P. Tomaszowski - Kontrola kompleksowa przeprowadzona przez RIO w Łodzi, zakończona w 2005 roku
XMLTreść
Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi do Powiatu Tomaszowskiego po zakończeniu kompleksowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych. Udostępniane na podstawie art.6 ust.1 pkt 4 lit "a" tiret drugi ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej.
Pan
ANDRZEJ BARAŃSKI
Przewodniczący Zarządu Powiatu Tomaszowskiego
WK - 602/55/2005
Działając na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity Dz. U. z 2001 r. nr 55, poz.577 ze zm.) informuję, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Powiecie Tomaszowskim. Kontrola nie wykazała nieprawidłowości mających wpływ na prowadzenie gospodarki finansowej i udzielanie zamówień publicznych. Ujawnione uchybienia i naruszenia wynikały, przede wszystkim, z wadliwej interpretacji przepisów, niedostatecznego nadzoru ze strony kierownictwa oraz braku stosownych procedur kontroli finansowej. Dotyczyły one, w szczególności:1. W instrukcji dotyczącej gospodarki kasowej nie uregulowano spraw związanych ze sprzedażą znaków skarbowych. Ponadto, nie wyszczególniono raportów kasowych, jakie prowadzone są w kasie Starostwa.
2. Kontrolowana jednostka nie posiadała wykazu ksiąg rachunkowych dla organu (budżetu) i Starostwa (jednostki), zgodnie z wymogiem określonym w art.10 ust.1 pkt 3 lit "b" ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2002 r., nr 76, poz.694 ze zm.). Zgodnie z ww. przepisami, jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, między innymi dotyczące wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych. Kontrolujące ustaliły, że - mimo braku wykazu - kontrolowana jednostka prowadziła wszystkie wymagane przepisami księgi rachunkowe, odrębnie dla budżetu i jednostki.
3. Stwierdzono przypadki nie otwierania i nie zamykania ksiąg rachunkowych (np. księga dotycząca PFOŚiGW), zgodnie z wymogami określonymi w art.12 ust.1 pkt 2 i art.12 ust.2 pkt 1 ustawy o rachunkowości. Stosownie do ww. przepisów, księgi rachunkowe otwiera się na początek każdego następnego roku obrotowego, natomiast ich zamknięcia dokonuje się na dzień kończący rok obrotowy. Zamknięcie ksiąg rachunkowych - stosownie do art.12 ust.5 ww. ustawy - polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących księgi rachunkowe. Odpowiedzialność za powyższe naruszenia ponosi Skarbnik Powiatu.
4. W przedłożonej do kontroli dokumentacji dotyczącej sprzedaży nieruchomości położonych w Tomaszowie Mazowieckim przy ulicach: Barlickiego 15, św. Antoniego 18 oraz Granicznej 61 - stwierdzono brak pism zawiadamiających nabywców działek i lokali mieszkalnych o miejscu i terminie zawarcia umów sprzedaży (aktów notarialnych). Na mocy art.41 ust.1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity Dz. U. z 2004 r. nr 261, poz.2603 ze zm.), organizator przetargu zobowiązany jest zawiadomić osobę ustaloną jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży lub oddania w użytkowanie wieczyste nieruchomości, najpóźniej w ciągu 21 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu, a wyznaczony termin nie może być krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia.
5. W sytuacji przeznaczenia do sprzedaży lokali mieszkalnych Zarząd Powiatu nie informował - zgodnie z art.34 ust.4 i 5 ww. ustawy - na piśmie najemców lokali o przysługującym im pierwszeństwie w ich nabyciu, pod warunkiem złożenia wniosku o nabycie w terminie określonym w zawiadomieniu. Termin ten nie może być krótszy niż 21 dni od dnia otrzymania zawiadomienia. Najemcy lokali korzystają z pierwszeństwa w nabyciu nieruchomości, jeżeli złożą oświadczenie, że wyrażają zgodę na cenę ustaloną w sposób określony w ustawie.
Z wyjaśnień złożonych - w dniu podpisania protokołu kontroli – przez Pana Eugeniusza Czapnika Zastępcę Naczelnika Wydziału Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami wynikało, że pracownicy Starostwa osobiście odwiedzali najemców lokali, informując ich o możliwości nabycia lokalu.
6. Kontrolujące stwierdziły, że w 2003 roku nie dokonano zmian stawek opłat wnoszonych z tytułu dzierżawy. W umowach dzierżawy zapisano, że stawka czynszu dzierżawnego będzie podlegać rocznym zmianom, stosownie do zmian wskaźnika cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem w stosunku do roku poprzedniego, zgodnie z komunikatami Prezesa GUS. Odpowiedzialność za powyższe ponoszą Starosta Powiatu, Naczelnik Wydziału Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami.
7. Nieprawidłowo wyliczono wysokość opłat za zajęcie pasa drogowego, wskutek przyjęcia innej liczby dni zajęcia pasa oraz innej wielkości zajętej powierzchni, niż to wynikało ze złożonych wniosków. W pierwszym przypadku wielkość opłaty zawyżono o 3 zł, w drugim zaniżono o 9 zł.
8. Nie od wszystkich osób zajmujących pas drogowy, zarządca drogi żądał złożenia – wraz z wnioskiem o wydanie zezwolenia na zajęcie pasa drogowego – oświadczenia o posiadaniu ważnego pozwolenia na budowę obiektu umieszczanego w pasie drogowym lub o zgłoszeniu budowy lub prowadzonych robót właściwemu organowi administracji architektoniczno-budowlanej, co było wymagane przez § 1 ust.5 pkt 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 1 czerwca 2004 roku w sprawie określenia warunków udzielania zezwolenia na zajęcie pasa drogowego (Dz. U. nr 140, poz.1481).
9. W przypadku udzielenia dotacji w wysokości 11.000 zł na rzecz Powiatowego Szkolnego Związku Sportowego w Tomaszowie Mazowieckim, stwierdzono bezpodstawne przyjęcie do rozliczenia I transzy dotacji - rachunków wystawionych na kwotę 46,01 zł, a dotyczących okresu sprzed zawarcia umowy. Umowa dotacji na 2004 rok została zawarta w dniu 18 maja 2004 roku, natomiast faktury wystawiono 16 marca i 28 kwietnia 2004 roku. Stwierdzono, że przedstawione do rozliczenia dokumenty posiadały tylko adnotację, iż zostały sprawdzone pod względem formalnym i rachunkowym, a opis dotyczył potwierdzenia wykonania usługi wskazanej na rachunku. Rachunki nie posiadały adnotacji o wykorzystaniu dotacji zgodnie z załącznikiem nr 1 do zawartej umowy, do czego dotowany zobowiązany był na podstawie § 2 ust.2 umowy nr 5/WEK/2004 z dnia 18 maja 2004 roku. Kontrolujące ustaliły ponadto, że dotowany wprowadził nowy rodzaj wydatku, który nie mieścił się w postanowieniach umowy – „inne wydatki” na kwotę 1.404,42 zł. Zgodnie z § 10 umowy w uzasadnionych przypadkach strony po uzgodnieniach mogły dokonać zmian zakresu rzeczowego i finansowego zadania w trakcie jej obowiązywania, jednakże każda zmiana powinna być dokonana w formie aneksu.
10. Analiza załączonych do rozliczenia dotacji kserokopii rachunków i faktur wystawionych na Międzyszkolny Uczniowski Klub Sportowy „WIKING” w Tomaszowie Mazowieckim wykazała, że do rozliczenia dotacji przedstawiono i przyjęto dokumenty na kwotę 818,32 zł dotyczące okresu sprzed zawarcia umowy. Umowa zawarta została na okres od dnia 19 maja 2004 do dnia 21 grudnia 2004 roku. Wskazana wyżej kwota dotyczyła realizacji kosztów związanych z udziałem drużyny Żaków MUKS „Wiking” w lidze koszykówki chłopców prowadzonej przez ŁOZK, podczas gdy w załączniku nr 1 do zawartej umowy koszt tego zadania zamyka się kwotą 500 zł. Do powyższej umowy nie sporządzono aneksu, w którym zmieniona zostałaby wysokość kwoty na określone zadanie, do czego zobowiązywał § 10 ww. umowy. W toku kontroli rozliczenia dotacji stwierdzono, że przedstawione do rozliczenia rachunki posiadały tylko adnotację, iż zostały sprawdzone pod względem formalnym i rachunkowym, a opis dotyczył tylko potwierdzenia wykonania usługi wskazanej na rachunku. Rachunki nie posiadały adnotacji o wykorzystaniu dotacji zgodnie z załącznikiem nr 1 do zawartej umowy, do czego dotowany zobowiązany był na podstawie zapisów §2 ust.2 umowy. Na rozliczeniach dotacji Klubu Sportowego „WIKING” brak było podpisu Skarbnika Powiatu lub innego pracownika, jako przyjmującego rozliczenie w imieniu Powiatu Tomaszowskiego.
Stwierdzone przez kontrolujące naruszenia w zakresie rozliczania udzielonych dotacji wskazują na wadliwe funkcjonowanie procedur kontroli finansowej w powyższym zakresie. Odpowiedzialność za powyższe ponoszą Starosta Powiatu, Skarbnik Powiatu oraz księgowa zatrudniona w Referacie Budżetu.
11. Stwierdzono przypadki braku kontrasygnowania umów dotacji przez Skarbnika Powiatu, co naruszało art.48 ust. 3 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 roku o samorządzie powiatowym (tekst jednolity Dz. U. z 2001 r., nr 142, poz.1592 ze zm.), zgodnie z którym - jeżeli czynność prawna może spowodować powstanie zobowiązań majątkowych, do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata skarbnika powiatu lub osoby przez niego upoważnionej.
12. Dotację udzieloną Stowarzyszeniu Rodzin Katolickich błędnie zaklasyfikowano do § 2830, zamiast do § 2820, zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 września 2004 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. nr 209, poz.2132 ze zm.).
13. W ramach wydatków dotyczących wypłaty świadczeń pieniężnych dla rodzin zastępczych, w dwóch przypadkach nie odniesiono się do obowiązku pokrycia kosztów utrzymania dziecka w sytuacji, gdy chociaż jedno z rodziców osiągało dochód, stosownie do przepisów art.33j ust.1 ustawy z dnia 29 listopada 1990 roku o pomocy społecznej (tekst jednolity Dz. U. z 1998 r., nr 64, poz.414 ze zm.), a następnie art.79 ustawy z dnia 12 marca 2004 roku o pomocy społecznej (Dz. U. nr 64, poz.593 ze zm.). Za pobyt dziecka w rodzinie zastępczej opłatę do wysokości miesięcznej pomocy pieniężnej - na częściowe pokrycie kosztów utrzymania dziecka umieszczonego w tej rodzinie - wnoszą rodzice. Decyzję administracyjną w sprawie wysokości opłaty wydaje starosta właściwy ze względu na miejsce zamieszkania dziecka, przed umieszczeniem go w rodzinie zastępczej. Starosta, ustalając wysokość opłaty za pobyt dziecka w rodzinie zastępczej, uwzględnia sytuację rodzinną, zdrowotną, dochodową i majątkową. Powyższe stosuje się również do rodziców pozbawionych władzy rodzicielskiej lub rodziców, którym władza rodzicielska została zawieszona albo ograniczona. Starosta może częściowo zwolnić lub odstąpić od ustalenia opłaty, na wniosek lub z urzędu, ze względu na trudną sytuację materialną rodziny. Rada powiatu określa, w drodze uchwały, warunki częściowego lub całkowitego zwalniania rodziców z opłat, o których mowa wyżej.
14. W wyniku kontroli rozliczania kosztów podróży służbowych radnych stwierdzono przypadki nie wskazywania środka komunikacji w poleceniach wyjazdu służbowego (delegacje nr nr 2/2004, 3/2004 i 6/2004). Powyższe działanie było niezgodne z przepisami § 5 ust.1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 lipca 2000 roku w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych powiatu (Dz. U. nr 66, poz.799 z późn. zm.). Stosownie do ww. przepisu, środek transportu właściwy do odbycia podróży służbowej określa przewodniczący rady powiatu w poleceniu wyjazdu służbowego.
15. W przypadku wszystkich skontrolowanych poleceń wyjazdu służbowego radnych stwierdzono, że nie określano w nich miejsca rozpoczęcia podróży służbowej, co stanowiło naruszenie przepisów § 2 ust.1 ww. rozporządzenia. Określenie miejsca i terminu wykonywania zadania oraz miejscowości rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej radnego, należy do obowiązków przewodniczącego rady powiatu.
16. Umowa o dzieło nr 8/9P/2003 zawarta w dniu 12 maja 2003 roku pomiędzy Starostą a J. Śledzińskim - reprezentującym spółkę cywilną PUG-K „GEA” - na prace geodezyjne polegające na założeniu ewidencji budynków i modernizacji ewidencji obrębów 25 i 26 w Tomaszowie Mazowieckim, przewidywała wykonanie ww. prac do dnia 30 czerwca 2003 roku. Wykonawca nie dotrzymał terminu umowy, a prace wykonane zostały w terminie do dnia 26 kwietnia 2004 roku. Wynagrodzenie za wykonanie usługi w wysokości wynikającej z umowy wypłacono w dniu 21 maja 2004 roku. W umowie strony postanowiły, że w przypadku wykonania powierzonej pracy z opóźnieniem, wykonawca zapłaci karę w wysokości 0,04 % od wartości umowy za każdy dzień zwłoki. Spółka „GEA” nie została obciążona karami umownymi za dziesięciomiesięczną zwłokę w realizacji zadania.
Zawiadamiając o powyższych nieprawidłowościach proszę Pana Przewodniczącego o podjęcie działań mających na celu ich usunięcie oraz zapobieżenie ich występowaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Zapewnić przestrzeganie ustalonych w jednostce procedur kontroli finansowej, w szczególności w zakresie rozliczania udzielonych z budżetu dotacji.
2. Sporządzić wykaz ksiąg rachunkowych odrębnie dla organu (budżetu) i jednostki (Starostwa), stosownie do art. 10 ust.1 pkt 3 lit "b" ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości.
3. Księgi rachunkowe zamykać i otwierać zgodnie z wymogami określonymi przez art.12 ustawy o rachunkowości.
4. Zawiadamiać osobę ustaloną jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży, najpóźniej w ciągu 21 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu, a wyznaczony termin nie może być krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, stosownie do art.41 ust.1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami.
5. W sytuacji przeznaczenia do sprzedaży lokali mieszkalnych zajmowanych przez najemców, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu, informować ich o wskazanym pierwszeństwie, zgodnie z art.34 ust.4 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
6. Przestrzegać art.34 ust.5 ww. ustawy, zgodnie z którym - osoby wskazane w art.34 ust.1 ustawy korzystają z pierwszeństwa w nabyciu nieruchomości jeżeli złożą oświadczenie, że wyrażają zgodę na cenę ustaloną w sposób określony w ustawie.
7. Dokonywać zmian stawek opłat wnoszonych z tytułu dzierżawy, stosownie do postanowień wynikających z zawartych umów.
8. Przestrzegać przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 1 czerwca 2004 roku w sprawie określenia warunków udzielania zezwolenia na zajęcie pasa drogowego.
9. Dokonać analizy dokumentacji przedstawionej do rozliczenia dotacji za 2004 rok przez Powiatowy Związek Sportowy oraz Międzyszkolny Uczniowski Klub Sportowy „WIKING”, mając na względzie uwagi zawarte w protokole kontroli i w pierwszej części wystąpienia pokontrolnego.
10. Udzielone dotacje dla stowarzyszeń ujmować w § 2820 - Dotacja celowa z budżetu na finansowanie lub dofinansowanie zadań zleconych do realizacji stowarzyszeniom, zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 września 2004 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych.
11. Zapewnić kontrasygnowanie przez Skarbnika Powiatu lub osobę przez niego upoważnioną czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań majątkowych, zgodnie z art.48 ust. 3 ustawy o samorządzie powiatowym.
12. Przestrzegać postanowień wynikających z art.79 ustawy z dnia 12 marca 2004 roku o pomocy społecznej oraz z uchwały Rady Powiatu nr XXVIII/201/2004 z dnia 16 grudnia 2004 roku w sprawie określenia warunków częściowego lub całkowitego zwalniania rodziców z opłat za pobyt dzieci z terenu Powiatu Tomaszowskiego w rodzinach zastępczych.
13. Zapewnić rozliczanie kosztów podróży służbowych radnych w oparciu o prawidłowo wypełnione polecenia wyjazdu służbowego.
14. W sytuacji nieterminowego wykonywania zobowiązań przez kontrahentów dokonywać starannej analizy sytuacji pod kątem ewentualnego dochodzenia zapisanych w umowie kar.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art.9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Przewodniczącego o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich nie wykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że zgodnie z art.9 ust.4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, do wniosków pokontrolnych przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do kolegium Izby. Zastrzeżenia składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa wyżej ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
1. Przewodniczący Rady Powiatu Tomaszowskiego
2. Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Powiatu Tomaszowskiego
3. aa.
Wystąpienie pokontrolne podpisała dr Jadwiga Chwiałkowska – Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.
Łódź, dnia 26 września 2005 roku
Pan
ANDRZEJ BARAŃSKI
Przewodniczący Zarządu Powiatu Tomaszowskiego
WK - 602/55/2005
Działając na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity Dz. U. z 2001 r. nr 55, poz.577 ze zm.) informuję, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Powiecie Tomaszowskim. Kontrola nie wykazała nieprawidłowości mających wpływ na prowadzenie gospodarki finansowej i udzielanie zamówień publicznych. Ujawnione uchybienia i naruszenia wynikały, przede wszystkim, z wadliwej interpretacji przepisów, niedostatecznego nadzoru ze strony kierownictwa oraz braku stosownych procedur kontroli finansowej. Dotyczyły one, w szczególności:1. W instrukcji dotyczącej gospodarki kasowej nie uregulowano spraw związanych ze sprzedażą znaków skarbowych. Ponadto, nie wyszczególniono raportów kasowych, jakie prowadzone są w kasie Starostwa.
2. Kontrolowana jednostka nie posiadała wykazu ksiąg rachunkowych dla organu (budżetu) i Starostwa (jednostki), zgodnie z wymogiem określonym w art.10 ust.1 pkt 3 lit "b" ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2002 r., nr 76, poz.694 ze zm.). Zgodnie z ww. przepisami, jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, między innymi dotyczące wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych. Kontrolujące ustaliły, że - mimo braku wykazu - kontrolowana jednostka prowadziła wszystkie wymagane przepisami księgi rachunkowe, odrębnie dla budżetu i jednostki.
3. Stwierdzono przypadki nie otwierania i nie zamykania ksiąg rachunkowych (np. księga dotycząca PFOŚiGW), zgodnie z wymogami określonymi w art.12 ust.1 pkt 2 i art.12 ust.2 pkt 1 ustawy o rachunkowości. Stosownie do ww. przepisów, księgi rachunkowe otwiera się na początek każdego następnego roku obrotowego, natomiast ich zamknięcia dokonuje się na dzień kończący rok obrotowy. Zamknięcie ksiąg rachunkowych - stosownie do art.12 ust.5 ww. ustawy - polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących księgi rachunkowe. Odpowiedzialność za powyższe naruszenia ponosi Skarbnik Powiatu.
4. W przedłożonej do kontroli dokumentacji dotyczącej sprzedaży nieruchomości położonych w Tomaszowie Mazowieckim przy ulicach: Barlickiego 15, św. Antoniego 18 oraz Granicznej 61 - stwierdzono brak pism zawiadamiających nabywców działek i lokali mieszkalnych o miejscu i terminie zawarcia umów sprzedaży (aktów notarialnych). Na mocy art.41 ust.1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity Dz. U. z 2004 r. nr 261, poz.2603 ze zm.), organizator przetargu zobowiązany jest zawiadomić osobę ustaloną jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży lub oddania w użytkowanie wieczyste nieruchomości, najpóźniej w ciągu 21 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu, a wyznaczony termin nie może być krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia.
5. W sytuacji przeznaczenia do sprzedaży lokali mieszkalnych Zarząd Powiatu nie informował - zgodnie z art.34 ust.4 i 5 ww. ustawy - na piśmie najemców lokali o przysługującym im pierwszeństwie w ich nabyciu, pod warunkiem złożenia wniosku o nabycie w terminie określonym w zawiadomieniu. Termin ten nie może być krótszy niż 21 dni od dnia otrzymania zawiadomienia. Najemcy lokali korzystają z pierwszeństwa w nabyciu nieruchomości, jeżeli złożą oświadczenie, że wyrażają zgodę na cenę ustaloną w sposób określony w ustawie.
Z wyjaśnień złożonych - w dniu podpisania protokołu kontroli – przez Pana Eugeniusza Czapnika Zastępcę Naczelnika Wydziału Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami wynikało, że pracownicy Starostwa osobiście odwiedzali najemców lokali, informując ich o możliwości nabycia lokalu.
6. Kontrolujące stwierdziły, że w 2003 roku nie dokonano zmian stawek opłat wnoszonych z tytułu dzierżawy. W umowach dzierżawy zapisano, że stawka czynszu dzierżawnego będzie podlegać rocznym zmianom, stosownie do zmian wskaźnika cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem w stosunku do roku poprzedniego, zgodnie z komunikatami Prezesa GUS. Odpowiedzialność za powyższe ponoszą Starosta Powiatu, Naczelnik Wydziału Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami.
7. Nieprawidłowo wyliczono wysokość opłat za zajęcie pasa drogowego, wskutek przyjęcia innej liczby dni zajęcia pasa oraz innej wielkości zajętej powierzchni, niż to wynikało ze złożonych wniosków. W pierwszym przypadku wielkość opłaty zawyżono o 3 zł, w drugim zaniżono o 9 zł.
8. Nie od wszystkich osób zajmujących pas drogowy, zarządca drogi żądał złożenia – wraz z wnioskiem o wydanie zezwolenia na zajęcie pasa drogowego – oświadczenia o posiadaniu ważnego pozwolenia na budowę obiektu umieszczanego w pasie drogowym lub o zgłoszeniu budowy lub prowadzonych robót właściwemu organowi administracji architektoniczno-budowlanej, co było wymagane przez § 1 ust.5 pkt 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 1 czerwca 2004 roku w sprawie określenia warunków udzielania zezwolenia na zajęcie pasa drogowego (Dz. U. nr 140, poz.1481).
9. W przypadku udzielenia dotacji w wysokości 11.000 zł na rzecz Powiatowego Szkolnego Związku Sportowego w Tomaszowie Mazowieckim, stwierdzono bezpodstawne przyjęcie do rozliczenia I transzy dotacji - rachunków wystawionych na kwotę 46,01 zł, a dotyczących okresu sprzed zawarcia umowy. Umowa dotacji na 2004 rok została zawarta w dniu 18 maja 2004 roku, natomiast faktury wystawiono 16 marca i 28 kwietnia 2004 roku. Stwierdzono, że przedstawione do rozliczenia dokumenty posiadały tylko adnotację, iż zostały sprawdzone pod względem formalnym i rachunkowym, a opis dotyczył potwierdzenia wykonania usługi wskazanej na rachunku. Rachunki nie posiadały adnotacji o wykorzystaniu dotacji zgodnie z załącznikiem nr 1 do zawartej umowy, do czego dotowany zobowiązany był na podstawie § 2 ust.2 umowy nr 5/WEK/2004 z dnia 18 maja 2004 roku. Kontrolujące ustaliły ponadto, że dotowany wprowadził nowy rodzaj wydatku, który nie mieścił się w postanowieniach umowy – „inne wydatki” na kwotę 1.404,42 zł. Zgodnie z § 10 umowy w uzasadnionych przypadkach strony po uzgodnieniach mogły dokonać zmian zakresu rzeczowego i finansowego zadania w trakcie jej obowiązywania, jednakże każda zmiana powinna być dokonana w formie aneksu.
10. Analiza załączonych do rozliczenia dotacji kserokopii rachunków i faktur wystawionych na Międzyszkolny Uczniowski Klub Sportowy „WIKING” w Tomaszowie Mazowieckim wykazała, że do rozliczenia dotacji przedstawiono i przyjęto dokumenty na kwotę 818,32 zł dotyczące okresu sprzed zawarcia umowy. Umowa zawarta została na okres od dnia 19 maja 2004 do dnia 21 grudnia 2004 roku. Wskazana wyżej kwota dotyczyła realizacji kosztów związanych z udziałem drużyny Żaków MUKS „Wiking” w lidze koszykówki chłopców prowadzonej przez ŁOZK, podczas gdy w załączniku nr 1 do zawartej umowy koszt tego zadania zamyka się kwotą 500 zł. Do powyższej umowy nie sporządzono aneksu, w którym zmieniona zostałaby wysokość kwoty na określone zadanie, do czego zobowiązywał § 10 ww. umowy. W toku kontroli rozliczenia dotacji stwierdzono, że przedstawione do rozliczenia rachunki posiadały tylko adnotację, iż zostały sprawdzone pod względem formalnym i rachunkowym, a opis dotyczył tylko potwierdzenia wykonania usługi wskazanej na rachunku. Rachunki nie posiadały adnotacji o wykorzystaniu dotacji zgodnie z załącznikiem nr 1 do zawartej umowy, do czego dotowany zobowiązany był na podstawie zapisów §2 ust.2 umowy. Na rozliczeniach dotacji Klubu Sportowego „WIKING” brak było podpisu Skarbnika Powiatu lub innego pracownika, jako przyjmującego rozliczenie w imieniu Powiatu Tomaszowskiego.
Stwierdzone przez kontrolujące naruszenia w zakresie rozliczania udzielonych dotacji wskazują na wadliwe funkcjonowanie procedur kontroli finansowej w powyższym zakresie. Odpowiedzialność za powyższe ponoszą Starosta Powiatu, Skarbnik Powiatu oraz księgowa zatrudniona w Referacie Budżetu.
11. Stwierdzono przypadki braku kontrasygnowania umów dotacji przez Skarbnika Powiatu, co naruszało art.48 ust. 3 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 roku o samorządzie powiatowym (tekst jednolity Dz. U. z 2001 r., nr 142, poz.1592 ze zm.), zgodnie z którym - jeżeli czynność prawna może spowodować powstanie zobowiązań majątkowych, do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata skarbnika powiatu lub osoby przez niego upoważnionej.
12. Dotację udzieloną Stowarzyszeniu Rodzin Katolickich błędnie zaklasyfikowano do § 2830, zamiast do § 2820, zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 września 2004 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. nr 209, poz.2132 ze zm.).
13. W ramach wydatków dotyczących wypłaty świadczeń pieniężnych dla rodzin zastępczych, w dwóch przypadkach nie odniesiono się do obowiązku pokrycia kosztów utrzymania dziecka w sytuacji, gdy chociaż jedno z rodziców osiągało dochód, stosownie do przepisów art.33j ust.1 ustawy z dnia 29 listopada 1990 roku o pomocy społecznej (tekst jednolity Dz. U. z 1998 r., nr 64, poz.414 ze zm.), a następnie art.79 ustawy z dnia 12 marca 2004 roku o pomocy społecznej (Dz. U. nr 64, poz.593 ze zm.). Za pobyt dziecka w rodzinie zastępczej opłatę do wysokości miesięcznej pomocy pieniężnej - na częściowe pokrycie kosztów utrzymania dziecka umieszczonego w tej rodzinie - wnoszą rodzice. Decyzję administracyjną w sprawie wysokości opłaty wydaje starosta właściwy ze względu na miejsce zamieszkania dziecka, przed umieszczeniem go w rodzinie zastępczej. Starosta, ustalając wysokość opłaty za pobyt dziecka w rodzinie zastępczej, uwzględnia sytuację rodzinną, zdrowotną, dochodową i majątkową. Powyższe stosuje się również do rodziców pozbawionych władzy rodzicielskiej lub rodziców, którym władza rodzicielska została zawieszona albo ograniczona. Starosta może częściowo zwolnić lub odstąpić od ustalenia opłaty, na wniosek lub z urzędu, ze względu na trudną sytuację materialną rodziny. Rada powiatu określa, w drodze uchwały, warunki częściowego lub całkowitego zwalniania rodziców z opłat, o których mowa wyżej.
14. W wyniku kontroli rozliczania kosztów podróży służbowych radnych stwierdzono przypadki nie wskazywania środka komunikacji w poleceniach wyjazdu służbowego (delegacje nr nr 2/2004, 3/2004 i 6/2004). Powyższe działanie było niezgodne z przepisami § 5 ust.1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 lipca 2000 roku w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych powiatu (Dz. U. nr 66, poz.799 z późn. zm.). Stosownie do ww. przepisu, środek transportu właściwy do odbycia podróży służbowej określa przewodniczący rady powiatu w poleceniu wyjazdu służbowego.
15. W przypadku wszystkich skontrolowanych poleceń wyjazdu służbowego radnych stwierdzono, że nie określano w nich miejsca rozpoczęcia podróży służbowej, co stanowiło naruszenie przepisów § 2 ust.1 ww. rozporządzenia. Określenie miejsca i terminu wykonywania zadania oraz miejscowości rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej radnego, należy do obowiązków przewodniczącego rady powiatu.
16. Umowa o dzieło nr 8/9P/2003 zawarta w dniu 12 maja 2003 roku pomiędzy Starostą a J. Śledzińskim - reprezentującym spółkę cywilną PUG-K „GEA” - na prace geodezyjne polegające na założeniu ewidencji budynków i modernizacji ewidencji obrębów 25 i 26 w Tomaszowie Mazowieckim, przewidywała wykonanie ww. prac do dnia 30 czerwca 2003 roku. Wykonawca nie dotrzymał terminu umowy, a prace wykonane zostały w terminie do dnia 26 kwietnia 2004 roku. Wynagrodzenie za wykonanie usługi w wysokości wynikającej z umowy wypłacono w dniu 21 maja 2004 roku. W umowie strony postanowiły, że w przypadku wykonania powierzonej pracy z opóźnieniem, wykonawca zapłaci karę w wysokości 0,04 % od wartości umowy za każdy dzień zwłoki. Spółka „GEA” nie została obciążona karami umownymi za dziesięciomiesięczną zwłokę w realizacji zadania.
Zawiadamiając o powyższych nieprawidłowościach proszę Pana Przewodniczącego o podjęcie działań mających na celu ich usunięcie oraz zapobieżenie ich występowaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Zapewnić przestrzeganie ustalonych w jednostce procedur kontroli finansowej, w szczególności w zakresie rozliczania udzielonych z budżetu dotacji.
2. Sporządzić wykaz ksiąg rachunkowych odrębnie dla organu (budżetu) i jednostki (Starostwa), stosownie do art. 10 ust.1 pkt 3 lit "b" ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości.
3. Księgi rachunkowe zamykać i otwierać zgodnie z wymogami określonymi przez art.12 ustawy o rachunkowości.
4. Zawiadamiać osobę ustaloną jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży, najpóźniej w ciągu 21 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu, a wyznaczony termin nie może być krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, stosownie do art.41 ust.1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami.
5. W sytuacji przeznaczenia do sprzedaży lokali mieszkalnych zajmowanych przez najemców, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu, informować ich o wskazanym pierwszeństwie, zgodnie z art.34 ust.4 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
6. Przestrzegać art.34 ust.5 ww. ustawy, zgodnie z którym - osoby wskazane w art.34 ust.1 ustawy korzystają z pierwszeństwa w nabyciu nieruchomości jeżeli złożą oświadczenie, że wyrażają zgodę na cenę ustaloną w sposób określony w ustawie.
7. Dokonywać zmian stawek opłat wnoszonych z tytułu dzierżawy, stosownie do postanowień wynikających z zawartych umów.
8. Przestrzegać przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 1 czerwca 2004 roku w sprawie określenia warunków udzielania zezwolenia na zajęcie pasa drogowego.
9. Dokonać analizy dokumentacji przedstawionej do rozliczenia dotacji za 2004 rok przez Powiatowy Związek Sportowy oraz Międzyszkolny Uczniowski Klub Sportowy „WIKING”, mając na względzie uwagi zawarte w protokole kontroli i w pierwszej części wystąpienia pokontrolnego.
10. Udzielone dotacje dla stowarzyszeń ujmować w § 2820 - Dotacja celowa z budżetu na finansowanie lub dofinansowanie zadań zleconych do realizacji stowarzyszeniom, zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 września 2004 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych.
11. Zapewnić kontrasygnowanie przez Skarbnika Powiatu lub osobę przez niego upoważnioną czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań majątkowych, zgodnie z art.48 ust. 3 ustawy o samorządzie powiatowym.
12. Przestrzegać postanowień wynikających z art.79 ustawy z dnia 12 marca 2004 roku o pomocy społecznej oraz z uchwały Rady Powiatu nr XXVIII/201/2004 z dnia 16 grudnia 2004 roku w sprawie określenia warunków częściowego lub całkowitego zwalniania rodziców z opłat za pobyt dzieci z terenu Powiatu Tomaszowskiego w rodzinach zastępczych.
13. Zapewnić rozliczanie kosztów podróży służbowych radnych w oparciu o prawidłowo wypełnione polecenia wyjazdu służbowego.
14. W sytuacji nieterminowego wykonywania zobowiązań przez kontrahentów dokonywać starannej analizy sytuacji pod kątem ewentualnego dochodzenia zapisanych w umowie kar.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art.9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Przewodniczącego o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich nie wykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że zgodnie z art.9 ust.4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, do wniosków pokontrolnych przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do kolegium Izby. Zastrzeżenia składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa wyżej ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
1. Przewodniczący Rady Powiatu Tomaszowskiego
2. Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Powiatu Tomaszowskiego
3. aa.
Wystąpienie pokontrolne podpisała dr Jadwiga Chwiałkowska – Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.