Gm. Rzeczyca - Kontrola kompleksowa przeprowadzona przez RIO w Łodzi, zakończona w 2005 roku
XMLTreść
Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi do gminy wiejskiej Rzeczyca, po zakończeniu kompleksowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych. Udostępnione na podstawie art.6 ust.1 pkt 4 lit "a" tiret drugi ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej.
Pan
MAREK PAŁASZ
Wójt Gminy Rzeczyca
WK - 602/31/2005
Na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r. Dz.U. nr 55 poz.577 z późn. zm.) zawiadamiam, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminie Rzeczyca. Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości i uchybienia wynikały, przede wszystkim, z nieznajomości przepisów, ich wadliwej interpretacji, niedostatecznego nadzoru ze strony kierownictwa oraz niewystarczającego działania procedur kontroli finansowej, ustalonych przez kierownika jednostki. Wykazane uchybienia i nieprawidłowości dotyczyły, w szczególności:W zakresie funkcjonowania kontroli wewnętrznej
1. W protokołach kontroli, przeprowadzonych w latach 2003-2004 w jednostkach organizacyjnych Gminy, brak było informacji dotyczących opracowania i przestrzegania przez te jednostki procedur kontroli finansowej. Zgodnie z art.127 ust.3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz.148 z późn. zm.), organ wykonawczy jednostki samorządu terytorialnego zobowiązany był do kontroli przestrzegania przez podległe i nadzorowane przez siebie jednostki sektora finansów publicznych realizacji procedur kontrolnych, przy przyjęciu jako minimalnej próby 5 % wydatków. Przepis ten wyznacza minimalny zakres kontroli podejmowanych przez organ wykonawczy wobec jednostek organizacyjnych.
2. Stwierdzono przypadki nieprzestrzegania przyjętych procedur kontroli finansowej w związku z realizacją zadań z zakresu profilaktyki i przeciwdziałania alkoholizmowi, w zakresie gospodarki kasowej, a także przy realizacji inwestycji wykonania termoizolacji i modernizacji kotłowni w Publicznej Szkole Podstawowej w Sadykierzu oraz wykonania remontu placu przed Publiczną Szkołą Podstawową w Rzeczycy.
Odpowiedzialność za prawidłowe wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli finansowej ponosi Wójt Gminy, zgodnie z art.28a ust.1 i art.127 ustawy o finansach publicznych.
W zakresie rozrachunków i roszczeń
W wyniku kontroli ustalono, że dodatkowe wynagrodzenie roczne należne pracownikom Urzędu Gminy i szkół za 2003 rok zostało naliczone i ujęte w ewidencji księgowej w 2004 roku. Powyższe było sprzeczne z art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz. 694 z późn. zm.), zgodnie z którym - do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Zobowiązania wobec pracowników z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego – wypłaconego na podstawie ustawy z dnia 12 grudnia 1997 roku o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz.U. nr 160, poz.1080 z późn.zm.) należy ujmować w księgach rachunkowych roku za który przysługuje im ta należność. Dodatkowe wynagrodzenie roczne za rok 2004 zostało ujęte prawidłowo w ewidencji księgowej 2004 roku.
Odpowiedzialność za stwierdzone uchybienie ponosi Skarbnik Gminy Pani GRAŻYNA FRĄCZAK.
W zakresie ewidencji i sprawozdawczości
1. W sprawozdaniach Rb-27S i Rb-PDP sporządzonych na dzień na 31 grudnia 2003 roku nie wykazano skutków udzielonych podatnikom (osobom fizycznym) ulg i odroczeń w zakresie podatku od nieruchomości. Kwota skutków finansowych wynikająca z wydanych w 2003 roku decyzji wynosiła łącznie 11.826,44 zł (w tym skutki umorzeń zaległości podatkowych 2.956,30 zł). Powyższe naruszało § 3 ust.1 pkt 10 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. nr 24, poz.279 z późń. zm.). Zgodnie z przywołanym unormowaniem, w kolumnie „Skutki udzielonych przez gminę ulg, odroczeń, umorzeń...”, wykazane powinny być, między innymi, kwoty dotyczące skutków udzielonych przez gminę za okres sprawozdawczy: ulg, odroczeń, umorzeń, zwolnień w podatkach i opłatach, stanowiących dochód budżetu gminy (bez ulg i zwolnień ustawowych), wynikające z decyzji właściwych organów gminy, w zakresie zarówno bieżących, jak i zaległych należności. Wykazane kwoty powinny być zgodne z rejestrami przypisów i odpisów, z wyjątkiem decyzji o odroczeniu lub rozłożeniu płatności na raty.
2. Prowadzona za pomocą programu komputerowego ewidencja księgowa w zakresie konta 201 nie dawała możliwości wyodrębnienia zobowiązań wymagalnych. Zgodnie z art.8 ust.1 ustawy o rachunkowości - określając zasady (politykę) rachunkowości należy zapewnić wyodrębnienie w rachunkowości wszystkich zdarzeń istotnych do oceny sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki, przy zachowaniu zasady ostrożności. Ponadto, zgodnie z § 12 ust.1 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U nr 153, poz.1752) - zakładowy plan kont powinien zapewniać możliwość sporządzenia sprawozdań finansowych, sprawozdań budżetowych lub innych sprawozdań określonych w odrębnych przepisach.
3. W wyniku kontroli ewidencji wydatków inwestycyjnych ustalono, że do konta syntetycznego 080 nie prowadzono ewidencji analitycznej wydatków ponoszonych na poszczególne zadania inwestycyjne, co było wymagane przez przepisy rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. Zgodnie z powołanymi unormowaniami - ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 080 powinna zapewnić, co najmniej wyodrębnienie kosztów inwestycji według poszczególnych rodzajów efektów inwestycyjnych oraz skalkulowanie ceny nabycia lub kosztu wytworzenia poszczególnych obiektów środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Konto 080 może wykazywać saldo Wn, które oznacza koszty inwestycji niezakończonych.
Odpowiedzialność za powyższe nieprawidłowości ponosi Skarbnik Gminy Pani GRAŻYNA FRĄCZAK.
W zakresie zaciągania kredytów
Wójt Gminy Rzeczyca podpisał w dniu 29 grudnia 2004 roku z Powszechną Kasą Oszczędności Bank Polski S.A. Centrum Korporacyjne w Piotrkowie Trybunalskim umowę nr 126251346-310-11/1/I/20/2004 dotyczącą zaciągnięcia kredytu w wysokości 150.000 zł, przeznaczonego na sfinansowanie deficytu budżetowego w 2004 roku. Termin spłaty ustalono do dnia 31 października 2005 roku. Przed podpisaniem umowy, Rada Gminy w Rzeczycy nie podjęła uchwały o zaciągnięciu kredytu - na podstawie art.18 ust.2 pkt 9 lit. „c” ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r. Dz.U. nr 142, poz.1591 z późn. zm.). Zawierając powyższą umowę Wójt Gminy przekroczył zakres upoważnienia do zaciągania zobowiązań obciążających budżet Gminy Rzeczyca.
W zakresie dochodów z podatków i opłat
1. W 2003 roku na 27 zaewidencjonowanych podatników - osoby prawne, 9-ciu z nich złożyło deklaracje w zakresie podatku od nieruchomości po ustawowym terminie, tzn. po 15 stycznia danego roku. Natomiast, w 2004 roku na 28 podatników, 8 podatników złożyło deklaracje z przekroczeniem ustawowego terminu. Termin składania przez osoby prawne deklaracji określony został w art.6 ust.9 pkt 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 9, poz.84 z późń. zm.).
2. Podatnik oznaczony numerem 1000027 wykazał w złożonej deklaracji dotyczącej podatku od nieruchomości budynki związane z działalnością gospodarczą o powierzchni 10 m2, nie wykazując jednocześnie gruntów. Powyższa nieprawidłowość była konsekwencją zapisów znajdujących się w umowie dzierżawy nr 2222-11/2001 z dnia 19 stycznia 2001 roku zawartej pomiędzy Gminą Rzeczyca a podatnikiem, której przedmiotem była dzierżawa części działki nr 93 o powierzchni 300 m2. W § 4 umowy wskazano, że dzierżawca zobowiązany będzie do zapłaty czynszu dzierżawnego w wysokości 1.800 zł kwartalnie (kwota waloryzowana corocznie). Natomiast, Gmina zobowiązała się do zapłaty podatków obciążających grunt. Wobec powyższych ustaleń należy podkreślić, że obowiązek podatkowy w zakresie podatku od nieruchomości określają przepisy rangi ustawowej, niedopuszczalne jest umowne modyfikowanie wprowadzonych ustawą zasad. Umowa taka nie będzie wywierała żadnych skutków w sferze prawa podatkowego. Zgodnie z art.3 ust.1 pkt 4 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych - podatnikami podatku od nieruchomości są, miedzy innymi, osoby fizyczne, osoby prawne, jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej będące posiadaczami nieruchomości lub ich części albo obiektów budowlanych lub ich części, stanowiących własność Skarbu Państwa lub jednostki samorządu terytorialnego, jeżeli posiadanie: wynika z umowy zawartej z właścicielem, Agencją Własności Rolnej Skarbu Państwa lub z innego tytułu prawnego, z wyjątkiem posiadania przez osoby fizyczne lokali mieszkalnych nie stanowiących odrębnych nieruchomości.
3. Podatnik oznaczony numerem 1000029 (kościelna osoba prawna) nie wykazał w deklaracji dotyczącej podatku od nieruchomości złożonej na 2003 rok budynków przeznaczonych na cele mieszkalne, natomiast w deklaracji na 2004 rok wykazał budynki o powierzchni 76m2, nie wykazując jednocześnie do opodatkowania gruntów pod wymienionymi budynkami. Na podstawie art.55 ust.4 i 5 ustawy z dnia 17 maja 1989 roku o stosunku Państwa do Kościoła Katolickiego w Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. nr 29, poz.154 z późn. zm.) w zw. z art.1b ustawy o podatkach i opłatach lokalnych – od opłat podatku od nieruchomości zwolnione są nieruchomości lub ich części, które stanowią własność kościelnych osób prawnych lub są przez nie używane na podstawie innego tytułu prawnego na cele niemieszkalne. W związku z powyższym, zwolnieniu podlegały nieruchomości, które z założenia służą prowadzeniu działalności kultowej. W badanym stanie faktycznym opodatkowaniu podlegały, zarówno w 2003 jak i w 2004 roku, budynki mieszkalne podatnika oraz związane z nimi grunty. Nieprawidłowość usunięto w trakcie trwania kontroli RIO w Łodzi. Podatnik złożył korekty deklaracji i opłacił podatek wraz z odsetkami.
4. Podatnik oznaczony numerem 1000014 złożył na 2003 i 2004 rok deklaracje podatkowe w zakresie podatku od nieruchomości, w których zadeklarował do opodatkowania budynki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą o powierzchni 433 m2 i 209 m2. Nie zadeklarował natomiast gruntów związanych z prowadzoną działalnością. Grunty będące w posiadaniu podatnika, o powierzchni 4.755 m2, wykazano w deklaracji w całości jako grunty pozostałe. W związku z powyższym należy wskazać, że od dnia 1 stycznia 2003 roku zgodnie z definicją legalną zawartą w art.1 ust.1 pkt 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych - grunty, budowle i budynki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej to grunty, budynki i budowle będące w posiadaniu przedsiębiorcy lub innego podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą, z wyjątkiem budynków mieszkalnych oraz gruntów związanych z tymi budynkami, a także gruntów pod jeziorami, gruntów zajętych na zbiorniki wodne retencyjne lub elektrowni wodnych, chyba, że przedmiot opodatkowania nie jest i nie może być wykorzystywany do prowadzenia tej działalności ze względów technicznych (wówczas podlega opodatkowaniu stawką jak dla gruntów, budynków pozostałych). Prawidłowość wykazania przedmiotów opodatkowania powinna zostać zweryfikowana przez organ podatkowy, który w razie stwierdzenia, że wysokość podatku została zadeklarowana w nieprawidłowej wysokości miałby obowiązek - po przeprowadzeniu postępowania podatkowego - określić wysokość zobowiązania podatkowego - na podstawie art.21 § 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (tekst jednolity z 2005 r., Dz. U. nr 6, poz. 80). Z analizy deklaracji podatkowej i złożonych wyjaśnień wynikało, że skoro podatnik wykazał części budynków związane z prowadzoną działalnością gospodarczą to jest prawdopodobne, że co najmniej grunty związane z tymi budynkami powinny podlegać opodatkowaniu według stawek najwyższych (np. kwestia dróg dojazdowych do obiektów). Jednocześnie, przedmiotem postępowania wyjaśniającego powinno być także zagadnienie prawidłowości zadeklarowania przez podatnika części powierzchni posiadanych budynków w kategorii budynków pozostałych (mając na względzie wskazaną powyżej definicję legalną).
5. W rozstrzygnięciu decyzji nr Fn.3114-II-04/03 z dnia 15 września 2003 roku w sprawie umorzenia zaległości podatkowej, nie podano jakiego okresu dotyczą objęte umorzeniem zaległości. Informacji takiej nie zawierał również wniosek podatnika.
6. W wyniku kontroli terminowości składania deklaracji na podatek rolny przez osoby prawne ustalono, że w 2003 roku na 7 podatników, 5 złożyło deklaracje po ustawowo wyznaczonym terminie (15 stycznia danego roku). W 2004 roku na 6 podatników, również 5 złożyło deklaracje nieterminowo. Terminy składania deklaracji podatkowych określone zostały w art.6a ust.8 pkt 1 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity z 1993 r., Dz. U. nr 94, poz.431 z późn. zm.). Naruszenie terminu składania deklaracji podatkowych stwierdzono także w odniesieniu do podatników podatku od środków transportowych.
7. Uchwały Rady Gminy oznaczone numerami III/12/2002 z dnia 9 grudnia 2002 roku i XII/96/03 z dnia 4 grudnia 2003 roku podjęte w sprawie dziennych stawek i sposobu poboru opłaty targowej, nie określały terminu płatności opłaty targowej, stosownie do wymogu wynikającego z art.19 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych.
8. Stwierdzono, że inkasentem opłaty targowej była osoba pełniąca jednocześnie obowiązki kasjera w Urzędzie Gminy i przyjmująca do kasy zebrane kwoty opłaty targowej.
9. Kontrola dokumentów dotyczących poboru opłaty targowej wykazała, między innymi, że dowody wpłaty nie zawierały daty ich wystawienia, co uniemożliwiało kontrolę terminowości rozliczenia zebranej kwoty w kasie Urzędu. Stwierdzono ponadto, że na dowodzie wpłaty brak było nazwiska i imienia wpłacającego opłatę targową.
10. Zaniechano poboru opłaty skarbowej od podań dotyczących rozłożenia zapłaty podatku na raty. We wskazanym zakresie jednostka zastosowała przepis ustawy z dnia 9 września 2000 roku o opłacie skarbowej (tekst jednolity z 2004 r., Dz. U. nr 253, poz. 2532 z późn. zm.) dotyczący zwolnienia z opłaty podań w sprawie odroczenia terminu zapłaty podatku. Działanie powyższe było sprzeczne z przepisami ustawy o opłacie skarbowej, zgodnie z którymi zwolnieniu z opłaty skarbowej podlegają podania o odroczenie terminu płatności podatków: rolnego, leśnego i od nieruchomości na okres do 6 miesięcy. Instytucja odroczenia terminu zapłaty podatku, wynikająca z art.48 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa nie jest tożsama z instytucją rozłożenia na raty należności podatkowych.
11. Kontrolujący stwierdzili nieprawidłowości w zakresie podejmowania działań windykacyjnych mających na celu wyegzekwowanie zaległości podatkowych, w szczególności:
- w odniesieniu do posiadającego zaległości w podatku od nieruchomości podatnika oznaczonego numerem 1000004 – kontrolowana jednostka podejmowała działania windykacyjne nieterminowo. Na zaległość dotyczącą okresu 2001 - 2003 wystawiono tytuły wykonawcze jednorazowo dopiero w dniu 19 marca 2004 roku, natomiast na zaległości za okres od stycznia do sierpnia 2004 roku, tytuły wykonawcze wystawiono w dniu 21 stycznia 2005 roku,
- w przypadku podatnika oznaczonego numerem 1000012, posiadającego zaległości z tytułu podatku od nieruchomości dotyczące lat 2001-2004 tytuły wykonawcze wystawione zostały dopiero w dniu 19 kwietnia 2004 roku,
- w stosunku do podatnika oznaczonego numerem 1000014, posiadającego zaległość z tytułu podatku od nieruchomości na dzień 31 grudnia 2003 roku w kwocie 87.119,20 zł oraz na dzień 31 grudnia 2004 roku w kwocie 95.271,20 zł (zaległości sięgały 1999 roku) jednostka wystawiła tytuły wykonawcze dopiero w dniu 6 lutego 2004 roku (15 sztuk tytułów wykonawczych),
- w stosunku do podatnika oznaczonego numerem 12, posiadającego zaległości z tytułu podatku od środków transportowych w odniesieniu do zaległości podatkowych powstałych w latach 2001-2003 tytuły wykonawcze wystawiono dopiero we wrześniu 2004 roku.
Nieterminowe podejmowanie działań windykacyjnych lub ich zaniechanie naruszało przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 110, poz.968 z późn. zm.) oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137, poz.1541 z późn. zm.).
Odpowiedzialność za stwierdzone nieprawidłowości ponosi Wójt Gminy, działający w charakterze organu podatkowego oraz inspektor ds. podatków.
W zakresie realizacji dochodów z majątku
1. Przy sprzedaży działek oznaczonych numerami 819/20 i 812/5 stwierdzono naruszenie postanowień art.38 ust.2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2004 r., Dz. U. nr 261, poz.2603 z późn. zm.), określających termin podania do publicznej wiadomości ogłoszenia o przetargu. W szczególności, ogłoszenie takie nie może nastąpić przed upływem terminu wyznaczonego na składanie wniosków przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości.
2. Stwierdzono dopuszczenie do udziału w przetargu na sprzedaż działki nr 819/20 osoby, która wpłaciła wadium po upływie terminu wyznaczonego w ogłoszeniu o przeprowadzeniu przetargu, co naruszało § 4 ust.1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 roku w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy (Dz. U. nr 9, poz.30 z późn. zm.). Analogiczną nieprawidłowość stwierdzono w odniesieniu do przetargu przeprowadzonego w dniu 30 września 2004 roku na sprzedaż działki nr 1307, co naruszało §4 ust.1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 roku w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. nr 207, poz.2108).
3. Kontrolujący ustalili, że w dniu 1 października 2003 roku Wójt Gminy podpisał umowę dzierżawy nieruchomości nr RIBK.2222/115/2003 nieruchomości. W § 4 pkt 4 umowy zamieszczono postanowienie dotyczące zwolnienia dzierżawcy z płacenia czynszu przez pierwsze dwa miesiące obowiązywania umowy, tzn. od dnia 1 października do dnia 30 listopada 2003 roku. Zgodnie z postanowieniami umowy dzierżawca nie zapłacił czynszu za ten okres. Stwierdzono, że do czasu podpisania powyższej umowy Rada Gminy nie podjęła uchwały na podstawie art.34a ustawy o finansach publicznych - w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu umarzania należności pieniężnych, do których nie stosuje się przepisów ustawy Ordynacja podatkowa. Obowiązująca, natomiast, uchwała Rady Gminy nr XVI/6/2000 z dnia 12 stycznia 2000 roku w sprawie określenia zasad nabycia, obciążenia nieruchomości gruntowych oraz ich wydzierżawiania lub najmu na okres dłuższy niż 3 lata, zmieniona uchwałą Rady Gminy nr IV/22/2002 z dnia 30 grudnia 2002 roku – nie zawierała postanowień upoważniających Wójta Gminy do udzielania okresowych zwolnień z płacenia czynszu dzierżawnego. Kwota czynszu za dwa miesiące wynosiła 2.583,34 zł.
W zakresie realizacji wydatków budżetowych
1. Niedostatecznie udokumentowano związek wydatku dotyczącego pobytu dzieci w Ośrodku Sportu i Rekreacji z realizacją gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych. Na fakturze odnoszącej się do powyższego wydatku nie odnotowano - jaka grupa dzieci przebywała w Ośrodku, z jakiej okazji oraz jaki to miało związek z realizacją ww. programu.
2. Kontrolujący ustalili, że ze środków przeznaczonych na profilaktykę i przeciwdziałanie alkoholizmowi wypłacano w każdym miesiącu pomoc pieniężną nazywaną „zasiłkiem celowym”. Wypłaty te nie miały podstaw prawnych (nie wskazano ich także w Gminnych Programach Profilaktyki i Przeciwdziałania Alkoholizmowi opracowanych na 2003 i 2004 rok). Udzielanie indywidualnej pomocy osobom lub rodzinom, poprzez wypłatę określonych świadczeń pieniężnych ze środków publicznych powinno być oparte o przepisy obowiązujących ustaw, przede wszystkim ustawy z dnia 12 marca 2004 roku o pomocy społecznej (Dz. U. nr 64, poz. 593 z późn. zm.).
Odpowiedzialność za powyższe nieprawidłowości ponosi kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej, której Rada Gminy zleciła realizację zadań wynikających z gminnego programu profilaktyki i przeciwdziałania alkoholizmowi.
3. W odniesieniu do decyzji oznaczonych numerami: 23/03 z dnia 19 września 2003 roku, 01/03 z dnia 12 grudnia 2003 roku, 9/03 z dnia 12 września 2003 roku oraz 20/04 z dnia 26 października 2004 roku dotyczących przyznania zasiłku okresowego z pomocy społecznej stwierdzono brak wniosków świadczeniobiorców. Brak wniosków uniemożliwiał kontrolującym sprawdzenie prawidłowości okresu, na jaki udzielano świadczeń (zob. art.38 ust.1 ustawy z dnia 29 listopada 1990 roku o pomocy społecznej - tekst jednolity z 1998 r., Dz. U. nr 64, poz. 414 z późn. zm. oraz art.102 ust. 1 ustawy z dnia 12 marca 2004 roku o pomocy społecznej).
4. W 2003 roku nie zachowano terminów przekazywania równowartości naliczonego odpisu na rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, określonych w art.6 ust.2 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity z 1996 r., Dz.U. nr 70, poz.335 z późń. zm.). Zgodnie z powołanym przepisem - do dnia 31 maja danego roku przekazuje się na rachunek bankowy funduszu kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisu, natomiast kontrolowana jednostka przekazała do dnia 31 maja 2003 roku kwotę odpisu w wysokości 4.130,00 zł, co stanowiło 32,7% równowartości całego odpisu na 2003 rok. Odpowiedzialność za terminowe przekazywanie środków na rachunek funduszu ponosi Wójt Gminy.
5. Dokonano nieprawidłowego naliczenia wysokości odpisu środków na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w 2003 roku. Kwota ustalona przez jednostkę wynosiła 12.627 zł, natomiast kwota ustalona zgodnie z art.5 ust.2 ustawy o zkładowym funduszu świadczeń socjalnych powinna wynosić 11.500 zł (liczba pracowników Urzędu Gminy w przeliczeniu na pełne eataty pomnożona przez wysokość przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej).
6. Pracownikowi odchodzącemu na emeryturę w 2003 roku wypłacono ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy w wymiarze 93 dni. Analiza dokumetacji wykazała, że niewykorzystany urlop dotyczył okresu od 2000 roku. Wskazać należy, że zgodnie z art.168 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku Kodeks pracy (tekst jednolity z 1998 r., Dz. U. nr 21, poz.94 z późn. zm.), urlopu wypoczynkowego za dany rok należy udzielić pracownikowi do końca kwartału następnego roku kalendarzowego. Pracownik przez cztery lata wykorzystał tylko 11 z przysługujących mu 104 dni urlopu. Nadzór nad terminowym wykorzystywaniem przysługujących pracownikom urlopów wypoczynkowych sprawować powinien Wójt Gminy (jako kierownik Urzędu).
W zakresie wydatków na realizację zadań powierzonych na podstawie umowy jednostkom spoza sektora finansów publicznych
W dniu 28 stycznia 2003 roku pomiędzy Gminą Rzeczyca reprezentowaną przez Wójta Gminy a Zarządem Powiatowym Związku Ochotniczych Straży Pożarnych w Tomaszowie Mazowieckim została zawarta umowa nr Or.2222-7/2003 w sprawie przekazania przez Gminę Zarządowi Powiatu ZOSP dotacji w wysokości 1.000 zł, z przeznaczeniem na realizację zadań z zakresu ochrony przeciwpożarowej (współudział w organizowaniu szkoleń i zawodów pożarniczych podnoszących wiedzę i sprawność strażaków, podnoszenie wiedzy pożarniczej poprzez organizację Turnieju Wiedzy Pożarniczej i turniejów plastycznych na temat ochrony przeciwpożarowej). Zgodnie z wyjaśnieniami Wójta Gminy dotację przekazano w oparciu o art.118 ustawy o finansach publicznych. W wyniku kontroli ustalono jednak, że Rada Gminy w Rzeczycy przed zawarciem ww. umowy nie podjęła uchwały w sprawie określenia trybu postępowania o udzielenie dotacji, sposobu jej rozliczenia oraz sposobu kontroli wykonania zleconego zadania, w wykonaniu upoważnienia zawartego w art.118 ust.3 powołanej ustawy. W związku z powyższym, brak było prawnej możliwości udzielania z budżetu dotacji na rzecz podmiotów nie zaliczonych do sektora finansów publicznych.
W zakresie realizacji inwestycji oraz stosowania ustawy o zamówieniach publicznych
1. W odniesieniu do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na wykonanie termoizolacji i modernizacji kotłowni w Publicznej Szkole Podstawowej w Sadykierzu stwierdzono, że zamawiający nie wykluczył z postępowania oferenta nr 5, mimo, że nie spełnił on warunków określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Oferent przedłożył zaświadczenia z ZUS i Urzędu Skarbowego wystawione w terminie wcześniejszym niż wskazany w specyfikacji. Ponadto, z informacji potwierdzonej przez bank nie wynikała wielkość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytowa. Zatem, oferent – nie przedłożywszy dokumentów potwierdzających spełnienie wymogów stawianych przez zamawiającego – powinien być wykluczony z postępowania na podstawie art.19 ust.1 pkt 7 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r. Dz. U. nr 72, poz. 664 z późn. zm.).
2. W umowie nr RIBK.2222/76/2003 zawartej w dniu 17 czerwca 2003 roku pomiędzy Gminą Rzeczyca a wykonawcą termoizolacji i modernizacji kotłowni w Publicznej Szkole Podstawowej w Sadykierzu (PI-B Krzesińcy spółka jawna) ustalono, że kwota stanowiąca zabezpieczenie należytego wykonania umowy zostanie wniesiona w formie gwarancji bankowej na kwotę 11.851 zł w dniu podpisania umowy, a pozostała część w wysokości 7.900 zł zostanie potrącona z faktur częściowych. Wskazany sposób wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy był niezgodny z przepisami rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 16 lipca 2002 roku w sprawie zabezpieczenia należytego wykonania umowy o zamówienie publiczne (Dz. U. nr 115, poz.1002). Rozporządzenie dopuszczało wnoszenie zabezpieczenia poprzez potrącanie kwot z wystawionych przez wykonawcę faktur częściowych w sytuacji, jeżeli cena ofertowa przekraczała 130.000 EURO, a okres realizacji zamówienia był dłuższy niż rok (§ 6 rozporządzenia).
W zakresie przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji
1. Kontrola dokumentów dotyczących przeprowadzenia w Urzędzie Gminy inwentaryzacji za 2003 rok wykazała brak pisemnych oświadczeń złożonych przez osoby materialnie odpowiedzialne o przekazaniu do komórki księgowej wszystkich dokumentów, dotyczących przychodu i rozchodu objętych spisem z natury składników majątkowych, które to oświadczenia zgodnie z § 8 ust.3 obowiązującej w jednostce instrukcji inwentaryzacyjnej powinny być złożone przed rozpoczęciem spisu z natury.
2. Spisu z natury dokonano na arkuszach, które nie były zarejestrowane jako druki ścisłego zarachowania, co naruszało § 6 pkt 5 instrukcji inwentaryzacyjnej.
3. Na arkuszach spisowych nie podano osób materialnie odpowiedzialnych za spisywane składniki majątkowe. W miejscu do tego wyznaczonym wpisano „pracownicy urzędu”, chociaż nie odnotowano faktu pisemnego przyjęcia przez pracowników wspólnej odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie, o którym mowa w art.125 ustawy Kodeks pracy.
4. Po zakończonym spisie z natury osoby materialnie odpowiedzialne nie złożyły oświadczeń o braku zastrzeżeń do przeprowadzonego spisu z natury w zakresie ilości i jakości zinwentaryzowanych składników, co było wymagane przez postanowienia instrukcji inwentaryzacyjnej.
Odpowiedzialność za opisane wyżej nieprawidłowości ponosi Wójt Gminy oraz Przewodniczący Komisji Inwentaryzacyjnej.
W zakresie ewidencji majątku
Wartość umorzenia środków trwałych za 2001 rok nie została ujęta w ewidencji na koncie 071 w 2001 roku, lecz dopiero w 2003 roku. Takie działanie było niezgodne z zasadami prowadzenia ewidencji na koncie 071, określonymi w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
Odpowiedzialność w powyższym zakresie ponosi Pani KRYSTYNA GRUDA, pełniąca obowiązki Skarbnika Gminy do dnia 8 września 2003 roku.
W zakresie dotacji przekazywanych na rzecz zakładu budżetowego
Rada Gminy w uchwałach budżetowych na lata 2003 i 2004 zaplanowała dotacje przedmiotowe dla Zakładu Usług Komunalnych w Rzeczycy. W wyniku kontroli ustalono, że środki dotacji uruchomiono, mimo nie podjęcia przez Radę Gminy uchwały w sprawie ustalenia stawek jednostkowych, według których powinny być skalkulowane przyznane kwoty dotacji o charakterze przedmiotowym, zgodnie z unormowaniami wynikającymi z art.117 ust.3 ustawy o finansach publicznych.
Odpowiedzialność za powyższe ponosi Wójt Gminy, zobowiązany w szczególności, do przygotowania stosownego projektu uchwały oraz osoby dokonujące dyspozycji w zakresie przekazywania środków dotacji, wymienione w protokole kontroli.
W zakresie funkcjonowania Zakładu Usług Komunalnych
1. Przyjęte w Zakładzie Usług Komunalnych w Rzeczycy procedury kontroli finansowej obejmowały wyłącznie operacje związane z dokonywaniem wydatków, co naruszało obowiązujące od dnia 1 stycznia 2002 roku przepisy zawarte w art.35a ust.1 ustawy o finansach publicznych. Stosownie do powołanego unormowania - kontrola finansowa w jednostkach sektora finansów publicznych dotyczy procesów związanych z pobieraniem, gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych, a także gospodarowaniem mieniem. Procedury kontroli w formie pisemnej, na podstawie art.35a ust.3 ww. ustawy, określa kierownik jednostki sektora finansów publicznych.
2. W zakresie realizacji przychodów z tytułu opłat za najem i dzierżawę stwierdzono, że w stosunku do osób zalegających z opłatami czynszu za wynajem lokali gminnych, poza wystawianiem upomnień, nie podejmowano żadnych innych działań mających na celu wyegzekwowanie należnej kwoty, np. w oparciu o przepisy art.11 ust.2 pkt 2 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 roku o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminnym i o zmianie Kodeksu cywilnego (tekst jednolity z 2005 r., Dz. U. nr 31, poz.266) oraz postanowienia umów najmu zawartych z najemcami lokali mieszkalnych i użytkowych.
3. Stwierdzono niepełne i niewystarczające działania mające na celu wyegzekwowanie zaległych za usługi dostawy wody. Nie korzystano, w szczególności, z możliwości wskazanych w zawartych z odbiorcami umowach oraz wynikających z postanowień Regulaminu dostarczania wody, zgodnie z którą - zaleganie z opłatami za dostarczanie wody powyżej dwóch okresów rozliczeniowych upoważniało Zakład do odstąpienia od umowy i zamknięcie przyłącza.
Odpowiedzialność za stwierdzone wyżej nieprawidłowości ponosi Dyrektor Zakładu.
Informując o powyższych nieprawidłowościach, proszę Pana Wójta o podjęcie działań zmierzających do ich wyeliminowania i zapobieżenia powstawaniu w przyszłości. W tym celu Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Zapewnić przestrzeganie ustalonych w jednostce mechanizmów kontroli finansowej.
2. Zapewnić przeprowadzenie kontroli w gminnych jednostkach organizacyjnych w zakresie wyznaczonym przez art.127 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych.
3. Wykazywać w sprawozdaniach budżetowych skutki finansowe udzielonych ulg, zwolnień, umorzeń i odroczeń zgodnie z postanowieniami § 3 ust.1 pkt 10 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 2 do rozporządzenia Ministra z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej. Dokonać korekty sprawozdań Rb-PDP i Rb-27S za 2003 rok oraz przekazać je do RIO w Łodzi.
4. Ewidencję księgową (syntetyczną i analityczną) konta 201 w sposób zapewniający wyodrębnienie kwot ewentualnych zobowiązań wymagalnych.
5. Prowadzić do konta 080 ewidencję analityczną wydatków inwestycyjnych ponoszonych na poszczególne zadania inwestycyjne, zgodnie z wymogami wynikającymi z przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
6. Przestrzegać wyłącznej właściwości Rady Gminy do zaciągania długoterminowych pożyczek i kredytów, zgodnie z art.18 ust.2 pkt 9 lit "c” ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym.
7. Egzekwować terminowe składanie deklaracji w zakresie podatku rolnego i podatku od nieruchomości (przez osoby prawne) oraz podatku od środków transportowych (przez osoby fizyczne).
8. Podjąć czynności mające na celu zweryfikowanie prawidłowości wykazania przedmiotów opodatkowania w deklaracjach podatkowych w zakresie podatku od nieruchomości złożonych przez podatnika nr 1000027 oraz podatnika nr 1000014, uwzględniając uwagi zawarte w pierwszej części wystąpienia pokontrolnego.
9. Podjąć działania mające na celu podjęcie przez Radę Gminy w Rzeczycy uchwały określającej terminy płatności opłaty targowej, zgodnie z obowiązkiem wynikającym z art.19 pkt 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych.
10. Rozważyć wprowadzenie rozwiązań zwiększających kontrolę w zakresie rozliczania pobranej przez inkasenta (jednocześnie kasjera) opłaty targowej.
11. Bieżąco i terminowo podejmować czynności zmierzające do wyegzekwowania zaległości podatkowych, w oparciu o przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
12. Ogłoszenia o przeprowadzaniu przetargu podawać do publicznej wiadomości po upływie terminu określonego w art.38.ust.2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami.
13. Przeprowadzając przetargi na zbycie nieruchomości przestrzegać postanowień dotyczących terminu wpłaty wadium przez osoby uczestniczące w przetargu, zgodnie z przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 roku w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości.
14. Ulg w zapłacie należności, do których nie stosuje się przepisów ustawy Ordynacja podatkowa udzielać w oparciu o zasady ustalone przez Radę Gminy w uchwale podjętej na podstawie art.34a ustawy o finansach publicznych.
15. Zaniechać wypłaty zasiłków celowych ze środków tzw. funduszu przeciwalkoholowego.
16. Dokumentować wydatki ponoszone ze środków pozyskanych za wydawane zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych w sposób pozwalający stwierdzić związek wydatku z realizacją gminnego programu rozwiązywania problemów alkoholowych.
17. Zasiłki okresowe z pomocy społecznej udzielać na wniosek osoby ubiegającej się o przyznanie świadczenia.
18. Naliczenia odpisu środków na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych dokonywać zgodnie z zasadami wskazanymi w art.5 ust.2 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
19. Kwotę naliczonego odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych odprowadzać na rachunek bankowy funduszu w terminach określonych w art.6 ust.2 ww. ustawy.
20. W zakresie zlecania do realizacji zadań własnych jednostki podmiotom nie zaliczonym do sektora finansów publicznych przestrzegać przepisów ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. nr 96, poz.873 z późn. zm.). Jeżeli zlecenie zadania dotyczy innych zadań publicznych niż określone w powołanej ustawie, przestrzegać postanowień uchwały Rady Gminy nr XX/137/04 z dnia 30 czerwca 2004 roku w sprawie trybu postępowania o udzielanie dotacji z budżetu Gminy Rzeczyca na cele publiczne związane z realizacją zadań Gminy podmiotom nie zaliczonym do sektora finansów publicznych i nie działającym w celu osiągnięcia zysku, sposobu jej rozliczenia oraz kontroli wykonania zleconego zadania będącego przedmiotem dotacji.
21. Udzielając zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz.177 z późn. zm.).
22. Inwentaryzację składników majątkowych Gminy przeprowadzać i rozliczać zgodnie z zasadami określonymi w instrukcji inwentaryzacyjnej.
23. Przestrzegać przepisów ustawy o finansach publicznych, określających zasady udzielania dotacji przedmiotowych z budżetu jednostki samorządu terytorialnego na rzecz zakładów budżetowych. Przekazywać dotacje przedmiotowe tylko w przypadku, gdy ich wysokość została skalkulowana w oparciu o stawki jednostkowe, określone przez organ stanowiący.
24. Zapewnić ustalenie przez Dyrektora Zakładu Usług Komunalnych procedur kontroli finansowej w zakresie wynikającym z art.35a ustawy o finansach publicznych.
25. Zwiększyć nadzór nad działalnością Zakładu Usług Komunalnych w zakresie egzekwowania należności z tytułu najmu i dzierżawy oraz usług dostawy wody.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art.9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Wójta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich nie wykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że stosownie do art.9 ust.4 ww. ustawy do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawa zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżeń w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
1. Przewodniczący Rady Gminy w Rzeczycy
2. Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy w Rzeczycy
3. aa
Wystąpienie pokontrolne podpisała dr Jadwiga Chwiałkowska – Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.
Łódź, dnia 9 czerwca 2005 roku
Pan
MAREK PAŁASZ
Wójt Gminy Rzeczyca
WK - 602/31/2005
Na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r. Dz.U. nr 55 poz.577 z późn. zm.) zawiadamiam, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminie Rzeczyca. Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości i uchybienia wynikały, przede wszystkim, z nieznajomości przepisów, ich wadliwej interpretacji, niedostatecznego nadzoru ze strony kierownictwa oraz niewystarczającego działania procedur kontroli finansowej, ustalonych przez kierownika jednostki. Wykazane uchybienia i nieprawidłowości dotyczyły, w szczególności:W zakresie funkcjonowania kontroli wewnętrznej
1. W protokołach kontroli, przeprowadzonych w latach 2003-2004 w jednostkach organizacyjnych Gminy, brak było informacji dotyczących opracowania i przestrzegania przez te jednostki procedur kontroli finansowej. Zgodnie z art.127 ust.3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz.148 z późn. zm.), organ wykonawczy jednostki samorządu terytorialnego zobowiązany był do kontroli przestrzegania przez podległe i nadzorowane przez siebie jednostki sektora finansów publicznych realizacji procedur kontrolnych, przy przyjęciu jako minimalnej próby 5 % wydatków. Przepis ten wyznacza minimalny zakres kontroli podejmowanych przez organ wykonawczy wobec jednostek organizacyjnych.
2. Stwierdzono przypadki nieprzestrzegania przyjętych procedur kontroli finansowej w związku z realizacją zadań z zakresu profilaktyki i przeciwdziałania alkoholizmowi, w zakresie gospodarki kasowej, a także przy realizacji inwestycji wykonania termoizolacji i modernizacji kotłowni w Publicznej Szkole Podstawowej w Sadykierzu oraz wykonania remontu placu przed Publiczną Szkołą Podstawową w Rzeczycy.
Odpowiedzialność za prawidłowe wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli finansowej ponosi Wójt Gminy, zgodnie z art.28a ust.1 i art.127 ustawy o finansach publicznych.
W zakresie rozrachunków i roszczeń
W wyniku kontroli ustalono, że dodatkowe wynagrodzenie roczne należne pracownikom Urzędu Gminy i szkół za 2003 rok zostało naliczone i ujęte w ewidencji księgowej w 2004 roku. Powyższe było sprzeczne z art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz. 694 z późn. zm.), zgodnie z którym - do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Zobowiązania wobec pracowników z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego – wypłaconego na podstawie ustawy z dnia 12 grudnia 1997 roku o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz.U. nr 160, poz.1080 z późn.zm.) należy ujmować w księgach rachunkowych roku za który przysługuje im ta należność. Dodatkowe wynagrodzenie roczne za rok 2004 zostało ujęte prawidłowo w ewidencji księgowej 2004 roku.
Odpowiedzialność za stwierdzone uchybienie ponosi Skarbnik Gminy Pani GRAŻYNA FRĄCZAK.
W zakresie ewidencji i sprawozdawczości
1. W sprawozdaniach Rb-27S i Rb-PDP sporządzonych na dzień na 31 grudnia 2003 roku nie wykazano skutków udzielonych podatnikom (osobom fizycznym) ulg i odroczeń w zakresie podatku od nieruchomości. Kwota skutków finansowych wynikająca z wydanych w 2003 roku decyzji wynosiła łącznie 11.826,44 zł (w tym skutki umorzeń zaległości podatkowych 2.956,30 zł). Powyższe naruszało § 3 ust.1 pkt 10 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. nr 24, poz.279 z późń. zm.). Zgodnie z przywołanym unormowaniem, w kolumnie „Skutki udzielonych przez gminę ulg, odroczeń, umorzeń...”, wykazane powinny być, między innymi, kwoty dotyczące skutków udzielonych przez gminę za okres sprawozdawczy: ulg, odroczeń, umorzeń, zwolnień w podatkach i opłatach, stanowiących dochód budżetu gminy (bez ulg i zwolnień ustawowych), wynikające z decyzji właściwych organów gminy, w zakresie zarówno bieżących, jak i zaległych należności. Wykazane kwoty powinny być zgodne z rejestrami przypisów i odpisów, z wyjątkiem decyzji o odroczeniu lub rozłożeniu płatności na raty.
2. Prowadzona za pomocą programu komputerowego ewidencja księgowa w zakresie konta 201 nie dawała możliwości wyodrębnienia zobowiązań wymagalnych. Zgodnie z art.8 ust.1 ustawy o rachunkowości - określając zasady (politykę) rachunkowości należy zapewnić wyodrębnienie w rachunkowości wszystkich zdarzeń istotnych do oceny sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki, przy zachowaniu zasady ostrożności. Ponadto, zgodnie z § 12 ust.1 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U nr 153, poz.1752) - zakładowy plan kont powinien zapewniać możliwość sporządzenia sprawozdań finansowych, sprawozdań budżetowych lub innych sprawozdań określonych w odrębnych przepisach.
3. W wyniku kontroli ewidencji wydatków inwestycyjnych ustalono, że do konta syntetycznego 080 nie prowadzono ewidencji analitycznej wydatków ponoszonych na poszczególne zadania inwestycyjne, co było wymagane przez przepisy rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. Zgodnie z powołanymi unormowaniami - ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 080 powinna zapewnić, co najmniej wyodrębnienie kosztów inwestycji według poszczególnych rodzajów efektów inwestycyjnych oraz skalkulowanie ceny nabycia lub kosztu wytworzenia poszczególnych obiektów środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Konto 080 może wykazywać saldo Wn, które oznacza koszty inwestycji niezakończonych.
Odpowiedzialność za powyższe nieprawidłowości ponosi Skarbnik Gminy Pani GRAŻYNA FRĄCZAK.
W zakresie zaciągania kredytów
Wójt Gminy Rzeczyca podpisał w dniu 29 grudnia 2004 roku z Powszechną Kasą Oszczędności Bank Polski S.A. Centrum Korporacyjne w Piotrkowie Trybunalskim umowę nr 126251346-310-11/1/I/20/2004 dotyczącą zaciągnięcia kredytu w wysokości 150.000 zł, przeznaczonego na sfinansowanie deficytu budżetowego w 2004 roku. Termin spłaty ustalono do dnia 31 października 2005 roku. Przed podpisaniem umowy, Rada Gminy w Rzeczycy nie podjęła uchwały o zaciągnięciu kredytu - na podstawie art.18 ust.2 pkt 9 lit. „c” ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r. Dz.U. nr 142, poz.1591 z późn. zm.). Zawierając powyższą umowę Wójt Gminy przekroczył zakres upoważnienia do zaciągania zobowiązań obciążających budżet Gminy Rzeczyca.
W zakresie dochodów z podatków i opłat
1. W 2003 roku na 27 zaewidencjonowanych podatników - osoby prawne, 9-ciu z nich złożyło deklaracje w zakresie podatku od nieruchomości po ustawowym terminie, tzn. po 15 stycznia danego roku. Natomiast, w 2004 roku na 28 podatników, 8 podatników złożyło deklaracje z przekroczeniem ustawowego terminu. Termin składania przez osoby prawne deklaracji określony został w art.6 ust.9 pkt 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 9, poz.84 z późń. zm.).
2. Podatnik oznaczony numerem 1000027 wykazał w złożonej deklaracji dotyczącej podatku od nieruchomości budynki związane z działalnością gospodarczą o powierzchni 10 m2, nie wykazując jednocześnie gruntów. Powyższa nieprawidłowość była konsekwencją zapisów znajdujących się w umowie dzierżawy nr 2222-11/2001 z dnia 19 stycznia 2001 roku zawartej pomiędzy Gminą Rzeczyca a podatnikiem, której przedmiotem była dzierżawa części działki nr 93 o powierzchni 300 m2. W § 4 umowy wskazano, że dzierżawca zobowiązany będzie do zapłaty czynszu dzierżawnego w wysokości 1.800 zł kwartalnie (kwota waloryzowana corocznie). Natomiast, Gmina zobowiązała się do zapłaty podatków obciążających grunt. Wobec powyższych ustaleń należy podkreślić, że obowiązek podatkowy w zakresie podatku od nieruchomości określają przepisy rangi ustawowej, niedopuszczalne jest umowne modyfikowanie wprowadzonych ustawą zasad. Umowa taka nie będzie wywierała żadnych skutków w sferze prawa podatkowego. Zgodnie z art.3 ust.1 pkt 4 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych - podatnikami podatku od nieruchomości są, miedzy innymi, osoby fizyczne, osoby prawne, jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej będące posiadaczami nieruchomości lub ich części albo obiektów budowlanych lub ich części, stanowiących własność Skarbu Państwa lub jednostki samorządu terytorialnego, jeżeli posiadanie: wynika z umowy zawartej z właścicielem, Agencją Własności Rolnej Skarbu Państwa lub z innego tytułu prawnego, z wyjątkiem posiadania przez osoby fizyczne lokali mieszkalnych nie stanowiących odrębnych nieruchomości.
3. Podatnik oznaczony numerem 1000029 (kościelna osoba prawna) nie wykazał w deklaracji dotyczącej podatku od nieruchomości złożonej na 2003 rok budynków przeznaczonych na cele mieszkalne, natomiast w deklaracji na 2004 rok wykazał budynki o powierzchni 76m2, nie wykazując jednocześnie do opodatkowania gruntów pod wymienionymi budynkami. Na podstawie art.55 ust.4 i 5 ustawy z dnia 17 maja 1989 roku o stosunku Państwa do Kościoła Katolickiego w Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. nr 29, poz.154 z późn. zm.) w zw. z art.1b ustawy o podatkach i opłatach lokalnych – od opłat podatku od nieruchomości zwolnione są nieruchomości lub ich części, które stanowią własność kościelnych osób prawnych lub są przez nie używane na podstawie innego tytułu prawnego na cele niemieszkalne. W związku z powyższym, zwolnieniu podlegały nieruchomości, które z założenia służą prowadzeniu działalności kultowej. W badanym stanie faktycznym opodatkowaniu podlegały, zarówno w 2003 jak i w 2004 roku, budynki mieszkalne podatnika oraz związane z nimi grunty. Nieprawidłowość usunięto w trakcie trwania kontroli RIO w Łodzi. Podatnik złożył korekty deklaracji i opłacił podatek wraz z odsetkami.
4. Podatnik oznaczony numerem 1000014 złożył na 2003 i 2004 rok deklaracje podatkowe w zakresie podatku od nieruchomości, w których zadeklarował do opodatkowania budynki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą o powierzchni 433 m2 i 209 m2. Nie zadeklarował natomiast gruntów związanych z prowadzoną działalnością. Grunty będące w posiadaniu podatnika, o powierzchni 4.755 m2, wykazano w deklaracji w całości jako grunty pozostałe. W związku z powyższym należy wskazać, że od dnia 1 stycznia 2003 roku zgodnie z definicją legalną zawartą w art.1 ust.1 pkt 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych - grunty, budowle i budynki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej to grunty, budynki i budowle będące w posiadaniu przedsiębiorcy lub innego podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą, z wyjątkiem budynków mieszkalnych oraz gruntów związanych z tymi budynkami, a także gruntów pod jeziorami, gruntów zajętych na zbiorniki wodne retencyjne lub elektrowni wodnych, chyba, że przedmiot opodatkowania nie jest i nie może być wykorzystywany do prowadzenia tej działalności ze względów technicznych (wówczas podlega opodatkowaniu stawką jak dla gruntów, budynków pozostałych). Prawidłowość wykazania przedmiotów opodatkowania powinna zostać zweryfikowana przez organ podatkowy, który w razie stwierdzenia, że wysokość podatku została zadeklarowana w nieprawidłowej wysokości miałby obowiązek - po przeprowadzeniu postępowania podatkowego - określić wysokość zobowiązania podatkowego - na podstawie art.21 § 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (tekst jednolity z 2005 r., Dz. U. nr 6, poz. 80). Z analizy deklaracji podatkowej i złożonych wyjaśnień wynikało, że skoro podatnik wykazał części budynków związane z prowadzoną działalnością gospodarczą to jest prawdopodobne, że co najmniej grunty związane z tymi budynkami powinny podlegać opodatkowaniu według stawek najwyższych (np. kwestia dróg dojazdowych do obiektów). Jednocześnie, przedmiotem postępowania wyjaśniającego powinno być także zagadnienie prawidłowości zadeklarowania przez podatnika części powierzchni posiadanych budynków w kategorii budynków pozostałych (mając na względzie wskazaną powyżej definicję legalną).
5. W rozstrzygnięciu decyzji nr Fn.3114-II-04/03 z dnia 15 września 2003 roku w sprawie umorzenia zaległości podatkowej, nie podano jakiego okresu dotyczą objęte umorzeniem zaległości. Informacji takiej nie zawierał również wniosek podatnika.
6. W wyniku kontroli terminowości składania deklaracji na podatek rolny przez osoby prawne ustalono, że w 2003 roku na 7 podatników, 5 złożyło deklaracje po ustawowo wyznaczonym terminie (15 stycznia danego roku). W 2004 roku na 6 podatników, również 5 złożyło deklaracje nieterminowo. Terminy składania deklaracji podatkowych określone zostały w art.6a ust.8 pkt 1 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity z 1993 r., Dz. U. nr 94, poz.431 z późn. zm.). Naruszenie terminu składania deklaracji podatkowych stwierdzono także w odniesieniu do podatników podatku od środków transportowych.
7. Uchwały Rady Gminy oznaczone numerami III/12/2002 z dnia 9 grudnia 2002 roku i XII/96/03 z dnia 4 grudnia 2003 roku podjęte w sprawie dziennych stawek i sposobu poboru opłaty targowej, nie określały terminu płatności opłaty targowej, stosownie do wymogu wynikającego z art.19 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych.
8. Stwierdzono, że inkasentem opłaty targowej była osoba pełniąca jednocześnie obowiązki kasjera w Urzędzie Gminy i przyjmująca do kasy zebrane kwoty opłaty targowej.
9. Kontrola dokumentów dotyczących poboru opłaty targowej wykazała, między innymi, że dowody wpłaty nie zawierały daty ich wystawienia, co uniemożliwiało kontrolę terminowości rozliczenia zebranej kwoty w kasie Urzędu. Stwierdzono ponadto, że na dowodzie wpłaty brak było nazwiska i imienia wpłacającego opłatę targową.
10. Zaniechano poboru opłaty skarbowej od podań dotyczących rozłożenia zapłaty podatku na raty. We wskazanym zakresie jednostka zastosowała przepis ustawy z dnia 9 września 2000 roku o opłacie skarbowej (tekst jednolity z 2004 r., Dz. U. nr 253, poz. 2532 z późn. zm.) dotyczący zwolnienia z opłaty podań w sprawie odroczenia terminu zapłaty podatku. Działanie powyższe było sprzeczne z przepisami ustawy o opłacie skarbowej, zgodnie z którymi zwolnieniu z opłaty skarbowej podlegają podania o odroczenie terminu płatności podatków: rolnego, leśnego i od nieruchomości na okres do 6 miesięcy. Instytucja odroczenia terminu zapłaty podatku, wynikająca z art.48 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa nie jest tożsama z instytucją rozłożenia na raty należności podatkowych.
11. Kontrolujący stwierdzili nieprawidłowości w zakresie podejmowania działań windykacyjnych mających na celu wyegzekwowanie zaległości podatkowych, w szczególności:
- w odniesieniu do posiadającego zaległości w podatku od nieruchomości podatnika oznaczonego numerem 1000004 – kontrolowana jednostka podejmowała działania windykacyjne nieterminowo. Na zaległość dotyczącą okresu 2001 - 2003 wystawiono tytuły wykonawcze jednorazowo dopiero w dniu 19 marca 2004 roku, natomiast na zaległości za okres od stycznia do sierpnia 2004 roku, tytuły wykonawcze wystawiono w dniu 21 stycznia 2005 roku,
- w przypadku podatnika oznaczonego numerem 1000012, posiadającego zaległości z tytułu podatku od nieruchomości dotyczące lat 2001-2004 tytuły wykonawcze wystawione zostały dopiero w dniu 19 kwietnia 2004 roku,
- w stosunku do podatnika oznaczonego numerem 1000014, posiadającego zaległość z tytułu podatku od nieruchomości na dzień 31 grudnia 2003 roku w kwocie 87.119,20 zł oraz na dzień 31 grudnia 2004 roku w kwocie 95.271,20 zł (zaległości sięgały 1999 roku) jednostka wystawiła tytuły wykonawcze dopiero w dniu 6 lutego 2004 roku (15 sztuk tytułów wykonawczych),
- w stosunku do podatnika oznaczonego numerem 12, posiadającego zaległości z tytułu podatku od środków transportowych w odniesieniu do zaległości podatkowych powstałych w latach 2001-2003 tytuły wykonawcze wystawiono dopiero we wrześniu 2004 roku.
Nieterminowe podejmowanie działań windykacyjnych lub ich zaniechanie naruszało przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 110, poz.968 z późn. zm.) oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137, poz.1541 z późn. zm.).
Odpowiedzialność za stwierdzone nieprawidłowości ponosi Wójt Gminy, działający w charakterze organu podatkowego oraz inspektor ds. podatków.
W zakresie realizacji dochodów z majątku
1. Przy sprzedaży działek oznaczonych numerami 819/20 i 812/5 stwierdzono naruszenie postanowień art.38 ust.2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2004 r., Dz. U. nr 261, poz.2603 z późn. zm.), określających termin podania do publicznej wiadomości ogłoszenia o przetargu. W szczególności, ogłoszenie takie nie może nastąpić przed upływem terminu wyznaczonego na składanie wniosków przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości.
2. Stwierdzono dopuszczenie do udziału w przetargu na sprzedaż działki nr 819/20 osoby, która wpłaciła wadium po upływie terminu wyznaczonego w ogłoszeniu o przeprowadzeniu przetargu, co naruszało § 4 ust.1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 roku w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy (Dz. U. nr 9, poz.30 z późn. zm.). Analogiczną nieprawidłowość stwierdzono w odniesieniu do przetargu przeprowadzonego w dniu 30 września 2004 roku na sprzedaż działki nr 1307, co naruszało §4 ust.1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 roku w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. nr 207, poz.2108).
3. Kontrolujący ustalili, że w dniu 1 października 2003 roku Wójt Gminy podpisał umowę dzierżawy nieruchomości nr RIBK.2222/115/2003 nieruchomości. W § 4 pkt 4 umowy zamieszczono postanowienie dotyczące zwolnienia dzierżawcy z płacenia czynszu przez pierwsze dwa miesiące obowiązywania umowy, tzn. od dnia 1 października do dnia 30 listopada 2003 roku. Zgodnie z postanowieniami umowy dzierżawca nie zapłacił czynszu za ten okres. Stwierdzono, że do czasu podpisania powyższej umowy Rada Gminy nie podjęła uchwały na podstawie art.34a ustawy o finansach publicznych - w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu umarzania należności pieniężnych, do których nie stosuje się przepisów ustawy Ordynacja podatkowa. Obowiązująca, natomiast, uchwała Rady Gminy nr XVI/6/2000 z dnia 12 stycznia 2000 roku w sprawie określenia zasad nabycia, obciążenia nieruchomości gruntowych oraz ich wydzierżawiania lub najmu na okres dłuższy niż 3 lata, zmieniona uchwałą Rady Gminy nr IV/22/2002 z dnia 30 grudnia 2002 roku – nie zawierała postanowień upoważniających Wójta Gminy do udzielania okresowych zwolnień z płacenia czynszu dzierżawnego. Kwota czynszu za dwa miesiące wynosiła 2.583,34 zł.
W zakresie realizacji wydatków budżetowych
1. Niedostatecznie udokumentowano związek wydatku dotyczącego pobytu dzieci w Ośrodku Sportu i Rekreacji z realizacją gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych. Na fakturze odnoszącej się do powyższego wydatku nie odnotowano - jaka grupa dzieci przebywała w Ośrodku, z jakiej okazji oraz jaki to miało związek z realizacją ww. programu.
2. Kontrolujący ustalili, że ze środków przeznaczonych na profilaktykę i przeciwdziałanie alkoholizmowi wypłacano w każdym miesiącu pomoc pieniężną nazywaną „zasiłkiem celowym”. Wypłaty te nie miały podstaw prawnych (nie wskazano ich także w Gminnych Programach Profilaktyki i Przeciwdziałania Alkoholizmowi opracowanych na 2003 i 2004 rok). Udzielanie indywidualnej pomocy osobom lub rodzinom, poprzez wypłatę określonych świadczeń pieniężnych ze środków publicznych powinno być oparte o przepisy obowiązujących ustaw, przede wszystkim ustawy z dnia 12 marca 2004 roku o pomocy społecznej (Dz. U. nr 64, poz. 593 z późn. zm.).
Odpowiedzialność za powyższe nieprawidłowości ponosi kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej, której Rada Gminy zleciła realizację zadań wynikających z gminnego programu profilaktyki i przeciwdziałania alkoholizmowi.
3. W odniesieniu do decyzji oznaczonych numerami: 23/03 z dnia 19 września 2003 roku, 01/03 z dnia 12 grudnia 2003 roku, 9/03 z dnia 12 września 2003 roku oraz 20/04 z dnia 26 października 2004 roku dotyczących przyznania zasiłku okresowego z pomocy społecznej stwierdzono brak wniosków świadczeniobiorców. Brak wniosków uniemożliwiał kontrolującym sprawdzenie prawidłowości okresu, na jaki udzielano świadczeń (zob. art.38 ust.1 ustawy z dnia 29 listopada 1990 roku o pomocy społecznej - tekst jednolity z 1998 r., Dz. U. nr 64, poz. 414 z późn. zm. oraz art.102 ust. 1 ustawy z dnia 12 marca 2004 roku o pomocy społecznej).
4. W 2003 roku nie zachowano terminów przekazywania równowartości naliczonego odpisu na rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, określonych w art.6 ust.2 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity z 1996 r., Dz.U. nr 70, poz.335 z późń. zm.). Zgodnie z powołanym przepisem - do dnia 31 maja danego roku przekazuje się na rachunek bankowy funduszu kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisu, natomiast kontrolowana jednostka przekazała do dnia 31 maja 2003 roku kwotę odpisu w wysokości 4.130,00 zł, co stanowiło 32,7% równowartości całego odpisu na 2003 rok. Odpowiedzialność za terminowe przekazywanie środków na rachunek funduszu ponosi Wójt Gminy.
5. Dokonano nieprawidłowego naliczenia wysokości odpisu środków na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w 2003 roku. Kwota ustalona przez jednostkę wynosiła 12.627 zł, natomiast kwota ustalona zgodnie z art.5 ust.2 ustawy o zkładowym funduszu świadczeń socjalnych powinna wynosić 11.500 zł (liczba pracowników Urzędu Gminy w przeliczeniu na pełne eataty pomnożona przez wysokość przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej).
6. Pracownikowi odchodzącemu na emeryturę w 2003 roku wypłacono ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy w wymiarze 93 dni. Analiza dokumetacji wykazała, że niewykorzystany urlop dotyczył okresu od 2000 roku. Wskazać należy, że zgodnie z art.168 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku Kodeks pracy (tekst jednolity z 1998 r., Dz. U. nr 21, poz.94 z późn. zm.), urlopu wypoczynkowego za dany rok należy udzielić pracownikowi do końca kwartału następnego roku kalendarzowego. Pracownik przez cztery lata wykorzystał tylko 11 z przysługujących mu 104 dni urlopu. Nadzór nad terminowym wykorzystywaniem przysługujących pracownikom urlopów wypoczynkowych sprawować powinien Wójt Gminy (jako kierownik Urzędu).
W zakresie wydatków na realizację zadań powierzonych na podstawie umowy jednostkom spoza sektora finansów publicznych
W dniu 28 stycznia 2003 roku pomiędzy Gminą Rzeczyca reprezentowaną przez Wójta Gminy a Zarządem Powiatowym Związku Ochotniczych Straży Pożarnych w Tomaszowie Mazowieckim została zawarta umowa nr Or.2222-7/2003 w sprawie przekazania przez Gminę Zarządowi Powiatu ZOSP dotacji w wysokości 1.000 zł, z przeznaczeniem na realizację zadań z zakresu ochrony przeciwpożarowej (współudział w organizowaniu szkoleń i zawodów pożarniczych podnoszących wiedzę i sprawność strażaków, podnoszenie wiedzy pożarniczej poprzez organizację Turnieju Wiedzy Pożarniczej i turniejów plastycznych na temat ochrony przeciwpożarowej). Zgodnie z wyjaśnieniami Wójta Gminy dotację przekazano w oparciu o art.118 ustawy o finansach publicznych. W wyniku kontroli ustalono jednak, że Rada Gminy w Rzeczycy przed zawarciem ww. umowy nie podjęła uchwały w sprawie określenia trybu postępowania o udzielenie dotacji, sposobu jej rozliczenia oraz sposobu kontroli wykonania zleconego zadania, w wykonaniu upoważnienia zawartego w art.118 ust.3 powołanej ustawy. W związku z powyższym, brak było prawnej możliwości udzielania z budżetu dotacji na rzecz podmiotów nie zaliczonych do sektora finansów publicznych.
W zakresie realizacji inwestycji oraz stosowania ustawy o zamówieniach publicznych
1. W odniesieniu do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na wykonanie termoizolacji i modernizacji kotłowni w Publicznej Szkole Podstawowej w Sadykierzu stwierdzono, że zamawiający nie wykluczył z postępowania oferenta nr 5, mimo, że nie spełnił on warunków określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Oferent przedłożył zaświadczenia z ZUS i Urzędu Skarbowego wystawione w terminie wcześniejszym niż wskazany w specyfikacji. Ponadto, z informacji potwierdzonej przez bank nie wynikała wielkość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytowa. Zatem, oferent – nie przedłożywszy dokumentów potwierdzających spełnienie wymogów stawianych przez zamawiającego – powinien być wykluczony z postępowania na podstawie art.19 ust.1 pkt 7 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r. Dz. U. nr 72, poz. 664 z późn. zm.).
2. W umowie nr RIBK.2222/76/2003 zawartej w dniu 17 czerwca 2003 roku pomiędzy Gminą Rzeczyca a wykonawcą termoizolacji i modernizacji kotłowni w Publicznej Szkole Podstawowej w Sadykierzu (PI-B Krzesińcy spółka jawna) ustalono, że kwota stanowiąca zabezpieczenie należytego wykonania umowy zostanie wniesiona w formie gwarancji bankowej na kwotę 11.851 zł w dniu podpisania umowy, a pozostała część w wysokości 7.900 zł zostanie potrącona z faktur częściowych. Wskazany sposób wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy był niezgodny z przepisami rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 16 lipca 2002 roku w sprawie zabezpieczenia należytego wykonania umowy o zamówienie publiczne (Dz. U. nr 115, poz.1002). Rozporządzenie dopuszczało wnoszenie zabezpieczenia poprzez potrącanie kwot z wystawionych przez wykonawcę faktur częściowych w sytuacji, jeżeli cena ofertowa przekraczała 130.000 EURO, a okres realizacji zamówienia był dłuższy niż rok (§ 6 rozporządzenia).
W zakresie przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji
1. Kontrola dokumentów dotyczących przeprowadzenia w Urzędzie Gminy inwentaryzacji za 2003 rok wykazała brak pisemnych oświadczeń złożonych przez osoby materialnie odpowiedzialne o przekazaniu do komórki księgowej wszystkich dokumentów, dotyczących przychodu i rozchodu objętych spisem z natury składników majątkowych, które to oświadczenia zgodnie z § 8 ust.3 obowiązującej w jednostce instrukcji inwentaryzacyjnej powinny być złożone przed rozpoczęciem spisu z natury.
2. Spisu z natury dokonano na arkuszach, które nie były zarejestrowane jako druki ścisłego zarachowania, co naruszało § 6 pkt 5 instrukcji inwentaryzacyjnej.
3. Na arkuszach spisowych nie podano osób materialnie odpowiedzialnych za spisywane składniki majątkowe. W miejscu do tego wyznaczonym wpisano „pracownicy urzędu”, chociaż nie odnotowano faktu pisemnego przyjęcia przez pracowników wspólnej odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie, o którym mowa w art.125 ustawy Kodeks pracy.
4. Po zakończonym spisie z natury osoby materialnie odpowiedzialne nie złożyły oświadczeń o braku zastrzeżeń do przeprowadzonego spisu z natury w zakresie ilości i jakości zinwentaryzowanych składników, co było wymagane przez postanowienia instrukcji inwentaryzacyjnej.
Odpowiedzialność za opisane wyżej nieprawidłowości ponosi Wójt Gminy oraz Przewodniczący Komisji Inwentaryzacyjnej.
W zakresie ewidencji majątku
Wartość umorzenia środków trwałych za 2001 rok nie została ujęta w ewidencji na koncie 071 w 2001 roku, lecz dopiero w 2003 roku. Takie działanie było niezgodne z zasadami prowadzenia ewidencji na koncie 071, określonymi w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
Odpowiedzialność w powyższym zakresie ponosi Pani KRYSTYNA GRUDA, pełniąca obowiązki Skarbnika Gminy do dnia 8 września 2003 roku.
W zakresie dotacji przekazywanych na rzecz zakładu budżetowego
Rada Gminy w uchwałach budżetowych na lata 2003 i 2004 zaplanowała dotacje przedmiotowe dla Zakładu Usług Komunalnych w Rzeczycy. W wyniku kontroli ustalono, że środki dotacji uruchomiono, mimo nie podjęcia przez Radę Gminy uchwały w sprawie ustalenia stawek jednostkowych, według których powinny być skalkulowane przyznane kwoty dotacji o charakterze przedmiotowym, zgodnie z unormowaniami wynikającymi z art.117 ust.3 ustawy o finansach publicznych.
Odpowiedzialność za powyższe ponosi Wójt Gminy, zobowiązany w szczególności, do przygotowania stosownego projektu uchwały oraz osoby dokonujące dyspozycji w zakresie przekazywania środków dotacji, wymienione w protokole kontroli.
W zakresie funkcjonowania Zakładu Usług Komunalnych
1. Przyjęte w Zakładzie Usług Komunalnych w Rzeczycy procedury kontroli finansowej obejmowały wyłącznie operacje związane z dokonywaniem wydatków, co naruszało obowiązujące od dnia 1 stycznia 2002 roku przepisy zawarte w art.35a ust.1 ustawy o finansach publicznych. Stosownie do powołanego unormowania - kontrola finansowa w jednostkach sektora finansów publicznych dotyczy procesów związanych z pobieraniem, gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych, a także gospodarowaniem mieniem. Procedury kontroli w formie pisemnej, na podstawie art.35a ust.3 ww. ustawy, określa kierownik jednostki sektora finansów publicznych.
2. W zakresie realizacji przychodów z tytułu opłat za najem i dzierżawę stwierdzono, że w stosunku do osób zalegających z opłatami czynszu za wynajem lokali gminnych, poza wystawianiem upomnień, nie podejmowano żadnych innych działań mających na celu wyegzekwowanie należnej kwoty, np. w oparciu o przepisy art.11 ust.2 pkt 2 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 roku o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminnym i o zmianie Kodeksu cywilnego (tekst jednolity z 2005 r., Dz. U. nr 31, poz.266) oraz postanowienia umów najmu zawartych z najemcami lokali mieszkalnych i użytkowych.
3. Stwierdzono niepełne i niewystarczające działania mające na celu wyegzekwowanie zaległych za usługi dostawy wody. Nie korzystano, w szczególności, z możliwości wskazanych w zawartych z odbiorcami umowach oraz wynikających z postanowień Regulaminu dostarczania wody, zgodnie z którą - zaleganie z opłatami za dostarczanie wody powyżej dwóch okresów rozliczeniowych upoważniało Zakład do odstąpienia od umowy i zamknięcie przyłącza.
Odpowiedzialność za stwierdzone wyżej nieprawidłowości ponosi Dyrektor Zakładu.
Informując o powyższych nieprawidłowościach, proszę Pana Wójta o podjęcie działań zmierzających do ich wyeliminowania i zapobieżenia powstawaniu w przyszłości. W tym celu Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Zapewnić przestrzeganie ustalonych w jednostce mechanizmów kontroli finansowej.
2. Zapewnić przeprowadzenie kontroli w gminnych jednostkach organizacyjnych w zakresie wyznaczonym przez art.127 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych.
3. Wykazywać w sprawozdaniach budżetowych skutki finansowe udzielonych ulg, zwolnień, umorzeń i odroczeń zgodnie z postanowieniami § 3 ust.1 pkt 10 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 2 do rozporządzenia Ministra z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej. Dokonać korekty sprawozdań Rb-PDP i Rb-27S za 2003 rok oraz przekazać je do RIO w Łodzi.
4. Ewidencję księgową (syntetyczną i analityczną) konta 201 w sposób zapewniający wyodrębnienie kwot ewentualnych zobowiązań wymagalnych.
5. Prowadzić do konta 080 ewidencję analityczną wydatków inwestycyjnych ponoszonych na poszczególne zadania inwestycyjne, zgodnie z wymogami wynikającymi z przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
6. Przestrzegać wyłącznej właściwości Rady Gminy do zaciągania długoterminowych pożyczek i kredytów, zgodnie z art.18 ust.2 pkt 9 lit "c” ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym.
7. Egzekwować terminowe składanie deklaracji w zakresie podatku rolnego i podatku od nieruchomości (przez osoby prawne) oraz podatku od środków transportowych (przez osoby fizyczne).
8. Podjąć czynności mające na celu zweryfikowanie prawidłowości wykazania przedmiotów opodatkowania w deklaracjach podatkowych w zakresie podatku od nieruchomości złożonych przez podatnika nr 1000027 oraz podatnika nr 1000014, uwzględniając uwagi zawarte w pierwszej części wystąpienia pokontrolnego.
9. Podjąć działania mające na celu podjęcie przez Radę Gminy w Rzeczycy uchwały określającej terminy płatności opłaty targowej, zgodnie z obowiązkiem wynikającym z art.19 pkt 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych.
10. Rozważyć wprowadzenie rozwiązań zwiększających kontrolę w zakresie rozliczania pobranej przez inkasenta (jednocześnie kasjera) opłaty targowej.
11. Bieżąco i terminowo podejmować czynności zmierzające do wyegzekwowania zaległości podatkowych, w oparciu o przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
12. Ogłoszenia o przeprowadzaniu przetargu podawać do publicznej wiadomości po upływie terminu określonego w art.38.ust.2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami.
13. Przeprowadzając przetargi na zbycie nieruchomości przestrzegać postanowień dotyczących terminu wpłaty wadium przez osoby uczestniczące w przetargu, zgodnie z przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 roku w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości.
14. Ulg w zapłacie należności, do których nie stosuje się przepisów ustawy Ordynacja podatkowa udzielać w oparciu o zasady ustalone przez Radę Gminy w uchwale podjętej na podstawie art.34a ustawy o finansach publicznych.
15. Zaniechać wypłaty zasiłków celowych ze środków tzw. funduszu przeciwalkoholowego.
16. Dokumentować wydatki ponoszone ze środków pozyskanych za wydawane zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych w sposób pozwalający stwierdzić związek wydatku z realizacją gminnego programu rozwiązywania problemów alkoholowych.
17. Zasiłki okresowe z pomocy społecznej udzielać na wniosek osoby ubiegającej się o przyznanie świadczenia.
18. Naliczenia odpisu środków na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych dokonywać zgodnie z zasadami wskazanymi w art.5 ust.2 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
19. Kwotę naliczonego odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych odprowadzać na rachunek bankowy funduszu w terminach określonych w art.6 ust.2 ww. ustawy.
20. W zakresie zlecania do realizacji zadań własnych jednostki podmiotom nie zaliczonym do sektora finansów publicznych przestrzegać przepisów ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. nr 96, poz.873 z późn. zm.). Jeżeli zlecenie zadania dotyczy innych zadań publicznych niż określone w powołanej ustawie, przestrzegać postanowień uchwały Rady Gminy nr XX/137/04 z dnia 30 czerwca 2004 roku w sprawie trybu postępowania o udzielanie dotacji z budżetu Gminy Rzeczyca na cele publiczne związane z realizacją zadań Gminy podmiotom nie zaliczonym do sektora finansów publicznych i nie działającym w celu osiągnięcia zysku, sposobu jej rozliczenia oraz kontroli wykonania zleconego zadania będącego przedmiotem dotacji.
21. Udzielając zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz.177 z późn. zm.).
22. Inwentaryzację składników majątkowych Gminy przeprowadzać i rozliczać zgodnie z zasadami określonymi w instrukcji inwentaryzacyjnej.
23. Przestrzegać przepisów ustawy o finansach publicznych, określających zasady udzielania dotacji przedmiotowych z budżetu jednostki samorządu terytorialnego na rzecz zakładów budżetowych. Przekazywać dotacje przedmiotowe tylko w przypadku, gdy ich wysokość została skalkulowana w oparciu o stawki jednostkowe, określone przez organ stanowiący.
24. Zapewnić ustalenie przez Dyrektora Zakładu Usług Komunalnych procedur kontroli finansowej w zakresie wynikającym z art.35a ustawy o finansach publicznych.
25. Zwiększyć nadzór nad działalnością Zakładu Usług Komunalnych w zakresie egzekwowania należności z tytułu najmu i dzierżawy oraz usług dostawy wody.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art.9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Wójta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich nie wykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że stosownie do art.9 ust.4 ww. ustawy do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawa zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżeń w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
1. Przewodniczący Rady Gminy w Rzeczycy
2. Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy w Rzeczycy
3. aa
Wystąpienie pokontrolne podpisała dr Jadwiga Chwiałkowska – Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.