Gm. Piątek - Kontrola kompleksowa przeprowadzona przez RIO w Łodzi, zakończona w 2005 roku

Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi do Wójta Gminy Piątek po zakończeniu kompleksowej kontroli w zakresie gospodarki finansowej i zamówień publicznych. Udostępniane na podstawie art.6 ust.1 pkt 4 lit "a" tiret drugi ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej.

Łódź, dnia 6 grudnia 2005 roku

Pan
Krzysztof Lisiecki
Wójt Gminy Piątek

WK–602/65/2005

Działając na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity Dz. U. z 2001 r. nr 55, poz.577 z późn. zm.) zawiadamiam, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminie Piątek. Stwierdzone, w wyniku czynności kontrolnych, nieprawidłowości i uchybienia wynikały, przede wszystkim, z nieznajomości przepisów, ich wadliwej interpretacji, niedostatecznego nadzoru ze strony kierownictwa oraz braku stosownych procedur wewnętrznej kontroli finansowej. Wykazane uchybienia i nieprawidłowości dotyczyły w szczególności:W zakresie spraw organizacyjnych

1. Kontrolującym nie przedłożono zarządzenia Wójta Gminy zatwierdzającego Instrukcję obiegu dowodów księgowych, opracowaną w styczniu 2003 roku. W instrukcji nie określono drogi dokumentu od chwili sporządzenia, względnie wpływu do jednostki, aż do momentu jego dekretacji i przekazania do zaksięgowania. Nie wyznaczono też imiennie osób odpowiedzialnych (stanowisk pracy) za konkretne czynności przynależne do systemu obiegu dokumentów, przekazywanie dokumentów tylko do tych ogniw, które istotnie korzystają z zawartych w nich danych i są kompetentne do ich sprawdzenia.
Instrukcja nie uwzględniała wszystkich postanowień wynikających z obowiązujących przepisów ogólnych oraz wypracowanych i sprawdzonych przez praktykę rozwiązań w zakresie organizacji, kontroli i obiegu dokumentów, w szczególności: przepisów ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity 2003 r., Dz. U. nr 15, poz.148 ze zm.); ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz. 177 z późn. zm.); rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. nr 112, poz.1319); komunikatu nr 1 Ministra Finansów z dnia 30 stycznia 2003 roku w sprawie ogłoszenia „Standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych” (Dz. Urz. Min. Fin. nr 3, poz.13).
2. Rada Gminy nie określiła form organizacyjno-prawnych funkcjonujących na jej terenie gminnych jednostek organizacyjnych. Forma organizacyjno-prawna powinna zostać określona przez Radę Gminy na podstawie art.18 ust.2 pkt 9 lit. "h" ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz.1591 ze zm.).
3. Na podstawie dokumentów przedłożonych kontrolującym stwierdzono przeprowadzenie w latach 2004-2005 (III kwartały) trzech kontroli w gminnych jednostkach organizacyjnych, tj.: w Samorządowej Administracji Placówek Oświatowych w Piątku (dwie kontrole) oraz w Zakładzie Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Piątku. W protokołach kontroli (z wyjątkiem protokołu kontroli przeprowadzonej w dniu 24 sierpnia 2005 roku w SAPO w Piątku) nie zawarto informacji o wielkości wydatków objętych kontrolą, pod kątem przestrzegania ustalonych przez kierowników tych jednostek procedur kontroli finansowej. Z uwagi na powyższe nie można było stwierdzić, czy spełniony został wymóg określony w art.127 ust.3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych – zgodnie z którym wykonywana przez organ wykonawczy jednostki samorządu terytorialnego kontrola przestrzegania przez podległe i nadzorowane jednostki organizacyjne ustalonych przez kierownika tych jednostek procedur kontroli finansowej powinna objąć co najmniej 5% wydatków tych jednostek.

Wójt Gminy ponosi odpowiedzialność za wprowadzenie odpowiednich procedur wewnętrznej kontroli finansowej oraz za wykonywanie kontroli przestrzegania przez podległe i nadzorowane przez siebie jednostki sektora finansów publicznych realizacji procedur kontroli finansowej.

W zakresie obsługi bankowej

W okresie objętym kontrolą obsługę bankową jednostki wykonywał Bank Spółdzielczy Ziemi Łęczyckiej w Łęczycy, Oddział w Piątku - na podstawie umowy z dnia 28 listopada 2002 roku, zawartej na czas określony do dnia 28 listopada 2004 roku. W dniu 29 listopada 2004 roku została zawarta kolejna umowa z ww. Bankiem Spółdzielczym o prowadzenie rachunków bankowych. Bank – w ramach umowy – zobowiązał się wobec Gminy do prowadzenia rachunku bieżącego oraz ośmiu rachunków pomocniczych, w terminie do dnia 29 listopada 2007 roku.
Zawarcie umowy z bankiem nie zostało poprzedzone podjęciem przez organ stanowiący uchwały w sprawie wyboru banku. Powyższe działanie było sprzeczne z postanowieniami art.134 ust.1 ustawy o finansach publicznych. Przepis ten nakazuje, aby bankową obsługę budżetu jednostki samorządu terytorialnego wykonywał bank wybrany przez organ stanowiący danej jednostki, w trybie określonym w przepisach o zamówieniach publicznych. Kontrolującym przedłożono uchwałę nr XX/109/04 Rady Gminy Piątek z dnia 1 grudnia 2004 roku w sprawie wyboru banku do obsługi bankowej budżetu Gminy i jednostek budżetowych Gminy Piątek. Rada Gminy – działając na podstawie art.4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych – dokonała wyboru Banku Spółdzielczego Ziemi Łęczyckiej w Łęczycy, Oddział Piątek – nie stosując przy jego wyborze przepisów o zamówieniach publicznych, ponieważ łączny koszt obsługi bankowej budżetu Gminy Piątek - w okresie od dnia 29 listopada 2004 roku do dnia 29 listopada 2007 roku - z tytułu czynności określonych w umowie oszacowano na kwotę 14.400,00 zł.

W zakresie ewidencji księgowej i sprawozdawczości

1. Kontrolowana jednostka nie posiadała dokumentacji opisującej przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości spełniającej wszystkie wymogi wynikające z art.10 ust.1 pkt 1, 2, 3 i 4 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz.694 ze zm.). Skarbnik Gminy przedłożyła kontrolującym jedynie zakładowy plan kont informując, że innej dokumentacji nie posiada.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące: (1) określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych; (2) metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego w zakresie, w jakim ustawa pozostawia jednostce prawo wyboru; (3) sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym, co najmniej: (a) zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej; (b) wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych; (c) opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji; (4) systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.
2. Przedłożony kontrolującym zakładowy plan kont (ZPK) zatwierdzony został zarządzeniem Wójta Gminy Piątek nr 1 z dnia 2 stycznia 2003 roku. Natomiast w prowadzonym w Urzędzie Gminy rejestrze zarządzeń Wójta - oznaczonym nr Or.0152/03 - pod pozycją nr 1 w 2003 roku zarejestrowane było zarządzenie nr 1 Wójta Gminy Piątek z dnia 9 stycznia 2003 roku w sprawie powołania doraźnej komisji przetargowej do postępowania prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego o wartości poniżej 30.000 euro na dostawę żużla wielkopiecowego do utwardzania dróg i placów gminnych. W zarządzeniu nr 1 w sprawie zakładowego planu kont, Wójt Gminy nie wskazał daty, od kiedy będzie on obowiązywać, jak również nie zobowiązał wszystkich pracowników właściwych merytorycznie, z tytułu powierzonych im obowiązków, do zapoznania się z ww. planem kont i przestrzegania w pełni zawartych w nim postanowień.
3. Ponadto, zakładowy plan kont nie spełniał wszystkich wymogów określonych w art. 10 ust.1 pkt.3 lit. "a" ustawy o rachunkowości. Nie wskazano w nim, m.in., zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej. Jednostka powinna ustalić sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych, załączyć ich wykaz, opis systemu przetwarzania danych, jak i systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów. W zakładowym planie kont należy jednoznacznie określić, które z fakultatywnych rozwiązań dopuszczonych przepisami przyjęte zostały do stosowania. Przyjęte rozwiązania powinny ułatwiać sprawowanie wewnętrznej kontroli operacji gospodarczych, umożliwiać prawidłowe ustalanie tytułów rozrachunków publicznoprawnych oraz uzyskiwania danych, niezbędnych do sporządzania rocznych sprawozdań finansowych.

Odpowiedzialność za ustalenie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości oraz za jej aktualizację ponosi kierownik jednostki - Wójt Gminy.

4. Kontrolujący stwierdzili nieprawidłowe i nierzetelne prowadzenie ewidencji zdarzeń gospodarczych na koncie 201 – rozrachunki z odbiorcami i dostawcami, co skutkowało nie ujęciem w ewidencji księgowej zobowiązań na kwotę 64.200,00 zł w 2003 roku, na kwotę 408.605,77 zł w 2004 roku oraz na kwotę 179.754,90 zł w 2005 roku. W konsekwencji zobowiązań tych nie wykazano w sprawozdawczości budżetowej, w tym w sprawozdaniu Rb-Z - o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń za 2003 i 2004 rok oraz za III kwartał 2005 roku, w zakresie dotyczącym zobowiązań wymagalnych.
Na podstawie dowodów księgowych zaewidencjonowanych na koncie 201 - rozrachunki z odbiorcami i dostawcami ustalono, że zobowiązania wobec dostawców i wykonawców na dzień 31 grudnia 2003 i 31 grudnia 2004 roku wynosiły „0 zł”.
Ewidencja księgowa na koncie 201 prowadzona była niezgodnie z zasadami funkcjonowania konta określonymi w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153, poz.1752 ze zm.) oraz w postanowieniach zakładowego planu kont.
Nie objęcie ewidencją wszystkich występujących w ciągu roku zdarzeń powodujących wystąpienie zobowiązań na koniec poszczególnych okresów sprawozdawczych stanowiło naruszenie art.20 ust.1 i art.24 ust.1 i 2 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z powołanym art.20 ust.1 ww. ustawy, do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Artykuł 24 ust.1 i 2 ww. ustawy, formułuje z kolei wymóg rzetelnego prowadzenia ksiąg rachunkowych, który uznaje się za spełniony, jeżeli dokonane w księgach zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty.
5. Ciążące na kontrolowanej jednostce zobowiązania wynikające z faktur wystawionych przez wykonawców robót budowlanych Krzysztofa Kucińskiego (nr VAT 45/03/F z dnia 22 grudnia 2003 roku na kwotę 64.200,00 zł) i Wiesława Ochocińskiego (nr VAT 61/04 z dnia 30 września 2004 roku na kwotę 41.851,64 zł; VAT 73/04 z dnia 30 października 2004 roku na kwotę 60.584,36 zł; nr VAT 86/04 z dnia 30 listopada 2004 roku na kwotę 61.802,13 zł; nr VAT 90/04 z dnia 11 grudnia 2004 roku na kwotę 244.367,64 zł; nr VAT 14/05 z dnia 28 lutego 2005 roku na kwotę 171.200,00 zł; nr VAT 42/05 z dnia 30 czerwca 2005 roku na kwotę 8.554,90 zł) – uregulowane zostały po terminie, tzn. później niż w ciągu 30 dni od daty złożenia faktury u zamawiającego.
Stosownie do postanowień wynikających z art.28 ust.3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.
Czynności kontrolne wykazały, że żaden z ww. wykonawców nie obciążył Gminy Piątek odsetkami ustawowymi.

Odpowiedzialność za prawidłowe wypełnianie obowiązków wynikających z ustawy o rachunkowości w zakresie prowadzenia ewidencji księgowej ponosi Skarbnik Gminy oraz na podstawie art.4 ust.5 ustawy o rachunkowości - Wójt Gminy.

W zakresie gospodarki kasowej

1. Stwierdzono wadliwe oznakowanie, tj. nie wykazywanie w raportach kasowych numerów identyfikacyjnych załączonych do nich dowodów źródłowych. Zwrócono pracownikom Referatu Finansowego uwagę na konieczność przestrzegania zasady znakowania dowodów księgowych. W celu zachowania sprawdzalności ksiąg rachunkowych, dowody źródłowe – ujęte pod raportem kasowym – należy oznaczać numerem raportu kasowego i pozycji, pod którą dowody te zostały ujęte w raporcie, stosownie do postanowień art. 24 ust.4 ustawy o rachunkowości.
2. Kontrolujący stwierdzili przypadki niezgodnego z art.25 ust.1 ustawy o rachunkowości poprawiania błędów, m.in. poprzez zamazywanie korektorem, np. faktura VAT nr 504324240504 Polska Telefonia Cyfrowa ERA Sp. z o.o. w Warszawie z dnia 2 maja 2004 roku. Mylnie wprowadzoną przez pracownika księgowości – na odwrocie faktury – klasyfikację budżetową zamazano korektorem, a następnie wpisano poprawną „dz.750, rozdz. 75023”. Sposób poprawiania błędów zarówno w dowodach zewnętrznych, jak i wewnętrznych – określony został w art.22 ust.1-3 ww. ustawy, natomiast zgodnie z postanowieniami art.25 ust.1 pkt 1 ustawy o rachunkowości stwierdzone błędy w zapisach poprawia się przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty.
3. Kontrolujący ustalili, że faktury i rachunki - załączone do rozliczenia zaliczek - sprawdzone były pod względem formalnym i rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty przez osoby do tego upoważnione, natomiast kontroli merytorycznej dokonywali pracownicy pobierający zaliczkę. Kontrola dowodów księgowych pod względem merytorycznym (kontrola rzeczowa) polega na sprawdzeniu przez upoważnioną w jednostce osobę rzetelności (prawdziwości), celowości i zgodności z przepisami operacji lub zdarzenia dokumentowanego danym dowodem, w tym także – czy został on wystawiony przez uprawnioną do tego osobę. O ile przedmiotem kontroli jest dowód potwierdzający pobranie zaliczki do rozliczenia, należałoby także sprawdzić czy osoba pobierająca tę zaliczkę rozliczyła się z poprzedniej.
4. Na dowodach księgowych nie odnotowywano dat dokonywania operacji, co było sprzeczne z przepisami art.21 ust.1 pkt 4 ustawy o rachunkowości, który nakazywał, aby dowód księgowy zawierał datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą także datę sporządzenia dowodu.

Powyższe nieprawidłowości świadczą o braku kontroli dowodów księgowych, która stanowi bardzo ważne ogniwo finansowej kontroli wewnętrznej. Odpowiedzialność za stwierdzony stan rachunkowości spoczywa na Wójcie Gminy Krzysztofie Lisieckim, ponieważ do dnia kontroli RIO w Łodzi nie powierzył Skarbnikowi Gminy Teresie Błocisz obowiązków i odpowiedzialności za prowadzenie rachunkowości jednostki budżetowej (Urząd Gminy) i budżetu Gminy, stosownie do przepisów art.35 ust.1 pkt 1 ustawy o finansach publicznych.

W zakresie sprawozdawczości budżetowej

Kontrolujący stwierdzili różnice w wielkości wydatków wykazanych w sprawozdaniu rocznym Rb-28S z wykonania budżetu za 2003 rok oraz na koncie 902, a kwotami wykazanymi przez Wójta Gminy Piątek w zarządzeniu nr 9/2004 z dnia 9 marca 2004 roku w sprawie sprawozdania z wykonania budżetu Gminy Piątek za rok 2003 oraz przez Komisję Rewizyjną, która dokonała kontroli dochodów i wydatków budżetowych za 2003 rok na okoliczność udzielenia absolutorium Wójtowi Gminy Piątek z tytułu wykonania budżetu Gminy za 2003 rok. Zarówno w sprawozdaniu Rb-28S za 2003 rok, jak i w ewidencji konta 902 wykazano kwotę w wysokości 7.385.117,00 zł, natomiast w ww. zarządzeniu nr 9/2004 Wójta Gminy – opublikowanym w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego nr 236, poz.2099 oraz w protokole z posiedzenia Komisji Rewizyjnej Rady Gminy Piątek z dnia 22 marca 2004 roku wykazano kwotę 7.835.117,00 zł. Z wyjaśnień złożonych przez Sekretarza Gminy Renatę Lepalczyk, przewodniczącego Komisji Rewizyjnej Alojzego Sokoła oraz młodszego referenta ds. księgowości budżetowej Annę Matusiak wynikało, że opisane wyżej rozbieżności były wynikiem błędu maszynowego.

W zakresie realizacji dochodów majątkowych

1. Stwierdzono przypadki, że wykazy nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży wywieszono na tablicy ogłoszeń w Urzędzie Gminy Piątek, natomiast brak było dokumentu świadczącego o tym, że informację o wywieszeniu tego wykazu podano do publicznej wiadomości przez ogłoszenie w prasie lokalnej oraz w inny sposób zwyczajowo przyjęty w danej miejscowości, do czego obligowały przepisy art.35 ust.1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2004 r., Dz. U. nr 261, poz.2603 ze zm.).
2. Stwierdzono, że Przedsiębiorstwo Budowlano-Handlowe „AFRA” w Piątku opłatę z tytułu użytkowania wieczystego w wysokości 897,00 zł wniosło po terminie płatności, tj. w dniu 19 lipca 2004 roku, nie dokonując zapłaty odsetek za zwłokę. W dniu 23 lipca 2004 roku użytkownik wieczysty złożył wniosek do Wójta Gminy o "anulowanie" odsetek powstałych w latach 2001-2004 z tytułu nieterminowej wpłaty podatku od nieruchomości oraz opłaty za użytkowanie wieczyste. Decyzją nr Fn-311-075/2004 z dnia 11 sierpnia 2004 roku Wójt Gminy Piątek umorzył odsetki w kwocie 3.449,20 zł za zwłokę w płatności rat podatku od nieruchomości za lata 2001-2002. Na kopii ww. decyzji (pisanej przez kalkę techniczną) dopisano niebieskim kolorem mazaka kwotę „42,40” – nie zaznaczając, czego dotyczy.
Kontrolujący zwrócili się do inspektora ds. księgowości podatkowej Wiesławy Stawińskiej z zapytaniem - co oznacza zapis „42,40” dokonany mazakiem na kopii decyzji nr Fn-311-075/2004 z dnia 11 sierpnia 2004 roku. Ww. wyjaśniła, że „42,40” stanowi kwotę umorzonych odsetek od zaległości dotyczących opłaty z tytułu wieczystego użytkowania. Zdaniem ww. pracownika umorzono odsetki na jednej decyzji, ponieważ podatnik zwrócił się o umorzenie odsetek na jednym wniosku, mimo że dotyczyły one podatku od nieruchomości i użytkowania wieczystego.
Powyższe działanie Wójta Gminy było sprzeczne z postanowieniami art.2 § 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (tekst jednolity z 2005 r., Dz. U. nr 8, poz.60 ze zm.), stosownie do których - przepisów tej ustawy nie stosuje się do świadczeń pieniężnych wynikających ze stosunków cywilno-prawnych oraz do opłat za usługi, do których stosuje się przepisy o cenach. Zatem Wójt Gminy nie miał, zatem prawa do umorzenia odsetek z tytułu zaległej opłaty użytkowania wieczystego w oparciu o przepisy ww. ustawy.

W odniesieniu do nieprawidłowości dotyczących gospodarowania majątkiem Gminy odpowiedzialność ponosi Wójt Gminy, stosownie do przepisów art.30 ust.2 pkt 3 ustawy o samorządzie gminnym.

W zakresie dochodów z podatków i opłat lokalnych

1. W zakładowym planie kont brak było wskazania, jakie dane księgowane są po określonej stronie konta 221 i konta 080, co było niezgodne z art.10 ust.1 pkt 3 lit "a" ustawy o rachunkowości.
2. Odnotowano przypadki dokonywania przez inkasentów wpłat pobranych podatków po terminie określonym w art.47 § 4a ustawy Ordynacja podatkowa.
3. Na listach wynagrodzeń dla inkasentów, w pojedynczych przypadkach, brak było podpisu Skarbnika Gminy oraz podpisu sołtysa kwitującego wypłatę, pomimo że wynagrodzenie zostało wypłacone. oraz brak sprawdzenia listy pod względem merytorycznym. Powyższe było niezgodne z § 19 ust.7, § 21 ust.2 i § 8 ust.1 Instrukcji obiegu dokumentów księgowych.
4. Niektóre deklaracje na podatek od nieruchomości od osób prawnych były składane za dany rok po ustawowym terminie, czyli po dniu 15 stycznia, co było niezgodne z art.6 ust.9 pkt 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 9, poz.84 ze zm.). Podobnie, niektóre deklaracje na podatek rolny od osób prawnych były składane po terminie określonym w art.6a ust.8 pkt 1 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity z 1993 r., Dz. U. nr 94, poz.431 ze zm.).
5. W wielu przypadkach, w których podatnicy dokonywali nieterminowych wpłat rat podatku od nieruchomości i podatku rolnego nie egzekwowano odsetek z tego tytułu.
6. Organ podatkowy nie prowadził prawidłowo ewidencji przypisów w zakresie podatku od nieruchomości od osób prawnych w przypadku podatników, którzy złożyli korekty deklaracji, gdyż dokonywał przypisów za wszystkie miesiące danego roku w równych kwotach, zamiast proporcjonalnie do wysokości podatku poczynając od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiła zmiana, co było niezgodne z przepisami zawartymi w § 13 ust.1 i ust.2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. nr 50, poz.511).
7. Organ podatkowy dokonując ewidencji wpływów podatkowych na podstawie poleceń przelewów w wielu przypadkach wpisywał datę polecenia przelewu zamiast daty wpływu środków na rachunek organu. Postępowanie takie naruszało art.24 ust.5 pkt 3 ustawy o rachunkowości.
8. Podatnik nr 10004 złożył deklaracje na podatek od nieruchomości od osób prawnych na druku, który nie odpowiadał drukowi deklaracji ustalonemu przez Radę Gminy, w oparciu o art.6 ust.13 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Również ww. podatnik złożył deklaracje na podatek rolny od osób prawnych za 2003 rok, w której nie zawarł danych dotyczących przedmiotu opodatkowania poza pozycją „razem” w kolumnie „wymiar podatku rolnego w zł.gr”. Wyszczególnienia powierzchni gruntów w danych klasach podatnik złożył na własnym druku, który organ podatkowy przyjął wraz z deklaracją. Organ podatkowy nie zwracał się do podatnika o skorygowanie deklaracji wypełnionych niezgodnie z ustalonymi wymaganiami, na podstawie art.274 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa.
9. W decyzjach dotyczących umorzenia odsetek oraz zaległości podatkowych w podatku od nieruchomości wskazywano, że z uwagi na uwzględnienie w całości żądania stron odstąpiono od szczegółowego uzasadniania decyzji, co naruszało art.210 § 5 ustawy Ordynacja podatkowa. Zgodnie z powołanym przepisem - można odstąpić od uzasadnienia decyzji, gdy uwzględnia ona w całości żądanie strony. Nie dotyczy to decyzji wydanej na skutek odwołania bądź na podstawie, której przyznano ulgę w zapłacie podatku.
10. Większość wydanych decyzji dotyczących umorzenia odsetek oraz zaległości podatkowych w podatku od nieruchomości nie została poprzedzona zebraniem stosownego materiału dowodowego dotyczącego stanu faktycznego, pozwalającego ustalić istnienie przesłanek określonego rozstrzygnięcia, zgodnie z wymogami wynikającymi z art.122 i art.187 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa.
11. W decyzjach umarzających zaległy podatek w zakresie podatku od nieruchomości nie zostały podane kwoty umorzonych odsetek, co powinno zawierać się w części rozstrzygnięcia decyzji, stosownie do art.210 § 1 pkt 5 ustawy Ordynacja podatkowa.
12. W przypadku podatnika podatku rolnego nr 20002 stwierdzono niezgodne z danymi wynikającymi z ewidencji gruntów przyjęcie powierzchni opodatkowanych gruntów (wielkość powierzchni gruntów ornych w klasie II wg ewidencji - 0,39 ha, przyjęto 0,69 ha), co spowodowało zawyżenie podatku w wysokości 34,65 zł.
13. U podatników nr 10004 i 10005 stwierdzono nieprawidłowe obliczenie hektarów przeliczeniowych w deklaracjach na podatek rolny od osób prawnych, wynikające z błędnego zastosowania przeliczników powierzchni użytkowych, które spowodowały u podatnika nr 10004 za 2003 rok zawyżenie podatku o kwotę 23,60 zł, a u podatnika 10005 za 2003 i 2004 rok zaniżenie podatku o kwotę 4,20 zł w każdym roku. Uchybienia te nie zostały stwierdzone przez organ podatkowy w ramach czynności sprawdzających, o których mowa w art.272 ustawy Ordynacja podatkowa.
14. Ewidencja wysłanych upomnień była prowadzona niezgodnie z wymogami § 4 ust.3 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji, bowiem w ewidencji nie podawano dat doręczenia upomnień.
15. Stwierdzono przypadki nieterminowego podejmowania czynności mających na celu wyegzekwowanie zaległości podatkowych, co naruszało przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137, poz.1541 ze zm.). Unormowania zawarte w powołanym rozporządzeniu zobowiązywały wierzyciela do systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązania pieniężnego. W przypadku, gdy należność nie została zapłacona w terminie określonym w decyzji, albo wynikającym z przepisów prawa – wierzyciel winien wysłać do zobowiązanego upomnienie, z zagrożeniem wszczęcia egzekucji po upływie 7 dni od dnia doręczenia upomnienia. Po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu wierzyciel winien niezwłocznie wystawić tytuł wykonawczy i przesłać do naczelnika właściwego urzędu skarbowego.

Odpowiedzialność za stwierdzone nieprawidłowości w zakresie realizacji dochodów z tytułu podatków lokalnych ponosi Wójt Gminy działający jako organ podatkowy (art.13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa) oraz pracownicy Referatu Finansowego w zakresie niedopełnienia obowiązków służbowych wynikających z zakresów czynności.

W zakresie realizacji wydatków budżetowych

1. Stwierdzono, że na terenie Gminy Piątek funkcjonuje siedmioosobowa Gminna Komisja Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, powołana uchwałą nr 11/2001 Zarządu Gminy Piątek z dnia 17 września 2001 roku. Skład komisji, przedstawiony w ww. uchwale, był nieaktualny na dzień rozpoczęcia kontroli przez inspektorów RIO w Łodzi. Wójt Gminy Piątek do dnia 30 września 2005 roku nie zaktualizował składu komisji. Na mocy uchwały nr 11/2001 Zarządu Gminy Piątek jako przewodniczący komisji figurował Józef Sukiennik (były Wójt Gminy Piątek, zmarły w 2004 roku).
2. W latach 2003-2004 dokonano wypłat wynagrodzeń dla członków GKRPA w zaniżonej o 1 % wysokości, z uwagi na błędnie wyliczony podatek dochodowy, tzn. naliczono go w wysokości 20%, zamiast 19%. Wynagrodzenie członków gminnych komisji rozwiązywania problemów alkoholowych, przyznawane w formie diety lub wynagrodzenia, jest przychodem podlegającym opodatkowaniu podatkiem dochodowym w świetle przepisów ustawy z 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych. Dlatego należy od nich pobierać zaliczki na podatek dochodowy stosownie do uregulowań zawartych w art.41 ust.1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 14, poz.176 ze zm.).
3. Stwierdzono przypadki braku klasyfikacji budżetowej na listach wypłat GKRPA, np. lista płac D nr 1569/3/2005 z dnia 9 marca 2005 roku.
4. Zarządzeniem Wójta Gminy (bez numeru i daty podjęcia) powołana została komisja konkursowa do przeprowadzenia oceny ofert na realizację zadania publicznego w 2004 roku w dziedzinie upowszechniania kultury fizycznej i sportu, w składzie: Teresa Błocisz, Anna Matusiak i Małgorzata Kubika. Zadaniem komisji było zapoznanie się ze złożonymi ofertami i przedstawienie Wójtowi Gminy najkorzystniejszej. W § 3 zapisano, że: „zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania”. Z uwagi na brak jakiejkolwiek daty na ww. zarządzeniu, kontrolującym nie udało się ustalić - kiedy zostało ono wydane przez Wójta Gminy i od kiedy obowiązywało. Powyższego zarządzenia nie odnotowano również w rejestrze zarządzeń Wójta Gminy Piątek na 2004 rok (OR.0151), w którym ewidencjonowane są wszystkie zarządzenia i pisma okólne.
5. W dniu 1 sierpnia 2004 roku pomiędzy Gminą Piątek, reprezentowaną przez Wójta Krzysztofa Lisieckiego a Ludowym Klubem Sportowym „MALINA” w Piątku, reprezentowanym przez Bogdana Urbaniaka – prezesa i Ignacego Kubiaka – wiceprezesa – została zawarta umowa nr 69/04, na podstawie której powierzono ww. stowarzyszeniu wykonanie zadań własnych Gminy Piątek w zakresie kultury fizycznej, w szczególności: (1) organizowanie imprez sportowych na terenie gminy i udział w imprezach sportowych; (2) szkolenie młodzieży w celu wszechstronnego rozwoju jej sprawności fizycznej i umysłowej; (3) kształtowanie pozytywnych cech charakteru i osobowości poprzez uczestnictwo w realizacji zadań sportowych. Termin wykonania zadania określono w § 2 ww. umowy „od 1 sierpnia 2004 roku do 31 grudnia 2004 roku”, natomiast w § 7 ust.1 tej samej umowy – zawarto zapis, że „umowę zawiera się na czas określony od dnia 20 lipca 2004 roku do 31 grudnia 2004 roku”. Z wyjaśnienia Skarbnika Gminy wynikało, że w § 7 pkt 1 umowy zawartej z LKS „MALINA” pomyłkowo wpisano datę „20.07.2004 roku”, zamiast „01.08.2004 roku”. Wysokość dotacji dla LKS „MALINA” określono na kwotę 14.830,00 zł, płatną w dwóch ratach: 7.000,00 zł do dnia 31 sierpnia 2004 roku i kwota 7.830,00 zł – do dnia 30 września 2004 roku. Kontrolujący – na podstawie ewidencji księgowej (dział 926 rozdz. 92605 § 2820) oraz przelewów bankowych – ustalili, że dotację przekazano na konto stowarzyszenia w 5 ratach, tj. w dniach: 8 września 2004 roku – 2.000 zł, 16 września 2004 roku – 5.000 zł, 8 października 2004 roku – 2.000 zł, 15 października 2004 roku – 2.000 zł oraz 21 grudnia 2004 roku – 3.830 zł.
6. W wyniku konkursu ofert ogłoszonego na realizację zadania publicznego w dziedzinie upowszechniania kultury fizycznej i sportu, w dniu 14 lipca 2005 roku – na mocy umowy nr 68/05 – Gmina Piątek powierzyła realizację zadania pod nazwą upowszechnianie kultury fizycznej i sportu Ludowemu Klubowi Sportowemu „MALINA” w Piątku. Na mocy powyższej umowy Gmina zobowiązała się przekazać na realizację zadania dotację w wysokości 23.000,00 zł, tj. 100% kosztów kwalifikowanych (dz.926 rozdział 92605 § 2820). Przedmiotowa umowa nie została kontrasygnowana przez Skarbnika Gminy, co stanowiło naruszenie art.46 ust.3 ustawy o samorządzie gminnym, zgodnie z którym - w przypadku, gdy czynność prawna może spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata skarbnika gminy (głównego księgowego budżetu) lub osoby przez niego upoważnionej.
7. Nad prawidłowością wykonania zadania, w tym wydatkowania - przekazanych stowarzyszeniu LKS „MALINA” w Piątku - środków, powinien sprawować kontrolę zleceniodawca zadania. Do czasu zakończenia kontroli przez inspektorów RIO w Łodzi, pracownicy Urzędu Gminy Piątek nie badali dokumentów, mających znaczenie dla oceny prawidłowości wykonania zadania przez Ludowy Klub Sportowy „MALINA” w Piątku.
8. Z dokumentacji źródłowej (uchwały Rady Gminy dotyczące wynagrodzeń Wójta, angaże, listy wypłat, karty wynagrodzeń) wynikało, że dodatek specjalny – w wysokości 20% wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego – przyznano i wypłacano Wójtowi w okresie od dnia 1 stycznia do dnia 27 października 2003 roku oraz począwszy od dnia 1 stycznia 2005 roku – nadal. Obowiązek przyznania i wypłaty Wójtowi Gminy dodatku specjalnego wynikał z postanowień § 7 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. z nr 33, poz.264 ze zm.). Dodatek specjalny stanowił obligatoryjny element wynagrodzenia Wójta Gminy. Zgodnie z powołanym przepisem, wójtowi gminy przysługuje dodatek specjalny w kwocie wynoszącej, co najmniej 20% i nie przekraczającej 40 % łącznie wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego. Dodatek specjalny przyznaje rada gminy. W okresie od dnia 28 października 2003 roku do dnia 31 grudnia 2004 roku, zaniżono wynagrodzenie Wójta Gminy o kwotę minimum 16.232,31 zł (przy założeniu 20% dodatku specjalnego).
9. Kontrolujący stwierdzili, że odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w 2005 roku przekazywane były terminowo, lecz w zaniżonej wartości odpisu. Dotyczyło to pierwszej raty, która powinna wynieść 75% wartości odpisu na fundusz socjalny. Równowartość odpisu - zgodnie z art.6 ust.2 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity z 1996 r., Dz. U. nr 70, poz.335 ze zm.) – powinna być przekazany przez pracodawcę na rachunek funduszu w następujących terminach: do dnia 31 maja danego roku co najmniej 75% wartości odpisu, a do dnia 30 września danego roku winna być przekazana cała kwota stanowiąca równowartość odpisu. Na 2005 rok odpis na fundusz ustalono w wysokości 19.359,00 zł. Na podstawie kart wydatków w dziale 750 rozdziale 75023 § 4440 oraz poleceń przelewu ustalono, że w 2005 roku na rachunek funduszu przekazano w dniu 4 marca 2005 roku kwotę 10.235,00 zł (51,69%) oraz w dniu 20 czerwca 2005 roku kwotę 6.417,80 zł (32,41%), czyli ogółem 84% funduszu (pozostałą kwotę przekazano w dniu 28 września 2005 roku).
10. W wyniku kontroli stwierdzono również nieprawidłowości w naliczaniu kwoty odpisu rocznego na ZFŚS w 2005 roku. Odpis ten powinien być dokonywany na jednego pracownika w wysokości 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu, jeśli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu było wyższe (art.5 ust.2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych). Natomiast przeciętna liczba osób zatrudnionych winna być ustalana zgodnie z przepisami § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 14 marca 1994 roku w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na ZFŚS (Dz. U. z 1994 r. nr 43, poz.168 z późn. zm.), który stanowi, że wysokość odpisu jest ustalana w oparciu przeciętną planowaną liczbę osób zatrudnionych w zakładzie pracy, skorygowaną w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby osób zatrudnionych w zakładzie w roku poprzednim.
W 2005 roku odpis został naliczony w wysokości 19.359,00 zł, zamiast w prawidłowej kwocie 19.798,00 zł. Powyższa nieprawidłowość spowodowana została tym, że do naliczenia odpisu przyjęto 37,5 % przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w 2004 roku w wysokości 1.903,03 zł, zamiast w wysokości 1.955,32 zł (obwieszczenie Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego z dnia 18 lutego 2005 roku w sprawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w 2004 roku i w drugim półroczu 2004 roku - M.P. nr 11, poz.229). Różnica - 439,00 zł.
W dniu 27 września 2005 roku Wójt Gminy wydał zarządzenie nr 19/2005 w sprawie dokonania zmian w budżecie Gminy Piątek na 2005 rok, na mocy którego zwiększył wydatki w § 4440 – odpis na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych.
11. Kontrolujący stwierdzili przypadki uchybień przy rozliczaniu kosztów podróży służbowych i wystawianiu delegacji, polegające przykładowo na:
- polecenie wyjazdu służbowego nr 2/2004 wystawione przez kierownika GOPS dla ANETY GŁADYSZ – aspiranta pomocy społecznej. W poleceniu nie wskazano miejscowości, do której pracownik został oddelegowany. Brak było daty przeprowadzenia kontroli formalno-rachunkowej i merytorycznej oraz potwierdzenia odbioru zwrotu kosztów podróży;
- polecenie wyjazdu służbowego nr 26/2004 wystawione przez Sekretarza Gminy dla TERESY FLORCZAK – inspektora. Brak było daty kontroli merytorycznej oraz pokwitowania odbioru gotówki z kasy;
- polecenie wyjazdu służbowego nr 27/2004 wystawione przez Sekretarza Gminy na dla KRZYSZTOF MENESA – podinspektora. Polecenie wystawiono na jeden dzień, tj. 5 luty 2004 roku, natomiast do rozliczenia przyjęto dwa dni 05 luty 2004 roku i 9 luty 2004 roku. W delegacji nie wskazano miejsca oddelegowania pracownika. Brak było daty przeprowadzenia kontroli merytorycznej oraz podpisu osoby zatwierdzającej rachunek do wypłaty;
- polecenie wyjazdu służbowego nr 134/2004 wystawione przez Sekretarza Gminy dla TERESY BŁOCISZ – Skarbnika Gminy. Błędnie przyjęto do rozliczenia kosztów wyjazdu służbowego wysokość diety i ryczałtu na dojazdy. Wypłacono 1/2 diety w wysokości 11 zł, zamiast 10,50 zł oraz ryczałt w wys. 4,40 zł, zamiast 4,20 zł;

Wskazane wyżej nieprawidłowości świadczą o naruszeniu przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U nr 236, poz. 1990, z późn. zm.) oraz o braku kontroli ze strony upoważnionych pracowników, m.in. Sekretarza i Skarbnika Gminy.

12. Kontroli poddano wszystkie polecenia wyjazdu służbowego wystawione dla radnych w 2004 roku – stwierdzając, że wszystkie delegacje podpisane zostały przez Przewodniczącego Rady Gminy, z wyjątkiem dwóch delegacji oznaczonych nr 57/04 z dnia 3 marca 2004 roku i nr 167/04 z dnia 28 czerwca 2004 roku, które podpisał Wójt Gminy. Stosownie do postanowień § 2 ust.1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrzych i Administracji z dnia 31 lipca 2000 roku w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych gminy (Dz.U. nr 66, poz.800 z późn. zm.) – termin i miejsce wykonywania zadania oraz miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej określa przewodniczący rady gmin w poleceniu wyjazdu służbowego.
13. Ponadto, w odniesieniu do delegacji nr 268/04 z dniu 27 października 2004 roku dotyczacej wyjazdu na szkolenie w zakresie uchwalania budżetu na 2005 rok, stwierdzono, że jako środek lokomocji wskazano samochód osobowy FIAT, stanowiący własność radnego. W rozliczeniu delegacji radny wpisał, że w podróży służbowej przebywał w godzinach od 8:00 do 17:00 (9 godzin), a zatem przysługiwała mu 1 diety. Na poleceniu wyjazdu służbowego nie odnotowano czy organizator szkolenia zapewnił uczestnikom posiłek. J. Karczewski rozliczył tylko koszty przejazdu w wysokości 54,92 zł. Stosownie do postanowień § 4 ust.1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrzych i Administracji z dnia 31 lipca 2000 roku w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych gminy (Dz. U. nr 66, poz. 800) – wysokość diety wynosi 1% nieprzekraczalnej wysokości diety przysługującej radnemu z tytułu wykonywania mandatu, o której mowa w art.25 ust.6 ustawy o samorządzie gminnym.

W zakresie stosowania ustawy o zamówieniach publicznych

Dostawa oleju opałowego na 2005 rok

1. Zamawiający przesłał zaproszenie do składania ofert tylko 4 wykonawcom, czym naruszył art.71 ust.1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych, zgodnie z którym - zamawiający wszczyna postępowanie w trybie zapytania o cenę, zapraszając do składania ofert taką liczbę wykonawców świadczących w ramach prowadzonej przez nich działalności dostawy lub usługi będące przedmiotem zamówienia, która zapewnia konkurencję oraz wybór najkorzystniejszej oferty, nie mniej niż 5.
2. Zamawiający zawarł umowę na dostawę lekkiego oleju opałowego w terminie krótszym niż 7 dni od dnia przekazania oferentom biorącym udział w postępowaniu zawiadomienia o wyborze oferty najkorzystniejszej, co było niezgodne z art.94 ust.1 ww. ustawy, stosownie do którego - zamawiający zawiera umowę w sprawie zamówienia publicznego w terminie nie krótszym niż 7 dni od dnia przekazania zawiadomienia o wyborze oferty, nie później jednak niż przed upływem terminu związania ofertą.
3. Zamawiający nie sporządził protokołu postępowania o udzielenie zamówienia, co było niezgodne z art.96 ust.1 ww. ustawy.

Opracowanie projektu modernizacji stacji uzdatniania wody w Piątku - przetarg nieograniczony o wartości poniżej 30.000 EURO

1. W ogłoszeniu zapraszającym do udziału w postępowaniu przetargowym opublikowanym w gazecie – „Dziennik Łódzki” – w dniu 17 listopada 2003 roku nie zostały zawarte informacje o warunkach wymaganych od dostawców i wykonawców oraz kryteriach oceny ofert, co było wymagane przez art.30 ust.4 i 9 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz.664 ze zm.).
2. Zarządzeniem nr 22/2003 z dnia 19 listopada 2003 roku Wójt Gminy Piątek powołał doraźną komisję przetargową do przeprowadzenia postępowania przetargowego w skład, której weszła osoba nie będąca pracownikiem zamawiającego, co było niezgodne z art.20a ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych.
3. Komisja przetargowa oceniła oferty niezgodnie z przyjętymi kryteriami ocen. W przypadku dwóch oferentów zamiast kosztu eksploatacji w przeliczeniu na 1 m3 wody, przyjęto kryterium zużycia energii na 1 m3 wody (kWh/m3), czym naruszyła art.27d ust.1 i 3 ww. ustawy, zgodnie z którym - zamawiający miał obowiązek wybrać najkorzystniejszą ofertę spośród nieodrzuconych ofert, wyłącznie na podstawie kryteriów oceny ofert, określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zaproszeniu do udziału w postępowaniu albo zaproszeniu do składania ofert. Kryteria oceny ofert nie mogły ulec zmianie w toku postępowania. Kontrolujący ustalili, że opisana nieprawidłowość nie miała jednak wpływu na wybór najkorzystniejszej oferty.
4. W dokumentacji postępowania nie zostały zawarte nazwiska lub firmy (nazwy) oraz adresy dostawców i wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia, cena oraz inne istotne elementy każdej oferty, a także streszczenie oceny i porównania ofert, co naruszało art.26 ust.1 ww. ustawy.
5. W dokumentacji dotyczącej przetargu brak było dokumentów potwierdzających, że wykonawcy biorący udział w postępowaniu zostali poinformowani o wyborze oferty najkorzystniejszej oraz, że zaproszono wykonawcę, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą do podpisania umowy, zgodnie z wymogami określonymi w art.50 ust.1 oraz art.51 ust.2 ww. ustawy.

Modernizacja stacji uzdatniania wody w Piątku - przetarg nieograniczony o wartości powyżej 60.000 euro

1. Kontrolującym przedłożono dwa egzemplarze umowy z dnia 1 kwietnia 2004 roku o tym samym numerze 28/2004 (nr ewidencyjny obu umów 44/04), zawarte pomiędzy Gminą Piątek, reprezentowaną przez Krzysztofa Lisieckiego – Wójta, a Dyrekcją Inwestycji w Kutnie Sp. z o. o dotyczące zastępstwa inwestycyjnego. Na mocy umowy inwestor zastępczy zobowiązał się do pełnienia nadzoru inwestorskiego nad realizacją zadania inwestycyjnego budowy stacji uzdatniania wody w Piątku. Z ustaleń kontrolujących wynikało, że najpierw strony podpisały umowę, w której ustalono wynagrodzenie jako % od wartości zadania (umownej). Wartość ta w chwili zawierania umowy nie była jeszcze określona. Z uwagi na okoliczność, że po wyborze wykonawcy stacji uzdatniania wody (maj 2004 rok) tak ustalone wynagrodzenie przekraczało równowartość kwoty 6.000 EURO, sporządzono kolejną umowę, wskazując wynagrodzenie kwotowo (24.200 zł netto) poniżej wskazanej granicy EURO (kwota poniżej której zamawiający nie stosuje procedur udzielania zamówień publicznych).

Powyższe wskazuje na nierzetelne działanie kontrolowanej jednostki. Ponadto, należy podkreślić, że zamawiający powinien ustalić wartość zamówienia w określonym terminie przed jego udzieleniem (lub wszczęciem postępowania o jego udzielenie). O obowiązku i zakresie stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych decyduje ustalona z należytą starannością wartość zamówienia, a nie kwota wynagrodzenia określona w zawartej umowie.

Z dokumentów okazanych kontrolującym wynika możliwość, że umowa, w której wynagrodzenie dla wykonawcy określono w kwocie 24.200,00 zł, sporządzona została po upływie prawie roku od wpisanej w jej treść daty zawarcia mowy.

2. W odniesieniu do przetargu na wykonanie robót budowlanych ustalono:
- dwóm wykonawcom przesłano specyfikację istotnych warunków zamówienia dwa dni po terminie określonym w art.42 ust.1 ustawy Prawo zamówień publicznych, zgodnie z którym - zamawiający przekazuje wykonawcy specyfikację istotnych warunków zamówienia nie później niż w terminie 5 dni od dnia otrzymania wniosku o jej przekazanie,
- w dniu 30 kwietnia 2004 roku wpłynął do zamawiającego protest dotyczący zapisów zawartych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Zamawiający nie powiadomił niezwłocznie wykonawców biorących udział w postępowaniu o wniesionym proteście, czym naruszył art.181 ust.3 ww. ustawy, stosownie do którego - o wniesieniu protestu oraz jego treści
i zarzutach zamawiający zawiadamia niezwłocznie wykonawców uczestniczących w postępowaniu,
- informacja dotycząca wyboru oferty została przesłana za pośrednictwem Poczty Polskiej do Urzędu Zamówień Publicznych dopiero po 17 dniach od dnia wyboru oferty najkorzystniejszej i po 14 dniach od poinformowania wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia o wyborze oferty. Taki okres czasu nie można uznać za niezwłoczny, co naruszyło art.92 ww. ustawy. Również sposób przesłania ww. informacji do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych za pośrednictwem Poczty Polskiej był niezgodny z ww. artykułem. Zgodnie z powołanym przepisem - o wyborze oferty zamawiający zawiadamia niezwłocznie wykonawców, którzy ubiegali się o udzielenie zamówienia, a jeżeli wartość zamówienia przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 60.000 euro - również Prezesa Urzędu, za pomocą formularza umieszczonego na stronie internetowej Urzędu, podając nazwę (firmę) i adres wykonawcy, którego ofertę wybrano, oraz jej cenę,
- analizując kosztorys ofertowy firmy, której oferta została uznana za najkorzystniejszą, kontrolujący stwierdzili pewne różnice w stosunku do kosztorysów nakładczych stanowiących załącznik do specyfikacji istotnych warunków zamówienia

Budowa sieci wodociągowej wraz z przyłączami dla wsi Mchowice, Śladków Podleśny i Śladków Rozlały - przetarg nieograniczony o wartości powyżej 30.000 euro - 2003 rok

- w ogłoszeniu o przetargu zamawiający wskazał jako przedmiot zamówienia budowę sieci wodociągowej wraz z przyłączami we wsiach Śladków Podleśny, Śladków Rozlazły, Mchowice gmina Piątek. Ze specyfikacji istotnych warunków zamówienia wynikało jednakże, że zamówienie obejmować miało również łącznik pomiędzy stacją uzdatniania wody w Piątku a siecią wodociągową w Goślubie. Postępowaniem takim zamawiający naruszył art.30 pkt 2 ustawy o zamówieniach publicznych, zgodnie z którym ogłoszenie o przetargu powinno zawierać ilość, liczbę i rodzaj zamawianych dostaw lub usług, a w odniesieniu do robót budowlanych - rodzaj, zakres i lokalizację budowy,
- zamawiający w ogłoszeniu o przetargu oraz w specyfikacji zawarł postanowienie, że warunkiem przystąpienia do przetargu jest wniesienie wadium w wysokości 20.000 zł. Ustalenie takiej kwoty było niezgodne z art.41 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych, ponieważ wartość ta przekraczała górną dopuszczalną granicę określoną na 3 % wartości zamówienia (wartość przedmiotowego zamówienia wynosiła 520.106 zł). Stosownie do powołanego przepisu - dostawca lub wykonawca przystępujący do przetargu był zobowiązany wnieść wadium, jeżeli wartość zamówienia publicznego przekraczała wyrażoną w złotych równowartość kwoty 30.000 euro. Kwotę wadium, w granicach od 0,5% do 3% wartości zamówienia, określał zamawiający,
- spośród członków komisji przetargowej nie został powołany przez kierownika jednostki sekretarz komisji, co naruszyło § 4 ust.4 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 4 czerwca 2002 roku w sprawie szczegółowych zasad powoływania członków komisji przetargowej oraz trybu jej pracy (Dz. U. nr 82, poz.743),
- jednemu z wykonawców zamawiający wysłał specyfikację istotnych warunków zamówienia dopiero po 18 dniach od dnia zgłoszenia wniosku o jej przesłanie, naruszając tym samym art.34 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych, który przewidywał termin tygodniowy na dokonanie tej czynności, licząc od dnia otrzymania wniosku,
- w ofercie złożonej przez Zakład Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Piątku znajdowały się dwa komplety częściowych formularzy ofertowych dotyczących wykonania łącznika Piątek – Goślub oraz sieci wodociągowej Śladków Podleśny, Śladków Rozlazły, Mchowice zawierające różne ceny (każda z ofert częściowych składała się z 12 stron). W formularzu ofertowym została ujęta jako cena kwota wyliczona na podstawie jednego z wymienionych formularzy częściowych. Zgodnie z częścią I pkt 6 specyfikacji istotnych warunków zamówienia, każdy oferent mógł złożyć tylko jedną ofertę; oferent, który złożyłby więcej niż jedną ofertę lub ofertę zawierającą alternatywy podlegał wykluczeniu. Zgodnie z drukiem ZP-1/PN pkt 14 żaden z wykonawców nie został wykluczony.
Ponadto, stwierdzono, że oferta ZGKiM w Piątku nie zawierała harmonogramu rzeczowo – finansowego, co było niezgodne z wymogami specyfikacji istotnych warunków zamówienia.
Omawiana oferta powinna zostać przez zamawiającego odrzucona, nie podjecie takiej decyzji naruszało art.27a ust.1 pkt 1 ustawy o zamówieniach publicznych, w którym wyrażono przesłankę odrzucenia oferty wskutek sprzeczności ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia lub ustawą,
- w protokole odbioru końcowego i przekazania do eksploatacji sieci wodociągowej odnotowano, że wykonawca udzielił gwarancji na warunkach określonych w karcie gwarancyjnej i umowie na okres 60 miesięcy. Taki okres gwarancji był niezgodny z postanowieniami umowy oraz ofertą złożoną przez wykonawcę w trakcie postępowania przetargowego, gdzie okres gwarancji wykonawca określił na 8 lat.

W wyniku kontroli procedur udzielania zamówień publicznych stwierdzono także, że Wójt Gminy nie ustalił organizacji, składu, trybu pracy oraz zakresu obowiązków członków komisji przetargowej, mając na celu zapewnienie sprawności jej działania, indywidualizacji odpowiedzialności jej członków za wykonywane czynności oraz przejrzystości jej prac, zgodnie z wymogiem wynikającym z art. 21 ust.3 ustawy Prawo zamówień publicznych. Ustalono także, że w opisanych powyżej przetargach nieograniczonych zamawiający nie zamieszczał ogłoszeń o przetargach na swojej stronie internetowej, pomimo posiadania takiej strony, czym naruszył art.29 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych oraz art.40 ust.1 ustawy Prawo zamówień publicznych. Ponadto, stwierdzono, że nie wszystkie umowy zawarte przez Gminę Piątek były rejestrowane w rejestrze umów, co było niezgodne z § 11 ust.3 Instrukcji obiegu dokumentów księgowych.

Odpowiedzialność za powyższe nieprawidłowości w zakresie przestrzegania przepisów dotyczących udzielania zamówień publicznych ponosi Wójt Gminy Piątek oraz inspektor do spraw gospodarki przestrzennej, komunalnej i zamówień publicznych.

W zakresie ewidencji majątku Gminy Piątek

1. Kontrolującym nie przedłożono zarządzenia Wójta Gminy Piątek, zatwierdzającego i wprowadzającego w życie instrukcję inwentaryzacyjną.
2. Komisji inwentaryzacyjnej przypisano zadania i obowiązki, które powinny być wykonywane przez zespoły spisowe, np. dokonywanie spisu z natury wszystkich składników majątkowych, poprzez liczenie, ważenie, dokonywanie pomiarów i obliczeń; prawidłowe i czytelne wypełnianie arkuszy spisowych; rozliczanie się z pobranych arkuszy spisowych. Natomiast zadaniem komisji inwentaryzacyjnej powinno być, w szczególności: stworzenie odpowiednich warunków do przeprowadzenia spisów z natury, powoływanie zespołów spisowych, kontrola prawidłowości przeprowadzonych spisów oraz podejmowanie decyzji w sprawie wykazanych - w wyniku spisu – różnic inwentaryzacyjnych. W czasie inwentaryzacji działał tylko jeden zespół spisowy, w skład którego wchodziły osoby będące członkami komisji inwentaryzacyjnej.

W zakresie realizacji zadań na podstawie porozumień z jednostkami samorządu terytorialnego i organami administracji rządowej

1. W dniu 20 maja 2004 roku zawarte zostało porozumienie nr 52/04 pomiędzy Gminą Piątek reprezentowaną przez Wójta Gminy Krzysztofa Lisieckiego a Powiatem Łęczyckim, reprezentowanym przez Zarząd Powiatu w osobach: Zbigniew Wojtera – Starosta Łęczycki i Janusz Mielczarek – Wicestarosta. Przedmiotem porozumienia było wykonywanie zadania Gminy w 2004 roku w zakresie dowożenia uczniów niepełnosprawnych i opieki nad nimi w czasie przewozu do Specjalnego Ośrodka Szkolno-Wychowawczego w Łęczycy. Za wykonanie przedmiotu porozumienia, Wójt Gminy zobowiązał się do przekazania na konto Starostwa dotacji w wysokości 13.650,00 zł, płatnej w ratach miesięcznych do dnia 15-go każdego miesiąca w wysokości 1.365,00 zł. Strony ustaliły ostateczny termin rozliczenia dotacji do dnia 15 grudnia 2004 roku. Na podstawie kartoteki wydatków ponoszonych z działu 854 – EDUKACYJNA OPIEKA WYCHOWAWCZA – „dotacje celowe przekazane dla powiatu”, kontrolujący stwierdzili, że Gmina nie dotrzymała terminów płatności rat miesięcznych, wynikających z zawartego porozumienia, przekazując dotację w dwóch transzach. Pierwszej wpłaty dokonano w dniu 8 października 2004 roku w kwocie 9.555,00 zł, drugiej natomiast dnia 10 grudnia 2004 roku w kwocie 4.095,00 zł. Skarbnik Gminy wyjaśniła, że nieterminowe przekazywanie dotacji spowodowane było brakiem środków na rachunku bankowym. Brak dotrzymania terminów płatności rat stwierdzono także w przypadku analogicznego porozumienia zawartego w 2005 roku.
2. Kontrolujący stwierdzili przedstawienie przez Wójta i Skarbnika Gminy nierzetelnych danych, w związku z ubieganiem się i rozliczeniem dotacji w wysokości 1.000,00 zł, otrzymanej z Ministerstwa Kultury na rzecz nie działającej na terenie Gminy Piątek samorządowej instytucji kultury.
Na mocy porozumienia nr 583 z dnia 9 listopada 2004 roku zawartego w Warszawie, pomiędzy Ministrem Kultury Waldemarem Dąbrowskim a Gminą Piątek, reprezentowaną przez Krzysztofa Lisieckiego - Wójta Gminy, kontrolowana jednostka zobowiązała się do realizacji programu pn. „Upowszechnianie i promocja czytelnictwa”, wykonywanego przez Bibliotekę Gminną w Piątku. Dotacja udzielona została w trybie określonym przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 czerwca 2004 roku w sprawie zakresu zadań objętych mecenatem państwa wykonywanych przez samorządowe instytucje filmowe i instytucje kultury oraz udzielania dotacji na te zadania (Dz. U. nr 144, poz.1518) ^[1]. Natomiast – jak ustalono w trakcie kontroli – Gminna Biblioteka Publiczna w Piątku funkcjonuje jako jednostka budżetowa Gminy Piątek, a nie jako samorządowa instytucja kultury, o której mowa w ustawie z dnia 25 października 1991 roku o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (tekst jednolity z 2001 r. Dz. U. nr 13, poz.123 ze zm.). W myśl postanowień art.9 ust.1 ww. ustawy, jednostki samorządu terytorialnego organizują działalność kulturalną, tworząc samorządowe instytucje kultury, dla których prowadzenie takiej działalności jest podstawowym celem statutowym. Podmiot tworzący instytucje kultury (organizator) wydaje akt o utworzeniu instytucji kultury, który określa jej nazwę, rodzaj, siedzibę i przedmiot działania (art.11). Stosownie do treści art.13 ustawy, instytucje kultury działają na podstawie aktu o ich utworzeniu oraz statutu nadanego przez organizatora. Zgodnie z art.27 ust.1 ustawy, instytucja kultury gospodaruje samodzielnie przydzieloną i nabytą częścią mienia oraz prowadzi samodzielną gospodarkę w ramach posiadanych środków, kierując się zasadami efektywności ich wykorzystania. Podstawą gospodarki finansowej instytucji kultury jest plan działalności instytucji, zatwierdzony przez dyrektora z zachowaniem wysokości dotacji organizatora. Natomiast z dokumentów źródłowych wynikało, że Rada Gminy nie utworzyła Biblioteki jako instytucji kultury, nie została ona wpisana do rejestru instytucji kultury oraz jest finansowana bezpośrednio z budżetu Gminy.

Przekazując informacje o powyższych nieprawidłowościach stwierdzonych w toku kontroli kompleksowej, proszę Pana Wójta o podjęcie działań w celu ich usunięcia. W związku z powyższym Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:

1. Dokonać analizy obowiązującej instrukcji obiegu dokumentów, mając na uwadze okoliczność, że w instrukcji należy uwzględnić, w szczególności, drogę (obieg) poszczególnych dokumentów od chwili sporządzenia, względnie wpływu do jednostki, aż do momentu dekretacji i przekazania do zaksięgowania. Ponadto, należy wskazać osoby (stanowiska) odpowiedzialne za konkretne czynności przynależne do systemu obiegu dokumentów i przekazywanie dokumentów oraz za ich sprawdzanie. W przyjętych procedurach uwzględnić standardy ustalone przez Ministra Finansów, opublikowane w formie Komunikatu nr 1 z dnia 1 stycznia 2003 roku w sprawie ogłoszenia „Standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych”.
2. Opracować i wprowadzić w życie dokumentację opisującą przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości spełniającą wymogi wynikające z art.10 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości.
3. Zapewnić rzetelne prowadzenie rejestru zarządzeń Wójta Gminy i pism okólnych, prowadzonego na stanowisku pracy ds. organizacyjno-administracyjnych Urzędu Gminy. Przestrzegać w tym względzie przepisów rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. nr 112, poz.1319 ze zm.). Stosownie do postanowień § 21 ust.1. ww. rozporządzenia - w urzędzie prowadzone są następujące centralne rejestry kancelaryjne: rejestr uchwał rady gminy i zarządzeń wójta (burmistrza, prezydenta miasta), rejestr skarg i wniosków, rejestr aktów wewnętrznych oraz rejestr wydawanych upoważnień i pełnomocnictw.
4. Stosownie do postanowień art.134 ust.1 ustawy o finansach publicznych, bankową obsługę budżetu jednostki powierzać bankowi wybranemu przez organ stanowiący jednostki, w trybie określonym w przepisach o zamówieniach publicznych.
5. Zapewnić dokonywanie kontroli przestrzegania przyjętych procedur kontroli finansowej w podległych gminnych jednostkach organizacyjnych, zgodnie z postanowieniami wynikającymi z art.127 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych. Przestrzegać wymogu stawianego przez art.127 ust.3 ustawy o finansach publicznych, a mianowicie kontrolą obejmować w każdym roku, co najmniej 5% wydatków podległych jednostek organizacyjnych. Zapewnić by sporządzane protokoły kontroli odnosiły się do wskazanej minimalnej próby kontrolnej.
6. Zapewnić zgodne z unormowaniami zawartymi w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych oraz z postanowieniami zakładowego planu kont – prowadzenie ewidencji księgowej na kontach rozrachunkowych (w szczególności na koncie 201) oraz prawidłowe i rzetelne wykazywanie w sporządzanych sprawozdaniach budżetowych danych o zobowiązaniach jednostki, w tym o zobowiązaniach wymagalnych.
7. Dokonać korekty sprawozdań – za lata 2003-2004 i III kwartał 2005 roku – Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń, a także Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych, wykazując w nich prawidłowo wysokość zobowiązań. Poprawione sprawozdania przekazać RIO w Łodzi.
8. Ciążące na jednostce zobowiązania wynikające z faktur wystawionych przez wykonawców robót budowlanych regulować w wysokości i terminach wynikających z zawartych umów, stosownie do art. 28 ust.3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych.
9. Przestrzegać ustalonych w jednostce procedur kontroli finansowej, w szczególności zapewnić sprawdzanie raportów kasowych pod względem formalno-rachunkowym oraz merytorycznym i potwierdzanie dokonania kontroli poprzez umieszczenie na raporcie podpisu osoby do tego upoważnionej, zgodnie z unormowaniami wewnętrznymi obowiązującymi
w jednostce.
10. W celu zachowania sprawdzalności ksiąg rachunkowych, dowody źródłowe – ujęte pod raportem kasowym – należy oznaczać numerem raportu kasowego i pozycji, pod którą dowody te zostały ujęte w raporcie, stosownie do postanowień art.24 ust.4 ustawy o rachunkowości.
11. Błędy w zapisach księgowych poprawiać przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty. W szczególności, zaprzestać poprawiania błędów poprzez zamazywanie błędnej treści korektorem.
12. Na dowodach księgowych odnotowywać daty dokonywania operacji, stosownie do przepisów art.21 ust.1 pkt 4 ustawy o rachunkowości. W przypadku, gdy dowód został sporządzony pod inną datą, należy odnotować także datę sporządzenia dowodu.
13. Egzekwować dokonywanie wpłat pobranych przez inkasentów podatków w terminie określonym w art.47 § 4a ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa.
14. Egzekwować obowiązek terminowego składania deklaracji podatkowych przez podatników, w oparciu o art.274a § 1 ustawy Ordynacja podatkowa.
15. Zapewnić dokonywanie czynności sprawdzających, mających na celu stwierdzenie formalnej poprawności składanych deklaracji podatkowych oraz ustalenie stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami – w oparciu o art.272 ustawy Ordynacja podatkowa. W razie stwierdzenia, że deklaracja podatkowa zawiera błędy lub oczywiste omyłki, bądź, że wypełniono ją niezgodnie z ustalonymi wymaganiami, stosować art.274 ww. ustawy. W razie wątpliwości, co do poprawności złożonej deklaracji organ podatkowy może wezwać do udzielenia, w wyznaczonym terminie, niezbędnych wyjaśnień lub uzupełnienia deklaracji, wskazując przyczyny podania w wątpliwość rzetelności danych w niej zawartych (art.274a § 2 ww. ustawy).
16. Egzekwować odsetki z tytułu nieterminowych wpłat należności podatkowych.
17. Bieżąco i terminowo podejmować czynności windykacyjne wobec podatników zalegających z uiszczaniem zobowiązań podatkowych, w oparciu o przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 110, poz.968 ze zm.) oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
18. Ewidencję przypisów i odpisów podatków prowadzić zgodnie z wymogami określonymi w § 13 ust.1 i ust.2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i odpłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego.
19. W decyzjach dotyczących umorzenia odsetek oraz zaległości podatkowych zamieszczać uzasadnienie prawne i faktyczne decyzji. Zgodnie z art.210 § 1 pkt 6 i art. 210 § 4 ustawy Ordynacja podatkowa, uzasadnienie faktyczne decyzji zawierać powinno, w szczególności, wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, którym dał wiarę oraz przyczyn, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności.
20. Decyzje w sprawie umorzenia odsetek oraz zaległości podatkowych wydawać po dokładnym wyjaśnieniu stanu faktycznego sprawy, do czego zobowiązują organ podatkowy art.122 i art.187 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa. W wyniku przeprowadzonego postępowania podatkowego należy ustalić istnienie (lub nie) ustawowo określonych przesłanek warunkujących podjęcie danego rozstrzygnięcia (np. w odniesieniu do umorzenia zaległości podatkowej przesłanki stanowią ważny interes podatnika lub interes publiczny).
21. W decyzjach dotyczących umorzenia zaległości podatkowych wskazywać kwotę podlegających umorzeniu odsetek.
22. Ewidencję upomnień prowadzić zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
23. Informacje o wywieszeniu w Urzędzie Gminy wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży podawać do publicznej wiadomości przez ogłoszenie w prasie lokalnej oraz w inny sposób zwyczajowo przyjęty, zgodnie z art.35 ust.1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami.
24. Pobierać odsetki od osób wnoszących opłaty z tytułu użytkowania wieczystego po upływie terminu płatności.
25. Do świadczeń pieniężnych wynikających ze stosunków cywilno-prawnych oraz do opłat za usługi, do których stosuje się przepisy o cenach, nie stosować przepisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa.
26. Zapewnić kontrasygnowanie przez Skarbnika Gminy lub osobę przez niego upoważnioną czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, zgodnie z art.46 ust.3 ustawy o samorządzie gminnym.
27. Dokonać zmian w składzie Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, w drodze stosownego zarządzenia Wójta Gminy.
28. Przygotować projekt uchwały Rady Gminy ustalającej dodatek specjalny dla Wójta Gminy za okres od dnia 28 października 2003 roku do dnia 31 grudnia 2004 roku.
29. Środki na rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych przekazywać w wysokości i w terminach określonych w art.6 ust.2 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
30. W zakresie rozliczania kosztów podróży służbowych przestrzegać przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.
31. W zakresie rozliczania podróży służbowych radnych przestrzegać przepisów rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 lipca 2000 roku w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnym gminy.
32. Przestrzegać terminów przekazywania środków wynikających z porozumień zawartych z jednostkami samorządu terytorialnego dotyczących realizacji zadań publicznych.
33. Udzielając zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych oraz przepisów aktów wykonawczych.
34. Zapewnić ustalanie wartości zamówień publicznych z dołożeniem należytej staranności, zgodnie z art.32 i nast. ustawy Prawo zamówień publicznych.
35. Ustalić organizację, skład, tryb pracy oraz zakres obowiązków członków komisji przetargowej, mając na celu zapewnienie sprawności jej działania, indywidualizacji odpowiedzialności jej członków za wykonywane czynności oraz przejrzystości jej prac, zgodnie z wymogiem wynikającym z art. 21 ust.3 ustawy Prawo zamówień publicznych.
36. Zapewnić rzetelne sporządzanie umów zawieranych z wykonawcami.
37. Dokonać analizy przyjętych rozwiązań w zakresie inwentaryzacji majątku, mając na względzie uwagi zawarte w pierwszej części wystąpienia pokontrolnego.

Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Wójta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że stosownie do art.9 ust.4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia, w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.

Do wiadomości:

1. Pan TOMASZ GÓRAL Przewodniczący Rady Gminy Piątek
2. Pan ALOJZY SOKÓŁ Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy Piątek
3. aa

---

Wystąpienie pokontrolne podpisał dr Ryszard Paweł Krawczyk – Prezes Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.

---

PRZYPISY

^[1] Od dnia 14 maja 2005 roku obowiązują przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 19 kwietnia 2005 roku w sprawie zakresu zadań objętych mecenatem państwa wykonywanych przez samorządowe instytucje filmowe i instytucje kultury oraz udzielania dotacji na te zadania (Dz. U. z 2005 r. nr 74, poz.646).