M. Kutno - Kontrola kompleksowa przeprowadzona przez RIO w Łodzi, zakończona w 2005 roku
XMLTreść
Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi do Prezydenta Miasta Kutno po zakończeniu kompleksowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych. Udostępniane na podstawie art.6 ust.1 pkt 4 lit "a" tiret drugi ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej.
Pan
Zbigniew Burzyński
Prezydent Miasta Kutno
WK - 602/71/2005
Działając na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001r., Dz. U. nr 55, poz. 577 ze zm.) informuję, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Mieście Kutno. Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości i uchybienia wynikały, przede wszystkim, z wadliwej interpretacji przepisów, niedostatecznego nadzoru ze strony kierownictwa jednostki oraz braku stosownych procedur wewnętrznej kontroli finansowej. Wykazane uchybienia i nieprawidłowości dotyczyły, w szczególności:W zakresie funkcjonowania kontroli wewnętrznej
1. Prezydent Miasta nie dopełnił obowiązku wynikającego z postanowień art. 35a ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148 ze zm.), tj. nie ustalił do dnia 24 sierpnia 2005 roku, w formie pisemnej, procedur kontroli finansowej dotyczących procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz z gospodarowaniem mieniem, spełniających wszystkie wymogi określone w art. 35a ust. 1 i 2 ww. ustawy. W czasie trwania kontroli RIO w Łodzi Prezydent Miasta Kutno zarządzeniem wewnętrznym nr 12/05 z dnia 25 sierpnia 2005 roku wprowadził w życie „Regulamin kontroli finansowej zakresie przestrzegania procesów kontroli oraz przeprowadzania wstępnej kontroli celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków". Zarządzenie wydane zostało w oparciu o art. 28a ust.1 i art. 35a ust. 2 i 3 i art. 127 ust. 2 i 3 ustawy o finansach publicznych. Odpowiedzialność za ustalenie procedur kontroli finansowej ponosi Prezydent Miasta Kutno.
2. W wyniku kontroli realizacji zadań inwestycyjnych dotyczących termomodernizacji budynku Szkoły Podstawowej nr 4 w Kutnie oraz przebudowy ogrodzenia frontowego wraz z budową kasy na stadionie Miejskim w Kutnie, stwierdzono, że nie przestrzegano obowiązujących w jednostce procedur wewnętrznej kontroli finansowej.
W zakresie ewidencji księgowej i sprawozdawczości
Prowadzona za pomocą programu komputerowego ewidencja księgowa konta 201 nie dawała możliwości wyodrębnienia zobowiązań wymagalnych. Zgodnie z art.8 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz. 694 ze zm.) – określając zasady (politykę) rachunkowości należy zapewnić wyodrębnienie w rachunkowości wszystkich zdarzeń istotnych do oceny sytuacji majątkowej i finansowej jednostki, przy zachowaniu zasady ostrożności.
W zakresie dochodów z podatków i opłat lokalnych
Podatek od nieruchomości – osoby prawne
Podatnik oznaczony numerem 10012 w deklaracjach złożonych na 2003 i 2004 rok wykazał do opodatkowania grunty o powierzchni 4.750 m2 w kategorii grunty pozostałe . W trakcie kontroli w oparciu o ewidencję gruntów ustalono, że przedmiotowe grunty sklasyfikowane były jako użytki rolne. Ponadto organ podatkowy wezwał podatnika do złożenia korekty deklaracji, a na jej podstawie (złożona do deklaracji z 2005 roku) stwierdzono, że grunty nie były przez podatnika wykorzystywane do prowadzenia działalności gospodarczej. W związku z powyższymi ustaleniami należy wskazać, że zgodnie z art. 2 ust.2 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 9, poz. 84 ze zm.) - opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości nie podlegają grunty sklasyfikowane w ewidencji gruntów i budynków jako użytki rolne, grunty zadrzewione i zakrzewione na użytkach rolnych, z wyjątkiem zajętych na prowadzenie działalności gospodarczej. Stosownie natomiast do art. 1 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity z 1993 r., Dz. U. nr 94, poz. 431 ze zm.) - opodatkowaniu podatkiem rolnym podlegają grunty sklasyfikowane w ewidencji gruntów i budynków jako użytki rolne lub grunty zadrzewione i zakrzewione na użytkach rolnych, z wyjątkiem zajętych na prowadzenie działalności gospodarczej. Grunty sklasyfikowane jako użytki rolne, nie zajęte na prowadzenie działalności gospodarczej powinny, zatem podlegać opodatkowaniu podatkiem rolnym. W toku kontroli RIO w Łodzi organ podatkowy podjął czynności mające na celu skorygowanie złożonych przez podatnika deklaracji.
Podatek od nieruchomości od osób fizycznych
W decyzji podatkowej nr 17183/2004 z dnia 20 lipca 2004 roku organ podatkowy ustalił dla podatnika prowadzącego działalność gospodarczą, m.in., podatek od gruntów pozostałych o powierzchni 1.237 m2. Kontrolujący stwierdzili, że w ewidencji gruntów sklasyfikowano przedmiotowe grunty jako inwestycyjne. Zgodnie z art.1a ust.1 pkt 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych - za grunty, budynki i budowle związane z prowadzeniem działalności gospodarczej uważa się grunty, budynki i budowle będące w posiadaniu przedsiębiorcy lub innego podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą, z wyjątkiem budynków mieszkalnych oraz gruntów związanych z tymi budynkami, a także gruntów pod jeziorami, zajętych na zbiorniki wodne retencyjne lub elektrowni wodnych, chyba, że przedmiot opodatkowania nie jest i nie może być wykorzystywany do prowadzenia tej działalności ze względów technicznych. Jeżeli w danym stanie faktycznym nie zachodziłyby wskazane w powołanym unormowaniu względy techniczne, grunty powinny zostać opodatkowane według stawek najwyższych (dla gruntów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej). W trakcie trwania kontroli RIO w Łodzi podatnik złożył korektę informacji o nieruchomościach.
Podatek od środków transportowych
1. W 2003 roku na 9 deklaracji podatkowych poddanych kontroli 3 zostały złożone przez podatników po ustawowym terminie, tzn. po dniu 15 lutego danego roku. W 2004 roku na 8 deklaracji 2 złożone zostały po ustawowym terminie, określonym w art.9 ust.6 pkt 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych. Ponadto, stwierdzono, że w sytuacji jeżeli obowiązek podatkowy powstał po dniu 15 lutego danego roku, podatnicy nie przestrzegali 14 dniowego terminu na złożenie deklaracji liczonego od dnia zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie tego obowiązku.
2. W skontrolowanej próbie ośmiu podatników (osoby fizyczne) posiadających na koniec 2004 roku 58 pojazdów podlegających opodatkowaniu, w przypadku dwudziestu jeden środków transportowych stanowiących przedmiot opodatkowania w latach 2003-2004 nie zamieszczono w deklaracjach wszystkich danych, od których uzależniona była stawka podatku, a mianowicie: informacji o dopuszczalnej masie całkowitej pojazdu; dopuszczalnej masie całkowitej zespołu pojazdów np. naczepa, przyczepa + ciągnik siodłowy; informacji o liczbie osi pojazdu; informacji czy pojazd spełnia normy czystości spalin, czy posiada katalizator oraz jaki ma system zawieszenia. W deklaracjach stosowano także stawki podatku, które były sprzeczne ze stawkami podatku określonymi w uchwałach Rady Miasta. Powyższe wskazuje na zaniechanie przez pracownika merytorycznego Urzędu Miasta przeprowadzania kontroli i weryfikacji składanych przez podatników deklaracji, w oparciu o art.272 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (tekst jednolity z 2005 r., Dz. U. nr 8, poz. 60 ze zm.). Wzór deklaracji na podatek od środków transportowych na 2003 i 2004 rok określało rozporządzenie Ministra Finansów z 20 grudnia 2002 roku w sprawie wzoru deklaracji na podatek od środków transportowych (Dz. U. nr 234, poz. 1969). Zgodnie z treścią deklaracji i załączników do tej deklaracji podatnik zobowiązany był podać określone parametry pojazdu podlegającego opodatkowaniu, natomiast w przypadku ich braku organ podatkowy powinien na bieżąco podejmować działania mające na celu uzupełnienie deklaracji przez podatników. W trakcie kontroli RIO w Łodzi organ podatkowy podjął czynności w celu wyegzekwowania od podatników uzupełnienia deklaracji.
3. Ustalono, że kontrolowana jednostka nie naliczyła odsetek za zwłokę w zapłacie I raty podatku od środków transportowych z 2003 roku na kwotę 34,60 zł.
4. W skontrolowanej próbie siedmiu podatników - osób prawnych posiadających na koniec 2004 roku 36 pojazdów, w odniesieniu do dwóch środków transportowych stwierdzono zastosowanie nieprawidłowej stawki podatku dla pojazdów o parametrach opisanych w deklaracji. W trakcie kontroli RIO w Łodzi podatnicy złożyli korekty deklaracji, z których wynikało, że zastosowano stawki podatku w prawidłowej wysokości.
W zakresie udzielonych zwolnień w podatku rolnym
W poddanych kontroli decyzjach nr 10022/4/2004 i 10022/5/2004 w sprawie zwolnienia z podatku rolnego z tytułu nabycia gruntów na powiększenie gospodarstwa rolnego nieprawidłowo określono okres obowiązywania zwolnienia. Zgodnie z art.12 ust.3 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym - okres zwolnienia wynosi 5 lat, licząc od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawarto umowę sprzedaży gruntów lub prawa użytkowania wieczystego, ustanowiono prawo użytkowania wieczystego gruntów lub objęto grunty w trwałe zagospodarowanie w drodze umowy.
W zakresie opłaty targowej
Ustalono, że inkasent opłaty targowej - PSS "Społem" Kutno pobrane opłaty za grudzień 2003 roku wpłacił do Urzędu Miasta z opóźnieniem 10 dni (powinien dokonać wpłaty do 10 stycznia 2004 roku, przekazał 20 stycznia). W powyższej sytuacji powinny być naliczone odsetki za zwłokę, czego inkasent nie uczynił, a organ podatkowy nie egzekwował. W trakcie kontroli RIO w Łodzi Skarbnik Miasta podpisała notę księgową nr 4 dotyczącą obciążenia PSS Społem kwotą 172,20 zł z tytułu odsetek za zwłokę we wpłacie opłaty targowej za grudzień 2003 roku.
W zakresie terminowości podejmowania czynności windykacyjnych w odniesieniu do zaległości podatkowych
Kontrolujący stwierdzili przypadki nieterminowego podejmowania działań windykacyjnych mających na celu wyegzekwowanie zaległości podatkowych z tytułu podatku od nieruchomości, podatku rolnego i podatku od środków transportowych, co stanowiło naruszenie przepisów ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 110, poz. 968 ze zm.) oraz przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137, poz. 1541 ze zm.). Powołane unormowania zobowiązywały wierzyciela do systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązania pieniężnego, a w przypadku braku wpłaty podatku lub raty podatku do prowadzenia działań windykacyjnych.
W zakresie dochodów z majątku
1. W odniesieniu do procedur sprzedaży nieruchomości zabudowanej nr 413/1 o powierzchni 211 m2 położonej przy ul. Królewskiej w Kutnie (na terenie objętym ochroną konserwatorską), stwierdzono, że drugi przetarg zorganizowano nie zachowując terminu, o którym mowa w § 2 ust.2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 roku w sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy (Dz. U. nr 9, poz.30 ze zm.). Zgodnie z powołanym przepisem - jeżeli pierwszy przetrag zakończył się wynikiem negatywnym, drugi przetarg organizuje się po upływie jednego miesiąca, lecz nie później niż w terminie do 6 miesięcy od dnia zamknięcia pierwszego przetargu. W opisywanym przypadku pierwszy przetrag odbył się w dniu 12 lutego 2003 roku, a drugi przetarg ogłoszono na dzień 28 lutego 2003 roku.
2. Prezydent Miasta Kutno dwukrotnie odroczył termin płatności opłaty rocznej w 2003 roku za wieczyste użytkowanie działek położonych w Kutnie przy ul. Metalowej na rzecz spółki „Dangari Inwest” Sp. z o.o. Prezydent odroczył również termin płatności należności w kwocie 1.728,34 zł za dzierżawę gruntów położonych w Kutnie przy ul. Berka Joselewicza z jednoczesnym rozłożeniem na raty ww. kwoty. Decyzje dotyczące rozłożenia na raty i odroczenia terminu płatności należności budżetu Miasta wydane zostały, mimo braku podjęcia przez Radę Miasta Kutno uchwały określającej szczegółowe zasady i tryb umarzania wierzytelności z tytułu należności pieniężnych, do których nie stosuje się przepisów ustawy – Ordynacja podatkowa, udzielania innych ulg w spłacaniu tych należności oraz wskazaniu organów do tego upoważnionych – na podstawie art.34a ustawy o finansach publicznych. W dniu 30 marca 2004 roku Rada Miasta Kutno podjęła uchwałę nr XVI/187/04 w sprawie szczegółowych zasad i trybu umarzania wierzytelności z tytułu należności pieniężnych, do których nie stosuje się przepisów ustawy Ordynacja podatkowa, odroczenia terminu zapłaty oraz rozłożenia na raty tych należności, a także wskazania organów do tego upoważnionych.
W zakresie pozostałych dochodów
1. Nie dokonywano protokolarnego odbioru stanu zajmowanego – na podstawie wydanych decyzji - pasa drogowego po zakończeniu robót. Wymóg taki wynikał z przepisów § 7 ust.1 i 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 24 stycznia 1986 roku (Dz. U. nr 6, poz.33 ze zm – obowiązywało w powyższym zakresie do dnia 4 lipca 2004 roku ). Zgodnie z § 2 ust.3 pkt 2 obowiązującego obecnie rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 1 czerwca 2004 roku w sprawie określenia warunków udzielania zezwoleń na zajęcie pasa drogowego (Dz. U. nr 140, poz.1481)- w przypadku zajęcia pasa drogowego w celu prowadzenia robót zezwolenie na zajęcie pasa drogowego powinno określać warunki przywrócenia pasa drogowego do poprzedniego stanu użyteczności, w tym sposób odbioru przedmiotowego odcinka pasa drogi. Wymóg protokolarnego odbioru zajmowanego odcinka pasa drogowego zawierały również w punkcie 6 wnioski o wydanie zezwolenia na zajęcie pasa drogowego drogi gminnej lub wewnętrznej dołączone do wydanych decyzji.
2. Kontrolujący stwierdzili, iż decyzje wydane w 2003 roku i do 4 lipca 2004 roku, nie określały warunków usuwania wad technicznych robót wykonanych w pasie drogowym. Wymóg taki wynikał z przepisów § 5 ust.2 pkt 5 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 24 stycznia 1986 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o drogach publicznych. Stwierdzono również, że decyzje wydane w 2004 roku, po dniu 4 lipca 2004 roku, nie określały sposobu odbioru odcinka pasa drogowego, jak również zasad usuwania usterek i wad technicznych, powstałych w ciągu 24 miesięcy od daty odbioru pasa drogowego. Wymóg zawarcia w decyzjach na zajęcie pasa drogowego ww. ustaleń wynikał z § 2 ust.3 pkt 2 i 3 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 1 czerwca 2004 roku w sprawie określenia warunków udzielania zezwoleń na zajęcie pasa drogowego.
W zakresie wydatków na realizację zadań powierzonych na podstawie umowy jednostkom spoza sektora finansów publicznych
W dniu 28 stycznia 2005 roku pomiędzy Miastem Kutno reprezentowanym przez Prezydenta Pana Zbigniewa Burzyńskiego a Miejskim Klubem Sportowym Kutno zostały podpisane umowy nr: EKiS II 4124/MKS-1/2005 na realizację zadania polegającego na organizacji szkolenia i udziale kutnowskich drużyn piłki nożnej drużyn młodzieżowych w rozgrywkach mistrzowskich i EKiS II 4124/MKS-2/2005 na realizację zadania polegającego na organizacji szkolenia i udziale kutnowskich drużyn piłki nożnej mężczyzn w rozgrywkach mistrzowskich. Załączniki do podpisanych umów stanowiły oferty wykonania zadnia zawierające kalkulację kosztów jego realizacji z podziałem na poszczególne rodzaje kosztów. W trakcie realizacji zadań MKS występował do Urzędu Miasta z wnioskami o wyrażenie zgody na zmianę wysokości środków przeznaczonych na poszczególne rodzaje kosztów. W odpowiedzi na wnioski Zastępca Prezydenta Miasta Pan Grzegorz Chojnacki skierował w dniu 4 października 2005 roku pismo do Prezesa MKS, w którym zezwolił na samodzielne dokonywanie zmian wysokości środków przeznaczonych na poszczególne rodzaje kosztów przez MKS, co było sprzeczne z § 15 podpisanych umów, mówiącym o tym, że wszelkie zmiany umów wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności. W pisemnym wyjaśnieniu złożonym kontrolującym Zastępca Prezydenta Miasta Pan Grzegorz Chojnacki wyjaśnił, że dalsze zmiany postanowień podpisanych umów dokonywane będą w formie pisemnej.
W zakresie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych
Naliczone należności na rzecz zakładowego funduszu świadczeń socjalnych na 2003 i 2004 rok odprowadzone zostały na rachunek funduszu nieterminowo. Artykuł 6 ust.2 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity z 1996 r., Dz. U. nr 70, poz. 335 ze zm.) obliguje pracodawcę do przekazania na rachunek bankowy funduszu równowartości dokonanych odpisów w terminie do dnia 30 września danego roku, z tym, że w terminie do 31 maja danego roku przekazaniu podlega kwota stanowiąca co najmniej 75% równowartości naliczonego odpisu na fundusz. W dniu 30 września 2005 roku przedstawiono kontrolującym dokumenty źródłowe, z których wynikało, że kwota równowartości planowanego odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych Urzędu Miasta Kutno na 2005 rok została odprowadzona na rachunek funduszu terminowo. Odpowiedzialność za terminowe przekazywanie środków na rachunek funduszu ponosi Prezydent Miasta (pracodawca).
W zakresie wydatków na dostawy materiałów i usług
Przy udzielaniu zamówienia publicznego na ubezpieczenie majątku i interesów Miasta Kutno wraz z jednostkami podległymi, wartość zamówienia powyżej 60.000 EURO, w trybie przetargu nieograniczonego, stwierdzono następujące nieprawidłowości:
- przy wysyłaniu specyfikacji istotnych warunków zamówienia dla firmy BCU AMA sp. z o.o. Warszawa, ul. Tamka 38, nie zachowano 5 dniowego terminu od daty otrzymania wniosku, stosownie do art.42 ust.1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz. 177 ze zm.),
- wykonawcy wykluczonemu z postępowania – PZU S.A. Inspektorat w Kutnie, który zwrócił się z wnioskiem nr SPP-4-41-82/04 z dnia 31 grudnia 2004 roku o zwrot wpłaconego wadium w kwocie 4.000.00 zł i tym samym zgodnie z art.46 ust.3 ustawy Prawo zamówień publicznych zrzekł się prawa do wniesienia protestu, zwrotu wadium dokonano nie na wniosek wykonawcy, lecz na podstawie art.46 ust.1 pkt 2 wymienionej ustawy, tj. po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego. Działaniem powyższym zamawiający naruszył art.46 ust.2 pkt 2 ww. ustawy.
W zakresie realizacji inwestycji i udzielania zamówień publicznych
W wyniku analizy treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia przygotowanych przez zamawiającego w postępowaniach o udzielenie zamówień publicznych na wykonanie termomodernizacji budynku Szkoły Podstawowej nr 4; wymianę instalacji centralnego ogrzewania w budynku Szkoły Podstawowej nr 4; wykonanie kanalizacji sanitarnej z przyłączami w południowej części Miasta Kutna I etap ulice Łąkoszyńska, Piątkowska i Zpłotek oraz wykonanie termomodernizacji budynku klubowego na Stadionie Miejskim w Kutnie stwierdzono, że nieprawidłowo określone zostały warunki udziału w postępowaniu w odniesieniu do wiedzy i doświadczenia wykonawców. Przykładowo - w przypadku specyfikacji istotnych warunków zamówienia dotyczącej wykonania termomodernizacji budynku Szkoły Podstawowej nr 4 w Kutnie, w punkcie 8 - opis warunków udziału wykonawców w postępowaniu - zamawiający wskazał, m.in., że w postępowaniu mogą brać udział wykonawcy, którzy wykonali roboty budowlane w ilości minimum trzech o wartości minimum 100.000 zł każda, odpowiadające swoim rodzajem, zakresem i charakterem robotom budowlanym stanowiącym przedmiot zamówienia (termomodernizacja budynków), przedstawiający pisemne referencje potwierdzające wykonanie tych robót z należytą starannością (punkt 8.5 specyfikacji). Jednocześnie, zamawiający wprowadził kolejny warunek, zgodnie z którym - w postępowaniu mogą brać udział wykonawcy, którzy wykażą, że wielkości robót budowlanych o rodzaju i wartości odpowiadającym robocie budowlanej stanowiącej przedmiot zamówienia w zakresie prowadzonej działalności w latach 2001 - 2003 nie będą mniejsze niż 600.000 zł w każdym roku, a w przypadku oferentów prowadzących działalność w okresie krótszym niż 3 lata - wielkości tego rodzaju robót nie będą mniejsze niż 600.000 zł w tym okresie (punkt 8.6 specyfikacji).
Odnosząc się do tak sformułowanych warunków należy zauważyć - przede wszystkim - ich wzajemną sprzeczność. W punkcie 8.5 specyfikacji zamawiający uznał, że w postępowaniu mogą uczestniczyć wykonawcy, którzy wykonają w ciągu ostatnich 5 lat minimum 3 roboty budowlane o wartości minimum 100.000 zł (tę wartość należy, zatem uznać za przyjętą przez zamawiającego wartość odpowiadającą wartości robót budowlanych będących przedmiotem zamówienia), by w kolejnym punkcie specyfikacji radykalnie zmienić te wymagania. Spełnieniem tych wymagań byłoby, przykładowo wykonanie w latach 2001 - 2003 osiemnastu (a nie trzech) robót budowlanych o minimalnej wartości 100.000 zł odpowiadających swoim rodzajem robotom budowlanym stanowiącym przedmiot zamówienia. Nie spełniłby natomiast warunków zamawiającego wykonawca, który wykonałby w latach 2002-2003 stosowne roboty budowlane o wartości 1.500.000 zł w każdym roku, a w 2001 roku wartość wykonanych robót wynosiłaby 590.000 zł.
Określone w opisany sposób warunki udziału w postępowaniu mogły doprowadzić do wyeliminowania z udziału w postępowaniu podmiotów posiadających wiedzę i doświadczenie pozwalające należycie wykonać przedmiotowe zamówienie. Podkreślić należy, że szacunkowa wartość omawianego zamówienia wynosiła 197.895 zł, co uzasadnia wniosek, że określone przez zamawiającego warunki nie były dostosowane do specyfiki, zakresu, wartości i stopnia skomplikowania zamówienia. Warunki określone w specyfikacji powinny mieć jedynie na celu ustalenie zdolności określonego podmiotu do wykonania zamówienia, nie mogą prowadzić do eliminacji wykonawców poprzez formułowanie warunków nadmiernych, nie mających uzasadnienia w specyfice przedmiotu zamówienia. Analogiczne konstrukcje, jak wyżej przedstawiona, zostały przyjęte w pozostałych specyfikacjach (przy różnicach dotyczących rodzaju robót i ich wartości).
Odnosząc się do wyjaśnień złożonych w powyższej sprawie przez Zastępcę Prezydenta Miasta Pana Krzysztofa Komorowskiego, który stwierdził, że warunek dotyczący wartości robót w latach 2001 - 2003 odnosił się do potencjału technicznego i ekonomicznego wykonawców, a chodziło o weryfikację globalnej wielkości obrotów, należy stwierdzić, że nie znajdują one potwierdzenia w treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia, gdzie wyraźnie sformułowano wymóg by podane wartości dotyczyły robót budowlanych o rodzaju odpowiadającym robotom stanowiącym przedmiot zamówienia. W specyfikacji istotnych warunków zamówienia dotyczącej wykonania termomodernizacji budynku Szkoły Podstawowej nr 4 w Kutnie także wyraźnie wskazano, że dokumentem potwierdzającym omawiany warunek ma być wykaz wykonanych w okresie ostatnich pięciu lat robót budowlanych odpowiadających swoim rodzajem i wartością robotom budowlanym stanowiącym przedmiot zamówienia, z podaniem ich wartości, daty i miejsca wykonania. Trudno także zaakceptować wniosek zakładający, że w powyższy sposób zamawiający chciał weryfikować potencjał techniczny wykonawców.
Określając w przedstawiony sposób warunki udziału w postępowaniu zamawiający naruszył art.22 ust.2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz. 177 ze zm.) zgodnie z którym - zamawiający nie może określać warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia w sposób, który mógłby utrudniać uczciwą konkurencję.
Odpowiedzialność w powyższym zakresie ponosi Zastępca Prezydenta Miasta Pan Krzysztof Komorowski.
W odniesieniu do zamówienia publicznego, udzielonego w trybie przetargu nieograniczonego, na wykonanie termomodernizacji budynku Szkoły Podstawowej nr 4 w Kutnie, wartość zamówienia poniżej 60.000 EURO, stwierdzono:
W sporządzonym w dniu 30 grudnia 2004 roku protokole przyjęcia środka trwałego OT nr IN-29/2004 rozliczono i przyjęto na stan środków trwałych zakończone zadania inwestycyjne pn. Termomodernizacja Szkoły Podstawowej nr 4 i wymiana w tej Szkole instalacji centralnego ogrzewania. Ustalono, że wartość obu zrealizowanych zadań wynosiła 277.000 zł, natomiast protokół OT sporządzono na kwotę 187.000 zł nie uwzględniając w rozliczeniu środków wydatkowanych na realizację inwestycji z Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej.
W odniesieniu do zamówienia publicznego, udzielonego w trybie przetargu nieograniczonego, na wymianę instalacji centralnego ogrzewania w budynku Szkoły Podstawowej nr 4, biblioteki szkolnej i pracowni, wartość zamówienia poniżej 60.000 EURO, stwierdzono:
Kontrolujący ustalili, że zadanie polegające na wymianie instalacji centralnego ogrzewania w budynku Szkoły Podstawowej nr 4 było zaplanowane w budżecie Miasta Kutno w tej samej pozycji, co termomodernizacja budynku Szkoły Podstawowej nr 4. W wyniku kontroli stwierdzono, że w dniu 4 sierpnia 2004 roku jednostka miała już zaciągnięte zobowiązania na kwotę 181.002,72 zł, wynikające z umowy nr 3/04 z dnia 5 lipca 2004 roku na wykonanie termomodernizacji budynku Szkoły (kwota 179.562,00 zł) i umowy o dzieło na wykonanie dokumentacji projektowej (kwota 1.440,72 zł). Podpisując w dniu 4 sierpnia 2004 roku umowę dotyczącą wymiany instalacji grzewczej na kwotę 95.001,72 zł Zastępca Prezydenta Miasta Pan Krzysztof Komorowski przekroczył zakres upoważnienia do zaciągania zobowiązań obciążających budżet Miasta, określony przez postanowienia uchwały budżetowej. Łącznie zaciągnięte zobowiązania wynosiły 276.004,44 zł, przy zaplanowanej w budżecie Miasta kwocie w wysokości 213.000 zł. Zmiany wysokości środków przeznaczonych na realizację powyższych zadań Rada Gminy dokonała w dniu 14 września 2004 roku podejmując uchwałę nr XXI/242/04, w której zwiększyła wysokość środków przeznaczonych na realizację zadań wskazanych inwestycyjnych do kwoty 277.000 zł.
W odniesieniu do zamówienia publicznego na budowę ulicy Konopnickiej wraz z kanalizacją deszczową, zamówienie o wartości powyżej 30.000 EURO, w 2003 roku, stwierdzono
Na podstawie sporządzonej dokumentacji projektowej (obejmującej także kosztorys inwestorski, przedmiary robót i kosztorys nakładczy) na wykonanie powyższego zadania inwestycyjnego ustalono, że wartość kosztorysowa zadania wynosiła 771.276,71 zł netto (825.266,08 zł brutto). Natomiast, zamawiający w dokumentacji dotyczącej udzielenia zamówienia publicznego przyjął wartość szacunkową zamówienia w wysokości 450.000 zł. Zgodnie z art.35 ust.2a ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 ze zm.) - podstawę do określenia wartości zamówienia na roboty budowlane stanowił kosztorys inwestorski, który to przepis w danym stanie faktycznym nie został zachowany.
W odniesieniu do zamówienia publicznego na wykonanie kanalizacji sanitarnej z przyłączami w południowej części Miasta Kutna I etap, ulice Łąkoszyńska, Piątkowska i Zapłotek, przetarg nieograniczony o wartości powyżej 60.000 EURO, stwierdzono:
Ustalono, że przed podpisaniem w dniu 29 grudnia 2004 roku pomiędzy Miastem Kutno a Przedsiębiorstwem Inżynieryjno-Budowlanym "MAWEX" umowy nr 8/12/2004 na wykonanie powyższego zadania inwestycyjnego wykonawca nie wniósł zabezpieczenia należytego wykonania umowy. Zawarcie umowy przed wniesieniem przez wykonawcę zabezpieczenia należytego wykonania umowy czyni niemożliwym ewentualne zastosowanie art.94 ust.2 ustawy Prawo zamówień publicznych, zgodnie z którym - jeżeli wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego lub nie wnosi wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy, zamawiający wybiera ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania ich ponownej oceny. Zabezpieczenie wniesione zostało w dniu 10 stycznia 2005 roku.
W odniesieniu do zamówienia publicznego, udzielonego w trybie przetargu nieograniczonego na termomodernizację budynku klubowego na Stadionie Miejskim w Kutnie, wartość zamówienia poniżej 60.000 EURO, w 2004 roku, stwierdzono:
1. Specyfikacja istotnych warunków zamówienia została podpisana przez Zastępcę Prezydenta Miasta w dniu 23 lipca 2004 roku, w tym też dniu zostało opublikowane na tablicy ogłoszeń Urzędu Miasta ogłoszenie o przetargu. Termin składania ofert wyznaczono na dzień 9 sierpnia 2004 roku, termin realizacji zadania na dzień 4 września 2004 roku. W związku z powyższymi ustaleniami należy zwrócić uwagę na czas przeznaczony na wykonanie zamówienia, który potencjalni oferenci, analizując możliwość złożenia oferty, biorą pod uwagę. Uwzględniając czas na rozstrzygnięcie postępowania (około 5 dni) i podpisanie umowy (7 dni), umowa mogła być podpisana około 21 sierpnia 2004 roku. Do wyznaczonego terminu zakończenia zadania pozostało ok. 14 dni. Przewidziane do wykonania roboty budowlane obejmowały: roboty rozbiórkowe pokrycia dachowego, roboty ziemne (izolacje przeciwwilgociowe), dobudowanie części budynku (wykonanie ław i ścian fundamentowych, ścian budynku i stropu), wykonanie izolacji cieplnej dachu, przykrycie dachu papą termozgrzewalną, wymianę stolarki okiennej i drzwiowej, wykonanie ocieplenia budynku metodą lekko mokrą, malowanie tynków zewnętrznych. W ocenie kontrolujących termin przeznaczony na realizację zadania nie został określony z uwzględnieniem zakresu przewidzianych do wykonania prac, co znalazło potwierdzenie w dwukrotnym przesuwaniu terminu zakończenia robót, ostatecznie do dnia 30 maja 2005 roku (pierwszym aneksem z dnia 1 września 2004 roku przesunięto termin zakończenia na dzień 31 grudnia 2004 roku). Opisana sytuacja mogła skutkować potencjalnie brakiem złożenia ofert przez wykonawców, którzy będąc zdolni do należytego wykonania zamówienia, zrezygnowali ze złożenia ofert z uwagi na nierealny termin (nie gwarantujący realizacji zadania z zachowaniem reżimów technologicznych wykonywanych robót budowlanych, a co z tym związane wymaganej jakości robót). Opisane działanie zamawiającego naruszało zasadę wyrażoną w art.7 ust.1 ustawy Prawo zamówień publicznych, zgodnie z którą - zamawiający przygotowuje i przeprowadza postępowanie o udzielenie zamówienia w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji.
2. W wyniku kontroli ustalono, że umowa na wykonanie zadania została podpisana z wykonawcą w dniu 24 sierpnia 2004 roku, trzy dni po podpisaniu umowy - zgodnie z jej postanowieniami - miało nastąpić rozpoczęcie realizacji zadania. Wykonawca - Zakład Malarsko-Remontowy Włodzimierz Sieradzon wystawił w dniu 3 września 2004 roku fakturę VAT nr 13/2004 na kwotę 49.818,72 zł brutto, a w dniu 1 października 2004 roku fakturę VAT nr 15/2004 na kwotę 43.310,00 zł brutto. Łącznie na dzień 1 października 2004 roku zafakturowano roboty o wartości brutto 93.128,72 zł tj. 55,15 % wartości podpisanej umowy. Natomiast, na podstawie analizy zapisów w dzienniku budowy, wydanym w dniu 9 września 2004 roku, stwierdzono, że przekazanie placu budowy nastąpiło w dniu 27 września 2004 roku, a pod datą 30 września 2004 roku odnotowano, że przystąpiono do prac rozbiórkowych (w sytuacji, kiedy na dzień 1 października 2004 roku zafakturowano już 55,15 % wartości realizowanych robót). Zgodnie z wyjaśnieniami złożonymi przez pracowników Urzędu Miasta w Kutnie prace rozpoczęto faktycznie w dniu 27 sierpnia 2004 roku, co oznaczałoby jednakże, że dziennik budowy prowadzony był w sposób nierzetelny, z naruszeniem art.45 ust.1 ustawy z dnia 7 lipca 1994 roku Prawo budowlane (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 207, poz. 2016 ze zm.), stosownie do którego to przepisu - dziennik budowy stanowi urzędowy dokument przebiegu robót budowlanych oraz zdarzeń i okoliczności zachodzących w toku wykonywania robót budowlanych, wpisy w nim powinny być dokonywane począwszy od rozpoczęcia robót budowlanych.
3. W dniu 27 października 2004 roku Naczelnik Wydziału Inwestycji, inspektor nadzoru, a także wykonawca oraz kierownik budowy sporządzili notatkę służbową, w której zawarto, m.in., ustalenia odnośnie dalszej realizacji zadania. Ustaleń dokonano w związku z możliwością częściowego sfinansowania zadania ze środków pochodzących z umorzeń pożyczek udzielonych Miastu przez Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi, wstrzymując dalsze fakturowanie zadania do czasu podpisania umowy z Funduszem. Określono, że wartość wykonanych i zafakturowanych robót wynosiła 76.335,02 zł, do zafakturowania pozostało 62.088,77 zł (wartość wykonanych a nie zafakturowanych robót wynosiła 23.811,70 zł, roboty te miały być zafakturowane po podpisaniu umowy z Funduszem, wartość robót niewykonanych 38.277,07 zł). Ponadto, w ww. notatce służbowej wskazano, że inwestor wyraża zgodę na rozszerzenie zadania o wartość 7.303,37 zł netto w oparciu o kosztorys budowlany. Kontrolujący ustalili, że działający w imieniu Miasta Naczelnik Wydziału Inwestycji nie miał upoważnienia do podejmowania opisanych rozstrzygnięć, w tym do zlecania wykonania dodatkowych robót (zlecenie takie może być udzielone poprzez złożenie oświadczenia woli przez osobę do tego uprawnioną). Roboty te, określone w protokole konieczności z dnia 20 października 2004 roku, zostały przez wykonawcę zrealizowane, jednakże wykonawca zrezygnował z wynagrodzenia w tym zakresie.
W odniesieniu do zamówienia publicznego, udzielonego w trybie przetargu nieograniczonego, na przebudowę ogrodzenia frontowego wraz z budową kasy na Stadionie Miejskim w Kutnie, wartość zamówienia poniżej 60.000 EURO, stwierdzono:
Umowa dotycząca realizacji przedmiotowej inwestycji pomiędzy Miastem Kutno a Zakładem Malarsko-Remontowym podpisana została w dniu 8 grudnia 2004 roku. W trakcie realizacji zadania, w dniu 15 grudnia 2004 roku Naczelnik Wydziału Inwestycji, inspektor nadzoru, wykonawca i kierownik budowy podpisali protokół konieczności wykonania robót dodatkowych nie ujętych w dokumentacji projektowej za dodatkowym wynagrodzeniem. Roboty obejmować miały wykonanie przeróbki ogrodzenia, usunięcie korzeni na odcinku budowy ogrodzenia, usunięcie kolizji z kablem energetycznym, odtworzenie nawierzchni z kostki brukowej z odzysku oraz wykonanie podbudowy z nowego polbruku. Według wyjaśnień Naczelnika Wydziału Inwestycji podstawę zlecenia prac stanowił art.67 ust.1 pkt 3 ustawy Prawo zamówień publicznych (czyli konieczność natychmiastowego wykonania zamówienia).
W dniu 22 grudnia 2004 roku Naczelnik Wydziału Inwestycji, inspektor nadzoru, wykonawcą i kierownik budowy podpisali porozumienie, w którym ustalono, m.in., że wykonawca nie wykonał podczas realizacji niniejszego zadania robót na kwotę 6.745,95 zł, wykonał natomiast roboty dodatkowe na podstawie protokołu konieczności z dnia 20 października 2004 roku na kwotę 7.303,37 zł netto (prace te dotyczyły zadania termomodernizacji budynku klubowego na Stadionie Miejskim - patrz ustalenia powyżej), za które nie otrzymał wynagrodzenia. Wobec powyższego podpisujący porozumienie postanowili, że wykonawca otrzyma wynagrodzenie za nie wykonane jeszcze roboty w ramach realizacji zadania inwestycyjnego, natomiast wynagrodzenie za roboty dodatkowe postanowiono zapłacić po podpisaniu umowy z Wojewódzkim Funduszem Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, do dnia 30 maja 2005 roku.
W wyniku kontroli ustalono, że działający na rzecz Miasta Kutno Naczelnik Wydziału Inwestycji i inspektor nadzoru nie byli umocowani do podejmowania opisanych rozstrzygnięć (w szczególności udzielania zamówień publicznych). Pracownicy ci za powyższe zostali ukarani w dniu 29 marca 2005 roku karami nagany.
Wskazać także należy, że działanie polegające na zatwierdzeniu do wypłaty wynagrodzenia za niewykonane roboty budowlane było sprzeczne z § 9 podpisanej w dniu 8 grudnia 2004 roku umowy, z którego wynikało, że wykonawca będzie wystawiał faktury za faktycznie wykonane zakresy robót określone w specyfikacji istotnych warunków zamówienia i kosztorysie ofertowym, odebrane na podstawie protokołu odbioru wykonanych robót, podpisanego i zatwierdzonego przez zamawiającego.
Odnosząc się do treści podpisanego w dniu 15 grudnia 2004 roku protokołu konieczności należy zauważyć, że w umowie z dnia 8 grudnia 2004 roku strony ustaliły, że za wykonanie przedmiotu umowy wykonawca otrzyma wynagrodzenie ryczałtowe. Istota wynagrodzenia ryczałtowego sprowadza się do tego, że przysługuje ono w ustalonej wysokości za wykonanie, zgodne z obowiązującymi standardami, określonego dzieła (obiektu budowlanego). Określona w umowie wysokość wynagrodzenia ryczałtowego jest ostateczna niezależnie od rozmiaru robót budowlanych i innych świadczeń oraz ponoszonych przez wykonawcę kosztów ich realizacji. Zgodnie z charakterem przyjętego wynagrodzenia w § 6 ust.3 umowy z dnia 8 grudnia 2004 roku strony umowy postanowiły, że wynagrodzenie jest ryczałtowe i nie podlega zmianie do końca budowy przedmiotu umowy. Wobec powyższego przynajmniej co do części prac objętych ww. protokołem konieczności (usunięcie korzeni na odcinku budowy ogrodzenia) brak było uzasadnienia do ustalania dodatkowego wynagrodzenia.
Odpowiedzialność w powyższym zakresie ponoszą Naczelnik Wydziału Inwestycji i inspektor nadzoru.
W wyniku kontroli procedur udzielania zamówień publicznych kontrolujący stwierdzili także przypadki składania przez wykonawców działających w formie spółki jawnej zaświadczeń potwierdzających brak zaległości podatkowych wystawionych na rzecz osób wchodzących w skład spółki, bez przedłożenia zaświadczenia dotyczącego samej spółki. W związku z powyższym należy wskazać, że zgodnie z opinią przedstawioną przez Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, w której sformułował on wniosek, że "...wykonawca będący spółką jawną w celu potwierdzenia, że nie zalega uiszczaniem podatków powinien przedstawić odpowiednie zaświadczenie wydane przez właściwego naczelnika urzędu skarbowego odnoszące się do samej spółki jawnej, a nie jej wspólników. Nie przedstawienie tego rodzaju zaświadczenia skutkuje wykluczeniem wykonawcy z postępowania na podstawie art.24 ust.2 pkt 3 ustawy".
Wobec istniejących w tym zakresie wątpliwości zamawiający powinien rozważyć zamieszczanie w specyfikacji istotnych warunków zamówienia informacji w powyższym zakresie.
W zakresie ewidencji majątku i inwentaryzacji
1. Osiem osób materialnie odpowiedzialnych za spisywany majątek złożyło oświadczenia przed inwentaryzacją po terminie określonym w piśmie nr FB-3020-156/04 Prezydenta Miasta Kutno z dnia 27 lipca 2004 roku, tj. po dniu 25 września 2004 roku.
2. Część arkuszy spisowych wypełnionych przez zespół spisowy, którego przewodniczącą była Pani Anna Stasiak nie zawierała dat i godzin rozpoczęcia i zakończenia spisu z natury, co było niezgodne z § 22 ust. 1 „Instrukcji gospodarki majątkiem trwałym, inwentaryzacji majątku i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie w Urzędzie Miasta Kutno".
3. Część arkuszy spisowych wypełnionych przez zespół spisowy, którego przewodniczącą była Pani Bożena Banek zawierała skreślenia błędnych zapisów bez podpisów osób dokonujących skreśleń. Na arkuszach stwierdzono także przeprawienia cyfr, czego nie dopuszczał § 22 ust. 2 instrukcji inwentaryzacyjnej.
4. Inwentaryzacja składników majątkowych została rozpoczęta w dniu 1 października 2004 roku, a zakończona w dniu 25 lutego 2005 roku. Termin zakończenia inwentaryzacji był niezgodny z terminem określonym w § 19 ust.4 instrukcji inwentaryzacyjnej, opracowanej na podstawie art. 26 ust.3 pkt 1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości oraz w § 1 zarządzenia wewnętrznego nr 18/2004 Prezydenta Miasta Kutno z dnia 26 lipca 2004 roku w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji, ponieważ w wymienionych regulacjach termin przeprowadzania inwentaryzacji został określony na czas od dnia 1 października 2004 roku do dnia 15 stycznia 2005 roku.
Informując o powyższych nieprawidłowościach, proszę Pana Prezydenta o podjęcie działań zmierzających do ich wyeliminowania i zapobieżenia powstawaniu w przyszłości. W tym celu Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Zapewnić przestrzeganie ustalonych w jednostce procedur kontroli finansowej, ze szczególnym uwzględnieniem procesów związanych z realizacją zadań inwestycyjnych.
2. W oparciu o art. 272 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa zapewnić podejmowanie przez właściwych rzeczowo pracowników czynności sprawdzających w odniesieniu do deklaracji podatkowych składanych przez podatników podatku od środków transportowych. W przypadku stwierdzenia, że deklaracja podatkowa zawiera błędy lub oczywiste omyłki, bądź, że wypełniono ją niezgodnie z ustalonymi wymaganiami, organ podatkowy powinien zastosować art.274 ustawy Ordynacja podatkowa, który daje mu, m.in. prawo zwrócenia się do składającego deklaracje o jej skorygowanie oraz złożenie niezbędnych wyjaśnień, wskazując przyczyny, z powodu których informacje zawarte w deklaracji poddaje się w wątpliwość (art.274 § 1 pkt 2 ww. ustawy).
3. Dokonując wymiaru podatku od nieruchomości uwzględniać unormowanie wynikające z art.1a ust.1 pkt 3 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych, zgodnie z którym - za grunty, budynki i budowle związane z prowadzeniem działalności gospodarczej uważa się grunty, budynki i budowle będące w posiadaniu przedsiębiorcy lub innego podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą, z wyjątkiem budynków mieszkalnych oraz gruntów związanych z tymi budynkami, a także gruntów pod jeziorami, zajętych na zbiorniki wodne retencyjne lub elektrowni wodnych, chyba, że przedmiot opodatkowania nie jest i nie może być wykorzystywany do prowadzenia tej działalności ze względów technicznych.
4. Egzekwować odsetki z tytułu nieterminowych wpłat należności podatkowych.
5. Przestrzegać art.12 ust.3 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym, zgodnie z którym okres zwolnienia z tytułu nabycia gruntów na utworzenie nowego lub powiększenie istniejącego gospodarstwa rolnego wynosi 5 lat licząc od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawarto umowę sprzedaży gruntów lub prawa użytkowania wieczystego, ustanowiono prawo użytkowania wieczystego gruntów lub objęto grunty w trwałe zagospodarowanie w drodze umowy. Zwolnienie jest natomiast stosowane od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym złożono wniosek, stosownie do unormowania wynikającego z art. 13d ust.3 ww. ustawy.
6. Bieżąco i terminowo podejmować czynności zmierzające do wyegzekwowania zaległości podatkowych, w oparciu o przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
7. Przestrzegać art.39 ust.1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami, zgodnie z którym - drugi przetarg przeprowadza się w okresie nie krótszym niż 2 tygodnie, ale nie dłuższym niż 6 miesięcy, licząc od dnia zamknięcia pierwszego przetargu zakończonego wynikiem negatywnym (w brzmieniu obowiązującym od dnia 22 września 2004 roku).
8. W zakresie odbioru odcinka pasa drogowego zajmowanego na prowadzenie robót przestrzegać wymogów określonych przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 1 czerwca 2004 roku w sprawie określenia warunków udzielania zezwoleń na zajęcie pasa drogowego.
9. Przestrzegać terminów przekazywania środków na rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych określonych w art.6 ust.2 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
10. Udzielając zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych, w szczególności art.22 ust.2 ustawy Prawo zamówień publicznych, zgodnie z którym - zamawiający nie może określać warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia w sposób, który mógłby utrudnić uczciwą konkurencję.
11. Inwentaryzacje składników majątkowych przeprowadzać zgodnie z postanowieniami obowiązującej w jednostce instrukcji inwentaryzacyjnej.
12. Zapewnić podejmowanie przez pracowników Urzędu Miasta czynności związanych z prowadzeniem gospodarki finansowej w ramach powierzonych im obowiązków, z uwzględnieniem zakresu kompetencji do podejmowania decyzji i składania oświadczeń woli.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art.9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Prezydenta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich nie wykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że stosownie do art. 9 ust.4 ww. ustawy do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenia składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżeń w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości
Przewodniczący Rady Miejskiej w Kutnie
Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Miejskiej w Kutnie
aa
Wystąpienie pokontrolne podpisała dr Jadwiga Chwiałkowska – Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.
Łódź, dnia 29 grudnia 2005 r.
Pan
Zbigniew Burzyński
Prezydent Miasta Kutno
WK - 602/71/2005
Działając na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001r., Dz. U. nr 55, poz. 577 ze zm.) informuję, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Mieście Kutno. Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości i uchybienia wynikały, przede wszystkim, z wadliwej interpretacji przepisów, niedostatecznego nadzoru ze strony kierownictwa jednostki oraz braku stosownych procedur wewnętrznej kontroli finansowej. Wykazane uchybienia i nieprawidłowości dotyczyły, w szczególności:W zakresie funkcjonowania kontroli wewnętrznej
1. Prezydent Miasta nie dopełnił obowiązku wynikającego z postanowień art. 35a ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148 ze zm.), tj. nie ustalił do dnia 24 sierpnia 2005 roku, w formie pisemnej, procedur kontroli finansowej dotyczących procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz z gospodarowaniem mieniem, spełniających wszystkie wymogi określone w art. 35a ust. 1 i 2 ww. ustawy. W czasie trwania kontroli RIO w Łodzi Prezydent Miasta Kutno zarządzeniem wewnętrznym nr 12/05 z dnia 25 sierpnia 2005 roku wprowadził w życie „Regulamin kontroli finansowej zakresie przestrzegania procesów kontroli oraz przeprowadzania wstępnej kontroli celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków". Zarządzenie wydane zostało w oparciu o art. 28a ust.1 i art. 35a ust. 2 i 3 i art. 127 ust. 2 i 3 ustawy o finansach publicznych. Odpowiedzialność za ustalenie procedur kontroli finansowej ponosi Prezydent Miasta Kutno.
2. W wyniku kontroli realizacji zadań inwestycyjnych dotyczących termomodernizacji budynku Szkoły Podstawowej nr 4 w Kutnie oraz przebudowy ogrodzenia frontowego wraz z budową kasy na stadionie Miejskim w Kutnie, stwierdzono, że nie przestrzegano obowiązujących w jednostce procedur wewnętrznej kontroli finansowej.
W zakresie ewidencji księgowej i sprawozdawczości
Prowadzona za pomocą programu komputerowego ewidencja księgowa konta 201 nie dawała możliwości wyodrębnienia zobowiązań wymagalnych. Zgodnie z art.8 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz. 694 ze zm.) – określając zasady (politykę) rachunkowości należy zapewnić wyodrębnienie w rachunkowości wszystkich zdarzeń istotnych do oceny sytuacji majątkowej i finansowej jednostki, przy zachowaniu zasady ostrożności.
W zakresie dochodów z podatków i opłat lokalnych
Podatek od nieruchomości – osoby prawne
Podatnik oznaczony numerem 10012 w deklaracjach złożonych na 2003 i 2004 rok wykazał do opodatkowania grunty o powierzchni 4.750 m2 w kategorii grunty pozostałe . W trakcie kontroli w oparciu o ewidencję gruntów ustalono, że przedmiotowe grunty sklasyfikowane były jako użytki rolne. Ponadto organ podatkowy wezwał podatnika do złożenia korekty deklaracji, a na jej podstawie (złożona do deklaracji z 2005 roku) stwierdzono, że grunty nie były przez podatnika wykorzystywane do prowadzenia działalności gospodarczej. W związku z powyższymi ustaleniami należy wskazać, że zgodnie z art. 2 ust.2 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 9, poz. 84 ze zm.) - opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości nie podlegają grunty sklasyfikowane w ewidencji gruntów i budynków jako użytki rolne, grunty zadrzewione i zakrzewione na użytkach rolnych, z wyjątkiem zajętych na prowadzenie działalności gospodarczej. Stosownie natomiast do art. 1 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity z 1993 r., Dz. U. nr 94, poz. 431 ze zm.) - opodatkowaniu podatkiem rolnym podlegają grunty sklasyfikowane w ewidencji gruntów i budynków jako użytki rolne lub grunty zadrzewione i zakrzewione na użytkach rolnych, z wyjątkiem zajętych na prowadzenie działalności gospodarczej. Grunty sklasyfikowane jako użytki rolne, nie zajęte na prowadzenie działalności gospodarczej powinny, zatem podlegać opodatkowaniu podatkiem rolnym. W toku kontroli RIO w Łodzi organ podatkowy podjął czynności mające na celu skorygowanie złożonych przez podatnika deklaracji.
Podatek od nieruchomości od osób fizycznych
W decyzji podatkowej nr 17183/2004 z dnia 20 lipca 2004 roku organ podatkowy ustalił dla podatnika prowadzącego działalność gospodarczą, m.in., podatek od gruntów pozostałych o powierzchni 1.237 m2. Kontrolujący stwierdzili, że w ewidencji gruntów sklasyfikowano przedmiotowe grunty jako inwestycyjne. Zgodnie z art.1a ust.1 pkt 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych - za grunty, budynki i budowle związane z prowadzeniem działalności gospodarczej uważa się grunty, budynki i budowle będące w posiadaniu przedsiębiorcy lub innego podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą, z wyjątkiem budynków mieszkalnych oraz gruntów związanych z tymi budynkami, a także gruntów pod jeziorami, zajętych na zbiorniki wodne retencyjne lub elektrowni wodnych, chyba, że przedmiot opodatkowania nie jest i nie może być wykorzystywany do prowadzenia tej działalności ze względów technicznych. Jeżeli w danym stanie faktycznym nie zachodziłyby wskazane w powołanym unormowaniu względy techniczne, grunty powinny zostać opodatkowane według stawek najwyższych (dla gruntów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej). W trakcie trwania kontroli RIO w Łodzi podatnik złożył korektę informacji o nieruchomościach.
Podatek od środków transportowych
1. W 2003 roku na 9 deklaracji podatkowych poddanych kontroli 3 zostały złożone przez podatników po ustawowym terminie, tzn. po dniu 15 lutego danego roku. W 2004 roku na 8 deklaracji 2 złożone zostały po ustawowym terminie, określonym w art.9 ust.6 pkt 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych. Ponadto, stwierdzono, że w sytuacji jeżeli obowiązek podatkowy powstał po dniu 15 lutego danego roku, podatnicy nie przestrzegali 14 dniowego terminu na złożenie deklaracji liczonego od dnia zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie tego obowiązku.
2. W skontrolowanej próbie ośmiu podatników (osoby fizyczne) posiadających na koniec 2004 roku 58 pojazdów podlegających opodatkowaniu, w przypadku dwudziestu jeden środków transportowych stanowiących przedmiot opodatkowania w latach 2003-2004 nie zamieszczono w deklaracjach wszystkich danych, od których uzależniona była stawka podatku, a mianowicie: informacji o dopuszczalnej masie całkowitej pojazdu; dopuszczalnej masie całkowitej zespołu pojazdów np. naczepa, przyczepa + ciągnik siodłowy; informacji o liczbie osi pojazdu; informacji czy pojazd spełnia normy czystości spalin, czy posiada katalizator oraz jaki ma system zawieszenia. W deklaracjach stosowano także stawki podatku, które były sprzeczne ze stawkami podatku określonymi w uchwałach Rady Miasta. Powyższe wskazuje na zaniechanie przez pracownika merytorycznego Urzędu Miasta przeprowadzania kontroli i weryfikacji składanych przez podatników deklaracji, w oparciu o art.272 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (tekst jednolity z 2005 r., Dz. U. nr 8, poz. 60 ze zm.). Wzór deklaracji na podatek od środków transportowych na 2003 i 2004 rok określało rozporządzenie Ministra Finansów z 20 grudnia 2002 roku w sprawie wzoru deklaracji na podatek od środków transportowych (Dz. U. nr 234, poz. 1969). Zgodnie z treścią deklaracji i załączników do tej deklaracji podatnik zobowiązany był podać określone parametry pojazdu podlegającego opodatkowaniu, natomiast w przypadku ich braku organ podatkowy powinien na bieżąco podejmować działania mające na celu uzupełnienie deklaracji przez podatników. W trakcie kontroli RIO w Łodzi organ podatkowy podjął czynności w celu wyegzekwowania od podatników uzupełnienia deklaracji.
3. Ustalono, że kontrolowana jednostka nie naliczyła odsetek za zwłokę w zapłacie I raty podatku od środków transportowych z 2003 roku na kwotę 34,60 zł.
4. W skontrolowanej próbie siedmiu podatników - osób prawnych posiadających na koniec 2004 roku 36 pojazdów, w odniesieniu do dwóch środków transportowych stwierdzono zastosowanie nieprawidłowej stawki podatku dla pojazdów o parametrach opisanych w deklaracji. W trakcie kontroli RIO w Łodzi podatnicy złożyli korekty deklaracji, z których wynikało, że zastosowano stawki podatku w prawidłowej wysokości.
W zakresie udzielonych zwolnień w podatku rolnym
W poddanych kontroli decyzjach nr 10022/4/2004 i 10022/5/2004 w sprawie zwolnienia z podatku rolnego z tytułu nabycia gruntów na powiększenie gospodarstwa rolnego nieprawidłowo określono okres obowiązywania zwolnienia. Zgodnie z art.12 ust.3 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym - okres zwolnienia wynosi 5 lat, licząc od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawarto umowę sprzedaży gruntów lub prawa użytkowania wieczystego, ustanowiono prawo użytkowania wieczystego gruntów lub objęto grunty w trwałe zagospodarowanie w drodze umowy.
W zakresie opłaty targowej
Ustalono, że inkasent opłaty targowej - PSS "Społem" Kutno pobrane opłaty za grudzień 2003 roku wpłacił do Urzędu Miasta z opóźnieniem 10 dni (powinien dokonać wpłaty do 10 stycznia 2004 roku, przekazał 20 stycznia). W powyższej sytuacji powinny być naliczone odsetki za zwłokę, czego inkasent nie uczynił, a organ podatkowy nie egzekwował. W trakcie kontroli RIO w Łodzi Skarbnik Miasta podpisała notę księgową nr 4 dotyczącą obciążenia PSS Społem kwotą 172,20 zł z tytułu odsetek za zwłokę we wpłacie opłaty targowej za grudzień 2003 roku.
W zakresie terminowości podejmowania czynności windykacyjnych w odniesieniu do zaległości podatkowych
Kontrolujący stwierdzili przypadki nieterminowego podejmowania działań windykacyjnych mających na celu wyegzekwowanie zaległości podatkowych z tytułu podatku od nieruchomości, podatku rolnego i podatku od środków transportowych, co stanowiło naruszenie przepisów ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 110, poz. 968 ze zm.) oraz przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137, poz. 1541 ze zm.). Powołane unormowania zobowiązywały wierzyciela do systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązania pieniężnego, a w przypadku braku wpłaty podatku lub raty podatku do prowadzenia działań windykacyjnych.
W zakresie dochodów z majątku
1. W odniesieniu do procedur sprzedaży nieruchomości zabudowanej nr 413/1 o powierzchni 211 m2 położonej przy ul. Królewskiej w Kutnie (na terenie objętym ochroną konserwatorską), stwierdzono, że drugi przetarg zorganizowano nie zachowując terminu, o którym mowa w § 2 ust.2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 roku w sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy (Dz. U. nr 9, poz.30 ze zm.). Zgodnie z powołanym przepisem - jeżeli pierwszy przetrag zakończył się wynikiem negatywnym, drugi przetarg organizuje się po upływie jednego miesiąca, lecz nie później niż w terminie do 6 miesięcy od dnia zamknięcia pierwszego przetargu. W opisywanym przypadku pierwszy przetrag odbył się w dniu 12 lutego 2003 roku, a drugi przetarg ogłoszono na dzień 28 lutego 2003 roku.
2. Prezydent Miasta Kutno dwukrotnie odroczył termin płatności opłaty rocznej w 2003 roku za wieczyste użytkowanie działek położonych w Kutnie przy ul. Metalowej na rzecz spółki „Dangari Inwest” Sp. z o.o. Prezydent odroczył również termin płatności należności w kwocie 1.728,34 zł za dzierżawę gruntów położonych w Kutnie przy ul. Berka Joselewicza z jednoczesnym rozłożeniem na raty ww. kwoty. Decyzje dotyczące rozłożenia na raty i odroczenia terminu płatności należności budżetu Miasta wydane zostały, mimo braku podjęcia przez Radę Miasta Kutno uchwały określającej szczegółowe zasady i tryb umarzania wierzytelności z tytułu należności pieniężnych, do których nie stosuje się przepisów ustawy – Ordynacja podatkowa, udzielania innych ulg w spłacaniu tych należności oraz wskazaniu organów do tego upoważnionych – na podstawie art.34a ustawy o finansach publicznych. W dniu 30 marca 2004 roku Rada Miasta Kutno podjęła uchwałę nr XVI/187/04 w sprawie szczegółowych zasad i trybu umarzania wierzytelności z tytułu należności pieniężnych, do których nie stosuje się przepisów ustawy Ordynacja podatkowa, odroczenia terminu zapłaty oraz rozłożenia na raty tych należności, a także wskazania organów do tego upoważnionych.
W zakresie pozostałych dochodów
1. Nie dokonywano protokolarnego odbioru stanu zajmowanego – na podstawie wydanych decyzji - pasa drogowego po zakończeniu robót. Wymóg taki wynikał z przepisów § 7 ust.1 i 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 24 stycznia 1986 roku (Dz. U. nr 6, poz.33 ze zm – obowiązywało w powyższym zakresie do dnia 4 lipca 2004 roku ). Zgodnie z § 2 ust.3 pkt 2 obowiązującego obecnie rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 1 czerwca 2004 roku w sprawie określenia warunków udzielania zezwoleń na zajęcie pasa drogowego (Dz. U. nr 140, poz.1481)- w przypadku zajęcia pasa drogowego w celu prowadzenia robót zezwolenie na zajęcie pasa drogowego powinno określać warunki przywrócenia pasa drogowego do poprzedniego stanu użyteczności, w tym sposób odbioru przedmiotowego odcinka pasa drogi. Wymóg protokolarnego odbioru zajmowanego odcinka pasa drogowego zawierały również w punkcie 6 wnioski o wydanie zezwolenia na zajęcie pasa drogowego drogi gminnej lub wewnętrznej dołączone do wydanych decyzji.
2. Kontrolujący stwierdzili, iż decyzje wydane w 2003 roku i do 4 lipca 2004 roku, nie określały warunków usuwania wad technicznych robót wykonanych w pasie drogowym. Wymóg taki wynikał z przepisów § 5 ust.2 pkt 5 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 24 stycznia 1986 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o drogach publicznych. Stwierdzono również, że decyzje wydane w 2004 roku, po dniu 4 lipca 2004 roku, nie określały sposobu odbioru odcinka pasa drogowego, jak również zasad usuwania usterek i wad technicznych, powstałych w ciągu 24 miesięcy od daty odbioru pasa drogowego. Wymóg zawarcia w decyzjach na zajęcie pasa drogowego ww. ustaleń wynikał z § 2 ust.3 pkt 2 i 3 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 1 czerwca 2004 roku w sprawie określenia warunków udzielania zezwoleń na zajęcie pasa drogowego.
W zakresie wydatków na realizację zadań powierzonych na podstawie umowy jednostkom spoza sektora finansów publicznych
W dniu 28 stycznia 2005 roku pomiędzy Miastem Kutno reprezentowanym przez Prezydenta Pana Zbigniewa Burzyńskiego a Miejskim Klubem Sportowym Kutno zostały podpisane umowy nr: EKiS II 4124/MKS-1/2005 na realizację zadania polegającego na organizacji szkolenia i udziale kutnowskich drużyn piłki nożnej drużyn młodzieżowych w rozgrywkach mistrzowskich i EKiS II 4124/MKS-2/2005 na realizację zadania polegającego na organizacji szkolenia i udziale kutnowskich drużyn piłki nożnej mężczyzn w rozgrywkach mistrzowskich. Załączniki do podpisanych umów stanowiły oferty wykonania zadnia zawierające kalkulację kosztów jego realizacji z podziałem na poszczególne rodzaje kosztów. W trakcie realizacji zadań MKS występował do Urzędu Miasta z wnioskami o wyrażenie zgody na zmianę wysokości środków przeznaczonych na poszczególne rodzaje kosztów. W odpowiedzi na wnioski Zastępca Prezydenta Miasta Pan Grzegorz Chojnacki skierował w dniu 4 października 2005 roku pismo do Prezesa MKS, w którym zezwolił na samodzielne dokonywanie zmian wysokości środków przeznaczonych na poszczególne rodzaje kosztów przez MKS, co było sprzeczne z § 15 podpisanych umów, mówiącym o tym, że wszelkie zmiany umów wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności. W pisemnym wyjaśnieniu złożonym kontrolującym Zastępca Prezydenta Miasta Pan Grzegorz Chojnacki wyjaśnił, że dalsze zmiany postanowień podpisanych umów dokonywane będą w formie pisemnej.
W zakresie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych
Naliczone należności na rzecz zakładowego funduszu świadczeń socjalnych na 2003 i 2004 rok odprowadzone zostały na rachunek funduszu nieterminowo. Artykuł 6 ust.2 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity z 1996 r., Dz. U. nr 70, poz. 335 ze zm.) obliguje pracodawcę do przekazania na rachunek bankowy funduszu równowartości dokonanych odpisów w terminie do dnia 30 września danego roku, z tym, że w terminie do 31 maja danego roku przekazaniu podlega kwota stanowiąca co najmniej 75% równowartości naliczonego odpisu na fundusz. W dniu 30 września 2005 roku przedstawiono kontrolującym dokumenty źródłowe, z których wynikało, że kwota równowartości planowanego odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych Urzędu Miasta Kutno na 2005 rok została odprowadzona na rachunek funduszu terminowo. Odpowiedzialność za terminowe przekazywanie środków na rachunek funduszu ponosi Prezydent Miasta (pracodawca).
W zakresie wydatków na dostawy materiałów i usług
Przy udzielaniu zamówienia publicznego na ubezpieczenie majątku i interesów Miasta Kutno wraz z jednostkami podległymi, wartość zamówienia powyżej 60.000 EURO, w trybie przetargu nieograniczonego, stwierdzono następujące nieprawidłowości:
- przy wysyłaniu specyfikacji istotnych warunków zamówienia dla firmy BCU AMA sp. z o.o. Warszawa, ul. Tamka 38, nie zachowano 5 dniowego terminu od daty otrzymania wniosku, stosownie do art.42 ust.1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz. 177 ze zm.),
- wykonawcy wykluczonemu z postępowania – PZU S.A. Inspektorat w Kutnie, który zwrócił się z wnioskiem nr SPP-4-41-82/04 z dnia 31 grudnia 2004 roku o zwrot wpłaconego wadium w kwocie 4.000.00 zł i tym samym zgodnie z art.46 ust.3 ustawy Prawo zamówień publicznych zrzekł się prawa do wniesienia protestu, zwrotu wadium dokonano nie na wniosek wykonawcy, lecz na podstawie art.46 ust.1 pkt 2 wymienionej ustawy, tj. po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego. Działaniem powyższym zamawiający naruszył art.46 ust.2 pkt 2 ww. ustawy.
W zakresie realizacji inwestycji i udzielania zamówień publicznych
W wyniku analizy treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia przygotowanych przez zamawiającego w postępowaniach o udzielenie zamówień publicznych na wykonanie termomodernizacji budynku Szkoły Podstawowej nr 4; wymianę instalacji centralnego ogrzewania w budynku Szkoły Podstawowej nr 4; wykonanie kanalizacji sanitarnej z przyłączami w południowej części Miasta Kutna I etap ulice Łąkoszyńska, Piątkowska i Zpłotek oraz wykonanie termomodernizacji budynku klubowego na Stadionie Miejskim w Kutnie stwierdzono, że nieprawidłowo określone zostały warunki udziału w postępowaniu w odniesieniu do wiedzy i doświadczenia wykonawców. Przykładowo - w przypadku specyfikacji istotnych warunków zamówienia dotyczącej wykonania termomodernizacji budynku Szkoły Podstawowej nr 4 w Kutnie, w punkcie 8 - opis warunków udziału wykonawców w postępowaniu - zamawiający wskazał, m.in., że w postępowaniu mogą brać udział wykonawcy, którzy wykonali roboty budowlane w ilości minimum trzech o wartości minimum 100.000 zł każda, odpowiadające swoim rodzajem, zakresem i charakterem robotom budowlanym stanowiącym przedmiot zamówienia (termomodernizacja budynków), przedstawiający pisemne referencje potwierdzające wykonanie tych robót z należytą starannością (punkt 8.5 specyfikacji). Jednocześnie, zamawiający wprowadził kolejny warunek, zgodnie z którym - w postępowaniu mogą brać udział wykonawcy, którzy wykażą, że wielkości robót budowlanych o rodzaju i wartości odpowiadającym robocie budowlanej stanowiącej przedmiot zamówienia w zakresie prowadzonej działalności w latach 2001 - 2003 nie będą mniejsze niż 600.000 zł w każdym roku, a w przypadku oferentów prowadzących działalność w okresie krótszym niż 3 lata - wielkości tego rodzaju robót nie będą mniejsze niż 600.000 zł w tym okresie (punkt 8.6 specyfikacji).
Odnosząc się do tak sformułowanych warunków należy zauważyć - przede wszystkim - ich wzajemną sprzeczność. W punkcie 8.5 specyfikacji zamawiający uznał, że w postępowaniu mogą uczestniczyć wykonawcy, którzy wykonają w ciągu ostatnich 5 lat minimum 3 roboty budowlane o wartości minimum 100.000 zł (tę wartość należy, zatem uznać za przyjętą przez zamawiającego wartość odpowiadającą wartości robót budowlanych będących przedmiotem zamówienia), by w kolejnym punkcie specyfikacji radykalnie zmienić te wymagania. Spełnieniem tych wymagań byłoby, przykładowo wykonanie w latach 2001 - 2003 osiemnastu (a nie trzech) robót budowlanych o minimalnej wartości 100.000 zł odpowiadających swoim rodzajem robotom budowlanym stanowiącym przedmiot zamówienia. Nie spełniłby natomiast warunków zamawiającego wykonawca, który wykonałby w latach 2002-2003 stosowne roboty budowlane o wartości 1.500.000 zł w każdym roku, a w 2001 roku wartość wykonanych robót wynosiłaby 590.000 zł.
Określone w opisany sposób warunki udziału w postępowaniu mogły doprowadzić do wyeliminowania z udziału w postępowaniu podmiotów posiadających wiedzę i doświadczenie pozwalające należycie wykonać przedmiotowe zamówienie. Podkreślić należy, że szacunkowa wartość omawianego zamówienia wynosiła 197.895 zł, co uzasadnia wniosek, że określone przez zamawiającego warunki nie były dostosowane do specyfiki, zakresu, wartości i stopnia skomplikowania zamówienia. Warunki określone w specyfikacji powinny mieć jedynie na celu ustalenie zdolności określonego podmiotu do wykonania zamówienia, nie mogą prowadzić do eliminacji wykonawców poprzez formułowanie warunków nadmiernych, nie mających uzasadnienia w specyfice przedmiotu zamówienia. Analogiczne konstrukcje, jak wyżej przedstawiona, zostały przyjęte w pozostałych specyfikacjach (przy różnicach dotyczących rodzaju robót i ich wartości).
Odnosząc się do wyjaśnień złożonych w powyższej sprawie przez Zastępcę Prezydenta Miasta Pana Krzysztofa Komorowskiego, który stwierdził, że warunek dotyczący wartości robót w latach 2001 - 2003 odnosił się do potencjału technicznego i ekonomicznego wykonawców, a chodziło o weryfikację globalnej wielkości obrotów, należy stwierdzić, że nie znajdują one potwierdzenia w treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia, gdzie wyraźnie sformułowano wymóg by podane wartości dotyczyły robót budowlanych o rodzaju odpowiadającym robotom stanowiącym przedmiot zamówienia. W specyfikacji istotnych warunków zamówienia dotyczącej wykonania termomodernizacji budynku Szkoły Podstawowej nr 4 w Kutnie także wyraźnie wskazano, że dokumentem potwierdzającym omawiany warunek ma być wykaz wykonanych w okresie ostatnich pięciu lat robót budowlanych odpowiadających swoim rodzajem i wartością robotom budowlanym stanowiącym przedmiot zamówienia, z podaniem ich wartości, daty i miejsca wykonania. Trudno także zaakceptować wniosek zakładający, że w powyższy sposób zamawiający chciał weryfikować potencjał techniczny wykonawców.
Określając w przedstawiony sposób warunki udziału w postępowaniu zamawiający naruszył art.22 ust.2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz. 177 ze zm.) zgodnie z którym - zamawiający nie może określać warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia w sposób, który mógłby utrudniać uczciwą konkurencję.
Odpowiedzialność w powyższym zakresie ponosi Zastępca Prezydenta Miasta Pan Krzysztof Komorowski.
W odniesieniu do zamówienia publicznego, udzielonego w trybie przetargu nieograniczonego, na wykonanie termomodernizacji budynku Szkoły Podstawowej nr 4 w Kutnie, wartość zamówienia poniżej 60.000 EURO, stwierdzono:
W sporządzonym w dniu 30 grudnia 2004 roku protokole przyjęcia środka trwałego OT nr IN-29/2004 rozliczono i przyjęto na stan środków trwałych zakończone zadania inwestycyjne pn. Termomodernizacja Szkoły Podstawowej nr 4 i wymiana w tej Szkole instalacji centralnego ogrzewania. Ustalono, że wartość obu zrealizowanych zadań wynosiła 277.000 zł, natomiast protokół OT sporządzono na kwotę 187.000 zł nie uwzględniając w rozliczeniu środków wydatkowanych na realizację inwestycji z Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej.
W odniesieniu do zamówienia publicznego, udzielonego w trybie przetargu nieograniczonego, na wymianę instalacji centralnego ogrzewania w budynku Szkoły Podstawowej nr 4, biblioteki szkolnej i pracowni, wartość zamówienia poniżej 60.000 EURO, stwierdzono:
Kontrolujący ustalili, że zadanie polegające na wymianie instalacji centralnego ogrzewania w budynku Szkoły Podstawowej nr 4 było zaplanowane w budżecie Miasta Kutno w tej samej pozycji, co termomodernizacja budynku Szkoły Podstawowej nr 4. W wyniku kontroli stwierdzono, że w dniu 4 sierpnia 2004 roku jednostka miała już zaciągnięte zobowiązania na kwotę 181.002,72 zł, wynikające z umowy nr 3/04 z dnia 5 lipca 2004 roku na wykonanie termomodernizacji budynku Szkoły (kwota 179.562,00 zł) i umowy o dzieło na wykonanie dokumentacji projektowej (kwota 1.440,72 zł). Podpisując w dniu 4 sierpnia 2004 roku umowę dotyczącą wymiany instalacji grzewczej na kwotę 95.001,72 zł Zastępca Prezydenta Miasta Pan Krzysztof Komorowski przekroczył zakres upoważnienia do zaciągania zobowiązań obciążających budżet Miasta, określony przez postanowienia uchwały budżetowej. Łącznie zaciągnięte zobowiązania wynosiły 276.004,44 zł, przy zaplanowanej w budżecie Miasta kwocie w wysokości 213.000 zł. Zmiany wysokości środków przeznaczonych na realizację powyższych zadań Rada Gminy dokonała w dniu 14 września 2004 roku podejmując uchwałę nr XXI/242/04, w której zwiększyła wysokość środków przeznaczonych na realizację zadań wskazanych inwestycyjnych do kwoty 277.000 zł.
W odniesieniu do zamówienia publicznego na budowę ulicy Konopnickiej wraz z kanalizacją deszczową, zamówienie o wartości powyżej 30.000 EURO, w 2003 roku, stwierdzono
Na podstawie sporządzonej dokumentacji projektowej (obejmującej także kosztorys inwestorski, przedmiary robót i kosztorys nakładczy) na wykonanie powyższego zadania inwestycyjnego ustalono, że wartość kosztorysowa zadania wynosiła 771.276,71 zł netto (825.266,08 zł brutto). Natomiast, zamawiający w dokumentacji dotyczącej udzielenia zamówienia publicznego przyjął wartość szacunkową zamówienia w wysokości 450.000 zł. Zgodnie z art.35 ust.2a ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 ze zm.) - podstawę do określenia wartości zamówienia na roboty budowlane stanowił kosztorys inwestorski, który to przepis w danym stanie faktycznym nie został zachowany.
W odniesieniu do zamówienia publicznego na wykonanie kanalizacji sanitarnej z przyłączami w południowej części Miasta Kutna I etap, ulice Łąkoszyńska, Piątkowska i Zapłotek, przetarg nieograniczony o wartości powyżej 60.000 EURO, stwierdzono:
Ustalono, że przed podpisaniem w dniu 29 grudnia 2004 roku pomiędzy Miastem Kutno a Przedsiębiorstwem Inżynieryjno-Budowlanym "MAWEX" umowy nr 8/12/2004 na wykonanie powyższego zadania inwestycyjnego wykonawca nie wniósł zabezpieczenia należytego wykonania umowy. Zawarcie umowy przed wniesieniem przez wykonawcę zabezpieczenia należytego wykonania umowy czyni niemożliwym ewentualne zastosowanie art.94 ust.2 ustawy Prawo zamówień publicznych, zgodnie z którym - jeżeli wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego lub nie wnosi wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy, zamawiający wybiera ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania ich ponownej oceny. Zabezpieczenie wniesione zostało w dniu 10 stycznia 2005 roku.
W odniesieniu do zamówienia publicznego, udzielonego w trybie przetargu nieograniczonego na termomodernizację budynku klubowego na Stadionie Miejskim w Kutnie, wartość zamówienia poniżej 60.000 EURO, w 2004 roku, stwierdzono:
1. Specyfikacja istotnych warunków zamówienia została podpisana przez Zastępcę Prezydenta Miasta w dniu 23 lipca 2004 roku, w tym też dniu zostało opublikowane na tablicy ogłoszeń Urzędu Miasta ogłoszenie o przetargu. Termin składania ofert wyznaczono na dzień 9 sierpnia 2004 roku, termin realizacji zadania na dzień 4 września 2004 roku. W związku z powyższymi ustaleniami należy zwrócić uwagę na czas przeznaczony na wykonanie zamówienia, który potencjalni oferenci, analizując możliwość złożenia oferty, biorą pod uwagę. Uwzględniając czas na rozstrzygnięcie postępowania (około 5 dni) i podpisanie umowy (7 dni), umowa mogła być podpisana około 21 sierpnia 2004 roku. Do wyznaczonego terminu zakończenia zadania pozostało ok. 14 dni. Przewidziane do wykonania roboty budowlane obejmowały: roboty rozbiórkowe pokrycia dachowego, roboty ziemne (izolacje przeciwwilgociowe), dobudowanie części budynku (wykonanie ław i ścian fundamentowych, ścian budynku i stropu), wykonanie izolacji cieplnej dachu, przykrycie dachu papą termozgrzewalną, wymianę stolarki okiennej i drzwiowej, wykonanie ocieplenia budynku metodą lekko mokrą, malowanie tynków zewnętrznych. W ocenie kontrolujących termin przeznaczony na realizację zadania nie został określony z uwzględnieniem zakresu przewidzianych do wykonania prac, co znalazło potwierdzenie w dwukrotnym przesuwaniu terminu zakończenia robót, ostatecznie do dnia 30 maja 2005 roku (pierwszym aneksem z dnia 1 września 2004 roku przesunięto termin zakończenia na dzień 31 grudnia 2004 roku). Opisana sytuacja mogła skutkować potencjalnie brakiem złożenia ofert przez wykonawców, którzy będąc zdolni do należytego wykonania zamówienia, zrezygnowali ze złożenia ofert z uwagi na nierealny termin (nie gwarantujący realizacji zadania z zachowaniem reżimów technologicznych wykonywanych robót budowlanych, a co z tym związane wymaganej jakości robót). Opisane działanie zamawiającego naruszało zasadę wyrażoną w art.7 ust.1 ustawy Prawo zamówień publicznych, zgodnie z którą - zamawiający przygotowuje i przeprowadza postępowanie o udzielenie zamówienia w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji.
2. W wyniku kontroli ustalono, że umowa na wykonanie zadania została podpisana z wykonawcą w dniu 24 sierpnia 2004 roku, trzy dni po podpisaniu umowy - zgodnie z jej postanowieniami - miało nastąpić rozpoczęcie realizacji zadania. Wykonawca - Zakład Malarsko-Remontowy Włodzimierz Sieradzon wystawił w dniu 3 września 2004 roku fakturę VAT nr 13/2004 na kwotę 49.818,72 zł brutto, a w dniu 1 października 2004 roku fakturę VAT nr 15/2004 na kwotę 43.310,00 zł brutto. Łącznie na dzień 1 października 2004 roku zafakturowano roboty o wartości brutto 93.128,72 zł tj. 55,15 % wartości podpisanej umowy. Natomiast, na podstawie analizy zapisów w dzienniku budowy, wydanym w dniu 9 września 2004 roku, stwierdzono, że przekazanie placu budowy nastąpiło w dniu 27 września 2004 roku, a pod datą 30 września 2004 roku odnotowano, że przystąpiono do prac rozbiórkowych (w sytuacji, kiedy na dzień 1 października 2004 roku zafakturowano już 55,15 % wartości realizowanych robót). Zgodnie z wyjaśnieniami złożonymi przez pracowników Urzędu Miasta w Kutnie prace rozpoczęto faktycznie w dniu 27 sierpnia 2004 roku, co oznaczałoby jednakże, że dziennik budowy prowadzony był w sposób nierzetelny, z naruszeniem art.45 ust.1 ustawy z dnia 7 lipca 1994 roku Prawo budowlane (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 207, poz. 2016 ze zm.), stosownie do którego to przepisu - dziennik budowy stanowi urzędowy dokument przebiegu robót budowlanych oraz zdarzeń i okoliczności zachodzących w toku wykonywania robót budowlanych, wpisy w nim powinny być dokonywane począwszy od rozpoczęcia robót budowlanych.
3. W dniu 27 października 2004 roku Naczelnik Wydziału Inwestycji, inspektor nadzoru, a także wykonawca oraz kierownik budowy sporządzili notatkę służbową, w której zawarto, m.in., ustalenia odnośnie dalszej realizacji zadania. Ustaleń dokonano w związku z możliwością częściowego sfinansowania zadania ze środków pochodzących z umorzeń pożyczek udzielonych Miastu przez Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi, wstrzymując dalsze fakturowanie zadania do czasu podpisania umowy z Funduszem. Określono, że wartość wykonanych i zafakturowanych robót wynosiła 76.335,02 zł, do zafakturowania pozostało 62.088,77 zł (wartość wykonanych a nie zafakturowanych robót wynosiła 23.811,70 zł, roboty te miały być zafakturowane po podpisaniu umowy z Funduszem, wartość robót niewykonanych 38.277,07 zł). Ponadto, w ww. notatce służbowej wskazano, że inwestor wyraża zgodę na rozszerzenie zadania o wartość 7.303,37 zł netto w oparciu o kosztorys budowlany. Kontrolujący ustalili, że działający w imieniu Miasta Naczelnik Wydziału Inwestycji nie miał upoważnienia do podejmowania opisanych rozstrzygnięć, w tym do zlecania wykonania dodatkowych robót (zlecenie takie może być udzielone poprzez złożenie oświadczenia woli przez osobę do tego uprawnioną). Roboty te, określone w protokole konieczności z dnia 20 października 2004 roku, zostały przez wykonawcę zrealizowane, jednakże wykonawca zrezygnował z wynagrodzenia w tym zakresie.
W odniesieniu do zamówienia publicznego, udzielonego w trybie przetargu nieograniczonego, na przebudowę ogrodzenia frontowego wraz z budową kasy na Stadionie Miejskim w Kutnie, wartość zamówienia poniżej 60.000 EURO, stwierdzono:
Umowa dotycząca realizacji przedmiotowej inwestycji pomiędzy Miastem Kutno a Zakładem Malarsko-Remontowym podpisana została w dniu 8 grudnia 2004 roku. W trakcie realizacji zadania, w dniu 15 grudnia 2004 roku Naczelnik Wydziału Inwestycji, inspektor nadzoru, wykonawca i kierownik budowy podpisali protokół konieczności wykonania robót dodatkowych nie ujętych w dokumentacji projektowej za dodatkowym wynagrodzeniem. Roboty obejmować miały wykonanie przeróbki ogrodzenia, usunięcie korzeni na odcinku budowy ogrodzenia, usunięcie kolizji z kablem energetycznym, odtworzenie nawierzchni z kostki brukowej z odzysku oraz wykonanie podbudowy z nowego polbruku. Według wyjaśnień Naczelnika Wydziału Inwestycji podstawę zlecenia prac stanowił art.67 ust.1 pkt 3 ustawy Prawo zamówień publicznych (czyli konieczność natychmiastowego wykonania zamówienia).
W dniu 22 grudnia 2004 roku Naczelnik Wydziału Inwestycji, inspektor nadzoru, wykonawcą i kierownik budowy podpisali porozumienie, w którym ustalono, m.in., że wykonawca nie wykonał podczas realizacji niniejszego zadania robót na kwotę 6.745,95 zł, wykonał natomiast roboty dodatkowe na podstawie protokołu konieczności z dnia 20 października 2004 roku na kwotę 7.303,37 zł netto (prace te dotyczyły zadania termomodernizacji budynku klubowego na Stadionie Miejskim - patrz ustalenia powyżej), za które nie otrzymał wynagrodzenia. Wobec powyższego podpisujący porozumienie postanowili, że wykonawca otrzyma wynagrodzenie za nie wykonane jeszcze roboty w ramach realizacji zadania inwestycyjnego, natomiast wynagrodzenie za roboty dodatkowe postanowiono zapłacić po podpisaniu umowy z Wojewódzkim Funduszem Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, do dnia 30 maja 2005 roku.
W wyniku kontroli ustalono, że działający na rzecz Miasta Kutno Naczelnik Wydziału Inwestycji i inspektor nadzoru nie byli umocowani do podejmowania opisanych rozstrzygnięć (w szczególności udzielania zamówień publicznych). Pracownicy ci za powyższe zostali ukarani w dniu 29 marca 2005 roku karami nagany.
Wskazać także należy, że działanie polegające na zatwierdzeniu do wypłaty wynagrodzenia za niewykonane roboty budowlane było sprzeczne z § 9 podpisanej w dniu 8 grudnia 2004 roku umowy, z którego wynikało, że wykonawca będzie wystawiał faktury za faktycznie wykonane zakresy robót określone w specyfikacji istotnych warunków zamówienia i kosztorysie ofertowym, odebrane na podstawie protokołu odbioru wykonanych robót, podpisanego i zatwierdzonego przez zamawiającego.
Odnosząc się do treści podpisanego w dniu 15 grudnia 2004 roku protokołu konieczności należy zauważyć, że w umowie z dnia 8 grudnia 2004 roku strony ustaliły, że za wykonanie przedmiotu umowy wykonawca otrzyma wynagrodzenie ryczałtowe. Istota wynagrodzenia ryczałtowego sprowadza się do tego, że przysługuje ono w ustalonej wysokości za wykonanie, zgodne z obowiązującymi standardami, określonego dzieła (obiektu budowlanego). Określona w umowie wysokość wynagrodzenia ryczałtowego jest ostateczna niezależnie od rozmiaru robót budowlanych i innych świadczeń oraz ponoszonych przez wykonawcę kosztów ich realizacji. Zgodnie z charakterem przyjętego wynagrodzenia w § 6 ust.3 umowy z dnia 8 grudnia 2004 roku strony umowy postanowiły, że wynagrodzenie jest ryczałtowe i nie podlega zmianie do końca budowy przedmiotu umowy. Wobec powyższego przynajmniej co do części prac objętych ww. protokołem konieczności (usunięcie korzeni na odcinku budowy ogrodzenia) brak było uzasadnienia do ustalania dodatkowego wynagrodzenia.
Odpowiedzialność w powyższym zakresie ponoszą Naczelnik Wydziału Inwestycji i inspektor nadzoru.
W wyniku kontroli procedur udzielania zamówień publicznych kontrolujący stwierdzili także przypadki składania przez wykonawców działających w formie spółki jawnej zaświadczeń potwierdzających brak zaległości podatkowych wystawionych na rzecz osób wchodzących w skład spółki, bez przedłożenia zaświadczenia dotyczącego samej spółki. W związku z powyższym należy wskazać, że zgodnie z opinią przedstawioną przez Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, w której sformułował on wniosek, że "...wykonawca będący spółką jawną w celu potwierdzenia, że nie zalega uiszczaniem podatków powinien przedstawić odpowiednie zaświadczenie wydane przez właściwego naczelnika urzędu skarbowego odnoszące się do samej spółki jawnej, a nie jej wspólników. Nie przedstawienie tego rodzaju zaświadczenia skutkuje wykluczeniem wykonawcy z postępowania na podstawie art.24 ust.2 pkt 3 ustawy".
Wobec istniejących w tym zakresie wątpliwości zamawiający powinien rozważyć zamieszczanie w specyfikacji istotnych warunków zamówienia informacji w powyższym zakresie.
W zakresie ewidencji majątku i inwentaryzacji
1. Osiem osób materialnie odpowiedzialnych za spisywany majątek złożyło oświadczenia przed inwentaryzacją po terminie określonym w piśmie nr FB-3020-156/04 Prezydenta Miasta Kutno z dnia 27 lipca 2004 roku, tj. po dniu 25 września 2004 roku.
2. Część arkuszy spisowych wypełnionych przez zespół spisowy, którego przewodniczącą była Pani Anna Stasiak nie zawierała dat i godzin rozpoczęcia i zakończenia spisu z natury, co było niezgodne z § 22 ust. 1 „Instrukcji gospodarki majątkiem trwałym, inwentaryzacji majątku i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie w Urzędzie Miasta Kutno".
3. Część arkuszy spisowych wypełnionych przez zespół spisowy, którego przewodniczącą była Pani Bożena Banek zawierała skreślenia błędnych zapisów bez podpisów osób dokonujących skreśleń. Na arkuszach stwierdzono także przeprawienia cyfr, czego nie dopuszczał § 22 ust. 2 instrukcji inwentaryzacyjnej.
4. Inwentaryzacja składników majątkowych została rozpoczęta w dniu 1 października 2004 roku, a zakończona w dniu 25 lutego 2005 roku. Termin zakończenia inwentaryzacji był niezgodny z terminem określonym w § 19 ust.4 instrukcji inwentaryzacyjnej, opracowanej na podstawie art. 26 ust.3 pkt 1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości oraz w § 1 zarządzenia wewnętrznego nr 18/2004 Prezydenta Miasta Kutno z dnia 26 lipca 2004 roku w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji, ponieważ w wymienionych regulacjach termin przeprowadzania inwentaryzacji został określony na czas od dnia 1 października 2004 roku do dnia 15 stycznia 2005 roku.
Informując o powyższych nieprawidłowościach, proszę Pana Prezydenta o podjęcie działań zmierzających do ich wyeliminowania i zapobieżenia powstawaniu w przyszłości. W tym celu Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Zapewnić przestrzeganie ustalonych w jednostce procedur kontroli finansowej, ze szczególnym uwzględnieniem procesów związanych z realizacją zadań inwestycyjnych.
2. W oparciu o art. 272 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa zapewnić podejmowanie przez właściwych rzeczowo pracowników czynności sprawdzających w odniesieniu do deklaracji podatkowych składanych przez podatników podatku od środków transportowych. W przypadku stwierdzenia, że deklaracja podatkowa zawiera błędy lub oczywiste omyłki, bądź, że wypełniono ją niezgodnie z ustalonymi wymaganiami, organ podatkowy powinien zastosować art.274 ustawy Ordynacja podatkowa, który daje mu, m.in. prawo zwrócenia się do składającego deklaracje o jej skorygowanie oraz złożenie niezbędnych wyjaśnień, wskazując przyczyny, z powodu których informacje zawarte w deklaracji poddaje się w wątpliwość (art.274 § 1 pkt 2 ww. ustawy).
3. Dokonując wymiaru podatku od nieruchomości uwzględniać unormowanie wynikające z art.1a ust.1 pkt 3 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych, zgodnie z którym - za grunty, budynki i budowle związane z prowadzeniem działalności gospodarczej uważa się grunty, budynki i budowle będące w posiadaniu przedsiębiorcy lub innego podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą, z wyjątkiem budynków mieszkalnych oraz gruntów związanych z tymi budynkami, a także gruntów pod jeziorami, zajętych na zbiorniki wodne retencyjne lub elektrowni wodnych, chyba, że przedmiot opodatkowania nie jest i nie może być wykorzystywany do prowadzenia tej działalności ze względów technicznych.
4. Egzekwować odsetki z tytułu nieterminowych wpłat należności podatkowych.
5. Przestrzegać art.12 ust.3 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym, zgodnie z którym okres zwolnienia z tytułu nabycia gruntów na utworzenie nowego lub powiększenie istniejącego gospodarstwa rolnego wynosi 5 lat licząc od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawarto umowę sprzedaży gruntów lub prawa użytkowania wieczystego, ustanowiono prawo użytkowania wieczystego gruntów lub objęto grunty w trwałe zagospodarowanie w drodze umowy. Zwolnienie jest natomiast stosowane od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym złożono wniosek, stosownie do unormowania wynikającego z art. 13d ust.3 ww. ustawy.
6. Bieżąco i terminowo podejmować czynności zmierzające do wyegzekwowania zaległości podatkowych, w oparciu o przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
7. Przestrzegać art.39 ust.1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami, zgodnie z którym - drugi przetarg przeprowadza się w okresie nie krótszym niż 2 tygodnie, ale nie dłuższym niż 6 miesięcy, licząc od dnia zamknięcia pierwszego przetargu zakończonego wynikiem negatywnym (w brzmieniu obowiązującym od dnia 22 września 2004 roku).
8. W zakresie odbioru odcinka pasa drogowego zajmowanego na prowadzenie robót przestrzegać wymogów określonych przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 1 czerwca 2004 roku w sprawie określenia warunków udzielania zezwoleń na zajęcie pasa drogowego.
9. Przestrzegać terminów przekazywania środków na rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych określonych w art.6 ust.2 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
10. Udzielając zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych, w szczególności art.22 ust.2 ustawy Prawo zamówień publicznych, zgodnie z którym - zamawiający nie może określać warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia w sposób, który mógłby utrudnić uczciwą konkurencję.
11. Inwentaryzacje składników majątkowych przeprowadzać zgodnie z postanowieniami obowiązującej w jednostce instrukcji inwentaryzacyjnej.
12. Zapewnić podejmowanie przez pracowników Urzędu Miasta czynności związanych z prowadzeniem gospodarki finansowej w ramach powierzonych im obowiązków, z uwzględnieniem zakresu kompetencji do podejmowania decyzji i składania oświadczeń woli.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art.9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Prezydenta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich nie wykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że stosownie do art. 9 ust.4 ww. ustawy do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenia składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżeń w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości
Przewodniczący Rady Miejskiej w Kutnie
Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Miejskiej w Kutnie
aa
Wystąpienie pokontrolne podpisała dr Jadwiga Chwiałkowska – Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.