Gm. Wartkowice - Kontrola kompleksowa przeprowadzona przez RIO w Łodzi, zakończona w 2005 roku
XMLTreść
Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi do Gminy Wartkowice, po zakończeniu kompleksowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych. Udostępnione na podstawie art.6 ust.1 pkt 4 lit "a" tiret drugi ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej.
Pan
PIOTR KUROPATWA
Wójt Gminy Wartkowice
WK – 602/29/2005
Działając na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r. Dz.U. nr 55, poz.577 z późn.zm.) zawiadamiam, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminie Wartkowice. Ujawnione nieprawidłowości wynikały z braku znajomości przepisów, ich niewłaściwej interpretacji, braku dostatecznego nadzoru ze strony kierownictwa jednostki, jak również niewłaściwego funkcjonowania procedur kontroli finansowej. W szczególności, stwierdzono: W zakresie kontroli finansowej
W protokołach sporządzanych z przeprowadzonych kontroli finansowych w jednostek podległych nie zamieszczano informacji o procentowej wielkości skontrolowanych wydatków. Uniemożliwiło to kontrolującym zbadanie przestrzegania wymogu wynikającego z art. 127 ust. 3 ustawy finansach dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz.U. nr 15, poz.148 z późn. zm.), zgodnie z którym organ wykonawczy jednostki samorządu terytorialnego zobowiązany jest do kontroli przestrzegania przez podległe jednostki ustalonych w nich procedur kontroli finansowej, w oparciu o minimalną próbę 5%.
W zakresie ewidencji księgowej i sprawozdawczości
W ramach dokumentacji opisującej przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości nie wskazano wykazu ksiąg rachunkowych, a w przypadku prowadzenia ksiąg przy użyciu komputera - wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych wraz z określeniem ich struktury i wzajemnych powiązań oraz funkcji zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych, a także opisu systemu przetwarzania danych (systemu informatycznego), zawierającego, m.in., opis procedur lub funkcji dotyczących wykorzystywanych programów wraz z zasadami ochrony danych, stosownie do wymogów wynikających z art.10 ust. 1 pkt 3 lit. „b” i lit. „c” oraz art.10 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r. Dz.U. nr 76, poz.694 z póź. zm.).
Odpowiedzialność za prawidłowe ustalenie zasad prowadzenia rachunkowości ponosi kierownik jednostki – Wójt Gminy.
W zakresie dochodów z podatków i opłat lokalnych
1. W decyzjach oznaczonych numerami: 3136/3/2003 z dnia 11 marca 2003 roku, 3136/49/2003 z dnia 20 listopada 2003 roku, nie zamieszczono uzasadnienia faktycznego, o którym mowa w art. 210 § 1 pkt 6 w zw. z art.210 § 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (tekst jednolity z 2005 r., Dz. U. nr 8, poz.60) – zgodnie z którym organ podatkowy w uzasadnieniu decyzji powinien wskazać, w szczególności, fakty, które organ uznał za udowodnione, dowody, którym dał wiarę, oraz przyczyny, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności.
2. Decyzje o numerach 3136/2/03 z dnia 10 lutego 2003 roku, 3136/3/2003 z dnia 11 marca 2003 roku, 3135/10/03 z dnia 25 września 2003 roku, 3136/36/03 z dnia 29 września 2003 roku, 3135/12/2003 z dnia 20 listopada 2003 roku, 3136/49/2003 z dnia 20 listopada 2003 roku, wydane zostały po upływie miesiąca od dnia wszczęcia postępowania, czym naruszono art.139 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym załatwienie sprawy wymagającej przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w ciągu miesiąca od dnia wszczęcia postępowania.
3. W decyzji nr 3136/2/03 z dnia 10 lutego 2003 roku w sprawie umorzenia odsetek od zaległości podatkowych za lata 1998 - 2001 w kwocie 156 zł organ podatkowy nie określił, jakiego podatku dotyczą umarzane odsetki.
4. Decyzje o numerach 3135/10/03 z dnia 25 września 2003 roku w sprawie odroczenia terminu płatności III raty podatku rolnego, 3135/12/2003 z dnia 20 listopada 2003 roku w sprawie odroczenia terminu płatności IV raty podatku rolnego, 3135/18/04 z dnia 30 września 2004 roku w sprawie odroczenia terminu płatności III raty podatku rolnego oraz 3135/24/04 z dnia 24 listopada 2004 roku w sprawie odroczenia terminu płatności IV raty podatku rolnego zostały wydane z naruszeniem art.122 i art. 187 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, które zobowiązywały organ podatkowy do zebrania i rozpatrzenia w sposób wyczerpujący całego materiału dowodowego. Podatnicy nie dołączyli do złożonych wniosków żadnych dowodów, które uzasadniały udzielenie ulgi. Organ podatkowy nie podjął żadnych czynności zmierzających do sprawdzenia, czy podane przez podatników przyczyny określane jako „trudna sytuacja finansowa” zaistniały w rzeczywistości. Zgodnie z treścią art. 48 § 1 pkt 1 ww. ustawy, przesłanką odroczenia terminu płatności podatku jest ważny interes podatnika lub interes publiczny.
Odpowiedzialność za stwierdzone naruszenia ponosi Wójt Gminy – pełniący funkcję gminnego organu podatkowego I instancji.
W zakresie dochodów z majątku
1. W wyniku kontroli dokumentacji dotyczącej sprzedaży działki nr 290/1 stwierdzono brak dokumentu potwierdzającego zawiadomienie nabywcy działki 290/1 o terminie i miejscu zawarcia umowy sprzedaży, zgodnie z wymogami wynikającymi z art.41 ust.1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2004 r. Dz.U. nr 261, poz.2603 z późn.zm.). Stosownie do powołanego przepisu - organizator przetargu jest obowiązany zawiadomić osobę ustaloną jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży lub oddania w użytkowanie wieczyste nieruchomości, najpóźniej w ciągu 21 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu. Wyznaczony termin nie może być krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia.
2. W dniu 18 grudnia 2003 roku i 2 lutego 2004 roku zawarte zostały umowy dzierżawy na czas nieokreślony. Rada Gminy Wartkowice nie uchwaliła zasad nabycia, zbycia i obciążania nieruchomości gruntowych oraz ich wydzierżawiania lub najmu na okres dłuższy niż trzy lata, tym samym wydzierżawienie nieruchomości na czas nieokreślony wymagało zgody Rady Gminy Wartkowice - wyrażonej w formie uchwały – zgodnie z art. 18 ust 2 pkt 9 lit. a ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r. Dz.U. nr 142 poz.1591 z późn. zm.).
3. Stwierdzono, że w kontrolowanej jednostce wydano w 2004 roku dwie decyzje w sprawie zezwolenia na zajęcie pasa drogowego, w których ustalono opłatę za zajęcie pasa drogi w oparciu o stawki określone w przepisach rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 24 stycznia 1986 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o drogach publicznych (Dz.U. nr 6, poz.33 z późn. zm.). Zgodnie ze stanem prawnym obowiązującym od dnia 9 grudnia 2003 roku kompetencje do ustalenia stawek opłaty za zajęcie pasa drogowego posiadała rada gminy, na podstawie art.40 ust.8 ustawy z dnia 21 marca 1985 roku o drogach publicznych (tekst jednolity z 2004 r. Dz. U. nr 204, poz.2086 z późn. zm.). Tym samym brak było podstaw do stosowania stawek określonych w przepisach ww. rozporządzenia. Stosowną uchwałę Rada Gminy w Wartkowicach podjęła w dniu 24 czerwca 2004 roku (uchwała nr XXIV/113/04).
4. Do wniosków o zajęcie pasa drogowego nie załączano planu sytuacyjnego pasa drogowego, zgodnie z § 2 ust.3 ww. rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o drogach publicznych.
5. Zajmujący pas drogowy nie składali ponadto, projektu zabezpieczenia terenu pasa drogowego zgodnie z wymogami bezpieczeństwa ruchu drogowego, a także projektu organizacji ruchu drogowego w rejonie przewidywanego zajęcia pasa, co było wymagane przez § 4 ust.1 ww. rozporządzenia Rady Ministrów.
6. W decyzjach nie podawano terminu rozpoczęcia i zakończenia zajęcia pasa drogowego w związku z prowadzonymi robotami, a zajmujący pas nie zawiadamiali zarządcy drogi o zakończeniu prac, celem dokonania odbioru robót i spisania protokołu odbioru, co naruszało § 7 ww. rozporządzenia Rady Ministrów.
Osobą odpowiedzialną za powyższe naruszenia był Wójt Gminy.
W zakresie wydatków związanych z realizacją Gminnego Programu Rozwiązywania Problemów Alkoholowych.
Część osób wchodzących w skład Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych nie została przeszkolona w zakresie profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych, co było wymagane przez art.41 ust.4 ustawy z dnia 26 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tekst jednolity z 2002 r. Dz.U nr 147, poz.1231 z późn. zm.).
W zakresie wydatków osobowych
1. Wszystkie poddane kontroli listy płac nie były podpisane przez osobę sprawdzającą i osobę odpowiedzialną merytorycznie, co było niezgodne z postanowieniami § 19 pkt 7 zarządzenia Wójta Gminy nr 3/2002 z dnia 2 marca 2002 roku w sprawie obiegu dowodów księgowych w Urzędzie Gminy w Wartkowicach.
2. Nie zawarto umowy o wspólnym prowadzeniu działalności socjalnej w ramach zakadowego funduszu świadczeń socjalnych pomiędzy Urzędem Gminy a Gminnym Ośrodkiem Pomocy Społecznej, Biblioteką Gminną oraz Gminnym Ośrodkiem Kultury, który to wymóg wynikał z art.9 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity z 1996 r. Dz.U. nr 70, poz.335 z późn. zm.), pomimo wspólnego prowadzania działalności socjalnej przez wymienionych pracodawców.
3. Pożyczki ze środków funduszu udzielane były jedynie na podstawie decyzji Wójta Gminy w sprawie przyznania pożyczki. Nie sporządzano umów regulujących wzajemne prawa i obowiązki stron (pracodawcy zarządzającego fundusze i pracownika), w szczególności, co do wysokości oprocentowania udzielonej pożyczki, harmonogramu spłaty, czy też obowiązku natychmiastowej spłaty zadłużenia w przypadku rozwiązania stosunku pracy. Warunki te nie były określane w decyzji Wójta Gminy o przyznaniu pożyczki.
4. Stwierdzono przypadki nieprawidłowego wystawienia poleceń wyjazdu służbowego, np. na delegacji nr 283 z dnia 8 grudnia 2004 roku brak było podpisu osoby zlecającej wyjazd; delegacja nr 283 wystawiona została na dzień 8 grudnia 2004 roku, natomiast koszty podróży rozliczone zostały za trzy dni - 8, 9 i 10 grudnia 2004 roku.
W zakresie udzielania zamówień publicznych
1. Zamawiający opisując przedmiot zamówienia na dostawę oleju opałowego nie podał kodu określonego we Wspólnym Słowniku Zamówień, co było wymagane przez art.30 ust.4 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz.U. nr 19, poz. 177 z późn.zm.). Ponadto, zamawiający nie określił wartości zamówienia, co naruszało art.32 ust.1 ustawy Prawo zamówień publicznych. Stwierdzono również, że Wójt Gminy Wartkowice nie złożył oświadczenia, o którym mowa w art.17 ust.2 ustawy Prawo zamówień publicznych.
2. W specyfikacji istotnych warunków zamówienia dotyczącej zadania inwestycyjnego pn. „Modernizacja dróg gminnych: ul. Nasienna w Wartkowicach, Wierzbówka – Leźnica Wielka, Dzierżawy - Grabiszew” zamawiający wymagał, aby wadium zostało wniesione na okres obejmujący 28 dni ponad termin związania ofertą. Wskazane wymaganie naruszało art.42 ust.1 pkt 1 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz.U. nr 76, poz.664 z późn. zm.), zgodnie z którym zamawiający zobowiązany był zwrócić niezwłocznie wadium – między innymi – w sytuacji upływu terminu związania ofertą.
W zakresie ewidencji środków trwałych i inwentaryzacji
1. W wyniku kontroli kart kontowych środków trwałych stwierdzono przypadki dokonywania poprawek za pomocą korektora, co stanowiło naruszenie art. 25 ust 1 ustawy o rachunkowości, określającego zasady poprawiania błędów w zapisach w ewidencji księgowej.
2. Zgodnie z zarządzeniem Wójta Gminy nr 4/2003 z dnia 30 grudnia 2003 roku inwentaryzacja środków trwałych miała zostać zakończona do dnia 27 lutego 2004 roku. Faktycznie zakończona została w dniu 23 marca 2004 roku. Zgodnie, natomiast, z art.26 ust.3 pkt 1 ustawy o rachunkowości - termin i częstotliwość inwentaryzacji uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację składników aktywów - z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych - rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku, ustalenie zaś stanu nastąpiło przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda - przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym.
3. Osoby materialnie odpowiedzialne nie składały zespołowi spisowemu oświadczeń stwierdzających, że wszystkie zrealizowane dowody przychodu i rozchodu inwentaryzowanych składników majątkowych zostały ujęte w ewidencji oraz przekazane do księgowości, co naruszało postanowienia § 5 pkt 6 Instrukcji inwentaryzacyjnej.
4. Stwierdzono przypadki braku podania na arkuszach spisu arkuszach natury osób materialnie odpowiedzialnych, jak również osób dokonujących wyceny i sprawdzenia.
5. Na arkuszach spisu z natury nr nr 458, 459, 470, 473, 475, 476, 484 dokonywano poprawek za pomocą korektora, co naruszało § 5 pkt 4 Instrukcji inwentaryzacyjnej.
6. Nie sporządzono sprawozdania opisowego z przebiegu spisu z natury oraz sprawozdania z działalności Komisji Inwentaryzacyjnej, zgodnie z wymogami wynikającymi z Instrukcji Inwentaryzacyjnej.
Informując o powyższym proszę Pana Wójta o podjęcie działań mających na celu wyeliminowanie stwierdzonych nieprawidłowości oraz zapobieżenie ich występowaniu w przyszłości. W związku z tym Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Zamieszczać w protokołach z kontroli przeprowadzanych w podległych jednostkach organizacyjnych wielkość próby przyjętej do zbadania przestrzegania przez kontrolowane podmioty ustalonych procedur kontroli finansowej.
2. Uzupełnić dokumentację opisującą przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości, zgodnie z wymogami określonymi w art.10 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości.
3. Przestrzegać terminów załatwiania spraw podatkowych, określonych w art.139 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja Podatkowa.
4. Decyzje w sprawie odroczenia terminu płatności podatku wydawać po zebraniu i rozpatrzeniu materiału dowodowego, zgodnie z wymogami wynikającymi z art.122 i art. 187 § 1 ustawy Ordynacja Podatkowa.
5. W decyzjach przyznających podatnikom ulgi w zapłacie podatku zamieszczać uzasadnienie faktyczne, zgodnie z art. 210 § 1 pkt 6 w zw. z art.210 § 4 ustawy Ordynacja podatkowa.
6. Przy sprzedaży nieruchomości w trybie przetargu zawiadamiać nabywcę o terminie i miejscu zawarcia umowy sprzedaży, zgodnie z art. 41 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami.
7. Przestrzegać kompetencji Rady Gminy do wyrażania zgody na wydzierżawienie nieruchomości gruntowej na czas dłuższy niż trzy lata, w sytuacji braku podjęcia przez Radę uchwały na podstawie art.18 ust.2 pkt 9 lit. a ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym.
8. Wydając zezwolenia na zajęcie pasa drogowego do wyliczenia opłaty stosować stawki przyjęte przez Radę Gminy uchwałą nr XXIV/113/04 z dnia 24 czerwca 2004 roku.
9. W zakresie postępowania poprzedzającego wydanie decyzji zezwalającej na zajęcie pasa drogowego przestrzegać przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 1 czerwca 2004 roku w sprawie określenia warunków udzielenia zezwoleń na zajęcie pasa drogowego (Dz. U. nr 140, poz. 1481).
10. Zapewnić przeszkolenie członków Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych w zakresie profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych, zgodnie z wymogami wynikającymi z 41 ust. 4 ustawy z dnia 26 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi.
11. Zapewnić rozliczanie kosztów podróży służbowych w oparciu o prawidłowo wystawione i wypełnione polecenia wyjazdu służbowego.
12. W sytuacji kontynuowania prowadzenia przez wymienionych w pierwszej części wystąpienia pracodawców wspólnej działalności socjalnej w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych zapewnić zawarcie stosownej umowy o wspólnym prowadzeniu działalności socjalnej, zgodnie z wymogiem określonym w art. 9 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
13. Opisując przedmiot zamówienia podawać kod określony we Wspólnym Słowniku Zamówień, zgodnie z art.30 ust.4. ustawy zamówień dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych.
14. Zapewnić ustalanie wartości zamówienia, zgodnie z zasadami wynikającymi przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych (art.32 i nast.).
15. Zaniechać żądania w specyfikacji istotnych warunków zamówienia wnoszenia wadium na okres dłuższy niż czas związania ofertą.
16. Poprawek zapisów księgowych dokonywać w sposób określony w art.25 ust.1 ustawy o rachunkowości.
17. Inwentaryzację składników majątkowych (w szczególności – środków trwałych) przeprowadzać w terminach wynikających z art.26 ust.1 pkt 3 ustawy o rachunkowości.
18. W zakresie przeprowadzania inwentaryzacji przestrzegać postanowień obowiązującej w jednostce Instrukcji inwentaryzacyjnej.
Stosownie do art.9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych - sprawozdanie o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania należy przedłożyć Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Łodzi, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że zgodnie z art.9 ust.4 cyt. ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
1. Przewodniczący Rady Gminy Wartkowice
2. Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy Wartkowice
3. aa
Wystąpienie pokontrolne podpisała dr Jadwiga Chwiałkowska – Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.
Łódź, dnia 30 maja 2005 r.
Pan
PIOTR KUROPATWA
Wójt Gminy Wartkowice
WK – 602/29/2005
Działając na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r. Dz.U. nr 55, poz.577 z późn.zm.) zawiadamiam, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminie Wartkowice. Ujawnione nieprawidłowości wynikały z braku znajomości przepisów, ich niewłaściwej interpretacji, braku dostatecznego nadzoru ze strony kierownictwa jednostki, jak również niewłaściwego funkcjonowania procedur kontroli finansowej. W szczególności, stwierdzono: W zakresie kontroli finansowej
W protokołach sporządzanych z przeprowadzonych kontroli finansowych w jednostek podległych nie zamieszczano informacji o procentowej wielkości skontrolowanych wydatków. Uniemożliwiło to kontrolującym zbadanie przestrzegania wymogu wynikającego z art. 127 ust. 3 ustawy finansach dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz.U. nr 15, poz.148 z późn. zm.), zgodnie z którym organ wykonawczy jednostki samorządu terytorialnego zobowiązany jest do kontroli przestrzegania przez podległe jednostki ustalonych w nich procedur kontroli finansowej, w oparciu o minimalną próbę 5%.
W zakresie ewidencji księgowej i sprawozdawczości
W ramach dokumentacji opisującej przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości nie wskazano wykazu ksiąg rachunkowych, a w przypadku prowadzenia ksiąg przy użyciu komputera - wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych wraz z określeniem ich struktury i wzajemnych powiązań oraz funkcji zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych, a także opisu systemu przetwarzania danych (systemu informatycznego), zawierającego, m.in., opis procedur lub funkcji dotyczących wykorzystywanych programów wraz z zasadami ochrony danych, stosownie do wymogów wynikających z art.10 ust. 1 pkt 3 lit. „b” i lit. „c” oraz art.10 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r. Dz.U. nr 76, poz.694 z póź. zm.).
Odpowiedzialność za prawidłowe ustalenie zasad prowadzenia rachunkowości ponosi kierownik jednostki – Wójt Gminy.
W zakresie dochodów z podatków i opłat lokalnych
1. W decyzjach oznaczonych numerami: 3136/3/2003 z dnia 11 marca 2003 roku, 3136/49/2003 z dnia 20 listopada 2003 roku, nie zamieszczono uzasadnienia faktycznego, o którym mowa w art. 210 § 1 pkt 6 w zw. z art.210 § 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (tekst jednolity z 2005 r., Dz. U. nr 8, poz.60) – zgodnie z którym organ podatkowy w uzasadnieniu decyzji powinien wskazać, w szczególności, fakty, które organ uznał za udowodnione, dowody, którym dał wiarę, oraz przyczyny, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności.
2. Decyzje o numerach 3136/2/03 z dnia 10 lutego 2003 roku, 3136/3/2003 z dnia 11 marca 2003 roku, 3135/10/03 z dnia 25 września 2003 roku, 3136/36/03 z dnia 29 września 2003 roku, 3135/12/2003 z dnia 20 listopada 2003 roku, 3136/49/2003 z dnia 20 listopada 2003 roku, wydane zostały po upływie miesiąca od dnia wszczęcia postępowania, czym naruszono art.139 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym załatwienie sprawy wymagającej przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w ciągu miesiąca od dnia wszczęcia postępowania.
3. W decyzji nr 3136/2/03 z dnia 10 lutego 2003 roku w sprawie umorzenia odsetek od zaległości podatkowych za lata 1998 - 2001 w kwocie 156 zł organ podatkowy nie określił, jakiego podatku dotyczą umarzane odsetki.
4. Decyzje o numerach 3135/10/03 z dnia 25 września 2003 roku w sprawie odroczenia terminu płatności III raty podatku rolnego, 3135/12/2003 z dnia 20 listopada 2003 roku w sprawie odroczenia terminu płatności IV raty podatku rolnego, 3135/18/04 z dnia 30 września 2004 roku w sprawie odroczenia terminu płatności III raty podatku rolnego oraz 3135/24/04 z dnia 24 listopada 2004 roku w sprawie odroczenia terminu płatności IV raty podatku rolnego zostały wydane z naruszeniem art.122 i art. 187 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, które zobowiązywały organ podatkowy do zebrania i rozpatrzenia w sposób wyczerpujący całego materiału dowodowego. Podatnicy nie dołączyli do złożonych wniosków żadnych dowodów, które uzasadniały udzielenie ulgi. Organ podatkowy nie podjął żadnych czynności zmierzających do sprawdzenia, czy podane przez podatników przyczyny określane jako „trudna sytuacja finansowa” zaistniały w rzeczywistości. Zgodnie z treścią art. 48 § 1 pkt 1 ww. ustawy, przesłanką odroczenia terminu płatności podatku jest ważny interes podatnika lub interes publiczny.
Odpowiedzialność za stwierdzone naruszenia ponosi Wójt Gminy – pełniący funkcję gminnego organu podatkowego I instancji.
W zakresie dochodów z majątku
1. W wyniku kontroli dokumentacji dotyczącej sprzedaży działki nr 290/1 stwierdzono brak dokumentu potwierdzającego zawiadomienie nabywcy działki 290/1 o terminie i miejscu zawarcia umowy sprzedaży, zgodnie z wymogami wynikającymi z art.41 ust.1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2004 r. Dz.U. nr 261, poz.2603 z późn.zm.). Stosownie do powołanego przepisu - organizator przetargu jest obowiązany zawiadomić osobę ustaloną jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży lub oddania w użytkowanie wieczyste nieruchomości, najpóźniej w ciągu 21 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu. Wyznaczony termin nie może być krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia.
2. W dniu 18 grudnia 2003 roku i 2 lutego 2004 roku zawarte zostały umowy dzierżawy na czas nieokreślony. Rada Gminy Wartkowice nie uchwaliła zasad nabycia, zbycia i obciążania nieruchomości gruntowych oraz ich wydzierżawiania lub najmu na okres dłuższy niż trzy lata, tym samym wydzierżawienie nieruchomości na czas nieokreślony wymagało zgody Rady Gminy Wartkowice - wyrażonej w formie uchwały – zgodnie z art. 18 ust 2 pkt 9 lit. a ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r. Dz.U. nr 142 poz.1591 z późn. zm.).
3. Stwierdzono, że w kontrolowanej jednostce wydano w 2004 roku dwie decyzje w sprawie zezwolenia na zajęcie pasa drogowego, w których ustalono opłatę za zajęcie pasa drogi w oparciu o stawki określone w przepisach rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 24 stycznia 1986 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o drogach publicznych (Dz.U. nr 6, poz.33 z późn. zm.). Zgodnie ze stanem prawnym obowiązującym od dnia 9 grudnia 2003 roku kompetencje do ustalenia stawek opłaty za zajęcie pasa drogowego posiadała rada gminy, na podstawie art.40 ust.8 ustawy z dnia 21 marca 1985 roku o drogach publicznych (tekst jednolity z 2004 r. Dz. U. nr 204, poz.2086 z późn. zm.). Tym samym brak było podstaw do stosowania stawek określonych w przepisach ww. rozporządzenia. Stosowną uchwałę Rada Gminy w Wartkowicach podjęła w dniu 24 czerwca 2004 roku (uchwała nr XXIV/113/04).
4. Do wniosków o zajęcie pasa drogowego nie załączano planu sytuacyjnego pasa drogowego, zgodnie z § 2 ust.3 ww. rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o drogach publicznych.
5. Zajmujący pas drogowy nie składali ponadto, projektu zabezpieczenia terenu pasa drogowego zgodnie z wymogami bezpieczeństwa ruchu drogowego, a także projektu organizacji ruchu drogowego w rejonie przewidywanego zajęcia pasa, co było wymagane przez § 4 ust.1 ww. rozporządzenia Rady Ministrów.
6. W decyzjach nie podawano terminu rozpoczęcia i zakończenia zajęcia pasa drogowego w związku z prowadzonymi robotami, a zajmujący pas nie zawiadamiali zarządcy drogi o zakończeniu prac, celem dokonania odbioru robót i spisania protokołu odbioru, co naruszało § 7 ww. rozporządzenia Rady Ministrów.
Osobą odpowiedzialną za powyższe naruszenia był Wójt Gminy.
W zakresie wydatków związanych z realizacją Gminnego Programu Rozwiązywania Problemów Alkoholowych.
Część osób wchodzących w skład Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych nie została przeszkolona w zakresie profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych, co było wymagane przez art.41 ust.4 ustawy z dnia 26 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tekst jednolity z 2002 r. Dz.U nr 147, poz.1231 z późn. zm.).
W zakresie wydatków osobowych
1. Wszystkie poddane kontroli listy płac nie były podpisane przez osobę sprawdzającą i osobę odpowiedzialną merytorycznie, co było niezgodne z postanowieniami § 19 pkt 7 zarządzenia Wójta Gminy nr 3/2002 z dnia 2 marca 2002 roku w sprawie obiegu dowodów księgowych w Urzędzie Gminy w Wartkowicach.
2. Nie zawarto umowy o wspólnym prowadzeniu działalności socjalnej w ramach zakadowego funduszu świadczeń socjalnych pomiędzy Urzędem Gminy a Gminnym Ośrodkiem Pomocy Społecznej, Biblioteką Gminną oraz Gminnym Ośrodkiem Kultury, który to wymóg wynikał z art.9 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity z 1996 r. Dz.U. nr 70, poz.335 z późn. zm.), pomimo wspólnego prowadzania działalności socjalnej przez wymienionych pracodawców.
3. Pożyczki ze środków funduszu udzielane były jedynie na podstawie decyzji Wójta Gminy w sprawie przyznania pożyczki. Nie sporządzano umów regulujących wzajemne prawa i obowiązki stron (pracodawcy zarządzającego fundusze i pracownika), w szczególności, co do wysokości oprocentowania udzielonej pożyczki, harmonogramu spłaty, czy też obowiązku natychmiastowej spłaty zadłużenia w przypadku rozwiązania stosunku pracy. Warunki te nie były określane w decyzji Wójta Gminy o przyznaniu pożyczki.
4. Stwierdzono przypadki nieprawidłowego wystawienia poleceń wyjazdu służbowego, np. na delegacji nr 283 z dnia 8 grudnia 2004 roku brak było podpisu osoby zlecającej wyjazd; delegacja nr 283 wystawiona została na dzień 8 grudnia 2004 roku, natomiast koszty podróży rozliczone zostały za trzy dni - 8, 9 i 10 grudnia 2004 roku.
W zakresie udzielania zamówień publicznych
1. Zamawiający opisując przedmiot zamówienia na dostawę oleju opałowego nie podał kodu określonego we Wspólnym Słowniku Zamówień, co było wymagane przez art.30 ust.4 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz.U. nr 19, poz. 177 z późn.zm.). Ponadto, zamawiający nie określił wartości zamówienia, co naruszało art.32 ust.1 ustawy Prawo zamówień publicznych. Stwierdzono również, że Wójt Gminy Wartkowice nie złożył oświadczenia, o którym mowa w art.17 ust.2 ustawy Prawo zamówień publicznych.
2. W specyfikacji istotnych warunków zamówienia dotyczącej zadania inwestycyjnego pn. „Modernizacja dróg gminnych: ul. Nasienna w Wartkowicach, Wierzbówka – Leźnica Wielka, Dzierżawy - Grabiszew” zamawiający wymagał, aby wadium zostało wniesione na okres obejmujący 28 dni ponad termin związania ofertą. Wskazane wymaganie naruszało art.42 ust.1 pkt 1 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz.U. nr 76, poz.664 z późn. zm.), zgodnie z którym zamawiający zobowiązany był zwrócić niezwłocznie wadium – między innymi – w sytuacji upływu terminu związania ofertą.
W zakresie ewidencji środków trwałych i inwentaryzacji
1. W wyniku kontroli kart kontowych środków trwałych stwierdzono przypadki dokonywania poprawek za pomocą korektora, co stanowiło naruszenie art. 25 ust 1 ustawy o rachunkowości, określającego zasady poprawiania błędów w zapisach w ewidencji księgowej.
2. Zgodnie z zarządzeniem Wójta Gminy nr 4/2003 z dnia 30 grudnia 2003 roku inwentaryzacja środków trwałych miała zostać zakończona do dnia 27 lutego 2004 roku. Faktycznie zakończona została w dniu 23 marca 2004 roku. Zgodnie, natomiast, z art.26 ust.3 pkt 1 ustawy o rachunkowości - termin i częstotliwość inwentaryzacji uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację składników aktywów - z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych - rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku, ustalenie zaś stanu nastąpiło przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda - przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym.
3. Osoby materialnie odpowiedzialne nie składały zespołowi spisowemu oświadczeń stwierdzających, że wszystkie zrealizowane dowody przychodu i rozchodu inwentaryzowanych składników majątkowych zostały ujęte w ewidencji oraz przekazane do księgowości, co naruszało postanowienia § 5 pkt 6 Instrukcji inwentaryzacyjnej.
4. Stwierdzono przypadki braku podania na arkuszach spisu arkuszach natury osób materialnie odpowiedzialnych, jak również osób dokonujących wyceny i sprawdzenia.
5. Na arkuszach spisu z natury nr nr 458, 459, 470, 473, 475, 476, 484 dokonywano poprawek za pomocą korektora, co naruszało § 5 pkt 4 Instrukcji inwentaryzacyjnej.
6. Nie sporządzono sprawozdania opisowego z przebiegu spisu z natury oraz sprawozdania z działalności Komisji Inwentaryzacyjnej, zgodnie z wymogami wynikającymi z Instrukcji Inwentaryzacyjnej.
Informując o powyższym proszę Pana Wójta o podjęcie działań mających na celu wyeliminowanie stwierdzonych nieprawidłowości oraz zapobieżenie ich występowaniu w przyszłości. W związku z tym Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Zamieszczać w protokołach z kontroli przeprowadzanych w podległych jednostkach organizacyjnych wielkość próby przyjętej do zbadania przestrzegania przez kontrolowane podmioty ustalonych procedur kontroli finansowej.
2. Uzupełnić dokumentację opisującą przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości, zgodnie z wymogami określonymi w art.10 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości.
3. Przestrzegać terminów załatwiania spraw podatkowych, określonych w art.139 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja Podatkowa.
4. Decyzje w sprawie odroczenia terminu płatności podatku wydawać po zebraniu i rozpatrzeniu materiału dowodowego, zgodnie z wymogami wynikającymi z art.122 i art. 187 § 1 ustawy Ordynacja Podatkowa.
5. W decyzjach przyznających podatnikom ulgi w zapłacie podatku zamieszczać uzasadnienie faktyczne, zgodnie z art. 210 § 1 pkt 6 w zw. z art.210 § 4 ustawy Ordynacja podatkowa.
6. Przy sprzedaży nieruchomości w trybie przetargu zawiadamiać nabywcę o terminie i miejscu zawarcia umowy sprzedaży, zgodnie z art. 41 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami.
7. Przestrzegać kompetencji Rady Gminy do wyrażania zgody na wydzierżawienie nieruchomości gruntowej na czas dłuższy niż trzy lata, w sytuacji braku podjęcia przez Radę uchwały na podstawie art.18 ust.2 pkt 9 lit. a ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym.
8. Wydając zezwolenia na zajęcie pasa drogowego do wyliczenia opłaty stosować stawki przyjęte przez Radę Gminy uchwałą nr XXIV/113/04 z dnia 24 czerwca 2004 roku.
9. W zakresie postępowania poprzedzającego wydanie decyzji zezwalającej na zajęcie pasa drogowego przestrzegać przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 1 czerwca 2004 roku w sprawie określenia warunków udzielenia zezwoleń na zajęcie pasa drogowego (Dz. U. nr 140, poz. 1481).
10. Zapewnić przeszkolenie członków Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych w zakresie profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych, zgodnie z wymogami wynikającymi z 41 ust. 4 ustawy z dnia 26 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi.
11. Zapewnić rozliczanie kosztów podróży służbowych w oparciu o prawidłowo wystawione i wypełnione polecenia wyjazdu służbowego.
12. W sytuacji kontynuowania prowadzenia przez wymienionych w pierwszej części wystąpienia pracodawców wspólnej działalności socjalnej w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych zapewnić zawarcie stosownej umowy o wspólnym prowadzeniu działalności socjalnej, zgodnie z wymogiem określonym w art. 9 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
13. Opisując przedmiot zamówienia podawać kod określony we Wspólnym Słowniku Zamówień, zgodnie z art.30 ust.4. ustawy zamówień dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych.
14. Zapewnić ustalanie wartości zamówienia, zgodnie z zasadami wynikającymi przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych (art.32 i nast.).
15. Zaniechać żądania w specyfikacji istotnych warunków zamówienia wnoszenia wadium na okres dłuższy niż czas związania ofertą.
16. Poprawek zapisów księgowych dokonywać w sposób określony w art.25 ust.1 ustawy o rachunkowości.
17. Inwentaryzację składników majątkowych (w szczególności – środków trwałych) przeprowadzać w terminach wynikających z art.26 ust.1 pkt 3 ustawy o rachunkowości.
18. W zakresie przeprowadzania inwentaryzacji przestrzegać postanowień obowiązującej w jednostce Instrukcji inwentaryzacyjnej.
Stosownie do art.9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych - sprawozdanie o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania należy przedłożyć Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Łodzi, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że zgodnie z art.9 ust.4 cyt. ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
1. Przewodniczący Rady Gminy Wartkowice
2. Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy Wartkowice
3. aa
Wystąpienie pokontrolne podpisała dr Jadwiga Chwiałkowska – Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.