dotyczących wyboru banku do obsługi bankowej w zakresie udzielonych kredytów bankowych i bankowej obsługi budżetu gminy, nie przestrzegano terminów zamieszczenia ogłoszenia o przetargu nieograniczonym w Biuletynie Zamówień Publicznych oraz w siedzibie jednostki. Ogłoszenie o przetargu nieograniczonym wywieszano na tablicy ogłoszeń w siedzibie jednostki przed datą ogłoszenia o zamówieniu
w Biuletynie Zamówień Publicznych. Powyższe naruszało art. 29 ust. 3 i 4 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych, który stanowił, że jeżeli wartość zamówienia przekracza równowartość kwoty 30.000 euro, zamawiający obowiązany był zamieścić ogłoszenie o przetargu nieograniczonym w swojej siedzibie oraz na stronie internetowej, od dnia publikacji ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych do dnia składania ofert.
Odpowiedzialność za przestrzeganie procedur udzielania zamówień publicznych ponosi Burmistrz Gminy i Miasta (kierownik zamawiającego na gruncie ustawy Prawo zamówień publicznych).
14. Kontrolujące ustaliły, że wartość zakończonego zadania inwestycyjnego dotyczącego budowy gimnazjum wraz z instalacjami ujęto w ewidencji na koncie 011 – środki trwałe. W ramach ustalonej wartości uwzględniono również wartość wyposażenia kuchni. Z wykazu przekazanych przedmiotów wynikało, że wiele z nich należało zakwalifikować jako środki trwałe w użytkowaniu i objąć ewidencją konta – 013 – pozostałe środki trwałe, np. dozownik płynu czyszczącego – cena jednostkowa – 356,85 zł; garnki 16 szt. - cena jednostkowa od 191,54 zł do 366 zł; pokrywki – 20 szt. cena jednostkowa od 36,60 zł do 65,88 zł; syfon po rozdrabniacz – cena 48,80 zł. Powyższym naruszono postanowienia zawarte w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153, poz. 1752 ze zm.) w zakresie opisującym zasady ewidencji na kontach 011 i 013.
Przekazując informacje o powyższych nieprawidłowościach stwierdzonych w toku kontroli proszę Pana Burmistrza o podjęcie działań w celu ich usunięcia oraz zapobieżenia występowaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi przekazuje następujące wnioski pokontrolne:
1. Dokonać zmian w dokumentacji opisującej przyjęte przez jednostkę zasady obiegu dokumentów księgowych w zakresie dokumentowania operacji kasowych, celem zapewnienia zgodności ze stanem faktycznym.
2. Zapewnić dokonywanie kontroli przestrzegania przez podległe i nadzorowane jednostki przyjętych przez nie procedur kontroli finansowej, w oparciu o art.127 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych.
3. Zaniechać udzielania zaliczek przedstawicielom klubów sportowych. Zaliczek udzielać zgodnie z § 19 i § 20 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 stycznia 2005 roku w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu (Dz. U. nr 23, poz. 190).
4. Prowizję za inkaso łącznego zobowiązania pieniężnego wyliczać zgodnie ze stawkami określonymi w uchwale Rady Gminy i Miasta.
5. Zwolnienia w zakresie podatku rolnego z tytułu nabycia gruntów na powiększenie lub utworzenie gospodarstwa rolnego stosować od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym złożono wniosek, zgodnie z art.13d ust.3 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym.
6. Bieżąco i terminowo podejmować czynności zmierzające do wyegzekwowania zaległości podatkowych, w oparciu o przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 110 poz. 968 ze zm.) oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
7. Rozliczenia wydatków z tytułu kosztów podróży służbowych radnych Gminy dokonywać zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 lipca 2000 roku w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnym gminy.
8. Dotacji z budżetu na rzecz organizacji pozarządowych udzielać w sytuacji ich zaplanowania w budżecie, stosując klasyfikację budżetową ustaloną przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 września 2004 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. nr 209, poz. 2132 ze zm.).
9. Przy udzielaniu zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych, w szczególności w zakresie terminu składania ofert w przetargu nieograniczonym (art.43 ustawy) oraz treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia (art.36 ustawy).
10. Przestrzegać zasad ewidencji środków trwałych na kontach 011 i 013 wynikających z przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych oraz z unormowań wewnętrznych.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych proszę Pana Burmistrza o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że stosownie do art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
- Przewodniczący Rady Gminy i Miasta w Błaszkach,
- Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy i Miasta w Błaszkach,
- aa.
Wystąpienie pokontrolne podpisała dr Jadwiga Chwiałkowska – Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.