Gm. Łęczyca - Kontrola kompleksowa przeprowadzona przez RIO w Łodzi, zakończona w 2005 roku
XMLTreść
Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi do Wójta Gminy Łęczyca po zakończeniu kompleksowej kontroli w zakresie gospodarki finansowej i zamówień publicznych. Udostępniane na podstawie art.6 ust.1 pkt 4 lit "a" tiret drugi ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej.
Pan
ANDRZEJ WDOWIAK
Wójt Gminy Łęczyca
WK – 602/66/2005
Działając na podstawie art. 9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U nr 55, poz.577 z późn. zm.) informuję, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminie Łęczyca. Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości i uchybienia wynikały, przede wszystkim, z wadliwej interpretacji przepisów prawa, nie stosowania procedur kontroli finansowej oraz niedostatecznego nadzoru ze strony kierownictwa. Wykazane uchybienia i nieprawidłowości dotyczyły w szczególności:W zakresie funkcjonowania kontroli finansowej
W protokołach z przeprowadzonych kontroli w jednostkach organizacyjnych Gminy Łęczyca nie dokonano opisu obowiązujących wewnętrznych regulacji w zakresie kontroli finansowej. W związku z powyższym należy podkreślić, że kontrola wykonywana przez organ wykonawczy wobec jednostek organizacyjnych - na podstawie art.127 ust.2 i ust.3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148 ze zm.) ma na celu, w pierwszej kolejności, ustalenie czy procedury kontroli finansowej zostały w jednostce zostały określone i jaka jest ich treść, a następnie w oparciu o minimalną próbę 5 % wydatków (art. 127 ust. 3 ustawy o finansach publicznych), zbadanie czy przyjęte procedury są w danej jednostce przestrzegane. Odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków wskazanych w art.127 ustawy o finansach publicznych ponosi Wójt Gminy.
W zakresie funkcjonowania Komisji Rewizyjnej
Zgodnie z § 86 Statutu Gminy - Komisja Rewizyjna powinna przeprowadzać kontrole kompleksowe w zakresie ustalonym w jej planie pracy, zatwierdzonym przez Radę. Zgodnie z § 98 Statutu - Komisja Rewizyjna winna przedkładać Radzie do zatwierdzenia plan pracy w terminie do dnia 31 grudnia każdego roku na rok następny, a plan przedłożony Radzie musi zawierać, co najmniej: terminy odbywania oraz główną problematykę posiedzeń, terminy i wykaz jednostek, które zostaną poddane kontroli kompleksowej.
Kontrolujący stwierdzili, że Komisja Rewizyjna nie opracowała planu pracy na 2003 rok. Kontrolującym przedstawiono jedynie plan pracy na 2004 rok ujęty w załączniku do uchwały nr XX/110/2004 Rady Gminy w Łęczycy z dnia 20 sierpnia 2004 roku (termin zatwierdzenia planu pracy na 2004 rok minął w dniu 31 grudnia 2003 roku). W toku kontroli ustalono, że w latach 2003-2004 Komisja Rewizyjna Rady Gminy w Łęczycy przeprowadzała jedynie kontrole sprawozdań finansowych z wykonania budżetu Gminy Łęczyca za lata 2002 – 2003.
Ponadto, Komisja Rewizyjna nie składała Radzie sprawozdań ze swojej działalności, natomiast zgodnie z § 99 Statutu - Komisja Rewizyjna winna złożyć Radzie – w terminie do dnia 30 stycznia każdego roku – roczne sprawozdania ze swojej działalności w roku poprzednim, zawierające m.in. liczbę, przedmiot, miejsca, rodzaj i czas przeprowadzonych kontroli.
W zakresie wypłaty i rozliczania zaliczek
Stwierdzono przypadki rozliczania zaliczek po upływie miesięcznego terminu na rozliczenie zaliczki określonego w Instrukcji obiegu dokumentów księgowych w Urzędzie Gminy w Łęczycy.
W zakresie podatków i opłat lokalnych
1. Kontrola terminowości składania deklaracji podatkowych w podatku rolnym od osób prawnych wykazała, że większość podatników składała deklaracje po terminie wynikającym z art. 6a ust. 8 pkt 1 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity z 1993 r., Dz. U. nr 94, poz. 431 ze zm.).
2. W zakresie podatku od środków transportowych od osób fizycznych, w latach 2003-2004, stwierdzono przypadki nie dopełnienia przez podatników obowiązku złożenia deklaracji, bądź złożenia deklaracji po 14 dniowym terminie od dnia zaistnienia okoliczności mających wpływ na powstanie lub wygaśnięcie obowiązku podatkowego, stosownie do wymogu wynikającego z art. 9 ust.6 pkt 2 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 9, poz. 84 ze zm.), zgodnie z którym podatnik winien odpowiednio skorygować deklaracje w razie zaistnienia okoliczności mających wpływ na powstanie lub wygaśnięcie obowiązku podatkowego, lub zmianę miejsca zamieszkania, lub siedziby - w terminie 14 dni od dnia zaistnienia tych okoliczności.
3. W przypadku jednego z podatników podatku od środków transportowych stwierdzono istnienie nadpłaty w kwocie 133,34 zł, powstałej w 2003 roku.
4. Okręgowa Spółdzielnia Mleczarska w Topoli Królewskiej - podatnik podatku od środków transportowych od osób prawnych, w deklaracji z dnia 13 lutego 2004 roku nie wpisał kwoty przypisu łącznie, ponadto w załączniku do deklaracji DT-1 o posiadanych środkach transportowych nieprawidłowo wpisał kwoty podatku za poszczególne pojazdy. W niektórych przypadkach nie podano w deklaracji dopuszczalnej masy pojazdu, co nie pozwalało na prawidłowe określenie stawki podatkowej dla pojazdu. Zgodnie z art.274 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (tekst jednolity z 2005 r., Dz. U. nr 8, poz. 60 ze zm.) - w sytuacji stwierdzenia, że deklaracja zawiera błędy lub oczywiste omyłki bądź, że wypełniono ją niezgodnie z ustalonymi wymaganiami, organ podatkowy miał prawo zwrócić się do składającego deklarację o złożenie niezbędnych wyjaśnień oraz o skorygowanie deklaracji.
5. W wyniku kontroli wszystkich decyzji podatkowych przyznających ulgi w zapłacie podatku od nieruchomości od osób fizycznych i prawnych wydanych w 2004 roku oraz wybranych decyzji podatkowych przyznających ulgi w zapłacie podatku rolnego w 2004 roku ustalono, że organ podatkowy nie zawsze zbierał materiał dowodowy w odniesieniu do okoliczności podnoszonych we wnioskach podatników, zgodnie z wymogami określonymi w art. 122 i art. 187 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa (art. 122 - w toku postępowania organy podatkowe podejmują wszelkie niezbędne działania w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz załatwienia sprawy, art. 187 § 1 - organ podatkowy jest obowiązany zebrać i w sposób wyczerpujący rozpatrzyć cały materiał dowodowy). Stwierdzono przypadki braku uzasadnienia faktycznego i prawnego w poddanych kontroli decyzjach podatkowych, co nie odpowiadało wymogom wynikającym z art. 210 § 4 ustawy Ordynacja podatkowej. Według przytoczonego przepisu, uzasadnienie faktyczne decyzji zawiera w szczególności wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, którym dał wiarę, oraz przyczyn, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności, uzasadnienie prawne zaś zawiera wyjaśnienie podstawy prawnej decyzji z przytoczeniem przepisów prawa.
6. Inkasentem opłaty targowej był w latach 2003-2004 Pan Marian Olczak (umowa zlecenie z dnia 12 lutego 2003 roku zawarta na okres od dnia 12 lutego do dnia 31 grudnia 2003 roku oraz umowa z dnia 12 stycznia 2004 roku zawarta na okres od dnia 12 stycznia do dnia 31 grudnia 2004 roku). Rada Gminy w Łęczycy wyznaczyła Pana Mariana Olczyka inkasentem opłaty targowej dopiero uchwałą nr XIX/103/2004 z dnia 15 czerwca 2004 roku w sprawie zmiany uchwały nr XIII/69/2003 z dnia 9 grudnia 2003 rok w sprawie określenia wysokości dziennych stawek opłaty targowej na 2004 rok. Zgodnie z art.19 pkt 2 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych - wyznaczenie inkasenta opłaty targowej jest wyłączną kompetencją rady gminy.
7. Opłata targowa zebrana przez inkasenta w dniach: 26 lutego 2004 roku (kwota – 98,40 zł), 17 marca 2004 roku (kwota - 98,40 zł), 26 kwietnia 2004 roku (kwota – 98,40 zł), została wpłacona przez inkasenta do kasy Urzędu w łącznej kwocie zebranej przez trzy miesiące dopiero w dniu 29 kwietnia 2004 roku – 295,20 zł. W umowie o inkaso określono, że wpłata na konto lub do kasy Urzędu Gminy w Łęczycy zainkasowanych kwot oraz rozliczenie się z dokonanych czynności inkasa na podstawie kwitariusza K-103 nastąpi do ostatniego dnia każdego miesiąca.
Na drukach poboru opłaty targowej k-103, inkasent nie wpisywał stawki opłaty targowej oraz ilości dni, za które opłata targowa został pobrana.
Odpowiedzialność za stwierdzone nieprawidłowości w zakresie realizacji dochodów z tytułu podatków lokalnych ponosi Wójt działający jako organ podatkowy (art.13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa).
W zakresie dochodów z majątku
1. W odniesieniu do sprzedaży działki nr 172/1 położonej w miejscowości Krzepocin Drugi, w trybie przetargu ustnego nieograniczonego, w 2004 roku stwierdzono, że:
- ogłoszenie o przetargu na sprzedaż przedmiotowej działki podano do publicznej wiadomości na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy w Łęczycy w dniu 25 września 2003 roku. Natomiast wykaz nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży wywieszono na tablicy ogłoszeń od dnia 26 sierpnia do dnia 23 września 2003 roku. Ogłoszenie o przetargu zostało podane do publicznej wiadomości z naruszeniem art.38 ust.2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2004 r., Dz. U. nr 261, poz. 2603 ze zm.). Zgodnie z powołanym przepisem - ogłoszenie o przetargu podaje się do publicznej wiadomości nie wcześniej niż po upływie terminów przeznaczonych na składanie wniosków przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości (minimum 6 tygodni od dnia wywieszenia wykazu nieruchomości),
- pierwszy przetarg, który odbył się w dniu 8 października 2003 roku na sprzedaż działki nr 172/1 zakończył się wynikiem negatywnym. Termin drugiego przetargu wyznaczony został na dzień 23 października 2003 roku, natomiast ogłoszenie o przetargu zostało wywieszone na tablicy ogłoszeń od dnia 9 października 2003 roku do dnia 23 października 2003 roku. Drugi przetarg na sprzedaż przedmiotowej nieruchomości zorganizowany został z naruszeniem § 2 ust.2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 roku w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy (Dz. U. nr 9, poz.30 ze zm.). Zgodnie z cytowanym wyżej przepisem - jeżeli pierwszy przetarg zakończył się wynikiem negatywnym, drugi przetarg można było zorganizować po upływie jednego miesiąca, lecz nie później niż w terminie do 6 miesięcy od dnia zamknięcia pierwszego przetargu.
2. Analogiczne nieprawidłowości jak wyżej opisane stwierdzono w odniesieniu do sprzedaży nieruchomości położonej w miejscowości Lubień oznaczonej nr działki 117/24, w trybie przetargu ustnego nieograniczonego, w 2003 roku.
W zakresie dotacji dla jednostek spoza sektora finansów publicznych
W przypadku udzielenia dotacji dla Gminnego Uczniowskiego Klubu Sportowego z Łęczycy stwierdzono nieprawidłowość polegającą na tym, że ww. klub do wniosku o udzielenie dotacji nie dołączył swojego statutu. Powyższe było wymagane przez § 3 ust.2 uchwały nr XVI/91/2000 Rady Gminy w Łęczycy z dnia 28 stycznia 2000 roku w sprawie określenia trybu postępowania o udzielenie dotacji podmiotom wykonującym zadania Gminy Łęczyca, sposobu rozliczania wykonywanego zadania. Zgodnie z § 3 ust.2 ww. uchwały - do wniosku o udzielenie dotacji należało dołączyć statut podmiotu lub akt o jego utworzeniu oraz aktualny wypis z sądu lub innego organu rejestrowego.
W zakresie udzielania zamówień publicznych
1. W zakresie udzielenia zamówienia publicznego w 2004 roku, w trybie przetargu nieograniczonego o wartości szacunkowej do 60.000 EURO, na kompleksową obsługę geodezyjną dróg gminnych na terenie Gminy Łęczycy stwierdzono nieprawidłowość polegającą na nie żądaniu przez zamawiającego w specyfikacji istotnych warunków zamówienia wskazania przez wykonawcę w ofercie części zamówienia, której wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom. Powyższe wymagane było przez art.36 ust.3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz.177 ze zm.). Zgodnie z powołanym przepisem - zamawiający żąda w specyfikacji wskazania przez wykonawcę w ofercie części zamówienia, której wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom. Analogiczne uchybienie stwierdzono w przypadku udzielenia zamówienia publicznego w 2004 roku, w trybie przetargu nieograniczonego o wartości szacunkowej do 60.000 EURO, na opracowanie dokumentacji projektowej oraz dokumentów niezbędnych do prowadzenia procedury przetargowej na budowę 72 sztuk przydomowych indywidualnych oczyszczalni ścieków na terenie Gminy Łęczyca.
2. W przypadku udzielenia zamówienia publicznego w 2004 roku, w trybie przetargu nieograniczonego o wartości szacunkowej powyżej 60.000 EURO, na realizację inwestycji dotyczącej budowy sali sportowej przy Gimnazjum
w Topoli Królewskiej stwierdzono, że zamawiający w specyfikacji istotnych warunków zamówienia zawarł zapis, że informacja z Krajowego Rejestru Karnego dotyczy zarówno członków zarządu oraz osób upoważnionych do podpisywania umowy. Z Krajowego Rejestru Sądowego złożonego przez jednego z wykonawców - firmę Mirbud wynikało, że Prezesem Zarządu jest Pan Jerzy Mirgos, natomiast prokurentem jest Pani Halina Mirgos. W ofercie złożonej przez ww. firmę Mirbud znajdowała się informacja z Krajowego Rejestru Karnego dotycząca prokurenta Pani Haliny Mirgos, brak było natomiast informacji z Krajowego Rejestru Karnego dotyczącej Prezesa Zarządu. Zamawiający nie wykluczył wykonawcy z postępowania mimo zaistnienia przesłanki określonej w art. 24 ust.2 pkt 3 ustawy Prawo zamówień publicznych.
Zawiadamiając o powyższych nieprawidłowościach proszę Pana Wójta o podjęcie działań mających na celu ich usunięcie oraz zapobieżenie ich występowaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Zapewnić by w ramach kontroli podejmowanych wobec podległych lub nadzorowanych jednostek organizacyjnych, na podstawie art.127 ustawy o finansach publicznych, zbadane zostało przestrzeganie realizacji ustalonych w kontrolowanej jednostce procedur wewnętrznej kontroli finansowej. Zgodnie z art.127 ust.3 ww. ustawy, kontrola ta dokonywana jest przy przyjęciu minimalnej próby 5% wydatków jednostki. Czynności kontrolne powinny znaleźć odzwierciedlenie w sporządzonej z kontroli dokumentacji.
2. Przestrzegać zapisów zawartych w Statucie Gminy Łęczyca w zakresie zasad i trybu działania Komisji Rewizyjnej.
3. Zapewnić rozliczanie zaliczek w terminie określonym w Instrukcji obiegu dokumentów księgowych w Urzędzie Gminy w Łęczycy.
4. Egzekwować obowiązek terminowego składania deklaracji podatkowych w zakresie podatku rolnego.
5. Od podatników podatku od środków transportowych egzekwować deklaracje wypełnione w prawidłowy sposób, pozwalający na weryfikację zastosowanej stawki podatkowej.
6. Decyzje w sprawie umorzenia zaległości podatkowej, rozłożenia na raty zapłaty podatku lub zaległości podatkowej, odroczenia terminu płatności podatku lub odroczenia zapłaty zaległości podatkowej, wydawać po dokładnym wyjaśnieniu stanu faktycznego sprawy, do czego zobowiązują organ podatkowy art.122 i art.187 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa. W wyniku przeprowadzonego postępowania podatkowego należy ustalić istnienie (lub nie) ustawowo określonych przesłanek warunkujących podjęcie danego rozstrzygnięcia (np. w odniesieniu do umorzenia zaległości podatkowej przesłanki stanowią ważny interes podatnika lub interes publiczny). W uzasadnieniu faktycznym decyzji w sprawie udzielenia ulgi w zapłacie podatku wskazywać fakty, które organ podatkowy uznał za udowodnione, dowody, którym dał wiarę, oraz przyczyny, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności, zgodnie z art.210 § 4 ustawy Ordynacja podatkowa.
7. Zapewnić nadzór nad prawidłowością poboru i rozliczenia opłaty targowej.
9. Ogłoszenie o przetargu na sprzedaż nieruchomości podawać do publicznej wiadomości zgodnie z art.38 ust.2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami, tzn. nie wcześniej niż po upływie terminów, o których mowa w art. 34 ust. 1 pkt 1 i pkt 2 oraz ust. 4 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
10. Jeżeli pierwszy przetarg zakończył się wynikiem negatywnym przeprowadzać drugi przetarg w okresie nie krótszym niż 2 tygodnie, ale nie dłuższym niż 6 miesięcy, licząc od dnia zamknięcia pierwszego przetargu, zgodnie z art.39 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
11. W specyfikacji istotnych warunków zamówienia żądać wskazania przez wykonawcę w ofercie części zamówienia, której wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom, zgodnie z art.36 ust.3 ustawy – Prawo zamówień publicznych.
12. Przestrzegać art.24 ustawy Prawo zamówień publicznych, określającego przesłanki wykluczenia wykonawcy.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Wójta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że zgodnie z art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
1. Przewodniczący Rady Gminy w Łęczycy
2. Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy w Łęczycy
3. aa
Wystąpienie pokontrolne podpisał dr Ryszard Paweł Krawczyk – Prezes Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.
Łódź, dnia 8 grudnia 2005 roku
Pan
ANDRZEJ WDOWIAK
Wójt Gminy Łęczyca
WK – 602/66/2005
Działając na podstawie art. 9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U nr 55, poz.577 z późn. zm.) informuję, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminie Łęczyca. Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości i uchybienia wynikały, przede wszystkim, z wadliwej interpretacji przepisów prawa, nie stosowania procedur kontroli finansowej oraz niedostatecznego nadzoru ze strony kierownictwa. Wykazane uchybienia i nieprawidłowości dotyczyły w szczególności:W zakresie funkcjonowania kontroli finansowej
W protokołach z przeprowadzonych kontroli w jednostkach organizacyjnych Gminy Łęczyca nie dokonano opisu obowiązujących wewnętrznych regulacji w zakresie kontroli finansowej. W związku z powyższym należy podkreślić, że kontrola wykonywana przez organ wykonawczy wobec jednostek organizacyjnych - na podstawie art.127 ust.2 i ust.3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148 ze zm.) ma na celu, w pierwszej kolejności, ustalenie czy procedury kontroli finansowej zostały w jednostce zostały określone i jaka jest ich treść, a następnie w oparciu o minimalną próbę 5 % wydatków (art. 127 ust. 3 ustawy o finansach publicznych), zbadanie czy przyjęte procedury są w danej jednostce przestrzegane. Odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków wskazanych w art.127 ustawy o finansach publicznych ponosi Wójt Gminy.
W zakresie funkcjonowania Komisji Rewizyjnej
Zgodnie z § 86 Statutu Gminy - Komisja Rewizyjna powinna przeprowadzać kontrole kompleksowe w zakresie ustalonym w jej planie pracy, zatwierdzonym przez Radę. Zgodnie z § 98 Statutu - Komisja Rewizyjna winna przedkładać Radzie do zatwierdzenia plan pracy w terminie do dnia 31 grudnia każdego roku na rok następny, a plan przedłożony Radzie musi zawierać, co najmniej: terminy odbywania oraz główną problematykę posiedzeń, terminy i wykaz jednostek, które zostaną poddane kontroli kompleksowej.
Kontrolujący stwierdzili, że Komisja Rewizyjna nie opracowała planu pracy na 2003 rok. Kontrolującym przedstawiono jedynie plan pracy na 2004 rok ujęty w załączniku do uchwały nr XX/110/2004 Rady Gminy w Łęczycy z dnia 20 sierpnia 2004 roku (termin zatwierdzenia planu pracy na 2004 rok minął w dniu 31 grudnia 2003 roku). W toku kontroli ustalono, że w latach 2003-2004 Komisja Rewizyjna Rady Gminy w Łęczycy przeprowadzała jedynie kontrole sprawozdań finansowych z wykonania budżetu Gminy Łęczyca za lata 2002 – 2003.
Ponadto, Komisja Rewizyjna nie składała Radzie sprawozdań ze swojej działalności, natomiast zgodnie z § 99 Statutu - Komisja Rewizyjna winna złożyć Radzie – w terminie do dnia 30 stycznia każdego roku – roczne sprawozdania ze swojej działalności w roku poprzednim, zawierające m.in. liczbę, przedmiot, miejsca, rodzaj i czas przeprowadzonych kontroli.
W zakresie wypłaty i rozliczania zaliczek
Stwierdzono przypadki rozliczania zaliczek po upływie miesięcznego terminu na rozliczenie zaliczki określonego w Instrukcji obiegu dokumentów księgowych w Urzędzie Gminy w Łęczycy.
W zakresie podatków i opłat lokalnych
1. Kontrola terminowości składania deklaracji podatkowych w podatku rolnym od osób prawnych wykazała, że większość podatników składała deklaracje po terminie wynikającym z art. 6a ust. 8 pkt 1 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity z 1993 r., Dz. U. nr 94, poz. 431 ze zm.).
2. W zakresie podatku od środków transportowych od osób fizycznych, w latach 2003-2004, stwierdzono przypadki nie dopełnienia przez podatników obowiązku złożenia deklaracji, bądź złożenia deklaracji po 14 dniowym terminie od dnia zaistnienia okoliczności mających wpływ na powstanie lub wygaśnięcie obowiązku podatkowego, stosownie do wymogu wynikającego z art. 9 ust.6 pkt 2 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 9, poz. 84 ze zm.), zgodnie z którym podatnik winien odpowiednio skorygować deklaracje w razie zaistnienia okoliczności mających wpływ na powstanie lub wygaśnięcie obowiązku podatkowego, lub zmianę miejsca zamieszkania, lub siedziby - w terminie 14 dni od dnia zaistnienia tych okoliczności.
3. W przypadku jednego z podatników podatku od środków transportowych stwierdzono istnienie nadpłaty w kwocie 133,34 zł, powstałej w 2003 roku.
4. Okręgowa Spółdzielnia Mleczarska w Topoli Królewskiej - podatnik podatku od środków transportowych od osób prawnych, w deklaracji z dnia 13 lutego 2004 roku nie wpisał kwoty przypisu łącznie, ponadto w załączniku do deklaracji DT-1 o posiadanych środkach transportowych nieprawidłowo wpisał kwoty podatku za poszczególne pojazdy. W niektórych przypadkach nie podano w deklaracji dopuszczalnej masy pojazdu, co nie pozwalało na prawidłowe określenie stawki podatkowej dla pojazdu. Zgodnie z art.274 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (tekst jednolity z 2005 r., Dz. U. nr 8, poz. 60 ze zm.) - w sytuacji stwierdzenia, że deklaracja zawiera błędy lub oczywiste omyłki bądź, że wypełniono ją niezgodnie z ustalonymi wymaganiami, organ podatkowy miał prawo zwrócić się do składającego deklarację o złożenie niezbędnych wyjaśnień oraz o skorygowanie deklaracji.
5. W wyniku kontroli wszystkich decyzji podatkowych przyznających ulgi w zapłacie podatku od nieruchomości od osób fizycznych i prawnych wydanych w 2004 roku oraz wybranych decyzji podatkowych przyznających ulgi w zapłacie podatku rolnego w 2004 roku ustalono, że organ podatkowy nie zawsze zbierał materiał dowodowy w odniesieniu do okoliczności podnoszonych we wnioskach podatników, zgodnie z wymogami określonymi w art. 122 i art. 187 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa (art. 122 - w toku postępowania organy podatkowe podejmują wszelkie niezbędne działania w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz załatwienia sprawy, art. 187 § 1 - organ podatkowy jest obowiązany zebrać i w sposób wyczerpujący rozpatrzyć cały materiał dowodowy). Stwierdzono przypadki braku uzasadnienia faktycznego i prawnego w poddanych kontroli decyzjach podatkowych, co nie odpowiadało wymogom wynikającym z art. 210 § 4 ustawy Ordynacja podatkowej. Według przytoczonego przepisu, uzasadnienie faktyczne decyzji zawiera w szczególności wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, którym dał wiarę, oraz przyczyn, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności, uzasadnienie prawne zaś zawiera wyjaśnienie podstawy prawnej decyzji z przytoczeniem przepisów prawa.
6. Inkasentem opłaty targowej był w latach 2003-2004 Pan Marian Olczak (umowa zlecenie z dnia 12 lutego 2003 roku zawarta na okres od dnia 12 lutego do dnia 31 grudnia 2003 roku oraz umowa z dnia 12 stycznia 2004 roku zawarta na okres od dnia 12 stycznia do dnia 31 grudnia 2004 roku). Rada Gminy w Łęczycy wyznaczyła Pana Mariana Olczyka inkasentem opłaty targowej dopiero uchwałą nr XIX/103/2004 z dnia 15 czerwca 2004 roku w sprawie zmiany uchwały nr XIII/69/2003 z dnia 9 grudnia 2003 rok w sprawie określenia wysokości dziennych stawek opłaty targowej na 2004 rok. Zgodnie z art.19 pkt 2 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych - wyznaczenie inkasenta opłaty targowej jest wyłączną kompetencją rady gminy.
7. Opłata targowa zebrana przez inkasenta w dniach: 26 lutego 2004 roku (kwota – 98,40 zł), 17 marca 2004 roku (kwota - 98,40 zł), 26 kwietnia 2004 roku (kwota – 98,40 zł), została wpłacona przez inkasenta do kasy Urzędu w łącznej kwocie zebranej przez trzy miesiące dopiero w dniu 29 kwietnia 2004 roku – 295,20 zł. W umowie o inkaso określono, że wpłata na konto lub do kasy Urzędu Gminy w Łęczycy zainkasowanych kwot oraz rozliczenie się z dokonanych czynności inkasa na podstawie kwitariusza K-103 nastąpi do ostatniego dnia każdego miesiąca.
Na drukach poboru opłaty targowej k-103, inkasent nie wpisywał stawki opłaty targowej oraz ilości dni, za które opłata targowa został pobrana.
Odpowiedzialność za stwierdzone nieprawidłowości w zakresie realizacji dochodów z tytułu podatków lokalnych ponosi Wójt działający jako organ podatkowy (art.13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa).
W zakresie dochodów z majątku
1. W odniesieniu do sprzedaży działki nr 172/1 położonej w miejscowości Krzepocin Drugi, w trybie przetargu ustnego nieograniczonego, w 2004 roku stwierdzono, że:
- ogłoszenie o przetargu na sprzedaż przedmiotowej działki podano do publicznej wiadomości na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy w Łęczycy w dniu 25 września 2003 roku. Natomiast wykaz nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży wywieszono na tablicy ogłoszeń od dnia 26 sierpnia do dnia 23 września 2003 roku. Ogłoszenie o przetargu zostało podane do publicznej wiadomości z naruszeniem art.38 ust.2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2004 r., Dz. U. nr 261, poz. 2603 ze zm.). Zgodnie z powołanym przepisem - ogłoszenie o przetargu podaje się do publicznej wiadomości nie wcześniej niż po upływie terminów przeznaczonych na składanie wniosków przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości (minimum 6 tygodni od dnia wywieszenia wykazu nieruchomości),
- pierwszy przetarg, który odbył się w dniu 8 października 2003 roku na sprzedaż działki nr 172/1 zakończył się wynikiem negatywnym. Termin drugiego przetargu wyznaczony został na dzień 23 października 2003 roku, natomiast ogłoszenie o przetargu zostało wywieszone na tablicy ogłoszeń od dnia 9 października 2003 roku do dnia 23 października 2003 roku. Drugi przetarg na sprzedaż przedmiotowej nieruchomości zorganizowany został z naruszeniem § 2 ust.2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 roku w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy (Dz. U. nr 9, poz.30 ze zm.). Zgodnie z cytowanym wyżej przepisem - jeżeli pierwszy przetarg zakończył się wynikiem negatywnym, drugi przetarg można było zorganizować po upływie jednego miesiąca, lecz nie później niż w terminie do 6 miesięcy od dnia zamknięcia pierwszego przetargu.
2. Analogiczne nieprawidłowości jak wyżej opisane stwierdzono w odniesieniu do sprzedaży nieruchomości położonej w miejscowości Lubień oznaczonej nr działki 117/24, w trybie przetargu ustnego nieograniczonego, w 2003 roku.
W zakresie dotacji dla jednostek spoza sektora finansów publicznych
W przypadku udzielenia dotacji dla Gminnego Uczniowskiego Klubu Sportowego z Łęczycy stwierdzono nieprawidłowość polegającą na tym, że ww. klub do wniosku o udzielenie dotacji nie dołączył swojego statutu. Powyższe było wymagane przez § 3 ust.2 uchwały nr XVI/91/2000 Rady Gminy w Łęczycy z dnia 28 stycznia 2000 roku w sprawie określenia trybu postępowania o udzielenie dotacji podmiotom wykonującym zadania Gminy Łęczyca, sposobu rozliczania wykonywanego zadania. Zgodnie z § 3 ust.2 ww. uchwały - do wniosku o udzielenie dotacji należało dołączyć statut podmiotu lub akt o jego utworzeniu oraz aktualny wypis z sądu lub innego organu rejestrowego.
W zakresie udzielania zamówień publicznych
1. W zakresie udzielenia zamówienia publicznego w 2004 roku, w trybie przetargu nieograniczonego o wartości szacunkowej do 60.000 EURO, na kompleksową obsługę geodezyjną dróg gminnych na terenie Gminy Łęczycy stwierdzono nieprawidłowość polegającą na nie żądaniu przez zamawiającego w specyfikacji istotnych warunków zamówienia wskazania przez wykonawcę w ofercie części zamówienia, której wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom. Powyższe wymagane było przez art.36 ust.3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz.177 ze zm.). Zgodnie z powołanym przepisem - zamawiający żąda w specyfikacji wskazania przez wykonawcę w ofercie części zamówienia, której wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom. Analogiczne uchybienie stwierdzono w przypadku udzielenia zamówienia publicznego w 2004 roku, w trybie przetargu nieograniczonego o wartości szacunkowej do 60.000 EURO, na opracowanie dokumentacji projektowej oraz dokumentów niezbędnych do prowadzenia procedury przetargowej na budowę 72 sztuk przydomowych indywidualnych oczyszczalni ścieków na terenie Gminy Łęczyca.
2. W przypadku udzielenia zamówienia publicznego w 2004 roku, w trybie przetargu nieograniczonego o wartości szacunkowej powyżej 60.000 EURO, na realizację inwestycji dotyczącej budowy sali sportowej przy Gimnazjum
w Topoli Królewskiej stwierdzono, że zamawiający w specyfikacji istotnych warunków zamówienia zawarł zapis, że informacja z Krajowego Rejestru Karnego dotyczy zarówno członków zarządu oraz osób upoważnionych do podpisywania umowy. Z Krajowego Rejestru Sądowego złożonego przez jednego z wykonawców - firmę Mirbud wynikało, że Prezesem Zarządu jest Pan Jerzy Mirgos, natomiast prokurentem jest Pani Halina Mirgos. W ofercie złożonej przez ww. firmę Mirbud znajdowała się informacja z Krajowego Rejestru Karnego dotycząca prokurenta Pani Haliny Mirgos, brak było natomiast informacji z Krajowego Rejestru Karnego dotyczącej Prezesa Zarządu. Zamawiający nie wykluczył wykonawcy z postępowania mimo zaistnienia przesłanki określonej w art. 24 ust.2 pkt 3 ustawy Prawo zamówień publicznych.
Zawiadamiając o powyższych nieprawidłowościach proszę Pana Wójta o podjęcie działań mających na celu ich usunięcie oraz zapobieżenie ich występowaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Zapewnić by w ramach kontroli podejmowanych wobec podległych lub nadzorowanych jednostek organizacyjnych, na podstawie art.127 ustawy o finansach publicznych, zbadane zostało przestrzeganie realizacji ustalonych w kontrolowanej jednostce procedur wewnętrznej kontroli finansowej. Zgodnie z art.127 ust.3 ww. ustawy, kontrola ta dokonywana jest przy przyjęciu minimalnej próby 5% wydatków jednostki. Czynności kontrolne powinny znaleźć odzwierciedlenie w sporządzonej z kontroli dokumentacji.
2. Przestrzegać zapisów zawartych w Statucie Gminy Łęczyca w zakresie zasad i trybu działania Komisji Rewizyjnej.
3. Zapewnić rozliczanie zaliczek w terminie określonym w Instrukcji obiegu dokumentów księgowych w Urzędzie Gminy w Łęczycy.
4. Egzekwować obowiązek terminowego składania deklaracji podatkowych w zakresie podatku rolnego.
5. Od podatników podatku od środków transportowych egzekwować deklaracje wypełnione w prawidłowy sposób, pozwalający na weryfikację zastosowanej stawki podatkowej.
6. Decyzje w sprawie umorzenia zaległości podatkowej, rozłożenia na raty zapłaty podatku lub zaległości podatkowej, odroczenia terminu płatności podatku lub odroczenia zapłaty zaległości podatkowej, wydawać po dokładnym wyjaśnieniu stanu faktycznego sprawy, do czego zobowiązują organ podatkowy art.122 i art.187 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa. W wyniku przeprowadzonego postępowania podatkowego należy ustalić istnienie (lub nie) ustawowo określonych przesłanek warunkujących podjęcie danego rozstrzygnięcia (np. w odniesieniu do umorzenia zaległości podatkowej przesłanki stanowią ważny interes podatnika lub interes publiczny). W uzasadnieniu faktycznym decyzji w sprawie udzielenia ulgi w zapłacie podatku wskazywać fakty, które organ podatkowy uznał za udowodnione, dowody, którym dał wiarę, oraz przyczyny, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności, zgodnie z art.210 § 4 ustawy Ordynacja podatkowa.
7. Zapewnić nadzór nad prawidłowością poboru i rozliczenia opłaty targowej.
9. Ogłoszenie o przetargu na sprzedaż nieruchomości podawać do publicznej wiadomości zgodnie z art.38 ust.2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami, tzn. nie wcześniej niż po upływie terminów, o których mowa w art. 34 ust. 1 pkt 1 i pkt 2 oraz ust. 4 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
10. Jeżeli pierwszy przetarg zakończył się wynikiem negatywnym przeprowadzać drugi przetarg w okresie nie krótszym niż 2 tygodnie, ale nie dłuższym niż 6 miesięcy, licząc od dnia zamknięcia pierwszego przetargu, zgodnie z art.39 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
11. W specyfikacji istotnych warunków zamówienia żądać wskazania przez wykonawcę w ofercie części zamówienia, której wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom, zgodnie z art.36 ust.3 ustawy – Prawo zamówień publicznych.
12. Przestrzegać art.24 ustawy Prawo zamówień publicznych, określającego przesłanki wykluczenia wykonawcy.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Wójta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że zgodnie z art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
1. Przewodniczący Rady Gminy w Łęczycy
2. Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy w Łęczycy
3. aa
Wystąpienie pokontrolne podpisał dr Ryszard Paweł Krawczyk – Prezes Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.