Gm. Lutomiersk - Kontrola kompleksowa przeprowadzona przez RIO w Łodzi, zakończona w 2005 roku
XMLTreść
Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi do Wójta Gminy Lutomiersk, po zakończeniu kompleksowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych. Udostępniane na podstawie art.6 ust.1 pkt 4 lit "a" tiret drugi ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej.
Pan
TADEUSZ BORKOWSKI
Wójt Gminy Lutomiersk
WK–602/60/2005
Działając na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r. Dz.U. nr 55, poz.577 ze zm.) informuję, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminie Lutomiersk. Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości i uchybienia wynikały, przede wszystkim, z nieznajomości przepisów prawa, ich błędnej interpretacji, niedostatecznego nadzoru ze strony kierownictwa oraz nie stosowania procedur wewnętrznej kontroli finansowej. Wykazane nieprawidłowości dotyczyły w szczególności:W zakresie unormowań wewnętrznych
1. W obowiązującym w jednostce Regulaminie organizacyjnym nie wprowadzono zmian wynikających z reorganizacji Urzędu, m.in. w zakresie utworzenia Gminnego Centrum Informacji. Ponadto, w wewnętrznych regulacjach nie wskazano umiejscowienia w strukturze Urzędu pracowników obsługi.
2. W obowiązujące w jednostce Instrukcji obiegu dokumentów księgowych nie wskazano komórki organizacyjnej (stanowiska) odpowiedzialnej za wystawianie dokumentu OT dotyczącego przyjęcia na stan środka trwałego zakończonych inwestycji. Zadania te nie zostały także przypisane do zakresu czynności żadnego pracownika Urzędu.
3. Zakresy spraw dotyczące wymiaru i poboru podatku rolnego i podatku od nieruchomości od osób prawnych nie zostały uwzględnione w zakresach czynności żadnego z pracowników.
Zgodnie z zapisami zawartymi w z zakresie czynności z dnia 10 czerwca 2003 roku, koordynacja i nadzorowanie opracowywania zakresów czynności dla stanowisk pracy w Urzędzie należało do obowiązków Sekretarza Gminy.
4. W kontrolowanej jednostce nie opracowano procedur kontroli finansowej, spełniających wymogi określone w art.35a ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz.148 ze zm.). Do pisemnego ustalenia procedur kontroli finansowej zobowiązywały kierownika jednostki - od dnia 1 stycznia 2002 roku - postanowienia art.35a ust.3 ustawy o finansach publicznych. Zgodnie z art.35a ww. ustawy - kontrola finansowa w jednostkach sektora finansów publicznych dotyczy procesów związanych z gromadzeniem, rozdysponowaniem środków publicznych oraz z gospodarowaniem mieniem. Ustalone procedury kontroli powinny zapewnić, w szczególności, wstępną ocenę celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków.
Odpowiedzialność za prawidłowe ustalenie przedmiotowych procedur ponosi Wójt Gminy.
5. W dokumentacji opisującej przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości nie wskazano wykazu ksiąg rachunkowych. W przypadku prowadzenia ksiąg przy użyciu komputera - nie określono struktury i wzajemnych powiązań ksiąg oraz funkcji zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych w organizacji całości ksiąg rachunkowych
i w procesach przetwarzania danych. Brak było także procedur dotyczących zabezpieczenia dostępu do danych oraz metod ich przetwarzania. Ponadto, nie określono zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz zasad powiązania kont ksiąg pomocniczych z kontami księgi głównej oraz sposobu i formy prowadzenia urządzeń księgowych. Powyższe nie spełniało wymogów zawartych w art.10 ust.1 pkt 3 lit. "a", "b" i "c" ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r. Dz. U. nr 76, poz.694 ze zm.).
6. W zakładowym planie kont dla Urzędu Gminy (załącznik nr 3a do zarządzenia nr 33/2001 z dnia 28 grudnia 2001 roku Wójta Gminy Lutomiersk) - nie wyszczególniono kont: 401 – amortyzacja i 761 – pokrycie amortyzacji. Postępowanie takie naruszało § 12 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153, poz.1752 ze zm.), zgodnie z którym w zakładowym planie kont należy uwzględnić wszystkie konta służące do księgowania operacji gospodarczych występujących w danej jednostce.
7. Opracowane w jednostce zasady służące ochronie danych i ich zbiorów nie zapewniały właściwego zabezpieczenia dowodów księgowych oraz ksiąg rachunkowych, stosownie do wymogów określonych w art.10 ust.4 ustawy o rachunkowości. Stosownie do ww. przepisów oraz art.71 ust.2 powołanej ustawy, przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera ochrona danych powinna polegać, m.in., na zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem.
Odpowiedzialność za ustalenie dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady rachunkowości oraz za aktualizację tej dokumentacji ponosi Wójt Gminy.
Stosownie do zapisów zakresu czynności ustalonego w dniu 8 maja 2003 roku, opracowywanie projektów przepisów wewnętrznych dotyczących prowadzenia rachunkowości powierzone zostało przez Wójta Gminy Skarbnikowi Gminy.
8. Obowiązujący w Urzędzie Gminy Lutomiersk Regulamin premiowania opracowany został na podstawie § 12 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 9 lipca 1990 roku w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. nr 48, poz. 283 ze zm.) – uchylonego z dniem 1 sierpnia 2000 roku.
Zgodnie z zakresem obowiązków (OrS: 0112/2003 z dnia 10 czerwca 2003 roku) nadzór nad przygotowywaniem projektów zarządzeń Wójta należy do Sekretarza Gminy.
W zakresie funkcjonowania kontroli finansowej
1. Organ wykonawczy nie przeprowadzał kontroli w zakresie przestrzegania przez podległe jednostki sektora finansów publicznych realizacji procedur, o których mowa w art.35a ust.2 pkt 1 ustawy o finansach publicznych. Stosownie do postanowień wynikających z art.127 ust.3 cytowanej ustawy - kontrolą należało objąć w każdym roku, co najmniej 5% wydatków podległych jednostek organizacyjnych.
2. Pracownikom Urzędu nie przypisano obowiązków z zakresu gospodarki finansowej, m.in. dotyczących: sprawdzenia poszczególnych dowodów księgowych oraz zatwierdzania ich do wypłaty, mimo, że faktycznie obowiązki te były przez nich wykonywane. Przyjęcie ww. obowiązków powinno być potwierdzone przez pracownika na piśmie, czego wymagał art.28a ustawy o finansach publicznych. Zgodnie z powołanym unormowaniem - za całość gospodarki finansowej odpowiada kierownik jednostki, w tym także za wykonywanie określonych obowiązków w zakresie kontroli finansowej. Kierownik może powierzyć określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej pracownikom jednostki. Przyjęcie obowiązków przez te osoby powinno być stwierdzone dokumentem.
3. Stwierdzono przypadki nieprzestrzegania postanowień zawartych w § 6 ust. 1 pkt 6 Instrukcji obiegu dokumentów księgowych, wprowadzonej zarządzeniem nr 36/2001 Wójta Gminy Lutomiersk z dnia 28 grudnia 2001 roku, polegające na braku wskazania daty księgowania i sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych, pomimo zamieszczania na dokumentach stanowiących podstawę zapłaty klauzuli: "księgowano dnia … str. dz. gł. … poz. dziennik gł. …". Ponadto postępowanie takie niezgodne było z art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości.
4. Wszystkie poddane kontroli polecenia wyjazdu służbowego, wystawione dla pracowników Urzędu oraz radnych, nie były sprawdzane pod względem merytorycznym.
5. Na niektórych fakturach nie odnotowano terminu zapłaty, naruszając tym samym § 15 pkt 3 Instrukcji obiegu dokumentów.
6. Stwierdzono przypadki nie dokonywania wpisu do właściwego rejestru, zawartych przez Gminę Lutomiersk umów, co naruszało § 11 pkt 3 Instrukcji obiegu dokumentów.
7. Na zawartych umowach nie zamieszczano adnotacji o źródłach pokrycia zobowiązania ze wskazaniem rozdziału i paragrafu klasyfikacji wydatku. Postępowanie takie nie spełniało wymogów zawartych w § 11 ust. 4 Instrukcji obiegu dokumentów księgowych, zgodnie, z którym pracownik Referatu Budżetu i Finansów umieszcza stosowną notatkę, podpisaną nazwiskiem oraz opatrzoną pieczątką i datą.
8. Stwierdzono przypadki naruszenia przepisów instrukcji kancelaryjnej dla organów gminy i związków międzygminnych, wprowadzonej w życie rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. nr 112, poz. 1319 ze zm.), co polegało, m.in., na braku przepływu dokumentów (informacji) pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi Urzędu. Przyczyną wystąpienia tej nieprawidłowości był nieodpowiedni nadzór ze strony kierownika Urzędu nad ogólnym wykonywaniem przez pracowników Urzędu czynności kancelaryjnych.
9. Umowa na dostawę nowego autobusu przystosowanego do przewozu osób niepełnosprawnych w tym na wózkach inwalidzkich (2 osoby), została kontrasygnowana przez Skarbnika Gminy, pomimo nie zabezpieczenia środków finansowych w budżecie Gminy na 2005 rok. Postępowanie takie naruszało art. 35 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych oraz § 10 pkt 2 ppkt 2 Instrukcji obiegu dokumentów Gminy Lutomiersk, zgodnie z którymi Skarbnik w razie ujawnienia nierzetelnego dokumentu, lub dokumentu, w którym została ujęta nielegalna operacja gospodarcza lub zobowiązanie nie mające pokrycia w budżecie lub planie finansowym, z wyjątkiem wypadków dopuszczonych w przepisach, odmawia jego podpisania.
Odpowiedzialność za zapewnienie przestrzegania procedur kontroli finansowej ponosi Wójt Gminy. Stosownie do zapisów zawartych w aneksie nr 2 z dnia 27 marca 2004 roku do zakresu czynności, obowiązujących od dnia 5 kwietnia 2004 roku, nadzór i odpowiedzialność za funkcjonowanie kontroli wewnętrznej w Urzędzie należały do Sekretarza Gminy.
W zakresie kontroli wykonywanej przez Komisję Rewizyjną
Sporządzone protokoły z przeprowadzonych kontroli z I, II i III kwartału 2003 roku oraz z II i III kwartału 2004 roku nie zawierały podpisów kierowników kontrolowanych podmiotów, co nie spełniało wymogu określonego w § 96 ust. 1 pkt 8 Statutu Gminy. Ponadto, w przypadkach tych nie brak było notatek wskazujących na ewentualną odmowę podpisania protokołu (§ 97 ust. 1 i ust 2 Statutu).
W zakresie ewidencji księgowej i sprawozdań finansowych
1. W latach 2003–2004 kontrolowana jednostka nie sporządzała zestawień obrotów i sald kont księgi głównej dla organu na koniec każdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej niż na koniec miesiąca (zestawienia sporządzono tylko na koniec roku), do czego zobowiązana była postanowieniami wynikającymi z art.18 ust.1 ustawy o rachunkowości. Nie sporządzano także zestawień obrotów dzienników częściowych, grupujących zdarzenia według ich rodzajów, co nie spełniało wymogu określonego w art.14 ust. 3 ustawy o rachunkowości. Treść ksiąg rachunkowych obejmujących zestawienia obrotów i sald kont syntetycznych i analitycznych nie była również przenoszona na koniec każdego miesiąca na inny trwały komputerowy nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji przez czas nie krótszy od wymaganego dla przechowywania ksiąg rachunkowych, co niezgodne było z przepisami art. 13 ust. 6 ustawy o rachunkowości.
2. Stwierdzono, że zestawienia obrotów i sald kont dla organu na koniec każdego roku oraz zestawienia obrotów i sald kont dla jednostki na koniec każdego miesiąca, za lata 2003 - 2004 oraz za I kwartał 2005 roku, nie zawierały wszystkich elementów określonych przez art. 18 ust. 1 ustawy o rachunkowości, a mianowicie brak było w nich:
- sald kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych,
- obrotów kont narastająco od początku roku w zestawieniu obrotów i sald jednostki za 2003 rok oraz organu za 2003 i 2004 rok,
- sumy sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych,
- sumy obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku,
- sumy sald na koniec okresu sprawozdawczego.
3. Księgi rachunkowe prowadzone ręcznie, tj. dziennik główna dla organu i karty dochodów, nie były trwale oznaczone zrozumiałą nazwą danego rodzaju księgi oraz nazwą jednostki, której dotyczyły. Stwierdzono również brak wyraźnego oznaczenia, co do rodzaju księgi, ksiąg prowadzonych przy użyciu komputera: dziennik główna dla jednostki – dochody oraz zestawień obrotów i sald dla jednostki – dochody. Powyższe naruszało art.13 ust.4 pkt 1 ustawy o rachunkowości.
4. Stosowany program komputerowy przy pomocy, którego prowadzone były poszczególne rodzaje ksiąg rachunkowych nie zapewniał automatycznej kontroli przenoszenia sald oraz oznaczenia poszczególnych ksiąg w sposób wymagany przepisami art. 13 ust. 4 i ust. 5 ustawy o rachunkowości.
5. Zapisów w księgach rachunkowych prowadzonych przy użyciu komputera nie dokonywano z zastosowaniem procedur, chroniących je przed zniszczeniem lub modyfikacją, stosownie do art.23 ust.1 ustawy o rachunkowości.
6. W ewidencji księgowej nie zaprowadzono konta bilansowego dla Urzędu jako jednostki 226 – długoterminowe należności budżetowe i kont pozabilansowych dla Urzędu jako jednostki: 998 i 999 dotyczących zaangażowania wydatków budżetowych roku bieżącego i lat przyszłych. Powyższe nie spełniało wymogów określonych przez przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych oraz przez postanowienia zakładowego planu kont, wprowadzonego dla Urzędu Gminy Lutomiersk zarządzeniem nr 33/2001 Wójta Gminy z dnia 28 grudnia 2001 roku.
Stosownie do postanowień zawartych w wewnętrznych regulacjach, ewidencję szczegółową do przedmiotowych kont należało prowadzić według podziałek klasyfikacyjnych planu finansowego.
7. Na koniec roku nie dokonywano uzgodnień pomiędzy ewidencją prowadzoną dla konta 221 wg podziałek klasyfikacji budżetowej oraz ewidencją prowadzoną dla poszczególnych podatników, stosownie do przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. nr 50, poz. 511 ze zm.), co spowodowało wykazanie w bilansach sporządzonych dla Urzędu jako jednostki za lata 2003-2004 nieprawidłowej wysokości salda konta 221. Stan należności wykazany w bilansach nie miał odzwierciedlenia w dokumentach źródłowych i w ewidencji analitycznej prowadzonej do konta 221. Postępowanie takie stanowiło naruszenie art. 16 ust. 1 ustawy o rachunkowości.
8. Ewidencję księgową prowadzono w sposób nie pozwalający na wyodrębnienie zobowiązań wymagalnych, na potrzeby sprawozdawczości dotyczącej długu publicznego. Stosownie do zapisów § 12 ust.1 pkt 5 i ust.2 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów - zakładowy plan kont powinien zapewnić możliwość sporządzenia wymaganych przepisami sprawozdań finansowych, w tym budżetowych. Ponadto, ewidencja aktywów, pasywów, kosztów, przychodów oraz strat i zysków nadzwyczajnych powinna być prowadzona w takim układzie, który umożliwi uzyskanie informacji potrzebnych do sporządzenia sprawozdań finansowych.
9. Ewidencjonowano odpisy amortyzacyjne środków trwałych niezgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów, tj. z pominięciem kont 401 i 761. Nie zaprowadzono w ramach ewidencji księgowej kont 401 i 761 służących do zaksięgowania kosztów amortyzacji od środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, od których odpisy umorzeniowe są dokonywane stopniowo według stawek.
Zgodnie z unormowaniami zawartymi w art.4 ust.5 ustawy o rachunkowości, odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków wynikających z tej ustawy, w tym z tytułu nadzoru - ponosi kierownik jednostki (Wójt Gminy).
W zakresie gospodarki kasowej i sporządzania dowodów księgowych
1. Poszczególne operacje kasowe nie były ujmowane w ewidencji księgowej w dniu ich faktycznego dokonania, a raporty kasowe nie były prowadzone w sposób zapewniający ciągłość zapisów, co naruszało przepisy art. 24 ust. 3 oraz ust. 5 pkt 3 ustawy o rachunkowości. Ujmowanie wpłat i wypłat gotówkowych powinno następować w tym samym dniu, w którym zostały dokonane. W przeciwnym wypadku księgi rachunkowe nie mogą być uznane za prowadzone bieżąco.
2. W raportach kasowych o numerach: 9/2003, 10/2003 i 11/2003 wszystkie dowody księgowe, tj. faktury i delegacje, zaewidencjonowane były pod datą 25 marca 2003 roku, przy czym w wielu przypadkach wypłata środków pieniężnych z kasy nastąpiła w okresach wcześniejszych. W kartach wydatków za 2003 rok wydatki ponoszone z tytułu zwrotów kosztów podróży służbowych ujęte w ww. raportach kasowych, zaewidencjonowane zostały bez podania daty ich realizacji. Wskazana została jedynie data poboru gotówki z banku tj. 25 marca 2003 roku i numer raportu kasowego, w którym ujęto wydatek. Na podstawie ewidencji analitycznej, tj. kart wydatków za 2003 rok, stwierdzono, że kwoty dotyczące poszczególnych wydatków ujęte zostały w kartach ze wskazaniem numeru raportu kasowego, w którym nie zostały zaewidencjonowane.
3. W Urzędzie Gminy brak było możliwości stwierdzenia, kiedy została zapłacona faktura/rachunek gotówką, ponieważ na koncie 101 nie ewidencjonowano poszczególnych zapłat, w kartach wydatków nie podawano daty zapłaty tylko numer raportu kasowego, a na fakturach brak było odpowiednich adnotacji (patrz ustalenia szczegółowe poniżej). Dodatkowo raporty kasowe księgowane były zbiorczo.
4. Na kartach wydatków dokonywane były zapisy księgowe bez podania daty dokonania operacji gospodarczej, co nie spełniało wymogów określonych w art. 23 ust. 2 pkt 1 ustawy o rachunkowości. Ponadto stwierdzono przypadki, że podany w kartach wydatków rodzaj i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu nie odzwierciedlał stanu rzeczywistego. Brak możliwości stwierdzenia poprawności dokonanych w księgach zapisów powodował, że stosownie do art. 24 ust. 4 ustawy o rachunkowości, ksiąg rachunkowych nie można uznać za sprawdzalne. Przykładowo, na kartach wydatków dla lat 2003 – 2004, prowadzonych dla §§ 3030 i 4410, poszczególne wydatki ujmowane były bez wskazania daty poniesienia wydatku. Zamiast numeru dziennika i dat wpisywane były numery raportów kasowych i okresy, za które zostały one sporządzone, przy czym stwierdzono przypadki, że okresy te nie odpowiadały datom, w których faktycznie poniesiono wydatki.
5. Na zastępczych dowodach wypłaty KW (stanowiących dowody księgowe), dołączonych do raportów kasowych, brak było podpisu osoby wystawiającej oraz osoby pobierającej gotówkę wraz z datą dokonania operacji, co nie spełniało wymogów określonych w art. 21 ust. 1 pkt 5 ustawy o rachunkowości.
6. Stosownie do zapisów § 15 ust. 3 Instrukcji obiegu dokumentów na dowodach stanowiących podstawę dokonania wypłaty, powinna być zamieszczana klauzula "wypłacono gotówką, czekiem nr …, przelewem w dniu …" potwierdzana własnoręcznym podpisem. Stwierdzono przypadki nie wskazywania daty odbioru gotówki, co uniemożliwiało ustalenie, kiedy faktycznie dane faktury i dowody wypłaty KW były zrealizowane.
7. Stwierdzono przypadki wypłat z tytułu diet radnych na podstawie dokumentów nie będących dowodem księgowym (tj. nie sprawdzonych i nie zatwierdzonych do wypłaty), co wskazuje na brak należytej kontroli w zakresie dokonywania wydatków.
8. Wszystkie skontrolowane raporty kasowe nie zostały sprawdzone przez Skarbnika Gminy lub osobę przez niego upoważnioną, co niezgodne było z § 22 ust. 1 Instrukcji obiegu dokumentów księgowych.
Odpowiedzialność za powyższe nieprawidłowości ponoszą Wójt Gminy, Skarbnik Gminy oraz pracownicy Referatu Budżetu i Finansów w zakresie obowiązków określonych w zakresach czynności.
W zakresie sprawozdawczości budżetowej
1. W wyniku kontroli sprawozdań Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego sporządzonych za lata 2003-2004 oraz sprawozdań Rb-PDP z wykonania podstawowych dochodów podatkowych sporządzanych na koniec 2003 i 2004 roku ustalono, że nieprawidłowo wykazano w powołanych sprawozdaniach kwoty skutków finansowych udzielonych przez Gminę ulg, odroczeń, umorzeń i zwolnień obliczonych za okres sprawozdawczy. W kwocie ulg ujęto także kwoty wynikające z decyzji w sprawie odroczenia terminu płatności podatku rolnego w danym roku, które na koniec roku nie stanowiły już skutków finansowych. Postępowanie takie było niezgodne było z § 3 ust. 1 pkt 10 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 24, poz. 279 ze zm.). Zgodnie z powołanym przepisem - w kolumnie "Skutki udzielonych przez gminę: ulg, odroczeń, umorzeń..." powinno wykazywać się kwoty dotyczące skutków udzielonych przez gminę lub miasto na prawach powiatu za okres sprawozdawczy: ulg, odroczeń, umorzeń, zwolnień w podatkach i opłatach, stanowiących dochód budżetu gminy (bez ulg i zwolnień ustawowych), a także skutki finansowe wynikające ze zwolnień i ulg w podatkach i opłatach wprowadzonych przepisami uchwał rad gmin lub miast na prawach powiatu, wydanymi na podstawie ustawowych upoważnień. Wykazywane w tej kolumnie skutki ulg powinny wynikać z decyzji właściwych organów gminy lub miasta na prawach powiatu, w zakresie zarówno bieżących, jak i zaległych należności; wykazane kwoty powinny być zgodne z rejestrami przypisów i odpisów, z wyjątkiem decyzji o odroczeniu lub rozłożeniu płatności na raty.
2. W sprawozdaniach Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych jednostki samorządu terytorialnego sporządzonych za lata 2003-2004 i za I kwartał 2005 roku wykazano kwoty dotyczące zaangażowania środków, które nie miały odzwierciedlenia w ewidencji księgowej, z uwagi na nie prowadzenie kont 998 i 999. W związku z powyższym dane dotyczące wysokości zaangażowanych środków zawarte w sprawozdaniach nie były zgodne z ewidencją księgową (nie były sporządzone na podstawie ksiąg rachunkowych). Powyższe działanie naruszało postanowienia § 8 ust.1 pkt 1 oraz § 10 ust.2 ww. rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej.
3. W bilansie z wykonania budżetu za 2003 rok w pozycji I.1.3 Aktywów, tj. jako pozostałe środki pieniężne na rachunkach, wykazano wysokość należnej za styczeń 2004 roku subwencji oświatowej na kwotę 239.205,00 zł (ze znakiem ujemnym). W ewidencji księgowej kwota ta nie została zaksięgowana ze znakiem ujemnym. Ponadto wykazanie w ewidencji księgowej (księga główna dla organu) kwoty 239.205,00 zł jako salda strony Ma konta 140 stanowiło naruszenie zasad dotyczących ewidencjonowania operacji gospodarczych na tym koncie określonych w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. Kwota ta powinna być wykazana w pozycji III Pasywa jako rozliczenia międzyokresowe z tytułu dochodów (jako saldo Ma konta 909).
W roku 2004 kwota dotycząca subwencji oświatowej należnej za styczeń 2005 roku została zaksięgowana prawidłowo.
4. Zapisy dokonane w ewidencji księgowej nie były zgodne z danymi liczbowymi wykazanymi w sprawozdaniach bilansowych z wykonania budżetu Gminy Lutomiersk sporządzonych na dzień 31 grudnia 2003 roku i na dzień 31 grudnia 2004 roku.
Nieprawidłowości związane były z wykazaniem w ww. bilansach w pozycji II.2 Pasywów jako niedoboru budżetu kwot odpowiednio: (-) 286.724,00 zł w 2003 roku i (-) 97.061,00 zł w 2004 roku, które nie zostały wykazane na stosownym do tego koncie tj. 961 (z uwagi na przeksięgowanie salda na konto 960).
Natomiast na koncie 960 ujmowane były na koniec każdego roku kwoty wykazane w bilansach w pozycji II Pasywów jako aktywa netto budżetu, zamiast kwoty stanowiące skumulowany niedobór na zasobach budżetu, tj. odpowiednio: (-) 855.876,52 zł w 2003 roku i (-) 1.142.600,90 zł w 2004 roku. Powyższe wynikało z przeksięgowań sald konta 961 (tj. niedoboru budżetu) dokonanych w dniach: 31 grudnia 2003 roku i 31 grudnia 2004 roku na podstawie poleceń księgowania odpowiednio: nr 338/2003 i nr 245/2004.
5. Deficyt budżetu wykazany w sprawozdaniach kwartalnych Rb-NDS o nadwyżce/deficycie jednostki samorządu terytorialnego, sporządzonych na koniec każdego roku, nie miał odzwierciedlenia w prowadzonej ewidencji księgowej (księdze głównej dla organu), z uwagi na nieprawidłowe przeksięgowania powodujące brak salda zamknięcia stosownego konta (961). Postępowanie takie stanowiło naruszenie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. Ponadto, wykazanie
w sprawozdaniach danych, które nie wynikały z ewidencji księgowej było niezgodne z § 8 ust.1 pkt 1 oraz § 10 ust.2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej.
6. Na podstawie ewidencji księgowej stwierdzono, że dane liczbowe wykazane w bilansach sporządzonych dla jednostki za lata 2003-2004 w pozycji I Aktywów trwałych dotyczące wartości niematerialnych i prawnych zostały zawyżone w każdym roku o kwotę 429,60 zł.
7. W 2004 roku zaewidencjonowano należne udziały w podatku dochodowym od osób fizycznych na koncie 240 - pozostałe rozrachunki, zamiast na służącym do tego koncie organu 224 – rozrachunki budżetu, co było niezgodne z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
Odpowiedzialność za rzetelne i prawidłowe sporządzanie sprawozdań finansowych ponosi Wójt Gminy oraz Skarbnik Gminy.
W zakresie wykonywania budżetu
1. Stwierdzono przypadki braku kontrasygnaty Skarbnika Gminy lub osoby przez niego upoważnionej w odniesieniu do czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, co naruszało postanowienia art.46 ust.3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r. Dz. U. nr 142, poz.1591 ze zm.).
2. W wyniku kontroli dokumentów źródłowych stwierdzono przypadki naruszenia zasad obowiązujących w toku wykonywania budżetu jednostki samorządu terytorialnego dotyczących zaciągania zobowiązań w ramach kwot zaplanowanych wydatków oraz dokonywania wydatków w granicach kwot określonych w planie finansowym, a mianowicie:
- zawierając w dniu 10 września 2003 roku umowę nr Or.S.4120U-2/03 w sprawie udzielenia dotacji w wysokości 2.000 zł Klubowi Sportowemu "SOKÓŁ" Wójt Gminy przekroczył upoważnienie do zaciągnięcia zobowiązań obciążających budżet. Zmiany do budżetu Gminy zwiększające wydatki w rozdziale 92605 § 2820 o kwotę 2.000 zł wprowadzone zostały dopiero w dniu 31 grudnia 2003 roku zarządzeniem nr 145/2000 Wójta Gminy Lutomiersk. Ponadto na podstawie karty wydatków prowadzonej dla rozdziału 92605 § 2820 stwierdzono, że środki finansowe w wysokości 2.000 zł wydatkowane zostały w dniu 17 września 2003 roku. Wypłata nastąpiła przelewem sporządzonym na podstawie druku PK - polecenie księgowania (bez numeru) z dnia 17 września 2003 roku, zatwierdzonego przez Skarbnika Gminy. Poniesione wydatki przekroczyły wysokość środków zabezpieczonych w budżecie na dotacje przez Radę Gminy Lutomiersk,
- zawierając w dniu 20 marca 2003 roku umowę nr Ors.0065/U/2/03 w sprawie przyznania dotacji w wysokości 3.000 zł dla Salezjańskiego Ośrodka Młodzieżowego "Don Bosco" w Lutomiersku Wójt Gminy przekroczył upoważnienie do zaciągnięcia zobowiązań obciążających budżet. Zmiany do budżetu Gminy zabezpieczające środki w rozdziale 85154 § 2820 w kwocie 3.000 zł wprowadzone zostały dopiero zarządzeniem nr 142/2003 Wójta Gminy Lutomiersk z dnia 31 grudnia 2003 roku, ustalającym pełną szczegółowość klasyfikacyjną zmian budżetu gminy na 2003 rok do uchwały Rady Gminy Lutomiersk nr XIII/115/2003 z dnia 29 grudnia 2003 roku w sprawie zmian budżetu gminy na 2003 rok z tytułu dochodów ponadplanowanych. Ponadto, na podstawie karty wydatków prowadzonej dla rozdziału 85154 § 2820 stwierdzono, że środki finansowe w wysokości 3.000 zł wydatkowane zostały w dniu 7 sierpnia 2003 roku, co wskazuje także na przekroczenie zakresu upoważnienia do dokonywania wydatków ze środków publicznych,
- na podstawie karty wydatków stwierdzono, że wypłata diet dla sołtysów dokonywana była ze środków zaklasyfikowanych w dziale 750 rozdziale 75047 § 3030, pomimo braku ich zabezpieczenia w budżecie (uchwała nr IV/27/2002 Rady Gminy Lutomiersk z dnia 30 grudnia 2002 roku w sprawie budżetu gminy na 2003 rok). Na dzień 31 maja 2003 roku wydatkowano kwotę 1.400 zł. Plan wydatków w ww. § ustalony został dopiero zarządzeniem nr 48/2003 Wójta Gminy Lutomiersk z dnia 28 kwietnia 2003 roku na kwotę 800,00 zł. Według sprawozdania Rb – 28S z wykonania planu wydatków budżetowych jednostek samorządu terytorialnego sporządzonego za okres od początku do dnia 31 maja 2003 roku w dziale 750 rozdziale 75047 § 3030 przekroczono plan wydatków o kwotę 600,00 zł,
- na podstawie karty wydatków prowadzonej w 2004 roku dla rozdziału 92109 § 6050 stwierdzono, że dokonując w dniu 28 listopada 2003 roku zapłaty faktury Vat nr PT/006532, wystawionej przez PPH "PETECKI" z Łodzi za wykonanie wymiany stolarki okiennej w budynku Gminnego Ośrodka Kultury, na kwotę 49.251,17 zł przekroczono plan wydatków zabezpieczonych na przedmiotową inwestycję o kwotę 2.547,73 zł,
- zawierając w dniu 20 stycznia 2005 roku umowę na dostawę nowego autobusu przystosowanego do przewozu osób niepełnosprawnych, w tym na wózkach inwalidzkich (2 osoby), Wójt Gminy przekroczył upoważnienie do zaciągnięcia zobowiązań obciążających budżet. W projekcie budżetu Gminy Lutomiersk na rok 2005 rok (na dzień zawarcia umowy Rada Gminy nie uchwaliła jeszcze budżetu) środki finansowe na zakup autobusu nie zostały przewidziane. Wydatki na ten cel zaplanowano uchwałą w sprawie zmian budżetu Gminy, podjętą w dniu 14 marca 2005 roku.
W zakresie dochodów z podatków i opłat lokalnych
1. Stwierdzono przypadki nie naliczania odsetek za zaległości na kontach 221 – należności z tytułów dochodów budżetowych prowadzonych dla poszczególnych podatników.
2. Posiadany program komputerowy przy użyciu, którego prowadzona była ewidencja podatków nie pozwalał na sporządzenie wydruków przedstawiających niezmienione informacje dotyczące zapisów dokonanych w księgach rachunkowych, pomimo ich zamknięcia na koniec danego roku. Naruszało to art. 13 ust. 3 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym - warunkiem utrzymania zasobów informacyjnych systemu rachunkowości w formie prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera jest posiadanie przez jednostkę oprogramowania umożliwiającego uzyskanie informacji w odniesieniu do zapisów dokonanych w księgach rachunkowych, poprzez ich wydrukowanie lub przeniesienie na inny komputerowy nośnik danych.
3. Niektóre deklaracje na podatek od nieruchomości od osób prawnych były składane za dany rok po ustawowym terminie, czyli po dniu 15 stycznia. Terminy składania deklaracji określone zostały w art. 6 ust. 9 pkt 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 9, poz. 84 ze zm.). Podobnie, po ustawowo wyznaczonym terminie składane były niektóre deklaracje na podatek rolny od osób prawnych. Termin określa art. 6a ust. 8 pkt 1 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity z 1993 r., Dz. U. nr 94, poz. 431 ze zm.).
4. Stwierdzono przypadki, że decyzje ustalające wymiar podatku od nieruchomości i podatku rolnego od osób fizycznych za 2003 rok nie były doręczone podatnikom w terminie umożliwiającym zapłatę I raty podatku w ustawowym terminie płatności, czyli do dnia 15 marca danego roku (art. 6 ust. 7 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych oraz z art. 6a ust. 6 ustawy o podatku rolnym).
5. W wielu przypadkach, w których podatnicy dokonywali nieterminowych wpłat rat z tytułu podatku od nieruchomości i podatku rolnego od osób prawnych, nie egzekwowano odsetek karnych.
6. W przypadkach nieprawidłowego wypełnienia przez podatników deklaracji na podatek rolny od osób prawnych organ podatkowy nie zwracał się do składających deklaracje o ich skorygowanie, w oparciu o art. 274 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (tekst jednolity z 2005 r., Dz. U. nr 8, poz. 60 ze zm.). Podobnie, w przypadku wypełnienia deklaracji przez podatnika na formularzu innym niż ustalony przez Radę Gminy, w wypełnieniu delegacji zawartej odpowiednio w art. 6a ust. 11 ustawy o podatku rolnym.
7. W przypadku podatników podatku rolnego od osób prawnych nr 8 i nr 13 stwierdzono nieprawidłowe zadeklarowanie kwoty podatku wynikające z wadliwego obliczania hektarów przeliczeniowych oraz z zastosowania niewłaściwych stawek podatkowych, co spowodowało u podatnika nr 8 za 2003 rok zaniżenie podatku o kwotę 40,10 zł oraz zaniżenie podatku o kwotę 43,20 zł za 2004 rok; natomiast u podatnika nr 13 zaniżenie podatku za 2004 rok o kwotę 52,40 zł.
Organ podatkowy nie stwierdził wymienionych uchybień w ramach czynności sprawdzających, do których podjęcia organ podatkowy zobowiązany jest na podstawie art. 272 ustawy Ordynacja podatkowa.
8. Wiele deklaracji na podatek od środków transportowych nie było prawidłowo wypełnionych, gdyż nie zawierały one wszystkich wymaganych danych dotyczących środka transportowego, tzn. brak było: daty nabycia, dopuszczalnej masy całkowitej pojazdu, dopuszczalnej masy całkowitej zespołu pojazdów, marki, typu, modelu pojazdu. Organ podatkowy nie zwracał się do składających ww. deklaracje o ich skorygowanie w związku z ich nieprawidłowym wypełnieniem, w oparciu o art. 274 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa.
9 W 2003 roku nie wystawiano i nie wysyłano terminowo upomnień podatnikom regulującym nieterminowo podatek od środków transportowych od osób fizycznych, co było niezgodne z § 2 i § 3 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137, poz. 1541 ze zm).
10. W przypadku jednego z podatników podatku od środków transportowych mimo braku wysłania upomnienia za nieterminowe regulowanie podatku, na karcie kontowej pojazdu został naliczony koszt upomnienia w wysokości 8,80 zł. Z ustaleń kontrolujących wynikało, że podatnik został upomniany o nieuregulowanej w terminie racie podatku drogą telefoniczną. Postępowanie takie było niezgodne z § 4 ust. 4 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji, zgodnie z którym - wierzyciel wysyła upomnienia za pośrednictwem przedsiębiorstwa użyteczności publicznej "Poczta Polska" przesyłką poleconą listową za potwierdzeniem odbioru. Upomnienie może być również doręczone bezpośrednio przez wierzyciela w sposób określony w Kodeksie postępowania administracyjnego.
11. Jeden z podatników podatku od środków transportowych w deklaracji złożonej na 2004 rok błędnie zastosował stawkę podatku - zastosował stawkę dla ciągników siodłowych i balastowych przystosowanych do użycia łącznie z naczepą, lub przyczepą o dopuszczalnej masie całkowitej równej lub wyższej niż 12 ton – przedział 12 – 40 ton, liczba osi 3, zamiast stawkę dla przyczep i naczep, które łącznie z pojazdem silnikowym posiadają dopuszczalną masę równą lub wyższą niż 12 ton – przedział 12 – 38 ton, liczba osi 3. W wyniku tego powstała nadpłata na kwotę 52,00 zł. Organ podatkowy nie stwierdził powyższego w ramach czynności sprawdzających w oparciu o art. 272 ustawy Ordynacja podatkowa.
Odpowiedzialność za powyższe nieprawidłowości ponosi Wójt Gminy oraz pracownicy Referatu Budżetu i Finansów w zakresie niedopełnienia obowiązków służbowych wynikających z zakresów czynności.
W zakresie udzielonych ulg w zapłacie podatków
W wyniku czynności kontrolnych - w oparciu o przyjętą próbę - stwierdzono:
1. W decyzjach dotyczących umorzenia zaległości w podatku od nieruchomości nie wskazywano uzasadnienia faktycznego, co nie spełniało wymogów wynikających z art. 210 § 1 pkt 6 ustawy Ordynacja podatkowa.
2. Wydanie decyzji dotyczących umorzenia odsetek w podatku od nieruchomości, jak również decyzji dotyczących umorzenia zaległości w podatku od nieruchomości od osób prawnych, nie było poprzedzane zebraniem materiału dowodowego odnoszącego się do ustawowo określonych przesłanek udzielenia ulgi w zapłacie podatku (ważny interes podatnika lub interes publiczny - zgodnie z art. 67 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa - w brzmieniu obowiązującym do dnia 1 września 2005 roku). Stosownie do postanowień art. 187 § 1 ww. ustawy - organ podatkowy jest zobowiązany zebrać i w sposób wyczerpujący rozpatrzyć cały materiał dowodowy.
3. W decyzjach umarzających zaległy podatek, nie zostały podane kwoty umorzonych odsetek, co powinno znaleźć się w rozstrzygnięciu decyzji zgodnie z art. 210 § 1 pkt 5 ustawy Ordynacja podatkowa.
4. W większości przypadków udzielenia zwolnienia z podatku rolnego z tytułu nabycia gruntów na utworzenie nowego lub powiększenie istniejącego gospodarstwa rolnego, nieprawidłowo zastosowano okres zwolnienia - od pierwszego dnia miesiąca, w którym nabyto grunty, zamiast od pierwszego dnia miesiąca po złożeniu przez podatnika wniosku, co naruszało art. 13d ust. 3 ustawy o podatku rolnym.
Odpowiedzialność za powyższe nieprawidłowości ponosi Wójt Gminy oraz pracownicy Referatu Budżetu i Finansów w zakresie niedopełnienia obowiązków służbowych, wynikających z zakresów czynności.
W zakresie terminowości podejmowania czynności windykacyjnych w odniesieniu do zaległości podatkowych
1. W ewidencji upomnień prowadzonej w Urzędzie Gminy nie było prawidłowo określone, której raty i za który rok upomnienie dotyczyło. Brak było również określenia dat doręczenia upomnień.
2. W wielu przypadkach w latach 2003 – 2004 organ podatkowy nie pozostawiał w aktach spraw upomnień wystawionych podatnikom, co naruszało § 4 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
3. Stwierdzono przypadki nieterminowego podejmowania czynności windykacyjnych, z naruszeniem przepisów rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji, z których wynikał obowiązek prowadzenia systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązań pieniężnych. W przypadku zwłoki w zapłacie zobowiązania podatkowego należało przesłać dłużnikowi upomnienie, a po bezskutecznym upływie wyznaczonego w upomnieniu terminu płatności, należało wystawić tytuły wykonawcze i skierować je do właściwego miejscowo urzędu skarbowego, systematycznie i bez zwłoki.
Odpowiedzialność za powyższe nieprawidłowości ponosi Wójt Gminy oraz pracownicy Referatu Budżetu i Finansów w zakresie niedopełnienia obowiązków służbowych wynikających z zakresów czynności.
W zakresie dochodów z majątku
1. W wyniku kontroli sprzedaży, w trybie ustnego przetargu nieograniczonego, nieruchomości stanowiących własność Gminy Lutomiersk, położonych w Lutomiersku, oznaczonych numerem 584/22, o powierzchni 1.243 m2, numerem 584/23, o powierzchni 1.050 m2 i numerem 584/24, o powierzchni 1.166 m2, stwierdzono naruszenie następujących przepisów ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2004 r. Dz. U. nr 261, poz.2603 ze zm.):
- w wykazie nieruchomości przeznaczonych do zbycia brak było wskazania terminu do złożenia wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości na podstawie art.34 ust.1 pkt 1 i pkt 2 ww. ustawy, zgodnie z wymogiem wynikającym z art. 35 ust. 2 pkt 12 ustawy o gospodarce nieruchomościami,
- ogłoszenie o przetargu podane było do publicznej wiadomości przed upływem terminów określonych w art.38 ust.2 ww. ustawy,
Ponadto, na podstawie ewidencji księgowej (dzienniki obrotów i kartoteka konta 240) kontrolujący stwierdzili, że wadia wpłacone przez uczestników przetargu zwrócone zostały po upływie 3 dni od dnia zamknięcia przetargu, co było niezgodne z § 4 ust. 6 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 roku w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy (Dz.U. nr 9, poz.30 ze zm. - uchylone z dniem 22 września 2004 roku).
2. W wyniku kontroli stwierdzono, że w niektórych przypadkach przed wydaniem lokali na rzecz najemców nie sporządzano protokołów, w których określony powinien być stan techniczny lokalu, co wymagane było zapisami § 1 zawieranych umów najmu.
3. W dniu 5 stycznia 2004 roku zawarta została umowa dzierżawy gruntowej nieruchomości niezabudowanej, o powierzchni 222 m2, położonej w Lutomiersku, stanowiącej część działki będącej własnością Gminy oznaczonej nr 744. Zawarcie umowy nie zostało poprzedzone sporządzeniem i podaniem do publicznej wiadomości wykazu nieruchomości przeznaczonych do oddania w dzierżawę, co było wymagane przez art. 35 ust. 1 ustawy o gospodarce nierucho-mościami.
6. Rada Gminy Lutomiersk nie ustaliła zasad wynajmowania lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy oraz wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem Gminy, obejmującego w szczególności, zasady polityki czynszowej, do czego zobowiązana była na podstawie art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 roku o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (tekst jednolity z 2005 r. Dz. U. nr 31, poz. 266.).
Dochody z tytułu zajęcia pasa drogowego
1. W 2003 roku żaden wniosek w sprawie wydania zezwolenia na zajęcie pasa drogowego nie został złożony, co najmniej z 3 miesięcznym wyprzedzeniem, co było wymagane przez § 2 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 24 stycznia 1986 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o drogach publicznych (Dz. U. nr 6, poz.33 z późn. zm.). Z dniem 4 lipca 2004 roku weszło w życie rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 1 czerwca 2004 roku w sprawie określenia warunków udzielania zezwoleń na zajęcie pasa drogowego (Dz. U. nr 140, poz.1481), którego przepisy nie stawiają już wskazanego wymogu.
2. Stwierdzono przypadek nie przedstawienia przez zajmującego pas drogowy projektu organizacji ruchu drogowego oraz harmonogramu robót umożliwiającego ich wykonanie w określonym terminie, co niezgodne było z § 4 ust. 1 pkt 2 i pkt 3 rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o drogach publicznych.
3. Przed udzieleniem zezwolenia nr 7/2003 zarządca drogi nie wydał opinii w sprawie planowanego zajęcia pasa drogowego, w której określiłby warunki i terminy zajęcia pasa, co było wymagane przez § 3 rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o drogach publicznych. Obowiązujące od dnia 4 lipca 2004 roku rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie określenia warunków udzielania zezwoleń na zajęcie pasa drogowego nie stawia takiego wymogu.
4. W wyniku kontroli stwierdzono nieprawidłowe naliczenie opłaty w decyzji nr 1/GD/2003. Do ustalenia opłaty za umieszczenie w pasie drogowym reklamy przyjęto zawyżoną stawkę w wysokości 0,74 zł, zamiast stawkę 0,60 zł wynikającą z przepisów ww. rozporządzenia. Powyższe spowodowało zawyżenie opłaty o kwotę 153,30 zł.
5. Stwierdzono przypadki nie pobierania odsetek w sytuacji nieterminowego uiszczania opłat za zajęcie pasa drogowego (dotyczy następujących zezwoleń: nr 2/2004 i nr 9/2004).
W zakresie wydatków związanych z realizacją gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych
1. W skład Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, powołanej przez Wójta Gminy Lutomiersk zarządzeniem nr 13/2003 w dniu 8 stycznia 2003 roku (zmiana składu nastąpiła na mocy zarządzenia nr 114/03 Wójta Gminy Lutomiersk z dnia 7 października 2003 roku) wchodziły osoby, które nie zostały przeszkolone w zakresie profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych. Powyższy obowiązek wynikał z art.41 ust.4 ustawy z dnia 26 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tekst jednolity z 2002 r. Dz. U. nr 147, poz.1231 ze zm.).
2. W wyniku kontroli wydatkowania środków finansowych pochodzących z opłat za wydawanie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych, z przeznaczeniem, m.in., na wypoczynek dzieci i młodzieży z rodzin dotkniętych problemem alkoholowym należących do Ognisk Wychowania w Trzeźwości funkcjonujących przy Szkołach Podstawowych i Gimnazjum znajdujących się na terenie gminy Lutomiersk oraz na zakup sprzętu sportowego i pomocy naukowych z przeznaczeniem na wyposażenie Ognisk, stwierdzono, co następuje:
- w Urzędzie brak było dokumentów potwierdzających funkcjonowanie i organizację ww. ognisk. Z działalności Ognisk nie były składane żadne sprawozdania, z których wynikałby sposób wykorzystania otrzymanych przedmiotów majątkowych. W okresie objętym kontrolą nie podejmowano działań kontrolnych mających na celu sprawdzenie sposobu wykorzystania przekazanych środków trwałych,
- w przypadku wydatkowania środków finansowych na wyjazdy dzieci w ramach rozliczenia do Urzędu wpływały jedynie faktury potwierdzające dokonanie wydatku. Brak natomiast było dokumentów potwierdzających prawidłowe wykorzystanie środków, w szczególności informacji wskazujących, które z dzieci faktycznie skorzystały z wyjazdu, ilu było uczestników wyjazdów i jakie działania podejmowano w celu realizacji gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych. Nie podano także informacji o przeprowadzeniu na wyjazdach programu terapeutyczno-resocjalizacyjnego.
Postępowanie takie wskazuje na brak należytego nadzoru i kontroli ze strony właściwych merytorycznie pracowników Urzędu w zakresie prawidłowości wykorzystania środków przeznaczonych na prowadzenie działań związanych z profilaktyką i rozwiązywaniem problemów alkoholowych.
Odpowiedzialność za stwierdzone nieprawidłowości ponosi Wójt Gminy.
W zakresie wydatków na realizację zadań powierzonych na podstawie umowy jednostkom spoza sektora finansów publicznych
Przy udzielaniu w 2003 roku dotacji podmiotom nie zaliczonych do sektora finansów publicznych, nie zachowano trybu i zasad określonych przez Radę Gminy Lutomiersk uchwałą nr XVII/157/2000 z dnia 20 kwietnia 2000 roku, podjętą na podstawie art. 118 ust. 3 ustawy o finansach publicznych. W wyniku kontroli dokumentów źródłowych dotyczących przyznania i rozliczenia dotacji udzielonej dla Klubu Sportowego "SOKÓŁ" (w łącznej wysokości 10.000 zł) oraz Salezjańskiego Ośrodka Młodzieżowego "Don Bosco" (w łącznej wysokości 4.000 zł) stwierdzono następujące nieprawidłowości:
- informacja o zbieraniu wniosków i terminie ich składania w Urzędzie nie była podana do publicznej wiadomości w formie zawiadomień na tablicy ogłoszeń w siedzibie Urzędu oraz na tablicach informacyjnych w sołectwach na terenie Gminy, co było wymagane przez § 4 ust. 1 ww. uchwały nr XVII/157/2000;
- wnioski o przyznanie dotacji złożone zostały po ustalonym terminie, tj. po 30 września roku wcześniejszego, co niezgodne było z § 2 ust. 3 ww. uchwały nr XVII/157/2000 (dotyczy wniosków: Klubu Sportowego "SOKÓŁ" z dnia 10.09.2003 roku na kwotę 2.000 zł oraz Ośrodka Młodzieżowego "Don Bosco" z dnia 26.11.2003 roku na kwotę 1.000 zł;
- wnioski złożone przez ww. podmioty nie zostały zaopiniowane przez stosowną Komisję Rady Gminy tj. Komisję Oświaty, Zdrowia i Porządku Publicznego, co nie spełniało wymogów określonych w § 4 ww. uchwały nr XVII/157/2000;
- do wniosków złożonych przez Ośrodek Młodzieżowy "Don Bosco" nie załączono dokumentów wymaganych przez § 3 ust. 1 pkt 8 i ust.2 uchwały nr XVII/157/2000, a mianowicie statutu, pełnomocnictwa do składania oświadczeń woli oraz oświadczeń o posiadaniu uprawnień, wiedzy, doświadczenia i środków finansowych do realizacji zadania. Pomimo ww. braków wnioski te zostały sprawdzone pod względem formalnym przez pracownika Urzędu oraz zaakceptowane przez Wójta Gminy;
- nie dokonywano kontroli realizowanych zadań, o której mowa była w § 8 ww. uchwały nr XVII/157/2000 w zakresie gospodarności i rzetelności wydatkowania środków oraz zgodności wydatkowania dotacji z celem, na który została przyznana (brak protokołów kontroli, czy też innej dokumentacji);
- sprawozdanie z wykonania zawartych umów złożone przez Klub Sportowy "SOKÓŁ" nie zostało sprawdzone pod względem merytorycznym przez wyznaczonego do tego pracownika. W związku z powyższym nie można było stwierdzić, czy dotacje zostały wykorzystane zgodnie z przeznaczeniem i nie podlegały zwrotowi;
- informacja o przyjęciu lub zakwestionowaniu składanych przez ww. podmioty rozliczeń nie była podana do publicznej wiadomości, tj. na tablicy ogłoszeń w Urzędzie Gminy, co nie spełniało wymogów określonych w § 8 ust. 7 ww. uchwały nr XVII/157/2000. Ponadto, kontrolującym nie przedłożono dokumentu potwierdzającego przyjęcie rozliczeń przez Wójta Gminy.
Odpowiedzialność za stwierdzone nieprawidłowości ponosi Wójt Gminy oraz pracownicy Urzędu w zakresie powierzonych im obowiązków, szczegółowo wskazani w protokole kontroli.
W zakresie wydatków osobowych
1. Stwierdzono 2 przypadki przeszeregowania pracowników pracujących w Urzędzie Gminy na stanowiska, dla których nie spełniali oni wymogów kwalifikacyjnych (brak wyższego wykształcenia).
2. Stwierdzono wypłacanie na rzecz radcy prawnego, zatrudnionego na 1 etatu, dodatku koordynacyjnego w wysokości 15% wynagrodzenia zasadniczego. Dodatek koordynacyjny wypłacany był na podstawie przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 sierpnia 1992 roku o dodatkowym wynagrodzeniu radców prawnych (Dz. U. nr 64 , poz. 329 z późn. zm.), które zostało uchylone z dniem 15 września 1997 roku.
3. Na podstawie kart wynagrodzeń prowadzonych w latach 2003-2005 dla pracowników Urzędu stwierdzono przypadki wypłacania dodatku za wieloletnią pracę, w podwyższonej o 1% wysokości, o miesiąc za wcześnie, niezgodnie z § 11 ust.5 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 33, poz. 264 ze zm.).
4. W okresie objętym kontrolą dodatek specjalny wypłacany był dla Wójta Gminy w wyższej wysokości niż wynikało to z uchwał Rady Gminy ustalających wynagrodzenie dla Wójta. Spowodowało to zawyżenie wynagrodzenia Wójta Gminy wypłaconego za okres styczeń 2003 roku – styczeń 2004 roku o kwotę 2.132 zł. Ponadto, kontrolujący stwierdzili zaniżenie o kwotę 38 zł dodatku funkcyjnego wypłaconego za styczeń 2003 roku. W trakcie trwania kontroli RIO w Łodzi, w dniu 28 lipca 2005 roku, dokonano potrąceń nadpłaconego wynagrodzenia dla Wójta Gminy.
5. W wyniku kontroli stwierdzono nieprawidłowe ustalenie okresów pracy uprawniających do nagrody jubileuszowej dla jednego pracownika. Nagroda za 20 lat pracy przyznana została pismem z dnia 6 grudnia 2003 roku, w którym nie wskazano daty nabycia prawa do nagrody. Z wyjaśnień złożonych przez inspektora ds. kadrowych wynikało, że prawo do nagrody za 20 lat pracy ustalone zostało z dniem 22 lipca 2003 roku. W aktach osobowych pracownika brak było dokumentów poświadczających zakończone okresy zatrudnienia tj. świadectw pracy. Okres uprawniający do nabycia nagrody wyliczony został w oparciu o zaświadczenie nr 11/2003 z dnia 24 listopada 2003 roku o zatrudnieniu w Łódzkiej Spółdzielni Mleczarskiej, pomimo że stosunek pracy nie wygasł. Postępowanie takie niezgodne było z § 12 ust. 1 ww. rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich, zgodnie z którym - do okresu pracy uprawniającego do nagrody jubileuszowej wlicza się wszystkie poprzednie zakończone okresy zatrudnienia oraz inne okresy, jeżeli z mocy odrębnych przepisów podlegają one wliczeniu do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze. Kwota wypłaconej nagrody wynosiła 1.850 zł.
6. Stwierdzono przypadek wypłaty nagrody jubileuszowej z kilkumiesięcznym opóźnieniem, co było niezgodne z § 12 ust.5 ww. rozporządzenia z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich, stosownie, do którego - nagroda jubileuszowa powinna być wypłacona niezwłocznie po nabyciu do niej przez pracownika prawa.
7. W wyniku kontroli wypłat z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego stwierdzono przypadki, w których wysokość wynagrodzenia została ustalona niezgodnie z art.4 ust.1 ustawy z dnia 12 grudnia 1997 roku o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników sfery budżetowej (Dz. U. nr 160, poz. 1080 z późn. zm.). Zgodnie ze wskazanym przepisem, wynagrodzenie roczne ustala się w wysokości 8,5% sumy wynagrodzenia za pracę otrzymanego przez pracownika w ciągu roku kalendarzowego, za który przysługuje to wynagrodzenie, uwzględniając wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, a także wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy oraz wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy przysługujące pracownikowi, który podjął pracę w wyniku przywrócenia do pracy. W dwóch wypadkach zaniżono kwotę należnej wypłaty, odpowiednio o 6,63 zł i 3,08 zł oraz w trzech wypadkach zawyżono wypłatę, odpowiednio o 28,63 zł, 231,26 i 164,05 zł. Ponadto, w 2005 roku nie wypłacono nagrody należnej w wysokości 759,39 zł dla pracownika zatrudnionego na stanowisku referenta, pomimo tego, że okres zatrudnienia ww. pracownika w Urzędzie był wystarczający do nabycia prawa do nagrody. W trakcie trwania kontroli RIO w Łodzi, w dniu 28 lipca 2005 roku, dokonano wyrównania i potrąceń niewłaściwie wypłaconego wynagrodzenia z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2004 rok dla obecnych pracowników Urzędu Gminy.
8. Na podstawie kart wynagrodzeń pracowników, którzy zakończyli pracę w Urzędzie w ciągu roku stwierdzono, że dodatkowe wynagrodzenie roczne wypłacane było w momencie odejścia z pracy. W jednym przypadku stwierdzono, że pracownikowi, który zakończył pracę w Urzędzie z dniem 31 stycznia 2004 roku dodatkowe wynagrodzenie roczne za miesiąc pracy w wysokości 136,99 zł nie zostało wypłacone. Wypłaty dokonano w trakcie trwania kontroli RIO w Łodzi.
9. Stwierdzono ponadto, że osobom zatrudnianym w ramach robót publicznych nie wypłacano dodatkowego wynagrodzenia rocznego, pomimo, iż okresy ich pracy były wystarczające do nabycia prawa do nagrody. Postępowanie takie naruszało art. 2 i art. 5 ust. 2 ww. ustawy o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników sfery budżetowej.
10. W latach 2003-2004 odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych nie były przekazywane w terminach wynikających z art. 6 ust.2 z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity z 1996 r., Dz. U. nr 70, poz. 335 ze zm.), tj. do dnia 31 maja danego roku w wysokości wynoszącej co najmniej równowartość 75% wartości odpisu oraz do 30 września w pozostałej części. Odpowiedzialność za terminowe przekazywanie środków na rachunek funduszu ponosi Wójt Gminy.
11. Stwierdzono przypadki nie podawania przy rozliczaniu poleceń wyjazdu służbowego godzin przyjazdu i wyjazdu oraz przypadki wystawiania poleceń wyjazdu przez osoby bez stosownego upoważnienia kierownika Urzędu do dokonywania tych czynności.
12. Rozliczenie poleceń wyjazdu służbowego nr nr 389/2003, 386/2003, 390/2003, 334/2004, 327/2004, 357/2004, 373/2004 nie odpowiadało terminowi, jaki obejmowało oddelegowanie.
13. Dokonywane zapisy w rejestrze wyjazdów służbowych nie odpowiadały danym zawartym na poleceniach wyjazdu służbowego pod względem daty (nr 364/2003) lub nie uwzględniały wszystkich wystawionych delegacji (nr 328/2004 z dnia 5 listopada 2004 roku). Ponadto, w prowadzonym rejestrze w wielu pozycjach nie wskazywano czasu trwania delegacji, miejscowości docelowej, celu podróży, jak i potwierdzenia odbioru druku.
14. Stwierdzono przypadki niewłaściwego rozliczenia kosztów podróży służbowej, o dotyczyło delegacji nr 352/2004 i nr 353/2004, poprzez wpisanie kosztów w kwocie innej niż wynikająca z załączonych biletów tj. 30,78 zł, zamiast 28,38 zł.
Odpowiedzialność za nieprawidłowości dotyczące ponoszonych wydatków na wynagrodzenia ponosi Wójt Gminy, kierownik Referatu Organizacyjno - Samorządowego, inspektor ds. kadr, inspektor w Referacie Budżetu i Finansów, w zakresie szczegółowo wskazanym w protokole kontroli.
W zakresie stosowania ustawy o zamówieniach publicznych
1. Zawarcie w dniu 15 grudnia 2004 roku umowy nr 303/2389/ 2004 w sprawie zaciągnięcia kredytu długoterminowego w wysokości 700.000,00 zł nie zostało poprzedzone przeprowadzeniem postępowania wymaganego przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz. 177 ze zm.). Umowa zawarta została przez Wójta Gminy w dniu 15 grudnia 2004 roku.
2. Pomimo braku zabezpieczenia środków finansowych w budżecie Gminy na zakup autobusu przystosowanego do przewozu osób niepełnosprawnych w kwocie 360.510,00 zł, Wójt Gminy nie unieważnił postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, czym naruszył art. 93 ust. 1 pkt 4 ustawy Prawo zamówień publicznych. Umowa zawarta została w dniu 20 stycznia 2005 roku.
W zakresie ewidencji majątkowej i przeprowadzenia inwentaryzacji
1. Księgi inwentarzowe pozostałych środków trwałych w używaniu nie spełniały wymogów określonych dla ksiąg rachunkowych, a mianowicie nie zostały opieczętowane i przesznurowane.
2. W wyniku kontroli stwierdzono, że ujęte w ewidencji analitycznej wartości umorzeń pozostałych środków trwałych w używaniu (księga Pu-K-207) oraz wartości niematerialnych i prawnych (księga K-205) nie były zgodne z zapisami strony Ma konta 072. Wartość wykazanego na koncie 072 umorzenia w latach 2003-2004 została zaniżona o kwotę 429,60 zł i powinna wynosić odpowiednio: 132.661,50 zł w 2003 roku i 187.553,59 zł w 2004 roku. Powyższe nieprawidłowości wskazują na brak lub niewłaściwe dokonywanie uzgodnień ewidencji analitycznej z syntetyczną.
3. Środkom trwałym oraz pozostałym środkom trwałym w używaniu nie nadano numerów inwentarzowych. Ponadto, w księgach inwentarzowych dotyczących pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych nie zamieszczono numerów inwentarzowych poszczególnych grup rodzajowych środków trwałych oraz pozycji i numeru księgowego stanowiącego podstawę dokonania zapisu. Zapisy dokonywane w księdze inwentarzowej pozostałych środków trwałych nie zawsze umożliwiały ustalenie osób i komórek organizacyjnych, którym składniki oddane zostały do używania.
4. W ewidencji księgowej nie ujęto nieruchomości gruntowych, stanowiących własność Gminy Lutomiersk. Nie zaprowadzono takiej ewidencji, mimo dokonywania sprzedaży nieruchomości będących własnością Gminy, w tym także gruntów. Pomimo wystawiania, na podstawie decyzji komunalizacyjnych, przez Referat Gospodarki Komunalnej i Lokalowej dokumentów OT - przyjęcia środka trwałego (bez daty i numeru) oraz przekazywania ich do Referatu Budżetu i Finansów, w urządzeniach księgowych nie zaewidencjonowano operacji związanych z nabywaniem nieruchomości, co w rezultacie spowodowało zaniżenie stanu konta 011. Postępowanie takie stanowiło naruszenie art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym - do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należało wprowadzić, w postaci zapisu każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Ponadto, sytuacja ta spowodowała wykazanie w bilansach sporządzonych na koniec lat 2003-2004 dla Urzędu jako jednostki po stronie aktywów w pozycji II.1.1. Grunty kwoty 41.780 zł, która nie była zgodna ze stanem faktycznym, wynikającym z dokumentów źródłowych. Postępowanie takie oznaczało, że stosowane przez jednostkę zasady rachunkowości nie pozwalały na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej oraz finansowej jednostki, co naruszało art. 4 ust. 1 ustawy rachunkowości.
5. Stwierdzono przypadki nie prowadzenia na bieżąco ewidencji środków trwałych, o czym świadczyło, m.in.: odnotowanie w niej na dzień 31 sierpnia 2003 roku wartości 25.048,95 zł związanej z nieodpłatnym przekazaniem samochodu w dniu 5 maja 2003 roku oraz odnotowanie w dniu 30 listopada 2004 roku przyjęcia na stan środków trwałych otrzymanego w dniu 31 marca 2004 roku sprzętu komputerowego na łączną kwotę 9.026,17 zł. Postępowanie takie nie spełniało wymogu art.16d ust.2 ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity z 2000 r. Dz. U. nr 54, poz. 564 ze zm.), zgodnie z którym - składniki majątku powinny być wprowadzone do ewidencji najpóźniej w miesiącu przekazania ich do użytkowania. Ponadto każde zdarzenie, które nastąpiło w okresie sprawozdawczym powinno być wprowadzone w postaci zapisu do ksiąg rachunkowych danego okresu sprawozdawczego zgodnie z ich treścią ekonomiczną, stosownie do art. 4 i art. 20 ustawy o rachunkowości.
6. Wysokość stawki procentowej przyjętej do naliczenia rocznych stawek amortyzacyjnych dla środków trwałych należących do grupy II (zaklasyfikowanych pod numerem 210 jako sieć wodociągowa) była niezgodna z wykazem rocznych stawek amortyzacyjnych stanowiącym załącznik nr 1 do ww. ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, zmienionej z dniem 1 stycznia 2003 roku ustawą z dnia 27 lipca 2002 roku opublikowaną w Dz. U. nr 141, poz. 1179. Na podstawie kart prowadzonych dla poszczególnych środków trwałych stwierdzono, że dla wodociągów przyjętych na stan środków trwałych w okresie 2001-2004 stawka amortyzacyjna zaniżona została o 0,5% i wynosiła ona 4%.
7. Niewłaściwie ewidencjonowano przychody i rozchody środków trwałych, poprzez, m.in.: nie wystawianie odpowiedniego do rodzaju rozchodu środka druku PT oraz wystawianie niekompletnych dowodów OT. Działanie takie było niezgodne z postanowieniami § 29 pkt 2 Instrukcji obiegu dokumentów księgowych dla Urzędu Gminy Lutomiersk.
8. Na rachunkach dotyczących zakupu środków trwałych i wyposażenia nie wskazywano działu, konta i pozycji księgi inwentarzowej, pod którą dany przedmiot został zaewidencjonowany.
9. W okresie od stycznia 2003 roku do 30 czerwca 2005 roku przyjęto na stan środków trwałych tylko 1 inwestycję, pomimo, że w okresie tym inwestycje były realizowane, zakończone i rozliczone. Ponadto, w oparciu o ewidencję księgową tj. karty kontowe 080 – inwestycje (środki trwałe w budowie) stwierdzono, że w wielu przypadkach na kontach analitycznych prowadzonych dla poszczególnych inwestycji obroty nie były wykazywane od kilku lat, co wskazuje na wystąpienie sytuacji, w której na kontach analitycznych 080 zaewidencjonowane są inwestycje, które zostały zakończone w poprzednich latach. Zgodnie z art.16d ust.2 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych - składniki majątku powinny być wprowadzone do ewidencji najpóźniej w miesiącu przekazania ich do użytkowania. Stosownie, natomiast do zasad funkcjonowania konta 080, określonych w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych - konto 080 służy do ewidencji kosztów inwestycji rozpoczętych oraz rozliczenia kosztów inwestycji na uzyskane efekty. Saldo Wn konta 080 wykazane na koniec każdego roku powinno stanowić jedynie koszty inwestycji nie zakończonych. Wskazać należy, że zgodnie z przepisami ww. rozporządzenia Ministra Finansów - przychody nowych lub używanych środków trwałych pochodzących z zakupu gotowych środków trwałych lub inwestycji oraz wartość ulepszeń zwiększających wartość początkową środków trwałych winny być ujęte na stronie Wn konta 011 w księgach rachunkowych jednostki danego roku, w którym zostały osiągnięte. Ponadto, stosownie do art.20 ustawy o rachunkowości, każde zdarzenie, które nastąpiło w okresie sprawozdawczym, powinno być wprowadzone w postaci zapisu do ksiąg rachunkowych danego okresu sprawozdawczego zgodnie z jego treścią ekonomiczną.
Stosownie do zapisów art.4 ust. 2 ustawy o rachunkowości - operacje gospodarcze winny być ujmowane w księgach rachunkowych i wykazywane w sprawozdaniu finansowym, zgodnie z ich treścią ekonomiczną. W związku z powyższym wykazane w bilansach Urzędu - sporządzonych na koniec lat 2003-2004 - stany poszczególnych aktywów (środków trwałych i inwestycji w toku) nie były zgodne ze stanem rzeczywistym. Sytuacja taka wynikała, w szczególności, z braku przepływu dokumentów (informacji) pomiędzy poszczególnymi referatami Urzędu oraz z braku kontroli ze strony służb finansowych Urzędu Gminy, co do wartości wykazywanych w ewidencji księgowej. Instrukcja obiegu dokumentów finansowych obowiązująca w Urzędzie nie regulowała terminów przekazywania do służb finansowych dokumentów dotyczących poszczególnych operacji gospodarczych. Omówione wyżej nieprawidłowości wskazują na fakt, że stosowane przez jednostkę zasady rachunkowości nie pozwalają na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej, a księgi rachunkowe nie były prowadzone rzetelnie, zgodnie z wymogiem wynikającym z art.4 ust.1 i art.24 ust.2 ustawy o rachunkowości.
Zgodnie z unormowaniami zawartymi w art.4 ust.5 ustawy o rachunkowości, odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków wynikających z tej ustawy, w tym z tytułu nadzoru - ponosi kierownik jednostki (Wójt Gminy).
W zakresie prawidłowości przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji
W wyniku kontroli dokumentacji źródłowej dotyczącej inwentaryzacji przeprowadzonej w 2003 roku stwierdzono, co następuje:
1. W instrukcji inwentaryzacyjnej wprowadzonej zarządzeniem nr 34/2001 Wójta Gminy Lutomiersk z dnia 28 grudnia 2001 roku nie określono ani metody, ani częstotliwości przeprowadzania inwentaryzacji akcji i udziałów.
2. W skład Komisji inwentaryzacyjnej powołani byli także pracownicy nie zajmujący stanowisk kierowniczych w Urzędzie bądź w jednostkach organizacyjnych Gminy, co niezgodne było z postanowieniami § 4 ww. Instrukcji inwentaryzacyjnej.
3. W zarządzeniu nr 1/2003 Wójta Gminy z dnia 21 listopada 2003 roku w sprawie powołania Komisji inwentaryzacyjnej, określenia zakresu i terminu inwentaryzacji nie wyszczególniono rodzaju składników majątkowych, które mają być objęte inwentaryzacją oraz nie określono metod jej przeprowadzenia w stosunku do poszczególnych składników majątku. Wskazano jedynie na przeprowadzenie inwentaryzacji składników majątkowych metodą pełnej inwentaryzacji okresowej. W ustawie o rachunkowości brak rozróżnień (nazwy) dotyczących pełnej inwentaryzacji. Ponadto w przedmiotowym zarządzeniu nie wskazano terminu przeprowadzenia spisu.
4. Przed rozpoczęciem spisu osoby materialnie odpowiedzialne za całość i stan składników majątkowych objętych spisem nie złożyły oświadczeń stwierdzających, że wszystkie zrealizowane dowody przychodu i rozchodu składników majątku zostały ujęte w ewidencji oraz przekazane do księgowości, co było wymagane przez § 5 ust. 7 ww. Instrukcji inwentaryzacyjnej.
5. Arkusze spisowe nie stanowiły druków ścisłego zarachowania. Ponadto, nie wskazywano na nich osób materialnie odpowiedzialnych.
6. Wypełniając arkusze spisu z natury nie wskazywano numerów inwentarzowych środków trwałych i pozostałych środków trwałych, co nie spełniało wymogu wynikającego z § 5 ust. 17 ww. Instrukcji.
7. W czasie trwania inwentaryzacji Przewodnicząca Komisji nie przeprowadzała wyrywkowej kontroli przebiegu spisu, co było wymagane przez § 8 ust. 1 ww. Instrukcji inwentaryzacyjnej. Stosownie do zapisów zawartych w § 8 Instrukcji - dowodem przeprowadzenia kontroli spisu jest protokół oraz podpis w rubryce "uwagi", oznaczający sprawdzone pozycje.
8. Przeprowadzona na koniec 2003 roku metodą weryfikacji inwentaryzacja rzeczowych aktywów trwałych, tj. środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, a także umorzeń z nimi związanych nie stwierdziła różnic związanych z wykazaniem na koncie 072 zaniżonego stanu umorzenia wartości niematerialnych i prawnych oraz pozostałych środków trwałych w używaniu. Ponadto, przeprowadzona w drodze weryfikacji inwentaryzacja środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, tj. gruntów nie wykazała różnic wynikających z porównania dokumentów źródłowych (tj. decyzji komunalizacyjnych, druków OT) ze stanem środków trwałych (konto 011 grupa O – grunty) ujętym w ewidencji księgowej. Wskazuje to na nierzetelne przeprowadzenie inwentaryzacji w powyższym zakresie. Stosownie do zapisów § 7 ust. 4 Instrukcji inwentaryzacyjnej, inwentaryzacja aktywów i pasywów w drodze weryfikacji polegać powinna m.in. na ustaleniu ich realności przez porównanie z właściwymi dowodami.
W wyniku kontroli dokumentów źródłowych dotyczących inwentaryzacji stwierdzono także nie przeprowadzenie inwentaryzacji posiadanych udziałów oraz rozpoczętych inwestycji. Brak było protokołu weryfikacji salda kont 030 - finansowy majątek trwały i 080 – inwestycje, co wymagane było przez § 7 ust. 4 Instrukcji inwentaryzacyjnej.
Stosownie do zapisów § 7 ust. 2 Instrukcji inwentaryzacyjnej - kontrola prawidłowości przeprowadzonej weryfikacji wykonywana powinna być przez bezpośredniego przełożonego pracownika dokonującego weryfikacji stanów ewidencyjnych, tj. przez Skarbnika Gminy.
Odpowiedzialność za prawidłowe ustalenie zasad prowadzenia rachunkowości oraz wypełnianie obowiązków wynikających z ustawy o rachunkowości, w tym w zakresie, ewidencjonowania i wyceny majątku oraz jego inwentaryzacji, ponosi kierownik jednostki (Wójt Gminy).
Zawiadamiając o powyższych nieprawidłowościach proszę Pana Wójta o podjęcie działań mających na celu ich usunięcie oraz zapobieżenie ich występowaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Uaktualnić obowiązujący w jednostce Regulamin organizacyjny, uwzględniając faktyczną strukturę organizacyjną Urzędu.
2. Podejmować kontrole wobec podległych jednostek organizacyjnych – w zakresie wyznaczonym przez art.127 ustawy o finansach publicznych.
3. Ustalić procedury kontroli finansowej w zakresie określonym w art.35a ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych, uwzględniając standardy kontroli finansowej, o których mowa w art.35o ust.1 pkt 1 ww. ustawy (standardy kontroli finansowej ogłoszone zostały w Komunikacie nr 1 Ministra Finansów z dnia 30 stycznia 2003 roku w sprawie ogłoszenia "Standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych" - Dz. Urz. Min. Fin. nr 3, poz. 13). Procedury kontroli finansowej powinny objąć procesy związane z pobieraniem i gromadzeniem dochodów, zaciąganiem zobowiązań, dokonywaniem wydatków oraz gospodarowaniem mieniem.
4. Dokonać analizy zakresów czynności pracowników w kontekście wykonywanych przez nich obowiązków z zakresu gospodarki finansowej.
5. Zapewnić przestrzeganie ustalonych procedur kontroli finansowej. Mając na uwadze stwierdzone w wyniku kontroli nieprawidłowości szczególną uwagę zwrócić na zagadnienia związane z zaciąganiem zobowiązań oraz z ewidencją majątku i jego inwentaryzacją.
6. Ustalić regulamin premiowania (tj. zasady wypłacania i przyznawania premii) w oparciu o aktualnie obowiązujące przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 roku w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 146, poz. 1223).
7. Uzupełnić dokumentację opisującą przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości, zgodnie z wymogami wynikającymi z art.10 ust.1 pkt 3 i pkt 4 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości. W szczególności - określić zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz zasady powiązania kont ksiąg pomocniczych z kontami księgi głównej, opisać system przetwarzania danych (w tym przy użyciu komputera) oraz określić zasady ochrony danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.
8. Zapewnić należytą ochronę danych przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych za pomocą komputera, zgodnie z wymogami wynikającymi z art.71 ust.2 ustawy o rachunkowości.
9. Uzupełnić zakładowy plan kont dla Urzędu Gminy (jednostki) o konta: 401 i 761 służące do księgowania operacji gospodarczych dotyczących amortyzacji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.
10. Księgi rachunkowe prowadzone w Urzędzie oznaczać zgodnie z wymogami określonymi w art.13 ust.4 ustawy o rachunkowości. Stosownie do powołanego przepisu - księgi rachunkowe, z uwzględnieniem techniki ich prowadzenia, powinny być: 1) trwale oznaczone nazwą (pełną lub skróconą) jednostki, której dotyczą (każda księga wiązana, każda luźna karta kontowa, także jeżeli mają one postać wydruku komputerowego lub zestawienia wyświetlanego na ekranie monitora komputera), nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej oraz nazwą programu przetwarzania; 2) wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia; przechowywane starannie w ustalonej kolejności.
11. W przypadku stosowania programu komputerowego przy pomocy, którego prowadzone są poszczególne rodzaje ksiąg rachunkowych zapewnić automatyczną kontrolę przenoszenia obrotów lub sald, zgodnie z wymogiem art.13 ust.5 ustawy o rachunkowości.
12. Przy rejestracji zapisów księgowych dokonywanych w księgach prowadzonych przy użyciu komputera stosować odpowiednie procedury chroniące zapisy przed ich zniszczeniem lub modyfikacją, stosownie do wymogów ustawy o rachunkowości (art.23 ust.1 ustawy).
13. Nie dokonując na koniec roku wydruku ksiąg rachunkowych prowadzonych przy użyciu komputera zapewnić przenoszenie ich treści na inny komputerowy nośnik danych, zapewniający trwałość zapisów informacji przez czas wymagany przepisami ustawy o rachunkowości (art.13 ust.6 ustawy o rachunkowości).
14. Przestrzegać art.18 ust.1 ustawy o rachunkowości - w zakresie obowiązku sporządzania zestawień obrotów i sald kont księgi głównej. Zestawienia sporządzać zgodnie z wymogami określonymi we wskazanym przepisie.
15. Zaprowadzić konto bilansowe dla Urzędu 226 – długoterminowe należności finansowe, w celu ewidencjonowania na nim operacji gospodarczych, związanych, m.in., z ustanowieniem hipoteki przymusowej oraz konta pozabilansowe: 998 - zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego i 999 - zaangażowanie wydatków budżetowych lat przyszłych, stosownie do postanowień zakładowego planu kont oraz przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. W sporządzanych sprawozdaniach budżetowych wykazywać dane zgodne z ewidencją prowadzoną na wskazanych kontach.
16. Dokonywać uzgodnień danych zawartych w ewidencji analitycznej z ewidencją syntetyczną, zgodnie z art.16 ust.1 ustawy o rachunkowości.
17. Zapewnić prowadzenie ewidencji księgowej w sposób, który pozwoli na wyodrębnienie zobowiązań wymagalnych na potrzeby sprawozdawczości dotyczącej długu publicznego, zgodnie z wymogami wynikającymi z § 12 ust.1 pkt 5 i ust.2 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
18. Zapewnić prowadzenie ksiąg rachunkowych w sposób rzetelny, sprawdzalny, bezbłędny i bieżący, zgodnie z art.24 ust.1 ustawy o rachunkowości.
19. Przestrzegać zasad ewidencjonowania poszczególnych zdarzeń gospodarczych określonych w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych oraz w postanowieniach zakładowego planu kont, w szczególności, należne udziały w podatku dochodowym od osób fizycznych ujmować na kocie 224 – rozrachunki budżetu.
20. Przestrzegać art.20 ust.1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym - do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić w postaci zapisu każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.
21. Zapisów w księgach rachunkowych dokonywać na podstawie dowodów źródłowych stwierdzających dokonanie operacji gospodarczej, stosownie do postanowień art.20 ust.2 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z art.20 ust.3 pkt 1 ww. ustawy - podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione.
22. Zapewnić dokonywanie dekretacji na dowodach księgowych, stosownie do wymogu wynikającego z art.21 ust.1 pkt 6 ustawy o rachunkowości.
23. Zapewnić należytą kontrolę w zakresie rzetelności sporządzanych raportów kasowych.
24. Ujmować wpłaty i wypłaty gotówkowe w księgach rachunkowych w tym samym dniu, w którym zostały dokonane oraz prowadzić raporty kasowe w sposób zapewniający ciągłość zapisów, zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości.
25. Egzekwować składanie podpisów przez wystawcę oraz osobę pobierającą gotówkę z kasy na zastępczych dowodach kasowych KW, zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 5 ustawy o rachunkowości.
26. Na dowodach stanowiących podstawę dokonania wypłaty zamieszczać datę odbioru gotówki, zgodnie z § 15 ust. 3 Instrukcji obiegu dokumentów.
27. Sprawozdanie budżetowe Rb-27S - sprawozdanie z wykonania planu dochodów jednostki samorządu terytorialnego w zakresie wykazywanych skutków finansowych udzielonych przez gminę ulg, zwolnień, umorzeń odroczeń sporządzać zgodnie z postanowieniami Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 32 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 19 sierpnia 2005 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 170, poz. 1426). Skutki te wykazywać za dany okres sprawozdawczy.
28. Skorygować sprawozdania Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych i Rb-PDP z wykonania podstawowych dochodów podatkowych za lata 2003-2004 w zakresie dotyczącym wykazanych skutków finansowych wynikających z udzielonych ulg, odroczeń, umorzeń i zwolnień. Poprawione sprawozdania przekazać RIO w Łodzi.
29. W sprawozdaniach budżetowych Rb-28S - z wykonania planu wydatków budżetowych jednostki samorządu terytorialnego oraz Rb-NDS o nadwyżce/deficycie jednostki samorządu terytorialnego, wykazywać dane zgodne z prawidłowo prowadzoną ewidencją księgową, stosownie do postanowień § 9 ust.2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej. Dane zgodne z ewidencją księgową wykazywać także w sprawozdaniach bilansowych z wykonania budżetu Gminy Lutomiersk.
30. Przestrzegać zasad dotyczących przeksięgowań sald konta 961, określonych w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych oraz w postanowieniach zakładowego planu kont dla budżetu gminy, stanowiącego załącznik nr 3b do zarządzenia nr 33/2001 Wójta Gminy Lutomiersk z dnia 28 grudnia 2001 roku.
31. W bilansach sporządzanych dla Urzędu jako jednostki w informacjach uzupełniających poprawnie wskazywać kwoty dotyczące umorzenia wartości niematerialnych i prawnych.
32. Zapewnić kontrasygnowanie czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych przez Skarbnika Gminy lub osobę przez niego upoważnioną, zgodnie z art.46 ust.3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym.
33. Wydatków budżetowych dokonywać w granicach kwot określonych w planie finansowym, z uwzględnieniem prawidłowo dokonanych przeniesień, stosownie do art.129 ust.1 w zw. z art.92 pkt 3 ustawy o finansach publicznych.
34. Zaciągać zobowiązania w granicach ustalonych w uchwale budżetowej kwotach wydatków, w ramach upoważnień udzielonych przez radę gminy, zgodnie z art.60 ust.2 pkt 1 ustawy o samorządzie gminnym.
35. Wprowadzić nowy bądź udoskonalić posiadany program komputerowy służący do prowadzenia ewidencji podatków, który pozwalałby sporządzać wydruki przedstawiające niezmienione informacje dotyczące zapisów dokonanych w księgach rachunkowych pomimo ich zamknięcia na koniec danego roku, zgodnie z wymogami przepisów ustawy o rachunkowości.
36. Jeżeli deklaracja podatkowa nie została przez podatnika złożona pomimo takiego obowiązku, żądać złożenia wyjaśnień w sprawie przyczyn jej nie złożenia lub wezwać do jej złożenia, na podstawie art.274a § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa.
37. Zapewnić dokonywanie czynności sprawdzających w zakresie składanych deklaracji podatkowych - w oparciu o art.272 ustawy Ordynacja podatkowa. W przypadku stwierdzenia błędów rachunkowych lub innych oczywistych omyłek, wypełnienia deklaracji niezgodnie z ustalonymi wymaganiami, jak również w sytuacji wątpliwości co do poprawności złożonej deklaracji, podejmować działania w oparciu o art.274 i art.274a § 2 ww. ustawy.
38. Zapewnić wydawanie i doręczanie decyzji podatkowych w terminach umożliwiających podatnikowi zapłatę podatku w ustawowo określonym terminie płatności podatku (lub jego raty).
39. Egzekwować odsetki z tytułu nieterminowej zapłaty podatków. Przestrzegać przepisu art. 55 § 2 ustawy Ordynacja podatkowa, zobowiązującego organ podatkowy - jeżeli wpłata dokonana przez podatnika nie pokrywa kwoty zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę - do proporcjonalnego zaliczania dokonanej wpłaty na poczet kwoty zaległości podatkowej oraz kwoty odsetek za zwłokę w stosunku, w jakim, w dniu wpłaty, pozostaje kwota zaległości podatkowej do kwoty odsetek za zwłokę.
40. Dokonywać systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązań pieniężnych zgodnie z § 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
41. Bieżąco i terminowo podejmować czynności windykacyjne wobec podatników zalegających z uiszczaniem zobowiązań podatkowych, w oparciu o przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 110, poz. 968 ze zm.) oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
42. W wydawanych decyzjach dotyczących umorzenia zaległości podatkowej zamieszczać uzasadnienie faktyczne. Zgodnie z art.210 § 1 pkt 6 i art. 210 § 4 ustawy Ordynacja podatkowa, uzasadnienie faktyczne decyzji zawierać powinno, w szczególności, wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, którym dał wiarę oraz przyczyn, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności.
43. Decyzje dotyczące udzielenia ulgi w zapłacie podatku wydawać po dokładnym wyjaśnieniu stanu faktycznego sprawy, do czego zobowiązują organ podatkowy art.122 i art. 187 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa. W wyniku przeprowadzonego postępowania podatkowego należy ustalić istnienie (lub nie) ustawowo określonych przesłanek warunkujących podjęcie danego rozstrzygnięcia (np. w odniesieniu do umorzenia zaległości podatkowej przesłanki stanowią ważny interes podatnika lub interes publiczny). Jednocześnie, RIO w Łodzi zwraca uwagę na istotne zmiany wprowadzone z dniem 1 września 2005 roku do ustawy Ordynacja podatkowa w zakresie zasad udzielania ulg w zapłacie podatku, na mocy ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o zmianie ustawy - Ordynacja podatkowa oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz. U. nr 143, poz.1199).
44. W decyzjach dotyczących umorzenia zaległości podatkowych wskazywać kwotę podlegających umorzeniu odsetek.
45. Ulgi z tytułu nabycia gruntów na utworzenie nowego lub powiększenie istniejącego gospodarstwa rolnego stosować od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym podatnika złożył wniosek, zgodnie z art. 13d ust. 3 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym.
46. Ewidencję upomnień prowadzić zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
47. Pozostawiać w aktach spraw jeden egzemplarz upomnienia, zgodnie z § 4 ust. 1 ww. rozporządzenia.
48. Przy dokonywaniu sprzedaży nieruchomości w trybie przetargowym przestrzegać art.35 ust.2 pkt 12 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami, zobowiązującego do wskazania w wykazie nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży terminu do złożenia wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości na podstawie art. 34 ust. 1 pkt 1 i pkt 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami oraz art.38 ust.2 ww. ustawy określającego terminy podania do publicznej wiadomości ogłoszenia o przetargu.
49. Przestrzegać terminu zwracania wpłaconego wadium, określonego przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 roku w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. nr 207, poz. 2108).
50. Sporządzać i podawać do publicznej wiadomości wykazy nieruchomości przeznaczonych do oddania w dzierżawę, zgodnie z art.35 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
51. Podjąć działania zmierzające do ustalenia przez Radę Gminy zasad wynajmowania lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy oraz wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem Gminy obejmującego, w szczególności zasady polityki czynszowej, w oparciu o art.21 ust.1 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 roku o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego.
52. Przy wydawaniu zezwoleń na zajęcie pasa drogowego przestrzegać procedury poprzedzającej wydanie decyzji, określonej przez przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 1 czerwca 2004 roku w sprawie określenia warunków udzielania zezwoleń na zajęcie pasa drogowego. Ponadto, stosownie do art. 40 ust. 8 ustawy z dnia 21 marca 1985 roku o drogach publicznych (tekst jednolity z 2004 r., Dz. U. nr 204, poz. 2086 ze zm.) wysokość stawek opłat za zajęcie pasa drogowego dróg gminnych na cele niezwiązane z potrzebami zarządzania drogami i potrzebami ruchu drogowego ustalać zgodnie z uchwałą nr XVI/128/2004 Rady Gminy Lutomiersk z dnia 8 marca 2004 roku oraz zmieniającą ją uchwałą nr XXIX/216/2005 z dnia 14 marca 2005 roku.
53. W przypadku nieterminowego regulowania opłat za zajęcie pasa drogowego naliczać i egzekwować odsetki ustawowe, zgodnie z art.40d ust.1 ustawy o drogach publicznych.
54. Przestrzegać art. 41 ust. 4 ustawy z dnia 26 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi, w zakresie przeprowadzania szkoleń dla członków Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych.
55. Zapewnić przeprowadzanie kontroli ze strony merytorycznie właściwych pracowników Urzędu, co do prawidłowości wykorzystania środków przeznaczonych na prowadzenie działań związanych z profilaktyką i rozwiązywaniem problemów alkoholowych.
56. Przy zlecaniu zadań i udzielaniu dotacji, na rzecz organizacji pozarządowych, na cele publiczne związane z realizacją zadań jednostki samorządu terytorialnego stosować przepisy ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. nr 96, poz. 873 ze zm.). Natomiast w przypadku zlecania zadań publicznych innych niż określone w ww. ustawie, dotacji udzielać w trybie określonym przez organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego, na podstawie art. 118 ust. 2 ustawy o finansach publicznych (w brzmieniu obowiązującym od dnia 1 stycznia 2004 roku), tj. zgodnie z uchwałą nr XVIII/142/2004 Rady Gminy Lutomiersk z dnia 28 czerwca 2004 roku.
57. Przy ustalaniu wynagrodzeń dla pracowników przestrzegać przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 roku w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostach powiatowych i urzędach marszałkowskich. Zapewnić staranne przygotowywanie angaży oraz innych dokumentów stanowiących podstawę ponoszenia wydatków osobowych.
58. Zaprzestać wypłacania dodatku koordynacyjnego dla radcy prawnego.
59. Prawidłowo ustalać okresy pracy uprawniające do otrzymania nagrody jubileuszowej oraz przestrzegać terminu wypłaty nagrody. Zgodnie z § 12 ust.5 ww. rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostach powiatowych i urzędach marszałkowskich - nagrodę jubileuszową wypłaca się niezwłocznie po nabyciu przez pracownika prawa do tej nagrody.
60. W przypadku opisanej w wystąpieniu wypłaty nagrody jubileuszowej mimo braku spełnienia przesłanek w zakresie posiadanego okresu zatrudnienia dokonać analizy przedmiotowego stanu faktycznego pod kątem możliwości dochodzenia odszkodowania w oparciu o art.114 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku Kodeks Pracy (tekst jednolity z 1998 r., Dz. U. nr 21, poz. 94 ze zm.).
61. Zapewnić prawidłowe ustalanie wysokości dodatkowego wynagrodzenia rocznego wypłacanego pracownikom oraz wypłacanie tego wynagrodzenia wszystkim uprawnionym pracownikom, stosownie do obowiązujących w tym zakresie przepisów. Dokonać należnych (zaległych) wypłat na rzecz pracowników zatrudnionych w ramach robót publicznych.
62. Przestrzegać terminów przekazywania środków na rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, określonych w art.6 ust.2 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
63. Zapewnić wystawianie poleceń wyjazdu służbowego przez upoważnionych w tym zakresie pracowników.
64. Dokonywać rozliczeń kosztów podróży służbowych w oparciu o kompletnie wypełnione druki polecenia wyjazdu służbowego.
65. Koszty podróży krajowych rozliczać zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.
66. Przy udzielaniu zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych oraz przepisów aktów wykonawczych.
67. W księgach inwentarzowych prowadzonych dla pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych wskazywać numer dowodu księgowego stanowiącego podstawę do ich zaewidencjonowania oraz miejsce ich przeznaczenia (użytkowania).
68. Zapewnić ocechowanie środków trwałych numerami inwentarzowymi.
69. Objąć ewidencję konta 011 nieruchomości gruntowe, stanowiące własność Gminy Lutomiersk.
70. Zapewnić bieżące prowadzenie ewidencji środków trwałych.
71. Dokonując amortyzacji środków trwałych stosować stawki określone w przepisach ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (lub stawki określone przez Wójta Gminy).
72. Zapewnić przestrzeganie wewnętrznych regulacji w zakresie dokumentów, na podstawie, których następuje przyjęcie przedmiotów majątkowych na stan środków trwałych oraz ich rozchód.
73. Dokonując zakupu środków trwałych oraz wyposażenia oznaczać rachunki, co do działu, konta i pozycji księgi inwentarzowej, pod którą dany składnik został zaewidencjonowany uwzględniając wymogi zawarte w wewnętrznych regulacjach.
74. Przyjmować inwestycje na stan środków trwałych po ich zakończeniu, najpóźniej w miesiącu przekazania ich do użytkowania, wprowadzając każde zdarzenie, które nastąpiło w okresie sprawozdawczym - w postaci zapisu - do ksiąg rachunkowych danego okresu sprawozdawczego, zgodnie z treścią ekonomiczną. Przyjąć na stan środków trwałych inwestycje zakończone przez Gminę w minionych latach.
75. Dokonywać inwentaryzacji w sposób określony w postanowieniach przyjętej w jednostce instrukcji inwentaryzacyjnej.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art.9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Wójta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że zgodnie z art.9 ust.4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
1. Przewodniczący Rady Gminy w Lutomiersku
2. Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy w Lutomiersku
3. aa
Wystąpienie pokontrolne podpisała dr Jadwiga Chwiałkowska – Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.
Łódź, dnia 22 października 2005 roku
Pan
TADEUSZ BORKOWSKI
Wójt Gminy Lutomiersk
WK–602/60/2005
Działając na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r. Dz.U. nr 55, poz.577 ze zm.) informuję, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminie Lutomiersk. Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości i uchybienia wynikały, przede wszystkim, z nieznajomości przepisów prawa, ich błędnej interpretacji, niedostatecznego nadzoru ze strony kierownictwa oraz nie stosowania procedur wewnętrznej kontroli finansowej. Wykazane nieprawidłowości dotyczyły w szczególności:W zakresie unormowań wewnętrznych
1. W obowiązującym w jednostce Regulaminie organizacyjnym nie wprowadzono zmian wynikających z reorganizacji Urzędu, m.in. w zakresie utworzenia Gminnego Centrum Informacji. Ponadto, w wewnętrznych regulacjach nie wskazano umiejscowienia w strukturze Urzędu pracowników obsługi.
2. W obowiązujące w jednostce Instrukcji obiegu dokumentów księgowych nie wskazano komórki organizacyjnej (stanowiska) odpowiedzialnej za wystawianie dokumentu OT dotyczącego przyjęcia na stan środka trwałego zakończonych inwestycji. Zadania te nie zostały także przypisane do zakresu czynności żadnego pracownika Urzędu.
3. Zakresy spraw dotyczące wymiaru i poboru podatku rolnego i podatku od nieruchomości od osób prawnych nie zostały uwzględnione w zakresach czynności żadnego z pracowników.
Zgodnie z zapisami zawartymi w z zakresie czynności z dnia 10 czerwca 2003 roku, koordynacja i nadzorowanie opracowywania zakresów czynności dla stanowisk pracy w Urzędzie należało do obowiązków Sekretarza Gminy.
4. W kontrolowanej jednostce nie opracowano procedur kontroli finansowej, spełniających wymogi określone w art.35a ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz.148 ze zm.). Do pisemnego ustalenia procedur kontroli finansowej zobowiązywały kierownika jednostki - od dnia 1 stycznia 2002 roku - postanowienia art.35a ust.3 ustawy o finansach publicznych. Zgodnie z art.35a ww. ustawy - kontrola finansowa w jednostkach sektora finansów publicznych dotyczy procesów związanych z gromadzeniem, rozdysponowaniem środków publicznych oraz z gospodarowaniem mieniem. Ustalone procedury kontroli powinny zapewnić, w szczególności, wstępną ocenę celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków.
Odpowiedzialność za prawidłowe ustalenie przedmiotowych procedur ponosi Wójt Gminy.
5. W dokumentacji opisującej przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości nie wskazano wykazu ksiąg rachunkowych. W przypadku prowadzenia ksiąg przy użyciu komputera - nie określono struktury i wzajemnych powiązań ksiąg oraz funkcji zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych w organizacji całości ksiąg rachunkowych
i w procesach przetwarzania danych. Brak było także procedur dotyczących zabezpieczenia dostępu do danych oraz metod ich przetwarzania. Ponadto, nie określono zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz zasad powiązania kont ksiąg pomocniczych z kontami księgi głównej oraz sposobu i formy prowadzenia urządzeń księgowych. Powyższe nie spełniało wymogów zawartych w art.10 ust.1 pkt 3 lit. "a", "b" i "c" ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r. Dz. U. nr 76, poz.694 ze zm.).
6. W zakładowym planie kont dla Urzędu Gminy (załącznik nr 3a do zarządzenia nr 33/2001 z dnia 28 grudnia 2001 roku Wójta Gminy Lutomiersk) - nie wyszczególniono kont: 401 – amortyzacja i 761 – pokrycie amortyzacji. Postępowanie takie naruszało § 12 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153, poz.1752 ze zm.), zgodnie z którym w zakładowym planie kont należy uwzględnić wszystkie konta służące do księgowania operacji gospodarczych występujących w danej jednostce.
7. Opracowane w jednostce zasady służące ochronie danych i ich zbiorów nie zapewniały właściwego zabezpieczenia dowodów księgowych oraz ksiąg rachunkowych, stosownie do wymogów określonych w art.10 ust.4 ustawy o rachunkowości. Stosownie do ww. przepisów oraz art.71 ust.2 powołanej ustawy, przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera ochrona danych powinna polegać, m.in., na zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem.
Odpowiedzialność za ustalenie dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady rachunkowości oraz za aktualizację tej dokumentacji ponosi Wójt Gminy.
Stosownie do zapisów zakresu czynności ustalonego w dniu 8 maja 2003 roku, opracowywanie projektów przepisów wewnętrznych dotyczących prowadzenia rachunkowości powierzone zostało przez Wójta Gminy Skarbnikowi Gminy.
8. Obowiązujący w Urzędzie Gminy Lutomiersk Regulamin premiowania opracowany został na podstawie § 12 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 9 lipca 1990 roku w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. nr 48, poz. 283 ze zm.) – uchylonego z dniem 1 sierpnia 2000 roku.
Zgodnie z zakresem obowiązków (OrS: 0112/2003 z dnia 10 czerwca 2003 roku) nadzór nad przygotowywaniem projektów zarządzeń Wójta należy do Sekretarza Gminy.
W zakresie funkcjonowania kontroli finansowej
1. Organ wykonawczy nie przeprowadzał kontroli w zakresie przestrzegania przez podległe jednostki sektora finansów publicznych realizacji procedur, o których mowa w art.35a ust.2 pkt 1 ustawy o finansach publicznych. Stosownie do postanowień wynikających z art.127 ust.3 cytowanej ustawy - kontrolą należało objąć w każdym roku, co najmniej 5% wydatków podległych jednostek organizacyjnych.
2. Pracownikom Urzędu nie przypisano obowiązków z zakresu gospodarki finansowej, m.in. dotyczących: sprawdzenia poszczególnych dowodów księgowych oraz zatwierdzania ich do wypłaty, mimo, że faktycznie obowiązki te były przez nich wykonywane. Przyjęcie ww. obowiązków powinno być potwierdzone przez pracownika na piśmie, czego wymagał art.28a ustawy o finansach publicznych. Zgodnie z powołanym unormowaniem - za całość gospodarki finansowej odpowiada kierownik jednostki, w tym także za wykonywanie określonych obowiązków w zakresie kontroli finansowej. Kierownik może powierzyć określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej pracownikom jednostki. Przyjęcie obowiązków przez te osoby powinno być stwierdzone dokumentem.
3. Stwierdzono przypadki nieprzestrzegania postanowień zawartych w § 6 ust. 1 pkt 6 Instrukcji obiegu dokumentów księgowych, wprowadzonej zarządzeniem nr 36/2001 Wójta Gminy Lutomiersk z dnia 28 grudnia 2001 roku, polegające na braku wskazania daty księgowania i sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych, pomimo zamieszczania na dokumentach stanowiących podstawę zapłaty klauzuli: "księgowano dnia … str. dz. gł. … poz. dziennik gł. …". Ponadto postępowanie takie niezgodne było z art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości.
4. Wszystkie poddane kontroli polecenia wyjazdu służbowego, wystawione dla pracowników Urzędu oraz radnych, nie były sprawdzane pod względem merytorycznym.
5. Na niektórych fakturach nie odnotowano terminu zapłaty, naruszając tym samym § 15 pkt 3 Instrukcji obiegu dokumentów.
6. Stwierdzono przypadki nie dokonywania wpisu do właściwego rejestru, zawartych przez Gminę Lutomiersk umów, co naruszało § 11 pkt 3 Instrukcji obiegu dokumentów.
7. Na zawartych umowach nie zamieszczano adnotacji o źródłach pokrycia zobowiązania ze wskazaniem rozdziału i paragrafu klasyfikacji wydatku. Postępowanie takie nie spełniało wymogów zawartych w § 11 ust. 4 Instrukcji obiegu dokumentów księgowych, zgodnie, z którym pracownik Referatu Budżetu i Finansów umieszcza stosowną notatkę, podpisaną nazwiskiem oraz opatrzoną pieczątką i datą.
8. Stwierdzono przypadki naruszenia przepisów instrukcji kancelaryjnej dla organów gminy i związków międzygminnych, wprowadzonej w życie rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. nr 112, poz. 1319 ze zm.), co polegało, m.in., na braku przepływu dokumentów (informacji) pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi Urzędu. Przyczyną wystąpienia tej nieprawidłowości był nieodpowiedni nadzór ze strony kierownika Urzędu nad ogólnym wykonywaniem przez pracowników Urzędu czynności kancelaryjnych.
9. Umowa na dostawę nowego autobusu przystosowanego do przewozu osób niepełnosprawnych w tym na wózkach inwalidzkich (2 osoby), została kontrasygnowana przez Skarbnika Gminy, pomimo nie zabezpieczenia środków finansowych w budżecie Gminy na 2005 rok. Postępowanie takie naruszało art. 35 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych oraz § 10 pkt 2 ppkt 2 Instrukcji obiegu dokumentów Gminy Lutomiersk, zgodnie z którymi Skarbnik w razie ujawnienia nierzetelnego dokumentu, lub dokumentu, w którym została ujęta nielegalna operacja gospodarcza lub zobowiązanie nie mające pokrycia w budżecie lub planie finansowym, z wyjątkiem wypadków dopuszczonych w przepisach, odmawia jego podpisania.
Odpowiedzialność za zapewnienie przestrzegania procedur kontroli finansowej ponosi Wójt Gminy. Stosownie do zapisów zawartych w aneksie nr 2 z dnia 27 marca 2004 roku do zakresu czynności, obowiązujących od dnia 5 kwietnia 2004 roku, nadzór i odpowiedzialność za funkcjonowanie kontroli wewnętrznej w Urzędzie należały do Sekretarza Gminy.
W zakresie kontroli wykonywanej przez Komisję Rewizyjną
Sporządzone protokoły z przeprowadzonych kontroli z I, II i III kwartału 2003 roku oraz z II i III kwartału 2004 roku nie zawierały podpisów kierowników kontrolowanych podmiotów, co nie spełniało wymogu określonego w § 96 ust. 1 pkt 8 Statutu Gminy. Ponadto, w przypadkach tych nie brak było notatek wskazujących na ewentualną odmowę podpisania protokołu (§ 97 ust. 1 i ust 2 Statutu).
W zakresie ewidencji księgowej i sprawozdań finansowych
1. W latach 2003–2004 kontrolowana jednostka nie sporządzała zestawień obrotów i sald kont księgi głównej dla organu na koniec każdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej niż na koniec miesiąca (zestawienia sporządzono tylko na koniec roku), do czego zobowiązana była postanowieniami wynikającymi z art.18 ust.1 ustawy o rachunkowości. Nie sporządzano także zestawień obrotów dzienników częściowych, grupujących zdarzenia według ich rodzajów, co nie spełniało wymogu określonego w art.14 ust. 3 ustawy o rachunkowości. Treść ksiąg rachunkowych obejmujących zestawienia obrotów i sald kont syntetycznych i analitycznych nie była również przenoszona na koniec każdego miesiąca na inny trwały komputerowy nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji przez czas nie krótszy od wymaganego dla przechowywania ksiąg rachunkowych, co niezgodne było z przepisami art. 13 ust. 6 ustawy o rachunkowości.
2. Stwierdzono, że zestawienia obrotów i sald kont dla organu na koniec każdego roku oraz zestawienia obrotów i sald kont dla jednostki na koniec każdego miesiąca, za lata 2003 - 2004 oraz za I kwartał 2005 roku, nie zawierały wszystkich elementów określonych przez art. 18 ust. 1 ustawy o rachunkowości, a mianowicie brak było w nich:
- sald kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych,
- obrotów kont narastająco od początku roku w zestawieniu obrotów i sald jednostki za 2003 rok oraz organu za 2003 i 2004 rok,
- sumy sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych,
- sumy obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku,
- sumy sald na koniec okresu sprawozdawczego.
3. Księgi rachunkowe prowadzone ręcznie, tj. dziennik główna dla organu i karty dochodów, nie były trwale oznaczone zrozumiałą nazwą danego rodzaju księgi oraz nazwą jednostki, której dotyczyły. Stwierdzono również brak wyraźnego oznaczenia, co do rodzaju księgi, ksiąg prowadzonych przy użyciu komputera: dziennik główna dla jednostki – dochody oraz zestawień obrotów i sald dla jednostki – dochody. Powyższe naruszało art.13 ust.4 pkt 1 ustawy o rachunkowości.
4. Stosowany program komputerowy przy pomocy, którego prowadzone były poszczególne rodzaje ksiąg rachunkowych nie zapewniał automatycznej kontroli przenoszenia sald oraz oznaczenia poszczególnych ksiąg w sposób wymagany przepisami art. 13 ust. 4 i ust. 5 ustawy o rachunkowości.
5. Zapisów w księgach rachunkowych prowadzonych przy użyciu komputera nie dokonywano z zastosowaniem procedur, chroniących je przed zniszczeniem lub modyfikacją, stosownie do art.23 ust.1 ustawy o rachunkowości.
6. W ewidencji księgowej nie zaprowadzono konta bilansowego dla Urzędu jako jednostki 226 – długoterminowe należności budżetowe i kont pozabilansowych dla Urzędu jako jednostki: 998 i 999 dotyczących zaangażowania wydatków budżetowych roku bieżącego i lat przyszłych. Powyższe nie spełniało wymogów określonych przez przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych oraz przez postanowienia zakładowego planu kont, wprowadzonego dla Urzędu Gminy Lutomiersk zarządzeniem nr 33/2001 Wójta Gminy z dnia 28 grudnia 2001 roku.
Stosownie do postanowień zawartych w wewnętrznych regulacjach, ewidencję szczegółową do przedmiotowych kont należało prowadzić według podziałek klasyfikacyjnych planu finansowego.
7. Na koniec roku nie dokonywano uzgodnień pomiędzy ewidencją prowadzoną dla konta 221 wg podziałek klasyfikacji budżetowej oraz ewidencją prowadzoną dla poszczególnych podatników, stosownie do przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. nr 50, poz. 511 ze zm.), co spowodowało wykazanie w bilansach sporządzonych dla Urzędu jako jednostki za lata 2003-2004 nieprawidłowej wysokości salda konta 221. Stan należności wykazany w bilansach nie miał odzwierciedlenia w dokumentach źródłowych i w ewidencji analitycznej prowadzonej do konta 221. Postępowanie takie stanowiło naruszenie art. 16 ust. 1 ustawy o rachunkowości.
8. Ewidencję księgową prowadzono w sposób nie pozwalający na wyodrębnienie zobowiązań wymagalnych, na potrzeby sprawozdawczości dotyczącej długu publicznego. Stosownie do zapisów § 12 ust.1 pkt 5 i ust.2 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów - zakładowy plan kont powinien zapewnić możliwość sporządzenia wymaganych przepisami sprawozdań finansowych, w tym budżetowych. Ponadto, ewidencja aktywów, pasywów, kosztów, przychodów oraz strat i zysków nadzwyczajnych powinna być prowadzona w takim układzie, który umożliwi uzyskanie informacji potrzebnych do sporządzenia sprawozdań finansowych.
9. Ewidencjonowano odpisy amortyzacyjne środków trwałych niezgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów, tj. z pominięciem kont 401 i 761. Nie zaprowadzono w ramach ewidencji księgowej kont 401 i 761 służących do zaksięgowania kosztów amortyzacji od środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, od których odpisy umorzeniowe są dokonywane stopniowo według stawek.
Zgodnie z unormowaniami zawartymi w art.4 ust.5 ustawy o rachunkowości, odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków wynikających z tej ustawy, w tym z tytułu nadzoru - ponosi kierownik jednostki (Wójt Gminy).
W zakresie gospodarki kasowej i sporządzania dowodów księgowych
1. Poszczególne operacje kasowe nie były ujmowane w ewidencji księgowej w dniu ich faktycznego dokonania, a raporty kasowe nie były prowadzone w sposób zapewniający ciągłość zapisów, co naruszało przepisy art. 24 ust. 3 oraz ust. 5 pkt 3 ustawy o rachunkowości. Ujmowanie wpłat i wypłat gotówkowych powinno następować w tym samym dniu, w którym zostały dokonane. W przeciwnym wypadku księgi rachunkowe nie mogą być uznane za prowadzone bieżąco.
2. W raportach kasowych o numerach: 9/2003, 10/2003 i 11/2003 wszystkie dowody księgowe, tj. faktury i delegacje, zaewidencjonowane były pod datą 25 marca 2003 roku, przy czym w wielu przypadkach wypłata środków pieniężnych z kasy nastąpiła w okresach wcześniejszych. W kartach wydatków za 2003 rok wydatki ponoszone z tytułu zwrotów kosztów podróży służbowych ujęte w ww. raportach kasowych, zaewidencjonowane zostały bez podania daty ich realizacji. Wskazana została jedynie data poboru gotówki z banku tj. 25 marca 2003 roku i numer raportu kasowego, w którym ujęto wydatek. Na podstawie ewidencji analitycznej, tj. kart wydatków za 2003 rok, stwierdzono, że kwoty dotyczące poszczególnych wydatków ujęte zostały w kartach ze wskazaniem numeru raportu kasowego, w którym nie zostały zaewidencjonowane.
3. W Urzędzie Gminy brak było możliwości stwierdzenia, kiedy została zapłacona faktura/rachunek gotówką, ponieważ na koncie 101 nie ewidencjonowano poszczególnych zapłat, w kartach wydatków nie podawano daty zapłaty tylko numer raportu kasowego, a na fakturach brak było odpowiednich adnotacji (patrz ustalenia szczegółowe poniżej). Dodatkowo raporty kasowe księgowane były zbiorczo.
4. Na kartach wydatków dokonywane były zapisy księgowe bez podania daty dokonania operacji gospodarczej, co nie spełniało wymogów określonych w art. 23 ust. 2 pkt 1 ustawy o rachunkowości. Ponadto stwierdzono przypadki, że podany w kartach wydatków rodzaj i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu nie odzwierciedlał stanu rzeczywistego. Brak możliwości stwierdzenia poprawności dokonanych w księgach zapisów powodował, że stosownie do art. 24 ust. 4 ustawy o rachunkowości, ksiąg rachunkowych nie można uznać za sprawdzalne. Przykładowo, na kartach wydatków dla lat 2003 – 2004, prowadzonych dla §§ 3030 i 4410, poszczególne wydatki ujmowane były bez wskazania daty poniesienia wydatku. Zamiast numeru dziennika i dat wpisywane były numery raportów kasowych i okresy, za które zostały one sporządzone, przy czym stwierdzono przypadki, że okresy te nie odpowiadały datom, w których faktycznie poniesiono wydatki.
5. Na zastępczych dowodach wypłaty KW (stanowiących dowody księgowe), dołączonych do raportów kasowych, brak było podpisu osoby wystawiającej oraz osoby pobierającej gotówkę wraz z datą dokonania operacji, co nie spełniało wymogów określonych w art. 21 ust. 1 pkt 5 ustawy o rachunkowości.
6. Stosownie do zapisów § 15 ust. 3 Instrukcji obiegu dokumentów na dowodach stanowiących podstawę dokonania wypłaty, powinna być zamieszczana klauzula "wypłacono gotówką, czekiem nr …, przelewem w dniu …" potwierdzana własnoręcznym podpisem. Stwierdzono przypadki nie wskazywania daty odbioru gotówki, co uniemożliwiało ustalenie, kiedy faktycznie dane faktury i dowody wypłaty KW były zrealizowane.
7. Stwierdzono przypadki wypłat z tytułu diet radnych na podstawie dokumentów nie będących dowodem księgowym (tj. nie sprawdzonych i nie zatwierdzonych do wypłaty), co wskazuje na brak należytej kontroli w zakresie dokonywania wydatków.
8. Wszystkie skontrolowane raporty kasowe nie zostały sprawdzone przez Skarbnika Gminy lub osobę przez niego upoważnioną, co niezgodne było z § 22 ust. 1 Instrukcji obiegu dokumentów księgowych.
Odpowiedzialność za powyższe nieprawidłowości ponoszą Wójt Gminy, Skarbnik Gminy oraz pracownicy Referatu Budżetu i Finansów w zakresie obowiązków określonych w zakresach czynności.
W zakresie sprawozdawczości budżetowej
1. W wyniku kontroli sprawozdań Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego sporządzonych za lata 2003-2004 oraz sprawozdań Rb-PDP z wykonania podstawowych dochodów podatkowych sporządzanych na koniec 2003 i 2004 roku ustalono, że nieprawidłowo wykazano w powołanych sprawozdaniach kwoty skutków finansowych udzielonych przez Gminę ulg, odroczeń, umorzeń i zwolnień obliczonych za okres sprawozdawczy. W kwocie ulg ujęto także kwoty wynikające z decyzji w sprawie odroczenia terminu płatności podatku rolnego w danym roku, które na koniec roku nie stanowiły już skutków finansowych. Postępowanie takie było niezgodne było z § 3 ust. 1 pkt 10 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 24, poz. 279 ze zm.). Zgodnie z powołanym przepisem - w kolumnie "Skutki udzielonych przez gminę: ulg, odroczeń, umorzeń..." powinno wykazywać się kwoty dotyczące skutków udzielonych przez gminę lub miasto na prawach powiatu za okres sprawozdawczy: ulg, odroczeń, umorzeń, zwolnień w podatkach i opłatach, stanowiących dochód budżetu gminy (bez ulg i zwolnień ustawowych), a także skutki finansowe wynikające ze zwolnień i ulg w podatkach i opłatach wprowadzonych przepisami uchwał rad gmin lub miast na prawach powiatu, wydanymi na podstawie ustawowych upoważnień. Wykazywane w tej kolumnie skutki ulg powinny wynikać z decyzji właściwych organów gminy lub miasta na prawach powiatu, w zakresie zarówno bieżących, jak i zaległych należności; wykazane kwoty powinny być zgodne z rejestrami przypisów i odpisów, z wyjątkiem decyzji o odroczeniu lub rozłożeniu płatności na raty.
2. W sprawozdaniach Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych jednostki samorządu terytorialnego sporządzonych za lata 2003-2004 i za I kwartał 2005 roku wykazano kwoty dotyczące zaangażowania środków, które nie miały odzwierciedlenia w ewidencji księgowej, z uwagi na nie prowadzenie kont 998 i 999. W związku z powyższym dane dotyczące wysokości zaangażowanych środków zawarte w sprawozdaniach nie były zgodne z ewidencją księgową (nie były sporządzone na podstawie ksiąg rachunkowych). Powyższe działanie naruszało postanowienia § 8 ust.1 pkt 1 oraz § 10 ust.2 ww. rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej.
3. W bilansie z wykonania budżetu za 2003 rok w pozycji I.1.3 Aktywów, tj. jako pozostałe środki pieniężne na rachunkach, wykazano wysokość należnej za styczeń 2004 roku subwencji oświatowej na kwotę 239.205,00 zł (ze znakiem ujemnym). W ewidencji księgowej kwota ta nie została zaksięgowana ze znakiem ujemnym. Ponadto wykazanie w ewidencji księgowej (księga główna dla organu) kwoty 239.205,00 zł jako salda strony Ma konta 140 stanowiło naruszenie zasad dotyczących ewidencjonowania operacji gospodarczych na tym koncie określonych w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. Kwota ta powinna być wykazana w pozycji III Pasywa jako rozliczenia międzyokresowe z tytułu dochodów (jako saldo Ma konta 909).
W roku 2004 kwota dotycząca subwencji oświatowej należnej za styczeń 2005 roku została zaksięgowana prawidłowo.
4. Zapisy dokonane w ewidencji księgowej nie były zgodne z danymi liczbowymi wykazanymi w sprawozdaniach bilansowych z wykonania budżetu Gminy Lutomiersk sporządzonych na dzień 31 grudnia 2003 roku i na dzień 31 grudnia 2004 roku.
Nieprawidłowości związane były z wykazaniem w ww. bilansach w pozycji II.2 Pasywów jako niedoboru budżetu kwot odpowiednio: (-) 286.724,00 zł w 2003 roku i (-) 97.061,00 zł w 2004 roku, które nie zostały wykazane na stosownym do tego koncie tj. 961 (z uwagi na przeksięgowanie salda na konto 960).
Natomiast na koncie 960 ujmowane były na koniec każdego roku kwoty wykazane w bilansach w pozycji II Pasywów jako aktywa netto budżetu, zamiast kwoty stanowiące skumulowany niedobór na zasobach budżetu, tj. odpowiednio: (-) 855.876,52 zł w 2003 roku i (-) 1.142.600,90 zł w 2004 roku. Powyższe wynikało z przeksięgowań sald konta 961 (tj. niedoboru budżetu) dokonanych w dniach: 31 grudnia 2003 roku i 31 grudnia 2004 roku na podstawie poleceń księgowania odpowiednio: nr 338/2003 i nr 245/2004.
5. Deficyt budżetu wykazany w sprawozdaniach kwartalnych Rb-NDS o nadwyżce/deficycie jednostki samorządu terytorialnego, sporządzonych na koniec każdego roku, nie miał odzwierciedlenia w prowadzonej ewidencji księgowej (księdze głównej dla organu), z uwagi na nieprawidłowe przeksięgowania powodujące brak salda zamknięcia stosownego konta (961). Postępowanie takie stanowiło naruszenie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. Ponadto, wykazanie
w sprawozdaniach danych, które nie wynikały z ewidencji księgowej było niezgodne z § 8 ust.1 pkt 1 oraz § 10 ust.2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej.
6. Na podstawie ewidencji księgowej stwierdzono, że dane liczbowe wykazane w bilansach sporządzonych dla jednostki za lata 2003-2004 w pozycji I Aktywów trwałych dotyczące wartości niematerialnych i prawnych zostały zawyżone w każdym roku o kwotę 429,60 zł.
7. W 2004 roku zaewidencjonowano należne udziały w podatku dochodowym od osób fizycznych na koncie 240 - pozostałe rozrachunki, zamiast na służącym do tego koncie organu 224 – rozrachunki budżetu, co było niezgodne z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
Odpowiedzialność za rzetelne i prawidłowe sporządzanie sprawozdań finansowych ponosi Wójt Gminy oraz Skarbnik Gminy.
W zakresie wykonywania budżetu
1. Stwierdzono przypadki braku kontrasygnaty Skarbnika Gminy lub osoby przez niego upoważnionej w odniesieniu do czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, co naruszało postanowienia art.46 ust.3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r. Dz. U. nr 142, poz.1591 ze zm.).
2. W wyniku kontroli dokumentów źródłowych stwierdzono przypadki naruszenia zasad obowiązujących w toku wykonywania budżetu jednostki samorządu terytorialnego dotyczących zaciągania zobowiązań w ramach kwot zaplanowanych wydatków oraz dokonywania wydatków w granicach kwot określonych w planie finansowym, a mianowicie:
- zawierając w dniu 10 września 2003 roku umowę nr Or.S.4120U-2/03 w sprawie udzielenia dotacji w wysokości 2.000 zł Klubowi Sportowemu "SOKÓŁ" Wójt Gminy przekroczył upoważnienie do zaciągnięcia zobowiązań obciążających budżet. Zmiany do budżetu Gminy zwiększające wydatki w rozdziale 92605 § 2820 o kwotę 2.000 zł wprowadzone zostały dopiero w dniu 31 grudnia 2003 roku zarządzeniem nr 145/2000 Wójta Gminy Lutomiersk. Ponadto na podstawie karty wydatków prowadzonej dla rozdziału 92605 § 2820 stwierdzono, że środki finansowe w wysokości 2.000 zł wydatkowane zostały w dniu 17 września 2003 roku. Wypłata nastąpiła przelewem sporządzonym na podstawie druku PK - polecenie księgowania (bez numeru) z dnia 17 września 2003 roku, zatwierdzonego przez Skarbnika Gminy. Poniesione wydatki przekroczyły wysokość środków zabezpieczonych w budżecie na dotacje przez Radę Gminy Lutomiersk,
- zawierając w dniu 20 marca 2003 roku umowę nr Ors.0065/U/2/03 w sprawie przyznania dotacji w wysokości 3.000 zł dla Salezjańskiego Ośrodka Młodzieżowego "Don Bosco" w Lutomiersku Wójt Gminy przekroczył upoważnienie do zaciągnięcia zobowiązań obciążających budżet. Zmiany do budżetu Gminy zabezpieczające środki w rozdziale 85154 § 2820 w kwocie 3.000 zł wprowadzone zostały dopiero zarządzeniem nr 142/2003 Wójta Gminy Lutomiersk z dnia 31 grudnia 2003 roku, ustalającym pełną szczegółowość klasyfikacyjną zmian budżetu gminy na 2003 rok do uchwały Rady Gminy Lutomiersk nr XIII/115/2003 z dnia 29 grudnia 2003 roku w sprawie zmian budżetu gminy na 2003 rok z tytułu dochodów ponadplanowanych. Ponadto, na podstawie karty wydatków prowadzonej dla rozdziału 85154 § 2820 stwierdzono, że środki finansowe w wysokości 3.000 zł wydatkowane zostały w dniu 7 sierpnia 2003 roku, co wskazuje także na przekroczenie zakresu upoważnienia do dokonywania wydatków ze środków publicznych,
- na podstawie karty wydatków stwierdzono, że wypłata diet dla sołtysów dokonywana była ze środków zaklasyfikowanych w dziale 750 rozdziale 75047 § 3030, pomimo braku ich zabezpieczenia w budżecie (uchwała nr IV/27/2002 Rady Gminy Lutomiersk z dnia 30 grudnia 2002 roku w sprawie budżetu gminy na 2003 rok). Na dzień 31 maja 2003 roku wydatkowano kwotę 1.400 zł. Plan wydatków w ww. § ustalony został dopiero zarządzeniem nr 48/2003 Wójta Gminy Lutomiersk z dnia 28 kwietnia 2003 roku na kwotę 800,00 zł. Według sprawozdania Rb – 28S z wykonania planu wydatków budżetowych jednostek samorządu terytorialnego sporządzonego za okres od początku do dnia 31 maja 2003 roku w dziale 750 rozdziale 75047 § 3030 przekroczono plan wydatków o kwotę 600,00 zł,
- na podstawie karty wydatków prowadzonej w 2004 roku dla rozdziału 92109 § 6050 stwierdzono, że dokonując w dniu 28 listopada 2003 roku zapłaty faktury Vat nr PT/006532, wystawionej przez PPH "PETECKI" z Łodzi za wykonanie wymiany stolarki okiennej w budynku Gminnego Ośrodka Kultury, na kwotę 49.251,17 zł przekroczono plan wydatków zabezpieczonych na przedmiotową inwestycję o kwotę 2.547,73 zł,
- zawierając w dniu 20 stycznia 2005 roku umowę na dostawę nowego autobusu przystosowanego do przewozu osób niepełnosprawnych, w tym na wózkach inwalidzkich (2 osoby), Wójt Gminy przekroczył upoważnienie do zaciągnięcia zobowiązań obciążających budżet. W projekcie budżetu Gminy Lutomiersk na rok 2005 rok (na dzień zawarcia umowy Rada Gminy nie uchwaliła jeszcze budżetu) środki finansowe na zakup autobusu nie zostały przewidziane. Wydatki na ten cel zaplanowano uchwałą w sprawie zmian budżetu Gminy, podjętą w dniu 14 marca 2005 roku.
W zakresie dochodów z podatków i opłat lokalnych
1. Stwierdzono przypadki nie naliczania odsetek za zaległości na kontach 221 – należności z tytułów dochodów budżetowych prowadzonych dla poszczególnych podatników.
2. Posiadany program komputerowy przy użyciu, którego prowadzona była ewidencja podatków nie pozwalał na sporządzenie wydruków przedstawiających niezmienione informacje dotyczące zapisów dokonanych w księgach rachunkowych, pomimo ich zamknięcia na koniec danego roku. Naruszało to art. 13 ust. 3 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym - warunkiem utrzymania zasobów informacyjnych systemu rachunkowości w formie prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera jest posiadanie przez jednostkę oprogramowania umożliwiającego uzyskanie informacji w odniesieniu do zapisów dokonanych w księgach rachunkowych, poprzez ich wydrukowanie lub przeniesienie na inny komputerowy nośnik danych.
3. Niektóre deklaracje na podatek od nieruchomości od osób prawnych były składane za dany rok po ustawowym terminie, czyli po dniu 15 stycznia. Terminy składania deklaracji określone zostały w art. 6 ust. 9 pkt 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 9, poz. 84 ze zm.). Podobnie, po ustawowo wyznaczonym terminie składane były niektóre deklaracje na podatek rolny od osób prawnych. Termin określa art. 6a ust. 8 pkt 1 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity z 1993 r., Dz. U. nr 94, poz. 431 ze zm.).
4. Stwierdzono przypadki, że decyzje ustalające wymiar podatku od nieruchomości i podatku rolnego od osób fizycznych za 2003 rok nie były doręczone podatnikom w terminie umożliwiającym zapłatę I raty podatku w ustawowym terminie płatności, czyli do dnia 15 marca danego roku (art. 6 ust. 7 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych oraz z art. 6a ust. 6 ustawy o podatku rolnym).
5. W wielu przypadkach, w których podatnicy dokonywali nieterminowych wpłat rat z tytułu podatku od nieruchomości i podatku rolnego od osób prawnych, nie egzekwowano odsetek karnych.
6. W przypadkach nieprawidłowego wypełnienia przez podatników deklaracji na podatek rolny od osób prawnych organ podatkowy nie zwracał się do składających deklaracje o ich skorygowanie, w oparciu o art. 274 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (tekst jednolity z 2005 r., Dz. U. nr 8, poz. 60 ze zm.). Podobnie, w przypadku wypełnienia deklaracji przez podatnika na formularzu innym niż ustalony przez Radę Gminy, w wypełnieniu delegacji zawartej odpowiednio w art. 6a ust. 11 ustawy o podatku rolnym.
7. W przypadku podatników podatku rolnego od osób prawnych nr 8 i nr 13 stwierdzono nieprawidłowe zadeklarowanie kwoty podatku wynikające z wadliwego obliczania hektarów przeliczeniowych oraz z zastosowania niewłaściwych stawek podatkowych, co spowodowało u podatnika nr 8 za 2003 rok zaniżenie podatku o kwotę 40,10 zł oraz zaniżenie podatku o kwotę 43,20 zł za 2004 rok; natomiast u podatnika nr 13 zaniżenie podatku za 2004 rok o kwotę 52,40 zł.
Organ podatkowy nie stwierdził wymienionych uchybień w ramach czynności sprawdzających, do których podjęcia organ podatkowy zobowiązany jest na podstawie art. 272 ustawy Ordynacja podatkowa.
8. Wiele deklaracji na podatek od środków transportowych nie było prawidłowo wypełnionych, gdyż nie zawierały one wszystkich wymaganych danych dotyczących środka transportowego, tzn. brak było: daty nabycia, dopuszczalnej masy całkowitej pojazdu, dopuszczalnej masy całkowitej zespołu pojazdów, marki, typu, modelu pojazdu. Organ podatkowy nie zwracał się do składających ww. deklaracje o ich skorygowanie w związku z ich nieprawidłowym wypełnieniem, w oparciu o art. 274 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa.
9 W 2003 roku nie wystawiano i nie wysyłano terminowo upomnień podatnikom regulującym nieterminowo podatek od środków transportowych od osób fizycznych, co było niezgodne z § 2 i § 3 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137, poz. 1541 ze zm).
10. W przypadku jednego z podatników podatku od środków transportowych mimo braku wysłania upomnienia za nieterminowe regulowanie podatku, na karcie kontowej pojazdu został naliczony koszt upomnienia w wysokości 8,80 zł. Z ustaleń kontrolujących wynikało, że podatnik został upomniany o nieuregulowanej w terminie racie podatku drogą telefoniczną. Postępowanie takie było niezgodne z § 4 ust. 4 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji, zgodnie z którym - wierzyciel wysyła upomnienia za pośrednictwem przedsiębiorstwa użyteczności publicznej "Poczta Polska" przesyłką poleconą listową za potwierdzeniem odbioru. Upomnienie może być również doręczone bezpośrednio przez wierzyciela w sposób określony w Kodeksie postępowania administracyjnego.
11. Jeden z podatników podatku od środków transportowych w deklaracji złożonej na 2004 rok błędnie zastosował stawkę podatku - zastosował stawkę dla ciągników siodłowych i balastowych przystosowanych do użycia łącznie z naczepą, lub przyczepą o dopuszczalnej masie całkowitej równej lub wyższej niż 12 ton – przedział 12 – 40 ton, liczba osi 3, zamiast stawkę dla przyczep i naczep, które łącznie z pojazdem silnikowym posiadają dopuszczalną masę równą lub wyższą niż 12 ton – przedział 12 – 38 ton, liczba osi 3. W wyniku tego powstała nadpłata na kwotę 52,00 zł. Organ podatkowy nie stwierdził powyższego w ramach czynności sprawdzających w oparciu o art. 272 ustawy Ordynacja podatkowa.
Odpowiedzialność za powyższe nieprawidłowości ponosi Wójt Gminy oraz pracownicy Referatu Budżetu i Finansów w zakresie niedopełnienia obowiązków służbowych wynikających z zakresów czynności.
W zakresie udzielonych ulg w zapłacie podatków
W wyniku czynności kontrolnych - w oparciu o przyjętą próbę - stwierdzono:
1. W decyzjach dotyczących umorzenia zaległości w podatku od nieruchomości nie wskazywano uzasadnienia faktycznego, co nie spełniało wymogów wynikających z art. 210 § 1 pkt 6 ustawy Ordynacja podatkowa.
2. Wydanie decyzji dotyczących umorzenia odsetek w podatku od nieruchomości, jak również decyzji dotyczących umorzenia zaległości w podatku od nieruchomości od osób prawnych, nie było poprzedzane zebraniem materiału dowodowego odnoszącego się do ustawowo określonych przesłanek udzielenia ulgi w zapłacie podatku (ważny interes podatnika lub interes publiczny - zgodnie z art. 67 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa - w brzmieniu obowiązującym do dnia 1 września 2005 roku). Stosownie do postanowień art. 187 § 1 ww. ustawy - organ podatkowy jest zobowiązany zebrać i w sposób wyczerpujący rozpatrzyć cały materiał dowodowy.
3. W decyzjach umarzających zaległy podatek, nie zostały podane kwoty umorzonych odsetek, co powinno znaleźć się w rozstrzygnięciu decyzji zgodnie z art. 210 § 1 pkt 5 ustawy Ordynacja podatkowa.
4. W większości przypadków udzielenia zwolnienia z podatku rolnego z tytułu nabycia gruntów na utworzenie nowego lub powiększenie istniejącego gospodarstwa rolnego, nieprawidłowo zastosowano okres zwolnienia - od pierwszego dnia miesiąca, w którym nabyto grunty, zamiast od pierwszego dnia miesiąca po złożeniu przez podatnika wniosku, co naruszało art. 13d ust. 3 ustawy o podatku rolnym.
Odpowiedzialność za powyższe nieprawidłowości ponosi Wójt Gminy oraz pracownicy Referatu Budżetu i Finansów w zakresie niedopełnienia obowiązków służbowych, wynikających z zakresów czynności.
W zakresie terminowości podejmowania czynności windykacyjnych w odniesieniu do zaległości podatkowych
1. W ewidencji upomnień prowadzonej w Urzędzie Gminy nie było prawidłowo określone, której raty i za który rok upomnienie dotyczyło. Brak było również określenia dat doręczenia upomnień.
2. W wielu przypadkach w latach 2003 – 2004 organ podatkowy nie pozostawiał w aktach spraw upomnień wystawionych podatnikom, co naruszało § 4 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
3. Stwierdzono przypadki nieterminowego podejmowania czynności windykacyjnych, z naruszeniem przepisów rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji, z których wynikał obowiązek prowadzenia systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązań pieniężnych. W przypadku zwłoki w zapłacie zobowiązania podatkowego należało przesłać dłużnikowi upomnienie, a po bezskutecznym upływie wyznaczonego w upomnieniu terminu płatności, należało wystawić tytuły wykonawcze i skierować je do właściwego miejscowo urzędu skarbowego, systematycznie i bez zwłoki.
Odpowiedzialność za powyższe nieprawidłowości ponosi Wójt Gminy oraz pracownicy Referatu Budżetu i Finansów w zakresie niedopełnienia obowiązków służbowych wynikających z zakresów czynności.
W zakresie dochodów z majątku
1. W wyniku kontroli sprzedaży, w trybie ustnego przetargu nieograniczonego, nieruchomości stanowiących własność Gminy Lutomiersk, położonych w Lutomiersku, oznaczonych numerem 584/22, o powierzchni 1.243 m2, numerem 584/23, o powierzchni 1.050 m2 i numerem 584/24, o powierzchni 1.166 m2, stwierdzono naruszenie następujących przepisów ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2004 r. Dz. U. nr 261, poz.2603 ze zm.):
- w wykazie nieruchomości przeznaczonych do zbycia brak było wskazania terminu do złożenia wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości na podstawie art.34 ust.1 pkt 1 i pkt 2 ww. ustawy, zgodnie z wymogiem wynikającym z art. 35 ust. 2 pkt 12 ustawy o gospodarce nieruchomościami,
- ogłoszenie o przetargu podane było do publicznej wiadomości przed upływem terminów określonych w art.38 ust.2 ww. ustawy,
Ponadto, na podstawie ewidencji księgowej (dzienniki obrotów i kartoteka konta 240) kontrolujący stwierdzili, że wadia wpłacone przez uczestników przetargu zwrócone zostały po upływie 3 dni od dnia zamknięcia przetargu, co było niezgodne z § 4 ust. 6 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 roku w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy (Dz.U. nr 9, poz.30 ze zm. - uchylone z dniem 22 września 2004 roku).
2. W wyniku kontroli stwierdzono, że w niektórych przypadkach przed wydaniem lokali na rzecz najemców nie sporządzano protokołów, w których określony powinien być stan techniczny lokalu, co wymagane było zapisami § 1 zawieranych umów najmu.
3. W dniu 5 stycznia 2004 roku zawarta została umowa dzierżawy gruntowej nieruchomości niezabudowanej, o powierzchni 222 m2, położonej w Lutomiersku, stanowiącej część działki będącej własnością Gminy oznaczonej nr 744. Zawarcie umowy nie zostało poprzedzone sporządzeniem i podaniem do publicznej wiadomości wykazu nieruchomości przeznaczonych do oddania w dzierżawę, co było wymagane przez art. 35 ust. 1 ustawy o gospodarce nierucho-mościami.
6. Rada Gminy Lutomiersk nie ustaliła zasad wynajmowania lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy oraz wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem Gminy, obejmującego w szczególności, zasady polityki czynszowej, do czego zobowiązana była na podstawie art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 roku o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (tekst jednolity z 2005 r. Dz. U. nr 31, poz. 266.).
Dochody z tytułu zajęcia pasa drogowego
1. W 2003 roku żaden wniosek w sprawie wydania zezwolenia na zajęcie pasa drogowego nie został złożony, co najmniej z 3 miesięcznym wyprzedzeniem, co było wymagane przez § 2 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 24 stycznia 1986 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o drogach publicznych (Dz. U. nr 6, poz.33 z późn. zm.). Z dniem 4 lipca 2004 roku weszło w życie rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 1 czerwca 2004 roku w sprawie określenia warunków udzielania zezwoleń na zajęcie pasa drogowego (Dz. U. nr 140, poz.1481), którego przepisy nie stawiają już wskazanego wymogu.
2. Stwierdzono przypadek nie przedstawienia przez zajmującego pas drogowy projektu organizacji ruchu drogowego oraz harmonogramu robót umożliwiającego ich wykonanie w określonym terminie, co niezgodne było z § 4 ust. 1 pkt 2 i pkt 3 rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o drogach publicznych.
3. Przed udzieleniem zezwolenia nr 7/2003 zarządca drogi nie wydał opinii w sprawie planowanego zajęcia pasa drogowego, w której określiłby warunki i terminy zajęcia pasa, co było wymagane przez § 3 rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o drogach publicznych. Obowiązujące od dnia 4 lipca 2004 roku rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie określenia warunków udzielania zezwoleń na zajęcie pasa drogowego nie stawia takiego wymogu.
4. W wyniku kontroli stwierdzono nieprawidłowe naliczenie opłaty w decyzji nr 1/GD/2003. Do ustalenia opłaty za umieszczenie w pasie drogowym reklamy przyjęto zawyżoną stawkę w wysokości 0,74 zł, zamiast stawkę 0,60 zł wynikającą z przepisów ww. rozporządzenia. Powyższe spowodowało zawyżenie opłaty o kwotę 153,30 zł.
5. Stwierdzono przypadki nie pobierania odsetek w sytuacji nieterminowego uiszczania opłat za zajęcie pasa drogowego (dotyczy następujących zezwoleń: nr 2/2004 i nr 9/2004).
W zakresie wydatków związanych z realizacją gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych
1. W skład Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, powołanej przez Wójta Gminy Lutomiersk zarządzeniem nr 13/2003 w dniu 8 stycznia 2003 roku (zmiana składu nastąpiła na mocy zarządzenia nr 114/03 Wójta Gminy Lutomiersk z dnia 7 października 2003 roku) wchodziły osoby, które nie zostały przeszkolone w zakresie profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych. Powyższy obowiązek wynikał z art.41 ust.4 ustawy z dnia 26 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tekst jednolity z 2002 r. Dz. U. nr 147, poz.1231 ze zm.).
2. W wyniku kontroli wydatkowania środków finansowych pochodzących z opłat za wydawanie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych, z przeznaczeniem, m.in., na wypoczynek dzieci i młodzieży z rodzin dotkniętych problemem alkoholowym należących do Ognisk Wychowania w Trzeźwości funkcjonujących przy Szkołach Podstawowych i Gimnazjum znajdujących się na terenie gminy Lutomiersk oraz na zakup sprzętu sportowego i pomocy naukowych z przeznaczeniem na wyposażenie Ognisk, stwierdzono, co następuje:
- w Urzędzie brak było dokumentów potwierdzających funkcjonowanie i organizację ww. ognisk. Z działalności Ognisk nie były składane żadne sprawozdania, z których wynikałby sposób wykorzystania otrzymanych przedmiotów majątkowych. W okresie objętym kontrolą nie podejmowano działań kontrolnych mających na celu sprawdzenie sposobu wykorzystania przekazanych środków trwałych,
- w przypadku wydatkowania środków finansowych na wyjazdy dzieci w ramach rozliczenia do Urzędu wpływały jedynie faktury potwierdzające dokonanie wydatku. Brak natomiast było dokumentów potwierdzających prawidłowe wykorzystanie środków, w szczególności informacji wskazujących, które z dzieci faktycznie skorzystały z wyjazdu, ilu było uczestników wyjazdów i jakie działania podejmowano w celu realizacji gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych. Nie podano także informacji o przeprowadzeniu na wyjazdach programu terapeutyczno-resocjalizacyjnego.
Postępowanie takie wskazuje na brak należytego nadzoru i kontroli ze strony właściwych merytorycznie pracowników Urzędu w zakresie prawidłowości wykorzystania środków przeznaczonych na prowadzenie działań związanych z profilaktyką i rozwiązywaniem problemów alkoholowych.
Odpowiedzialność za stwierdzone nieprawidłowości ponosi Wójt Gminy.
W zakresie wydatków na realizację zadań powierzonych na podstawie umowy jednostkom spoza sektora finansów publicznych
Przy udzielaniu w 2003 roku dotacji podmiotom nie zaliczonych do sektora finansów publicznych, nie zachowano trybu i zasad określonych przez Radę Gminy Lutomiersk uchwałą nr XVII/157/2000 z dnia 20 kwietnia 2000 roku, podjętą na podstawie art. 118 ust. 3 ustawy o finansach publicznych. W wyniku kontroli dokumentów źródłowych dotyczących przyznania i rozliczenia dotacji udzielonej dla Klubu Sportowego "SOKÓŁ" (w łącznej wysokości 10.000 zł) oraz Salezjańskiego Ośrodka Młodzieżowego "Don Bosco" (w łącznej wysokości 4.000 zł) stwierdzono następujące nieprawidłowości:
- informacja o zbieraniu wniosków i terminie ich składania w Urzędzie nie była podana do publicznej wiadomości w formie zawiadomień na tablicy ogłoszeń w siedzibie Urzędu oraz na tablicach informacyjnych w sołectwach na terenie Gminy, co było wymagane przez § 4 ust. 1 ww. uchwały nr XVII/157/2000;
- wnioski o przyznanie dotacji złożone zostały po ustalonym terminie, tj. po 30 września roku wcześniejszego, co niezgodne było z § 2 ust. 3 ww. uchwały nr XVII/157/2000 (dotyczy wniosków: Klubu Sportowego "SOKÓŁ" z dnia 10.09.2003 roku na kwotę 2.000 zł oraz Ośrodka Młodzieżowego "Don Bosco" z dnia 26.11.2003 roku na kwotę 1.000 zł;
- wnioski złożone przez ww. podmioty nie zostały zaopiniowane przez stosowną Komisję Rady Gminy tj. Komisję Oświaty, Zdrowia i Porządku Publicznego, co nie spełniało wymogów określonych w § 4 ww. uchwały nr XVII/157/2000;
- do wniosków złożonych przez Ośrodek Młodzieżowy "Don Bosco" nie załączono dokumentów wymaganych przez § 3 ust. 1 pkt 8 i ust.2 uchwały nr XVII/157/2000, a mianowicie statutu, pełnomocnictwa do składania oświadczeń woli oraz oświadczeń o posiadaniu uprawnień, wiedzy, doświadczenia i środków finansowych do realizacji zadania. Pomimo ww. braków wnioski te zostały sprawdzone pod względem formalnym przez pracownika Urzędu oraz zaakceptowane przez Wójta Gminy;
- nie dokonywano kontroli realizowanych zadań, o której mowa była w § 8 ww. uchwały nr XVII/157/2000 w zakresie gospodarności i rzetelności wydatkowania środków oraz zgodności wydatkowania dotacji z celem, na który została przyznana (brak protokołów kontroli, czy też innej dokumentacji);
- sprawozdanie z wykonania zawartych umów złożone przez Klub Sportowy "SOKÓŁ" nie zostało sprawdzone pod względem merytorycznym przez wyznaczonego do tego pracownika. W związku z powyższym nie można było stwierdzić, czy dotacje zostały wykorzystane zgodnie z przeznaczeniem i nie podlegały zwrotowi;
- informacja o przyjęciu lub zakwestionowaniu składanych przez ww. podmioty rozliczeń nie była podana do publicznej wiadomości, tj. na tablicy ogłoszeń w Urzędzie Gminy, co nie spełniało wymogów określonych w § 8 ust. 7 ww. uchwały nr XVII/157/2000. Ponadto, kontrolującym nie przedłożono dokumentu potwierdzającego przyjęcie rozliczeń przez Wójta Gminy.
Odpowiedzialność za stwierdzone nieprawidłowości ponosi Wójt Gminy oraz pracownicy Urzędu w zakresie powierzonych im obowiązków, szczegółowo wskazani w protokole kontroli.
W zakresie wydatków osobowych
1. Stwierdzono 2 przypadki przeszeregowania pracowników pracujących w Urzędzie Gminy na stanowiska, dla których nie spełniali oni wymogów kwalifikacyjnych (brak wyższego wykształcenia).
2. Stwierdzono wypłacanie na rzecz radcy prawnego, zatrudnionego na 1 etatu, dodatku koordynacyjnego w wysokości 15% wynagrodzenia zasadniczego. Dodatek koordynacyjny wypłacany był na podstawie przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 sierpnia 1992 roku o dodatkowym wynagrodzeniu radców prawnych (Dz. U. nr 64 , poz. 329 z późn. zm.), które zostało uchylone z dniem 15 września 1997 roku.
3. Na podstawie kart wynagrodzeń prowadzonych w latach 2003-2005 dla pracowników Urzędu stwierdzono przypadki wypłacania dodatku za wieloletnią pracę, w podwyższonej o 1% wysokości, o miesiąc za wcześnie, niezgodnie z § 11 ust.5 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 33, poz. 264 ze zm.).
4. W okresie objętym kontrolą dodatek specjalny wypłacany był dla Wójta Gminy w wyższej wysokości niż wynikało to z uchwał Rady Gminy ustalających wynagrodzenie dla Wójta. Spowodowało to zawyżenie wynagrodzenia Wójta Gminy wypłaconego za okres styczeń 2003 roku – styczeń 2004 roku o kwotę 2.132 zł. Ponadto, kontrolujący stwierdzili zaniżenie o kwotę 38 zł dodatku funkcyjnego wypłaconego za styczeń 2003 roku. W trakcie trwania kontroli RIO w Łodzi, w dniu 28 lipca 2005 roku, dokonano potrąceń nadpłaconego wynagrodzenia dla Wójta Gminy.
5. W wyniku kontroli stwierdzono nieprawidłowe ustalenie okresów pracy uprawniających do nagrody jubileuszowej dla jednego pracownika. Nagroda za 20 lat pracy przyznana została pismem z dnia 6 grudnia 2003 roku, w którym nie wskazano daty nabycia prawa do nagrody. Z wyjaśnień złożonych przez inspektora ds. kadrowych wynikało, że prawo do nagrody za 20 lat pracy ustalone zostało z dniem 22 lipca 2003 roku. W aktach osobowych pracownika brak było dokumentów poświadczających zakończone okresy zatrudnienia tj. świadectw pracy. Okres uprawniający do nabycia nagrody wyliczony został w oparciu o zaświadczenie nr 11/2003 z dnia 24 listopada 2003 roku o zatrudnieniu w Łódzkiej Spółdzielni Mleczarskiej, pomimo że stosunek pracy nie wygasł. Postępowanie takie niezgodne było z § 12 ust. 1 ww. rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich, zgodnie z którym - do okresu pracy uprawniającego do nagrody jubileuszowej wlicza się wszystkie poprzednie zakończone okresy zatrudnienia oraz inne okresy, jeżeli z mocy odrębnych przepisów podlegają one wliczeniu do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze. Kwota wypłaconej nagrody wynosiła 1.850 zł.
6. Stwierdzono przypadek wypłaty nagrody jubileuszowej z kilkumiesięcznym opóźnieniem, co było niezgodne z § 12 ust.5 ww. rozporządzenia z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich, stosownie, do którego - nagroda jubileuszowa powinna być wypłacona niezwłocznie po nabyciu do niej przez pracownika prawa.
7. W wyniku kontroli wypłat z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego stwierdzono przypadki, w których wysokość wynagrodzenia została ustalona niezgodnie z art.4 ust.1 ustawy z dnia 12 grudnia 1997 roku o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników sfery budżetowej (Dz. U. nr 160, poz. 1080 z późn. zm.). Zgodnie ze wskazanym przepisem, wynagrodzenie roczne ustala się w wysokości 8,5% sumy wynagrodzenia za pracę otrzymanego przez pracownika w ciągu roku kalendarzowego, za który przysługuje to wynagrodzenie, uwzględniając wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, a także wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy oraz wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy przysługujące pracownikowi, który podjął pracę w wyniku przywrócenia do pracy. W dwóch wypadkach zaniżono kwotę należnej wypłaty, odpowiednio o 6,63 zł i 3,08 zł oraz w trzech wypadkach zawyżono wypłatę, odpowiednio o 28,63 zł, 231,26 i 164,05 zł. Ponadto, w 2005 roku nie wypłacono nagrody należnej w wysokości 759,39 zł dla pracownika zatrudnionego na stanowisku referenta, pomimo tego, że okres zatrudnienia ww. pracownika w Urzędzie był wystarczający do nabycia prawa do nagrody. W trakcie trwania kontroli RIO w Łodzi, w dniu 28 lipca 2005 roku, dokonano wyrównania i potrąceń niewłaściwie wypłaconego wynagrodzenia z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2004 rok dla obecnych pracowników Urzędu Gminy.
8. Na podstawie kart wynagrodzeń pracowników, którzy zakończyli pracę w Urzędzie w ciągu roku stwierdzono, że dodatkowe wynagrodzenie roczne wypłacane było w momencie odejścia z pracy. W jednym przypadku stwierdzono, że pracownikowi, który zakończył pracę w Urzędzie z dniem 31 stycznia 2004 roku dodatkowe wynagrodzenie roczne za miesiąc pracy w wysokości 136,99 zł nie zostało wypłacone. Wypłaty dokonano w trakcie trwania kontroli RIO w Łodzi.
9. Stwierdzono ponadto, że osobom zatrudnianym w ramach robót publicznych nie wypłacano dodatkowego wynagrodzenia rocznego, pomimo, iż okresy ich pracy były wystarczające do nabycia prawa do nagrody. Postępowanie takie naruszało art. 2 i art. 5 ust. 2 ww. ustawy o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników sfery budżetowej.
10. W latach 2003-2004 odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych nie były przekazywane w terminach wynikających z art. 6 ust.2 z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity z 1996 r., Dz. U. nr 70, poz. 335 ze zm.), tj. do dnia 31 maja danego roku w wysokości wynoszącej co najmniej równowartość 75% wartości odpisu oraz do 30 września w pozostałej części. Odpowiedzialność za terminowe przekazywanie środków na rachunek funduszu ponosi Wójt Gminy.
11. Stwierdzono przypadki nie podawania przy rozliczaniu poleceń wyjazdu służbowego godzin przyjazdu i wyjazdu oraz przypadki wystawiania poleceń wyjazdu przez osoby bez stosownego upoważnienia kierownika Urzędu do dokonywania tych czynności.
12. Rozliczenie poleceń wyjazdu służbowego nr nr 389/2003, 386/2003, 390/2003, 334/2004, 327/2004, 357/2004, 373/2004 nie odpowiadało terminowi, jaki obejmowało oddelegowanie.
13. Dokonywane zapisy w rejestrze wyjazdów służbowych nie odpowiadały danym zawartym na poleceniach wyjazdu służbowego pod względem daty (nr 364/2003) lub nie uwzględniały wszystkich wystawionych delegacji (nr 328/2004 z dnia 5 listopada 2004 roku). Ponadto, w prowadzonym rejestrze w wielu pozycjach nie wskazywano czasu trwania delegacji, miejscowości docelowej, celu podróży, jak i potwierdzenia odbioru druku.
14. Stwierdzono przypadki niewłaściwego rozliczenia kosztów podróży służbowej, o dotyczyło delegacji nr 352/2004 i nr 353/2004, poprzez wpisanie kosztów w kwocie innej niż wynikająca z załączonych biletów tj. 30,78 zł, zamiast 28,38 zł.
Odpowiedzialność za nieprawidłowości dotyczące ponoszonych wydatków na wynagrodzenia ponosi Wójt Gminy, kierownik Referatu Organizacyjno - Samorządowego, inspektor ds. kadr, inspektor w Referacie Budżetu i Finansów, w zakresie szczegółowo wskazanym w protokole kontroli.
W zakresie stosowania ustawy o zamówieniach publicznych
1. Zawarcie w dniu 15 grudnia 2004 roku umowy nr 303/2389/ 2004 w sprawie zaciągnięcia kredytu długoterminowego w wysokości 700.000,00 zł nie zostało poprzedzone przeprowadzeniem postępowania wymaganego przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz. 177 ze zm.). Umowa zawarta została przez Wójta Gminy w dniu 15 grudnia 2004 roku.
2. Pomimo braku zabezpieczenia środków finansowych w budżecie Gminy na zakup autobusu przystosowanego do przewozu osób niepełnosprawnych w kwocie 360.510,00 zł, Wójt Gminy nie unieważnił postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, czym naruszył art. 93 ust. 1 pkt 4 ustawy Prawo zamówień publicznych. Umowa zawarta została w dniu 20 stycznia 2005 roku.
W zakresie ewidencji majątkowej i przeprowadzenia inwentaryzacji
1. Księgi inwentarzowe pozostałych środków trwałych w używaniu nie spełniały wymogów określonych dla ksiąg rachunkowych, a mianowicie nie zostały opieczętowane i przesznurowane.
2. W wyniku kontroli stwierdzono, że ujęte w ewidencji analitycznej wartości umorzeń pozostałych środków trwałych w używaniu (księga Pu-K-207) oraz wartości niematerialnych i prawnych (księga K-205) nie były zgodne z zapisami strony Ma konta 072. Wartość wykazanego na koncie 072 umorzenia w latach 2003-2004 została zaniżona o kwotę 429,60 zł i powinna wynosić odpowiednio: 132.661,50 zł w 2003 roku i 187.553,59 zł w 2004 roku. Powyższe nieprawidłowości wskazują na brak lub niewłaściwe dokonywanie uzgodnień ewidencji analitycznej z syntetyczną.
3. Środkom trwałym oraz pozostałym środkom trwałym w używaniu nie nadano numerów inwentarzowych. Ponadto, w księgach inwentarzowych dotyczących pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych nie zamieszczono numerów inwentarzowych poszczególnych grup rodzajowych środków trwałych oraz pozycji i numeru księgowego stanowiącego podstawę dokonania zapisu. Zapisy dokonywane w księdze inwentarzowej pozostałych środków trwałych nie zawsze umożliwiały ustalenie osób i komórek organizacyjnych, którym składniki oddane zostały do używania.
4. W ewidencji księgowej nie ujęto nieruchomości gruntowych, stanowiących własność Gminy Lutomiersk. Nie zaprowadzono takiej ewidencji, mimo dokonywania sprzedaży nieruchomości będących własnością Gminy, w tym także gruntów. Pomimo wystawiania, na podstawie decyzji komunalizacyjnych, przez Referat Gospodarki Komunalnej i Lokalowej dokumentów OT - przyjęcia środka trwałego (bez daty i numeru) oraz przekazywania ich do Referatu Budżetu i Finansów, w urządzeniach księgowych nie zaewidencjonowano operacji związanych z nabywaniem nieruchomości, co w rezultacie spowodowało zaniżenie stanu konta 011. Postępowanie takie stanowiło naruszenie art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym - do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należało wprowadzić, w postaci zapisu każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Ponadto, sytuacja ta spowodowała wykazanie w bilansach sporządzonych na koniec lat 2003-2004 dla Urzędu jako jednostki po stronie aktywów w pozycji II.1.1. Grunty kwoty 41.780 zł, która nie była zgodna ze stanem faktycznym, wynikającym z dokumentów źródłowych. Postępowanie takie oznaczało, że stosowane przez jednostkę zasady rachunkowości nie pozwalały na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej oraz finansowej jednostki, co naruszało art. 4 ust. 1 ustawy rachunkowości.
5. Stwierdzono przypadki nie prowadzenia na bieżąco ewidencji środków trwałych, o czym świadczyło, m.in.: odnotowanie w niej na dzień 31 sierpnia 2003 roku wartości 25.048,95 zł związanej z nieodpłatnym przekazaniem samochodu w dniu 5 maja 2003 roku oraz odnotowanie w dniu 30 listopada 2004 roku przyjęcia na stan środków trwałych otrzymanego w dniu 31 marca 2004 roku sprzętu komputerowego na łączną kwotę 9.026,17 zł. Postępowanie takie nie spełniało wymogu art.16d ust.2 ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity z 2000 r. Dz. U. nr 54, poz. 564 ze zm.), zgodnie z którym - składniki majątku powinny być wprowadzone do ewidencji najpóźniej w miesiącu przekazania ich do użytkowania. Ponadto każde zdarzenie, które nastąpiło w okresie sprawozdawczym powinno być wprowadzone w postaci zapisu do ksiąg rachunkowych danego okresu sprawozdawczego zgodnie z ich treścią ekonomiczną, stosownie do art. 4 i art. 20 ustawy o rachunkowości.
6. Wysokość stawki procentowej przyjętej do naliczenia rocznych stawek amortyzacyjnych dla środków trwałych należących do grupy II (zaklasyfikowanych pod numerem 210 jako sieć wodociągowa) była niezgodna z wykazem rocznych stawek amortyzacyjnych stanowiącym załącznik nr 1 do ww. ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, zmienionej z dniem 1 stycznia 2003 roku ustawą z dnia 27 lipca 2002 roku opublikowaną w Dz. U. nr 141, poz. 1179. Na podstawie kart prowadzonych dla poszczególnych środków trwałych stwierdzono, że dla wodociągów przyjętych na stan środków trwałych w okresie 2001-2004 stawka amortyzacyjna zaniżona została o 0,5% i wynosiła ona 4%.
7. Niewłaściwie ewidencjonowano przychody i rozchody środków trwałych, poprzez, m.in.: nie wystawianie odpowiedniego do rodzaju rozchodu środka druku PT oraz wystawianie niekompletnych dowodów OT. Działanie takie było niezgodne z postanowieniami § 29 pkt 2 Instrukcji obiegu dokumentów księgowych dla Urzędu Gminy Lutomiersk.
8. Na rachunkach dotyczących zakupu środków trwałych i wyposażenia nie wskazywano działu, konta i pozycji księgi inwentarzowej, pod którą dany przedmiot został zaewidencjonowany.
9. W okresie od stycznia 2003 roku do 30 czerwca 2005 roku przyjęto na stan środków trwałych tylko 1 inwestycję, pomimo, że w okresie tym inwestycje były realizowane, zakończone i rozliczone. Ponadto, w oparciu o ewidencję księgową tj. karty kontowe 080 – inwestycje (środki trwałe w budowie) stwierdzono, że w wielu przypadkach na kontach analitycznych prowadzonych dla poszczególnych inwestycji obroty nie były wykazywane od kilku lat, co wskazuje na wystąpienie sytuacji, w której na kontach analitycznych 080 zaewidencjonowane są inwestycje, które zostały zakończone w poprzednich latach. Zgodnie z art.16d ust.2 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych - składniki majątku powinny być wprowadzone do ewidencji najpóźniej w miesiącu przekazania ich do użytkowania. Stosownie, natomiast do zasad funkcjonowania konta 080, określonych w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych - konto 080 służy do ewidencji kosztów inwestycji rozpoczętych oraz rozliczenia kosztów inwestycji na uzyskane efekty. Saldo Wn konta 080 wykazane na koniec każdego roku powinno stanowić jedynie koszty inwestycji nie zakończonych. Wskazać należy, że zgodnie z przepisami ww. rozporządzenia Ministra Finansów - przychody nowych lub używanych środków trwałych pochodzących z zakupu gotowych środków trwałych lub inwestycji oraz wartość ulepszeń zwiększających wartość początkową środków trwałych winny być ujęte na stronie Wn konta 011 w księgach rachunkowych jednostki danego roku, w którym zostały osiągnięte. Ponadto, stosownie do art.20 ustawy o rachunkowości, każde zdarzenie, które nastąpiło w okresie sprawozdawczym, powinno być wprowadzone w postaci zapisu do ksiąg rachunkowych danego okresu sprawozdawczego zgodnie z jego treścią ekonomiczną.
Stosownie do zapisów art.4 ust. 2 ustawy o rachunkowości - operacje gospodarcze winny być ujmowane w księgach rachunkowych i wykazywane w sprawozdaniu finansowym, zgodnie z ich treścią ekonomiczną. W związku z powyższym wykazane w bilansach Urzędu - sporządzonych na koniec lat 2003-2004 - stany poszczególnych aktywów (środków trwałych i inwestycji w toku) nie były zgodne ze stanem rzeczywistym. Sytuacja taka wynikała, w szczególności, z braku przepływu dokumentów (informacji) pomiędzy poszczególnymi referatami Urzędu oraz z braku kontroli ze strony służb finansowych Urzędu Gminy, co do wartości wykazywanych w ewidencji księgowej. Instrukcja obiegu dokumentów finansowych obowiązująca w Urzędzie nie regulowała terminów przekazywania do służb finansowych dokumentów dotyczących poszczególnych operacji gospodarczych. Omówione wyżej nieprawidłowości wskazują na fakt, że stosowane przez jednostkę zasady rachunkowości nie pozwalają na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej, a księgi rachunkowe nie były prowadzone rzetelnie, zgodnie z wymogiem wynikającym z art.4 ust.1 i art.24 ust.2 ustawy o rachunkowości.
Zgodnie z unormowaniami zawartymi w art.4 ust.5 ustawy o rachunkowości, odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków wynikających z tej ustawy, w tym z tytułu nadzoru - ponosi kierownik jednostki (Wójt Gminy).
W zakresie prawidłowości przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji
W wyniku kontroli dokumentacji źródłowej dotyczącej inwentaryzacji przeprowadzonej w 2003 roku stwierdzono, co następuje:
1. W instrukcji inwentaryzacyjnej wprowadzonej zarządzeniem nr 34/2001 Wójta Gminy Lutomiersk z dnia 28 grudnia 2001 roku nie określono ani metody, ani częstotliwości przeprowadzania inwentaryzacji akcji i udziałów.
2. W skład Komisji inwentaryzacyjnej powołani byli także pracownicy nie zajmujący stanowisk kierowniczych w Urzędzie bądź w jednostkach organizacyjnych Gminy, co niezgodne było z postanowieniami § 4 ww. Instrukcji inwentaryzacyjnej.
3. W zarządzeniu nr 1/2003 Wójta Gminy z dnia 21 listopada 2003 roku w sprawie powołania Komisji inwentaryzacyjnej, określenia zakresu i terminu inwentaryzacji nie wyszczególniono rodzaju składników majątkowych, które mają być objęte inwentaryzacją oraz nie określono metod jej przeprowadzenia w stosunku do poszczególnych składników majątku. Wskazano jedynie na przeprowadzenie inwentaryzacji składników majątkowych metodą pełnej inwentaryzacji okresowej. W ustawie o rachunkowości brak rozróżnień (nazwy) dotyczących pełnej inwentaryzacji. Ponadto w przedmiotowym zarządzeniu nie wskazano terminu przeprowadzenia spisu.
4. Przed rozpoczęciem spisu osoby materialnie odpowiedzialne za całość i stan składników majątkowych objętych spisem nie złożyły oświadczeń stwierdzających, że wszystkie zrealizowane dowody przychodu i rozchodu składników majątku zostały ujęte w ewidencji oraz przekazane do księgowości, co było wymagane przez § 5 ust. 7 ww. Instrukcji inwentaryzacyjnej.
5. Arkusze spisowe nie stanowiły druków ścisłego zarachowania. Ponadto, nie wskazywano na nich osób materialnie odpowiedzialnych.
6. Wypełniając arkusze spisu z natury nie wskazywano numerów inwentarzowych środków trwałych i pozostałych środków trwałych, co nie spełniało wymogu wynikającego z § 5 ust. 17 ww. Instrukcji.
7. W czasie trwania inwentaryzacji Przewodnicząca Komisji nie przeprowadzała wyrywkowej kontroli przebiegu spisu, co było wymagane przez § 8 ust. 1 ww. Instrukcji inwentaryzacyjnej. Stosownie do zapisów zawartych w § 8 Instrukcji - dowodem przeprowadzenia kontroli spisu jest protokół oraz podpis w rubryce "uwagi", oznaczający sprawdzone pozycje.
8. Przeprowadzona na koniec 2003 roku metodą weryfikacji inwentaryzacja rzeczowych aktywów trwałych, tj. środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, a także umorzeń z nimi związanych nie stwierdziła różnic związanych z wykazaniem na koncie 072 zaniżonego stanu umorzenia wartości niematerialnych i prawnych oraz pozostałych środków trwałych w używaniu. Ponadto, przeprowadzona w drodze weryfikacji inwentaryzacja środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, tj. gruntów nie wykazała różnic wynikających z porównania dokumentów źródłowych (tj. decyzji komunalizacyjnych, druków OT) ze stanem środków trwałych (konto 011 grupa O – grunty) ujętym w ewidencji księgowej. Wskazuje to na nierzetelne przeprowadzenie inwentaryzacji w powyższym zakresie. Stosownie do zapisów § 7 ust. 4 Instrukcji inwentaryzacyjnej, inwentaryzacja aktywów i pasywów w drodze weryfikacji polegać powinna m.in. na ustaleniu ich realności przez porównanie z właściwymi dowodami.
W wyniku kontroli dokumentów źródłowych dotyczących inwentaryzacji stwierdzono także nie przeprowadzenie inwentaryzacji posiadanych udziałów oraz rozpoczętych inwestycji. Brak było protokołu weryfikacji salda kont 030 - finansowy majątek trwały i 080 – inwestycje, co wymagane było przez § 7 ust. 4 Instrukcji inwentaryzacyjnej.
Stosownie do zapisów § 7 ust. 2 Instrukcji inwentaryzacyjnej - kontrola prawidłowości przeprowadzonej weryfikacji wykonywana powinna być przez bezpośredniego przełożonego pracownika dokonującego weryfikacji stanów ewidencyjnych, tj. przez Skarbnika Gminy.
Odpowiedzialność za prawidłowe ustalenie zasad prowadzenia rachunkowości oraz wypełnianie obowiązków wynikających z ustawy o rachunkowości, w tym w zakresie, ewidencjonowania i wyceny majątku oraz jego inwentaryzacji, ponosi kierownik jednostki (Wójt Gminy).
Zawiadamiając o powyższych nieprawidłowościach proszę Pana Wójta o podjęcie działań mających na celu ich usunięcie oraz zapobieżenie ich występowaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Uaktualnić obowiązujący w jednostce Regulamin organizacyjny, uwzględniając faktyczną strukturę organizacyjną Urzędu.
2. Podejmować kontrole wobec podległych jednostek organizacyjnych – w zakresie wyznaczonym przez art.127 ustawy o finansach publicznych.
3. Ustalić procedury kontroli finansowej w zakresie określonym w art.35a ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych, uwzględniając standardy kontroli finansowej, o których mowa w art.35o ust.1 pkt 1 ww. ustawy (standardy kontroli finansowej ogłoszone zostały w Komunikacie nr 1 Ministra Finansów z dnia 30 stycznia 2003 roku w sprawie ogłoszenia "Standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych" - Dz. Urz. Min. Fin. nr 3, poz. 13). Procedury kontroli finansowej powinny objąć procesy związane z pobieraniem i gromadzeniem dochodów, zaciąganiem zobowiązań, dokonywaniem wydatków oraz gospodarowaniem mieniem.
4. Dokonać analizy zakresów czynności pracowników w kontekście wykonywanych przez nich obowiązków z zakresu gospodarki finansowej.
5. Zapewnić przestrzeganie ustalonych procedur kontroli finansowej. Mając na uwadze stwierdzone w wyniku kontroli nieprawidłowości szczególną uwagę zwrócić na zagadnienia związane z zaciąganiem zobowiązań oraz z ewidencją majątku i jego inwentaryzacją.
6. Ustalić regulamin premiowania (tj. zasady wypłacania i przyznawania premii) w oparciu o aktualnie obowiązujące przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 roku w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 146, poz. 1223).
7. Uzupełnić dokumentację opisującą przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości, zgodnie z wymogami wynikającymi z art.10 ust.1 pkt 3 i pkt 4 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości. W szczególności - określić zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz zasady powiązania kont ksiąg pomocniczych z kontami księgi głównej, opisać system przetwarzania danych (w tym przy użyciu komputera) oraz określić zasady ochrony danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.
8. Zapewnić należytą ochronę danych przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych za pomocą komputera, zgodnie z wymogami wynikającymi z art.71 ust.2 ustawy o rachunkowości.
9. Uzupełnić zakładowy plan kont dla Urzędu Gminy (jednostki) o konta: 401 i 761 służące do księgowania operacji gospodarczych dotyczących amortyzacji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.
10. Księgi rachunkowe prowadzone w Urzędzie oznaczać zgodnie z wymogami określonymi w art.13 ust.4 ustawy o rachunkowości. Stosownie do powołanego przepisu - księgi rachunkowe, z uwzględnieniem techniki ich prowadzenia, powinny być: 1) trwale oznaczone nazwą (pełną lub skróconą) jednostki, której dotyczą (każda księga wiązana, każda luźna karta kontowa, także jeżeli mają one postać wydruku komputerowego lub zestawienia wyświetlanego na ekranie monitora komputera), nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej oraz nazwą programu przetwarzania; 2) wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia; przechowywane starannie w ustalonej kolejności.
11. W przypadku stosowania programu komputerowego przy pomocy, którego prowadzone są poszczególne rodzaje ksiąg rachunkowych zapewnić automatyczną kontrolę przenoszenia obrotów lub sald, zgodnie z wymogiem art.13 ust.5 ustawy o rachunkowości.
12. Przy rejestracji zapisów księgowych dokonywanych w księgach prowadzonych przy użyciu komputera stosować odpowiednie procedury chroniące zapisy przed ich zniszczeniem lub modyfikacją, stosownie do wymogów ustawy o rachunkowości (art.23 ust.1 ustawy).
13. Nie dokonując na koniec roku wydruku ksiąg rachunkowych prowadzonych przy użyciu komputera zapewnić przenoszenie ich treści na inny komputerowy nośnik danych, zapewniający trwałość zapisów informacji przez czas wymagany przepisami ustawy o rachunkowości (art.13 ust.6 ustawy o rachunkowości).
14. Przestrzegać art.18 ust.1 ustawy o rachunkowości - w zakresie obowiązku sporządzania zestawień obrotów i sald kont księgi głównej. Zestawienia sporządzać zgodnie z wymogami określonymi we wskazanym przepisie.
15. Zaprowadzić konto bilansowe dla Urzędu 226 – długoterminowe należności finansowe, w celu ewidencjonowania na nim operacji gospodarczych, związanych, m.in., z ustanowieniem hipoteki przymusowej oraz konta pozabilansowe: 998 - zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego i 999 - zaangażowanie wydatków budżetowych lat przyszłych, stosownie do postanowień zakładowego planu kont oraz przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. W sporządzanych sprawozdaniach budżetowych wykazywać dane zgodne z ewidencją prowadzoną na wskazanych kontach.
16. Dokonywać uzgodnień danych zawartych w ewidencji analitycznej z ewidencją syntetyczną, zgodnie z art.16 ust.1 ustawy o rachunkowości.
17. Zapewnić prowadzenie ewidencji księgowej w sposób, który pozwoli na wyodrębnienie zobowiązań wymagalnych na potrzeby sprawozdawczości dotyczącej długu publicznego, zgodnie z wymogami wynikającymi z § 12 ust.1 pkt 5 i ust.2 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
18. Zapewnić prowadzenie ksiąg rachunkowych w sposób rzetelny, sprawdzalny, bezbłędny i bieżący, zgodnie z art.24 ust.1 ustawy o rachunkowości.
19. Przestrzegać zasad ewidencjonowania poszczególnych zdarzeń gospodarczych określonych w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych oraz w postanowieniach zakładowego planu kont, w szczególności, należne udziały w podatku dochodowym od osób fizycznych ujmować na kocie 224 – rozrachunki budżetu.
20. Przestrzegać art.20 ust.1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym - do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić w postaci zapisu każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.
21. Zapisów w księgach rachunkowych dokonywać na podstawie dowodów źródłowych stwierdzających dokonanie operacji gospodarczej, stosownie do postanowień art.20 ust.2 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z art.20 ust.3 pkt 1 ww. ustawy - podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione.
22. Zapewnić dokonywanie dekretacji na dowodach księgowych, stosownie do wymogu wynikającego z art.21 ust.1 pkt 6 ustawy o rachunkowości.
23. Zapewnić należytą kontrolę w zakresie rzetelności sporządzanych raportów kasowych.
24. Ujmować wpłaty i wypłaty gotówkowe w księgach rachunkowych w tym samym dniu, w którym zostały dokonane oraz prowadzić raporty kasowe w sposób zapewniający ciągłość zapisów, zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości.
25. Egzekwować składanie podpisów przez wystawcę oraz osobę pobierającą gotówkę z kasy na zastępczych dowodach kasowych KW, zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 5 ustawy o rachunkowości.
26. Na dowodach stanowiących podstawę dokonania wypłaty zamieszczać datę odbioru gotówki, zgodnie z § 15 ust. 3 Instrukcji obiegu dokumentów.
27. Sprawozdanie budżetowe Rb-27S - sprawozdanie z wykonania planu dochodów jednostki samorządu terytorialnego w zakresie wykazywanych skutków finansowych udzielonych przez gminę ulg, zwolnień, umorzeń odroczeń sporządzać zgodnie z postanowieniami Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 32 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 19 sierpnia 2005 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 170, poz. 1426). Skutki te wykazywać za dany okres sprawozdawczy.
28. Skorygować sprawozdania Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych i Rb-PDP z wykonania podstawowych dochodów podatkowych za lata 2003-2004 w zakresie dotyczącym wykazanych skutków finansowych wynikających z udzielonych ulg, odroczeń, umorzeń i zwolnień. Poprawione sprawozdania przekazać RIO w Łodzi.
29. W sprawozdaniach budżetowych Rb-28S - z wykonania planu wydatków budżetowych jednostki samorządu terytorialnego oraz Rb-NDS o nadwyżce/deficycie jednostki samorządu terytorialnego, wykazywać dane zgodne z prawidłowo prowadzoną ewidencją księgową, stosownie do postanowień § 9 ust.2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej. Dane zgodne z ewidencją księgową wykazywać także w sprawozdaniach bilansowych z wykonania budżetu Gminy Lutomiersk.
30. Przestrzegać zasad dotyczących przeksięgowań sald konta 961, określonych w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych oraz w postanowieniach zakładowego planu kont dla budżetu gminy, stanowiącego załącznik nr 3b do zarządzenia nr 33/2001 Wójta Gminy Lutomiersk z dnia 28 grudnia 2001 roku.
31. W bilansach sporządzanych dla Urzędu jako jednostki w informacjach uzupełniających poprawnie wskazywać kwoty dotyczące umorzenia wartości niematerialnych i prawnych.
32. Zapewnić kontrasygnowanie czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych przez Skarbnika Gminy lub osobę przez niego upoważnioną, zgodnie z art.46 ust.3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym.
33. Wydatków budżetowych dokonywać w granicach kwot określonych w planie finansowym, z uwzględnieniem prawidłowo dokonanych przeniesień, stosownie do art.129 ust.1 w zw. z art.92 pkt 3 ustawy o finansach publicznych.
34. Zaciągać zobowiązania w granicach ustalonych w uchwale budżetowej kwotach wydatków, w ramach upoważnień udzielonych przez radę gminy, zgodnie z art.60 ust.2 pkt 1 ustawy o samorządzie gminnym.
35. Wprowadzić nowy bądź udoskonalić posiadany program komputerowy służący do prowadzenia ewidencji podatków, który pozwalałby sporządzać wydruki przedstawiające niezmienione informacje dotyczące zapisów dokonanych w księgach rachunkowych pomimo ich zamknięcia na koniec danego roku, zgodnie z wymogami przepisów ustawy o rachunkowości.
36. Jeżeli deklaracja podatkowa nie została przez podatnika złożona pomimo takiego obowiązku, żądać złożenia wyjaśnień w sprawie przyczyn jej nie złożenia lub wezwać do jej złożenia, na podstawie art.274a § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa.
37. Zapewnić dokonywanie czynności sprawdzających w zakresie składanych deklaracji podatkowych - w oparciu o art.272 ustawy Ordynacja podatkowa. W przypadku stwierdzenia błędów rachunkowych lub innych oczywistych omyłek, wypełnienia deklaracji niezgodnie z ustalonymi wymaganiami, jak również w sytuacji wątpliwości co do poprawności złożonej deklaracji, podejmować działania w oparciu o art.274 i art.274a § 2 ww. ustawy.
38. Zapewnić wydawanie i doręczanie decyzji podatkowych w terminach umożliwiających podatnikowi zapłatę podatku w ustawowo określonym terminie płatności podatku (lub jego raty).
39. Egzekwować odsetki z tytułu nieterminowej zapłaty podatków. Przestrzegać przepisu art. 55 § 2 ustawy Ordynacja podatkowa, zobowiązującego organ podatkowy - jeżeli wpłata dokonana przez podatnika nie pokrywa kwoty zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę - do proporcjonalnego zaliczania dokonanej wpłaty na poczet kwoty zaległości podatkowej oraz kwoty odsetek za zwłokę w stosunku, w jakim, w dniu wpłaty, pozostaje kwota zaległości podatkowej do kwoty odsetek za zwłokę.
40. Dokonywać systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązań pieniężnych zgodnie z § 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
41. Bieżąco i terminowo podejmować czynności windykacyjne wobec podatników zalegających z uiszczaniem zobowiązań podatkowych, w oparciu o przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 110, poz. 968 ze zm.) oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
42. W wydawanych decyzjach dotyczących umorzenia zaległości podatkowej zamieszczać uzasadnienie faktyczne. Zgodnie z art.210 § 1 pkt 6 i art. 210 § 4 ustawy Ordynacja podatkowa, uzasadnienie faktyczne decyzji zawierać powinno, w szczególności, wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, którym dał wiarę oraz przyczyn, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności.
43. Decyzje dotyczące udzielenia ulgi w zapłacie podatku wydawać po dokładnym wyjaśnieniu stanu faktycznego sprawy, do czego zobowiązują organ podatkowy art.122 i art. 187 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa. W wyniku przeprowadzonego postępowania podatkowego należy ustalić istnienie (lub nie) ustawowo określonych przesłanek warunkujących podjęcie danego rozstrzygnięcia (np. w odniesieniu do umorzenia zaległości podatkowej przesłanki stanowią ważny interes podatnika lub interes publiczny). Jednocześnie, RIO w Łodzi zwraca uwagę na istotne zmiany wprowadzone z dniem 1 września 2005 roku do ustawy Ordynacja podatkowa w zakresie zasad udzielania ulg w zapłacie podatku, na mocy ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o zmianie ustawy - Ordynacja podatkowa oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz. U. nr 143, poz.1199).
44. W decyzjach dotyczących umorzenia zaległości podatkowych wskazywać kwotę podlegających umorzeniu odsetek.
45. Ulgi z tytułu nabycia gruntów na utworzenie nowego lub powiększenie istniejącego gospodarstwa rolnego stosować od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym podatnika złożył wniosek, zgodnie z art. 13d ust. 3 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym.
46. Ewidencję upomnień prowadzić zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
47. Pozostawiać w aktach spraw jeden egzemplarz upomnienia, zgodnie z § 4 ust. 1 ww. rozporządzenia.
48. Przy dokonywaniu sprzedaży nieruchomości w trybie przetargowym przestrzegać art.35 ust.2 pkt 12 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami, zobowiązującego do wskazania w wykazie nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży terminu do złożenia wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości na podstawie art. 34 ust. 1 pkt 1 i pkt 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami oraz art.38 ust.2 ww. ustawy określającego terminy podania do publicznej wiadomości ogłoszenia o przetargu.
49. Przestrzegać terminu zwracania wpłaconego wadium, określonego przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 roku w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. nr 207, poz. 2108).
50. Sporządzać i podawać do publicznej wiadomości wykazy nieruchomości przeznaczonych do oddania w dzierżawę, zgodnie z art.35 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
51. Podjąć działania zmierzające do ustalenia przez Radę Gminy zasad wynajmowania lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy oraz wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem Gminy obejmującego, w szczególności zasady polityki czynszowej, w oparciu o art.21 ust.1 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 roku o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego.
52. Przy wydawaniu zezwoleń na zajęcie pasa drogowego przestrzegać procedury poprzedzającej wydanie decyzji, określonej przez przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 1 czerwca 2004 roku w sprawie określenia warunków udzielania zezwoleń na zajęcie pasa drogowego. Ponadto, stosownie do art. 40 ust. 8 ustawy z dnia 21 marca 1985 roku o drogach publicznych (tekst jednolity z 2004 r., Dz. U. nr 204, poz. 2086 ze zm.) wysokość stawek opłat za zajęcie pasa drogowego dróg gminnych na cele niezwiązane z potrzebami zarządzania drogami i potrzebami ruchu drogowego ustalać zgodnie z uchwałą nr XVI/128/2004 Rady Gminy Lutomiersk z dnia 8 marca 2004 roku oraz zmieniającą ją uchwałą nr XXIX/216/2005 z dnia 14 marca 2005 roku.
53. W przypadku nieterminowego regulowania opłat za zajęcie pasa drogowego naliczać i egzekwować odsetki ustawowe, zgodnie z art.40d ust.1 ustawy o drogach publicznych.
54. Przestrzegać art. 41 ust. 4 ustawy z dnia 26 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi, w zakresie przeprowadzania szkoleń dla członków Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych.
55. Zapewnić przeprowadzanie kontroli ze strony merytorycznie właściwych pracowników Urzędu, co do prawidłowości wykorzystania środków przeznaczonych na prowadzenie działań związanych z profilaktyką i rozwiązywaniem problemów alkoholowych.
56. Przy zlecaniu zadań i udzielaniu dotacji, na rzecz organizacji pozarządowych, na cele publiczne związane z realizacją zadań jednostki samorządu terytorialnego stosować przepisy ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. nr 96, poz. 873 ze zm.). Natomiast w przypadku zlecania zadań publicznych innych niż określone w ww. ustawie, dotacji udzielać w trybie określonym przez organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego, na podstawie art. 118 ust. 2 ustawy o finansach publicznych (w brzmieniu obowiązującym od dnia 1 stycznia 2004 roku), tj. zgodnie z uchwałą nr XVIII/142/2004 Rady Gminy Lutomiersk z dnia 28 czerwca 2004 roku.
57. Przy ustalaniu wynagrodzeń dla pracowników przestrzegać przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 roku w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostach powiatowych i urzędach marszałkowskich. Zapewnić staranne przygotowywanie angaży oraz innych dokumentów stanowiących podstawę ponoszenia wydatków osobowych.
58. Zaprzestać wypłacania dodatku koordynacyjnego dla radcy prawnego.
59. Prawidłowo ustalać okresy pracy uprawniające do otrzymania nagrody jubileuszowej oraz przestrzegać terminu wypłaty nagrody. Zgodnie z § 12 ust.5 ww. rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostach powiatowych i urzędach marszałkowskich - nagrodę jubileuszową wypłaca się niezwłocznie po nabyciu przez pracownika prawa do tej nagrody.
60. W przypadku opisanej w wystąpieniu wypłaty nagrody jubileuszowej mimo braku spełnienia przesłanek w zakresie posiadanego okresu zatrudnienia dokonać analizy przedmiotowego stanu faktycznego pod kątem możliwości dochodzenia odszkodowania w oparciu o art.114 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku Kodeks Pracy (tekst jednolity z 1998 r., Dz. U. nr 21, poz. 94 ze zm.).
61. Zapewnić prawidłowe ustalanie wysokości dodatkowego wynagrodzenia rocznego wypłacanego pracownikom oraz wypłacanie tego wynagrodzenia wszystkim uprawnionym pracownikom, stosownie do obowiązujących w tym zakresie przepisów. Dokonać należnych (zaległych) wypłat na rzecz pracowników zatrudnionych w ramach robót publicznych.
62. Przestrzegać terminów przekazywania środków na rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, określonych w art.6 ust.2 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
63. Zapewnić wystawianie poleceń wyjazdu służbowego przez upoważnionych w tym zakresie pracowników.
64. Dokonywać rozliczeń kosztów podróży służbowych w oparciu o kompletnie wypełnione druki polecenia wyjazdu służbowego.
65. Koszty podróży krajowych rozliczać zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.
66. Przy udzielaniu zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych oraz przepisów aktów wykonawczych.
67. W księgach inwentarzowych prowadzonych dla pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych wskazywać numer dowodu księgowego stanowiącego podstawę do ich zaewidencjonowania oraz miejsce ich przeznaczenia (użytkowania).
68. Zapewnić ocechowanie środków trwałych numerami inwentarzowymi.
69. Objąć ewidencję konta 011 nieruchomości gruntowe, stanowiące własność Gminy Lutomiersk.
70. Zapewnić bieżące prowadzenie ewidencji środków trwałych.
71. Dokonując amortyzacji środków trwałych stosować stawki określone w przepisach ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (lub stawki określone przez Wójta Gminy).
72. Zapewnić przestrzeganie wewnętrznych regulacji w zakresie dokumentów, na podstawie, których następuje przyjęcie przedmiotów majątkowych na stan środków trwałych oraz ich rozchód.
73. Dokonując zakupu środków trwałych oraz wyposażenia oznaczać rachunki, co do działu, konta i pozycji księgi inwentarzowej, pod którą dany składnik został zaewidencjonowany uwzględniając wymogi zawarte w wewnętrznych regulacjach.
74. Przyjmować inwestycje na stan środków trwałych po ich zakończeniu, najpóźniej w miesiącu przekazania ich do użytkowania, wprowadzając każde zdarzenie, które nastąpiło w okresie sprawozdawczym - w postaci zapisu - do ksiąg rachunkowych danego okresu sprawozdawczego, zgodnie z treścią ekonomiczną. Przyjąć na stan środków trwałych inwestycje zakończone przez Gminę w minionych latach.
75. Dokonywać inwentaryzacji w sposób określony w postanowieniach przyjętej w jednostce instrukcji inwentaryzacyjnej.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art.9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Wójta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że zgodnie z art.9 ust.4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
1. Przewodniczący Rady Gminy w Lutomiersku
2. Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy w Lutomiersku
3. aa
Wystąpienie pokontrolne podpisała dr Jadwiga Chwiałkowska – Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.