Gm. Żelechlinek - Kontrola kompleksowa przeprowadzona przez RIO w Łodzi, zakończona w 2005 roku
XMLTreść
Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi do Gminy Żelechlinek, po zakończeniu kompleksowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych. Udostępniane na podstawie art.6 ust.1 pkt 4 lit "a" tiret drugi ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej.
Pan
Bogdan Kaczmarek
Wójt Gminy Żelechlinek
WK - 602/27/2005
Działając na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r. Dz.U nr 55, poz.577 z późn.zm.) informuję, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminie Żelechlinek. Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości i uchybienia wynikały, przede wszystkim, z nieznajomości przepisów, ich wadliwej interpretacji, niedostatecznego nadzoru ze strony kierownictwa oraz braku stosownych procedur kontroli finansowej. Wykazane uchybienia i nieprawidłowości dotyczyły, w szczególności:W zakresie ustaleń ogólnych
Kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Żelechlinku nie posiadał wykształcenia wymaganego przez przepisy ustawy z dnia 12 marca 2004 roku o pomocy społecznej (Dz.U. nr 64, poz.593 z późn. zm.) Zgodnie z art.122 ust.1 ww. ustawy - osoby kierujące jednostkami organizacyjnymi pomocy społecznej są obowiązane posiadać co najmniej 3-letni staż pracy w pomocy społecznej oraz specjalizację z zakresu organizacji pomocy społecznej.
W zakresie ewidencji księgowej
1. W kontrolowanej jednostce nie prowadzono zestawień sald kont pomocniczych, zgodnie z wymogiem wynikającym z art. 18 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r. Dz.U. nr 76, poz. 694 z późn. zm.).
2. W zakładowym planie kont wskazano konto 132 - rachunek środków inwestycyjnych. Ewidencja na wskazanym koncie nie powinna być prowadzona od 1 dnia stycznia 2002 roku, zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153, poz. 1752).
W zakresie dokumentowania operacji kasowych
Stwierdzono nieliczne przypadki rozliczenia po terminie pobranych zaliczek, co naruszało postanowienia Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów z dnia 5 listopada 1999 roku.
W zakresie realizacji dochodów z tytułu podatków i opłat
1. Stwierdzono przypadki braku daty wpływu do Urzędu Gminy na składanych przez podatników deklaracjach podatkowych, co było wymagane przez § 6 ust.11 Instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych, stanowiącej załącznik do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz.U. nr 112, poz.1319).
2. Stwierdzono przypadki nieterminowego składania deklaracji podatkowych przez podatników (osoby prawne) podatku od nieruchomości. Termin złożenia deklaracji określony został w art.6 ust.9 pkt 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2002 r. Dz.U. nr 9, poz.84 z późn. zm.).
3. Nieprawidłowo ustalano okres zwolnienia w podatku rolnym z tytułu zakupu gruntów na powiększenie gospodarstwa rolnego w decyzji nr 3125/1/01/1 z dnia 28 lutego 2001 roku. Decyzję wydano na wniosek podatnika z dnia 27 lutego 2001 roku, powołując się w niej na akt notarialny Nr 5352/2001 z dnia 28 listopada 2000 roku. Decyzją udzielono zwolnienia w podatku rolnym z tytułu zakupu gruntów na powiększenie gospodarstwa rolnego od dnia 1 stycznia 2001 roku do dnia 31 grudnia 2005 roku, tj. na nieprawidłowy okres. Z art. 12 ust. 2 (według brzmienia obowiązującego do dnia 31 grudnia 2002 roku) ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity z 1993 r. Dz. U. nr 94, poz.431 z późn. zm.) wynikało, że okres zwolnienia (5 lat) liczył się od pierwszego dnia miesiąca, następującego po miesiącu, w którym zawarto umowę sprzedaży gruntów bądź prawa wieczystego użytkowania gruntów lub objęto grunty w trwałe zagospodarowanie, a zatem - zwolnienie winno być udzielone na okres od dnia 1 grudnia 2000 roku do dnia 30 listopada 2005 roku.
4. W odniesieniu do decyzji nr 3125/1/01/1 oraz nr 3113/1/2004 w sprawie udzielenia zwolnienia w podatku rolnym z tytułu zakupu gruntów na powiększenie gospodarstwa rolnego stwierdzono brak materiału dowodowego świadczącego o tym, że grunty zostały nabyte od osoby nie będącej małżonkiem, krewnym w linii prostej, pasierbem, zięciem lub synową sprzedawcy gruntów, które to okoliczności stanowiły negatywną przesłankę zastosowania zwolnienia, zgodnie z art.12 ust.5 ustawy o podatku rolnym.
5. Od niektórych wniosków, które były podstawą wydania decyzji dotyczących udzielenia zwolnień w podatku rolnym nie została pobrana opłata skarbowa, czym naruszono przepisy ustawy z dnia 9 września 1991 roku o opłacie skarbowej (tekst jednolity z 2004 r., Dz. U. nr 253, poz. 2532 z późn. zm.).
6. Sprawdzając terminowość podejmowania czynności windykacyjnych w odniesieniu do podatników zalegających z zapłatą podatków – na podstawie losowo wybranych podatników - stwierdzono przypadki nieterminowego podejmowania czynności windykacyjnych zmierzających do wszczęcia postępowania egzekucyjnego. Nieterminowe podejmowanie czynności windykacyjnych lub zaniechanie podjęcia takich czynności (brak tytułów wykonawczych) naruszało przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 110, poz. 968 z późn. zm.) oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137, poz. 1541 z późn. zm.). Z przytoczonych przepisów wynikał obowiązek prowadzenia systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązań pieniężnych. W przypadku zwłoki w zapłacie zobowiązania podatkowego wierzyciel powinien wystawić upomnienie. Po bezskutecznym upływie wyznaczonego w upomnieniu terminu płatności należało wystawiać tytuły wykonawcze i kierować je do właściwego miejscowo urzędu skarbowego. Czynności zmierzające do wszczęcia postępowania egzekucyjnego wobec podatników posiadających zaległości podatkowe należy podejmować systematycznie i bez zwłoki, nie dopuszczając do przedawnienia zobowiązań podatkowych – termin przedawnienia zobowiązań podatkowych został określony w przepisach art. 70 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (tekst jednolity z 2005 r. Dz.U. nr 8, poz.60).
Odpowiedzialność za stwierdzone nieprawidłowości związane z realizacją dochodów podatkowych ponosi Wójt Gminy - pełniący funkcję gminnego organu podatkowego.
W zakresie realizacji pozostałych dochodów
1. Opłaty dokonywane przez niektórych przedsiębiorców za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych wnoszone były nieterminowo, co stanowiło naruszenie art. 111 ust. 7 ustawy z dnia 26 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tekst jednolity z 2002 r. Dz. U. nr 147, poz. 1231 z późn. zm.), z którego wynikał obowiązek wnoszenia opłat na rachunek gminy w trzech równych ratach, w terminach do 31 stycznia, 31 maja i 30 września danego roku. W sytuacji braku wpłat przedsiębiorcom powinna być wydana decyzja o wygaśnięciu zezwolenia, stosownie do postanowień art.18 ust.12 pkt 5 i ust.13 ww. ustawy.
2. Stwierdzono przypadki nieprawidłowego obliczenia wnoszonych przez przedsiębiorców opłat. W przypadku zezwoleń nr 6435-2/C/II/2004, nr 6435-5/B/II/2004, nr 6435-4/A/II/2004 z dnia 30 kwietnia 2004 roku nie pobrano łącznie opłaty w wysokości 258,62 zł.
W zakresie realizacji wydatków związanych z realizacją Gminnego Programu Rozwiązywania Problemów Alkoholowych
1. Umowy zlecenia dotyczące prowadzenia świetlicy socjoterapeutycznej nie zostały kontrasygnowane przez Skarbnika Gminy, co było wymagane przez art.46 ust.3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r. nr 142, poz.1591 z późn. zm.). Zgodnie z powołanym przepisem - czynności prawne mogące spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych wymagają dla swej skuteczności kontrasygnaty dokonanej przez skarbnika gminy lub osobę przez niego upoważnioną.
2. W 2003 roku wypłacono wynagrodzenie na rzecz firmy „PROGRES” z tytułu realizacji umowy zlecenia na prowadzenie punktu konsultacyjnego, niezgodnie z postanowieniami zawartej umowy. W umowie przewidziano, że za przepracowaną godzinę należy się zleceniobiorcy wynagrodzenie w kwocie 37 zł. W rachunkach wystawionych przez firmę wynagrodzenie za godzinę pracy wynosiło 37,50 zł, co spowodowało wypłatą na rzecz zleceniobiorcy zawyżonej kwoty wynagrodzenia o 28,50 zł.
3. Stwierdzono przypadki wystawiania i rozliczania poleceń wyjazdu służbowego dla osoby nie będącej pracownikiem Urzędu, co nie miało podstaw prawnych w obowiązujących przepisach, stosownie do których delegować w podróż służbową można wyłącznie pracownika, któremu z tego tytułu przysługują określone należności (zwrot kosztów podróży, diety). W przypadku osób, z którymi zawarto umowy zlecenia koszty podróży powinny być uwzględnione w kwocie ustalonego wynagrodzenia za wykonanie usługi. Obecnie przepisy dotyczące rozliczania kosztów podróży służbowych pracowników określone są w przepisach rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. nr 236, poz.1990).
4. Przekazanie środków finansowych na rzecz Stowarzyszenia „Ostoja„ i Polskiego Towarzystwa Walki z Kalectwem zostało sklasyfikowane w § 4210 - zakup materiałów i wyposażenia, co stanowiło naruszenie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 lipca 2000 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz.U. z nr 59, poz. 688 z późn zm. – akt prawny uchylony z dniem 22 kwietnia 2003 roku) oraz przepisów rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów Dz. U. nr 68, poz. 634 - obowiązywało do dnia 31 grudnia 2004 roku).
W zakresie wydatków związanych z ochroną przeciwpożarową
1. Kontrolujący stwierdzili brak formalnej decyzji kierownika jednostki dotyczącej wysokości ekwiwalentu wypłacanego członkom ochotniczych straży pożarnych za udział w akcjach pożarniczych i szkoleniach organizowanych przez Państwową Straż Pożarną. Zgodnie z art. 28 ust. 1 ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 roku o ochronie przeciwpożarowej (tekst jednolity z 2002 r. Dz.U. nr 147 poz. 1229 z późn. zm.) - członek ochotniczej straży pożarnej, który uczestniczył w działaniu ratowniczym lub szkoleniu pożarniczym organizowanym przez Państwową Straż Pożarną, otrzymuje ekwiwalent pieniężny. Stosownie do art.28 ust.2 ww. ustawy - ekwiwalent, o którym mowa w ust. 1, jest wypłacany z budżetu gminy do wysokości 1/175 przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce uspołecznionej, obliczonego za poprzedni kwartał przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, za każdą godzinę udziału w działaniu ratowniczym lub szkoleniu ratowniczym. Zgodnie ze stanowiskiem Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego - z uwagi na fakt, że nie jest obecnie ogłaszane przeciętnego miesięczne wynagrodzenie w gospodarce uspołecznionej - jako właściwa podstawa powinno być stosowane przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej, ogłaszane na podstawie art.20 pkt 2 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 roku o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (tekst jednolity z 2004 r., Dz. U. nr 39, poz. 353 z późn. zm.).
2. Stwierdzono nieprawidłową ewidencję księgową w zakresie przekazania na rzecz OSP w Żelechlinku kwoty 2.000 zł jako dotacji celowej przeznaczonej na dofinansowanie zakupu sprzętu pożarniczego. Ponadto, ustalono, że środki zostały przekazane przed wprowadzeniem stosownych kwot wydatków do uchwały budżetowej (wydatek w dniu 11 października 2002 roku, zmiana w budżecie w dniu 15 października 2002 roku).
W zakresie udzielania dotacji na rzecz podmiotów nie zaliczonych do sektora finansów publicznych
1. Wnioski złożone przez Ludowy Klub Sportowy „Żelechlinek” z lat 2002 - 2004 dotyczące udzielenia dotacji z budżetu Gminy nie posiadały daty wpływu do Urzędu Gminy, co było wymagane przez § 6 ust. 11 Instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych, stanowiącej załącznik do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych.
2. Umowy zawarte między Gminą Żelechlinek a LKS Żelechlinek dotyczące udzielenia dotacji w 2002 roku oraz w 2004 roku nie zostały kontrasygnowane przez Skarbnika Gminy, co naruszało art.46 ust.3 ustawy o samorządzie gminnym.
3. Składane przez LKS wnioski o udzielenie dotacji na 2002 i na 2003 rok nie spełniały wymogów określonych w uchwale nr XVI/94/2000 Rady Gminy Żelechlinek z dnia 27 marca 2000 roku w sprawie trybu postępowania o udzielenie dotacji, sposobu rozliczania oraz sposobu kontroli wykonywania zadania zleconego. Przede wszystkim, nie wskazano szczegółowego zakresu proponowanego do realizacji zadania oraz kalkulacji przewidywanych kosztów realizacji zadania (§ 4 uchwały).
4. Stwierdzono, że na podstawie umowy dotyczącej udzielenia dotacji na 2002 rok LKS otrzymał kwotę 15.000 zł. Z przedstawionego kontrolującym rodzajowego zestawienia kosztów poniesionych przez LKS w 2002 roku wynikało, natomiast, że wydatkowana została kwota 10.714,32 zł. Stwierdzono, że klub posiadał także pewne dochody własne. Wykazana kwota mogła być, zatem, sfinansowana również ze środków nie pochodzących z dotacji. Kontrolowana jednostka nie podjęła czynności mających na celu weryfikację złożonego rozliczenia, czy też wyegzekwowania zwrotu niewykorzystanej kwoty dotacji.
5. Udzielenie dotacji na rzecz LKS „Żelechlinek” w 2004 roku nastąpiło z pominięciem przepisów ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. nr 96, poz. 873 z późn. zm.). Zgodnie z art.23 ust.1a ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku Przepisy wprowadzające ustawę o działalności pożytku publicznego i wolontariacie (Dz. U. nr 96 poz. 874) - jednostki samorządu terytorialnego mogły do dnia 1 czerwca 2004 roku zlecać zadania i udzielać dotacji, na zadanie objęte unormowaniami ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, na podstawie uchwały będącej aktem prawa miejscowego, podjętej w oparciu o art.118 ust.3 ustawy o finansach publicznych (w brzmieniu obowiązującym do dnia 31 grudnia 2003 roku). Uchwała Rady Gminy nr XVI/194/2000 z dnia 27 marca 2000 roku nie była aktem prawa miejscowego. Udzielenie dotacji powinno nastąpić, zatem, w trybie i na zasadach przewidzianych ustawą o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.
Odpowiedzialność za stwierdzone naruszenia ponosi Wójt Gminy Żelechlinek.
W zakresie wydatków osobowych
1. W wyniku kontroli stwierdzono, że Sekretarz Gminy nie posiadał wykształcenia wyższego, które winna posiadać osoba zatrudniona na tym stanowisku. Ustawa z dnia 22 marca 1990 roku o pracownikach samorządowych (tekst jednolity z 2001 r. Dz.U. nr 142, poz.1593 z późn. zm.) wskazała w art.3, że pracownikiem samorządowym może być osoba która jest obywatelem polskim, ma odpowiedni staż pracy i kwalifikacje. Obowiązujące przepisy dotyczące wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych wymagały dla stanowiska sekretarza wykształcenia wyższego. Obecnie jest to rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz.U. nr 33, poz.264 z późn. zm.).
2. Stwierdzono naruszenie art.6 ust.2 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity z 1996 r. Dz.U. nr 70, poz.335 z późn. zm.) wynikające z nieterminowego przekazywania równowartości odpisów na rachunek Funduszu. Odpisy winne być przekazywane w terminach do dnia 31 maja danego roku w wysokości co najmniej 75% równowartości odpisu, natomiast do dnia 30 września danego roku powinna być przekazana cała kwota.
3. W wyniku kontroli ustalono, że z budżetu Gminy w dniu 24 lutego 2003 roku wypłacono Wójtowi Gminy Żelechlinek kwotę 28.721,31 zł brutto z tytułu ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy za lata obejmujące kadencję 1998-2002. Wypłaty dokonano na wniosek Wójta Gminy złożony w dniu 12 grudnia 2002 roku, w którym zwrócił się on do Przewodniczącego Rady Gminy o wypłacenie ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy "w minionej kadencji 1998 - 2002". Kontrolujący stwierdzili, że ekwiwalent został obliczony nieprawidłowo. Zgodnie z przedstawioną ewidencją czasu pracy we wskazanym okresie Wójt Gminy nie wykorzystał 73 dni urlopu wypoczynkowego, za które przysługiwał ekwiwalent w kwocie 20.759 zł. Wypłata ekwiwalentu zawyżona została o kwotę 7.962 zł.
W zakresie udzielanych dotacji na rzecz instytucji kultury i ich rozliczania.
1. W latach 2002-2003 działalność Gminnej Biblioteki Publicznej, wpisanej do rejestru instytucji kultury, finansowana była bezpośrednio z budżetu Gminy, co naruszało przepisy rozdziału 3 ustawy z dnia 25 października 1991 roku o organizowaniu działalności kulturalnej (tekst jednolity z 2001 r. Dz.U. nr 13, poz.123 z późn. zm.). Zgodnie z art.27 i art.28 ww. ustawy - instytucja kultury gospodaruje samodzielnie przydzieloną i nabytą częścią mienia oraz prowadzi samodzielną gospodarkę finansową w ramach posiadanych środków, kierując się zasadami efektywności ich wykorzystania. Podstawą gospodarki finansowej instytucji kultury jest plan działalności instytucji zatwierdzony przez dyrektora z zachowaniem wysokości rocznej dotacji ustalonej przez organizatora.
2. Stwierdzono, że niewykorzystana część dotacji przekazanej Gminnej Bibliotece Publicznej w Żelechlinku w 2004 roku nie została zwrócona do budżetu Gminy, co stanowiło naruszenie art.129a w zw. z art.93 ust.1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych.
Zawiadamiając o powyższych nieprawidłowościach proszę Pana Wójta o podjęcie działań mających na celu ich usunięcie oraz zapobieżenie ich występowaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Zapewnić uzupełnienie wymaganego wykształcenia przez Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej, stosownie do wymogów wynikających z art.122 ust.1 ustawy z dnia 12 marca 2004 roku o pomocy społecznej.
2. Zapewnić prowadzenie zestawień sald kont pomocniczych, zgodnie z wymogiem wynikającym z art. 18 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości.
3. Zmienić postanowienia zakładowego planu kont poprzez wykreślenie z wykazu kont konta 132 - rachunek środków inwestycyjnych.
4. Zapewnić kontrasygnowanie przez Skarbnika Gminy lub osobę przez niego upoważnioną czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, zgodnie z wymogiem wynikającym z art.46 ust.3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym.
5. Zapewnić terminowe rozliczanie zaliczek przez pracowników.
6. Korespondencję wpływającą do Urzędu, w szczególności - deklaracje podatkowe, opatrywać datą wpływu, zgodnie z § 6 ust. 11 Instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych, stanowiącej załącznik do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych.
7. Egzekwować terminowe składanie deklaracji przez podatników - osoby prawne podatku od nieruchomości, w szczególności na podstawie art.274a § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa.
8. Przestrzegać art.12 ust.3 w zw. z art. 13d ust.3 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym, stosownie do których okres zwolnienia z tytułu nabycia gruntów na utworzenie lub powiększenie gospodarstwa rolnego (zwolnienie określone w art.12 ust.1 pkt 4 ww. ustawy) wynosi 5 lat, licząc od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawarto umowę sprzedaży gruntów lub prawa użytkowania wieczystego albo ustanowiono prawo użytkowania wieczystego gruntów. Zwolnienie to stosuje się jednakże od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym złożono wniosek. Zwolnienia udzielać po wcześniejszym zebraniu materiału dowodowego świadczącego o tym, że grunty zostały nabyte od osoby nie będącej małżonkiem, krewnym w linii prostej lub jego małżonkiem, pasierbem, zięciem lub synową sprzedawcy gruntów (art.12 ust.5 ustawy o podatku rolnym).
9. Pobierać opłatę skarbową od wniosków podatników dotyczących zastosowania zwolnień w podatku rolnym.
10. Podejmować czynności zmierzające do wszczęcia postępowania egzekucyjnego w stosunku do osób posiadających zaległości podatkowe, stosownie do obowiązków wynikających z przepisów ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz z przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
11. W przypadku braku wniesienia przez przedsiębiorcę opłaty za korzystanie z zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych w ustawowo określonym terminie wydawać decyzję o wygaśnięciu zezwolenia, zgodnie z art. 18 ust. 12 pkt 5 i ust. 13 ustawy z dnia 26 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi.
12. Zaniechać wystawiania poleceń wyjazdu służbowego dla osób wykonujących usługi na podstawie umowy zlecenia.
13. Dokonywać zapłaty za zlecone usługi zgodnie z warunkami określonymi w zawartej umowie.
14. Przestrzegać klasyfikacji dochodów i wydatków budżetowych określonej w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 września 2004 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. nr 209, poz. 2132).
15. Ustalić wysokość ekwiwalentu pieniężnego wypłacanego na podstawie art.28 ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 roku o ochronie przeciwpożarowej na rzecz członków ochotniczej straży pożarnej, którzy uczestniczyli w działaniu ratowniczym lub szkoleniu pożarniczym organizowanym przez Państwową Straż Pożarną.
16. W zakresie zlecania zadań z zakresu rozpowszechniania kultury fizycznej i sportu na rzecz organizacji pozarządowych przestrzegać przepisów ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.
17. Podjąć czynności mające na celu wyegzekwowanie zwrotu do budżetu Gminy części niewykorzystanej przez LKS Żelechlinek dotacji przekazanej na 2002 rok, zgodnie z postanowieniami zawartej umowy po uprzednim rzetelnym rozliczeniu udzielonej dotacji.
18. Podjąć czynności mające na celu wyegzekwowanie zwrotu do budżetu Gminy części niewykorzystanej przez Gminną Bibliotekę Publiczną dotacji przekazanej na 2004 rok.
19. Podjąć czynności mające na celu wyegzekwowanie zwrotu do budżetu Gminy nadpłaconej kwoty ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, za lata 1998 - 2002, wypłaconej na rzecz Wójta Gminy.
20. Zapewnić przekazywanie środków na rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w terminach określonych w art.6 ust.2 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
Stosownie do art.9 ust.3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych informację o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania należy przedłożyć Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Łodzi, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że zgodnie z art.9 ust.4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
1. Przewodniczący Rady Gminy Żelechlinek
2. Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy Żelechlinek
3. aa
Wystąpienie pokontrolne podpisał dr Ryszard Paweł Krawczyk - Prezes Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.
Łódź, dnia 12 maja 2005 r.
Pan
Bogdan Kaczmarek
Wójt Gminy Żelechlinek
WK - 602/27/2005
Działając na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r. Dz.U nr 55, poz.577 z późn.zm.) informuję, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminie Żelechlinek. Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości i uchybienia wynikały, przede wszystkim, z nieznajomości przepisów, ich wadliwej interpretacji, niedostatecznego nadzoru ze strony kierownictwa oraz braku stosownych procedur kontroli finansowej. Wykazane uchybienia i nieprawidłowości dotyczyły, w szczególności:W zakresie ustaleń ogólnych
Kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Żelechlinku nie posiadał wykształcenia wymaganego przez przepisy ustawy z dnia 12 marca 2004 roku o pomocy społecznej (Dz.U. nr 64, poz.593 z późn. zm.) Zgodnie z art.122 ust.1 ww. ustawy - osoby kierujące jednostkami organizacyjnymi pomocy społecznej są obowiązane posiadać co najmniej 3-letni staż pracy w pomocy społecznej oraz specjalizację z zakresu organizacji pomocy społecznej.
W zakresie ewidencji księgowej
1. W kontrolowanej jednostce nie prowadzono zestawień sald kont pomocniczych, zgodnie z wymogiem wynikającym z art. 18 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r. Dz.U. nr 76, poz. 694 z późn. zm.).
2. W zakładowym planie kont wskazano konto 132 - rachunek środków inwestycyjnych. Ewidencja na wskazanym koncie nie powinna być prowadzona od 1 dnia stycznia 2002 roku, zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153, poz. 1752).
W zakresie dokumentowania operacji kasowych
Stwierdzono nieliczne przypadki rozliczenia po terminie pobranych zaliczek, co naruszało postanowienia Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów z dnia 5 listopada 1999 roku.
W zakresie realizacji dochodów z tytułu podatków i opłat
1. Stwierdzono przypadki braku daty wpływu do Urzędu Gminy na składanych przez podatników deklaracjach podatkowych, co było wymagane przez § 6 ust.11 Instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych, stanowiącej załącznik do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz.U. nr 112, poz.1319).
2. Stwierdzono przypadki nieterminowego składania deklaracji podatkowych przez podatników (osoby prawne) podatku od nieruchomości. Termin złożenia deklaracji określony został w art.6 ust.9 pkt 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2002 r. Dz.U. nr 9, poz.84 z późn. zm.).
3. Nieprawidłowo ustalano okres zwolnienia w podatku rolnym z tytułu zakupu gruntów na powiększenie gospodarstwa rolnego w decyzji nr 3125/1/01/1 z dnia 28 lutego 2001 roku. Decyzję wydano na wniosek podatnika z dnia 27 lutego 2001 roku, powołując się w niej na akt notarialny Nr 5352/2001 z dnia 28 listopada 2000 roku. Decyzją udzielono zwolnienia w podatku rolnym z tytułu zakupu gruntów na powiększenie gospodarstwa rolnego od dnia 1 stycznia 2001 roku do dnia 31 grudnia 2005 roku, tj. na nieprawidłowy okres. Z art. 12 ust. 2 (według brzmienia obowiązującego do dnia 31 grudnia 2002 roku) ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity z 1993 r. Dz. U. nr 94, poz.431 z późn. zm.) wynikało, że okres zwolnienia (5 lat) liczył się od pierwszego dnia miesiąca, następującego po miesiącu, w którym zawarto umowę sprzedaży gruntów bądź prawa wieczystego użytkowania gruntów lub objęto grunty w trwałe zagospodarowanie, a zatem - zwolnienie winno być udzielone na okres od dnia 1 grudnia 2000 roku do dnia 30 listopada 2005 roku.
4. W odniesieniu do decyzji nr 3125/1/01/1 oraz nr 3113/1/2004 w sprawie udzielenia zwolnienia w podatku rolnym z tytułu zakupu gruntów na powiększenie gospodarstwa rolnego stwierdzono brak materiału dowodowego świadczącego o tym, że grunty zostały nabyte od osoby nie będącej małżonkiem, krewnym w linii prostej, pasierbem, zięciem lub synową sprzedawcy gruntów, które to okoliczności stanowiły negatywną przesłankę zastosowania zwolnienia, zgodnie z art.12 ust.5 ustawy o podatku rolnym.
5. Od niektórych wniosków, które były podstawą wydania decyzji dotyczących udzielenia zwolnień w podatku rolnym nie została pobrana opłata skarbowa, czym naruszono przepisy ustawy z dnia 9 września 1991 roku o opłacie skarbowej (tekst jednolity z 2004 r., Dz. U. nr 253, poz. 2532 z późn. zm.).
6. Sprawdzając terminowość podejmowania czynności windykacyjnych w odniesieniu do podatników zalegających z zapłatą podatków – na podstawie losowo wybranych podatników - stwierdzono przypadki nieterminowego podejmowania czynności windykacyjnych zmierzających do wszczęcia postępowania egzekucyjnego. Nieterminowe podejmowanie czynności windykacyjnych lub zaniechanie podjęcia takich czynności (brak tytułów wykonawczych) naruszało przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 110, poz. 968 z późn. zm.) oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137, poz. 1541 z późn. zm.). Z przytoczonych przepisów wynikał obowiązek prowadzenia systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązań pieniężnych. W przypadku zwłoki w zapłacie zobowiązania podatkowego wierzyciel powinien wystawić upomnienie. Po bezskutecznym upływie wyznaczonego w upomnieniu terminu płatności należało wystawiać tytuły wykonawcze i kierować je do właściwego miejscowo urzędu skarbowego. Czynności zmierzające do wszczęcia postępowania egzekucyjnego wobec podatników posiadających zaległości podatkowe należy podejmować systematycznie i bez zwłoki, nie dopuszczając do przedawnienia zobowiązań podatkowych – termin przedawnienia zobowiązań podatkowych został określony w przepisach art. 70 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (tekst jednolity z 2005 r. Dz.U. nr 8, poz.60).
Odpowiedzialność za stwierdzone nieprawidłowości związane z realizacją dochodów podatkowych ponosi Wójt Gminy - pełniący funkcję gminnego organu podatkowego.
W zakresie realizacji pozostałych dochodów
1. Opłaty dokonywane przez niektórych przedsiębiorców za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych wnoszone były nieterminowo, co stanowiło naruszenie art. 111 ust. 7 ustawy z dnia 26 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tekst jednolity z 2002 r. Dz. U. nr 147, poz. 1231 z późn. zm.), z którego wynikał obowiązek wnoszenia opłat na rachunek gminy w trzech równych ratach, w terminach do 31 stycznia, 31 maja i 30 września danego roku. W sytuacji braku wpłat przedsiębiorcom powinna być wydana decyzja o wygaśnięciu zezwolenia, stosownie do postanowień art.18 ust.12 pkt 5 i ust.13 ww. ustawy.
2. Stwierdzono przypadki nieprawidłowego obliczenia wnoszonych przez przedsiębiorców opłat. W przypadku zezwoleń nr 6435-2/C/II/2004, nr 6435-5/B/II/2004, nr 6435-4/A/II/2004 z dnia 30 kwietnia 2004 roku nie pobrano łącznie opłaty w wysokości 258,62 zł.
W zakresie realizacji wydatków związanych z realizacją Gminnego Programu Rozwiązywania Problemów Alkoholowych
1. Umowy zlecenia dotyczące prowadzenia świetlicy socjoterapeutycznej nie zostały kontrasygnowane przez Skarbnika Gminy, co było wymagane przez art.46 ust.3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r. nr 142, poz.1591 z późn. zm.). Zgodnie z powołanym przepisem - czynności prawne mogące spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych wymagają dla swej skuteczności kontrasygnaty dokonanej przez skarbnika gminy lub osobę przez niego upoważnioną.
2. W 2003 roku wypłacono wynagrodzenie na rzecz firmy „PROGRES” z tytułu realizacji umowy zlecenia na prowadzenie punktu konsultacyjnego, niezgodnie z postanowieniami zawartej umowy. W umowie przewidziano, że za przepracowaną godzinę należy się zleceniobiorcy wynagrodzenie w kwocie 37 zł. W rachunkach wystawionych przez firmę wynagrodzenie za godzinę pracy wynosiło 37,50 zł, co spowodowało wypłatą na rzecz zleceniobiorcy zawyżonej kwoty wynagrodzenia o 28,50 zł.
3. Stwierdzono przypadki wystawiania i rozliczania poleceń wyjazdu służbowego dla osoby nie będącej pracownikiem Urzędu, co nie miało podstaw prawnych w obowiązujących przepisach, stosownie do których delegować w podróż służbową można wyłącznie pracownika, któremu z tego tytułu przysługują określone należności (zwrot kosztów podróży, diety). W przypadku osób, z którymi zawarto umowy zlecenia koszty podróży powinny być uwzględnione w kwocie ustalonego wynagrodzenia za wykonanie usługi. Obecnie przepisy dotyczące rozliczania kosztów podróży służbowych pracowników określone są w przepisach rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. nr 236, poz.1990).
4. Przekazanie środków finansowych na rzecz Stowarzyszenia „Ostoja„ i Polskiego Towarzystwa Walki z Kalectwem zostało sklasyfikowane w § 4210 - zakup materiałów i wyposażenia, co stanowiło naruszenie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 lipca 2000 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz.U. z nr 59, poz. 688 z późn zm. – akt prawny uchylony z dniem 22 kwietnia 2003 roku) oraz przepisów rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów Dz. U. nr 68, poz. 634 - obowiązywało do dnia 31 grudnia 2004 roku).
W zakresie wydatków związanych z ochroną przeciwpożarową
1. Kontrolujący stwierdzili brak formalnej decyzji kierownika jednostki dotyczącej wysokości ekwiwalentu wypłacanego członkom ochotniczych straży pożarnych za udział w akcjach pożarniczych i szkoleniach organizowanych przez Państwową Straż Pożarną. Zgodnie z art. 28 ust. 1 ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 roku o ochronie przeciwpożarowej (tekst jednolity z 2002 r. Dz.U. nr 147 poz. 1229 z późn. zm.) - członek ochotniczej straży pożarnej, który uczestniczył w działaniu ratowniczym lub szkoleniu pożarniczym organizowanym przez Państwową Straż Pożarną, otrzymuje ekwiwalent pieniężny. Stosownie do art.28 ust.2 ww. ustawy - ekwiwalent, o którym mowa w ust. 1, jest wypłacany z budżetu gminy do wysokości 1/175 przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce uspołecznionej, obliczonego za poprzedni kwartał przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, za każdą godzinę udziału w działaniu ratowniczym lub szkoleniu ratowniczym. Zgodnie ze stanowiskiem Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego - z uwagi na fakt, że nie jest obecnie ogłaszane przeciętnego miesięczne wynagrodzenie w gospodarce uspołecznionej - jako właściwa podstawa powinno być stosowane przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej, ogłaszane na podstawie art.20 pkt 2 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 roku o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (tekst jednolity z 2004 r., Dz. U. nr 39, poz. 353 z późn. zm.).
2. Stwierdzono nieprawidłową ewidencję księgową w zakresie przekazania na rzecz OSP w Żelechlinku kwoty 2.000 zł jako dotacji celowej przeznaczonej na dofinansowanie zakupu sprzętu pożarniczego. Ponadto, ustalono, że środki zostały przekazane przed wprowadzeniem stosownych kwot wydatków do uchwały budżetowej (wydatek w dniu 11 października 2002 roku, zmiana w budżecie w dniu 15 października 2002 roku).
W zakresie udzielania dotacji na rzecz podmiotów nie zaliczonych do sektora finansów publicznych
1. Wnioski złożone przez Ludowy Klub Sportowy „Żelechlinek” z lat 2002 - 2004 dotyczące udzielenia dotacji z budżetu Gminy nie posiadały daty wpływu do Urzędu Gminy, co było wymagane przez § 6 ust. 11 Instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych, stanowiącej załącznik do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych.
2. Umowy zawarte między Gminą Żelechlinek a LKS Żelechlinek dotyczące udzielenia dotacji w 2002 roku oraz w 2004 roku nie zostały kontrasygnowane przez Skarbnika Gminy, co naruszało art.46 ust.3 ustawy o samorządzie gminnym.
3. Składane przez LKS wnioski o udzielenie dotacji na 2002 i na 2003 rok nie spełniały wymogów określonych w uchwale nr XVI/94/2000 Rady Gminy Żelechlinek z dnia 27 marca 2000 roku w sprawie trybu postępowania o udzielenie dotacji, sposobu rozliczania oraz sposobu kontroli wykonywania zadania zleconego. Przede wszystkim, nie wskazano szczegółowego zakresu proponowanego do realizacji zadania oraz kalkulacji przewidywanych kosztów realizacji zadania (§ 4 uchwały).
4. Stwierdzono, że na podstawie umowy dotyczącej udzielenia dotacji na 2002 rok LKS otrzymał kwotę 15.000 zł. Z przedstawionego kontrolującym rodzajowego zestawienia kosztów poniesionych przez LKS w 2002 roku wynikało, natomiast, że wydatkowana została kwota 10.714,32 zł. Stwierdzono, że klub posiadał także pewne dochody własne. Wykazana kwota mogła być, zatem, sfinansowana również ze środków nie pochodzących z dotacji. Kontrolowana jednostka nie podjęła czynności mających na celu weryfikację złożonego rozliczenia, czy też wyegzekwowania zwrotu niewykorzystanej kwoty dotacji.
5. Udzielenie dotacji na rzecz LKS „Żelechlinek” w 2004 roku nastąpiło z pominięciem przepisów ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. nr 96, poz. 873 z późn. zm.). Zgodnie z art.23 ust.1a ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku Przepisy wprowadzające ustawę o działalności pożytku publicznego i wolontariacie (Dz. U. nr 96 poz. 874) - jednostki samorządu terytorialnego mogły do dnia 1 czerwca 2004 roku zlecać zadania i udzielać dotacji, na zadanie objęte unormowaniami ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, na podstawie uchwały będącej aktem prawa miejscowego, podjętej w oparciu o art.118 ust.3 ustawy o finansach publicznych (w brzmieniu obowiązującym do dnia 31 grudnia 2003 roku). Uchwała Rady Gminy nr XVI/194/2000 z dnia 27 marca 2000 roku nie była aktem prawa miejscowego. Udzielenie dotacji powinno nastąpić, zatem, w trybie i na zasadach przewidzianych ustawą o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.
Odpowiedzialność za stwierdzone naruszenia ponosi Wójt Gminy Żelechlinek.
W zakresie wydatków osobowych
1. W wyniku kontroli stwierdzono, że Sekretarz Gminy nie posiadał wykształcenia wyższego, które winna posiadać osoba zatrudniona na tym stanowisku. Ustawa z dnia 22 marca 1990 roku o pracownikach samorządowych (tekst jednolity z 2001 r. Dz.U. nr 142, poz.1593 z późn. zm.) wskazała w art.3, że pracownikiem samorządowym może być osoba która jest obywatelem polskim, ma odpowiedni staż pracy i kwalifikacje. Obowiązujące przepisy dotyczące wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych wymagały dla stanowiska sekretarza wykształcenia wyższego. Obecnie jest to rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz.U. nr 33, poz.264 z późn. zm.).
2. Stwierdzono naruszenie art.6 ust.2 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity z 1996 r. Dz.U. nr 70, poz.335 z późn. zm.) wynikające z nieterminowego przekazywania równowartości odpisów na rachunek Funduszu. Odpisy winne być przekazywane w terminach do dnia 31 maja danego roku w wysokości co najmniej 75% równowartości odpisu, natomiast do dnia 30 września danego roku powinna być przekazana cała kwota.
3. W wyniku kontroli ustalono, że z budżetu Gminy w dniu 24 lutego 2003 roku wypłacono Wójtowi Gminy Żelechlinek kwotę 28.721,31 zł brutto z tytułu ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy za lata obejmujące kadencję 1998-2002. Wypłaty dokonano na wniosek Wójta Gminy złożony w dniu 12 grudnia 2002 roku, w którym zwrócił się on do Przewodniczącego Rady Gminy o wypłacenie ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy "w minionej kadencji 1998 - 2002". Kontrolujący stwierdzili, że ekwiwalent został obliczony nieprawidłowo. Zgodnie z przedstawioną ewidencją czasu pracy we wskazanym okresie Wójt Gminy nie wykorzystał 73 dni urlopu wypoczynkowego, za które przysługiwał ekwiwalent w kwocie 20.759 zł. Wypłata ekwiwalentu zawyżona została o kwotę 7.962 zł.
W zakresie udzielanych dotacji na rzecz instytucji kultury i ich rozliczania.
1. W latach 2002-2003 działalność Gminnej Biblioteki Publicznej, wpisanej do rejestru instytucji kultury, finansowana była bezpośrednio z budżetu Gminy, co naruszało przepisy rozdziału 3 ustawy z dnia 25 października 1991 roku o organizowaniu działalności kulturalnej (tekst jednolity z 2001 r. Dz.U. nr 13, poz.123 z późn. zm.). Zgodnie z art.27 i art.28 ww. ustawy - instytucja kultury gospodaruje samodzielnie przydzieloną i nabytą częścią mienia oraz prowadzi samodzielną gospodarkę finansową w ramach posiadanych środków, kierując się zasadami efektywności ich wykorzystania. Podstawą gospodarki finansowej instytucji kultury jest plan działalności instytucji zatwierdzony przez dyrektora z zachowaniem wysokości rocznej dotacji ustalonej przez organizatora.
2. Stwierdzono, że niewykorzystana część dotacji przekazanej Gminnej Bibliotece Publicznej w Żelechlinku w 2004 roku nie została zwrócona do budżetu Gminy, co stanowiło naruszenie art.129a w zw. z art.93 ust.1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych.
Zawiadamiając o powyższych nieprawidłowościach proszę Pana Wójta o podjęcie działań mających na celu ich usunięcie oraz zapobieżenie ich występowaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Zapewnić uzupełnienie wymaganego wykształcenia przez Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej, stosownie do wymogów wynikających z art.122 ust.1 ustawy z dnia 12 marca 2004 roku o pomocy społecznej.
2. Zapewnić prowadzenie zestawień sald kont pomocniczych, zgodnie z wymogiem wynikającym z art. 18 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości.
3. Zmienić postanowienia zakładowego planu kont poprzez wykreślenie z wykazu kont konta 132 - rachunek środków inwestycyjnych.
4. Zapewnić kontrasygnowanie przez Skarbnika Gminy lub osobę przez niego upoważnioną czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, zgodnie z wymogiem wynikającym z art.46 ust.3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym.
5. Zapewnić terminowe rozliczanie zaliczek przez pracowników.
6. Korespondencję wpływającą do Urzędu, w szczególności - deklaracje podatkowe, opatrywać datą wpływu, zgodnie z § 6 ust. 11 Instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych, stanowiącej załącznik do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych.
7. Egzekwować terminowe składanie deklaracji przez podatników - osoby prawne podatku od nieruchomości, w szczególności na podstawie art.274a § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa.
8. Przestrzegać art.12 ust.3 w zw. z art. 13d ust.3 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym, stosownie do których okres zwolnienia z tytułu nabycia gruntów na utworzenie lub powiększenie gospodarstwa rolnego (zwolnienie określone w art.12 ust.1 pkt 4 ww. ustawy) wynosi 5 lat, licząc od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawarto umowę sprzedaży gruntów lub prawa użytkowania wieczystego albo ustanowiono prawo użytkowania wieczystego gruntów. Zwolnienie to stosuje się jednakże od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym złożono wniosek. Zwolnienia udzielać po wcześniejszym zebraniu materiału dowodowego świadczącego o tym, że grunty zostały nabyte od osoby nie będącej małżonkiem, krewnym w linii prostej lub jego małżonkiem, pasierbem, zięciem lub synową sprzedawcy gruntów (art.12 ust.5 ustawy o podatku rolnym).
9. Pobierać opłatę skarbową od wniosków podatników dotyczących zastosowania zwolnień w podatku rolnym.
10. Podejmować czynności zmierzające do wszczęcia postępowania egzekucyjnego w stosunku do osób posiadających zaległości podatkowe, stosownie do obowiązków wynikających z przepisów ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz z przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
11. W przypadku braku wniesienia przez przedsiębiorcę opłaty za korzystanie z zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych w ustawowo określonym terminie wydawać decyzję o wygaśnięciu zezwolenia, zgodnie z art. 18 ust. 12 pkt 5 i ust. 13 ustawy z dnia 26 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi.
12. Zaniechać wystawiania poleceń wyjazdu służbowego dla osób wykonujących usługi na podstawie umowy zlecenia.
13. Dokonywać zapłaty za zlecone usługi zgodnie z warunkami określonymi w zawartej umowie.
14. Przestrzegać klasyfikacji dochodów i wydatków budżetowych określonej w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 września 2004 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. nr 209, poz. 2132).
15. Ustalić wysokość ekwiwalentu pieniężnego wypłacanego na podstawie art.28 ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 roku o ochronie przeciwpożarowej na rzecz członków ochotniczej straży pożarnej, którzy uczestniczyli w działaniu ratowniczym lub szkoleniu pożarniczym organizowanym przez Państwową Straż Pożarną.
16. W zakresie zlecania zadań z zakresu rozpowszechniania kultury fizycznej i sportu na rzecz organizacji pozarządowych przestrzegać przepisów ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.
17. Podjąć czynności mające na celu wyegzekwowanie zwrotu do budżetu Gminy części niewykorzystanej przez LKS Żelechlinek dotacji przekazanej na 2002 rok, zgodnie z postanowieniami zawartej umowy po uprzednim rzetelnym rozliczeniu udzielonej dotacji.
18. Podjąć czynności mające na celu wyegzekwowanie zwrotu do budżetu Gminy części niewykorzystanej przez Gminną Bibliotekę Publiczną dotacji przekazanej na 2004 rok.
19. Podjąć czynności mające na celu wyegzekwowanie zwrotu do budżetu Gminy nadpłaconej kwoty ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, za lata 1998 - 2002, wypłaconej na rzecz Wójta Gminy.
20. Zapewnić przekazywanie środków na rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w terminach określonych w art.6 ust.2 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
Stosownie do art.9 ust.3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych informację o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania należy przedłożyć Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Łodzi, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że zgodnie z art.9 ust.4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
1. Przewodniczący Rady Gminy Żelechlinek
2. Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy Żelechlinek
3. aa
Wystąpienie pokontrolne podpisał dr Ryszard Paweł Krawczyk - Prezes Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.