M. Złoczew - Kontrola kompleksowa przeprowadzona przez RIO w Łodzi, zakończona w 2005 roku
XMLTreść
Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi do Miasta Złoczewa po zakończeniu kompleksowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych. Udostępniane na podstawie art.6 ust.1 pkt 4 lit "a" tiret drugi ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej.
Pan
Józef Mucha
Burmistrz Miasta Złoczew
WK-602/48/2005
Działając na podstawie art. 9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz. 577 ze zm.) informuję, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Mieście i Gminie Złoczew. Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości i uchybienia wynikały, przede wszystkim, z nieznajomości przepisów, ich wadliwej interpretacji, niedostatecznego nadzoru ze strony kierownictwa oraz braku stosownych procedur kontroli finansowej. Wykazane uchybienia i nieprawidłowości dotyczyły, w szczególności:W zakresie kontroli finansowej
Nie opracowano planu kontroli problemowych i kompleksowych na 2004 rok oraz na 2005 rok, którego sporządzenia do dnia 31 stycznia każdego roku wymagał § 17 Regulaminu kontroli wewnętrznej Urzędu Miejskiego zatwierdzony zarządzeniem nr 7/2004 Burmistrza Miasta Złoczewa z dnia 2 lutego 2004 roku.
Burmistrz Miasta Złoczew w latach 2003 – 2004 nie dokonywał kontroli przestrzegania przez podległe Miastu jednostki sektora finansów publicznych realizacji przyjętych przez nie procedur kontroli finansowej. Powyższy obowiązek wynikał z art. 127 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15 , poz. 148 ze zm.), zgodnie z którym - kontrola realizacji ww. procedur winna obejmować w każdym roku co najmniej 5% wydatków podległych jednostek organizacyjnych.
W zakresie sprawozdawczości
W sprawozdaniu Rb-Z – o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji za 2003 rok, w pozycji zobowiązania wymagalne z tytułu robót, dostaw i usług nie ujęto kwoty 551,00 zł, zaewidencjonowanej na koncie 201 – rozrachunki z odbiorcami i dostawcami.
W zakresie gospodarki kasowej
Stwierdzono przypadki rozliczania zaliczek udzielonych na rzecz pracowników Urzędu Miejskiego z naruszeniem 14-dniowego terminu, co naruszało § 13 Instrukcji sporządzania, obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo-księgowych w Urzędzie Miejskim w Złoczewie, wprowadzonej zarządzeniem nr 35/2004 Burmistrza Miasta Złoczewa.
W zakresie realizacji dochodów budżetowych
1. Podatnik 100004 – Zakład Energetyki Cieplnej s.c. z siedzibą w Złoczewie w złożonych deklaracjach na podatek od nieruchomości za 2003 rok i za 2004 rok nie ujął powierzchni gruntów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. Organ podatkowy nie żądał od podatnika wyjaśnień, co do braku zgłoszenia do opodatkowanie gruntów. Zgodnie z art. 274a § 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (tekst jednolity z 2005 r., Dz. U nr 8, poz. 60) - w razie wątpliwości, co do poprawności złożonej deklaracji organ podatkowy może wezwać do udzielenia w wyznaczonym terminie niezbędnych wyjaśnień lub uzupełnienia deklaracji, wskazując przyczyny podania w wątpliwość rzetelności danych w niej zawartych.
2. Stwierdzono przypadki podejmowania czynności zmierzających do wyegzekwowania zaległych zobowiązań podatkowych z opóźnieniem bądź zaniechania takich czynności. Powyższym postępowaniem naruszono przepisy zawarte w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137 poz. 1541). Unormowania zawarte w powołanym rozporządzeniu zobowiązywały wierzyciela do systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązania pieniężnego. W przypadku, gdy należność nie została zapłacona w terminie określonym w decyzji, albo wynikającym z przepisów prawa – wierzyciel winien wysłać do zobowiązanego upomnienie, z zagrożeniem wszczęcia egzekucji po upływie 7 dni od dnia doręczenia upomnienia. Po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu wierzyciel winien niezwłocznie wystawić tytuł wykonawczy i przesłać do Naczelnika Urzędu Skarbowego. Odpowiedzialność za terminowe podejmowanie czynności windykacyjnych ponosi Burmistrz Miasta, pełniący funkcję organu podatkowego.
3. W kontrolowanej jednostce nie ustalono stawek opłat za zajęcie pasa drogowego dla dróg, których zarządcą jest Gmina. Zgodnie z art. 40 ust. 8 ustawy z dnia 21 marca 1985 roku o drogach publicznych (tekst jednolity z 2004 r., Dz. U. nr 204, poz. 2086 ze zm.) [1] - organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego, w drodze uchwały, ustala dla dróg, których zarządcą jest jednostka samorządu terytorialnego, wysokość stawek za zajęcie 1 m2 pasa drogowego.
4. Rada Miejska w Złoczewie nie określiła w uchwale nr XXVIII/221/97 z dnia 29 grudnia 1997 roku terminu płatności opłaty targowej. Kwestii tych nie uregulowano także w innej odrębnej uchwale Rady Miejskiej. Termin płatności winna wskazać rada gminy w uchwale, jako organ zobowiązany do tego na podstawie art. 19 pkt 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 9 poz. 84, ze zm.) zgodnie z którym - rada gminy, w drodze uchwały, określa zasady ustalania i poboru oraz terminy płatności i wysokość stawek opłat określonych w ustawie (tj. opłaty targowej, miejscowej, administracyjnej).
5. Ustalono że zgodnie z delegacją zawartą w art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. "a" ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie terytorialnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1591 ze zm.) Rada Miejska nie ustaliła zasad nabycia, zbycia i obciążania nieruchomości gruntowych oraz ich wydzierżawiania na okres dłuższy niż 3 lata. Wobec braku takich zasad, organ wykonawczy Gminy mógł dokonywać tych czynności wyłącznie za zgodą Rady Miejskiej. Przekazanie w dzierżawę mienia zlikwidowanego Miejskiego Przedsiębiorstwa Energetyki Cieplnej w Złoczewie na 8 lat, na podstawie umowy z dnia 27 czerwca 2000 roku, nastąpiło bez podjęcia stosownej uchwały przez organ stanowiący.
W zakresie realizacji wydatków budżetowych
1. W przypadku Zastępcy Burmistrza Pana Antoniego Kucharskiego, powołanego na to stanowisko zarządzeniem Burmistrza Miasta Złoczew nr 7/20002 z dnia 2 grudnia 2002 roku, stwierdzono brak wymagań kwalifikacyjnych w postaci wyższego wykształcenia, wymaganego dla tego stanowiska przez przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 61, poz. 707 ze zm.), a następnie przez przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 33, poz. 264).
2. Ustalono, że w okresie objętym kontrolą udzielanie dotacji podmiotom nie zaliczonym do sektora finansów publicznych następowało z naruszeniem postanowień uchwały Rady Miejskiej nr XIX/170/2000 z dnia 31 sierpnia 2000 roku w sprawie ustalenia trybu postępowania o udzielenie dotacji. Wnioski składane przez podmioty ubiegające się o udzielenie dotacji nie zawierały wszystkich informacji wymaganych przez Regulamin postępowania o udzielenie dotacji z budżetu Gminy Złoczew podmiotom nie zaliczonym do sektora finansów publicznych, stanowiący załącznik do ww. uchwały Rady Miejskiej, w szczególności uzasadnienia wniosku o dotację.
3. W 2003 roku dokonano wypłaty członkom Ochotniczych Straży Pożarnych nagród pieniężnych w łącznej kwocie 3000,00 zł, a w 2004 roku w kwocie 3.733,00 zł. Zgodnie z art. 31 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 roku o ochronie przeciwpożarowej (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 147, poz. 1229 ze zm.) gmina ma obowiązek ponosić koszty wyposażenia, utrzymania, wyszkolenia i zapewnienia gotowości bojowej oraz koszty umundurowania, ubezpieczenia i badań okresowych członków ochotniczej straży pożarnej. Wypłata nagród pieniężnych nie mieściła się w granicach dopuszczalnych wydatków na finansowanie jednostek osp. Należy wskazać również, że zgodnie z art. 28 ust. 2 ustawy o finansach publicznych - jednostki samorządowe zobowiązane są do dokonywania wydatków zgodnie z przepisami dotyczącymi poszczególnych rodzajów wydatków.
4. Stwierdzono kilka przypadków zatwierdzenia poleceń wyjazdu służbowego dla Burmistrza Miasta przez Zastępcę Burmistrza Miasta. Powyższe stanowiło naruszenie § 2 i § 5 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1990) w związku z art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 22 marca 1990 roku o pracownikach samorządowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1593 ze zm.). Zgodnie z powołanymi przepisami - miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży, termin oraz środek lokomocji określa pracodawca. Czynności z zakresu prawa pracy wobec burmistrza wykonuje organ stanowiący lub w zakresie ustalonym przez ten organ w odrębnej uchwale jego przewodniczący (zakres uprawnień przyznanych w tym względzie przewodniczącemu nie może obejmować prawa do ustalania wynagrodzenia burmistrza).
W zakresie wydatków inwestycyjnych
W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego na budowę Gimnazjum w Złoczewie stwierdzono naruszenie przez zamawiającego przepisów ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz.. 664 ze zm.), przepisów rozporządzenia Ministra Gospodarki Przestrzennej i Budownictwa z dnia 30 grudnia 1994 roku w sprawie ustalenia wartości robót, co do których konieczne jest zabezpieczenie należytego wykonania umowy oraz formy tego zabezpieczenia (Dz. U. nr 140, poz. 794), jak również przepisów rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 16 lipca 2002 roku w sprawie zabezpieczenia należytego wykonania umowy o zamówienie publiczne (Dz. U. nr 115, poz. 1002 - obowiązywało od dnia 8 września 2002 roku) w zakresie obowiązku pobrania należytego zabezpieczenia umowy. W umowie z wykonawcą dotyczącej wykonania prac budowlanych, podpisanej w dniu 2 lipca 2002 roku, kwotę zabezpieczenia należytego wykonania umowy ustalono niezgodnie z § 2 ust. 1 ww. rozporządzenia Ministra Gospodarki Przestrzennej i Budownictwa. Zgodnie ze wskazanym przepisem - wartość zabezpieczenia należytego wykonania umowy zależała od ustalonej w umowie wartości robót budowlanych. Wartość robót budowlanych brutto według umowy wynosiła 2.970.077,98 zł, a zatem kwota zabezpieczenia (przyjmując określoną w specyfikacji stawkę 5 %) winna wynosić 148.503,90 zł. Ustalono zabezpieczenie niższe o kwotę 9.715,20 zł, przyjmując do jego wyliczenia wartość robót budowlanych netto zamiast wartość robót brutto.
Ponadto, w umowie na wykonanie dotyczącej wykonania robót dodatkowych podpisanej w dniu 26 listopada 2003 roku w ogóle nie określono kwoty zabezpieczenia należytego wykonania umowy.
Udzielono zamówień publicznych na rzecz Rejonowego Banku Spółdzielczego Lututów Oddział Złoczew na usługi udzielenia kredytu (umowa kredytu z dnia 13 września 2004 roku na kwotę 300.000 zł oraz umowa z dnia 30 września 2004 roku na kwotę 227.000) z pominięciem przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz. 177 ze zm.). Wartość usług wyniosła: odsetki od kredytu w wysokości 300.00,00 zł – 36.844,95 zł, prowizja 4.500,00 zł, razem 41.344,95 zł; odsetki od kredytu w wysokości 227.000,00 zł – 25.529,74 zł, prowizja 3.405,00 zł, razem 29.034,74 zł. Wartość zamówień wyrażona w złotych przekraczała, zatem równowartość kwoty 6.000 EURO.
W zakresie pozostałych ustaleń
W latach 2003 - 2004 z budżetu Gminy przekazywano dotacje przedmiotowe dla Zakładu Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Złoczewie bez skalkulowania ich wysokości według stawek jednostkowych, które powinny zostać ustalone przez Radę Gminy, zgodnie z art.117 ustawy o finansach publicznych.
Odpowiedzialność za powyższe uchybienia i nieprawidłowości ponoszą Burmistrz Miasta oraz Skarbnik Miasta.
Przekazując informacje o powyższych nieprawidłowościach stwierdzonych w toku kontroli proszę Pana Burmistrza o podjęcie działań w celu ich usunięcia oraz zapobieżenia występowania w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi przekazuje następujące wnioski pokontrolne:
1. Zapewnić dokonywanie kontroli przestrzegania przez podległe jednostki sektora finansów publicznych przyjętych przez nie procedur kontroli finansowej, zgodnie z art. 127 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych.
2. Zapewnić prawidłowe wykazywanie w sprawozdaniach budżetowych kwot zobowiązań wymagalnych, w oparciu o dane wynikające z ewidencji księgowej.
3. Przy udzielaniu zaliczek przestrzegać § 13 Instrukcji sporządzania, obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo-księgowych w Urzędzie Miejskim w Złoczewie, wprowadzonej zarządzeniem nr 35/2004 Burmistrza Miasta Złoczewa, w zakresie terminu ich rozliczania.
4. Przestrzegać art. 274a § 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym w razie wątpliwości co do poprawności złożonej deklaracji organ podatkowy może wezwać do udzielenia, w wyznaczonym terminie, niezbędnych wyjaśnień lub uzupełnienia deklaracji, wskazując przyczyny podania w wątpliwość rzetelności danych w niej zawartych.
5. Podjąć czynności mające na celu wyjaśnienie prawidłowości zadeklarowanych przedmiotów opodatkowania przez podatnika podatku od nieruchomości nr 100004, w szczególności w odniesieniu do gruntów.
6. Bieżąco i terminowo podejmować czynności zmierzające do wyegzekwowania zaległości podatkowych – w oparciu o przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity
z 2002 r., Dz. U. nr 110, poz. 968 ze zm.) oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. Po bezskutecznym przesłaniu dłużnikowi upomnienia wystawiać tytuł wykonawczy i wraz z wnioskiem o wszczęcie postępowania egzekucyjnego przekazywać właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego.
7. Przestrzegać art. 18 ust. 1 pkt 9 lit. „a” ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym, zgodnie z którym do czasu ustalenia przez radę gminy zasad nabycia, zbycia i obciążania nieruchomości gruntowych oraz ich wydzierżawiania lub najmu na okres dłuższy niż 3 lata dokonanie tych czynności przez organ wykonawczy wymaga zgody rady gminy.
8. Podjąć czynności w celu podjęcia przez Radę Gminy uchwały w sprawie ustalenia wysokości stawek opłat za zajęcie pasa drogowego, w oparciu o art. 40 ust.8 ustawy z dnia 21 marca 1985 roku o drogach publicznych.
9. Zaniechać wypłaty nagród z budżetu Gminy na rzecz członków ochotniczych straży pożarnych.
10. Podjąć czynności w celu ustalenia przez Radę Gminy terminu płatności opłaty targowej, w oparciu o art.19 pkt 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych.
11. Przy zlecaniu wykonywania zadań publicznych organizacjom pozarządowym wraz z udzieleniem dotacji na sfinansowanie lub dofinansowanie realizacji tych zadań przestrzegać przepisów ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. nr 96, poz. 873 ze zm.).
12. Pobierać zabezpieczenie należytego wykonania umowy o udzielenie zamówienia publicznego na zasadach i w wysokości określonej w art.147 i nast. ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych.
13. Udzielać dotacji przedmiotowych dla Zakładu Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Złoczewie zgodnie z art. 117 ustawy o finansach publicznych, w szczególności w oparciu o stawki jednostkowe ustalone przez Radę Gminy.
14. W zakresie kwalifikacji zatrudnianych pracowników przestrzegać przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 roku w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 146, poz. 1223).
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych proszę Pana Burmistrza o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że stosownie do art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenia składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędna wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
- Przewodniczący Rady Miejskiej w Złoczewie
- Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Miejskiej w Złoczewie
Wystąpienie pokontrolne podpisała dr Jadwiga Chwiałkowska – Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.
PRZYPISY
[1] Art.40 ust.8 ustawy o drogach publicznych wszedł w życie z dniem 9 grudnia 2003 roku, wcześniej stawki opłat za zajęcie pasa drogowego określone były w przepisach rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 24 stycznia 1986 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o drogach publicznych (Dz. U. nr 6, poz. 33 ze zm.).
Łódź, dnia 6 września 2005 roku
Pan
Józef Mucha
Burmistrz Miasta Złoczew
WK-602/48/2005
Działając na podstawie art. 9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz. 577 ze zm.) informuję, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Mieście i Gminie Złoczew. Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości i uchybienia wynikały, przede wszystkim, z nieznajomości przepisów, ich wadliwej interpretacji, niedostatecznego nadzoru ze strony kierownictwa oraz braku stosownych procedur kontroli finansowej. Wykazane uchybienia i nieprawidłowości dotyczyły, w szczególności:W zakresie kontroli finansowej
Nie opracowano planu kontroli problemowych i kompleksowych na 2004 rok oraz na 2005 rok, którego sporządzenia do dnia 31 stycznia każdego roku wymagał § 17 Regulaminu kontroli wewnętrznej Urzędu Miejskiego zatwierdzony zarządzeniem nr 7/2004 Burmistrza Miasta Złoczewa z dnia 2 lutego 2004 roku.
Burmistrz Miasta Złoczew w latach 2003 – 2004 nie dokonywał kontroli przestrzegania przez podległe Miastu jednostki sektora finansów publicznych realizacji przyjętych przez nie procedur kontroli finansowej. Powyższy obowiązek wynikał z art. 127 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15 , poz. 148 ze zm.), zgodnie z którym - kontrola realizacji ww. procedur winna obejmować w każdym roku co najmniej 5% wydatków podległych jednostek organizacyjnych.
W zakresie sprawozdawczości
W sprawozdaniu Rb-Z – o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji za 2003 rok, w pozycji zobowiązania wymagalne z tytułu robót, dostaw i usług nie ujęto kwoty 551,00 zł, zaewidencjonowanej na koncie 201 – rozrachunki z odbiorcami i dostawcami.
W zakresie gospodarki kasowej
Stwierdzono przypadki rozliczania zaliczek udzielonych na rzecz pracowników Urzędu Miejskiego z naruszeniem 14-dniowego terminu, co naruszało § 13 Instrukcji sporządzania, obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo-księgowych w Urzędzie Miejskim w Złoczewie, wprowadzonej zarządzeniem nr 35/2004 Burmistrza Miasta Złoczewa.
W zakresie realizacji dochodów budżetowych
1. Podatnik 100004 – Zakład Energetyki Cieplnej s.c. z siedzibą w Złoczewie w złożonych deklaracjach na podatek od nieruchomości za 2003 rok i za 2004 rok nie ujął powierzchni gruntów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. Organ podatkowy nie żądał od podatnika wyjaśnień, co do braku zgłoszenia do opodatkowanie gruntów. Zgodnie z art. 274a § 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (tekst jednolity z 2005 r., Dz. U nr 8, poz. 60) - w razie wątpliwości, co do poprawności złożonej deklaracji organ podatkowy może wezwać do udzielenia w wyznaczonym terminie niezbędnych wyjaśnień lub uzupełnienia deklaracji, wskazując przyczyny podania w wątpliwość rzetelności danych w niej zawartych.
2. Stwierdzono przypadki podejmowania czynności zmierzających do wyegzekwowania zaległych zobowiązań podatkowych z opóźnieniem bądź zaniechania takich czynności. Powyższym postępowaniem naruszono przepisy zawarte w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137 poz. 1541). Unormowania zawarte w powołanym rozporządzeniu zobowiązywały wierzyciela do systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązania pieniężnego. W przypadku, gdy należność nie została zapłacona w terminie określonym w decyzji, albo wynikającym z przepisów prawa – wierzyciel winien wysłać do zobowiązanego upomnienie, z zagrożeniem wszczęcia egzekucji po upływie 7 dni od dnia doręczenia upomnienia. Po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu wierzyciel winien niezwłocznie wystawić tytuł wykonawczy i przesłać do Naczelnika Urzędu Skarbowego. Odpowiedzialność za terminowe podejmowanie czynności windykacyjnych ponosi Burmistrz Miasta, pełniący funkcję organu podatkowego.
3. W kontrolowanej jednostce nie ustalono stawek opłat za zajęcie pasa drogowego dla dróg, których zarządcą jest Gmina. Zgodnie z art. 40 ust. 8 ustawy z dnia 21 marca 1985 roku o drogach publicznych (tekst jednolity z 2004 r., Dz. U. nr 204, poz. 2086 ze zm.) [1] - organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego, w drodze uchwały, ustala dla dróg, których zarządcą jest jednostka samorządu terytorialnego, wysokość stawek za zajęcie 1 m2 pasa drogowego.
4. Rada Miejska w Złoczewie nie określiła w uchwale nr XXVIII/221/97 z dnia 29 grudnia 1997 roku terminu płatności opłaty targowej. Kwestii tych nie uregulowano także w innej odrębnej uchwale Rady Miejskiej. Termin płatności winna wskazać rada gminy w uchwale, jako organ zobowiązany do tego na podstawie art. 19 pkt 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 9 poz. 84, ze zm.) zgodnie z którym - rada gminy, w drodze uchwały, określa zasady ustalania i poboru oraz terminy płatności i wysokość stawek opłat określonych w ustawie (tj. opłaty targowej, miejscowej, administracyjnej).
5. Ustalono że zgodnie z delegacją zawartą w art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. "a" ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie terytorialnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1591 ze zm.) Rada Miejska nie ustaliła zasad nabycia, zbycia i obciążania nieruchomości gruntowych oraz ich wydzierżawiania na okres dłuższy niż 3 lata. Wobec braku takich zasad, organ wykonawczy Gminy mógł dokonywać tych czynności wyłącznie za zgodą Rady Miejskiej. Przekazanie w dzierżawę mienia zlikwidowanego Miejskiego Przedsiębiorstwa Energetyki Cieplnej w Złoczewie na 8 lat, na podstawie umowy z dnia 27 czerwca 2000 roku, nastąpiło bez podjęcia stosownej uchwały przez organ stanowiący.
W zakresie realizacji wydatków budżetowych
1. W przypadku Zastępcy Burmistrza Pana Antoniego Kucharskiego, powołanego na to stanowisko zarządzeniem Burmistrza Miasta Złoczew nr 7/20002 z dnia 2 grudnia 2002 roku, stwierdzono brak wymagań kwalifikacyjnych w postaci wyższego wykształcenia, wymaganego dla tego stanowiska przez przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 61, poz. 707 ze zm.), a następnie przez przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 33, poz. 264).
2. Ustalono, że w okresie objętym kontrolą udzielanie dotacji podmiotom nie zaliczonym do sektora finansów publicznych następowało z naruszeniem postanowień uchwały Rady Miejskiej nr XIX/170/2000 z dnia 31 sierpnia 2000 roku w sprawie ustalenia trybu postępowania o udzielenie dotacji. Wnioski składane przez podmioty ubiegające się o udzielenie dotacji nie zawierały wszystkich informacji wymaganych przez Regulamin postępowania o udzielenie dotacji z budżetu Gminy Złoczew podmiotom nie zaliczonym do sektora finansów publicznych, stanowiący załącznik do ww. uchwały Rady Miejskiej, w szczególności uzasadnienia wniosku o dotację.
3. W 2003 roku dokonano wypłaty członkom Ochotniczych Straży Pożarnych nagród pieniężnych w łącznej kwocie 3000,00 zł, a w 2004 roku w kwocie 3.733,00 zł. Zgodnie z art. 31 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 roku o ochronie przeciwpożarowej (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 147, poz. 1229 ze zm.) gmina ma obowiązek ponosić koszty wyposażenia, utrzymania, wyszkolenia i zapewnienia gotowości bojowej oraz koszty umundurowania, ubezpieczenia i badań okresowych członków ochotniczej straży pożarnej. Wypłata nagród pieniężnych nie mieściła się w granicach dopuszczalnych wydatków na finansowanie jednostek osp. Należy wskazać również, że zgodnie z art. 28 ust. 2 ustawy o finansach publicznych - jednostki samorządowe zobowiązane są do dokonywania wydatków zgodnie z przepisami dotyczącymi poszczególnych rodzajów wydatków.
4. Stwierdzono kilka przypadków zatwierdzenia poleceń wyjazdu służbowego dla Burmistrza Miasta przez Zastępcę Burmistrza Miasta. Powyższe stanowiło naruszenie § 2 i § 5 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1990) w związku z art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 22 marca 1990 roku o pracownikach samorządowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1593 ze zm.). Zgodnie z powołanymi przepisami - miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży, termin oraz środek lokomocji określa pracodawca. Czynności z zakresu prawa pracy wobec burmistrza wykonuje organ stanowiący lub w zakresie ustalonym przez ten organ w odrębnej uchwale jego przewodniczący (zakres uprawnień przyznanych w tym względzie przewodniczącemu nie może obejmować prawa do ustalania wynagrodzenia burmistrza).
W zakresie wydatków inwestycyjnych
W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego na budowę Gimnazjum w Złoczewie stwierdzono naruszenie przez zamawiającego przepisów ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz.. 664 ze zm.), przepisów rozporządzenia Ministra Gospodarki Przestrzennej i Budownictwa z dnia 30 grudnia 1994 roku w sprawie ustalenia wartości robót, co do których konieczne jest zabezpieczenie należytego wykonania umowy oraz formy tego zabezpieczenia (Dz. U. nr 140, poz. 794), jak również przepisów rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 16 lipca 2002 roku w sprawie zabezpieczenia należytego wykonania umowy o zamówienie publiczne (Dz. U. nr 115, poz. 1002 - obowiązywało od dnia 8 września 2002 roku) w zakresie obowiązku pobrania należytego zabezpieczenia umowy. W umowie z wykonawcą dotyczącej wykonania prac budowlanych, podpisanej w dniu 2 lipca 2002 roku, kwotę zabezpieczenia należytego wykonania umowy ustalono niezgodnie z § 2 ust. 1 ww. rozporządzenia Ministra Gospodarki Przestrzennej i Budownictwa. Zgodnie ze wskazanym przepisem - wartość zabezpieczenia należytego wykonania umowy zależała od ustalonej w umowie wartości robót budowlanych. Wartość robót budowlanych brutto według umowy wynosiła 2.970.077,98 zł, a zatem kwota zabezpieczenia (przyjmując określoną w specyfikacji stawkę 5 %) winna wynosić 148.503,90 zł. Ustalono zabezpieczenie niższe o kwotę 9.715,20 zł, przyjmując do jego wyliczenia wartość robót budowlanych netto zamiast wartość robót brutto.
Ponadto, w umowie na wykonanie dotyczącej wykonania robót dodatkowych podpisanej w dniu 26 listopada 2003 roku w ogóle nie określono kwoty zabezpieczenia należytego wykonania umowy.
Udzielono zamówień publicznych na rzecz Rejonowego Banku Spółdzielczego Lututów Oddział Złoczew na usługi udzielenia kredytu (umowa kredytu z dnia 13 września 2004 roku na kwotę 300.000 zł oraz umowa z dnia 30 września 2004 roku na kwotę 227.000) z pominięciem przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz. 177 ze zm.). Wartość usług wyniosła: odsetki od kredytu w wysokości 300.00,00 zł – 36.844,95 zł, prowizja 4.500,00 zł, razem 41.344,95 zł; odsetki od kredytu w wysokości 227.000,00 zł – 25.529,74 zł, prowizja 3.405,00 zł, razem 29.034,74 zł. Wartość zamówień wyrażona w złotych przekraczała, zatem równowartość kwoty 6.000 EURO.
W zakresie pozostałych ustaleń
W latach 2003 - 2004 z budżetu Gminy przekazywano dotacje przedmiotowe dla Zakładu Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Złoczewie bez skalkulowania ich wysokości według stawek jednostkowych, które powinny zostać ustalone przez Radę Gminy, zgodnie z art.117 ustawy o finansach publicznych.
Odpowiedzialność za powyższe uchybienia i nieprawidłowości ponoszą Burmistrz Miasta oraz Skarbnik Miasta.
Przekazując informacje o powyższych nieprawidłowościach stwierdzonych w toku kontroli proszę Pana Burmistrza o podjęcie działań w celu ich usunięcia oraz zapobieżenia występowania w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi przekazuje następujące wnioski pokontrolne:
1. Zapewnić dokonywanie kontroli przestrzegania przez podległe jednostki sektora finansów publicznych przyjętych przez nie procedur kontroli finansowej, zgodnie z art. 127 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych.
2. Zapewnić prawidłowe wykazywanie w sprawozdaniach budżetowych kwot zobowiązań wymagalnych, w oparciu o dane wynikające z ewidencji księgowej.
3. Przy udzielaniu zaliczek przestrzegać § 13 Instrukcji sporządzania, obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo-księgowych w Urzędzie Miejskim w Złoczewie, wprowadzonej zarządzeniem nr 35/2004 Burmistrza Miasta Złoczewa, w zakresie terminu ich rozliczania.
4. Przestrzegać art. 274a § 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym w razie wątpliwości co do poprawności złożonej deklaracji organ podatkowy może wezwać do udzielenia, w wyznaczonym terminie, niezbędnych wyjaśnień lub uzupełnienia deklaracji, wskazując przyczyny podania w wątpliwość rzetelności danych w niej zawartych.
5. Podjąć czynności mające na celu wyjaśnienie prawidłowości zadeklarowanych przedmiotów opodatkowania przez podatnika podatku od nieruchomości nr 100004, w szczególności w odniesieniu do gruntów.
6. Bieżąco i terminowo podejmować czynności zmierzające do wyegzekwowania zaległości podatkowych – w oparciu o przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity
z 2002 r., Dz. U. nr 110, poz. 968 ze zm.) oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. Po bezskutecznym przesłaniu dłużnikowi upomnienia wystawiać tytuł wykonawczy i wraz z wnioskiem o wszczęcie postępowania egzekucyjnego przekazywać właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego.
7. Przestrzegać art. 18 ust. 1 pkt 9 lit. „a” ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym, zgodnie z którym do czasu ustalenia przez radę gminy zasad nabycia, zbycia i obciążania nieruchomości gruntowych oraz ich wydzierżawiania lub najmu na okres dłuższy niż 3 lata dokonanie tych czynności przez organ wykonawczy wymaga zgody rady gminy.
8. Podjąć czynności w celu podjęcia przez Radę Gminy uchwały w sprawie ustalenia wysokości stawek opłat za zajęcie pasa drogowego, w oparciu o art. 40 ust.8 ustawy z dnia 21 marca 1985 roku o drogach publicznych.
9. Zaniechać wypłaty nagród z budżetu Gminy na rzecz członków ochotniczych straży pożarnych.
10. Podjąć czynności w celu ustalenia przez Radę Gminy terminu płatności opłaty targowej, w oparciu o art.19 pkt 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych.
11. Przy zlecaniu wykonywania zadań publicznych organizacjom pozarządowym wraz z udzieleniem dotacji na sfinansowanie lub dofinansowanie realizacji tych zadań przestrzegać przepisów ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. nr 96, poz. 873 ze zm.).
12. Pobierać zabezpieczenie należytego wykonania umowy o udzielenie zamówienia publicznego na zasadach i w wysokości określonej w art.147 i nast. ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych.
13. Udzielać dotacji przedmiotowych dla Zakładu Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Złoczewie zgodnie z art. 117 ustawy o finansach publicznych, w szczególności w oparciu o stawki jednostkowe ustalone przez Radę Gminy.
14. W zakresie kwalifikacji zatrudnianych pracowników przestrzegać przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 roku w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 146, poz. 1223).
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych proszę Pana Burmistrza o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że stosownie do art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenia składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędna wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
- Przewodniczący Rady Miejskiej w Złoczewie
- Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Miejskiej w Złoczewie
Wystąpienie pokontrolne podpisała dr Jadwiga Chwiałkowska – Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.
PRZYPISY
[1] Art.40 ust.8 ustawy o drogach publicznych wszedł w życie z dniem 9 grudnia 2003 roku, wcześniej stawki opłat za zajęcie pasa drogowego określone były w przepisach rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 24 stycznia 1986 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o drogach publicznych (Dz. U. nr 6, poz. 33 ze zm.).