Administracja Nieruchomościami Łódź-Śródmieście "Nowe Miasto" - doraźna kontrola zamówień publicznych.
XMLTreść
Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi do Dyrektora Administracji Nieruchomościami Łódź-Śródmieście "Nowe Miasto" po zakończeniu doraźnej kontroli zamówień publicznych. Udostępniane na podstawie art.6 ust.1 pkt 4 lit "a" tiret drugi ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej.
Pan
TADEUSZ LIK
Dyrektor Administracji Nieruchomościami Łódź-Śródmieście "Nowe Miasto"
WK - 602/54/2005
Działając na podstawie art. 9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych ( tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz.577 ze zm.) zawiadamiam, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła doraźną kontrolę w Administracji Nieruchomościami Łódź Śródmieście "Nowe Miasto" w zakresie udzielania zamówień publicznych. W ramach kontroli zbadano 10 postępowań o udzielenie zamówienia publicznego z okresu 2003 - 2005. W wyniku czynności kontrolnych nie stwierdzono istotnych nieprawidłowości związanych z realizowanymi procedurami udzielania zamówień, a ujawnione uchybienia i naruszenia wynikały - przede wszystkim - z wadliwej interpretacji przepisów i niedostatecznego funkcjonowania mechanizmów kontroli finansowej w jednostce. Stwierdzone naruszenia i uchybienia dotyczyły, w szczególności:1. Braku opisania, w ogłoszeniu o zamówieniu, przedmiotu zamówienia z użyciem nazw i kodów określonych we Wspólnym Słowniku Zamówienia, co było wymagane przez art.30 ust.4 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz. 177 ze zm.) - m.in. - w przypadku udzielenia zamówienia publicznego na wykonanie wraz z osadzeniem stolarki drewnianej otworowej wraz z parapetami w nieruchomościach administrowanych przez AN "Nowe Miasto" (2004 rok) oraz w przypadku udzielenia zamówienia na demontaż starej stolarki drewnianej otworowej z wykonaniem i montażem nowej stolarki otworowej jednoramowej PCV (2004 rok).
2. Braku w ogłoszeniach o przetargu nieograniczonym pełnego opisu warunków udziału w postępowaniu oraz opisu sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków, co było wymagane przez art.41 pkt 7 ustawy Prawo zamówień publicznych - m.in. - w przypadku udzielenia zamówienia publicznego na opracowanie dokumentacji projektowej dla celów wykupu lokali w nieruchomościach administrowanych przez AN Łódź – Śródmieście "Nowe Miasto" (2005 rok) oraz w przypadku udzielenia zamówienia na demontaż starej stolarki drewnianej otworowej z wykonaniem i montażem nowej stolarki otworowej jednoramowej PCV (2004 rok).
3. W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego na sprzątanie wraz z dezynfekcją, dezynsekcją i deratyzacją terenów oraz obiektów zlokalizowanych na terenie AN "Nowe Miasto" (2004 rok) stwierdzono:
- w wyniku porównania treści ogłoszeń o przetargu umieszczonych przez zamawiającego na tablicy ogłoszeń oraz na stronie internetowej ustalono, że ogłoszenia te różniły się w swej treści. W ogłoszeniu zamieszczonym w internecie w rubryce "warunki udziału w postępowaniu" nie wymieniono warunków zawartych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, tj.: złożenie wypisu/odpisu z rejestru, zatrudnianie w dniu składania ofert minimum 15 pracowników przewidzianych do realizacji usługi oraz wyrażenie zgody na 30 dniowy termin płatności, lecz użyto określenia, "że Zamawiający musi spełniać warunki określone w specyfikacji", natomiast w ogłoszeniu o postępowaniu wywieszonym w siedzibie zamawiającego powyższe warunki były wyszczególnione. W ogłoszeniu zamieszczonym w internecie w rubryce "kryteria oceny oferty i ich znaczenie w %" zapisano, "cena (koszt) – 100 %", natomiast w ogłoszeniu o postępowaniu wywieszonym w siedzibie zamawiającego w rubryce "kryteria oceny ofert" zapisano "cena ofertowa z VATem za powierzchnie podlegające sprzątaniu wraz z dezynfekcją, dezynsekcją i deratyzacją – 100% wagi. Cenie przypisano 10 punktową skalę: powierzchnia zewnętrzna – 5 pkt, powierzchnia wewnętrzna – 4 pkt, tereny zielone – 1 pkt",
- żadne z wymienionych wyżej ogłoszeń nie wskazywało innych niż wyżej opisane warunków udziału w postępowaniu, określonych w części XII pkt 5 specyfikacji istotnych warunków zamówienia (np. pełne własne zabezpieczenie materiałowe - preparaty przeznaczone do dezynfekcji, dezynsekcji i deratyzacji, sadzonki krzaków, kwiaty, trawę, żarówki, flagi, piasek i środki chemiczne do likwidacji skutków zimy),
Powyższe naruszało wymogi wynikające z art. 41 pkt 7 ustawy Prawo zamówień publicznych, zgodnie z którym - ogłoszenie o zamówieniu zawiera co najmniej - opis warunków udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków.
- zamawiający opisując przedmiot zamówienia nie podał kodu określonego we Wspólnym Słowniku Zamówień, stosownie do art.30 ust.4 ustawy Prawo zamówień publicznych,
- w specyfikacji istotnych warunków zamówienia zamawiający nieprawidłowo wskazał ostateczny termin udzielania wyjaśnień dotyczących treści specyfikacji - "do dnia 25 czerwca 2004 r.". Zgodnie z art. 38 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych - wykonawca może zwrócić się do zamawiającego o wyjaśnienie treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Zamawiający jest obowiązany niezwłocznie udzielić wyjaśnień, chyba, że prośba o wyjaśnienie treści specyfikacji wpłynęła do zamawiającego na mniej niż 6 dni przed terminem składania ofert. W badanym przypadku termin składania ofert wyznaczono na dzień 9 lipca 2004 roku, ostateczny termin udzielania przez zamawiającego wyjaśnień odnośnie specyfikacji przypadał, zatem na dzień 3 lipca 2004 roku,
- zamawiający w druku ZP-14 – "Informacja o spełnianiu przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego", w rubryce "wymagane warunki": umieścił warunek "polisa ubezpieczeniowa". W specyfikacji istotnych warunków zamówienia, w punkcie XII "Warunki i wymagania stawiane wykonawcom" nie wskazano wymogu posiadania ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej, jedynie w części XIII pkt 1 lit "f" specyfikacji "Informacje o dokumentach, jakie muszą złożyć wykonawcy" zapisano, że "wykonawca zobowiązany jest dołączyć do oferty polisę lub inny dokument ubezpieczenia potwierdzający, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej". Należy zauważyć, że zgodnie z art. 36 ust.1 pkt 8 i 9 ustawy Prawo zamówień publicznych - specyfikacja powinna zawierać, między innymi, opis warunków udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków, a także informację o oświadczeniach i dokumentach, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu. Z powyższego wynika, że żądanie określonego dokumentu powinno być powiązane ze sformułowaniem warunku, którego dokument ten dotyczy i pozwala na weryfikację okoliczności spełnienia tego warunku,
- zgodnie z postanowieniami umowy nr 12/2004 z dnia 26 lipca 2004 roku - jako okres rozliczeniowy ustalono miesiąc kalendarzowy. Zamawiający zobowiązał się do zapłaty faktury w terminie 30 dni od daty złożenia jej w siedzibie administracji. W przypadku nieterminowej zapłaty faktury zamawiający zobowiązał się do uregulowania ustawowych odsetek. Zgodnie z wyżej cytowanymi zapisami umownymi faktura, która została doręczona w dniu 6 września 2004 roku powinna być zapłacona do dnia 7 października 2004 roku, natomiast zapłaty dokonano dopiero w dniu 13 stycznia 2005 roku.
Informując o powyższym proszę Pana Dyrektora o podjęcie działań mających na celu zapobieżenie występowaniu w przyszłości ujawnionych naruszeń. W tym celu RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Opisując przedmiot zamówienia używać nazw i kodów określonych we Wspólnym Słowniku Zamówień, zgodnie z art.30 ust.4 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych.
2. W ogłoszeniu o przetargu nieograniczonym zamieszczać opis warunków udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełnienia tych warunków, zgodnie z art. 41 pkt 7 ustawy Prawo zamówień publicznych.
3. W specyfikacji istotnych warunków zamówienia zamieszczać opis warunków udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełnienia tych warunków, jak również informację o oświadczeniach i dokumentach, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu, zgodnie z art. 36 ust. 1 pkt 8 i 9 ustawy Prawo zamówień publicznych.
4. Przestrzegać art.38 ust.1 ww. ustawy określającego, w szczególności termin udzielania przez zamawiającego wyjaśnień treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia.
5. Przestrzegać art.28 ust.3 pkt 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148 ze zm.), zobowiązującego jednostki sektora finansów publicznych do dokonywania wydatków w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.
Stosownie do art.9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych informację o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania należy przedłożyć Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Łodzi, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że zgodnie z art.9 ust.4 cyt. ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
- Prezydent Miasta Łodzi
- aa
Wystąpienie pokontrolne podpisała dr Jadwiga Chwiałkowska – Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.
Łódź, dnia 22 września 2005 r.
Pan
TADEUSZ LIK
Dyrektor Administracji Nieruchomościami Łódź-Śródmieście "Nowe Miasto"
WK - 602/54/2005
Działając na podstawie art. 9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych ( tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz.577 ze zm.) zawiadamiam, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła doraźną kontrolę w Administracji Nieruchomościami Łódź Śródmieście "Nowe Miasto" w zakresie udzielania zamówień publicznych. W ramach kontroli zbadano 10 postępowań o udzielenie zamówienia publicznego z okresu 2003 - 2005. W wyniku czynności kontrolnych nie stwierdzono istotnych nieprawidłowości związanych z realizowanymi procedurami udzielania zamówień, a ujawnione uchybienia i naruszenia wynikały - przede wszystkim - z wadliwej interpretacji przepisów i niedostatecznego funkcjonowania mechanizmów kontroli finansowej w jednostce. Stwierdzone naruszenia i uchybienia dotyczyły, w szczególności:1. Braku opisania, w ogłoszeniu o zamówieniu, przedmiotu zamówienia z użyciem nazw i kodów określonych we Wspólnym Słowniku Zamówienia, co było wymagane przez art.30 ust.4 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz. 177 ze zm.) - m.in. - w przypadku udzielenia zamówienia publicznego na wykonanie wraz z osadzeniem stolarki drewnianej otworowej wraz z parapetami w nieruchomościach administrowanych przez AN "Nowe Miasto" (2004 rok) oraz w przypadku udzielenia zamówienia na demontaż starej stolarki drewnianej otworowej z wykonaniem i montażem nowej stolarki otworowej jednoramowej PCV (2004 rok).
2. Braku w ogłoszeniach o przetargu nieograniczonym pełnego opisu warunków udziału w postępowaniu oraz opisu sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków, co było wymagane przez art.41 pkt 7 ustawy Prawo zamówień publicznych - m.in. - w przypadku udzielenia zamówienia publicznego na opracowanie dokumentacji projektowej dla celów wykupu lokali w nieruchomościach administrowanych przez AN Łódź – Śródmieście "Nowe Miasto" (2005 rok) oraz w przypadku udzielenia zamówienia na demontaż starej stolarki drewnianej otworowej z wykonaniem i montażem nowej stolarki otworowej jednoramowej PCV (2004 rok).
3. W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego na sprzątanie wraz z dezynfekcją, dezynsekcją i deratyzacją terenów oraz obiektów zlokalizowanych na terenie AN "Nowe Miasto" (2004 rok) stwierdzono:
- w wyniku porównania treści ogłoszeń o przetargu umieszczonych przez zamawiającego na tablicy ogłoszeń oraz na stronie internetowej ustalono, że ogłoszenia te różniły się w swej treści. W ogłoszeniu zamieszczonym w internecie w rubryce "warunki udziału w postępowaniu" nie wymieniono warunków zawartych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, tj.: złożenie wypisu/odpisu z rejestru, zatrudnianie w dniu składania ofert minimum 15 pracowników przewidzianych do realizacji usługi oraz wyrażenie zgody na 30 dniowy termin płatności, lecz użyto określenia, "że Zamawiający musi spełniać warunki określone w specyfikacji", natomiast w ogłoszeniu o postępowaniu wywieszonym w siedzibie zamawiającego powyższe warunki były wyszczególnione. W ogłoszeniu zamieszczonym w internecie w rubryce "kryteria oceny oferty i ich znaczenie w %" zapisano, "cena (koszt) – 100 %", natomiast w ogłoszeniu o postępowaniu wywieszonym w siedzibie zamawiającego w rubryce "kryteria oceny ofert" zapisano "cena ofertowa z VATem za powierzchnie podlegające sprzątaniu wraz z dezynfekcją, dezynsekcją i deratyzacją – 100% wagi. Cenie przypisano 10 punktową skalę: powierzchnia zewnętrzna – 5 pkt, powierzchnia wewnętrzna – 4 pkt, tereny zielone – 1 pkt",
- żadne z wymienionych wyżej ogłoszeń nie wskazywało innych niż wyżej opisane warunków udziału w postępowaniu, określonych w części XII pkt 5 specyfikacji istotnych warunków zamówienia (np. pełne własne zabezpieczenie materiałowe - preparaty przeznaczone do dezynfekcji, dezynsekcji i deratyzacji, sadzonki krzaków, kwiaty, trawę, żarówki, flagi, piasek i środki chemiczne do likwidacji skutków zimy),
Powyższe naruszało wymogi wynikające z art. 41 pkt 7 ustawy Prawo zamówień publicznych, zgodnie z którym - ogłoszenie o zamówieniu zawiera co najmniej - opis warunków udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków.
- zamawiający opisując przedmiot zamówienia nie podał kodu określonego we Wspólnym Słowniku Zamówień, stosownie do art.30 ust.4 ustawy Prawo zamówień publicznych,
- w specyfikacji istotnych warunków zamówienia zamawiający nieprawidłowo wskazał ostateczny termin udzielania wyjaśnień dotyczących treści specyfikacji - "do dnia 25 czerwca 2004 r.". Zgodnie z art. 38 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych - wykonawca może zwrócić się do zamawiającego o wyjaśnienie treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Zamawiający jest obowiązany niezwłocznie udzielić wyjaśnień, chyba, że prośba o wyjaśnienie treści specyfikacji wpłynęła do zamawiającego na mniej niż 6 dni przed terminem składania ofert. W badanym przypadku termin składania ofert wyznaczono na dzień 9 lipca 2004 roku, ostateczny termin udzielania przez zamawiającego wyjaśnień odnośnie specyfikacji przypadał, zatem na dzień 3 lipca 2004 roku,
- zamawiający w druku ZP-14 – "Informacja o spełnianiu przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego", w rubryce "wymagane warunki": umieścił warunek "polisa ubezpieczeniowa". W specyfikacji istotnych warunków zamówienia, w punkcie XII "Warunki i wymagania stawiane wykonawcom" nie wskazano wymogu posiadania ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej, jedynie w części XIII pkt 1 lit "f" specyfikacji "Informacje o dokumentach, jakie muszą złożyć wykonawcy" zapisano, że "wykonawca zobowiązany jest dołączyć do oferty polisę lub inny dokument ubezpieczenia potwierdzający, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej". Należy zauważyć, że zgodnie z art. 36 ust.1 pkt 8 i 9 ustawy Prawo zamówień publicznych - specyfikacja powinna zawierać, między innymi, opis warunków udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków, a także informację o oświadczeniach i dokumentach, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu. Z powyższego wynika, że żądanie określonego dokumentu powinno być powiązane ze sformułowaniem warunku, którego dokument ten dotyczy i pozwala na weryfikację okoliczności spełnienia tego warunku,
- zgodnie z postanowieniami umowy nr 12/2004 z dnia 26 lipca 2004 roku - jako okres rozliczeniowy ustalono miesiąc kalendarzowy. Zamawiający zobowiązał się do zapłaty faktury w terminie 30 dni od daty złożenia jej w siedzibie administracji. W przypadku nieterminowej zapłaty faktury zamawiający zobowiązał się do uregulowania ustawowych odsetek. Zgodnie z wyżej cytowanymi zapisami umownymi faktura, która została doręczona w dniu 6 września 2004 roku powinna być zapłacona do dnia 7 października 2004 roku, natomiast zapłaty dokonano dopiero w dniu 13 stycznia 2005 roku.
Informując o powyższym proszę Pana Dyrektora o podjęcie działań mających na celu zapobieżenie występowaniu w przyszłości ujawnionych naruszeń. W tym celu RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Opisując przedmiot zamówienia używać nazw i kodów określonych we Wspólnym Słowniku Zamówień, zgodnie z art.30 ust.4 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych.
2. W ogłoszeniu o przetargu nieograniczonym zamieszczać opis warunków udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełnienia tych warunków, zgodnie z art. 41 pkt 7 ustawy Prawo zamówień publicznych.
3. W specyfikacji istotnych warunków zamówienia zamieszczać opis warunków udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełnienia tych warunków, jak również informację o oświadczeniach i dokumentach, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu, zgodnie z art. 36 ust. 1 pkt 8 i 9 ustawy Prawo zamówień publicznych.
4. Przestrzegać art.38 ust.1 ww. ustawy określającego, w szczególności termin udzielania przez zamawiającego wyjaśnień treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia.
5. Przestrzegać art.28 ust.3 pkt 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148 ze zm.), zobowiązującego jednostki sektora finansów publicznych do dokonywania wydatków w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.
Stosownie do art.9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych informację o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania należy przedłożyć Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Łodzi, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że zgodnie z art.9 ust.4 cyt. ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
- Prezydent Miasta Łodzi
- aa
Wystąpienie pokontrolne podpisała dr Jadwiga Chwiałkowska – Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.