M.-Gm. Działoszyn - Kontrola kompleksowa przeprowadzona przez RIO w Łodzi, zakończona w 2005 roku
XMLTreść
Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi do gminy miejsko-wiejskiej Działoszyn po zakończeniu kompleksowej kontroli w zakresie gospodarki finansowej i zamówień publicznych. Udostępniane na podstawie art.6 ust.1 pkt 4 lit "a" tiret drugi ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej.
Pan
KRZYSZTOF PIEKARZ
Burmistrz
Miasta i Gminy Działoszyn
Działając na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r. Dz.U. nr 55, poz.577 z późn.zm.) zawiadamiam, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Mieście i Gminie Działoszyn. Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości i uchybienia wynikały przede wszystkim z nieznajomości przepisów, ich wadliwej interpretacji, niedostatecznego nadzoru ze strony kierownictwa jednostki oraz braku stosownych procedur wewnętrznej kontroli finansowej. Wykazane uchybienia i nieprawidłowości dotyczyły w szczególności:W zakresie spraw organizacyjnych
1. Dokumentacja opisująca przyjęte zasady prowadzenia rachunkowości nie spełniała wszystkich wymogów wynikających z art.10 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r. Dz. U. nr 76, poz.694 z późn.zm.). W szczególności, brak było: określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych; metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego w zakresie, w jakim ustawa pozostawia jednostce prawo wyboru; wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań i funkcji w organizacji całości ksiąg oraz dokumentacji systemu przetwarzania danych przy użyciu komputera.
Odpowiedzialność za opracowanie i aktualizację dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości ponosi kierownik jednostki (art.10 ust.2 ustawy o rachunkowości).
2. W latach 2003–2004 Burmistrz Miasta i Gminy nie zarządził przeprowadzenia kontroli w Komunalnym Zakładzie Budżetowym w Działoszynie w zakresie przestrzegania przez wskazaną jednostkę realizacji przyjętych procedur wewnętrznej kontroli finansowej, który to obowiązek wynikał z art.127 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r. Dz.U. nr 15, poz.148 z późn.zm.).
3. W przypadku wielu dowodów księgowych stwierdzono brak sprawdzenia dowodu pod względem merytorycznym lub formalno-rachunkowym. Powyższe stanowiło naruszenie § 22 instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo-księgowych w Urzędzie Miasta i Gminy Działoszyn, wprowadzonej do stosowania zarządzeniem Burmistrza Miasta i Gminy nr 22 z dnia 10 kwietnia 2003 roku w sprawie przepisów wewnętrznych regulujących gospodarkę finansową miasta i gminy Działoszyn. Stosownie do postanowień wynikających z tej instrukcji, wszystkie dokumenty stanowiące podstawę księgowania powinny być poddane kontroli przed zrealizowaniem i zaksięgowaniem, między innymi powinny być sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym. Nie przestrzeganie wymogów powyższej instrukcji, dotyczących kontroli dowodów księgowych świadczyło, ponadto o nie przestrzeganiu w Urzędzie Miasta i Gminy Działoszyn procedur kontroli finansowej ustalonych przez Burmistrza Miasta i Gminy na podstawie art.35a ust.3 ustawy o finansach publicznych. Zapisy zawarte w instrukcji stanowiły, bowiem część uregulowań wewnętrznych tworzących procedury kontroli finansowej. Zgodnie z art.35a ust.2 pkt 1 ustawy o finansach publicznych, kontrola finansowa winna obejmować, między innymi, zapewnienie przestrzegania istniejących procedur kontroli.
W zakresie ewidencji księgowej i sprawozdawczości
1. Ewidencja analityczna prowadzona do konta 221 – należności z tytułu dochodów budżetowych, dla podatników podatku od środków transportowych od osób fizycznych nie spełniała wymogów określonych w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego. (Dz.U. nr 50, poz.511 z późn.zm.). Na kontach pomocniczych, na których winny być ewidencjonowane rozrachunki z podatnikami podatku, ujmowane były wyłącznie kwoty wpłat dokonanych przez podmioty do tego zobowiązane bądź organy egzekucyjne oraz daty tych wpłat. Natomiast, stosownie do postanowień § 16 ww. rozporządzenia - księgowań dotyczących rozrachunków z poszczególnymi podatnikami z tytułu należnych i wpłacanych przez nich podatków i opłat, dokonuje się na kontach pomocniczych prowadzonych do konta 221, na których (oprócz wpłat podatników) ujmuje się między innymi: przypisy i odpisy należności, zwrot nadpłaty, wygaśnięcie zobowiązania podatkowego przez przeniesienie własności rzeczy lub praw majątkowych, o którym mowa w art.66 § 1 pkt 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (tekst jednolity z 2005 r. Dz.U. nr 8, poz.60). Sposób prowadzenia kont pomocniczych dla podatników podatku od środków transportowych od osób fizycznych przez kontrolowaną jednostkę (w szczególności brak przypisów) powodował, że nie spełniała ona podstawowych zadań ewidencji analitycznej, tj. umożliwienia ustalenia stanu rozrachunków z poszczególnymi podatnikami (stanu zaległości, nadpłat).
2. Kontrolujący stwierdzili brak ujęcia w ewidencji księgowej jednostki w 2004 roku pięciu faktur na łączną kwotę 1.558.706,05 zł, dotyczących zadania inwestycyjnego budowy gimnazjum i hali sportowej w Działoszynie. Powyższe stanowiło naruszenie przepisów art.20 ust.1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którymi - do ksiąg rachunkowego okresu sprawozdawczego należało wprowadzić w postaci zapisu każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Jednocześnie, naruszono wymóg rzetelnego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Zgodnie z art.24 ust.2 ww. ustawy - księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeśli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Część ze wskazanej kwoty powinna być wykazana jako zobowiązanie wymagalne w sprawozdaniu RB-Z – sprawozdanie o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń jednostki samorządu terytorialnego za III kwartał 2004 roku (zobowiązanie wynikające faktury VAT 21/04/R z dnia 12 lipca 2004 roku na kwotę 141.160,78 zł, faktury VAT 23/04/R z dnia 12 lipca 2004 roku na kwotę 201.613,98 zł, faktury VAT 22/04/r z dnia 7 kwietnia 2004 roku na kwotę 258.775,59 zł) oraz w sprawozdaniu RB-Z za IV kwartał 2004 roku (zobowiązanie wynikające z faktury VAT 146/04 z dnia 6 grudnia 2004 roku na kwotę 10.882,14 zł). Ponadto, naruszono wymóg bieżącego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Stosownie do art.24 ust.5 pkt 1 ustawy o rachunkowości - księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone na bieżąco, jeżeli w szczególności pochodzące z nich informacje umożliwiają sporządzenie w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych.
Na podstawie art.4 ust.5 ustawy o rachunkowości, odpowiedzialność za naruszenie obowiązków w zakresie prawidłowego prowadzenia rachunkowości ponosi Burmistrz Miasta jako kierownik jednostki.
3. W sprawozdaniach Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego oraz w sprawozdaniach Rb-PDP z wykonania podstawowych dochodów podatkowych gminy, w latach 2003–2004, nieprawidłowo wykazywano kwoty dotyczące skutków finansowych udzielonych ulg, odroczeń, umorzeń i zwolnień podatkowych. Zarówno w 2003, jak i w 2004 roku, w wymienionych sprawozdaniach ujęto w skutkach udzielonych ulg, odroczeń itp. kwoty wszystkich odroczeń i rozłożeń na raty podatków, wynikające z wydanych przez organ podatkowy decyzji, niezależnie od tego czy skutki tych decyzji rozciągały się na następny rok (okres sprawozdawczy). Różnica wyniosła w 2003 roku - 254.749,80 zł (zawyżenie), a w 2004 roku - 60.395,00 zł (zawyżenie). Zgodnie z § 3 pkt 10 instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 2 do rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. nr 24, poz.279 z późn. zm.) - w kolumnie "Skutki udzielonych przez gminę ulg, odroczeń, umorzeń..." sprawozdania Rb-27-S z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego, wykazuje się kwoty dotyczące skutków udzielonych przez gminę lub miasto na prawach powiatu za okres sprawozdawczy: ulg, odroczeń, umorzeń, zwolnień w podatkach i opłatach, stanowiących dochód budżetu gminy (bez ulg i zwolnień ustawowych), a także skutki finansowe wynikające ze zwolnień i ulg w podatkach i opłatach wprowadzonych przepisami uchwał rad gmin lub miast na prawach powiatu, wydanymi na podstawie ustawowych upoważnień. Wykazywane w tej kolumnie skutki ulg powinny wynikać z decyzji właściwych organów gminy, w zakresie zarówno bieżących, jak i zaległych należności. Wykazane kwoty powinny być zgodne z rejestrami przypisów i odpisów, z wyjątkiem decyzji o odroczeniu lub rozłożeniu płatności na raty.
4. Prowadzona do konta 234 – pozostałe rozrachunki z pracownikami – ewidencja analityczna nie spełniała wymogów wynikających z przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U nr 153, poz.1752) – z uwagi na niemożność ustalenia na podstawie prowadzonych w niej zapisów, kogo dotyczyła kwota zobowiązania w wysokości 1.849,83 zł widniejąca zarówno na dzień 31 grudnia 2003 roku, jak i na dzień 31 grudnia 2004 roku na saldzie tego konta. Zgodnie z załącznikiem nr 2 do ww. rozporządzenia (część II, komentarz do konta 234) - ewidencja szczegółowa prowadzona do tego konta powinna zapewnić możliwość ustalenia stanu należności, roszczeń i zobowiązań z poszczególnymi pracownikami według tytułów rozrachunków.
5. W bilansach sporządzonych za 2003 oraz 2004 rok nieprawidłowo ujęte zostały salda kont rozrachunkowych 225, 229, 231, 234 (pozycje zobowiązania z tytułu wynagrodzeń oraz zobowiązania wobec budżetów). Ponadto, stwierdzono nieprawidłowe ujęcie na koncie 229 – pozostałe rozrachunki publicznoprawne kwoty 8.533,60 zł, będącej zobowiązaniem z tytułu podatku dochodowego od wynagrodzeń pracowników. Zgodnie z uregulowaniami zawartymi w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych ww. kwota winna zostać ujęta w księgach rachunkowych po stronie zobowiązań na koncie 225 – rozrachunki z budżetami.
6. W latach 2003-2004 kontrolowana jednostka nie naliczyła i nie ujęła w urządzeniach księgowych jako zobowiązań kwot dotyczących dodatkowych wynagrodzeń rocznych przysługujących pracownikom sfery budżetowej za dany rok (konto 231 - rozrachunki z tytułu wynagrodzeń). Powyższe stanowiło naruszenie art.6 ust.1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym w księgach rachunkowych jednostki winny być ujęte wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami, dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty oraz art.20 ust.1 ww. ustawy, stosownie do którego - do ksiąg rachunkowego okresu sprawozdawczego należało wprowadzić w postaci zapisu każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.
W zakresie gospodarki kasowej
1. W wielu przypadkach na dowodach księgowych stanowiących podstawę do wypłaty brak było daty odbioru gotówki. Powyższe stanowiło naruszenie art.21 ust.1 pkt 4 ustawy o rachunkowości, który nakazywał, aby dowód księgowy zawierał datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą także datę sporządzenia dowodu.
2. Objęte kontrolą raporty kasowe nie posiadały podpisu Skarbnika Gminy lub osoby przez niego upoważnionej pod klauzulą „sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym”, potwierdzającego dokonanie kontroli w tym zakresie. Obowiązek kontroli wewnętrznej operacji gospodarczych przez głównego księgowego wynikał z art.35 ust.1 ustawy o finansach publicznych.
W zakresie realizacji dochodów budżetowych
1. Stwierdzono przypadki złożenia deklaracji przez podatników podatku rolnego (osoby prawne) po ustawowo wyznaczonym terminie. Terminy składania deklaracji podatkowych przez osoby prawne w zakresie podatku rolnego określa art.6a ust.8 pkt 1 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity z 1993 r., Dz. U. nr 94, poz.431 z późn. zm.). Zgodnie z powołanym unormowaniem - deklaracje podatkowe powinny być złożone do dnia 15 stycznia każdego roku podatkowego, bądź w terminie 14 dni od dnia zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie obowiązku podatkowego.
2. Przedsiębiorstwo „Hektor” spółka z o.o. nie złożyło deklaracji podatkowej na podatek od nieruchomości za lata 2002, 2003 i 2004. Obowiązek składania deklaracji podatkowych nakłada art.6 ust.9 pkt 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2002 r. Dz.U. nr 9, poz.84 z późn. zm.).
3. Stwierdzono przypadek złożenia przez podatnika prowadzącego działalność gospodarczą deklaracji podatkowych za lata 2003-2004, w których posiadane grunty i budynki zostały wykazane w kategoriach pozostałe. W związku z powyższym należy wskazać, że od dnia 1 stycznia 2003 roku zgodnie z definicją legalną zawartą w art.1 ust.1 pkt 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych - grunty, budowle i budynki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej to grunty, budynki i budowle będące w posiadaniu przedsiębiorcy lub innego podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą, z wyjątkiem budynków mieszkalnych oraz gruntów związanych z tymi budynkami, a także gruntów pod jeziorami, gruntów zajętych na zbiorniki wodne retencyjne lub elektrowni wodnych, chyba, że przedmiot opodatkowania nie jest i nie może być wykorzystywany do prowadzenia tej działalności ze względów technicznych (wówczas podlega opodatkowaniu stawką jak dla gruntów, budynków pozostałych). Prawidłowość wykazania przedmiotów opodatkowania powinna zostać zweryfikowana przez organ podatkowy (wójta, burmistrza, prezydenta miasta) który w razie stwierdzenia, że wysokość podatku została zadeklarowana w nieprawidłowej wysokości miałby obowiązek - po przeprowadzeniu postępowania podatkowego - określić wysokość zobowiązania podatkowego - na podstawie art.21 § 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (tekst jednolity z 2005 r. Dz.U. nr 8, poz.60).
4. Stwierdzono obciążenie w 2003 roku konta podatnika przypisem w wysokości sprzecznej z deklaracją korygującą, złożoną przez podatnika podatku od środków transportowych w ciągu roku podatkowego (w dniu 30 grudnia 2003 roku). W związku z korektą konto podatnika winno zostać w tym dniu obciążone przypisem w wysokości 2.245,50 zł. Tymczasem, dokonano przypisu (zgodnie z prowadzonym rejestrem przypisów i odpisów) w wysokości 635,00 zł i zobowiązaniem w takiej kwocie obciążono z dniem 30 grudnia 2003 roku konto podatnika. W wyniku dokonania przypisu w nieprawidłowej wysokości 635,00 zł i obciążenia podatnika tą kwotą, saldo konta analitycznego prowadzonego dla podatnika wykazywało na koniec 2003 roku nadpłatę w wysokości 1.610,50 zł, która faktycznie nie wystąpiła. W wyniku zaliczenia jako nadpłaty z 2003 roku kwoty 1.610,50 zł (BO konta z dnia 1 stycznia 2004 roku), należny do zapłaty za 2004 rok podatek pomniejszono bezpodstawnie do kwoty 22.030,80 zł. Podatek w takiej wysokości został uiszczony w 2004 roku przez podatnika. W dniu 5 kwietnia 2005 roku (w trakcie trwania kontroli RIO w Łodzi) podatnik dokonał wpłaty kwoty 1.610,00 zł z tytułu podatku od środków transportowych za 2003 rok.
Za prowadzenie rejestru przypisów i odpisów w zakresie podatku od środków transportowych od osób prawnych odpowiedzialność ponosiła podinspektor Pani Wanda Szewczyk.
5. Stwierdzono kilka przypadków nie pobrania przez organ podatkowy odsetek z tytułu nieterminowych wpłat należności w zakresie podatku od środków transportowych. Łączna kwota nie pobranych odsetek wyniosła 110,90 zł.
6. Organ podatkowy nie pobrał opłaty skarbowej od kilku podań złożonych przez podatników, na podstawie których wydawano decyzje w sprawie ulg w zapłacie podatku od środków transportowych, czym naruszył postanowienia art.1 ust.1 pkt 1a ustawy z dnia 9 września 2000 roku o opłacie skarbowej (tekst jednolity z 2004 r. Dz.U. nr 253, poz.2532 z późn. zm.), zgodnie z którym opłacie skarbowej podlegają podania składane w sprawach z zakresu administracji publicznej.
7. Rada Miejska w Działoszynie nie określiła w uchwałach podjętych w sprawie wysokości dziennych stawek opłaty targowej (nr XVI/118/99 z dnia 30 listopada 1999 roku oraz nr XLV/386/2002 z dnia 4 lipca 2002 roku) – terminu płatności opłaty targowej. Kwestii tych nie uregulowano także w żadnej innej uchwale Rady Miejskiej. Na podstawie art.19 pkt 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych - rada gminy w drodze uchwały określa zasady ustalania i poboru oraz terminy płatności i wysokość stawek opłat określonych w ustawie (tj. opłaty targowej, miejscowej, administracyjnej). W przypadku zarządzenia poboru opłaty targowej w drodze inkasa, Rada Miejska winna ponadto wskazać w uchwale inkasentów.
8. W kilku przypadkach stwierdzono, że organ podatkowy umorzył w drodze decyzji odsetki z tytułu nieterminowego uiszczenia podatku, po wcześniejszych wpłatach dokonanych przez podatników w wysokości odpowiadającej należności głównej stanowiącej zaległość podatkową. Wpłaty te zostały zaliczone w całości na poczet należności głównej. Tym samym, w momencie wydawania przez organ podatkowy decyzji o umorzeniu odsetek za zwłokę, zobowiązania podatników - zgodnie z ewidencją podatkową - dotyczyły wyłącznie odsetek. Powyższe naruszało unormowania zawarte w art.55 § 2 ustawy Ordynacja podatkowa, zgodnie z którymi - jeżeli dokonana wpłata nie pokrywa kwoty zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę, wpłatę tę zalicza się proporcjonalnie na poczet kwoty zaległości podatkowej oraz kwoty odsetek za zwłokę w stosunku, w jakim w dniu wpłaty pozostaje kwota zaległości podatkowej do kwoty odsetek za zwłokę.
9. Stwierdzono wydanie przez organ podatkowy dwóch decyzji o umorzeniu odsetek z tytułu nieterminowej zapłaty należności podatkowych, mimo braku przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, mającego na celu ustalenie istnienia ustawowych przesłanek zastosowania ulgi w zapłacie podatku. Zgodnie z art.122 ustawy Ordynacja podatkowa, organ podatkowy powinien podjąć wszelkie niezbędne działania w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego i załatwienia sprawy. Stosownie do postanowień art.67 § 1 ww. ustawy, przesłankami umożliwiającymi podjęcie przez organ podatkowy decyzji w sprawie umorzenia odsetek od zaległości podatkowych winien być ważny interes podatnika lub interes publiczny.
10. W dwóch przypadkach stwierdzono pobranie podatku od środków transportowych według stawek podatku niezgodnych z postanowieniami uchwały Rady Miejskiej w Działoszynie nr II/13/2002 z dnia 4 grudnia 2002 roku oraz uchwały nr XII/90/03 z dnia 11 grudnia 2003 roku w sprawie określenia stawek podatku od środków transportowych:
- w przypadku samochodu ciężarowego o nr rej. EPJ C 644 w latach 2003-2004 zastosowano stawkę podatku w wysokości 750,00 zł. Natomiast z ww. uchwał Rady Miejskiej w Działoszynie wynikało, że należało zastosować następujące stawki podatku: w 2003 roku – 990,00 zł i w 2004 roku – 1.013,92 zł. Zatem, podatek zaniżono o kwotę 240,00 zł w 2003 roku oraz o kwotę 263,92 zł w 2004 roku,
- do przyczepy o nr rej. EPJ J695 w 2004 roku zastosowana została stawka podatku w wysokości 360,00 zł. Zgodnie z uchwałą Rady Miejskiej winna być zastosowana stawka podatku w wysokości 613,20 zł (podatek zaniżono o kwotę 253,20 zł).
Skutkiem powyższych nieprawidłowości była zapłata przez podatników podatku w kwocie niższej niż należna o 757,12 zł.
W dniu 5 kwietnia 2005 roku (w trakcie trwania kontroli RIO w Łodzi), podatnik dokonał dopłaty w kwocie 253,20 zł, tytułem podatku od środków transportowych wraz z odsetkami w kwocie 43,30 zł.
11. Kontrola ujawniła przypadki podejmowania czynności zmierzających do wyegzekwowania zaległych zobowiązań podatkowych z opóźnieniem, bądź zaniechania takich czynności. Powyższym postępowaniem naruszono przepisy zawarte w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz.U. nr 137, poz.1541 z późn. zm.). Unormowania zawarte w powołanym rozporządzeniu zobowiązywały wierzyciela do systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązania pieniężnego. W przypadku, gdy należność nie została zapłacona w terminie określonym w decyzji, albo wynikającym z przepisów prawa – wierzyciel winien wysłać do zobowiązanego upomnienie, z zagrożeniem wszczęcia egzekucji po upływie 7 dni od dnia doręczenia upomnienia. Po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu, wierzyciel winien niezwłocznie wystawić tytuł wykonawczy i przesłać do naczelnika właściwego urzędu skarbowego.
Odpowiedzialność za terminowe podejmowanie czynności windykacyjnych ponosi Wójt Gminy - działający w charakterze organu podatkowego.
12. Stwierdzono przypadek nie sporządzenia i nie podania do publicznej wiadomości wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży (działki nr nr 168/1, 168/2, 168/3), czym naruszono postanowienia art.35 ust.1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2004 r., Dz. U. nr 261, poz.2603 z późn. zm.). Zgodnie z powołanym przepisem - właściwy organ (wójt, burmistrz, prezydent) zobligowany jest do sporządzenia i podania do publicznej wiadomości wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, oddania w użytkowanie wieczyste, najem lub dzierżawę.
13. W kontrolowanej jednostce nie ustalono stawek za zajęcie pasa drogowego dla dróg, których zarządcą jest Gmina. Zgodnie z art.40 ust.8 ustawy z dnia 21 marca 1985 roku o drogach publicznych (tekst jednolity z 2004 r., Dz. U. nr 204, poz.2086 z póżn. zm.), organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego, w drodze uchwały ustala dla dróg, których zarządcą jest jednostka samorządu terytorialnego, wysokość stawek za zajęcie 1 m2 pasa drogowego.
W zakresie realizacji wydatków budżetowych
1. W 2003 roku dokonano wypłat nagród dla sołtysów na łączną kwotę 1.800,00 zł. W świetle obowiązujących przepisów prawa brak było podstaw do dokonania przedmiotowych wydatków. Stosownie do postanowień art.37b ust.1 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r. Dz. U. nr 142, poz. 1591 z późn. zm.), sołtys jako przewodniczący organu wykonawczego jednostki pomocniczej może otrzymywać diety oraz zwrot kosztów podróży na zasadach ustalonych przez radę gminy. Rada Miejska w Działoszynie, korzystając z upoważnienia zawartego w przywołanym wyżej przepisie, w uchwale nr XVII/141/96 z dnia 18 kwietnia 1996 roku ustaliła wysokość przysługujących przewodniczącym organów wykonawczych jednostek pomocniczych diet oraz przyznała zwrot kosztów podróży służbowych związanych z udziałem w posiedzeniach Rady Miejskiej.
2. Rada Miejska nie uchwaliła Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych na 2003 rok, przez co nie wykonała obowiązku wynikającego z art.41 ust.2 ustawy z dnia 26 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 147, poz.1231 z późn. zm.), który obligował radę gminy do corocznego uchwalania programu.
3. W kilku przypadkach stwierdzono, że zatwierdzenia poleceń wyjazdu służbowego dla Burmistrza dokonywał Sekretarz Miasta i Gminy. Powyższe stanowiło naruszenie postanowień § 2 i § 5 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 19 grudnia 2002 roku, w związku z art.4 ust.1 ustawy z dnia 22 marca 1990 roku o pracownikach samorządowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz.1593 z późn. zm.). Zgodnie z przepisami przedmiotowego rozporządzenia - miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży, termin oraz środek lokomocji określa pracodawca. Stosownie do art.4 ust.1 ustawy o pracownikach samorządowych - czynności z zakresu prawa pracy wobec burmistrza wykonuje organ stanowiący lub w zakresie ustalonym przez ten organ w odrębnej uchwale jego przewodniczący (zakres uprawnień przyznanych w tym względzie przewodniczącemu nie może obejmować prawa do ustalania wynagrodzenia burmistrza).
4. Stwierdzono przypadki klasyfikowania wydatków niezgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów (Dz.U. nr 68, poz.634 z późn.zm.). Obecnie klasyfikacja budżetowa unormowana jest w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 września 2004 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. nr 209, poz.2132 z późn. zm.).
5. Stwierdzono przypadki braku kontrasygnaty Skarbnika Miasta i Gminy na zawartych umowach, które powodowały powstanie zobowiązań pieniężnych, co stanowiło naruszenie art.46 ust.3 ustawy o samorządzie gminnym, zgodnie z którym - do skuteczności czynności prawnej mogącej spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych potrzebna jest kontrasygnata skarbnika gminy lub osoby przez niego upoważnionej.
6. Stwierdzono przypadek wypłaty zaliczki na rzecz Przewodniczącego Rady Miejskiej, tj. osobie nie będącej pracownikiem Urzędu Miasta i Gminy czy też innej jednostki organizacyjnej. Wypłacenie ww. zaliczki stanowiło naruszenie § 17 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 grudnia 2000 roku w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz szczegółowych zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu przez zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze jednostek budżetowych (Dz. U. nr 122, poz.1333 - obecnie nie obowiązujące). Zgodnie z przywołanym przepisem, zaliczki na wydatki do rozliczenia mogą być udzielane: (1) pracownikom – na koszty podróży i przeniesień służbowych oraz na pokrycie drobnych wydatków; (2) jednostkom organizacyjnym oraz osobom fizycznym wykonującym zadania finansowane z sum na zlecenie lub z akredytyw budżetowych – na koszty wykonywanych zadań; (3) w innych przypadkach określonych w odrębnych przepisach. Ustalono, że Przewodniczący otrzymał zaliczkę w kwocie 10.000 zł w dniu 21 listopada 2003 roku. Kwotę tę w całości zwrócił do kasy w dniu 5 grudnia 2003 roku.
7. Stwierdzono, że radny Pan Janusz Mordalski złożył Przewodniczącemu Rady Miejskiej oświadczenie majątkowe w dniu 29 października 2004 roku, tj. w sześć miesięcy po ustawowo określonym terminie. Nie złożenie oświadczenia majątkowego w terminie skutkuje, w świetle postanowień art.24k ust.1 pkt 1 ustawy o samorządzie gminnym, utratą diety do czasu złożenia tego oświadczenia. W okresie od dnia 1 maja 2004 roku do dnia 29 października 2004 roku dokonano nienależnych wypłat diet ww. radnemu na łączną kwotę 4.800,00 zł.
8. Kontrolujący stwierdzili, że do wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczenia dodatkowych wynagrodzeń rocznych za 2003 oraz za 2004 rok wliczone zostały wypłacone pracownikom Urzędu Miasta i Gminy jednorazowe nagrody przyznawane przez Burmistrza. Powyższe stanowiło naruszenie art.4 ust.1 ustawy z dnia 12 grudnia 1997 roku o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz.U. nr 160, poz.1080 z późn. zm.). W świetle powołanego przepisu podstawę do wyliczenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego stanowi wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy. W przepisach rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 roku w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2, poz.14 z późn. zm.) wskazano sposób obliczania ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, stosownie do którego z podstawy wynagrodzenia stanowiącego podstawę do obliczenia należności wyłącza się, między innymi, jednorazowe lub nieperiodyczne wypłaty za spełnienie określonego zadania, bądź określone osiągnięcie (§ 6 pkt 1 rozporządzenia), jak również nagrody z zakładowego funduszu nagród (§ 6 pkt 8). Wszystkie nagrody wypłacone pracownikom Urzędu miały charakter uznaniowy a ich wypłata nie była gwarantowana przez zawarte umowy o pracę. W związku z powyższym nagrody nie miały charakteru roszczeniowego. Trudno w odniesieniu do tych świadczeń przyjąć także, że przysługiwały one pracownikowi za okres krótszy lub dłuższy niż jeden miesiąc (§ 8 ust. 1 oraz § 16 ust. 1 ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 roku), bowiem oznaczałoby to, że stanowiły przedmiot obowiązku pracodawcy i prawa podmiotowego pracownika, co przeczyłoby ich uznaniowości. Oprócz tego należy zwrócić uwagę, że skoro tzw. nagroda uznaniowa nie jest świadczeniem obowiązkowym, to trudno o niej mówić, że jest wypłacana w stawce miesięcznej (zob. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 20 lipca 2000 roku, I PKN 17/00). Skutkiem powyższej nieprawidłowości była nadpłata dodatkowych rocznych wynagrodzeń na łączną kwotę 17.581,52 zł.
9. W przypadku 8 nagród jubileuszowych stwierdzono, że zostały one obliczone i wypłacone w nieprawidłowej wysokości. Błędna wysokość wypłaconych nagród była wynikiem uwzględnienia w podstawie obliczenia nagród jubileuszowych średniej wysokości wypłaconych pracownikom Urzędu nagród uznaniowych, w ciągu trzech miesięcy poprzedzających miesiąc, w którym dokonano wypłaty nagrody jubileuszowej. Stanowiło to naruszenie § 12 pkt 6 i 7 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz.U. nr 33, poz.263 z późn. zm.). W świetle ww. przepisów podstawę obliczenia nagrody jubileuszowej stanowi wynagrodzenie przysługujące pracownikowi w dniu nabycia prawa do nagrody, a jeżeli dla pracownika jest to korzystniejsze - wynagrodzenie przysługujące mu w dniu jej wypłaty. Wynagrodzenie, o którym mowa wyżej, oblicza się zgodnie z przepisami określonymi w § 14-17 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 roku w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop. Wskazane przepisy określają sposób ustalenia wynagrodzenia jako podstawy obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Jak wskazano powyżej do podstawy tej nie wlicza się, między innymi, jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania, bądź określone osiągnięcia, jak również nagród z zakładowego funduszu nagród.
10. Nieprawidłowości będące skutkiem uwzględnienia w podstawie do obliczenia świadczenia średniej wysokości wypłaconych pracownikom Urzędu Miasta i Gminy nagród uznaniowych w ciągu trzech miesięcy poprzedzających miesiąc, w którym dokonano wypłaty stwierdzono również w przypadku wypłaconych w 2004 roku ekwiwalentów za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Zgodnie z § 14 ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 roku w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop - ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy ustala się stosując zasady obowiązujące przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego. W § 6 rozporządzenia wskazano natomiast świadczenia, których nie uwzględnia się do obliczania wynagrodzenia za czas urlopu. Z podstawy wynagrodzenia wyłącza się, między innymi, jednorazowe lub nieperiodyczne wypłaty za spełnienie określonego zadania, bądź określone osiągnięcie (§ 6 pkt 1 rozporządzenia), jak również nagrody z zakładowego funduszu nagród (§ 6 pkt 8 rozporządzenia).
11. Skutkiem powyższych nieprawidłowości była nadpłata nagród jubileuszowych w łącznej wysokości 2.331,82 zł oraz nadpłata ekwiwalentów za niewykorzystany urlop wypoczynkowy w łącznej kwocie 127,35 zł.
12. Przy obliczaniu ekwiwalentów za niewykorzystany urlop wypoczynkowy wypłaconych w 2003 roku zastosowano współczynnik służący do ustalenia ekwiwalentu za 1 dzień urlopu, obliczony niezgodnie z zasadami określonymi w § 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 roku w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop.
13. Zlecenie zadania związanego z profilaktyką przeciwalkoholową oraz udzielenie dotacji w 2004 w wysokości 12.000 zł Klubowi Sportowemu „Warta”, jako podmiotowi nie zaliczonemu do sektora finansów publicznych, nastąpiło bez uprzedniego ogłoszenia o możliwości składania wniosków przez uprawnione podmioty na dofinansowanie zadań o charakterze publicznym mieszczących się w zakresie działania Gminy. Powyższym działaniem naruszono tryb postępowania o udzielenie dotacji określony w uchwale Rady Miejskiej nr IV/26/2003 z dnia 25 lutego 2003 roku w sprawie ustalenia trybu postępowania o udzielanie dotacji, sposobu jej rozliczenia oraz sposobu kontroli wykonywania zadania zleconego jednostkom nie zaliczanym do sektora finansów publicznych i nie działających w celu osiągnięcia zysku. Zgodnie z pkt 1 załącznika nr 1 do ww. uchwały „... wykaz zadań przewidzianych do zlecenia jednostkom podaje się do publicznej wiadomości poprzez wywieszenie tego wykazu na tablicy informacyjnej, co najmniej na 1 miesiąc przed terminem ustalonym na składanie ofert”. Ponadto, naruszono przepisy zawarte w art.92 pkt 5 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którymi - zlecanie zadań powinno następować w odniesieniu do podmiotów nie działających w celu osiągnięcia zysku, w trybie jawnego wyboru najkorzystniejszej oferty w rozumieniu ustawy o zamówieniach publicznych. Umowę w imieniu jednostki samorządu terytorialnego podpisał Burmistrz Miasta i Gminy (umowa z dnia 21 kwietnia 2004 roku).
14. Od dnia 1 stycznia 2004 roku problematykę zlecania przez jednostki samorządowe zadań publicznych na rzecz organizacji pozarządowych wraz z udzieleniem dotacji na finansowanie (dofinansowanie) tych zadań normuje ustawa z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. nr 96, poz.873 z późn. zm.). Zgodnie z art.13 ww. ustawy - organ administracji publicznej w celu zlecenia realizacji zadania publicznego ogłasza otwarty konkurs ofert co najmniej z trzydziestodniowym wyprzedzeniem. Ogłoszenie zamieszcza się, w zależności od rodzaju zadania, w dzienniku o zasięgu ogólnopolskim lub lokalnym oraz Biuletynie Informacji Publicznej, a także w siedzibie organu administracji publicznej w miejscu przeznaczonym na zamieszczanie ogłoszeń. Ogłoszenie może także nastąpić w inny sposób zapewniający dostęp podmiotów zainteresowanych do informacji, w szczególności poprzez wykorzystanie sieci teleinformatycznej.
15. W ofercie dotyczącej realizacji zadania publicznego z zakresu kultury fizycznej złożonej przez Klub Sportowy „Warta” w Działoszynie na 2004 rok brak było wszystkich elementów wymaganych przez postanowienia
ww. uchwały Rady Miejskiej nr IV/26/2003 z dnia 25 lutego 2003 roku. Zgodnie z treścią uchwały - oferta jednostki winna zawierać w szczególności: (a) szczegółowy opis zadania; (b) termin i sposób realizacji zadania; (c) kwotę dotacji; (d) przewidywany koszt realizacji zadania; (e) dokument określający formę prawną; (f) statut lub inny dokument określający zakres działania. Natomiast w ofercie złożonej przez ww. klub sportowy zawarto zapis, że podmiot zwraca się z prośbą „o uwzględnienie w budżecie na 2004 rok dotacji na działalność statutową klubu w wysokości 180.000 zł”. W ofercie wskazano jedynie w ogólnych zarysach zakres działalności klubu (uczestnictwo w rozgrywkach prowadzonych przez PZPN). Nie sporządzono jakiejkolwiek kalkulacji kosztów związanych z realizacją zadania ze środków budżetu Gminy Działoszyn. Nie dołączono także dokumentu określającego formę prawną działalności klubu, ani statutu (innego dokumentu) określającego zakres jego działania.
16. W 2004 roku Miasto i Gmina Działoszyn podpisało umowy, w których zobowiązało się do udzielenia dotacji podmiotom spoza sektora finansów publicznych w łącznej wysokości 183.000 zł. Były to umowy zawarte z Klubem Sportowym "Warta" (dwie umowy z dnia 2 stycznia 2004 roku i z dnia 21 kwietnia 2004 roku - łącznie na kwotę 152.000 zł), z Ludowym Klubem Sportowym w Raciszynie (umowa z dnia 9 sierpnia 2004 roku - kwota 7.000 zł), z Ludowym Klubem Sportowym w Bobrownikach (umowa z dnia 9 sierpnia 2004 roku - kwota 7.000 zł), z Ludowym Klubem Sportowym w Szczytach (umowa z dnia 9 sierpnia 2004 roku - kwota 7.000 zł), z Ludowym Klubem Sportowym w Trębaczewie (umowa z dnia 9 sierpnia 2004 roku - kwota 10.000 zł).
17. W uchwale nr XIV/203/2004 Rady Miejskiej w Działoszynie z dnia 19 lutego 2004 roku w sprawie uchwalenia budżetu Miasta i Gminy Działoszyn na 2004 rok w załączniku nr 1 uchwalono wydatki na dotacje w kwocie 140.000 zł (dział 926 – kultura fizyczna i sport, rozdział 92695 – pozostała działalność, § 2820 – dotacje celowe z budżetu na dofinansowanie zadań). W ciągu roku plan w dziale 926 rozdziale 92695 § 2820 nie uległ zmianie i na dzień 31 grudnia 2004 roku wynosił 140.000 zł. W pozostałych działach i rozdziałach klasyfikacji budżetowej nie zaplanowano w budżecie Miasta i Gminy Działoszyn wydatków z przeznaczeniem na dotacje dla podmiotów nie zaliczonych do sektora finansów publicznych (§ 2820, § 2830). Zawarcie ww. umów spowodowało, zatem przekroczenie zakresu upoważnienia do zaciągnięcia zobowiązań obciążających budżet.
Odpowiedzialność za powyższe ponosi Burmistrz Miasta i Gminy, który złożył oświadczenia woli przy zawarciu umów.
18. Na podstawie ewidencji księgowej oraz dowodów źródłowych kontrolujący stwierdzili, że wydatki wynikające z umowy zawartej w dniu 2 stycznia 2004 roku z Klubem Sportowym „Warta” w Działoszynie w sprawie udzielenia dotacji w wysokości 140.000,00 zł (wysokość dotacji po zmianie wynikającej z podpisanego aneksu), zrealizowane zostały ze środków zaplanowanych w dziale 926 rozdziale 92695 § 2820. Natomiast, w przypadku pozostałych umów zawartych w 2004 roku, których przedmiotem było udzielenie dotacji, klasyfikacja wydatków przedstawiała się następująco:
- umowa w sprawie udzielenia dotacji z budżetu zawarta z Klubem Sportowym „Warta” w dniu 21 kwietnia 2004 roku w wysokości 12.000 zł na zadania związane z realizacją programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych – wydatek w kwocie 7.000 zł poniesiony w dniu 30 lipca 2004 roku (przelew bankowy, poz.ks.5003/04) zaklasyfikowano w dziale 926, rozdziale 92695, § 2820. W dniu 29 października 2004 roku dokonano przeksięgowania ww. kwoty poleceniem księgowania (poz. ks. nr 2368/04) w wydatki zaplanowane w dziale 851 rozdziale 85154 § 4270 - zakup usług remontowych. Wydatek w kwocie 5.000 zł (przelew z dnia 19 listopada 2004 roku, poz.ks.2908/04) ujęto w dziale 851, rozdziale 85154 § 4210 - zakup materiałów i wyposażenia,
- umowy zawarte z: LKS Bobrowniki, Raciszyn, Trębaczew i Szczyty w sprawie udzielenia dotacji z budżetu w łącznej wysokości 31.000 zł – wydatki zrealizowane do dnia 30 września 2004 roku w kwocie 14.500,00 zł ujęto w dziale 926, rozdziale 92695, § 2820. W dniu 30 września 2004 roku dokonano przeksięgowania ww. kwoty poleceniem księgowania (poz. ks. nr 2153/04) do wydatków zaklasyfikowanych w dziale 926, rozdziale 92695 § 4300 - zakup usług pozostałych. Pozostałe wydatki w kwocie 16.500 zł ujmowane były w dziale 926, rozdziale 92695 § 4300.
19. Klasyfikowanie udzielonych dotacji (charakter wydatku jako dotacji jednoznacznie wynikał z zawartych umów) w paragrafach dotyczących zakupu usług, czy też materiałów stanowiło naruszenie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów. Okoliczność, że pierwotnie zastosowana klasyfikacja wydatków jako dotacji została zmieniona na klasyfikację dotyczącą zakupu usług, materiałów uzasadnia wniosek, że głównym powodem tej zmiany był zamiar nie wykazania w ewidencji i sprawozdawczości przekroczenia granic planowanych wydatków budżetowych w § 2820. Przy przyjęciu prawidłowej klasyfikacji wydatkowanych środków należy wskazać, że kontrolowana jednostka naruszyła art. 92 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, na mocy którego dokonywanie wydatków winno następować w granicach kwot określonych w planie finansowym, z uwzględnieniem prawidłowo dokonanych przeniesień.
Odpowiedzialność za wskazane nieprawidłowości ponoszą Burmistrz Miasta i Gminy oraz Skarbnik Miasta i Gminy.
20. W umowach z dnia 2 stycznia 2004 roku oraz z dnia 21 kwietnia 2004 roku zawartych przez Miasto i Gminę Działoszyn z Klubem Sportowym „Warta”, których przedmiotem było udzielenie dotacji na realizację zadań publicznych, nie opisano szczegółowo zadania, na które udzielono dotacji. Zgodnie z art. 71 ust.2 ustawy o finansach publicznych - umowa o udzielnie dotacji powinna zawierać szczegółowy opis zadania i termin jego wykonania; dotację celową należną jednostce wykonującej zadanie i tryb płatności; tryb kontroli wykonywania zadania oraz sposób rozliczenia udzielonej dotacji celowej i zasady zwrotu niewykorzystanej części dotacji . Wymóg wskazania zakresu rzeczowego zleconego zadania wynikał z postanowień uchwały Rady Miejskiej nr IV/26/2003 z dnia 25 lutego 2003 roku, na którą powołała się kontrolowana jednostka udzielając dotacji. Podkreślić należy ponadto, że szczegółowego opisu zadania, jak również kalkulacji kosztów jego realizacji nie zawierała oferta złożona przez Klub (patrz ustalenia powyżej). W konsekwencji, dotacja z budżetu jednostki nabierała cech dotacji podmiotowej. Potwierdza to fakt zawarcia w dniu 23 marca 2004 roku aneksu do umowy dotacji z dnia 2 stycznia 2004 roku, na mocy, którego zwiększono wysokość dotacji z kwoty 80.000 zł do kwoty 140.000 zł. Istotne zwiększenie kwoty dotacji nie zostało powiązane ze zmianą zakresu rzeczowego zleconych przedsięwzięć.
21. Kontrolujący stwierdzili, że Klub Sportowy „Warta”, który otrzymał w 2004 roku dotacje z budżetu Miasta i Gminy w łącznej wysokości 152.000 zł na realizację zadań publicznych na podstawie umów zawartych w dniach 2 stycznia 2004 roku i 21 kwietnia 2004 roku wykorzystał niezgodnie z przeznaczeniem środki w łącznej wysokości 3.742,50 zł. Z przedłożonych do kontroli rozliczeń oraz załączonych do nich dokumentów wynikało, że środki w ww. kwocie, uzyskane z dotacji przekazanych Klubowi przez Gminę, zostały przeznaczone na zapłatę podatku od nieruchomości na rzecz Miasta i Gminy Działoszyn. Zgodnie z postanowieniami umów dotyczących udzielenia dotacji - przekazane z budżetu środki mogły być wykorzystane wyłącznie na: zakup sprzętu sportowego, materiałów eksploatacyjnych oraz indywidualnego wyposażenia zawodników, organizację szkoleń, ubezpieczenie zawodników, wynagrodzenie sędziów i trenerów oraz pochodnych od wynagrodzeń, koszty transportu młodzieży na zawody sportowe, treningi i zgrupowania, opłaty rejestracyjne (§ 2 umów). Dotacja wykorzystana niezgodnie z przeznaczeniem, podlegają zwrotowi do budżetu wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, w terminie do dnia 28 lutego roku następującego po roku, w którym udzielono dotacji, stosownie do unormowań wynikających z art.129a w zw. z art.93 ust.1 ustawy o finansach publicznych. W przypadku nie dokonania zwrotu dotacji w terminie, o którym mowa powyżej właściwy organ (wójt, burmistrz, prezydent) winien wydać decyzję określającą kwotę przypadającą do zwrotu i termin, od którego nalicza się odsetki (art.93a ust.1 w zw. z art.129a ww. ustawy).
W zakresie udzielania zamówień publicznych
1. Zamawiający wprowadził do specyfikacji istotnych warunków zamówienia dotyczącej dostawy opału dla jednostek organizacyjnych Miasta i Gminy Działoszyn w 2005 roku jako warunek udziału w postępowaniu - prowadzenie przez wykonawcę działalności gospodarczej, od co najmniej 3 lat. Wprowadzenie ww. warunku do specyfikacji stanowiło naruszenie art.22 ust.2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz.177 z późn. zm.), zgodnie z którym zamawiający nie może określać warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia w sposób, który mógłby utrudnić uczciwą konkurencję. Art.22 ust.1 pkt 2 ww. ustawy wskazał jako jeden z warunków ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego posiadanie niezbędnej wiedzy i doświadczenia. Na podstawie § 1 ust.2 pkt 5 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 7 kwietnia 2004 roku w sprawie rodzajów dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (Dz. U. nr 71, poz.645) wydanego na podstawie art.26 ust.4 ustawy Prawo zamówień publicznych, zamawiający może zażądać od oferenta w celu potwierdzenia spełnienia tego wymogu wykazu wykonanych w okresie ostatnich trzech lat dostaw lub usług, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców oraz załączenia dokumentów potwierdzających, że dostawy lub usługi te zostały wykonane należycie. Z przytoczonych unormowań wynika jednoznacznie, że sam okres prowadzenia działalności gospodarczej nie może być uznany za miernik służący do oceny posiadania przez wykonawcę doświadczenia zawodowego.
2. W przypadku oferty nr 1 złożonej przez firmę Handel Opałem „DOM PAL 1” TRANSPORT TOWAROWY TOWARÓW RÓŻNYCH Marzena Dederko z Działoszyna w postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego na dostawę opału dla jednostek organizacyjnych Miasta i Gminy Działoszyn na 2005 rok dokumenty przedłożone przez oferenta dotyczące regulowania zobowiązań podatkowych oraz składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne nie odpowiadały wymogom wynikającym z rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 7 kwietnia 2004 roku w sprawie rodzajów dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy. Oferent przedłożył kserokopie zaświadczeń z Urzędu Skarbowego oraz z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych nie potwierdzone za zgodność z oryginałem. Zgodnie z § 1 ust.1ww. rozporządzenia - w celu potwierdzenia, że wykonawca posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności oraz nie podlega wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 24 ustawy, zamawiający może żądać odpowiednich dokumentów (wyspecyfikowanych w przepisach rozporządzenia) w formie oryginału lub kserokopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę.
Ponadto, na podstawie oględzin wskazanych kserokopii zaświadczeń, kontrolujący stwierdzili, że istnieje możliwość, iż treść oryginałów dokumentów, których kserokopie załączono do oferty została przerobiona. W powyższym zakresie RIO w Łodzi podjęła dalsze czynności wyjaśniające, od których rezultatów uzależnione będą kolejne działania w przedmiotowej sprawie.
W zakresie inwentaryzacji
1. Stwierdzono, że zespoły spisowe powołane przez Burmistrza Miasta i Gminy Działoszyn do przeprowadzenia inwentaryzacji nie sporządziły sprawozdań z przebiegu spisu z natury. Powyższe stanowiło naruszenie § 15 pkt 6 instrukcji w sprawie gospodarki majątkiem trwałym, inwentaryzacji majątku i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie w Gminie Działoszyn, stanowiącej załącznik nr 2 do zarządzenia Burmistrza nr 22 z dnia 10 kwietnia 2003 roku, zgodnie z którym po zakończeniu spisu zespół spisowy sporządza zestawienie arkuszy spisowych i składa go przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej wraz ze sprawozdaniem z przebiegu spisu.
2. Na podstawie arkusza spisu z natury dotyczącego inwentaryzacji kasy kontrolujący stwierdzili, że w 2004 roku inwentaryzacją nie objęto gotówki wg stanu na koniec roku. Zespół spisowy podczas inwentaryzacji kasy dokonał spisu z natury jedynie przechowywanych w kasie znaków skarbowych. Zgodnie z art.26 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości, inwentaryzacja środków pieniężnych winna zostać przeprowadzona na ostatni dzień każdego roku obrotowego.
Przekazując informacje o powyższych nieprawidłowościach stwierdzonych w toku kontroli proszę Pana Burmistrza o podjęcie działań w celu ich usunięcia oraz zapobieżenia występowaniu w przyszłości. W tym celu Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przekazuje następujące wnioski pokontrolne:
1. Dostosować dokumentację opisującą przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości do wymogów wynikających z art.10 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości. Zgodnie z powołanym przepisem, jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczącą:
- określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawo-zdawczych,
- metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego,
- sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej: (a) zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej; (b) wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych; (c) opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji,
- systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.
2. Zapewnić dokonywanie kontroli przestrzegania przyjętych procedur kontroli finansowej w Komunalnym Zakładzie Budżetowym, zgodnie z postanowieniami wynikającymi z art.127 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych.
3. Przestrzegać ustalonych w jednostce procedur kontroli finansowej, w szczególności zapewnić sprawdzanie raportów kasowych pod względem formalno-rachunkowym oraz merytorycznym i potwierdzanie dokonania kontroli poprzez umieszczenie na raporcie podpisu osoby do tego upoważnionej, zgodnie z unormowaniami wewnętrznymi obowiązującymi w jednostce.
4. W zakresie udzielania zaliczek przestrzegać postanowień rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 stycznia 2005 roku w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu (Dz. U. nr 23, poz. 190).
5. Przestrzegać zasad rachunkowości określonych w art.6 ust.1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym - w księgach rachunkowych jednostki winny być ujęte wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami, dotyczące danego roku obrotowego oraz w art.20 ww. ustawy, zgodnie z którym - do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.
6. Zapewnić zgodne z unormowaniami zawartymi w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych oraz z postanowieniami zakładowego planu kont – prowadzenie ewidencji księgowej na kontach rozrachunkowych (w szczególności, konto 201) oraz prawidłowe i rzetelne wykazywanie w sporządzanych sprawozdaniach budżetowych danych o zobowiązaniach jednostki, w tym o zobowiązaniach wymagalnych.
7. Sprawozdania budżetowe Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego oraz Rb-PDP z wykonania podstawowych dochodów podatkowych gminy w zakresie kwot dotyczących skutków finansowych udzielonych przez gminę ulg, odroczeń, umorzeń i zwolnień sporządzać zgodnie z przepisami zawartymi w Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 2 do rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej. Dokonać korekty sprawozdań za 2003 i 2004 rok oraz przekazać je do RIO w Łodzi.
8. Zobowiązania z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego przysługującego pracownikom ujmować w ewidencji księgowej (konto 231) roku, w którym powstało roszczenie o jego zapłatę (roku, którego dotyczą).
9. Ewidencję analityczną do konta 221 w zakresie podatników podatku od środków transportowych prowadzić zgodnie z wymogami wynikającymi z przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego. Prowadzona ewidencja powinna umożliwić ustalenie stanu rozrachunków z poszczególnymi podatnikami (zaległości, nadpłaty).
10. Dokonywać w prowadzonej ewidencji przypisów zobowiązań podatkowych w wysokości zgodnej z danymi ujętymi w deklaracjach składanych przez podatników.
11. Egzekwować terminowe składanie deklaracji podatkowych przez podatników - osoby prawne w zakresie podatku rolnego i podatku od nieruchomości (art.274a § 1 ustawy Ordynacja podatkowa).
12. Podjąć czynności wyjaśniające w zakresie prawidłowości opodatkowania podatnika podatku od nieruchomości wskazanego w pierwszej części wystąpienia pokontrolnego (mając na względzie uwagi zawarte w pierwszej części wystąpienia). W razie stwierdzenia, że wymiar podatku dokonany został nieprawidłowo podjąć czynności mające na celu określenie zobowiązania podatkowego we właściwej wysokości.
13. Podjąć czynności zmierzające do wyegzekwowania należnych Gminie odsetek z tytułu nieterminowych wpłat należności podatkowych. W przypadku dokonania wpłat należności podatkowych po terminie płatności, egzekwować należne odsetki za zwłokę.
14. Pobierać opłatę skarbową od podań dotyczących odroczenia płatności, rozłożenia na raty podatku od środków transportowych. Zgodnie z przepisami ustawy z dnia 9 września 2000 roku o opłacie skarbowej - opłacie nie podlegają podania i załączniki do podań składane w sprawach umorzenia zaległości podatkowej, odroczenia terminu płatności podatku rolnego, leśnego i od nieruchomości – na okres do 6 miesięcy.
15. Podjąć czynności w celu podjęcia przez Radę Miejską uchwały określającej terminy płatności opłaty targowej, zgodnie z wymogiem wynikającym z art.19 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych.
16. Przestrzegać art.55 § 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym - jeżeli dokonana wpłata nie pokrywa kwoty zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę, wpłatę tę zalicza się proporcjonalnie na poczet kwoty zaległości podatkowej oraz kwoty odsetek za zwłokę w stosunku, w jakim, w dniu wpłaty, pozostaje kwota zaległości podatkowej do kwoty odsetek za zwłokę.
17. Decyzje w sprawach ulg w zapłacie podatku (np. umorzenia zaległości, odsetek) wydawać po dokładnym wyjaśnieniu stanu faktycznego sprawy, do czego zobowiązują organ podatkowy art.122 i art.187 ustawy Ordynacja podatkowa. W wyniku przeprowadzonego postępowania podatkowego należy ustalić czy istnieją ustawowo określone przesłanki warunkujące podjęcie danego rozstrzygnięcia.
18. Podjąć działania mające na celu wyegzekwowanie należnego Gminie podatku od środków transportowych od podatnika, który w latach 2003–2004 zastosował do opodatkowania pojazdu stawki podatku niższe niż określone przez Radę Miejską w Działoszynie.
19. Terminowo podejmować czynności windykacyjne wobec podatników zalegających z zapłatą podatków, w oparciu o przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 110, poz. 968 z późn. zm.) oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
20. Sporządzać wykazy nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, zgodnie z art.35 ust.1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami.
21. Podjąć czynności mające na celu ustalenie przez Radę Miejską wysokości stawek opłaty za zajęcie pasa drogowego dla dróg, których zarządcą jest Miasto i Gmina Działoszyn, na podstawie art.40 ust.8 ustawy z dnia 21 marca 1985 roku o drogach publicznych.
22. Zaniechać dokonywania wypłat nagród z budżetu Miasta i Gminy dla sołtysów.
23. Przestrzegać obowiązku corocznego uchwalania Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, stosownie do wymogu wynikającego z art.41 ust.2 ustawy z dnia 26 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi.
24. Przestrzegać art.60 ust.2 pkt 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym, zgodnie z którym - wójtowi gminy (burmistrzowi, prezydentowi miasta) przysługuje wyłączne prawo zaciągania zobowiązań mających pokrycie w ustalonych w uchwale budżetowej kwotach wydatków, w ramach upoważnień udzielonych przez radę gminy.
25. W toku wykonywania budżetu przestrzegać zasad gospodarki finansowej, określonych w art.92 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, który zobowiązuje do dokonywania wydatków w granicach kwot określonych w planie finansowym.
26. Zapewnić kontrasygnowanie przez Skarbnika Miasta i Gminy lub osobę przez niego upoważnioną czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, zgodnie z artr.46 ust.3 ustawy o samorządzie gminnym.
27. Uzyskiwane dochody oraz dokonywane wydatki ujmować w klasyfikacji budżetowej ustalonej przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 września 2004 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych.
28. Do podstawy ustalania wysokości należności z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego, nagrody jubileuszowej, ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy nie wliczać jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania, bądź określone osiągnięcie oraz nagród z zakładowego funduszu nagród.
29. W odniesieniu do zlecania zadań na rzecz organizacji pozarządowych przestrzegać przepisów ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.
30. Podjąć działania w celu wyegzekwowania od Klubu Sportowego „Warta” w Działoszynie zwrotu do budżetu Gminy wykorzystanej niezgodnie z przeznaczeniem części dotacji w wysokości 3.742,50 zł.
31. Podjąć działania mające na celu wyegzekwowanie od radnego Rady Miejskiej, wskazanego w pierwszej części wystąpienia, nienależnie wypłaconych diet w łącznej kwocie 4.800,00 zł.
32. Określając warunki udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego i sposób ich oceny przestrzegać przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych i aktów wykonawczych.
33. Przestrzegać postanowień instrukcji inwentaryzacyjnej przy przeprowadzaniu inwentaryzacji składników majątkowych.
34. Przeprowadzać inwentaryzację środków pieniężnych na ostatni dzień każdego roku obrotowego.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art.9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Burmistrza o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że stosownie do art.9 ust.4 ustawy do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenia składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędna wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
1. Przewodniczący Rady Miejskiej w Działoszynie
2. Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Miejskiej w Działoszynie
3. aa
Wystąpienie pokontrolne podpisał dr Ryszard Paweł Krawczyk – Prezes Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.
Łódź, dnia 17 czerwca 2005 roku
Pan
KRZYSZTOF PIEKARZ
Burmistrz
Miasta i Gminy Działoszyn
Działając na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r. Dz.U. nr 55, poz.577 z późn.zm.) zawiadamiam, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Mieście i Gminie Działoszyn. Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości i uchybienia wynikały przede wszystkim z nieznajomości przepisów, ich wadliwej interpretacji, niedostatecznego nadzoru ze strony kierownictwa jednostki oraz braku stosownych procedur wewnętrznej kontroli finansowej. Wykazane uchybienia i nieprawidłowości dotyczyły w szczególności:W zakresie spraw organizacyjnych
1. Dokumentacja opisująca przyjęte zasady prowadzenia rachunkowości nie spełniała wszystkich wymogów wynikających z art.10 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r. Dz. U. nr 76, poz.694 z późn.zm.). W szczególności, brak było: określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych; metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego w zakresie, w jakim ustawa pozostawia jednostce prawo wyboru; wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań i funkcji w organizacji całości ksiąg oraz dokumentacji systemu przetwarzania danych przy użyciu komputera.
Odpowiedzialność za opracowanie i aktualizację dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości ponosi kierownik jednostki (art.10 ust.2 ustawy o rachunkowości).
2. W latach 2003–2004 Burmistrz Miasta i Gminy nie zarządził przeprowadzenia kontroli w Komunalnym Zakładzie Budżetowym w Działoszynie w zakresie przestrzegania przez wskazaną jednostkę realizacji przyjętych procedur wewnętrznej kontroli finansowej, który to obowiązek wynikał z art.127 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r. Dz.U. nr 15, poz.148 z późn.zm.).
3. W przypadku wielu dowodów księgowych stwierdzono brak sprawdzenia dowodu pod względem merytorycznym lub formalno-rachunkowym. Powyższe stanowiło naruszenie § 22 instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo-księgowych w Urzędzie Miasta i Gminy Działoszyn, wprowadzonej do stosowania zarządzeniem Burmistrza Miasta i Gminy nr 22 z dnia 10 kwietnia 2003 roku w sprawie przepisów wewnętrznych regulujących gospodarkę finansową miasta i gminy Działoszyn. Stosownie do postanowień wynikających z tej instrukcji, wszystkie dokumenty stanowiące podstawę księgowania powinny być poddane kontroli przed zrealizowaniem i zaksięgowaniem, między innymi powinny być sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym. Nie przestrzeganie wymogów powyższej instrukcji, dotyczących kontroli dowodów księgowych świadczyło, ponadto o nie przestrzeganiu w Urzędzie Miasta i Gminy Działoszyn procedur kontroli finansowej ustalonych przez Burmistrza Miasta i Gminy na podstawie art.35a ust.3 ustawy o finansach publicznych. Zapisy zawarte w instrukcji stanowiły, bowiem część uregulowań wewnętrznych tworzących procedury kontroli finansowej. Zgodnie z art.35a ust.2 pkt 1 ustawy o finansach publicznych, kontrola finansowa winna obejmować, między innymi, zapewnienie przestrzegania istniejących procedur kontroli.
W zakresie ewidencji księgowej i sprawozdawczości
1. Ewidencja analityczna prowadzona do konta 221 – należności z tytułu dochodów budżetowych, dla podatników podatku od środków transportowych od osób fizycznych nie spełniała wymogów określonych w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego. (Dz.U. nr 50, poz.511 z późn.zm.). Na kontach pomocniczych, na których winny być ewidencjonowane rozrachunki z podatnikami podatku, ujmowane były wyłącznie kwoty wpłat dokonanych przez podmioty do tego zobowiązane bądź organy egzekucyjne oraz daty tych wpłat. Natomiast, stosownie do postanowień § 16 ww. rozporządzenia - księgowań dotyczących rozrachunków z poszczególnymi podatnikami z tytułu należnych i wpłacanych przez nich podatków i opłat, dokonuje się na kontach pomocniczych prowadzonych do konta 221, na których (oprócz wpłat podatników) ujmuje się między innymi: przypisy i odpisy należności, zwrot nadpłaty, wygaśnięcie zobowiązania podatkowego przez przeniesienie własności rzeczy lub praw majątkowych, o którym mowa w art.66 § 1 pkt 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (tekst jednolity z 2005 r. Dz.U. nr 8, poz.60). Sposób prowadzenia kont pomocniczych dla podatników podatku od środków transportowych od osób fizycznych przez kontrolowaną jednostkę (w szczególności brak przypisów) powodował, że nie spełniała ona podstawowych zadań ewidencji analitycznej, tj. umożliwienia ustalenia stanu rozrachunków z poszczególnymi podatnikami (stanu zaległości, nadpłat).
2. Kontrolujący stwierdzili brak ujęcia w ewidencji księgowej jednostki w 2004 roku pięciu faktur na łączną kwotę 1.558.706,05 zł, dotyczących zadania inwestycyjnego budowy gimnazjum i hali sportowej w Działoszynie. Powyższe stanowiło naruszenie przepisów art.20 ust.1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którymi - do ksiąg rachunkowego okresu sprawozdawczego należało wprowadzić w postaci zapisu każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Jednocześnie, naruszono wymóg rzetelnego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Zgodnie z art.24 ust.2 ww. ustawy - księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeśli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Część ze wskazanej kwoty powinna być wykazana jako zobowiązanie wymagalne w sprawozdaniu RB-Z – sprawozdanie o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń jednostki samorządu terytorialnego za III kwartał 2004 roku (zobowiązanie wynikające faktury VAT 21/04/R z dnia 12 lipca 2004 roku na kwotę 141.160,78 zł, faktury VAT 23/04/R z dnia 12 lipca 2004 roku na kwotę 201.613,98 zł, faktury VAT 22/04/r z dnia 7 kwietnia 2004 roku na kwotę 258.775,59 zł) oraz w sprawozdaniu RB-Z za IV kwartał 2004 roku (zobowiązanie wynikające z faktury VAT 146/04 z dnia 6 grudnia 2004 roku na kwotę 10.882,14 zł). Ponadto, naruszono wymóg bieżącego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Stosownie do art.24 ust.5 pkt 1 ustawy o rachunkowości - księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone na bieżąco, jeżeli w szczególności pochodzące z nich informacje umożliwiają sporządzenie w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych.
Na podstawie art.4 ust.5 ustawy o rachunkowości, odpowiedzialność za naruszenie obowiązków w zakresie prawidłowego prowadzenia rachunkowości ponosi Burmistrz Miasta jako kierownik jednostki.
3. W sprawozdaniach Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego oraz w sprawozdaniach Rb-PDP z wykonania podstawowych dochodów podatkowych gminy, w latach 2003–2004, nieprawidłowo wykazywano kwoty dotyczące skutków finansowych udzielonych ulg, odroczeń, umorzeń i zwolnień podatkowych. Zarówno w 2003, jak i w 2004 roku, w wymienionych sprawozdaniach ujęto w skutkach udzielonych ulg, odroczeń itp. kwoty wszystkich odroczeń i rozłożeń na raty podatków, wynikające z wydanych przez organ podatkowy decyzji, niezależnie od tego czy skutki tych decyzji rozciągały się na następny rok (okres sprawozdawczy). Różnica wyniosła w 2003 roku - 254.749,80 zł (zawyżenie), a w 2004 roku - 60.395,00 zł (zawyżenie). Zgodnie z § 3 pkt 10 instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 2 do rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. nr 24, poz.279 z późn. zm.) - w kolumnie "Skutki udzielonych przez gminę ulg, odroczeń, umorzeń..." sprawozdania Rb-27-S z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego, wykazuje się kwoty dotyczące skutków udzielonych przez gminę lub miasto na prawach powiatu za okres sprawozdawczy: ulg, odroczeń, umorzeń, zwolnień w podatkach i opłatach, stanowiących dochód budżetu gminy (bez ulg i zwolnień ustawowych), a także skutki finansowe wynikające ze zwolnień i ulg w podatkach i opłatach wprowadzonych przepisami uchwał rad gmin lub miast na prawach powiatu, wydanymi na podstawie ustawowych upoważnień. Wykazywane w tej kolumnie skutki ulg powinny wynikać z decyzji właściwych organów gminy, w zakresie zarówno bieżących, jak i zaległych należności. Wykazane kwoty powinny być zgodne z rejestrami przypisów i odpisów, z wyjątkiem decyzji o odroczeniu lub rozłożeniu płatności na raty.
4. Prowadzona do konta 234 – pozostałe rozrachunki z pracownikami – ewidencja analityczna nie spełniała wymogów wynikających z przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U nr 153, poz.1752) – z uwagi na niemożność ustalenia na podstawie prowadzonych w niej zapisów, kogo dotyczyła kwota zobowiązania w wysokości 1.849,83 zł widniejąca zarówno na dzień 31 grudnia 2003 roku, jak i na dzień 31 grudnia 2004 roku na saldzie tego konta. Zgodnie z załącznikiem nr 2 do ww. rozporządzenia (część II, komentarz do konta 234) - ewidencja szczegółowa prowadzona do tego konta powinna zapewnić możliwość ustalenia stanu należności, roszczeń i zobowiązań z poszczególnymi pracownikami według tytułów rozrachunków.
5. W bilansach sporządzonych za 2003 oraz 2004 rok nieprawidłowo ujęte zostały salda kont rozrachunkowych 225, 229, 231, 234 (pozycje zobowiązania z tytułu wynagrodzeń oraz zobowiązania wobec budżetów). Ponadto, stwierdzono nieprawidłowe ujęcie na koncie 229 – pozostałe rozrachunki publicznoprawne kwoty 8.533,60 zł, będącej zobowiązaniem z tytułu podatku dochodowego od wynagrodzeń pracowników. Zgodnie z uregulowaniami zawartymi w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych ww. kwota winna zostać ujęta w księgach rachunkowych po stronie zobowiązań na koncie 225 – rozrachunki z budżetami.
6. W latach 2003-2004 kontrolowana jednostka nie naliczyła i nie ujęła w urządzeniach księgowych jako zobowiązań kwot dotyczących dodatkowych wynagrodzeń rocznych przysługujących pracownikom sfery budżetowej za dany rok (konto 231 - rozrachunki z tytułu wynagrodzeń). Powyższe stanowiło naruszenie art.6 ust.1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym w księgach rachunkowych jednostki winny być ujęte wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami, dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty oraz art.20 ust.1 ww. ustawy, stosownie do którego - do ksiąg rachunkowego okresu sprawozdawczego należało wprowadzić w postaci zapisu każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.
W zakresie gospodarki kasowej
1. W wielu przypadkach na dowodach księgowych stanowiących podstawę do wypłaty brak było daty odbioru gotówki. Powyższe stanowiło naruszenie art.21 ust.1 pkt 4 ustawy o rachunkowości, który nakazywał, aby dowód księgowy zawierał datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą także datę sporządzenia dowodu.
2. Objęte kontrolą raporty kasowe nie posiadały podpisu Skarbnika Gminy lub osoby przez niego upoważnionej pod klauzulą „sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym”, potwierdzającego dokonanie kontroli w tym zakresie. Obowiązek kontroli wewnętrznej operacji gospodarczych przez głównego księgowego wynikał z art.35 ust.1 ustawy o finansach publicznych.
W zakresie realizacji dochodów budżetowych
1. Stwierdzono przypadki złożenia deklaracji przez podatników podatku rolnego (osoby prawne) po ustawowo wyznaczonym terminie. Terminy składania deklaracji podatkowych przez osoby prawne w zakresie podatku rolnego określa art.6a ust.8 pkt 1 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity z 1993 r., Dz. U. nr 94, poz.431 z późn. zm.). Zgodnie z powołanym unormowaniem - deklaracje podatkowe powinny być złożone do dnia 15 stycznia każdego roku podatkowego, bądź w terminie 14 dni od dnia zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie obowiązku podatkowego.
2. Przedsiębiorstwo „Hektor” spółka z o.o. nie złożyło deklaracji podatkowej na podatek od nieruchomości za lata 2002, 2003 i 2004. Obowiązek składania deklaracji podatkowych nakłada art.6 ust.9 pkt 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2002 r. Dz.U. nr 9, poz.84 z późn. zm.).
3. Stwierdzono przypadek złożenia przez podatnika prowadzącego działalność gospodarczą deklaracji podatkowych za lata 2003-2004, w których posiadane grunty i budynki zostały wykazane w kategoriach pozostałe. W związku z powyższym należy wskazać, że od dnia 1 stycznia 2003 roku zgodnie z definicją legalną zawartą w art.1 ust.1 pkt 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych - grunty, budowle i budynki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej to grunty, budynki i budowle będące w posiadaniu przedsiębiorcy lub innego podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą, z wyjątkiem budynków mieszkalnych oraz gruntów związanych z tymi budynkami, a także gruntów pod jeziorami, gruntów zajętych na zbiorniki wodne retencyjne lub elektrowni wodnych, chyba, że przedmiot opodatkowania nie jest i nie może być wykorzystywany do prowadzenia tej działalności ze względów technicznych (wówczas podlega opodatkowaniu stawką jak dla gruntów, budynków pozostałych). Prawidłowość wykazania przedmiotów opodatkowania powinna zostać zweryfikowana przez organ podatkowy (wójta, burmistrza, prezydenta miasta) który w razie stwierdzenia, że wysokość podatku została zadeklarowana w nieprawidłowej wysokości miałby obowiązek - po przeprowadzeniu postępowania podatkowego - określić wysokość zobowiązania podatkowego - na podstawie art.21 § 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (tekst jednolity z 2005 r. Dz.U. nr 8, poz.60).
4. Stwierdzono obciążenie w 2003 roku konta podatnika przypisem w wysokości sprzecznej z deklaracją korygującą, złożoną przez podatnika podatku od środków transportowych w ciągu roku podatkowego (w dniu 30 grudnia 2003 roku). W związku z korektą konto podatnika winno zostać w tym dniu obciążone przypisem w wysokości 2.245,50 zł. Tymczasem, dokonano przypisu (zgodnie z prowadzonym rejestrem przypisów i odpisów) w wysokości 635,00 zł i zobowiązaniem w takiej kwocie obciążono z dniem 30 grudnia 2003 roku konto podatnika. W wyniku dokonania przypisu w nieprawidłowej wysokości 635,00 zł i obciążenia podatnika tą kwotą, saldo konta analitycznego prowadzonego dla podatnika wykazywało na koniec 2003 roku nadpłatę w wysokości 1.610,50 zł, która faktycznie nie wystąpiła. W wyniku zaliczenia jako nadpłaty z 2003 roku kwoty 1.610,50 zł (BO konta z dnia 1 stycznia 2004 roku), należny do zapłaty za 2004 rok podatek pomniejszono bezpodstawnie do kwoty 22.030,80 zł. Podatek w takiej wysokości został uiszczony w 2004 roku przez podatnika. W dniu 5 kwietnia 2005 roku (w trakcie trwania kontroli RIO w Łodzi) podatnik dokonał wpłaty kwoty 1.610,00 zł z tytułu podatku od środków transportowych za 2003 rok.
Za prowadzenie rejestru przypisów i odpisów w zakresie podatku od środków transportowych od osób prawnych odpowiedzialność ponosiła podinspektor Pani Wanda Szewczyk.
5. Stwierdzono kilka przypadków nie pobrania przez organ podatkowy odsetek z tytułu nieterminowych wpłat należności w zakresie podatku od środków transportowych. Łączna kwota nie pobranych odsetek wyniosła 110,90 zł.
6. Organ podatkowy nie pobrał opłaty skarbowej od kilku podań złożonych przez podatników, na podstawie których wydawano decyzje w sprawie ulg w zapłacie podatku od środków transportowych, czym naruszył postanowienia art.1 ust.1 pkt 1a ustawy z dnia 9 września 2000 roku o opłacie skarbowej (tekst jednolity z 2004 r. Dz.U. nr 253, poz.2532 z późn. zm.), zgodnie z którym opłacie skarbowej podlegają podania składane w sprawach z zakresu administracji publicznej.
7. Rada Miejska w Działoszynie nie określiła w uchwałach podjętych w sprawie wysokości dziennych stawek opłaty targowej (nr XVI/118/99 z dnia 30 listopada 1999 roku oraz nr XLV/386/2002 z dnia 4 lipca 2002 roku) – terminu płatności opłaty targowej. Kwestii tych nie uregulowano także w żadnej innej uchwale Rady Miejskiej. Na podstawie art.19 pkt 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych - rada gminy w drodze uchwały określa zasady ustalania i poboru oraz terminy płatności i wysokość stawek opłat określonych w ustawie (tj. opłaty targowej, miejscowej, administracyjnej). W przypadku zarządzenia poboru opłaty targowej w drodze inkasa, Rada Miejska winna ponadto wskazać w uchwale inkasentów.
8. W kilku przypadkach stwierdzono, że organ podatkowy umorzył w drodze decyzji odsetki z tytułu nieterminowego uiszczenia podatku, po wcześniejszych wpłatach dokonanych przez podatników w wysokości odpowiadającej należności głównej stanowiącej zaległość podatkową. Wpłaty te zostały zaliczone w całości na poczet należności głównej. Tym samym, w momencie wydawania przez organ podatkowy decyzji o umorzeniu odsetek za zwłokę, zobowiązania podatników - zgodnie z ewidencją podatkową - dotyczyły wyłącznie odsetek. Powyższe naruszało unormowania zawarte w art.55 § 2 ustawy Ordynacja podatkowa, zgodnie z którymi - jeżeli dokonana wpłata nie pokrywa kwoty zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę, wpłatę tę zalicza się proporcjonalnie na poczet kwoty zaległości podatkowej oraz kwoty odsetek za zwłokę w stosunku, w jakim w dniu wpłaty pozostaje kwota zaległości podatkowej do kwoty odsetek za zwłokę.
9. Stwierdzono wydanie przez organ podatkowy dwóch decyzji o umorzeniu odsetek z tytułu nieterminowej zapłaty należności podatkowych, mimo braku przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, mającego na celu ustalenie istnienia ustawowych przesłanek zastosowania ulgi w zapłacie podatku. Zgodnie z art.122 ustawy Ordynacja podatkowa, organ podatkowy powinien podjąć wszelkie niezbędne działania w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego i załatwienia sprawy. Stosownie do postanowień art.67 § 1 ww. ustawy, przesłankami umożliwiającymi podjęcie przez organ podatkowy decyzji w sprawie umorzenia odsetek od zaległości podatkowych winien być ważny interes podatnika lub interes publiczny.
10. W dwóch przypadkach stwierdzono pobranie podatku od środków transportowych według stawek podatku niezgodnych z postanowieniami uchwały Rady Miejskiej w Działoszynie nr II/13/2002 z dnia 4 grudnia 2002 roku oraz uchwały nr XII/90/03 z dnia 11 grudnia 2003 roku w sprawie określenia stawek podatku od środków transportowych:
- w przypadku samochodu ciężarowego o nr rej. EPJ C 644 w latach 2003-2004 zastosowano stawkę podatku w wysokości 750,00 zł. Natomiast z ww. uchwał Rady Miejskiej w Działoszynie wynikało, że należało zastosować następujące stawki podatku: w 2003 roku – 990,00 zł i w 2004 roku – 1.013,92 zł. Zatem, podatek zaniżono o kwotę 240,00 zł w 2003 roku oraz o kwotę 263,92 zł w 2004 roku,
- do przyczepy o nr rej. EPJ J695 w 2004 roku zastosowana została stawka podatku w wysokości 360,00 zł. Zgodnie z uchwałą Rady Miejskiej winna być zastosowana stawka podatku w wysokości 613,20 zł (podatek zaniżono o kwotę 253,20 zł).
Skutkiem powyższych nieprawidłowości była zapłata przez podatników podatku w kwocie niższej niż należna o 757,12 zł.
W dniu 5 kwietnia 2005 roku (w trakcie trwania kontroli RIO w Łodzi), podatnik dokonał dopłaty w kwocie 253,20 zł, tytułem podatku od środków transportowych wraz z odsetkami w kwocie 43,30 zł.
11. Kontrola ujawniła przypadki podejmowania czynności zmierzających do wyegzekwowania zaległych zobowiązań podatkowych z opóźnieniem, bądź zaniechania takich czynności. Powyższym postępowaniem naruszono przepisy zawarte w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz.U. nr 137, poz.1541 z późn. zm.). Unormowania zawarte w powołanym rozporządzeniu zobowiązywały wierzyciela do systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązania pieniężnego. W przypadku, gdy należność nie została zapłacona w terminie określonym w decyzji, albo wynikającym z przepisów prawa – wierzyciel winien wysłać do zobowiązanego upomnienie, z zagrożeniem wszczęcia egzekucji po upływie 7 dni od dnia doręczenia upomnienia. Po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu, wierzyciel winien niezwłocznie wystawić tytuł wykonawczy i przesłać do naczelnika właściwego urzędu skarbowego.
Odpowiedzialność za terminowe podejmowanie czynności windykacyjnych ponosi Wójt Gminy - działający w charakterze organu podatkowego.
12. Stwierdzono przypadek nie sporządzenia i nie podania do publicznej wiadomości wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży (działki nr nr 168/1, 168/2, 168/3), czym naruszono postanowienia art.35 ust.1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2004 r., Dz. U. nr 261, poz.2603 z późn. zm.). Zgodnie z powołanym przepisem - właściwy organ (wójt, burmistrz, prezydent) zobligowany jest do sporządzenia i podania do publicznej wiadomości wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, oddania w użytkowanie wieczyste, najem lub dzierżawę.
13. W kontrolowanej jednostce nie ustalono stawek za zajęcie pasa drogowego dla dróg, których zarządcą jest Gmina. Zgodnie z art.40 ust.8 ustawy z dnia 21 marca 1985 roku o drogach publicznych (tekst jednolity z 2004 r., Dz. U. nr 204, poz.2086 z póżn. zm.), organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego, w drodze uchwały ustala dla dróg, których zarządcą jest jednostka samorządu terytorialnego, wysokość stawek za zajęcie 1 m2 pasa drogowego.
W zakresie realizacji wydatków budżetowych
1. W 2003 roku dokonano wypłat nagród dla sołtysów na łączną kwotę 1.800,00 zł. W świetle obowiązujących przepisów prawa brak było podstaw do dokonania przedmiotowych wydatków. Stosownie do postanowień art.37b ust.1 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r. Dz. U. nr 142, poz. 1591 z późn. zm.), sołtys jako przewodniczący organu wykonawczego jednostki pomocniczej może otrzymywać diety oraz zwrot kosztów podróży na zasadach ustalonych przez radę gminy. Rada Miejska w Działoszynie, korzystając z upoważnienia zawartego w przywołanym wyżej przepisie, w uchwale nr XVII/141/96 z dnia 18 kwietnia 1996 roku ustaliła wysokość przysługujących przewodniczącym organów wykonawczych jednostek pomocniczych diet oraz przyznała zwrot kosztów podróży służbowych związanych z udziałem w posiedzeniach Rady Miejskiej.
2. Rada Miejska nie uchwaliła Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych na 2003 rok, przez co nie wykonała obowiązku wynikającego z art.41 ust.2 ustawy z dnia 26 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 147, poz.1231 z późn. zm.), który obligował radę gminy do corocznego uchwalania programu.
3. W kilku przypadkach stwierdzono, że zatwierdzenia poleceń wyjazdu służbowego dla Burmistrza dokonywał Sekretarz Miasta i Gminy. Powyższe stanowiło naruszenie postanowień § 2 i § 5 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 19 grudnia 2002 roku, w związku z art.4 ust.1 ustawy z dnia 22 marca 1990 roku o pracownikach samorządowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz.1593 z późn. zm.). Zgodnie z przepisami przedmiotowego rozporządzenia - miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży, termin oraz środek lokomocji określa pracodawca. Stosownie do art.4 ust.1 ustawy o pracownikach samorządowych - czynności z zakresu prawa pracy wobec burmistrza wykonuje organ stanowiący lub w zakresie ustalonym przez ten organ w odrębnej uchwale jego przewodniczący (zakres uprawnień przyznanych w tym względzie przewodniczącemu nie może obejmować prawa do ustalania wynagrodzenia burmistrza).
4. Stwierdzono przypadki klasyfikowania wydatków niezgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów (Dz.U. nr 68, poz.634 z późn.zm.). Obecnie klasyfikacja budżetowa unormowana jest w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 września 2004 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. nr 209, poz.2132 z późn. zm.).
5. Stwierdzono przypadki braku kontrasygnaty Skarbnika Miasta i Gminy na zawartych umowach, które powodowały powstanie zobowiązań pieniężnych, co stanowiło naruszenie art.46 ust.3 ustawy o samorządzie gminnym, zgodnie z którym - do skuteczności czynności prawnej mogącej spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych potrzebna jest kontrasygnata skarbnika gminy lub osoby przez niego upoważnionej.
6. Stwierdzono przypadek wypłaty zaliczki na rzecz Przewodniczącego Rady Miejskiej, tj. osobie nie będącej pracownikiem Urzędu Miasta i Gminy czy też innej jednostki organizacyjnej. Wypłacenie ww. zaliczki stanowiło naruszenie § 17 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 grudnia 2000 roku w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz szczegółowych zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu przez zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze jednostek budżetowych (Dz. U. nr 122, poz.1333 - obecnie nie obowiązujące). Zgodnie z przywołanym przepisem, zaliczki na wydatki do rozliczenia mogą być udzielane: (1) pracownikom – na koszty podróży i przeniesień służbowych oraz na pokrycie drobnych wydatków; (2) jednostkom organizacyjnym oraz osobom fizycznym wykonującym zadania finansowane z sum na zlecenie lub z akredytyw budżetowych – na koszty wykonywanych zadań; (3) w innych przypadkach określonych w odrębnych przepisach. Ustalono, że Przewodniczący otrzymał zaliczkę w kwocie 10.000 zł w dniu 21 listopada 2003 roku. Kwotę tę w całości zwrócił do kasy w dniu 5 grudnia 2003 roku.
7. Stwierdzono, że radny Pan Janusz Mordalski złożył Przewodniczącemu Rady Miejskiej oświadczenie majątkowe w dniu 29 października 2004 roku, tj. w sześć miesięcy po ustawowo określonym terminie. Nie złożenie oświadczenia majątkowego w terminie skutkuje, w świetle postanowień art.24k ust.1 pkt 1 ustawy o samorządzie gminnym, utratą diety do czasu złożenia tego oświadczenia. W okresie od dnia 1 maja 2004 roku do dnia 29 października 2004 roku dokonano nienależnych wypłat diet ww. radnemu na łączną kwotę 4.800,00 zł.
8. Kontrolujący stwierdzili, że do wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczenia dodatkowych wynagrodzeń rocznych za 2003 oraz za 2004 rok wliczone zostały wypłacone pracownikom Urzędu Miasta i Gminy jednorazowe nagrody przyznawane przez Burmistrza. Powyższe stanowiło naruszenie art.4 ust.1 ustawy z dnia 12 grudnia 1997 roku o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz.U. nr 160, poz.1080 z późn. zm.). W świetle powołanego przepisu podstawę do wyliczenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego stanowi wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy. W przepisach rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 roku w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2, poz.14 z późn. zm.) wskazano sposób obliczania ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, stosownie do którego z podstawy wynagrodzenia stanowiącego podstawę do obliczenia należności wyłącza się, między innymi, jednorazowe lub nieperiodyczne wypłaty za spełnienie określonego zadania, bądź określone osiągnięcie (§ 6 pkt 1 rozporządzenia), jak również nagrody z zakładowego funduszu nagród (§ 6 pkt 8). Wszystkie nagrody wypłacone pracownikom Urzędu miały charakter uznaniowy a ich wypłata nie była gwarantowana przez zawarte umowy o pracę. W związku z powyższym nagrody nie miały charakteru roszczeniowego. Trudno w odniesieniu do tych świadczeń przyjąć także, że przysługiwały one pracownikowi za okres krótszy lub dłuższy niż jeden miesiąc (§ 8 ust. 1 oraz § 16 ust. 1 ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 roku), bowiem oznaczałoby to, że stanowiły przedmiot obowiązku pracodawcy i prawa podmiotowego pracownika, co przeczyłoby ich uznaniowości. Oprócz tego należy zwrócić uwagę, że skoro tzw. nagroda uznaniowa nie jest świadczeniem obowiązkowym, to trudno o niej mówić, że jest wypłacana w stawce miesięcznej (zob. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 20 lipca 2000 roku, I PKN 17/00). Skutkiem powyższej nieprawidłowości była nadpłata dodatkowych rocznych wynagrodzeń na łączną kwotę 17.581,52 zł.
9. W przypadku 8 nagród jubileuszowych stwierdzono, że zostały one obliczone i wypłacone w nieprawidłowej wysokości. Błędna wysokość wypłaconych nagród była wynikiem uwzględnienia w podstawie obliczenia nagród jubileuszowych średniej wysokości wypłaconych pracownikom Urzędu nagród uznaniowych, w ciągu trzech miesięcy poprzedzających miesiąc, w którym dokonano wypłaty nagrody jubileuszowej. Stanowiło to naruszenie § 12 pkt 6 i 7 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz.U. nr 33, poz.263 z późn. zm.). W świetle ww. przepisów podstawę obliczenia nagrody jubileuszowej stanowi wynagrodzenie przysługujące pracownikowi w dniu nabycia prawa do nagrody, a jeżeli dla pracownika jest to korzystniejsze - wynagrodzenie przysługujące mu w dniu jej wypłaty. Wynagrodzenie, o którym mowa wyżej, oblicza się zgodnie z przepisami określonymi w § 14-17 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 roku w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop. Wskazane przepisy określają sposób ustalenia wynagrodzenia jako podstawy obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Jak wskazano powyżej do podstawy tej nie wlicza się, między innymi, jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania, bądź określone osiągnięcia, jak również nagród z zakładowego funduszu nagród.
10. Nieprawidłowości będące skutkiem uwzględnienia w podstawie do obliczenia świadczenia średniej wysokości wypłaconych pracownikom Urzędu Miasta i Gminy nagród uznaniowych w ciągu trzech miesięcy poprzedzających miesiąc, w którym dokonano wypłaty stwierdzono również w przypadku wypłaconych w 2004 roku ekwiwalentów za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Zgodnie z § 14 ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 roku w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop - ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy ustala się stosując zasady obowiązujące przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego. W § 6 rozporządzenia wskazano natomiast świadczenia, których nie uwzględnia się do obliczania wynagrodzenia za czas urlopu. Z podstawy wynagrodzenia wyłącza się, między innymi, jednorazowe lub nieperiodyczne wypłaty za spełnienie określonego zadania, bądź określone osiągnięcie (§ 6 pkt 1 rozporządzenia), jak również nagrody z zakładowego funduszu nagród (§ 6 pkt 8 rozporządzenia).
11. Skutkiem powyższych nieprawidłowości była nadpłata nagród jubileuszowych w łącznej wysokości 2.331,82 zł oraz nadpłata ekwiwalentów za niewykorzystany urlop wypoczynkowy w łącznej kwocie 127,35 zł.
12. Przy obliczaniu ekwiwalentów za niewykorzystany urlop wypoczynkowy wypłaconych w 2003 roku zastosowano współczynnik służący do ustalenia ekwiwalentu za 1 dzień urlopu, obliczony niezgodnie z zasadami określonymi w § 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 roku w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop.
13. Zlecenie zadania związanego z profilaktyką przeciwalkoholową oraz udzielenie dotacji w 2004 w wysokości 12.000 zł Klubowi Sportowemu „Warta”, jako podmiotowi nie zaliczonemu do sektora finansów publicznych, nastąpiło bez uprzedniego ogłoszenia o możliwości składania wniosków przez uprawnione podmioty na dofinansowanie zadań o charakterze publicznym mieszczących się w zakresie działania Gminy. Powyższym działaniem naruszono tryb postępowania o udzielenie dotacji określony w uchwale Rady Miejskiej nr IV/26/2003 z dnia 25 lutego 2003 roku w sprawie ustalenia trybu postępowania o udzielanie dotacji, sposobu jej rozliczenia oraz sposobu kontroli wykonywania zadania zleconego jednostkom nie zaliczanym do sektora finansów publicznych i nie działających w celu osiągnięcia zysku. Zgodnie z pkt 1 załącznika nr 1 do ww. uchwały „... wykaz zadań przewidzianych do zlecenia jednostkom podaje się do publicznej wiadomości poprzez wywieszenie tego wykazu na tablicy informacyjnej, co najmniej na 1 miesiąc przed terminem ustalonym na składanie ofert”. Ponadto, naruszono przepisy zawarte w art.92 pkt 5 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którymi - zlecanie zadań powinno następować w odniesieniu do podmiotów nie działających w celu osiągnięcia zysku, w trybie jawnego wyboru najkorzystniejszej oferty w rozumieniu ustawy o zamówieniach publicznych. Umowę w imieniu jednostki samorządu terytorialnego podpisał Burmistrz Miasta i Gminy (umowa z dnia 21 kwietnia 2004 roku).
14. Od dnia 1 stycznia 2004 roku problematykę zlecania przez jednostki samorządowe zadań publicznych na rzecz organizacji pozarządowych wraz z udzieleniem dotacji na finansowanie (dofinansowanie) tych zadań normuje ustawa z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. nr 96, poz.873 z późn. zm.). Zgodnie z art.13 ww. ustawy - organ administracji publicznej w celu zlecenia realizacji zadania publicznego ogłasza otwarty konkurs ofert co najmniej z trzydziestodniowym wyprzedzeniem. Ogłoszenie zamieszcza się, w zależności od rodzaju zadania, w dzienniku o zasięgu ogólnopolskim lub lokalnym oraz Biuletynie Informacji Publicznej, a także w siedzibie organu administracji publicznej w miejscu przeznaczonym na zamieszczanie ogłoszeń. Ogłoszenie może także nastąpić w inny sposób zapewniający dostęp podmiotów zainteresowanych do informacji, w szczególności poprzez wykorzystanie sieci teleinformatycznej.
15. W ofercie dotyczącej realizacji zadania publicznego z zakresu kultury fizycznej złożonej przez Klub Sportowy „Warta” w Działoszynie na 2004 rok brak było wszystkich elementów wymaganych przez postanowienia
ww. uchwały Rady Miejskiej nr IV/26/2003 z dnia 25 lutego 2003 roku. Zgodnie z treścią uchwały - oferta jednostki winna zawierać w szczególności: (a) szczegółowy opis zadania; (b) termin i sposób realizacji zadania; (c) kwotę dotacji; (d) przewidywany koszt realizacji zadania; (e) dokument określający formę prawną; (f) statut lub inny dokument określający zakres działania. Natomiast w ofercie złożonej przez ww. klub sportowy zawarto zapis, że podmiot zwraca się z prośbą „o uwzględnienie w budżecie na 2004 rok dotacji na działalność statutową klubu w wysokości 180.000 zł”. W ofercie wskazano jedynie w ogólnych zarysach zakres działalności klubu (uczestnictwo w rozgrywkach prowadzonych przez PZPN). Nie sporządzono jakiejkolwiek kalkulacji kosztów związanych z realizacją zadania ze środków budżetu Gminy Działoszyn. Nie dołączono także dokumentu określającego formę prawną działalności klubu, ani statutu (innego dokumentu) określającego zakres jego działania.
16. W 2004 roku Miasto i Gmina Działoszyn podpisało umowy, w których zobowiązało się do udzielenia dotacji podmiotom spoza sektora finansów publicznych w łącznej wysokości 183.000 zł. Były to umowy zawarte z Klubem Sportowym "Warta" (dwie umowy z dnia 2 stycznia 2004 roku i z dnia 21 kwietnia 2004 roku - łącznie na kwotę 152.000 zł), z Ludowym Klubem Sportowym w Raciszynie (umowa z dnia 9 sierpnia 2004 roku - kwota 7.000 zł), z Ludowym Klubem Sportowym w Bobrownikach (umowa z dnia 9 sierpnia 2004 roku - kwota 7.000 zł), z Ludowym Klubem Sportowym w Szczytach (umowa z dnia 9 sierpnia 2004 roku - kwota 7.000 zł), z Ludowym Klubem Sportowym w Trębaczewie (umowa z dnia 9 sierpnia 2004 roku - kwota 10.000 zł).
17. W uchwale nr XIV/203/2004 Rady Miejskiej w Działoszynie z dnia 19 lutego 2004 roku w sprawie uchwalenia budżetu Miasta i Gminy Działoszyn na 2004 rok w załączniku nr 1 uchwalono wydatki na dotacje w kwocie 140.000 zł (dział 926 – kultura fizyczna i sport, rozdział 92695 – pozostała działalność, § 2820 – dotacje celowe z budżetu na dofinansowanie zadań). W ciągu roku plan w dziale 926 rozdziale 92695 § 2820 nie uległ zmianie i na dzień 31 grudnia 2004 roku wynosił 140.000 zł. W pozostałych działach i rozdziałach klasyfikacji budżetowej nie zaplanowano w budżecie Miasta i Gminy Działoszyn wydatków z przeznaczeniem na dotacje dla podmiotów nie zaliczonych do sektora finansów publicznych (§ 2820, § 2830). Zawarcie ww. umów spowodowało, zatem przekroczenie zakresu upoważnienia do zaciągnięcia zobowiązań obciążających budżet.
Odpowiedzialność za powyższe ponosi Burmistrz Miasta i Gminy, który złożył oświadczenia woli przy zawarciu umów.
18. Na podstawie ewidencji księgowej oraz dowodów źródłowych kontrolujący stwierdzili, że wydatki wynikające z umowy zawartej w dniu 2 stycznia 2004 roku z Klubem Sportowym „Warta” w Działoszynie w sprawie udzielenia dotacji w wysokości 140.000,00 zł (wysokość dotacji po zmianie wynikającej z podpisanego aneksu), zrealizowane zostały ze środków zaplanowanych w dziale 926 rozdziale 92695 § 2820. Natomiast, w przypadku pozostałych umów zawartych w 2004 roku, których przedmiotem było udzielenie dotacji, klasyfikacja wydatków przedstawiała się następująco:
- umowa w sprawie udzielenia dotacji z budżetu zawarta z Klubem Sportowym „Warta” w dniu 21 kwietnia 2004 roku w wysokości 12.000 zł na zadania związane z realizacją programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych – wydatek w kwocie 7.000 zł poniesiony w dniu 30 lipca 2004 roku (przelew bankowy, poz.ks.5003/04) zaklasyfikowano w dziale 926, rozdziale 92695, § 2820. W dniu 29 października 2004 roku dokonano przeksięgowania ww. kwoty poleceniem księgowania (poz. ks. nr 2368/04) w wydatki zaplanowane w dziale 851 rozdziale 85154 § 4270 - zakup usług remontowych. Wydatek w kwocie 5.000 zł (przelew z dnia 19 listopada 2004 roku, poz.ks.2908/04) ujęto w dziale 851, rozdziale 85154 § 4210 - zakup materiałów i wyposażenia,
- umowy zawarte z: LKS Bobrowniki, Raciszyn, Trębaczew i Szczyty w sprawie udzielenia dotacji z budżetu w łącznej wysokości 31.000 zł – wydatki zrealizowane do dnia 30 września 2004 roku w kwocie 14.500,00 zł ujęto w dziale 926, rozdziale 92695, § 2820. W dniu 30 września 2004 roku dokonano przeksięgowania ww. kwoty poleceniem księgowania (poz. ks. nr 2153/04) do wydatków zaklasyfikowanych w dziale 926, rozdziale 92695 § 4300 - zakup usług pozostałych. Pozostałe wydatki w kwocie 16.500 zł ujmowane były w dziale 926, rozdziale 92695 § 4300.
19. Klasyfikowanie udzielonych dotacji (charakter wydatku jako dotacji jednoznacznie wynikał z zawartych umów) w paragrafach dotyczących zakupu usług, czy też materiałów stanowiło naruszenie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów. Okoliczność, że pierwotnie zastosowana klasyfikacja wydatków jako dotacji została zmieniona na klasyfikację dotyczącą zakupu usług, materiałów uzasadnia wniosek, że głównym powodem tej zmiany był zamiar nie wykazania w ewidencji i sprawozdawczości przekroczenia granic planowanych wydatków budżetowych w § 2820. Przy przyjęciu prawidłowej klasyfikacji wydatkowanych środków należy wskazać, że kontrolowana jednostka naruszyła art. 92 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, na mocy którego dokonywanie wydatków winno następować w granicach kwot określonych w planie finansowym, z uwzględnieniem prawidłowo dokonanych przeniesień.
Odpowiedzialność za wskazane nieprawidłowości ponoszą Burmistrz Miasta i Gminy oraz Skarbnik Miasta i Gminy.
20. W umowach z dnia 2 stycznia 2004 roku oraz z dnia 21 kwietnia 2004 roku zawartych przez Miasto i Gminę Działoszyn z Klubem Sportowym „Warta”, których przedmiotem było udzielenie dotacji na realizację zadań publicznych, nie opisano szczegółowo zadania, na które udzielono dotacji. Zgodnie z art. 71 ust.2 ustawy o finansach publicznych - umowa o udzielnie dotacji powinna zawierać szczegółowy opis zadania i termin jego wykonania; dotację celową należną jednostce wykonującej zadanie i tryb płatności; tryb kontroli wykonywania zadania oraz sposób rozliczenia udzielonej dotacji celowej i zasady zwrotu niewykorzystanej części dotacji . Wymóg wskazania zakresu rzeczowego zleconego zadania wynikał z postanowień uchwały Rady Miejskiej nr IV/26/2003 z dnia 25 lutego 2003 roku, na którą powołała się kontrolowana jednostka udzielając dotacji. Podkreślić należy ponadto, że szczegółowego opisu zadania, jak również kalkulacji kosztów jego realizacji nie zawierała oferta złożona przez Klub (patrz ustalenia powyżej). W konsekwencji, dotacja z budżetu jednostki nabierała cech dotacji podmiotowej. Potwierdza to fakt zawarcia w dniu 23 marca 2004 roku aneksu do umowy dotacji z dnia 2 stycznia 2004 roku, na mocy, którego zwiększono wysokość dotacji z kwoty 80.000 zł do kwoty 140.000 zł. Istotne zwiększenie kwoty dotacji nie zostało powiązane ze zmianą zakresu rzeczowego zleconych przedsięwzięć.
21. Kontrolujący stwierdzili, że Klub Sportowy „Warta”, który otrzymał w 2004 roku dotacje z budżetu Miasta i Gminy w łącznej wysokości 152.000 zł na realizację zadań publicznych na podstawie umów zawartych w dniach 2 stycznia 2004 roku i 21 kwietnia 2004 roku wykorzystał niezgodnie z przeznaczeniem środki w łącznej wysokości 3.742,50 zł. Z przedłożonych do kontroli rozliczeń oraz załączonych do nich dokumentów wynikało, że środki w ww. kwocie, uzyskane z dotacji przekazanych Klubowi przez Gminę, zostały przeznaczone na zapłatę podatku od nieruchomości na rzecz Miasta i Gminy Działoszyn. Zgodnie z postanowieniami umów dotyczących udzielenia dotacji - przekazane z budżetu środki mogły być wykorzystane wyłącznie na: zakup sprzętu sportowego, materiałów eksploatacyjnych oraz indywidualnego wyposażenia zawodników, organizację szkoleń, ubezpieczenie zawodników, wynagrodzenie sędziów i trenerów oraz pochodnych od wynagrodzeń, koszty transportu młodzieży na zawody sportowe, treningi i zgrupowania, opłaty rejestracyjne (§ 2 umów). Dotacja wykorzystana niezgodnie z przeznaczeniem, podlegają zwrotowi do budżetu wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, w terminie do dnia 28 lutego roku następującego po roku, w którym udzielono dotacji, stosownie do unormowań wynikających z art.129a w zw. z art.93 ust.1 ustawy o finansach publicznych. W przypadku nie dokonania zwrotu dotacji w terminie, o którym mowa powyżej właściwy organ (wójt, burmistrz, prezydent) winien wydać decyzję określającą kwotę przypadającą do zwrotu i termin, od którego nalicza się odsetki (art.93a ust.1 w zw. z art.129a ww. ustawy).
W zakresie udzielania zamówień publicznych
1. Zamawiający wprowadził do specyfikacji istotnych warunków zamówienia dotyczącej dostawy opału dla jednostek organizacyjnych Miasta i Gminy Działoszyn w 2005 roku jako warunek udziału w postępowaniu - prowadzenie przez wykonawcę działalności gospodarczej, od co najmniej 3 lat. Wprowadzenie ww. warunku do specyfikacji stanowiło naruszenie art.22 ust.2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz.177 z późn. zm.), zgodnie z którym zamawiający nie może określać warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia w sposób, który mógłby utrudnić uczciwą konkurencję. Art.22 ust.1 pkt 2 ww. ustawy wskazał jako jeden z warunków ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego posiadanie niezbędnej wiedzy i doświadczenia. Na podstawie § 1 ust.2 pkt 5 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 7 kwietnia 2004 roku w sprawie rodzajów dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (Dz. U. nr 71, poz.645) wydanego na podstawie art.26 ust.4 ustawy Prawo zamówień publicznych, zamawiający może zażądać od oferenta w celu potwierdzenia spełnienia tego wymogu wykazu wykonanych w okresie ostatnich trzech lat dostaw lub usług, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców oraz załączenia dokumentów potwierdzających, że dostawy lub usługi te zostały wykonane należycie. Z przytoczonych unormowań wynika jednoznacznie, że sam okres prowadzenia działalności gospodarczej nie może być uznany za miernik służący do oceny posiadania przez wykonawcę doświadczenia zawodowego.
2. W przypadku oferty nr 1 złożonej przez firmę Handel Opałem „DOM PAL 1” TRANSPORT TOWAROWY TOWARÓW RÓŻNYCH Marzena Dederko z Działoszyna w postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego na dostawę opału dla jednostek organizacyjnych Miasta i Gminy Działoszyn na 2005 rok dokumenty przedłożone przez oferenta dotyczące regulowania zobowiązań podatkowych oraz składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne nie odpowiadały wymogom wynikającym z rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 7 kwietnia 2004 roku w sprawie rodzajów dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy. Oferent przedłożył kserokopie zaświadczeń z Urzędu Skarbowego oraz z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych nie potwierdzone za zgodność z oryginałem. Zgodnie z § 1 ust.1ww. rozporządzenia - w celu potwierdzenia, że wykonawca posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności oraz nie podlega wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 24 ustawy, zamawiający może żądać odpowiednich dokumentów (wyspecyfikowanych w przepisach rozporządzenia) w formie oryginału lub kserokopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę.
Ponadto, na podstawie oględzin wskazanych kserokopii zaświadczeń, kontrolujący stwierdzili, że istnieje możliwość, iż treść oryginałów dokumentów, których kserokopie załączono do oferty została przerobiona. W powyższym zakresie RIO w Łodzi podjęła dalsze czynności wyjaśniające, od których rezultatów uzależnione będą kolejne działania w przedmiotowej sprawie.
W zakresie inwentaryzacji
1. Stwierdzono, że zespoły spisowe powołane przez Burmistrza Miasta i Gminy Działoszyn do przeprowadzenia inwentaryzacji nie sporządziły sprawozdań z przebiegu spisu z natury. Powyższe stanowiło naruszenie § 15 pkt 6 instrukcji w sprawie gospodarki majątkiem trwałym, inwentaryzacji majątku i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie w Gminie Działoszyn, stanowiącej załącznik nr 2 do zarządzenia Burmistrza nr 22 z dnia 10 kwietnia 2003 roku, zgodnie z którym po zakończeniu spisu zespół spisowy sporządza zestawienie arkuszy spisowych i składa go przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej wraz ze sprawozdaniem z przebiegu spisu.
2. Na podstawie arkusza spisu z natury dotyczącego inwentaryzacji kasy kontrolujący stwierdzili, że w 2004 roku inwentaryzacją nie objęto gotówki wg stanu na koniec roku. Zespół spisowy podczas inwentaryzacji kasy dokonał spisu z natury jedynie przechowywanych w kasie znaków skarbowych. Zgodnie z art.26 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości, inwentaryzacja środków pieniężnych winna zostać przeprowadzona na ostatni dzień każdego roku obrotowego.
Przekazując informacje o powyższych nieprawidłowościach stwierdzonych w toku kontroli proszę Pana Burmistrza o podjęcie działań w celu ich usunięcia oraz zapobieżenia występowaniu w przyszłości. W tym celu Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przekazuje następujące wnioski pokontrolne:
1. Dostosować dokumentację opisującą przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości do wymogów wynikających z art.10 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości. Zgodnie z powołanym przepisem, jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczącą:
- określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawo-zdawczych,
- metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego,
- sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej: (a) zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej; (b) wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych; (c) opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji,
- systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.
2. Zapewnić dokonywanie kontroli przestrzegania przyjętych procedur kontroli finansowej w Komunalnym Zakładzie Budżetowym, zgodnie z postanowieniami wynikającymi z art.127 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych.
3. Przestrzegać ustalonych w jednostce procedur kontroli finansowej, w szczególności zapewnić sprawdzanie raportów kasowych pod względem formalno-rachunkowym oraz merytorycznym i potwierdzanie dokonania kontroli poprzez umieszczenie na raporcie podpisu osoby do tego upoważnionej, zgodnie z unormowaniami wewnętrznymi obowiązującymi w jednostce.
4. W zakresie udzielania zaliczek przestrzegać postanowień rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 stycznia 2005 roku w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu (Dz. U. nr 23, poz. 190).
5. Przestrzegać zasad rachunkowości określonych w art.6 ust.1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym - w księgach rachunkowych jednostki winny być ujęte wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami, dotyczące danego roku obrotowego oraz w art.20 ww. ustawy, zgodnie z którym - do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.
6. Zapewnić zgodne z unormowaniami zawartymi w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych oraz z postanowieniami zakładowego planu kont – prowadzenie ewidencji księgowej na kontach rozrachunkowych (w szczególności, konto 201) oraz prawidłowe i rzetelne wykazywanie w sporządzanych sprawozdaniach budżetowych danych o zobowiązaniach jednostki, w tym o zobowiązaniach wymagalnych.
7. Sprawozdania budżetowe Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego oraz Rb-PDP z wykonania podstawowych dochodów podatkowych gminy w zakresie kwot dotyczących skutków finansowych udzielonych przez gminę ulg, odroczeń, umorzeń i zwolnień sporządzać zgodnie z przepisami zawartymi w Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 2 do rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej. Dokonać korekty sprawozdań za 2003 i 2004 rok oraz przekazać je do RIO w Łodzi.
8. Zobowiązania z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego przysługującego pracownikom ujmować w ewidencji księgowej (konto 231) roku, w którym powstało roszczenie o jego zapłatę (roku, którego dotyczą).
9. Ewidencję analityczną do konta 221 w zakresie podatników podatku od środków transportowych prowadzić zgodnie z wymogami wynikającymi z przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego. Prowadzona ewidencja powinna umożliwić ustalenie stanu rozrachunków z poszczególnymi podatnikami (zaległości, nadpłaty).
10. Dokonywać w prowadzonej ewidencji przypisów zobowiązań podatkowych w wysokości zgodnej z danymi ujętymi w deklaracjach składanych przez podatników.
11. Egzekwować terminowe składanie deklaracji podatkowych przez podatników - osoby prawne w zakresie podatku rolnego i podatku od nieruchomości (art.274a § 1 ustawy Ordynacja podatkowa).
12. Podjąć czynności wyjaśniające w zakresie prawidłowości opodatkowania podatnika podatku od nieruchomości wskazanego w pierwszej części wystąpienia pokontrolnego (mając na względzie uwagi zawarte w pierwszej części wystąpienia). W razie stwierdzenia, że wymiar podatku dokonany został nieprawidłowo podjąć czynności mające na celu określenie zobowiązania podatkowego we właściwej wysokości.
13. Podjąć czynności zmierzające do wyegzekwowania należnych Gminie odsetek z tytułu nieterminowych wpłat należności podatkowych. W przypadku dokonania wpłat należności podatkowych po terminie płatności, egzekwować należne odsetki za zwłokę.
14. Pobierać opłatę skarbową od podań dotyczących odroczenia płatności, rozłożenia na raty podatku od środków transportowych. Zgodnie z przepisami ustawy z dnia 9 września 2000 roku o opłacie skarbowej - opłacie nie podlegają podania i załączniki do podań składane w sprawach umorzenia zaległości podatkowej, odroczenia terminu płatności podatku rolnego, leśnego i od nieruchomości – na okres do 6 miesięcy.
15. Podjąć czynności w celu podjęcia przez Radę Miejską uchwały określającej terminy płatności opłaty targowej, zgodnie z wymogiem wynikającym z art.19 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych.
16. Przestrzegać art.55 § 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym - jeżeli dokonana wpłata nie pokrywa kwoty zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę, wpłatę tę zalicza się proporcjonalnie na poczet kwoty zaległości podatkowej oraz kwoty odsetek za zwłokę w stosunku, w jakim, w dniu wpłaty, pozostaje kwota zaległości podatkowej do kwoty odsetek za zwłokę.
17. Decyzje w sprawach ulg w zapłacie podatku (np. umorzenia zaległości, odsetek) wydawać po dokładnym wyjaśnieniu stanu faktycznego sprawy, do czego zobowiązują organ podatkowy art.122 i art.187 ustawy Ordynacja podatkowa. W wyniku przeprowadzonego postępowania podatkowego należy ustalić czy istnieją ustawowo określone przesłanki warunkujące podjęcie danego rozstrzygnięcia.
18. Podjąć działania mające na celu wyegzekwowanie należnego Gminie podatku od środków transportowych od podatnika, który w latach 2003–2004 zastosował do opodatkowania pojazdu stawki podatku niższe niż określone przez Radę Miejską w Działoszynie.
19. Terminowo podejmować czynności windykacyjne wobec podatników zalegających z zapłatą podatków, w oparciu o przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 110, poz. 968 z późn. zm.) oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
20. Sporządzać wykazy nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, zgodnie z art.35 ust.1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami.
21. Podjąć czynności mające na celu ustalenie przez Radę Miejską wysokości stawek opłaty za zajęcie pasa drogowego dla dróg, których zarządcą jest Miasto i Gmina Działoszyn, na podstawie art.40 ust.8 ustawy z dnia 21 marca 1985 roku o drogach publicznych.
22. Zaniechać dokonywania wypłat nagród z budżetu Miasta i Gminy dla sołtysów.
23. Przestrzegać obowiązku corocznego uchwalania Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, stosownie do wymogu wynikającego z art.41 ust.2 ustawy z dnia 26 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi.
24. Przestrzegać art.60 ust.2 pkt 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym, zgodnie z którym - wójtowi gminy (burmistrzowi, prezydentowi miasta) przysługuje wyłączne prawo zaciągania zobowiązań mających pokrycie w ustalonych w uchwale budżetowej kwotach wydatków, w ramach upoważnień udzielonych przez radę gminy.
25. W toku wykonywania budżetu przestrzegać zasad gospodarki finansowej, określonych w art.92 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, który zobowiązuje do dokonywania wydatków w granicach kwot określonych w planie finansowym.
26. Zapewnić kontrasygnowanie przez Skarbnika Miasta i Gminy lub osobę przez niego upoważnioną czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, zgodnie z artr.46 ust.3 ustawy o samorządzie gminnym.
27. Uzyskiwane dochody oraz dokonywane wydatki ujmować w klasyfikacji budżetowej ustalonej przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 września 2004 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych.
28. Do podstawy ustalania wysokości należności z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego, nagrody jubileuszowej, ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy nie wliczać jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania, bądź określone osiągnięcie oraz nagród z zakładowego funduszu nagród.
29. W odniesieniu do zlecania zadań na rzecz organizacji pozarządowych przestrzegać przepisów ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.
30. Podjąć działania w celu wyegzekwowania od Klubu Sportowego „Warta” w Działoszynie zwrotu do budżetu Gminy wykorzystanej niezgodnie z przeznaczeniem części dotacji w wysokości 3.742,50 zł.
31. Podjąć działania mające na celu wyegzekwowanie od radnego Rady Miejskiej, wskazanego w pierwszej części wystąpienia, nienależnie wypłaconych diet w łącznej kwocie 4.800,00 zł.
32. Określając warunki udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego i sposób ich oceny przestrzegać przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych i aktów wykonawczych.
33. Przestrzegać postanowień instrukcji inwentaryzacyjnej przy przeprowadzaniu inwentaryzacji składników majątkowych.
34. Przeprowadzać inwentaryzację środków pieniężnych na ostatni dzień każdego roku obrotowego.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art.9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Burmistrza o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że stosownie do art.9 ust.4 ustawy do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenia składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędna wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
1. Przewodniczący Rady Miejskiej w Działoszynie
2. Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Miejskiej w Działoszynie
3. aa
Wystąpienie pokontrolne podpisał dr Ryszard Paweł Krawczyk – Prezes Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.