Gm. Sławno - Kontrola kompleksowa przeprowadzona przez RIO w Łodzi, zakończona w 2005 roku
XMLTreść
Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi do Gminy Sławno po zakończeniu kompleksowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych. Udostępniane na podstawie art.6 ust.1 pkt 4 lit "a" tiret drugi ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej.
Pan
Tadeusz Wojciechowski
Wójt Gminy Sławno
WK - 602/52/2005
Działając na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz. 577 z późn. zm.) informuję, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminie Sławno. Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości i uchybienia wynikały, przede wszystkim, z nieznajomości przepisów, ich wadliwej interpretacji, niedostatecznego nadzoru ze strony kierownictwa oraz nie stosowania procedur kontroli finansowej. Wykazane uchybienia i nieprawidłowości dotyczyły, w szczególności:W zakresie spraw organizacyjnych
1. Kontrolująca ustaliła, że pomimo umieszczenia w wykazie gminnych jednostek organizacyjnych, stanowiącym załącznik nr 2 do Statutu Gminy Sławno - Gminnego Zakładu Komunalnego, zakład ten faktycznie nie został utworzony. Zgodnie z wyjaśnieniem Wójta Gminy Pana Tadeusza Wojciechowskiego - Gmina otrzymała wniosek Przedsiębiorstwa Dostaw Materiałów Odlewniczych w Tychach dotyczący przejęcia przez Gminę bloków mieszkalnych położonych na terenie miejscowości Grudzeń Las, zgodnie z ustawą z dnia 12 października 1994 roku o zasadach przekazywania zakładowych budynków mieszkalnych przez przedsiębiorstwa państwowe (Dz. U. Nr 119, poz. 567 ze zm.). W związku z faktem, że stan prawny gruntów pod budynkami nie został uregulowany, budynki nie zostały przejęte. Wobec faktu, że Gmina nie posiada zasobów mieszkalnych, z wyjątkiem lokali położonych w dwóch szkołach, nie zachodziła potrzeba utworzenia Gminnego Zakładu Komunalnego, co zmieni się w przypadku przejęcia bloków mieszkalnych Przedsiębiorstwa Dostaw Materiałów Odlewniczych w Tychach.
2. W statutach Szkół Podstawowych, Gimnazjum oraz Zespołu Szkół Samorządowych nie określono formy organizacyjno – prawnej ich działania. Formę organizacyjno – prawną gminnych jednostek organizacyjnych powinna określić Rada Gminy, stosownie do art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. "h" ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142 poz. 1591 ze zm.). Zgodnie z art. 79 ust. 1 ustawy z dnia 7 września 1991 roku o systemie oświaty (tekst jednolity z 2004 r., Dz. U. nr 256 poz. 2572 ze zm.) szkoły mogą być prowadzone zarówno w formie zakładów budżetowych jak i jednostek budżetowych. W trakcie trwania kontroli RIO w Łodzi uchwałą nr XXI/176/05 z dnia 31 marca 2005 roku Rada Gminy w Sławnie określiła formę organizacyjno – prawną szkół na terenie Gminy Sławno.
3. W wyniku kontroli ustalono, że Gminny Ośrodek Kultury funkcjonował jako jednostka budżetowa. W latach 2002 – 2004 Gmina Sławno finansowała działalność Gminnego Ośrodka Kultury bezpośrednio z budżetu. Wobec powyższego wskazać należy, że zasady prowadzenia gospodarki finansowej przez samorządowe instytucje kultury określają przepisy rozdziału 3 ustawy z dnia 25 października 1991 roku o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 13, poz.123 ze zm.). Zgodnie z przepisami powołanej ustawy - instytucja kultury, uzyskująca osobowość prawną po dokonaniu wpisu do rejestru prowadzonego przez organizatora, gospodaruje samodzielnie przydzieloną i nabytą częścią mienia oraz prowadzi samodzielną gospodarkę finansową w ramach posiadanych środków. Instytucja kultury może nabywać środki trwałe i pokrywa koszty bieżącej działalności oraz zobowiązania z uzyskiwanych przychodów. Przychodami tymi są, m.in. dotacje z budżetu. Podstawą gospodarki finansowej jest plan działalności instytucji kultury, zatwierdzony przez dyrektora z zachowaniem wysokości dotacji przekazywanej przez organizatora. Plan działalności instytucji kultury zawiera w miarę potrzeb: plan usług, plan przychodów i kosztów, plan remontów i konserwacji środków trwałych oraz plan inwestycji. Plan ten nie jest uchwalany uchwałą budżetową i nie stanowi elementu budżetu.
W zakresie kontroli finansowej
1. W kontrolowanej jednostce nie zostały ustalone w formie pisemnej procedury kontroli finansowej dotyczące procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz z gospodarowaniem mieniem, odpowiadające wymogom określonym w art. 35a ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148 ze zm.). W trakcie kontroli RIO w Łodzi, zarządzeniem nr 18/05 z dnia 30 maja 2005 roku, działając na podstawie art. 33 ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym oraz art. 35a ust.3 ustawy o finansach publicznych, Wójt Gminy wprowadził w życie Regulamin kontroli wewnętrznej i zewnętrznej w Urzędzie Gminy w Sławnie.
Odpowiedzialność za ustalenie w jednostce procedur kontroli finansowej ponosi Wójt Gminy.
2. Stwierdzono przypadki braku dokonania przez Skarbnika Gminy wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz braku kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących tych operacji, stosownie do wymogów wynikających z przepisów art. 35 ust. 1 pkt 3 i 4 ustawy o finansach publicznych. Dowodem dokonania przez Skarbnika Gminy kontroli dowodów księgowych jest podpis złożony na dokumentach dotyczących danej operacji gospodarczej lub finansowej obok podpisu pracownika dokonującego merytorycznej kontroli operacji.
W zakresie zaciągania kredytów i pożyczek oraz ich ewidencji
1. Zawierając umowy pożyczek: nr 132/OA/P/2003 z dnia 21 sierpnia 2003 roku, nr 203/OA/P/2003 z dnia 9 października 2003 roku, nr 301/OA/P/2003 z dnia 31 grudnia 2003 roku, nr 300/OA/P/2003 z dnia 31 grudnia 2003 roku oraz umowy kredytu inwestycyjnego: nr 2/2003 z dnia 23 lipca 2003 roku i nr 448/04 z dnia 5 sierpnia 2004 roku Wójt Gminy każdorazowo udzielił zabezpieczenia spłaty pożyczki bądź kredytu w formie pełnomocnictwa do rachunku bankowego Gminy, przez co naruszył przepisy art. 92 w zw. z art. 129 ust. 1 ustawy o finansach publicznych oraz art.30 i art.46 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym, z których wynikało, że dysponentem środków publicznych na rachunku bankowym jednostki samorządu terytorialnego może być wyłącznie organ wykonawczy tej jednostki, wykonujący określone w uchwale budżetowej zadania, przy zachowaniu zasad wykonywania budżetu wynikających z art. 92 ustawy o finansach publicznych.
2. W nieprawidłowy sposób księgowano spłaty odsetek od pożyczek, ujmując je w księdze głównej budżetu gminy na kontach Wn 130 – rachunek bieżący, Ma 902 – wydatki budżetu. Operacje gospodarcze dotyczące spłaty odsetek od udzielonych pożyczek należy księgować w księdze głównej budżetu gminy równolegle na kontach: naliczenie należnych odsetek do pożyczki: Wn – 909 – rozliczenia międzyokresowe, Ma – 260 – zobowiązania finansowe; spłata naliczonych odsetek: Wn – 260 – zobowiązania finansowe, Ma – 133 – rachunek budżetu; przeniesienie naliczenia odsetek na wydatki budżetu: Wn 902 – wydatki budżetu, Ma 909 – rozliczenia międzyokresowe.
3. Kontrolująca stwierdziła, że w latach 2003–2004 konto 260 - zobowiązania finansowe służyło do ewidencji otrzymanych kredytów, co było niezgodne z obowiązującym w kontrolowanej jednostce zakładowym planem kont, jak również z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. nr 153, poz.1752 ze zm.). Zgodnie z ww. rozporządzeniem - do ewidencji zobowiązań finansowych z tytułu zaciągniętych kredytów służyło konto 134 – kredyty bankowe. Do ww. konta należy prowadzić analitykę na podstawie, której można ustalić stan zobowiązań z poszczególnymi kontrahentami.
Odpowiedzialność za stwierdzone nieprawidłowości w zakresie ewidencji księgowej zaciągniętych kredytów oraz spłaty odsetek od zaciągniętych pożyczek ponosi Skarbnik Gminy. Poza tym odpowiedzialność za stwierdzone nieprawidłowości ponoszą pracownicy Referatu Finansowego Urzędu Gminy w zakresie niedopełnienia obowiązków powierzonych im zakresami obowiązków i odpowiedzialności.
W zakresie opisu przyjętych zasad rachunkowości oraz zabezpieczenia danych przetwarzanych w systemach informacyjnych
1. W sposób niekompletny i nieprawidłowy opracowano zakładowy plan kont, wprowadzony w życie zarządzeniem nr 2/2002 Wójta Gminy Sławno z dnia 16 września 2002 roku, poprzez:
- brak określenia zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej, zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. "a" ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz. 694 ze zm.),
- ujęcie w wykazie kont księgi głównej dla Urzędu Gminy konta 134 - kredyty bankowe, mimo, że operacje związane z zaciągnięciem kredytów nie podlegają ewidencji na kontach jednostki (Urzędu Gminy),
- w planie kont dla budżetu gminy (organu) brak było konta 133 – rachunek bieżący budżetu gminy, służącego do ewidencji stanu środków i obrotów na rachunku bankowym budżetu; w kontrolowanej jednostce występowało natomiast konto 130 – rachunek bieżący urzędu służące do ewidencji stanu środków i obrotów zarówno w organie jak i w jednostce budżetowej,
- w opisie do kont dla budżetu gminy: konta 130 – rachunek bieżący, konta 222 – rozliczenie dochodów budżetowych, konta 223 - rozliczenie wydatków budżetowych ujęte zostały operacje księgowe, wraz z kontami do korespondencji, występujące w jednostce budżetowej.
Przykładowo, w wykazie kont księgi głównej dla organu nieprawidłowo zapisano księgowania operacji gospodarczych i finansowych na koncie 222 – rozliczenie dochodów budżetowych. Z postanowień zawartych w zakładowym planie kont wynikało, że na stronie Wn konta 222 ujmuje się dochody budżetowe przelane do budżetu w korespondencji z kontem 130, natomiast na stronie Ma konta 222 ujmuje się w ciągu roku budżetowego okresowe lub roczne przeksięgowania zrealizowanych dochodów budżetowych na konto 800, na podstawie sprawozdań budżetowych. Z zasad wyrażonych w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych wynikało, że konto 222 winno służyć do ewidencji rozliczeń budżetu z jednostkami budżetowymi z tytułu zrealizowanych przez te jednostki dochodów budżetowych. W związku z powyższym - na stronie Wn konta 222 powinny być ujmowane dochody budżetowe zrealizowane w urzędzie jako jednostce budżetowej oraz dochody zrealizowane przez inne niż urząd jednostki budżetowe w wysokości wynikającej z okresowych sprawozdań budżetowych Rb 27 S, w korespondencji z kontem 901 – dochody budżetu, natomiast na stronie Ma konta 222 powinny być księgowane przelewy dochodów budżetowych na rachunek budżetu, dokonywane przez urząd i inne jednostki budżetowe, w korespondencji z kontem 133. Ponadto, do konta 222 należy prowadzić ewidencję szczegółową umożliwiającą ustalenie stanu rozliczeń z poszczególnymi jednostkami budżetowymi z tytułu zrealizowanych przez nie dochodów budżetowych.
Z postanowień zakładowego planu kont w zakresie ewidencji na koncie 223 wynikało, że na stronie Wn konta 223 ujmuje się w ciągu roku budżetowego okresowe lub roczne przeniesienia na podstawie sprawozdań budżetowych, zrealizowanych wydatków budżetowych na konto 800 oraz okresowe przelewy środków budżetowych dysponentów niższego stopnia na pokrycie wydatków budżetowych, w korespondencji z kontem 130 natomiast na stronie Ma konta 223 ujmuje się okresowe wpływy środków budżetowych otrzymanych na pokrycie wydatków budżetowych jednostki oraz przeznaczonych dla dysponentów niższego stopnia, w korespondencji z kontem 130. Z zasad wyrażonych w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych wynikało, że konto 223 winno służyć do ewidencji rozliczeń budżetu z jednostkami budżetowymi z tytułu przekazanych im środków na wydatki budżetowe. W związku z powyższym na stronie Wn konta 223 powinny być ujmowane środki przelane z rachunku budżetu na pokrycie wydatków jednostek budżetowych w korespondencji z kontem 133 – rachunek budżetu, natomiast po stronie Ma konta 223 ewidencjonowane powinny być wydatki dokonywane przez jednostki budżetowe w wysokości wynikającej z okresowych sprawozdań tych jednostek w korespondencji z kontem 902 - wydatki budżetu. Ponadto, do konta 223 należy prowadzić ewidencję szczegółową według poszczególnych jednostek budżetowych, którym przekazano środki na wydatki w celu ustalenia kwot, jakie muszą rozliczyć w sprawozdaniach o wydatkach lub zwrócić po zakończeniu roku bądź w przypadku zaprzestania wykonywania zadań.
2. W księdze głównej Urzędu Gminy prowadzonej za lata 2003 – 2004 poza kontami podstawowymi ujęto konta księgowe (subkonta) do niektórych kont podstawowych, np.
- do konta 225 – rozrachunki z budżetami, ujęto subkonta: 225 VAT – rozrachunki z Urzędem Skarbowym z tytułu podatku VAT, 225 - rozrachunki z budżetami;
- do konta 229 – pozostałe rozrachunki publiczno – prawne, ujęto subkonta: 229 a - pozostałe rozrachunki publicznoprawne – składki ZUS obciążające pracodawcę, 229 b - pozostałe rozrachunki publicznoprawne - składki ZUS obciążające pracownika;
- do konta 800 – fundusz jednostki, ujęto subkonta: 800 fśt – fundusz w środkach trwałych, 800 FJ – fundusz jednostki, 800 FI – fundusz w inwestycjach.
Konta te nie zostały wskazane w obowiązującym w Gminie Sławno zakładowym planie kont, wskutek czego nie określono także zasad klasyfikacji zdarzeń na ww. kontach oraz sposobu ich powiązania z kontami podstawowymi – naruszając powołany art. 10 ust. 1 pkt 3 lit "a" ustawy o rachunkowości.
3. Obowiązujące w kontrolowanej jednostce przed dniem 1 marca 2005 roku unormowania dotyczące obowiązujących zasad rachunkowości były nieprawidłowe i niekompletne. Nieprawidłowości polegały, m.in., na:
- braku określenia roku obrotowego oraz wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych,
- braku określenia metody wyceny aktywów i pasywów,
- braku ustalenia metod prowadzenia ewidencji materiałów, w tym rodzajów materiałów, których wartość odnoszona będzie bezpośrednio w koszty (mimo stosowania w praktyce tej metody prowadzenia ewidencji materiałów).
Ustalenie i bieżące aktualizowanie dokumentacji opisującej przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości należy do kierownika jednostki, stosownie do przepisów art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Odpowiedzialność za stwierdzone nieprawidłowości w zakresie opisu przyjętych zasad rachunkowości ponosi Wójt Gminy oraz Skarbnik Gminy, stosownie do przyjętego zakresu czynności pracownika (zgodnie z pkt IV ppkt 5 ww. zakresu - Skarbnik zobowiązana była do zapewnienia prawidłowego funkcjonowania systemu rachunkowości i finansów gminy zgodnie z obowiązującymi przepisami).
W zakresie przestrzegania zasad ewidencji księgowej
1. Ewidencja księgowa operacji gospodarczych Urzędu Gminy i Gminnego Ośrodka Kultury prowadzona była we wspólnych urządzeniach księgowych, co naruszało przepisy art. 4 ust. 1, 2 i 3 w związku z art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości. Z przytoczonych przepisów wynikał obowiązek prowadzenia przez jednostki organizacyjne odrębnych ksiąg rachunkowych, celem zapewnienia ujmowania w tych księgach wyłącznie zdarzeń związanych z poszczególnymi jednostkami organizacyjnymi, a w konsekwencji rzetelnego i jasnego przedstawienia sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego każdej z tych jednostek oraz w celu umożliwienia sporządzenia obowiązujących te jednostki sprawozdań. Przejęcie wykonywania obsługi finansowo - księgowej jednostek organizacyjnych przez służby pracownicze Urzędu Gminy nie uchyla obowiązku odrębnego prowadzenia przez te służby ksiąg rachunkowych dla jednostek budżetowych, zakładów budżetowych lub innych podmiotów podległych (nadzorowanych) Gminie. Prowadzona ewidencja powinna - w każdym razie - zapewnić rzetelne sporządzenie obowiązujących te jednostki sprawozdań budżetowych i finansowych, w oparciu o dane ewidencji księgowej.
2. Zapisów w księgach rachunkowych dokonywano na podstawie dowodów księgowych, które nie były poddane wstępnej kontroli w zakresie zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz pod względem kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących tych operacji. Stosownie do art. 35 ust. 1 pkt 3 i 4 ustawy o finansach publicznych, obowiązki te obciążają skarbnika gminy (głównego księgowego). Dowodem dokonania kontroli dowodów księgowych jest podpis złożony przez skarbnika na dokumentach dotyczących danej operacji gospodarczej lub finansowej obok podpisu pracownika dokonującego merytorycznej kontroli operacji.
3. Stwierdzono przypadki nie ujmowania w księgach rachunkowych wszystkich zdarzeń gospodarczych występujących w danym okresie sprawozdawczym. Zobowiązania wynikające z przedłożonych do zapłaty rachunków i faktur ewidencjonowane były w księgach rachunkowych w momencie zapłaty. W rezultacie nie wykazywano na koniec danego okresu sprawozdawczego rzeczywistego stanu rozliczeń finansowych, czym naruszono zasadę rzetelności ksiąg rachunkowych, określoną przepisami art. 24 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości. Wskazać należy, że zgodnie z art.20 ust.1 ww. ustawy - do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. W dniu zapłaty zobowiązań ewidencjonowane one były na koncie 201, najpierw po stronie Ma – powstanie zobowiązania, a następnie po stronie Wn – spłata zobowiązania. Na podstawie dowodów źródłowych będących podstawą zapisów w księgach rachunkowych w miesiącach styczeń, luty i marzec 2003 i 2004 roku kontrolująca ustaliła, że w księgach rachunkowych 2003 roku nie ujęto zobowiązań na kwotę 172.887,52 zł, w tym zobowiązań wymagalnych na kwotę 146.452,49 zł. Natomiast, w księgach rachunkowych 2004 roku nie ujęto zobowiązań na kwotę 291.177,00 zł (na dzień 31 grudnia 2004 roku były to zobowiązania niewymagalne). Nie wykazane zobowiązania wymagalne w księgach rachunkowych 2003 roku zaniżały faktyczny wskaźnik długu publicznego Gminy Sławno o 1,35 %.
4. W księgach rachunkowych budżetu gminy w latach 2003 – 2004 nieprawidłowo księgowano operacje gospodarcze dotyczące:
- wpływu należności z tytułu dochodów budżetowych - księgowano na kontach Wn 130 – rachunek bieżący urzędu, Ma 221- należności z tytułu dochodów budżetowych,
- wpłaty odsetek od zobowiązań pieniężnych oraz kosztów wystawionych upomnień – ewidencjonowano Wn 130 – rachunek bieżący urzędu, Ma – 750 – przychody i koszty finansowe,
- przypisu podatków lokalnych: Wn – 221/a - należności z tytułu dochodów budżetowych, Ma – 750/a - przychody i koszty finansowe,
- odpisu podatków lokalnych: Ma – 221/a - należności z tytułu dochodów budżetowych, Wn – 750/a - przychody i koszty finansowe.
Wyżej wskazane operacje gospodarcze (finansowe) nie podlegają księgowaniu na kontach księgi głównej budżetu Gminy. Operacje te powinny być ewidencjonowane w księgach rachunkowych prowadzonych dla Urzędu Gminy jako jednostki budżetowej.
5. Kontrolująca ustaliła, że w księgach rachunkowych Urzędu Gminy w latach 2003 - 2004 nie ujęto zobowiązań z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego pracowników. Zobowiązania wobec pracowników z tytułu należnego im dodatkowego wynagrodzenia rocznego – wypłacanego na podstawie ustawy z dnia 12 grudnia 1997 roku o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym pracowników sfery budżetowej (Dz. U. nr 160, poz. 1080 ze zm.) - winny być ewidencjonowane na koncie Wn 400 – koszty według rodzajów, Ma 231 – rozrachunki z tytułu wynagrodzeń, w roku za który należności te przysługują. Zobowiązania wobec Urzędu Skarbowego i Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, w części finansowanej z wynagrodzenia pracownika, powstają w momencie wypłaty wynagrodzenia i podlegają ewidencji na kontach 225 - rozrachunki z budżetami i 229 - pozostałe rozrachunki publiczno-prawne.
6. W księdze głównej – dziennik prowadzonej dla Urzędu Gminy pod pozycją księgową 3753 – 3754 ujęto łącznie 149 rachunków i faktur nie zapłaconych w terminie. Rachunki datowane były, m.in., na dzień 14, 17, 19, 24 maja 2004 roku; 7, 6 czerwca 2004 roku; 2, 20, 31 lipca 2004 roku; 11, 13, 23, 31 sierpnia 2004 roku, 3, 15, 16, 23, 29 września 2004 roku. Powyższym naruszono art. 14 ust. 1 i art. 15 ust. 2 ustawy o rachunkowości, poprzez zaniechanie chronologicznego ujęcia zdarzeń w prowadzonej ewidencji księgowej oraz art.20 ust.1 powołanej ustawy, zgodnie z którym - do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym (patrz ustalenia powyżej w punkcie 3).
7. Stwierdzono zaewidencjonowanie po stronie Wn kwoty 28.786,75 zł będącej sumą kwot zapłaconych częściowo faktur: faktury VAT nr 44/03 z dnia 17 września 2003 roku na kwotę 22.000 zł, faktury VAT nr 59/03 z dnia 23 października 2003 roku na kwotę 12.000,00 zł minus pozostałe zobowiązania zaksięgowane po stronie Ma wynikające z faktury VAT nr 65/03 z dnia 2 grudnia 2003 roku i faktury VAT nr 68/03 z dnia 2 grudnia 2003 roku na łączną kwotę 5.213,25 zł. Zobowiązania wynikające z opisanych faktur nr 44/03 i nr 59/03, w części nie zapłaconej, w ogóle nie zostały ujęte na koncie 201 w księgach rachunkowych 2003 roku.
8. Księga główna Urzędu Gminy prowadzona za lata 2003 – 2004 nie obejmowała ewidencji na kontach 998 – zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego oraz 999 – zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat.
9. Niezgodnie z obowiązującymi przepisami klasyfikowane były dochody z tytułu sprzedaży nieruchomości (było - dział 900 rozdział 90095 § 084, powinno być - dział 700 rozdział 70005 § 084) oraz użytkowania wieczystego nieruchomości (było dział 900 rozdział 90095 § 047, powinno być dział 700, rozdział 70005 § 047).
10. Nieprawidłowo dokonywano zapisów w księgach rachunkowych przyjmując za podstawę zapisów protokoły zużycia środka trwałego, nie będące dowodami księgowymi, naruszając tym samym art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości.
Odpowiedzialność za stwierdzone nieprawidłowości w zakresie przestrzegania zasad ewidencji księgowej ponosi Skarbnik Gminy, stosownie do zakresu czynności (pkt IV ppkt 7- 9 ww. zakresu zobowiązywały Skarbnika do: ewidencjonowania, archiwizowania, przyjmowania, wysyłania, kontrolowania właściwego obiegu dokumentów, nadzorowania nad prowadzeniem obsługi księgowej i kasowej w gminie zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz zapewnienia legalności operacji finansowych). Poza tym, odpowiedzialność za stwierdzone nieprawidłowości ponoszą pracownicy Referatu Finansowego w zakresie niedopełnienia obowiązków powierzonych im zakresami czynności pracownika.
W zakresie sprawozdawczości
1. W kontrolowanym okresie, tj. w latach 2003 – 2004, jednostki budżetowe nie sporządzały sprawozdań miesięcznych Rb 27S roczne/miesięczne sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych i Rb 28S – roczne/miesięczne sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetowych. Z wyjaśnień Skarbnika Gminy wynikało, że do marca 2005 roku jednostki budżetowe przedkładały sprawozdania z wykonania budżetu w okresach kwartalnych. Od kwietnia 2005 roku sprawozdania przedkładane są przez jednostki budżetowe po zakończeniu każdego miesiąca. Do sporządzania i przekazywania sprawozdań jednostkowych zobowiązani byli kierownicy jednostek budżetowych.
2. W wyniku czynności kontrolnych stwierdzono, że dane w sprawozdaniu Rb 27S – roczne/miesięczne sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych za 2004 rok, w dziale 756 – dochody od osób prawnych, osób fizycznych i od innych jednostek nie posiadających osobowości prawnej, w rozdziale 75616 – wpływy z podatku od nieruchomości, podatku rolnego, podatku leśnego, w § 0310 – podatek od nieruchomości, w § 0320 – podatek rolny, w § 0330 – podatek leśny, w kolumnach 7 – dochody wykonane, 8 – dochody otrzymane, 9 i 10 – należności pozostałe do zapłaty w tym zaległości, zostały wykazane w nieprawidłowych wysokościach. Kwoty podatków zostały obliczone na podstawie tzw. „klucza procentowego” zastosowanego do wszystkich wskazanych podatków, w odniesieniu do osób fizycznych i osób prawnych. "Klucz udziałowy" ustalano procentowo na podstawie kwoty przypisu podatków (udział danego podatku w ogólnej kwocie przypisu). Otrzymany w ten sposób wskaźnik procentowy dla danego podatku stosowano następnie do obliczenia uzyskanych wpływów oraz stanu zaległości. "Kluczem udziałowym" rozliczano wpływy w podatku od nieruchomości, podatku rolnym i podatku leśnym oraz ustalano zaległości podatkowe w tychże podatkach.
Zgodnie z § 3 ust.1 pkt 6 załącznika nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 24, poz. 279 ze zm.) wskazany sposób obliczania mógł mieć zastosowanie wyłącznie do wpływów z podatku rolnego, leśnego i podatku od nieruchomości, pobieranych w formie łącznego zobowiązania pieniężnego. Wpływy te powinny być wykazywane w kwotach odrębnych dla poszczególnych podatków. Odrębne kwoty każdego z tych podatków ustalać się powinno przy pomocy wskaźników, wyliczonych na podstawie rejestru wymiarowego oraz rejestru przypisów i odpisów, stanowiących udział poszczególnych podatków w łącznym zobowiązaniu pieniężnym. Wobec powyższego brak było podstaw do stosowania wskaźników procentowych w zakresie np. wpływów z tytułu podatku od nieruchomości realizowanych nie w formie łącznego zobowiązania pieniężnego (np. od osób prawnych). Wpływy te powinny być wykazywany w oparciu o dane analitycznej ewidencji księgowej.
Kontrolująca porównała dane dotyczące wpłat osób prawnych wynikające z ewidencji księgowej i dane wynikające ze sprawozdań dla 2003 roku, w którym stwierdzono analogiczne nieprawidłowości, ustalając, co następuje:
- podatek od nieruchomości - zawyżono wpływy w sprawozdaniu o kwotę 23.397 zł (stan wg sprawozdań 1.280.321 zł, stan wg ewidencji księgowej 1.256.924 zł); zaniżono zaległości w sprawozdaniu o kwotę 50.571 zł (stan wg sprawozdań 272.538 zł, stan wg ewidencji księgowej 323.109 zł); zaniżono nadpłaty w sprawozdaniu o kwotę 29.405 zł (stan wg sprawozdań 40.668 zł, stan wg ewidencji księgowej 11.263 zł),
- podatek rolny - zawyżono wpływy w sprawozdaniu o kwotę 197 zł (stan wg sprawozdań 1.854 zł, stan wg ewidencji księgowej 1.657 zł),
- podatek leśny - zawyżono wpływy w sprawozdaniu o kwotę 12 zł (stan wg sprawozdań 14.650 zł, stan wg ewidencji księgowej 14.638 zł).
3. Stwierdzono, że łącznie skutki obniżenia górnych stawek podatków obliczone za okres sprawozdawczy od początku roku do dnia 31 grudnia 2004 roku wynosiły – 424.975,19 zł. Natomiast, łącznie skutki obniżenia górnych stawek podatków wykazane w sprawozdaniu Rb PDP – roczne sprawozdanie z wykonania podstawowych dochodów podatkowych oraz w sprawozdaniu Rb 27 S – roczne sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych, stanowiły kwotę 424.437 zł i zostały zaniżone o kwotę 538,78 zł. Zaniżenie dotyczyło nie wykazania w sprawozdaniu skutków obniżenia górnych stawek w podatku leśnym.
4. Stwierdzono, że w wyniku prowadzenia wspólnych ksiąg rachunkowych dla Urzędu Gminy oraz Gminnego Ośrodka Kultury, bilans jednostkowy za 2004 rok został sporządzony wspólnie dla tych jednostek, co stanowiło naruszenie § 14 ust. 1 i ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
5. W kontrolowanym okresie nie wykazywano w sprawozdaniu RB 27S zaległości w podatku od środków transportowych. Zaległości te w poszczególnych latach podatkowych wynosiły: w roku 2003 – 9.718,00 zł, w roku 2004 – 8.356,18 zł.
Odpowiedzialność za powyższe nieprawidłowości ponosi Wójt Gminy oraz Skarbnik Gminy.
W zakresie gospodarki kasowej
1. W dniu kontroli kasy stwierdzono na stanowisku kasjera brak kasetki stalowej, co naruszało zapis § 2 Instrukcji w sprawie gospodarki kasowej, wprowadzonej w życie zarządzeniem nr 7/05 Wójta Gminy w Sławnie z dnia 1 marca 2005 roku.
2. W pomieszczeniu kasowym brak było kasy pancernej, która w wyniku włamania została uszkodzona. Z ustaleń kontroli wynikało, że kasa pancerna znajdująca się wcześniej w pomieszczeniu kasowym nie była przytwierdzona do podłoża, ani ściany, co naruszało § 3 ww. Instrukcji w sprawie gospodarki kasowej, który stanowiła, że szafy metalowe, pancerne powinny być trwale przymocowane do podłoża lub ściany pomieszczenia, w którym się znajdują.
Odpowiedzialność za stwierdzone nieprawidłowości w zakresie gospodarki kasowej ponosi Wójt Gminy oraz Skarbnik Gminy.
W zakresie dochodów z podatków i opłat
1. Kontrola wykazała, że w zakresie prowadzenia ewidencji księgowej podatków nie uwzględniano kont syntetycznych służących do ewidencji operacji księgowych dotyczących przypisów, odpisów, wpłat oraz innych rozliczeń z podatnikami i inkasentami podatków i opłat. Powyższym działaniem naruszono przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. nr 50, poz. 511 ze zm.).
2. W zakresie terminowości składania deklaracji podatkowych w zakresie podatku od nieruchomości od osób prawnych stwierdzono przypadki nie przestrzegania przez podatników terminu określonego w art. 6 ust. 9 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 9, poz. 84 ze zm.) - zgodnie z którym termin na złożenie deklaracji przez podatnika upływa w dniu 15 stycznia roku podatkowego. Przypadki nieterminowego składania deklaracji podatkowych stwierdzono także w odniesieniu do podatku rolnego.
3. Stwierdzono, że nieprawidłowo zaksięgowano wpłaty I raty podatku od nieruchomości od osób prawnych za styczeń 2003 roku, pod datą 30 stycznia 2003 roku, na kontach podatników o numerach 1, 2, 3, 4, 5, 10, 15 i 20 oraz nieprawidłowo zaksięgowano wpłaty za styczeń 2004 roku, pod datą 30 stycznia 2004 roku, na kontach podatników o numerach 6, 7, 8, 10. Księgowania dokonane były niezgodnie z datą faktycznej zapłaty, co stanowiło naruszenie przepisów art. 60 § 1 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (tekst jednolity z 2005 r., Dz. U. nr 8, poz. 60 ze zm.), które to przepisy stanowią, że za termin dokonania zapłaty podatku uważa się: przy zapłacie gotówką – dzień wpłacenia kwoty podatku w kasie organu podatkowego lub na rachunek tego organu w banku, w placówce pocztowej, w spółdzielczej kasie oszczędnościowo – kredytowej albo dzień pobrania podatku przez płatnika lub inkasenta; a w obrocie bezgotówkowym - dzień obciążenia rachunku bankowego podatnika lub rachunku podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej na podstawie polecenia przelewu. Z dowodów wpłat wynikało, że objęci kontrolą podatnicy dokonali wpłaty podatku za styczeń 2003 i za styczeń 2004 roku w terminie.
4. Podatnikowi podatku od nieruchomości od osób prawnych nr konta 3 w dniu 16 października 2003 roku zaliczono kwotę 20.682,00 zł należną za wykonane przez niego roboty drogowe na poczet podatku od nieruchomości za okres styczeń – wrzesień 2003 roku, bez naliczenia należnych odsetek za zwłokę. Zastosowanie instytucji potrącenia (art.65 ustawy Ordynacja podatkowa) nie wyłącza obowiązku uwzględnienie we wzajemnym rozliczeniu podatnika i organu podatkowego odsetek od zaległości podatkowych.
5. Podatnik podatku od nieruchomości od osób prawnych nr konta 4 dokonywał wpłat kolejnych rat podatku w wysokościach niższych niż wynikało to ze złożonej deklaracji podatkowej na 2003 rok. Zadeklarowana kwota podatku wynosiła 29.989,00 zł. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, tj. art. 6 ust. 9 pkt 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych - osoby prawne, jednostki organizacyjne oraz spółki nie mające osobowości prawnej są obowiązane wpłacać obliczony w deklaracji podatek od nieruchomości – bez wezwania – na rachunek budżetu właściwej gminy, w ratach proporcjonalnych do czasu trwania obowiązku podatkowego, w terminie do dnia 15 każdego miesiąca. W powyższym przypadku podatnik powinien dokonywać wpłat miesięcznych w wysokości 2.499 zł. Podatnik wpłacał raty przykładowo w następujących wysokościach: w dniu 16 stycznia – 1.685,10 zł, w dniu 14 lutego – 2.092,10 zł, w dniu 21 lutego – 407,00 zł, w dniu 26 lutego – 814 zł, w dniu 14 marca – 2.092 zł, w dniu 25 marca – 407 zł, bez należnych odsetek za zwłokę w zapłacie podatku. Organ podatkowy nie dokonywał rozliczenia wpłat na poczet zaległości głównej i odsetek, stosownie do wymogu wynikającego z art. 55 § 2 ustawy Ordynacja podatkowa.
6. Stwierdzono przypadki zaniechania sporządzenia uzasadnienia faktycznego i prawnego w wydanych decyzjach dotyczących udzielenia ulg w zapłacie podatku, przez co nie wykonano obowiązku określonego w art. 210 § 1 pkt 6 w zw. z art.210 § 4 ustawy Ordynacja podatkowa. Z powyższych przepisów wynikał obowiązek zamieszczania w decyzjach o udzieleniu ulg w zapłacie podatku uzasadnienia faktycznego i prawnego. Uzasadnienie faktyczne decyzji powinno zawierać, w szczególności - wskazanie faktów, które organ podatkowy uznał za udowodnione, dowodów, którym dał wiarę oraz przyczyn, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności, a uzasadnienie prawne powinno zawierać wyjaśnienie podstawy prawnej decyzji z przytoczeniem przepisów prawa.
7. Stwierdzono przypadki wydania decyzji w sprawie umorzenia zaległości podatkowej, w których nie określono kwoty umorzonych odsetek za zwłokę, co powinno stanowić element rozstrzygnięcia (art.210 § 1 pkt 5 ww. ustawy). Zgodnie z art. 67 § 2 ustawy Ordynacja podatkowa - w brzmieniu obowiązującym do dnia 1 września 2005 roku [1] - umorzenie zaległości podatkowej powodowało również umorzenie odsetek za zwłokę w całości lub w takiej części, w jakiej została umorzona zaległość podatkowa.
8. Stwierdzono przypadki wydawania decyzji o umorzeniu zaległości podatkowej przed upływem terminu płatności raty podatku, czyli w sytuacji, gdy podatek nie miał charakteru zaległości podatkowej.
9. Stwierdzono, że na mocy decyzji dotyczących zwolnienia podatników z podatku rolnego z tytułu nabycia gruntów na utworzenie lub powiększenie gospodarstwa rolnego, wydanych w latach 2003 - 2004, zastosowano przedmiotowe zwolnienie od początku roku podatkowego, pomimo, że wnioski podatników wpływały w trakcie całego roku, co naruszało art. 13d ust. 3 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity z 1993 r., Dz. U. nr 94, poz. 431 ze zm.), zgodnie z którym - zwolnienia i ulgi podatkowe udzielane na wniosek podatnika stosuje się od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym złożono wniosek. Wskazać należy również, że we wszystkich objętych kontrolą decyzjach dotyczących zwolnienia z podatku rolnego z tytułu nabycia gruntów organ podatkowy nie określił dokładnie daty końcowej okresu zwolnienia. Zgodnie z art. 12 ust. 3 ustawy o podatku rolnym - okres zwolnienia wynosi 5 lat, licząc od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawarto umowę sprzedaży gruntów lub prawa wieczystego użytkowania, ustanowiono prawo wieczystego użytkowania gruntów.
10. W zakresie terminowości składania deklaracji podatkowych w podatku od środków transportowych stwierdzono przypadki braku przestrzegania przez podatników terminu określonego w art. 9 ust. 6 pkt 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, który stanowił, że podatnicy zobowiązani są składać deklaracje na podatek od środków transportowych w terminie do 15 lutego roku podatkowego, a jeżeli obowiązek podatkowy powstał po tym dniu – w terminie 14 dni od dnia zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie obowiązku.
11. W stosunku do pięciu podatników, którzy w ogóle nie złożyli deklaracji, stwierdzono brak działań organu podatkowego mających na celu wyegzekwowanie deklaracji podatkowych w podatku od środków transportowych.
12. Na większości ze złożonych deklaracji w sprawie podatku od środków transportowych nie oznaczono daty ich wpływu do Urzędu Gminy, co naruszało § 6 ust. 11 Instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych, stanowiącej załącznik do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. nr 112, poz. 1319).
13. Kontrolująca stwierdziła, że organ podatkowy od nieterminowych wpłat rat podatku od środków transportowych nie egzekwował należnych odsetek. Organ podatkowy nie dokonywał także, w sytuacji jeżeli wpłata nie pokrywała należności głównej i kwoty odsetek, rozliczenia wpłaconej kwoty proporcjonalnie na poczet zaległości głównej i odsetek, w stosunku, w jakim w dniu wpłaty pozostawała kwota zaległości podatkowej do kwoty odsetek za zwłokę, stosownie do art. 55 § 2 ustawy Ordynacja podatkowa.
14. Stwierdzono przypadki nieterminowego wystawiania upomnień i tytułów wykonawczych, co do zaległości podatkowych. W zakresie podatku od środków transportowych w latach 2003 - 2004 w ogóle nie podejmowano działań windykacyjnych. Powyższe naruszało przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137, poz. 1541 ze zm.), zgodnie z którymi - wierzyciel zobowiązany był do systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązań pieniężnych, a w przypadku, gdy należność nie została zapłacona w terminie wskazanym w decyzji lub wynikającym z przepisów prawa do wysłania do zobowiązanego upomnienia. Po bezskutecznym upływie terminu zapłaty wskazanego w upomnieniu, wierzyciel powinien wystawić tytuł wykonawczy i przekazać go do właściwego naczelnika urzędu skarbowego.
Odpowiedzialność za stwierdzone nieprawidłowości ponosi działający w charakterze organu podatkowego Wójt Gminy, nadzorujący pracę Referatu Podatków Zastępca Wójta Gminy oraz pracownicy Referatu Podatków zgodnie z przyjętymi zakresami czynności, szczegółowo opisanymi w protokole kontroli.
W zakresie realizacji gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych
Na dzień kontroli RIO w Łodzi nie zostało przeszkolonych siedem osób wchodzących w skład Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, powołanej zarządzeniem nr 4/03 Wójta Gminy Sławno z dnia 30 stycznia 2003 roku w sprawie powołania Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych w Sławnie. Wymóg stosownego przeszkolenia członków komisji wprowadził art. 41 ust. 4 ustawy z dnia 26 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 147, poz. 1231 ze zm.).
W zakresie planowania i odprowadzania środków na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych
1. Stwierdzono, że w kontrolowanym okresie nieprawidłowo ustalono wysokość planowanego odpisu środków na rzecz zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. W 2003 roku zaplanowany odpis został zaniżony o kwotę 6.883,64 zł. W 2004 roku zaplanowany odpis został zawyżony o kwotę 8.357 zł. Niezależnie od powyższego we wskazanych latach nie przekazano na rachunek funduszu pełnej - według prawidłowego wyliczenia - kwoty należności. W 2003 roku - kwoty 18.812,64 zł, a w 2004 roku - kwoty 12.073 zł.
2. W latach 2003 i 2004 nieterminowo odprowadzano na rachunek funduszu równowartość naliczonego odpisu, naruszając art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity z 1996 r., Dz. U. nr 70, poz. 335 ze zm.), zgodnie z którym - środki powinny być przekazane w terminie do 31 maja (75% równowartości odpisu) i do 30 września.
Odpowiedzialność za stwierdzone nieprawidłowości ponosi Wójt Gminy.
W zakresie realizacji inwestycji
W wyniku czynności kontrolnych stwierdzono, że pomimo odbioru końcowego w dniu 16 sierpnia 2004 roku inwestycji dotyczącej modernizacji drogi gminnej nr 3066910 w miejscowościach Prymusowa Wola – Kunice oraz przekazania drogi do eksploatacji nie dokonano przeksięgowania w 2004 roku wartości inwestycji z konta 080 – inwestycje (środki trwałe w budowie) na konto 011 – środki trwałe.
Przeksięgowanie na stan środków trwałych nastąpiło w dniu 31 stycznia 2005 roku na podstawie dowodu PK (bez nr z dnia 31 stycznia 2005 roku).
Odpowiedzialność za stwierdzoną nieprawidłowość ponosi Skarbnik Gminy.
W zakresie prawidłowości przeprowadzenia inwentaryzacji
Ujawnione nieprawidłowości w sposobie przeprowadzenia inwentaryzacji polegały na naruszeniu obowiązującej na dzień spisu z natury Instrukcji inwentaryzacyjnej wprowadzonej w życie zarządzeniem Wójta Gminy nr 11/2000 z dnia 5 grudnia 2000 roku i dotyczyły: nie składania sprawozdań z przebiegu spisu przez zespoły spisowe; nie umieszczania nazwisk i podpisów osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone składniki majątkowe na arkuszach spisu z natury (arkusze spisowe nr nr 33,34,35).
Odpowiedzialność za stwierdzone nieprawidłowości ponosi Przewodniczący Komisji Inwentaryzacyjnej.
Zawiadamiając o powyższych nieprawidłowościach proszę Pana Wójta o podjęcie działań mających na celu ich usunięcie oraz zapobieżenie ich występowaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Zapewnić finansowanie Gminnego Ośrodka Kultury w sposób określony w przepisach ustawy z dnia 25 października 1991 roku o organizowania i prowadzeniu działalności kulturalnej.
2. Zapewnić dokonywanie przez Skarbnika Gminy wstępnej kontroli zgodności operacji finansowych i gospodarczych z planem finansowym oraz wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych, zgodnie z wymogiem określonym w art.35 ust.1 pkt 3 i 4 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych.
3. Zaniechać ustalania w zawieranych umowach pożyczek pełnomocnictwa do dysponowania rachunkiem bankowym Gminy na rzecz pożyczkobiorcy, jako formy zabezpieczenia zaciągniętej pożyczki.
4. Ewidencjonować operacje dotyczące zaciągnięcia kredytów oraz spłaty odsetek od udzielonych pożyczek w księdze głównej budżetu gminy, na odpowiednich kontach, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
5. Dokonać zmian w zakładowym planie kont, zarówno w zakresie kont dla organu (budżetu), jak i jednostki (Urzędu), uwzględniając uwagi zawarte w pierwszej części wystąpienia pokontrolnego. W szczególności, objąć zakładowym planem kont wszystkie prowadzone faktycznie konta oraz wskazać zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej. Zapewnić aktualizację zakładowego planu kont, zgodnie z art.10 ust. 2 ustawy o rachunkowości.
6. Zapewnić odrębne ewidencjonowanie zdarzeń dotyczących Urzędu Gminy i Gminnego Ośrodka Kultury, których obsługę finansowo - księgową wykonują służby Urzędu Gminy, co w szczególności oznacza zaprowadzenie odrębnych urządzeń księgowych – dziennik, księga główna, księgi pomocnicze, zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej i kont ksiąg pomocniczych, stosownie do przepisów art. 4 ust. 1, 2 i 3 w związku z art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości. W innym wypadku - prowadzona ewidencja musi zapewnić rzetelne sporządzenie jednostkowych sprawozdań finansowych dla poszczególnych jednostek organizacyjnych - w oparciu o dane ewidencji księgowej.
7. Zapewnić prowadzenie ewidencji na kontach pozabilansowych 998 - zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego oraz 999 - zaangażowanie wydatków budżetowych lat przyszłych.
8. Zapewnić chronologiczne ujęcie w dzienniku zdarzeń, które nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym, zgodnie z art.14 ust.1 ustawy o rachunkowości, a następnie ich ujęcie w kolejności chronologicznej na kontach księgi głównej, stosownie do art.15 ww. ustawy.
9. Przestrzegać art.20 ust.1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym - do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.
10. Przy dokonywaniu ewidencji księgowej operacji gospodarczych i finansowych w księgach rachunkowych budżetu i Urzędu Gminy przestrzegać obowiązku prowadzenia zapisów o zdarzeniach w porządku systematycznym, stosownie do przepisów art. 15 ust. 1 ustawy o rachunkowości oraz zasad funkcjonowania kont, określonych przepisach rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
11. Zobowiązania wobec pracowników z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego ujmować w księgach rachunkowych roku, za który przysługuje wskazana należność, uwzględniając uwagi zawarte w pierwszej części wystąpienia.
12. Zapisów w księgach rachunkowych dokonywać jedynie na podstawie dowodów księgowych, stosownie do zapisu art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości.
13. Dochody budżetu klasyfikować zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 września 2004 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. nr 209, poz. 2132 ze zm.).
14. Wskaźnik procentowy do wyliczenia wpływów z podatku rolnego, podatku od nieruchomości i podatku leśnego, na potrzeby sprawozdawczości budżetowej (sprawozdanie Rb 27S miesięczne/roczne sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego oraz RB PDP - półroczne/roczne sprawozdanie z wykonania podstawowych dochodów podatkowych gminy) stosować wyłącznie w odniesieniu do tych podatków pobieranych w formie łącznego zobowiązania pieniężnego. Wpływy te wykazuje się w kwotach odrębnych dla poszczególnych podatków. Odrębne kwoty każdego z tych podatków ustala się przy pomocy wskaźników, wyliczonych na podstawie rejestru wymiarowego oraz rejestru przypisów o odpisów, stanowiących udział poszczególnych podatków w łącznym zobowiązaniu pieniężnym, zgodnie z przepisami § 3 ust.1 pkt 6 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 32 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 19 sierpnia 2005 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 170, poz. 1426).
15. Sporządzać bilans jednostkowy dla jednostki (Urzędu Gminy), stosownie do wymogu wynikającego z § 14 ust. 1 i ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
16. W sprawozdaniach budżetowych wykazywać zaległości z tytułu podatku od środków transportowych.
17. Przestrzegać postanowień zawartych w Instrukcji w sprawie gospodarki kasowej wprowadzonej w życie zarządzeniem nr 7/05 Wójta Gminy w Sławnie z dnia 1 marca 2005 roku, w szczególności w zakresie przechowywania środków pieniężnych.
18. W zakresie prowadzenia księgowości podatkowej przestrzegać przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego oraz postanowień Instrukcji w sprawie zasad rachunkowości i planów kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla Urzędu Gminy w Sławnie wprowadzonej w życie zarządzeniem nr 3/99 Wójta Gminy z dnia 27 grudnia 1999 roku.
19. Egzekwować terminowe składanie deklaracji podatkowych przez osoby prawne oraz osoby fizyczne - podatników podatku od środków transportowych. Zgodnie z art.274a § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa - organ podatkowy może zażądać złożenia wyjaśnień w sprawie przyczyn nie złożenia deklaracji lub wezwać do jej złożenia, jeżeli deklaracja nie została złożona mimo takiego obowiązku.
20. Zapewnić oznaczanie daty wpływu na składanych do Urzędu deklaracjach podatkowych, zgodnie z § 6 ust. 11 Instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych, stanowiącej załącznik do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych.
21. Wpłaty podatku od nieruchomości oraz podatku rolnego ewidencjonować na kontach podatników zgodnie z datą faktycznej zapłaty, stosownie do przepisów art. 60 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa.
22. Egzekwować odsetki z tytułu nieterminowych płatności należności podatkowych. Przestrzegać art. 55 § 2 ustawy Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym - jeżeli dokonana wpłata nie pokrywa kwoty zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę, wpłatę tę zalicza się proporcjonalnie na poczet kwoty zaległości podatkowej oraz kwoty odsetek za zwłokę w stosunku, w jakim, w dniu wpłaty, pozostaje kwota zaległości podatkowej do kwoty odsetek za zwłokę. Podjąć czynności w celu prawidłowego ustalenia salda zobowiązań w zakresie podatku od nieruchomości dla podatników nr 3 i nr 4, wskazanych w pierwszej części wystąpienia pokontrolnego.
23. W decyzjach dotyczących ulg w zapłacie podatku zamieszczać uzasadnienie faktyczne i prawne, stosownie do wymogu wynikającego z art.210 § 1 pkt 6 w zw. z art.210 § 4 ustawy Ordynacja podatkowa. W decyzjach dotyczących umorzenia zaległości podatkowej wskazywać kwotę umorzonych odsetek.
24. Decyzje o umorzeniu zaległości podatkowych wydawać wyłącznie w odniesieniu do zobowiązań podatkowych, których termin płatności upłynął (zob. art.51 § 1 ww. ustawy).
25. Udzielając zwolnień w podatku rolnym z tytułu zakupu gruntów na powiększenie, utworzenie gospodarstwa rolnego, okres zwolnienia ustalać zgodnie z przepisami art. 12 ust. 3 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym. Zwolnienie stosować natomiast od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym złożony został wniosek, zgodnie z art.13d ust.3 ww. ustawy.
26. Podejmować konsekwentne czynności zmierzające do wszczęcia postępowania egzekucyjnego w stosunku do podatników posiadających zaległości podatkowe, stosownie do obowiązku wynikającego z przepisów ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 110, poz. 968 ze zm.) i z przepisów rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
27. Zapewnić stosowne przeszkolenie dla członków Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, zgodnie z unormowaniem wynikającym z art. 41 ust. 4 ustawy z dnia 26 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi.
28. Wysokość odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych ustalać przestrzegając przepisów ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Równowartość odpisu przekazywać na rachunek funduszu w terminach wskazanych w art.6 ust.2 ww. ustawy.
29. Podjąć działania w celu przekazania na rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych kwot stanowiących równowartość odpisu - według prawidłowego wyliczenia - nie przekazanych w latach 2003 - 2004.
30. Po zakończeniu inwestycji i oddaniu jej do użytku, rozliczać poniesione koszty i dokonywać przeksięgowania z konta 080 – inwestycje (środki trwałe w budowie) na konto 011 – środki trwałe.
31. W zakresie przeprowadzania inwentaryzacji przestrzegać Instrukcji inwentaryzacyjnej wprowadzonej w życie zarządzeniem Wójta Gminy nr 11/2000 z dnia 5 grudnia 2000 roku.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Wójta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że zgodnie z art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
- Przewodniczący Rady Gminy
- Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy
- aa
Wystąpienie pokontrolne podpisała dr Jadwiga Chwiałkowska – Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.
PRZYPISY
[1] Art.67 uchylony został z dniem 1 września 2005 roku na mocy ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o zmianie ustawy Ordynacja podatkowa oraz o zmianie niektórych innych ustaw - Dz. U. nr 143, poz. 1199.
Łódź, dnia 21 września 2005 r.
Pan
Tadeusz Wojciechowski
Wójt Gminy Sławno
WK - 602/52/2005
Działając na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz. 577 z późn. zm.) informuję, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminie Sławno. Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości i uchybienia wynikały, przede wszystkim, z nieznajomości przepisów, ich wadliwej interpretacji, niedostatecznego nadzoru ze strony kierownictwa oraz nie stosowania procedur kontroli finansowej. Wykazane uchybienia i nieprawidłowości dotyczyły, w szczególności:W zakresie spraw organizacyjnych
1. Kontrolująca ustaliła, że pomimo umieszczenia w wykazie gminnych jednostek organizacyjnych, stanowiącym załącznik nr 2 do Statutu Gminy Sławno - Gminnego Zakładu Komunalnego, zakład ten faktycznie nie został utworzony. Zgodnie z wyjaśnieniem Wójta Gminy Pana Tadeusza Wojciechowskiego - Gmina otrzymała wniosek Przedsiębiorstwa Dostaw Materiałów Odlewniczych w Tychach dotyczący przejęcia przez Gminę bloków mieszkalnych położonych na terenie miejscowości Grudzeń Las, zgodnie z ustawą z dnia 12 października 1994 roku o zasadach przekazywania zakładowych budynków mieszkalnych przez przedsiębiorstwa państwowe (Dz. U. Nr 119, poz. 567 ze zm.). W związku z faktem, że stan prawny gruntów pod budynkami nie został uregulowany, budynki nie zostały przejęte. Wobec faktu, że Gmina nie posiada zasobów mieszkalnych, z wyjątkiem lokali położonych w dwóch szkołach, nie zachodziła potrzeba utworzenia Gminnego Zakładu Komunalnego, co zmieni się w przypadku przejęcia bloków mieszkalnych Przedsiębiorstwa Dostaw Materiałów Odlewniczych w Tychach.
2. W statutach Szkół Podstawowych, Gimnazjum oraz Zespołu Szkół Samorządowych nie określono formy organizacyjno – prawnej ich działania. Formę organizacyjno – prawną gminnych jednostek organizacyjnych powinna określić Rada Gminy, stosownie do art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. "h" ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142 poz. 1591 ze zm.). Zgodnie z art. 79 ust. 1 ustawy z dnia 7 września 1991 roku o systemie oświaty (tekst jednolity z 2004 r., Dz. U. nr 256 poz. 2572 ze zm.) szkoły mogą być prowadzone zarówno w formie zakładów budżetowych jak i jednostek budżetowych. W trakcie trwania kontroli RIO w Łodzi uchwałą nr XXI/176/05 z dnia 31 marca 2005 roku Rada Gminy w Sławnie określiła formę organizacyjno – prawną szkół na terenie Gminy Sławno.
3. W wyniku kontroli ustalono, że Gminny Ośrodek Kultury funkcjonował jako jednostka budżetowa. W latach 2002 – 2004 Gmina Sławno finansowała działalność Gminnego Ośrodka Kultury bezpośrednio z budżetu. Wobec powyższego wskazać należy, że zasady prowadzenia gospodarki finansowej przez samorządowe instytucje kultury określają przepisy rozdziału 3 ustawy z dnia 25 października 1991 roku o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 13, poz.123 ze zm.). Zgodnie z przepisami powołanej ustawy - instytucja kultury, uzyskująca osobowość prawną po dokonaniu wpisu do rejestru prowadzonego przez organizatora, gospodaruje samodzielnie przydzieloną i nabytą częścią mienia oraz prowadzi samodzielną gospodarkę finansową w ramach posiadanych środków. Instytucja kultury może nabywać środki trwałe i pokrywa koszty bieżącej działalności oraz zobowiązania z uzyskiwanych przychodów. Przychodami tymi są, m.in. dotacje z budżetu. Podstawą gospodarki finansowej jest plan działalności instytucji kultury, zatwierdzony przez dyrektora z zachowaniem wysokości dotacji przekazywanej przez organizatora. Plan działalności instytucji kultury zawiera w miarę potrzeb: plan usług, plan przychodów i kosztów, plan remontów i konserwacji środków trwałych oraz plan inwestycji. Plan ten nie jest uchwalany uchwałą budżetową i nie stanowi elementu budżetu.
W zakresie kontroli finansowej
1. W kontrolowanej jednostce nie zostały ustalone w formie pisemnej procedury kontroli finansowej dotyczące procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz z gospodarowaniem mieniem, odpowiadające wymogom określonym w art. 35a ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148 ze zm.). W trakcie kontroli RIO w Łodzi, zarządzeniem nr 18/05 z dnia 30 maja 2005 roku, działając na podstawie art. 33 ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym oraz art. 35a ust.3 ustawy o finansach publicznych, Wójt Gminy wprowadził w życie Regulamin kontroli wewnętrznej i zewnętrznej w Urzędzie Gminy w Sławnie.
Odpowiedzialność za ustalenie w jednostce procedur kontroli finansowej ponosi Wójt Gminy.
2. Stwierdzono przypadki braku dokonania przez Skarbnika Gminy wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz braku kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących tych operacji, stosownie do wymogów wynikających z przepisów art. 35 ust. 1 pkt 3 i 4 ustawy o finansach publicznych. Dowodem dokonania przez Skarbnika Gminy kontroli dowodów księgowych jest podpis złożony na dokumentach dotyczących danej operacji gospodarczej lub finansowej obok podpisu pracownika dokonującego merytorycznej kontroli operacji.
W zakresie zaciągania kredytów i pożyczek oraz ich ewidencji
1. Zawierając umowy pożyczek: nr 132/OA/P/2003 z dnia 21 sierpnia 2003 roku, nr 203/OA/P/2003 z dnia 9 października 2003 roku, nr 301/OA/P/2003 z dnia 31 grudnia 2003 roku, nr 300/OA/P/2003 z dnia 31 grudnia 2003 roku oraz umowy kredytu inwestycyjnego: nr 2/2003 z dnia 23 lipca 2003 roku i nr 448/04 z dnia 5 sierpnia 2004 roku Wójt Gminy każdorazowo udzielił zabezpieczenia spłaty pożyczki bądź kredytu w formie pełnomocnictwa do rachunku bankowego Gminy, przez co naruszył przepisy art. 92 w zw. z art. 129 ust. 1 ustawy o finansach publicznych oraz art.30 i art.46 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym, z których wynikało, że dysponentem środków publicznych na rachunku bankowym jednostki samorządu terytorialnego może być wyłącznie organ wykonawczy tej jednostki, wykonujący określone w uchwale budżetowej zadania, przy zachowaniu zasad wykonywania budżetu wynikających z art. 92 ustawy o finansach publicznych.
2. W nieprawidłowy sposób księgowano spłaty odsetek od pożyczek, ujmując je w księdze głównej budżetu gminy na kontach Wn 130 – rachunek bieżący, Ma 902 – wydatki budżetu. Operacje gospodarcze dotyczące spłaty odsetek od udzielonych pożyczek należy księgować w księdze głównej budżetu gminy równolegle na kontach: naliczenie należnych odsetek do pożyczki: Wn – 909 – rozliczenia międzyokresowe, Ma – 260 – zobowiązania finansowe; spłata naliczonych odsetek: Wn – 260 – zobowiązania finansowe, Ma – 133 – rachunek budżetu; przeniesienie naliczenia odsetek na wydatki budżetu: Wn 902 – wydatki budżetu, Ma 909 – rozliczenia międzyokresowe.
3. Kontrolująca stwierdziła, że w latach 2003–2004 konto 260 - zobowiązania finansowe służyło do ewidencji otrzymanych kredytów, co było niezgodne z obowiązującym w kontrolowanej jednostce zakładowym planem kont, jak również z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. nr 153, poz.1752 ze zm.). Zgodnie z ww. rozporządzeniem - do ewidencji zobowiązań finansowych z tytułu zaciągniętych kredytów służyło konto 134 – kredyty bankowe. Do ww. konta należy prowadzić analitykę na podstawie, której można ustalić stan zobowiązań z poszczególnymi kontrahentami.
Odpowiedzialność za stwierdzone nieprawidłowości w zakresie ewidencji księgowej zaciągniętych kredytów oraz spłaty odsetek od zaciągniętych pożyczek ponosi Skarbnik Gminy. Poza tym odpowiedzialność za stwierdzone nieprawidłowości ponoszą pracownicy Referatu Finansowego Urzędu Gminy w zakresie niedopełnienia obowiązków powierzonych im zakresami obowiązków i odpowiedzialności.
W zakresie opisu przyjętych zasad rachunkowości oraz zabezpieczenia danych przetwarzanych w systemach informacyjnych
1. W sposób niekompletny i nieprawidłowy opracowano zakładowy plan kont, wprowadzony w życie zarządzeniem nr 2/2002 Wójta Gminy Sławno z dnia 16 września 2002 roku, poprzez:
- brak określenia zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej, zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. "a" ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz. 694 ze zm.),
- ujęcie w wykazie kont księgi głównej dla Urzędu Gminy konta 134 - kredyty bankowe, mimo, że operacje związane z zaciągnięciem kredytów nie podlegają ewidencji na kontach jednostki (Urzędu Gminy),
- w planie kont dla budżetu gminy (organu) brak było konta 133 – rachunek bieżący budżetu gminy, służącego do ewidencji stanu środków i obrotów na rachunku bankowym budżetu; w kontrolowanej jednostce występowało natomiast konto 130 – rachunek bieżący urzędu służące do ewidencji stanu środków i obrotów zarówno w organie jak i w jednostce budżetowej,
- w opisie do kont dla budżetu gminy: konta 130 – rachunek bieżący, konta 222 – rozliczenie dochodów budżetowych, konta 223 - rozliczenie wydatków budżetowych ujęte zostały operacje księgowe, wraz z kontami do korespondencji, występujące w jednostce budżetowej.
Przykładowo, w wykazie kont księgi głównej dla organu nieprawidłowo zapisano księgowania operacji gospodarczych i finansowych na koncie 222 – rozliczenie dochodów budżetowych. Z postanowień zawartych w zakładowym planie kont wynikało, że na stronie Wn konta 222 ujmuje się dochody budżetowe przelane do budżetu w korespondencji z kontem 130, natomiast na stronie Ma konta 222 ujmuje się w ciągu roku budżetowego okresowe lub roczne przeksięgowania zrealizowanych dochodów budżetowych na konto 800, na podstawie sprawozdań budżetowych. Z zasad wyrażonych w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych wynikało, że konto 222 winno służyć do ewidencji rozliczeń budżetu z jednostkami budżetowymi z tytułu zrealizowanych przez te jednostki dochodów budżetowych. W związku z powyższym - na stronie Wn konta 222 powinny być ujmowane dochody budżetowe zrealizowane w urzędzie jako jednostce budżetowej oraz dochody zrealizowane przez inne niż urząd jednostki budżetowe w wysokości wynikającej z okresowych sprawozdań budżetowych Rb 27 S, w korespondencji z kontem 901 – dochody budżetu, natomiast na stronie Ma konta 222 powinny być księgowane przelewy dochodów budżetowych na rachunek budżetu, dokonywane przez urząd i inne jednostki budżetowe, w korespondencji z kontem 133. Ponadto, do konta 222 należy prowadzić ewidencję szczegółową umożliwiającą ustalenie stanu rozliczeń z poszczególnymi jednostkami budżetowymi z tytułu zrealizowanych przez nie dochodów budżetowych.
Z postanowień zakładowego planu kont w zakresie ewidencji na koncie 223 wynikało, że na stronie Wn konta 223 ujmuje się w ciągu roku budżetowego okresowe lub roczne przeniesienia na podstawie sprawozdań budżetowych, zrealizowanych wydatków budżetowych na konto 800 oraz okresowe przelewy środków budżetowych dysponentów niższego stopnia na pokrycie wydatków budżetowych, w korespondencji z kontem 130 natomiast na stronie Ma konta 223 ujmuje się okresowe wpływy środków budżetowych otrzymanych na pokrycie wydatków budżetowych jednostki oraz przeznaczonych dla dysponentów niższego stopnia, w korespondencji z kontem 130. Z zasad wyrażonych w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych wynikało, że konto 223 winno służyć do ewidencji rozliczeń budżetu z jednostkami budżetowymi z tytułu przekazanych im środków na wydatki budżetowe. W związku z powyższym na stronie Wn konta 223 powinny być ujmowane środki przelane z rachunku budżetu na pokrycie wydatków jednostek budżetowych w korespondencji z kontem 133 – rachunek budżetu, natomiast po stronie Ma konta 223 ewidencjonowane powinny być wydatki dokonywane przez jednostki budżetowe w wysokości wynikającej z okresowych sprawozdań tych jednostek w korespondencji z kontem 902 - wydatki budżetu. Ponadto, do konta 223 należy prowadzić ewidencję szczegółową według poszczególnych jednostek budżetowych, którym przekazano środki na wydatki w celu ustalenia kwot, jakie muszą rozliczyć w sprawozdaniach o wydatkach lub zwrócić po zakończeniu roku bądź w przypadku zaprzestania wykonywania zadań.
2. W księdze głównej Urzędu Gminy prowadzonej za lata 2003 – 2004 poza kontami podstawowymi ujęto konta księgowe (subkonta) do niektórych kont podstawowych, np.
- do konta 225 – rozrachunki z budżetami, ujęto subkonta: 225 VAT – rozrachunki z Urzędem Skarbowym z tytułu podatku VAT, 225 - rozrachunki z budżetami;
- do konta 229 – pozostałe rozrachunki publiczno – prawne, ujęto subkonta: 229 a - pozostałe rozrachunki publicznoprawne – składki ZUS obciążające pracodawcę, 229 b - pozostałe rozrachunki publicznoprawne - składki ZUS obciążające pracownika;
- do konta 800 – fundusz jednostki, ujęto subkonta: 800 fśt – fundusz w środkach trwałych, 800 FJ – fundusz jednostki, 800 FI – fundusz w inwestycjach.
Konta te nie zostały wskazane w obowiązującym w Gminie Sławno zakładowym planie kont, wskutek czego nie określono także zasad klasyfikacji zdarzeń na ww. kontach oraz sposobu ich powiązania z kontami podstawowymi – naruszając powołany art. 10 ust. 1 pkt 3 lit "a" ustawy o rachunkowości.
3. Obowiązujące w kontrolowanej jednostce przed dniem 1 marca 2005 roku unormowania dotyczące obowiązujących zasad rachunkowości były nieprawidłowe i niekompletne. Nieprawidłowości polegały, m.in., na:
- braku określenia roku obrotowego oraz wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych,
- braku określenia metody wyceny aktywów i pasywów,
- braku ustalenia metod prowadzenia ewidencji materiałów, w tym rodzajów materiałów, których wartość odnoszona będzie bezpośrednio w koszty (mimo stosowania w praktyce tej metody prowadzenia ewidencji materiałów).
Ustalenie i bieżące aktualizowanie dokumentacji opisującej przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości należy do kierownika jednostki, stosownie do przepisów art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Odpowiedzialność za stwierdzone nieprawidłowości w zakresie opisu przyjętych zasad rachunkowości ponosi Wójt Gminy oraz Skarbnik Gminy, stosownie do przyjętego zakresu czynności pracownika (zgodnie z pkt IV ppkt 5 ww. zakresu - Skarbnik zobowiązana była do zapewnienia prawidłowego funkcjonowania systemu rachunkowości i finansów gminy zgodnie z obowiązującymi przepisami).
W zakresie przestrzegania zasad ewidencji księgowej
1. Ewidencja księgowa operacji gospodarczych Urzędu Gminy i Gminnego Ośrodka Kultury prowadzona była we wspólnych urządzeniach księgowych, co naruszało przepisy art. 4 ust. 1, 2 i 3 w związku z art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości. Z przytoczonych przepisów wynikał obowiązek prowadzenia przez jednostki organizacyjne odrębnych ksiąg rachunkowych, celem zapewnienia ujmowania w tych księgach wyłącznie zdarzeń związanych z poszczególnymi jednostkami organizacyjnymi, a w konsekwencji rzetelnego i jasnego przedstawienia sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego każdej z tych jednostek oraz w celu umożliwienia sporządzenia obowiązujących te jednostki sprawozdań. Przejęcie wykonywania obsługi finansowo - księgowej jednostek organizacyjnych przez służby pracownicze Urzędu Gminy nie uchyla obowiązku odrębnego prowadzenia przez te służby ksiąg rachunkowych dla jednostek budżetowych, zakładów budżetowych lub innych podmiotów podległych (nadzorowanych) Gminie. Prowadzona ewidencja powinna - w każdym razie - zapewnić rzetelne sporządzenie obowiązujących te jednostki sprawozdań budżetowych i finansowych, w oparciu o dane ewidencji księgowej.
2. Zapisów w księgach rachunkowych dokonywano na podstawie dowodów księgowych, które nie były poddane wstępnej kontroli w zakresie zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz pod względem kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących tych operacji. Stosownie do art. 35 ust. 1 pkt 3 i 4 ustawy o finansach publicznych, obowiązki te obciążają skarbnika gminy (głównego księgowego). Dowodem dokonania kontroli dowodów księgowych jest podpis złożony przez skarbnika na dokumentach dotyczących danej operacji gospodarczej lub finansowej obok podpisu pracownika dokonującego merytorycznej kontroli operacji.
3. Stwierdzono przypadki nie ujmowania w księgach rachunkowych wszystkich zdarzeń gospodarczych występujących w danym okresie sprawozdawczym. Zobowiązania wynikające z przedłożonych do zapłaty rachunków i faktur ewidencjonowane były w księgach rachunkowych w momencie zapłaty. W rezultacie nie wykazywano na koniec danego okresu sprawozdawczego rzeczywistego stanu rozliczeń finansowych, czym naruszono zasadę rzetelności ksiąg rachunkowych, określoną przepisami art. 24 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości. Wskazać należy, że zgodnie z art.20 ust.1 ww. ustawy - do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. W dniu zapłaty zobowiązań ewidencjonowane one były na koncie 201, najpierw po stronie Ma – powstanie zobowiązania, a następnie po stronie Wn – spłata zobowiązania. Na podstawie dowodów źródłowych będących podstawą zapisów w księgach rachunkowych w miesiącach styczeń, luty i marzec 2003 i 2004 roku kontrolująca ustaliła, że w księgach rachunkowych 2003 roku nie ujęto zobowiązań na kwotę 172.887,52 zł, w tym zobowiązań wymagalnych na kwotę 146.452,49 zł. Natomiast, w księgach rachunkowych 2004 roku nie ujęto zobowiązań na kwotę 291.177,00 zł (na dzień 31 grudnia 2004 roku były to zobowiązania niewymagalne). Nie wykazane zobowiązania wymagalne w księgach rachunkowych 2003 roku zaniżały faktyczny wskaźnik długu publicznego Gminy Sławno o 1,35 %.
4. W księgach rachunkowych budżetu gminy w latach 2003 – 2004 nieprawidłowo księgowano operacje gospodarcze dotyczące:
- wpływu należności z tytułu dochodów budżetowych - księgowano na kontach Wn 130 – rachunek bieżący urzędu, Ma 221- należności z tytułu dochodów budżetowych,
- wpłaty odsetek od zobowiązań pieniężnych oraz kosztów wystawionych upomnień – ewidencjonowano Wn 130 – rachunek bieżący urzędu, Ma – 750 – przychody i koszty finansowe,
- przypisu podatków lokalnych: Wn – 221/a - należności z tytułu dochodów budżetowych, Ma – 750/a - przychody i koszty finansowe,
- odpisu podatków lokalnych: Ma – 221/a - należności z tytułu dochodów budżetowych, Wn – 750/a - przychody i koszty finansowe.
Wyżej wskazane operacje gospodarcze (finansowe) nie podlegają księgowaniu na kontach księgi głównej budżetu Gminy. Operacje te powinny być ewidencjonowane w księgach rachunkowych prowadzonych dla Urzędu Gminy jako jednostki budżetowej.
5. Kontrolująca ustaliła, że w księgach rachunkowych Urzędu Gminy w latach 2003 - 2004 nie ujęto zobowiązań z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego pracowników. Zobowiązania wobec pracowników z tytułu należnego im dodatkowego wynagrodzenia rocznego – wypłacanego na podstawie ustawy z dnia 12 grudnia 1997 roku o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym pracowników sfery budżetowej (Dz. U. nr 160, poz. 1080 ze zm.) - winny być ewidencjonowane na koncie Wn 400 – koszty według rodzajów, Ma 231 – rozrachunki z tytułu wynagrodzeń, w roku za który należności te przysługują. Zobowiązania wobec Urzędu Skarbowego i Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, w części finansowanej z wynagrodzenia pracownika, powstają w momencie wypłaty wynagrodzenia i podlegają ewidencji na kontach 225 - rozrachunki z budżetami i 229 - pozostałe rozrachunki publiczno-prawne.
6. W księdze głównej – dziennik prowadzonej dla Urzędu Gminy pod pozycją księgową 3753 – 3754 ujęto łącznie 149 rachunków i faktur nie zapłaconych w terminie. Rachunki datowane były, m.in., na dzień 14, 17, 19, 24 maja 2004 roku; 7, 6 czerwca 2004 roku; 2, 20, 31 lipca 2004 roku; 11, 13, 23, 31 sierpnia 2004 roku, 3, 15, 16, 23, 29 września 2004 roku. Powyższym naruszono art. 14 ust. 1 i art. 15 ust. 2 ustawy o rachunkowości, poprzez zaniechanie chronologicznego ujęcia zdarzeń w prowadzonej ewidencji księgowej oraz art.20 ust.1 powołanej ustawy, zgodnie z którym - do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym (patrz ustalenia powyżej w punkcie 3).
7. Stwierdzono zaewidencjonowanie po stronie Wn kwoty 28.786,75 zł będącej sumą kwot zapłaconych częściowo faktur: faktury VAT nr 44/03 z dnia 17 września 2003 roku na kwotę 22.000 zł, faktury VAT nr 59/03 z dnia 23 października 2003 roku na kwotę 12.000,00 zł minus pozostałe zobowiązania zaksięgowane po stronie Ma wynikające z faktury VAT nr 65/03 z dnia 2 grudnia 2003 roku i faktury VAT nr 68/03 z dnia 2 grudnia 2003 roku na łączną kwotę 5.213,25 zł. Zobowiązania wynikające z opisanych faktur nr 44/03 i nr 59/03, w części nie zapłaconej, w ogóle nie zostały ujęte na koncie 201 w księgach rachunkowych 2003 roku.
8. Księga główna Urzędu Gminy prowadzona za lata 2003 – 2004 nie obejmowała ewidencji na kontach 998 – zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego oraz 999 – zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat.
9. Niezgodnie z obowiązującymi przepisami klasyfikowane były dochody z tytułu sprzedaży nieruchomości (było - dział 900 rozdział 90095 § 084, powinno być - dział 700 rozdział 70005 § 084) oraz użytkowania wieczystego nieruchomości (było dział 900 rozdział 90095 § 047, powinno być dział 700, rozdział 70005 § 047).
10. Nieprawidłowo dokonywano zapisów w księgach rachunkowych przyjmując za podstawę zapisów protokoły zużycia środka trwałego, nie będące dowodami księgowymi, naruszając tym samym art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości.
Odpowiedzialność za stwierdzone nieprawidłowości w zakresie przestrzegania zasad ewidencji księgowej ponosi Skarbnik Gminy, stosownie do zakresu czynności (pkt IV ppkt 7- 9 ww. zakresu zobowiązywały Skarbnika do: ewidencjonowania, archiwizowania, przyjmowania, wysyłania, kontrolowania właściwego obiegu dokumentów, nadzorowania nad prowadzeniem obsługi księgowej i kasowej w gminie zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz zapewnienia legalności operacji finansowych). Poza tym, odpowiedzialność za stwierdzone nieprawidłowości ponoszą pracownicy Referatu Finansowego w zakresie niedopełnienia obowiązków powierzonych im zakresami czynności pracownika.
W zakresie sprawozdawczości
1. W kontrolowanym okresie, tj. w latach 2003 – 2004, jednostki budżetowe nie sporządzały sprawozdań miesięcznych Rb 27S roczne/miesięczne sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych i Rb 28S – roczne/miesięczne sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetowych. Z wyjaśnień Skarbnika Gminy wynikało, że do marca 2005 roku jednostki budżetowe przedkładały sprawozdania z wykonania budżetu w okresach kwartalnych. Od kwietnia 2005 roku sprawozdania przedkładane są przez jednostki budżetowe po zakończeniu każdego miesiąca. Do sporządzania i przekazywania sprawozdań jednostkowych zobowiązani byli kierownicy jednostek budżetowych.
2. W wyniku czynności kontrolnych stwierdzono, że dane w sprawozdaniu Rb 27S – roczne/miesięczne sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych za 2004 rok, w dziale 756 – dochody od osób prawnych, osób fizycznych i od innych jednostek nie posiadających osobowości prawnej, w rozdziale 75616 – wpływy z podatku od nieruchomości, podatku rolnego, podatku leśnego, w § 0310 – podatek od nieruchomości, w § 0320 – podatek rolny, w § 0330 – podatek leśny, w kolumnach 7 – dochody wykonane, 8 – dochody otrzymane, 9 i 10 – należności pozostałe do zapłaty w tym zaległości, zostały wykazane w nieprawidłowych wysokościach. Kwoty podatków zostały obliczone na podstawie tzw. „klucza procentowego” zastosowanego do wszystkich wskazanych podatków, w odniesieniu do osób fizycznych i osób prawnych. "Klucz udziałowy" ustalano procentowo na podstawie kwoty przypisu podatków (udział danego podatku w ogólnej kwocie przypisu). Otrzymany w ten sposób wskaźnik procentowy dla danego podatku stosowano następnie do obliczenia uzyskanych wpływów oraz stanu zaległości. "Kluczem udziałowym" rozliczano wpływy w podatku od nieruchomości, podatku rolnym i podatku leśnym oraz ustalano zaległości podatkowe w tychże podatkach.
Zgodnie z § 3 ust.1 pkt 6 załącznika nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 24, poz. 279 ze zm.) wskazany sposób obliczania mógł mieć zastosowanie wyłącznie do wpływów z podatku rolnego, leśnego i podatku od nieruchomości, pobieranych w formie łącznego zobowiązania pieniężnego. Wpływy te powinny być wykazywane w kwotach odrębnych dla poszczególnych podatków. Odrębne kwoty każdego z tych podatków ustalać się powinno przy pomocy wskaźników, wyliczonych na podstawie rejestru wymiarowego oraz rejestru przypisów i odpisów, stanowiących udział poszczególnych podatków w łącznym zobowiązaniu pieniężnym. Wobec powyższego brak było podstaw do stosowania wskaźników procentowych w zakresie np. wpływów z tytułu podatku od nieruchomości realizowanych nie w formie łącznego zobowiązania pieniężnego (np. od osób prawnych). Wpływy te powinny być wykazywany w oparciu o dane analitycznej ewidencji księgowej.
Kontrolująca porównała dane dotyczące wpłat osób prawnych wynikające z ewidencji księgowej i dane wynikające ze sprawozdań dla 2003 roku, w którym stwierdzono analogiczne nieprawidłowości, ustalając, co następuje:
- podatek od nieruchomości - zawyżono wpływy w sprawozdaniu o kwotę 23.397 zł (stan wg sprawozdań 1.280.321 zł, stan wg ewidencji księgowej 1.256.924 zł); zaniżono zaległości w sprawozdaniu o kwotę 50.571 zł (stan wg sprawozdań 272.538 zł, stan wg ewidencji księgowej 323.109 zł); zaniżono nadpłaty w sprawozdaniu o kwotę 29.405 zł (stan wg sprawozdań 40.668 zł, stan wg ewidencji księgowej 11.263 zł),
- podatek rolny - zawyżono wpływy w sprawozdaniu o kwotę 197 zł (stan wg sprawozdań 1.854 zł, stan wg ewidencji księgowej 1.657 zł),
- podatek leśny - zawyżono wpływy w sprawozdaniu o kwotę 12 zł (stan wg sprawozdań 14.650 zł, stan wg ewidencji księgowej 14.638 zł).
3. Stwierdzono, że łącznie skutki obniżenia górnych stawek podatków obliczone za okres sprawozdawczy od początku roku do dnia 31 grudnia 2004 roku wynosiły – 424.975,19 zł. Natomiast, łącznie skutki obniżenia górnych stawek podatków wykazane w sprawozdaniu Rb PDP – roczne sprawozdanie z wykonania podstawowych dochodów podatkowych oraz w sprawozdaniu Rb 27 S – roczne sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych, stanowiły kwotę 424.437 zł i zostały zaniżone o kwotę 538,78 zł. Zaniżenie dotyczyło nie wykazania w sprawozdaniu skutków obniżenia górnych stawek w podatku leśnym.
4. Stwierdzono, że w wyniku prowadzenia wspólnych ksiąg rachunkowych dla Urzędu Gminy oraz Gminnego Ośrodka Kultury, bilans jednostkowy za 2004 rok został sporządzony wspólnie dla tych jednostek, co stanowiło naruszenie § 14 ust. 1 i ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
5. W kontrolowanym okresie nie wykazywano w sprawozdaniu RB 27S zaległości w podatku od środków transportowych. Zaległości te w poszczególnych latach podatkowych wynosiły: w roku 2003 – 9.718,00 zł, w roku 2004 – 8.356,18 zł.
Odpowiedzialność za powyższe nieprawidłowości ponosi Wójt Gminy oraz Skarbnik Gminy.
W zakresie gospodarki kasowej
1. W dniu kontroli kasy stwierdzono na stanowisku kasjera brak kasetki stalowej, co naruszało zapis § 2 Instrukcji w sprawie gospodarki kasowej, wprowadzonej w życie zarządzeniem nr 7/05 Wójta Gminy w Sławnie z dnia 1 marca 2005 roku.
2. W pomieszczeniu kasowym brak było kasy pancernej, która w wyniku włamania została uszkodzona. Z ustaleń kontroli wynikało, że kasa pancerna znajdująca się wcześniej w pomieszczeniu kasowym nie była przytwierdzona do podłoża, ani ściany, co naruszało § 3 ww. Instrukcji w sprawie gospodarki kasowej, który stanowiła, że szafy metalowe, pancerne powinny być trwale przymocowane do podłoża lub ściany pomieszczenia, w którym się znajdują.
Odpowiedzialność za stwierdzone nieprawidłowości w zakresie gospodarki kasowej ponosi Wójt Gminy oraz Skarbnik Gminy.
W zakresie dochodów z podatków i opłat
1. Kontrola wykazała, że w zakresie prowadzenia ewidencji księgowej podatków nie uwzględniano kont syntetycznych służących do ewidencji operacji księgowych dotyczących przypisów, odpisów, wpłat oraz innych rozliczeń z podatnikami i inkasentami podatków i opłat. Powyższym działaniem naruszono przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. nr 50, poz. 511 ze zm.).
2. W zakresie terminowości składania deklaracji podatkowych w zakresie podatku od nieruchomości od osób prawnych stwierdzono przypadki nie przestrzegania przez podatników terminu określonego w art. 6 ust. 9 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 9, poz. 84 ze zm.) - zgodnie z którym termin na złożenie deklaracji przez podatnika upływa w dniu 15 stycznia roku podatkowego. Przypadki nieterminowego składania deklaracji podatkowych stwierdzono także w odniesieniu do podatku rolnego.
3. Stwierdzono, że nieprawidłowo zaksięgowano wpłaty I raty podatku od nieruchomości od osób prawnych za styczeń 2003 roku, pod datą 30 stycznia 2003 roku, na kontach podatników o numerach 1, 2, 3, 4, 5, 10, 15 i 20 oraz nieprawidłowo zaksięgowano wpłaty za styczeń 2004 roku, pod datą 30 stycznia 2004 roku, na kontach podatników o numerach 6, 7, 8, 10. Księgowania dokonane były niezgodnie z datą faktycznej zapłaty, co stanowiło naruszenie przepisów art. 60 § 1 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (tekst jednolity z 2005 r., Dz. U. nr 8, poz. 60 ze zm.), które to przepisy stanowią, że za termin dokonania zapłaty podatku uważa się: przy zapłacie gotówką – dzień wpłacenia kwoty podatku w kasie organu podatkowego lub na rachunek tego organu w banku, w placówce pocztowej, w spółdzielczej kasie oszczędnościowo – kredytowej albo dzień pobrania podatku przez płatnika lub inkasenta; a w obrocie bezgotówkowym - dzień obciążenia rachunku bankowego podatnika lub rachunku podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej na podstawie polecenia przelewu. Z dowodów wpłat wynikało, że objęci kontrolą podatnicy dokonali wpłaty podatku za styczeń 2003 i za styczeń 2004 roku w terminie.
4. Podatnikowi podatku od nieruchomości od osób prawnych nr konta 3 w dniu 16 października 2003 roku zaliczono kwotę 20.682,00 zł należną za wykonane przez niego roboty drogowe na poczet podatku od nieruchomości za okres styczeń – wrzesień 2003 roku, bez naliczenia należnych odsetek za zwłokę. Zastosowanie instytucji potrącenia (art.65 ustawy Ordynacja podatkowa) nie wyłącza obowiązku uwzględnienie we wzajemnym rozliczeniu podatnika i organu podatkowego odsetek od zaległości podatkowych.
5. Podatnik podatku od nieruchomości od osób prawnych nr konta 4 dokonywał wpłat kolejnych rat podatku w wysokościach niższych niż wynikało to ze złożonej deklaracji podatkowej na 2003 rok. Zadeklarowana kwota podatku wynosiła 29.989,00 zł. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, tj. art. 6 ust. 9 pkt 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych - osoby prawne, jednostki organizacyjne oraz spółki nie mające osobowości prawnej są obowiązane wpłacać obliczony w deklaracji podatek od nieruchomości – bez wezwania – na rachunek budżetu właściwej gminy, w ratach proporcjonalnych do czasu trwania obowiązku podatkowego, w terminie do dnia 15 każdego miesiąca. W powyższym przypadku podatnik powinien dokonywać wpłat miesięcznych w wysokości 2.499 zł. Podatnik wpłacał raty przykładowo w następujących wysokościach: w dniu 16 stycznia – 1.685,10 zł, w dniu 14 lutego – 2.092,10 zł, w dniu 21 lutego – 407,00 zł, w dniu 26 lutego – 814 zł, w dniu 14 marca – 2.092 zł, w dniu 25 marca – 407 zł, bez należnych odsetek za zwłokę w zapłacie podatku. Organ podatkowy nie dokonywał rozliczenia wpłat na poczet zaległości głównej i odsetek, stosownie do wymogu wynikającego z art. 55 § 2 ustawy Ordynacja podatkowa.
6. Stwierdzono przypadki zaniechania sporządzenia uzasadnienia faktycznego i prawnego w wydanych decyzjach dotyczących udzielenia ulg w zapłacie podatku, przez co nie wykonano obowiązku określonego w art. 210 § 1 pkt 6 w zw. z art.210 § 4 ustawy Ordynacja podatkowa. Z powyższych przepisów wynikał obowiązek zamieszczania w decyzjach o udzieleniu ulg w zapłacie podatku uzasadnienia faktycznego i prawnego. Uzasadnienie faktyczne decyzji powinno zawierać, w szczególności - wskazanie faktów, które organ podatkowy uznał za udowodnione, dowodów, którym dał wiarę oraz przyczyn, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności, a uzasadnienie prawne powinno zawierać wyjaśnienie podstawy prawnej decyzji z przytoczeniem przepisów prawa.
7. Stwierdzono przypadki wydania decyzji w sprawie umorzenia zaległości podatkowej, w których nie określono kwoty umorzonych odsetek za zwłokę, co powinno stanowić element rozstrzygnięcia (art.210 § 1 pkt 5 ww. ustawy). Zgodnie z art. 67 § 2 ustawy Ordynacja podatkowa - w brzmieniu obowiązującym do dnia 1 września 2005 roku [1] - umorzenie zaległości podatkowej powodowało również umorzenie odsetek za zwłokę w całości lub w takiej części, w jakiej została umorzona zaległość podatkowa.
8. Stwierdzono przypadki wydawania decyzji o umorzeniu zaległości podatkowej przed upływem terminu płatności raty podatku, czyli w sytuacji, gdy podatek nie miał charakteru zaległości podatkowej.
9. Stwierdzono, że na mocy decyzji dotyczących zwolnienia podatników z podatku rolnego z tytułu nabycia gruntów na utworzenie lub powiększenie gospodarstwa rolnego, wydanych w latach 2003 - 2004, zastosowano przedmiotowe zwolnienie od początku roku podatkowego, pomimo, że wnioski podatników wpływały w trakcie całego roku, co naruszało art. 13d ust. 3 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity z 1993 r., Dz. U. nr 94, poz. 431 ze zm.), zgodnie z którym - zwolnienia i ulgi podatkowe udzielane na wniosek podatnika stosuje się od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym złożono wniosek. Wskazać należy również, że we wszystkich objętych kontrolą decyzjach dotyczących zwolnienia z podatku rolnego z tytułu nabycia gruntów organ podatkowy nie określił dokładnie daty końcowej okresu zwolnienia. Zgodnie z art. 12 ust. 3 ustawy o podatku rolnym - okres zwolnienia wynosi 5 lat, licząc od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawarto umowę sprzedaży gruntów lub prawa wieczystego użytkowania, ustanowiono prawo wieczystego użytkowania gruntów.
10. W zakresie terminowości składania deklaracji podatkowych w podatku od środków transportowych stwierdzono przypadki braku przestrzegania przez podatników terminu określonego w art. 9 ust. 6 pkt 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, który stanowił, że podatnicy zobowiązani są składać deklaracje na podatek od środków transportowych w terminie do 15 lutego roku podatkowego, a jeżeli obowiązek podatkowy powstał po tym dniu – w terminie 14 dni od dnia zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie obowiązku.
11. W stosunku do pięciu podatników, którzy w ogóle nie złożyli deklaracji, stwierdzono brak działań organu podatkowego mających na celu wyegzekwowanie deklaracji podatkowych w podatku od środków transportowych.
12. Na większości ze złożonych deklaracji w sprawie podatku od środków transportowych nie oznaczono daty ich wpływu do Urzędu Gminy, co naruszało § 6 ust. 11 Instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych, stanowiącej załącznik do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. nr 112, poz. 1319).
13. Kontrolująca stwierdziła, że organ podatkowy od nieterminowych wpłat rat podatku od środków transportowych nie egzekwował należnych odsetek. Organ podatkowy nie dokonywał także, w sytuacji jeżeli wpłata nie pokrywała należności głównej i kwoty odsetek, rozliczenia wpłaconej kwoty proporcjonalnie na poczet zaległości głównej i odsetek, w stosunku, w jakim w dniu wpłaty pozostawała kwota zaległości podatkowej do kwoty odsetek za zwłokę, stosownie do art. 55 § 2 ustawy Ordynacja podatkowa.
14. Stwierdzono przypadki nieterminowego wystawiania upomnień i tytułów wykonawczych, co do zaległości podatkowych. W zakresie podatku od środków transportowych w latach 2003 - 2004 w ogóle nie podejmowano działań windykacyjnych. Powyższe naruszało przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137, poz. 1541 ze zm.), zgodnie z którymi - wierzyciel zobowiązany był do systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązań pieniężnych, a w przypadku, gdy należność nie została zapłacona w terminie wskazanym w decyzji lub wynikającym z przepisów prawa do wysłania do zobowiązanego upomnienia. Po bezskutecznym upływie terminu zapłaty wskazanego w upomnieniu, wierzyciel powinien wystawić tytuł wykonawczy i przekazać go do właściwego naczelnika urzędu skarbowego.
Odpowiedzialność za stwierdzone nieprawidłowości ponosi działający w charakterze organu podatkowego Wójt Gminy, nadzorujący pracę Referatu Podatków Zastępca Wójta Gminy oraz pracownicy Referatu Podatków zgodnie z przyjętymi zakresami czynności, szczegółowo opisanymi w protokole kontroli.
W zakresie realizacji gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych
Na dzień kontroli RIO w Łodzi nie zostało przeszkolonych siedem osób wchodzących w skład Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, powołanej zarządzeniem nr 4/03 Wójta Gminy Sławno z dnia 30 stycznia 2003 roku w sprawie powołania Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych w Sławnie. Wymóg stosownego przeszkolenia członków komisji wprowadził art. 41 ust. 4 ustawy z dnia 26 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 147, poz. 1231 ze zm.).
W zakresie planowania i odprowadzania środków na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych
1. Stwierdzono, że w kontrolowanym okresie nieprawidłowo ustalono wysokość planowanego odpisu środków na rzecz zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. W 2003 roku zaplanowany odpis został zaniżony o kwotę 6.883,64 zł. W 2004 roku zaplanowany odpis został zawyżony o kwotę 8.357 zł. Niezależnie od powyższego we wskazanych latach nie przekazano na rachunek funduszu pełnej - według prawidłowego wyliczenia - kwoty należności. W 2003 roku - kwoty 18.812,64 zł, a w 2004 roku - kwoty 12.073 zł.
2. W latach 2003 i 2004 nieterminowo odprowadzano na rachunek funduszu równowartość naliczonego odpisu, naruszając art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity z 1996 r., Dz. U. nr 70, poz. 335 ze zm.), zgodnie z którym - środki powinny być przekazane w terminie do 31 maja (75% równowartości odpisu) i do 30 września.
Odpowiedzialność za stwierdzone nieprawidłowości ponosi Wójt Gminy.
W zakresie realizacji inwestycji
W wyniku czynności kontrolnych stwierdzono, że pomimo odbioru końcowego w dniu 16 sierpnia 2004 roku inwestycji dotyczącej modernizacji drogi gminnej nr 3066910 w miejscowościach Prymusowa Wola – Kunice oraz przekazania drogi do eksploatacji nie dokonano przeksięgowania w 2004 roku wartości inwestycji z konta 080 – inwestycje (środki trwałe w budowie) na konto 011 – środki trwałe.
Przeksięgowanie na stan środków trwałych nastąpiło w dniu 31 stycznia 2005 roku na podstawie dowodu PK (bez nr z dnia 31 stycznia 2005 roku).
Odpowiedzialność za stwierdzoną nieprawidłowość ponosi Skarbnik Gminy.
W zakresie prawidłowości przeprowadzenia inwentaryzacji
Ujawnione nieprawidłowości w sposobie przeprowadzenia inwentaryzacji polegały na naruszeniu obowiązującej na dzień spisu z natury Instrukcji inwentaryzacyjnej wprowadzonej w życie zarządzeniem Wójta Gminy nr 11/2000 z dnia 5 grudnia 2000 roku i dotyczyły: nie składania sprawozdań z przebiegu spisu przez zespoły spisowe; nie umieszczania nazwisk i podpisów osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone składniki majątkowe na arkuszach spisu z natury (arkusze spisowe nr nr 33,34,35).
Odpowiedzialność za stwierdzone nieprawidłowości ponosi Przewodniczący Komisji Inwentaryzacyjnej.
Zawiadamiając o powyższych nieprawidłowościach proszę Pana Wójta o podjęcie działań mających na celu ich usunięcie oraz zapobieżenie ich występowaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Zapewnić finansowanie Gminnego Ośrodka Kultury w sposób określony w przepisach ustawy z dnia 25 października 1991 roku o organizowania i prowadzeniu działalności kulturalnej.
2. Zapewnić dokonywanie przez Skarbnika Gminy wstępnej kontroli zgodności operacji finansowych i gospodarczych z planem finansowym oraz wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych, zgodnie z wymogiem określonym w art.35 ust.1 pkt 3 i 4 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych.
3. Zaniechać ustalania w zawieranych umowach pożyczek pełnomocnictwa do dysponowania rachunkiem bankowym Gminy na rzecz pożyczkobiorcy, jako formy zabezpieczenia zaciągniętej pożyczki.
4. Ewidencjonować operacje dotyczące zaciągnięcia kredytów oraz spłaty odsetek od udzielonych pożyczek w księdze głównej budżetu gminy, na odpowiednich kontach, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
5. Dokonać zmian w zakładowym planie kont, zarówno w zakresie kont dla organu (budżetu), jak i jednostki (Urzędu), uwzględniając uwagi zawarte w pierwszej części wystąpienia pokontrolnego. W szczególności, objąć zakładowym planem kont wszystkie prowadzone faktycznie konta oraz wskazać zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej. Zapewnić aktualizację zakładowego planu kont, zgodnie z art.10 ust. 2 ustawy o rachunkowości.
6. Zapewnić odrębne ewidencjonowanie zdarzeń dotyczących Urzędu Gminy i Gminnego Ośrodka Kultury, których obsługę finansowo - księgową wykonują służby Urzędu Gminy, co w szczególności oznacza zaprowadzenie odrębnych urządzeń księgowych – dziennik, księga główna, księgi pomocnicze, zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej i kont ksiąg pomocniczych, stosownie do przepisów art. 4 ust. 1, 2 i 3 w związku z art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości. W innym wypadku - prowadzona ewidencja musi zapewnić rzetelne sporządzenie jednostkowych sprawozdań finansowych dla poszczególnych jednostek organizacyjnych - w oparciu o dane ewidencji księgowej.
7. Zapewnić prowadzenie ewidencji na kontach pozabilansowych 998 - zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego oraz 999 - zaangażowanie wydatków budżetowych lat przyszłych.
8. Zapewnić chronologiczne ujęcie w dzienniku zdarzeń, które nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym, zgodnie z art.14 ust.1 ustawy o rachunkowości, a następnie ich ujęcie w kolejności chronologicznej na kontach księgi głównej, stosownie do art.15 ww. ustawy.
9. Przestrzegać art.20 ust.1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym - do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.
10. Przy dokonywaniu ewidencji księgowej operacji gospodarczych i finansowych w księgach rachunkowych budżetu i Urzędu Gminy przestrzegać obowiązku prowadzenia zapisów o zdarzeniach w porządku systematycznym, stosownie do przepisów art. 15 ust. 1 ustawy o rachunkowości oraz zasad funkcjonowania kont, określonych przepisach rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
11. Zobowiązania wobec pracowników z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego ujmować w księgach rachunkowych roku, za który przysługuje wskazana należność, uwzględniając uwagi zawarte w pierwszej części wystąpienia.
12. Zapisów w księgach rachunkowych dokonywać jedynie na podstawie dowodów księgowych, stosownie do zapisu art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości.
13. Dochody budżetu klasyfikować zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 września 2004 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. nr 209, poz. 2132 ze zm.).
14. Wskaźnik procentowy do wyliczenia wpływów z podatku rolnego, podatku od nieruchomości i podatku leśnego, na potrzeby sprawozdawczości budżetowej (sprawozdanie Rb 27S miesięczne/roczne sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego oraz RB PDP - półroczne/roczne sprawozdanie z wykonania podstawowych dochodów podatkowych gminy) stosować wyłącznie w odniesieniu do tych podatków pobieranych w formie łącznego zobowiązania pieniężnego. Wpływy te wykazuje się w kwotach odrębnych dla poszczególnych podatków. Odrębne kwoty każdego z tych podatków ustala się przy pomocy wskaźników, wyliczonych na podstawie rejestru wymiarowego oraz rejestru przypisów o odpisów, stanowiących udział poszczególnych podatków w łącznym zobowiązaniu pieniężnym, zgodnie z przepisami § 3 ust.1 pkt 6 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 32 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 19 sierpnia 2005 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 170, poz. 1426).
15. Sporządzać bilans jednostkowy dla jednostki (Urzędu Gminy), stosownie do wymogu wynikającego z § 14 ust. 1 i ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
16. W sprawozdaniach budżetowych wykazywać zaległości z tytułu podatku od środków transportowych.
17. Przestrzegać postanowień zawartych w Instrukcji w sprawie gospodarki kasowej wprowadzonej w życie zarządzeniem nr 7/05 Wójta Gminy w Sławnie z dnia 1 marca 2005 roku, w szczególności w zakresie przechowywania środków pieniężnych.
18. W zakresie prowadzenia księgowości podatkowej przestrzegać przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego oraz postanowień Instrukcji w sprawie zasad rachunkowości i planów kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla Urzędu Gminy w Sławnie wprowadzonej w życie zarządzeniem nr 3/99 Wójta Gminy z dnia 27 grudnia 1999 roku.
19. Egzekwować terminowe składanie deklaracji podatkowych przez osoby prawne oraz osoby fizyczne - podatników podatku od środków transportowych. Zgodnie z art.274a § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa - organ podatkowy może zażądać złożenia wyjaśnień w sprawie przyczyn nie złożenia deklaracji lub wezwać do jej złożenia, jeżeli deklaracja nie została złożona mimo takiego obowiązku.
20. Zapewnić oznaczanie daty wpływu na składanych do Urzędu deklaracjach podatkowych, zgodnie z § 6 ust. 11 Instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych, stanowiącej załącznik do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych.
21. Wpłaty podatku od nieruchomości oraz podatku rolnego ewidencjonować na kontach podatników zgodnie z datą faktycznej zapłaty, stosownie do przepisów art. 60 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa.
22. Egzekwować odsetki z tytułu nieterminowych płatności należności podatkowych. Przestrzegać art. 55 § 2 ustawy Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym - jeżeli dokonana wpłata nie pokrywa kwoty zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę, wpłatę tę zalicza się proporcjonalnie na poczet kwoty zaległości podatkowej oraz kwoty odsetek za zwłokę w stosunku, w jakim, w dniu wpłaty, pozostaje kwota zaległości podatkowej do kwoty odsetek za zwłokę. Podjąć czynności w celu prawidłowego ustalenia salda zobowiązań w zakresie podatku od nieruchomości dla podatników nr 3 i nr 4, wskazanych w pierwszej części wystąpienia pokontrolnego.
23. W decyzjach dotyczących ulg w zapłacie podatku zamieszczać uzasadnienie faktyczne i prawne, stosownie do wymogu wynikającego z art.210 § 1 pkt 6 w zw. z art.210 § 4 ustawy Ordynacja podatkowa. W decyzjach dotyczących umorzenia zaległości podatkowej wskazywać kwotę umorzonych odsetek.
24. Decyzje o umorzeniu zaległości podatkowych wydawać wyłącznie w odniesieniu do zobowiązań podatkowych, których termin płatności upłynął (zob. art.51 § 1 ww. ustawy).
25. Udzielając zwolnień w podatku rolnym z tytułu zakupu gruntów na powiększenie, utworzenie gospodarstwa rolnego, okres zwolnienia ustalać zgodnie z przepisami art. 12 ust. 3 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym. Zwolnienie stosować natomiast od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym złożony został wniosek, zgodnie z art.13d ust.3 ww. ustawy.
26. Podejmować konsekwentne czynności zmierzające do wszczęcia postępowania egzekucyjnego w stosunku do podatników posiadających zaległości podatkowe, stosownie do obowiązku wynikającego z przepisów ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 110, poz. 968 ze zm.) i z przepisów rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
27. Zapewnić stosowne przeszkolenie dla członków Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, zgodnie z unormowaniem wynikającym z art. 41 ust. 4 ustawy z dnia 26 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi.
28. Wysokość odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych ustalać przestrzegając przepisów ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Równowartość odpisu przekazywać na rachunek funduszu w terminach wskazanych w art.6 ust.2 ww. ustawy.
29. Podjąć działania w celu przekazania na rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych kwot stanowiących równowartość odpisu - według prawidłowego wyliczenia - nie przekazanych w latach 2003 - 2004.
30. Po zakończeniu inwestycji i oddaniu jej do użytku, rozliczać poniesione koszty i dokonywać przeksięgowania z konta 080 – inwestycje (środki trwałe w budowie) na konto 011 – środki trwałe.
31. W zakresie przeprowadzania inwentaryzacji przestrzegać Instrukcji inwentaryzacyjnej wprowadzonej w życie zarządzeniem Wójta Gminy nr 11/2000 z dnia 5 grudnia 2000 roku.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Wójta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że zgodnie z art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
- Przewodniczący Rady Gminy
- Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy
- aa
Wystąpienie pokontrolne podpisała dr Jadwiga Chwiałkowska – Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.
PRZYPISY
[1] Art.67 uchylony został z dniem 1 września 2005 roku na mocy ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o zmianie ustawy Ordynacja podatkowa oraz o zmianie niektórych innych ustaw - Dz. U. nr 143, poz. 1199.