M. i Gm. Szadek - Kontrola kompleksowa przeprowadzona przez RIO w Łodzi, zakończona w 2005 roku
XMLTreść
Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi do Burmistrza Gminy i Miasta Szadek, po zakończeniu kompleksowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych. Udostępniane na podstawie art.6 ust.1 pkt 4 lit "a" tiret drugi ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej.
Pani
STEFANIA SULIŃSKA
Burmistrz Gminy i Miasta SZADEK
WK – 602/57/2005
Na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 roku, Dz. U. nr 55 poz. 577 z późn. zm.) zawiadamiam, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminie i Mieście Szadek. Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości i uchybienia wynikały, przede wszystkim, z niedostatecznej znajomości przepisów, ich wadliwej interpretacji, niedostatecznego nadzoru ze strony kierownictwa oraz niewystarczającego działania procedur kontroli finansowej, ustalonych przez kierownika jednostki. Wykazane uchybienia i nieprawidłowości dotyczyły, w szczególności:W zakresie funkcjonowania kontroli finansowej
1. Przeprowadzając kontrole w jednostkach organizacyjnych Gminy i Miasta Szadek nie przestrzegano procedur kontroli wewnętrznej uregulowanych w uchwale Zarządu Gminy i Miasta Szadek nr 177/2002 z dnia 6 marca 2002 roku w sprawie procedur kontroli wewnętrznej określonych w art.127 i art.28a ustawy o finansach publicznych. Ponadto, w protokołach z przeprowadzonych kontroli w jednostkach organizacyjnych Gminy i Miasta Szadek nie dokonano opisu obowiązujących w danej jednostce wewnętrznych regulacji w zakresie kontroli finansowej oraz nie odniesiono się do obowiązku przeprowadzania wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków. Stosownie do art. 127 ust. 2 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148 ze zm.) - organ wykonawczy jednostki samorządu terytorialnego winien kontrolować przestrzeganie, przez podległe i nadzorowane przez siebie jednostki sektora finansów publicznych, realizacji procedur, o których mowa w art. 35a ust. 2 pkt 1 ustawy o finansach publicznych. Kontrola taka ma na celu, w pierwszej kolejności, ustalenie czy procedury kontroli zostały określone i jaka jest ich treść, a następnie w oparciu o minimalną próbę 5 % wydatków (art. 127 ust. 3 ustawy o finansach publicznych), zbadanie czy przyjęte procedury są w danej jednostce przestrzegane. Ustalone procedury kontrolne powinny zapewnić, w szczególności, wstępną ocenę celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków. Odpowiedzialność za prawidłowe wypełnienie obowiązków określonych w art.127 ustawy o finansach publicznych ponosi Burmistrz Gminy i Miasta.
2. Stwierdzono przypadki braku kontroli zawieranych umów pod względem formalno-prawnym przez radcę prawnego, co było wymagane przez postanowienia § 5 pkt 1 ww. uchwały Zarządu Gminy i Miasta Szadek nr 177/2002 z dnia 6 marca 2002 roku.
W zakresie funkcjonowania Komisji Rewizyjnej
1. Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Pan Krzysztof Mistrzak podczas obrad XIV sesji Rady Gminy i Miasta w Szadku, w dniu 23 kwietnia 2004 roku, złożył ustnie na ręce Przewodniczącego Rady Gminy i Miasta w Szadku rezygnację z funkcji Przewodniczący Komisji Rewizyjnej. Rada Gminy i Miasta w Szadku uchwałą nr XV/154/04 z dnia 25 czerwca 2004 roku wybrała na stanowisko Przewodniczącego Komisji Rewizyjnej Pana Pawła Krasińskiego, nie podjęła jednak uchwały odwołującej Pana Krzysztofa Mistrzaka ze sprawowanej funkcji.
2. „Plan pracy Komisji Rewizyjnej Rady Gminy i Miasta w Szadku na 2003 rok” oraz „Plan pracy Komisji Rewizyjnej na 2004 rok” został zatwierdzony jedynie przez Przewodniczącego Rady Gminy i Miasta w Szadku. Plany pracy Komisji Rewizyjnej na 2003 i 2004 rok nie zostały zatwierdzone uchwałą Rady Gminy i Miasta w Szadku, nie wskazano w nich także terminów odbywania posiedzeń oraz terminów kontroli objętych planem jednostek, co było wymagane przez § 63 Statutu Gminy i Miasta Szadek. W latach 2003-2004 Komisja Rewizyjna nie przeprowadziła żadnej kontroli jednostek podległych Gminie i Miastu Szadek, pomimo wymienienia przedmiotowych jednostek w planach pracy Komisji Rewizyjnej.
3. Zgodnie z postanowieniami Statutu Komisja Rewizyjna powinna składać Radzie Gminy i Miasta w Szadku – w terminie do dnia 31 marca każdego roku – sprawozdanie ze swojej działalności w roku poprzednim. Kontrolujący ustalili, że Komisja nie sporządzała sprawozdań ze swej działalności (§ 64 ust.1 Statutu).
W zakresie zaciągniętych kredytów i pożyczek
Kontrolującym nie przedłożono uchwały Rady Gminy i Miasta w Szadku postanawiającej o zaciągnięciu pożyczki z Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi, w kwocie 80.000 zł, z przeznaczeniem na termorenowację budynku Szkoły Podstawowej w Szadku. Przedstawiono jedynie uchwałę nr VIII/74/2003 Rady Gminy i Miasta w Szadku z dnia 28 sierpnia 2003 roku w sprawie zmian w budżecie na rok 2003, którą to uchwałą zwiększono deficyt budżetowy o kwotę 80.000 zł, jako źródło sfinansowania wskazując pożyczkę. Zgodnie z art.18 ust.2 pkt 9 lit "c" ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1591 ze zm.) podejmowanie decyzji - w formie uchwały - o zaciągnięciu długoterminowych kredytów lub pożyczek należy do wyłącznej kompetencji rady gminy. Przy podejmowaniu stosownej uchwały uwzględnić należy unormowania wynikające z art.58 ww. ustawy, zgodnie z którymi - uchwały i zarządzenia organów gminy dotyczące zobowiązań finansowych wskazują źródła dochodów, z których zobowiązania te zostaną pokryte. Uchwały rady gminy dotyczące zobowiązań finansowych zapadają bezwzględną większością głosów w obecności, co najmniej połowy ustawowego składu rady.
W zakresie sprawozdawczości budżetowej
1. W sprawozdaniach RB-27S o dochodach budżetowych jednostki samorządu terytorialnego sporządzonych za okres od początku roku do dnia 30 czerwca 2003 roku oraz za 2003 rok i za 2004 rok, w zakresie dochodów z podatków lokalnych i z tytułu mienia, kwoty wykazane w kolumnie 8 - dochody otrzymane, nie były równe kwotom wykazanym w kolumnie 7 – dochody wykonane. Stosownie do § 3 ust. 1 pkt 5 załącznika nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 24, poz. 279 ze zm.) w kolumnie "Dochody otrzymane" wykazuje się kwoty równe dochodom wykazanym w kolumnie "Dochody wykonane (wpływy minus zwroty)".
2. W bilansie Urzędu jako jednostki budżetowej sporządzonym na koniec 2003 roku wartości niematerialne i prawne ewidencjonowane na koncie 020 umarzane jednorazowo i w całości zaliczane w koszty w momencie przyjęcia do eksploatacji nie zostały wykazane w bilansie w informacjach uzupełniających, w pkt 1 „Umorzenie wartości niematerialnych i prawnych”.
3. W bilansie Urzędu jako jednostki budżetowej sporządzonym na koniec 2004 roku wyciągnięto per saldo konta 221, zamiast nanieść salda konta w bilansie: strona Wn – pozostałe należności i strona Ma – pozostałe zobowiązania.
Odpowiedzialność za rzetelne i prawidłowe sporządzanie sprawozdań finansowych ponosi Burmistrz Gminy i Miasta oraz Skarbnik Gminy i Miasta.
W zakresie podatków i opłat lokalnych
1. Podinspektor Pani Dorota Szubert prowadziła sprawy związane z wymiarem podatku od nieruchomości od osób prawnych we wszystkich sołectwach, natomiast z zakresów czynności pracowników wynikało, że w części sołectw wymiarem podatku od nieruchomości od osób prawnych winna zajmować się Pani Henryka Durka - podinspektor w Referacie Finansów.
2. W zakresie dochodów z tytułu podatku od nieruchomości od osób prawnych stwierdzono:
- Gminna Spółdzielnia „Samopomoc Chłopska” w Szadku złożyła korektę deklaracji podatku za 2003 rok z uchybieniem terminu określonego w art. 6 ust. 9 pkt 2 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 9, poz. 84 ze zm.), zgodnie z którym - podatnik winien odpowiednio skorygować deklaracje w razie zaistnienia zdarzenia mającego wpływ na wysokość opodatkowania w terminie 14 dni od dnia zaistnienia tego zdarzenia,
- nieterminowo wpłat podatku dokonywały następujące podmioty: „Ceteco” P.P.H.U. sp. z o.o. z Łodzi (od nieterminowych wpłat organ podatkowy nie naliczył odsetek), „Wartatex” sp. z o.o. z Łodzi (od nieterminowej wpłaty raty podatku za czerwiec 2004 roku, w dniu 8 lipca 2004 roku, nie naliczono odsetek),
- organ podatkowy nie zaliczał dokonywanych wpłat proporcjonalnie na poczet kwoty zaległości podatkowej oraz kwoty odsetek za zwłokę w stosunku, w jakim, w dniu wpłaty, pozostawała kwota zaległości podatkowej do kwoty odsetek za zwłokę, zgodnie z wymogiem określonym w art.55 § 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (tekst jednolity z 2005 r., Dz. U. nr 8, poz. 60 ze zm.).
3. W zakresie dochodów z tytułu podatku od nieruchomości od osób fizycznych stwierdzono:
- na wykazach nieruchomości składanych przez podatników brak było daty złożenia wykazu,
- w kontrolowanej jednostce nie były przechowywane kopie decyzji wymiarowych. Stosowany program komputerowy „Podatki” wer. 15.01 posiadał możliwość zarejestrowania wydruków w rejestrze, posiadał też możliwość dokonania wydruku decyzji za poprzednie lata. Niektóre decyzje wymiarowe nie zostały jednak zarejestrowane na skutek awarii (nie można wskazać numeru i daty niektórych decyzji, poza tym wydruki zawierają wszystkie dane z decyzji doręczonej podatnikowi),
- na przedłożonych wydrukach decyzji wymiarowych za 2004 rok były inne numery i daty niż w kartach kontowych podatników,
4. W zakresie dochodów z tytułu podatku rolnego od osób prawnych stwierdzono:
- w rejestrze osób prawnych płacących podatek rolny w 2004 roku nie ujęto Kółka Rolniczego w Szadku, które nie złożyło deklaracji na podatek rolny na 2004 rok, dokonało natomiast wpłaty podatku w kwocie 102,00 zł (kwota podatku wg deklaracji złożonej przez Kółko Rolnicze w Szadku na 2003 rok wyniosła 101,40 zł). Organ podatkowy nie podjął czynności w celu wyegzekwowania deklaracji podatkowej, w trybie wskazanym przez art. 274a § 1 ustawy Ordynacja podatkowa,
- Agencja Własności Rolnej SP w Łodzi (w 2004 roku - zmiana nazwy na Agencja Nieruchomości Rolnych Oddział Terenowy w Łodzi) nadpłaciła podatek za 2003 rok, kwota podatku wg deklaracji wynosiła 1.097,00 zł. Podatnik zastosował zawyżoną stawkę do naliczenia podatku w wysokości 83,63 zł, zamiast stawkę 75 zł. Prawidłowo naliczony podatek winien wynieść 984 zł, zawyżono podatek o kwotę 113 zł. Błąd ten nie został zweryfikowany przez organ podatkowy,
- kontrola terminowości składania deklaracji wykazała, że większość podatników składała deklaracje po terminie wynikającym z art. 6a ust. 8 pkt 1 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity z 1993 r., Dz. U. nr 94, poz. 431 ze zm.).
5. W zakresie dochodów z tytułu podatku od środków transportowych stwierdzono przypadki nieterminowego składania przez podatników deklaracji podatkowych, braku weryfikacji tych deklaracji, nieterminowego dokonywania wpłat podatku oraz braku egzekwowania przez organ podatkowy odsetek z powyższego tytułu, przykładowo.
- według informacji za sierpień 2003 roku, przekazanej ze Starostwa Powiatowego ze Zduńskiej Woli, jeden z podatników nabył w dniu 4 sierpnia 2003 roku autobus powyżej 30 miejsc, rok produkcji 1989. Podatnik złożył korektę deklaracji dotyczącą autobusu w dniu 24 listopada 2003 roku, co było niezgodne z art.9 ust.6 pkt 2 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych - zgodnie z którym podatnik winien odpowiednio skorygować deklaracje w terminie 14 dni od dnia zaistnienia okoliczności mających wpływ na wysokość opodatkowania. Stawka podatku dla przedmiotowego autobusu wg uchwały Rady Gminy i Miasta wynosiła 1.360 zł. Zgodnie z art.9 ust. 4 ustawy o podatkach i opłatach - obowiązek podatkowy powstaje od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym środek transportowy został zarejestrowany, a w przypadku nabycia środka transportowego zarejestrowanego, od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym środek transportowy został nabyty.
Podatek za 2003 rok powinien zostać, zatem naliczony za 4 miesiące, w wysokości 453,33 zł, natomiast w korekcie deklaracji naliczono podatek za 5 miesięcy w wysokości 566,70 zł (zawyżono podatek o kwotę 113,37 zł za 2003 rok).
Za nabyty w dniu 4 sierpnia 2003 roku autobus podatnik dokonał wpłaty podatku, w kwocie 566,70 zł, w dniu 27 listopada 2003 roku, czyli po terminie wyznaczonym przez art. 11 ust. 2 ustawy o podatkach i opłatach (wpłaty podatku należało dokonać do dnia 15 września). W przedstawionym stanie faktycznym organ podatkowy nie egzekwował odsetek za nieterminową wpłatę,
- według informacji podatkowej za sierpień 2004 roku, przekazanej ze Starostwa Powiatowego ze Zduńskiej Woli, podatnik nabył w dniu 17 sierpnia 2004 roku autobus powyżej 30 miejsc, rok produkcji 1997 oraz w dniu 11 sierpnia 2004 roku autobus powyżej 30 miejsc, rok produkcji 1986. Podatnik złożył korektę deklaracji jednocześnie na dwa autobusy w dniu 14 września 2004 roku, co było niezgodne art.9 ust.6 pkt 2 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, zgodnie z którym - podatnik winien odpowiednio skorygować deklaracje w terminie 14 dni od dnia zaistnienia okoliczności mających wpływ na wysokość opodatkowania. W deklaracji do pojazdów zastosowana została taka sama stawka podatkowa – 1.442 zł, natomiast jeden z autobusów winien być objęty stawką 1.357 zł. Za dwa autobusy naliczono podatek w wysokości 961,40 zł, zamiast 480,66 zł + 452,33 zł, razem 932,99 zł, zawyżono podatek o kwotę 28,41 za 2004 rok.
Wpłata I raty podatku za 2004 rok nastąpiła dnia 23 marca 2004 roku, co naruszało art. 11 ust.1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, zgodnie z którym podatnik winien wpłacić I ratę w terminie do dnia 15 lutego. Organ podatkowy nie egzekwował odsetek za zwłokę w zapłacie podatku,
- według informacji za kwiecień 2003 roku, przekazanej ze Starostwa Powiatowego ze Zduńskiej Woli, podatnik nabył w dniu 8 kwietnia 2004 roku dwa samochody ciężarowe i dwie przyczepy. Zostało to uwzględnione w korekcie deklaracji złożonej w dniu 25 czerwca 2003 roku. Za nabyte w dniu 8 kwietnia 2004 roku środki transportowe podatnik dokonał wpłaty podatku z naruszeniem terminu określonego w art.11 ust. 2 pkt 1 ustawy o podatkach i opłatach (I rata powinna zostać zapłacona w terminie 14 dni od powstania obowiązku podatkowego, druga rata w terminie do dnia 15 września). Organ podatkowy nie egzekwował odsetek za nieterminową wpłatę.
6. W zakresie udzielonych ulg w zapłacie podatków stwierdzono:
- w większości poddanych kontroli decyzji dotyczących udzielenia ulg w zapłacie poszczególnych podatków podstawą wydania decyzji był jedynie wniosek podatnika. Organ podatkowy nie zbierał materiału dowodowego w odniesieniu do okoliczności podnoszonych we wnioskach podatników, naruszając tym samym art. 122 i 187 ustawy Ordynacja podatkowa (art.122 - w toku postępowania organy podatkowe podejmują wszelkie niezbędne działania w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz załatwienia sprawy w postępowaniu podatkowym; art. 187 § 1 - organ podatkowy jest obowiązany zebrać i w sposób wyczerpujący rozpatrzyć cały materiał dowodowy),
- w większości decyzji podatkowych brak było uzasadnienia faktycznego, co nie odpowiadało wymogom art.210 § 1 pkt 6 w zw. z art. 210 § 4 ustawy Ordynacja podatkowa. Według przytoczonego przepisu, uzasadnienie faktyczne decyzji zawiera w szczególności wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, którym dał wiarę, oraz przyczyn, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności, uzasadnienie prawne zaś zawiera wyjaśnienie podstawy prawnej decyzji z przytoczeniem przepisów prawa,
- stwierdzono przypadki nie zachowania terminu załatwienia sprawy wskazanego w art. 139 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa. Nie przestrzegano również art. 140 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym o każdym przypadku braku załatwienia sprawy we właściwym terminie organ podatkowy obowiązany jest zawiadomić stronę, podając przyczyny niedotrzymania terminu i wskazując nowy termin załatwienia sprawy. Ten sam obowiązek ciąży na organie podatkowym również w przypadku, gdy niedotrzymanie terminu nastąpiło z przyczyn niezależnych od organu art. 140 § 2 ustawy).
7. Stwierdzono przypadki nie wystawiania upomnień i tytułów wykonawczych na zaległości występujące w poddanym kontroli podatku rolnym od osób fizycznych (ponadto, w dużej części upomnienia wysyłane były ze znaczącym opóźnieniem). Postępowanie takie naruszało przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137, poz. 1541 ze zm.). Unormowania zawarte w powołanym rozporządzeniu zobowiązywały wierzyciela do systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązania pieniężnego. W przypadku, gdy należność nie została zapłacona w terminie określonym w decyzji, albo wynikającym z przepisów prawa – wierzyciel winien wysłać do zobowiązanego upomnienie, z zagrożeniem wszczęcia egzekucji po upływie 7 dni od dnia doręczenia upomnienia. Po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu wierzyciel winien niezwłocznie wystawić tytuł wykonawczy i przesłać do właściwego naczelnika urzędu skarbowego.
Odpowiedzialność za stwierdzone naruszenia ponosi Burmistrz Gminy i Miasta pełniący funkcje organu podatkowego I instancji.
W zakresie opłaty targowej
1. W okresie objętym kontrolą obowiązywała uchwała nr XX/119/96 Rady Gminy i Miasta w Szadku z dnia 27 sierpnia 1996 roku w sprawie ustalenia wysokości dziennych stawek opłaty targowej, podjęta na podstawie art. 18 ust.2 pkt 8 ustawy o samorządzie terytorialnym i art. 19 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych. Uchwała nie określiła terminu płatności opłaty targowej, co było wymagane przez wskazany art.19 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych.
2. W wyniku kontroli ustalono, że na następny dzień po podjęciu uchwały nr XX/119/96 przez Radę Gminy i Miasta w Szadku w sprawie ustalenia wysokości dziennych stawek opłaty targowej, GS „Samopomoc Chłopska” w Szadku, której powierzono pobór opłaty targowej, podjęła uchwałę nr 14 w sprawie ustalenia wysokości dziennych stawek opłaty targowej, w której ustaliła na czas nieokreślony dzienne stawki opłaty targowej pobieranej od osób fizycznych i osób prawnych dokonujących sprzedaży na targowisku. W uchwale GS ustalono wyższe stawki niż w cytowanej wyżej uchwale Rady Gminy i Miasta w Szadku. Kontrolującym przedłożono bloczki opłaty targowej stosowane na targowisku, z których wynikało, że opłata targowa pobierana jest jednak w wysokości ustalonej w uchwale Rady Gminy i Miasta.
3. Organ podatkowy nie przeprowadzał w kontrolowanym okresie kontroli w zakresie wywiązywania się przez Gminną Spółdzielnię z obowiązków inkasenta (kontrolę podjęto podczas trwania kontroli RIO w Łodzi). Brak było także nadzoru nad prawidłowością poboru i rozliczenia opłaty targowej, co uniemożliwiał, w szczególności, fakt, że Gmina nie wydawała inkasentowi druków, na podstawie, których miała być pobierana i rozliczana opłata.
Odpowiedzialność za stwierdzone nieprawidłowości w zakresie realizacji dochodów z tytułu opłaty targowej ponosi Burmistrz działający jako organ podatkowy.
W zakresie opłaty skarbowej
Nie pobrano opłaty skarbowej od 11 podań złożonych w latach 2003 - 2004 dotyczących zwolnień w podatku rolnym z tytułu nabycia gruntów na powiększenie (utworzenie) gospodarstwa rolnego. Wymóg pobierania opłaty skarbowej wynikał z art. 1 ust.1 pkt 1 lit. "a" ustawy z dnia 9 września 2000 roku o opłacie skarbowej (tekst jednolity z 2004 r., Dz. U. nr 253, poz. 2532 ze zm.).
W zakresie dochodów z majątku
1. W zakresie sprzedaży działki nr 184, położonej w miejscowości Szadkowice - Ogrodzim, w trybie przetargu ustnego nieograniczonego, w 2003 roku stwierdzono, że:
- organizator przetargu nie sporządził wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, co było niezgodne z art.35 ust.1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2004 r., Dz. U. nr 261, poz.2603 ze zm.). Zgodnie z cytowanym wyżej przepisem - właściwy organ sporządza i podaje do publicznej wiadomości wykaz nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, do oddania w użytkowanie wieczyste, użytkowanie, najem lub dzierżawę,
- uczestnik przedmiotowego przetargu nie wpłacił wadium przystępując do przetargu. Powyższe było niezgodne z § 4 ust.1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 roku w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy (Dz. U. nr 9, poz.30 ze zm.). Zgodnie z ww. przepisem - w przetargu mogły brać udział osoby fizyczne i osoby prawne, jeżeli wpłaciły wadium w terminie wyznaczonym w ogłoszeniu o przetargu,
- organizator przetargu nie powiadomił osoby ustalonej jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży. Powyższe stanowiło naruszenie art.41 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami, stosownie do którego - organizator przetargu jest obowiązany zawiadomić osobę ustaloną jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży lub oddania w użytkowanie wieczyste nieruchomości, najpóźniej w ciągu 21 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu. Wyznaczony termin nie może być krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia.
2. W zakresie sprzedaży działki nr 449, położonej w miejscowości Wilamów, w trybie przetargu ustnego nieograniczonego, w 2004 roku, stwierdzono, że:
- organizator przetargu nie podał informacji o wywieszeniu wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży w swojej siedzibie przez ogłoszenie w prasie lokalnej. Powyższe stanowiło naruszenie art.35 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami, zgodnie z którym - wykaz wywiesza się na okres 21 dni w siedzibie właściwego urzędu, a ponadto informację o wywieszeniu tego wykazu podaje się do publicznej wiadomości przez ogłoszenie w prasie lokalnej oraz w inny sposób zwyczajowo przyjęty w danej miejscowości,
- organizator przetargu nie powiadomił osoby ustalonej jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży, co było wymagane przez art.41 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
3. W zakresie oddania w dzierżawę działki nr 75, położonej w Szadku, w obrębie geodezyjnym nr 3, stwierdzono, że Burmistrz Gminy i Miasta nie sporządził i nie podał do publicznej wiadomości wykazu nieruchomości przeznaczonych do oddania w dzierżawę, co było wymagane przez art.35 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
W zakresie zwrotu kosztów podróży dla radnych
Stwierdzono, że wszystkie poddane kontroli polecenia wyjazdu służbowego dla radnych Gminy i Miasta Szadek z 2003 roku nie zostały podpisane przez Przewodniczącego Rady Gminy i Miasta w Szadku. Powyższe stanowiło naruszenie § 2 ust.1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 lipca 2000 roku w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych gminy (Dz. U. nr 66, poz.800 ze zm.). Zgodnie z cytowanym wyżej przepisem -termin i miejsce wykonywania zadania oraz miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej określa przewodniczący rady gminy w poleceniu wyjazdu służbowego.
W zakresie realizacji inwestycji i udzielania zamówień publicznych
W zakresie udzielenia zamówienia publicznego, w trybie przetargu nieograniczonego, na realizację zadania pn. budowa sieci kanalizacji sanitarnej w ulicach: Sieradzka, Nadrzeczna, Widawska, w miejscowości Szadek, stwierdzono, że zabezpieczenie należytego wykonania umowy wniesione zostało przez wykonawcę po terminie podpisania umowy. Z umowy wynikało, że zabezpieczenie należytego wykonania umowy ustalono na 3% ceny całkowitej podanej w ofercie tj. kwotę 8.988 zł. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy, niezależnie od formy, miało być wniesione przed podpisaniem umowy. Przedmiotowa umowa została zawarta w dniu 30 czerwca 2004 roku, natomiast zabezpieczenie należytego wykonania umowy zostało wniesione w dniu 12 lipca 2004 roku. Odpowiedzialność za powyższe ponosi Kierownik Referatu Gospodarczego.
W zakresie ewidencji majątkowej i przeprowadzenia inwentaryzacji
1. W 2004 roku pomimo odbioru końcowego inwestycji budowy kanalizacji sanitarnej i sieci wodociągowej (odebrana protokołami odbioru końcowego wykonanych elementów i robót) nie przyjęto jej na stan środków trwałych. Inwestycje zostały bezpośrednio po odbiorze przekazane Zakładowi Gospodarki Komunalnej w Szadku (sporządzono protokół przekazania – PT, oraz PK – przekazanie inwestycji do ZGK). Wartości przedmiotowych inwestycji zostały zaewidencjonowane w ZGK w Szadku. Przekazując inwestycje bezpośrednio do ZGK w Szadku nie wykazano przedmiotowych inwestycji w ewidencji księgowej Gminy. Inwestycje winny być przyjęte na stan w Urzędzie Gminy i Miasta, a następnie przekazane do ZGK w Szadku. Stosownie do zapisów art. 16d ust. 2 ustawy dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 54, poz. 654 ze zm.) - składniki majątku powinny być wprowadzone do ewidencji najpóźniej w miesiącu przekazania ich do użytkowania. Ponadto, każde zdarzenie, które nastąpiło w okresie sprawozdawczym powinno być wprowadzone w postaci zapisu do ksiąg rachunkowych danego okresu sprawozdawczego, zgodnie z jego treścią ekonomiczną (art. 4 i art. 20 ustawy o rachunkowości).
2. W wyniku kontroli ustalono, że kontenery zaewidencjonowano w księdze środków trwałych zamiast w księdze inwentarzowej przedmiotów nietrwałych, ponadto pod jednym numerem porządkowym zaewidencjonowano 15 sztuk kontenerów na odpady stałe, na łączną kwotą 24.750 zł (15 szt. x 1.650 zł), bez nadania numeru inwentarzowego. Kontenery winny być zewidencjonowane na koncie 013 i w książce inwentarzowej przedmiotów nietrwałych. Błędna ewidencja rzutuje na saldo kont 011 i 013.
3. W kontrolowanej jednostce umarzano wartość wszystkich programów komputerowych jednorazowo i w całości zaliczano w koszty w momencie przyjęcia do eksploatacji. W przypadku programów o wartości przekraczającej kwotę ustaloną w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych - tj. 3.500 zł, należało dokonywać umorzenia stopniowo z zastosowaniem stawek umorzeniowych określonych w ustawie (lub ustalonych przez organ wykonawczy jednostki samorządu terytorialnego).
Odpowiedzialność za prawidłowe prowadzenie ewidencji majątkowej ponosi kierownik jednostki (Burmistrz Gminy i Miasta).
W zakresie dotacji przekazywanych na rzecz zakładów budżetowych
W 2004 roku na podstawie uchwały nr XII/114/2004 Rady Gminy i Miasta w Szadku przyznana została dotacja przedmiotowa dla Zakładu Gospodarki Komunalnej w Szadku w wysokości 108.000 zł. Przedmiotowa dotacja nie została skalkulowana w oparciu o stawki jednostkowe. Stawki jednostkowe powinna ustalić Rada Gminy i Miasta w uchwale, w oparciu o art.19 ust.7 w związku z art.117 ust.1 i 3 ustawy o finansach publicznych.
Zawiadamiając o powyższych nieprawidłowościach proszę Panią Burmistrz o podjęcie działań mających na celu ich usunięcie oraz zapobieżenie ich występowaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Zapewnić by w ramach kontroli podejmowanych wobec podległych lub nadzorowanych jednostek organizacyjnych, na podstawie art.127 ustawy o finansach publicznych, zbadane zostało przestrzeganie realizacji ustalonych w kontrolowanej jednostce procedur kontroli finansowej. Zgodnie z art.127 ust.3 ww. ustawy, kontrola ta dokonywana jest przy przyjęciu minimalnej próby 5% wydatków jednostki. Czynności kontrolne powinny znaleźć odzwierciedlenie w sporządzonej z kontroli dokumentacji.
2. Zapewnić przestrzeganie ustalonych w jednostce procedur kontroli finansowej, w szczególności w zakresie kontroli pod względem formalno - prawnym zawieranych umów.
3. Dokonać analizy zakresów czynności pracowników Urzędu w zakresie ich zgodności z faktycznie wykonywanymi obowiązkami.
4. Przestrzegać wyłącznej kompetencji Rady Gminy i Miasta do podejmowania decyzji w sprawie zaciągania długoterminowych pożyczek, zgodnie z art.18 ust.2 pkt 9 lit "c" ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym.
5. Sprawozdania o dochodach budżetowych jednostki samorządu terytorialnego RB-27S sporządzać zgodnie z wymogami określonymi w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 19 sierpnia 2005 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 170, poz. 1426).
6. W bilansie Urzędu jako jednostki budżetowej wartości niematerialne i prawne umarzane jednorazowo i w całości zaliczane w koszty w momencie przyjęcia do eksploatacji, wykazywać w informacjach uzupełniających w punkcie „Umorzenia wartości niematerialnych i prawnych". Ponadto, nanosić w bilansie salda konta 221: strona Wn – pozostałe należności i strona Ma – pozostałe zobowiązania.
7. Egzekwować składanie deklaracji podatkowych przez podatników podatku od nieruchomości, podatku rolnego i podatku od środków transportowych, w szczególności na podstawie art.274a ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa.
8. Na składanych do Urzędu Gminy i Miasta deklaracjach podatkowych oznaczać datę wpływu, stosownie do § 6 ust. 11 Instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych, stanowiącej załącznik do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. nr 112, poz. 1319 ze zm.).
9. Zapewnić dokonywanie czynności sprawdzających w odniesieniu do składanych deklaracji podatkowych, w oparciu o art.272 ustawy Ordynacja podatkowa.
10. Od nieterminowych wpłat rat podatku egzekwować odsetki.
11. Decyzje w sprawie udzielenia ulg w zapłacie podatku wydawać po dokładnym wyjaśnieniu stanu faktycznego sprawy, do czego zobowiązują organ podatkowy art.122 i art.187 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa. W wyniku przeprowadzonego postępowania podatkowego należy ustalić istnienie (lub nie) ustawowo określonych przesłanek warunkujących podjęcie danego rozstrzygnięcia. Jednocześnie, RIO w Łodzi zwraca uwagę na istotne zmiany wprowadzone z dniem 1 września 2005 roku do ustawy Ordynacja podatkowa w zakresie zasad udzielania ulg w zapłacie podatku, na mocy ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o zmianie ustawy - Ordynacja podatkowa oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz. U. nr 143, poz.1199).
12. W wydawanych decyzjach dotyczących udzielania ulg w zapłacie podatku zamieszczać uzasadnienie faktyczne i prawne, zgodnie z art.210 § 1 pkt 6 i art.210 § 4 ustawy Ordynacja podatkowa.
13. Przestrzegać art.55 § 2 ustawy Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym - jeżeli dokonana przez podatnika wpłata nie pokrywa kwoty zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę, wpłatę tę zalicza się proporcjonalnie na poczet zaległości podatkowej oraz kwoty odsetek w stosunku, w jakim, w dniu wpłaty, pozostaje kwota zaległości do kwoty odsetek za zwłokę.
14. Dokonać rozliczenia nadpłaty w zakresie podatku rolnego w stosunku do Agencji Nieruchomości Rolnych Oddział Terenowy w Łodzi.
15. Podjąć czynności w celu ustalenie prawidłowego salda zobowiązania w zakresie podatku od środków transportowych podatnika posiadającego autobusy, uwzględniając uwagi zawarte w pierwszej części wystąpienia pokontrolnego (nadpłaty, brak egzekwowania odsetek, brak stosowania art.55 § 2 ustawy Ordynacja podatkowa).
16. Przestrzegać przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji, w szczególności prowadzić systematyczną kontrolę terminowości zapłaty zobowiązania pieniężnego, a w przypadku, gdy należność nie zostanie zapłacona w terminie określonym w decyzji, albo wynikającym z przepisów prawa, wysyłać do zobowiązanego upomnienie, z zagrożeniem wszczęcia egzekucji po upływie 7 dni od dnia doręczenia upomnienia. Po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu należy niezwłocznie wystawić tytuł wykonawczy i przesłać do właściwego naczelnika urzędu skarbowego.
17. Podjąć czynności w celu określenia przez Radę Gminy i Miasta w Szadku terminu płatności opłaty targowej, zgodnie z art. 19 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych.
18. Zapewnić należyty nadzór nad prawidłowością poboru i rozliczenia opłaty targowej przez inkasenta.
19. Pobierać opłatę skarbową zgodnie z przepisami ustawy z dnia 9 września 2000 roku o opłacie skarbowej.
20. Przyjmować inwestycje na stan środków trwałych po ich zakończeniu, najpóźniej w miesiącu przekazania ich do użytkowania, wprowadzając każde zdarzenie, które nastąpiło w okresie sprawozdawczym - w postaci zapisu - do ksiąg rachunkowych danego okresu sprawozdawczego, zgodnie z treścią ekonomiczną.
21. W przypadku umarzania programów komputerowych o wartości przekraczającej kwotę ustaloną w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych, tj. 3.500 zł, dokonywać umorzenia stopniowo z zastosowaniem właściwych stawek amortyzacyjnych.
22. Ująć prawidłowo w ewidencji 15 sztuk kontenerów na odpady stałe.
23. Przestrzegać art.41 ust.1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami, zgodnie z którym - osobę ustaloną jako nabywca nieruchomości należy powiadomić o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży lub oddania w użytkowanie wieczyste nieruchomości, najpóźniej w ciągu 21 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu; wyznaczony termin zawarcia umowy nie może być krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia.
24. W przypadku sprzedaży nieruchomości lub oddawania nieruchomości w dzierżawę (najem), sporządzać i podawać do publicznej wiadomości wykaz nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, oddania w dzierżawę (najem), zgodnie z art.35 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
25. Informację o wywieszeniu wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, oddania w dzierżawę lub najem podawać do publicznej wiadomości przez ogłoszenie w prasie lokalnej oraz w inny sposób zwyczajowo przyjęty w danej miejscowości, zgodnie z art.35 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
26. Przestrzegać postanowień zawieranych umów z wykonawcami, zwłaszcza w zakresie terminu wnoszenia zabezpieczenia należytego wykonania umowy.
27. Przestrzegać postanowień rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 lipca 2000 roku w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych gminy, a zwłaszcza § 2 ust.1 w zakresie określania przez przewodniczącego rady gminy terminu i miejsca wykonywania zadania oraz miejscowości rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej przez radnego.
28. W przypadku przekazywania dotacji przedmiotowych dla zakładów budżetowych, dotacje kalkulować w oparciu o stawki jednostkowe, określone przez radę gminy, zgodnie z art.19 ust.7 w związku z art.117 ust.3 ustawy o finansach publicznych.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Panią Burmistrz o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że zgodnie z art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
1. Przewodniczący Rady Gminy i Miasta w Szadku
2. Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy i Miasta w Szadku
3. aa
Wystąpienie pokontrolne podpisał dr Ryszard Paweł Krawczyk – Prezes Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.
Łódź, dnia 8 października 2005 roku
Pani
STEFANIA SULIŃSKA
Burmistrz Gminy i Miasta SZADEK
WK – 602/57/2005
Na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 roku, Dz. U. nr 55 poz. 577 z późn. zm.) zawiadamiam, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminie i Mieście Szadek. Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości i uchybienia wynikały, przede wszystkim, z niedostatecznej znajomości przepisów, ich wadliwej interpretacji, niedostatecznego nadzoru ze strony kierownictwa oraz niewystarczającego działania procedur kontroli finansowej, ustalonych przez kierownika jednostki. Wykazane uchybienia i nieprawidłowości dotyczyły, w szczególności:W zakresie funkcjonowania kontroli finansowej
1. Przeprowadzając kontrole w jednostkach organizacyjnych Gminy i Miasta Szadek nie przestrzegano procedur kontroli wewnętrznej uregulowanych w uchwale Zarządu Gminy i Miasta Szadek nr 177/2002 z dnia 6 marca 2002 roku w sprawie procedur kontroli wewnętrznej określonych w art.127 i art.28a ustawy o finansach publicznych. Ponadto, w protokołach z przeprowadzonych kontroli w jednostkach organizacyjnych Gminy i Miasta Szadek nie dokonano opisu obowiązujących w danej jednostce wewnętrznych regulacji w zakresie kontroli finansowej oraz nie odniesiono się do obowiązku przeprowadzania wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków. Stosownie do art. 127 ust. 2 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148 ze zm.) - organ wykonawczy jednostki samorządu terytorialnego winien kontrolować przestrzeganie, przez podległe i nadzorowane przez siebie jednostki sektora finansów publicznych, realizacji procedur, o których mowa w art. 35a ust. 2 pkt 1 ustawy o finansach publicznych. Kontrola taka ma na celu, w pierwszej kolejności, ustalenie czy procedury kontroli zostały określone i jaka jest ich treść, a następnie w oparciu o minimalną próbę 5 % wydatków (art. 127 ust. 3 ustawy o finansach publicznych), zbadanie czy przyjęte procedury są w danej jednostce przestrzegane. Ustalone procedury kontrolne powinny zapewnić, w szczególności, wstępną ocenę celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków. Odpowiedzialność za prawidłowe wypełnienie obowiązków określonych w art.127 ustawy o finansach publicznych ponosi Burmistrz Gminy i Miasta.
2. Stwierdzono przypadki braku kontroli zawieranych umów pod względem formalno-prawnym przez radcę prawnego, co było wymagane przez postanowienia § 5 pkt 1 ww. uchwały Zarządu Gminy i Miasta Szadek nr 177/2002 z dnia 6 marca 2002 roku.
W zakresie funkcjonowania Komisji Rewizyjnej
1. Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Pan Krzysztof Mistrzak podczas obrad XIV sesji Rady Gminy i Miasta w Szadku, w dniu 23 kwietnia 2004 roku, złożył ustnie na ręce Przewodniczącego Rady Gminy i Miasta w Szadku rezygnację z funkcji Przewodniczący Komisji Rewizyjnej. Rada Gminy i Miasta w Szadku uchwałą nr XV/154/04 z dnia 25 czerwca 2004 roku wybrała na stanowisko Przewodniczącego Komisji Rewizyjnej Pana Pawła Krasińskiego, nie podjęła jednak uchwały odwołującej Pana Krzysztofa Mistrzaka ze sprawowanej funkcji.
2. „Plan pracy Komisji Rewizyjnej Rady Gminy i Miasta w Szadku na 2003 rok” oraz „Plan pracy Komisji Rewizyjnej na 2004 rok” został zatwierdzony jedynie przez Przewodniczącego Rady Gminy i Miasta w Szadku. Plany pracy Komisji Rewizyjnej na 2003 i 2004 rok nie zostały zatwierdzone uchwałą Rady Gminy i Miasta w Szadku, nie wskazano w nich także terminów odbywania posiedzeń oraz terminów kontroli objętych planem jednostek, co było wymagane przez § 63 Statutu Gminy i Miasta Szadek. W latach 2003-2004 Komisja Rewizyjna nie przeprowadziła żadnej kontroli jednostek podległych Gminie i Miastu Szadek, pomimo wymienienia przedmiotowych jednostek w planach pracy Komisji Rewizyjnej.
3. Zgodnie z postanowieniami Statutu Komisja Rewizyjna powinna składać Radzie Gminy i Miasta w Szadku – w terminie do dnia 31 marca każdego roku – sprawozdanie ze swojej działalności w roku poprzednim. Kontrolujący ustalili, że Komisja nie sporządzała sprawozdań ze swej działalności (§ 64 ust.1 Statutu).
W zakresie zaciągniętych kredytów i pożyczek
Kontrolującym nie przedłożono uchwały Rady Gminy i Miasta w Szadku postanawiającej o zaciągnięciu pożyczki z Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi, w kwocie 80.000 zł, z przeznaczeniem na termorenowację budynku Szkoły Podstawowej w Szadku. Przedstawiono jedynie uchwałę nr VIII/74/2003 Rady Gminy i Miasta w Szadku z dnia 28 sierpnia 2003 roku w sprawie zmian w budżecie na rok 2003, którą to uchwałą zwiększono deficyt budżetowy o kwotę 80.000 zł, jako źródło sfinansowania wskazując pożyczkę. Zgodnie z art.18 ust.2 pkt 9 lit "c" ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1591 ze zm.) podejmowanie decyzji - w formie uchwały - o zaciągnięciu długoterminowych kredytów lub pożyczek należy do wyłącznej kompetencji rady gminy. Przy podejmowaniu stosownej uchwały uwzględnić należy unormowania wynikające z art.58 ww. ustawy, zgodnie z którymi - uchwały i zarządzenia organów gminy dotyczące zobowiązań finansowych wskazują źródła dochodów, z których zobowiązania te zostaną pokryte. Uchwały rady gminy dotyczące zobowiązań finansowych zapadają bezwzględną większością głosów w obecności, co najmniej połowy ustawowego składu rady.
W zakresie sprawozdawczości budżetowej
1. W sprawozdaniach RB-27S o dochodach budżetowych jednostki samorządu terytorialnego sporządzonych za okres od początku roku do dnia 30 czerwca 2003 roku oraz za 2003 rok i za 2004 rok, w zakresie dochodów z podatków lokalnych i z tytułu mienia, kwoty wykazane w kolumnie 8 - dochody otrzymane, nie były równe kwotom wykazanym w kolumnie 7 – dochody wykonane. Stosownie do § 3 ust. 1 pkt 5 załącznika nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 24, poz. 279 ze zm.) w kolumnie "Dochody otrzymane" wykazuje się kwoty równe dochodom wykazanym w kolumnie "Dochody wykonane (wpływy minus zwroty)".
2. W bilansie Urzędu jako jednostki budżetowej sporządzonym na koniec 2003 roku wartości niematerialne i prawne ewidencjonowane na koncie 020 umarzane jednorazowo i w całości zaliczane w koszty w momencie przyjęcia do eksploatacji nie zostały wykazane w bilansie w informacjach uzupełniających, w pkt 1 „Umorzenie wartości niematerialnych i prawnych”.
3. W bilansie Urzędu jako jednostki budżetowej sporządzonym na koniec 2004 roku wyciągnięto per saldo konta 221, zamiast nanieść salda konta w bilansie: strona Wn – pozostałe należności i strona Ma – pozostałe zobowiązania.
Odpowiedzialność za rzetelne i prawidłowe sporządzanie sprawozdań finansowych ponosi Burmistrz Gminy i Miasta oraz Skarbnik Gminy i Miasta.
W zakresie podatków i opłat lokalnych
1. Podinspektor Pani Dorota Szubert prowadziła sprawy związane z wymiarem podatku od nieruchomości od osób prawnych we wszystkich sołectwach, natomiast z zakresów czynności pracowników wynikało, że w części sołectw wymiarem podatku od nieruchomości od osób prawnych winna zajmować się Pani Henryka Durka - podinspektor w Referacie Finansów.
2. W zakresie dochodów z tytułu podatku od nieruchomości od osób prawnych stwierdzono:
- Gminna Spółdzielnia „Samopomoc Chłopska” w Szadku złożyła korektę deklaracji podatku za 2003 rok z uchybieniem terminu określonego w art. 6 ust. 9 pkt 2 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 9, poz. 84 ze zm.), zgodnie z którym - podatnik winien odpowiednio skorygować deklaracje w razie zaistnienia zdarzenia mającego wpływ na wysokość opodatkowania w terminie 14 dni od dnia zaistnienia tego zdarzenia,
- nieterminowo wpłat podatku dokonywały następujące podmioty: „Ceteco” P.P.H.U. sp. z o.o. z Łodzi (od nieterminowych wpłat organ podatkowy nie naliczył odsetek), „Wartatex” sp. z o.o. z Łodzi (od nieterminowej wpłaty raty podatku za czerwiec 2004 roku, w dniu 8 lipca 2004 roku, nie naliczono odsetek),
- organ podatkowy nie zaliczał dokonywanych wpłat proporcjonalnie na poczet kwoty zaległości podatkowej oraz kwoty odsetek za zwłokę w stosunku, w jakim, w dniu wpłaty, pozostawała kwota zaległości podatkowej do kwoty odsetek za zwłokę, zgodnie z wymogiem określonym w art.55 § 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (tekst jednolity z 2005 r., Dz. U. nr 8, poz. 60 ze zm.).
3. W zakresie dochodów z tytułu podatku od nieruchomości od osób fizycznych stwierdzono:
- na wykazach nieruchomości składanych przez podatników brak było daty złożenia wykazu,
- w kontrolowanej jednostce nie były przechowywane kopie decyzji wymiarowych. Stosowany program komputerowy „Podatki” wer. 15.01 posiadał możliwość zarejestrowania wydruków w rejestrze, posiadał też możliwość dokonania wydruku decyzji za poprzednie lata. Niektóre decyzje wymiarowe nie zostały jednak zarejestrowane na skutek awarii (nie można wskazać numeru i daty niektórych decyzji, poza tym wydruki zawierają wszystkie dane z decyzji doręczonej podatnikowi),
- na przedłożonych wydrukach decyzji wymiarowych za 2004 rok były inne numery i daty niż w kartach kontowych podatników,
4. W zakresie dochodów z tytułu podatku rolnego od osób prawnych stwierdzono:
- w rejestrze osób prawnych płacących podatek rolny w 2004 roku nie ujęto Kółka Rolniczego w Szadku, które nie złożyło deklaracji na podatek rolny na 2004 rok, dokonało natomiast wpłaty podatku w kwocie 102,00 zł (kwota podatku wg deklaracji złożonej przez Kółko Rolnicze w Szadku na 2003 rok wyniosła 101,40 zł). Organ podatkowy nie podjął czynności w celu wyegzekwowania deklaracji podatkowej, w trybie wskazanym przez art. 274a § 1 ustawy Ordynacja podatkowa,
- Agencja Własności Rolnej SP w Łodzi (w 2004 roku - zmiana nazwy na Agencja Nieruchomości Rolnych Oddział Terenowy w Łodzi) nadpłaciła podatek za 2003 rok, kwota podatku wg deklaracji wynosiła 1.097,00 zł. Podatnik zastosował zawyżoną stawkę do naliczenia podatku w wysokości 83,63 zł, zamiast stawkę 75 zł. Prawidłowo naliczony podatek winien wynieść 984 zł, zawyżono podatek o kwotę 113 zł. Błąd ten nie został zweryfikowany przez organ podatkowy,
- kontrola terminowości składania deklaracji wykazała, że większość podatników składała deklaracje po terminie wynikającym z art. 6a ust. 8 pkt 1 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity z 1993 r., Dz. U. nr 94, poz. 431 ze zm.).
5. W zakresie dochodów z tytułu podatku od środków transportowych stwierdzono przypadki nieterminowego składania przez podatników deklaracji podatkowych, braku weryfikacji tych deklaracji, nieterminowego dokonywania wpłat podatku oraz braku egzekwowania przez organ podatkowy odsetek z powyższego tytułu, przykładowo.
- według informacji za sierpień 2003 roku, przekazanej ze Starostwa Powiatowego ze Zduńskiej Woli, jeden z podatników nabył w dniu 4 sierpnia 2003 roku autobus powyżej 30 miejsc, rok produkcji 1989. Podatnik złożył korektę deklaracji dotyczącą autobusu w dniu 24 listopada 2003 roku, co było niezgodne z art.9 ust.6 pkt 2 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych - zgodnie z którym podatnik winien odpowiednio skorygować deklaracje w terminie 14 dni od dnia zaistnienia okoliczności mających wpływ na wysokość opodatkowania. Stawka podatku dla przedmiotowego autobusu wg uchwały Rady Gminy i Miasta wynosiła 1.360 zł. Zgodnie z art.9 ust. 4 ustawy o podatkach i opłatach - obowiązek podatkowy powstaje od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym środek transportowy został zarejestrowany, a w przypadku nabycia środka transportowego zarejestrowanego, od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym środek transportowy został nabyty.
Podatek za 2003 rok powinien zostać, zatem naliczony za 4 miesiące, w wysokości 453,33 zł, natomiast w korekcie deklaracji naliczono podatek za 5 miesięcy w wysokości 566,70 zł (zawyżono podatek o kwotę 113,37 zł za 2003 rok).
Za nabyty w dniu 4 sierpnia 2003 roku autobus podatnik dokonał wpłaty podatku, w kwocie 566,70 zł, w dniu 27 listopada 2003 roku, czyli po terminie wyznaczonym przez art. 11 ust. 2 ustawy o podatkach i opłatach (wpłaty podatku należało dokonać do dnia 15 września). W przedstawionym stanie faktycznym organ podatkowy nie egzekwował odsetek za nieterminową wpłatę,
- według informacji podatkowej za sierpień 2004 roku, przekazanej ze Starostwa Powiatowego ze Zduńskiej Woli, podatnik nabył w dniu 17 sierpnia 2004 roku autobus powyżej 30 miejsc, rok produkcji 1997 oraz w dniu 11 sierpnia 2004 roku autobus powyżej 30 miejsc, rok produkcji 1986. Podatnik złożył korektę deklaracji jednocześnie na dwa autobusy w dniu 14 września 2004 roku, co było niezgodne art.9 ust.6 pkt 2 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, zgodnie z którym - podatnik winien odpowiednio skorygować deklaracje w terminie 14 dni od dnia zaistnienia okoliczności mających wpływ na wysokość opodatkowania. W deklaracji do pojazdów zastosowana została taka sama stawka podatkowa – 1.442 zł, natomiast jeden z autobusów winien być objęty stawką 1.357 zł. Za dwa autobusy naliczono podatek w wysokości 961,40 zł, zamiast 480,66 zł + 452,33 zł, razem 932,99 zł, zawyżono podatek o kwotę 28,41 za 2004 rok.
Wpłata I raty podatku za 2004 rok nastąpiła dnia 23 marca 2004 roku, co naruszało art. 11 ust.1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, zgodnie z którym podatnik winien wpłacić I ratę w terminie do dnia 15 lutego. Organ podatkowy nie egzekwował odsetek za zwłokę w zapłacie podatku,
- według informacji za kwiecień 2003 roku, przekazanej ze Starostwa Powiatowego ze Zduńskiej Woli, podatnik nabył w dniu 8 kwietnia 2004 roku dwa samochody ciężarowe i dwie przyczepy. Zostało to uwzględnione w korekcie deklaracji złożonej w dniu 25 czerwca 2003 roku. Za nabyte w dniu 8 kwietnia 2004 roku środki transportowe podatnik dokonał wpłaty podatku z naruszeniem terminu określonego w art.11 ust. 2 pkt 1 ustawy o podatkach i opłatach (I rata powinna zostać zapłacona w terminie 14 dni od powstania obowiązku podatkowego, druga rata w terminie do dnia 15 września). Organ podatkowy nie egzekwował odsetek za nieterminową wpłatę.
6. W zakresie udzielonych ulg w zapłacie podatków stwierdzono:
- w większości poddanych kontroli decyzji dotyczących udzielenia ulg w zapłacie poszczególnych podatków podstawą wydania decyzji był jedynie wniosek podatnika. Organ podatkowy nie zbierał materiału dowodowego w odniesieniu do okoliczności podnoszonych we wnioskach podatników, naruszając tym samym art. 122 i 187 ustawy Ordynacja podatkowa (art.122 - w toku postępowania organy podatkowe podejmują wszelkie niezbędne działania w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz załatwienia sprawy w postępowaniu podatkowym; art. 187 § 1 - organ podatkowy jest obowiązany zebrać i w sposób wyczerpujący rozpatrzyć cały materiał dowodowy),
- w większości decyzji podatkowych brak było uzasadnienia faktycznego, co nie odpowiadało wymogom art.210 § 1 pkt 6 w zw. z art. 210 § 4 ustawy Ordynacja podatkowa. Według przytoczonego przepisu, uzasadnienie faktyczne decyzji zawiera w szczególności wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, którym dał wiarę, oraz przyczyn, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności, uzasadnienie prawne zaś zawiera wyjaśnienie podstawy prawnej decyzji z przytoczeniem przepisów prawa,
- stwierdzono przypadki nie zachowania terminu załatwienia sprawy wskazanego w art. 139 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa. Nie przestrzegano również art. 140 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym o każdym przypadku braku załatwienia sprawy we właściwym terminie organ podatkowy obowiązany jest zawiadomić stronę, podając przyczyny niedotrzymania terminu i wskazując nowy termin załatwienia sprawy. Ten sam obowiązek ciąży na organie podatkowym również w przypadku, gdy niedotrzymanie terminu nastąpiło z przyczyn niezależnych od organu art. 140 § 2 ustawy).
7. Stwierdzono przypadki nie wystawiania upomnień i tytułów wykonawczych na zaległości występujące w poddanym kontroli podatku rolnym od osób fizycznych (ponadto, w dużej części upomnienia wysyłane były ze znaczącym opóźnieniem). Postępowanie takie naruszało przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137, poz. 1541 ze zm.). Unormowania zawarte w powołanym rozporządzeniu zobowiązywały wierzyciela do systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązania pieniężnego. W przypadku, gdy należność nie została zapłacona w terminie określonym w decyzji, albo wynikającym z przepisów prawa – wierzyciel winien wysłać do zobowiązanego upomnienie, z zagrożeniem wszczęcia egzekucji po upływie 7 dni od dnia doręczenia upomnienia. Po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu wierzyciel winien niezwłocznie wystawić tytuł wykonawczy i przesłać do właściwego naczelnika urzędu skarbowego.
Odpowiedzialność za stwierdzone naruszenia ponosi Burmistrz Gminy i Miasta pełniący funkcje organu podatkowego I instancji.
W zakresie opłaty targowej
1. W okresie objętym kontrolą obowiązywała uchwała nr XX/119/96 Rady Gminy i Miasta w Szadku z dnia 27 sierpnia 1996 roku w sprawie ustalenia wysokości dziennych stawek opłaty targowej, podjęta na podstawie art. 18 ust.2 pkt 8 ustawy o samorządzie terytorialnym i art. 19 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych. Uchwała nie określiła terminu płatności opłaty targowej, co było wymagane przez wskazany art.19 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych.
2. W wyniku kontroli ustalono, że na następny dzień po podjęciu uchwały nr XX/119/96 przez Radę Gminy i Miasta w Szadku w sprawie ustalenia wysokości dziennych stawek opłaty targowej, GS „Samopomoc Chłopska” w Szadku, której powierzono pobór opłaty targowej, podjęła uchwałę nr 14 w sprawie ustalenia wysokości dziennych stawek opłaty targowej, w której ustaliła na czas nieokreślony dzienne stawki opłaty targowej pobieranej od osób fizycznych i osób prawnych dokonujących sprzedaży na targowisku. W uchwale GS ustalono wyższe stawki niż w cytowanej wyżej uchwale Rady Gminy i Miasta w Szadku. Kontrolującym przedłożono bloczki opłaty targowej stosowane na targowisku, z których wynikało, że opłata targowa pobierana jest jednak w wysokości ustalonej w uchwale Rady Gminy i Miasta.
3. Organ podatkowy nie przeprowadzał w kontrolowanym okresie kontroli w zakresie wywiązywania się przez Gminną Spółdzielnię z obowiązków inkasenta (kontrolę podjęto podczas trwania kontroli RIO w Łodzi). Brak było także nadzoru nad prawidłowością poboru i rozliczenia opłaty targowej, co uniemożliwiał, w szczególności, fakt, że Gmina nie wydawała inkasentowi druków, na podstawie, których miała być pobierana i rozliczana opłata.
Odpowiedzialność za stwierdzone nieprawidłowości w zakresie realizacji dochodów z tytułu opłaty targowej ponosi Burmistrz działający jako organ podatkowy.
W zakresie opłaty skarbowej
Nie pobrano opłaty skarbowej od 11 podań złożonych w latach 2003 - 2004 dotyczących zwolnień w podatku rolnym z tytułu nabycia gruntów na powiększenie (utworzenie) gospodarstwa rolnego. Wymóg pobierania opłaty skarbowej wynikał z art. 1 ust.1 pkt 1 lit. "a" ustawy z dnia 9 września 2000 roku o opłacie skarbowej (tekst jednolity z 2004 r., Dz. U. nr 253, poz. 2532 ze zm.).
W zakresie dochodów z majątku
1. W zakresie sprzedaży działki nr 184, położonej w miejscowości Szadkowice - Ogrodzim, w trybie przetargu ustnego nieograniczonego, w 2003 roku stwierdzono, że:
- organizator przetargu nie sporządził wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, co było niezgodne z art.35 ust.1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2004 r., Dz. U. nr 261, poz.2603 ze zm.). Zgodnie z cytowanym wyżej przepisem - właściwy organ sporządza i podaje do publicznej wiadomości wykaz nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, do oddania w użytkowanie wieczyste, użytkowanie, najem lub dzierżawę,
- uczestnik przedmiotowego przetargu nie wpłacił wadium przystępując do przetargu. Powyższe było niezgodne z § 4 ust.1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 roku w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy (Dz. U. nr 9, poz.30 ze zm.). Zgodnie z ww. przepisem - w przetargu mogły brać udział osoby fizyczne i osoby prawne, jeżeli wpłaciły wadium w terminie wyznaczonym w ogłoszeniu o przetargu,
- organizator przetargu nie powiadomił osoby ustalonej jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży. Powyższe stanowiło naruszenie art.41 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami, stosownie do którego - organizator przetargu jest obowiązany zawiadomić osobę ustaloną jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży lub oddania w użytkowanie wieczyste nieruchomości, najpóźniej w ciągu 21 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu. Wyznaczony termin nie może być krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia.
2. W zakresie sprzedaży działki nr 449, położonej w miejscowości Wilamów, w trybie przetargu ustnego nieograniczonego, w 2004 roku, stwierdzono, że:
- organizator przetargu nie podał informacji o wywieszeniu wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży w swojej siedzibie przez ogłoszenie w prasie lokalnej. Powyższe stanowiło naruszenie art.35 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami, zgodnie z którym - wykaz wywiesza się na okres 21 dni w siedzibie właściwego urzędu, a ponadto informację o wywieszeniu tego wykazu podaje się do publicznej wiadomości przez ogłoszenie w prasie lokalnej oraz w inny sposób zwyczajowo przyjęty w danej miejscowości,
- organizator przetargu nie powiadomił osoby ustalonej jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży, co było wymagane przez art.41 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
3. W zakresie oddania w dzierżawę działki nr 75, położonej w Szadku, w obrębie geodezyjnym nr 3, stwierdzono, że Burmistrz Gminy i Miasta nie sporządził i nie podał do publicznej wiadomości wykazu nieruchomości przeznaczonych do oddania w dzierżawę, co było wymagane przez art.35 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
W zakresie zwrotu kosztów podróży dla radnych
Stwierdzono, że wszystkie poddane kontroli polecenia wyjazdu służbowego dla radnych Gminy i Miasta Szadek z 2003 roku nie zostały podpisane przez Przewodniczącego Rady Gminy i Miasta w Szadku. Powyższe stanowiło naruszenie § 2 ust.1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 lipca 2000 roku w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych gminy (Dz. U. nr 66, poz.800 ze zm.). Zgodnie z cytowanym wyżej przepisem -termin i miejsce wykonywania zadania oraz miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej określa przewodniczący rady gminy w poleceniu wyjazdu służbowego.
W zakresie realizacji inwestycji i udzielania zamówień publicznych
W zakresie udzielenia zamówienia publicznego, w trybie przetargu nieograniczonego, na realizację zadania pn. budowa sieci kanalizacji sanitarnej w ulicach: Sieradzka, Nadrzeczna, Widawska, w miejscowości Szadek, stwierdzono, że zabezpieczenie należytego wykonania umowy wniesione zostało przez wykonawcę po terminie podpisania umowy. Z umowy wynikało, że zabezpieczenie należytego wykonania umowy ustalono na 3% ceny całkowitej podanej w ofercie tj. kwotę 8.988 zł. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy, niezależnie od formy, miało być wniesione przed podpisaniem umowy. Przedmiotowa umowa została zawarta w dniu 30 czerwca 2004 roku, natomiast zabezpieczenie należytego wykonania umowy zostało wniesione w dniu 12 lipca 2004 roku. Odpowiedzialność za powyższe ponosi Kierownik Referatu Gospodarczego.
W zakresie ewidencji majątkowej i przeprowadzenia inwentaryzacji
1. W 2004 roku pomimo odbioru końcowego inwestycji budowy kanalizacji sanitarnej i sieci wodociągowej (odebrana protokołami odbioru końcowego wykonanych elementów i robót) nie przyjęto jej na stan środków trwałych. Inwestycje zostały bezpośrednio po odbiorze przekazane Zakładowi Gospodarki Komunalnej w Szadku (sporządzono protokół przekazania – PT, oraz PK – przekazanie inwestycji do ZGK). Wartości przedmiotowych inwestycji zostały zaewidencjonowane w ZGK w Szadku. Przekazując inwestycje bezpośrednio do ZGK w Szadku nie wykazano przedmiotowych inwestycji w ewidencji księgowej Gminy. Inwestycje winny być przyjęte na stan w Urzędzie Gminy i Miasta, a następnie przekazane do ZGK w Szadku. Stosownie do zapisów art. 16d ust. 2 ustawy dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 54, poz. 654 ze zm.) - składniki majątku powinny być wprowadzone do ewidencji najpóźniej w miesiącu przekazania ich do użytkowania. Ponadto, każde zdarzenie, które nastąpiło w okresie sprawozdawczym powinno być wprowadzone w postaci zapisu do ksiąg rachunkowych danego okresu sprawozdawczego, zgodnie z jego treścią ekonomiczną (art. 4 i art. 20 ustawy o rachunkowości).
2. W wyniku kontroli ustalono, że kontenery zaewidencjonowano w księdze środków trwałych zamiast w księdze inwentarzowej przedmiotów nietrwałych, ponadto pod jednym numerem porządkowym zaewidencjonowano 15 sztuk kontenerów na odpady stałe, na łączną kwotą 24.750 zł (15 szt. x 1.650 zł), bez nadania numeru inwentarzowego. Kontenery winny być zewidencjonowane na koncie 013 i w książce inwentarzowej przedmiotów nietrwałych. Błędna ewidencja rzutuje na saldo kont 011 i 013.
3. W kontrolowanej jednostce umarzano wartość wszystkich programów komputerowych jednorazowo i w całości zaliczano w koszty w momencie przyjęcia do eksploatacji. W przypadku programów o wartości przekraczającej kwotę ustaloną w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych - tj. 3.500 zł, należało dokonywać umorzenia stopniowo z zastosowaniem stawek umorzeniowych określonych w ustawie (lub ustalonych przez organ wykonawczy jednostki samorządu terytorialnego).
Odpowiedzialność za prawidłowe prowadzenie ewidencji majątkowej ponosi kierownik jednostki (Burmistrz Gminy i Miasta).
W zakresie dotacji przekazywanych na rzecz zakładów budżetowych
W 2004 roku na podstawie uchwały nr XII/114/2004 Rady Gminy i Miasta w Szadku przyznana została dotacja przedmiotowa dla Zakładu Gospodarki Komunalnej w Szadku w wysokości 108.000 zł. Przedmiotowa dotacja nie została skalkulowana w oparciu o stawki jednostkowe. Stawki jednostkowe powinna ustalić Rada Gminy i Miasta w uchwale, w oparciu o art.19 ust.7 w związku z art.117 ust.1 i 3 ustawy o finansach publicznych.
Zawiadamiając o powyższych nieprawidłowościach proszę Panią Burmistrz o podjęcie działań mających na celu ich usunięcie oraz zapobieżenie ich występowaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Zapewnić by w ramach kontroli podejmowanych wobec podległych lub nadzorowanych jednostek organizacyjnych, na podstawie art.127 ustawy o finansach publicznych, zbadane zostało przestrzeganie realizacji ustalonych w kontrolowanej jednostce procedur kontroli finansowej. Zgodnie z art.127 ust.3 ww. ustawy, kontrola ta dokonywana jest przy przyjęciu minimalnej próby 5% wydatków jednostki. Czynności kontrolne powinny znaleźć odzwierciedlenie w sporządzonej z kontroli dokumentacji.
2. Zapewnić przestrzeganie ustalonych w jednostce procedur kontroli finansowej, w szczególności w zakresie kontroli pod względem formalno - prawnym zawieranych umów.
3. Dokonać analizy zakresów czynności pracowników Urzędu w zakresie ich zgodności z faktycznie wykonywanymi obowiązkami.
4. Przestrzegać wyłącznej kompetencji Rady Gminy i Miasta do podejmowania decyzji w sprawie zaciągania długoterminowych pożyczek, zgodnie z art.18 ust.2 pkt 9 lit "c" ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym.
5. Sprawozdania o dochodach budżetowych jednostki samorządu terytorialnego RB-27S sporządzać zgodnie z wymogami określonymi w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 19 sierpnia 2005 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 170, poz. 1426).
6. W bilansie Urzędu jako jednostki budżetowej wartości niematerialne i prawne umarzane jednorazowo i w całości zaliczane w koszty w momencie przyjęcia do eksploatacji, wykazywać w informacjach uzupełniających w punkcie „Umorzenia wartości niematerialnych i prawnych". Ponadto, nanosić w bilansie salda konta 221: strona Wn – pozostałe należności i strona Ma – pozostałe zobowiązania.
7. Egzekwować składanie deklaracji podatkowych przez podatników podatku od nieruchomości, podatku rolnego i podatku od środków transportowych, w szczególności na podstawie art.274a ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa.
8. Na składanych do Urzędu Gminy i Miasta deklaracjach podatkowych oznaczać datę wpływu, stosownie do § 6 ust. 11 Instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych, stanowiącej załącznik do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. nr 112, poz. 1319 ze zm.).
9. Zapewnić dokonywanie czynności sprawdzających w odniesieniu do składanych deklaracji podatkowych, w oparciu o art.272 ustawy Ordynacja podatkowa.
10. Od nieterminowych wpłat rat podatku egzekwować odsetki.
11. Decyzje w sprawie udzielenia ulg w zapłacie podatku wydawać po dokładnym wyjaśnieniu stanu faktycznego sprawy, do czego zobowiązują organ podatkowy art.122 i art.187 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa. W wyniku przeprowadzonego postępowania podatkowego należy ustalić istnienie (lub nie) ustawowo określonych przesłanek warunkujących podjęcie danego rozstrzygnięcia. Jednocześnie, RIO w Łodzi zwraca uwagę na istotne zmiany wprowadzone z dniem 1 września 2005 roku do ustawy Ordynacja podatkowa w zakresie zasad udzielania ulg w zapłacie podatku, na mocy ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o zmianie ustawy - Ordynacja podatkowa oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz. U. nr 143, poz.1199).
12. W wydawanych decyzjach dotyczących udzielania ulg w zapłacie podatku zamieszczać uzasadnienie faktyczne i prawne, zgodnie z art.210 § 1 pkt 6 i art.210 § 4 ustawy Ordynacja podatkowa.
13. Przestrzegać art.55 § 2 ustawy Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym - jeżeli dokonana przez podatnika wpłata nie pokrywa kwoty zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę, wpłatę tę zalicza się proporcjonalnie na poczet zaległości podatkowej oraz kwoty odsetek w stosunku, w jakim, w dniu wpłaty, pozostaje kwota zaległości do kwoty odsetek za zwłokę.
14. Dokonać rozliczenia nadpłaty w zakresie podatku rolnego w stosunku do Agencji Nieruchomości Rolnych Oddział Terenowy w Łodzi.
15. Podjąć czynności w celu ustalenie prawidłowego salda zobowiązania w zakresie podatku od środków transportowych podatnika posiadającego autobusy, uwzględniając uwagi zawarte w pierwszej części wystąpienia pokontrolnego (nadpłaty, brak egzekwowania odsetek, brak stosowania art.55 § 2 ustawy Ordynacja podatkowa).
16. Przestrzegać przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji, w szczególności prowadzić systematyczną kontrolę terminowości zapłaty zobowiązania pieniężnego, a w przypadku, gdy należność nie zostanie zapłacona w terminie określonym w decyzji, albo wynikającym z przepisów prawa, wysyłać do zobowiązanego upomnienie, z zagrożeniem wszczęcia egzekucji po upływie 7 dni od dnia doręczenia upomnienia. Po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu należy niezwłocznie wystawić tytuł wykonawczy i przesłać do właściwego naczelnika urzędu skarbowego.
17. Podjąć czynności w celu określenia przez Radę Gminy i Miasta w Szadku terminu płatności opłaty targowej, zgodnie z art. 19 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych.
18. Zapewnić należyty nadzór nad prawidłowością poboru i rozliczenia opłaty targowej przez inkasenta.
19. Pobierać opłatę skarbową zgodnie z przepisami ustawy z dnia 9 września 2000 roku o opłacie skarbowej.
20. Przyjmować inwestycje na stan środków trwałych po ich zakończeniu, najpóźniej w miesiącu przekazania ich do użytkowania, wprowadzając każde zdarzenie, które nastąpiło w okresie sprawozdawczym - w postaci zapisu - do ksiąg rachunkowych danego okresu sprawozdawczego, zgodnie z treścią ekonomiczną.
21. W przypadku umarzania programów komputerowych o wartości przekraczającej kwotę ustaloną w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych, tj. 3.500 zł, dokonywać umorzenia stopniowo z zastosowaniem właściwych stawek amortyzacyjnych.
22. Ująć prawidłowo w ewidencji 15 sztuk kontenerów na odpady stałe.
23. Przestrzegać art.41 ust.1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami, zgodnie z którym - osobę ustaloną jako nabywca nieruchomości należy powiadomić o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży lub oddania w użytkowanie wieczyste nieruchomości, najpóźniej w ciągu 21 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu; wyznaczony termin zawarcia umowy nie może być krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia.
24. W przypadku sprzedaży nieruchomości lub oddawania nieruchomości w dzierżawę (najem), sporządzać i podawać do publicznej wiadomości wykaz nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, oddania w dzierżawę (najem), zgodnie z art.35 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
25. Informację o wywieszeniu wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, oddania w dzierżawę lub najem podawać do publicznej wiadomości przez ogłoszenie w prasie lokalnej oraz w inny sposób zwyczajowo przyjęty w danej miejscowości, zgodnie z art.35 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
26. Przestrzegać postanowień zawieranych umów z wykonawcami, zwłaszcza w zakresie terminu wnoszenia zabezpieczenia należytego wykonania umowy.
27. Przestrzegać postanowień rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 lipca 2000 roku w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych gminy, a zwłaszcza § 2 ust.1 w zakresie określania przez przewodniczącego rady gminy terminu i miejsca wykonywania zadania oraz miejscowości rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej przez radnego.
28. W przypadku przekazywania dotacji przedmiotowych dla zakładów budżetowych, dotacje kalkulować w oparciu o stawki jednostkowe, określone przez radę gminy, zgodnie z art.19 ust.7 w związku z art.117 ust.3 ustawy o finansach publicznych.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Panią Burmistrz o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że zgodnie z art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
1. Przewodniczący Rady Gminy i Miasta w Szadku
2. Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy i Miasta w Szadku
3. aa
Wystąpienie pokontrolne podpisał dr Ryszard Paweł Krawczyk – Prezes Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.