Gm. Sieradz - Kontrola kompleksowa przeprowadzona przez RIO w Łodzi, zakończona w 2005 roku
XMLTreść
Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi do Gminy Sieradz, po zakończeniu kompleksowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych. Udostępnione na podstawie art.6 ust.1 pkt 4 lit "a" tiret drugi ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej.
Pan
HENRYK ŚWINIARSKI
Wójt Gminy Sieradz
WK - 602/28/2005
Działając na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r. Dz. U nr 55, poz.577 z późn. zm.) informuję, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminie Sieradz. Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości i uchybienia wynikały, przede wszystkim, z nieznajomości przepisów, ich wadliwej interpretacji, niedostatecznego nadzoru ze strony kierownictwa oraz braku stosownych procedur wewnętrznej kontroli finansowej. Wykazane uchybienia i nieprawidłowości dotyczyły, w szczególności:1. Kontrolujące stwierdziły, że kontrolowana jednostka nie posiadała pełnej dokumentacji opisującej przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, stosownie do wymogów wynikających z art. 10 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r. Dz.U. nr 76, poz. 694 z późn. zm.). Zgodnie ze wskazanym unormowaniem przedmiotowa dokumentacja powinna zawierać:
- określenie roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych;
- zasady ustalania wyniku finansowego;
- zakładowy plan kont,
- wykaz ksiąg rachunkowych (w tym wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych - w sytuacji prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera),
- opis systemu przetwarzania danych, w tym opis systemu informatycznego przetwarzania danych oraz programowych zasad ochrony danych, w szczególności metod zabezpieczania dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji (w razie prowadzenia ksiąg przy użyciu komputera),
- opis systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych zapisów.
Odpowiedzialność za prawidłowe ustalenie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości ponosi Wójt Gminy.
2. Wójt Gminy w latach 2003–2004 nie dokonywał kontroli przestrzegania przez podległe Gminie jednostki sektora finansów publicznych realizacji przyjętych procedur kontroli finansowej. Powyższy obowiązek wynikał z art. 127 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r. Dz.U. nr 15, poz.148 z późn.zm.), zgodnie z którym kontrola realizacji ww. procedur winna obejmować w każdym roku co najmniej 5% wydatków podległych jednostek organizacyjnych.
3. W zakresie wyboru banku wykonującego bankową obsługę budżetu kontrolujące stwierdziły, że przed zawarciem umowy w dniu 15 września 2003 roku nie przeprowadzono postępowania w trybie określonym przez przepisy o zamówieniach publicznych, stosownie do wymogu wynikającego z 134 ust.1 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym - bankową obsługę budżetu jednostki samorządu terytorialnego wykonuje bank wybrany przez organ stanowiący danej jednostki w trybie określonym w przepisach o zamówieniach publicznych. Okoliczność, że roczne koszty obsługi bankowej szacowane były poniżej równowartości kwoty 3.000 EURO nie ma istotnego znaczenia, gdyż wartość zamówienia należało ustalić uwzględniając cały okres obowiązywania umowy. Ponadto, stwierdzono, że umowę z Bankiem Grupa Pekao S.A Oddział w Sieradzu zawarto na czas nieoznaczony, co stanowiło naruszenie art. 73 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U nr 72, poz. 664 z późn. zm. - uchylona z dniem 2 marca 2004 roku), zgodnie z którym - umowy w sprawach zamówień publicznych nie mogły być zawierane na czas nieoznaczony, a zawarcie umowy na czas dłuższy niż 3 lata wymagało wcześniejszej zgody Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych.
Odpowiedzialność za powyższe naruszenie ponosi Wójt Gminy.
4. Kontrolujące stwierdziły, że nie skasowano znaków opłaty skarbowej na podaniach w sprawie udzielenia zwolnień z tytułu nabycia gruntów w zakresie podatku rolnego , co naruszało zasady określone w art.1 ust.1 pkt 1 ustawy z dnia 9 września 2000 roku o opłacie skarbowej (Dz. U nr 86, poz.960 z późn. zm.). Ponadto, skasowano opłatę skarbową w wysokości 5 zł na podaniu w sprawie umorzenia zaległości z tytułu podatku od środków transportowych, co stanowiło naruszenie przepisów ww. ustawy, przewidującej zwolnienie z opłaty podań i załączników składanych w sprawach zwrotu lub umorzenia należności celnych oraz należności, do których mają zastosowanie przepisy ordynacji podatkowej.
5. Kontrolujące stwierdziły, że w odniesieniu do zaległości podatkowych kontrolowana jednostka w większości przypadków podjęła czynności zmierzające do ich wyegzekwowania z opóźnieniem, co naruszało przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz.U. nr 137, poz.1541 z późn. zm.). Unormowania zawarte w powołanym rozporządzeniu zobowiązywały wierzyciela do systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązania pieniężnego. W przypadku, gdy należność nie została zapłacona w terminie określonym w decyzji, albo wynikającym z przepisów prawa – wierzyciel winien wysłać do zobowiązanego upomnienie, z zagrożeniem wszczęcia egzekucji po upływie 7 dni od dnia doręczenia upomnienia. Po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu wierzyciel winien niezwłocznie wystawić tytuł wykonawczy i przesłać do Naczelnika Urzędu Skarbowego.
Odpowiedzialność za powyższe naruszenie ponosi Wójt Gminy - jako organ podatkowy I instancji oraz inspektor ds. wymiaru, podinspektor ds. księgowości budżetowej i Skarbnik Gminy.
6. Kontrolujące ustaliły brak przypisu z tytułu użytkowania wieczystego na koncie Okręgowej Spółdzielni Mleczarskiej w Sieradzu spowodowane brakiem dokumentów niezbędnych do jego dokonania. Dokumenty te nie zostały przekazane do Referatu Finansowego z Referatu Rozwoju Gospodarczego. W przedłożonym do kontroli opracowaniu dotyczącym obiegu dokumentów księgowych nie ustalono uregulowań w tym zakresie.
7. Kontrolujące stwierdziły przypadki braku wypłaty ryczałtu na dojazdy przy rozliczaniu kosztów podróży służbowych, co stanowiło naruszenie przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U nr 236, poz. 1990), a w szczególności § 6 pkt 1 ww. rozporządzenia, zgodnie z którym za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety. Przy czym stosownie do zapisu § 6 pkt 2 ryczałt ten nie przysługuje, jeżeli pracownik nie ponosi kosztów dojazdu.
8. W odniesieniu do udzielenia i realizacji zamówienia publicznego na budowę Gminnego Gimnazjum wraz z Salą Gimnastyczną stwierdzono:
- oferent, którego oferta uznana została za najkorzystniejszą w wyniku przeprowadzonego przetargu nieograniczonego na wykonanie dokumentacji technicznej (Biuro Projektowe Włodarczyk & Włodarczyk mgr inż. arch. Jolanta Włodarczyk, mgr inż. arch. Jarosław Włodarczyk, Sieradz) podlegał wykluczeniu z postępowania. Zgodnie z warunkami postępowania - o udzielenie zamówienia mogli ubiegać się wykonawcy, którzy - między innymi - wykonali w ciągu ostatnich trzech lat nie mniej niż dwa projekty obiektów o podobnym przeznaczeniu, sposobie użytkowania oraz zbliżonej wielkości i które to projekty zostały zrealizowane. W ww. ofercie - w poz. 1 i 2 - wymienione zostały projekty (projekt hali sportowo-widowiskowej i projekt krytej pływalni), które nie zostały zrealizowane. Ponadto, wykonawca nie załączył aktualnego zaświadczenia potwierdzającego wpis do ewidencji działalności gospodarczej oraz dokumentów potwierdzających przynależność do Izby Architektów dla wszystkich autorów opracowań branżowych wchodzących w skład projektu – kopie powinny być poświadczone przez oferenta za zgodność z oryginałem. Umowę z oferentem podpisał Wójt Gminy Pan Henryk Świniarski i Zastępca Wójta Pan Józef Miłek (umowa z dnia 26 września 2002 roku),
- wypłata kwoty 115.900 zł dokonana w dniu 24 grudnia 2002 roku za wykonanie dokumentacji projektowej dla biura Projektowego Włodarczyk dokonana została z naruszeniem warunków zawartej umowy. Umowa w § 2 zobowiązywała wykonawcę do sporządzenia dokumentacji projektowej oraz uzyskania wymaganych przepisami prawa opinii uzgodnień, a także pozwolenia na budowę, natomiast § 9 pkt 3 umowy stanowił, że wykonawca może wystawić fakturę po wykonaniu i odebraniu przez zamawiającego dokumentacji projektowo – kosztorysowej wraz z uzgodnieniami i pozwoleniem na budowę. Z uwagi na to, że pozwolenie na budowę wydane zostało w dniu 24 stycznia 2003 roku, jak również okoliczność, że przedstawiona przez wykonawcę dokumentacja została natychmiast wypożyczona jak określono „celem uzyskania dalszych stosownych uzgodnień i pozwoleń” należy stwierdzić, że wykonawca złożył fakturę nie spełniając zawartych w umowie warunków do jej złożenia, a zamawiający dokonał zapłaty za usługę, która nie została w pełni wykonana,
- brak było w dzienniku budowy wpisów świadczących o pełnieniu przez wykonawcę dokumentacji nadzoru autorskiego nad prowadzonymi robotami budowlanymi - do czego został zobowiązany w umowie z dnia 26 września 2002 roku (umowa nr 3421/15/02). Stosownie do art. 18 ust. 3 ustawy z dnia 7 lipca 1994 roku Prawo budowlane (tekst jednolity z 2003 r. Dz.U. nr 207 poz.2016 z późn. zm.) - inwestor może zobowiązać projektanta do sprawowania nadzoru autorskiego. Z zapisów powołanej umowy z dnia 26 września 2002 roku wynikało, że inwestor skorzystał z przysługujących mu praw,
- ogłoszenie o przetargu nieograniczonym o szacunkowej wartości zamówienia powyżej 30.000 EURO na wykonanie obiektów budowlanych opublikowane zostało w Biuletynie Zamówień Publicznych nr 36 z dnia 20 marca 2003 roku, pod pozycją 14450 oraz podane do publicznej wiadomości – zgodnie z informacją zapisaną na ogłoszeniu – na tablicy ogłoszeń w siedzibie zamawiającego w okresie od dnia 17 marca 2003 roku do dnia otwarcia ofert, w Dzienniku Łódzkim - Gazeta Codzienna w dniu 17.03.2003 roku oraz na stronie internetowej Urzędu Gminy Sieradz od dnia 11.03.2003 roku. Ogłoszono, więc organizację przetargu nieograniczonego przed stosowną publikacją w Biuletynie Zamówień Publicznych, co naruszało art. 29 ust. 3 i 4 ustawy o zamówieniach publicznych, który stanowił, że - jeżeli wartość zamówienia przekraczała równowartość w złotych kwoty 30.000 EURO, zamawiający obowiązany był zamieścić ogłoszenie o przetargu nieograniczonym w swojej siedzibie oraz na stronie internetowej, od dnia publikacji ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych do dnia składania ofert. Zamawiający mógł także ogłosić organizację przetargu w prasie. Ogłoszenie to nie mogło być jednak opublikowane w prasie przed publikacją w Biuletynie Zamówień Publicznych,
- w specyfikacji istotnych warunków zamówienia sporządzonej dla postępowania przetargowego na budowę Gimnazjum wraz z salą gimnastyczną brak było opisu kryteriów i sposobu dokonywania oceny spełniania warunków wymaganych od wykonawców, zgodnie z art. 36 ust.1 pkt 2 ustawy o zamówieniach publicznych, za wyjątkiem doświadczenia zawodowego w zakresie robót o podobnym charakterze. Brak ten dotyczył, w szczególności: warunku posiadania niezbędnego potencjału technicznego i ekonomicznego oraz warunku znajdowania się w sytuacji finansowej pozwalającej na wykonanie zamówienia,
- wybrana w przetargu na wykonanie robót budowlanych oferta Przedsiębiorstwa Produkcyjno Handlowego „MARK – BUD” Sp. z o.o., Sieradz nie odpowiadała wymogom określonym w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Dokument potwierdzający wniesienie wadium nie zawierał klauzuli określonej w specyfikacji, gdzie w punkcie dotyczącym wadium zawarto zapis, że „Dokument potwierdzający wniesienie wadium w formie niepieniężnej należy załączyć do Oferty. Dokument ten – musi zawierać stwierdzenie, iż Wystawiający zobowiązuje się: nieodwołalnie, bezwarunkowo i na pierwsze wezwanie Zamawiającego do zapłaty wadium",
- kontrolujące stwierdziły, że w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na wykonanie obiektu Gimnazjum z salą gimnastyczną, pismem z dnia 19 maja 2003 roku Wójt Gminy zlecił rzeczoznawcy budowlanemu sprawdzenie i zaopiniowanie kosztorysów ofertowych złożonych przez oferentów, ustalając cenę 300 zł za jeden kosztorys. Stwierdzono, że rzeczoznawca wystawiła rachunek na kwotę 3.000 zł za 10 sprawdzonych kosztorysów. Jednocześnie ustalono, że spośród 14 ofert zamawiający za ważne uznał 3. Pozostałe zostały odrzucone z powodu nie spełnienie warunków określonych w specyfikacji, np. brak potwierdzenia posiadania przez oferenta stosownych uprawnień, brak potwierdzenia wymaganego doświadczenia, brak zaświadczenia z urzędu skarbowego, brak prawidłowo poświadczonych referencji itp. Brak było, zatem, uzasadnienia dla sprawdzania kosztorysów ofert podlegających odrzuceniu z wymienionych przyczyn. Podkreślić należy, że zgodnie z art. 92 pkt 3 ustawy o finansach publicznych - w toku wykonywania budżetu obowiązują zasady dokonywania wydatków w granicach kwot określonych w planie finansowym, z uwzględnieniem prawidłowo dokonanych przeniesień i zgodnie z planowanym przeznaczeniem oraz w sposób celowy i oszczędny,
- kontrolujące stwierdziły przypadki, w których wystawione przez wykonawcę robót budowlanych firmę PPH „MARK – BUD” Sieradz faktury obejmowały roboty, które - zgodnie z zapisami zawartymi w dzienniku budowy - nie zostały jeszcze zakończone. Wskazuje to na niewystarczającą kontrolę merytoryczną w powyższym zakresie, za co odpowiedzialność ponoszą Wójt Gminy i inspektor ds. inwestycji. Kontrola ta powinna obejmować, między innymi, rzetelność dowodów księgowych, to jest zgodność z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują (art.22 ust.1 w zw. z art.20 ust.2 ustawy o rachunkowości).
Przekazując informacje o powyższych nieprawidłowościach stwierdzonych w toku kontroli proszę Pana Wójta o podjęcie działań w celu ich usunięcia oraz zapobieżenia występowaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi przekazuje następujące wnioski pokontrolne:
1. Opracować dokumentację opisującą przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości spełniającą wszystkie wymogi wynikające z art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości.
2. Zapewnić dokonywanie kontroli przestrzegania przez podległe jednostki przyjętych procedur kontroli finansowej, zgodnie z art.127 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych.
3. Podjąć działania w celu wyboru banku do obsługi budżetu Gminy, z uwzględnieniem unormowania zawartego w art.134 ustawy ust.1 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym - bankową obsługę budżetu jednostki samorządu terytorialnego wykonuje bank wybrany przez organ stanowiący danej jednostki w trybie określonym w przepisach o zamówieniach publicznych.
4. Przestrzegać przepisów ustawy z dnia 9 września 2000 roku o opłacie skarbowej, w szczególności zaniechać pobierania opłaty od wniosków (podań) i załączników w sprawie umorzenia zaległości podatkowych.
5. Bieżąco i terminowo podejmować czynności zmierzające do wyegzekwowania zaległości podatkowych, w oparciu o przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z 2002 r. Dz.U. nr 110, poz.968 z późn. zm.) oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
6. Koszty podróży służbowych rozliczać zgodnie z zasadami określonymi w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.
7. Przy udzielaniu zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz.U. nr 19, poz.177 z późn. zm.).
8. Przestrzegać art. 92 pkt 5 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym - wydatków budżetowych należy dokonywać w granicach kwot określonych w planie finansowym, z uwzględnieniem prawidłowo dokonanych przeniesień i zgodnie z planowanym przeznaczeniem oraz w sposób celowy i oszczędny,
9. Zapewnić należyty nadzór ze strony właściwych rzeczowo pracowników nad realizacją umów dotyczących realizacji zadań inwestycyjnych. Dokonywać zapłaty na rzecz wykonawców z zachowaniem warunków określonych w zawartych umowach.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art.9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Wójta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że stosownie do art. 9 ust. 4 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
- Przewodniczący Rady Gminy w Sieradzu
- Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy w Sieradzu
- aa.
Wystąpienie pokontrolne podpisała dr Jadwiga Chwiałkowska – Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.
Łódź, dnia 30 maja 2005 roku
Pan
HENRYK ŚWINIARSKI
Wójt Gminy Sieradz
WK - 602/28/2005
Działając na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r. Dz. U nr 55, poz.577 z późn. zm.) informuję, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminie Sieradz. Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości i uchybienia wynikały, przede wszystkim, z nieznajomości przepisów, ich wadliwej interpretacji, niedostatecznego nadzoru ze strony kierownictwa oraz braku stosownych procedur wewnętrznej kontroli finansowej. Wykazane uchybienia i nieprawidłowości dotyczyły, w szczególności:1. Kontrolujące stwierdziły, że kontrolowana jednostka nie posiadała pełnej dokumentacji opisującej przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, stosownie do wymogów wynikających z art. 10 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r. Dz.U. nr 76, poz. 694 z późn. zm.). Zgodnie ze wskazanym unormowaniem przedmiotowa dokumentacja powinna zawierać:
- określenie roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych;
- zasady ustalania wyniku finansowego;
- zakładowy plan kont,
- wykaz ksiąg rachunkowych (w tym wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych - w sytuacji prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera),
- opis systemu przetwarzania danych, w tym opis systemu informatycznego przetwarzania danych oraz programowych zasad ochrony danych, w szczególności metod zabezpieczania dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji (w razie prowadzenia ksiąg przy użyciu komputera),
- opis systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych zapisów.
Odpowiedzialność za prawidłowe ustalenie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości ponosi Wójt Gminy.
2. Wójt Gminy w latach 2003–2004 nie dokonywał kontroli przestrzegania przez podległe Gminie jednostki sektora finansów publicznych realizacji przyjętych procedur kontroli finansowej. Powyższy obowiązek wynikał z art. 127 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r. Dz.U. nr 15, poz.148 z późn.zm.), zgodnie z którym kontrola realizacji ww. procedur winna obejmować w każdym roku co najmniej 5% wydatków podległych jednostek organizacyjnych.
3. W zakresie wyboru banku wykonującego bankową obsługę budżetu kontrolujące stwierdziły, że przed zawarciem umowy w dniu 15 września 2003 roku nie przeprowadzono postępowania w trybie określonym przez przepisy o zamówieniach publicznych, stosownie do wymogu wynikającego z 134 ust.1 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym - bankową obsługę budżetu jednostki samorządu terytorialnego wykonuje bank wybrany przez organ stanowiący danej jednostki w trybie określonym w przepisach o zamówieniach publicznych. Okoliczność, że roczne koszty obsługi bankowej szacowane były poniżej równowartości kwoty 3.000 EURO nie ma istotnego znaczenia, gdyż wartość zamówienia należało ustalić uwzględniając cały okres obowiązywania umowy. Ponadto, stwierdzono, że umowę z Bankiem Grupa Pekao S.A Oddział w Sieradzu zawarto na czas nieoznaczony, co stanowiło naruszenie art. 73 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U nr 72, poz. 664 z późn. zm. - uchylona z dniem 2 marca 2004 roku), zgodnie z którym - umowy w sprawach zamówień publicznych nie mogły być zawierane na czas nieoznaczony, a zawarcie umowy na czas dłuższy niż 3 lata wymagało wcześniejszej zgody Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych.
Odpowiedzialność za powyższe naruszenie ponosi Wójt Gminy.
4. Kontrolujące stwierdziły, że nie skasowano znaków opłaty skarbowej na podaniach w sprawie udzielenia zwolnień z tytułu nabycia gruntów w zakresie podatku rolnego , co naruszało zasady określone w art.1 ust.1 pkt 1 ustawy z dnia 9 września 2000 roku o opłacie skarbowej (Dz. U nr 86, poz.960 z późn. zm.). Ponadto, skasowano opłatę skarbową w wysokości 5 zł na podaniu w sprawie umorzenia zaległości z tytułu podatku od środków transportowych, co stanowiło naruszenie przepisów ww. ustawy, przewidującej zwolnienie z opłaty podań i załączników składanych w sprawach zwrotu lub umorzenia należności celnych oraz należności, do których mają zastosowanie przepisy ordynacji podatkowej.
5. Kontrolujące stwierdziły, że w odniesieniu do zaległości podatkowych kontrolowana jednostka w większości przypadków podjęła czynności zmierzające do ich wyegzekwowania z opóźnieniem, co naruszało przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz.U. nr 137, poz.1541 z późn. zm.). Unormowania zawarte w powołanym rozporządzeniu zobowiązywały wierzyciela do systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązania pieniężnego. W przypadku, gdy należność nie została zapłacona w terminie określonym w decyzji, albo wynikającym z przepisów prawa – wierzyciel winien wysłać do zobowiązanego upomnienie, z zagrożeniem wszczęcia egzekucji po upływie 7 dni od dnia doręczenia upomnienia. Po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu wierzyciel winien niezwłocznie wystawić tytuł wykonawczy i przesłać do Naczelnika Urzędu Skarbowego.
Odpowiedzialność za powyższe naruszenie ponosi Wójt Gminy - jako organ podatkowy I instancji oraz inspektor ds. wymiaru, podinspektor ds. księgowości budżetowej i Skarbnik Gminy.
6. Kontrolujące ustaliły brak przypisu z tytułu użytkowania wieczystego na koncie Okręgowej Spółdzielni Mleczarskiej w Sieradzu spowodowane brakiem dokumentów niezbędnych do jego dokonania. Dokumenty te nie zostały przekazane do Referatu Finansowego z Referatu Rozwoju Gospodarczego. W przedłożonym do kontroli opracowaniu dotyczącym obiegu dokumentów księgowych nie ustalono uregulowań w tym zakresie.
7. Kontrolujące stwierdziły przypadki braku wypłaty ryczałtu na dojazdy przy rozliczaniu kosztów podróży służbowych, co stanowiło naruszenie przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U nr 236, poz. 1990), a w szczególności § 6 pkt 1 ww. rozporządzenia, zgodnie z którym za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety. Przy czym stosownie do zapisu § 6 pkt 2 ryczałt ten nie przysługuje, jeżeli pracownik nie ponosi kosztów dojazdu.
8. W odniesieniu do udzielenia i realizacji zamówienia publicznego na budowę Gminnego Gimnazjum wraz z Salą Gimnastyczną stwierdzono:
- oferent, którego oferta uznana została za najkorzystniejszą w wyniku przeprowadzonego przetargu nieograniczonego na wykonanie dokumentacji technicznej (Biuro Projektowe Włodarczyk & Włodarczyk mgr inż. arch. Jolanta Włodarczyk, mgr inż. arch. Jarosław Włodarczyk, Sieradz) podlegał wykluczeniu z postępowania. Zgodnie z warunkami postępowania - o udzielenie zamówienia mogli ubiegać się wykonawcy, którzy - między innymi - wykonali w ciągu ostatnich trzech lat nie mniej niż dwa projekty obiektów o podobnym przeznaczeniu, sposobie użytkowania oraz zbliżonej wielkości i które to projekty zostały zrealizowane. W ww. ofercie - w poz. 1 i 2 - wymienione zostały projekty (projekt hali sportowo-widowiskowej i projekt krytej pływalni), które nie zostały zrealizowane. Ponadto, wykonawca nie załączył aktualnego zaświadczenia potwierdzającego wpis do ewidencji działalności gospodarczej oraz dokumentów potwierdzających przynależność do Izby Architektów dla wszystkich autorów opracowań branżowych wchodzących w skład projektu – kopie powinny być poświadczone przez oferenta za zgodność z oryginałem. Umowę z oferentem podpisał Wójt Gminy Pan Henryk Świniarski i Zastępca Wójta Pan Józef Miłek (umowa z dnia 26 września 2002 roku),
- wypłata kwoty 115.900 zł dokonana w dniu 24 grudnia 2002 roku za wykonanie dokumentacji projektowej dla biura Projektowego Włodarczyk dokonana została z naruszeniem warunków zawartej umowy. Umowa w § 2 zobowiązywała wykonawcę do sporządzenia dokumentacji projektowej oraz uzyskania wymaganych przepisami prawa opinii uzgodnień, a także pozwolenia na budowę, natomiast § 9 pkt 3 umowy stanowił, że wykonawca może wystawić fakturę po wykonaniu i odebraniu przez zamawiającego dokumentacji projektowo – kosztorysowej wraz z uzgodnieniami i pozwoleniem na budowę. Z uwagi na to, że pozwolenie na budowę wydane zostało w dniu 24 stycznia 2003 roku, jak również okoliczność, że przedstawiona przez wykonawcę dokumentacja została natychmiast wypożyczona jak określono „celem uzyskania dalszych stosownych uzgodnień i pozwoleń” należy stwierdzić, że wykonawca złożył fakturę nie spełniając zawartych w umowie warunków do jej złożenia, a zamawiający dokonał zapłaty za usługę, która nie została w pełni wykonana,
- brak było w dzienniku budowy wpisów świadczących o pełnieniu przez wykonawcę dokumentacji nadzoru autorskiego nad prowadzonymi robotami budowlanymi - do czego został zobowiązany w umowie z dnia 26 września 2002 roku (umowa nr 3421/15/02). Stosownie do art. 18 ust. 3 ustawy z dnia 7 lipca 1994 roku Prawo budowlane (tekst jednolity z 2003 r. Dz.U. nr 207 poz.2016 z późn. zm.) - inwestor może zobowiązać projektanta do sprawowania nadzoru autorskiego. Z zapisów powołanej umowy z dnia 26 września 2002 roku wynikało, że inwestor skorzystał z przysługujących mu praw,
- ogłoszenie o przetargu nieograniczonym o szacunkowej wartości zamówienia powyżej 30.000 EURO na wykonanie obiektów budowlanych opublikowane zostało w Biuletynie Zamówień Publicznych nr 36 z dnia 20 marca 2003 roku, pod pozycją 14450 oraz podane do publicznej wiadomości – zgodnie z informacją zapisaną na ogłoszeniu – na tablicy ogłoszeń w siedzibie zamawiającego w okresie od dnia 17 marca 2003 roku do dnia otwarcia ofert, w Dzienniku Łódzkim - Gazeta Codzienna w dniu 17.03.2003 roku oraz na stronie internetowej Urzędu Gminy Sieradz od dnia 11.03.2003 roku. Ogłoszono, więc organizację przetargu nieograniczonego przed stosowną publikacją w Biuletynie Zamówień Publicznych, co naruszało art. 29 ust. 3 i 4 ustawy o zamówieniach publicznych, który stanowił, że - jeżeli wartość zamówienia przekraczała równowartość w złotych kwoty 30.000 EURO, zamawiający obowiązany był zamieścić ogłoszenie o przetargu nieograniczonym w swojej siedzibie oraz na stronie internetowej, od dnia publikacji ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych do dnia składania ofert. Zamawiający mógł także ogłosić organizację przetargu w prasie. Ogłoszenie to nie mogło być jednak opublikowane w prasie przed publikacją w Biuletynie Zamówień Publicznych,
- w specyfikacji istotnych warunków zamówienia sporządzonej dla postępowania przetargowego na budowę Gimnazjum wraz z salą gimnastyczną brak było opisu kryteriów i sposobu dokonywania oceny spełniania warunków wymaganych od wykonawców, zgodnie z art. 36 ust.1 pkt 2 ustawy o zamówieniach publicznych, za wyjątkiem doświadczenia zawodowego w zakresie robót o podobnym charakterze. Brak ten dotyczył, w szczególności: warunku posiadania niezbędnego potencjału technicznego i ekonomicznego oraz warunku znajdowania się w sytuacji finansowej pozwalającej na wykonanie zamówienia,
- wybrana w przetargu na wykonanie robót budowlanych oferta Przedsiębiorstwa Produkcyjno Handlowego „MARK – BUD” Sp. z o.o., Sieradz nie odpowiadała wymogom określonym w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Dokument potwierdzający wniesienie wadium nie zawierał klauzuli określonej w specyfikacji, gdzie w punkcie dotyczącym wadium zawarto zapis, że „Dokument potwierdzający wniesienie wadium w formie niepieniężnej należy załączyć do Oferty. Dokument ten – musi zawierać stwierdzenie, iż Wystawiający zobowiązuje się: nieodwołalnie, bezwarunkowo i na pierwsze wezwanie Zamawiającego do zapłaty wadium",
- kontrolujące stwierdziły, że w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na wykonanie obiektu Gimnazjum z salą gimnastyczną, pismem z dnia 19 maja 2003 roku Wójt Gminy zlecił rzeczoznawcy budowlanemu sprawdzenie i zaopiniowanie kosztorysów ofertowych złożonych przez oferentów, ustalając cenę 300 zł za jeden kosztorys. Stwierdzono, że rzeczoznawca wystawiła rachunek na kwotę 3.000 zł za 10 sprawdzonych kosztorysów. Jednocześnie ustalono, że spośród 14 ofert zamawiający za ważne uznał 3. Pozostałe zostały odrzucone z powodu nie spełnienie warunków określonych w specyfikacji, np. brak potwierdzenia posiadania przez oferenta stosownych uprawnień, brak potwierdzenia wymaganego doświadczenia, brak zaświadczenia z urzędu skarbowego, brak prawidłowo poświadczonych referencji itp. Brak było, zatem, uzasadnienia dla sprawdzania kosztorysów ofert podlegających odrzuceniu z wymienionych przyczyn. Podkreślić należy, że zgodnie z art. 92 pkt 3 ustawy o finansach publicznych - w toku wykonywania budżetu obowiązują zasady dokonywania wydatków w granicach kwot określonych w planie finansowym, z uwzględnieniem prawidłowo dokonanych przeniesień i zgodnie z planowanym przeznaczeniem oraz w sposób celowy i oszczędny,
- kontrolujące stwierdziły przypadki, w których wystawione przez wykonawcę robót budowlanych firmę PPH „MARK – BUD” Sieradz faktury obejmowały roboty, które - zgodnie z zapisami zawartymi w dzienniku budowy - nie zostały jeszcze zakończone. Wskazuje to na niewystarczającą kontrolę merytoryczną w powyższym zakresie, za co odpowiedzialność ponoszą Wójt Gminy i inspektor ds. inwestycji. Kontrola ta powinna obejmować, między innymi, rzetelność dowodów księgowych, to jest zgodność z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują (art.22 ust.1 w zw. z art.20 ust.2 ustawy o rachunkowości).
Przekazując informacje o powyższych nieprawidłowościach stwierdzonych w toku kontroli proszę Pana Wójta o podjęcie działań w celu ich usunięcia oraz zapobieżenia występowaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi przekazuje następujące wnioski pokontrolne:
1. Opracować dokumentację opisującą przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości spełniającą wszystkie wymogi wynikające z art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości.
2. Zapewnić dokonywanie kontroli przestrzegania przez podległe jednostki przyjętych procedur kontroli finansowej, zgodnie z art.127 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych.
3. Podjąć działania w celu wyboru banku do obsługi budżetu Gminy, z uwzględnieniem unormowania zawartego w art.134 ustawy ust.1 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym - bankową obsługę budżetu jednostki samorządu terytorialnego wykonuje bank wybrany przez organ stanowiący danej jednostki w trybie określonym w przepisach o zamówieniach publicznych.
4. Przestrzegać przepisów ustawy z dnia 9 września 2000 roku o opłacie skarbowej, w szczególności zaniechać pobierania opłaty od wniosków (podań) i załączników w sprawie umorzenia zaległości podatkowych.
5. Bieżąco i terminowo podejmować czynności zmierzające do wyegzekwowania zaległości podatkowych, w oparciu o przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z 2002 r. Dz.U. nr 110, poz.968 z późn. zm.) oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
6. Koszty podróży służbowych rozliczać zgodnie z zasadami określonymi w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.
7. Przy udzielaniu zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz.U. nr 19, poz.177 z późn. zm.).
8. Przestrzegać art. 92 pkt 5 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym - wydatków budżetowych należy dokonywać w granicach kwot określonych w planie finansowym, z uwzględnieniem prawidłowo dokonanych przeniesień i zgodnie z planowanym przeznaczeniem oraz w sposób celowy i oszczędny,
9. Zapewnić należyty nadzór ze strony właściwych rzeczowo pracowników nad realizacją umów dotyczących realizacji zadań inwestycyjnych. Dokonywać zapłaty na rzecz wykonawców z zachowaniem warunków określonych w zawartych umowach.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art.9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Wójta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że stosownie do art. 9 ust. 4 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
- Przewodniczący Rady Gminy w Sieradzu
- Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy w Sieradzu
- aa.
Wystąpienie pokontrolne podpisała dr Jadwiga Chwiałkowska – Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.