P. Wieluński - Kontrola kompleksowa przeprowadzona przez RIO w Łodzi, zakończona w 2005 roku
XMLTreść
Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi do Przewodniczącego Zarządu Powiatu Wieluńskiego po zakończeniu kompleksowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych. Udostępniane na podstawie art.6 ust.1 pkt 4 lit "a" tiret drugi ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej.
Pan
MIECZYSŁAW ŁUCZAK
Przewodniczący Zarządu Powiatu Wieluńskiego
WK - 602/43/2005
Na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r. Dz. U. nr 55, poz.577 z późn. zm.) informuję Pana Przewodniczącego, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Powiecie Wieluńskim. Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości i uchybienia wynikały przede wszystkim z nieznajomości przepisów prawa, ich wadliwej interpretacji oraz niedostatecznego nadzoru ze strony kierownictwa. Wykazane uchybienia i nieprawidłowości dotyczyły w szczególności:W zakresie kontroli finansowej
W przypadku wielu dowodów księgowych stwierdzono brak dokonania ich sprawdzenia pod względem merytorycznym lub formalno-rachunkowym. Powyższe stanowiło naruszenie postanowień § 8 instrukcji obiegu dokumentów finansowo-księgowych dla Starostwa Powiatowego w Wieluniu oraz Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Wieluniu i Powiatowego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego w Wieluniu, wprowadzonej zarządzeniem nr 43a Starosty Wieluńskiego z dnia 3 grudnia 1999 roku. Zgodnie z postanowieniami ww. instrukcji - wszystkie dokumenty stanowiące podstawę księgowania powinny być poddane kontroli przed zrealizowaniem i zaksięgowaniem, między innymi powinny być sprawdzone pod względem merytorycznym oraz formalnym i rachunkowym. Nie przestrzeganie wymogów powyższej instrukcji dotyczących kontroli dowodów księgowych, świadczyło o nie przestrzeganiu w Starostwie Powiatowym procedur kontroli finansowej, do których ustalenia zobowiązywał kierownika jednostki art.35a ust.3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz.148 z późn. zm.). Zapisy zawarte w instrukcji stanowią część uregulowań wewnętrznych, tworzących procedury kontroli finansowej. Zgodnie z art.35a ust.2 pkt 1 ww. ustawy - kontrola finansowa powinna obejmować, między innymi, zapewnienie przestrzegania istniejących procedur kontroli.
W zakresie ewidencji księgowej i sprawozdawczości
1. W wyniku kontroli dokumentów źródłowych za lata 2003 - 2004 kontrolujący stwierdzili trzy przypadki faktur, których termin płatności przypadał w grudniu 2003 roku. Na dzień 31 grudnia 2003 roku zobowiązania wynikające z tych faktur miały charakter wymagalny (zapłaty dokonano w styczniu 2004 roku). Kwota powyższych zobowiązań wymagalnych nie została ujęta w sprawozdaniu Rb-Z za 2003 rok (784,25 zł). Stanowiło to naruszenie przepisów rozporządzenia z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 24, poz. 279 z późn. zm.). Zgodnie z § 12 ust.2 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 2 do ww. rozporządzenia - przez wymagalne zobowiązania należy rozumieć wszystkie bezsporne zobowiązania, wynikające z ewidencji księgowej obciążające budżet, których termin zapłaty minął przed upływem danego okresu sprawozdawczego, a nie są one przedawnione ani umorzone.
2. Kontrolujący stwierdzili błędne ujęcie w bilansie jednostki budżetowej na dzień 31 grudnia 2003 roku w rubryce - zobowiązania wobec budżetu - kwoty 13.356,60 zł, stanowiącej saldo konta 222-1 - rozliczenia dochodów budżetowych (wg konta 222-1 - kwota 12.479,29 zł) oraz 222-2 - rozliczenia dochodów Skarbu Państwa (wg konta 222-2 – kwota 877,31 zł). Kwota ta powinna być wykazana w rubryce 1.5 bilansu - pozostałe zobowiązania, bądź w rubryce 1.7 - rozliczenia z tytułu środków na wydatki budżetowe i z tytułu dochodów budżetowych, stosownie do przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153, poz.1752).
3. Kontrolujący stwierdzili błędne ujęcie w bilansie jednostki budżetowej na dzień 31 grudnia 2003 roku, w rubryce „pozostałe zobowiązania”, kwoty 11.470,79 zł, stanowiącej per saldo sum 35.109,20 zł i 23.638,41 zł. Prawidłowo kwoty te powinny zostać ujęte w bilansie w następujących pozycjach: w aktywach w pozycji „pozostałe należności” kwota 23.638,41 zł, natomiast w pasywach w pozycji „pozostałe zobowiązania” kwota 35.109,20 zł.
4. Stwierdzono dwa przypadki zwrotu wadium uczestnikom postępowań o udzielenie zamówień publicznych ze znacznym opóźnieniem. Dotyczyło to następujących podmiotów: Nordea Bank (wadium w kwocie 9.000 zł zwrócono w dniu 11 stycznia 2005 roku, tj. cztery miesiące po zawarciu umowy) oraz „Optimus” S.A. (wadium w kwocie 8.500 zł zwrócono w dniu 13 marca 2005 roku, tj. dwa miesiące po zawarciu umowy). Zgodnie z przepisami art.46 ust.1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz.177 z późn. zm.) zamawiający zwraca niezwłocznie wadium, jeżeli upłynął termin związania ofertą, zawarto umowę w sprawie zamówienia publicznego i wniesiono zabezpieczenie należytego wykonania tej umowy, zamawiający unieważnił postępowanie o udzielenie zamówienia, a protesty zostały ostatecznie rozstrzygnięte lub upłynął termin ich wnoszenia.
5. Stwierdzono dokonanie zwrotu należytego zabezpieczenia wykonania umowy firmie PHU „LARIX” w terminie niezgodnym z postanowieniami § 7 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 16 lipca 2002 roku w sprawie zabezpieczenia należytego wykonania umowy o zamówienie publiczne (Dz.U. nr 115, poz.1002). Zwrotu zabezpieczenia dokonano z ponad miesięcznym opóźnieniem. Od dnia 2 marca 2004 roku kwestie dotyczące należytego zabezpieczenia wykonania umowy reguluje ustawa z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych.
W zakresie gospodarki kasowej
1. Na większości skontrolowanych raportów kasowych stwierdzono brak podpisu osoby sprawdzającej sporządzony raport, co stanowiło naruszenie § 8 instrukcji obiegu dokumentów finansowo-księgowych Starostwa Powiatowego w Wieluniu oraz Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Wieluniu i Powiatowego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego w Wieluniu.
2. W trzech przypadkach stwierdzono udzielenie zaliczek bez określenia terminu ich rozliczenia oraz w jednym przypadku rozliczenie zaliczki po terminie określonym we wniosku. W jednym przypadku stwierdzono, że rozliczenie zaliczki nastąpiło piętnastego dnia po wykonaniu zadania. Stosownie do postanowień § 17 ust.1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 grudnia 2000 roku w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz szczegółowych zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu przez zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze jednostek budżetowych (Dz. U. nr 122, poz.1333 - uchylone z dniem 1 stycznia 2005 roku) – zaliczki powinny być rozliczane, jeżeli odrębne przepisy nie stanowią inaczej, nie później niż w terminie 14 dni od wykonania zadania. Zgodnie z § 14 instrukcji obiegu dokumentów stanowiącej załącznik do zarządzenia nr 43a Starosty Powiatu Wieluńskiego zaliczki jednorazowe powinny być rozliczone w ciągu 7 dni od daty podjęcia. W czterech przypadkach zaliczki nie zostały rozliczone w terminie określonym w instrukcji.
W zakresie realizacji dochodów
1. W odniesieniu do wpłat zaległych opłat z tytułu użytkowania wieczystego, przekształcenia prawa użytkowania wieczystego w prawo własności oraz z tytułu najmu, kontrolujący stwierdzili w kilku przypadkach pobranie odsetek w kwocie wyliczonej na dzień wystawienia wezwania do zapłaty, a nie na dzień zapłaty. Zgodnie z art.481 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny (Dz. U. nr 16, poz.93 z późn. zm.) - jeżeli dłużnik opóźnia się ze spełnieniem świadczenia pieniężnego, wierzyciel może żądać odsetek za czas opóźnienia, chociażby nie poniósł żadnej szkody i chociażby opóźnienie było następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi.
2. W wyniku kontroli stwierdzono, że spośród 54 poddanych kontroli nieruchomości Skarbu Państwa, dla 29 z nich w latach 2002–2004 i pierwszym półroczu 2005 roku nie sporządzono operatów szacunkowych i nie aktualizowano w ww. okresie opłat za użytkowanie wieczyste i trwały zarząd. Stosownie do zapisów zawartych w art.77 ust.1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2004 r., Dz. U. nr 261, poz. 2603 z późn. zm.) – wysokość opłaty rocznej z tytułu użytkowania wieczystego nieruchomości gruntowej może być aktualizowana, nie częściej niż raz w roku, jeżeli wartość tej nieruchomości ulegnie zmianie. Zgodnie z art. 87 ust. 1 ww. ustawy - wysokość opłaty rocznej z tytułu trwałego zarządu nieruchomości może być aktualizowana, nie częściej niż raz w roku, jeżeli wartość tej nieruchomości ulegnie zmianie. Ustalenie wartości nieruchomości następuje w oparciu o szacunek sporządzony przez rzeczoznawcę majątkowego. Według wyjaśnień Starosty Powiatu dokonywanie aktualizacji opłat ograniczone jest poziomem środków finansowych przekazywanych na ten cel budżetu państwa.
3. W odniesieniu do wynajęcia przez Powiatową Stację Sanitarno-Epidemiologiczną lokalu na rzecz Haliny Burchacińskiej oraz oddania w dzierżawę gruntu na rzecz „RUCH” S.A., w przedłożonej kontrolującym dokumentacji brak było zgody organu nadzorującego (Starosty) na wynajęcie części budynku i wydzierżawienie gruntu znajdującego się w trwałym zarządzie Stacji. Zgodnie z art.43 ust.1 pkt 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami - jednostka organizacyjna ma prawo korzystania z nieruchomości oddanej w trwały zarząd, a w szczególności do oddania nieruchomości lub jej części w najem, dzierżawę albo jej użyczenia w drodze umowy zawartej na okres nie dłuższy niż czas, na który został ustanowiony trwały zarząd, z równoczesnym zawiadomieniem właściwego organu, jeżeli umowa jest zawierana na okres do 3 lat, lub za zgodą właściwego organu, jeżeli umowa jest zawierana na okres powyżej 3 lat.
4. Kontrolujący ustalili, że w 2003 i w 2004 roku nie dotrzymano terminów – przypadających na dzień 23 marca oraz 13 kwietnia 2004 roku – przekazania na rachunek budżetu powiatu kwot pobranych z tytułu gospodarowania nieruchomościami Skarbu Państwa. Zgodnie z § 7 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 10 listopada 2000 roku w sprawie szczegółowych zasad, trybu i terminów opracowywania planów finansowych zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami oraz przekazywania jednostkom samorządu terytorialnego dotacji celowych na realizację tych zadań (Dz. U. nr 100, poz.1077 z późn. zm.) – jednostka organizacyjna jednostki samorządu terytorialnego, realizująca zadania z zakresu administracji rządowej, przekazuje na rachunek podstawowy właściwej jednostki samorządu terytorialnego pobrane dochody budżetowe związane z realizacją tych zadań, w miesiącu dwukrotnie, według stanu środków na: 10-ty dzień miesiąca - do dnia 13-tego danego miesiąca, 20-ty dzień miesiąca - do dnia 23 danego miesiąca.
5. W decyzjach administracyjnych wydanych w 2004 roku w sprawie zezwoleń na zajęcie pasa drogowego oraz naliczenia opłaty za to zajęcie, określono termin płatności: „14 dni od dnia otrzymania decyzji”. Powyższe było sprzeczne z normą prawną zawartą w art.40 ust.13 ustawy z dnia 21 marca 1985 roku o drogach publicznych (tekst jednolity z 2004 r., Dz. U. nr 204, poz.2086 z późn. zm.), zgodnie z którą termin uiszczenia opłaty wynosi 14 dni licząc od dnia, w którym decyzja ustalająca jej wysokość stała się ostateczna. Ww. przepis obowiązuje od dnia 9 grudnia 2003 roku (zmiana wprowadzona ustawą z dnia 14 listopada 2003 roku o zmianie ustawy o drogach publicznych oraz o zmianie niektórych innych ustaw – Dz. U. nr 200, poz.1953).
Zgodnie z art.16 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 roku Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity z 2000 r. Dz. U. nr 98, poz.1071 z późn. zm.) - decyzjami ostatecznymi są decyzje, od których nie służy odwołanie w administracyjnym toku instancji. W przypadku decyzji administracyjnych wydawanych przez ograny jednostek samorządu terytorialnego stronie przysługuje odwołanie do samorządowego kolegium odwoławczego. Termin wniesienia odwołania określony został w art. 129 § 2 ustawy Kodeks postępowania administracyjnego i wynosi 14 dni od dnia doręczenia decyzji stronie, a gdy decyzja została ogłoszona ustnie - od dnia jej ogłoszenia stronie.
W zakresie realizacji wydatków budżetowych
1. W przypadku jednego pracownika zatrudnionego w Starostwie Powiatowym na stanowisku referenta, stwierdzono zastosowanie nieprawidłowej kategorii zaszeregowania wynagrodzenia zasadniczego. Powyższa nieprawidłowość nie wywołała skutku finansowego. Kwestie dotyczące wysokości poszczególnych składników wynagrodzenia oraz wymagań kwalifikacyjnych określało rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 33, poz.264 z późn. zm.).
2. W latach 2003-2004 wypłacone został nagrody uznaniowe Wicestaroście Powiatu Panu Januszowi Antczakowi. W 2003 roku kwota wypłaconych nagród wyniosła 2.075,77 zł brutto (1.390,68 zł netto), a w 2004 roku - 3.500,00 zł brutto (2.372,87 zł netto). Wypłat dokonano na podstawie list płac zatwierdzonych przez Starostę oraz Skarbnika Powiatu. Przyznanie ww. nagród, w łącznej kwocie 5.575,77 zł brutto (3.763,55 zł netto) stanowiło naruszenie art.20 ust.5 ustawy z dnia 22 marca 1990 roku o pracownikach samorządowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz.1593 z późn. zm.). Zgodnie z treścią art.20 ust.5 ww. ustawy - członkom zarządu jednostek samorządu terytorialnego nie przysługują nagrody, z wyjątkiem nagród jubileuszowych. Zawarta w art.20 ustawy o pracownikach samorządowych norma prawna, zakazująca wypłacania nagród wprowadzona została na mocy ustawy z dnia 22 czerwca 2001 roku o zmianie ustawy o pracownikach samorządowych (Dz. U. nr 89, poz.971) i weszła w życie w dniu 12 września 2001 roku.
3. Stwierdzono przypadek dokonania wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy w nieprawidłowej wysokości. Ekwiwalent wypłacono za 14 dni urlopu w kwocie 1.150,52 zł, podczas gdy z prowadzonej ewidencji czasu pracy wynikało, że powinien on zostać wypłacony za 18 dni urlopu w kwocie 1.479,24 zł.
4. W jednym przypadku polecenie wyjazdu służbowego dla radnego, jako zlecający wyjazd podpisał Wicestarosta Powiatu, określając tym samym miejsce wykonywania zadania, miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej oraz środek transportu właściwy do odbycia podróży służbowej. Powyższe stanowiło naruszenie przepisów zawartych w § 2 pkt 1 oraz § 5 pkt 1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 lipca 2000 roku w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych powiatu (Dz. U. nr 66, poz.799 z późn. zm). Zgodnie z ww. przepisami – czynności, o których mowa wyżej, w stosunku do radnych powiatu winien wykonywać przewodniczący rady powiatu.
5. Dokonywano zwrotu kosztów podróży związanych z wykorzystywaniem przez radnych samochodu prywatnego, przy braku określenia przez Radę Powiatu stawek za 1 km przebiegu. Stosownie do § 5 pkt 3 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych powiatu - na wniosek radnego przewodniczący rady może wyrazić zgodę na przejazd w podróży służbowej samochodem nie będącym własnością powiatu. W takim przypadku radnemu przysługuje zwrot kosztów przejazdu według stawek za jeden kilometr przebiegu, określonych przez radę powiatu na podstawie przepisów w sprawie warunków ustalania i zasad zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy.
6. Zawyżono wysokość zryczałtowanej diety wypłaconej za marzec 2003 roku jednemu z radnych o kwotę 144,32 zł, w wyniku nie dokonania potrącenia diety w związku z nieobecnością na posiedzeniu komisji Rady Powiatu. Dietę dla ww. radnego wypłacono w wysokości 1.443,20 zł. Powyższe niezgodne było z postanowieniami uchwały Rady Powiatu nr II/13/2002 z dnia 6 grudnia 2002 roku w sprawie uchwalenia zasad ustalających wysokość diet przysługujących przewodniczącemu Rady, wiceprzewodniczącym Rady, przewodniczącym komisji Rady Powiatu, wiceprzewodniczącym komisji, członkom Zarządu Powiatu i radnym. Przy zastosowaniu zasad obliczania diet radnych określonych w ww. uchwale Rady Powiatu (potrącenie za nieobecność na posiedzeniu w wysokości 10% zryczałtowanej diety), dieta za marzec 2003 roku wypłacona radnemu powinna wynosić 1.298,88 zł.
7. Kwoty diet wypłacane radnym Powiatu w związku z odbyciem podróży służbowej były w okresie objętym kontrolą obliczane nieprawidłowo. Zgodnie z § 4 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 lipca 2000 roku w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych powiatu - dieta stanowiąca ekwiwalent pieniężny na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży służbowej wynosi 1% nieprzekraczalnej wysokości diety przysługującej radnemu z tytułu wykonywania mandatu (art.21 ust.5 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 roku o samorządzie powiatowym - tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1592 z późn. zm.). Jeżeli podróż służbowa trwa od 8 do 12 godzin przysługuje połowa diety, jeżeli trwa ponad 12 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości. Maksymalna wysokość diet przysługujących radnemu w 2003 roku wynosiła 2.405,34 zł (1% stanowił 24,05 zł), w 2004 roku wynosiła 2.477,51 zł (1% stanowił 24,78 zł).
8. Stwierdzono przypadek nie zatwierdzenia polecenia wyjazdu służbowego przez zlecającego wyjazd. Stanowiło to naruszenie § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 236, poz.1990 z późn. zm.). Zgodnie z uregulowaniami zawartymi w wyżej wymienionych przepisach miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej, termin oraz środek lokomocji określa pracodawca.
W zakresie realizacji inwestycji
1. Kontrolujący stwierdzili, że na aneksach do umowy na wykonanie remontu dachu na budynku Starostwa brak było kontrasygnaty Skarbnika Powiatu, stosownie do wymogu wynikającego z art.48 ust.3 ustawy o samorządzie powiatowym.
2. Stwierdzono, że wykonawca zadania inwestycyjnego pod nazwą „remont dachu na budynku starostwa” nie wniósł zabezpieczenia należytego wykonania umowy, naruszając się tym samym postanowienia umowy zawartej w związku z realizacją ww. robót. Zgodnie z treścią umowy zabezpieczenie w wysokości 3% ceny ofertowej powinno zostać wniesione do dnia podpisania umowy, a zwolnione w ciągu 14 dniu od odebrania robót.
W zakresie udzielania zamówień publicznych
1. W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego, w trybie przetargu nieograniczonego, którego przedmiotem było uzyskanie kredytu długoterminowego, stwierdzono następujące nieprawidłowości:
- złożone oferty przez Rejonowy Bank Spółdzielczy w Lututowie, Bank Przemysłowy oraz Bank Pocztowy nie spełniały wymogów zawartych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Zgodnie z art.89 ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz. 177 z późn. zm.) - zamawiający powinien odrzucić ofertę, jeżeli jej treść nie odpowiada treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Na podstawie powyższego przepisu oferty nr 2,3 i 4 (Bank Pocztowy, Bank Przemysłowy, RBS w Lututowie) powinny zostać odrzucone ze względu na nie spełnienie warunków zawartych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia,
- wśród wymaganych warunków na druku ZP-13 stanowiącym załącznik do protokołu z przeprowadzonego postępowania nie wymieniono „polisy lub innego dokumentu ubezpieczenia potwierdzającego, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej”, której złożenie było wymagane przez specyfikację istotnych warunków zamówienia. Z treści złożonych ofert wynikało, że trzech oferentów nie spełniło powyższego warunku. Na drukach ZP-13 przy wszystkich oferentach zaznaczono, że spełniają oni warunki udziału w postępowaniu.
2. W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego, w trybie przetargu nieograniczonego, którego przedmiotem był remont dachu budynku Starostwa Powiatowego usytuowanego przy Placu Kazimierza Wielkiego 2 w Wieluniu stwierdzono, że:
- pisemne zawiadomienie o wyborze oferty skierowane do oferentów, sporządzone w dniu 24 marca 2004 roku, nie zawierało ceny wybranej oferty, w dokumentacji brak było także potwierdzeń doręczenia oferentom zawiadomienia o wyborze oferty. W zawiadomieniu skierowanym do firmy „Fawid”, która wygrała przetarg nie określono również terminu i miejsca podpisania umowy.
Zgodnie z art.50 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz.664 z późn. zm.), której przepisy miały zastosowanie do udzielenia ww. zamówienia, o wyborze oferty zamawiający winien niezwłocznie zawiadomić wszystkich dostawców lub wykonawców biorących udział w postępowaniu o zmówienie, wskazując imię i nazwisko lub nazwę (firmę) oraz adres (siedzibę) tego dostawcy lub wykonawcy, którego ofertę wybrano, oraz cenę. Ogłoszenie zawierające ww. informacje, powinno zostać niezwłocznie zamieszczone w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie zamawiającego oraz wysłane do uczestników postępowania. Informacja przesłana do dostawcy lub wykonawcy, którego ofertę wybrano, zawierać winna poza ww. danymi, określenie miejsca i terminu zawarcia umowy. Począwszy od dnia 2 marca 2004 roku powyższe zagadnienia reguluje ustawa z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych. Przepisy wskazanej ustawy nie wymagają, w szczególności, podania w piśmie informującym o wyniku postępowania terminu i miejsca zawarcia umowy.
W zakresie ewidencji majątku
1. Stwierdzono dwa przypadki nieterminowego wprowadzenia do ewidencji środków trwałych (w jednym przypadku po ponad dwóch latach od zakupu – faktura nr 52/2002, a w drugim przypadku po prawie czterech latach – faktura nr 21/2001). Powyższe działanie naruszało zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych, o których mowa w art.20 ust.1 oraz art.24 ust. 3 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz. 694 z późn. zm.). Zgodnie z art.20 ust. 1 ww. ustawy - do ksiąg okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Natomiast zgodnie z art.24 ust.3 ustawy o rachunkowości, księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone na bieżąco, jeżeli wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe, zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych.
2. Stwierdzono, że dwie kserokopiarki i ploter ujęte w księdze majątku trwałego nr IV na stronie 27 poz.1, 2, 3 zakwalifikowano niezgodnie z Klasyfikacją Środków Trwałych stanowiącą załącznik do rozporządzenia Rady Ministrów z 30 grudnia 1999 roku w sprawie klasyfikacji środków trwałych [KŚT] (Dz. U. nr 112, poz.1317 z późn. zm.). Zostały one umieszczone w grupie 8 podgrupa 80 rodzaj 808 – jako narzędzia, przyrządy ruchomości i wyposażenie pozostałe. Prawidłowo, kopiarki powinny się znaleźć w grupie 8 podgrupa 80 rodzaj 803-2 – wyposażenie biurowe służące do powielania dokumentacji, kopiowania opracowań, korespondencji itp. Natomiast ploter jako urządzenie komputerowe powinno zostać zakwalifikowane do grupy 4 podgrupy 49 rodzaju 491 – zespoły komputerowe.
3. Stwierdzono, że w latach 2003-2004 stosowano nieprawidłowe stawki umorzeniowe do następujących środków trwałych: 8 sztuk kserokopiarek - umarzanych wg stawki 20%, ploter - umarzany wg stawki 20%, rejestrator i centrala telefoniczna - umarzane wg stawki 20% Stosowanie ww. stawek amortyzacyjnych było sprzeczne z postanowieniami ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity z 2000 r. Dz. U. nr 54, poz.654 z późn. zm.). Zgodnie z załącznikiem nr 1 do ww. ustawy powinny być zastosowane odpowiednio następujące stawki umorzeniowe: 14%, 30% i 30%. W 2003 roku łącznie zawyżono odpisy umorzeniowe o 3.274,68 zł, a zaniżono o kwotę 1.480,00 zł. Natomiast w 2004 roku zawyżono o kwotę 1.697,13 zł, a zaniżono o kwotę 4.804,48 zł. Zgodnie z § 5 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153 poz.1752) - środki trwałe i wartości niematerialne i prawne umarza się wg stawek określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych, chyba że zarząd jednostki samorządu terytorialnego ustali inaczej. Zarząd Powiatu nie ustalił innych zasad i stawek amortyzacyjnych niż określone w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych. W związku z tym w Starostwie oraz innych powiatowych jednostkach organizacyjnych mają zastosowanie stawki amortyzacyjne ustalone w powołanej ustawie.
4. Kontrolujący ustalili, że szkolenie pracowników z zakresu obsługi programu ewidencji gruntów i budynków EWOPIS za kwotę 1.500,00 zł zostało zaksięgowane na koncie 020 na podstawie PK nr 200 z dnia 31 grudnia 2004 roku jako wartość niematerialna i prawna. Zgodnie z art.3 ust. 1 pkt 14 ustawy o rachunkowości - przez wartości niematerialne i prawne rozumie się nabyte przez jednostkę, zaliczane do aktywów trwałych, prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, przeznaczone do użytkowania na potrzeby jednostki, a w szczególności: autorskie prawa majątkowe, prawa pokrewne, licencje, koncesje, prawa do wynalazków, patentów, znaków towarowych, wzorów użytkowych oraz zdobniczych, know-how (...). Do wartości niematerialnych i prawnych zalicza się również nabytą wartość firmy oraz koszty zakończonych prac rozwojowych. Z powyższego wynika, że pojęcie wartości niematerialnych i prawnych nie obejmuje swym zakresem szkoleń. Zgodnie z zasadami rachunkowości - wydatki na szkolenia zalicza się do kosztów bieżącej działalności jednostki.
Odpowiedzialność za powyższe uchybienia i nieprawidłowości ponoszą - przede wszystkim - Skarbnik Powiatu, Starosta Powiatu oraz Wicestarosta Powiatu.
Przekazując informacje o powyższych nieprawidłowościach stwierdzonych w toku kontroli proszę Pana Przewodniczącego o podjęcie działań w celu ich usunięcia oraz zapobieżenia powstawaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Zapewnić przestrzeganie procedur kontroli finansowej ustalonych przez Starostę Powiatu na podstawie art.35a ust.3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych, w tym postanowień instrukcji obiegu dokumentów finansowo-księgowych dla Starostwa Powiatowego w Wieluniu oraz Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Wieluniu i Powiatowego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego w Wieluniu.
2. Zapewnić zgodne z unormowaniami zawartymi w zakładowym planie kont prowadzenie ewidencji księgowej na kontach rozrachunkowych oraz prawidłowe wykazywanie w sprawozdaniach budżetowych danych o zobowiązaniach jednostki, w tym o zobowiązaniach wymagalnych.
3. Przestrzegać zasad rachunkowości określonych w art.24 ust.1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którymi - zapisy w księgach rachunkowych powinny być prowadzono rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i na bieżąco oraz w art.20 ust.1 ustawy, który stanowi, że do ksiąg okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.
4. Zwracać wadia i zabezpieczenia należytego wykonania umowy w terminach określonych przez przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych.
5. Przy udzielaniu zaliczek przestrzegać zasad zawartych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26 stycznia 2005 roku w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu (Dz. U. nr 23, poz. 190) oraz uregulowań wewnętrznych w tym zakresie.
6. Pobierać w prawidłowej wysokości odsetki z tytułu nieterminowych wpłat za użytkowania wieczystego, najem i przekształcenie prawa użytkowania wieczystego w prawo własności.
7. W ramach posiadanych środków finansowych zapewnić aktualizowanie opłat z tytułu użytkowania wieczystego i trwałego zarządu, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami.
8. Przestrzegać przepisów ustawy o gospodarce nieruchomościami w zakresie wyrażania zgody przez właściwy organ na wynajem i dzierżawę nieruchomości znajdujących się w trwałym zarządzie jednostek organizacyjnych.
9. Przestrzegać terminów przekazywania pobranych dochodów Skarbu Państwa na rachunek budżetu powiatu i subkonto dochodów Urzędu Wojewódzkiego określonych w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 10 listopada 2000 roku w sprawie szczegółowych zasad, trybu i terminów opracowywania planów finansowych zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami oraz przekazywania jednostkom samorządu terytorialnego dotacji celowych na realizację tych zadań.
10. Zapewnić kontrasygnowanie czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań majątkowych przez Skarbnika Powiatu lub osobę przez niego upoważnioną, zgodnie z art.48 ust.3 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 roku o samorządzie powiatowym.
11. Przy udzielaniu zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych.
12. Stosować prawidłowe stawki umorzeniowe dla środków trwałych, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowych od osób prawnych oraz dokonać korekty odpisów umorzeniowych dokonanych wg nieprawidłowych stawek amortyzacyjnych.
13. Dokonać poprawnego ujęcia w ewidencji analitycznej środków trwałych kserokopiarek i plotera, zgodnie z przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 roku w sprawie klasyfikacji środków trwałych.
14. Wyksięgować z ewidencji wartości niematerialnych i prawnych wydatek na szkolenia pracowników w kwocie 1.500 zł.
15. W zakresie pokrywania kosztów podróży służbowych przestrzegać przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.
16. Zwrotu kosztów podróży służbowych radnym dokonywać w oparciu o przepisy rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 lipca 2000 roku w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych powiatu.
17. Podjąć czynności mające na celu wyegzekwowanie od Wicestarosty Powiatu zwrotu do budżetu Powiatu bezpodstawnie wypłaconych na jego rzecz w latach 2003-2004 nagród uznaniowych.
18. Z należytą starannością ustalać ilość dni niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego, za które przysługuje ekwiwalent pieniężny. Dokonać wyrównania zaniżonej wypłaty ekwiwalentu w przypadku opisanym w pierwszej części wystąpienia.
19. W decyzjach administracyjnych dotyczących udzielania zezwoleń na zajęcie pasa drogowego oraz ustalania opłat za zajęcie pasa termin płatności opłaty określać zgodnie z art.40 ust.13 ustawy z dnia 21 marca 1985 roku o drogach publicznych.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Przewodniczącego o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że stosownie do art.9 ust.4 ww. ustawy do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
- Przewodniczący Rady Powiatu Wieluńskiego
- Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Powiatu Wieluńskiego
- aa.
Wystąpienie pokontrolne podpisała dr Jadwiga Chwiałkowska – Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.
Łódź, dnia 4 sierpnia 2005 roku
Pan
MIECZYSŁAW ŁUCZAK
Przewodniczący Zarządu Powiatu Wieluńskiego
WK - 602/43/2005
Na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r. Dz. U. nr 55, poz.577 z późn. zm.) informuję Pana Przewodniczącego, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Powiecie Wieluńskim. Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości i uchybienia wynikały przede wszystkim z nieznajomości przepisów prawa, ich wadliwej interpretacji oraz niedostatecznego nadzoru ze strony kierownictwa. Wykazane uchybienia i nieprawidłowości dotyczyły w szczególności:W zakresie kontroli finansowej
W przypadku wielu dowodów księgowych stwierdzono brak dokonania ich sprawdzenia pod względem merytorycznym lub formalno-rachunkowym. Powyższe stanowiło naruszenie postanowień § 8 instrukcji obiegu dokumentów finansowo-księgowych dla Starostwa Powiatowego w Wieluniu oraz Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Wieluniu i Powiatowego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego w Wieluniu, wprowadzonej zarządzeniem nr 43a Starosty Wieluńskiego z dnia 3 grudnia 1999 roku. Zgodnie z postanowieniami ww. instrukcji - wszystkie dokumenty stanowiące podstawę księgowania powinny być poddane kontroli przed zrealizowaniem i zaksięgowaniem, między innymi powinny być sprawdzone pod względem merytorycznym oraz formalnym i rachunkowym. Nie przestrzeganie wymogów powyższej instrukcji dotyczących kontroli dowodów księgowych, świadczyło o nie przestrzeganiu w Starostwie Powiatowym procedur kontroli finansowej, do których ustalenia zobowiązywał kierownika jednostki art.35a ust.3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz.148 z późn. zm.). Zapisy zawarte w instrukcji stanowią część uregulowań wewnętrznych, tworzących procedury kontroli finansowej. Zgodnie z art.35a ust.2 pkt 1 ww. ustawy - kontrola finansowa powinna obejmować, między innymi, zapewnienie przestrzegania istniejących procedur kontroli.
W zakresie ewidencji księgowej i sprawozdawczości
1. W wyniku kontroli dokumentów źródłowych za lata 2003 - 2004 kontrolujący stwierdzili trzy przypadki faktur, których termin płatności przypadał w grudniu 2003 roku. Na dzień 31 grudnia 2003 roku zobowiązania wynikające z tych faktur miały charakter wymagalny (zapłaty dokonano w styczniu 2004 roku). Kwota powyższych zobowiązań wymagalnych nie została ujęta w sprawozdaniu Rb-Z za 2003 rok (784,25 zł). Stanowiło to naruszenie przepisów rozporządzenia z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 24, poz. 279 z późn. zm.). Zgodnie z § 12 ust.2 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 2 do ww. rozporządzenia - przez wymagalne zobowiązania należy rozumieć wszystkie bezsporne zobowiązania, wynikające z ewidencji księgowej obciążające budżet, których termin zapłaty minął przed upływem danego okresu sprawozdawczego, a nie są one przedawnione ani umorzone.
2. Kontrolujący stwierdzili błędne ujęcie w bilansie jednostki budżetowej na dzień 31 grudnia 2003 roku w rubryce - zobowiązania wobec budżetu - kwoty 13.356,60 zł, stanowiącej saldo konta 222-1 - rozliczenia dochodów budżetowych (wg konta 222-1 - kwota 12.479,29 zł) oraz 222-2 - rozliczenia dochodów Skarbu Państwa (wg konta 222-2 – kwota 877,31 zł). Kwota ta powinna być wykazana w rubryce 1.5 bilansu - pozostałe zobowiązania, bądź w rubryce 1.7 - rozliczenia z tytułu środków na wydatki budżetowe i z tytułu dochodów budżetowych, stosownie do przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153, poz.1752).
3. Kontrolujący stwierdzili błędne ujęcie w bilansie jednostki budżetowej na dzień 31 grudnia 2003 roku, w rubryce „pozostałe zobowiązania”, kwoty 11.470,79 zł, stanowiącej per saldo sum 35.109,20 zł i 23.638,41 zł. Prawidłowo kwoty te powinny zostać ujęte w bilansie w następujących pozycjach: w aktywach w pozycji „pozostałe należności” kwota 23.638,41 zł, natomiast w pasywach w pozycji „pozostałe zobowiązania” kwota 35.109,20 zł.
4. Stwierdzono dwa przypadki zwrotu wadium uczestnikom postępowań o udzielenie zamówień publicznych ze znacznym opóźnieniem. Dotyczyło to następujących podmiotów: Nordea Bank (wadium w kwocie 9.000 zł zwrócono w dniu 11 stycznia 2005 roku, tj. cztery miesiące po zawarciu umowy) oraz „Optimus” S.A. (wadium w kwocie 8.500 zł zwrócono w dniu 13 marca 2005 roku, tj. dwa miesiące po zawarciu umowy). Zgodnie z przepisami art.46 ust.1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz.177 z późn. zm.) zamawiający zwraca niezwłocznie wadium, jeżeli upłynął termin związania ofertą, zawarto umowę w sprawie zamówienia publicznego i wniesiono zabezpieczenie należytego wykonania tej umowy, zamawiający unieważnił postępowanie o udzielenie zamówienia, a protesty zostały ostatecznie rozstrzygnięte lub upłynął termin ich wnoszenia.
5. Stwierdzono dokonanie zwrotu należytego zabezpieczenia wykonania umowy firmie PHU „LARIX” w terminie niezgodnym z postanowieniami § 7 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 16 lipca 2002 roku w sprawie zabezpieczenia należytego wykonania umowy o zamówienie publiczne (Dz.U. nr 115, poz.1002). Zwrotu zabezpieczenia dokonano z ponad miesięcznym opóźnieniem. Od dnia 2 marca 2004 roku kwestie dotyczące należytego zabezpieczenia wykonania umowy reguluje ustawa z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych.
W zakresie gospodarki kasowej
1. Na większości skontrolowanych raportów kasowych stwierdzono brak podpisu osoby sprawdzającej sporządzony raport, co stanowiło naruszenie § 8 instrukcji obiegu dokumentów finansowo-księgowych Starostwa Powiatowego w Wieluniu oraz Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Wieluniu i Powiatowego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego w Wieluniu.
2. W trzech przypadkach stwierdzono udzielenie zaliczek bez określenia terminu ich rozliczenia oraz w jednym przypadku rozliczenie zaliczki po terminie określonym we wniosku. W jednym przypadku stwierdzono, że rozliczenie zaliczki nastąpiło piętnastego dnia po wykonaniu zadania. Stosownie do postanowień § 17 ust.1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 grudnia 2000 roku w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz szczegółowych zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu przez zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze jednostek budżetowych (Dz. U. nr 122, poz.1333 - uchylone z dniem 1 stycznia 2005 roku) – zaliczki powinny być rozliczane, jeżeli odrębne przepisy nie stanowią inaczej, nie później niż w terminie 14 dni od wykonania zadania. Zgodnie z § 14 instrukcji obiegu dokumentów stanowiącej załącznik do zarządzenia nr 43a Starosty Powiatu Wieluńskiego zaliczki jednorazowe powinny być rozliczone w ciągu 7 dni od daty podjęcia. W czterech przypadkach zaliczki nie zostały rozliczone w terminie określonym w instrukcji.
W zakresie realizacji dochodów
1. W odniesieniu do wpłat zaległych opłat z tytułu użytkowania wieczystego, przekształcenia prawa użytkowania wieczystego w prawo własności oraz z tytułu najmu, kontrolujący stwierdzili w kilku przypadkach pobranie odsetek w kwocie wyliczonej na dzień wystawienia wezwania do zapłaty, a nie na dzień zapłaty. Zgodnie z art.481 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny (Dz. U. nr 16, poz.93 z późn. zm.) - jeżeli dłużnik opóźnia się ze spełnieniem świadczenia pieniężnego, wierzyciel może żądać odsetek za czas opóźnienia, chociażby nie poniósł żadnej szkody i chociażby opóźnienie było następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi.
2. W wyniku kontroli stwierdzono, że spośród 54 poddanych kontroli nieruchomości Skarbu Państwa, dla 29 z nich w latach 2002–2004 i pierwszym półroczu 2005 roku nie sporządzono operatów szacunkowych i nie aktualizowano w ww. okresie opłat za użytkowanie wieczyste i trwały zarząd. Stosownie do zapisów zawartych w art.77 ust.1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2004 r., Dz. U. nr 261, poz. 2603 z późn. zm.) – wysokość opłaty rocznej z tytułu użytkowania wieczystego nieruchomości gruntowej może być aktualizowana, nie częściej niż raz w roku, jeżeli wartość tej nieruchomości ulegnie zmianie. Zgodnie z art. 87 ust. 1 ww. ustawy - wysokość opłaty rocznej z tytułu trwałego zarządu nieruchomości może być aktualizowana, nie częściej niż raz w roku, jeżeli wartość tej nieruchomości ulegnie zmianie. Ustalenie wartości nieruchomości następuje w oparciu o szacunek sporządzony przez rzeczoznawcę majątkowego. Według wyjaśnień Starosty Powiatu dokonywanie aktualizacji opłat ograniczone jest poziomem środków finansowych przekazywanych na ten cel budżetu państwa.
3. W odniesieniu do wynajęcia przez Powiatową Stację Sanitarno-Epidemiologiczną lokalu na rzecz Haliny Burchacińskiej oraz oddania w dzierżawę gruntu na rzecz „RUCH” S.A., w przedłożonej kontrolującym dokumentacji brak było zgody organu nadzorującego (Starosty) na wynajęcie części budynku i wydzierżawienie gruntu znajdującego się w trwałym zarządzie Stacji. Zgodnie z art.43 ust.1 pkt 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami - jednostka organizacyjna ma prawo korzystania z nieruchomości oddanej w trwały zarząd, a w szczególności do oddania nieruchomości lub jej części w najem, dzierżawę albo jej użyczenia w drodze umowy zawartej na okres nie dłuższy niż czas, na który został ustanowiony trwały zarząd, z równoczesnym zawiadomieniem właściwego organu, jeżeli umowa jest zawierana na okres do 3 lat, lub za zgodą właściwego organu, jeżeli umowa jest zawierana na okres powyżej 3 lat.
4. Kontrolujący ustalili, że w 2003 i w 2004 roku nie dotrzymano terminów – przypadających na dzień 23 marca oraz 13 kwietnia 2004 roku – przekazania na rachunek budżetu powiatu kwot pobranych z tytułu gospodarowania nieruchomościami Skarbu Państwa. Zgodnie z § 7 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 10 listopada 2000 roku w sprawie szczegółowych zasad, trybu i terminów opracowywania planów finansowych zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami oraz przekazywania jednostkom samorządu terytorialnego dotacji celowych na realizację tych zadań (Dz. U. nr 100, poz.1077 z późn. zm.) – jednostka organizacyjna jednostki samorządu terytorialnego, realizująca zadania z zakresu administracji rządowej, przekazuje na rachunek podstawowy właściwej jednostki samorządu terytorialnego pobrane dochody budżetowe związane z realizacją tych zadań, w miesiącu dwukrotnie, według stanu środków na: 10-ty dzień miesiąca - do dnia 13-tego danego miesiąca, 20-ty dzień miesiąca - do dnia 23 danego miesiąca.
5. W decyzjach administracyjnych wydanych w 2004 roku w sprawie zezwoleń na zajęcie pasa drogowego oraz naliczenia opłaty za to zajęcie, określono termin płatności: „14 dni od dnia otrzymania decyzji”. Powyższe było sprzeczne z normą prawną zawartą w art.40 ust.13 ustawy z dnia 21 marca 1985 roku o drogach publicznych (tekst jednolity z 2004 r., Dz. U. nr 204, poz.2086 z późn. zm.), zgodnie z którą termin uiszczenia opłaty wynosi 14 dni licząc od dnia, w którym decyzja ustalająca jej wysokość stała się ostateczna. Ww. przepis obowiązuje od dnia 9 grudnia 2003 roku (zmiana wprowadzona ustawą z dnia 14 listopada 2003 roku o zmianie ustawy o drogach publicznych oraz o zmianie niektórych innych ustaw – Dz. U. nr 200, poz.1953).
Zgodnie z art.16 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 roku Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity z 2000 r. Dz. U. nr 98, poz.1071 z późn. zm.) - decyzjami ostatecznymi są decyzje, od których nie służy odwołanie w administracyjnym toku instancji. W przypadku decyzji administracyjnych wydawanych przez ograny jednostek samorządu terytorialnego stronie przysługuje odwołanie do samorządowego kolegium odwoławczego. Termin wniesienia odwołania określony został w art. 129 § 2 ustawy Kodeks postępowania administracyjnego i wynosi 14 dni od dnia doręczenia decyzji stronie, a gdy decyzja została ogłoszona ustnie - od dnia jej ogłoszenia stronie.
W zakresie realizacji wydatków budżetowych
1. W przypadku jednego pracownika zatrudnionego w Starostwie Powiatowym na stanowisku referenta, stwierdzono zastosowanie nieprawidłowej kategorii zaszeregowania wynagrodzenia zasadniczego. Powyższa nieprawidłowość nie wywołała skutku finansowego. Kwestie dotyczące wysokości poszczególnych składników wynagrodzenia oraz wymagań kwalifikacyjnych określało rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 33, poz.264 z późn. zm.).
2. W latach 2003-2004 wypłacone został nagrody uznaniowe Wicestaroście Powiatu Panu Januszowi Antczakowi. W 2003 roku kwota wypłaconych nagród wyniosła 2.075,77 zł brutto (1.390,68 zł netto), a w 2004 roku - 3.500,00 zł brutto (2.372,87 zł netto). Wypłat dokonano na podstawie list płac zatwierdzonych przez Starostę oraz Skarbnika Powiatu. Przyznanie ww. nagród, w łącznej kwocie 5.575,77 zł brutto (3.763,55 zł netto) stanowiło naruszenie art.20 ust.5 ustawy z dnia 22 marca 1990 roku o pracownikach samorządowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz.1593 z późn. zm.). Zgodnie z treścią art.20 ust.5 ww. ustawy - członkom zarządu jednostek samorządu terytorialnego nie przysługują nagrody, z wyjątkiem nagród jubileuszowych. Zawarta w art.20 ustawy o pracownikach samorządowych norma prawna, zakazująca wypłacania nagród wprowadzona została na mocy ustawy z dnia 22 czerwca 2001 roku o zmianie ustawy o pracownikach samorządowych (Dz. U. nr 89, poz.971) i weszła w życie w dniu 12 września 2001 roku.
3. Stwierdzono przypadek dokonania wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy w nieprawidłowej wysokości. Ekwiwalent wypłacono za 14 dni urlopu w kwocie 1.150,52 zł, podczas gdy z prowadzonej ewidencji czasu pracy wynikało, że powinien on zostać wypłacony za 18 dni urlopu w kwocie 1.479,24 zł.
4. W jednym przypadku polecenie wyjazdu służbowego dla radnego, jako zlecający wyjazd podpisał Wicestarosta Powiatu, określając tym samym miejsce wykonywania zadania, miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej oraz środek transportu właściwy do odbycia podróży służbowej. Powyższe stanowiło naruszenie przepisów zawartych w § 2 pkt 1 oraz § 5 pkt 1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 lipca 2000 roku w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych powiatu (Dz. U. nr 66, poz.799 z późn. zm). Zgodnie z ww. przepisami – czynności, o których mowa wyżej, w stosunku do radnych powiatu winien wykonywać przewodniczący rady powiatu.
5. Dokonywano zwrotu kosztów podróży związanych z wykorzystywaniem przez radnych samochodu prywatnego, przy braku określenia przez Radę Powiatu stawek za 1 km przebiegu. Stosownie do § 5 pkt 3 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych powiatu - na wniosek radnego przewodniczący rady może wyrazić zgodę na przejazd w podróży służbowej samochodem nie będącym własnością powiatu. W takim przypadku radnemu przysługuje zwrot kosztów przejazdu według stawek za jeden kilometr przebiegu, określonych przez radę powiatu na podstawie przepisów w sprawie warunków ustalania i zasad zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy.
6. Zawyżono wysokość zryczałtowanej diety wypłaconej za marzec 2003 roku jednemu z radnych o kwotę 144,32 zł, w wyniku nie dokonania potrącenia diety w związku z nieobecnością na posiedzeniu komisji Rady Powiatu. Dietę dla ww. radnego wypłacono w wysokości 1.443,20 zł. Powyższe niezgodne było z postanowieniami uchwały Rady Powiatu nr II/13/2002 z dnia 6 grudnia 2002 roku w sprawie uchwalenia zasad ustalających wysokość diet przysługujących przewodniczącemu Rady, wiceprzewodniczącym Rady, przewodniczącym komisji Rady Powiatu, wiceprzewodniczącym komisji, członkom Zarządu Powiatu i radnym. Przy zastosowaniu zasad obliczania diet radnych określonych w ww. uchwale Rady Powiatu (potrącenie za nieobecność na posiedzeniu w wysokości 10% zryczałtowanej diety), dieta za marzec 2003 roku wypłacona radnemu powinna wynosić 1.298,88 zł.
7. Kwoty diet wypłacane radnym Powiatu w związku z odbyciem podróży służbowej były w okresie objętym kontrolą obliczane nieprawidłowo. Zgodnie z § 4 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 lipca 2000 roku w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych powiatu - dieta stanowiąca ekwiwalent pieniężny na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży służbowej wynosi 1% nieprzekraczalnej wysokości diety przysługującej radnemu z tytułu wykonywania mandatu (art.21 ust.5 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 roku o samorządzie powiatowym - tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1592 z późn. zm.). Jeżeli podróż służbowa trwa od 8 do 12 godzin przysługuje połowa diety, jeżeli trwa ponad 12 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości. Maksymalna wysokość diet przysługujących radnemu w 2003 roku wynosiła 2.405,34 zł (1% stanowił 24,05 zł), w 2004 roku wynosiła 2.477,51 zł (1% stanowił 24,78 zł).
8. Stwierdzono przypadek nie zatwierdzenia polecenia wyjazdu służbowego przez zlecającego wyjazd. Stanowiło to naruszenie § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 236, poz.1990 z późn. zm.). Zgodnie z uregulowaniami zawartymi w wyżej wymienionych przepisach miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej, termin oraz środek lokomocji określa pracodawca.
W zakresie realizacji inwestycji
1. Kontrolujący stwierdzili, że na aneksach do umowy na wykonanie remontu dachu na budynku Starostwa brak było kontrasygnaty Skarbnika Powiatu, stosownie do wymogu wynikającego z art.48 ust.3 ustawy o samorządzie powiatowym.
2. Stwierdzono, że wykonawca zadania inwestycyjnego pod nazwą „remont dachu na budynku starostwa” nie wniósł zabezpieczenia należytego wykonania umowy, naruszając się tym samym postanowienia umowy zawartej w związku z realizacją ww. robót. Zgodnie z treścią umowy zabezpieczenie w wysokości 3% ceny ofertowej powinno zostać wniesione do dnia podpisania umowy, a zwolnione w ciągu 14 dniu od odebrania robót.
W zakresie udzielania zamówień publicznych
1. W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego, w trybie przetargu nieograniczonego, którego przedmiotem było uzyskanie kredytu długoterminowego, stwierdzono następujące nieprawidłowości:
- złożone oferty przez Rejonowy Bank Spółdzielczy w Lututowie, Bank Przemysłowy oraz Bank Pocztowy nie spełniały wymogów zawartych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Zgodnie z art.89 ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz. 177 z późn. zm.) - zamawiający powinien odrzucić ofertę, jeżeli jej treść nie odpowiada treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Na podstawie powyższego przepisu oferty nr 2,3 i 4 (Bank Pocztowy, Bank Przemysłowy, RBS w Lututowie) powinny zostać odrzucone ze względu na nie spełnienie warunków zawartych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia,
- wśród wymaganych warunków na druku ZP-13 stanowiącym załącznik do protokołu z przeprowadzonego postępowania nie wymieniono „polisy lub innego dokumentu ubezpieczenia potwierdzającego, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej”, której złożenie było wymagane przez specyfikację istotnych warunków zamówienia. Z treści złożonych ofert wynikało, że trzech oferentów nie spełniło powyższego warunku. Na drukach ZP-13 przy wszystkich oferentach zaznaczono, że spełniają oni warunki udziału w postępowaniu.
2. W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego, w trybie przetargu nieograniczonego, którego przedmiotem był remont dachu budynku Starostwa Powiatowego usytuowanego przy Placu Kazimierza Wielkiego 2 w Wieluniu stwierdzono, że:
- pisemne zawiadomienie o wyborze oferty skierowane do oferentów, sporządzone w dniu 24 marca 2004 roku, nie zawierało ceny wybranej oferty, w dokumentacji brak było także potwierdzeń doręczenia oferentom zawiadomienia o wyborze oferty. W zawiadomieniu skierowanym do firmy „Fawid”, która wygrała przetarg nie określono również terminu i miejsca podpisania umowy.
Zgodnie z art.50 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz.664 z późn. zm.), której przepisy miały zastosowanie do udzielenia ww. zamówienia, o wyborze oferty zamawiający winien niezwłocznie zawiadomić wszystkich dostawców lub wykonawców biorących udział w postępowaniu o zmówienie, wskazując imię i nazwisko lub nazwę (firmę) oraz adres (siedzibę) tego dostawcy lub wykonawcy, którego ofertę wybrano, oraz cenę. Ogłoszenie zawierające ww. informacje, powinno zostać niezwłocznie zamieszczone w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie zamawiającego oraz wysłane do uczestników postępowania. Informacja przesłana do dostawcy lub wykonawcy, którego ofertę wybrano, zawierać winna poza ww. danymi, określenie miejsca i terminu zawarcia umowy. Począwszy od dnia 2 marca 2004 roku powyższe zagadnienia reguluje ustawa z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych. Przepisy wskazanej ustawy nie wymagają, w szczególności, podania w piśmie informującym o wyniku postępowania terminu i miejsca zawarcia umowy.
W zakresie ewidencji majątku
1. Stwierdzono dwa przypadki nieterminowego wprowadzenia do ewidencji środków trwałych (w jednym przypadku po ponad dwóch latach od zakupu – faktura nr 52/2002, a w drugim przypadku po prawie czterech latach – faktura nr 21/2001). Powyższe działanie naruszało zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych, o których mowa w art.20 ust.1 oraz art.24 ust. 3 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz. 694 z późn. zm.). Zgodnie z art.20 ust. 1 ww. ustawy - do ksiąg okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Natomiast zgodnie z art.24 ust.3 ustawy o rachunkowości, księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone na bieżąco, jeżeli wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe, zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych.
2. Stwierdzono, że dwie kserokopiarki i ploter ujęte w księdze majątku trwałego nr IV na stronie 27 poz.1, 2, 3 zakwalifikowano niezgodnie z Klasyfikacją Środków Trwałych stanowiącą załącznik do rozporządzenia Rady Ministrów z 30 grudnia 1999 roku w sprawie klasyfikacji środków trwałych [KŚT] (Dz. U. nr 112, poz.1317 z późn. zm.). Zostały one umieszczone w grupie 8 podgrupa 80 rodzaj 808 – jako narzędzia, przyrządy ruchomości i wyposażenie pozostałe. Prawidłowo, kopiarki powinny się znaleźć w grupie 8 podgrupa 80 rodzaj 803-2 – wyposażenie biurowe służące do powielania dokumentacji, kopiowania opracowań, korespondencji itp. Natomiast ploter jako urządzenie komputerowe powinno zostać zakwalifikowane do grupy 4 podgrupy 49 rodzaju 491 – zespoły komputerowe.
3. Stwierdzono, że w latach 2003-2004 stosowano nieprawidłowe stawki umorzeniowe do następujących środków trwałych: 8 sztuk kserokopiarek - umarzanych wg stawki 20%, ploter - umarzany wg stawki 20%, rejestrator i centrala telefoniczna - umarzane wg stawki 20% Stosowanie ww. stawek amortyzacyjnych było sprzeczne z postanowieniami ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity z 2000 r. Dz. U. nr 54, poz.654 z późn. zm.). Zgodnie z załącznikiem nr 1 do ww. ustawy powinny być zastosowane odpowiednio następujące stawki umorzeniowe: 14%, 30% i 30%. W 2003 roku łącznie zawyżono odpisy umorzeniowe o 3.274,68 zł, a zaniżono o kwotę 1.480,00 zł. Natomiast w 2004 roku zawyżono o kwotę 1.697,13 zł, a zaniżono o kwotę 4.804,48 zł. Zgodnie z § 5 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153 poz.1752) - środki trwałe i wartości niematerialne i prawne umarza się wg stawek określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych, chyba że zarząd jednostki samorządu terytorialnego ustali inaczej. Zarząd Powiatu nie ustalił innych zasad i stawek amortyzacyjnych niż określone w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych. W związku z tym w Starostwie oraz innych powiatowych jednostkach organizacyjnych mają zastosowanie stawki amortyzacyjne ustalone w powołanej ustawie.
4. Kontrolujący ustalili, że szkolenie pracowników z zakresu obsługi programu ewidencji gruntów i budynków EWOPIS za kwotę 1.500,00 zł zostało zaksięgowane na koncie 020 na podstawie PK nr 200 z dnia 31 grudnia 2004 roku jako wartość niematerialna i prawna. Zgodnie z art.3 ust. 1 pkt 14 ustawy o rachunkowości - przez wartości niematerialne i prawne rozumie się nabyte przez jednostkę, zaliczane do aktywów trwałych, prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, przeznaczone do użytkowania na potrzeby jednostki, a w szczególności: autorskie prawa majątkowe, prawa pokrewne, licencje, koncesje, prawa do wynalazków, patentów, znaków towarowych, wzorów użytkowych oraz zdobniczych, know-how (...). Do wartości niematerialnych i prawnych zalicza się również nabytą wartość firmy oraz koszty zakończonych prac rozwojowych. Z powyższego wynika, że pojęcie wartości niematerialnych i prawnych nie obejmuje swym zakresem szkoleń. Zgodnie z zasadami rachunkowości - wydatki na szkolenia zalicza się do kosztów bieżącej działalności jednostki.
Odpowiedzialność za powyższe uchybienia i nieprawidłowości ponoszą - przede wszystkim - Skarbnik Powiatu, Starosta Powiatu oraz Wicestarosta Powiatu.
Przekazując informacje o powyższych nieprawidłowościach stwierdzonych w toku kontroli proszę Pana Przewodniczącego o podjęcie działań w celu ich usunięcia oraz zapobieżenia powstawaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Zapewnić przestrzeganie procedur kontroli finansowej ustalonych przez Starostę Powiatu na podstawie art.35a ust.3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych, w tym postanowień instrukcji obiegu dokumentów finansowo-księgowych dla Starostwa Powiatowego w Wieluniu oraz Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Wieluniu i Powiatowego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego w Wieluniu.
2. Zapewnić zgodne z unormowaniami zawartymi w zakładowym planie kont prowadzenie ewidencji księgowej na kontach rozrachunkowych oraz prawidłowe wykazywanie w sprawozdaniach budżetowych danych o zobowiązaniach jednostki, w tym o zobowiązaniach wymagalnych.
3. Przestrzegać zasad rachunkowości określonych w art.24 ust.1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którymi - zapisy w księgach rachunkowych powinny być prowadzono rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i na bieżąco oraz w art.20 ust.1 ustawy, który stanowi, że do ksiąg okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.
4. Zwracać wadia i zabezpieczenia należytego wykonania umowy w terminach określonych przez przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych.
5. Przy udzielaniu zaliczek przestrzegać zasad zawartych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26 stycznia 2005 roku w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu (Dz. U. nr 23, poz. 190) oraz uregulowań wewnętrznych w tym zakresie.
6. Pobierać w prawidłowej wysokości odsetki z tytułu nieterminowych wpłat za użytkowania wieczystego, najem i przekształcenie prawa użytkowania wieczystego w prawo własności.
7. W ramach posiadanych środków finansowych zapewnić aktualizowanie opłat z tytułu użytkowania wieczystego i trwałego zarządu, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami.
8. Przestrzegać przepisów ustawy o gospodarce nieruchomościami w zakresie wyrażania zgody przez właściwy organ na wynajem i dzierżawę nieruchomości znajdujących się w trwałym zarządzie jednostek organizacyjnych.
9. Przestrzegać terminów przekazywania pobranych dochodów Skarbu Państwa na rachunek budżetu powiatu i subkonto dochodów Urzędu Wojewódzkiego określonych w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 10 listopada 2000 roku w sprawie szczegółowych zasad, trybu i terminów opracowywania planów finansowych zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami oraz przekazywania jednostkom samorządu terytorialnego dotacji celowych na realizację tych zadań.
10. Zapewnić kontrasygnowanie czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań majątkowych przez Skarbnika Powiatu lub osobę przez niego upoważnioną, zgodnie z art.48 ust.3 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 roku o samorządzie powiatowym.
11. Przy udzielaniu zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych.
12. Stosować prawidłowe stawki umorzeniowe dla środków trwałych, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowych od osób prawnych oraz dokonać korekty odpisów umorzeniowych dokonanych wg nieprawidłowych stawek amortyzacyjnych.
13. Dokonać poprawnego ujęcia w ewidencji analitycznej środków trwałych kserokopiarek i plotera, zgodnie z przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 roku w sprawie klasyfikacji środków trwałych.
14. Wyksięgować z ewidencji wartości niematerialnych i prawnych wydatek na szkolenia pracowników w kwocie 1.500 zł.
15. W zakresie pokrywania kosztów podróży służbowych przestrzegać przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.
16. Zwrotu kosztów podróży służbowych radnym dokonywać w oparciu o przepisy rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 lipca 2000 roku w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych powiatu.
17. Podjąć czynności mające na celu wyegzekwowanie od Wicestarosty Powiatu zwrotu do budżetu Powiatu bezpodstawnie wypłaconych na jego rzecz w latach 2003-2004 nagród uznaniowych.
18. Z należytą starannością ustalać ilość dni niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego, za które przysługuje ekwiwalent pieniężny. Dokonać wyrównania zaniżonej wypłaty ekwiwalentu w przypadku opisanym w pierwszej części wystąpienia.
19. W decyzjach administracyjnych dotyczących udzielania zezwoleń na zajęcie pasa drogowego oraz ustalania opłat za zajęcie pasa termin płatności opłaty określać zgodnie z art.40 ust.13 ustawy z dnia 21 marca 1985 roku o drogach publicznych.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Przewodniczącego o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że stosownie do art.9 ust.4 ww. ustawy do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
- Przewodniczący Rady Powiatu Wieluńskiego
- Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Powiatu Wieluńskiego
- aa.
Wystąpienie pokontrolne podpisała dr Jadwiga Chwiałkowska – Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.