Gm. Łęki Szlacheckie - Kontrola kompleksowa przeprowadzona przez RIO w Łodzi, zakończona w 2005 roku

Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi do Wójta Gminy Łęki Szlacheckie, po zakończeniu kompleksowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych. Udostępniane na podstawie art.6 ust.1 pkt 4 lit "a" tiret drugi ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej.

Łódź, dnia 3 października 2005 r.

Pan

WOJCIECH BŁASZCZYK

Wójt Gminy Łęki Szlacheckie



WK – 602/56/2005

Działając na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz.577 z późn. zm.) informuję, Pana Wójta, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminie Łęki Szlacheckie. Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości i uchybienia wynikały, przede wszystkim, z nieznajomości przepisów, ich wadliwej interpretacji, niedostatecznego nadzoru ze strony kierownictwa oraz braku stosownych procedur kontroli finansowej. Wykazane uchybienia i nieprawidłowości dotyczyły, w szczególności:W zakresie spraw organizacyjnych

Stwierdzono, że sposób finansowania Gminnej Biblioteki Publicznej był sprzeczny z zasadami określonymi dla instytucji kultury wynikającymi z przepisów ustawy z dnia 25 października 1991 roku o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 13, poz. 123 ze zm.), do której w powyższym zakresie odsyłają przepisy ustawy z dnia 27 czerwca 1997 roku o bibliotekach (Dz. U. nr 85, poz. 539 ze zm.) oraz z postanowieniami Statutu nadanego uchwałą Rady Gminy nr XX/119/04 z dnia 29 listopada 2004 roku. Zgodnie z art.27 i art.28 ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej – instytucja kultury gospodaruje samodzielnie przydzieloną i nabytą częścią mienia oraz prowadzi samodzielną gospodarkę finansową w ramach posiadanych środków, kierując się zasadą efektywności ich wykorzystania. Podstawą gospodarki finansowej instytucji kultury jest plan działalności instytucji zatwierdzony przez dyrektora z zachowaniem wysokości rocznej dotacji ustalonej przez organizatora. W toku kontroli ustalono, że Gminna Biblioteka Publiczna w Łękach Szlacheckich prowadziła gospodarkę finansową na zasadach określonych w ustawie z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148 ze zm.) dla jednostek budżetowych (dodatkowo, rachunkowość Gminnej Biblioteki Publicznej w Łękach Szlacheckich była prowadzona przez pracowników Urzędu Gminy w Łękach Szlacheckich).

W zakresie funkcjonowania kontroli finansowej

Stwierdzono brak przestrzegania unormowań wewnętrznych dotyczących kontroli finansowej zawartych w procedurach kontroli wewnętrznej, instrukcji obiegu i kontroli dokumentów, instrukcji kasowej oraz planie kont dla jednostki i organu. Szczegółowe ustalenia w zakresie nieprawidłowości z tym związanych wskazane zostały w dalszej części niniejszego wystąpienia.

W zakresie zaciągniętych kredytów i pożyczek

Kontrola wykazała, że jako formę zabezpieczenia pożyczki zaciągniętej w Wojewódzkim Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi, na podstawie umowy nr 205/OA/P/2003, ustalono pełnomocnictwo do dysponowania rachunkiem bankowym Gminy, co stanowiło naruszenie art.92 w zw. z art.129 ust.1 ustawy o finansach publicznych oraz art.30 i art. 46 ust.1 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1591 ze zm.), z których wynikało, że dysponentem środków publicznych na rachunku bankowym jednostki samorządu terytorialnego może być wyłącznie organ wykonawczy tej jednostki, wykonujący określone w uchwale budżetowej zadania, przy zachowaniu zasad wykonania budżetu wynikających z art.92 ustawy o finansach publicznych. Odpowiedzialność za wskazane naruszenie ponosi Wójt Gminy.

W zakresie ewidencji księgowej i sprawozdawczości

1. Stwierdzono prowadzenie wspólnych ksiąg rachunkowych dla Urzędu Gminy i jednostek organizacyjnych Gminy tj., Szkół Podstawowych, Publicznego Gimnazjum, Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej oraz Gminnej Biblioteki Publicznej, co było niezgodne z art.4 ust.1, 2 i 3 w zw. z art.3 ust.1 pkt 1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz. 694 ze zm.), z których wynikał obowiązek prowadzenia przez jednostki organizacyjne odrębnych ksiąg rachunkowych celem zapewnienia ujmowania w tych księgach wyłącznie zdarzeń związanych z danymi jednostkami, a w konsekwencji rzetelnego i jasnego przedstawienia sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego każdej z nich oraz w celu umożliwienia sporządzenia obowiązujących te jednostki sprawozdań finansowych. Wskazać należy ponadto, że odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości ponoszą kierownicy jednostek organizacyjnych, stosownie do art.4 ust.5 ustawy o rachunkowości. Przejęcie wykonywania obsługi finansowo - księgowej jednostek organizacyjnych przez służby pracownicze Urzędu Gminy nie uchyla obowiązku odrębnego prowadzenia przez te służby ksiąg rachunkowych dla jednostek budżetowych, zakładów budżetowych lub innych podmiotów podległych (nadzorowanych) Gminie. Prowadzona ewidencja powinna - w każdym razie - zapewnić rzetelne sporządzenie obowiązujących te jednostki sprawozdań budżetowych i finansowych, w oparciu o dane ewidencji księgowej dotyczące tych jednostek.
2. W zakładowym planie kont dla budżetu gminy oraz jednostki budżetowej wprowadzonym zarządzeniem nr 3/2002 Wójta Gminy z dnia 10 kwietnia 2002 roku nie określono sposobu powiązania kont ksiąg pomocniczych z kontami księgi głównej, co stanowiło naruszenie art. 10 ust.1 pkt 3 lit. "a" ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości.
3. Kontrola wykazała, że Skarbnik Gminy Pani Ewa Kopacka nie prowadziła syntetycznej ewidencji księgowej dla Urzędu Gminy (jednostki budżetowej), do czego została zobowiązana przez Wójta Gminy, zgodnie z powierzonym jej zakresem czynności. Ustalono, że czynności te wykonywała osoba zatrudniona w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej na stanowisku księgowej.
4. Księgi rachunkowe prowadzone w kontrolowanej jednostce nie były w sposób trwały oznaczone pełną nazwą jednostki, której dotyczyły, co było wymagane przez art.13 ust.4 pkt 1 ustawy o rachunkowości oraz przez postanowienia zakładowego planu kont.
5. Dokonywano zbiorczych zapisów w urządzeniach księgowych, co było niezgodne z wymogami określonymi w art.20 ust.2 ustawy o rachunkowości, stosownie do którego - podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej. Ustalono, że zapisów nie dokonywano w oparciu o poszczególne dowody księgowe, a księgowano kilkanaście dowodów jednocześnie pod jedną pozycją księgową (dotyczących np. zapłaty za rachunki, wypłat zaliczek z kasy).
6. Stwierdzono, że kontrolowana jednostka nie prowadziła dziennika, co stanowiło naruszenie art. 13 ust.1 pkt 1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym - księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które tworzą, m.in., dziennik. Stosownie do art.14 ust.1 i 2 ww. ustawy - dziennik zawiera chronologiczne ujęcie zdarzeń, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym. Bez względu na technikę prowadzenia ksiąg rachunkowych dziennik powinien umożliwiać uzgodnienie jego obrotów z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej. Zapisy w dzienniku muszą być kolejno numerowane, a sumy zapisów (obroty) liczone w sposób ciągły. Sposób dokonywania zapisów w dzienniku powinien umożliwiać ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi
i zatwierdzonymi dowodami księgowymi.
7. Kontrolujący stwierdzili, że na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych nie sporządzano zestawienia sald kont pomocniczych, co naruszało art.18 ust.2 ustawy o rachunkowości.
8. Stwierdzono, że nie sporządzano jednostkowych bilansów dla poszczególnych jednostek organizacyjnych, a jedynie bilans dla Urzędu Gminy obejmujący także dane dotyczące jednostek organizacyjnych. Bilans podpisywany był przez Wójta Gminy. Powyższe stanowiło naruszenie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad prowadzenia rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153, poz. 1742 ze zm.), zgodnie z którymi każda jednostka zobowiązana jest do sporządzenia bilansu na podstawie własnych ksiąg rachunkowych zwanego bilansem jednostkowym. Bilans podpisuje kierownik jednostki oraz główny księgowy (§14 ust.3 oraz § 17 ust.1 rozporządzenia).

Odpowiedzialność za stwierdzone naruszenia w zakresie prowadzenia rachunkowości i sporządzania sprawozdań finansowych ponoszą Wójt Gminy i Skarbnik Gminy.

9. Stwierdzono, że poza sprawozdaniem Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych sporządzanym przez Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej, kierownicy jednostek organizacyjnych nie sporządzali jednostkowych sprawozdań miesięcznych Rb-27S z wykonania planu dochodów i Rb-28S z wykonania planu wydatków, które powinni składać Wójtowi Gminy, co stanowiło naruszenie § 4 ust.1 pkt 2 lit. "b" rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 24, poz.279 ze zm.). W kontrolowanej jednostce sprawozdania Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych i Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych sporządzano łącznie dla Urzędu Gminy i jednostek organizacyjnych (jednostek budżetowych) za marzec, czerwiec, wrzesień oraz roczne. Sprawozdania podpisywane były przez Wójta Gminy i Skarbnika Gminy. Powyższe stanowiło naruszenie § 8 ust.1 pkt 3 ww. rozporządzenia Ministra Finansów, stosownie do którego - sprawozdania zbiorcze powinny być sporządzane przez organy wykonawcze jednostek samorządu terytorialnego na podstawie sprawozdań jednostkowych jednostek im podległych oraz sprawozdania jednostkowego jednostki samorządu terytorialnego jako jednostki budżetowej i jako organu.
10. Kontrolujący stwierdzili, że osoba zatrudniona w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej na stanowisku księgowej, której Kierownik Ośrodka powierzyła prowadzenie rachunkowości tej jednostki zgodnie z obowiązującymi przepisami, nie prowadziła ksiąg rachunkowych dla GOPS w Łękach Szlacheckich (jak wskazano powyżej prowadzono wspólne urządzenia księgowe dla Urzędu i jednostek). Odpowiedzialność za stwierdzone naruszenie ponosi Kierownik GOPS oraz księgowa w GOPS.

W zakresie rozrachunków

1. Zgodnie z zakładowym planem kont ewidencja konta 240 – pozostałe rozrachunki powinna obejmować należności i roszczenia oraz zobowiązania nie objęte ewidencją kont 201 – 234. Kontrola wykazała jednak, że na koncie 240 ujmowano należności z tytułu pożyczek udzielonych z kasy zapomogowo-pożyczkowej, składek związków zawodowych, PZU, składek emerytalno-rentowych, a zatem są to rozrachunki, które winny być objęte ewidencją konta 234.
2. W zakładowym planie kont obowiązującym w kontrolowanej jednostce nie ustalono zasad ewidencji rozrachunków z kontrahentami z tytułu wpłacanych wadiów i zabezpieczenia należytego wykonania umowy. Stwierdzono, że środki finansowe z powyższych tytułów objęte były ewidencją księgową prowadzoną na kontach 140 i 133 dla budżetu gminy. Wskazać należy, że środki te nie są środkami gminy, a jedynie środkami przekazanymi jednostce w depozyt, podlegającymi - co do zasady - zwrotowi. W związku z tym, winny być gromadzone na wyodrębnionym rachunku bankowym i stosownie do przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planu kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego i niektórych jednostek sektora finansów publicznych – powinny być objęte ewidencją na kontach 139 i 240 – pozostałe rozrachunki.

Odpowiedzialność za powyższe nieprawidłowości ponosi Skarbnik Gminy.

W zakresie gospodarki kasowej

1. Stwierdzono, że Skarbnik Gminy nie kontrolował okresowo stanu ilościowego druków ścisłego zarachowania, co naruszało postanowienia § 9 Instrukcji kasowej, wprowadzonej zarządzeniem Wójta Gminy nr 4/2002 z dnia 10 kwietnia 2002 roku.
2. Nie prowadzono raportu kasowego w zakresie sprzedaży znaków skarbowych w kasie Urzędu Gminy, co uniemożliwiało bieżącą kontrolę stanu gotówki w znakach skarbowych oraz gotówki za sprzedane znaki.
3. Kontrolujący stwierdzili, że sporządzane i ewidencjonowane w urządzeniach księgowych wewnętrzne dokumenty księgowe służące, np. udokumentowaniu potrąceń z list płac pracowników nie były oznaczone datą dokonania operacji, podpisem wystawcy dokumentu oraz podpisem osoby odpowiedzialnej za ujęcie dokumentu w księgach rachunkowych, co naruszało art.21 ust.1 ustawy o rachunkowości.
4. Kontrola wykazała zatwierdzanie do wypłaty dokumentów przez Sekretarza Gminy nie posiadającego stosownego upoważnienia Wójta Gminy do dokonywania tego rodzaju czynności. Zgodnie z art.28a ust.2 ustawy o finansach publicznych - kierownik jednostki może powierzyć określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej pracownikom jednostki, co powinno być stwierdzone dokumentem.
5. Stwierdzono, że na poddanych kontroli dokumentach stanowiących podstawę wydatków brak było adnotacji pracowników właściwych merytorycznie dotyczących procedury udzielenia zamówienia publicznego oraz celowości, legalności i oszczędności zakupu, co naruszało postanowienia Procedur kontroli finansowej oraz Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów.

Odpowiedzialność za stwierdzone naruszenia ponosi Wójt Gminy oraz Skarbnik Gminy.

W zakresie dochodów z tytułu podatków i opłat lokalnych

1. Nie przestrzegano przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. nr 50, poz. 511 ze zm.) – poprzez nie prowadzenie ksiąg rachunkowych (ewidencji syntetycznej) podatków i opłat.
2. Stwierdzono, że kontrolowana jednostka nie prowadziła indywidualnych kont dla inkasentów zgodnie z wymogami wynikającymi z § 9 ust.6 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego.
3. Stwierdzono przypadki, że wydane decyzje dotyczące udzielenia ulg w zapłacie podatku nie zawierały uzasadnienia faktycznego, a w szczególności wskazania faktów, które organ podatkowy uznał za udowodnione, dowodów, którym dał wiarę oraz przyczyn, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności, zgodnie z wymogami określonymi w art.210 § 1 pkt 6 w zw. z art.210 § 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (tekst jednolity z 2005 r., Dz. U. nr 8, poz. 60 ze zm.).
4. Stwierdzono przypadki, że decyzje zmieniające wysokość zobowiązania podatkowego wydawane były na podstawie danych wynikających z ewidencji gruntów, bez przeprowadzania w tym zakresie postępowania podatkowego, co stanowiło naruszenie przepisów ustawy Ordynacja podatkowa (w szczególności – art.21 § 5 ustawy).
5. W wyniku kontroli udzielania ulg inwestycyjnych w zakresie podatku rolnego w przypadku decyzji nr 3111/2/2003 z dnia 27 lutego 2003 roku stwierdzono naruszenie przepisów określających terminy załatwiania spraw, określonych w art.139 i 140 ustawy Ordynacja podatkowa.
6. Stwierdzono przypadki zaniechania podjęcia czynności windykacyjnych, polegające na braku wysyłania upomnień do osób zalegających z zapłatą podatku po upływie poszczególnych rat, co stanowiło naruszenie § 2 i 3 ust.1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137, poz.1541 ze zm.), zgodnie z którymi wierzyciel zobowiązany był do systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązań pieniężnych, a jeżeli należność nie została zapłacona w terminie wynikającym z decyzji lub przepisów prawa, wierzyciel powinien wysłać do zobowiązanego upomnienie, z zagrożeniem wszczęcia egzekucji po upływie siedmiu dni od doręczenia upomnienia.
7. Kontrola wykazała także, że organ podatkowy nie wystawiał tytułów wykonawczych po bezskutecznym upływie terminu określonego
w upomnieniu. Takie zachowanie organu stanowiło naruszenie § 5 ust.1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
8. Ewidencja księgowa (analityka) podatku od środków transportowych prowadzona była w dzienniku obrotów nieprzypisanych, pomimo że od dnia 1 stycznia 2003 roku podatnicy posiadający środki transportowe podlegające opodatkowaniu zobowiązani zostali do składania deklaracji na podatek od środków transportowych – stosownie do art. 9 ust.6 pkt 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 9, poz. 84 ze zm.). Deklaracja podatkowa stanowi podstawę do dokonania przypisu podatku od środków transportowych w prowadzonych urządzeniach księgowych.

Odpowiedzialność za stwierdzone naruszenia ponosi Wójt Gminy, pełniący funkcję organu podatkowego, Skarbnik Gminy, a także podinspektorzy Urzędu Gminy w zakresie szczegółowo wskazanym w protokole kontroli.

W zakresie dochodów z majątku

1. Kontrola wykazała nieprawidłową klasyfikację dochodów ze sprzedaży nieruchomości oraz dochodów z tytułu użytkowania wieczystego w § 097 - jako wpływy z różnych opłat, w którym to paragrafie należało klasyfikować wszystkie pozostałe dochody nieobjęte poszczególnymi paragrafami, stosownie do przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. nr 68, poz.634 ze zm.), a następnie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 września 2004 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. nr 209, poz. 2132 ze zm.). Przepisy wskazanych rozporządzeń dla klasyfikowania wpływów ze sprzedaży składników majątkowych przewidywały § 084, natomiast dla wpływów z tytułu użytkowania wieczystego § 047.
2. Stwierdzono przypadek określenia postąpienia w przetargu nieograniczonym na sprzedaż nieruchomości bez zaokrąglenia jego wysokości do pełnych dziesiątek w górę, co było niezgodne z § 13 ust.4 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 roku w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy (Dz. U. nr 9, poz. 30 ze zm.).
3. W ogłoszeniu dotyczącym sprzedaży działki nr 203/1 organizator przetargu nieograniczonego zawarł informację o zastrzeżeniu sobie prawa odstąpienia od przetargu bez podania przyczyn, co nie znajdowało uzasadnienia w świetle postanowień art.38 ust.4 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2004 r., Dz. U. nr 261, poz.2601 ze zm.), zgodnie z którymi - właściwy organ może odwołać ogłoszony przetarg jedynie z ważnych powodów, niezwłocznie podając informację o odwołaniu przetargu do publicznej wiadomości. W informacji należy podać przyczynę odwołania przetargu.
4. Kontrolujący stwierdzili przypadek sprzedaży nieruchomości z pominięciem trybu przetargowego, mimo braku zaistnienia ustawowo określonych przesłanek pozwalających na odstąpienie od tego trybu, co naruszało art.37 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami (działka nr 398, o powierzchni 600 m², położona we wsi Piwaki). W wyniku kontroli ustalono, że ww. nieruchomość została zbyta na rzecz spadkobiercy osoby, która dobrowolnie przekazała gospodarstwo rolne, w skład, którego wchodziła również działka oznaczona numerem 398, na rzecz Skarbu Państwa w zamian za świadczenia emerytalne. Powołany przez kontrolowaną jednostkę, jako podstawa uznania, że nabywcy przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości, art.34 ust.1 pkt 2 ww. ustawy dotyczy, w szczególności, spadkobierców poprzednich właścicieli zbywanej nieruchomości pozbawionych prawa własności tej nieruchomości przed dniem 5 grudnia 1990 roku, jeżeli złożą wniosek o nabycie nieruchomości przed upływem terminu określonego w wykazie nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży. Przepis ten nie obejmował, zatem analizowanego stanu faktycznego (dobrowolne przekazanie, a nie pozbawienie).
5. Stwierdzono przypadki nie wywiązywania się użytkowników wieczystych z obowiązku regulowania rocznych opłat w terminie określonym w umowie.
6. Kontrola wykazała, że Rada Gminy Łęki Szlacheckie nie określiła zasad wynajmowania lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy, w oparciu o art.21 ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 roku o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (tekst jednolity z 2005 r., Dz. U. nr 31, poz.266).
7. Stwierdzono, że zawarcie przez Wójta Gminy umowy najmu lokalu mieszkalnego na czas określony, tj. na okres od dnia 30 maja 2005 roku do dnia 30 maja 2006 roku było niezgodne z art.5 ust.2 ustawy o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego, według którego umowa o odpłatne używanie lokalu wchodzącego w skład mieszkaniowego zasobu gminy lub innych jednostek samorządu terytorialnego, z wyjątkiem lokalu socjalnego lub lokalu związanego ze stosunkiem pracy, może być zawarta wyłącznie na czas nieoznaczony, chyba, że zawarcia umowy na czas oznaczony żąda lokator.
8. Stwierdzono brak skutecznych działań mających na celu wyegzekwowanie zaległości z tytułu opłat za centralne ogrzewanie od Szpitala Rejonowego w Piotrkowie Trybunalskim, prowadzącego Ośrodek Zdrowia w Trzepnicy, które na dzień 31 grudnia 2004 roku wynosiły 9.706,32 zł.
9. Kontrolujący stwierdzili wynajęcie przez Dyrektora Gimnazjum w Tomawie lokalu użytkowego na prowadzenie działalności gastronomicznej mimo braku pełnomocnictwa do jednoosobowego działania, udzielanego na rzecz kierownika jednostki nie posiadającej osobowości prawnej przez Wójta Gminy, stosownie do unormowania wynikającego z art.47 ust.1 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym.
10. Kontrola wykazała, że w sprawozdaniach Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych sporządzonych według stanu na dzień 31 grudnia 2003 i na dzień 31 grudnia 2004 roku nie wykazano zaległości z tytułu najmu i dzierżawy składników majątkowych, które za ww. okresy sprawozdawcze stanowiły odpowiednio kwoty 6.925,80 zł i 14.332,73 zł oraz nadpłat najemców. W wyniku kontroli ustalono, że wskazana nieprawidłowość spowodowana była nie dokonywaniem przypisów dotyczących przychodów z tytułu najmu na koncie syntetycznym 221 - należności z tytułu dochodów budżetowych, w kwotach wynikających z zawartych z najemcami umów. Na koncie brak było, zatem odzwierciedlenia zaległości i nadpłat z tytułu najmu lokali, które wynikały wyłącznie z kart kontowych poszczególnych najemców (dzierżawców). Zaniechanie dokonywania okresowych przypisów należności z tytułu powołanych dochodów było niezgodne z zasadami funkcjonowania konta 221 określonymi w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych, według których - na stronie Wn konta 221 ujmuje się ustalone na dany rok budżetowy należności z tytułu dochodów budżetowych i zwroty nadpłat, a na stronie Ma tego konta wpłaty należności z tytułu dochodów budżetowych oraz odpisy należności.

Odpowiedzialność za stwierdzone naruszenia ponosi Wójt Gminy, Skarbnik Gminy oraz podinspektorzy w Urzędzie Gminy w zakresie wskazanym w protokole kontroli.

W zakresie wydatków związanych z realizacją gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych

1. Ustalono, że jedna osoba spośród członków Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych nie została przeszkolona w zakresie profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych, co było wymagane przez art. 41 ust.4 ustawy z dnia 26 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 147, poz.1231 ze zm.), zgodnie z którym - w skład gminnych komisji rozwiązywania problemów alkoholowych powinny wchodzić osoby przeszkolone w zakresie profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych.
2. Kontrolujące stwierdziły nieterminowe rozliczanie zaliczek pobieranych w związku z wydatkami na realizację Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, np. zaliczka pobrana w dniu 4 października 2004 roku w kwocie 2.000 zł na realizację imprezy „Żyj trzeźwo”, która zgodnie z wnioskiem rozliczona powinna być do dnia 11 października 2004 roku, została rozliczona dopiero w dniu 2 listopada 2004 roku.

W zakresie wydatków osobowych

1. Pani Maria Purzyńska zatrudniona na stanowisku Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej nie posiadała kwalifikacji zawodowych z zakresu organizacji pomocy społecznej, które stosownie do art. 122 ust.1 ustawy z dnia 12 marca 2004 roku o pomocy społecznej (Dz. U. nr 64, poz. 593 ze zm.) wymagane są w przypadku osób kierujących jednostkami organizacyjnymi pomocy społecznej.
2. Rada Gminy nie ustaliła dodatku specjalnego dla Wójta Gminy Pana Wojciecha Błaszczyka, zgodnie z przepisami § 7 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 33, poz. 264 z późn. zm.). Obecnie podstawę ustalenia przedmiotowego dodatku stanowi § 7 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 roku w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 146, poz. 1223).
3. W Urzędzie Gminy w Łękach Szlacheckich na stanowisku ds. informacji publicznej, podległym Wójtowi Gminy, zatrudniona była osoba pozostająca z Wójtem Gminy w stosunku powinowactwa pierwszego stopnia, co było sprzeczne z art.6 ustawy z dnia 22 marca 1990 roku o pracownikach samorządowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1593 ze zm.). Stosownie do powołanego przepisu - małżonkowie oraz osoby pozostające ze sobą w stosunku pokrewieństwa do drugiego stopnia lub stosunku powinowactwa pierwszego stopnia i przysposobienia, opieki lub kurateli nie mogą być zatrudnieni u pracodawców samorządowych, jeżeli powstałby między tymi osobami stosunek bezpośredniej podległości służbowej.
4. W latach 2003 i 2004 przekazania środków na rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych dokonano w dniach: 4 kwietnia 2003 roku – 4.076 zł (33,57% równowartości odpisu), 27 czerwca 2003 roku – 5.031 zł (razem 75 %) i 1 grudnia 2003 roku – 3.036 zł (pozostała należna kwota); 31 marca 2004 roku – 3.261 zł (25 % równowartości odpisu), 23 czerwca 2004 roku – 6.522 zł (razem 75%) i 4 grudnia 2004 roku – 9.783 zł (pozostała należna kwota). Przekazania środków na rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych dokonano z naruszeniem art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity z 1996 r., Dz. U. nr 70, poz. 335 ze zm.), zgodnie z którym - pracodawca ma obowiązek przekazać na rachunek bankowy funduszu co najmniej równowartość 75 % wartości odpisu – do 31 maja danego roku, a pozostała kwota winna być przekazana do 30 września danego roku. Odpowiedzialność za terminowe przekazywanie środków na rzecz funduszu ponosi Wójt Gminy.

W zakresie dostaw materiałów i usług

1. W odniesieniu do zakupu oleju opałowego dla Publicznego Gimnazjum w Tomawie oraz zakupu oleju napędowego do autobusów szkolnych stwierdzono, że zamówień dokonano z pominięciem przepisów ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 ze zm.), a następnie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz. 177 ze zm.). Kontrolujący ustalili, że w latach 2003 – 2004 na zakup oleju opałowego i napędowego wydatkowano kwoty: 2003 rok – olej opałowy – 49.908,40 zł, olej napędowy - 24.546,35 zł; 2004 rok – olej opałowy – 48.514,52 zł, olej napędowy – 41.490,87 zł.
2. Udzielając w 2004 roku zamówienia publicznego, w trybie zapytania o cenę, na zakup opału (węgiel i miał) do celów grzewczych dla Szkół z terenu gminy Łęki Szlacheckie oraz dla Urzędu Gminy zamawiający nie przestrzegał przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych, a w szczególności: nie opracował specyfikacji istotnych warunków zamówienia, a formularze ofertowe zawierające zapytanie o cenę przesłał tylko do 4 dostawców. Zgodnie z art. 71 ust.1 i 2 ustawy Prawo zamówień publicznych - zamawiający wszczyna postępowanie w trybie zapytania o cenę, zapraszając do składania ofert taką liczbę wykonawców świadczących w ramach prowadzonej przez nich działalności dostawy lub usługi będące przedmiotem zamówienia, która zapewni konkurencję oraz wybór najkorzystniejsze oferty, nie mniej niż 5. Wraz z zaproszeniem do składania ofert zamawiający przesyła specyfikację istotnych warunków zamówienia. Ponadto, o wyborze oferty zamawiający nie powiadomił dostawców, którzy ubiegali się o udzielenie zamówienia, co stanowiło naruszenie art. 92 ww. ustawy oraz nie prowadził protokołu postępowania, co było wymagane przez art.96 ust.1 ustawy Prawo zamówień publicznych, zgodnie z którym, w trakcie prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia zamawiający sporządza pisemny protokół postępowania. Odpowiedzialność za powyższe nieprawidłowości ponosi Wójt Gminy.

W zakresie realizacji inwestycji gminnych

Adaptacja hali magazynowej na salę ćwiczeń gimnastycznych dla Szkoły Podstawowej w Trzepnicy

1. Zarówno w specyfikacji istotnych warunków zamówienia jak i w umowie nr 8015/4/2002 zawartej w dniu 24 czerwca 2002 roku z firmą „ARBUD”, nie określono w sposób szczegółowy zakresu robót przewidzianych do wykonania przez wykonawcę. Z treści umowy wynikało, że zakres zleconych robót zawiera projekt techniczny, który zgodnie z opisem technicznym obejmował:
- roboty rozbiórkowe w istniejącym budynku magazynu polegające, m.in. na: rozbiórce ścianek działowych wydzielających pomieszczenia gospodarcze, rozbiórce istniejącej rampy żelbetowej po stronie wjazdowej, demontażu w miejscach projektowanych otworów okiennych i drzwiowych doświetlenia z pustaków szklanych, demontażu w zakresie niezbędnym elementów instalacji elektrycznej, demontażu drzwi wewnętrznych, zerwaniu uszkodzonych fragmentów tynku i zeskrobanie pozostałości farb malarskich, demontażu wrót wjazdowych,
- roboty modernizacyjne w budynku magazynu obejmujące zmianę przeznaczenia pomieszczeń. Prace te polegać miały na wykonaniu ścianek działowych wewnętrznych tworzących wydzielone pomieszczenia,
- prace adaptacyjne, w szczególności - wykonanie robót ogólnobudowlanych konstrukcyjnych i wykończeniowych oraz kompleksowego wyposażenia w instalacje: wodociągową zimnej i ciepłej wody, kanalizacyjną, c.o., elektryczną siły i światła, wentylacyjną -mechaniczną i grawitacyjną,
- nowe struktury i roboty budowlane w adaptowanym budynku wymagały także realizacji robót budowlanych polegających na wykonaniu izolacji przeciwwilgociowej z folii budowlanej, wykonaniu ścianek działowych, wykonaniu instalacji, wykonaniu nowych tynków i naprawie starych, wstawieniu nowych ościeżnic i zamontowaniu nowych skrzydeł drzwiowych, wykonaniu docieplenia stropodachu i stropu podwieszonego wełną mineralną i podsufitki z płyt G-K grubość 1,2 cm, wykonaniu docelowego pokrycia dachu dwukrotnie papą na lepiku, ułożeniu glazury na ścianach, terakoty i klepek dębowych na podłogach.
Kontrola wykazała jednocześnie, że w latach 2001-2002 kontrolowana jednostka dokonała zakupu materiałów budowlanych na ogólną kwotę 11.943,19 zł, które wg wyjaśnień podinspektora Pana Wojciecha Żaka (pełniącego również obowiązki inspektora nadzoru nad adaptacją sali gimnastycznej) wykorzystane zostały do prac adaptacyjnych przedmiotowego obiektu wykonanych we własnym zakresie przez pracowników gospodarczych. W związku z powyższym należy wskazać, że wobec braku szczegółowego określenia zakresu robót zleconych do wykonania firmie „ARBUD” istnieją wątpliwości, czy prace wskazane kontrolującym jako wykonane we własnym zakresie, a które to prace były uwzględnione w opisie do projektu technicznego jako przewidziane do wykonania, faktycznie zostały zrealizowane we własnym zakresie czy też powinny być wykonane przez firmę "ARBUD". Trudno w pełni zaakceptować, w tym przypadku, wyjaśnienia pracowników Urzędu Gminy, że roboty wykonane we własnym zakresie nie były uwzględnione w zakresie robót zleconych wykonawcy. Kontrolowana jednostka nie posiadała, bowiem dokumentacji potwierdzającej istniejący stan faktyczny. W szczególności, przy realizacji zadania stwierdzono brak kosztorysu inwestorskiego, w którym wyszczególniony byłby pełen zakres robót, a ponadto od oferentów nie wymagano kosztorysów ofertowych, które również zawierałyby wiarygodne informacje, co do zakresu robót przewidzianych do wykonania. Również przedstawiony do kontroli dziennik budowy prowadzony dla przedmiotowego zadania nie był dokumentem wiarygodnym, potwierdzającym faktycznie wykonane roboty, ponieważ, był to dokument odtworzony, z powodu zaginięcia oryginalnego dziennika budowy.
Brak staranności zarówno przy zlecaniu jak i przy realizacji przedmiotowego zadania wskazuje na nie wywiązywanie się z obowiązków służbowych przez pracowników Urzędu Gminy sprawujących nadzór nad realizacją inwestycji gminnych.
2. W dniu 10 grudnia 2002 roku komisja w składzie: Pan Wojciech Żak – inspektor nadzoru inwestorskiego, Pan Henryk Kowalski – przedstawiciel inwestora oraz wykonawca – Pan Paweł Krześlak dokonująca odbioru końcowego wykonanych robót oceniła dobrze ich jakość. Jednakże sprzeciw zgłoszony przez Powiatowego Inspektora Sanitarnego wobec dopuszczenia do użytkowania sali ćwiczeń gimnastycznych z powodu usterek ujawnionych podczas kontroli przeprowadzonej w dniu 11 września 2003 roku dowodzi, że jakość wykonanych prac oceniona została przez ww. komisję nierzetelnie.

Zakup okien dla Ośrodka Zdrowia w Trzepnicy

Przy udzieleniu w 2003 roku zamówienia publicznego, w trybie zapytania o cenę, na zakup okien dla Ośrodka Zdrowia w miejscowości Trzepnica nie przestrzegano przepisów ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych, a w szczególności:
- w formularzu ofertowym skierowanym do dostawców nie określono terminu składania ofert,
- o wyborze oferty uczestników postępowania powiadomiono telefonicznie, co naruszało art. 21 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych, zgodnie z którym jeżeli w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego strony porozumiewają się w formie innej niż pisemna, treść przekazane informacji musi zostać niezwłocznie potwierdzona na piśmie,
- zgodnie z dokumentacją podstawowych czynności związanych z postępowaniem wyboru oferty firmy "TIMPRESS" Centrum Usług z Piotrkowa Trybunalskiego dokonano spośród 4 ofert. Kontrola wykazała jednak, że do dnia wyboru oferty, tj. 22 sierpnia 2003 roku wpłynęły tylko dwie oferty, a mianowicie: oferta firmy PHU „DUET” z Łodzi i oferta firmy „DAMIS” Centrum z Łodzi. Pozostałe dwie oferty wpłynęły do Urzędu Gminy po dniu 22 sierpnia 2003 roku, a mianowicie: oferta firmy MTM KRIS Przedsiębiorstwo Wielobranżowe z Łodzi przesłana została faksem w dniu 28 sierpnia 2003 roku, natomiast oferta firmy "TIMPRESS" Centrum Usług z Piotrkowa Tryb. nadana została w Urzędzie Pocztowym w dniu 25 sierpnia 2003 roku. Z powyższego wynikało, że w dniu 22 sierpnia 2003 roku zamawiający mógł dokonać wyboru oferty jedynie spośród dwóch ofert, które wpłynęły do Urzędu do tego dnia. Przy czym, wśród tych ofert nie było oferty firmy, z którą zawarto umowę. Powyższe wskazuje, że zakupu okien dokonano w firmie, która nie uczestniczyła w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, przez co naruszono art. 12a ustawy o zamówieniach publicznych, zgodnie z którym zamówienie publiczne może być udzielone wyłącznie dostawcy lub wykonawcy, który został wybrany na zasadach określonych w ustawie.

Modernizacja i przebudowa drogi gminnej Pocieszna Górka – Jelica – zamówienie publiczne, udzielone w trybie przetargu nieograniczonego, o wartości szacunkowej powyżej 60.000 EURO, 2004 rok

1. Kontrolujące stwierdziły, że kosztorys inwestorski dotyczący modernizacji i przebudowy drogi gminnej Pocieszna Górka – Jelica nie spełniał warunków określonych w § 3 ust.2 i 6 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 lutego 1999 roku w sprawie metod i podstaw sporządzania kosztorysu inwestorskiego (Dz. U. nr 26, poz.239). Powołany przypis stwierdzał, że kosztorys inwestorski obejmuje: ogólną charakterystykę obiektu lub robót, zawierającą krótki opis techniczny wraz z istotnymi parametrami, które określają wielkość obiektu lub robót oraz załączniki: założenia wyjściowe do kosztorysowania i analizy, a także kalkulacje dotyczące indywidualnego ustalenia cen jednostkowych oraz nakładów rzeczowych.
2. Stwierdzono, że kontrolowana jednostka nie posiadała regulaminu prac komisji przetargowej określającego organizację, tryb pracy oraz zakres obowiązków jej członków, wymaganego przez art.21 ust.3 ustawy Prawo zamówień publicznych, zgodnie z którym kierownik zamawiającego określa organizację, skład, tryb pracy oraz zakres obowiązków członków komisji przetargowej, mając na celu zapewnienie sprawności jej działania, indywidualizacji odpowiedzialności jej członków za wykonane czynności oraz przejrzystości jej prac.
3. Zamawiający ustalił kwotę wadium poniżej dolnej granicy wynoszącej -zgodnie z art.45 ust.4 ustawy Prawo zamówień publicznych - 0,5% wartości zamówienia.
4. Zamawiający nie zamieścił ogłoszenia o zamówieniu na swojej stronie internetowej, co naruszało art.40 ust.1 ustawy Prawo zamówień publicznych, zgodnie z którym zamawiający wszczyna postępowanie w trybie przetargu nieograniczonego, zamieszczając ogłoszenie o zamówieniu w miejscu publicznie dostępnym w swojej siedzibie oraz na własnej stronie internetowej, jeżeli taką posiada.
5. W specyfikacji istotnych warunków zamówienia wskazano, że wykonawca, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą, będzie zobowiązany do wniesienia należytego zabezpieczenia wykonania umowy w wysokości 5 % ceny ofertowej zamówienia. W zawartej z wykonawcą umowie brak już było natomiast postanowień dotyczących zabezpieczenia należytego wykonania umowy, a samo zabezpieczenie nie zostało przez wykonawcę wniesione (kwota - 17.044,86 zł). Stanowiło to naruszenie art.147 ust.3 pkt 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, zgodnie z którym - zamawiający żąda od wykonawcy wniesienia zabezpieczenia, jeżeli wartość zamówienia na roboty budowlane przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 60.000 EURO. Stosownie do art.148 ust.1 ww. ustawy - zabezpieczenie może być wnoszone według wyboru wykonawcy w jednej lub w kilku następujących formach: pieniądzu, poręczeniach bankowych, gwarancjach bankowych, gwarancjach ubezpieczeniowych oraz w poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art.6b ust.5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 roku o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości. Zgodnie z przepisami art.150 ust.1 i 2 ustawy Prawo zamówień publicznych - wysokość zabezpieczenia ustala się w stosunku procentowym do ceny całkowitej podanej w ofercie albo maksymalnej wartości nominalnej zobowiązania zamawiającego wynikającego z umowy, jeżeli w ofercie podano cenę jednostkową. Zabezpieczenie ustala się w wysokości od 2% do 10% ceny całkowitej podanej w ofercie albo maksymalnej wartości nominalnej zobowiązania wynikającego z umowy.

Budowa Sali Gimnastycznej w Tomawie

1. Kontrola wykazała, że zamawiający zlecając wykonanie robót budowlanych polegających na wykonaniu muru sali gimnastycznej przy Gimnazjum w Tomawie Zakładowi Usług Projektowych i Budowlanych „ARBUD” z Piotrkowa Trybunalskiego, na podstawie umowy z dnia 10 lipca 2000 roku, nie posiadał dokumentacji określającej przedmiot przetargu oraz kosztorysu inwestorskiego, co stanowiło naruszenie art.35 ust.2 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych. W wyniku czynności kontrolnych stwierdzono ponadto, że Wójt Gminy zlecił wykonanie projektu budowlanego oraz kosztorysu w dniu 16 października 2000 roku Panu Piotrowi Zaborowskiemu, a wykonawca sporządził zleconą dokumentację odpowiednio we wrześniu i październiku 2000 roku.
2. Kosztorys uproszczony dotyczący budowy sali gimnastycznej przy Gimnazjum w Tomawie z dnia 16 października 2000 roku sporządzony został przez Pana Piotra Zaborowskiego z pominięciem zasad określonych przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w rozporządzeniu z dnia 26 lutego 1999 roku w sprawie metod i podstaw sporządzania kosztorysu inwestorskiego. W toku kontroli stwierdzono, że koszt budowy całego budynku sali w kosztorysie uproszczonym wyliczono wskaźnikowo przyjmując koszt wybudowania 1m² powierzchni użytkowej na 1.330 zł, tymczasem stosownie do postanowień § 2 ust.8 ww. rozporządzenia - kosztorys inwestorski powinien zawierać, m.in., takie elementy jak: ogólną charakterystykę obiektu lub robót, zawierającą krótki opis techniczny wraz z istotnymi parametrami, które określają wielkość obiektu lub robót, przedmiar robót, kalkulację uproszczoną lub szczegółową, tabelę wartości elementów scalonych, sporządzoną w postaci sumarycznego zestawienia wartości robót określonych przedmiarem robót, łącznie z narzutami kosztów pośrednich i zysku, odniesionych do elementu obiektu lub zbiorczych rodzajów robót.
3. Kontrolujący stwierdzili, że przetarg nieograniczony dotyczący wykonania budowlanych robót murarskich i betoniarskich w Gimnazjum w Tomawie w zakresie budowy sali gimnastycznej ogłoszony został w dniu 15 maja 2000 roku. W ogłoszeniu jako termin składania ofert wskazano dzień 26 czerwca 2000 roku. Zamawiający udzielił zamówienia Zakładowi Usług Projektowych i Budowlanych „ARBUD” z Piotrkowa Trybunalskiego, który złożył swoją ofertę w dniu 4 lipca 2000 roku. Niniejsze świadczy o udzieleniu zamówienia na wykonanie opisanych robót budowlanych z pominięciem przepisów ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych, co stanowiło naruszenie art.12a powołanej ustawy. Kontrolującym przedłożono także ofertę złożoną w dniu 16 sierpnia 2000 roku przez firmę KONSTRUKTOR z Dalikowa oraz ofertę Zakładu Usług Ogólnobudowlanych z Sulejowa (brak daty), które jakoby złożone zostały w ramach postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
4. Stwierdzono, że w wyniku realizacji umowy zawartej w dniu 10 lipca 2000 roku z firmą „ARBUD” na wykonanie 448m² muru sali gimnastycznej przy Gimnazjum w Tomawie wykonawca wystawił w dniu 8 listopada 2000 roku fakturę VAT nr F-122/11/2000 na kwotę 14.637,60 zł za wykonanie 342m² ściany, co zostało potwierdzone przez podinspektora zatrudnionego w Urzędzie Gminy, w zakresie obowiązków, którego był nadzór nad realizacją inwestycji gminnych i któremu Wójt Gminy powierzył jednocześnie pełnienie funkcji inspektora nadzoru. Kontrolującym nie przedłożono dokumentów wyjaśniających rozbieżności pomiędzy ilością zleconych do wykonania robót a ilością robót faktycznie wykonanych przez firmę „ARBUD”. Ustalono, że przy realizacji robót budowlanych nie prowadzono dziennika budowy. Protokół odbioru robót - zgodnie z wyjaśnieniami podinspektora sprawującego nadzór nad realizacją niniejszej inwestycji - został sporządzony, jednakże nie został on przedłożony kontrolującym.
5. Kontrolujący stwierdzili, że stosownie do postanowień umowy z dnia 10 lipca 2000 roku podstawą do wystawienia faktury końcowej za realizację przedmiotu umowy miały być wpisy w dzienniku budowy, ceny materiałów oraz protokół odbioru. Jak wskazano powyżej, dziennik budowy w zakresie przedmiotowych robót nie był prowadzony.
6. Kontrola wykazała, że umowa z dnia 11 września 2000 roku na dostawę cegły za cenę jednostkową w wysokości 0,57 zł + VAT zawarta została z naruszeniem art.51 ust.1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych, zgodnie z którym jednostki samorządu terytorialnego oraz inne podmioty sektora finansów publicznych, z wyjątkiem Skarbu Państwa, nie mogą zaciągać zobowiązań finansowych, których maksymalna wartość nominalna, wyrażona w złotych, nie została ustalona w dniu zawierania transakcji – w związku z brakiem określeniem w przedmiotowej umowie maksymalnej wartości zobowiązania.
7. Zapytanie o cenę dotyczące zakupu cegły do budowy sali gimnastycznej przy Gimnazjum w Tomawie skierowane zostało do trzech dostawców, co stanowiło naruszenie art.67 ustawy o zamówieniach publicznych zgodnie z którym - zapytanie o cenę stanowiło tryb udzielenia zamówienia publicznego, w którym zamawiający kierował pytanie o cenę dostaw rzeczy lub usług do takiej liczby dostawców lub wykonawców, która zapewniała wybór najkorzystniejszej oferty, konkurencję i sprawny przebieg postępowania, nie mniej niż do czterech.
8. Stwierdzono, że w dniu 2 października 2002 roku firma „ARBUD” wystawiła fakturę nr F-79/10/2002 na kwotę 64.2000 zł, tytułem realizacji umowy z dnia 20 sierpnia 2001 roku, której przedmiotem było dokończenia budowy sali gimnastycznej przy Gimnazjum w Tomawie, za wykonanie robót wymienionych w protokole odbioru z dnia 2 października 2002 roku, tj. montaż stolarki drzwiowej, wykonanie instalacji centralnego ogrzewania oraz instalacji elektrycznej. Faktura potwierdzona została przez inspektora nadzoru w zakresie zgodności robót wykonanych z protokołem odbioru i uregulowana w dniu 8 października 2002 roku. W wyniku kontroli ustalono, że wpisy w dzienniku budowy dotyczącym robót związanych z dokończeniem budowy sali potwierdzały wykonanie instalacji centralnego ogrzewania i grzejników w dniu 30 czerwca 2003 roku, co świadczyło o braku podstaw do wystawienia faktury za wykonanie instalacji c.o. i wypłacenia wynagrodzenia za realizację robót, których wykonawca faktycznie na dzień wystawienia faktury i sporządzenia protokołu odbioru nie wykonał. Niniejsze wskazuje ponadto, na nierzetelne wykonywanie obowiązków przez inspektora nadzoru.
9. Kontrolujący stwierdzili, że w dniu 18 listopada 2003 roku Wójt Gminy ogłosił przetarg nieograniczony na modernizację pomieszczeń w piwnicach budynku Gimnazjum w Tomawie celem adaptacji tych pomieszczeń na potrzeby zaplecza sali, natomiast wykonanie projektu budowlanego oraz kosztorysu inwestorskiego zlecono odpowiednio w dniu 7 listopada 2003 roku oraz w dniu 15 września 2003 roku. W trakcie trwanie czynności kontrolnych inspektorom RIO w Łodzi nie przedstawiono dokumentów potwierdzających termin wykonania i przekazania projektu zaplecza oraz kosztorysu inwestorskiego, za prawdopodobną datę przyjąć można w tym przypadku termin wystawienia faktury za wykonanie projektu, tj. 23 grudnia 2003 roku oraz faktury za sporządzenie kosztorysu inwestorskiego, tj. 1 grudnia 2003 roku. W związku z powyższym powstaje wątpliwość czy ogłaszając w dniu 18 listopada 2003 roku przetarg nieograniczony na modernizację pomieszczeń w piwnicach budynku Gimnazjum w Tomawie zamawiający posiadał dokumentację określającą przedmiot przetargu oraz kosztorys inwestorski, do czego był zobowiązany na mocy art.35 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych. Podinspektor w Urzędzie Gminy odpowiedzialny za nadzór i koordynację nad realizacją prowadzonych inwestycji i remontów oraz udzielanie zamówień publicznych, oświadczył kontrolującym, że podstawą ogłoszenia przetargu na modernizację pomieszczeń był kosztorys inwestorski oraz roboczy projekt techniczny.
10. Zamawiający nie wykluczył z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wykonawców, którzy złożyli oferty na modernizację pomieszczeń w piwnicach Gimnazjum celem adaptacji na potrzeby zaplecza sali gimnastycznej, a którzy nie spełnili wymagań określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, co stanowiło naruszenie art. 19 ust. 1 pkt 8 ustawy o zamówieniach publicznych w związku z art.19 ust.3 tej ustawy. W konsekwencji zamawiający powinien unieważnić postępowanie na podstawie art.27b ust.1 pkt 1 ustawy o zamówieniach publicznych.
11. Kontrola wykazała, że część wydatków zabezpieczonych na budowę sali gimnastycznej w Gimnazjum w Tomawie na mocy uchwały Rady Gminy nr XII/70/03 z dnia 30 grudnia 2003 roku jako wydatki niewygasające w wysokości 32.235 zł, z terminem dokonania wydatków do dnia 19 lutego 2004 roku, zrealizowana została w dniu 24 lutego 2004 roku, co świadczy o niedotrzymaniu terminu dokonania wydatków określonego w niniejszej uchwale.
12. Ustalono, że dla środków finansowych ujętych w wykazie wydatków niewygasających ustalonym uchwałą Rady Gminy nr XII/70/03 z dnia 30 grudnia 2003 roku nie otwarto odrębnego rachunku bankowego, co naruszało art.130 ust.4 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym -środki finansowe na wydatki ujęte w wykazie wydatków, które nie wygasają z upływem roku budżetowego, są gromadzone na wyodrębnionym subkoncie podstawowego rachunku bankowego jednostki samorządu terytorialnego.
13. Zamawiający nie wykluczył z postępowania wykonawców, którzy złożyli oferty na wyposażenie sali gimnastycznej przy Gimnazjum w Tomawie w podstawowy sprzęt wraz z montażem, w związku z nie spełnieniem przez nich wymagań określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, co stanowiło naruszenie art. 19 ust. 1 pkt 8 ustawy o zamówieniach publicznych w związku z art.19 ust.3 tej ustawy. W konsekwencji zamawiający powinien unieważnić postępowanie na podstawie art.27b ust.1 pkt 1 ustawy o zamówieniach publicznych.
14. Stwierdzono, że do kosztów inwestycyjnych dotyczących budowy sali gimnastycznej przy Gimnazjum w Tomawie nie zaliczono robót wykonanych przez firmę „ARBUD” za kwotę 74.640 zł, opłaconych ze środków zabezpieczonych przez Radę Gminy uchwałą nr XII/70/03 z dnia 30 grudnia 2003 roku jako wydatki niewygasające. Spowodowane to było brakiem ujęcia tych środków w ewidencji księgowej Urzędu Gminy i realizacją wydatków bezpośrednio z rachunku budżetu gminy. W toku kontroli ustalono, że wydatki na kwotę 74.640 zł, które nie zostały uwzględnione jako koszty inwestycji, zostały doliczone do kwoty zwiększającej wartość środka trwałego przy przyjęciu sali gimnastycznej przy Gimnazjum w Tomawie na stan księgowy konta 011 – środki trwałe.

Odpowiedzialność za stwierdzone naruszenia ponosi Wójt Gminy, Skarbnik Gminy, Zastępca Skarbnika oraz podinspektorzy - w zakresie szczegółowo wskazanym w protokole kontroli.

W zakresie ewidencji majątku gminy

1. Stwierdzono przypadki stosowania niewłaściwych stawek przy dokonywaniu odpisów umorzeniowych, np. do umorzenia kotłów grzejnych zastosowano 6% stawkę amortyzacyjną, do umorzenia wartości autobusów zastosowano 14 % stawkę amortyzacyjną. Działanie takie niezgodne było z przepisami ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 54, poz.654 ze zm.). Do ww. środków trwałych przepisy powołanej wyżej ustawy przewidują odpowiednio stawkę 7 % (dla kotłów grzejnych) i 20 % (dla autobusów).
2. Poprzez zaliczenie boiska sportowego do I grupy środków trwałych naruszono przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 roku w sprawie klasyfikacji środków trwałych (Dz. U. nr 112, poz.1317 ze zm.).

Odpowiedzialność za powyższe nieprawidłowości ponosi zastępca Skarbnika Gminy Łęki Szlacheckie.

W zakresie przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji

1. W zarządzeniach o powołaniu komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych do przeprowadzenia inwentaryzacji termin zakończenia czynności spisowych określano w sposób uniemożliwiający ustalenie i rozliczenie wyników inwentaryzacji w terminie określonym w art.26 ust.3 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości.
2. Na dzień 31 grudnia 2003 roku nie przeprowadzono inwentaryzacji składników majątkowych objętych ewidencją konta 011 – środki trwałe, których wartość ewidencyjna na ten dzień stanowiła kwotę 10.857.081,53 zł, natomiast na dzień 31 grudnia 2004 roku nie zinwentaryzowano budynku po byłej Szkole Podstawowej w miejscowości Żelechowa, którego wartość na ten dzień stanowiła kwotę – 93.801.,98 zł.
3. Nie przestrzegano obowiązujących w jednostce uregulowań wewnętrznych dotyczących zasad przeprowadzania inwentaryzacji, poprzez:
- wydanie zespołom spisowym ze Szkoły Podstawowej w Trzepnicy i Gimnazjum w Tomawie arkuszy spisowych nie zawierających numeracji, a tym samym nie objętych ewidencją druków ścisłego zarachowania – zgodnie z § 4 instrukcji inwentaryzacyjnej - spisu z natury dokonuje się na arkuszach spisowych, które przed wydaniem winny być ostemplowane i ponumerowane, poprzez co mają cechy druków ścisłego zarachowania,
- wykreślenie z arkusza spisu z natury dotyczącego Szkoły Podstawowej w Trzepnicy 6 sztuk komputerów zapisanych pod pozycjami 19, 20 i 21 arkusza i nie wykazanie ww. składników w nadwyżkach stwierdzonych w wyniku inwentaryzacji. W efekcie ww. komputery nie zostały ujęte w rozliczeniu wyników inwentaryzacji na dzień 31 grudnia 2004 roku,
- dokonywanie wyceny spisywanych składników majątkowych przez zespoły spisowe, co wskazuje, że księgi inwentarzowe nie były zdeponowane na czas spisu – zgodnie z § 8 pkt 3 instrukcji inwentaryzacyjnej - wyceny składników majątkowych na arkuszach spisowych dokonuje pracownik księgowości wskazany przez Skarbnika Gminy. Stosownie do § 6 pkt 3 ww. instrukcji - księgi i kartoteki należy zdeponować na czas spisu,
- dopisywanie składników majątkowych na arkuszach spisowych po zakończeniu spisu, np. w pracowni matematycznej Szkoły Podstawowej w Tomawie zespół spisowy zakończył czynności na pozycji 22, a dopisane zostały pozycje 23 i 24; w pracowni polonistycznej w ww. Szkole zespół spisowy zakończył czynności spisowe na pozycji 11, a dopisana została jeszcze pozycja 12. Dopisanie na arkuszach spisowych ww. pozycji wskazuje na wystąpienie niedoboru przy rozliczaniu wyników inwentaryzacji, które wyjaśnione zostały i rozliczone w sposób niezgodny z zasadami określonymi w instrukcji inwentaryzacyjnej,
- nie wywiązanie się przez komisję inwentaryzacyjną z obowiązku rozliczenia pobranych druków ścisłego zarachowania, sporządzenia zestawienia wartościowego nadwyżek i braków, sporządzenia sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji (§ 8 pkt 2 instrukcji inwentaryzacyjnej).
Sposób rozliczenia wyników inwentaryzacji na dzień 31 grudnia 2004 roku naruszał zasady określone w art.27 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którymi - przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych, a ujawnione różnice między stanem rzeczywistym a wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.

Odpowiedzialność za powyższe nieprawidłowości ponoszą Wójt Gminy, Sekretarz Gminy oraz pracownicy Urzędu Gminy w zakresie przydzielonych obowiązków służbowych określonych w zakresach czynności, uprawnień i odpowiedzialności.

Zawiadamiając o powyższych nieprawidłowościach proszę Pana Wójta o podjęcie działań mających na celu ich usunięcie oraz zapobieżenie ich występowaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:

1. Podjąć działania w celu zapewnienia prowadzenia gospodarki finansowej przez Gminną Bibliotekę Publiczną w Łękach Szlacheckich zgodnie przepisami ustawy z dnia 25 października 1991 roku o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej oraz z postanowieniami Statutu, nadanego uchwałą Rady Gminy nr XX/119/04 z dnia 29 listopada 2004 roku.
2. Zapewnić przestrzeganie ustalonych w jednostce procedur kontroli finansowej. Dokonać analizy zakresów czynności pracowników pod kątem ich zgodności z faktycznie wykonywanymi obowiązkami. Zapewnić by obowiązki z zakresu gospodarki finansowej (w tym kontroli finansowej) wykonywali pracownicy, którym zostały one powierzone na zasadach określonych w art.28a ust.2 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych.
3. Zobowiązać Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Łękach Szlacheckich do zwiększenia nadzoru nad pracownikami zatrudnionymi w Ośrodku.
4. Zaniechać ustalania w umowach dotyczących zaciągania pożyczek pełnomocnictwa do dysponowania rachunkiem Gminy jako formy zabezpieczenia pożyczki.
5. Zapewnić odrębne ewidencjonowanie zdarzeń gospodarczych (finansowych) dotyczących Urzędu Gminy i gminnych jednostek organizacyjnych, celem rzetelnego i jasnego przedstawienia sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego każdej z tych jednostek oraz w celu umożliwienia sporządzania obowiązujących te jednostki sprawozdań finansowych (jednostkowych), w tym bilansów.
6. Dostosować plan kont dla budżetu Gminy Łęki Szlacheckie oraz Urzędu Gminy Łęki Szlacheckie do wymagań określonych w art.10 ust.1 pkt 3 lit "a" ustawy z dnia 10 września 1994 roku o rachunkowości, a w szczególności – określić zasady powiązania kont ksiąg pomocniczych z kontami księgi głównej.
7. W zakładowym planie kont zmodyfikować treść opisu do konta 240 – pozostałe rozrachunki i stosownie do przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planu kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego i niektórych jednostek sektora finansów publicznych - ewidencją tego konta obejmować wyłącznie zdarzenia nie objęte ewidencją na kontach 201-234.
8. Zapewnić oznaczenie prowadzonych ksiąg rachunkowych w sposób określony przez art.13 ust.4 ustawy o rachunkowości.
9. Zapewnić prowadzenie dziennika, o którym mowa w art. 13 ust.1 pkt 1 ustawy o rachunkowości. W dzienniku ujmować chronologicznie zdarzenia, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym, zgodnie z wymogami określonymi w art.14 ww. ustawy.
10. Zapewnić sporządzanie zestawień sald kont ksiąg pomocniczych na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych, zgodnie z art.18 ust.2 ustawy o rachunkowości.
11. Przestrzegać art.20 ust.2 ustawy o rachunkowości, stosownie do którego -podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej.
12. Środki finansowe przyjmowane od kontrahentów w depozyt jako zabezpieczenie należytego wykonania umowy gromadzić na wyodrębnionym rachunku bankowym.
13. Zobowiązać Skarbnika Gminy do okresowego kontrolowania stanu ilościowego druków ścisłego zarachowania, zgodnie z postanowieniami Instrukcji kasowej.
14. Zapewnić prowadzenie raportów kasowych w zakresie sprzedaży znaków skarbowych, w sposób umożliwiający stwierdzenie ilości gotówki za sprzedane znaki.
15. Zapewnić prowadzenie ewidencji księgowej (syntetyki) podatków i opłat, stosownie do przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego.
16. W decyzjach, na mocy, których udziela się ulg w zapłacie podatku zamieszczać uzasadnienie faktyczne, zgodnie z wymogiem określonym w art.210 § 1 pkt 6 i art.210 § 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa.
17. Bieżąco i terminowo podejmować czynności zmierzające do wyegzekwowania zaległości podatkowych – w oparciu o przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 110, poz. 968 ze zm.) oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. Po bezskutecznym przesłaniu dłużnikowi upomnienia wystawiać tytuł wykonawczy i wraz z wnioskiem o wszczęcie postępowania egzekucyjnego przekazywać właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego.
18. Ewidencję księgową (analitykę) podatku od środków transportowych prowadzić w dzienniku obrotów zobowiązań pieniężnych, w którym w oparciu o składane przez podatników deklaracje podatkowe dokonywać stosownych zapisów odnośnie przypisu podatku.
19. Prawidłowo klasyfikować dochody z tytułu użytkowania wieczystego oraz dochody z tytułu sprzedaży nieruchomości, zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 września 2004 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych.
20. Przestrzegać przepisów ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami, a w szczególności unormowań określających odstępstwa od przetargowego trybu zbywania nieruchomości stanowiących własność gminy.
21. Opracować i przedłożyć Radzie Gminy projekt uchwały w sprawie zasad wynajmowania lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy, w tym zasad i kryteriów wynajmowania lokali (art.21 ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 roku o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego).
22. Umowy w sprawie wynajmowania lokali mieszkalnych wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy wynajmować na czas nieokreślony, stosownie do postanowień art.5 ust.2 ustawy o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego.
23. Podjąć skuteczne działania mające na celu wyegzekwowanie zaległości od Szpitala Rejonowego w Piotrkowie Trybunalskim z tytułu opłat za centralne ogrzewanie Ośrodka Zdrowia w Trzepnicy.
24. Kierownikom jednostek organizacyjnych gminy nie posiadających osobowości prawnej udzielić pełnomocnictwa do jednoosobowego działania, stosownie do przepisu art.47 ust.1 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym.
25. Dokonywać okresowych przypisów dotyczących przychodów z tytułu najmu (dzierżawy) składników majątkowych, w oparciu o zawarte z najemcami umowy, na koncie 221 - należności z tytułu dochodów budżetowych, stosownie do regulacji zawartych w załączniku nr 2 – plan kont dla jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
26. Kwoty zaległości i nadpłat z tytułu najmu składników majątkowych (lokali mieszkalnych i użytkowych) wynikające z syntetycznej ewidencji księgowej wykazywać w sprawozdaniu Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych.
27. Zapewnić uzupełnienie kwalifikacji przez Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej.
28. Opracować i przedłożyć Radzie Gminy projekt uchwały w sprawie przyznania Wójtowi Gminy dodatku specjalnego. Zgodnie z obowiązującymi przepisami dodatek specjalny przysługiwał wójtom gminy (burmistrzom, prezydentom) od momentu złożenia ślubowania (objęcia funkcji), po wyborach bezpośrednich w 2002 roku.
29. Podjąć działania zmierzające do zapewnienia przestrzegania art.6 ustawy z dnia 22 marca 1990 roku o pracownikach samorządowych, zakazującego zatrudniania u pracodawców samorządowych małżonków oraz osób pozostających ze sobą w stosunku pokrewieństwa do drugiego stopnia lub stosunku powinowactwa pierwszego stopnia i przysposobienia, opieki lub kurateli, jeżeli powstałby między tymi osobami stosunek bezpośredniej podległości służbowej.
30. Zapewnić stosowne przeszkolenie dla osób wchodzących w skład Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych.
31. Środki na rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych przekazywać w terminie do 30 września danego roku, z tym, że do dnia 31 maja danego roku należy przekazać kwotę w wysokości, co najmniej 75 % równowartości odpisu – stosownie do art. 6 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
32. Przy dokonywaniu wydatków na dostawy materiałów, a w szczególności przy zakupie oleju opałowego oraz oleju napędowego – wyboru dostawców paliwa dokonywać zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych.
33. Przy udzielaniu zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych, a w szczególności:
- obowiązku opisania przedmiotu zamówienia na roboty budowlane za pomocą dokumentacji projektowej oraz specyfikacji technicznej wykonania i odbioru robót (art.31 ust.1 ustawy),
- obowiązku ustalania wartości szacunkowej zamówienia na roboty budowlane na podstawie kosztorysu inwestorskiego, wg zasad określonych w art.33 ust. 1 ustawy,
- obowiązku wykluczenia wykonawcy postępowania w razie zaistnienia ustawowo określonych przesłanek (art.24 ustawy).
33. Ustalić regulamin prac komisji przetargowej, w którym kierownik zamawiającego określa organizację, skład, tryb pracy oraz zakres obowiązków członków komisji przetargowej, mając na celu zapewnienie sprawności jej działania, indywidualizacji odpowiedzialności jej członków za wykonane czynności oraz przejrzystości jej prac (art.21 ust.3 ustawy).
34. W zawieranych umowach określać maksymalną wartość nominalną zaciągniętego zobowiązania wyrażoną w złotych na dzień zawarcia transakcji, stosownie do art.51 ust.1 ustawy o finansach publicznych.
35. Zobowiązać właściwych merytorycznie pracowników do wnikliwego analizowania dokumentów stanowiących podstawę do rozliczenia z wykonawcą za wykonane roboty, tj. w szczególności umów, protokołów odbioru oraz dzienników budowy.
36. Pracowników, którym powierzono nadzór nad realizacją inwestycji gminnych zobowiązać do rzetelnego wypełniania obowiązków służbowych w trakcie realizacji zadań oraz przy dokonywaniu ich odbioru.
37. Środki finansowe na wydatki ujęte w wykazie wydatków, które nie wygasają z upływem roku budżetowego gromadzić na wyodrębnionym subkoncie podstawowego rachunku jednostki samorządu terytorialnego, stosownie do art.130 ust.4 ustawy o finansach publicznych oraz przestrzegać terminów dokonywania wydatków niewygasających określonych w uchwałach rady gminy.
38. Umorzenie środków trwałych naliczać stosując ze stawki określone w załączniku do ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (stawki określić może także organ wykonawczy jednostki samorządu terytorialnego - § 5 ust.2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planu kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego i niektórych jednostek sektora finansów publicznych).
39. Przy zaliczaniu składników majątkowych do poszczególnych grup środków trwałych przestrzegać przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 roku w sprawie klasyfikacji środków trwałych.
40. Przestrzegać obowiązku przeprowadzania inwentaryzacji w terminach określonych w art.26 ustawy o rachunkowości (zasadą jest dokonywanie inwentaryzacji na ostatni dzień każdego roku obrotowego).
41. Przy przeprowadzaniu inwentaryzacji składników majątkowych przestrzegać zasad określonych przepisami ustawy o rachunkowości oraz obowiązujących w powyższym zakresie unormowań wewnętrznych, w szczególności spisu z natury dokonywać wyłącznie na arkuszach spisowych ostemplowanych i ponumerowanych, objętych ewidencją druków ścisłego zarachowania.

Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Wójta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że zgodnie z art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą złożenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa wyżej ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.

Do wiadomości:

1. Przewodniczący Rady Gminy
2. Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy
3. aa

---

Wystąpienie pokontrolne podpisała dr Jadwiga Chwiałkowska – Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.