Gm. Koluszki - Kontrola kompleksowa przeprowadzona przez RIO w Łodzi, zakończona w 2005 roku
XMLTreść
Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi do Gminy Koluszki po zakończeniu kompleksowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych. Udostępniane na podstawie art.6 ust.1 pkt 4 lit "a" tiret drugi ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej.
Pan
SŁAWOMIR WOCHNA
Burmistrz Miasta Koluszki
WK - 602/42/2005
Na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 roku, Dz. U. nr 55 poz. 577 z późn. zm.) zawiadamiam, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Mieście i Gminie Koluszki. Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości i uchybienia wynikały, przede wszystkim, z niedostatecznej znajomości przepisów, ich wadliwej interpretacji, niedostatecznego nadzoru ze strony kierownictwa oraz niewystarczającego działania procedur kontroli finansowej, ustalonych przez kierownika jednostki. Wykazane uchybienia i nieprawidłowości dotyczyły, w szczególności:W zakresie ustaleń ogólnych
1. Rada Miejska nie określiła formy organizacyjno-prawnej dla następujących jednostek oświaty: Szkoła Podstawowa nr 1 w Koluszkach, Szkoła Podstawowa nr 2 w Koluszkach, Szkoła Podstawowa w Długiem, Szkoła Podstawowa w Gałkowie Dużym, Szkoła Podstawowa w Redzeniu i Gimnazjum w Gałkowie Dużym. Forma organizacyjno-prawna powinna zostać określona przez Radę Miejską na podstawie art.18 ust.2 pkt 9 lit. "h" ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz.1591 z późn. zm.). Stosownie do postanowień wynikających z art.79 ust.1 ustawy z dnia 7 września 1991 roku o systemie oświaty (tekst jednolity z 2004 r., Dz. U. nr 256, poz. 2572 z późn. zm.) – szkoły mogą być prowadzone zarówno w formie zakładów budżetowych, jak i jednostek budżetowych.
2. Rada Miejska nie podjęła stosownej uchwały w sprawie utworzenia Miejskiej Biblioteki Publicznej w Koluszkach (Biblioteka zaczęła funkcjonować w 1997 roku). Z przepisów art.18 ust.2 pkt 9 lit. "h" ustawy o samorządzie gminnym wynikało, że tworzenie gminnych jednostek organizacyjnych należy do wyłącznej kompetencji rady gminy. Obowiązek wydania aktu o utworzeniu instytucji kultury wynikał także z przepisów art.11 i art.13 ust.1 ustawy z dnia 25 października 1991 roku o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 13, poz.123 z późn. zm.).
W zakresie zaciągania pożyczek i kredytów
Kontrolujący stwierdzili przypadki ustalania jako formy zabezpieczenia zaciągniętych w 2003 roku pożyczek, z Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, pełnomocnictwa do dysponowania rachunkiem bankowym Gminy. Burmistrz Miasta Koluszki udzielając zabezpieczenia spłaty pożyczki w formie pełnomocnictwa do dysponowania środkami na rachunku bankowym jednostki samorządu terytorialnego naruszył przepisy art.92 w zw. z art.129 ust.1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148 z późn. zm.) oraz art.30 i art.46 ust.1 ustawy o samorządzie gminnym, z których wynikało, że dysponentem środków publicznych na rachunku bankowym jednostki samorządu terytorialnego może być wyłącznie organ wykonawczy tej jednostki, wykonujący określone w uchwale budżetowej zadania, przy zachowaniu zasad wykonywania budżetu wynikających z art.92 ustawy o finansach publicznych.
Osobą odpowiedzialną za stwierdzone nieprawidłowości jest Burmistrz Miasta Koluszki.
W zakresie ewidencji księgowej
1. Dokonywano zapisów księgowych na podstawie sporządzanych dowodów zbiorczych, nie spełniających wymogów określonych w art.20 ust.3 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz. 694 z późn. zm.), który stanowił, że podstawą zapisów w księgach rachunkowych mogą być sporządzane przez jednostkę dowody zbiorcze, służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione.
2. Stwierdzono przypadki nie ujmowania na kontach rozrachunkowych zobowiązań, wynikających z przedłożonych faktur, w okresie sprawozdawczym, w którym zdarzenia nastąpiły, mimo zapłaty tych faktur w następnych okresach sprawozdawczych. W wyniku powyższego nie wykazywano na koniec okresu sprawozdawczego rzeczywistego stanu rozliczeń finansowych, czym naruszono zasadę rzetelności ksiąg rachunkowych, określoną przepisami art.24 ust.1 i 2 ustawy o rachunkowości. Ponadto, zgodnie z art.20 ust.1 ww. ustawy - do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Zapłatę tych zobowiązań ujmowano bezpośrednio w koszty (konto 400 - koszty według rodzajów). Na podstawie dowodów będących podstawą zapisów księgowych dokonanych w dniach 1-15 stycznia 2004 roku ustalono, że na kontach rozrachunkowych i w kosztach działalności 2003 roku nie ujęto rachunków i faktur na kwotę 21.105,74 zł.
3. Stwierdzono przypadki nie przestrzegania w księgach rachunkowych budżetu, jak również Urzędu (jednostki budżetowej) obowiązku prowadzenia zapisów o zdarzeniach w porządku systematycznym, stosownie do wymogów wynikających z art.15 ust.1 ustawy o rachunkowości:
- w ewidencji księgowej operacje gospodarcze dotyczące zwrotu wydatków ujmowano: Wn 201 – rozrachunki z odbiorcami i dostawcami, ze znakiem minus, Ma 130-02 – rachunek bieżący jednostek budżetowych – wydatki ze znakiem minus. Należało ująć: Wn 130-02 - rachunek bieżący jednostek budżetowych – wydatki i Ma 201 - rozrachunki z odbiorcami i dostawcami;
- przekazanie z rachunku bankowego, na który mylnie dokonano wpłat pochodzących z opłat za dowody osobiste, środków na inny rachunek bankowy, ujmowano: Wn 130-01 - rachunek bieżący jednostek budżetowych – dochody, ze znakiem minus i Ma 750 - przychody i koszty finansowe, ze znakiem minus. Należało ująć: wpływ sum do wyjaśnienia - Wn 130-01 -rachunek bieżący jednostek budżetowych – dochody oraz Ma 240 - pozostałe rozrachunki; przekazanie opłat na właściwy rachunek bankowy - Wn 240 –pozostałe rozrachunki i Ma 130-01 - rachunek bieżący jednostek budżetowych – dochody; wpływ opłat na właściwy rachunek bankowy - Wn 139 - inne rachunki bankowe i Ma 240 - pozostałe rozrachunki - odpowiednie konto analityczne;
- zwrotu nadpłat, ujmowano: Wn 130-01 - rachunek bieżący jednostek budżetowych - dochody, ze znakiem minus i Ma 750 - przychody i koszty finansowe, ze znakiem minus. Należało ująć: Wn 750 - przychody i koszty finansowe oraz Ma 130-01 - rachunek bieżący jednostek budżetowych – dochody,
stosownie do zasad funkcjonowania kont określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153, poz.1752).
W trakcie kontroli RIO w Łodzi nieprawidłowości powyższe zostały wyeliminowane.
4. Ustalono, że w saldzie konta 030, odzwierciedlającego wartość posiadanych przez Miasto i Gminę akcji, ujęto koszty sporządzenia aktu notarialnego dotyczącego nabycia akcji oraz koszty wypisu aktu w wysokości 158,60 zł. Koszty te winny być ujęte na koncie 750 - przychody i koszty finansowe, stosownie do zasad funkcjonowania kont określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
W zakresie sprawozdawczości
W sprawozdaniach Rb-PDP roczne/półroczne sprawozdanie z wykonania podstawowych dochodów podatkowych gminy za okres od początku roku do dnia 30 czerwca 2003 roku i za 2003 rok wykazano w kolumnie dotyczącej skutków finansowych udzielonych ulg, odroczeń, umorzeń, zwolnień w podatku rolnym, podatku od nieruchomości i podatku od środków transportowych także kwoty umorzonych odsetek od zaległości podatkowych, które nie podlegają wykazaniu w tym sprawozdaniu.
W zakresie gospodarki kasowej i dokumentowania operacji kasowych
1. W wyniku kontroli kasy stwierdzono niezgodność pomiędzy stanem gotówki w kasie a stanem wykazanym w ostatnim raporcie kasowym. Kontrolującym przedłożono ostatni raport kasowy nr 17/2005 sporządzony w dniu 13 kwietnia 2005 roku. W ww. raporcie wykazano stan gotówki – 0 zł, natomiast stan gotówki w kasie wynosił 563,74 zł. Ustalono, że niezgodność wynikała z ujęcia w raporcie kasowym wydatków, które faktycznie nie zostały zrealizowane. W raporcie ujęto niewypłacone kwoty z tytułu:
- ekwiwalentu pieniężnego przysługującego pracownikom za pranie i naprawę odzieży roboczej za I kwartał 2005 roku w kwocie 36 zł (dowód nr 17/12/05),
- wynagrodzenie z tytułu umowy zlecenia zawartej z Panią Barbarą Świderek w kwocie 239,13 zł (dowód nr 17/11/05),
- dodatek mieszkaniowy w kwocie 42,12 zł (dowód nr 16/41/05),
- dodatek mieszkaniowy w kwocie 72,59 zł (dowód nr 16/39/05),
- dodatek mieszkaniowy w kwocie 63,31 zł (dowód nr 16/38/05),
- dodatek mieszkaniowy w kwocie 96,16 zł (dowód nr 16/35/05),
- dodatek mieszkaniowy w kwocie 14,43 zł (dowód nr 16/40/05).
W toku kontroli RIO w Łodzi wyżej opisana nieprawidłowość została wyeliminowana. Podjęta czekiem, a nie wydatkowana gotówka, jest zwracana w dniu podjęcia do banku.
2. Podczas kontroli realizacji dochodów z tytułu oddania nieruchomości w użytkowanie wieczyste stwierdzono nieprawidłowość polegającą na braku ewidencji w księgach rachunkowych (konto 101 – kasa) operacji gospodarczej dotyczącej wpłaty wadium. Ustalono, że do udokumentowania wpłaty wadium sporządzano dowód wpłaty KP, nie ujmując operacji w raporcie kasowym. Z wyjaśnienia inspektor Barbary Ratajskiej – prowadzącej obsługę kasy – wynikało, że wpłacane w gotówce wadium przyjmowane było na dowód KP i przechowywano je w kasie Urzędu. Wadium oferenta, który wygrał przetarg przekazywano do banku, natomiast wadium pozostałych uczestników przetargu zwracano, bez sporządzenia jakiegokolwiek dowodu stwierdzającego wypłatę gotówki. Opisany sposób postępowania naruszał zasady gospodarki kasowej określone w pkt IV Instrukcji kasowej, zgodnie z którymi „...w kasie Urzędu przechowywana jest wyłącznie gotówka podjęta z rachunku bankowego za pośrednictwem czeku, na pokrycie określonych rodzajowo wydatków” oraz art.20 ust.1 ustawy o rachunkowości, który stanowił, że do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.
3. Nie sporządzano i nie załączano do raportów kasowych dowodów wewnętrznych zastępujących przechowywane w odrębnych zbiorach dokumenty źródłowe dotyczące wypłaty wynagrodzeń, stosownie do art.20 ust.2 pkt 3 ustawy o rachunkowości.
4. W celu udokumentowania przyjęcia gotówki z banku do kasy sporządzano „polecenia księgowania”, co było niezgodne z uregulowaniami wewnętrznymi zawartymi w dziale VII instrukcji kasowej, w której określono, że zastępcze dowody kasowe występują jako dowody KP – „kasa przyjmie” i KW – „kasa wypłaci”.
Osobami odpowiedzialnymi za stwierdzone nieprawidłowości są Skarbnik Miasta i Gminy oraz inspektor obsługujący kasę.
W zakresie realizacji dochodów z tytułu podatków i opłat
1. Stwierdzono przypadki nieterminowego składania przez podatników deklaracji podatkowych w zakresie podatku od nieruchomości oraz podatku od środków transportowych. Terminy składania deklaracji podatkowych przez osoby prawne wynikają z postanowień: art. 6 ust.9 pkt 1 oraz art.9 ust.6 pkt 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U nr 9 poz. 84 z późn. zm.). Zgodnie z powołanymi unormowaniami deklaracje podatkowe w zakresie podatku od nieruchomości winny być złożone do dnia 15 stycznia każdego roku podatkowego, bądź w terminie 14 dni od dnia zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie obowiązku podatkowego, natomiast w zakresie podatku od środków transportowych do dnia 15 lutego roku podatkowego, bądź w terminie 14 dni od dnia zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie obowiązku podatkowego.
2. Stwierdzono przypadki dokonywania przez podatników nieterminowych wpłat rat podatków bez należnych odsetek. Organ podatkowy nie dokonywał rozliczenia wpłaconej kwoty na poczet zaległości głównej i odsetek, co było wymagane przez art.55 § 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (tekst jednolity z 2005 r., Dz. U. nr 8, poz.60), które stanowił, że jeżeli dokonana przez podatnika wpłata nie pokrywa kwoty zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę – wpłatę tę należy zaliczać proporcjonalnie na poczet kwoty zaległości podatkowej oraz kwoty odsetek za zwłokę, w stosunku w jakim w dniu wpłaty pozostaje kwota zaległości podatkowej do kwoty odsetek za zwłokę.
3. Kontrolując prawidłowość wymiaru podatku rolnego i podatku od nieruchomości ustalono, że podatnikowi o numerze konta 2621 nieprawidłowo ustalono podatek od nieruchomości na 2004 rok, w wyniku przyjęcia do podstawy opodatkowania gruntów o powierzchni 1.000 m2 - jako pozostałych gruntów, w sytuacji, gdy grunty te zostały sklasyfikowane w ewidencji gruntów jako użytki rolne klasy V i w związku z tym na podstawie art.1 w zw. z art.12 ust.1 pkt 1 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity z 1993 r., Dz. U. nr 94, poz. 431 z późn. zm.) objęte były tym podatkiem, podlegając jednocześnie ustawowemu zwolnieniu z podatku. W wyniku tej nieprawidłowości podatnikowi zawyżono roczny wymiar podatku o 120 zł.
4. Udzielając ulgi żołnierskiej w podatku rolnym, nieprawidłowo ustalono okres jej obowiązywania. Podatnik zwrócił się z wnioskiem z dnia 20 lipca 2004 roku do Burmistrza Miasta o udzielenie ulgi żołnierskiej w podatku rolnym, z tytułu odbywania przez syna zasadniczej służby wojskowej. Do wniosku załączył zaświadczenie z jednostki wojskowej z dnia 21 listopada 2003 roku, w którym określono termin odbywania służby wojskowej od dnia 3 września 2003 do dnia 25 sierpnia 2004 roku. Organ podatkowy decyzją nr Nw.348/2004 z dnia 26 lipca 2004 roku przyznał ulgę żołnierską w podatku rolnym w wysokości 40%, w okresie od dnia 3 września 2003 roku do dnia 25 sierpnia 2004 roku. Powyższym naruszył art.13a ust.3 ustawy o podatku rolnym, zgodnie z którym - ulga przysługuje za okres od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym podatnik lub członek jego rodziny został powołany do odbycia służby wojskowej, do końca miesiąca, w którym nastąpiło zwolnienie z tej służby.
5. Stwierdzono przypadki nie przestrzegania przepisów ustawy Ordynacja podatkowa przy wydawaniu decyzji w sprawie udzielenia ulg w zapłacie podatku, poprzez:
- w decyzji nr 288/03 nie określono kwoty umorzonych odsetek za zwłokę, przez co naruszono przepisy art.67 § 2 w zw. z art.210 § 1 pkt 5 ww. ustawy, zgodnie z którymi umorzenie zaległości podatkowej powoduje również umorzenie odsetek za zwłokę w całości lub w takiej części, w jakiej została umorzona zaległość podatkowa, a rozstrzygnięcie w tej sprawie winno być zawarte w decyzji,
- decyzję nr 4/03 wydano bez zebrania materiału dowodowego, pozwalającego na ocenę stanu faktycznego w kontekście istnienia lub nie przesłanek udzielenia ulgi w zapłacie podatku, zgodnie z wymogami wynikającymi z art.122 i z art.187 § 1 ww. ustawy. Organ podatkowy, każdorazowo przy rozpatrywaniu wniosków o udzielenie ulg w zapłacie podatków – w tym dotyczących odroczenia terminu płatności podatku – winien przeprowadzić wnikliwe postępowanie wyjaśniające, mające na celu ustalenie okoliczności faktycznych mających wpływ na załatwienie sprawy oraz ustalenie czy istnieje ważny interes społeczny lub interes podatnika uzasadniający uwzględnienie wniosku podatnika (art. 48 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa).
6. Stwierdzono przypadki nie zamieszczania daty wpływu na deklaracjach na podatek od środków transportowych na 2003 rok, co naruszało § 6 ust.11 instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych, stanowiącej załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. nr 112, poz. 1319 z późn. zm.).
7. Stwierdzono przypadek nie złożenia przez podatnika podatku od środków transportowych deklaracji korygującej w związku ze zbyciem i wyrejestrowaniem środka transportowego (w dniu 4 lutego 2003 roku). Podatnik nie wpłacił należnego podatku za dwa miesiące 2003 roku, przez co nie wypełnił obowiązku wynikającego z art.9 ust. 6 pkt 2 oraz art.9 ust.3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, zgodnie z którymi to przepisami podatnicy zobowiązani są odpowiednio skorygować deklaracje w razie zaistnienia okoliczności mających wpływ na powstanie lub wygaśnięcie obowiązku podatkowego, lub zmianę miejsca zamieszkania, lub siedziby - w terminie 14 dni od dnia zaistnienia tych okoliczności. W przypadku zmiany właściciela środka transportowego zarejestrowanego, obowiązek podatkowy ciąży na poprzednim właścicielu do końca miesiąca, w którym nastąpiło przeniesienie własności.
8. Pobierano opłatę skarbową od podań i załączników dotyczących umorzenia zaległości podatkowych. Podania i załączniki do podań w sprawach umorzenia należności, do których mają zastosowanie przepisy ustawy Ordynacja podatkowa objęte są zwolnieniem w zakresie opłaty skarbowej, zgodnie z punktem 14 załącznika do ustawy z dnia 9 września 2000 roku o opłacie skarbowej (tekst jednolity z 2004 r., Dz. U. nr 253, poz. 2532 z późn. zm.).
9. Nie zamieszczano na podaniach, od których nie pobrano opłaty skarbowej, adnotacji wskazującej na podstawę prawną zwolnienia, zgodnie z wymogiem wynikającym z § 9 ust.1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 grudnia 2000 roku w sprawie sposobu pobierania, zapłaty i zwrotu opłaty skarbowej oraz sposobów prowadzenia rejestrów tej opłaty (Dz. U. nr 110, poz.1176 z późn. zm.). Stosownie do powołanego unormowania - jeżeli podanie, czynność urzędowa, zaświadczenie lub zezwolenie nie podlega opłacie skarbowej lub jest od niej zwolnione, należy na podaniu albo na protokole stwierdzającym wniesienie podania, albo na wydruku komputerowym podania wniesionego za pomocą poczty elektronicznej, albo na dokumencie wydanym w wyniku dokonania czynności urzędowej, albo na zezwoleniu, albo zaświadczeniu zamieścić adnotację ze wskazaniem podstawy prawnej wyłączenia lub zwolnienia.
10. Podejmując czynności zmierzające do wszczęcia postępowania egzekucyjnego w stosunku do podatników zalegających z uiszczeniem zobowiązań podatkowych z tytułu podatku od nieruchomości od osób prawnych, nie występowano do właściwego sądu z wnioskiem o wpisanie przysługującej gminie z mocy prawa hipoteki przymusowej z tytułu zaległości podatkowych, stosownie do przepisów art.35 § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, mając na uwadze, że zabezpieczone hipoteką należności gminy nie ulegają przedawnieniu – art.70 § 8 ustawy Ordynacja podatkowa.
11. Stwierdzono przypadki nie wystawiania tytułów wykonawczych na zaległości podatkowe w łącznym zobowiązaniu pieniężnym i w podatku od środków transportowych, co stanowiło naruszenie przepisów art.15 § 1 ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 110, poz.968 z późn. zm.) oraz § 5 ust.1, § 6 ust.1 i § 7 ust.4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137, poz.1541 z późn. zm.). Z przytoczonych przepisów wynikał obowiązek prowadzenia systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązań pieniężnych. W przypadku zwłoki w zapłacie zobowiązania podatkowego należy przesłać dłużnikowi upomnienie, a po bezskutecznym upływie wyznaczonego w upomnieniu terminu płatności, należy wystawiać tytuły wykonawcze i kierować je do właściwego miejscowo urzędu skarbowego systematycznie i bez zwłoki.
Odpowiedzialność za nieprawidłowości związane z realizacją dochodów podatkowych ponosi Burmistrz Miasta i Gminy, działający jako organ podatkowy I instancji oraz pracownicy Urzędu zgodnie z zakresami obowiązków, szczegółowo wskazanymi w protokole kontroli.
W zakresie wydatków osobowych
1. Stwierdzono przypadki prowadzenia akt osobowych z naruszeniem przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. nr 62 poz.286 z późn. zm.).
2. Stwierdzono brak aktualizacji zakresów czynności pracowników w związku ze zmianą struktury organizacyjnej Urzędu Miejskiego w Koluszkach.
W zakresie dochodów z majątku
1. W zakresie sprzedaży działki nr 210/6, położonej w miejscowości Regny, w trybie rokowań, w 2004 roku.
W odniesieniu do rokowań na sprzedaż działki nr 210/6 stwierdzono, że organizator rokowań przyjął zgłoszenie od uczestnika, w którym brak było oświadczenia, że zgłaszający zapoznał się z warunkami rokowań i przyjmuje te warunki bez zastrzeżeń, zgodnie z wymogami określonymi w § 26 ust.2 pkt 3 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 roku w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. nr 207, poz.2108). Zgodnie z cytowanym wyżej przepisem - zgłoszenie udziału w rokowaniach powinno zawierać, m.in. oświadczenie, że zgłaszający zapoznał się z warunkami rokowań i przyjmuje te warunki bez zastrzeżeń. Natomiast zgodnie z § 28 ust.4 pkt 3 ww. rozporządzenia - komisja przeprowadzająca rokowania odmawia udziału w ustnej części rokowań osobom, których zgłoszenia nie zawierają danych wymienionych w § 26 ust.2.
2. W zakresie sprzedaży działki nr 227/398, położonej we wsi Borowo, w trybie przetargu ustnego nieograniczonego, w 2003 roku.
Stwierdzono, że w przypadku sprzedaży nieruchomości nabywca nieruchomości nie został powiadomiony o miejscu i terminie zawarcia umowy, co było wymagane przez art.41 ust.1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2004 r., Dz. U. nr 261, poz.2603 z późn. zm.). Wskazany przepis stanowił, że organizator przetargu jest obowiązany zawiadomić osobę ustaloną jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży lub oddania w użytkowanie wieczyste nieruchomości, najpóźniej w ciągu 21 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu; wyznaczony termin zawarcia umowy sprzedaży nie może być krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia.
3. W zakresie oddania w najem lokalu użytkowego położonego w Koluszkach przy ul. 3 Maja 5.
W przypadku oddania ww. lokalu w najem, organizator przetargu nie sporządził wykazu nieruchomości, o którym mowa w art.35 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Zgodnie z powołanym przepisem - właściwy organ sporządza i podaje do publicznej wiadomości wykaz nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, do oddania w użytkowanie wieczyste, użytkowanie, najem lub dzierżawę. Wykaz ten wywiesza się na okres 21 dni w siedzibie właściwego urzędu, a ponadto informację o wywieszeniu tego wykazu podaje się do publicznej wiadomości przez ogłoszenie w prasie lokalnej oraz w inny sposób zwyczajowo przyjęty w danej miejscowości.
W zakresie wydawania zezwoleń na zajęcie odcinka pasa drogowego
W przypadku wniosków w sprawie wydania zezwolenia na zajęcie odcinka pasa drogowego zarządca drogi opiniował przedmiotowe wnioski pozytywnie. W opiniach zarządca drogi nie określał warunków i terminów zajęcia pasa drogowego, co było wymagane przez § 3 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 24 stycznia 1986 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o drogach publicznych (Dz. U. nr 6, poz.33 z późn. zm. - obecnie nie obowiązujące).
W zakresie dotacji na realizację zadań powierzonych na podstawie umowy jednostkom spoza sektora finansów publicznych
Dotacja dla Koluszkowskiego Klubu Sportowego na 2004 rok
1. Dotacja dla Koluszkowskiego Klubu Sportowego na 2004 rok udzielona została na podstawie uchwały nr XXXII/11/01 Rady Miejskiej w Koluszkach z dnia 23 marca 2001 roku w sprawie trybu postępowania o udzielenie dotacji na cele publiczne podmiotom działającym na terenie Gminy Koluszki, sposobu jej rozliczania oraz sposobu kontroli wykonywania zleconego zadania (umowa z dnia 5 stycznia 2004 roku i umowa z dnia 10 maja 2005 roku). Przedmiotowa uchwała weszła w życie z dniem podjęcia, nie została, zatem, podjęta jako akt prawa miejscowego [1] . Natomiast, zgodnie z art.23 ust.1a ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku Przepisy wprowadzające ustawę o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. nr 96, poz.874 z późn. zm.) - do dnia 1 czerwca 2004 roku jednostki samorządu terytorialnego mogły zlecać realizację zadań publicznych w sferze określonej w art.4 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, w trybie określonym w uchwale, stanowiącej przepis prawa miejscowego, wydanej na podstawie art.118 ust.3 ustawy o finansach publicznych w brzmieniu obowiązującym przed dniem 1 stycznia 2004 roku. W związku z powyższym dotacja dla Koluszkowskiego Klubu Sportowego na 2004 rok powinna zostać udzielona na podstawie przepisów ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. nr 96, poz.873 z późn. zm.).
2. Ostateczne rozliczenie dotacji za 2004 rok Koluszkowski Klub Sportowy złożył w Urzędzie Miasta w Koluszkach w dniu 4.02.2005 roku. Rozliczenie zostało złożone po terminie określonym w § 8 umowy o udzielenie dotacji. Z § 8 zawartej umowy wynikało, że zleceniobiorca w terminie 30 dni od zakończenia realizacji zadania przedstawi zleceniodawcy szczegółowe rozliczenie pod względem rzeczowym i finansowym.
W zakresie realizacji inwestycji oraz stosowania procedur udzielania zamówień publicznych
W zakresie udzielenia zamówienia publicznego na realizację inwestycji pn. Budowa kanalizacji sanitarnej wraz z przyłączami w osiedlu „Warszawskie” w Koluszkach, przetarg nieograniczony – wartość powyżej 30.000 EURO, 2003 rok, stwierdzono:
1. Zamawiający w specyfikacji istotnych warunków zamówienia nie zawarł opisu kryteriów i sposobów dokonywania oceny spełniania warunków wymaganych od dostawców i wykonawców, co było wymagane przez art.35 ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz.664 z późn. zm.). Zgodnie z ww. przepisem specyfikacja istotnych warunków zamówienia powinna zawierać opis kryteriów i sposobów dokonywania oceny spełniania warunków wymaganych od dostawców i wykonawców.
2. Zamawiający w pkt 5 ppkt 5 specyfikacji istotnych warunków zamówienia zawarł zapis mówiący o konieczności złożenia przez wykonawców informacji zawierającej wykaz osób i podmiotów, które będą wykonywać zamówienie lub uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia wraz z danymi na temat ich kwalifikacji niezbędnych do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nich czynności. Zamawiający nie żądał od wykonawców dokumentów stwierdzających, że osoby, które będą wykonywać zamówienie posiadają wymagane uprawnienia. Powyższe stanowiło naruszenie art.22 ust.4 ww. ustawy w zw. z § 1 ust.1 pkt 4 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 24 czerwca 2002 roku w sprawie dokumentów, jakich zamawiający może żądać od dostawcy lub wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków uprawniających do udziału w postępowaniu o zamówienie publiczne (Dz. U. nr 91, poz.817).
Zgodnie z art.12 ust.2 i ust.7 ustawy z dnia 7 lipca 1994 roku Prawo budowlane (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 207, poz. 2016 z późn. zm.), podstawą do wykonywania samodzielnych funkcji technicznych w budownictwie są uprawnienia budowlane oraz wpis na listę członków właściwej izby samorządu zawodowego.
W zakresie udzielenia zamówienia publicznego na bieżące utrzymanie dróg na terenie Gminy Koluszki, przetarg nieograniczony – wartość powyżej 60.000 EURO, 2004 rok stwierdzono:
Zamawiający w specyfikacji istotnych warunków zamówienia nie żądał wskazania przez wykonawcę w ofercie części zamówienia, której wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom, co było wymagane przez art.36 ust.3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz.177 z późn. zm.). Zgodnie z powołanym przepisem - zamawiający żąda wskazania przez wykonawcę w ofercie części zamówienia, której wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom.
W zakresie ewidencji majątku gminy
1. Stwierdzono przypadki nie ujmowania na bieżąco w księgach rachunkowych operacji związanych z nabyciem lub przyjęciem z inwestycji środków trwałych, co stanowiło naruszenie przepisów art.20 ust.1 ustawy o rachunkowości, z których wnikał obowiązek ujmowania w księgach rachunkowych okresu sprawozdawczego wszystkich operacji, które nastąpiły w tym okresie. Ewidencję środków trwałych należy prowadzić rzetelnie, tak aby zapisy w niej dokonane odzwierciedlały stan rzeczywisty, stosownie do obowiązku wynikającego z przepisów art.24 ust.2 ustawy o rachunkowości.
2. Dokonywano stopniowego umorzenia wartości niematerialnych i prawnych o wartości poniżej 3.500 zł, w sytuacji gdy w § 5 pkt e) zarządzenia w sprawie zakładowego planu kont określono, że jednorazowo przez spisanie w koszty w miesiącu przyjęcia do używania umarza się wartości niematerialne i prawne o wartości nie przekraczającej 3.500 zł. Zgodnie z art.16d ust.1 ustawy z dnia 15 lutego 1902 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 54, poz. 654 z późn. zm.) - podatnicy mogą nie dokonywać odpisów amortyzacyjnych, m.in., od wartości niematerialnych i prawnych, których wartość początkowa nie przekracza 3.500 zł. Wydatki poniesione na ich nabycie stanowią wówczas koszty uzyskania przychodów w miesiącu oddania ich do używania.
W zakresie innych ustaleń
Kontrolujący stwierdzili, że Miasto i Gmina Koluszki jest właścicielem nieruchomości, oznaczonej numerem działki 147/1, położonej w miejscowości Długie. Użytkownikiem nieruchomości jest Kółko Rolnicze w Długim, na podstawie decyzji Prezydium Powiatowej Rady Narodowej z dnia 11 stycznia 1971 roku. Z tytułu użytkowania nieruchomości Kółko Rolnicze nie uiszczało opłat na rzecz Miasta i Gminy Koluszki. Zgodnie z wyjaśnieniami pracowników kontrolowanej jednostki wynikało to z faktu, że ww. decyzją z 1971 roku ustanowiono na rzecz Kółka Rolniczego prawo użytkowania nieodpłatnie. W związku z powyższym należy wskazać, że przepisy w oparciu, o które ustanowiono nieodpłatnie prawo użytkowania działki zostały uchylone przez przepisy ustawy z dnia 29 kwietnia 1985 roku o gospodarce gruntami i wywłaszczaniu nieruchomości (Dz. U. nr 22, poz. 99). Przepisy wskazanej ustawy nie dawały możliwości nie ustalenia opłat za użytkowanie nieruchomości. Opłata powinna zostać ustalona - jako opłata roczna - przez terenowy organ administracji państwowej (art.47 ustawy). Przepisy w zakresie opłat za użytkowanie nieruchomości weszły w życie z dniem 1 stycznia 1986 roku. Istotne zmiany w zakresie gospodarowania nieruchomościami przyniosła reforma samorządowa przeprowadzona w 1990 roku. Zgodnie z art.2 ust.4 ustawy z dnia 29 września 1990 roku o zmianie ustawy o gospodarce gruntami i wywłaszczaniu nieruchomości (Dz. U. nr 79, poz. 464) - w brzmieniu nadanym przez art.1 pkt 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku zmieniającej ustawę o zmianie ustawy o gospodarce gruntami i wywłaszczaniu nieruchomości (Dz. U. nr 91, poz. 455) - grunty stanowiące własność Skarbu Państwa lub własność gminy będące w dniu 5 grudnia 1990 roku w użytkowaniu osób prawnych lub jednostek organizacyjnych nie posiadających osobowości prawnej pozostają nadal w użytkowaniu tych osób i jednostek, w odniesieniu do nich stosuje się przepisy dotyczące zarządu. Ustawa o gospodarce gruntami i wywłaszczaniu nieruchomości, w kształcie nadanym wskazanymi przepisami, utrzymała odpłatny charakter użytkowania. Obecnie obowiązująca ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami nie wprowadziła w omawianym zakresie istotnych zmian. Stosownie do art.210 ust.3 ustawy - do użytkowania ustanowionego w drodze decyzji przed dniem 1 stycznia 1998 roku stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące trwałego zarządu. Regulacja dotycząca trwałego zarządu przewiduje, że nie pobiera się opłat rocznych za nieruchomości oddane w trwały zarząd pod drogi publiczne, parki, zieleńce, ogrody botaniczne, ogrody zoologiczne, parki narodowe oraz rezerwaty przyrody (artr.83 ust.3 ustawy), co nie obejmuje analizowanego stanu faktycznego. Wobec powyższego należy stwierdzić, że obowiązek podjęcia czynności mających na celu ustalenie rocznej opłaty z tytułu użytkowania gruntu powstał już w 1986 roku, a poszczególne zobowiązane organy opłaty tej nie ustaliły, co naruszało obowiązujące - wyżej wskazane - przepisy prawa.
Zawiadamiając o powyższych nieprawidłowościach proszę Pana Burmistrza o podjęcie działań mających na celu ich usunięcie oraz zapobieżenie ich występowaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Zaprzestać udzielania zabezpieczenia spłaty zaciągniętej pożyczki w formie pełnomocnictwa do dysponowania rachunkiem bankowym jednostki samorządowej.
2. Zbiorcze dowody księgowe sporządzać w sposób określony w art.20 ust.3 ustawy o rachunkowości, który stanowi, że podstawą zapisów w księgach rachunkowych mogą być sporządzane przez jednostkę dowody zbiorcze, służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione.
3. Sporządzać i załączać do raportów kasowych dowody wewnętrzne zastępujące przechowywane w odrębnych zbiorach dokumenty źródłowe, stosownie do przepisów art.20 ust.2 pkt 3 ustawy o rachunkowości.
4. Przestrzegać art.20 ust.1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym - do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić w postaci zapisu każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.
5. Dostosować obowiązujące w jednostce unormowania wewnętrzne zawarte w instrukcji kasowej do zdarzeń faktycznie występujących w jednostce w związku z gotówkowymi wpłatami wadium. Operacje dotyczące wpłaty wadium do kasy ujmować w księgach rachunkowych.
6. W celu udokumentowania przyjęcia gotówki z banku do kasy sporządzać dowód KP - kasa przyjmie, stosownie do uregulowań wewnętrznych zawartych w instrukcji kasowej.
7. W sprawozdaniu budżetowym RB-PDP nie wykazywać kwot umorzonych odsetek od zaległości podatkowych.
8. W sytuacji braku złożenia przez podatników podatku od nieruchomości i podatku od środków transportowych deklaracji podatkowych, w terminach wynikających z przepisów ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych, stosować art.274a § 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym - organ podatkowy może zażądać złożenia wyjaśnień w sprawie przyczyn nie złożenia deklaracji lub wezwać do jej złożenia, jeżeli deklaracja nie została złożona mimo takiego obowiązku.
9. Od nieterminowo wnoszonych rat podatków pobierać należne odsetki za zwłokę. W przypadku, jeżeli wpłata podatnika nie obejmuje kwoty należności głównej i odsetek, dokonywać proporcjonalnego rozliczenia wpłaconej kwoty na poczet zaległości głównej i odsetek, stosownie do przepisów art.55 § 2 ustawy Ordynacja podatkowa.
10. Podjąć czynności w celu prawidłowego ustalenia wymiaru podatku od nieruchomości w stosunku do podatnika nr konta 2621.
11. Prawidłowo określać okres, na jaki przysługuje ulga żołnierska w podatku rolnym, zgodnie z art.13a ust.3 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym.
12. Wydając decyzje w sprawie umorzenia zaległości podatkowej określać także kwotę umorzonych odsetek.
13. Na składanych w Urzędzie deklaracjach podatkowych zamieszczać datę wpływu, stosownie do przepisów § 6 ust.11 instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych, stanowiącej załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych.
14. Zaprzestać pobierania opłaty skarbowej od podań i załączników do podań w sprawie umorzenia zaległości podatkowych, które są z tej opłaty zwolnione na podstawie pkt 14 załącznika (rubryka zwolnienia) do ustawy z dnia 9 września 2000 roku o opłacie skarbowej.
15. Na podaniach zwolnionych od uiszczenia opłaty skarbowej zamieszczać adnotację ze wskazaniem podstawy prawnej zwolnienia.
16. Podejmować czynności zmierzające do wszczęcia postępowania egzekucyjnego w stosunku do podatników posiadających zaległości podatkowe, nie dopuszczając do przedawnienia należności podatkowych, stosownie do przepisów ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
17. Podejmując czynności zmierzające do wszczęcia postępowania egzekucyjnego w stosunku do podatników zalegających z uiszczeniem zobowiązań podatkowych z tytułu podatku od nieruchomości od osób prawnych rozważyć możliwość wystąpienia do właściwego sądu z wnioskiem o wpisanie przysługującej gminie z mocy prawa hipoteki przymusowej z tytułu zaległości podatkowych, stosownie do przepisów art. 35 § 3 Ordynacji podatkowej.
18. Operacje gospodarcze związane z nabyciem środków trwałych wprowadzać na bieżąco do ksiąg rachunkowych, stosownie do wymogów wynikających z art.20 ust.1 ustawy o rachunkowości.
19. Przestrzegać unormowań wewnętrznych określonych w zakładowym planie kont w zakresie dokonywania odpisów umorzeniowych od wartości niematerialnych i prawnych.
20. Przestrzegać art.41 ust.1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami, zgodnie z którym - osobę ustaloną jako nabywca nieruchomości należy powiadomić o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży lub oddania w użytkowanie wieczyste nieruchomości, najpóźniej w ciągu 21 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu; wyznaczony termin zawarcia umowy nie może być krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia.
21. W przypadku organizowania rokowań na sprzedaż nieruchomości, egzekwować od zgłaszających się osób, by składały oświadczenie, że zapoznały się z warunkami rokowań i przyjmują te warunki bez zastrzeżeń, zgodnie z § 26 ust.2 pkt 3 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 roku w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości.
22. W przypadku oddawania lokali użytkowych w najem sporządzać wykaz nieruchomości przeznaczonych do oddania w najem, zgodnie z art.35 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
23. Dotacji na rzecz organizacji pozarządowych na zadania z zakresu upowszechniania kultury fizycznej i sportu udzielać zgodnie z przepisami ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.
24. Specyfikacje istotnych warunków zamówienia sporządzać zgodnie z wymogami określonymi w art.36 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych.
25. W postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego, których wartość przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 60.000 EURO, żądać przedłożenia przez wykonawców dokumentów potwierdzających posiadanie stosownych uprawnień do wykonywania określonych czynności lub działalności, jeżeli przepisy wymagają posiadania takich uprawnień, zgodnie z art.26 ust.1 w zw. z art.22 ust.1 pkt 1 ww. ustawy.
26. Dokumentację kadrową prowadzić zgodnie z unormowaniami zawartymi w przepisach rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.
27. Podjąć czynności w celu ustalenia opłaty rocznej dla nieruchomości będącej w użytkowaniu Kółka Rolniczego w Długim.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art.9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Burmistrza o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że zgodnie z art.9 ust.4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby.
Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
- Przewodniczący Rady Miejskiej w Koluszkach
- Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Miejskiej w Koluszkach
- aa.
Wystąpienie pokontrolne podpisała dr Jadwiga Chwiałkowska – Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.
PRZYPISY
[1] Zasady publikacji aktów prawa miejscowego określa ustawa z dnia 20 lipca 2000 roku o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych - Dz. U. nr 62, poz. 718 z późn. zm. Prawidłowe ogłoszenie jest warunkiem wejścia w życie przepisów prawa miejscowego.
Łódź, dnia 29 lipca 2005 roku
Pan
SŁAWOMIR WOCHNA
Burmistrz Miasta Koluszki
WK - 602/42/2005
Na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 roku, Dz. U. nr 55 poz. 577 z późn. zm.) zawiadamiam, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Mieście i Gminie Koluszki. Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości i uchybienia wynikały, przede wszystkim, z niedostatecznej znajomości przepisów, ich wadliwej interpretacji, niedostatecznego nadzoru ze strony kierownictwa oraz niewystarczającego działania procedur kontroli finansowej, ustalonych przez kierownika jednostki. Wykazane uchybienia i nieprawidłowości dotyczyły, w szczególności:W zakresie ustaleń ogólnych
1. Rada Miejska nie określiła formy organizacyjno-prawnej dla następujących jednostek oświaty: Szkoła Podstawowa nr 1 w Koluszkach, Szkoła Podstawowa nr 2 w Koluszkach, Szkoła Podstawowa w Długiem, Szkoła Podstawowa w Gałkowie Dużym, Szkoła Podstawowa w Redzeniu i Gimnazjum w Gałkowie Dużym. Forma organizacyjno-prawna powinna zostać określona przez Radę Miejską na podstawie art.18 ust.2 pkt 9 lit. "h" ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz.1591 z późn. zm.). Stosownie do postanowień wynikających z art.79 ust.1 ustawy z dnia 7 września 1991 roku o systemie oświaty (tekst jednolity z 2004 r., Dz. U. nr 256, poz. 2572 z późn. zm.) – szkoły mogą być prowadzone zarówno w formie zakładów budżetowych, jak i jednostek budżetowych.
2. Rada Miejska nie podjęła stosownej uchwały w sprawie utworzenia Miejskiej Biblioteki Publicznej w Koluszkach (Biblioteka zaczęła funkcjonować w 1997 roku). Z przepisów art.18 ust.2 pkt 9 lit. "h" ustawy o samorządzie gminnym wynikało, że tworzenie gminnych jednostek organizacyjnych należy do wyłącznej kompetencji rady gminy. Obowiązek wydania aktu o utworzeniu instytucji kultury wynikał także z przepisów art.11 i art.13 ust.1 ustawy z dnia 25 października 1991 roku o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 13, poz.123 z późn. zm.).
W zakresie zaciągania pożyczek i kredytów
Kontrolujący stwierdzili przypadki ustalania jako formy zabezpieczenia zaciągniętych w 2003 roku pożyczek, z Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, pełnomocnictwa do dysponowania rachunkiem bankowym Gminy. Burmistrz Miasta Koluszki udzielając zabezpieczenia spłaty pożyczki w formie pełnomocnictwa do dysponowania środkami na rachunku bankowym jednostki samorządu terytorialnego naruszył przepisy art.92 w zw. z art.129 ust.1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148 z późn. zm.) oraz art.30 i art.46 ust.1 ustawy o samorządzie gminnym, z których wynikało, że dysponentem środków publicznych na rachunku bankowym jednostki samorządu terytorialnego może być wyłącznie organ wykonawczy tej jednostki, wykonujący określone w uchwale budżetowej zadania, przy zachowaniu zasad wykonywania budżetu wynikających z art.92 ustawy o finansach publicznych.
Osobą odpowiedzialną za stwierdzone nieprawidłowości jest Burmistrz Miasta Koluszki.
W zakresie ewidencji księgowej
1. Dokonywano zapisów księgowych na podstawie sporządzanych dowodów zbiorczych, nie spełniających wymogów określonych w art.20 ust.3 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz. 694 z późn. zm.), który stanowił, że podstawą zapisów w księgach rachunkowych mogą być sporządzane przez jednostkę dowody zbiorcze, służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione.
2. Stwierdzono przypadki nie ujmowania na kontach rozrachunkowych zobowiązań, wynikających z przedłożonych faktur, w okresie sprawozdawczym, w którym zdarzenia nastąpiły, mimo zapłaty tych faktur w następnych okresach sprawozdawczych. W wyniku powyższego nie wykazywano na koniec okresu sprawozdawczego rzeczywistego stanu rozliczeń finansowych, czym naruszono zasadę rzetelności ksiąg rachunkowych, określoną przepisami art.24 ust.1 i 2 ustawy o rachunkowości. Ponadto, zgodnie z art.20 ust.1 ww. ustawy - do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Zapłatę tych zobowiązań ujmowano bezpośrednio w koszty (konto 400 - koszty według rodzajów). Na podstawie dowodów będących podstawą zapisów księgowych dokonanych w dniach 1-15 stycznia 2004 roku ustalono, że na kontach rozrachunkowych i w kosztach działalności 2003 roku nie ujęto rachunków i faktur na kwotę 21.105,74 zł.
3. Stwierdzono przypadki nie przestrzegania w księgach rachunkowych budżetu, jak również Urzędu (jednostki budżetowej) obowiązku prowadzenia zapisów o zdarzeniach w porządku systematycznym, stosownie do wymogów wynikających z art.15 ust.1 ustawy o rachunkowości:
- w ewidencji księgowej operacje gospodarcze dotyczące zwrotu wydatków ujmowano: Wn 201 – rozrachunki z odbiorcami i dostawcami, ze znakiem minus, Ma 130-02 – rachunek bieżący jednostek budżetowych – wydatki ze znakiem minus. Należało ująć: Wn 130-02 - rachunek bieżący jednostek budżetowych – wydatki i Ma 201 - rozrachunki z odbiorcami i dostawcami;
- przekazanie z rachunku bankowego, na który mylnie dokonano wpłat pochodzących z opłat za dowody osobiste, środków na inny rachunek bankowy, ujmowano: Wn 130-01 - rachunek bieżący jednostek budżetowych – dochody, ze znakiem minus i Ma 750 - przychody i koszty finansowe, ze znakiem minus. Należało ująć: wpływ sum do wyjaśnienia - Wn 130-01 -rachunek bieżący jednostek budżetowych – dochody oraz Ma 240 - pozostałe rozrachunki; przekazanie opłat na właściwy rachunek bankowy - Wn 240 –pozostałe rozrachunki i Ma 130-01 - rachunek bieżący jednostek budżetowych – dochody; wpływ opłat na właściwy rachunek bankowy - Wn 139 - inne rachunki bankowe i Ma 240 - pozostałe rozrachunki - odpowiednie konto analityczne;
- zwrotu nadpłat, ujmowano: Wn 130-01 - rachunek bieżący jednostek budżetowych - dochody, ze znakiem minus i Ma 750 - przychody i koszty finansowe, ze znakiem minus. Należało ująć: Wn 750 - przychody i koszty finansowe oraz Ma 130-01 - rachunek bieżący jednostek budżetowych – dochody,
stosownie do zasad funkcjonowania kont określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153, poz.1752).
W trakcie kontroli RIO w Łodzi nieprawidłowości powyższe zostały wyeliminowane.
4. Ustalono, że w saldzie konta 030, odzwierciedlającego wartość posiadanych przez Miasto i Gminę akcji, ujęto koszty sporządzenia aktu notarialnego dotyczącego nabycia akcji oraz koszty wypisu aktu w wysokości 158,60 zł. Koszty te winny być ujęte na koncie 750 - przychody i koszty finansowe, stosownie do zasad funkcjonowania kont określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
W zakresie sprawozdawczości
W sprawozdaniach Rb-PDP roczne/półroczne sprawozdanie z wykonania podstawowych dochodów podatkowych gminy za okres od początku roku do dnia 30 czerwca 2003 roku i za 2003 rok wykazano w kolumnie dotyczącej skutków finansowych udzielonych ulg, odroczeń, umorzeń, zwolnień w podatku rolnym, podatku od nieruchomości i podatku od środków transportowych także kwoty umorzonych odsetek od zaległości podatkowych, które nie podlegają wykazaniu w tym sprawozdaniu.
W zakresie gospodarki kasowej i dokumentowania operacji kasowych
1. W wyniku kontroli kasy stwierdzono niezgodność pomiędzy stanem gotówki w kasie a stanem wykazanym w ostatnim raporcie kasowym. Kontrolującym przedłożono ostatni raport kasowy nr 17/2005 sporządzony w dniu 13 kwietnia 2005 roku. W ww. raporcie wykazano stan gotówki – 0 zł, natomiast stan gotówki w kasie wynosił 563,74 zł. Ustalono, że niezgodność wynikała z ujęcia w raporcie kasowym wydatków, które faktycznie nie zostały zrealizowane. W raporcie ujęto niewypłacone kwoty z tytułu:
- ekwiwalentu pieniężnego przysługującego pracownikom za pranie i naprawę odzieży roboczej za I kwartał 2005 roku w kwocie 36 zł (dowód nr 17/12/05),
- wynagrodzenie z tytułu umowy zlecenia zawartej z Panią Barbarą Świderek w kwocie 239,13 zł (dowód nr 17/11/05),
- dodatek mieszkaniowy w kwocie 42,12 zł (dowód nr 16/41/05),
- dodatek mieszkaniowy w kwocie 72,59 zł (dowód nr 16/39/05),
- dodatek mieszkaniowy w kwocie 63,31 zł (dowód nr 16/38/05),
- dodatek mieszkaniowy w kwocie 96,16 zł (dowód nr 16/35/05),
- dodatek mieszkaniowy w kwocie 14,43 zł (dowód nr 16/40/05).
W toku kontroli RIO w Łodzi wyżej opisana nieprawidłowość została wyeliminowana. Podjęta czekiem, a nie wydatkowana gotówka, jest zwracana w dniu podjęcia do banku.
2. Podczas kontroli realizacji dochodów z tytułu oddania nieruchomości w użytkowanie wieczyste stwierdzono nieprawidłowość polegającą na braku ewidencji w księgach rachunkowych (konto 101 – kasa) operacji gospodarczej dotyczącej wpłaty wadium. Ustalono, że do udokumentowania wpłaty wadium sporządzano dowód wpłaty KP, nie ujmując operacji w raporcie kasowym. Z wyjaśnienia inspektor Barbary Ratajskiej – prowadzącej obsługę kasy – wynikało, że wpłacane w gotówce wadium przyjmowane było na dowód KP i przechowywano je w kasie Urzędu. Wadium oferenta, który wygrał przetarg przekazywano do banku, natomiast wadium pozostałych uczestników przetargu zwracano, bez sporządzenia jakiegokolwiek dowodu stwierdzającego wypłatę gotówki. Opisany sposób postępowania naruszał zasady gospodarki kasowej określone w pkt IV Instrukcji kasowej, zgodnie z którymi „...w kasie Urzędu przechowywana jest wyłącznie gotówka podjęta z rachunku bankowego za pośrednictwem czeku, na pokrycie określonych rodzajowo wydatków” oraz art.20 ust.1 ustawy o rachunkowości, który stanowił, że do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.
3. Nie sporządzano i nie załączano do raportów kasowych dowodów wewnętrznych zastępujących przechowywane w odrębnych zbiorach dokumenty źródłowe dotyczące wypłaty wynagrodzeń, stosownie do art.20 ust.2 pkt 3 ustawy o rachunkowości.
4. W celu udokumentowania przyjęcia gotówki z banku do kasy sporządzano „polecenia księgowania”, co było niezgodne z uregulowaniami wewnętrznymi zawartymi w dziale VII instrukcji kasowej, w której określono, że zastępcze dowody kasowe występują jako dowody KP – „kasa przyjmie” i KW – „kasa wypłaci”.
Osobami odpowiedzialnymi za stwierdzone nieprawidłowości są Skarbnik Miasta i Gminy oraz inspektor obsługujący kasę.
W zakresie realizacji dochodów z tytułu podatków i opłat
1. Stwierdzono przypadki nieterminowego składania przez podatników deklaracji podatkowych w zakresie podatku od nieruchomości oraz podatku od środków transportowych. Terminy składania deklaracji podatkowych przez osoby prawne wynikają z postanowień: art. 6 ust.9 pkt 1 oraz art.9 ust.6 pkt 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U nr 9 poz. 84 z późn. zm.). Zgodnie z powołanymi unormowaniami deklaracje podatkowe w zakresie podatku od nieruchomości winny być złożone do dnia 15 stycznia każdego roku podatkowego, bądź w terminie 14 dni od dnia zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie obowiązku podatkowego, natomiast w zakresie podatku od środków transportowych do dnia 15 lutego roku podatkowego, bądź w terminie 14 dni od dnia zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie obowiązku podatkowego.
2. Stwierdzono przypadki dokonywania przez podatników nieterminowych wpłat rat podatków bez należnych odsetek. Organ podatkowy nie dokonywał rozliczenia wpłaconej kwoty na poczet zaległości głównej i odsetek, co było wymagane przez art.55 § 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (tekst jednolity z 2005 r., Dz. U. nr 8, poz.60), które stanowił, że jeżeli dokonana przez podatnika wpłata nie pokrywa kwoty zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę – wpłatę tę należy zaliczać proporcjonalnie na poczet kwoty zaległości podatkowej oraz kwoty odsetek za zwłokę, w stosunku w jakim w dniu wpłaty pozostaje kwota zaległości podatkowej do kwoty odsetek za zwłokę.
3. Kontrolując prawidłowość wymiaru podatku rolnego i podatku od nieruchomości ustalono, że podatnikowi o numerze konta 2621 nieprawidłowo ustalono podatek od nieruchomości na 2004 rok, w wyniku przyjęcia do podstawy opodatkowania gruntów o powierzchni 1.000 m2 - jako pozostałych gruntów, w sytuacji, gdy grunty te zostały sklasyfikowane w ewidencji gruntów jako użytki rolne klasy V i w związku z tym na podstawie art.1 w zw. z art.12 ust.1 pkt 1 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity z 1993 r., Dz. U. nr 94, poz. 431 z późn. zm.) objęte były tym podatkiem, podlegając jednocześnie ustawowemu zwolnieniu z podatku. W wyniku tej nieprawidłowości podatnikowi zawyżono roczny wymiar podatku o 120 zł.
4. Udzielając ulgi żołnierskiej w podatku rolnym, nieprawidłowo ustalono okres jej obowiązywania. Podatnik zwrócił się z wnioskiem z dnia 20 lipca 2004 roku do Burmistrza Miasta o udzielenie ulgi żołnierskiej w podatku rolnym, z tytułu odbywania przez syna zasadniczej służby wojskowej. Do wniosku załączył zaświadczenie z jednostki wojskowej z dnia 21 listopada 2003 roku, w którym określono termin odbywania służby wojskowej od dnia 3 września 2003 do dnia 25 sierpnia 2004 roku. Organ podatkowy decyzją nr Nw.348/2004 z dnia 26 lipca 2004 roku przyznał ulgę żołnierską w podatku rolnym w wysokości 40%, w okresie od dnia 3 września 2003 roku do dnia 25 sierpnia 2004 roku. Powyższym naruszył art.13a ust.3 ustawy o podatku rolnym, zgodnie z którym - ulga przysługuje za okres od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym podatnik lub członek jego rodziny został powołany do odbycia służby wojskowej, do końca miesiąca, w którym nastąpiło zwolnienie z tej służby.
5. Stwierdzono przypadki nie przestrzegania przepisów ustawy Ordynacja podatkowa przy wydawaniu decyzji w sprawie udzielenia ulg w zapłacie podatku, poprzez:
- w decyzji nr 288/03 nie określono kwoty umorzonych odsetek za zwłokę, przez co naruszono przepisy art.67 § 2 w zw. z art.210 § 1 pkt 5 ww. ustawy, zgodnie z którymi umorzenie zaległości podatkowej powoduje również umorzenie odsetek za zwłokę w całości lub w takiej części, w jakiej została umorzona zaległość podatkowa, a rozstrzygnięcie w tej sprawie winno być zawarte w decyzji,
- decyzję nr 4/03 wydano bez zebrania materiału dowodowego, pozwalającego na ocenę stanu faktycznego w kontekście istnienia lub nie przesłanek udzielenia ulgi w zapłacie podatku, zgodnie z wymogami wynikającymi z art.122 i z art.187 § 1 ww. ustawy. Organ podatkowy, każdorazowo przy rozpatrywaniu wniosków o udzielenie ulg w zapłacie podatków – w tym dotyczących odroczenia terminu płatności podatku – winien przeprowadzić wnikliwe postępowanie wyjaśniające, mające na celu ustalenie okoliczności faktycznych mających wpływ na załatwienie sprawy oraz ustalenie czy istnieje ważny interes społeczny lub interes podatnika uzasadniający uwzględnienie wniosku podatnika (art. 48 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa).
6. Stwierdzono przypadki nie zamieszczania daty wpływu na deklaracjach na podatek od środków transportowych na 2003 rok, co naruszało § 6 ust.11 instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych, stanowiącej załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. nr 112, poz. 1319 z późn. zm.).
7. Stwierdzono przypadek nie złożenia przez podatnika podatku od środków transportowych deklaracji korygującej w związku ze zbyciem i wyrejestrowaniem środka transportowego (w dniu 4 lutego 2003 roku). Podatnik nie wpłacił należnego podatku za dwa miesiące 2003 roku, przez co nie wypełnił obowiązku wynikającego z art.9 ust. 6 pkt 2 oraz art.9 ust.3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, zgodnie z którymi to przepisami podatnicy zobowiązani są odpowiednio skorygować deklaracje w razie zaistnienia okoliczności mających wpływ na powstanie lub wygaśnięcie obowiązku podatkowego, lub zmianę miejsca zamieszkania, lub siedziby - w terminie 14 dni od dnia zaistnienia tych okoliczności. W przypadku zmiany właściciela środka transportowego zarejestrowanego, obowiązek podatkowy ciąży na poprzednim właścicielu do końca miesiąca, w którym nastąpiło przeniesienie własności.
8. Pobierano opłatę skarbową od podań i załączników dotyczących umorzenia zaległości podatkowych. Podania i załączniki do podań w sprawach umorzenia należności, do których mają zastosowanie przepisy ustawy Ordynacja podatkowa objęte są zwolnieniem w zakresie opłaty skarbowej, zgodnie z punktem 14 załącznika do ustawy z dnia 9 września 2000 roku o opłacie skarbowej (tekst jednolity z 2004 r., Dz. U. nr 253, poz. 2532 z późn. zm.).
9. Nie zamieszczano na podaniach, od których nie pobrano opłaty skarbowej, adnotacji wskazującej na podstawę prawną zwolnienia, zgodnie z wymogiem wynikającym z § 9 ust.1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 grudnia 2000 roku w sprawie sposobu pobierania, zapłaty i zwrotu opłaty skarbowej oraz sposobów prowadzenia rejestrów tej opłaty (Dz. U. nr 110, poz.1176 z późn. zm.). Stosownie do powołanego unormowania - jeżeli podanie, czynność urzędowa, zaświadczenie lub zezwolenie nie podlega opłacie skarbowej lub jest od niej zwolnione, należy na podaniu albo na protokole stwierdzającym wniesienie podania, albo na wydruku komputerowym podania wniesionego za pomocą poczty elektronicznej, albo na dokumencie wydanym w wyniku dokonania czynności urzędowej, albo na zezwoleniu, albo zaświadczeniu zamieścić adnotację ze wskazaniem podstawy prawnej wyłączenia lub zwolnienia.
10. Podejmując czynności zmierzające do wszczęcia postępowania egzekucyjnego w stosunku do podatników zalegających z uiszczeniem zobowiązań podatkowych z tytułu podatku od nieruchomości od osób prawnych, nie występowano do właściwego sądu z wnioskiem o wpisanie przysługującej gminie z mocy prawa hipoteki przymusowej z tytułu zaległości podatkowych, stosownie do przepisów art.35 § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, mając na uwadze, że zabezpieczone hipoteką należności gminy nie ulegają przedawnieniu – art.70 § 8 ustawy Ordynacja podatkowa.
11. Stwierdzono przypadki nie wystawiania tytułów wykonawczych na zaległości podatkowe w łącznym zobowiązaniu pieniężnym i w podatku od środków transportowych, co stanowiło naruszenie przepisów art.15 § 1 ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 110, poz.968 z późn. zm.) oraz § 5 ust.1, § 6 ust.1 i § 7 ust.4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137, poz.1541 z późn. zm.). Z przytoczonych przepisów wynikał obowiązek prowadzenia systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązań pieniężnych. W przypadku zwłoki w zapłacie zobowiązania podatkowego należy przesłać dłużnikowi upomnienie, a po bezskutecznym upływie wyznaczonego w upomnieniu terminu płatności, należy wystawiać tytuły wykonawcze i kierować je do właściwego miejscowo urzędu skarbowego systematycznie i bez zwłoki.
Odpowiedzialność za nieprawidłowości związane z realizacją dochodów podatkowych ponosi Burmistrz Miasta i Gminy, działający jako organ podatkowy I instancji oraz pracownicy Urzędu zgodnie z zakresami obowiązków, szczegółowo wskazanymi w protokole kontroli.
W zakresie wydatków osobowych
1. Stwierdzono przypadki prowadzenia akt osobowych z naruszeniem przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. nr 62 poz.286 z późn. zm.).
2. Stwierdzono brak aktualizacji zakresów czynności pracowników w związku ze zmianą struktury organizacyjnej Urzędu Miejskiego w Koluszkach.
W zakresie dochodów z majątku
1. W zakresie sprzedaży działki nr 210/6, położonej w miejscowości Regny, w trybie rokowań, w 2004 roku.
W odniesieniu do rokowań na sprzedaż działki nr 210/6 stwierdzono, że organizator rokowań przyjął zgłoszenie od uczestnika, w którym brak było oświadczenia, że zgłaszający zapoznał się z warunkami rokowań i przyjmuje te warunki bez zastrzeżeń, zgodnie z wymogami określonymi w § 26 ust.2 pkt 3 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 roku w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. nr 207, poz.2108). Zgodnie z cytowanym wyżej przepisem - zgłoszenie udziału w rokowaniach powinno zawierać, m.in. oświadczenie, że zgłaszający zapoznał się z warunkami rokowań i przyjmuje te warunki bez zastrzeżeń. Natomiast zgodnie z § 28 ust.4 pkt 3 ww. rozporządzenia - komisja przeprowadzająca rokowania odmawia udziału w ustnej części rokowań osobom, których zgłoszenia nie zawierają danych wymienionych w § 26 ust.2.
2. W zakresie sprzedaży działki nr 227/398, położonej we wsi Borowo, w trybie przetargu ustnego nieograniczonego, w 2003 roku.
Stwierdzono, że w przypadku sprzedaży nieruchomości nabywca nieruchomości nie został powiadomiony o miejscu i terminie zawarcia umowy, co było wymagane przez art.41 ust.1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2004 r., Dz. U. nr 261, poz.2603 z późn. zm.). Wskazany przepis stanowił, że organizator przetargu jest obowiązany zawiadomić osobę ustaloną jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży lub oddania w użytkowanie wieczyste nieruchomości, najpóźniej w ciągu 21 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu; wyznaczony termin zawarcia umowy sprzedaży nie może być krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia.
3. W zakresie oddania w najem lokalu użytkowego położonego w Koluszkach przy ul. 3 Maja 5.
W przypadku oddania ww. lokalu w najem, organizator przetargu nie sporządził wykazu nieruchomości, o którym mowa w art.35 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Zgodnie z powołanym przepisem - właściwy organ sporządza i podaje do publicznej wiadomości wykaz nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, do oddania w użytkowanie wieczyste, użytkowanie, najem lub dzierżawę. Wykaz ten wywiesza się na okres 21 dni w siedzibie właściwego urzędu, a ponadto informację o wywieszeniu tego wykazu podaje się do publicznej wiadomości przez ogłoszenie w prasie lokalnej oraz w inny sposób zwyczajowo przyjęty w danej miejscowości.
W zakresie wydawania zezwoleń na zajęcie odcinka pasa drogowego
W przypadku wniosków w sprawie wydania zezwolenia na zajęcie odcinka pasa drogowego zarządca drogi opiniował przedmiotowe wnioski pozytywnie. W opiniach zarządca drogi nie określał warunków i terminów zajęcia pasa drogowego, co było wymagane przez § 3 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 24 stycznia 1986 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o drogach publicznych (Dz. U. nr 6, poz.33 z późn. zm. - obecnie nie obowiązujące).
W zakresie dotacji na realizację zadań powierzonych na podstawie umowy jednostkom spoza sektora finansów publicznych
Dotacja dla Koluszkowskiego Klubu Sportowego na 2004 rok
1. Dotacja dla Koluszkowskiego Klubu Sportowego na 2004 rok udzielona została na podstawie uchwały nr XXXII/11/01 Rady Miejskiej w Koluszkach z dnia 23 marca 2001 roku w sprawie trybu postępowania o udzielenie dotacji na cele publiczne podmiotom działającym na terenie Gminy Koluszki, sposobu jej rozliczania oraz sposobu kontroli wykonywania zleconego zadania (umowa z dnia 5 stycznia 2004 roku i umowa z dnia 10 maja 2005 roku). Przedmiotowa uchwała weszła w życie z dniem podjęcia, nie została, zatem, podjęta jako akt prawa miejscowego [1] . Natomiast, zgodnie z art.23 ust.1a ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku Przepisy wprowadzające ustawę o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. nr 96, poz.874 z późn. zm.) - do dnia 1 czerwca 2004 roku jednostki samorządu terytorialnego mogły zlecać realizację zadań publicznych w sferze określonej w art.4 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, w trybie określonym w uchwale, stanowiącej przepis prawa miejscowego, wydanej na podstawie art.118 ust.3 ustawy o finansach publicznych w brzmieniu obowiązującym przed dniem 1 stycznia 2004 roku. W związku z powyższym dotacja dla Koluszkowskiego Klubu Sportowego na 2004 rok powinna zostać udzielona na podstawie przepisów ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. nr 96, poz.873 z późn. zm.).
2. Ostateczne rozliczenie dotacji za 2004 rok Koluszkowski Klub Sportowy złożył w Urzędzie Miasta w Koluszkach w dniu 4.02.2005 roku. Rozliczenie zostało złożone po terminie określonym w § 8 umowy o udzielenie dotacji. Z § 8 zawartej umowy wynikało, że zleceniobiorca w terminie 30 dni od zakończenia realizacji zadania przedstawi zleceniodawcy szczegółowe rozliczenie pod względem rzeczowym i finansowym.
W zakresie realizacji inwestycji oraz stosowania procedur udzielania zamówień publicznych
W zakresie udzielenia zamówienia publicznego na realizację inwestycji pn. Budowa kanalizacji sanitarnej wraz z przyłączami w osiedlu „Warszawskie” w Koluszkach, przetarg nieograniczony – wartość powyżej 30.000 EURO, 2003 rok, stwierdzono:
1. Zamawiający w specyfikacji istotnych warunków zamówienia nie zawarł opisu kryteriów i sposobów dokonywania oceny spełniania warunków wymaganych od dostawców i wykonawców, co było wymagane przez art.35 ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz.664 z późn. zm.). Zgodnie z ww. przepisem specyfikacja istotnych warunków zamówienia powinna zawierać opis kryteriów i sposobów dokonywania oceny spełniania warunków wymaganych od dostawców i wykonawców.
2. Zamawiający w pkt 5 ppkt 5 specyfikacji istotnych warunków zamówienia zawarł zapis mówiący o konieczności złożenia przez wykonawców informacji zawierającej wykaz osób i podmiotów, które będą wykonywać zamówienie lub uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia wraz z danymi na temat ich kwalifikacji niezbędnych do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nich czynności. Zamawiający nie żądał od wykonawców dokumentów stwierdzających, że osoby, które będą wykonywać zamówienie posiadają wymagane uprawnienia. Powyższe stanowiło naruszenie art.22 ust.4 ww. ustawy w zw. z § 1 ust.1 pkt 4 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 24 czerwca 2002 roku w sprawie dokumentów, jakich zamawiający może żądać od dostawcy lub wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków uprawniających do udziału w postępowaniu o zamówienie publiczne (Dz. U. nr 91, poz.817).
Zgodnie z art.12 ust.2 i ust.7 ustawy z dnia 7 lipca 1994 roku Prawo budowlane (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 207, poz. 2016 z późn. zm.), podstawą do wykonywania samodzielnych funkcji technicznych w budownictwie są uprawnienia budowlane oraz wpis na listę członków właściwej izby samorządu zawodowego.
W zakresie udzielenia zamówienia publicznego na bieżące utrzymanie dróg na terenie Gminy Koluszki, przetarg nieograniczony – wartość powyżej 60.000 EURO, 2004 rok stwierdzono:
Zamawiający w specyfikacji istotnych warunków zamówienia nie żądał wskazania przez wykonawcę w ofercie części zamówienia, której wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom, co było wymagane przez art.36 ust.3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz.177 z późn. zm.). Zgodnie z powołanym przepisem - zamawiający żąda wskazania przez wykonawcę w ofercie części zamówienia, której wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom.
W zakresie ewidencji majątku gminy
1. Stwierdzono przypadki nie ujmowania na bieżąco w księgach rachunkowych operacji związanych z nabyciem lub przyjęciem z inwestycji środków trwałych, co stanowiło naruszenie przepisów art.20 ust.1 ustawy o rachunkowości, z których wnikał obowiązek ujmowania w księgach rachunkowych okresu sprawozdawczego wszystkich operacji, które nastąpiły w tym okresie. Ewidencję środków trwałych należy prowadzić rzetelnie, tak aby zapisy w niej dokonane odzwierciedlały stan rzeczywisty, stosownie do obowiązku wynikającego z przepisów art.24 ust.2 ustawy o rachunkowości.
2. Dokonywano stopniowego umorzenia wartości niematerialnych i prawnych o wartości poniżej 3.500 zł, w sytuacji gdy w § 5 pkt e) zarządzenia w sprawie zakładowego planu kont określono, że jednorazowo przez spisanie w koszty w miesiącu przyjęcia do używania umarza się wartości niematerialne i prawne o wartości nie przekraczającej 3.500 zł. Zgodnie z art.16d ust.1 ustawy z dnia 15 lutego 1902 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 54, poz. 654 z późn. zm.) - podatnicy mogą nie dokonywać odpisów amortyzacyjnych, m.in., od wartości niematerialnych i prawnych, których wartość początkowa nie przekracza 3.500 zł. Wydatki poniesione na ich nabycie stanowią wówczas koszty uzyskania przychodów w miesiącu oddania ich do używania.
W zakresie innych ustaleń
Kontrolujący stwierdzili, że Miasto i Gmina Koluszki jest właścicielem nieruchomości, oznaczonej numerem działki 147/1, położonej w miejscowości Długie. Użytkownikiem nieruchomości jest Kółko Rolnicze w Długim, na podstawie decyzji Prezydium Powiatowej Rady Narodowej z dnia 11 stycznia 1971 roku. Z tytułu użytkowania nieruchomości Kółko Rolnicze nie uiszczało opłat na rzecz Miasta i Gminy Koluszki. Zgodnie z wyjaśnieniami pracowników kontrolowanej jednostki wynikało to z faktu, że ww. decyzją z 1971 roku ustanowiono na rzecz Kółka Rolniczego prawo użytkowania nieodpłatnie. W związku z powyższym należy wskazać, że przepisy w oparciu, o które ustanowiono nieodpłatnie prawo użytkowania działki zostały uchylone przez przepisy ustawy z dnia 29 kwietnia 1985 roku o gospodarce gruntami i wywłaszczaniu nieruchomości (Dz. U. nr 22, poz. 99). Przepisy wskazanej ustawy nie dawały możliwości nie ustalenia opłat za użytkowanie nieruchomości. Opłata powinna zostać ustalona - jako opłata roczna - przez terenowy organ administracji państwowej (art.47 ustawy). Przepisy w zakresie opłat za użytkowanie nieruchomości weszły w życie z dniem 1 stycznia 1986 roku. Istotne zmiany w zakresie gospodarowania nieruchomościami przyniosła reforma samorządowa przeprowadzona w 1990 roku. Zgodnie z art.2 ust.4 ustawy z dnia 29 września 1990 roku o zmianie ustawy o gospodarce gruntami i wywłaszczaniu nieruchomości (Dz. U. nr 79, poz. 464) - w brzmieniu nadanym przez art.1 pkt 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku zmieniającej ustawę o zmianie ustawy o gospodarce gruntami i wywłaszczaniu nieruchomości (Dz. U. nr 91, poz. 455) - grunty stanowiące własność Skarbu Państwa lub własność gminy będące w dniu 5 grudnia 1990 roku w użytkowaniu osób prawnych lub jednostek organizacyjnych nie posiadających osobowości prawnej pozostają nadal w użytkowaniu tych osób i jednostek, w odniesieniu do nich stosuje się przepisy dotyczące zarządu. Ustawa o gospodarce gruntami i wywłaszczaniu nieruchomości, w kształcie nadanym wskazanymi przepisami, utrzymała odpłatny charakter użytkowania. Obecnie obowiązująca ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami nie wprowadziła w omawianym zakresie istotnych zmian. Stosownie do art.210 ust.3 ustawy - do użytkowania ustanowionego w drodze decyzji przed dniem 1 stycznia 1998 roku stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące trwałego zarządu. Regulacja dotycząca trwałego zarządu przewiduje, że nie pobiera się opłat rocznych za nieruchomości oddane w trwały zarząd pod drogi publiczne, parki, zieleńce, ogrody botaniczne, ogrody zoologiczne, parki narodowe oraz rezerwaty przyrody (artr.83 ust.3 ustawy), co nie obejmuje analizowanego stanu faktycznego. Wobec powyższego należy stwierdzić, że obowiązek podjęcia czynności mających na celu ustalenie rocznej opłaty z tytułu użytkowania gruntu powstał już w 1986 roku, a poszczególne zobowiązane organy opłaty tej nie ustaliły, co naruszało obowiązujące - wyżej wskazane - przepisy prawa.
Zawiadamiając o powyższych nieprawidłowościach proszę Pana Burmistrza o podjęcie działań mających na celu ich usunięcie oraz zapobieżenie ich występowaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Zaprzestać udzielania zabezpieczenia spłaty zaciągniętej pożyczki w formie pełnomocnictwa do dysponowania rachunkiem bankowym jednostki samorządowej.
2. Zbiorcze dowody księgowe sporządzać w sposób określony w art.20 ust.3 ustawy o rachunkowości, który stanowi, że podstawą zapisów w księgach rachunkowych mogą być sporządzane przez jednostkę dowody zbiorcze, służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione.
3. Sporządzać i załączać do raportów kasowych dowody wewnętrzne zastępujące przechowywane w odrębnych zbiorach dokumenty źródłowe, stosownie do przepisów art.20 ust.2 pkt 3 ustawy o rachunkowości.
4. Przestrzegać art.20 ust.1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym - do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić w postaci zapisu każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.
5. Dostosować obowiązujące w jednostce unormowania wewnętrzne zawarte w instrukcji kasowej do zdarzeń faktycznie występujących w jednostce w związku z gotówkowymi wpłatami wadium. Operacje dotyczące wpłaty wadium do kasy ujmować w księgach rachunkowych.
6. W celu udokumentowania przyjęcia gotówki z banku do kasy sporządzać dowód KP - kasa przyjmie, stosownie do uregulowań wewnętrznych zawartych w instrukcji kasowej.
7. W sprawozdaniu budżetowym RB-PDP nie wykazywać kwot umorzonych odsetek od zaległości podatkowych.
8. W sytuacji braku złożenia przez podatników podatku od nieruchomości i podatku od środków transportowych deklaracji podatkowych, w terminach wynikających z przepisów ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych, stosować art.274a § 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym - organ podatkowy może zażądać złożenia wyjaśnień w sprawie przyczyn nie złożenia deklaracji lub wezwać do jej złożenia, jeżeli deklaracja nie została złożona mimo takiego obowiązku.
9. Od nieterminowo wnoszonych rat podatków pobierać należne odsetki za zwłokę. W przypadku, jeżeli wpłata podatnika nie obejmuje kwoty należności głównej i odsetek, dokonywać proporcjonalnego rozliczenia wpłaconej kwoty na poczet zaległości głównej i odsetek, stosownie do przepisów art.55 § 2 ustawy Ordynacja podatkowa.
10. Podjąć czynności w celu prawidłowego ustalenia wymiaru podatku od nieruchomości w stosunku do podatnika nr konta 2621.
11. Prawidłowo określać okres, na jaki przysługuje ulga żołnierska w podatku rolnym, zgodnie z art.13a ust.3 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym.
12. Wydając decyzje w sprawie umorzenia zaległości podatkowej określać także kwotę umorzonych odsetek.
13. Na składanych w Urzędzie deklaracjach podatkowych zamieszczać datę wpływu, stosownie do przepisów § 6 ust.11 instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych, stanowiącej załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych.
14. Zaprzestać pobierania opłaty skarbowej od podań i załączników do podań w sprawie umorzenia zaległości podatkowych, które są z tej opłaty zwolnione na podstawie pkt 14 załącznika (rubryka zwolnienia) do ustawy z dnia 9 września 2000 roku o opłacie skarbowej.
15. Na podaniach zwolnionych od uiszczenia opłaty skarbowej zamieszczać adnotację ze wskazaniem podstawy prawnej zwolnienia.
16. Podejmować czynności zmierzające do wszczęcia postępowania egzekucyjnego w stosunku do podatników posiadających zaległości podatkowe, nie dopuszczając do przedawnienia należności podatkowych, stosownie do przepisów ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
17. Podejmując czynności zmierzające do wszczęcia postępowania egzekucyjnego w stosunku do podatników zalegających z uiszczeniem zobowiązań podatkowych z tytułu podatku od nieruchomości od osób prawnych rozważyć możliwość wystąpienia do właściwego sądu z wnioskiem o wpisanie przysługującej gminie z mocy prawa hipoteki przymusowej z tytułu zaległości podatkowych, stosownie do przepisów art. 35 § 3 Ordynacji podatkowej.
18. Operacje gospodarcze związane z nabyciem środków trwałych wprowadzać na bieżąco do ksiąg rachunkowych, stosownie do wymogów wynikających z art.20 ust.1 ustawy o rachunkowości.
19. Przestrzegać unormowań wewnętrznych określonych w zakładowym planie kont w zakresie dokonywania odpisów umorzeniowych od wartości niematerialnych i prawnych.
20. Przestrzegać art.41 ust.1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami, zgodnie z którym - osobę ustaloną jako nabywca nieruchomości należy powiadomić o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży lub oddania w użytkowanie wieczyste nieruchomości, najpóźniej w ciągu 21 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu; wyznaczony termin zawarcia umowy nie może być krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia.
21. W przypadku organizowania rokowań na sprzedaż nieruchomości, egzekwować od zgłaszających się osób, by składały oświadczenie, że zapoznały się z warunkami rokowań i przyjmują te warunki bez zastrzeżeń, zgodnie z § 26 ust.2 pkt 3 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 roku w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości.
22. W przypadku oddawania lokali użytkowych w najem sporządzać wykaz nieruchomości przeznaczonych do oddania w najem, zgodnie z art.35 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
23. Dotacji na rzecz organizacji pozarządowych na zadania z zakresu upowszechniania kultury fizycznej i sportu udzielać zgodnie z przepisami ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.
24. Specyfikacje istotnych warunków zamówienia sporządzać zgodnie z wymogami określonymi w art.36 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych.
25. W postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego, których wartość przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 60.000 EURO, żądać przedłożenia przez wykonawców dokumentów potwierdzających posiadanie stosownych uprawnień do wykonywania określonych czynności lub działalności, jeżeli przepisy wymagają posiadania takich uprawnień, zgodnie z art.26 ust.1 w zw. z art.22 ust.1 pkt 1 ww. ustawy.
26. Dokumentację kadrową prowadzić zgodnie z unormowaniami zawartymi w przepisach rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.
27. Podjąć czynności w celu ustalenia opłaty rocznej dla nieruchomości będącej w użytkowaniu Kółka Rolniczego w Długim.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art.9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Burmistrza o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że zgodnie z art.9 ust.4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby.
Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
- Przewodniczący Rady Miejskiej w Koluszkach
- Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Miejskiej w Koluszkach
- aa.
Wystąpienie pokontrolne podpisała dr Jadwiga Chwiałkowska – Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.
PRZYPISY
[1] Zasady publikacji aktów prawa miejscowego określa ustawa z dnia 20 lipca 2000 roku o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych - Dz. U. nr 62, poz. 718 z późn. zm. Prawidłowe ogłoszenie jest warunkiem wejścia w życie przepisów prawa miejscowego.