Gm. Łyszkowice - Kontrola kompleksowa przeprowadzona przez RIO w Łodzi, zakończona w 2005 roku
XMLTreść
Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi do Gminy Łyszkowice po zakończeniu kompleksowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych. Udostępniane na podstawie art.6 ust.1 pkt 4 lit "a" tiret drugi ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej.
Pan
Włodzimierz Traut
Wójt Gminy Łyszkowice
WK - 602/45/2005
Działając na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz.577 z późn. zm.) zawiadamiam, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminie Łyszkowice. Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości i uchybienia wynikały, przede wszystkim, z nieznajomości przepisów, ich wadliwej interpretacji, niedostatecznego nadzoru ze strony kierownictwa jednostki oraz braku stosownych procedur wewnętrznej kontroli finansowej. Wykazane uchybienia i nieprawidłowości dotyczyły w szczególności:W zakresie funkcjonowania kontroli wewnętrznej
1. Procedury kontroli finansowej spełniające wymogi określone w art.35a ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148 z późn. zm.) kontrolowana jednostka wprowadziła w życie dopiero z dniem 1 marca 2003 roku. Obowiązek ustalenia - przez kierownika jednostki sektora finansów publicznych - procedur kontroli finansowej obejmujących procesy związane z pobieraniem i gromadzeniem dochodów, zaciąganiem zobowiązań, dokonywaniem wydatków oraz gospodarowaniem mieniem wprowadzony został z dniem 1 stycznia 2002 roku, na mocy ustawy z dnia 27 lipca 2001 roku o zmianie ustawy o finansach publicznych, ustawy o organizacji i trybie pracy Rady Ministrów oraz o zakresie działania ministrów, ustawy o działach administracji rządowej oraz ustawy o służbie cywilnej (Dz. U. nr 102, poz. 1116). Podstawę prawną dla pisemnego określenia procedur stanowi art.35a ust.3 ustawy o finansach publicznych.
2. W wyniku kontroli dotyczącej realizacji zadań inwestycyjnych: budowy drogi gminnej o nawierzchni bitumicznej w miejscowości Kolonia Łyszkowice-Kalenice, budowy kanalizacji sanitarnej z odcinkami przykanalików do posesji w miejscowości Łyszkowice ul. Targowa i Ogrodowa, modernizacji stacji uzdatniania wody w Kolonii Łyszkowice, jak również kontroli w zakresie operacji kasowych, prawidłowości dokonywania wydatków osobowych oraz prawidłowości gromadzenia dochodów, w latach 2003 -2004, stwierdzono, że w jednostce nie przestrzegano procedur kontroli finansowej, określonych w Instrukcji w sprawie obiegu dowodów księgowych z dnia 16 maja 2002 roku oraz w Regulaminie Procedur Kontroli Wewnętrznej, wprowadzonym zarządzeniem Wójta Gminy nr 12/2003 z dnia 1 marca 2003 roku.
3. Protokoły kontroli przeprowadzonych przez Skarbnika Gminy w latach 2003-2004 w podległych Gminie jednostkach organizacyjnych, nie zawierały informacji dotyczących opracowania i przestrzegania przez te jednostki procedur kontroli finansowej. Zgodnie z art.127 ust.3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych, organ wykonawczy jednostki samorządu terytorialnego zobowiązany był do kontroli przestrzegania przez podległe i nadzorowane przez siebie jednostki sektora finansów publicznych realizacji procedur kontrolnych, przy przyjęciu jako minimalnej próby 5 % wydatków. Objęcie kontrolą 5% wydatków, o których mowa w art.127 ww. ustawy powinno stanowić podstawę do oceny funkcjonowania wewnętrznych procedur kontrolnych w tych jednostkach.
Odpowiedzialność za prawidłowe wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli finansowej ponosi Wójt Gminy, zgodnie z art. 28a ust.1 i art.127 ustawy o finansach publicznych.
4. W kontrolowanej jednostce nie przestrzegano postanowień wynikających z § 6 ust.11 i § 8 ust.1 Instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych, stanowiącej załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. nr 112, poz. 1319 z późń. zm.) w zakresie obowiązku rejestracji w dzienniku korespondencji – prowadzonym w sekretariacie Urzędu Gminy – wszystkich zewnętrznych dokumentów finansowych wpływających do Urzędu Gminy. Nieprawidłowość jednostka usunęła w trakcie trwania kontroli RIO w Łodzi.
W zakresie wyboru banku do prowadzenia obsługi bankowej jednostki
W dniu 1 kwietnia 2004 roku pomiędzy Wójtem Gminy Łyszkowice a przedstawicielami banku Polska Kasa Opieki S.A. I Oddział w Skierniewicach podpisana została umowa nr 28541752 na prowadzenie rachunków bankowych. Przed podpisaniem powyższej umowy Rada Gminy nie podjęła uchwały w sprawie wskazania banku do obsługi bankowej budżetu Gminy Łyszkowice, co było wymagane przez art.134 ust.1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych.
W zakresie ewidencji i sprawozdawczości
1. Prowadzona za pomocą programu komputerowego ewidencja księgowa konta 201 nie dawała możliwości wyodrębnienia zobowiązań wymagalnych. Zgodnie z art.8 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r. Dz. U. nr 76, poz. 694 z późn. zm.) określając zasady (politykę) rachunkowości należy zapewnić wyodrębnienie w rachunkowości wszystkich zdarzeń istotnych do oceny sytuacji majątkowej i finansowej jednostki, przy zachowaniu zasady ostrożności. Ponadto, na podstawie § 12 ust.1 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153, poz. 1752) – zakładowy plan kont powinien zapewnić możliwość sporządzenia sprawozdań finansowych, sprawozdań budżetowych lub innych sprawozdań określonych w odrębnych przepisach.
2. W sporządzonych przez kontrolowaną jednostkę sprawozdaniach budżetowych Rb-27S - z wykonania planu dochodów jednostki samorządu terytorialnego oraz Rb-PDP - z wykonania podstawowych dochodów podatkowych, za I półrocze 2003 i za 2003 rok oraz za I półrocze 2004 roku i za 2004 rok, nie wykazano skutków finansowych udzielonych zwolnień w podatku od nieruchomości, wynikających z uchwały Rady Gminy nr II/9/2002 z dnia 6 grudnia 2002 roku. Łącznie kwota nie wykazanych skutków finansowych wynikających ze zwolnień określonych ww. uchwałą w 2003 roku wynosiła 112.570 zł, a w 2004 roku również 112.570 zł. Powyższe stanowiło naruszenie przepisów § 3 ust.1 pkt 10 załącznika nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 24, poz. 279 z późn. zm.). Zgodnie z powołanym unormowaniem, w kolumnie „skutki udzielonych przez gminę: ulg, odroczeń, umorzeń..." wykazane powinny być kwoty dotyczące skutków udzielonych przez gminę za okres sprawozdawczy: ulg, odroczeń, umorzeń i zwolnień w podatkach (bez ulg ustawowych), a także skutki finansowe wynikające ze zwolnień i ulg w podatkach i opłatach wprowadzonych przepisami uchwał rady gminy, wydanymi na podstawie ustawowych upoważnień.
3. Kierownik podległej Gminie jednostki organizacyjnej, Gminnego Zespołu Ekonomiczno - Administracyjnego Szkół, nie złożył na dzień 31 grudnia 2004 roku sprawozdania jednostkowego Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń, co stanowiło naruszenie § 4 ust.1 pkt 2 lit. ”b” rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej.
W zakresie rozrachunków i roszczeń
1. Nieprawidłowe prowadzenie ewidencji konta 225 polegające na wykazaniu na koniec 2003 i 2004 roku jako zobowiązania wobec urzędu skarbowego zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych od dodatkowego wynagrodzenia rocznego, które było wypłacone pracownikom Urzędu w następnym roku (tzn. odpowiednio w 2004 i w 2005 roku). Zgodnie z przepisami art.38 ust.1 w zw. z art.31 ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 14, poz. 176 z późn. zm.) - zakłady pracy są zobowiązane jako płatnicy obliczyć i pobrać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody, m.in. ze stosunku pracy, następnie przekazać do urzędu skarbowego kwoty pobranych zaliczek na podatek w terminie do dnia 20 miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki. Zatem zobowiązanie wobec urzędu skarbowego powstaje w momencie dokonania wypłaty wynagrodzenia, czyli w odniesieniu do wypłaty dodatkowego wynagrodzenia za 2003 rok - po jej dokonaniu w 2004 roku, tak samo w odniesieniu do wypłaty za 2004 rok, po jej dokonaniu w 2005 roku.
2. Nieprawidłowo prowadzono ewidencję do konta 229, co polegało na:
- ewidencjonowaniu na koncie 229/4 kwot wypłat netto wynagrodzeń pracowników Urzędu oraz ewidencjonowaniu na koncie 229/2 kwot potrącanych składek za ubezpieczenie pracowników w PZU lub innych firmach ubezpieczeniowych i kwot składek potrącanych z wynagrodzeń na rzecz kasy zapomogowo-pożyczkowej prowadzonej w Urzędzie, co było niezgodne z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. Wypłaty wynagrodzeń dla pracowników powinny być ewidencjonowane na koncie 231, natomiast kwoty składek za ubezpieczenie pracowników (ubezpieczenia osobowe) oraz składek na rzecz kasy zapomogowo-pożyczkowej potrącane z wynagrodzeń pracowników, powinny być ewidencjonowane na koncie 240,
- wykazaniu na koniec 2003 i 2004 roku jako zobowiązania Gminy wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych na koncie 229/0 składek na ubezpieczenie zdrowotne pracowników Urzędu oraz na koncie 229/3 składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe i chorobowe pracowników, naliczonych od dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2003 i 2004 roku, wypłaconego odpowiednio w 2004 i 2005 roku. Zgodnie z art. 87 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 roku o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. nr 210, poz. 2135) oraz z art. 46 ustawy z dnia 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. nr 137, poz. 887 z późn. zm.) płatnik składek (zakład pracy) jest zobowiązany obliczać, potrącać z dochodów ubezpieczonych, rozliczać oraz opłacać należne składki za każdy miesiąc kalendarzowy. Zobowiązanie jednostki wobec ZUS z tytułu składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, chorobowe i zdrowotne, w zakresie finansowanym z wynagrodzeń pracowników, powstaje w momencie dokonania wypłaty wynagrodzeń. Zobowiązania wobec pracowników z tytułu należnego im dodatkowego wynagrodzenia rocznego – wypłacanego na podstawie ustawy z dnia 12 grudnia 1997 roku o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym pracowników sfery budżetowej (Dz. U. nr 160, poz. 1080 z późn. zm.) - winny być ewidencjonowane na koncie Wn 400 – koszty według rodzajów, Ma 231 – rozrachunki z tytułu wynagrodzeń, natomiast składki na ubezpieczenie społeczne i Fundusz Pracy (w części obciążającej pracodawcę) Wn 400 – koszty według rodzajów, Ma 229 – pozostałe rozrachunki publiczno-prawne.
Odpowiedzialność za stwierdzone uchybienia ponosi Skarbnik Gminy.
W zakresie gospodarki kasowej
1. Stwierdzono przypadki niesystematycznych i niechronologicznych zapisów w sporządzanych raportach kasowych, np. w raporcie dochodowym nr 26 pod pozycją 1 znajdował się zapis dotyczący wpływu z dnia 5 maja 2003 roku, pod pozycją 2 znajdował się zapis dotyczący wpływu z dnia 6 maja 2003 roku, pod pozycją 3 znajdował się zapis dotyczący wpływu z dnia 7 maja 2003 roku, po czym pod pozycjami nr nr 4, 5, 6, 7, 13, 16, 19, 21, 22-28 i 36, zapisano operacje z dnia 5 maja 2003 roku. Powyższe było sprzeczne z postanowieniami zawartymi w Instrukcji obiegu dowodów księgowych, która w dziale VII punkt 17 określała, że „...wszystkie dowody kasowe dotyczące wpłat i wypłat gotówki dokonywane w danym dniu, powinny być w tym dniu wpisane do raportu sporządzanego przez kasjera”.
2. Stwierdzono przypadki nie odprowadzenia do banku na koniec dnia gotówki wpłaconej do kasy Urzędu (gotówkę pozostawiano w kasie nawet na kilka dni). Wysokość pozostawianej w kasie gotówki wahała się od kilku do kilkudziesięciu tysięcy złotych (od 6.000 do 27.000 zł), przy ustalonym pogotowiu kasowym w wysokości 3.000 zł. W trakcie trwania kontroli RIO w Łodzi, Skarbnik Gminy pouczyła i zobowiązała kasjerkę do codziennego odprowadzania gotówki do banku.
Odpowiedzialność za nieprawidłowe sporządzanie raportów kasowych oraz za pozostawianie w kasie gotówki ponad ustalony limit ponoszą kasjer oraz Skarbnik Gminy.
3. Kontrolujący stwierdzili, że kontrolowana jednostka zapłaciła w lipcu 2004 roku na rzecz Agencji Artystycznej "Music Land" kwotę 25.900,00 zł tytułem zapłaty za zorganizowanie imprezy kulturalnej z okazji "Dni Łyszkowic". Zapłaty dokonano na podstawie czterech faktur wystawionych w dniu 10 lipca 2004 roku. Każda z faktur dotyczyła odrębnego elementu imprezy (nagłośnienie i oświetlenie sceny; scena; występ zespołu COLORADO; występ zespołu "Czerwone Gitary" itp). Z uwagi na okoliczność, że Gmina nie zlecała wykonania określonych usług związanych z imprezą bezpośrednio na rzecz zespołów muzycznych, wokalnych, czy też na rzecz podmiotu rozstawiającego scenę, należy podnieść wątpliwość, czy w opisywanym stanie faktycznym przedmiotem zamówienia nie była usługa zorganizowania imprezy kulturalnej, o określonych standardach i wymogach, co do programu. Kontrolujący nie mieli jednak możliwości jednoznacznego ustalenia, co było przedmiotem zlecenia udzielonego na rzecz Agencji (w szczególności, z Agencją nie zawarto pisemnej umowy).
4. Stwierdzono nieprawidłowe, niezgodne z zasadami określonymi w obowiązującej w jednostce Instrukcji w sprawie obiegu dowodów księgowych, udzielanie zaliczek stałych pracownikom jednostki. Postanowienia zawarte w rozdziale VI Instrukcji przewidywały możliwość udzielania pracownikom zaliczek stałych na wydatki stale powtarzające się. Ustalono, że z kasy Urzędu wypłacono Wójtowi Gminy zaliczki stałe w wysokości 2.000 zł w 2003 roku i 5.000 zł w 2004 roku (2.000 zł w dniu 2 stycznia 2004 roku i w dniu 19 maja 2004 roku - 3.000zł). Z pobranych kwot Wójt dokonał wydatków w 2003 roku tylko trzykrotnie: w styczniu na kwotę 610,71 zł, w lipcu na kwotę 55,20 zł i w sierpniu na kwotę 173,86 zł, natomiast w 2004 roku z pobranych 5.000 zł Wójt dokonał wydatków: w maju na kwotę 799 zł, w czerwcu na kwotę 203,98 zł i w grudniu na kwotę 266,01 zł. Powyższe naruszało § 17 ust.2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 grudnia 2000 roku w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu przez zakład budżetowy i gospodarstwo pomocnicze jednostki budżetowej (Dz. U. nr 122, poz. 1333 - obowiązującego do 31 grudnia 2004 roku), zgodnie z którym zaliczki stałe mogły być udzielane pracownikom odbywającym stałe podróże służbowe, oraz pracownikom, którzy w związku z czynnościami służbowymi pokrywali bezpośrednio drobne, stale powtarzające się wydatki, jednak w wysokości nie przekraczającej przeciętnej kwoty wydatków półtoramiesięcznych. W świetle powołanego przepisu w przedstawionym stanie faktycznym brak było przesłanek do udzielenia Wójtowi Gminy zaliczki stałej. Obecnie omawiane zagadnienie reguluje § 19 ust.2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 stycznia 2005 roku w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu (Dz. U. nr 23, poz. 190 ).
W zakresie dochodów z podatków i opłat
Podatek od nieruchomości - osoby prawne
1. W 2003 roku na 26 podatników, sześciu z nich złożyło deklaracje podatkowe po ustawowym terminie, tzn. po 15 stycznia danego roku. Cztery deklaracje nie posiadały daty wpływu, co uniemożliwiało skontrolowanie terminowości ich złożenia w Urzędzie Gminy. W 2004 roku na 24 podatników, z przekroczeniem ustawowego terminu deklaracje złożyło czterech podatników, siedem deklaracji nie posiadało daty ich złożenia w Urzędzie Gminy. Termin składania przez osoby prawne deklaracji w zakresie podatku od nieruchomości określony został w art.6 ust.9 pkt 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 9, poz. 84 z późn. zm.).
2. Podatnik oznaczony numerem 10011 w złożonej deklaracji dotyczącej podatku od nieruchomości na 2004 rok przyjął stawkę opodatkowania budynków związanych z działalnością gospodarczą niezgodną ze stawką określoną przez Radę Gminy w uchwale nr II/9/2002 z 6 grudnia 2002 roku (stawki ustalone tą uchwałą obowiązywały także w 2004 roku). Stawka za 1m2 powierzchni w przedmiotowej kategorii opodatkowania ustalona przez Radę Gminy wynosiła 9,65 zł, natomiast podatnik w deklaracji zastosował stawkę 8,65 zł. Powyższa nieprawidłowość nie skutkowała podjęciem przez organ podatkowy działań wynikających z art.274 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (tekst jednolity z 2005 r., Dz. U. nr 8, poz.60), zgodnie z którym - w razie stwierdzenia, że deklaracja zawiera błędy lub oczywiste omyłki bądź że wypełniono ją niezgodnie z ustalonymi wymaganiami, organ podatkowy zwraca się do składającego deklarację o złożenie niezbędnych wyjaśnień oraz o skorygowanie deklaracji, wskazując przyczyny, z powodu których informacje zawarte w deklaracji podaje się w wątpliwość.
3. Podatnik oznaczony numerem konta 10033 złożył na 2003 i 2004 rok deklaracje na innym wzorze niż określony przez Radę Gminy w uchwale nr 7/2002 z dnia 6 grudnia 2002 roku. Zgodnie z art.6 ust.9 pkt 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, osoby prawne są obowiązane składać deklaracje na podatek od nieruchomości na dany rok podatkowy, sporządzone na formularzu według ustalonego wzoru. W związku z powyższym organ podatkowy powinien podjąć czynności w oparciu o art.274 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa.
4. Deklarację złożoną przez podatnika oznaczonego numerem konta 10027 na 2004 rok wypełniono niezgodnie z ustalonymi we wzorze deklaracji wymaganiami, tzn., poza numerem regon deklaracja nie zawierała żadnych innych danych identyfikujących podatnika. Organ podatkowy nie podjął działań mających na celu przedłożenie przez podatnika poprawnej formalnie deklaracji. Zgodnie z art.274 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa - w razie stwierdzenia, że deklarację na podatek wypełniono niezgodnie z ustalonymi wymaganiami, organ podatkowy zwraca się do składającego deklarację o jej skorygowanie.
5. Deklaracje na podatek od nieruchomości złożone przez osoby prawne na 2003 i 2004 rok nie zawierały adnotacji pracowników organu podatkowego oraz podpisu osoby przyjmującej i analizującej deklarację, które potwierdzałyby dokonanie czynności sprawdzających, o których mowa w art.272 ustawy Ordynacja podatkowa.
6. Stwierdzono przypadki zaniechania egzekwowania odsetek z tytułu nieterminowych wpłat podatku od nieruchomości przez osoby prawne. Łączna kwota nie pobranych odsetek - w badanej próbie - wynosiła w 2003 roku - 637,99 zł, a w 2004 roku - 285,90 zł. Analogiczną nieprawidłowość stwierdzono w odniesieniu do nieterminowych wpłat osób fizycznych. Kwota nie wyegzekwowanych odsetek - w skontrolowanej próbie - wynosiła w 2003 roku - 342,70 zł, a w 2004 roku - 361,50zł.
Podatek od nieruchomości od osób fizycznych
1. Kontrolujący stwierdzili, że na kopiach decyzji podatkowych na 2003 i 2004 rok podatnicy nie potwierdzali faktu odbioru decyzji oraz nie odnotowywano daty ich doręczenia, co uniemożliwiało kontrolującym sprawdzenie, czy termin, w którym decyzje doręczono umożliwiał zapłatę 1 raty podatku w ustawowo określonym terminie.
2. Stwierdzono, że w przypadku zaistniałych zmian mających wpływ na wysokość podatku, podatnicy przekazywali organowi podatkowemu informacje o wskazanych zmianach nie zachowując ustawowego terminu. Podatnik o numerze konta nr 120508 złożył informację o zmianach, które powstały w czerwcu 2003 roku, w dniu 18 grudnia 2003 roku. Termin (14 dni od dnia zaistnienia zdarzenia mających wpływ na wysokość opodatkowania), w którym należy poinformować organ podatkowy o okolicznościach mających wpływ na zmianę wysokości opodatkowania, wynika z art.6 ust.6 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych.
W zakresie udzielania ulg w zapłacie podatku od nieruchomości i podatku rolnego
1. Stwierdzono przypadki, w których organ podatkowy zaniechał przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego przed wydaniem decyzji w sprawie ulg w zapłacie podatku od nieruchomości i podatku rolnego. Podstawą wydania decyzji w 2003 i 2004 roku były tylko wnioski podatników. Podatnicy nie przedkładali dokumentów potwierdzających opisywany we wniosku stan faktyczny. Ponadto, stwierdzono przypadki wydania przez organ podatkowy decyzji (decyzja nr Fn 3113/10/03) na podstawie wniosku, który w swojej treści nie przedstawiał żadnych argumentów uzasadniających wniosek o zastosowanie ulgi. Zgodnie z art.122 ustawy Ordynacja podatkowa, w toku postępowania organy podatkowe powinny podejmować wszelkie niezbędne działania w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz załatwienia sprawy. Stosownie natomiast do art. 187 § 1 ww. ustawy, organ podatkowy zobowiązany był do zebrania i wyczerpującego rozpatrzenia materiału dowodowego. Zebrany materiał dowodowy powinien pozwolić na ustalenie czy istnieją przesłanki pozwalające na podjęcie określonego rozstrzygnięcia (np. umorzenie zaległości podatkowej - art. 67 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, odroczenie terminu płatności podatku - art. 48 § 1 ww. ustawy). W konsekwencji w wydanych decyzjach brak było uzasadnienia faktycznego odpowiadającego wymogom określonym w art.210 § 4 ustawy Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym - uzasadnienie faktyczne decyzji zawiera w szczególności wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, którym dał wiarę, oraz przyczyn, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności.
2. Uzasadnienie decyzji nr Fn 3113/1/03 z dnia 3 stycznia 2003 roku, na podstawie której odmówiono podatnikowi umorzenia zaległości podatkowej nie wskazywało, by organ podatkowy odniósł się do faktów (okoliczności), potwierdzających zasadność podjęcia powyższego rozstrzygnięcia. Podane uzasadnienie odmowy zastosowania ulgi o treści ”zastosowano już umorzenie w podatku od nieruchomości w kwocie 77,40 zł, brak, więc podstaw do dalszego umarzania”, nie spełniało wymogów określonych w art. 210 § 4 ustawy Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym - uzasadnienie faktyczne decyzji zawiera w szczególności wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, którym dał wiarę, oraz przyczyn, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności. Ponadto, organ podatkowy wydając powyższą decyzję nie zawiadomił podatnika o możliwości zapoznania się i wypowiedzenia w sprawie zebranego materiału dowodowego, czym naruszył art. 200 ustawy Ordynacja podatkowa.
3. W złożonym przez podatnika wniosku oraz na kopii decyzji oznaczonej numerem Fn 3113/03 wydanej na podstawie powyższego wniosku, dokonano w sposób nieprawidłowy zmian zawartych w nich treści. Wymazano korektorem część zapisu znajdującego się na kopii decyzji i we wniosku oraz przeprawiono zapisy ustalające nowy termin płatności raty podatku. Powyższymi działaniami naruszono art. 213 § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym - organ podatkowy może w każdym czasie uzupełnić lub sprostować decyzję w zakresie rozstrzygnięcia, jednak uzupełnienie lub sprostowanie decyzji następuje w drodze decyzji.
Podatek od środków transportowych
1. W poddanych kontroli deklaracjach podatkowych w zakresie podatku od środków transportowych nie zamieszczono danych, od których uzależniona była stawka podatku, a mianowicie: informacji o dopuszczalnej masie całkowitej pojazdu oraz dopuszczalnej masie całkowitej zespołu pojazdów (naczepa, przyczepa + ciągnik siodłowy), informacji o liczbie osi pojazdu, informacji czy pojazd spełnia normy czystości spalin, czy posiada katalizator, a także - jaki ma system zawieszenia. Wzór deklaracji na podatek od środków transportowych dla okresu objętego kontrolą określało rozporządzenie Ministra Finansów z 20 grudnia 2002 roku w sprawie wzoru deklaracji na podatek od środków transportowych (Dz. U. nr 234, poz. 1969). Mimo braku wskazanych danych, organ podatkowy nie podjął działań mających na celu uzupełnienie deklaracji przez podatników. Obecnie wzór deklaracji określa rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 15 listopada 2004 roku w sprawie wzoru deklaracji na podatek od środków transportowych (Dz. U. nr 252, poz. 2523).
2. W skontrolowanej próbie czterech podatników posiadających pojazdy podlegające opodatkowaniu, w przypadku trzech pojazdów stwierdzono błędne naliczenie podatku, wynikające z przyjęcia przez podatników nieprawidłowej stawki, tj. niezgodnej ze stawkami podatku określonymi przez Radę Gminy. Powyższe wskazywało na zaniechanie przez pracownika merytorycznego Urzędu Gminy przeprowadzenia czynności sprawdzających i weryfikujących prawidłowość złożonych deklaracji. Konsekwencją zaniechania wskazanych działań, w szczególności braku kontroli w zakresie zgodności zadeklarowanych przez podatnika stawek podatku z uchwałami Rady – było zaniżenie wpływów w zapłacie podatku w 2003 i 2004 roku o kwotę 40 zł oraz zawyżenie podatku w 2004 roku o kwotę 118,33 zł.
W zakresie udzielonych zwolnień w podatku rolnym
W wydanych decyzjach w sprawie zwolnienia z podatku rolnego z tytułu nabycia gruntów na powiększenie gospodarstwa rolnego nieprawidłowo określono czas obowiązywania zwolnienia. Zgodnie z art.12 ust.3 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity z 1993 r., Dz. U. nr 94, poz. 431 z późn. zm.), okres zwolnienia wynosi 5 lat, licząc od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawarto umowę sprzedaży gruntów lub prawa użytkowania wieczystego, ustanowiono prawo użytkowania wieczystego gruntów lub objęto grunty w trwałe zagospodarowanie w drodze umowy. Jednakże zwolnienie jest stosowane od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym złożono wniosek – zgodnie z art. 13d ust. 3 ww. ustawy.
W zakresie opłaty targowej
Uchwały Rady Gminy Łyszkowice oznaczone numerami XIII/78/2000 z dnia 28 kwietnia 2000 roku i II/12/2002 z dnia 6 grudnia 2002 roku, podjęte w sprawie dziennych stawek i sposobu poboru opłaty targowej, nie określały terminu płatności opłaty targowej, stosownie do wymogu wynikającego z art. 19 pkt 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych.
W zakresie opłaty skarbowej
1. Stwierdzono, że od zaświadczeń w sprawie zaległości w zobowiązaniach podatkowych wydanych przez jednostkę w 2003 roku oraz w marcu 2004 roku pobierano opłatę skarbową w nieprawidłowej wysokości. Wysokość opłaty skarbowej za wydane zaświadczenie, zgodnie ze szczegółowym wykazem przedmiotów opłaty skarbowej, stawek i zwolnień, stanowiącym załącznik do ustawy z dnia 9 września 2000 roku o opłacie skarbowej (tekst jednolity z 2004 r., Dz. U. nr 253, poz. 2532 z późn. zm.), wynosiła 15 zł, natomiast jednostka za wydane zaświadczenia pobierała 19 zł.
2. Stwierdzono przypadki poboru opłaty skarbowej w kwocie 11,00 zł od wydanych zaświadczeń w sprawie wielkości posiadanego gospodarstwa rolnego. Wydanie zaświadczenia o powyższej treści, zgodnie z załącznikiem do ustawy o opłacie skarbowej – część III kolumna 4 pkt 11, niezależnie od celu, do którego zostaje ono wydane, nie stanowi przedmiotu opłaty skarbowej.
3. Zaniechano poboru opłaty skarbowej od podań dotyczących rozłożenia zapłaty podatku na raty oraz od podania złożonego przez osobę prawną o odroczenie terminu płatności podatku od nieruchomości na okres powyżej 6 miesięcy, co było sprzeczne z przepisami ustawy o opłacie skarbowej, zgodnie z którymi zwolnieniu z opłaty skarbowej podlegają tylko podania o odroczenie terminu płatności podatków: rolnego, leśnego i od nieruchomości na okres do 6 miesięcy.
W zakresie terminowości podejmowania czynności windykacyjnych w odniesieniu do zaległości podatkowych
Kontrolujący stwierdzili nieprawidłowości w zakresie działań windykacyjnych, mających na celu wyegzekwowanie zaległości podatkowych z tytułu podatku od nieruchomości i podatku rolnego, polegające na nieterminowym podejmowaniu czynności windykacyjnych lub zaniechaniu takich czynności, co stanowiło naruszenie przepisów ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z 2002 roku Dz. U. nr 110, poz. 968 z późn. zm.) oraz przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137, poz. 1541 z późn. zm.). Powołane unormowania zobowiązywały wierzyciela do systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązania pieniężnego. W przypadku, gdy należność nie została zapłacona w terminie określonym w decyzji, albo wynikającym z przepisów prawa – wierzyciel winien wysłać do zobowiązanego upomnienie, z zagrożeniem wszczęcia egzekucji po upływie 7 dni od dnia doręczenia upomnienia. Po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu wierzyciel winien niezwłocznie wystawić tytuł wykonawczy i przesłać do naczelnika właściwego urzędu skarbowego.
Odpowiedzialność za powyższe nieprawidłowości ponosi Wójt Gminy, działający w charakterze organu podatkowego oraz inspektor ds. podatków.
W zakresie dochodów z majątku
1. Stwierdzono prowadzenie ewidencji wpłat czynszu najmu, wpłat za centralne ogrzewanie i wywóz nieczystości z pominięciem konta 221 – dochody budżetowe oraz księgowanie ich bezpośrednio na koncie 750 - przychody i koszty finansowe, co było niezgodne z zasadami prowadzenia ewidencji księgowej dochodów jednostki, określonymi przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. Ponadto, w sprawozdaniach Rb-27S za 2003 i 2004 rok nie wykazano zaległości z powyższych tytułów, które na koniec 2003 roku wynosiły 32.944,71 zł, a na koniec 2004 roku 44.891,13 zł. Nieprawidłowość powyższa została usunięta w trakcie kontroli RIO w Łodzi poprzez wprowadzenie zarządzeniem Wójta Gminy zmian do zakładowego planu kont i zaprowadzenie ewidencji wskazanych dochodów na koncie 221.
2. Kontrolujący stwierdzili w 2003 roku rozbieżności pomiędzy ewidencją syntetyczną i analityczną w odniesieniu do dochodów z tytułu sprzedaży nieruchomości oraz z tytułu czynszu najmu za lokale użytkowe. Z ewidencji syntetycznej stanowiącej podstawę sporządzenia sprawozdania Rb-27S za ten rok wynikało, że dochody z tytułu sprzedaży nieruchomości wynosiły 120.874 zł, z tytułu czynszu najmu 23.361 zł, natomiast wg ewidencji analitycznej dochody z tytułu sprzedaży nieruchomości wynosiły 126.395 zł i z tytułu czynszu najmu 16.606 zł. Powstanie rozbieżności pomiędzy ewidencją syntetyczną i analityczną w opisanym zakresie wskazuje na brak uzgodnień tych ewidencji, których obowiązek przeprowadzania wynikał z art.16 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości.
3. Nieprawidłowo ewidencjonowano w 2003 i w 2004 roku w § 077 dochody z tytułu sprzedaży składników majątkowych. Zgodnie z obowiązującymi w tym okresie przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. nr 68, poz. 634 z późn. zm.) - powyższe dochody powinny być wykazywane w § 084. Począwszy od 2005 roku dochody te powinny być wykazywane w § 087, zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 września 2004 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. nr 209, poz. 2132 z późn. zm.).
4. Rada Gminy nie uchwaliła wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem Gminy oraz nie określiła zasad wynajmowania lokali wchodzących w skład tego zasobu. Obowiązek ustalenia programu i zasad wynajmu lokali wynikał z art.21 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 roku o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (tekst jednolity z 2005 r., Dz. U. nr 31, poz. 226).
Odpowiedzialność za uchybienia związane z prowadzeniem ewidencji księgowej ponosi Skarbnik Gminy.
W zakresie wydatków na realizację zadań powierzonych na podstawie umowy jednostkom spoza sektora finansów publicznych
W dniu 26 stycznia 2004 roku pomiędzy Gminą Łyszkowice reprezentowaną przez Wójta Gminy a Zarządem Gminnego Ludowego Klubu Sportowego „LAKTOZA” w Łyszkowicach zawarta została umowa w sprawie przekazania przez Gminę Klubowi Sportowemu dotacji w wysokości 50.000 zł na realizację zadań z zakresu kultury fizycznej i sportu (działalność w zakresie sportu i rekreacji ruchowej - poprzez prowadzenie czterech sekcji piłki nożnej, prowadzenie działalności wychowawczej i popularyzatorskiej w zakresie kultury fizycznej, organizowanie zawodów, imprez sportowych o zasięgu lokalnym i ponadlokalnym, doskonalenie kadr trenersko instruktorskich). Zgodnie z wyjaśnieniem Wójta Gminy dotację przekazano w oparciu o uchwałę Rady Gminy nr VII/41/2003 z dnia 5 czerwca 2003 roku, podjętą na podstawie art.118 ust.3 ustawy o finansach publicznych. Wobec powyższego, należy wskazać, że z dniem 1 stycznia 2004 roku uległy istotnym zmianom zasady udzielania dotacji z budżetu jednostek samorządu terytorialnego na rzecz podmiotów niepublicznych. Tego dnia weszła w życie nowela do art.118 ustawy o finansach publicznych, wprowadzona ustawą z dnia 24 kwietnia 2003 roku Przepisy wprowadzające ustawę o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. nr 96, poz. 874), stosownie do której - zlecenie zadania i udzielenie dotacji następuje na podstawie przepisów ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. nr 96, poz.873 z późn. zm.). Z mocy art.23 ust.1a ustawy Przepisy wprowadzające ustawę o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie [1] - do dnia 1 czerwca 2004 roku jednostki samorządu terytorialnego mogły zlecać realizację zadań publicznych w trybie określonym w uchwale Rady Gminy stanowiącej przepis prawa miejscowego, podjętej na podstawie art.118 ust.3 ustawy o finansach publicznych. W wyniku kontroli ustalono, że powołana wyżej uchwała Rady Gminy Łyszkowice nr VII/41/2003 z dnia 5 czerwca 2003 roku nie stanowiła aktu prawa miejscowego, o czym przesądzała okoliczność braku publikacji w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego, w związku z czym nie mogła ona stanowić podstawy prawnej do zlecania podmiotom pozarządowym zadań i udzielania dotacji na ich realizację. Powierzenie zadań i udzielenie dotacji, w kontrolowanej jednostce, powinno odbywać się od dnia 1 stycznia 2004 roku w oparciu o ustawę z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i wolontariacie.
Odpowiedzialność za powyższe nieprawidłowości ponosi Wójt Gminy.
W zakresie realizacji wydatków osobowych
1. W kontrolowanej jednostce w 2003 i 2004 roku przy ustalaniu wysokości dodatku funkcyjnego dla Zastępcy Wójta, Skarbnika Gminy, Kierownika USC oraz dla kierowników referatów, przyjęto za podstawę obliczenia dodatku nieprawidłową kwotę w wysokości 710 zł, tj. najniższe wynagrodzenie zasadnicze w I kategorii zaszeregowania, określone w tabeli miesięcznych stawek wynagrodzenia zasadniczego, stanowiącej załącznik nr 1 do nie obowiązującego już w 2003 roku rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 roku w sprawie w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 61, poz. 707 z późn. zm.). W latach 2003 - 2004 obowiązującym aktem prawnym w powyższym zakresie było rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 33, poz. 264 z późn. zm.), wg którego najniższe wynagrodzenie zasadnicze w I kategorii zaszeregowania wynosiło 730,00 zł w 2003 roku i 750 zł w 2004 roku [2] . Konsekwencją przyjęcia nieprawidłowej podstawy do obliczenia dodatku była wypłata ww. pracownikom za okres od dnia 1 marca 2003 roku do dnia 31 grudnia 2004 roku zaniżonej kwoty wynagrodzenia z tytułu dodatku funkcyjnego na łączną kwotę 3.348 zł. Powyższą nieprawidłowość usunięto w trakcie trwania kontroli RIO w Łodzi, wypłacając pracownikom wyrównania kwot dodatku.
2. Kontrola prawidłowości wypłaty ryczałtów za używanie samochodów prywatnych do celów służbowych na podstawie zawartych umów wykazała, że informacji zawartych w oświadczeniu pracownika o korzystaniu z samochodu własnego do celów służbowych nie potwierdzał właściwy rzeczowo pracownik w zakresie ich zgodności z ewidencją czasu pracy, co wskazywało na zaniechanie kontroli merytorycznej, której obowiązek sprawowania wynikał z rozdziału III ust.1 lit. a Instrukcji w sprawie obiegu dokumentów księgowych.
3. Kontrola rozliczeń poleceń wyjazdu służbowego wykazała następujące nieprawidłowości:
- na poleceniach, które upoważniały pracownika do przejazdu własnym samochodem, nie zamieszczano informacji dotyczących marki samochodu, numeru rejestracyjnego oraz pojemności silnika, od których to danych zależy wysokość rozliczanych kosztów podróży,
- na delegacjach dotyczących podróży służbowych odbywanych własnym samochodem przez Wójta Gminy oraz Kierownika Referatu Rolnictwa wpisywano, że celem podróży służbowej jest „teren", natomiast faktycznym celem podróży wymienionych pracowników był Łowicz, Skierniewice, Warszawa, Łódź, Brzeziny, Głowno. Ponadto, w miejscu polecenia przeznaczonym na wpis dotyczący czasu trwania podróży Wójt Gminy wpisywał tylko dzień wyjazdu, miejsce docelowe oraz ilość kilometrów, nie wpisywano czasu trwania danej podróży.
W zakresie realizacji inwestycji oraz udzielania zamówień publicznych
W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego, w trybie przetargu nieograniczonego, na budowę drogi gminnej o nawierzchni bitumicznej w miejscowości Kolonia Łyszkowice – Kalenice, wartość zamówienia powyżej 60.000 EURO, w 2004 roku, stwierdzono:
1. Zamawiający w specyfikacji istotnych warunków zamówienia nie zawarł postanowień dotyczących zabezpieczenia należytego wykonania umowy, czym naruszył art. 36 ust.1 pkt 20 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz. 177 z późn. zm.). Kontrolujący ustalili, że przed podpisaniem umowy zabezpieczenie zostało przez wykonawcę wniesione.
2. W ogłoszeniu o zamówieniu wywieszonym w miejscu publicznie dostępnym, zamieszczono zapisy o możliwości wpłaty wadium tylko w kasie Urzędu Gminy, co było niezgodne z art. 45 ust.6 ustawy Prawo zamówień publicznych, wymieniającym także inne dopuszczalne formy wniesienia wadium. Ponadto, w ogłoszeniu przewidziano stosowanie preferencji krajowych, który to zapis był sprzeczny z przepisami ww. ustawy. Uregulowania dotyczące stosowania preferencji krajowych obowiązywały na gruncie ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 z późn. zm. - uchylona z dniem 2 marca 2004 roku).
W odniesieniu do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na wykonanie kanalizacji sanitarnej z odcinkami przykanalików do posesji w ul Targowej i Ogrodowej, zamówienie o wartości poniżej 60.000 EURO, stwierdzono:
1. W treści ogłoszenia o przetargu zamieszczono informacje o konieczności wniesienia przez oferentów wadium, ograniczając formę jego wniesienia do gotówki, co pozostawało w sprzeczności z art.45 ust.6 ustawy Prawo zamówień publicznych, zgodnie z którym wadium może być wnoszone w wielu formach.
2. Do postanowień podpisanej z wykonawcą umowy zamawiający wprowadził postanowienia, których nie zawierał projekt umowy stanowiący załącznik do specyfikacji istotnych warunków zamówienia, a mianowicie obowiązek zapłaty przez wykonawcę zabezpieczenia roszczeń z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy. Wysokość zabezpieczanie określono w umowie na kwotę 1,7% wartości zamówienia, czyli 2.000,00 zł. Zgodnie z art.147 ust.1 ustawy Prawo zamówień publicznych, w postępowaniach poniżej 60.000 EURO, żądanie zamawiającego dotyczące wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy jest fakultatywne. W przypadku skorzystania przez zamawiającego z tej możliwości i żądania wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy, jego wysokość powinna być ustalona zgodnie z art.150 ww. ustawy, z którego wynika, że ustala się je na poziomie od 2-10% ceny podanej w ofercie. Ponadto, zmawiający decydując się na żądanie zabezpieczenia należytego wykonania umowy w sytuacji, gdy nie jest to obowiązkowe, stosowne postanowienia w tym zakresie powinien zamieścić w specyfikacji istotnych warunków zamówienia (art.36 ust.1 pkt 20 ustawy).
W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego, w trybie przetargu nieograniczonego, na modernizację stacji uzdatniania wody w Kolonii Łyszkowice, wartość zamówienia powyżej 30.000 EURO, w 2003 roku, stwierdzono:
1. Zamawiający nie wykluczył z postępowania oferenta nr 2, mimo, że nie spełnił on warunków określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, nie załączył, bowiem do oferty zaświadczenia z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o nie zleganiu z uiszczaniem opłat na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne oraz nie załączył informacji z banku o wielkości posiadanych środków finansowych oraz o zdolności kredytowej. Zatem, oferent, który nie przedłożył dokumentów potwierdzających spełnianie wymogów stawianych przez zamawiającego powinien zostać wykluczony z postępowania na podstawie art.19 ust.1 pkt 7 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych.
2. Komisja przetargowa dokonując oceny ofert złożonych przez oferentów błędnie przeliczyła ceny ofertowe dzieląc je przez współczynnik 1,20, co było niezgodne z § 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 28 grudnia 1994 roku w sprawie stosowania preferencji krajowych przy udzielaniu zamówień publicznych (Dz. U. nr 140, poz. 776). Z powyższego przepisu wynikało, że stosując preferencje krajowe, od ceny przedstawionej w ofercie odejmuje się 20 % ceny oferty i tak uzyskaną cenę przyjmuje się do oceny złożonej oferty. Powyższy błąd nie miał wpływu na wynik pracy Komisji, gdyż wszystkie oferty zostały przeliczone w taki sam sposób.
3. Jednym z kryteriów oceny ofert był termin zapłaty, w specyfikacji istotnych warunków zamówienia zamawiający nie określił jak będą oceniane oferty w przypadku, gdy oferenci zamieszczą w ofertach termin zapłaty w odniesieniu do części wynagrodzenia, np. oferent nr 3 – określił termin zapłaty na 14 dni dla faktur przejściowych do 80 % wartości zamówienia, a dla faktury końcowej do 8 miesięcy; oferent nr 5 wskazał, że „faktury częściowe, płatne będą w terminie 30 dni od daty ich dostarczenia przy zachowaniu zastrzeżeń dotyczących warunków płatności ujętych w SIWZ”, a oferent nr 6 określił terminy zapłaty w sposób następujący „50 % wartości faktury 12 miesięcy po upływie terminu płatności”. Tak sformułowane warunki w zakresie płatności, przy braku szczegółowego opisu kryterium w specyfikacji, nie dawały możliwości porównania tych warunków. Kontrolujący stwierdzili jednak, że opisane nieprecyzyjnie kryterium nie miało wpływu na wybór najkorzystniejszej oferty.
4. Stwierdzono brak dokumentów potwierdzających termin doręczenia oferentom informacji o wyniku postępowania przetargowego, uniemożliwiało to kontrolującym ustalenie czy jednostka wypełniła obowiązki wynikające z art.51 ust.1 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych.
5. W specyfikacji istotnych warunków zamówienia zamawiający nie zamieścił wymogów dotyczących wniesienia przez wybranego wykonawcę zabezpieczenia należytego wykonania umowy. Ponadto, przed podpisaniem w dniu 5 czerwca 2003 roku umowy na wykonanie modernizacji stacji uzdatniania wody zabezpieczenie takie nie zostało wniesione. W przypadku zamówienia na roboty budowlane o wartości powyżej 30.000 EURO żądanie zabezpieczenia należytego wykonania umowy było obowiązkowe, zgodnie z § 2 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 16 lipca 2002 roku w sprawie zabezpieczenia należytego wykonania umowy o zamówienie publiczne (Dz. U. nr 115, poz.1002).
W zakresie ewidencji majątku i inwentaryzacji
1. Kontrola zastosowanych stawek umorzeniowych środków trwałych wykazała, że przyjęto nieprawidłowe wysokości stawek w odniesieniu do: samochodów ciężarowych 14%, koparko-ładowarki 12,5% oraz kserokopiarki i dalekopisu 8,5%, co było niezgodne z tabelą rocznych stawek amortyzacyjnych stanowiącą załącznik do ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 54, poz. 654 z późn. zm.). Jako prawidłowe stawki należało zastosować w odniesieniu do samochodów ciężarowych i koparko-ładowarki 20%, kserokopiarki i dalekopisu 14%.
2. Stwierdzono nieprawidłowe prowadzenie ewidencji magazynowej kupowanych materiałów elektrycznych przeznaczonych do konserwacji oświetlenia ulicznego. Nie prowadzono kartotek dla poszczególnych asortymentów, nabywane materiały wpisywane były na odrębnej stronie w skoroszycie A-4 z podaniem nazwy materiału, ilości zakupionych sztuk i numeru faktury na podstawie, której dokonano zakupu. Wydanie materiału nie było potwierdzane dowodem wydania, rozchody odnotowywane były w prowadzonym skoroszycie, ich wydanie potwierdzali konserwator oświetlenia i prowadzący ewidencję Kierownik Referatu. W przypadku rozdysponowania danego asortymentu liczba potwierdzająca ilość zakupionych sztuk była przekreślana. Prowadzenie w opisany sposób ewidencji magazynowej materiałów było niezgodne z uregulowaniami dotyczącymi gospodarki magazynowej zawartymi w Instrukcji w sprawie obiegu dowodów księgowych (w rozdziale VIII Gospodarka Magazynowa).
3. Kontrola prawidłowości przeprowadzenia inwentaryzacji wykazała następujące nieprawidłowości:
- wyposażenie Urzędu Gminy spisano na kilku arkuszach spisu z natury nie wskazując pól spisowych, z których pochodzą poszczególne składniki majątkowe, co było niezgodne z § 4 ust.3 pkt 1 Instrukcji inwentaryzacyjnej,
- wyceny arkuszy spisowych, na których spisano środki trwałe i pozostałe środki trwałe dokonali członkowie zespołów spisowych, co było niezgodne z § 3 ust.2 pkt 5 Instrukcji inwentaryzacyjnej. Ponadto, na arkuszach dotyczących środków trwałych, nie wpisywano ilości sztuk stwierdzonych podczas dokonywania spisu z natury, lecz tylko wartość tych składników majątkowych, było to sprzeczne z § 5 Instrukcji inwentaryzacyjnej,
- inwentaryzacji stanu paliwa w samochodach służbowych Urzędu Gminy i w pojazdach OSP oraz spisu zapasu materiałów elektrycznych w magazynie Urzędu dokonali pracownicy Urzędu, nie powołani zarządzeniem nr 76/2004 Wójta Gminy jako członkowie zespołów spisowych, co było niezgodne z ww. zarządzeniem,
- spisane w trakcie inwentaryzacji stany paliwa nie zostały wycenione. Kupowane w trakcie roku paliwo były księgowane bezpośrednio w koszty - konto 400. Na koniec roku po ich zinwentaryzowaniu, na podstawie art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości i postanowień zakładowego planu kont, należało dokonać jego wyceny, wartość wycenionego paliwa wyksięgować
z konta 400 na konto 310, a na początku następnego roku przeksięgować je ponownie w koszty - konto 400.
Odpowiedzialność za nieprawidłowości w opisanym zakresie ponosi Skarbnik Gminy i Przewodniczący Komisji Inwentaryzacyjnej.
Informując o powyższych nieprawidłowościach, proszę Pana Wójta o podjęcie działań zmierzających do ich wyeliminowania i zapobieżenia powstawaniu w przyszłości. W tym celu Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Zapewnić przestrzeganie ustalonych w jednostce procedur kontroli finansowej.
2. Zapewnić przeprowadzanie kontroli w gminnych jednostkach organizacyjnych w zakresie wyznaczonym przez art.127 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych.
3. Zapewnić przestrzeganie postanowień rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych, w zakresie rejestracji zewnętrznych dokumentów finansowych wpływających do Urzędu.
4. Przed podpisaniem umowy z bankiem na prowadzenie obsługi bankowej budżetu Gminy Łyszkowice przestrzegać zasady wynikającej z art. 134 ust.1 ustawy o finansach publicznych, że obsługę taką prowadzi bank wybrany przez organ stanowiący danej jednostki samorządu terytorialnego.
5. Ewidencję księgową dla kont 225, 229, 231 i 240 prowadzić zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych oraz zakładowego planu kont, uwzględniając uwagi zawarte w pierwszej części wystąpienia.
6. Przy sporządzaniu sprawozdań z wykonania planu dochodów budżetowych Rb-27S oraz sprawozdań z wykonania podstawowych dochodów podatkowych Rb-PDP przestrzegać zasad ich sporządzania określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów z 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej, w szczególności w zakresie wykazywania skutków finansowych udzielonych ulg i zwolnień wynikających z uchwał rady gminy. Dokonać odpowiednich korekt ww. sprawozdań sporządzonych za lata 2003 - 2004 rok oraz przekazać je do RIO w Łodzi.
7. Egzekwować od kierownika GZEAS sporządzania i przedkładania sprawozdań jednostkowych Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji.
8. Przestrzegać postanowień obowiązującej w jednostce Instrukcji obiegu dowodów księgowych w zakresie dotyczącym sporządzania raportów kasowych, oraz w zakresie opisu faktur i rachunków dokumentujących wydatki.
9. Zaniechać udzielania zaliczek stałych pracownikom w sytuacji braku spełnienia przesłanek określonych w § 19 ust.2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 stycznia 2005 roku w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu.
10. Egzekwować terminowe składanie deklaracji na podatek od nieruchomości od osób prawnych.
11. W oparciu o art.272 ustawy Ordynacja podatkowa, zapewnić podejmowanie przez właściwych rzeczowo pracowników czynności sprawdzających, mających na celu stwierdzenie formalnej poprawności składanych deklaracji podatkowych. W razie stwierdzenia, że deklaracja podatkowa zawiera błędy lub oczywiste omyłki, bądź, że wypełniono ją niezgodnie z ustalonymi wymaganiami, organ podatkowy zwraca się do składającego deklaracje o złożenie niezbędnych wyjaśnień oraz o skorygowanie deklaracji, wskazując przyczyny, z powodu, których informacje zawarte w deklaracji poddaje się w wątpliwość (art.274 ww. ustawy).
12. Egzekwować odsetki z tytułu nieterminowych wpłat należności podatkowych.
13. Decyzje w sprawie udzielania ulg w zapłacie podatku (np. umorzenie zaległości podatkowych, umorzenia odsetek za zwłokę), wydawać po dokładnym wyjaśnieniu stanu faktycznego sprawy, do czego zobowiązuje organ podatkowy art.122 i art.187 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. W wyniku przeprowadzonego postępowania podatkowego należy ustalić istnienie (lub nie) ustawowo określonych przesłanek warunkujących podjęcie danego rozstrzygnięcia.
14. W wydanych decyzjach dotyczących udzielenia ulg w zapłacie podatku zamieszczać uzasadnienie faktyczne, zgodnie z art. 210 § 1 pkt 6 ustawy Ordynacja podatkowa. Zgodnie z art.210 § 4 ww. ustawy - uzasadnienie faktyczne decyzji zawiera, w szczególności wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, którym dał wiarę, oraz przyczyn, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności.
15. Przed wydaniem decyzji odmawiających zastosowania ulgi w zapłacie podatku wyznaczać stronie termin do wypowiedzenia się w sprawie zebranego materiału dowodowego, zgodnie z art.200 ust.1 ustawy Ordynacja podatkowa.
16. Uzupełnień lub sprostowań wydanych decyzji podatkowych dokonywać w sposób określony przez art. 213 § 3 ustawy Ordynacja podatkowa.
17. Podjąć czynności mające na celu określenie prawidłowej wysokości zobowiązań podatkowych dla podatników podatku od środków transportowych za lata 2003 – 2004, uwzględniając stawki podatku określone przez Radę Gminy na dany rok podatkowy (w przypadku nadpłat dokonać ich rozliczenia w sposób określony przepisami ustawy Ordynacja podatkowa).
18. W przypadku złożenia przez podatników podatku od środków transportowych nieprawidłowo wypełnionych deklaracji podatkowych, w szczególności bez podania wszystkich niezbędnych danych dotyczących pojazdu, żądać skorygowania lub uzupełnienia deklaracji (art.274 § 1 i art.274a § 2 ustawy Ordynacja podatkowa)
19. Zwolnienia w zakresie podatku rolnego z tytułu nabycia gruntów na powiększenie lub utworzenie gospodarstwa rolnego stosować od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym złożono wniosek, stosownie do art.13d ust.3 ustawy o podatku rolnym, uwzględniając 5 letni okres obowiązywania zwolnienia wynikający z art. 12 ust. 3 ww. ustawy.
20. Podjąć działania mające na celu uchwalenie przez Radę Gminy w Łyszkowicach uchwały określającej termin płatności opłaty targowej, zgodnie z obowiązkiem wynikającym z art.19 pkt 1ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych.
21. Poboru opłaty skarbowej dokonywać przestrzegając przepisów ustawy z dnia 9 września 2000 roku o opłacie skarbowej.
22. Bieżąco i terminowo podejmować czynności zmierzające do wyegzekwowania zaległości podatkowych, w oparciu o przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
23. Dokonywać uzgodnień sald ewidencji analitycznej i syntetycznej w zakresie dochodów jednostki.
24. Dochody budżetowe klasyfikować zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 września 2004 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych.
25. Podjąć działania mające na celu uchwalenie przez Radę Gminy wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy oraz zasad wynajmowania lokali wchodzących w skład tego zasobu – w oparciu o art.21 ustawy o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksy cywilnego.
26. W zakresie zlecania do realizacji zadań własnych jednostki dotyczących upowszechniania sportu i kultury fizycznej na rzecz organizacji pozarządowych przestrzegać przepisów ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.
27. Zapewnić kontrolę i potwierdzanie zgodności składnych przez pracowników oświadczeń o korzystaniu z samochodu własnego do celów służbowych z ewidencją czasu pracy pracownika.
28. Udzielając zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych.
29. Dokonując umorzeń środków trwałych stosować stawki umorzeniowe zamieszczone w tabeli rocznych stawek amortyzacyjnych, stanowiącej załącznik do ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych. Dokonać korekty wartości umorzeń, w sytuacjach wskazanych w pierwszej części wystąpienia.
30. Ewidencję materiałów przechowywanych w magazynie prowadzić zgodnie z postanowieniami Instrukcji w sprawie obiegu dowodów księgowych.
31. Inwentaryzację składników majątkowych Gminy przeprowadzać zgodnie z zasadami określonymi w funkcjonującej w jednostce Instrukcji inwentaryzacyjnej.
32. Inwentaryzować paliwo pozostałe na koniec roku w pojazdach Urzędu Gminy i OSP, jego wartość wyksięgować na koniec roku z konta 400 na konto 310, a na początku następnego roku przeksięgować ponownie w koszty (konto 400).
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art.9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Wójta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich nie wykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że stosownie do art.9 ust.4 ww. ustawy do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenia składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawa zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżeń w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
1. Przewodniczący Rady Gminy w Łyszkowicach
2. Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy w Łyszkowicach
3. aa
Wystąpienie pokontrolne podpisała dr Jadwiga Chwiałkowska – Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.
PRZYPISY
[1] Art 23 ust.1a dodany został na mocy ustawy z dnia 19 grudnia 2003 roku o zmianie ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnieniu osób niepełnosprawnych oraz ustawy Przepisy wprowadzające ustawę o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. nr 228, poz. 2262).
[2] rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 2 marca 2004 roku zmieniające rozporządzenie w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 47, poz. 448).
Łódź, dnia 10 sierpnia 2005 r.
Pan
Włodzimierz Traut
Wójt Gminy Łyszkowice
WK - 602/45/2005
Działając na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz.577 z późn. zm.) zawiadamiam, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminie Łyszkowice. Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości i uchybienia wynikały, przede wszystkim, z nieznajomości przepisów, ich wadliwej interpretacji, niedostatecznego nadzoru ze strony kierownictwa jednostki oraz braku stosownych procedur wewnętrznej kontroli finansowej. Wykazane uchybienia i nieprawidłowości dotyczyły w szczególności:W zakresie funkcjonowania kontroli wewnętrznej
1. Procedury kontroli finansowej spełniające wymogi określone w art.35a ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148 z późn. zm.) kontrolowana jednostka wprowadziła w życie dopiero z dniem 1 marca 2003 roku. Obowiązek ustalenia - przez kierownika jednostki sektora finansów publicznych - procedur kontroli finansowej obejmujących procesy związane z pobieraniem i gromadzeniem dochodów, zaciąganiem zobowiązań, dokonywaniem wydatków oraz gospodarowaniem mieniem wprowadzony został z dniem 1 stycznia 2002 roku, na mocy ustawy z dnia 27 lipca 2001 roku o zmianie ustawy o finansach publicznych, ustawy o organizacji i trybie pracy Rady Ministrów oraz o zakresie działania ministrów, ustawy o działach administracji rządowej oraz ustawy o służbie cywilnej (Dz. U. nr 102, poz. 1116). Podstawę prawną dla pisemnego określenia procedur stanowi art.35a ust.3 ustawy o finansach publicznych.
2. W wyniku kontroli dotyczącej realizacji zadań inwestycyjnych: budowy drogi gminnej o nawierzchni bitumicznej w miejscowości Kolonia Łyszkowice-Kalenice, budowy kanalizacji sanitarnej z odcinkami przykanalików do posesji w miejscowości Łyszkowice ul. Targowa i Ogrodowa, modernizacji stacji uzdatniania wody w Kolonii Łyszkowice, jak również kontroli w zakresie operacji kasowych, prawidłowości dokonywania wydatków osobowych oraz prawidłowości gromadzenia dochodów, w latach 2003 -2004, stwierdzono, że w jednostce nie przestrzegano procedur kontroli finansowej, określonych w Instrukcji w sprawie obiegu dowodów księgowych z dnia 16 maja 2002 roku oraz w Regulaminie Procedur Kontroli Wewnętrznej, wprowadzonym zarządzeniem Wójta Gminy nr 12/2003 z dnia 1 marca 2003 roku.
3. Protokoły kontroli przeprowadzonych przez Skarbnika Gminy w latach 2003-2004 w podległych Gminie jednostkach organizacyjnych, nie zawierały informacji dotyczących opracowania i przestrzegania przez te jednostki procedur kontroli finansowej. Zgodnie z art.127 ust.3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych, organ wykonawczy jednostki samorządu terytorialnego zobowiązany był do kontroli przestrzegania przez podległe i nadzorowane przez siebie jednostki sektora finansów publicznych realizacji procedur kontrolnych, przy przyjęciu jako minimalnej próby 5 % wydatków. Objęcie kontrolą 5% wydatków, o których mowa w art.127 ww. ustawy powinno stanowić podstawę do oceny funkcjonowania wewnętrznych procedur kontrolnych w tych jednostkach.
Odpowiedzialność za prawidłowe wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli finansowej ponosi Wójt Gminy, zgodnie z art. 28a ust.1 i art.127 ustawy o finansach publicznych.
4. W kontrolowanej jednostce nie przestrzegano postanowień wynikających z § 6 ust.11 i § 8 ust.1 Instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych, stanowiącej załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. nr 112, poz. 1319 z późń. zm.) w zakresie obowiązku rejestracji w dzienniku korespondencji – prowadzonym w sekretariacie Urzędu Gminy – wszystkich zewnętrznych dokumentów finansowych wpływających do Urzędu Gminy. Nieprawidłowość jednostka usunęła w trakcie trwania kontroli RIO w Łodzi.
W zakresie wyboru banku do prowadzenia obsługi bankowej jednostki
W dniu 1 kwietnia 2004 roku pomiędzy Wójtem Gminy Łyszkowice a przedstawicielami banku Polska Kasa Opieki S.A. I Oddział w Skierniewicach podpisana została umowa nr 28541752 na prowadzenie rachunków bankowych. Przed podpisaniem powyższej umowy Rada Gminy nie podjęła uchwały w sprawie wskazania banku do obsługi bankowej budżetu Gminy Łyszkowice, co było wymagane przez art.134 ust.1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych.
W zakresie ewidencji i sprawozdawczości
1. Prowadzona za pomocą programu komputerowego ewidencja księgowa konta 201 nie dawała możliwości wyodrębnienia zobowiązań wymagalnych. Zgodnie z art.8 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r. Dz. U. nr 76, poz. 694 z późn. zm.) określając zasady (politykę) rachunkowości należy zapewnić wyodrębnienie w rachunkowości wszystkich zdarzeń istotnych do oceny sytuacji majątkowej i finansowej jednostki, przy zachowaniu zasady ostrożności. Ponadto, na podstawie § 12 ust.1 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153, poz. 1752) – zakładowy plan kont powinien zapewnić możliwość sporządzenia sprawozdań finansowych, sprawozdań budżetowych lub innych sprawozdań określonych w odrębnych przepisach.
2. W sporządzonych przez kontrolowaną jednostkę sprawozdaniach budżetowych Rb-27S - z wykonania planu dochodów jednostki samorządu terytorialnego oraz Rb-PDP - z wykonania podstawowych dochodów podatkowych, za I półrocze 2003 i za 2003 rok oraz za I półrocze 2004 roku i za 2004 rok, nie wykazano skutków finansowych udzielonych zwolnień w podatku od nieruchomości, wynikających z uchwały Rady Gminy nr II/9/2002 z dnia 6 grudnia 2002 roku. Łącznie kwota nie wykazanych skutków finansowych wynikających ze zwolnień określonych ww. uchwałą w 2003 roku wynosiła 112.570 zł, a w 2004 roku również 112.570 zł. Powyższe stanowiło naruszenie przepisów § 3 ust.1 pkt 10 załącznika nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 24, poz. 279 z późn. zm.). Zgodnie z powołanym unormowaniem, w kolumnie „skutki udzielonych przez gminę: ulg, odroczeń, umorzeń..." wykazane powinny być kwoty dotyczące skutków udzielonych przez gminę za okres sprawozdawczy: ulg, odroczeń, umorzeń i zwolnień w podatkach (bez ulg ustawowych), a także skutki finansowe wynikające ze zwolnień i ulg w podatkach i opłatach wprowadzonych przepisami uchwał rady gminy, wydanymi na podstawie ustawowych upoważnień.
3. Kierownik podległej Gminie jednostki organizacyjnej, Gminnego Zespołu Ekonomiczno - Administracyjnego Szkół, nie złożył na dzień 31 grudnia 2004 roku sprawozdania jednostkowego Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń, co stanowiło naruszenie § 4 ust.1 pkt 2 lit. ”b” rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej.
W zakresie rozrachunków i roszczeń
1. Nieprawidłowe prowadzenie ewidencji konta 225 polegające na wykazaniu na koniec 2003 i 2004 roku jako zobowiązania wobec urzędu skarbowego zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych od dodatkowego wynagrodzenia rocznego, które było wypłacone pracownikom Urzędu w następnym roku (tzn. odpowiednio w 2004 i w 2005 roku). Zgodnie z przepisami art.38 ust.1 w zw. z art.31 ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 14, poz. 176 z późn. zm.) - zakłady pracy są zobowiązane jako płatnicy obliczyć i pobrać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody, m.in. ze stosunku pracy, następnie przekazać do urzędu skarbowego kwoty pobranych zaliczek na podatek w terminie do dnia 20 miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki. Zatem zobowiązanie wobec urzędu skarbowego powstaje w momencie dokonania wypłaty wynagrodzenia, czyli w odniesieniu do wypłaty dodatkowego wynagrodzenia za 2003 rok - po jej dokonaniu w 2004 roku, tak samo w odniesieniu do wypłaty za 2004 rok, po jej dokonaniu w 2005 roku.
2. Nieprawidłowo prowadzono ewidencję do konta 229, co polegało na:
- ewidencjonowaniu na koncie 229/4 kwot wypłat netto wynagrodzeń pracowników Urzędu oraz ewidencjonowaniu na koncie 229/2 kwot potrącanych składek za ubezpieczenie pracowników w PZU lub innych firmach ubezpieczeniowych i kwot składek potrącanych z wynagrodzeń na rzecz kasy zapomogowo-pożyczkowej prowadzonej w Urzędzie, co było niezgodne z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. Wypłaty wynagrodzeń dla pracowników powinny być ewidencjonowane na koncie 231, natomiast kwoty składek za ubezpieczenie pracowników (ubezpieczenia osobowe) oraz składek na rzecz kasy zapomogowo-pożyczkowej potrącane z wynagrodzeń pracowników, powinny być ewidencjonowane na koncie 240,
- wykazaniu na koniec 2003 i 2004 roku jako zobowiązania Gminy wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych na koncie 229/0 składek na ubezpieczenie zdrowotne pracowników Urzędu oraz na koncie 229/3 składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe i chorobowe pracowników, naliczonych od dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2003 i 2004 roku, wypłaconego odpowiednio w 2004 i 2005 roku. Zgodnie z art. 87 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 roku o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. nr 210, poz. 2135) oraz z art. 46 ustawy z dnia 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. nr 137, poz. 887 z późn. zm.) płatnik składek (zakład pracy) jest zobowiązany obliczać, potrącać z dochodów ubezpieczonych, rozliczać oraz opłacać należne składki za każdy miesiąc kalendarzowy. Zobowiązanie jednostki wobec ZUS z tytułu składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, chorobowe i zdrowotne, w zakresie finansowanym z wynagrodzeń pracowników, powstaje w momencie dokonania wypłaty wynagrodzeń. Zobowiązania wobec pracowników z tytułu należnego im dodatkowego wynagrodzenia rocznego – wypłacanego na podstawie ustawy z dnia 12 grudnia 1997 roku o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym pracowników sfery budżetowej (Dz. U. nr 160, poz. 1080 z późn. zm.) - winny być ewidencjonowane na koncie Wn 400 – koszty według rodzajów, Ma 231 – rozrachunki z tytułu wynagrodzeń, natomiast składki na ubezpieczenie społeczne i Fundusz Pracy (w części obciążającej pracodawcę) Wn 400 – koszty według rodzajów, Ma 229 – pozostałe rozrachunki publiczno-prawne.
Odpowiedzialność za stwierdzone uchybienia ponosi Skarbnik Gminy.
W zakresie gospodarki kasowej
1. Stwierdzono przypadki niesystematycznych i niechronologicznych zapisów w sporządzanych raportach kasowych, np. w raporcie dochodowym nr 26 pod pozycją 1 znajdował się zapis dotyczący wpływu z dnia 5 maja 2003 roku, pod pozycją 2 znajdował się zapis dotyczący wpływu z dnia 6 maja 2003 roku, pod pozycją 3 znajdował się zapis dotyczący wpływu z dnia 7 maja 2003 roku, po czym pod pozycjami nr nr 4, 5, 6, 7, 13, 16, 19, 21, 22-28 i 36, zapisano operacje z dnia 5 maja 2003 roku. Powyższe było sprzeczne z postanowieniami zawartymi w Instrukcji obiegu dowodów księgowych, która w dziale VII punkt 17 określała, że „...wszystkie dowody kasowe dotyczące wpłat i wypłat gotówki dokonywane w danym dniu, powinny być w tym dniu wpisane do raportu sporządzanego przez kasjera”.
2. Stwierdzono przypadki nie odprowadzenia do banku na koniec dnia gotówki wpłaconej do kasy Urzędu (gotówkę pozostawiano w kasie nawet na kilka dni). Wysokość pozostawianej w kasie gotówki wahała się od kilku do kilkudziesięciu tysięcy złotych (od 6.000 do 27.000 zł), przy ustalonym pogotowiu kasowym w wysokości 3.000 zł. W trakcie trwania kontroli RIO w Łodzi, Skarbnik Gminy pouczyła i zobowiązała kasjerkę do codziennego odprowadzania gotówki do banku.
Odpowiedzialność za nieprawidłowe sporządzanie raportów kasowych oraz za pozostawianie w kasie gotówki ponad ustalony limit ponoszą kasjer oraz Skarbnik Gminy.
3. Kontrolujący stwierdzili, że kontrolowana jednostka zapłaciła w lipcu 2004 roku na rzecz Agencji Artystycznej "Music Land" kwotę 25.900,00 zł tytułem zapłaty za zorganizowanie imprezy kulturalnej z okazji "Dni Łyszkowic". Zapłaty dokonano na podstawie czterech faktur wystawionych w dniu 10 lipca 2004 roku. Każda z faktur dotyczyła odrębnego elementu imprezy (nagłośnienie i oświetlenie sceny; scena; występ zespołu COLORADO; występ zespołu "Czerwone Gitary" itp). Z uwagi na okoliczność, że Gmina nie zlecała wykonania określonych usług związanych z imprezą bezpośrednio na rzecz zespołów muzycznych, wokalnych, czy też na rzecz podmiotu rozstawiającego scenę, należy podnieść wątpliwość, czy w opisywanym stanie faktycznym przedmiotem zamówienia nie była usługa zorganizowania imprezy kulturalnej, o określonych standardach i wymogach, co do programu. Kontrolujący nie mieli jednak możliwości jednoznacznego ustalenia, co było przedmiotem zlecenia udzielonego na rzecz Agencji (w szczególności, z Agencją nie zawarto pisemnej umowy).
4. Stwierdzono nieprawidłowe, niezgodne z zasadami określonymi w obowiązującej w jednostce Instrukcji w sprawie obiegu dowodów księgowych, udzielanie zaliczek stałych pracownikom jednostki. Postanowienia zawarte w rozdziale VI Instrukcji przewidywały możliwość udzielania pracownikom zaliczek stałych na wydatki stale powtarzające się. Ustalono, że z kasy Urzędu wypłacono Wójtowi Gminy zaliczki stałe w wysokości 2.000 zł w 2003 roku i 5.000 zł w 2004 roku (2.000 zł w dniu 2 stycznia 2004 roku i w dniu 19 maja 2004 roku - 3.000zł). Z pobranych kwot Wójt dokonał wydatków w 2003 roku tylko trzykrotnie: w styczniu na kwotę 610,71 zł, w lipcu na kwotę 55,20 zł i w sierpniu na kwotę 173,86 zł, natomiast w 2004 roku z pobranych 5.000 zł Wójt dokonał wydatków: w maju na kwotę 799 zł, w czerwcu na kwotę 203,98 zł i w grudniu na kwotę 266,01 zł. Powyższe naruszało § 17 ust.2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 grudnia 2000 roku w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu przez zakład budżetowy i gospodarstwo pomocnicze jednostki budżetowej (Dz. U. nr 122, poz. 1333 - obowiązującego do 31 grudnia 2004 roku), zgodnie z którym zaliczki stałe mogły być udzielane pracownikom odbywającym stałe podróże służbowe, oraz pracownikom, którzy w związku z czynnościami służbowymi pokrywali bezpośrednio drobne, stale powtarzające się wydatki, jednak w wysokości nie przekraczającej przeciętnej kwoty wydatków półtoramiesięcznych. W świetle powołanego przepisu w przedstawionym stanie faktycznym brak było przesłanek do udzielenia Wójtowi Gminy zaliczki stałej. Obecnie omawiane zagadnienie reguluje § 19 ust.2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 stycznia 2005 roku w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu (Dz. U. nr 23, poz. 190 ).
W zakresie dochodów z podatków i opłat
Podatek od nieruchomości - osoby prawne
1. W 2003 roku na 26 podatników, sześciu z nich złożyło deklaracje podatkowe po ustawowym terminie, tzn. po 15 stycznia danego roku. Cztery deklaracje nie posiadały daty wpływu, co uniemożliwiało skontrolowanie terminowości ich złożenia w Urzędzie Gminy. W 2004 roku na 24 podatników, z przekroczeniem ustawowego terminu deklaracje złożyło czterech podatników, siedem deklaracji nie posiadało daty ich złożenia w Urzędzie Gminy. Termin składania przez osoby prawne deklaracji w zakresie podatku od nieruchomości określony został w art.6 ust.9 pkt 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 9, poz. 84 z późn. zm.).
2. Podatnik oznaczony numerem 10011 w złożonej deklaracji dotyczącej podatku od nieruchomości na 2004 rok przyjął stawkę opodatkowania budynków związanych z działalnością gospodarczą niezgodną ze stawką określoną przez Radę Gminy w uchwale nr II/9/2002 z 6 grudnia 2002 roku (stawki ustalone tą uchwałą obowiązywały także w 2004 roku). Stawka za 1m2 powierzchni w przedmiotowej kategorii opodatkowania ustalona przez Radę Gminy wynosiła 9,65 zł, natomiast podatnik w deklaracji zastosował stawkę 8,65 zł. Powyższa nieprawidłowość nie skutkowała podjęciem przez organ podatkowy działań wynikających z art.274 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (tekst jednolity z 2005 r., Dz. U. nr 8, poz.60), zgodnie z którym - w razie stwierdzenia, że deklaracja zawiera błędy lub oczywiste omyłki bądź że wypełniono ją niezgodnie z ustalonymi wymaganiami, organ podatkowy zwraca się do składającego deklarację o złożenie niezbędnych wyjaśnień oraz o skorygowanie deklaracji, wskazując przyczyny, z powodu których informacje zawarte w deklaracji podaje się w wątpliwość.
3. Podatnik oznaczony numerem konta 10033 złożył na 2003 i 2004 rok deklaracje na innym wzorze niż określony przez Radę Gminy w uchwale nr 7/2002 z dnia 6 grudnia 2002 roku. Zgodnie z art.6 ust.9 pkt 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, osoby prawne są obowiązane składać deklaracje na podatek od nieruchomości na dany rok podatkowy, sporządzone na formularzu według ustalonego wzoru. W związku z powyższym organ podatkowy powinien podjąć czynności w oparciu o art.274 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa.
4. Deklarację złożoną przez podatnika oznaczonego numerem konta 10027 na 2004 rok wypełniono niezgodnie z ustalonymi we wzorze deklaracji wymaganiami, tzn., poza numerem regon deklaracja nie zawierała żadnych innych danych identyfikujących podatnika. Organ podatkowy nie podjął działań mających na celu przedłożenie przez podatnika poprawnej formalnie deklaracji. Zgodnie z art.274 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa - w razie stwierdzenia, że deklarację na podatek wypełniono niezgodnie z ustalonymi wymaganiami, organ podatkowy zwraca się do składającego deklarację o jej skorygowanie.
5. Deklaracje na podatek od nieruchomości złożone przez osoby prawne na 2003 i 2004 rok nie zawierały adnotacji pracowników organu podatkowego oraz podpisu osoby przyjmującej i analizującej deklarację, które potwierdzałyby dokonanie czynności sprawdzających, o których mowa w art.272 ustawy Ordynacja podatkowa.
6. Stwierdzono przypadki zaniechania egzekwowania odsetek z tytułu nieterminowych wpłat podatku od nieruchomości przez osoby prawne. Łączna kwota nie pobranych odsetek - w badanej próbie - wynosiła w 2003 roku - 637,99 zł, a w 2004 roku - 285,90 zł. Analogiczną nieprawidłowość stwierdzono w odniesieniu do nieterminowych wpłat osób fizycznych. Kwota nie wyegzekwowanych odsetek - w skontrolowanej próbie - wynosiła w 2003 roku - 342,70 zł, a w 2004 roku - 361,50zł.
Podatek od nieruchomości od osób fizycznych
1. Kontrolujący stwierdzili, że na kopiach decyzji podatkowych na 2003 i 2004 rok podatnicy nie potwierdzali faktu odbioru decyzji oraz nie odnotowywano daty ich doręczenia, co uniemożliwiało kontrolującym sprawdzenie, czy termin, w którym decyzje doręczono umożliwiał zapłatę 1 raty podatku w ustawowo określonym terminie.
2. Stwierdzono, że w przypadku zaistniałych zmian mających wpływ na wysokość podatku, podatnicy przekazywali organowi podatkowemu informacje o wskazanych zmianach nie zachowując ustawowego terminu. Podatnik o numerze konta nr 120508 złożył informację o zmianach, które powstały w czerwcu 2003 roku, w dniu 18 grudnia 2003 roku. Termin (14 dni od dnia zaistnienia zdarzenia mających wpływ na wysokość opodatkowania), w którym należy poinformować organ podatkowy o okolicznościach mających wpływ na zmianę wysokości opodatkowania, wynika z art.6 ust.6 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych.
W zakresie udzielania ulg w zapłacie podatku od nieruchomości i podatku rolnego
1. Stwierdzono przypadki, w których organ podatkowy zaniechał przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego przed wydaniem decyzji w sprawie ulg w zapłacie podatku od nieruchomości i podatku rolnego. Podstawą wydania decyzji w 2003 i 2004 roku były tylko wnioski podatników. Podatnicy nie przedkładali dokumentów potwierdzających opisywany we wniosku stan faktyczny. Ponadto, stwierdzono przypadki wydania przez organ podatkowy decyzji (decyzja nr Fn 3113/10/03) na podstawie wniosku, który w swojej treści nie przedstawiał żadnych argumentów uzasadniających wniosek o zastosowanie ulgi. Zgodnie z art.122 ustawy Ordynacja podatkowa, w toku postępowania organy podatkowe powinny podejmować wszelkie niezbędne działania w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz załatwienia sprawy. Stosownie natomiast do art. 187 § 1 ww. ustawy, organ podatkowy zobowiązany był do zebrania i wyczerpującego rozpatrzenia materiału dowodowego. Zebrany materiał dowodowy powinien pozwolić na ustalenie czy istnieją przesłanki pozwalające na podjęcie określonego rozstrzygnięcia (np. umorzenie zaległości podatkowej - art. 67 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, odroczenie terminu płatności podatku - art. 48 § 1 ww. ustawy). W konsekwencji w wydanych decyzjach brak było uzasadnienia faktycznego odpowiadającego wymogom określonym w art.210 § 4 ustawy Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym - uzasadnienie faktyczne decyzji zawiera w szczególności wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, którym dał wiarę, oraz przyczyn, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności.
2. Uzasadnienie decyzji nr Fn 3113/1/03 z dnia 3 stycznia 2003 roku, na podstawie której odmówiono podatnikowi umorzenia zaległości podatkowej nie wskazywało, by organ podatkowy odniósł się do faktów (okoliczności), potwierdzających zasadność podjęcia powyższego rozstrzygnięcia. Podane uzasadnienie odmowy zastosowania ulgi o treści ”zastosowano już umorzenie w podatku od nieruchomości w kwocie 77,40 zł, brak, więc podstaw do dalszego umarzania”, nie spełniało wymogów określonych w art. 210 § 4 ustawy Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym - uzasadnienie faktyczne decyzji zawiera w szczególności wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, którym dał wiarę, oraz przyczyn, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności. Ponadto, organ podatkowy wydając powyższą decyzję nie zawiadomił podatnika o możliwości zapoznania się i wypowiedzenia w sprawie zebranego materiału dowodowego, czym naruszył art. 200 ustawy Ordynacja podatkowa.
3. W złożonym przez podatnika wniosku oraz na kopii decyzji oznaczonej numerem Fn 3113/03 wydanej na podstawie powyższego wniosku, dokonano w sposób nieprawidłowy zmian zawartych w nich treści. Wymazano korektorem część zapisu znajdującego się na kopii decyzji i we wniosku oraz przeprawiono zapisy ustalające nowy termin płatności raty podatku. Powyższymi działaniami naruszono art. 213 § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym - organ podatkowy może w każdym czasie uzupełnić lub sprostować decyzję w zakresie rozstrzygnięcia, jednak uzupełnienie lub sprostowanie decyzji następuje w drodze decyzji.
Podatek od środków transportowych
1. W poddanych kontroli deklaracjach podatkowych w zakresie podatku od środków transportowych nie zamieszczono danych, od których uzależniona była stawka podatku, a mianowicie: informacji o dopuszczalnej masie całkowitej pojazdu oraz dopuszczalnej masie całkowitej zespołu pojazdów (naczepa, przyczepa + ciągnik siodłowy), informacji o liczbie osi pojazdu, informacji czy pojazd spełnia normy czystości spalin, czy posiada katalizator, a także - jaki ma system zawieszenia. Wzór deklaracji na podatek od środków transportowych dla okresu objętego kontrolą określało rozporządzenie Ministra Finansów z 20 grudnia 2002 roku w sprawie wzoru deklaracji na podatek od środków transportowych (Dz. U. nr 234, poz. 1969). Mimo braku wskazanych danych, organ podatkowy nie podjął działań mających na celu uzupełnienie deklaracji przez podatników. Obecnie wzór deklaracji określa rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 15 listopada 2004 roku w sprawie wzoru deklaracji na podatek od środków transportowych (Dz. U. nr 252, poz. 2523).
2. W skontrolowanej próbie czterech podatników posiadających pojazdy podlegające opodatkowaniu, w przypadku trzech pojazdów stwierdzono błędne naliczenie podatku, wynikające z przyjęcia przez podatników nieprawidłowej stawki, tj. niezgodnej ze stawkami podatku określonymi przez Radę Gminy. Powyższe wskazywało na zaniechanie przez pracownika merytorycznego Urzędu Gminy przeprowadzenia czynności sprawdzających i weryfikujących prawidłowość złożonych deklaracji. Konsekwencją zaniechania wskazanych działań, w szczególności braku kontroli w zakresie zgodności zadeklarowanych przez podatnika stawek podatku z uchwałami Rady – było zaniżenie wpływów w zapłacie podatku w 2003 i 2004 roku o kwotę 40 zł oraz zawyżenie podatku w 2004 roku o kwotę 118,33 zł.
W zakresie udzielonych zwolnień w podatku rolnym
W wydanych decyzjach w sprawie zwolnienia z podatku rolnego z tytułu nabycia gruntów na powiększenie gospodarstwa rolnego nieprawidłowo określono czas obowiązywania zwolnienia. Zgodnie z art.12 ust.3 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity z 1993 r., Dz. U. nr 94, poz. 431 z późn. zm.), okres zwolnienia wynosi 5 lat, licząc od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawarto umowę sprzedaży gruntów lub prawa użytkowania wieczystego, ustanowiono prawo użytkowania wieczystego gruntów lub objęto grunty w trwałe zagospodarowanie w drodze umowy. Jednakże zwolnienie jest stosowane od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym złożono wniosek – zgodnie z art. 13d ust. 3 ww. ustawy.
W zakresie opłaty targowej
Uchwały Rady Gminy Łyszkowice oznaczone numerami XIII/78/2000 z dnia 28 kwietnia 2000 roku i II/12/2002 z dnia 6 grudnia 2002 roku, podjęte w sprawie dziennych stawek i sposobu poboru opłaty targowej, nie określały terminu płatności opłaty targowej, stosownie do wymogu wynikającego z art. 19 pkt 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych.
W zakresie opłaty skarbowej
1. Stwierdzono, że od zaświadczeń w sprawie zaległości w zobowiązaniach podatkowych wydanych przez jednostkę w 2003 roku oraz w marcu 2004 roku pobierano opłatę skarbową w nieprawidłowej wysokości. Wysokość opłaty skarbowej za wydane zaświadczenie, zgodnie ze szczegółowym wykazem przedmiotów opłaty skarbowej, stawek i zwolnień, stanowiącym załącznik do ustawy z dnia 9 września 2000 roku o opłacie skarbowej (tekst jednolity z 2004 r., Dz. U. nr 253, poz. 2532 z późn. zm.), wynosiła 15 zł, natomiast jednostka za wydane zaświadczenia pobierała 19 zł.
2. Stwierdzono przypadki poboru opłaty skarbowej w kwocie 11,00 zł od wydanych zaświadczeń w sprawie wielkości posiadanego gospodarstwa rolnego. Wydanie zaświadczenia o powyższej treści, zgodnie z załącznikiem do ustawy o opłacie skarbowej – część III kolumna 4 pkt 11, niezależnie od celu, do którego zostaje ono wydane, nie stanowi przedmiotu opłaty skarbowej.
3. Zaniechano poboru opłaty skarbowej od podań dotyczących rozłożenia zapłaty podatku na raty oraz od podania złożonego przez osobę prawną o odroczenie terminu płatności podatku od nieruchomości na okres powyżej 6 miesięcy, co było sprzeczne z przepisami ustawy o opłacie skarbowej, zgodnie z którymi zwolnieniu z opłaty skarbowej podlegają tylko podania o odroczenie terminu płatności podatków: rolnego, leśnego i od nieruchomości na okres do 6 miesięcy.
W zakresie terminowości podejmowania czynności windykacyjnych w odniesieniu do zaległości podatkowych
Kontrolujący stwierdzili nieprawidłowości w zakresie działań windykacyjnych, mających na celu wyegzekwowanie zaległości podatkowych z tytułu podatku od nieruchomości i podatku rolnego, polegające na nieterminowym podejmowaniu czynności windykacyjnych lub zaniechaniu takich czynności, co stanowiło naruszenie przepisów ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z 2002 roku Dz. U. nr 110, poz. 968 z późn. zm.) oraz przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137, poz. 1541 z późn. zm.). Powołane unormowania zobowiązywały wierzyciela do systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązania pieniężnego. W przypadku, gdy należność nie została zapłacona w terminie określonym w decyzji, albo wynikającym z przepisów prawa – wierzyciel winien wysłać do zobowiązanego upomnienie, z zagrożeniem wszczęcia egzekucji po upływie 7 dni od dnia doręczenia upomnienia. Po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu wierzyciel winien niezwłocznie wystawić tytuł wykonawczy i przesłać do naczelnika właściwego urzędu skarbowego.
Odpowiedzialność za powyższe nieprawidłowości ponosi Wójt Gminy, działający w charakterze organu podatkowego oraz inspektor ds. podatków.
W zakresie dochodów z majątku
1. Stwierdzono prowadzenie ewidencji wpłat czynszu najmu, wpłat za centralne ogrzewanie i wywóz nieczystości z pominięciem konta 221 – dochody budżetowe oraz księgowanie ich bezpośrednio na koncie 750 - przychody i koszty finansowe, co było niezgodne z zasadami prowadzenia ewidencji księgowej dochodów jednostki, określonymi przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. Ponadto, w sprawozdaniach Rb-27S za 2003 i 2004 rok nie wykazano zaległości z powyższych tytułów, które na koniec 2003 roku wynosiły 32.944,71 zł, a na koniec 2004 roku 44.891,13 zł. Nieprawidłowość powyższa została usunięta w trakcie kontroli RIO w Łodzi poprzez wprowadzenie zarządzeniem Wójta Gminy zmian do zakładowego planu kont i zaprowadzenie ewidencji wskazanych dochodów na koncie 221.
2. Kontrolujący stwierdzili w 2003 roku rozbieżności pomiędzy ewidencją syntetyczną i analityczną w odniesieniu do dochodów z tytułu sprzedaży nieruchomości oraz z tytułu czynszu najmu za lokale użytkowe. Z ewidencji syntetycznej stanowiącej podstawę sporządzenia sprawozdania Rb-27S za ten rok wynikało, że dochody z tytułu sprzedaży nieruchomości wynosiły 120.874 zł, z tytułu czynszu najmu 23.361 zł, natomiast wg ewidencji analitycznej dochody z tytułu sprzedaży nieruchomości wynosiły 126.395 zł i z tytułu czynszu najmu 16.606 zł. Powstanie rozbieżności pomiędzy ewidencją syntetyczną i analityczną w opisanym zakresie wskazuje na brak uzgodnień tych ewidencji, których obowiązek przeprowadzania wynikał z art.16 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości.
3. Nieprawidłowo ewidencjonowano w 2003 i w 2004 roku w § 077 dochody z tytułu sprzedaży składników majątkowych. Zgodnie z obowiązującymi w tym okresie przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. nr 68, poz. 634 z późn. zm.) - powyższe dochody powinny być wykazywane w § 084. Począwszy od 2005 roku dochody te powinny być wykazywane w § 087, zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 września 2004 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. nr 209, poz. 2132 z późn. zm.).
4. Rada Gminy nie uchwaliła wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem Gminy oraz nie określiła zasad wynajmowania lokali wchodzących w skład tego zasobu. Obowiązek ustalenia programu i zasad wynajmu lokali wynikał z art.21 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 roku o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (tekst jednolity z 2005 r., Dz. U. nr 31, poz. 226).
Odpowiedzialność za uchybienia związane z prowadzeniem ewidencji księgowej ponosi Skarbnik Gminy.
W zakresie wydatków na realizację zadań powierzonych na podstawie umowy jednostkom spoza sektora finansów publicznych
W dniu 26 stycznia 2004 roku pomiędzy Gminą Łyszkowice reprezentowaną przez Wójta Gminy a Zarządem Gminnego Ludowego Klubu Sportowego „LAKTOZA” w Łyszkowicach zawarta została umowa w sprawie przekazania przez Gminę Klubowi Sportowemu dotacji w wysokości 50.000 zł na realizację zadań z zakresu kultury fizycznej i sportu (działalność w zakresie sportu i rekreacji ruchowej - poprzez prowadzenie czterech sekcji piłki nożnej, prowadzenie działalności wychowawczej i popularyzatorskiej w zakresie kultury fizycznej, organizowanie zawodów, imprez sportowych o zasięgu lokalnym i ponadlokalnym, doskonalenie kadr trenersko instruktorskich). Zgodnie z wyjaśnieniem Wójta Gminy dotację przekazano w oparciu o uchwałę Rady Gminy nr VII/41/2003 z dnia 5 czerwca 2003 roku, podjętą na podstawie art.118 ust.3 ustawy o finansach publicznych. Wobec powyższego, należy wskazać, że z dniem 1 stycznia 2004 roku uległy istotnym zmianom zasady udzielania dotacji z budżetu jednostek samorządu terytorialnego na rzecz podmiotów niepublicznych. Tego dnia weszła w życie nowela do art.118 ustawy o finansach publicznych, wprowadzona ustawą z dnia 24 kwietnia 2003 roku Przepisy wprowadzające ustawę o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. nr 96, poz. 874), stosownie do której - zlecenie zadania i udzielenie dotacji następuje na podstawie przepisów ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. nr 96, poz.873 z późn. zm.). Z mocy art.23 ust.1a ustawy Przepisy wprowadzające ustawę o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie [1] - do dnia 1 czerwca 2004 roku jednostki samorządu terytorialnego mogły zlecać realizację zadań publicznych w trybie określonym w uchwale Rady Gminy stanowiącej przepis prawa miejscowego, podjętej na podstawie art.118 ust.3 ustawy o finansach publicznych. W wyniku kontroli ustalono, że powołana wyżej uchwała Rady Gminy Łyszkowice nr VII/41/2003 z dnia 5 czerwca 2003 roku nie stanowiła aktu prawa miejscowego, o czym przesądzała okoliczność braku publikacji w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego, w związku z czym nie mogła ona stanowić podstawy prawnej do zlecania podmiotom pozarządowym zadań i udzielania dotacji na ich realizację. Powierzenie zadań i udzielenie dotacji, w kontrolowanej jednostce, powinno odbywać się od dnia 1 stycznia 2004 roku w oparciu o ustawę z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i wolontariacie.
Odpowiedzialność za powyższe nieprawidłowości ponosi Wójt Gminy.
W zakresie realizacji wydatków osobowych
1. W kontrolowanej jednostce w 2003 i 2004 roku przy ustalaniu wysokości dodatku funkcyjnego dla Zastępcy Wójta, Skarbnika Gminy, Kierownika USC oraz dla kierowników referatów, przyjęto za podstawę obliczenia dodatku nieprawidłową kwotę w wysokości 710 zł, tj. najniższe wynagrodzenie zasadnicze w I kategorii zaszeregowania, określone w tabeli miesięcznych stawek wynagrodzenia zasadniczego, stanowiącej załącznik nr 1 do nie obowiązującego już w 2003 roku rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 roku w sprawie w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 61, poz. 707 z późn. zm.). W latach 2003 - 2004 obowiązującym aktem prawnym w powyższym zakresie było rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 33, poz. 264 z późn. zm.), wg którego najniższe wynagrodzenie zasadnicze w I kategorii zaszeregowania wynosiło 730,00 zł w 2003 roku i 750 zł w 2004 roku [2] . Konsekwencją przyjęcia nieprawidłowej podstawy do obliczenia dodatku była wypłata ww. pracownikom za okres od dnia 1 marca 2003 roku do dnia 31 grudnia 2004 roku zaniżonej kwoty wynagrodzenia z tytułu dodatku funkcyjnego na łączną kwotę 3.348 zł. Powyższą nieprawidłowość usunięto w trakcie trwania kontroli RIO w Łodzi, wypłacając pracownikom wyrównania kwot dodatku.
2. Kontrola prawidłowości wypłaty ryczałtów za używanie samochodów prywatnych do celów służbowych na podstawie zawartych umów wykazała, że informacji zawartych w oświadczeniu pracownika o korzystaniu z samochodu własnego do celów służbowych nie potwierdzał właściwy rzeczowo pracownik w zakresie ich zgodności z ewidencją czasu pracy, co wskazywało na zaniechanie kontroli merytorycznej, której obowiązek sprawowania wynikał z rozdziału III ust.1 lit. a Instrukcji w sprawie obiegu dokumentów księgowych.
3. Kontrola rozliczeń poleceń wyjazdu służbowego wykazała następujące nieprawidłowości:
- na poleceniach, które upoważniały pracownika do przejazdu własnym samochodem, nie zamieszczano informacji dotyczących marki samochodu, numeru rejestracyjnego oraz pojemności silnika, od których to danych zależy wysokość rozliczanych kosztów podróży,
- na delegacjach dotyczących podróży służbowych odbywanych własnym samochodem przez Wójta Gminy oraz Kierownika Referatu Rolnictwa wpisywano, że celem podróży służbowej jest „teren", natomiast faktycznym celem podróży wymienionych pracowników był Łowicz, Skierniewice, Warszawa, Łódź, Brzeziny, Głowno. Ponadto, w miejscu polecenia przeznaczonym na wpis dotyczący czasu trwania podróży Wójt Gminy wpisywał tylko dzień wyjazdu, miejsce docelowe oraz ilość kilometrów, nie wpisywano czasu trwania danej podróży.
W zakresie realizacji inwestycji oraz udzielania zamówień publicznych
W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego, w trybie przetargu nieograniczonego, na budowę drogi gminnej o nawierzchni bitumicznej w miejscowości Kolonia Łyszkowice – Kalenice, wartość zamówienia powyżej 60.000 EURO, w 2004 roku, stwierdzono:
1. Zamawiający w specyfikacji istotnych warunków zamówienia nie zawarł postanowień dotyczących zabezpieczenia należytego wykonania umowy, czym naruszył art. 36 ust.1 pkt 20 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz. 177 z późn. zm.). Kontrolujący ustalili, że przed podpisaniem umowy zabezpieczenie zostało przez wykonawcę wniesione.
2. W ogłoszeniu o zamówieniu wywieszonym w miejscu publicznie dostępnym, zamieszczono zapisy o możliwości wpłaty wadium tylko w kasie Urzędu Gminy, co było niezgodne z art. 45 ust.6 ustawy Prawo zamówień publicznych, wymieniającym także inne dopuszczalne formy wniesienia wadium. Ponadto, w ogłoszeniu przewidziano stosowanie preferencji krajowych, który to zapis był sprzeczny z przepisami ww. ustawy. Uregulowania dotyczące stosowania preferencji krajowych obowiązywały na gruncie ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 z późn. zm. - uchylona z dniem 2 marca 2004 roku).
W odniesieniu do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na wykonanie kanalizacji sanitarnej z odcinkami przykanalików do posesji w ul Targowej i Ogrodowej, zamówienie o wartości poniżej 60.000 EURO, stwierdzono:
1. W treści ogłoszenia o przetargu zamieszczono informacje o konieczności wniesienia przez oferentów wadium, ograniczając formę jego wniesienia do gotówki, co pozostawało w sprzeczności z art.45 ust.6 ustawy Prawo zamówień publicznych, zgodnie z którym wadium może być wnoszone w wielu formach.
2. Do postanowień podpisanej z wykonawcą umowy zamawiający wprowadził postanowienia, których nie zawierał projekt umowy stanowiący załącznik do specyfikacji istotnych warunków zamówienia, a mianowicie obowiązek zapłaty przez wykonawcę zabezpieczenia roszczeń z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy. Wysokość zabezpieczanie określono w umowie na kwotę 1,7% wartości zamówienia, czyli 2.000,00 zł. Zgodnie z art.147 ust.1 ustawy Prawo zamówień publicznych, w postępowaniach poniżej 60.000 EURO, żądanie zamawiającego dotyczące wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy jest fakultatywne. W przypadku skorzystania przez zamawiającego z tej możliwości i żądania wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy, jego wysokość powinna być ustalona zgodnie z art.150 ww. ustawy, z którego wynika, że ustala się je na poziomie od 2-10% ceny podanej w ofercie. Ponadto, zmawiający decydując się na żądanie zabezpieczenia należytego wykonania umowy w sytuacji, gdy nie jest to obowiązkowe, stosowne postanowienia w tym zakresie powinien zamieścić w specyfikacji istotnych warunków zamówienia (art.36 ust.1 pkt 20 ustawy).
W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego, w trybie przetargu nieograniczonego, na modernizację stacji uzdatniania wody w Kolonii Łyszkowice, wartość zamówienia powyżej 30.000 EURO, w 2003 roku, stwierdzono:
1. Zamawiający nie wykluczył z postępowania oferenta nr 2, mimo, że nie spełnił on warunków określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, nie załączył, bowiem do oferty zaświadczenia z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o nie zleganiu z uiszczaniem opłat na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne oraz nie załączył informacji z banku o wielkości posiadanych środków finansowych oraz o zdolności kredytowej. Zatem, oferent, który nie przedłożył dokumentów potwierdzających spełnianie wymogów stawianych przez zamawiającego powinien zostać wykluczony z postępowania na podstawie art.19 ust.1 pkt 7 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych.
2. Komisja przetargowa dokonując oceny ofert złożonych przez oferentów błędnie przeliczyła ceny ofertowe dzieląc je przez współczynnik 1,20, co było niezgodne z § 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 28 grudnia 1994 roku w sprawie stosowania preferencji krajowych przy udzielaniu zamówień publicznych (Dz. U. nr 140, poz. 776). Z powyższego przepisu wynikało, że stosując preferencje krajowe, od ceny przedstawionej w ofercie odejmuje się 20 % ceny oferty i tak uzyskaną cenę przyjmuje się do oceny złożonej oferty. Powyższy błąd nie miał wpływu na wynik pracy Komisji, gdyż wszystkie oferty zostały przeliczone w taki sam sposób.
3. Jednym z kryteriów oceny ofert był termin zapłaty, w specyfikacji istotnych warunków zamówienia zamawiający nie określił jak będą oceniane oferty w przypadku, gdy oferenci zamieszczą w ofertach termin zapłaty w odniesieniu do części wynagrodzenia, np. oferent nr 3 – określił termin zapłaty na 14 dni dla faktur przejściowych do 80 % wartości zamówienia, a dla faktury końcowej do 8 miesięcy; oferent nr 5 wskazał, że „faktury częściowe, płatne będą w terminie 30 dni od daty ich dostarczenia przy zachowaniu zastrzeżeń dotyczących warunków płatności ujętych w SIWZ”, a oferent nr 6 określił terminy zapłaty w sposób następujący „50 % wartości faktury 12 miesięcy po upływie terminu płatności”. Tak sformułowane warunki w zakresie płatności, przy braku szczegółowego opisu kryterium w specyfikacji, nie dawały możliwości porównania tych warunków. Kontrolujący stwierdzili jednak, że opisane nieprecyzyjnie kryterium nie miało wpływu na wybór najkorzystniejszej oferty.
4. Stwierdzono brak dokumentów potwierdzających termin doręczenia oferentom informacji o wyniku postępowania przetargowego, uniemożliwiało to kontrolującym ustalenie czy jednostka wypełniła obowiązki wynikające z art.51 ust.1 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych.
5. W specyfikacji istotnych warunków zamówienia zamawiający nie zamieścił wymogów dotyczących wniesienia przez wybranego wykonawcę zabezpieczenia należytego wykonania umowy. Ponadto, przed podpisaniem w dniu 5 czerwca 2003 roku umowy na wykonanie modernizacji stacji uzdatniania wody zabezpieczenie takie nie zostało wniesione. W przypadku zamówienia na roboty budowlane o wartości powyżej 30.000 EURO żądanie zabezpieczenia należytego wykonania umowy było obowiązkowe, zgodnie z § 2 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 16 lipca 2002 roku w sprawie zabezpieczenia należytego wykonania umowy o zamówienie publiczne (Dz. U. nr 115, poz.1002).
W zakresie ewidencji majątku i inwentaryzacji
1. Kontrola zastosowanych stawek umorzeniowych środków trwałych wykazała, że przyjęto nieprawidłowe wysokości stawek w odniesieniu do: samochodów ciężarowych 14%, koparko-ładowarki 12,5% oraz kserokopiarki i dalekopisu 8,5%, co było niezgodne z tabelą rocznych stawek amortyzacyjnych stanowiącą załącznik do ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 54, poz. 654 z późn. zm.). Jako prawidłowe stawki należało zastosować w odniesieniu do samochodów ciężarowych i koparko-ładowarki 20%, kserokopiarki i dalekopisu 14%.
2. Stwierdzono nieprawidłowe prowadzenie ewidencji magazynowej kupowanych materiałów elektrycznych przeznaczonych do konserwacji oświetlenia ulicznego. Nie prowadzono kartotek dla poszczególnych asortymentów, nabywane materiały wpisywane były na odrębnej stronie w skoroszycie A-4 z podaniem nazwy materiału, ilości zakupionych sztuk i numeru faktury na podstawie, której dokonano zakupu. Wydanie materiału nie było potwierdzane dowodem wydania, rozchody odnotowywane były w prowadzonym skoroszycie, ich wydanie potwierdzali konserwator oświetlenia i prowadzący ewidencję Kierownik Referatu. W przypadku rozdysponowania danego asortymentu liczba potwierdzająca ilość zakupionych sztuk była przekreślana. Prowadzenie w opisany sposób ewidencji magazynowej materiałów było niezgodne z uregulowaniami dotyczącymi gospodarki magazynowej zawartymi w Instrukcji w sprawie obiegu dowodów księgowych (w rozdziale VIII Gospodarka Magazynowa).
3. Kontrola prawidłowości przeprowadzenia inwentaryzacji wykazała następujące nieprawidłowości:
- wyposażenie Urzędu Gminy spisano na kilku arkuszach spisu z natury nie wskazując pól spisowych, z których pochodzą poszczególne składniki majątkowe, co było niezgodne z § 4 ust.3 pkt 1 Instrukcji inwentaryzacyjnej,
- wyceny arkuszy spisowych, na których spisano środki trwałe i pozostałe środki trwałe dokonali członkowie zespołów spisowych, co było niezgodne z § 3 ust.2 pkt 5 Instrukcji inwentaryzacyjnej. Ponadto, na arkuszach dotyczących środków trwałych, nie wpisywano ilości sztuk stwierdzonych podczas dokonywania spisu z natury, lecz tylko wartość tych składników majątkowych, było to sprzeczne z § 5 Instrukcji inwentaryzacyjnej,
- inwentaryzacji stanu paliwa w samochodach służbowych Urzędu Gminy i w pojazdach OSP oraz spisu zapasu materiałów elektrycznych w magazynie Urzędu dokonali pracownicy Urzędu, nie powołani zarządzeniem nr 76/2004 Wójta Gminy jako członkowie zespołów spisowych, co było niezgodne z ww. zarządzeniem,
- spisane w trakcie inwentaryzacji stany paliwa nie zostały wycenione. Kupowane w trakcie roku paliwo były księgowane bezpośrednio w koszty - konto 400. Na koniec roku po ich zinwentaryzowaniu, na podstawie art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości i postanowień zakładowego planu kont, należało dokonać jego wyceny, wartość wycenionego paliwa wyksięgować
z konta 400 na konto 310, a na początku następnego roku przeksięgować je ponownie w koszty - konto 400.
Odpowiedzialność za nieprawidłowości w opisanym zakresie ponosi Skarbnik Gminy i Przewodniczący Komisji Inwentaryzacyjnej.
Informując o powyższych nieprawidłowościach, proszę Pana Wójta o podjęcie działań zmierzających do ich wyeliminowania i zapobieżenia powstawaniu w przyszłości. W tym celu Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Zapewnić przestrzeganie ustalonych w jednostce procedur kontroli finansowej.
2. Zapewnić przeprowadzanie kontroli w gminnych jednostkach organizacyjnych w zakresie wyznaczonym przez art.127 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych.
3. Zapewnić przestrzeganie postanowień rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych, w zakresie rejestracji zewnętrznych dokumentów finansowych wpływających do Urzędu.
4. Przed podpisaniem umowy z bankiem na prowadzenie obsługi bankowej budżetu Gminy Łyszkowice przestrzegać zasady wynikającej z art. 134 ust.1 ustawy o finansach publicznych, że obsługę taką prowadzi bank wybrany przez organ stanowiący danej jednostki samorządu terytorialnego.
5. Ewidencję księgową dla kont 225, 229, 231 i 240 prowadzić zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych oraz zakładowego planu kont, uwzględniając uwagi zawarte w pierwszej części wystąpienia.
6. Przy sporządzaniu sprawozdań z wykonania planu dochodów budżetowych Rb-27S oraz sprawozdań z wykonania podstawowych dochodów podatkowych Rb-PDP przestrzegać zasad ich sporządzania określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów z 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej, w szczególności w zakresie wykazywania skutków finansowych udzielonych ulg i zwolnień wynikających z uchwał rady gminy. Dokonać odpowiednich korekt ww. sprawozdań sporządzonych za lata 2003 - 2004 rok oraz przekazać je do RIO w Łodzi.
7. Egzekwować od kierownika GZEAS sporządzania i przedkładania sprawozdań jednostkowych Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji.
8. Przestrzegać postanowień obowiązującej w jednostce Instrukcji obiegu dowodów księgowych w zakresie dotyczącym sporządzania raportów kasowych, oraz w zakresie opisu faktur i rachunków dokumentujących wydatki.
9. Zaniechać udzielania zaliczek stałych pracownikom w sytuacji braku spełnienia przesłanek określonych w § 19 ust.2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 stycznia 2005 roku w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu.
10. Egzekwować terminowe składanie deklaracji na podatek od nieruchomości od osób prawnych.
11. W oparciu o art.272 ustawy Ordynacja podatkowa, zapewnić podejmowanie przez właściwych rzeczowo pracowników czynności sprawdzających, mających na celu stwierdzenie formalnej poprawności składanych deklaracji podatkowych. W razie stwierdzenia, że deklaracja podatkowa zawiera błędy lub oczywiste omyłki, bądź, że wypełniono ją niezgodnie z ustalonymi wymaganiami, organ podatkowy zwraca się do składającego deklaracje o złożenie niezbędnych wyjaśnień oraz o skorygowanie deklaracji, wskazując przyczyny, z powodu, których informacje zawarte w deklaracji poddaje się w wątpliwość (art.274 ww. ustawy).
12. Egzekwować odsetki z tytułu nieterminowych wpłat należności podatkowych.
13. Decyzje w sprawie udzielania ulg w zapłacie podatku (np. umorzenie zaległości podatkowych, umorzenia odsetek za zwłokę), wydawać po dokładnym wyjaśnieniu stanu faktycznego sprawy, do czego zobowiązuje organ podatkowy art.122 i art.187 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. W wyniku przeprowadzonego postępowania podatkowego należy ustalić istnienie (lub nie) ustawowo określonych przesłanek warunkujących podjęcie danego rozstrzygnięcia.
14. W wydanych decyzjach dotyczących udzielenia ulg w zapłacie podatku zamieszczać uzasadnienie faktyczne, zgodnie z art. 210 § 1 pkt 6 ustawy Ordynacja podatkowa. Zgodnie z art.210 § 4 ww. ustawy - uzasadnienie faktyczne decyzji zawiera, w szczególności wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, którym dał wiarę, oraz przyczyn, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności.
15. Przed wydaniem decyzji odmawiających zastosowania ulgi w zapłacie podatku wyznaczać stronie termin do wypowiedzenia się w sprawie zebranego materiału dowodowego, zgodnie z art.200 ust.1 ustawy Ordynacja podatkowa.
16. Uzupełnień lub sprostowań wydanych decyzji podatkowych dokonywać w sposób określony przez art. 213 § 3 ustawy Ordynacja podatkowa.
17. Podjąć czynności mające na celu określenie prawidłowej wysokości zobowiązań podatkowych dla podatników podatku od środków transportowych za lata 2003 – 2004, uwzględniając stawki podatku określone przez Radę Gminy na dany rok podatkowy (w przypadku nadpłat dokonać ich rozliczenia w sposób określony przepisami ustawy Ordynacja podatkowa).
18. W przypadku złożenia przez podatników podatku od środków transportowych nieprawidłowo wypełnionych deklaracji podatkowych, w szczególności bez podania wszystkich niezbędnych danych dotyczących pojazdu, żądać skorygowania lub uzupełnienia deklaracji (art.274 § 1 i art.274a § 2 ustawy Ordynacja podatkowa)
19. Zwolnienia w zakresie podatku rolnego z tytułu nabycia gruntów na powiększenie lub utworzenie gospodarstwa rolnego stosować od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym złożono wniosek, stosownie do art.13d ust.3 ustawy o podatku rolnym, uwzględniając 5 letni okres obowiązywania zwolnienia wynikający z art. 12 ust. 3 ww. ustawy.
20. Podjąć działania mające na celu uchwalenie przez Radę Gminy w Łyszkowicach uchwały określającej termin płatności opłaty targowej, zgodnie z obowiązkiem wynikającym z art.19 pkt 1ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych.
21. Poboru opłaty skarbowej dokonywać przestrzegając przepisów ustawy z dnia 9 września 2000 roku o opłacie skarbowej.
22. Bieżąco i terminowo podejmować czynności zmierzające do wyegzekwowania zaległości podatkowych, w oparciu o przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
23. Dokonywać uzgodnień sald ewidencji analitycznej i syntetycznej w zakresie dochodów jednostki.
24. Dochody budżetowe klasyfikować zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 września 2004 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych.
25. Podjąć działania mające na celu uchwalenie przez Radę Gminy wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy oraz zasad wynajmowania lokali wchodzących w skład tego zasobu – w oparciu o art.21 ustawy o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksy cywilnego.
26. W zakresie zlecania do realizacji zadań własnych jednostki dotyczących upowszechniania sportu i kultury fizycznej na rzecz organizacji pozarządowych przestrzegać przepisów ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.
27. Zapewnić kontrolę i potwierdzanie zgodności składnych przez pracowników oświadczeń o korzystaniu z samochodu własnego do celów służbowych z ewidencją czasu pracy pracownika.
28. Udzielając zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych.
29. Dokonując umorzeń środków trwałych stosować stawki umorzeniowe zamieszczone w tabeli rocznych stawek amortyzacyjnych, stanowiącej załącznik do ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych. Dokonać korekty wartości umorzeń, w sytuacjach wskazanych w pierwszej części wystąpienia.
30. Ewidencję materiałów przechowywanych w magazynie prowadzić zgodnie z postanowieniami Instrukcji w sprawie obiegu dowodów księgowych.
31. Inwentaryzację składników majątkowych Gminy przeprowadzać zgodnie z zasadami określonymi w funkcjonującej w jednostce Instrukcji inwentaryzacyjnej.
32. Inwentaryzować paliwo pozostałe na koniec roku w pojazdach Urzędu Gminy i OSP, jego wartość wyksięgować na koniec roku z konta 400 na konto 310, a na początku następnego roku przeksięgować ponownie w koszty (konto 400).
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art.9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Wójta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich nie wykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że stosownie do art.9 ust.4 ww. ustawy do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenia składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawa zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżeń w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
1. Przewodniczący Rady Gminy w Łyszkowicach
2. Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy w Łyszkowicach
3. aa
Wystąpienie pokontrolne podpisała dr Jadwiga Chwiałkowska – Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.
PRZYPISY
[1] Art 23 ust.1a dodany został na mocy ustawy z dnia 19 grudnia 2003 roku o zmianie ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnieniu osób niepełnosprawnych oraz ustawy Przepisy wprowadzające ustawę o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. nr 228, poz. 2262).
[2] rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 2 marca 2004 roku zmieniające rozporządzenie w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 47, poz. 448).