Gm. Galewice - Kontrola kompleksowa przeprowadzona przez RIO w Łodzi, zakończona w 2005 roku
XMLTreść
Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi do Wójta Gminy Galewice, po zakończeniu kompleksowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych. Udostępniane na podstawie art.6 ust.1 pkt 4 lit "a" tiret drugi ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej.
Pan
Andrzej Okoń
Wójt Gminy Galewice
WK - 602/64/2005
Na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r. Dz. U. nr 55 poz. 577 z późn. zm.) informuję Pana Wójta, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminie Galewice. Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości i uchybienia wynikały, przede wszystkim, z nieznajomości przepisów prawa, ich wadliwej interpretacji oraz niedostatecznego nadzoru ze strony kierownictwa. Wykazane uchybienia i nieprawidłowości dotyczyły w szczególności:W zakresie realizacji wniosków pokontrolnych
1. W wyniku poprzedniej kompleksowej kontroli gospodarki finansowej przeprowadzonej przez RIO w Łodzi, w okresie od dnia 8 października 2001 roku do dnia 21 listopada 2001 roku, stwierdzono, że faktyczna struktura organizacyjna w Urzędzie Gminy nie odpowiadała unormowaniom zawartym w Regulaminie Organizacyjnym i zalecono dokonać w nim stosownych zmian, celem zapewnienia zgodności między jego postanowieniami, a stanem faktycznym. W informacji przesłanej do RIO w Łodzi (pismo bez numeru z dnia 10 kwietnia 2002 roku) Wójt Gminy zapewnił, że Regulamin Organizacyjny- zgodny z istniejącą strukturą - uchwalony zostanie do końca kwietnia 2002 roku. Nowy Regulamin Organizacyjny nie został uchwalony w podanym w odpowiedzi terminie, a dopiero w roku następnym (zarządzenie nr 21/03 Wójta Gminy z dnia 7 maja 2003 roku).
2. W wyniku wskazanej powyżej kontroli stwierdzono także zawyżenie wypłaty wynagrodzenia na rzecz Wójta Gminy z tytułu dodatku za wieloletnią pracę (wypłacono zawyżony dodatek na łączną kwotę 6.378,20 zł), jednocześnie stwierdzono wypłatę na rzecz Wójta Gminy zaniżonych kwot z tytułu dodatku funkcyjnego i dodatku służbowego. W wystąpieniu pokontrolnym zalecono podjęcie czynności mających na celu wyegzekwowanie bezpodstawnie wypłaconych kwot za okres nie objęty przedawnieniem, oraz jednocześnie wypłacenie należnych Wójtowi kwot z tytułu dodatku służbowego i dodatku funkcyjnego. Kontrolujące ustaliły, że Wójt Gminy, w dniu 7 maja 2002 roku, wpłacił do kasy Urzędu kwotę 2.182,47 zł (dowód wpłaty KP 000624). W księgowości brak było dokumentu zawierającego stosowne wyliczenia dotyczące kwoty podlegającej zwrotowi. W trakcie niniejszej kontroli podinspektorzy ds. księgowości budżetowej Pani Urszula Pazek i Pani Mariola Jaroch dokonały wyliczenia kwoty podlegającej zwrotowi, z uwzględnieniem kwot, które powinny zostać zapłacone Wójtowi z tytułu dodatku funkcyjnego i dodatku służbowego. Z wyliczenia wynikało, że za okres nie objęty przedawnieniem Wójt Gminy winien zwrócić kwotę 3.627,40 zł.
3. W wyniku ww. kontroli kompleksowej RIO w Łodzi stwierdziła w kontrolowanej jednostce przypadki ponoszenia wydatków na rzecz jednostek ochotniczej straży pożarnej na inne cele niż wskazane w art. 32 ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 roku o ochronie przeciwpożarowej (Dz. U. nr 81, poz. 351 z późn. zm). Finansowano, m.in., organizację świąt rocznicowych, Dni Strażaka, itp.). W wystąpieniu pokontrolnym sformułowane zostało w tym zakresie stosowne zalecenie, wskazujące na konieczność wydatkowania środków na rzecz ochotniczych straży pożarnych w ustawowo określonych granicach. W rezultacie wyrywkowej kontroli dokumentów księgowych stwierdzono, że nadal występowały nieprawidłowości związane z wydatkami na rzecz jednostek osp (ze środków przeznaczonych na ochronę przeciwpożarową). Przykładowo, w dniu 9 czerwca 2004 roku przekazano z budżetu kwotę 1.000,00 zł dotacji dla OSP Biadaszki na dofinansowanie budowy pieca. Z wniosku złożonego przez OSP o dotację wynikało, że budynek remizy OSP od wielu lat służy lokalnemu społeczeństwu – organizowane są w nim zabawy, bale, uroczystości rodzinne i spotkania wiejskie, co wiązało się z potrzebą przygotowania posiłków oraz ich podania.
W zakresie spraw organizacyjnych
1. W aktach osobowych Skarbnika Gminy znajdował się zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności z dnia 16 października 1995 roku. Jako podstawę prawną opracowania powołano we wskazanym dokumencie rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 2 maja 1991 roku w sprawie praw i obowiązków głównych księgowych budżetów, jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych (Dz. U. nr 40, poz. 174), które obecnie straciło moc obowiązującą z dniem 31 grudnia 2000 roku. Obowiązki skarbnika gminy normują obecnie przepisy zawarte w art. 35 ust. 1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148 z późn. zm.).
2. W kontrolowanym okresie pracownicy Urzędu Gminy, z upoważnienia Wójta Gminy, przeprowadzili tylko jedną kontrolę, udokumentowaną protokołem, w jednostce organizacyjnej. Kontrola przeprowadzona została w Gminnym Zespole Ekonomiczno - Administracyjnym Szkół, a jej przedmiotem była prawidłowość ustalenia i wypłaty wynagrodzeń w Szkołach Podstawowych, Gimnazjum i w Przedszkolu. W protokole nie odnotowano, czy ustalone przez kierownika jednostki procedury kontroli finansowej były przestrzegane, a ponadto, nie podano - jaka wielkość wydatków została objęta kontrolą, co nie pozwalało na ustalenie czy spełniony został - w ramach omawianej kontroli - wymóg wynikający z art. 127 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym - dokonywana przez organ wykonawczy jednostki samorządu terytorialnego kontrola przestrzegania przez podległe jednostki procedur kontroli finansowej winna obejmować w każdym roku co najmniej 5% wydatków.
W zakresie ewidencji księgowej i sprawozdawczości
1. Kontrolujące stwierdziły nie ujęcie w sprawozdaniu Rb – Z za 2003 rok, w pozycji zobowiązania wymagalne, zobowiązań wynikających z pięciu faktur za dostawy i usługi na łączną kwotę 2.947,03 zł, których termin płatności przypadał w grudniu 2003 roku, a zapłacone zostały w styczniu 2004 roku. W 2004 roku w sprawozdaniu Rb – Z w pozycji zobowiązania wymagalne z tytułu dostaw i usług nie wykazano zobowiązania wynikającego z faktury nr 166/04 z dnia 17 grudnia 2004 roku na kwotę 95,16 zł. Powyższe stanowiło naruszenie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 24, poz. 279 z późn. zm. - obecnie nie obowiązujące) Zgodnie z § 12 ust. 2 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 2 do ww. rozporządzenia – przez wymagalne zobowiązania należało rozumieć wszystkie bezsporne zobowiązania, wynikające z ewidencji księgowej obciążające budżet, których termin zapłaty minął przez upływem danego okresu sprawozdawczego, a nie są one przedawnione ani umorzone.
2. Ustalono, że kontrolowana jednostka w sprawozdaniach Rb – PDB z wykonania podstawowych dochodów podatkowych i Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia 30 czerwca 2003 roku oraz za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2003 toku wykazała nieprawidłowe dane dotyczące skutków finansowych obniżenia górnych stawek podatków oraz skutków finansowych udzielonych przez organ podatkowy ulg, odroczeń, umorzeń i zwolnień podatkowych. Skutki finansowe obniżenia górnych stawek podatków w sprawozdaniu za okres od dnia 1 stycznia do dnia 30 czerwca 2003 roku zaniżone zostały per saldo o kwotę 7.568,00 zł (w zakresie podatku od nieruchomości zaniżone zostały o kwotę 7.621,00 zł, w zakresie podatku od środków transportowych zawyżone o 53,00 zł), a w sprawozdaniu za 2003 rok zostały zaniżone per saldo o kwotę 14.906,00 zł (w zakresie podatku od nieruchomości zaniżone zostały o kwotę 15.244,00 zł, w zakresie podatku od środków transportowych zawyżone o 338,00 zł). Skutki wynikające z udzielonych ulg, zwolnień, odroczeń i umorzeń w sprawozdaniu za okres od dnia 1 stycznia 2003 roku do dnia 30 czerwca 2003 roku zostały zawyżone o kwotę 18.389,00 zł, a w sprawozdaniu za okres od dnia 1 stycznia do dnia 31 grudnia 2003 roku zostały zawyżone o kwotę 13.637,00 zł.
3. Kontrolujące ustaliły, że na saldzie konta 201 - rozrachunki z dostawcami i odbiorcami, zarówno w 2003 jak i w 2004 roku, figurowała kwota 2.500 zł, stanowiąca zobowiązanie wobec firmy Instalacje Wodno - Kanalizacyjne CO, Podłogowe i Gaz. Tadeusz Nogal z Baranowa, z października 1998 roku. Kontrolujące ustaliły, że wykonawca przedłożył zamawiającemu fakturę częściową na kwotę 25.000 zł na podstawie protokołu odbioru częściowego z dnia 27 października 1998 roku. Z faktury - zgodnie z § 6 umowy – potrącono 10% wartości, to jest kwotę 2.500,00 zł, która to kwota miała być zwolniona przy zapłacie faktury końcowej. Jak wynikało z wyjaśnień inspektora ds. inwestycji - wykonawca, pomimo zakończenia robót, nie zgłosił zadania do odbioru końcowego i nie przedłożył faktury końcowej, a w związku z tym należna kwota nie została mu wypłacona, zadanie inwestycyjne nie zostało rozliczone oraz nie wprowadzone do ewidencji środków trwałych. Kontrolującym nie przedłożono żadnego udokumentowania wskazującego na podjęcie działań w celu uzyskania wymaganych dokumentów od wykonawcy i rozliczenia zadania.
4. Kontrolujące stwierdziły, że na saldzie konta 240 - pozostałe rozrachunki na dzień 31 grudnia 2003 roku figurowało zabezpieczenie należytego wykonania umowy w wysokości 7.056,00 zł (70% kwoty zabezpieczenia) pobrane od firmy "Ekspol" sp. z oo. z Warszawy i zatrzymane w związku ze stwierdzonymi nieprawidłowościami w wykonaniu przedmiotu umowy (roboty budowlane dotyczące zadania inwestycyjnego „Sala gimnastyczna w Galewicach"). W wyniku podpisanej w dniu 29 maja 2002 roku ugody pomiędzy stronami zapłacono wykonawcy robót łącznie kwotę 178.018,64 zł (mniej o 36.987,16 zł). Dopłaty do faktury końcowej (skorygowanej) oraz zwrotu zabezpieczenia należytego wykonania umowy w wysokości 7.056,00 zł (łącznie kwota 51.388,77 zł) dokonano w dniu 13 czerwca 2002 roku. Z chwilą zapłaty należności na rzecz wykonawcy w dniu 13 czerwca 2002 roku, kwota 7.056,00 zł nie stanowiła już zobowiązania wobec czego powinna być przeksięgowana na rachunek bieżący budżetu, co uczyniono dopiero w dniu 31 grudnia 2004 roku.
5. Kontrolujące ustaliły, że zwrotu kwot z tytułu wadium i z tytułu należytego zabezpieczenia wykonania umowy dokonywano bez naliczenia odsetek za czas przechowywania środków na rachunku bankowym Urzędu Gminy. Zgodnie z art. 46 ust. 4 i art.148 ust. 5 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz.177 ze zm.) - jeżeli wadium lub zabezpieczenie wniesiono w pieniądzu, zamawiający przechowuje je na oprocentowanym rachunku bankowym. Zamawiający zwraca wadium (zabezpieczenie) wniesione w pieniądzu z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym było ono przechowywane, pomniejszone o koszt prowadzenia tego rachunku oraz koszty prowizji bankowej za przelew pieniędzy na rachunek bankowy wykonawcy.
W zakresie realizacji dochodów budżetowych
1. Kontrolujące stwierdziły przypadki złożenia deklaracji podatkowych przez osoby prawne - podatników podatku od nieruchomości po ustawowo wyznaczonym terminie. Termin składania deklaracji podatkowych przez osoby prawne wynikał z postanowień art. 6 ust.9 pkt 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U nr 9 poz. 84 z późn. zm.). Zgodnie z powołanym unormowaniem deklaracje podatkowe w zakresie podatku od nieruchomości winny być złożone do dnia 15 stycznia każdego roku podatkowego, bądź w terminie 14 dni od dnia zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie obowiązku podatkowego.
2. Kontrolujące stwierdziły, że składane przez podatników deklaracje na podatek od nieruchomości oraz podatek od środków transportowych nie były poddawane kontroli i analizie w zakresie prawidłowości ich wypełniania. Zgodnie z art. 272 pkt 2 i 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (tekst jednolity z 2005 r. Dz. U. nr 8, poz. 60 ze zm.) - obowiązkiem organów podatkowych pierwszej instancji jest dokonanie czynności sprawdzających, mających na celu stwierdzenie formalnej poprawności deklaracji i dokumentów oraz ustalenie stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami.
3. Ustalono, że podatnicy podatku od nieruchomości - prowadzący działalność gospodarczą na nabytych od Gminy Galewice działkach nr 133/14, 133/18 i 133/20, o łącznej powierzchni 1,5816 ha, w tym działka nr 133/18 zabudowana budynkiem produkcyjno-magazynowym z częścią biurową o powierzchni 1.414,6 m2 oraz budynkiem gospodarczym (dawny punkt skupu żywca) o powierzchni 267 m2, nie ujęli w złożonych deklaracjach podatkowych budynku gospodarczego o powierzchni 267 m2. W okresie od dnia 1 maja 2004 roku do dnia 31 stycznia 2005 roku nieruchomość stanowiła współwłasność trzech nabywców nieruchomości (osoby fizyczne) i należny od nich podatek od nieruchomości od budynku nie objętego podatkiem wynosił za 2004 rok kwotę 2.310,40 zł (267 m2 x 12,98 zł : 12 miesięcy x 8 miesięcy) oraz 298,20 zł za styczeń 2005 roku (267 m2 x 13,40 zł : 12 miesięcy x 1 miesiąc). Ww. nieruchomość w styczniu 2005 roku aktem notarialnym została przeniesiona na własność PPUH „PARKETLAND” - należny podatek od ww. podatnika za 11 miesięcy 2005 roku wynosił 3.279,90 zł (267 m2 x 13,40 zł : 12 miesięcy x 11 miesięcy), w tym: za okres od dnia 1 lutego do dnia 30 czerwca 2005 roku – 1.491,00 zł. W trakcie trwania kontroli RIO w Łodzi podatnicy złożyli korekty deklaracji, nie dokonując jednakże wpłaty podatku.
4. Ustalono, że w odniesieniu do podatnika nr identyfikacyjny 14 (osoba prawna) organ podatkowy zaniechał dochodzenia podatku od nieruchomości, za okres nie objęty przedawnieniem, od budynków gospodarczych, pominiętych w deklaracjach podatkowych od 1999 roku, o łącznej powierzchni 392,91 m2, co wykazała kontrola przeprowadzona u podatnika przez organ podatkowy w dniu 15 lipca 2003 roku. Ujawnione w wyniku kontroli budynki gospodarcze, nie objęte podatkiem od nieruchomości, zostały wykazane do opodatkowania w deklaracjach podatkowych na 2004 i 2005 rok, według stawki podatku dla budynków pozostałych. Budzić to może wątpliwości w kontekście unormowania zawartego, w obowiązującym od dnia 1 stycznia 2003 roku, art. 1a ust.1 pkt 3 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych, zgodnie z którym - grunty, budynki i budowle związane z prowadzeniem działalności gospodarczej to grunty, budynki i budowle będące w posiadaniu przedsiębiorcy lub innego podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą, z wyjątkiem budynków mieszkalnych oraz gruntów związanych z tymi budynkami, a także gruntów o których mowa w art. 5 ust.1 pkt.1 lit. b ustawy, chyba, że przedmiot opodatkowania nie jest i nie może być wykorzystywany do prowadzenia tej działalności ze względów technicznych. Z dokumentów zgromadzonych przez organ podatkowy wynikało, że budynki nie były wykorzystywane przez podatnika do prowadzenia działalności gospodarczej, ale brak było udokumentowania wskazującego, że budynki te nie mogły być wykorzystywane do prowadzenia tej działalności ze względów technicznych. Kontrolujące ustaliły ponadto, że przeważająca część gruntów (8.176 m2), nie sklasyfikowana w ewidencji gruntów jako użytki rolne, będąca w posiadaniu ww. podatnika, była wykazywana w deklaracjach od 2000 roku w pozycji grunty pozostałe i opodatkowana niższą stawką podatku. Budzi to wątpliwości w kontekście ustawowo określonej definicji gruntów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej - zob. uwagi powyżej. Według stanu prawnego obowiązującego do dnia 1 stycznia 2003 roku definicja legalna gruntów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej zawarta była w art.5 ust.3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, który stanowił, że za grunty związane z działalnością gospodarczą uważa się grunty zabudowane i niezabudowane, będące w posiadaniu przedsiębiorcy, a w szczególności grunty pod budynkami produkcyjnymi, magazynowymi, administracyjnymi, socjalnymi i hotelowymi, grunty pod budowlami i urządzeniami, grunty zajęte na drogi wewnętrzne i place manewrowe, place składowe, zieleńce oraz tereny, na których są lub mają być realizowane zadania inwestycyjne, grunty wyłączone na cele nierolnicze lub nieleśne na skutek prowadzonej działalności gospodarczej innej niż działalność rolnicza lub leśna albo na podstawie ostatecznej decyzji administracyjnej. Zakładając opodatkowanie wskazanych gruntów stawką wyższą różnica w kwocie podatku za okres lat 2000 - I półrocze 2005 roku wyniosłaby 16.883,40 zł.
5. Kontrolujące ustaliły, że podatnik nr identyfikacyjny 23, który dzierżawi od Gminy Galewice obiekty budowlane wykorzystywane do prowadzenia działalności gospodarczej, nie płacił w latach 2003 – 2004 podatku od gruntów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą (według deklaracji złożonej na 2005 rok – grunty związane z działalnością wynosiły 1.000 m2). W trakcie kontroli RIO w Łodzi organ podatkowy wyegzekwował od podatnika złożenie skorygowanych deklaracji podatkowych za 2003 i za 2004 rok. Należny podatek od gruntów za 2003 rok wynoszący 460,00 zł, a za 2004 rok – 490,00 zł, podatnik zapłacił w dniu 21 września 2005 roku.
6. Kontrolujące ustaliły, w oparciu o próbę objętą kontrolą pięciu podatników podatku od środków transportowych (cztery osoby fizyczne i jedna osoba prawna), że zaniżenie wpłat podatku w latach 2003 – 2005 (I półrocze) wyniosło łącznie kwotę 6.157,93 zł, z tego: w 2003 roku zaniżono należności z tytułu ww. podatku o kwotę 2.701,00 zł, w 2004 roku o kwotę 2.737,20 zł, a w I półroczu 2005 roku o kwotę 719,73 zł. Zaniżenie podatku nastąpiło w wyniku zastosowania przez podatników stawek podatku innych, niż uchwalone przez Radę Gminy w Galewicach. W trakcie trwania kontroli RIO w Łodzi organ podatkowy wyegzekwował od wskazanych podatników złożenie skorygowanych deklaracji podatkowych. Trzech podatników uregulowało zaległy podatek na kwotę 4.122,21 zł. Z tytułu nieterminowej wpłaty dwóch podatników zapłaciło odsetki za zwłokę na kwotę 773,30 zł, natomiast nie pobrano należnych odsetek za zwłokę od jednego podatnika, które na dzień zapłaty należności głównej (1 września 2005 roku) stanowiły kwotę 204,00 zł.
7. W okresie objętym kontrolą stwierdzono przypadki nie pobrania lub pobrania w niewłaściwej wysokości przez organ podatkowy odsetek z tytułu nieterminowych wpłat należności podatkowych. Ustalono, że z tytułu nieterminowych wpłat podatku od nieruchomości od osób prawnych nie pobrano odsetek za zwłokę na kwotę 79,50 zł, z tytułu nieterminowych wpłat podatku od środków transportowych od osób prawnych nie pobrano odsetek za zwłokę na kwotę 13,90 zł, a z tytułu nieterminowych wpłat podatku od środków transportowych od osób fizycznych nie pobrano odsetek lub pobrano niższe łącznie na kwotę 333,70 zł. Jednocześnie, w 22 przypadkach pobrano odsetki wyższe niż przysługujące – łącznie na kwotę 7,89 zł.
8. Kontrolujące stwierdziły w ewidencji podatkowej nie rozliczone nadpłaty w podatku od środków transportowych u 67 podatników na łączną kwotę 525,38 zł, istniejące, co najmniej od 2000 roku oraz nierozliczoną nadpłatę u jednego z podatników na kwotę 313,36 zł, figurującą od dnia 13 listopada 2003 roku. Organ podatkowy nie dokonując rozliczenia nadpłaty naruszył art. 76 § 1 ustawy Ordynacja Podatkowa.
9. Kontrolujące ustaliły, że w kilku przypadkach organ podatkowy nie naliczył i nie egzekwował należnych kosztów doręczonych podatnikom upomnień. Obowiązek uiszczania kosztów upomnienia przez zobowiązanego wynikał z art. 15 § 2 ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 110, poz. 968 z późn. zm.). Zgodnie z powołanym przepisem - koszty upomnienia obciążają zobowiązanego i są pobierane na rzecz wierzyciela. Obowiązek uiszczenia kosztów upomnienia przez zobowiązanego powstaje z chwilą doręczenia upomnienia. Koszty te podlegają ściągnięciu w trybie określonym dla kosztów egzekucyjnych.
10. Kontrola ujawniła przypadki podejmowania czynności zmierzających do wyegzekwowania zaległych zobowiązań podatkowych z opóźnieniem bądź zaniechania takich czynności. Powyższym postępowaniem naruszono przepisy zawarte w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy
o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137 poz. 1541 z późn. zm.). Unormowania zawarte w powołanym rozporządzeniu zobowiązywały wierzyciela do systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązania pieniężnego. W przypadku, gdy należność nie została zapłacona w terminie określonym w decyzji, albo wynikającym z przepisów prawa – wierzyciel winien wysłać do zobowiązanego upomnienie, z zagrożeniem wszczęcia egzekucji po upływie 7 dni od dnia doręczenia upomnienia. Po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu wierzyciel winien niezwłocznie wystawić tytuł wykonawczy i przesłać do naczelnika właściwego urzędu skarbowego.
11. Kontrolujące stwierdziły szereg przypadków nie pobrania opłaty skarbowej, lub pobrania w zaniżonej wysokości - łącznie na kwotę 2.106,50 zł, z tego: w 2003 roku na kwotę 1.999,00 zł, a w 2004 roku na kwotę 107,50 zł. W kilku przypadkach w 2005 roku stwierdzono nienależne pobranie opłaty skarbowej, bądź pobranie jej w zawyżonej wysokości – łącznie na kwotę 118,50 zł.
12. Rada Gminy w Galewicach od 1990 roku nie podjęła uchwały w sprawie określenia stawek opłaty targowej oraz zasad jej poboru – stosownie do wymogu wynikającego z art. 19 pkt 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Przy braku uchwały w sprawie określenia stawek opłaty targowej organ podatkowy pozbawiony był możliwości poboru takiej opłaty.
13. Kontrolujące stwierdziły przypadki braku publikacji w prasie lokalnej informacji o wywieszeniu na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, bądź do wydzierżawienia (lokal mieszkalny nr 3 w Osieku, lokale użytkowe w Osieku, lokal użytkowy w Galewicach), co było wymogiem wynikającym z art. 35 ust.1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2004 r., Dz. U. nr 261, poz. 2603 z późn. zm.).
14. Kontrolujące ustaliły, że Rada Gminy w Galewicach na podstawie delegacji zawartej w ustawie o gospodarce nieruchomościami podjęła uchwałę nr XXXI/179/02 z dnia 12 września 2002 roku, na mocy której postanowiła przyznać pierwszeństwo w nabyciu lokali użytkowych najemcom i dzierżawcom, zajmującym te lokale na podstawie najmu nawiązanego na podstawie umowy zawartej przed dniem 1 stycznia 1994 roku. Powołując się na wskazaną uchwałę Wójt Gminy Pan Andrzej Okoń sprzedał w dniu 21 marca 2003 roku, w drodze bezprzetargowej, lokal użytkowy w Osieku, z przeznaczeniem na usługi weterynaryjne. Ustalono, że nabywcą podpisana została jedna umowa najmu lokalu użytkowego na okres od dnia 6 kwietnia 1993 roku do dnia 5 kwietnia 1996 roku. Najemca nie płacił czynszu z tytułu najmu – zwolniony z opłaty czynszu postanowieniem nr 1/93 Zarządu Gminy w Galewicach z dnia 25 maja 1993 roku (podjęte na podstawie § 1 ust.2 uchwały nr IX/52/91 Rady Gminy w Galewicach z dnia 29 lipca 1991 roku w sprawie ustalenia miesięcznych stawek czynszu za lokale użytkowe). Wójt Gminy Pan Andrzej Okoń nie przedłożył kontrolującym żadnych dokumentów dotyczących najmu przedmiotowego lokalu użytkowego w okresie od dnia 6 kwietnia 1996 roku do czasu jego sprzedaży w 2003 roku. Nie przedłożono, w szczególności, pisemnej umowy najmu zawartej z najemcą, ani też innej dokumentacji, z której by wynikała możliwość zawarcia takiej umowy, np. wykazu nieruchomości przeznaczonych do oddania w dzierżawę, uchwały Rady Gminy w sprawie wydzierżawienia lokalu na czas dłuższy niż trzy lata, dowodów wpłat czynszu najmu. W związku z brakiem wskazanej dokumentacji kontrolujące nie mogły stwierdzić, czy rzeczywiście zaistniały przesłanki umożliwiające zbycie lokalu w drodze bezprzetargowej.
15. Kontrolujące ustaliły, że Gmina nie podjęła skutecznych działań zmierzających do wyegzekwowania zaległych opłat rocznych od użytkownika wieczystego nieruchomości oznaczonych numerami działek 98/6 i 98/7. Wskazany użytkownik zalegał z zapłatą opłat za użytkowanie wieczyste na dzień 30 czerwca 2005 roku w wysokości 677,96 zł (za 4 lata).
16. Stwierdzono nie pobranie odsetek od nieterminowych wpłat opłat rocznych za użytkowanie wieczyste nieruchomości od 3 użytkowników na łączną kwotę 14,60 zł.
17. Od dzierżawcy lokalu użytkowego w Osieku – PPHU „KEDAR” pobrano czynsz dzierżawny za 18 dni grudnia 2004 roku, niższy niż należny o kwotę 40,82 zł. Pobrano kwotę 138.04 zł, zamiast kwoty 178,86 zł.
18. Kontrolujące ustaliły, że od dzierżawcy lokalu użytkowego w Galewicach – PPH „NADIR” sp. z o.o. nie wyegzekwowano czynszu dzierżawnego za 2 tygodnie grudnia 2003 roku, w kwocie brutto 459,64 zł. Jak wynikało z ustaleń – mimo braku pisemnej umowy (umowa zawarta od 14 grudnia 2003 roku) – firma dzierżawiła lokal użytkowy przez cały grudzień 2003 roku.
19. Ustalono, że dzierżawca lokalu użytkowego w Galewicach Gminna Spółdzielnia „SCh” w Wieruszowie zapłaciła za czerwiec 2004 roku zaniżony czynsz dzierżawny o kwotę 10,98 zł.
W zakresie realizacji wydatków budżetowych
1. W wyniku wyrywkowej kontroli stwierdzono niewielkie przekroczenia planowanych wydatków na etapie realizacji budżetu w niżej wymienionych działach, rozdziałach i paragrafach:
- dział 700 rozdział 70005 § 4260 – na dzień 31 sierpnia 2003 roku – plan 5.000,00 zł, wykonanie 5.023,96 zł. Przekroczenie o kwotę 23,04 zł nastąpiło w dniu 8 sierpnia 2003 roku w związku z zapłatą noty księgowej nr 9 z dnia 27 lipca 2003 roku na kwotę 23,04 zł. Do czasu zmiany planu w dniu 15 września 2003 roku przekroczenie wzrosło do kwoty 59,38 zł (zapłata w dniu 10 września 2003 roku faktury za energię na kwotę 36,34 zł),
- dział 600 rozdział 60016 § 4300 – na dzień 22 grudnia 2003 roku plan 33.000,00 zł, wykonanie 33.503,06 zł. Przekroczenie o kwotę 503,06 zł. Przekroczenie nastąpiło w dniu 18 grudnia 2003 roku o kwotę 187,97 zł w związku z zapłatą faktury nr 48/701 na kwotę 1.976,40 zł,
2. Kontrolujące stwierdziły w pięciu przypadkach poniesienia wydatków na realizację zadań z zakresu rozwiązywania problemów alkoholowych (faktura nr 228/FV/03, rachunek z dnia 21 września 2003 roku, faktura nr 20-W1/00040/2004, faktura nr 101/04, faktura nr 102/04) brak na fakturach (rachunkach) opisu merytorycznego, pozwalającego na powiązanie wydatku objętego fakturą z Gminnym Programem Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych.
3 Kontrolujące ustaliły, że Wójt Gminy na podstawie umowy zawartej w dniu 1 kwietnia 2005 roku zobowiązał się do pokrycia 50% kosztów czesnego na 3 – letnich studiach licencjackich osobie nie będącej pracownikiem Urzędu Gminy, a zatrudnionej na podstawie umowy zlecenia w Punkcie Porad dla osób uzależnionych i współuzależnionych w Osieku. Zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej oraz Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 12 października 1993 roku w sprawie zasad i warunków podnoszenia kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego dorosłych (Dz. U. nr 103, poz. 472) pracodawca może ponosić koszty kształcenia pracowników. Z treści zawartej umowy wynikało, że wskazana osoba miała nieodpłatnie wykorzystać zdobytą wiedzę do realizacji zadań w ramach zawartych umów, co wskazuje, że na podstawie zawartej umowy osobie tej faktycznie udzielono nieoprocentowej pożyczki na opłacenie studiów, którą miała odpracować w przyszłości. Ww. wypłacono w dniu 19 maja 2005 roku na podstawie przedłożonych dowodów wpłat kwotę 1.500,00 zł.
4. W wyniku kontroli dokumentów dotyczących wypłat nagród jubileuszowych stwierdzono w jednym przypadku zaliczenie do stażu pracy uprawniającego do nabycia prawa do nagrody okresu pracy w gospodarstwie rolnym rodziców od dnia 1 lipca 1972 roku, zamiast od dnia 17 lipca 1972 roku. Pracownik urodził się w dniu 16 lipca 1956 roku, a zatem 16 lat ukończył w dniu 16 lipca 1972 roku. Powyższe uchybienie nie spowodowało wcześniejszej wypłaty nagrody, bowiem pracownik przedłożył dokumenty odnoszące się do stażu pracy w terminie późniejszym.
5. Kontrolujące ustaliły, że w dniu 31 grudnia 2002 roku zgodnie z listą płac nr 261/02 wypłacony został Wójtowi Gminy ekwiwalent pieniężny za 97 dni niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego (za okres prawie 4 lat) w kwocie brutto 26.989,28 zł. Nie wykorzystanie przez Wójta Gminy urlopu wypoczynkowego - zgodnie z przepisami ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku Kodeks pracy (tekst jednolity z 1998 r., Dz. U. nr 21, poz. 94 z późn. zm.) – może w istotny sposób wynikać z braku zastępstwa, jak również braku udzielenia stosownych upoważnień do składania oświadczeń woli i zastępowania Wójta w przypadku jego nieobecności.
6. W wyniku kontroli stwierdzono, że kwota odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych nie została w końcu roku skorygowana przez faktyczną przeciętną liczbę zatrudnionych w zakładzie pracy. Przeciętna liczba zatrudnionych na dzień 31 grudnia 2003 roku wyniosła 42,416, natomiast w 2004 roku – 41,722. Wskutek powyższego odpisy zostały zaniżone w 2003 roku o kwotę 1.465,83 zł, natomiast w 2004 roku o kwotę 1.429,81 zł. Przeciętna liczba osób zatrudnionych winna być ustalana zgodnie z § 1 i § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 14 marca 1994 roku w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na ZFŚS (Dz. U. nr 43 poz. 168 z późn. zm.). W świetle wskazanych przepisów - wysokość odpisu jest ustalana w oparciu przeciętną planowaną w danym roku liczbę osób zatrudnionych w zakładzie pracy, skorygowaną w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby osób zatrudnionych w zakładzie. Przy obliczaniu przeciętnej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym (obrachunkowym) dodaje się przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i otrzymaną sumę dzieli się przez 12.
7. Kontrolujące stwierdziły, że w dniu 31 grudnia 2003 roku dodatkowo na konto zakładowego funduszu świadczeń socjalnych przelano kwotę 10.000 zł, a w 2004 roku (także w dniu 31 grudnia) przekazano kwotę 40.000 zł. Z ewidencji księgowej wynikało, że zarówno w 2003 jak i w 2004 roku zwiększeń środków funduszu dokonano z niewykorzystanego funduszu nagród. W katalogu źródeł potencjalnych zwiększeń środków funduszu wskazanym w art. 7 ust. 1 i 4 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity z 1996 r., Dz. U nr 79, poz. 335, z późn. zm.) nie wymieniono środków pochodzących z niewykorzystanego funduszu nagród. Z dniem 1 stycznia 1997 roku został skreślony w art. 7 ust. 1 ww. ustawy punkt 3, który mówił, że środki funduszu zwiększają niewykorzystane środki z zakładowego funduszu nagród w jednostkach sfery budżetowej. Punkt ten został skreślony na podstawie art. 5 ustawy z dnia 8 listopada 1996 roku o zmianie ustawy o kształtowaniu środków na wynagrodzenia w państwowej sferze budżetowej oraz o zmianie niektórych ustaw (Dz. U. nr 139 poz. 647). Również w regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych Urzędu Gminy w Galewicach, ustalonym zarządzeniem nr 2/98 Wójta Gminy Galewice z dnia 2 kwietnia 1998 roku (ze zmianami wprowadzonymi zarządzeniem nr 34/2004 z dnia 4 sierpnia 2004 roku) w § 1 dotyczącym środków z jakich tworzony jest fundusz oprócz odpisu na pracownika, emeryta oraz odsetek od zgromadzonych środków nie wymieniono innych źródeł jego tworzenia. W kontrolowanym okresie przekazano na rachunek funduszu środki z tytułu niewykorzystanego funduszu nagród w łącznej wysokości 50.000 zł.
8. Kontrolujące stwierdziły dwa przypadki (poz. księg. 478C/03 – delegacja nr 102/03 z dnia 26 czerwca 2003 roku i poz. księg. 336/05 – delegacja nr 80/05 z dnia 7 maja 2005 roku) wypłaty kosztów z tytułu odbycia podróży służbowej z naruszeniem przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U nr 236 poz. 1990, z późn. zm.). Na podstawie pierwszej z wymienionych powyżej delegacji nie wypłacono pracownikowi 1 diety w wysokości 10,00 zł, przysługującej w związku z pobytem w podróży służbowej powyżej 8 godzin (pracownik wykazał, że przebywał w podróży 9 godzin). W drugim przypadku pracownik załączył do delegacji i wykazał w pozycji inne koszty dowód nadania przesyłki poleconej na kwotę 4,20 zł, co nie stanowiło kosztów delegacji.
9. Stwierdzono również dwa przypadki (delegacja nr 189/02 z dnia 18 października 2002 roku i delegacja nr 76/03 z dnia 28 maja 2003 roku) przedłożenia delegacji ze znacznym opóźnieniem – pierwsza delegacja przedłożona została do rozliczenia w styczniu 2003 roku, a druga w sierpniu 2003 roku. Zgodnie z instrukcją obiegu i kontroli dokumentów, zatwierdzoną przez Wójta Gminy, polecenia wyjazdu służbowego winny być przedkładane do rozliczenia w ciągu 14 dni od daty odbycia podróży służbowej.
W zakresie realizacji inwestycji i zamówień publicznych
1. Kontrolujące stwierdziły, że zadanie inwestycyjne dotyczące wykonania instalacji co i przyłącza cieplnego w Wiejskim Domu Kultury w Osieku zrealizowane w 1998 roku nie zostało rozliczone i wprowadzone do ewidencji księgowej na stan środków trwałych.
2. Przy udzieleniu zamówienia publicznego na wykonanie dróg gminnych w 2003 roku w miejscowościach Węglewice, Załozie, Kaski i Biadaszki – Żelazo naruszono przepisy ustawy o zamówieniach publicznych w następującym zakresie:
- w specyfikacji istotnych warunków zamówienia brak było opisu kryteriów i sposobu dokonywania oceny spełnienia warunków wymaganych od wykonawców, określonych w art. 22 ust.2 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 ze zm.), za wyjątkiem doświadczenia zawodowego w zakresie robót o podobnym charakterze. Brak ten dotyczył, w szczególności, warunku posiadania przez wykonawcę niezbędnych uprawnień do wykonania prac objętych zamówieniem; warunku posiadania niezbędnego potencjału technicznego i ekonomicznego oraz warunku znajdowania się w sytuacji finansowej pozwalającej na wykonanie zamówienia. Wymóg opisu kryteriów i sposobów dokonywania oceny spełniania warunków wymaganych od wykonawcy (według stanu prawnego dla okresu objętego zamówieniem) wynikał z art. 35 ust.1 pkt 6 ustawy o zamówieniach publicznych,
- zamawiający nieprawidłowo określił zasady wniesienia należytego zabezpieczenia wykonania umowy, przyjmując, że wynosić ono będzie 5% wartości robót budowlanych netto. Zgodnie § 2 ust.1 obowiązującego w tym okresie rozporządzenia Ministra Gospodarki Przestrzennej i Budownictwa z dnia 30 grudnia 1994 roku w sprawie ustalenia wartości robót budowlanych, co do których konieczne jest zabezpieczenie należytego wykonania umowy oraz form tego zabezpieczenia (Dz. U. nr 140, poz. 794 z późn. zm.) wartość zabezpieczenia zależała od ustalonej w umowie wartości robót budowlanych. Wartość robót budowlanych w umowie z wykonawcą ustalana jest w kwocie brutto.
2. Przy udzieleniu zamówienia publicznego na wykonanie podłogi sportowej w sali sportowej w Ostrówku w 2004 roku zamawiający naruszył art. 36 ust.1 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz. 177 z późn. zm.) ponieważ w specyfikacji istotnych warunków zamówienia nie opisał warunków udziału w postępowaniu oraz sposobu dokonywania oceny spełnienia tych warunków.
W zakresie ewidencji majątku trwałego
1. Kontrolujące stwierdziły, że kierownik jednostki nie określił zasad kwalifikowania pozostałych środków trwałych oraz zasad jednorazowego umarzania środków trwałych.
2. Kontrolujące stwierdziły, że w 2004 roku nastąpiło zwiększenie w zakresie wartości pozostałych środków trwałych: PK nr 915 na kwotę 181,45 zł i PK nr 912 na kwotę 795 zł. Z treści dokumentów nie wynikało jakich pozostałych środków trwałych ww. kwoty dotyczyły, czego nie potrafili także wyjaśniać pracownicy księgowości. Zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz. 694 z późn. zm.) - dokument nie posiadający opisu operacji gospodarczej nie spełnia wymogów dokumentu księgowego opisanych w art. 21 ust 1 pkt 3 ww. ustawy.
3. W toku kontroli stwierdzono, że na koncie 011 zaewidencjonowany został program komputerowy LEX o wartości 2.315 zł (ewidencja środków trwałych str. 31/76 poz. 8). Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 14 ustawy o rachunkowości - do wartości niematerialnych i prawnych zalicza się nabyte przez jednostkę, zaliczane do aktywów trwałych, prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, przeznaczone do użytkowania na potrzeby jednostki, a w szczególności autorskie prawa majątkowe, prawa pokrewne, licencje, koncesje. Zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153, poz. 1752 z późn. zm.) - konto 020 służy do ewidencji stanu zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej wartości niematerialnych i prawnych.
4. Kontrolujące ustaliły, że w dwóch przypadkach (samochody pożarnicze) nieprawidłowo ustalono roczną wartość umorzenia środków trwałych i w związku z tym zaniżona została kwota umorzenia w 2004 roku, w pierwszym przypadku o 17.675,43 zł, a w drugim przypadku o 8.728,05 zł, łącznie o 26.403,48 zł.
5. Kontrolujące stwierdziły, że przy przeprowadzeniu inwentaryzacji nie zastosowano się do postanowień instrukcji inwentaryzacyjnej w zakresie obowiązku dokonywania przez Przewodnicząca Komisji Inwentaryzacyjnej lub osobę przez nią wyznaczona wyrywkowej kontroli spisów z natury, przeprowadzanych przez zespoły spisowe (§ 8 ust. 1 i 2 instrukcji inwentaryzacyjnej). Kontrolującym nie okazano protokołów, które winny być udokumentowaniem takich kontroli. Brak było również podpisów osoby kontrolującej na arkuszach spisu w rubryce „uwagi” (przy wybranych pozycjach spisu), które potwierdzałyby, że taka kontrola była przeprowadzana.
Za ww. nieprawidłowości odpowiedzialność ponoszą Wójt Gminy Pan Andrzej Okoń i Skarbnik Gminy Pani Anna Kaczmarek. A ponadto, właściwi rzeczowo pracownicy – zgodnie z zakresami czynności, a mianowicie: podinspektorzy Urzędu Gminy Pani Anna Hofman i Pani Bogusława Różańska za nieprawidłowości dotyczące wymiaru i poboru podatków i opłat; podinspektor Urzędu Gminy Pan Tadeusz Błażejewski – za nieprawidłowości dotyczące poboru opłaty skarbowej; podinspektor Urzędu Gminy Pani Renata Jaworska - za nieprawidłowości dotyczące gospodarki mieniem oraz pracownicy inwestycji za nieprawidłowości dotyczące inwestycji i zamówień publicznych.
Przekazując informacje o powyższych nieprawidłowościach stwierdzonych w toku kontroli proszę Pana Wójta o podjęcie działań w celu ich usunięcia oraz zapobieżenia powstawaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi przekazuje następujące wnioski pokontrolne:
1. Opracować zakres czynności dla Skarbnika Gminy uwzględniając unormowania wynikające z art.35 ust.1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych.
2. Rozliczyć zadanie inwestycyjne dotyczące wykonania instalacji co i przyłącza ciepłowniczego w Wiejskim Domu Kultury w Osieku i wprowadzić do ewidencji środków trwałych.
3. Dokonać korekty nieprawidłowo ustalonych odpisów umorzeniowych w przypadku samochodów pożarniczych.
4. Podjąć czynności w celu wyegzekwowania należnego Gminie podatku od nieruchomości w odniesieniu do budynków od podatnika nr 14, za okres przed 2004 rokiem. Podjąć także czynności w celu wyjaśnienia prawidłowości opodatkowania gruntów oraz budynków, uwzględniając uwagi zawarte w pierwszej części wystąpienia.
5. Podjąć czynności w celu wyegzekwowania należnego Gminie podatku od podatników prowadzących działalność gospodarczą na nabytych od Gminy Galewice działkach nr 133/14, 133/18 i 133/20, w oparciu o złożone korekty deklaracji podatkowych.
6. Podjąć działania mające na celu wyegzekwowanie należnych Gminie kwot z tytułu podatku od środków transportowych. Rozliczyć zaistniałe nadpłaty w podatku od środków transportowych w oparciu o przepisy ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa.
7. Podjąć działania mające na celu wyegzekwowanie należnych Gminie kwot z tytułu czynszów za wynajem lokali użytkowych.
8. Podjąć działania w celu wyegzekwowania należnych Gminie odsetek z tytułu nieterminowych płatności należności podatkowych oraz należności z tytułu opłat za użytkowanie wieczyste i czynszów dzierżawnych.
9. Podjąć działania w celu ustalenia przez Radę Gminy stawek opłaty targowej oraz zasad poboru i terminów płatności opłaty targowej – zgodnie z art. 19 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych.
10. Zaniechać wypłat tytułem zwrotu czesnego za studia licencjackie na rzecz osoby nie będącej pracownikiem Urzędu Gminy.
11. Dokonać korekty sprawozdań Rb – PDP z wykonania podstawowych dochodów podatkowych za okres od dnia 1 stycznia do dnia 30 czerwca 2003 roku oraz za okres od dnia 1 stycznia do dnia 31 grudnia 2003 roku, w związku z nieprawidłowym wykazaniem skutków finansowych obniżenia górnych stawek podatkowych oraz skutków finansowych udzielonych zwolnień, umorzeń i odroczeń. Poprawione sprawozdania przekazać RIO w Łodzi.
12. Zaniechać dokonywania dodatkowych odpisów na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych z niewykorzystanych środków funduszu nagród.
13. Wyksięgować z konta 011 ujęte tam kwoty dotyczące wartości niematerialnych i prawnych.
14. Zapewnić zgodne z unormowaniami zawartymi w zakładowym planie kont prowadzenie ewidencji księgowej na kontach rozrachunkowych oraz prawidłowe wykazywanie w sprawozdaniach budżetowych danych o zobowiązaniach jednostki.
15. Zapewnić prawidłowe wykazywanie w sprawozdaniach Rb – PDP z wykonania podstawowych dochodów podatkowych i w sprawozdaniach Rb 27S z wykonania planowanych dochodów budżetowych danych o skutkach finansowych wynikających z obniżenia górnych stawek podatkowych oraz z udzielonych zwolnień, umorzeń i odroczeń podatkowych, zgodnie z przepisami Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 32 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 19 sierpnia 2005 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 170, poz. 1426).
16. Wadia i zabezpieczenia należytego wykonania umowy - wpłacane przez wykonawców, uczestników postępowań o udzielenie zamówień publicznych - zwracać w terminach określonych przez ustawę z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych wraz z należnymi odsetkami.
17. Zapewnić dokonywanie czynności sprawdzających w stosunku do składanych przez podatników deklaracji podatkowych, zgodnie z art.272 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa.
18. Egzekwować od podatników podatku od nieruchomości od osób prawnych obowiązek terminowego składania deklaracji podatkowych.
19. W przypadku braku dokonania wpłaty podatku w części albo w całości, po przeprowadzonym postępowaniu podatkowym, wydawać decyzje określające wysokość zobowiązania podatkowego, zgodnie z art. 21 § 3 ustawy Ordynacja podatkowa (dotyczy sytuacji, w których zobowiązanie podatkowe powstaje z mocy prawa, np. podatek od środków transportowych, podatek od nieruchomości od osób prawnych).
20. W uzasadnionych przypadkach podejmować kontrole podatkowe, w oparciu o art.281 i następne ustawy Ordynacja podatkowa.
21. Bieżąco i terminowo podejmować czynności zmierzające do wyegzekwowania zaległości podatkowych, w oparciu o przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
22. Zobowiązać właściwych rzeczowo pracowników do egzekwowania kosztów upomnień od podatników, którym doręczono upomnienia dotyczące zapłaty zaległości podatkowych.
23. Zapewnić pobieranie opłaty skarbowej w prawidłowo ustalonej wysokości.
24. Przestrzegać przepisów ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami, w zakresie obowiązku publikacji w prasie lokalnej informacji o wywieszeniu na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży albo oddania w najem lub dzierżawę.
25. Zapewnić prawidłowe rozliczanie kosztów podróży służbowych.
26. Dokonywać na koniec roku kalendarzowego korekty wysokości odpisu środków na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych poprzez ustalenie faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych w jednostce.
27. Przy udzielaniu zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych.
28. W toku wykonywania budżetu przestrzegać zasady gospodarki finansowej określonej w art. 92 pkt 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych, zgodnie z którą dokonywanie wydatków następuje w granicach kwot określonych w planie finansowym.
29. Dokonywać kontroli przestrzegania przez podległe jednostki organizacyjne podległe przyjętych procedur kontroli finansowej, zgodnie z art. 127 ustawy o finansach publicznych.
30. Przestrzegać zatwierdzonej przez Wójta Gminy instrukcji inwentaryzacyjnej przy przeprowadzaniu inwentaryzacji składników majątkowych Gminy.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Wójta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że stosownie do art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
- Przewodniczący Rady Gminy w Galewicach
- Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy w Galewicach
- aa
Wystąpienie pokontrolne podpisała dr Jadwiga Chwiałkowska – Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.
Łódź, dnia 5 grudnia 2005 roku
Pan
Andrzej Okoń
Wójt Gminy Galewice
WK - 602/64/2005
Na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r. Dz. U. nr 55 poz. 577 z późn. zm.) informuję Pana Wójta, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminie Galewice. Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości i uchybienia wynikały, przede wszystkim, z nieznajomości przepisów prawa, ich wadliwej interpretacji oraz niedostatecznego nadzoru ze strony kierownictwa. Wykazane uchybienia i nieprawidłowości dotyczyły w szczególności:W zakresie realizacji wniosków pokontrolnych
1. W wyniku poprzedniej kompleksowej kontroli gospodarki finansowej przeprowadzonej przez RIO w Łodzi, w okresie od dnia 8 października 2001 roku do dnia 21 listopada 2001 roku, stwierdzono, że faktyczna struktura organizacyjna w Urzędzie Gminy nie odpowiadała unormowaniom zawartym w Regulaminie Organizacyjnym i zalecono dokonać w nim stosownych zmian, celem zapewnienia zgodności między jego postanowieniami, a stanem faktycznym. W informacji przesłanej do RIO w Łodzi (pismo bez numeru z dnia 10 kwietnia 2002 roku) Wójt Gminy zapewnił, że Regulamin Organizacyjny- zgodny z istniejącą strukturą - uchwalony zostanie do końca kwietnia 2002 roku. Nowy Regulamin Organizacyjny nie został uchwalony w podanym w odpowiedzi terminie, a dopiero w roku następnym (zarządzenie nr 21/03 Wójta Gminy z dnia 7 maja 2003 roku).
2. W wyniku wskazanej powyżej kontroli stwierdzono także zawyżenie wypłaty wynagrodzenia na rzecz Wójta Gminy z tytułu dodatku za wieloletnią pracę (wypłacono zawyżony dodatek na łączną kwotę 6.378,20 zł), jednocześnie stwierdzono wypłatę na rzecz Wójta Gminy zaniżonych kwot z tytułu dodatku funkcyjnego i dodatku służbowego. W wystąpieniu pokontrolnym zalecono podjęcie czynności mających na celu wyegzekwowanie bezpodstawnie wypłaconych kwot za okres nie objęty przedawnieniem, oraz jednocześnie wypłacenie należnych Wójtowi kwot z tytułu dodatku służbowego i dodatku funkcyjnego. Kontrolujące ustaliły, że Wójt Gminy, w dniu 7 maja 2002 roku, wpłacił do kasy Urzędu kwotę 2.182,47 zł (dowód wpłaty KP 000624). W księgowości brak było dokumentu zawierającego stosowne wyliczenia dotyczące kwoty podlegającej zwrotowi. W trakcie niniejszej kontroli podinspektorzy ds. księgowości budżetowej Pani Urszula Pazek i Pani Mariola Jaroch dokonały wyliczenia kwoty podlegającej zwrotowi, z uwzględnieniem kwot, które powinny zostać zapłacone Wójtowi z tytułu dodatku funkcyjnego i dodatku służbowego. Z wyliczenia wynikało, że za okres nie objęty przedawnieniem Wójt Gminy winien zwrócić kwotę 3.627,40 zł.
3. W wyniku ww. kontroli kompleksowej RIO w Łodzi stwierdziła w kontrolowanej jednostce przypadki ponoszenia wydatków na rzecz jednostek ochotniczej straży pożarnej na inne cele niż wskazane w art. 32 ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 roku o ochronie przeciwpożarowej (Dz. U. nr 81, poz. 351 z późn. zm). Finansowano, m.in., organizację świąt rocznicowych, Dni Strażaka, itp.). W wystąpieniu pokontrolnym sformułowane zostało w tym zakresie stosowne zalecenie, wskazujące na konieczność wydatkowania środków na rzecz ochotniczych straży pożarnych w ustawowo określonych granicach. W rezultacie wyrywkowej kontroli dokumentów księgowych stwierdzono, że nadal występowały nieprawidłowości związane z wydatkami na rzecz jednostek osp (ze środków przeznaczonych na ochronę przeciwpożarową). Przykładowo, w dniu 9 czerwca 2004 roku przekazano z budżetu kwotę 1.000,00 zł dotacji dla OSP Biadaszki na dofinansowanie budowy pieca. Z wniosku złożonego przez OSP o dotację wynikało, że budynek remizy OSP od wielu lat służy lokalnemu społeczeństwu – organizowane są w nim zabawy, bale, uroczystości rodzinne i spotkania wiejskie, co wiązało się z potrzebą przygotowania posiłków oraz ich podania.
W zakresie spraw organizacyjnych
1. W aktach osobowych Skarbnika Gminy znajdował się zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności z dnia 16 października 1995 roku. Jako podstawę prawną opracowania powołano we wskazanym dokumencie rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 2 maja 1991 roku w sprawie praw i obowiązków głównych księgowych budżetów, jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych (Dz. U. nr 40, poz. 174), które obecnie straciło moc obowiązującą z dniem 31 grudnia 2000 roku. Obowiązki skarbnika gminy normują obecnie przepisy zawarte w art. 35 ust. 1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148 z późn. zm.).
2. W kontrolowanym okresie pracownicy Urzędu Gminy, z upoważnienia Wójta Gminy, przeprowadzili tylko jedną kontrolę, udokumentowaną protokołem, w jednostce organizacyjnej. Kontrola przeprowadzona została w Gminnym Zespole Ekonomiczno - Administracyjnym Szkół, a jej przedmiotem była prawidłowość ustalenia i wypłaty wynagrodzeń w Szkołach Podstawowych, Gimnazjum i w Przedszkolu. W protokole nie odnotowano, czy ustalone przez kierownika jednostki procedury kontroli finansowej były przestrzegane, a ponadto, nie podano - jaka wielkość wydatków została objęta kontrolą, co nie pozwalało na ustalenie czy spełniony został - w ramach omawianej kontroli - wymóg wynikający z art. 127 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym - dokonywana przez organ wykonawczy jednostki samorządu terytorialnego kontrola przestrzegania przez podległe jednostki procedur kontroli finansowej winna obejmować w każdym roku co najmniej 5% wydatków.
W zakresie ewidencji księgowej i sprawozdawczości
1. Kontrolujące stwierdziły nie ujęcie w sprawozdaniu Rb – Z za 2003 rok, w pozycji zobowiązania wymagalne, zobowiązań wynikających z pięciu faktur za dostawy i usługi na łączną kwotę 2.947,03 zł, których termin płatności przypadał w grudniu 2003 roku, a zapłacone zostały w styczniu 2004 roku. W 2004 roku w sprawozdaniu Rb – Z w pozycji zobowiązania wymagalne z tytułu dostaw i usług nie wykazano zobowiązania wynikającego z faktury nr 166/04 z dnia 17 grudnia 2004 roku na kwotę 95,16 zł. Powyższe stanowiło naruszenie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 24, poz. 279 z późn. zm. - obecnie nie obowiązujące) Zgodnie z § 12 ust. 2 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 2 do ww. rozporządzenia – przez wymagalne zobowiązania należało rozumieć wszystkie bezsporne zobowiązania, wynikające z ewidencji księgowej obciążające budżet, których termin zapłaty minął przez upływem danego okresu sprawozdawczego, a nie są one przedawnione ani umorzone.
2. Ustalono, że kontrolowana jednostka w sprawozdaniach Rb – PDB z wykonania podstawowych dochodów podatkowych i Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia 30 czerwca 2003 roku oraz za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2003 toku wykazała nieprawidłowe dane dotyczące skutków finansowych obniżenia górnych stawek podatków oraz skutków finansowych udzielonych przez organ podatkowy ulg, odroczeń, umorzeń i zwolnień podatkowych. Skutki finansowe obniżenia górnych stawek podatków w sprawozdaniu za okres od dnia 1 stycznia do dnia 30 czerwca 2003 roku zaniżone zostały per saldo o kwotę 7.568,00 zł (w zakresie podatku od nieruchomości zaniżone zostały o kwotę 7.621,00 zł, w zakresie podatku od środków transportowych zawyżone o 53,00 zł), a w sprawozdaniu za 2003 rok zostały zaniżone per saldo o kwotę 14.906,00 zł (w zakresie podatku od nieruchomości zaniżone zostały o kwotę 15.244,00 zł, w zakresie podatku od środków transportowych zawyżone o 338,00 zł). Skutki wynikające z udzielonych ulg, zwolnień, odroczeń i umorzeń w sprawozdaniu za okres od dnia 1 stycznia 2003 roku do dnia 30 czerwca 2003 roku zostały zawyżone o kwotę 18.389,00 zł, a w sprawozdaniu za okres od dnia 1 stycznia do dnia 31 grudnia 2003 roku zostały zawyżone o kwotę 13.637,00 zł.
3. Kontrolujące ustaliły, że na saldzie konta 201 - rozrachunki z dostawcami i odbiorcami, zarówno w 2003 jak i w 2004 roku, figurowała kwota 2.500 zł, stanowiąca zobowiązanie wobec firmy Instalacje Wodno - Kanalizacyjne CO, Podłogowe i Gaz. Tadeusz Nogal z Baranowa, z października 1998 roku. Kontrolujące ustaliły, że wykonawca przedłożył zamawiającemu fakturę częściową na kwotę 25.000 zł na podstawie protokołu odbioru częściowego z dnia 27 października 1998 roku. Z faktury - zgodnie z § 6 umowy – potrącono 10% wartości, to jest kwotę 2.500,00 zł, która to kwota miała być zwolniona przy zapłacie faktury końcowej. Jak wynikało z wyjaśnień inspektora ds. inwestycji - wykonawca, pomimo zakończenia robót, nie zgłosił zadania do odbioru końcowego i nie przedłożył faktury końcowej, a w związku z tym należna kwota nie została mu wypłacona, zadanie inwestycyjne nie zostało rozliczone oraz nie wprowadzone do ewidencji środków trwałych. Kontrolującym nie przedłożono żadnego udokumentowania wskazującego na podjęcie działań w celu uzyskania wymaganych dokumentów od wykonawcy i rozliczenia zadania.
4. Kontrolujące stwierdziły, że na saldzie konta 240 - pozostałe rozrachunki na dzień 31 grudnia 2003 roku figurowało zabezpieczenie należytego wykonania umowy w wysokości 7.056,00 zł (70% kwoty zabezpieczenia) pobrane od firmy "Ekspol" sp. z oo. z Warszawy i zatrzymane w związku ze stwierdzonymi nieprawidłowościami w wykonaniu przedmiotu umowy (roboty budowlane dotyczące zadania inwestycyjnego „Sala gimnastyczna w Galewicach"). W wyniku podpisanej w dniu 29 maja 2002 roku ugody pomiędzy stronami zapłacono wykonawcy robót łącznie kwotę 178.018,64 zł (mniej o 36.987,16 zł). Dopłaty do faktury końcowej (skorygowanej) oraz zwrotu zabezpieczenia należytego wykonania umowy w wysokości 7.056,00 zł (łącznie kwota 51.388,77 zł) dokonano w dniu 13 czerwca 2002 roku. Z chwilą zapłaty należności na rzecz wykonawcy w dniu 13 czerwca 2002 roku, kwota 7.056,00 zł nie stanowiła już zobowiązania wobec czego powinna być przeksięgowana na rachunek bieżący budżetu, co uczyniono dopiero w dniu 31 grudnia 2004 roku.
5. Kontrolujące ustaliły, że zwrotu kwot z tytułu wadium i z tytułu należytego zabezpieczenia wykonania umowy dokonywano bez naliczenia odsetek za czas przechowywania środków na rachunku bankowym Urzędu Gminy. Zgodnie z art. 46 ust. 4 i art.148 ust. 5 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz.177 ze zm.) - jeżeli wadium lub zabezpieczenie wniesiono w pieniądzu, zamawiający przechowuje je na oprocentowanym rachunku bankowym. Zamawiający zwraca wadium (zabezpieczenie) wniesione w pieniądzu z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym było ono przechowywane, pomniejszone o koszt prowadzenia tego rachunku oraz koszty prowizji bankowej za przelew pieniędzy na rachunek bankowy wykonawcy.
W zakresie realizacji dochodów budżetowych
1. Kontrolujące stwierdziły przypadki złożenia deklaracji podatkowych przez osoby prawne - podatników podatku od nieruchomości po ustawowo wyznaczonym terminie. Termin składania deklaracji podatkowych przez osoby prawne wynikał z postanowień art. 6 ust.9 pkt 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U nr 9 poz. 84 z późn. zm.). Zgodnie z powołanym unormowaniem deklaracje podatkowe w zakresie podatku od nieruchomości winny być złożone do dnia 15 stycznia każdego roku podatkowego, bądź w terminie 14 dni od dnia zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie obowiązku podatkowego.
2. Kontrolujące stwierdziły, że składane przez podatników deklaracje na podatek od nieruchomości oraz podatek od środków transportowych nie były poddawane kontroli i analizie w zakresie prawidłowości ich wypełniania. Zgodnie z art. 272 pkt 2 i 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (tekst jednolity z 2005 r. Dz. U. nr 8, poz. 60 ze zm.) - obowiązkiem organów podatkowych pierwszej instancji jest dokonanie czynności sprawdzających, mających na celu stwierdzenie formalnej poprawności deklaracji i dokumentów oraz ustalenie stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami.
3. Ustalono, że podatnicy podatku od nieruchomości - prowadzący działalność gospodarczą na nabytych od Gminy Galewice działkach nr 133/14, 133/18 i 133/20, o łącznej powierzchni 1,5816 ha, w tym działka nr 133/18 zabudowana budynkiem produkcyjno-magazynowym z częścią biurową o powierzchni 1.414,6 m2 oraz budynkiem gospodarczym (dawny punkt skupu żywca) o powierzchni 267 m2, nie ujęli w złożonych deklaracjach podatkowych budynku gospodarczego o powierzchni 267 m2. W okresie od dnia 1 maja 2004 roku do dnia 31 stycznia 2005 roku nieruchomość stanowiła współwłasność trzech nabywców nieruchomości (osoby fizyczne) i należny od nich podatek od nieruchomości od budynku nie objętego podatkiem wynosił za 2004 rok kwotę 2.310,40 zł (267 m2 x 12,98 zł : 12 miesięcy x 8 miesięcy) oraz 298,20 zł za styczeń 2005 roku (267 m2 x 13,40 zł : 12 miesięcy x 1 miesiąc). Ww. nieruchomość w styczniu 2005 roku aktem notarialnym została przeniesiona na własność PPUH „PARKETLAND” - należny podatek od ww. podatnika za 11 miesięcy 2005 roku wynosił 3.279,90 zł (267 m2 x 13,40 zł : 12 miesięcy x 11 miesięcy), w tym: za okres od dnia 1 lutego do dnia 30 czerwca 2005 roku – 1.491,00 zł. W trakcie trwania kontroli RIO w Łodzi podatnicy złożyli korekty deklaracji, nie dokonując jednakże wpłaty podatku.
4. Ustalono, że w odniesieniu do podatnika nr identyfikacyjny 14 (osoba prawna) organ podatkowy zaniechał dochodzenia podatku od nieruchomości, za okres nie objęty przedawnieniem, od budynków gospodarczych, pominiętych w deklaracjach podatkowych od 1999 roku, o łącznej powierzchni 392,91 m2, co wykazała kontrola przeprowadzona u podatnika przez organ podatkowy w dniu 15 lipca 2003 roku. Ujawnione w wyniku kontroli budynki gospodarcze, nie objęte podatkiem od nieruchomości, zostały wykazane do opodatkowania w deklaracjach podatkowych na 2004 i 2005 rok, według stawki podatku dla budynków pozostałych. Budzić to może wątpliwości w kontekście unormowania zawartego, w obowiązującym od dnia 1 stycznia 2003 roku, art. 1a ust.1 pkt 3 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych, zgodnie z którym - grunty, budynki i budowle związane z prowadzeniem działalności gospodarczej to grunty, budynki i budowle będące w posiadaniu przedsiębiorcy lub innego podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą, z wyjątkiem budynków mieszkalnych oraz gruntów związanych z tymi budynkami, a także gruntów o których mowa w art. 5 ust.1 pkt.1 lit. b ustawy, chyba, że przedmiot opodatkowania nie jest i nie może być wykorzystywany do prowadzenia tej działalności ze względów technicznych. Z dokumentów zgromadzonych przez organ podatkowy wynikało, że budynki nie były wykorzystywane przez podatnika do prowadzenia działalności gospodarczej, ale brak było udokumentowania wskazującego, że budynki te nie mogły być wykorzystywane do prowadzenia tej działalności ze względów technicznych. Kontrolujące ustaliły ponadto, że przeważająca część gruntów (8.176 m2), nie sklasyfikowana w ewidencji gruntów jako użytki rolne, będąca w posiadaniu ww. podatnika, była wykazywana w deklaracjach od 2000 roku w pozycji grunty pozostałe i opodatkowana niższą stawką podatku. Budzi to wątpliwości w kontekście ustawowo określonej definicji gruntów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej - zob. uwagi powyżej. Według stanu prawnego obowiązującego do dnia 1 stycznia 2003 roku definicja legalna gruntów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej zawarta była w art.5 ust.3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, który stanowił, że za grunty związane z działalnością gospodarczą uważa się grunty zabudowane i niezabudowane, będące w posiadaniu przedsiębiorcy, a w szczególności grunty pod budynkami produkcyjnymi, magazynowymi, administracyjnymi, socjalnymi i hotelowymi, grunty pod budowlami i urządzeniami, grunty zajęte na drogi wewnętrzne i place manewrowe, place składowe, zieleńce oraz tereny, na których są lub mają być realizowane zadania inwestycyjne, grunty wyłączone na cele nierolnicze lub nieleśne na skutek prowadzonej działalności gospodarczej innej niż działalność rolnicza lub leśna albo na podstawie ostatecznej decyzji administracyjnej. Zakładając opodatkowanie wskazanych gruntów stawką wyższą różnica w kwocie podatku za okres lat 2000 - I półrocze 2005 roku wyniosłaby 16.883,40 zł.
5. Kontrolujące ustaliły, że podatnik nr identyfikacyjny 23, który dzierżawi od Gminy Galewice obiekty budowlane wykorzystywane do prowadzenia działalności gospodarczej, nie płacił w latach 2003 – 2004 podatku od gruntów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą (według deklaracji złożonej na 2005 rok – grunty związane z działalnością wynosiły 1.000 m2). W trakcie kontroli RIO w Łodzi organ podatkowy wyegzekwował od podatnika złożenie skorygowanych deklaracji podatkowych za 2003 i za 2004 rok. Należny podatek od gruntów za 2003 rok wynoszący 460,00 zł, a za 2004 rok – 490,00 zł, podatnik zapłacił w dniu 21 września 2005 roku.
6. Kontrolujące ustaliły, w oparciu o próbę objętą kontrolą pięciu podatników podatku od środków transportowych (cztery osoby fizyczne i jedna osoba prawna), że zaniżenie wpłat podatku w latach 2003 – 2005 (I półrocze) wyniosło łącznie kwotę 6.157,93 zł, z tego: w 2003 roku zaniżono należności z tytułu ww. podatku o kwotę 2.701,00 zł, w 2004 roku o kwotę 2.737,20 zł, a w I półroczu 2005 roku o kwotę 719,73 zł. Zaniżenie podatku nastąpiło w wyniku zastosowania przez podatników stawek podatku innych, niż uchwalone przez Radę Gminy w Galewicach. W trakcie trwania kontroli RIO w Łodzi organ podatkowy wyegzekwował od wskazanych podatników złożenie skorygowanych deklaracji podatkowych. Trzech podatników uregulowało zaległy podatek na kwotę 4.122,21 zł. Z tytułu nieterminowej wpłaty dwóch podatników zapłaciło odsetki za zwłokę na kwotę 773,30 zł, natomiast nie pobrano należnych odsetek za zwłokę od jednego podatnika, które na dzień zapłaty należności głównej (1 września 2005 roku) stanowiły kwotę 204,00 zł.
7. W okresie objętym kontrolą stwierdzono przypadki nie pobrania lub pobrania w niewłaściwej wysokości przez organ podatkowy odsetek z tytułu nieterminowych wpłat należności podatkowych. Ustalono, że z tytułu nieterminowych wpłat podatku od nieruchomości od osób prawnych nie pobrano odsetek za zwłokę na kwotę 79,50 zł, z tytułu nieterminowych wpłat podatku od środków transportowych od osób prawnych nie pobrano odsetek za zwłokę na kwotę 13,90 zł, a z tytułu nieterminowych wpłat podatku od środków transportowych od osób fizycznych nie pobrano odsetek lub pobrano niższe łącznie na kwotę 333,70 zł. Jednocześnie, w 22 przypadkach pobrano odsetki wyższe niż przysługujące – łącznie na kwotę 7,89 zł.
8. Kontrolujące stwierdziły w ewidencji podatkowej nie rozliczone nadpłaty w podatku od środków transportowych u 67 podatników na łączną kwotę 525,38 zł, istniejące, co najmniej od 2000 roku oraz nierozliczoną nadpłatę u jednego z podatników na kwotę 313,36 zł, figurującą od dnia 13 listopada 2003 roku. Organ podatkowy nie dokonując rozliczenia nadpłaty naruszył art. 76 § 1 ustawy Ordynacja Podatkowa.
9. Kontrolujące ustaliły, że w kilku przypadkach organ podatkowy nie naliczył i nie egzekwował należnych kosztów doręczonych podatnikom upomnień. Obowiązek uiszczania kosztów upomnienia przez zobowiązanego wynikał z art. 15 § 2 ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 110, poz. 968 z późn. zm.). Zgodnie z powołanym przepisem - koszty upomnienia obciążają zobowiązanego i są pobierane na rzecz wierzyciela. Obowiązek uiszczenia kosztów upomnienia przez zobowiązanego powstaje z chwilą doręczenia upomnienia. Koszty te podlegają ściągnięciu w trybie określonym dla kosztów egzekucyjnych.
10. Kontrola ujawniła przypadki podejmowania czynności zmierzających do wyegzekwowania zaległych zobowiązań podatkowych z opóźnieniem bądź zaniechania takich czynności. Powyższym postępowaniem naruszono przepisy zawarte w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy
o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137 poz. 1541 z późn. zm.). Unormowania zawarte w powołanym rozporządzeniu zobowiązywały wierzyciela do systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązania pieniężnego. W przypadku, gdy należność nie została zapłacona w terminie określonym w decyzji, albo wynikającym z przepisów prawa – wierzyciel winien wysłać do zobowiązanego upomnienie, z zagrożeniem wszczęcia egzekucji po upływie 7 dni od dnia doręczenia upomnienia. Po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu wierzyciel winien niezwłocznie wystawić tytuł wykonawczy i przesłać do naczelnika właściwego urzędu skarbowego.
11. Kontrolujące stwierdziły szereg przypadków nie pobrania opłaty skarbowej, lub pobrania w zaniżonej wysokości - łącznie na kwotę 2.106,50 zł, z tego: w 2003 roku na kwotę 1.999,00 zł, a w 2004 roku na kwotę 107,50 zł. W kilku przypadkach w 2005 roku stwierdzono nienależne pobranie opłaty skarbowej, bądź pobranie jej w zawyżonej wysokości – łącznie na kwotę 118,50 zł.
12. Rada Gminy w Galewicach od 1990 roku nie podjęła uchwały w sprawie określenia stawek opłaty targowej oraz zasad jej poboru – stosownie do wymogu wynikającego z art. 19 pkt 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Przy braku uchwały w sprawie określenia stawek opłaty targowej organ podatkowy pozbawiony był możliwości poboru takiej opłaty.
13. Kontrolujące stwierdziły przypadki braku publikacji w prasie lokalnej informacji o wywieszeniu na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, bądź do wydzierżawienia (lokal mieszkalny nr 3 w Osieku, lokale użytkowe w Osieku, lokal użytkowy w Galewicach), co było wymogiem wynikającym z art. 35 ust.1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2004 r., Dz. U. nr 261, poz. 2603 z późn. zm.).
14. Kontrolujące ustaliły, że Rada Gminy w Galewicach na podstawie delegacji zawartej w ustawie o gospodarce nieruchomościami podjęła uchwałę nr XXXI/179/02 z dnia 12 września 2002 roku, na mocy której postanowiła przyznać pierwszeństwo w nabyciu lokali użytkowych najemcom i dzierżawcom, zajmującym te lokale na podstawie najmu nawiązanego na podstawie umowy zawartej przed dniem 1 stycznia 1994 roku. Powołując się na wskazaną uchwałę Wójt Gminy Pan Andrzej Okoń sprzedał w dniu 21 marca 2003 roku, w drodze bezprzetargowej, lokal użytkowy w Osieku, z przeznaczeniem na usługi weterynaryjne. Ustalono, że nabywcą podpisana została jedna umowa najmu lokalu użytkowego na okres od dnia 6 kwietnia 1993 roku do dnia 5 kwietnia 1996 roku. Najemca nie płacił czynszu z tytułu najmu – zwolniony z opłaty czynszu postanowieniem nr 1/93 Zarządu Gminy w Galewicach z dnia 25 maja 1993 roku (podjęte na podstawie § 1 ust.2 uchwały nr IX/52/91 Rady Gminy w Galewicach z dnia 29 lipca 1991 roku w sprawie ustalenia miesięcznych stawek czynszu za lokale użytkowe). Wójt Gminy Pan Andrzej Okoń nie przedłożył kontrolującym żadnych dokumentów dotyczących najmu przedmiotowego lokalu użytkowego w okresie od dnia 6 kwietnia 1996 roku do czasu jego sprzedaży w 2003 roku. Nie przedłożono, w szczególności, pisemnej umowy najmu zawartej z najemcą, ani też innej dokumentacji, z której by wynikała możliwość zawarcia takiej umowy, np. wykazu nieruchomości przeznaczonych do oddania w dzierżawę, uchwały Rady Gminy w sprawie wydzierżawienia lokalu na czas dłuższy niż trzy lata, dowodów wpłat czynszu najmu. W związku z brakiem wskazanej dokumentacji kontrolujące nie mogły stwierdzić, czy rzeczywiście zaistniały przesłanki umożliwiające zbycie lokalu w drodze bezprzetargowej.
15. Kontrolujące ustaliły, że Gmina nie podjęła skutecznych działań zmierzających do wyegzekwowania zaległych opłat rocznych od użytkownika wieczystego nieruchomości oznaczonych numerami działek 98/6 i 98/7. Wskazany użytkownik zalegał z zapłatą opłat za użytkowanie wieczyste na dzień 30 czerwca 2005 roku w wysokości 677,96 zł (za 4 lata).
16. Stwierdzono nie pobranie odsetek od nieterminowych wpłat opłat rocznych za użytkowanie wieczyste nieruchomości od 3 użytkowników na łączną kwotę 14,60 zł.
17. Od dzierżawcy lokalu użytkowego w Osieku – PPHU „KEDAR” pobrano czynsz dzierżawny za 18 dni grudnia 2004 roku, niższy niż należny o kwotę 40,82 zł. Pobrano kwotę 138.04 zł, zamiast kwoty 178,86 zł.
18. Kontrolujące ustaliły, że od dzierżawcy lokalu użytkowego w Galewicach – PPH „NADIR” sp. z o.o. nie wyegzekwowano czynszu dzierżawnego za 2 tygodnie grudnia 2003 roku, w kwocie brutto 459,64 zł. Jak wynikało z ustaleń – mimo braku pisemnej umowy (umowa zawarta od 14 grudnia 2003 roku) – firma dzierżawiła lokal użytkowy przez cały grudzień 2003 roku.
19. Ustalono, że dzierżawca lokalu użytkowego w Galewicach Gminna Spółdzielnia „SCh” w Wieruszowie zapłaciła za czerwiec 2004 roku zaniżony czynsz dzierżawny o kwotę 10,98 zł.
W zakresie realizacji wydatków budżetowych
1. W wyniku wyrywkowej kontroli stwierdzono niewielkie przekroczenia planowanych wydatków na etapie realizacji budżetu w niżej wymienionych działach, rozdziałach i paragrafach:
- dział 700 rozdział 70005 § 4260 – na dzień 31 sierpnia 2003 roku – plan 5.000,00 zł, wykonanie 5.023,96 zł. Przekroczenie o kwotę 23,04 zł nastąpiło w dniu 8 sierpnia 2003 roku w związku z zapłatą noty księgowej nr 9 z dnia 27 lipca 2003 roku na kwotę 23,04 zł. Do czasu zmiany planu w dniu 15 września 2003 roku przekroczenie wzrosło do kwoty 59,38 zł (zapłata w dniu 10 września 2003 roku faktury za energię na kwotę 36,34 zł),
- dział 600 rozdział 60016 § 4300 – na dzień 22 grudnia 2003 roku plan 33.000,00 zł, wykonanie 33.503,06 zł. Przekroczenie o kwotę 503,06 zł. Przekroczenie nastąpiło w dniu 18 grudnia 2003 roku o kwotę 187,97 zł w związku z zapłatą faktury nr 48/701 na kwotę 1.976,40 zł,
2. Kontrolujące stwierdziły w pięciu przypadkach poniesienia wydatków na realizację zadań z zakresu rozwiązywania problemów alkoholowych (faktura nr 228/FV/03, rachunek z dnia 21 września 2003 roku, faktura nr 20-W1/00040/2004, faktura nr 101/04, faktura nr 102/04) brak na fakturach (rachunkach) opisu merytorycznego, pozwalającego na powiązanie wydatku objętego fakturą z Gminnym Programem Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych.
3 Kontrolujące ustaliły, że Wójt Gminy na podstawie umowy zawartej w dniu 1 kwietnia 2005 roku zobowiązał się do pokrycia 50% kosztów czesnego na 3 – letnich studiach licencjackich osobie nie będącej pracownikiem Urzędu Gminy, a zatrudnionej na podstawie umowy zlecenia w Punkcie Porad dla osób uzależnionych i współuzależnionych w Osieku. Zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej oraz Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 12 października 1993 roku w sprawie zasad i warunków podnoszenia kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego dorosłych (Dz. U. nr 103, poz. 472) pracodawca może ponosić koszty kształcenia pracowników. Z treści zawartej umowy wynikało, że wskazana osoba miała nieodpłatnie wykorzystać zdobytą wiedzę do realizacji zadań w ramach zawartych umów, co wskazuje, że na podstawie zawartej umowy osobie tej faktycznie udzielono nieoprocentowej pożyczki na opłacenie studiów, którą miała odpracować w przyszłości. Ww. wypłacono w dniu 19 maja 2005 roku na podstawie przedłożonych dowodów wpłat kwotę 1.500,00 zł.
4. W wyniku kontroli dokumentów dotyczących wypłat nagród jubileuszowych stwierdzono w jednym przypadku zaliczenie do stażu pracy uprawniającego do nabycia prawa do nagrody okresu pracy w gospodarstwie rolnym rodziców od dnia 1 lipca 1972 roku, zamiast od dnia 17 lipca 1972 roku. Pracownik urodził się w dniu 16 lipca 1956 roku, a zatem 16 lat ukończył w dniu 16 lipca 1972 roku. Powyższe uchybienie nie spowodowało wcześniejszej wypłaty nagrody, bowiem pracownik przedłożył dokumenty odnoszące się do stażu pracy w terminie późniejszym.
5. Kontrolujące ustaliły, że w dniu 31 grudnia 2002 roku zgodnie z listą płac nr 261/02 wypłacony został Wójtowi Gminy ekwiwalent pieniężny za 97 dni niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego (za okres prawie 4 lat) w kwocie brutto 26.989,28 zł. Nie wykorzystanie przez Wójta Gminy urlopu wypoczynkowego - zgodnie z przepisami ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku Kodeks pracy (tekst jednolity z 1998 r., Dz. U. nr 21, poz. 94 z późn. zm.) – może w istotny sposób wynikać z braku zastępstwa, jak również braku udzielenia stosownych upoważnień do składania oświadczeń woli i zastępowania Wójta w przypadku jego nieobecności.
6. W wyniku kontroli stwierdzono, że kwota odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych nie została w końcu roku skorygowana przez faktyczną przeciętną liczbę zatrudnionych w zakładzie pracy. Przeciętna liczba zatrudnionych na dzień 31 grudnia 2003 roku wyniosła 42,416, natomiast w 2004 roku – 41,722. Wskutek powyższego odpisy zostały zaniżone w 2003 roku o kwotę 1.465,83 zł, natomiast w 2004 roku o kwotę 1.429,81 zł. Przeciętna liczba osób zatrudnionych winna być ustalana zgodnie z § 1 i § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 14 marca 1994 roku w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na ZFŚS (Dz. U. nr 43 poz. 168 z późn. zm.). W świetle wskazanych przepisów - wysokość odpisu jest ustalana w oparciu przeciętną planowaną w danym roku liczbę osób zatrudnionych w zakładzie pracy, skorygowaną w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby osób zatrudnionych w zakładzie. Przy obliczaniu przeciętnej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym (obrachunkowym) dodaje się przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i otrzymaną sumę dzieli się przez 12.
7. Kontrolujące stwierdziły, że w dniu 31 grudnia 2003 roku dodatkowo na konto zakładowego funduszu świadczeń socjalnych przelano kwotę 10.000 zł, a w 2004 roku (także w dniu 31 grudnia) przekazano kwotę 40.000 zł. Z ewidencji księgowej wynikało, że zarówno w 2003 jak i w 2004 roku zwiększeń środków funduszu dokonano z niewykorzystanego funduszu nagród. W katalogu źródeł potencjalnych zwiększeń środków funduszu wskazanym w art. 7 ust. 1 i 4 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity z 1996 r., Dz. U nr 79, poz. 335, z późn. zm.) nie wymieniono środków pochodzących z niewykorzystanego funduszu nagród. Z dniem 1 stycznia 1997 roku został skreślony w art. 7 ust. 1 ww. ustawy punkt 3, który mówił, że środki funduszu zwiększają niewykorzystane środki z zakładowego funduszu nagród w jednostkach sfery budżetowej. Punkt ten został skreślony na podstawie art. 5 ustawy z dnia 8 listopada 1996 roku o zmianie ustawy o kształtowaniu środków na wynagrodzenia w państwowej sferze budżetowej oraz o zmianie niektórych ustaw (Dz. U. nr 139 poz. 647). Również w regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych Urzędu Gminy w Galewicach, ustalonym zarządzeniem nr 2/98 Wójta Gminy Galewice z dnia 2 kwietnia 1998 roku (ze zmianami wprowadzonymi zarządzeniem nr 34/2004 z dnia 4 sierpnia 2004 roku) w § 1 dotyczącym środków z jakich tworzony jest fundusz oprócz odpisu na pracownika, emeryta oraz odsetek od zgromadzonych środków nie wymieniono innych źródeł jego tworzenia. W kontrolowanym okresie przekazano na rachunek funduszu środki z tytułu niewykorzystanego funduszu nagród w łącznej wysokości 50.000 zł.
8. Kontrolujące stwierdziły dwa przypadki (poz. księg. 478C/03 – delegacja nr 102/03 z dnia 26 czerwca 2003 roku i poz. księg. 336/05 – delegacja nr 80/05 z dnia 7 maja 2005 roku) wypłaty kosztów z tytułu odbycia podróży służbowej z naruszeniem przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U nr 236 poz. 1990, z późn. zm.). Na podstawie pierwszej z wymienionych powyżej delegacji nie wypłacono pracownikowi 1 diety w wysokości 10,00 zł, przysługującej w związku z pobytem w podróży służbowej powyżej 8 godzin (pracownik wykazał, że przebywał w podróży 9 godzin). W drugim przypadku pracownik załączył do delegacji i wykazał w pozycji inne koszty dowód nadania przesyłki poleconej na kwotę 4,20 zł, co nie stanowiło kosztów delegacji.
9. Stwierdzono również dwa przypadki (delegacja nr 189/02 z dnia 18 października 2002 roku i delegacja nr 76/03 z dnia 28 maja 2003 roku) przedłożenia delegacji ze znacznym opóźnieniem – pierwsza delegacja przedłożona została do rozliczenia w styczniu 2003 roku, a druga w sierpniu 2003 roku. Zgodnie z instrukcją obiegu i kontroli dokumentów, zatwierdzoną przez Wójta Gminy, polecenia wyjazdu służbowego winny być przedkładane do rozliczenia w ciągu 14 dni od daty odbycia podróży służbowej.
W zakresie realizacji inwestycji i zamówień publicznych
1. Kontrolujące stwierdziły, że zadanie inwestycyjne dotyczące wykonania instalacji co i przyłącza cieplnego w Wiejskim Domu Kultury w Osieku zrealizowane w 1998 roku nie zostało rozliczone i wprowadzone do ewidencji księgowej na stan środków trwałych.
2. Przy udzieleniu zamówienia publicznego na wykonanie dróg gminnych w 2003 roku w miejscowościach Węglewice, Załozie, Kaski i Biadaszki – Żelazo naruszono przepisy ustawy o zamówieniach publicznych w następującym zakresie:
- w specyfikacji istotnych warunków zamówienia brak było opisu kryteriów i sposobu dokonywania oceny spełnienia warunków wymaganych od wykonawców, określonych w art. 22 ust.2 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 ze zm.), za wyjątkiem doświadczenia zawodowego w zakresie robót o podobnym charakterze. Brak ten dotyczył, w szczególności, warunku posiadania przez wykonawcę niezbędnych uprawnień do wykonania prac objętych zamówieniem; warunku posiadania niezbędnego potencjału technicznego i ekonomicznego oraz warunku znajdowania się w sytuacji finansowej pozwalającej na wykonanie zamówienia. Wymóg opisu kryteriów i sposobów dokonywania oceny spełniania warunków wymaganych od wykonawcy (według stanu prawnego dla okresu objętego zamówieniem) wynikał z art. 35 ust.1 pkt 6 ustawy o zamówieniach publicznych,
- zamawiający nieprawidłowo określił zasady wniesienia należytego zabezpieczenia wykonania umowy, przyjmując, że wynosić ono będzie 5% wartości robót budowlanych netto. Zgodnie § 2 ust.1 obowiązującego w tym okresie rozporządzenia Ministra Gospodarki Przestrzennej i Budownictwa z dnia 30 grudnia 1994 roku w sprawie ustalenia wartości robót budowlanych, co do których konieczne jest zabezpieczenie należytego wykonania umowy oraz form tego zabezpieczenia (Dz. U. nr 140, poz. 794 z późn. zm.) wartość zabezpieczenia zależała od ustalonej w umowie wartości robót budowlanych. Wartość robót budowlanych w umowie z wykonawcą ustalana jest w kwocie brutto.
2. Przy udzieleniu zamówienia publicznego na wykonanie podłogi sportowej w sali sportowej w Ostrówku w 2004 roku zamawiający naruszył art. 36 ust.1 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz. 177 z późn. zm.) ponieważ w specyfikacji istotnych warunków zamówienia nie opisał warunków udziału w postępowaniu oraz sposobu dokonywania oceny spełnienia tych warunków.
W zakresie ewidencji majątku trwałego
1. Kontrolujące stwierdziły, że kierownik jednostki nie określił zasad kwalifikowania pozostałych środków trwałych oraz zasad jednorazowego umarzania środków trwałych.
2. Kontrolujące stwierdziły, że w 2004 roku nastąpiło zwiększenie w zakresie wartości pozostałych środków trwałych: PK nr 915 na kwotę 181,45 zł i PK nr 912 na kwotę 795 zł. Z treści dokumentów nie wynikało jakich pozostałych środków trwałych ww. kwoty dotyczyły, czego nie potrafili także wyjaśniać pracownicy księgowości. Zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz. 694 z późn. zm.) - dokument nie posiadający opisu operacji gospodarczej nie spełnia wymogów dokumentu księgowego opisanych w art. 21 ust 1 pkt 3 ww. ustawy.
3. W toku kontroli stwierdzono, że na koncie 011 zaewidencjonowany został program komputerowy LEX o wartości 2.315 zł (ewidencja środków trwałych str. 31/76 poz. 8). Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 14 ustawy o rachunkowości - do wartości niematerialnych i prawnych zalicza się nabyte przez jednostkę, zaliczane do aktywów trwałych, prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, przeznaczone do użytkowania na potrzeby jednostki, a w szczególności autorskie prawa majątkowe, prawa pokrewne, licencje, koncesje. Zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153, poz. 1752 z późn. zm.) - konto 020 służy do ewidencji stanu zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej wartości niematerialnych i prawnych.
4. Kontrolujące ustaliły, że w dwóch przypadkach (samochody pożarnicze) nieprawidłowo ustalono roczną wartość umorzenia środków trwałych i w związku z tym zaniżona została kwota umorzenia w 2004 roku, w pierwszym przypadku o 17.675,43 zł, a w drugim przypadku o 8.728,05 zł, łącznie o 26.403,48 zł.
5. Kontrolujące stwierdziły, że przy przeprowadzeniu inwentaryzacji nie zastosowano się do postanowień instrukcji inwentaryzacyjnej w zakresie obowiązku dokonywania przez Przewodnicząca Komisji Inwentaryzacyjnej lub osobę przez nią wyznaczona wyrywkowej kontroli spisów z natury, przeprowadzanych przez zespoły spisowe (§ 8 ust. 1 i 2 instrukcji inwentaryzacyjnej). Kontrolującym nie okazano protokołów, które winny być udokumentowaniem takich kontroli. Brak było również podpisów osoby kontrolującej na arkuszach spisu w rubryce „uwagi” (przy wybranych pozycjach spisu), które potwierdzałyby, że taka kontrola była przeprowadzana.
Za ww. nieprawidłowości odpowiedzialność ponoszą Wójt Gminy Pan Andrzej Okoń i Skarbnik Gminy Pani Anna Kaczmarek. A ponadto, właściwi rzeczowo pracownicy – zgodnie z zakresami czynności, a mianowicie: podinspektorzy Urzędu Gminy Pani Anna Hofman i Pani Bogusława Różańska za nieprawidłowości dotyczące wymiaru i poboru podatków i opłat; podinspektor Urzędu Gminy Pan Tadeusz Błażejewski – za nieprawidłowości dotyczące poboru opłaty skarbowej; podinspektor Urzędu Gminy Pani Renata Jaworska - za nieprawidłowości dotyczące gospodarki mieniem oraz pracownicy inwestycji za nieprawidłowości dotyczące inwestycji i zamówień publicznych.
Przekazując informacje o powyższych nieprawidłowościach stwierdzonych w toku kontroli proszę Pana Wójta o podjęcie działań w celu ich usunięcia oraz zapobieżenia powstawaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi przekazuje następujące wnioski pokontrolne:
1. Opracować zakres czynności dla Skarbnika Gminy uwzględniając unormowania wynikające z art.35 ust.1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych.
2. Rozliczyć zadanie inwestycyjne dotyczące wykonania instalacji co i przyłącza ciepłowniczego w Wiejskim Domu Kultury w Osieku i wprowadzić do ewidencji środków trwałych.
3. Dokonać korekty nieprawidłowo ustalonych odpisów umorzeniowych w przypadku samochodów pożarniczych.
4. Podjąć czynności w celu wyegzekwowania należnego Gminie podatku od nieruchomości w odniesieniu do budynków od podatnika nr 14, za okres przed 2004 rokiem. Podjąć także czynności w celu wyjaśnienia prawidłowości opodatkowania gruntów oraz budynków, uwzględniając uwagi zawarte w pierwszej części wystąpienia.
5. Podjąć czynności w celu wyegzekwowania należnego Gminie podatku od podatników prowadzących działalność gospodarczą na nabytych od Gminy Galewice działkach nr 133/14, 133/18 i 133/20, w oparciu o złożone korekty deklaracji podatkowych.
6. Podjąć działania mające na celu wyegzekwowanie należnych Gminie kwot z tytułu podatku od środków transportowych. Rozliczyć zaistniałe nadpłaty w podatku od środków transportowych w oparciu o przepisy ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa.
7. Podjąć działania mające na celu wyegzekwowanie należnych Gminie kwot z tytułu czynszów za wynajem lokali użytkowych.
8. Podjąć działania w celu wyegzekwowania należnych Gminie odsetek z tytułu nieterminowych płatności należności podatkowych oraz należności z tytułu opłat za użytkowanie wieczyste i czynszów dzierżawnych.
9. Podjąć działania w celu ustalenia przez Radę Gminy stawek opłaty targowej oraz zasad poboru i terminów płatności opłaty targowej – zgodnie z art. 19 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych.
10. Zaniechać wypłat tytułem zwrotu czesnego za studia licencjackie na rzecz osoby nie będącej pracownikiem Urzędu Gminy.
11. Dokonać korekty sprawozdań Rb – PDP z wykonania podstawowych dochodów podatkowych za okres od dnia 1 stycznia do dnia 30 czerwca 2003 roku oraz za okres od dnia 1 stycznia do dnia 31 grudnia 2003 roku, w związku z nieprawidłowym wykazaniem skutków finansowych obniżenia górnych stawek podatkowych oraz skutków finansowych udzielonych zwolnień, umorzeń i odroczeń. Poprawione sprawozdania przekazać RIO w Łodzi.
12. Zaniechać dokonywania dodatkowych odpisów na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych z niewykorzystanych środków funduszu nagród.
13. Wyksięgować z konta 011 ujęte tam kwoty dotyczące wartości niematerialnych i prawnych.
14. Zapewnić zgodne z unormowaniami zawartymi w zakładowym planie kont prowadzenie ewidencji księgowej na kontach rozrachunkowych oraz prawidłowe wykazywanie w sprawozdaniach budżetowych danych o zobowiązaniach jednostki.
15. Zapewnić prawidłowe wykazywanie w sprawozdaniach Rb – PDP z wykonania podstawowych dochodów podatkowych i w sprawozdaniach Rb 27S z wykonania planowanych dochodów budżetowych danych o skutkach finansowych wynikających z obniżenia górnych stawek podatkowych oraz z udzielonych zwolnień, umorzeń i odroczeń podatkowych, zgodnie z przepisami Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 32 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 19 sierpnia 2005 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 170, poz. 1426).
16. Wadia i zabezpieczenia należytego wykonania umowy - wpłacane przez wykonawców, uczestników postępowań o udzielenie zamówień publicznych - zwracać w terminach określonych przez ustawę z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych wraz z należnymi odsetkami.
17. Zapewnić dokonywanie czynności sprawdzających w stosunku do składanych przez podatników deklaracji podatkowych, zgodnie z art.272 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa.
18. Egzekwować od podatników podatku od nieruchomości od osób prawnych obowiązek terminowego składania deklaracji podatkowych.
19. W przypadku braku dokonania wpłaty podatku w części albo w całości, po przeprowadzonym postępowaniu podatkowym, wydawać decyzje określające wysokość zobowiązania podatkowego, zgodnie z art. 21 § 3 ustawy Ordynacja podatkowa (dotyczy sytuacji, w których zobowiązanie podatkowe powstaje z mocy prawa, np. podatek od środków transportowych, podatek od nieruchomości od osób prawnych).
20. W uzasadnionych przypadkach podejmować kontrole podatkowe, w oparciu o art.281 i następne ustawy Ordynacja podatkowa.
21. Bieżąco i terminowo podejmować czynności zmierzające do wyegzekwowania zaległości podatkowych, w oparciu o przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
22. Zobowiązać właściwych rzeczowo pracowników do egzekwowania kosztów upomnień od podatników, którym doręczono upomnienia dotyczące zapłaty zaległości podatkowych.
23. Zapewnić pobieranie opłaty skarbowej w prawidłowo ustalonej wysokości.
24. Przestrzegać przepisów ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami, w zakresie obowiązku publikacji w prasie lokalnej informacji o wywieszeniu na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży albo oddania w najem lub dzierżawę.
25. Zapewnić prawidłowe rozliczanie kosztów podróży służbowych.
26. Dokonywać na koniec roku kalendarzowego korekty wysokości odpisu środków na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych poprzez ustalenie faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych w jednostce.
27. Przy udzielaniu zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych.
28. W toku wykonywania budżetu przestrzegać zasady gospodarki finansowej określonej w art. 92 pkt 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych, zgodnie z którą dokonywanie wydatków następuje w granicach kwot określonych w planie finansowym.
29. Dokonywać kontroli przestrzegania przez podległe jednostki organizacyjne podległe przyjętych procedur kontroli finansowej, zgodnie z art. 127 ustawy o finansach publicznych.
30. Przestrzegać zatwierdzonej przez Wójta Gminy instrukcji inwentaryzacyjnej przy przeprowadzaniu inwentaryzacji składników majątkowych Gminy.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Wójta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że stosownie do art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
- Przewodniczący Rady Gminy w Galewicach
- Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy w Galewicach
- aa
Wystąpienie pokontrolne podpisała dr Jadwiga Chwiałkowska – Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.