W ramach naszej witryny stosujemy pliki cookies w celu świadczenia Państwu usług na najwyższym poziomie, w tym w sposób dostosowany do indywidualnych potrzeb. Korzystanie z witryny bez zmiany ustawień dotyczących cookies oznacza, że będą one zamieszczane w Państwa urządzeniu końcowym. Możecie Państwo dokonać w każdym czasie zmiany ustawień dotyczących cookies.

Gm. Wolbórz - Kontrola kompleksowa przeprowadzona przez RIO w Łodzi, zakończona w 2005 roku

XML

Treść

Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi do Gminy Wolbórz, po zakończeniu kompleksowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych. Udostępnione na podstawie art.6 ust.1 pkt 4 lit "a" tiret drugi ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej.

Łódź, dnia 9 maja 2005 roku



Pan
HENRYK SĘK
Wójt Gminy Wolbórz

WK-602/26/2005

Działając na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r. Dz.U nr 55, poz.577 z późn.zm.) informuję, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminie Wolbórz. Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości i uchybienia wynikały, przede wszystkim, z nieznajomości przepisów, ich wadliwej interpretacji, niedostatecznego nadzoru ze strony kierownictwa oraz braku stosownych procedur wewnętrznej kontroli finansowej. Wykazane uchybienia i nieprawidłowości dotyczyły, w szczególności:W zakresie spraw organizacyjnych

1. Kontrola wykazała, że w załączniku nr 6 do Regulaminu organizacyjnego Urzędu Gminy w Wolborzu wprowadzonego zarządzeniem Wójta Gminy nr 14/2003 z dnia 28 kwietnia 2003 roku zawarto wykaz gminnych jednostek organizacyjnych. Zgodnie z art.33 ust.2 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r. Dz.U. nr 142, poz.1591 z późn. zm.) - regulamin organizacyjny urzędu gminy określa organizację i zasady funkcjonowania urzędu gminy. W związku z powyższym brak było podstaw do umieszczania wykazu jednostek organizacyjnych Gminy Wolbórz w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Gminy.
2. Stwierdzono, że sposób finansowania Gminnego Ośrodka Kultury oraz Gminnej Biblioteki Publicznej był sprzeczny z zasadami określonymi dla instytucji kultury wynikającymi z przepisów ustawy z dnia 25 października 1991 roku o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (tekst jednolity z 2001 r. Dz.U. nr 13, poz.123 z późn. zm.). Zgodnie z art.27 i art.28 ww. ustawy - instytucja kultury gospodaruje samodzielnie przydzieloną i nabytą częścią mienia oraz prowadzi samodzielną gospodarkę finansową w ramach posiadanych środków, kierując się zasadami efektywności ich wykorzystania. Podstawą gospodarki finansowej instytucji kultury jest plan działalności instytucji zatwierdzony przez dyrektora z zachowaniem wysokości rocznej dotacji ustalonej przez organizatora. W toku kontroli ustalono, że Gminny Ośrodek Kultury w Wolborzu i Gminna Biblioteka Publiczna prowadzą gospodarkę finansową na zasadach określonych w ustawie o finansach publicznych dla jednostek budżetowych (dodatkowo, rachunkowość Gminnej Biblioteki Publicznej w Wolborzu jest prowadzona przez Urząd Gminy w Wolborzu na wspólnym rachunku bankowym).
3. Stwierdzono prowadzenie wspólnych ksiąg rachunkowych dla Gminnej Biblioteki Publicznej oraz Urzędu Gminy, co było niezgodne z art.4 ust.1, 2 i 3 w zw. z art.3 ust.1 pkt 1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz. 694 z późn. zm.), z których wynikał obowiązek prowadzenia przez jednostki organizacyjne odrębnych ksiąg rachunkowych celem zapewnienia ujmowania w tych księgach wyłącznie zdarzeń związanych z danymi jednostkami, a w konsekwencji rzetelnego i jasnego przedstawienia sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego każdej z nich, a także w celu umożliwienia sporządzenia obowiązujących te jednostki sprawozdań finansowych. Odpowiedzialność za wykonanie obowiązków w zakresie rachunkowości ponoszą kierownicy jednostek organizacyjnych, stosownie do art.4 ust.5 ustawy o rachunkowości. Przejęcie wykonania obsługi finansowo-księgowej jednostek organizacyjnych przez służby pracownicze Urzędu Gminy nie uchyla obowiązku odrębnego prowadzenia ksiąg rachunkowych dla jednostek organizacyjnych, a każdym razie a w każdym bądź razie takiego prowadzenia ksiąg, które umożliwia wyodrębnienie ewidencji zdarzeń gospodarczych dotyczących danych jednostek i sporządzenie obowiązujących jednostki sprawozdań finansowych.

W zakresie funkcjonowania kontroli wewnętrznej

Stwierdzono nieprzestrzeganie unormowań dotyczących kontroli wewnętrznej zawartych w Instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych, Instrukcji inwentaryzacyjnej, Instrukcji kasowej oraz planie kont dla jednostki budżetowej (Urzędu Gminy) i organu. Szczegółowe ustalenia w zakresie nieprawidłowości z tym związanych wskazane zostały w dalszej części niniejszego wystąpienia.

W zakresie zaciągniętych kredytów i pożyczek

1. Stwierdzono zaciągnięcie przez Wójta Gminy Wolbórz pożyczki z Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi w wysokości 58.000 zł, na podstawie umowy nr 303/OA/P/2003 z dnia 31 grudnia 2003 roku bez wymaganej zgody Rady Gminy Wolbórz, wyrażonej w stosownej uchwale. Zgodę na zaciągnięcie pożyczki z WFOŚiGW w wysokości 58.000 zł z przeznaczeniem na termomodernizację budynku Ośrodka Zdrowia w Wolborzu Rada Gminy Wolbórz wyraziła dopiero w dniu 25 lutego 2004 roku, podejmując na tę okoliczność uchwałę nr XVI/90/04. Z treści umowy pożyczki 303/OA/P/2003 wynikało, że całkowitą spłatę pożyczki przewidziano do 31 maja 2005 roku, w związku z czym pożyczka miała charakter pożyczki długoterminowej. Biorąc powyższe pod uwagę zgodnie z przepisem art.18 ust.2 pkt 9 lit."c" ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r. Dz.U. nr 142, poz.1591 z późn.zm.) zgodę na zaciągnięcie tej pożyczki powinna wyrazić Rada Gminy Wolbórz.
2. Kontrola wykazała, że ustalono jako formę zabezpieczenia pożyczek zaciągniętych w Wojewódzkim Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi, na podstawie umów nr 91/OA/P/2003 oraz nr 303/OA/P/2003, pełnomocnictwo do dysponowania rachunkiem bankowym Gminy, co stanowiło naruszenie art.92 w zw. z art.129 ust.1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych ( tekst jednolity z 2003 r. Dz.U. nr 15, poz.148 z późn. zm.) oraz art.30 i 46 ust.1 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym, z których wynikało, że dysponentem środków publicznych na rachunku bankowym jednostki samorządu terytorialnego może być wyłącznie organ wykonawczy tej jednostki, wykonujący określone w uchwale budżetowej zadania, przy zachowaniu zasad wykonywania budżetu wynikających z art.92 ustawy o finansach publicznych.

Odpowiedzialność za wskazane naruszenia ponosi Wójt Gminy Pan Henryk Sęk.

W zakresie ewidencji księgowej i sprawozdawczości

1. W planie kont dla budżetu Gminy Wolbórz, stanowiącym załącznik nr 2 do zarządzenia Wójta Gminy nr 14/A/2002 z dnia 2 września 2002 roku, nie wskazano zasad korespondencji dla zapisów dokonywanych na poszczególnych kontach (jedna z zasad klasyfikacji zdarzeń) oraz zasad prowadzenia kont analitycznych i ich powiązania z kontami księgi głównej, w związku z czym plan kont dla budżetu Gminy Wolbórz nie uwzględniał wszystkich elementów planu kont określonych w art.10 ust.1 pkt 3 lit."a" ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości. Nie uwzględnienie kont pomocniczych dla poszczególnych kont syntetycznych stanowiło również naruszenie § 12 ust.1 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153, poz. 1752).
2. Zakładowy plan kont dla Urzędu Gminy (załącznik nr 3 do zarządzenia nr 14/A/2002) nie uwzględniał kont analitycznych prowadzonych do poszczególnych kont syntetycznych oraz zasad powiązania kont pomocniczych (analitycznych) z kontami księgi głównej, co stanowiło naruszenie art.10 ust.1 pkt 3 lit."a" ustawy o rachunkowości oraz § 12 ust.1 pkt 2 ww. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
3. Stwierdzono, że księgi rachunkowe placówek oświatowych oraz Gminnego Ośrodka Kultury w Wolborzu prowadzone były w Urzędzie Gminy przez pracowników tego Urzędu, pomimo braku powierzenia przez kierowników tych jednostek prowadzenia ksiąg rachunkowych Wójtowi Gminy, co stanowiło naruszenie art.11 ust.3 ustawy o rachunkowości.
4. Poszczególnym dowodom księgowym ujętym w raporcie kasowym nie nadawano numerów identyfikacyjnych, co było niezgodne z art.21 ust.1 pkt 1 ustawy o rachunkowości oraz regulacją zawartą w § 9 ust.4 części II obowiązującej w kontrolowanej jednostce Instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych.
5. Stwierdzono, że w celu zaksięgowania korekt zapisów księgowych używano konta oznaczonego numerem 777, które nie zostało wymienione ani opisane w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych oraz w zakładowym planie kont, obowiązującym w jednostce - w związku z czym brak było podstaw do księgowania na nim jakichkolwiek operacji księgowych.
6. Kontrolujący stwierdzili, że sporządzane i ewidencjonowane w urządzeniach księgowych wewnętrzne dokumenty księgowe, tj. polecenia księgowania nie zawierały podpisu osoby, która sporządziła te polecenia oraz była odpowiedzialna za ich dekretację, co naruszało art.21 ust.1 pkt 6 ustawy o rachunkowości.
7. Kontrolujący stwierdzili, że nie sporządzono sprawozdań Rb-Z za lata 2003 – 2004 dotyczących Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska, co naruszało § 4 ust.1 pkt 2 lit. "d" rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 24, poz. 279 z późn. zm.).
8. Ustalono, że nie sporządzono bilansów jednostkowych dla poszczególnych jednostek oświatowych, a jedynie sporządzano wspólny bilans, który podpisywany był przez Wójta Gminy. Powyższe stanowiło naruszenie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad prowadzenia rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych, zgodnie z którymi każda jednostka zobowiązana była do sporządzenia bilansu na podstawie własnych ksiąg rachunkowych zwanego bilansem jednostkowym, który podpisuje kierownik jednostki oraz główny księgowy (§ 14 ust. 1 i 3 oraz § 17 ust.1 ww. rozporządzenia).
9. Stwierdzono, że kierownicy jednostek organizacyjnych nie sporządzali jednostkowych sprawozdań miesięcznych Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych i Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych, które powinni składać Wójtowi Gminy, co stanowiło naruszenie § 4 ust.1 pkt 2 lit. "b" rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej. W kontrolowanej jednostce, w zakresie sprawozdań Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych i Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych, sporządzane były jedynie łączne sprawozdania za miesiące: marzec, czerwiec, wrzesień oraz roczne, które były podpisywane przez Wójta Gminy i Skarbnika Gminy. Powyższe stanowiło naruszenie § 8 ust.1 pkt 3 ww. rozporządzenia Ministra Finansów, stosownie do którego - sprawozdania zbiorcze są sporządzane przez organy wykonawcze jednostek samorządu terytorialnego na podstawie sprawozdań jednostkowych jednostek im podległych oraz sprawozdania jednostkowego jednostki samorządu terytorialnego jako jednostki budżetowej i jako organu.
10. W bilansie Urzędu Gminy na dzień 31 grudnia 2003 roku zarówno po stronie aktywów (salda rachunków bankowych nr 135-4 i 135-5) oraz pasywów (salda funduszy pozabudżetowych nr 853-1 i 853-2) ujęto kwotę 5.666,08 zł, stanowiącą wysokość środków pieniężnych na rachunkach otwartych przez Gminę Wolbórz na rzecz dwojga chorych dzieci i służących gromadzeniu na nich środków pochodzących z darowizn od osób fizycznych i prawnych. Ustalono, że środki te nie były środkami budżetu Gminy Wolbórz i w żaden sposób nie wiązały się z jej gospodarką finansową a zatem brak było uzasadnienia wykazywania niniejszych środków pieniężnych jako środków budżetu Gminy Wolbórz i wykazywania ich w bilansie organu.
11. W wyniku kontroli stwierdzono następujące nieprawidłowości dotyczące bilansu z wykonania budżetu Gminy Wolbórz na dzień 31 grudnia 2003 roku:
- w pozycji II pkt 3 aktywów wykazano, m.in., kwotę 816,70 zł, stanowiącą należność Urzędu Gminy, która nie powinna być w tym bilansie ujęta z uwagi na to, że nie stanowiła ona należności organu,
- wykazano dane niezgodne z ewidencją księgową dotyczące kwot wyniku na operacjach niekasowych oraz skumulowanej nadwyżki lub niedoboru na zasobach budżetu. Według ewidencji księgowej saldo konta 960 stanowiło kwotę 552.152 zł, natomiast konto 962 nie wykazywało salda, z uwagi na jego przeksięgowanie pod datą ostatniego dnia roku budżetowego na konto 960. Wskazać należy, że gdyby dokonać przeksięgowania sald tego konta (962) na konto 960 nie byłoby możliwości wykazania tego salda w bilansie. Saldo konta 962, podobnie jak konta 961, powinno być przeniesione na konto 960 pod datą zatwierdzenia budżetu w roku następnym.
- wystąpiła niezgodność pomiędzy kwotą wykazaną w pozycji III Pasywów – Inne pasywa – 298.228 zł a kontem 909 – rozliczenia międzyokresowe, które nie wykazywało salda. W tej pozycji bilansu należało wykazać saldo Wn konta 909 oznaczające otrzymaną w grudniu 2003 roku subwencję oświatową należną za styczeń 2004 roku w wysokości 298.228 zł. Ustalono tymczasem, że kwota ta stanowiła saldo Ma konta 224 – rozrachunki budżetu (zobowiązanie). Zgodnie komentarzem do konta 224 zawartym w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych - saldo Ma konta 224 oznacza stan zobowiązań budżetu z tytułu pozostałych rozrachunków. Stwierdzić należy jednak, że otrzymana w grudniu 2003 roku subwencja należna za styczeń 2004 roku przekazana została w terminie ustawowo przewidzianym, w związku z czym nie stanowiła zobowiązań budżetu. Kwota subwencji powinna być wykazane w pozycji III Pasywa jako rozliczenia międzyokresowe z tytułu dochodów (jako saldo Ma konta 909).
12. W wyniku czynności kontrolnych ustalono, że w sprawozdaniach Rb-27S i Rb-PDP z wykonania podstawowych dochodów podatkowych, za 2003 i 2004 rok, w pozycji skutki finansowe udzielonych przez gminę ulg, odroczeń, umorzeń i zwolnień nie wykazano skutków zwolnień wprowadzonych na mocy uchwały Rady Gminy Wolbórz nr XXXII/222/2001 z dnia 9 listopada 2001 roku oraz uchwały nr XIII/77/2003 z dnia 5 grudnia 2003 roku dotyczących następujących przedmiotów opodatkowania:
- budynków i gruntów jednostek OSP i jednostek budżetowych finansowanych z budżetu gminy, z wyjątkiem budynków i gruntów związanych z działalnością gospodarczą (2003 rok) oraz budynków i gruntów wykorzystywanych do realizacji zadań własnych Gminy Wolbórz w zakresie ochrony przeciwpożarowej, kultury, sportu z wyjątkiem związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej (2004 rok),
- budynków i budowli: linii energetycznych rozdzielczych, rurociągów i przewodów sieci rozdzielczej wody, budowli służących do odprowadzania i oczyszczania ścieków wraz z zajętymi przez nie gruntami, stanowiących własność komunalną gminy, a znajdujących się w posiadaniu zależnym lub zarządzie osób prawnych (w 2003 roku) oraz gruntów, budynków i budowli związanych z procesem poboru, uzdatniania oraz zaopatrzenia w wodę, odprowadzania i oczyszczania ścieków, służących zaspokajaniu potrzeb bytowych mieszkańców gminy Wolbórz (w 2004 roku).
13. Stwierdzono ponadto, że skutki wynikające z decyzji Wójta Gminy dotyczących odroczenia terminu płatności podatku oraz rozłożenia na raty zapłaty podatku wykazywane były w ww. sprawozdaniach w kwotach stanowiących równowartość ekwiwalentu dotacji netto, nie zaś w takiej kwocie, jaka wynikała z decyzji. Przeliczenia kwot ulg udzielonych na mocy decyzji Wójta Gminy, zarówno przedsiębiorcom jak i osobom nie będącym przedsiębiorcami, dokonywano według zasad wskazanych w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 15 października 2002 roku w sprawie szczegółowego sposobu obliczania wartości pomocy publicznej udzielanej w różnych formach (Dz.U. nr 186, poz.1543).
14. Zgodnie z § 10 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej - wykazane skutki udzielonych ulg, odroczeń, umorzeń, zwolnień, obliczone za okres sprawozdawczy powinny wynikać ze zwolnień wprowadzonych uchwałami rad gmin, z decyzji właściwych organów gminy w zakresie zarówno bieżących jak i zaległych należności, a wykazane kwoty powinny być zgodne z rejestrami przypisów i odpisów z wyjątkiem decyzji o odroczeniu lub rozłożeniu płatności na raty.
15. Biorąc pod uwagę stwierdzone nieprawidłowości należy stwierdzić, że skutki finansowe udzielonych ulg, odroczeń, umorzeń i zwolnień wykazane za lata 2003-2004 zostały znacznie zaniżone.
16. Nie prowadzono konta 080 – inwestycje, w podziale na poszczególne zadania inwestycyjne, co stanowiło naruszenie zasad ewidencji kosztów inwestycji określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych, zgodnie z którymi konto 080 służy do ewidencji kosztów inwestycji rozpoczętych oraz rozliczenia kosztów inwestycji na uzyskane efekty, a ewidencja analityczna prowadzona do konta 080 powinna zapewnić co najmniej wyodrębnienie kosztów inwestycji według poszczególnych efektów inwestycyjnych. Niniejsza nieprawidłowość świadczy ponadto o nieprzestrzeganiu postanowień zakładowego planu kont, zgodnie z którym ewidencję szczegółową do konta 080 prowadzi się na uniwersalnych kartach kontowych wg zadań inwestycyjnych.

Odpowiedzialność za stwierdzone naruszenia ponoszą Wójt Gminy – Pan Henryk Sęk oraz Skarbnik Gminy – Pani Lucyna Stachowska, a także rzeczowo właściwi pracownicy podinspektor ds. obsługi kasy, podinspektorzy ds. księgowości budżetowej, inspektor ds. księgowości budżetowej - w zakresie szczegółowo wskazanym w protokole kontroli.

W zakresie rozrachunków i roszczeń

W okresie objętym kontrolą na koncie 201 – rozrachunki z dostawcami i odbiorcami w większości przypadków nie księgowano powstałych zobowiązań z tytułu dostaw i usług wynikających z otrzymanych faktur, co stanowiło naruszenie zasad funkcjonowania tego konta, określonych w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych oraz postanowień planu kont dla Urzędu Gminy, zgodnie z którymi - konto 201 obciąża się za powstałe należności i roszczenia oraz spłatę i zmniejszenia zobowiązań a uznaje za powstałe zobowiązania oraz spłatę i zmniejszenie należności i roszczeń. W urządzeniach księgowych kontrolowanej jednostki księgowano wyłącznie zapłatę faktur. Brak ujmowania na koncie 201 zobowiązań wynikających z otrzymanych od kontrahentów faktur powodowało również nie wykazywanie niniejszych zobowiązań w sprawozdaniach Rb-28S z wykonania planu wydatków.

Odpowiedzialność za powyższe ponosi Skarbnik Gminy – Pani Lucyna Stachowska.

W zakresie gospodarki kasowej

1. Nie przestrzegano zasad ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania określonych w VI części Instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych, wprowadzonej zarządzeniem Wójta Gminy nr 5/A/2003 z dnia 9 stycznia 2003 roku.
2. Dokonywano wypłat rent socjalnych, zasiłków stałych wyrównawczych oraz dodatku mieszkaniowego osobom innym niż figurujące na listach wypłat, bez pisemnych upoważnień wystawionych przez osoby uprawnione do odbioru zasiłku lub dodatku dla osób faktycznie odbierających świadczenia.
3. Dokonywano wypłaty kosztów podróży służbowej osobom innym niż figurujące na poleceniu wyjazdu i dokonujące rozliczenia.
4. Kontrolujący stwierdzili nieprawidłowe prowadzenie raportów kasowych znaków skarbowych. Brak było, bowiem, możliwości stwierdzenia na ich podstawie kwoty gotówki za sprzedane znaki oraz stanu gotówki w znakach skarbowych. W raportach ujmowano pod jedną datą jedynie ogólne kwoty wyrażające wartość zakupionych znaków skarbowych – zamówienie na zakup znaków (po stronie przychodu) oraz wydatki na zakup znaków – bankowy dowód wpłaty (po stronie rozchodu). Gotówka ze sprzedaży znaków skarbowych ewidencjonowana była w kontrolce znaków skarbowych (ręczna ewidencja w postaci zeszytu) i przechowywana w kasie Urzędu Gminy łącznie z pozostałą kwotą, jaka powinna być w kasie.
5. Kontrola kasy przeprowadzona w dniu 22 grudnia 2004 roku wykazała niezgodność stanu gotówki po przeliczeniu ze stanem gotówki wynikającym z raportów kasowych. Różnica (nadwyżka) stanowiła kwotę – 2.713,50 zł, w tym gotówka ze sprzedaży znaków skarbowych – 771,50 zł. Pozostała kwota tj. 1.942 zł stanowiła kwotę niewypłaconych zasiłków celowych (lista wypłaty zasiłków celowych nr 000269 z dnia 20 grudnia 2004 roku i nr 1 z dnia 21 grudnia 2004 roku), ujętą po stronie rozchodu w raporcie kasowym nr 37/2004 za okres 21-22 grudnia 2004 roku pod poz. 3. Powstała nadwyżka wynikała z faktu rozchodowania w dniu 21 grudnia 2004 roku całej kwoty wynikającej z list wypłat zasiłków celowych nr 000269 z dnia 20 grudnia 2004 roku i nr 1 z dnia 21 grudnia 2004 roku, pomimo że faktycznie zasiłków na kwotę 1.942 zł w dniu 21 grudnia 2004 roku nie wypłacono. Powstała nadwyżka w znakach skarbowych na kwotę 771,50 zł związana była - jak wykazano powyżej - z praktyką przyjmowania znaków skarbowych i rozchodowaniem gotówki za ich sprzedaż pod jedną datą.
6. Nie przestrzegano postanowień Instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych w związku z brakiem zamieszczania na dowodach księgowych informacji o zastosowanym przy wydatkowaniu środków trybie zamówienia publicznego.
7. Nie przestrzegano postanowień obowiązującej w jednostce Instrukcji kasowej z uwagi na nie odprowadzanie w pełnej wysokości przyjętych do kasy Urzędu Gminy dochodów na rachunek bankowy w dniu ich przyjęcia do kasy lub w dniu następnym.
8. Kontrola wykazała, że w 2003 roku wpływy przyjęte do kasy Urzędu Gminy nie były ujmowane na koncie 101 - kasa, pomimo sporządzania na tę okoliczność polecenia księgowania. Odzwierciedlenie dokonanych w kasie wpłat miejsce dopiero z chwilą zaksięgowania ich wpływu na konto 130 – rachunek bieżący. Począwszy od stycznia 2004 roku księgowano na koncie 101 - kasa sporządzane polecenia księgowania dotyczące zbiorczego ujęcia przyjętych i odprowadzonych na rachunek dochodów, jednakże księgowanie uzyskanych do kasy dochodów nie znalazło żadnego odzwierciedlenia na koncie 221 – należności z tytułu dochodów budżetowych w przypadku podatków lokalnych lub na koncie 750 – przychody i koszty finansowe w przypadku innych dochodów realizowanych przez Urząd. W związku z powyższym, pomimo tego, że dochody zostały wpłacone do kasy, faktycznie księgowane były jak kwota wpłacona na rachunek bankowy po otrzymaniu wyciągu bankowego. Brak księgowania przyjętych do kasy dochodów na koncie 101 oraz nieprawidłowe ich księgowanie na koncie 221, 750 oraz 140 naruszało § 10, § 11 i § 12 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. nr 50, poz. 511 z późn. zm.) oraz uregulowania obowiązującego w jednostce planu kont dla Urzędu Gminy. Brak ewidencji na koncie 101 przyjętych do kasy wpłat wskazuje również na zaniechanie uzgadniania ewidencji analitycznej prowadzonej do konta 101 w postaci raportów kasowych z kontem syntetycznym - kasa.
9. Stwierdzono brak przestrzegania określonych we wnioskach o zaliczkę terminów rozliczania zaliczek udzielanych pracownikom Urzędu Gminy. Pomimo nie przestrzegania przez pracowników terminów rozliczania zaliczek nie dokonywano potrąceń nie rozliczonej we właściwym terminie zaliczki z wynagrodzenia, stosownie do oświadczenia składanego przez pracownika, któremu udzielono zaliczki.
10. Brak było opisu na rachunkach i fakturach dokumentujących wydatkowanie środków dotyczącego celowości wydatku objętego rachunkiem lub fakturą, co stanowiło naruszenie postanowień Instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych.

Odpowiedzialność za wskazane naruszenia ponoszą Skarbnik Gminy – Pani Lucyna Stachowska oraz pracownicy właściwi rzeczowo - podinspektor ds. obsługi kasy, podinspektor ds. księgowości budżetowej oraz inspektor ds. księgowości budżetowej w zakresie szczegółowo wskazanym w protokole kontroli.

W zakresie dochodów z tytułu podatków i opłat lokalnych

1. W zakładowym planie kont dla jednostki budżetowej nie wyodrębniono syntetycznych kont księgowych służących wyłącznie do ewidencji podatków i opłat oraz nie wskazano sposobu prowadzenia ksiąg pomocniczych dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat, co stanowiło naruszenie § 9 ust.4-7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 roku w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego.
2. Stwierdzono nieprawidłowe prowadzenie indywidualnych kont podatkowych dla inkasentów oraz nie prowadzenie kont zbiorczych wsi, na których należało ewidencjonować wszystkie wpłaty dokonane przez mieszkańców poszczególnych sołectw oraz wpłaty sołtysa, zgodnie z wymogami wynikającymi z § 9 ust.6 pkt 1 oraz § 9 ust.6 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego.
3. Prowadzono ewidencję księgową podatku rolnego, podatku leśnego oraz podatku od nieruchomości od osób fizycznych z pominięciem podziałek klasyfikacji budżetowej, co stanowiło naruszenie § 9 ust.8 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego.
4. Kontrola wykazała, że w dzienniku obrotów, pełniącym jednocześnie rolę rejestru przypisów i odpisów, nie zachowano chronologii zapisów księgowych. Powyższe świadczyło o niesystematycznym prowadzeniu dziennika oraz nie przestrzeganiu § 9 ust.3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego, zgodnie z którym dziennik służy do zapisywania w porządku chronologicznym, dzień po dniu danych o operacjach gospodarczych.
5. Wykazano w sprawozdaniach Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych za 2003 rok nieprawidłowe dane w zakresie dochodów z tytułu podatku rolnego, podatku leśnego oraz podatku od nieruchomości od osób fizycznych. Ustalono, że podane w sprawozdaniu dane pochodziły z dziennika obrotów prowadzonego wspólnie dla wpływów uzyskanych od osób fizycznych z tytułu podatku rolnego, podatku leśnego i podatku od nieruchomości oraz łącznego zobowiązania pieniężnego. Dane wynikające z dziennika po zakończeniu roku były dzielone wg wskaźnika udziału poszczególnych podatków w łącznym zobowiązaniu pieniężnym i w takiej wysokości wykazane w sprawozdaniu Rb-27S za 2003 rok, co było niezgodne z zasadami określonymi w Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej. Zgodnie z § 3 ust.1 pkt 6 Instrukcji - tylko wpływy z podatku rolnego, podatku leśnego i podatku od nieruchomości pobierane w formie łącznego zobowiązania pieniężnego ustala się przy pomocy wskaźników wyliczonych na podstawie rejestru wymiarowego oraz rejestru przypisów i odpisów określających udział poszczególnych podatków w łącznym zobowiązaniu pieniężnym. W związku z powyższym brak było podstaw do dzielenia w ten sposób wszystkich wpływów uzyskanych od osób fizycznych zarówno opłacających podatek rolny, podatek leśny oraz podatek od nieruchomości w formie łącznego zobowiązania pieniężnego jak i opłacających podatek od nieruchomości i podatek leśny samodzielnie.
6. Stwierdzono nie przestrzeganie uregulowań uchwały Rady Gminy Wolbórz nr VII/58/99 z dnia 15 marca 1999 roku oraz nr IX/62/2003 Rady Gminy Wolbórz z dnia 30 czerwca 2003 roku w zakresie prawidłowości wypłaty na rzecz sołtysów wynagrodzenia za inkaso.
7. Kontrolujący stwierdzili naruszenie przez inkasenta sołectwa Lubiaszów art.9 i art.47 § 4a ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (Dz. U. nr 137, poz. 926 z późn. zm.), zgodnie z którymi obowiązkiem inkasenta jest pobranie podatku i wpłacenie go we właściwym terminie organowi podatkowemu, tj. w dniu następującym po ostatnim dniu, w którym zgodnie z przepisami powinna nastąpić wpłata podatku.
8. Kontrolujący stwierdzili przypadki nie przestrzegania przez podatników podatku od nieruchomości - osoby prawne obowiązku składania deklaracji w terminie do 15 stycznia każdego roku podatkowego (art.6 ust.9 pkt 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych - tekst jednolity Dz. U. z 2002 roku, nr 9 poz.84 z późn. zm.) oraz przypadek dokonania korekty złożonej deklaracji z naruszeniem terminu określonego art.6 ust.9 pkt.2 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych.
9. Stwierdzono przypadki nie weryfikowania przez organ podatkowy prawidłowości złożonych deklaracji na podatek od nieruchomości, podatek rolny oraz podatek od środków transportowych, co było wymagane przez art.272 ustawy Ordynacja podatkowa (czynności sprawdzające).
10. W wyniku kontroli stwierdzono wydawanie nakazów płatniczych (łączne zobowiązanie pieniężne) dla podatników nie będących podatnikami podatku rolnego. Zgodnie z art. 6c pkt 1 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity z 1993 r. Dz. U. nr 94, poz.431 z późn. zm.) przesłanką pobierania zobowiązań podatkowych w formie łącznego zobowiązania pieniężnego jest obowiązek podatkowy w zakresie podatku rolnego oraz jednocześnie w zakresie podatku od nieruchomości lub podatku leśnego. W toku przeprowadzonej kontroli stwierdzono, że w treści nakazu płatniczego brak było postanowień odnoszących się do podatku rolnego, a jedynie dotyczące podatku od nieruchomości. Organ podatkowy powinien wydać w tej sytuacji decyzje na podatek od nieruchomości.
11. Stwierdzono przypadki zaniechania podejmowania przez organ podatkowy czynności proceduralnych związanych z żądaniem złożenia przez podatników deklaracji podatkowych (m.in. - informacji o nieruchomościach i obiektach budowlanych), na podstawie art. 274a § 1 ustawy Ordynacja podatkowa. Zgodnie z powołanym unormowaniem - organ podatkowy może żądać złożenia wyjaśnień w sprawie przyczyn nie złożenia deklaracji lub wezwać do jej złożenia, jeżeli deklaracja nie została złożona mimo takiego obowiązku.
12. Decyzją nr 7/03 z dnia 17 marca 2003 roku w sprawie rozłożenia na raty zaległości podatkowej ostatnią ratę ustalono w kwocie odsetek od całej kwoty zaległości, co było niezgodne z art. 48 § 1 pkt 2 ustawy Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym - organ podatkowy, na wniosek podatnika, w przypadkach uzasadnionych ważnym interesem podatnika lub interesem publicznym może odroczyć lub rozłożyć na raty zapłatę zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę, co oznaczało, że na kwotę poszczególnych rat powinna składać się kwota zaległości oraz część odsetek dotycząca tej zaległości.
13. Stwierdzono przypadki, że wydane decyzje dotyczące udzielenia ulg w zapłacie podatku nie zawierały uzasadnienia faktycznego, a w szczególności wskazania faktów, które organ podatkowy uznał za udowodnione, dowodów, którym dał wiarę oraz przyczyn, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności, co stanowiło naruszenie art.210 §1 pkt 6 oraz §4 ustawy Ordynacja podatkowa.
14. Decyzje zmieniające wysokość zobowiązania podatkowego wydawane były na podstawie danych wynikających z ewidencji gruntów, bez przeprowadzania w tym zakresie postępowania podatkowego, co stanowiło naruszenie przepisów ustawy Ordynacja podatkowa (w szczególności - art.21 § 5 ustawy).
15. Stwierdzono liczne przypadki nie wywiązywania się podatników (osób prawnych) podatku rolnego z obowiązku złożenia deklaracji podatkowych w terminie określonym w art. 6a ust.8 pkt 1 ustawy o podatku rolnym (do 15 stycznia danego roku podatkowego).
16. Stwierdzono, że w przypadku zapłaty podatku po terminie płatności organ podatkowy nie zaliczał wpłat poszczególnych rat podatku proporcjonalnie na poczet zaległości podatkowych i odsetek za zwłokę, co stanowiło naruszenie art.55 § 1 i 2 ustawy Ordynacja podatkowa. Zgodnie z powołanym przepisem, jeżeli dokonana wpłata nie pokrywa kwoty zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę, wpłatę zalicza się proporcjonalnie na poczet kwoty zaległości podatkowej oraz kwoty odsetek za zwłokę w stosunku, w jakim, w dniu wpłaty, pozostaje kwota zaległości podatkowej do kwoty odsetek za zwłokę.
17. Stwierdzono przypadki załatwiania spraw z naruszeniem przepisów określających terminy załatwiania spraw określonych w art.139 i 140 ustawy Ordynacja podatkowa.
18. W toku kontroli udzielania zwolnień z tytułu nabycia gruntów na powiększenie (utworzenie) gospodarstwa rolnego stwierdzono naruszenia art.13d ust.3 ustawy o podatku rolnym, z którego wynikało, że zwolnienie udzielone na wniosek podatnika stosuje się od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym został złożony wniosek.
19. Stwierdzono przypadki zastosowania w złożonych przez podatników deklaracjach podatkowych na podatek od środków transportowych nieprawidłowych stawek podatkowych, co świadczyło o zaniechaniu przez organ podatkowy czynności sprawdzających określonych w art.272 ustawy Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym organy podatkowe pierwszej instancji dokonują czynności sprawdzających, mających na celu sprawdzenie formalnej poprawności deklaracji oraz ustalenie stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami. Zgodnie z art.274 i art.274a ww. ustawy - w razie wątpliwości, co do poprawności złożonej deklaracji organ podatkowy może wezwać podatnika do udzielenia niezbędnych wyjaśnień lub do skorygowanie ew. uzupełnienia deklaracji.
20. Kontrola wykazała brak wskazanie w uchwale Rady Gminy nr XXIII/167/2000 z dnia 6 grudnia 2000 oraz uchwale nr XXVII/151/2005 z dnia 24 lutego 2005 roku terminu płatności opłaty targowej, zgodnie z wymogiem wynikającym z art.19 pkt 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, stosownie do którego rada gminy w drodze uchwały określa zasady ustalania i poboru oraz terminy płatności i wysokości stawek opłaty targowej.
21. Uchwałą Rady Gminy nr XXIII/167/2000 z dnia 6 grudnia 2000 roku w sprawie ustalenia wysokości i poboru opłaty targowej ustalone zostały stawki opłaty targowej w wysokości 5 zł i 3 zł, w zależności od miejsca, z którego dokonywana jest sprzedaż. Kontrola wykazała, że poza opłatą targową inkasent opłaty targowej pobierał tzw. opłatę rezerwacyjną, wykorzystując do tego celu bilety opłaty targowej o nominałach 2 i 7 zł, co było działaniem pozbawionym podstaw prawnych.
22. Przeprowadzona kontrola w zakresie poboru opłaty skarbowej wykazała, że organ podatkowy nie pobierał opłaty skarbowej w przypadku wniosków o wydanie decyzji o rozłożenie na raty, odroczenie terminu płatności podatku lub zapłaty zaległości na okres dłuższy niż 6 miesięcy, co stanowiło naruszenie przepisów ustawy z dnia 9 września 2000 roku o opłacie skarbowej (Dz.U. nr 86, poz.960 z późn. zm.).
23. Stwierdzono przypadki zaniechania podjęcia czynności windykacyjnych, polegających na wysyłaniu upomnień do osób zalegających z zapłatą podatku po upływie poszczególnych rat, co stanowiło naruszenie § 2 i 3 ust.1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137, poz.1541 z późn. zm.), zgodnie z którymi wierzyciel jest obowiązany do systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązań pieniężnych, a jeżeli należność nie zostanie zapłacona w terminie wynikającym z decyzji lub przepisów prawa, wierzyciel wysyła do zobowiązanego upomnienie, z zagrożeniem wszczęcia egzekucji po upływie siedmiu dni od doręczenia upomnienia.
24. Kontrola wykazała także, że organ podatkowy nie wystawiał tytułów wykonawczych po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu. Takie zachowanie organu stanowiło naruszenie § 5 ust.1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
25. Stwierdzono, że ewidencja upomnień wysłanych do podatników – osób fizycznych, posiadających zaległości z tytułu podatku rolnego, podatku leśnego i podatku od nieruchomości, prowadzona była w sposób niezgodny z wymogami określonymi w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.

Odpowiedzialność za stwierdzone naruszenia ponosi Wójt Gminy, pełniący funkcję organu podatkowego oraz Skarbnik Gminy inspektorzy ds. księgowości podatkowej, inspektor ds. wymiaru podatków, podinspektor ds. księgowości podatkowej oraz podinspektor ds. obsługi kasy w zakresie szczegółowo wskazanym w protokole kontroli.

W zakresie dochodów z majątku gminy

1. Kontrola wykazała, że do przetargów na zbycie nieruchomości zostały zakwalifikowane osoby, które nie wpłaciły wadium w wyznaczonym w ogłoszeniu o przetargu terminie, co stanowiło naruszenie § 4 ust.1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 roku w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy (Dz. U. nr 9, poz.30 z późn. zm. - obecnie nie obowiązujące), zgodnie z którym w przetargu mogą brać udział osoby fizyczne i osoby prawne, jeżeli, wpłacą wadium w terminie wyznaczonym w ogłoszeniu o przetargu.
2. Stwierdzono, że nie przestrzegano art.41 ust.1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2000 r. nr 46, poz.543 z późn.zm.), zgodnie z którym organizator przetargu jest obowiązany zawiadomić osobę ustaloną jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży lub oddania w użytkowanie wieczyste nieruchomości, najpóźniej w ciągu 21 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu, a wyznaczony termin nie może być krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia.
3. Kontrolujący stwierdzili liczne przypadki nie wywiązywania się użytkowników wieczystych z obowiązku regulowania rocznych opłat w terminie określonym w umowie.
4. Nie egzekwowano od najemcy lokalu w budynku w miejscowości Golesze Duże zaległych kwot z tytułu czynszu za najem lokalu.

Osobami odpowiedzialnymi za stwierdzone nieprawidłowości są Wójt Gminy – Pan Henryk Sęk oraz Pan Antoni Fałek – Zastępca Wójta, inspektor ds. gospodarki nieruchomościami i rolnictwa oraz podinspektor ds. księgowości podatkowej w zakresie szczegółowo wskazanym w protokole kontroli.

W zakresie dochodów z tytułu zajęcia pasa drogowego

1. Kontrola wykazała brak prowadzenia ewidencji dróg gminnych, co stanowiło naruszenie art.10 ust.11 oraz art.20 pkt 9 ustawy z dnia 21 marca 1985 roku o drogach publicznych (tekst jednolity z 2004 r. Dz.U. nr 204, poz.2086), stosownie do którego - właściwy zarządca drogi prowadzi ewidencję dróg, obiektów mostowych, tuneli, przepustów i promów.
2. Stwierdzono, że złożone wnioski na zajęcia pasa drogowego nie zawierały informacji wymaganych przepisami § 1 ust.2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 1 czerwca 2004 roku w sprawie określenia warunków udzielania zezwoleń na zajęcie pasa drogowego (Dz.U. nr 140, poz.1481), czyli wskazania planowanego okresu zajęcia pasa drogowego.
3. Stwierdzono przypadek nie załączenia do wniosku zatwierdzonego projektu organizacji ruchu, w sytuacji opisanej w § 1 ust.3 pkt 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 1 czerwca 2004 roku w sprawie określenia warunków udzielania zezwoleń na zajęcie pasa drogowego.
4. Do wniosku o zajęcia pasa drogowego w celu prowadzenia robót nie dołączono oświadczenia o posiadaniu ważnego pozwolenia na budowę obiektu umieszczonego w pasie drogowym lub o zgłoszeniu budowy lub prowadzonych robót właściwemu organowi administracji architektoniczno-budowlanej, co było wymagane przez § 1 ust.5 pkt 2 rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie określenia warunków udzielania zezwoleń na zajęcie pasa drogowego.
5. Stwierdzono przypadki wydania decyzji dotyczących zezwolenia na zajęcie pasa drogowego, które nie określały powierzchni zajmowanego pasa drogowego oraz okresu jego zajęcia, co stanowiło naruszenie § 2 ust.1 pkt 3 i pkt 4 rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie określenia warunków udzielania zezwoleń na zajęcie pasa drogowego.
6. Kontrolujące stwierdziły, że wszystkie wydane decyzje dotyczące zezwolenia na zajęcie pasa drogowego zostały wydane z naruszeniem § 2 ust.2 pkt 1 i 2 oraz ust.3 rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie określenia warunków udzielania zezwoleń na zajęcie pasa drogowego, zgodnie z którymi w przypadku zajęcia pasa drogowego w celu prowadzenia robót zezwolenie na zajęcie pasa drogowego powinno określać dodatkowo sposób zabezpieczenia pasa drogowego oraz warunki przywrócenia pasa drogowego do poprzedniego stanu użyteczności, a w warunkach przywrócenia pasa drogowego określa się zakres i technologię robót przywracających stan użyteczności, sposób odbioru przedmiotowego odcinka pasa drogowego oraz zasady usuwania usterek i wad technicznych, powstałych w ciągu 24 miesięcy od daty odbioru pasa drogowego.
7. Stwierdzono przypadek wymierzenia opłaty za zajęcie pasa drogowego z naruszeniem art.40 ust.10 ustawy o drogach publicznych, zgodnie z którym za zajęcie pasa drogowego o powierzchni mniejszej niż 1 m2 lub powierzchni pasa drogowego zajętej przez rzut poziomy obiektu budowlanego lub urządzenia mniejszej niż 1 m2 stosuje się stawki takie jak za zajęcie 1 m2 pasa drogowego.

Odpowiedzialność za stwierdzone naruszenia ponoszą Zastępca Wójta – Pan Antoni Fałek oraz inspektor ds. ochrony środowiska i drogownictwa.

W zakresie wydatków związanych z realizacją gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych

1. Stwierdzono naruszenie art. 41 ust.4 ustawy z dnia 26 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tekst jednolity z 2002 r. Dz.U. nr 147, poz.1231 z późn. zm.), zgodnie z którym w skład gminnych komisji rozwiązywania problemów alkoholowych wchodzą osoby przeszkolone w zakresie profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych. Ustalono, że jedna osoba spośród członków Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych nie została przeszkolona w zakresie profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych.
2. Kontrola wydatków zrealizowanych ze środków przeznaczonych na realizację Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych wykazała w kilku przypadkach niewystarczające zabezpieczenie interesów Gminy Wolbórz. W szczególności, wątpliwości kontrolujących dotyczyły:
- uregulowania w dniu 16 maja 2003 roku kwoty 840 zł tytułem pobytu dzieci ze środowisk patologicznych na wypoczynku letnim, w sytuacji gdy faktura nr 124 z dnia 20 maja 2003 roku za wpłynęła do Urzędu Gminy w Wolborzu 23.05.2003 roku,
- dokonania w dniu 18 sierpnia 2004 roku wypłaty zaliczki na rzecz Centrum Edukacji, Diagnozy i Pomocy Psychologiczno – Pedagogicznej „Progres” tytułem sfinansowanie obozu socjotera-peutycznego dla dzieci w Białce Tatrzańskiej, który odbył się w dniach 14 – 23 sierpnia 2004 roku.
Kontrolującym nie przedstawiono żadnych dokumentów uzasadniających wydatkowanie środków przed realizacją zleconej do wykonania usługi.
3. Stwierdzono uchybienia dotyczące braku dokumentów uzasadniających merytorycznie wydatkowanie poszczególnych kwot (np. brak danych dotyczących realizacji programów profilaktycznych, brak list uczestników) ze środków przeznaczonych na profilaktykę i przeciwdziałanie alkoholizmowi. Dotyczy to, m.in., następujących wydatków: rachunek nr 38/03/03 z dnia 6 marca 2003 roku - dofinansowanie za pobyt na spotkaniu Al – Anon dla 6 osób w Zakroczymiu na kwotę 750,00 zł; rachunek nr RS/53/2003 z dnia 24 marca 2003 roku – za obóz terapeutyczny w Białce Tatrzańskiej w dniach 17 marca – 23 marca 2003 roku dla 6-ciu osób na kwotę 2.950,00 zł; rachunek nr RS/119/2003 z dnia 4 maja 2003 roku – dofinansowanie do obozu terapeutycznego w Białce Tatrzańskiej w dniach 30 kwietnia – 4 maja 2003 roku dla dwóch osób na kwotę 665,00 zł; rachunek nr RS/208/2003 z 20 sierpnia 2003 roku – dofinansowanie do obozu młodzieżowego w Białce Tatrzańskiej dla 6 osób w terminie 13 – 20 sierpnia 2003 roku na kwotę 2.880,00 zł; rachunek nr RS/228/2003 z dnia 31 sierpnia 2003 roku – dofinansowanie do obozu terapeutycznego w Istebnej dla dwóch osób na kwotę 800,00 zł brutto; faktura nr 78/MAG/2003 z dnia 5 września 2003 roku – za zakup wykładziny na kwotę 18.417,38 zł.
4. Kontrolujące stwierdziły nieterminowe rozliczanie zaliczek pobieranych w związku z wydatkami na realizację Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, np. zaliczka pobrana w dniu 30 czerwca 2003 roku w kwocie 10.537,00 zł na organizację obozu wędrownego, która zgodnie z wnioskiem rozliczona powinna być do dnia 16 lipca 2003 roku, faktycznie została rozliczona dopiero w dniu 10 października 2003 roku.

Odpowiedzialność za stwierdzone naruszenia ponoszą Wójt Gminy – Pan Henryk Sęk oraz Sekretarz Gminy (Przewodnicząca Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych) – Pani Krystyna Koźlik.

W zakresie wydatków na realizację zadań powierzonych na podstawie umowy jednostkom spoza sektora finansów publicznych oraz na działalność pożytku publicznego

1. Wnioski Towarzystwa Sportowego „Szczerbiec” z dnia 15 listopada 2002 roku oraz z dnia 30 grudnia 2003 roku o udzielenie dotacji nie zawierały informacji o posiadanych zasobach rzeczowych i kadrowych wskazujących na możliwość wykonania zadania, co było wymagane przez § 4 ust.1 pkt 4 uchwały Rady Gminy Wolbórz nr XVII/128/2000 z dnia 30 marca 2000 roku w sprawie trybu postępowania o udzielenie dotacji, sposobu rozliczenia oraz sposobu kontroli wykonywania zadania zleconego.
2. Stwierdzono bezpodstawne przyjęcie do rozliczenia I transzy dotacji udzielonej w wysokości 60.000 zł na rzecz TS „Szczerbiec” w 2003 roku rachunków wystawionych na rzecz Towarzystwa w 2002 roku, na łączną kwotę 1.172,07 zł. Umowa dotacji na 2003 rok zawarta została na czas od dnia 1 stycznia 2003 do dnia 31 grudnia 2003 roku.
3. Kontrola wykazała, że do rozliczenia dotacji udzielonej TS „Szczerbiec” w 2003 roku na realizację zadania polegającego na utrzymaniu stadionu sportowego i budynku szatni oraz organizacji szkoleń i imprez sportowych dla dzieci i młodzieży uzdolnionej sportowo Towarzystwo przedstawiło a kontrolowana jednostka przyjęła rachunki wystawione za trenowanie drużyny seniorów na łączną kwotę 8.000 zł. Do rozliczenia dotacji udzielonej w 2004 roku na rzecz TS „Szczerbiec” na realizację zadania określonego identycznie jak w 2003 roku przedstawiono natomiast i przyjęto rachunki wystawione za trenowanie drużyny seniorów na łączną kwotę 10.550 zł. Ustalono, że drużyny młodzieżowe prowadzone przez TS „Szczerbiec” i zrzeszone w Okręgowym Związku Piłki Nożnej w Piotrkowie Tryb to zawodnicy, których wiek nie przekraczał w 2003 roku 15 lat a w 2004 roku 16 lat, tymczasem wiek zawodników trenowanych w dwóch drużynach seniorów w większości przypadków przekraczał 19 lat, a nierzadkim przypadkiem byli zawodnicy posiadający 26 czy 29 lat a nawet 31 lat w przypadku jednego zawodnika. Biorąc pod uwagę, że zadanie zlecone do realizacji Towarzystwu Sportowemu „Szczerbiec” dotyczyło m.in. organizacji szkoleń i imprez sportowych dla dzieci i młodzieży wyrazić należy wątpliwość czy środki dotacyjne wykorzystane zostały prawidłowo. Podkreślić należy, że w umowie należy zawrzeć szczegółowy opis zleconego zdania, co w sposób jednoznaczny pozwoli zakwalifikować ponoszone przez klub wydatki jako związane z realizowanym zadaniem.
4. Stwierdzono, że w 2003 roku Gmina Wolbórz udzieliła 11 dotacji na remonty domów ludowych zlokalizowanych w poszczególnych sołectwach przy budynkach ochotniczych straży pożarnych, nie związanych z utrzymaniem gotowości bojowej tych jednostek, na łączną kwotę 22.000 zł. Ustalono, że spośród 6 dotacji objętych kontrolą dwie przekazano na remont domów ludowych (Polichno i Lubiaszów) będących własnością Gminy Wolbórz, natomiast pozostałe domy były własnością wspólnot gruntowych. Biorąc pod uwagę obowiązujące przepisy prawa kontrolujący stwierdzili brak podstaw do udzielenia dotacji na remonty domów ludowych zarówno będących własnością Gminy Wolbórz jak i stanowiących własność wspólnot gruntowych. Z treści art.118 ustawy o finansach publicznych wynikało, że podmioty nie zaliczone do sektora finansów publicznych i nie działające w celu osiągnięcia zysku mogą otrzymywać z budżetu jednostki samorządu terytorialnego dotacje na cele publiczne związane z realizacją zadań tej jednostki. Katalog zadań własnych gminy określił ustawodawca w art.7 ust.1 ustawy dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym, wskazując w nim, że do zadań własnych gminy należy, m.in., utrzymywanie gminnych obiektów i urządzeń użyteczności publicznej oraz obiektów administracyjnych (pkt 15) oraz zapewnienie porządku publicznego oraz ochrony przeciwpożarowej. Podmioty nie zaliczone do sektora finansów publicznych i nie działające w celu osiągnięcia zysku mogły otrzymać z budżetu jednostki samorządu terytorialnego dotacje na realizację zadań zleconych im do wykonania na podstawie umowy. Zadania zlecone do realizacji nie mogły jednak wykraczać poza zakres zadań własnych Gminy. W omawianym stanie faktycznym dotacje miały służyć remontowi obiektów nie będących własnością gminy, które chociaż funkcjonowały przy jednostkach OSP, to nie były w żaden sposób związane z utrzymaniem gotowości bojowej tych jednostek. Zlecania wykonania remontów domów ludowych nie przewidziała również Rada Gminy Wolbórz określając wykaz zadań samorządowych, które mogą być zlecone jednostkom nie zaliczonym do sektora finansów publicznych, stanowiący załącznik nr 1 do ww. uchwały nr XII/128/2000 z dnia 30 marca 2000 roku. Jak wskazano wcześniej do zadań własnych gminy należy utrzymywanie gminnych obiektów i urządzeń użyteczności publicznej oraz obiektów administracyjnych, jednakże wykonywanie remontów tych obiektów nie może być realizowane drogą udzielenia dotacji. Wydatkowanie środków na utrzymanie gminnych obiektów, w szczególności na ich remonty, powinno być dokonywane na zasadzie zakupu robót budowlanych, z uwzględnieniem o przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U, nr 19, poz. 177 z późn. zm.).
5. Stwierdzono przekazanie na rachunek OSP Kuznocin dotacji w wysokości 2.000 zł w dniu 2 czerwca 2003 roku, tj. przed zawarciem umowy dotacji na remont domu ludowego, co nastąpiło w dniu 7 lipca 2003 roku.
6. Stwierdzono dwa przypadki rozliczenia się z udzielonej dotacji po terminie wskazanym w umowach, co dotyczyło OSP Lubiaszów i OSP Policzno.

Odpowiedzialność za stwierdzone naruszenia ponoszą Wójt Gminy – Pan Henryk Sęk, Zastępca Wójta – Pan Antoni Fałek, Skarbnik Gminy – Pani Lucyna Stachowska.

W zakresie wydatków osobowych

1. Ustalono, że wynagrodzenie Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej ustalone zostało jako iloczyn stawki wynagrodzenia zasadniczego oraz wartości punktu procentowego określonych uchwałą nr XVII/98/2004 Rady Gminy Wolbórz z dnia 24 marca 2004 roku w sprawie ustalenia najniższego wynagrodzenia zasadniczego w I kategorii zaszeregowania tabeli miesięcznych stawek wynagrodzenia zasadniczego oraz wartości jednego punktu dla pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych gminy Wolbórz. Powyższy sposób ustalenia wynagrodzenia dla Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej był niezgodny z zasadami wynagradzania kierowników jednostek organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego, określonych w przepisach rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. nr 61, poz.708 z późn.zm.), które nie przewidują stosowania systemu wynagradzania punktowego dla kierowników jednostek organizacyjnych.
2. W wyniku kontroli rozliczania kosztów podróży służbowych stwierdzono następujące nieprawidłowości:
- stwierdzono przypadek nie wskazania środka lokomocji - w poleceniu wyjazdu służbowego nr 3/2003, co stanowiło naruszenie § 5 ust.1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1990),
- stwierdzono przypadki naruszenia art.4 ust. 2a oraz art.4 ust.4 ustawy z dnia 22 marca 1990 roku o pracownikach samorządowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1593), zgodnie z którymi czynności z zakresu prawa pracy wobec zastępcy wójta, sekretarza gminy, skarbnika gminy, pozostałych pracowników urzędu oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych dokonuje wójt (burmistrz, prezydent) w związku ze zlecaniem wyjazdu w podróż służbową przez Sekretarza i Skarbnika Gminy bez stosownego upoważnienia Wójta Gminy Pana Henryka Sęka do dokonywania tych czynności,
- w przypadku poleceń wyjazdu służbowego nr 198/2003 oraz nr 42/04 stwierdzono nie przestrzeganie terminu rozliczania delegacji służbowych określonego w art.28 ust.2 Instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych dla Urzędu Gminy Wolbórz (zarządzenie nr 5/A/2003 z dnia 9 stycznia 2003 roku) na 14 dni od dnia zakończenia podróży służbowej, a w miesiącu kończącym rok budżetowy nie później niż do 28 grudnia danego roku.
3. W wyniku kontroli prawidłowości wypłaty diet dla radnych stwierdzono następujące nieprawidłowości:
- radnym wypłacano diety za udział w posiedzeniu Komisji, mimo braku podpisu na liście obecności z posiedzenia (brak podpisu dwóch członków Komisji: Pana Marka Stachowiaka i Pana Pawła Swarbuły). Powyższe działanie naruszało § 3 ust.3 uchwały nr III/23/2002 Rady Gminy Wolbórz z dnia 30 grudnia 2002 roku w sprawie ustalenia wysokości diet i kosztów podróży dla Przewodniczącego, Wiceprzewodniczącego i radnych Rady Gminy, zgodnie z którym podstawę do wypłacenia diety stanowi podpis na liście obecności prowadzonej przez stanowisko ds. obsługi rady,
- radnym wypłacano diety za udział w posiedzeniach komisji, do której nie zostali oni powołani, co naruszało § 1 ust.1 pkt 2 uchwały nr III/23/2002 Rady Gminy Wolbórz z dnia 30 grudnia 2002 roku, zgodnie z którym radny otrzymuje dietę za udział w posiedzeniach komisji stałych lub doraźnych, do której został powołany.

Odpowiedzialność za stwierdzone naruszenia ponoszą Wójt Gminy – Pan Henryk Sęk oraz Skarbnik Gminy – Pani Lucyna Stachowska.

W zakresie wydatków inwestycyjnych oraz wydatków bieżących na dostawę usług

Budowa kanalizacji sanitarnej, sieci wodociągowej i kanalizacji deszczowej w Wolborzu
wraz z odbudową nawierzchni II etap

1. Umową nr 1/7/2002 zawartą w dniu 15 lipca 2002 roku z firmą MPD Biuro Projektowe Mariola Pająk z siedzibą w Tomaszowie Maz. zamawiający zlecił wykonanie projektu budowlanego w zakresie:
- wodociągu w ulicach: Warszawskiej, Świętokrzyskiej, Reymonta, Kitowicza, Pl. Jagiełły,
- gazociągu w ulicy Warszawskiej,
- kanalizacji sanitarnej w ulicach: odcinek od oczyszczalni ścieków do ul. Warszawskiej, odcinek od Bogusławic do ul. Warszawskiej, w ulicy Warszawskiej, Świętokrzyskiej, Reymonta, Kitowicza, Pl. Jagiełły, Wycieczka, Łąkowej, Kościuszki, Mickiewicza, Browarnej, Nadrzecznej, Modrzewskiego,
- kanalizacji deszczowej w ulicach: Warszawskiej, Kościuszki, Pl. Jagiełły, Świętokrzyskiej, Reymonta, Kitowicza, Modrzewskiego wraz z oczyszczalnią wód opadowych dla miejscowości Wolbórz.
2. Następnie na mocy aneksu z dnia 2 grudnia 2002 roku nr 1/2002 do umowy nr 1/7/2002 strony ustaliły, że w związku z przedłużającym się terminem opracowania map sytuacyjnych do celów projektowych ustalają termin opracowania dokumentacji technicznej i wypłaty wynagrodzenia z podziałem na etapy:
- I etap do dnia 31 grudnia 2002 roku, za wynagrodzeniem w wysokości 6.100 zł,
- II etap do dnia 31 marca 2003 roku, za wynagrodzeniem w wysokości 23.900 zł,
- III etap do dnia 31 maja 2003 roku, za wynagrodzeniem w wysokości 49.300 zł.
3. Stwierdzono, że strony nie ustaliły zasad podziału zakresu rzeczowego dokumentacji technicznej, a w szczególności - nie ustaliły, które fragmenty kanalizacji sanitarnej, deszczowej, sieci wodociągowej oraz odbudowy nawierzchni zaliczone zostały do poszczególnych etapów.
4. Nie sporządzono protokołu zdawczo-odbiorczego na okoliczność wykonania i dostarczenia przez firmę MPD Biuro Projektowe Mariola Pająk dokumentacji projektowej, uwzględniającego poszczególne części dokumentacji technicznej przekazanej zamawiającemu, co było przewidziane w postanowieniach umowy nr 1/7/2002 zawartej w dniu 15 lipca 2002 roku.
5. Stwierdzono zlecenie przez Wójta Gminy Panu Edwardowi Kamińskiemu wykonania projektu oznakowania robót na czas przebudowy ul. Warszawkiej w Wolborzu na podstawie umowy o dzieło z dnia 27 lutego 2004 roku za wynagrodzeniem 4.000 zł, mimo, że obowiązek wykonania takiego projektu wynikał także z umowy zawartej z firmą MPD Biuro Projektowe Mariola Pająk (umowa nr 1/7/2002 z dnia 15 lipca 2002 roku). Kontrolujący ustalili, że firma MPD Biuro Projektowe Mariola Pająk nie wykonała projektu oznakowania robót na czas przebudowy ulicy Warszawskiej w Wolborzu, a kontrolowana jednostka nie wyegzekwowała obowiązku jego wykonania, wypłacając jednocześnie projektantowi pełną kwotę wynagrodzenia i zlecając jednocześnie ponownie wykonanie projektu Panu Edwardowi Kamińskiemu.
6. Kontrolujący stwierdzili, że w kontrolowanej jednostce znajdowały się dwa egzemplarze umowy na 1/7/2002 z dnia 15 lipca 2002 roku zawartej z firmą MPD Biuro Projektowe Mariola Pająk o różnej treści. Analogiczna sytuacja dotyczyła umowy zawartej z Panem Edwardem Kamińskim na pełnienie nadzoru inwestorskiego nad odbudową nawierzchni i chodników po wybudowanej sieci wodociągowej oraz kanalizacji sanitarnej i deszczowej. Fakt istnienia dwóch podpisanych przez zamawiającego egzemplarzy umów, zawierających różne postanowienia, jest sytuacją niepokojącą i może świadczyć co najmniej o braku kontroli nad rodzajem i treścią podpisywanych przez Wójta Gminy umów.
7. W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego na realizację II etapu budowy kanalizacji sanitarnej, sieci wodociągowej i kanalizacji deszczowej w Wolborzu wraz z obudową nawierzchni, w trybie przetargu nieograniczonego, o wartości przedmiotu zamówienia powyżej 30.000 EURO, w 2004 roku, stwierdzono:
- zamawiający nie opisał w specyfikacji istotnych warunków zamówienia kryteriów i sposobu dokonywania oceny spełnienia warunków wymaganych od dostawców i wykonawców, co stanowiło naruszenie art.35 ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 z późn. zm.- uchylona z dniem 2 marca 2004 roku),
- stwierdzono, że postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego prowadzone było w sposób, który nie gwarantował zachowania uczciwej konkurencji, co stanowiło naruszenie art.16 ustawy o zamówieniach publicznych. Kontrola wykazała, że zamawiający zamieścił w ogłoszeniach o przetargu i w specyfikacji istotnych warunków zamówienia sprzeczne postanowienia dotyczące wadium. W ogłoszeniu o przetargu podanym do publicznej wiadomości poprzez wywieszenie na tablicy ogłoszeń wskazano jako termin wniesienia wadium dzień 5 kwietnia 2004 roku (termin składania ofert wyznaczono na dzień 7 kwietnia). Warunku takiego nie podano w ogłoszeniu opublikowanym w Biuletynie Zamówień Publicznych, jak również w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Co więcej w specyfikacji wskazano, że nie wniesienie wadium lub wniesienie wadium po terminie składania ofert spowoduje wykluczenie oferenta z postępowania. Z postanowienia tego wynikało jednoznacznie, że wadium powinno być wniesione przed upływem terminu składania ofert (czyli 7 kwietnia, godz.8,30), ale nie do dnia 5 kwietnia 2004 roku. Kontrolujący stwierdzili, że zamawiający wykluczył z postępowania jednego z oferentów - firmę „DROG-INŻ.” Bińczyk, Puchalski, Słomecki Spółka jawna, Piotrków Tryb. z uwagi na nie wniesienie wadium w terminie do dnia 5 kwietnia 2004 roku. Wobec powyższych ustaleń dotyczących treści ogłoszeń, a w szczególności specyfikacji istotnych warunków zamówienia, decyzja zamawiającego pozbawiona była podstaw i naruszała art.19 ust.1 pkt 8 ustawy o zamówieniach publicznych. Podkreślić należy, że brak wadium był jedynym brakiem we wskazanej ofercie (brakiem w opinii zamawiającego). Firma "DROG-INŻ" złożyła najkorzystniejszą ofertę (najtańszą w sytuacji, gdy jedynym kryterium wyboru była cena) i gdyby nie decyzja zamawiającego, powinna zostać ona wybrana. Zamawiający wybrał ofertę o 122.306 zł droższą od oferty, złożonej przez bezpodstawnie wykluczonego wykonawcę (wybrano ofertę firmy Przedsiębiorstwo Inżynierii Środowiska i Melioracji „PIOMEL” S.A. Piotrków Tryb.),
- umowa z firmą "PIOMEL" na wykonanie kanalizacji sanitarnej, sieci wodociągowe i kanalizacji deszczowej w Wolborzu wraz z odbudową nawierzchni podpisana została przez zamawiającego przed upływem 7 dni od dnia ogłoszenia i zawiadomienia o wyniku postępowania, co stanowiło naruszenie art.51 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych w związku z art.50 ust.2 tej ustawy.
8. Kontrola wykazała, że wynagrodzenie na rzecz inspektora nadzoru wypłacone zostało niezgodnie z postanowieniami umowy o nadzór inwestorski z dnia 18 maja 2004 roku (kwota 5.519,99 zł), tj. przed dokonaniem odbioru robót wykonanych przez firmę „PIOMEL” i wystawieniem faktury za te prace.
9. Do kosztów inwestycji nie zaliczono odsetek od udzielonej przez WFOŚiGW w Łodzi pożyczki na sfinansowanie przedmiotowej inwestycji, które w okresie realizacji inwestycji stanowiły kwotę 19.270,30 zł. Naruszało to art.28 ust.8 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym do kosztów wytworzenia środków trwałych w budowie, środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych zalicza się ogół ich kosztów poniesionych przez jednostkę za okres budowy, montażu, przystosowania i ulepszenia, do dnia bilansowego lub przyjęcia do używania, w tym również: nie podlegający odliczeniu podatek od towarów i usług oraz podatek akcyzowy, koszt obsługi zobowiązań zaciągniętych w celu ich finansowania i związane z nimi różnice kursowe, pomniejszony o przychody z tego tytułu.
10. Dowody OT z dnia 31 grudnia 2004 roku sporządzone na okoliczność przyjęcia na stan środków trwałych kanalizacji sanitarnej i deszczowej oraz sieci wodociągowej wykonanej w II etapie „Budowy kanalizacji sanitarnej, sieci wodociągowej i kanalizacji deszczowej w Wolborzu wraz z odbudową nawierzchni” nie zawierały symbolu klasyfikacji środków trwałych oraz numeru inwentarzowego, stawki amortyzacyjnej oraz sposobu ujęcia dowodu OT w księgach rachunkowych, tj. dekretacji wpisanej przez upoważnionego pracownika referatu finansowego, co było wymagane przez § 17 ust.1 Instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych obowiązującej w kontrolowanej jednostce.

Przebudowa drogi gminnej od wsi Bogusławice do drogi Wolbórz – Ujazd

Specyfikacja istotnych warunków zamówienia nie zawierała opisu warunków udziału w postępowaniu oraz opisu sposobu dokonania oceny spełniania tych warunków, stosownie do art.36 ust.1 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych.

Przebudowa sieci wodociągowej w ulicy 1 Maja w Wolborzu

1. Stwierdzono brak zgłoszenia właściwemu organowi remontu sieci wodociągowej w ulicy 1 Maja w Wolborzu, co stanowiło naruszenie art.30 ust.1 pkt 2 w związku z art.29 ust.2 pkt 11 ustawy z dnia 7 lipca 1994 roku Prawo budowlane (tekst jednolity z 2003 r. Dz. U. nr 207, poz.2016 z późn. zm.).
2. Kontrola wykazała, że zlecenie robót nastąpiło w dniu 17 października 2003 roku przez Zastępcę Wójta Pana Antoniego Fałka Spółce KOM-WOL z Wolborza bez zastosowania przepisów ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych, w sytuacji gdy wartość szacunkowa zadania ustalona na kwotę 24.996,70 zł znacznie przekraczała kwotę 3.000 EURO. Powyższe stanowiło naruszenie art. 12a ustawy o zamówieniach publicznych, zgodnie z którym zamówienie publiczne mogło być udzielone wyłącznie wykonawcy, który został wybrany na zasadach określonych w ustawie.

Świadczenie usług sprzętowo-transportowych przy zimowym utrzymaniu dróg położonych na terenie gminy Wolbórz

1. Stwierdzono, że oferent nr 1, tj. Spółdzielnia „AGROMEL” z Wolborza załączył do oferty nieaktualny odpis z rejestru sądowego (odpis z dnia 3 kwietnia 2003 roku - termin składania ofert upływał w dniu 7 listopada 2003 roku), co powinno skutkować wykluczeniem oferenta, a w konsekwencji unieważnieniem postępowania na podstawie art.27b ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych - w sytuacji braku co najmniej dwóch ofert nie podlegających odrzuceniu.
2. Kontrola wykazała, że umowa z dnia 14 listopada 2003 roku na świadczenie usług transportowo – sprzętowych związanych z prowadzeniem zimowego utrzymania dróg zawarta została z naruszeniem art.51 ust.1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych, zgodnie z którym jednostki samorządu terytorialnego oraz inne podmioty sektora finansów publicznych, z wyjątkiem Skarbu Państwa, nie mogą zaciągać zobowiązań finansowych, których maksymalna wartość nominalna, wyrażona w złotych, nie została ustalona w dniu zawierania transakcji - w związku z nieokreśleniem w przedmiotowej umowie maksymalnej wartości zobowiązania.

Odpowiedzialność za stwierdzone naruszenia ponoszą Wójt Gminy – Pan Henryk Sęk, Zastępca Wójta – Pan Antoni Fałek, Skarbnik Gminy – Pani Lucyna Stachowska oraz były kierownik Referatu Budownictwa, Gospodarki Komunalnej i Rolnictwa, inspektor ds. zamówień publicznych i funduszy pomocowych, inspektor ds. inwestycji, gospodarki komunalnej i mieszkaniowej, inspektor ds. budownictwa i gospodarki przestrzennej, inspektor ds. księgowości budżetowej - w zakresie szczegółowo wskazanym w protokole kontroli.

W zakresie ewidencji majątku gminy i inwentaryzacji

1. Ewidencja analityczna środków trwałych prowadzona była z naruszeniem zasad określonych w planie kont dla Urzędu Gminy, a w szczególności nie była prowadzona w księdze środków trwałych K-207, która powinna zawierać daty przychodu/rozchodu, numer inwentarzowy oraz ceny jednostkowej. Ewidencja nie umożliwiała ustalenia osób odpowiedzialnych za dany składnik majątku.
2. Stwierdzono także, że środki trwałe oraz pozostałe środki trwałe nie były opatrzone numerami inwentarzowymi, co w praktyce uniemożliwiało ich identyfikację i dokonanie prawidłowej inwentaryzacji tych składników majątkowych.
3. Prowadzona w księdze inwentarzowej ewidencja analityczna pozostałych środków trwałych nie uwzględniała miejsca, w którym znajdują się składniki majątkowe.
4. Ustalono, że na mocy aktu notarialnego rep. „A” nr 4116/2003 zawartego w dniu 30 października 2003 roku pomiędzy Wójtem Gminy Panem Henrykiem Sękiem a Panem Aleksandrem Jakoniukiem działającym na rzecz Agencji Nieruchomości Rolnych Skarbu Państwa, przekazano Gminie Wolbórz, nieodpłatnie, działki nr 29/4 i nr 48 o łącznym obszarze 1 ha 195 m2 (10.195 m2) wraz z oczyszczalnią ścieków i siecią kanalizacyjną osiedla mieszkaniowego na cele związane z inwestycjami infrastrukturalnymi. Wartość przedmiotu umowy strony ustaliły na kwotę 410.570,01 zł. Nabyty nieodpłatnie majątek nie został przyjęty na stan księgowy środków trwałych i ujęty w księdze środków trwałych. Na koncie 011 nie zaksięgowano kwoty 224.450,39 zł (wartość oczyszczalni oszacowana komisyjnie na kwotę 182.970,61 zł oraz działka o wartości około 41.479,78 zł, której to wartości nie wskazano w akcie notarialnym).
5. Ewidencja analityczna wartości niematerialnych i prawnych prowadzona była z naruszeniem zasad ewidencji tych składników majątkowych określonych w planie kont dla Urzędu Gminy Wolbórz.
6. Kontrolujące stwierdziły, że pod datą 31 grudnia 2003 roku zdjęto z ewidencji analitycznej środków trwałych kserokopiarkę „MITA” o wartości 4.446,24 zł, która zgodnie z protokołem likwidacji LT nr 1/2003 została przekazana do utylizacji dnia 28 kwietnia 2003 roku i z tym dniem zlikwidowana. W dniu 28 kwietnia 2003 roku dowód LT nr 1/2003 wpłynął do księgowości i został wyksięgowany z dniem 25 sierpnia 2003 roku z ewidencji syntetycznej środków trwałych, co wskazuje na nie przestrzeganie art.15 ust.1 oraz art.16 ust.1 ustawy o rachunkowości - zgodnie z którymi konta księgi głównej powinny zawierać zapisy o zdarzeniach w ujęciu systematycznym, a zapisy na kontach ksiąg pomocniczych powinny być zgodne z zapisami i saldami kont księgi głównej.
7. Stwierdzono, że terminy przeprowadzenia inwentaryzacji w kontrolowanej jednostce (w Urzędzie Gminy 4-16 stycznia 2004 roku, w Gminnej Bibliotece Publicznej w Wolborzu 27 stycznia 2004 roku, w Gminnym Ośrodku Kultury w Wolborzu 29 stycznia 2004 roku, a spis gruntów przeprowadzono w terminie od dnia 2 stycznia 2004 roku do dnia 19 lutego 2004 roku) nie były zgodne z wymogami wynikającymi z art.26 ust.3 pkt 1 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z ww. przepisem - termin i częstotliwość inwentaryzacji uważa się za dotrzymane, jeśli inwentaryzację składników aktywów – z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych, określonych w art.17 ust.2 pkt 4 – rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku.
8. Przeprowadzenie inwentaryzacji gruntów w drodze spisu z natury naruszało zasady inwentaryzacji gruntów określone w art.26 ust.1 pkt 3 ustawy o rachunkowości, obowiązującej Instrukcji inwentaryzacyjnej, a także w zarządzeniu Wójta Gminy nr 37/2003 w sprawie inwentaryzacji aktywów i pasywów. Grunty inwentaryzuje się poprzez porównanie danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami (porównanie stanu ewidencyjnego).
9. Kontrolujące stwierdziły brak wskazania na arkuszach spisowych dotyczących inwentaryzacji przeprowadzonej w pomieszczeniach Urzędu Gminy osób materialnie odpowiedzialnych oraz brak stosownych oświadczeń tych osób, które zgodnie z § 5 ust.8 Instrukcji w sprawie przeprowadzania inwentaryzacji, wprowadzonej zarządzeniem nr 15/2000 z dnia 29 września 2000 roku, powinny być złożone na piśmie przed rozpoczęciem spisu.
10. Stwierdzono, że na dzień rozpoczęcia inwentaryzacji nie dokonano zamknięcia ewidencji analitycznej środków trwałych i pozostałych środków trwałych, tj. ksiąg inwentarzowych, w celu ustalenia stanu księgowego środków trwałych, co było wymagane przez § 7 ust.2 Instrukcji inwentaryzacyjnej, z którego wynikało, że przed rozpoczęciem inwentaryzacji należy wyprowadzić na bieżąco ewidencję środków trwałych podkreślając ostatnie zapisy.
11. Kontrolujące ustaliły, że na zestawieniach zbiorczych spisów z natury zostały ujęte jako niedobory przedmioty spisane przez zespoły spisowe, jako istniejące na stanie, ale przeznaczone do likwidacji.
12. Kontrola wykazała, że podane w protokole z inwentaryzacji niedobory i nadwyżki powstały wskutek nieprawidłowo prowadzonej ewidencji pozostałych środków trwałych. Przedmioty ustalone, jako niedobory powinny być bowiem zdjęte z ewidencji w terminach wcześniejszych, tj. zgodnie z protokołem likwidacji z dnia 19 grudnia 2003 roku, postanowieniem o umorzeniu postępowania z dnia 12 października 2000 roku oraz z dnia 18 maja 2001 roku. Ustalono, że stwierdzone przez Komisję nadwyżki zostały ujęte w ewidencji syntetycznej w dniu zakupu tych przedmiotów, natomiast nie zostały wprowadzone do ewidencji analitycznej, co świadczyło o braku zgodności pomiędzy danymi wynikającymi z konta 011, a danymi wynikającymi z ksiąg inwentarzowych i naruszeniu art. 16 ust.1 ustawy o rachunkowości.
13. Stwierdzono, że wyksięgowanie składników majątku z ewidencji syntetycznej i analitycznej z datą 31 grudnia 2003 roku, jako wynik przeprowadzonej inwentaryzacji, nastąpiło bez decyzji kierownika jednostki w tym zakresie.

Odpowiedzialność za stwierdzone nieprawidłowości ponoszą Skarbnik Gminy i inspektorzy ds. księgowości budżetowej.

Zawiadamiając o powyższych nieprawidłowościach proszę Pana Wójta o podjęcie działań mających na celu ich usunięcie oraz zapobieżenie ich występowaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:

1. Dokonać zmiany Regulaminu organizacyjnego Urzędu Gminy, polegającej na wykreśleniu z jego postanowień wykazu jednostek organizacyjnych Gminy Wolbórz.
2. Przeanalizować treść statutów Gminnego Ośrodka Kultury i Gminnej Biblioteki Publicznej pod kątem zgodności z unormowaniami zawartymi w przepisach ustawy z dnia 25 października 1991 roku o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej oraz celem ewentualnego dokonania zmian w statutach.
3. Zapewnić odrębne ewidencjonowanie zdarzeń gospodarczych (finansowych) dotyczących Urzędu Gminy i Gminnej Biblioteki Publicznej celem rzetelnego i jasnego przedstawiania sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego każdej z tych jednostek oraz w celu umożliwienia sporządzenia obowiązujących te jednostki sprawozdań finansowych (jednostkowych).
4. Zapewnić przestrzeganie ustalonych w jednostce procedur kontroli finansowej.
5. Przestrzegać wyłącznej kompetencji rady gminy do podejmowania decyzji w sprawie zaciągania długoterminowych pożyczek lub kredytów, stosownie do unormowania wynikającego z art.18 ust.2 pkt 9 lit "c" ustawy z dnia 8 marca o samorządzie gminnym.
6. Zaniechać ustalania, w zawieranych umowach dotyczących zaciągania pożyczek, pełnomocnictwa na rzecz pożyczkodawcy do dysponowania rachunkiem Gminy, jako formy zabezpieczenia udzielonej pożyczki.
7. Dostosować plan kont dla budżetu Gminy Wolbórz oraz Urzędu Gminy Wolbórz do wymagań określonych w art.10 ust.1 pkt 3 lit."a" ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości oraz w § 12 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. W szczególności - określić konta analityczne oraz zasady powiązania kont ksiąg pomocniczych z kontami księgi głównej.
8. Operacje gospodarcze (finansowe) ewidencjonować na kontach określonych w planach kont, uwzględniając przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
9. Sporządzać sprawozdania Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń dotyczących Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, stosownie do § 4 ust.1 pkt 2 lit. "d" rozporządzenia z dnia 13 marca 2001 w sprawie sprawozdawczości budżetowej.
10. Zapewnić sporządzanie jednostkowych bilansów oraz jednostkowych sprawozdań miesięcznych Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych i Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych dla podległych jednostek organizacyjnych, stosownie do § 14 ust.3 oraz § 17 ust.1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad prowadzenia rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych oraz § 4 ust.1 pkt 2 lit."b" rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej.
11. W bilansie przedstawiać dane zgodne z saldami kont księgi głównej a saldo konta 962 – wynik na operacjach niekasowych przenosić na konto 960 – skumulowana nadwyżka lub niedobór budżetu pod datą zatwierdzenia budżetu w roku następnym.
12. Subwencję oświatową przekazaną na styczeń kolejnego roku w grudniu roku poprzedniego ewidencjonować na koncie 909 – rozliczenia międzyokresowe i ujmować w bilansie z wykonania budżetu w pozycji III Inne pasywa.
13. Zaprowadzić prawidłową ewidencję analityczną do konta 080, stosownie do zasad ewidencji kosztów inwestycji określonych w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych, a w szczególności - koszty inwestycji ujmować w podziale na poszczególne efekty inwestycyjne.
14. Sporządzić i przekazać do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi skorygowane sprawozdania Rb-PDP z wykonania podstawowych dochodów podatkowych oraz sprawozdania Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych za lata 2003 i 2004. W skorygowanych sprawozdaniach wykazać prawidłowo skutki udzielonych ulg, odroczeń, umorzeń i zwolnień oraz uwzględnić wszystkie zwolnienia wprowadzone na mocy uchwał Rady Gminy Wolbórz, obowiązujące w okresach sprawozdawczych, za które zostanie sporządzona korekta.
15. Otrzymane od kontrahentów faktury ewidencjonować na koncie 201 – rozrachunki z dostawcami i odbiorcami, w przypadku braku ich zapłaty w danym okresie sprawozdawczym - zgodnie z zasadami funkcjonowania konta 201, określonymi w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
16. Wydatków z kasy dokonywać na rzecz osób wymienionych w dokumentach stanowiących podstawę wypłaty środków lub osobom posiadającym stosowne upoważnienie do odbioru gotówki.
17. Raporty kasowe znaków skarbowych prowadzić w sposób umożliwiający stwierdzenie ilości gotówki za sprzedane znaki.
18. W raportach kasowych jako rozchód wykazywać kwoty faktycznie wypłaconej gotówki.
19. Przestrzegać postanowień Instrukcji kasowej w zakresie terminów odprowadzania na rachunek bankowy przyjętej do kasy gotówki.
20. Przyjęte do kasy Urzędu Gminy dochody księgować zgodnie z §10, §11 i §12 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego.
21. Egzekwować od pracowników rozliczanie pobranych zaliczek w terminach wskazanych we wniosku o zaliczkę.
22. Ewidencję podatków i opłat prowadzić zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego.
23. Dochody uzyskane z tytułu podatku rolnego, podatku leśnego oraz podatku od nieruchomości wykazywać w sprawozdaniach Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych zgodnie z zasadami określonymi w § 3 ust.1 pkt 6 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej. W szczególności - wskaźniki ustalone na podstawie rejestru wymiarowego oraz rejestru przypisów i odpisów stosować wyłącznie do ustalania wielkości wpływów podatkowych w zakresie podatków pobieranych w formie łącznego zobowiązania pieniężnego.
24. Przestrzegać postanowień uchwał Rady Gminy Wolbórz w zakresie wypłaty wynagrodzeń na rzecz sołtysów za czynności inkasa.
25. Egzekwować terminowe składanie deklaracji podatkowych przez podatników podatku od nieruchomości (osoby prawne), podatku rolnego (osoby prawne) oraz podatników podatku od środków transportowych.
26. Zapewnić dokonywanie czynności sprawdzających wobec składanych przez podatników deklaracji podatkowych, w oparciu o art.272 ustawy z dnia 29 stycznia 1997 roku Ordynacja podatkowa. W oparciu o art.274 ww. ustawy - organ podatkowy w razie stwierdzenia, że deklaracja zawiera błędy lub oczywiste omyłki bądź, że wypełniono ją niezgodnie z ustalonymi wymaganiami zwraca się do składającego deklarację o złożenie niezbędnych wyjaśnień oraz o skorygowanie deklaracji, wskazując przyczyny, z powodu których informacje zawarte w deklaracji poddaje w wątpliwość. Zgodnie, natomiast, z art.274a § 2 ustawy Ordynacja podatkowa - w razie wątpliwości co do poprawności złożonej deklaracji organ podatkowy może wezwać do udzielenia, w wyznaczonym terminie, niezbędnych wyjaśnień lub uzupełnienia deklaracji, wskazując przyczyny podania w wątpliwość rzetelności danych w niej zawartych.
27. W decyzjach, na mocy których udziela się ulg w zapłacie podatku zamieszczać uzasadnienie faktyczne, zgodnie z art.210 § 1 pkt 6 i art.210 § 4 ustawy Ordynacja podatkowa.
28. Wpłaty wnoszone przez podatników z tytuły zaległości podatkowych zaliczać proporcjonalnie na poczet zaległości oraz odsetek za zwłokę, zgodnie z art.55 § 2 ustawy Ordynacja podatkowa. Zgodnie z powołanym przepisem, jeżeli dokonana wpłata nie pokrywa kwoty zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę, wpłatę tę zalicza się proporcjonalnie na poczet kwoty zaległości podatkowej oraz kwoty odsetek za zwłokę w stosunku, w jakim, w dniu wpłaty, pozostaje kwota zaległości podatkowej do kwoty odsetek za zwłokę.
29. Zwolnienie z tytułu nabycia gruntów na utworzenie lub powiększenie gospodarstwa rolnego stosować od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym złożono wniosek, zgodnie z art. 13d ust.3 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym.
30. Opracować i przedłożyć Radzie Gminy Wolbórz projekt uchwały określającej termin płatności opłaty targowej, stosownie do art.19 pkt 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych.
31. Zaniechać pobierania od osób handlujących tzw. opłaty rezerwacyjnej.
32. Pobierać opłatę skarbową od wniosków o wydanie decyzji o rozłożenie na raty, odroczenie terminu płatności podatku lub zapłaty zaległości na okres dłuższy niż 6 miesięcy.
33. Bieżąco i terminowo podejmować czynności zmierzające do wyegzekwowania zaległości podatkowych – w oparciu o przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 110, poz. 968 z późn. zm.) oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. Po bezskutecznym przesłaniu dłużnikowi upomnienia wystawiać tytuł wykonawczy i wraz z wnioskiem o wszczęcie postępowania egzekucyjnego przekazywać właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego. Zapewnić prawidłowe prowadzenie ewidencji upomnień.
34. Do wzięcia udziału w przetargu na zbycie nieruchomości dopuszczać jedynie osoby, które wpłaciły wadium w terminie określonym w ogłoszeniu o przetargu, stosownie do § 4 ust.1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 15 września 2004 roku w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. nr 207, poz. 2108).
35. Przestrzegać art.41 ust.1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami, zgodnie z którym organizator przetargu jest obowiązany zawiadomić osobę ustaloną jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży lub oddania w użytkowanie wieczyste nieruchomości, najpóźniej w ciągu 21 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu, a wyznaczony termin nie może być krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia.
36. Zapewnić prowadzenie ewidencji dróg gminnych, zgodnie z wymogiem określonym w art.10 ust.11 ustawy z dnia 21 marca 1985 roku o drogach publicznych.
37. Wydając zezwolenia na zajęcie pasa drogowego przestrzegać procedur określonych w przepisach rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 1 czerwca 2004 roku w sprawie określenia warunków udzielania zezwoleń na zajęcie pasa drogowego.
38. Zapewnić należyte udokumentowanie wydatków związanych z realizacją Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, pozwalające merytorycznie powiązać wydatek z realizacją Programu (np. egzekwować obowiązek przedłożenia programów profilaktycznych, które będą realizowane na różnego rodzaju imprezach).
39. Dokonać analizy dokumentacji przedstawionej przez TS "Szczerbiec" w związku z rozliczeniem dotacji udzielonych na 2003 i na 2004 rok, mając na względzie uwagi zawarte w protokole kontroli i w pierwszej części wystąpienia pokontrolnego w odniesieniu do finansowania drużyny seniorów i ewentualnie podjąć działania mające na celu wyegzekwowanie nieprawidłowo wydatkowanej kwoty dotacji.
40. Podjąć działania w celu wyegzekwowania zwrotu do budżetu Gminy kwoty dotacji udzielonej na 2003 rok rozliczonej przez TS "Szczerbiec" rachunkami z 2002 roku (czyli z okresu poprzedzającego zlecenie zadania).
41. Wynagrodzenie kierowników jednostek organizacyjnych ustalać zgodnie z przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego.
42. Zapewnić rozliczanie kosztów podróży służbowych w oparciu o prawidłowo wypełnione polecenia wyjazdu służbowego.
43. Przestrzegać zasady zlecania wyjazdów służbowych zastępcy wójta, sekretarza gminy, skarbnika gminy, pozostałych pracowników urzędu oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych przez Wójta Gminy stosownie do art.4 ust. 2a oraz art.4 ust.4 ustawy z dnia 22 marca
1990 roku o pracownikach samorządowych bądź inną osobę posiadającą upoważnienie Wójta gminy w tym zakresie.
44. Przestrzegać zasad wypłaty diet dla radnych określonych w uchwale rady Gminy. W szczególności - zaniechać wypłaty diet radnym nie będącym członkami danej komisji.
45. Stosować jasne zasady etapowania prac, w sytuacji realizacji inwestycji rozciągniętych w czasie.
46. Nie dopuszczać w przyszłości do przypadków występowania dwóch umów dotyczących realizacji tego samego zadania, zawierających odmienne postanowienia - w szczególności poprzez zwiększenie nadzoru nad rodzajem zlecanych do wykonania zadań.
47. Przy udzielaniu zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych. W szczególności - zapewnić prowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w sposób gwarantujący zachowanie uczciwej konkurencji i równe traktowanie wykonawców (art.7 ust.1 ww. ustawy).
48. Do kosztów inwestycji zaliczać odsetki od zobowiązań zaciągniętych w celu finansowania inwestycji poniesione w okresie jej realizacji. Dokonać stosownej korekty wartości inwestycji budowy kanalizacji sanitarnej i deszczowej oraz sieci wodociągowej wykonanej w II etapie.
49. Przestrzegać przepisów ustawy z dnia 7 lipca 1994 roku Prawo budowlane, w zakresie obowiązku zgłoszenia właściwemu organowi wykonywania remontów sieci wodociągowej.
50. Ewidencję środków trwałych i pozostałych środków trwałych prowadzić w sposób określony w planie kont dla Urzędu Gminy, z uwzględnieniem daty przychodu/rozchodu, numeru inwentarzowego, ceny jednostkowej oraz osób odpowiedzialnych za dany składnik majątku.
51. Nadać numery inwentarzowe środkom trwałym i pozostałym środkom trwałym.
52. Ewidencję syntetyczną środków trwałych prowadzić w sposób systematyczny i dokonywać jej uzgodnienia z ewidencją analityczną, stosownie do art.15 ust.1 oraz art.16 ust.1 ustawy o rachunkowości.
53. Przestrzegać określonych w art.26 ust.3 ustawy o rachunkowości terminów przeprowadzania inwentaryzacji.
54. Przestrzegać postanowień Instrukcji w sprawie przeprowadzania inwentaryzacji, wprowadzonej zarządzeniem Wójta Gminy nr 15/2000 z dnia 29 września 2000 roku oraz uzupełnić wskazaną Instrukcję o postanowienia dotyczące sposobu postępowania w sytuacji wystąpienia nadwyżek i niedoborów inwentaryzacyjnych.

Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art.9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Wójta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że zgodnie z art.9 ust.4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dniu od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa wyżej ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.

Do wiadomości:

1. Przewodniczący Rady Gminy Wolbórz
2. Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy Wolbórz
3. aa


Wystąpienie pokontrolne podpisał dr Ryszard Paweł Krawczyk – Prezes Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.

metryczka

Wytworzył Naczelnik WKGF Piotr Walczak
Data wytworzenia
Opublikował w BIP Sławomir Domagała
Data opublikowania
Ostatnio zaktualizował Martyna Kmita
Data ostatniej aktualizacji
Liczba wyświetleń 86