Gm. Wierzchlas - Kontrola kompleksowa przeprowadzona przez RIO w Łodzi, zakończona w 2005 roku
XMLTreść
Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi do Gminy Wierzchlas, po zakończeniu kompleksowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych. Udostępnione na podstawie art.6 ust.1 pkt 4 lit "a" tiret drugi ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej.
Pan
KRZYSZTOF BEDNAREK
Wójt Gminy Wierzchlas
WK-602/23/2005
Na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r. Dz.U. nr 55, poz.577 z późn.zm.) zawiadamiam, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminie Wierzchlas. Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości i uchybienia wynikały, przede wszystkim, z nieznajomości przepisów, ich wadliwej interpretacji, niedostatecznego nadzoru ze strony kierownictwa oraz niewystarczającego działania procedur kontroli finansowej, ustalonych przez kierownika jednostki. Wykazane uchybienia i nieprawidłowości dotyczyły, w szczególności:W zakresie spraw organizacyjnych
Kontrolujące stwierdziły, że w aktach osobowych Skarbnika Gminy Pani Teresy Nowak znajdował się zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności, w którym jako podstawę jego opracowania wskazano rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 2 maja 1991 roku w sprawie praw i obowiązków głównych księgowych budżetów, jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych (Dz.U. nr 40, poz.174), które to rozporządzenie straciło moc obowiązującą z dniem 31 grudnia 2001 roku. Obecnie obowiązki skarbnika gminy (głównego księgowego) określa art.35 ust.1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r. Dz.U. nr 15, poz.148 z późn.zm.).
W zakresie ewidencji księgowej i sprawozdawczości
1. Kontrolujące stwierdziły błędne ujęcie w zbiorczym bilansie jednostek budżetowych na dzień 31 grudnia 2003 roku, w rubryce zobowiązania wobec budżetu, kwoty 3.000 zł, stanowiącej saldo konta 221 - należności z tytułu dochodów budżetowych (według konta 221 - kwota 3.360,82 zł). Kwota ta winna być wykazana w rubryce 1.5 bilansu - pozostałe zobowiązania, bądź w rubryce 1.7 - rozliczenia z tytułu środków na wydatki budżetowe i z tytułu dochodów budżetowych.
2. Ustalono, że kontrolowana jednostka w sprawozdaniach Rb – PDB z wykonania podstawowych dochodów podatkowych i Rb-27S z wykonania planowanych dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia 30 czerwca 2003 roku oraz za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2003 toku wykazała nieprawidłowe dane dotyczące skutków finansowych obniżenia górnych stawek podatków oraz skutków finansowych udzielonych przez organ podatkowy ulg, odroczeń, umorzeń i zwolnień podatkowych. Wykazane skutki finansowe obniżenia górnych stawek podatków w sprawozdaniu za okres od dnia 1 stycznia do dnia 30 czerwca 2003 roku zostały (per saldo) zaniżone o kwotę 29.375,00 zł, a za okres od dnia 1 stycznia do dnia 31 grudnia 2003 roku o kwotę 74.147 zł. Wykazane skutki finansowe wynikające z udzielonych ulg, zwolnień, odroczeń i umorzeń zostały zawyżone w sprawozdaniach odpowiednio o kwotę 5.153 zł (na dzień 30 czerwca 2003 roku) i o kwotę 23.665 zł (na dzień 31 grudnia 2003 roku).
3. Kontrolujące stwierdziły kilkanaście faktur, wystawionych przez kontrahentów za dostawy lub usługi w grudniu 2003 roku (na łączną kwotę 37.864,02 zł), z terminem płatności w styczniu 2004 roku, które nie zostały ujęte w księgach rachunkowych roku którego dotyczyły, jako zobowiązania jednostki z tytułu dostaw i usług. Stwierdzono również, że w księgach rachunkowych i w bilansie za 2003 rok nie ujęto: naliczenia dodatkowego rocznego wynagrodzenia pracowników za 2003 rok (wypłaconego w 2004 roku). Stanowiło to naruszenie art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r. Dz.U. nr 76, poz.694 z późn. zm.), zgodnie z którym w księgach rachunkowych jednostki winny być ujęte wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty oraz art.20 ww. ustawy, stosownie do którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.
4. Stwierdzono dwa przypadki zwrotu wadium uczestnikom przetargu na roboty budowlane - ze znacznym opóźnieniem i bez należnych odsetek. Dotyczyło to firm: Przedsiębiorstwa Robót Inżynieryjnych z Poznania (wadium w kwocie 1.000 zł wpłacone w dniu 23 września 2003 roku zwrócono bez odsetek w dniu 9 listopada 2004 roku) i Przedsiębiorstwa Robót Teletechnicznych INFO z Katowic (wadium w kwocie 1.000 zł wpłacone w dniu 23 września 2003 roku zwrócono bez odsetek w dniu 15 marca 2005 roku). Zgodnie z art. 42 ust.1 pkt 3 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r. Dz.U. nr 72, poz.664 z późn. zm. – wg stanu prawnego dla okresu objętego zamówieniem) zamawiający winien zwrócić wadium niezwłocznie po zawarciu umowy i wniesieniu zabezpieczenia należytego wykonania umowy. Wadium powinno być zwrócone (art.42 ust.3 ww. ustawy) wraz z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym było ono przechowywane, pomniejszonymi o koszty prowadzenia rachunku oraz prowizji bankowej za przelew pieniędzy na rachunek dostawcy lub wykonawcy. Analogiczne unormowania zawiera art.46 obowiązującej obecnie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz.U. nr 19, poz.177 z późn. zm.).
W zakresie gospodarki kasowej
Kontrolujące ustaliły, że kasjerka nie sporządzała codziennie zbiorczych zestawień wpłat do kasy i nie nanosiła bieżąco do raportu kasowego dochodów budżetowych. Zastępcze dowody zbiorcze KP lub PK sporządzane były przez kasjerkę za okres kilku dni, najczęściej na dzień, kiedy gotówka była odprowadzana do banku, co miało miejsce 4 - 5 razy w miesiącu. Operacje ujęte w raportach kasowych dochodów nie odzwierciedlały, zatem ich rzeczywistego przebiegu. Przykładowo: raport kasowy dochodów budżetowych nr 51/2003 z dnia 19 września 2003 roku: przychód gotówki według dowodów KP w dniu 19 września 2003 roku na kwotę 17.233,53 zł, rozchód gotówki (wpłata do banku) w tym samym dniu na kwotę 17.233,53 zł, stan końcowy kasy O. Z raportu kasowego wynikało więc, że wpłacona do kasy gotówka, została w tym samym dniu odprowadzona do banku, co nie było zgodne ze stanem faktycznym. Na przykład, w raporcie kasowym pod pozycją 10 ujęta została wpłata za korzystanie z pozwolenia na sprzedaż alkoholu w wysokości 1.400,00 zł, a faktycznie wpłat dokonano: w dniu 16 września 2003 roku – 350,00 zł (dowód wpłaty K-103 nr 0878682) i w dniu 18 września 2003 roku – 1.050,00 zł (dowód wpłaty K-103 nr 0878684). Pod pozycją 8 raportu kasowego została ujęta kwota 1.147,17 zł jako wpłata czynszów, a pod pozycją 9 podatek VAT w kwocie 100,51 zł. Rzeczywiście wpłaty miały miejsce w dniach: 11 września 2003 roku – 573,65 zł (dowody wpłat K-103 nr 0878663, nr 0878667, nr 0878668), 12 września 2003 roku – 323,65 zł (dowód wpłaty K-103 nr 0878669) oraz 16 września 2003 roku – 350,38 zł (dowód wpłaty K-103 nr 0878676 i nr 0878681). Zgodnie z § 20 ust. 5 instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów księgowych, zatwierdzonej przez Wójta Gminy, raport kasowy winien być wypełniany przez kasjera w porządku chronologicznym, tzn. w takiej kolejności, w jakiej następują wpłaty, a dokonywane operacje winny być na bieżąco ewidencjonowane.
W zakresie realizacji dochodów budżetowych
1. Kontrolujące stwierdziły przypadki złożenia deklaracji podatkowych przez osoby prawne - podatników podatku rolnego, podatku leśnego i podatku od nieruchomości po ustawowo wyznaczonym terminie. Terminy składania deklaracji podatkowych przez osoby prawne wynikają z postanowień: art.6a ust.8 pkt 1 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity z 1993 r. Dz.U nr 94, poz.431 z późn. zm.), art.6 ust.9 pkt 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2002 r. Dz.U nr 9, poz. 84 z późn.zm.) oraz art.6 ust.5 pkt 1 ustawy z dnia 30 października 2002 roku o podatku leśnym (Dz.U. nr 200, poz.1682). Zgodnie z powołanymi unormowaniami deklaracje podatkowe, zarówno w zakresie podatku rolnego, podatku leśnego, jak i podatku od nieruchomości winny być złożone do dnia 15 stycznia każdego roku podatkowego, bądź w terminie 14 dni od dnia zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie obowiązku podatkowego.
2. Kontrolujące ustaliły, że w szeregu przypadkach organ podatkowy nie żądał od podatników wyjaśnień, w sytuacji, gdy w deklaracjach podatkowych wykazywali inne dane niż w roku poprzednim (zmiana powierzchni gruntów, budynków w podatku od nieruchomości, bądź zmiana ilości i rodzaju pojazdów w podatku od środków transportowych). Zgodnie z art.274a § 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (tekst jednolity z 2005 r., Dz. U. nr 8, poz. 60) w razie wątpliwości, co do poprawności złożonej deklaracji organ podatkowy może wezwać do udzielenia, w wyznaczonym terminie, niezbędnych wyjaśnień lub uzupełnienia deklaracji, wskazując przyczyny podania w wątpliwość rzetelności danych w niej zawartych.
3. Kontrolujące stwierdziły, że składane przez podatników deklaracje na podatek od nieruchomości i podatek od środków transportowych nie były poddawane kontroli i analizie w zakresie prawidłowości ich wypełnienia. Zgodnie z art.272 pkt 2 i 3 ustawy Ordynacja podatkowa - obowiązkiem organów podatkowych pierwszej instancji jest dokonywanie czynności sprawdzających, mających na celu stwierdzenie formalnej poprawności deklaracji i dokumentów oraz ustalenie stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami.
4. W odniesieniu do podatnika podatku od nieruchomości nr 16 kontrolujące stwierdziły, że podatnik jest podmiotem prowadzącym działalność gospodarczą. W deklaracji podatkowej na 2004 rok podatnik obok gruntów i budynków związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej wykazał grunty i budynki pozostałe, nie wykazał także w ogóle części budynków posiadanych na podstawie umowy dzierżawy. W związku z powyższym wskazać należy, że od dnia 1 stycznia 2003 roku zgodnie z definicją legalną zawartą w art.1 ust.1 pkt 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych - grunty, budowle i budynki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej to grunty, budynki i budowle będące w posiadaniu przedsiębiorcy lub innego podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą, z wyjątkiem budynków mieszkalnych oraz gruntów związanych z tymi budynkami, a także gruntów pod jeziorami, gruntów zajętych na zbiorniki wodne retencyjne lub elektrowni wodnych, chyba, że przedmiot opodatkowania nie jest i nie może być wykorzystywany do prowadzenia tej działalności ze względów technicznych (wówczas podlega opodatkowaniu stawką jak dla gruntów, budynków pozostałych). Z przedłożonej kontrolującym dokumentacji wynikało, że przedmiotem dzierżawy były budynki o powierzchni 2.629,47 m2, z tego budynek magazynowy (566,16 m2 ) do rozbiórki. Prawidłowość wykazania przedmiotów opodatkowania powinna zostać zweryfikowana przez organ podatkowy, który w razie stwierdzenia, że wysokość podatku została zadeklarowana w nieprawidłowej wysokości miałby obowiązek - po przeprowadzeniu postępowania podatkowego - określić wysokość zobowiązania podatkowego - na podstawie art.21 § 3 ustawy Ordynacja podatkowa.
Ponadto, RIO w Łodzi zwraca uwagę na okoliczność, że zgodnie z art.3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych - podatnikami podatku od nieruchomości są osoby fizyczne, osoby prawne i jednostki organizacyjne będące właścicielami nieruchomości lub obiektów budowlanych. Posiadacze zależni (np. dzierżawcy) objęci są obowiązkiem podatkowym wyłącznie w sytuacji, jeżeli posiadanie dotyczy gruntów, budynków, budowli będących własnością Skarbu Państwa lub jednostki samorządu terytorialnego. W omawianym stanie faktycznym składający deklarację wydzierżawił nieruchomość od Rolniczej Spółdzielni Produkcyjnej, zobowiązując się w umowie do ponoszenie obciążeń podatkowych związanych z przedmiotem dzierżawy. Obowiązujące przepisy nie przewidują jednakże konstrukcji umownego przeniesienia obowiązku podatkowego. W sytuacji, w której właściciel (nie będący Skarbem Państwa lub jednostką samorządu terytorialnego) oddaje nieruchomość w dzierżawę w dalszym ciągi objęty jest obowiązkiem podatkowym. Jeżeli na dzierżawionej nieruchomości prowadzona jest działalność gospodarcza grunty, budynki i budowle powinny zostać opodatkowane jako przedmioty opodatkowania związane z prowadzeniem działalności gospodarczej.
5. W odniesieniu do podatnika podatku od nieruchomości nr 4 stwierdzono, że w złożonych deklaracjach za 2003 i 2004 rok nie wykazał on powierzchni części posiadanych budynków. Z dokumentacji przedłożonej kontrolującym wynikało, że budynki prawdopodobnie mogły nie być wykorzystywane do prowadzenia działalności gospodarczej z przyczyn technicznych (powinno to być przedmiotem postępowania wyjaśniającego przeprowadzonego przez organ podatkowy, np. poprzez kontrolę podatkową). W takiej sytuacji budynki powinny zostać opodatkowane według stawek przewidzianych dla budynków pozostałych.
6. W odniesieniu do podatnika podatku od nieruchomości nr 1 stwierdzono, że w złożonych deklaracjach na 2003 i 2004 rok wykazał on zarówno grunty związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, jak i grunty pozostałe. W związku z powyższym wskazać należy, że od dnia 1 stycznia 2003 roku zgodnie z definicją legalną zawartą w art.1 ust.1 pkt 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych - grunty, budowle i budynki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej to grunty, budynki i budowle będące w posiadaniu przedsiębiorcy lub innego podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą, z wyjątkiem budynków mieszkalnych oraz gruntów związanych z tymi budynkami, a także gruntów pod jeziorami, gruntów zajętych na zbiorniki wodne retencyjne lub elektrowni wodnych, chyba, że przedmiot opodatkowania nie jest i nie może być wykorzystywany do prowadzenia tej działalności ze względów technicznych (wówczas podlega opodatkowaniu stawką jak dla gruntów, budynków pozostałych). Prawidłowość wykazania przedmiotów opodatkowania powinna zostać zweryfikowana przez organ podatkowy, który w razie stwierdzenia, że wysokość podatku została zadeklarowana w nieprawidłowej wysokości miałby obowiązek - po przeprowadzeniu postępowania podatkowego - określić wysokość zobowiązania podatkowego - na podstawie art.21 § 3 ustawy Ordynacja podatkowa.
7. W wyniku kontroli ustalono, że nie wszyscy podatnicy podatku od nieruchomości od osób fizycznych prowadzący działalność gospodarczą w objętym kontrolą sołectwie Mierzyce złożyli wykazy nieruchomości (informacje o nieruchomościach i obiektach budowlanych). Zgodnie z art. 6 ust. 6 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych - osoby fizyczne są obowiązane złożyć właściwemu organowi podatkowemu informację o nieruchomościach i obiektach budowlanych, sporządzoną na formularzu według ustalonego wzoru, w terminie 14 dni od dnia wystąpienia okoliczności uzasadniających powstanie lub wygaśnięcie obowiązku podatkowego w zakresie podatku od nieruchomości lub od zaistnienia zdarzenia wpływającego na wysokość opodatkowania.
8. Kontrolujące ustaliły, że podatnikowi podatku od nieruchomości o numerze identyfikacyjnym 90250 (osoba fizyczna), prowadzącemu działalność gospodarczą, organ podatkowy dokonując wymiaru zaniżył podatek o kwotę 24,50 zł, w związku z przyjęciem jako podstawy opodatkowania niższej wartości budowli, niż wykazana przez podatnika w deklaracji podatkowej.
9. Kontrolujące ustaliły, że podatnik nr identyfikacyjny 90373 (osoba fizyczna) nie złożył informacji o nieruchomościach i obiektach budowlanych zarówno w 2003 jak i w 2004 roku. Wymiar podatku ustalony został na podstawie deklaracji, którą złożył poprzedni właściciel nieruchomości (przyjęto do obliczenia podatku: 40 m2 – budynki związane z działalnością gospodarczą, 559 m2 – pozostałe budynki, 240 m2 – grunty związane z działalnością gospodarczą, 9.255 m2 – pozostałe grunty, 8.102,00 zł – budowle). Z przekazanej przez Starostwo Powiatowe w Wieluniu informacji o zmianie w ewidencji gruntów wynikało, że podatnik zakupił 9.495 m2 gruntów rolnych (5.395 m2 – klasy III b oraz 4.100 m2 – klasy IV a). Od 2003 roku grunty, które zostały sklasyfikowane w ewidencji gruntów jako użytki rolne - niezależnie od powierzchni - powinny zostać opodatkowane podatkiem rolnym, z wyjątkiem gruntów zajętych na prowadzenie działalności gospodarczej innej niż działalność rolnicza (art.1 ustawy o podatku rolnym). Organ podatkowy nie podjął odpowiednich działań mających na celu wyjaśnienie stanu faktycznego, jak również wyegzekwowanie od podatnika obowiązku złożenia informacji o nieruchomościach.
10. Kontrolujące stwierdziły w kilkunastu przypadkach niewłaściwe obliczenie kwoty zwolnienia z tytułu nabycia gruntu na powiększenie gospodarstwa rolnego. W wyniku zastosowania nieprawidłowego okresu zwolnienia zawyżono kwotę udzielonych ulg w kontrolowanym okresie o 362,35 zł, w tym - w 2003 roku o 180,00 zł, w 2004 roku - o 182,35 zł. Zgodnie z przepisami ustawy o podatku rolnym zwolnienie z tytułu nabycia gruntów na powiększenie (utworzenie) gospodarstwa rolnego wynosi 5 lat i przysługuje od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawarto umowę sprzedaży gruntów lub prawa wieczystego użytkowania, ustanowiono prawo wieczystego użytkowania gruntów lub objęto grunty w trwałe zagospodarowanie w drodze umowy (art.12 ust.3 ustawy). Zwolnienie jest jednak stosowane od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym złożony został wniosek podatnika (art.13d ust.3 ww. ustawy).
11. Kontrolujące ustaliły, że objęci kontrolą podatnicy podatku od środków transportowych zaniżyli w latach 2003 – 2004 wpłaty z tytułu tego podatku łącznie o kwotę 21.709,80 zł, natomiast zawyżyli łącznie o kwotę 1.016,00 zł. W rozbiciu na poszczególne lata kwoty te kształtowały się następująco: w 2003 roku zaniżono należności z tytułu ww. podatku o kwotę – 10.871,30 zł, a w 2004 roku – 10.838,50 zł. Należności z tytułu ww. podatku zostały zawyżone w 2003 roku o 413,30 zł, a w 2004 roku o 602,70 zł. Zaniżenie, lub zawyżenie podatku nastąpiło w wyniku zastosowania stawki podatku innej, niż uchwalona przez Radę Gminy, albo braku zapłaty lub nadpłaty podatku za część roku podatkowego, w którym pojazd był wyrejestrowany, bądź zarejestrowany.
12. W okresie objętym kontrolą stwierdzono przypadki nie pobrania przez organ podatkowy odsetek z tytułu nieterminowych wpłat należności podatkowych. W zakresie próby objętej kontrolą stwierdzono, że zaniechano dochodzenia następujących kwot:
- podatek od nieruchomości (osoby prawne) - 1.486,30 zł,
- podatek od środków transportowych (osoby prawne) - 86,50 zł,
Razem 1.572,80 zł.
13. Kontrolujące ustaliły, że w kilkunastu przypadkach nie naliczono i nie pobrano należnych kosztów upomnień wysłanych do podatników podatku od środków transportowych. Obowiązek egzekwowania kosztów upomnienia od zobowiązanego wynikał z art.15 ust.2 ustawy z dnia o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 110, poz. 968 z późn. zm.).
14. Kontrolujące stwierdziły - w zakresie badanej próby - przypadki nie pobrania opłaty skarbowej lub pobrania jej w zaniżonej wysokości (łącznie na kwotę 52,50 zł, z tego: w 2003 roku na kwotę 37,00 zł, a w 2004 roku na kwotę 15,50 zł), a także przypadki pobrania opłaty skarbowej w sytuacji braku podstaw do jej pobrania lub pobrania jej w zawyżonej wysokości (łącznie na kwotę 297,00 zł, w tym w 2003 roku na kwotę 269,00 zł, a w 2004 roku na kwotę 28,00 zł).
15. W kilku przypadkach stwierdzono nieterminowe podejmowanie czynności zmierzających do wyegzekwowania zaległości podatkowych, co stanowiło naruszenie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz.U. nr 137, poz.1541 z późn. zm.). Unormowania zawarte w powołanym rozporządzeniu zobowiązywały wierzyciela do systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązania pieniężnego. W przypadku, gdy należność nie została zapłacona w terminie określonym w decyzji, albo wynikającym z przepisów prawa – wierzyciel winien wysłać do zobowiązanego upomnienie, z zagrożeniem wszczęcia egzekucji po upływie 7 dni od dnia doręczenia upomnienia. Po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu wierzyciel winien niezwłocznie wystawić tytuł wykonawczy i przesłać do naczelnika właściwego urzędu skarbowego.
16. W ogłoszeniach o przetargach na zbycie nieruchomości (nieruchomości objęte kontrolą oznaczone numerami 497 i 1563) nieprawidłowo określony został termin wniesienia wadium. We wskazanych ogłoszeniach podano, że wadium ma być wpłacone najpóźniej w dniu przetargu, natomiast zgodnie z § 4 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 roku w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy (Dz. U. nr 9, poz. 30 – obecnie nie obowiązujące), wyznaczony w ogłoszeniu o przetargu termin wpłaty wadium nie mógł upływać później niż na 3 dni przed dniem otwarcia przetargu.
17. Kontrolujące ustaliły, że zgodnie z delegacją zawartą w art.18 ust.1 pkt 9 lit. „a” ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r. Dz.U. nr 142, poz.1591 z późn. zm.) Rada Gminy nie ustaliła zasad nabycia, zbycia i obciążania nieruchomości gruntowych oraz ich wydzierżawiania na okres dłuższy niż 3 lata. Wobec braku takich zasad, organ wykonawczy Gminy mógł dokonywać tych czynności wyłącznie za zgodą Rady Gminy. Kontrolujące stwierdziły przypadki, w których umowy najmu lokali użytkowych zawarte zostały na czas nieokreślony, a w jednym przypadku (umowa z Telekomunikacją Związku Gmin Ziemi Wieluńskiej) na okres powyżej 3 lat - bez podjęcia przez Radę Gminy stosownej uchwały.
18. Stwierdzono zaniechanie pobrania od dzierżawcy odsetek z tytułu nieterminowego regulowania czynszu w łącznej kwocie 73,59 zł.
W zakresie realizacji wydatków budżetowych
1. Kontrolujące ustaliły, że wynagrodzenie dla członków gminnej komisji ds. profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych ustalił Zarząd Gminy w Wierzchlesie uchwałą nr 34/2001 z dnia 17 września 2001 roku, to jest z naruszeniem kompetencji. Zgodnie z art.41 ust.5 ustawy z dnia 26 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tekst jednolity z 2002 r. Dz.U. nr 147, poz.1231 z późn.zm.) zasady wynagradzania członków komisji powinna określać rada gminy w gminnych programach rozwiązywania problemów alkoholowych.
2. Kontrolujące ustaliły, że jednemu z pracowników Urzędu Gminy od dnia 1 stycznia 2004 roku nieprawidłowo ustalono i wypłacano dodatek za wieloletnią pracę (od dnia 1 stycznia 2004 roku przyznany został dodatek w wysokości 15%, zamiast w wysokości 13%). Pracownikowi do pracowniczego stażu pracy zaliczono pracę w gospodarstwie rolnym rodziców w okresie od dnia 23 marca 1981 roku do dnia 31 grudnia 1982 roku, to jest 1 rok, 9 miesięcy i 9 dni, pomimo, że nie spełnił on warunku przejęcia tegoż gospodarstwa w całości, bądź w części. Z dokumentacji zgromadzonej w aktach osobowych wynikało, że rodzice pracownika posiadali gospodarstwo rolne o powierzchni 3,76 ha, a pracownik na podstawie aktu notarialnego Rep. A 388/96 z dnia 25 września 1996 roku nabył po rodzicach działkę nr 934 o pow. 0,45 ha.
W trakcie kontroli RIO w Łodzi dokonano zmian dodatku począwszy od dnia 1 stycznia 2005 roku – pismo o zmianie dodatku z dnia 28 lutego 2005 roku. Z dniem 1 stycznia 2005 roku dodatek za wysługę lat – zgodnie z ww. pismem - ustalony został w wysokości 14%.
3. Kontrolujące ustaliły, że Zarząd Gminy w Wierzchlesie nie zawarł z osobą zajmującą stanowisko Komendanta Gminnego Ochotniczych Straży Pożarnych i pobierającą wynagrodzenie w formie ryczałtu, stosownej umowy (o pracę, cywilno-prawnej) dającej podstawę do wypłaty na jej rzecz świadczeń z tytułu wykonywania funkcji gminnego komendanta ochrony przeciwpożarowej (art. 32 ust. 3a ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 roku o ochronie przeciwpożarowej – tekst jednolity z 2002 r. Dz.U. nr 147, poz.1229 z późn.zm.).
4. W wyniku kontroli ustalono, że w kontrolowanym okresie do wynagrodzenia stanowiącego podstawę do obliczenia wysokości dodatkowego rocznego wynagrodzenia wliczano wypłacane dwukrotnie w ciągu roku nagrody uznaniowe, co stanowiło naruszenie obowiązujących w tym zakresie przepisów. Zgodnie z art.4 ust.1 ustawy z dnia 12 grudnia 1997 roku o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników sfery budżetowej (Dz.U. nr 160, poz.1080 z późn. zm.). przedmiotowe nagrody wypłaca się w wysokości 8,5% sumy wynagrodzenia za pracę otrzymanego przez pracownika w ciągu roku kalendarzowego, za który przysługuje to wynagrodzenie, uwzględniając wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, a także wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy oraz wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy, przysługujące pracownikowi, który podjął pracę w wyniku przywrócenia do pracy. W przepisach rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 roku w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2, poz.14 z późn.zm.), wskazano sposób obliczania ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy. Z podstawy wynagrodzenia wyłącza się - między innymi - jednorazowe lub nieperiodyczne wypłaty za spełnienie określonego zadania, bądź określone osiągnięcie (§ 6 pkt 1 rozporządzenia), a także nagrody z zakładowego funduszu nagród (§ 6 ust.1 pkt.8). Ustalono, iż za lata 2002 – 2004 zawyżono z tego tytułu wypłaty o kwotę brutto 3.694,38 zł, z tego: za 2002 rok – 1.293,05 zł, za 2003 rok – 1.278,52 zł, za 2004 rok – 1.122,81 zł. W trakcie trwania kontroli RIO w Łodzi pracownicy Urzędu Gminy dokonali zwrotu do kasy Urzędu Gminy nienależnie pobranych kwot dodatkowego rocznego wynagrodzenia w kwocie netto – łącznie na kwotę 2.408,24 zł.
5. Kontrolujące stwierdziły, że w 2002 roku dokonano wypłaty dwóch nagród uznaniowych na rzecz Wójta Gminy Pana Krzysztofa Bednarka na łączną kwotę brutto 1.530,49 zł, z tego: w lipcu - 692,50 zł (lista płac z dnia 9 lipca 2002 roku), w grudniu - 837,99 zł (lista płac z dnia 4 grudnia 2002 roku). Decyzję o przyznaniu nagród dla Wójta Gminy podpisał Przewodniczący Rady Gminy w Wierzchlesie. Przyznanie i wypłata ww. nagród nastąpiła z naruszeniem art. 20 ust. 5 ustawy z dnia 22 marca 1990 roku o pracownikach samorządowych (tekst jednolity z 2001 r. Dz.U. nr 142, poz.1593 z późn. zm.) – zgodnie z którym członkom - zarządu jednostek samorządu terytorialnego oraz wójtom (burmistrzom, prezydentom) nie przysługują nagrody, z wyjątkiem nagród jubileuszowych. Zawarta w art.20 ust.5 ustawy o pracownikach samorządowych norma, zakazująca wypłacania wójtom nagród, wprowadzona została na mocy ustawy z dnia 22 czerwca 2001 roku o zmianie ustawy o pracownikach samorządowych (Dz.U. nr 89, poz.971) i weszła w życie w dniu 12 września 2001 roku. W trakcie trwania kontroli RIO w Łodzi Wójt Gminy dokonał zwrotu do kasy Urzędu Gminy nienależnie pobranej nagrody w kwocie netto (dowód wpłaty nr 0028029 z dnia 1 marca 2005 roku na kwotę 932,81 zł).
6. W wyniku kontroli ustalono, że w jednostce nie przestrzegano obowiązujących terminów przekazywania odpisów na rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. W 2003 roku środki z rozdziału 75023 zostały przekazane w dniach: 28 marca, 3 czerwca i 2 grudnia (do dnia 31 maja przekazano 31,7 % wartości odpisu, do dnia 30 września 74,9% wartości odpisu), a w 2004 roku w dniach: 2 kwietnia, 17 czerwca i 28 września (do dnia 31 maja przekazano 25,1% wartości odpisu, do dnia 30 września 100% wartości odpisu). Zgodnie z art.6 ust.2 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity z 1996 r. Dz.U. nr 79, poz.335 z późn.zm.), równowartość odpisu na fundusz socjalny powinna być przekazana przez pracodawcę na rachunek funduszu w sposób następujący: do dnia 31 maja danego roku co najmniej 75% wartości odpisu, a do dnia 30 września danego roku winna być przekazana cała kwota odpisu.
7. Kontrolujące ustaliły, że nieprawidłowo ustalona została wysokość kwoty odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w 2003, jak i w 2004 roku. Zgodnie z postanowieniami ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych - kwota odpisu powinna zostać obliczona jako iloczyn przeciętnego zatrudnienia przez kwotę odpisu na jednego pracownika, wyliczoną jako przeciętne wynagrodzenie w gospodarce narodowej, skorygowane o wskaźnik 37,5% w odniesieniu dla pracowników i 6,25% dla pracowników i rencistów. W 2003 roku dokonano odpisu w wysokości 15.750,00 zł, a prawidłowo ustalona kwota wynosiła - 14.279,00 (1.803,94 zł x 37,5% x 19,5 etatu + 1.803,94 zł x 6,25% x 10 osób). W 2004 roku dokonano odpisu w wysokości 15.700 zł, a prawidłowo ustalona kwota wynosiła - 15.768 zł (1.855,15 zł x 37,5% x 20,5 etatu + 1.855,15 x 6,25% x 13 osób).
W trakcie trwania kontroli RIO w Łodzi usunięto nieprawidłowość poprzez zmniejszenie na 2005 rok wydatków na fundusz planowanych w rozdziale 75023 o kwotę 1.471 zł, to jest o kwotę o jaką zawyżono fundusz w 2003 roku, nie uwzględniono jednak kwoty 68 zł, o jaką zaniżono fundusz w 2004 roku.
8. Kontrolujące ustaliły, że dokonano zawyżonej wypłaty pracownikowi ryczałtu pieniężnego za używanie samochodu osobowego stanowiącego jego własność do celów służbowych, w październiku 2003 roku. Wypłacono kwotę 216,27 zł, zamiast kwoty 188,80 zł. Powyższe było wynikiem błędnego dokonania potrąceń za dni nieobecności w pracy (błąd rachunkowy). Pracownik dokonał zwrotu do kasy Urzędu Gminy kwoty 27,47 zł w trakcie trwania kontroli RIO w Łodzi – dowód wpłaty nr 0028004 z dnia 23 lutego 2005 roku.
9. Kontrolujące stwierdziły cztery przypadki wypłaty kosztów podróży służbowych osobom nie będącym pracownikami Urzędu Gminy w Wierzchlesie, co stanowiło naruszenie przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U nr 236, poz.1990, z późn. zm.). Zgodnie ze wskazanym przepisem zwrot kosztów oraz z tytułu podróży służbowej odbywanej na obszarze kraju przysługuje pracownikom. Wypłat, ogółem na kwotę 460,67 zł (kwota 380,64 zł wypłacona w 2003 roku oraz kwota 80,03 zł w 2004 roku), dokonano na rzecz kapelmistrza Strażackiej Orkiestry Dętej (w dwóch przypadkach) oraz przedstawiciela LZS Mierzyce (w dwóch przypadkach).
10. Kontrolujące stwierdziły kilka przypadków braku na poleceniach wyjazdu służbowego danych o samochodzie pracownika, którym odbywana była podróż, a mianowicie: marki samochodu, numeru rejestracyjnego oraz pojemności skokowej silnika (pozycje księg.: 2849/03, 2850/03, 641/04, 769/04, 5517/04, 5934/04).
11. Kontrolujące stwierdziły w dwóch przypadkach podpisanie zleceń wyjazdu służbowego radnym gminy przez Wójta Gminy, co stanowiło naruszenie przepisów rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 lipca 2000 roku w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych gminy (Dz.U. nr 66, poz.800 z późn.zm.). Zgodnie z § 2 ust.1 wskazanego rozporządzenia termin i miejsce wykonywania zadania przez radnego oraz miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej określa przewodniczący rady gminy w poleceniu wyjazdu służbowego.
12. Kontrolujące stwierdziły dwa przypadki zwrotu kosztów podróży służbowej radnym, w sytuacji odbywania podróży samochodem prywatnym radnego. Ustalono, że Rada Gminy w Wierzchlesie nie określiła stawek za 1 km przebiegu, według których przysługiwałby radnemu zwrot kosztów podróży w przypadku wykorzystywania w podróży służbowej samochodu prywatnego, zgodnie z unormowaniami wynikającymi z § 5 pkt 3 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych gminy.
Wydatki na dostawy materiałów i usług
1. Kontrolujące ustaliły, że w kontrolowanej jednostce dokonywano wypłat ryczałtów dla kierowników placówek oświatowo - wychowawczych (szkoły podstawowe, gimnazja, przedszkola,) i bibliotek, za abonament i rozmowy telefoniczne, przeprowadzane ze służbowych aparatów telefonicznych. Zapłaty za wystawiane przez operatorów faktury dokonywali kierownicy jednostek organizacyjnych ze środków prywatnych, otrzymując następnie przyznany w odpowiedniej wysokości ryczałt. Wskazany sposób rozliczania nie miał podstawy w obowiązujących przepisach. Wypłat ryczałtów dokonywano w klasyfikacji budżetowej § 4300 - zakup pozostałych usług. Ze wskazanego paragrafu, zgodnie z obowiązującymi w tym okresie przepisami, to jest rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 20 lipca 2000 roku sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków budżetowych oraz przychodów i rozchodów (Dz.U. nr 58, poz.688 z późn.zm.– obowiązujące do dnia 21 kwietnia 2003 roku) i rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 roku (Dz.U. nr 68, poz.634 – obowiązujące od dnia 22 kwietnia 2003 roku do dnia 31 grudnia 2004 roku), mogły być pokrywane m.in. wydatki za usługi telekomunikacyjne i pocztowe. Dowodem dotyczącym zakupu powinna być oryginalna faktura wystawiona przez wykonawcę usługi.
2. Kontrolujące stwierdziły niewłaściwe udokumentowanie dostaw kruszywa na drogi gminne w 2003 roku, o czym świadczyły rozbieżności pomiędzy ilością dostarczonego kruszywa według dowodów dostaw do miejscowości Łaszew AB i Łaszew Rządowy (potwierdzonych przez sołtysów tych miejscowości), a ilością, jaka miała być dostarczona do tych miejscowości, wynikającą z opisu na odwrocie faktur, sporządzonego przez inspektora ds. budownictwa i gospodarki komunalnej. Uchybienia w udokumentowaniu dostaw do wymienionych miejscowości stały się przyczyną złożenia skargi przez członków Rady Sołeckiej i jednego z radnych - która to skarga została zbadana przez Komisję Rewizyjną. Stwierdzono ponadto, że w jednostce nie dokonywano kontrolnego ważenia dostarczanego przez dostawcę kruszywa. Merytoryczne sprawdzanie dowodów księgowych – zgodnie z instrukcją sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów księgowych - to - m.in. - potwierdzanie, że ujęte w nich operacje gospodarcze są zgodne z rzeczywistym przebiegiem. W przypadku dostawy materiałów sypkich rzetelne potwierdzenie, że wykazana przez dostawcę w dowodach dostawy ilość materiałów jest prawidłowa - mogło nastąpić w wyniku sprawdzenia jego wagi.
3. Kontrolujące stwierdziły, że wysokość marży naliczana w fakturach przez dostawcę oleju opałowego była niezgodna z ofertą złożoną przez niego w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego (tryb zapytania o cenę) i podpisaną w wyniku tego postępowania umową z dnia 15 września 2004 roku. Marża brutto dostawcy winna wynosić 0.009 zł za 1 litr, a z faktur przez niego wystawionych do dnia 28 lutego 2005 roku wynikało, że kształtowała się ona w granicach od 0,008 zł do 0,016 zł za 1 litr. Dostawca zawyżył (per saldo) wartość zafakturowanego oleju opałowego łącznie o kwotę 179,78 zł. W trakcie trwania kontroli RIO w Łodzi dostawca zwrócił ww. kwotę na rachunek bankowy Urzędu Gminy.
W zakresie realizacji inwestycji
Na umowie z dnia 12 lutego 2004 roku w sprawie wykonania projektu technicznego podjazdu dla niepełnosprawnych przy budynku Ośrodka Zdrowia w Mierzycach brak było kontrasygnaty Skarbnika Gminy – stosownie do wymogu wynikającego z art.46 ust.3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym. Zgodnie z powołanym przepisem - jeżeli czynność prawna może spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata skarbnika gminy (głównego księgowego budżetu) lub osoby przez niego upoważnionej.
W zakresie udzielania zamówień publicznych
1. W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego, w trybie zapytania o cenę, którego przedmiotem była dostawa oleju opałowego EKOTERM PLUS (lub równoważnego) do placówek oświatowych na terenie Gminy Wierzchlas w sezonie grzewczym 2004/2005, stwierdzono następujące nieprawidłowości:
- zamawiający wskazał w specyfikacji istotnych warunków zamówienia jako kryterium wyboru oferty wysokość marży brutto w PLN w stosunku do cen producenta, co stanowiło naruszenie art.69 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz.U. nr 19, poz.177 z późn. zm.), zgodnie z którym - zapytanie o cenę to tryb udzielania zamówienia, w którym zamawiający kieruje pytanie o cenę do wybranych przez siebie wykonawców i zaprasza ich do składania ofert. Art.2 pkt 1 wskazanej ustawy stanowi, że ilekroć mowa jest w ustawie o cenie należy przez to rozumieć cenę w rozumieniu art. 3 ust.1 pkt 1 ustawy z dnia 5 lipca 2001 roku o cenach (Dz.U. nr 97, poz.1050 z poźn.zm.). Zawarta w art.3 ust.1 pkt 1 ustawy o cenach definicja ceny określa ją jako - wartość wyrażoną w jednostkach pieniężnych, którą kupujący obowiązany jest zapłacić przedsiębiorstwu za towar lub usługę; w cenie uwzględnia się podatek od towarów i usług oraz podatek akcyzowy, jeżeli na podstawie odrębnych przepisów sprzedaż towarów (usług) podlega obciążeniu podatkiem od towarów i usług oraz podatkiem akcyzowym. Zgodnie z przytoczonymi przepisami zamawiający - kierując do wykonawców zapytanie o cenę - powinien w specyfikacji istotnych warunków zamówienia jako kryterium oceny wskazać wyłącznie cenę, którą w rozumieniu ustawy o cenach nie jest marża. Poprzez powyższe działanie zamawiający naruszył przepisy dotyczące wybranego trybu zamówienia,
- w specyfikacji istotnych warunków zamówienia w punkcie 4 zawierającym „Informację o warunkach wymaganych od wykonawców ubiegających się udzielenie zamówienia” zamawiający zawarł jedynie warunki ogólne jakie powinni, zgodnie z ustawą spełniać oferenci (art.22 ust.1 ww. ustawy), natomiast nie wskazał w jako sposób oceniał będzie spełnienie tych warunków,
- kontrolujące ustaliły, że trzy oferty nie zawierały wymaganego przez zamawiającego zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej lub wypisu z Krajowego Rejestru Sądowego, choć komisja przetargowa (druk ZP-14) uznała, że wszystkie oferty ten warunek spełniły. Według ustaleń kontrolujących były to oferty firm: PPHU „Petro Gaz” z Wielunia (oferta nr 5), ZUHP „Automark” ze Zduńskiej Woli (wybrana oferta nr 1), Przedsiębiorstwo Wielobranżowe „ANKO” z Chorzowa (oferta nr 2). Ww. oferenci powinni zostać wykluczeni na podstawie art.24 ust.2 pkt 3 ustawy prawo zamówień publicznych (co skutkuje odrzuceniem oferty na podstawie art. 24 ust. ust.4 ww. ustawy),
- kontrolujące stwierdziły, że w ofercie nr 3 marża została określona w kwocie netto, a nie jak zażądał zamawiający w pkt 9 specyfikacji w kwocie brutto. Oferta ta zgodnie z przepisem art. 89 ust.1 pkt 2 ustawy prawo zamówień publicznych podlegała odrzuceniu, gdyż jej treść nie odpowiadała treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia,
- w wyniku kontroli stwierdzono, że tylko jedna oferta (nr 4) nie podlegała odrzuceniu. W związku z powyższym postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego - zgodnie z art. 93 ust. 1 pkt 2 ww. ustawy powinno zostać unieważnione. Według powołanego przepisu - zamawiający unieważnia postępowanie o udzielenie zamówienia, jeżeli w postępowaniu prowadzonym w trybie zapytania o cenę nie złożono co najmniej dwóch ofert nie podlegających odrzuceniu.
2. W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego w 2003 roku, o wartości poniżej 30.000 EURO, na roboty budowlane związane z realizacją inwestycji połączenia wodociągów Kamion – Przywóz, stwierdzono naruszenie przez zamawiającego przepisów rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 24 czerwca 2002 roku w sprawie dokumentów jakich zamawiający może żądać od dostawcy lub wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków uprawniających do udziału w postępowaniu o zamówienie publiczne (Dz.U. nr 91, poz.817 – obecnie nie obowiązujące). Zamawiający zażądał od oferentów wykazu wykonanych w ciągu ostatnich trzech lat usług, z podaniem ich wartości, dat wykonania oraz odbiorców - co wykraczało poza zakres przedmiotowego zamówienia. Przedmiotem zamówienia były roboty budowlane, a zatem zamawiający - jeśli zdecydował, że zażąda dokumentu na potwierdzenie doświadczenia zawodowego wykonawcy (przy zamówieniach poniżej 30.000 EURO ustawa nie wprowadzała obowiązku żądania takiego dokumentu), to powinien to być wykaz wykonanych w ciągu pięciu lat robót budowlanych, odpowiadających rodzajem i wartością robotom budowlanym, stanowiącym przedmiot zamówienia, z podaniem ich wartości oraz daty i miejsca wykonania oraz załączeniem dokumentów potwierdzających, że roboty te zostały wykonane z należytą starannością, zgodnie z przepisami wskazanego powyżej rozporządzenia. Ponadto, zamawiający, decydując się na zażądanie od wykonawców dokumentu na potwierdzenie doświadczenia zawodowego – powinien w specyfikacji istotnych warunków zamówienia opisać warunki, jakie stawia w tym zakresie wykonawcy, a których nie spełnienie skutkowałoby wykluczeniem oferenta z postępowania.
3. W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego na roboty budowlane przy budowie podjazdu dla niepełnosprawnych stwierdzono naruszenie przez zamawiającego art.36 ust.1 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych, ponieważ w specyfikacji istotnych warunków zamówienia zamawiający nie zawarł wszystkich niezbędnych informacji wymaganych przez wskazany przepis, a mianowicie brak było opisu warunków udziału w postępowaniu oraz opisu sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków.
W zakresie ewidencji majątku trwałego
1. Kontrolujące ustaliły, że kontrolowana jednostka nieprawidłowo ewidencjonowała w księgach rachunkowych oprogramowanie do komputerów. Stosownie do art.3 ust. 1 pkt 14 ustawy o rachunkowości autorskie prawa majątkowe, prawa pokrewne, licencje, koncesje winny być zaliczone do wartości niematerialnych i prawnych i ewidencjonowane na koncie 020, zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. nr 153, poz.1752). Ustalono, że od 2002 roku ewidencję oprogramowania do komputerów prowadzono na koncie 013 – pozostałe środki w używaniu, a wcześniej ewidencjonowano je łącznie ze środkiem trwałym (komputerem lub zestawem komputerowym) na koncie 011 – środki trwałe. Stwierdzono, że w zakładowym planie kont, zatwierdzonym przez Wójta Gminy konto 020 nie zostało w ogóle ujęte.
2. Kontrolujące ustaliły, że kontrolowana jednostka przekazała w 2003 roku pięciu mieszkańcom wsi Łaszew AB – na ich wniosek poparty przez Radę Sołecką, Komisję Rolnictwa, Leśnictwa i Ochrony Środowiska Rady Gminy, a także przez Komisję Rewizyjną – 12 sztuk rur betonowych (o wartości 564,96 zł) do budowy mostków. Powyższe nie miało podstawy w obowiązujących przepisach.
3. Kontrolujące ustaliły, że przy przeprowadzaniu inwentaryzacji nie przestrzegano postanowień instrukcji inwentaryzacyjnej, zatwierdzonej przez Wójta Gminy, w związku z czym zaistniały uchybienia szczegółowo opisane w protokole.
Odpowiedzialność za powyższe uchybienia i nieprawidłowości ponoszą przede wszystkim: Wójt Pan Krzysztof Bednarek (jako kierownik jednostki sektora finansów publicznych - art.28a ustawy o finansach publicznych) oraz Skarbnik Gminy Pani Teresa Nowak. Za uchybienia w zakresie realizacji dochodów podatkowych ponoszą odpowiedzialność również inspektorzy zajmujący się – zgodnie z zakresami czynności - wymiarem podatków i opłat (Pani Ludmiła Wypych) oraz księgowością podatkową (Pani Elżbieta Nonckiewicz).
Przekazując informacje o powyższych nieprawidłowościach stwierdzonych w toku kontroli proszę Pana Wójta o podjęcie działań w celu ich usunięcia oraz zapobieżenia powstawaniu ich w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi przekazuje następujące wnioski pokontrolne:
1. Opracować zakres czynności dla Skarbnika Gminy, uwzględniając unormowania wynikające z art.35 ust.1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych.
2. Uzupełnić wykaz kont syntetycznych, stanowiący załącznik nr 2 do zakładowego planu kont o konto 020 - wartości niematerialne i prawne oraz prowadzić na tym koncie ewidencję wartości niematerialnych i prawnych.
3. Podjąć działania mające na celu wyjaśnienie prawidłowości zadeklarowania przedmiotów opodatkowania przez podatników podatku od nieruchomości (osoby prawne) o numerach ewidencyjnych 1, 4 i 16, uwzględniając uwagi zawarte w pierwszej części wystąpienia dotyczące pojęcia gruntów i budynków związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. W przypadku stwierdzenia, że podatek został zadeklarowany i zapłacony w zaniżonej kwocie podjąć czynności w celu jego wyegzekwowania w prawidłowej wysokości (w szczególności - w oparciu o art.21 § 3 i art.274a ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa). W przypadku podatnika nr 16 wyjaśnić także kwestie związane z podmiotem objętym obowiązkiem podatkowym.
4. Podjąć czynności mające na celu wyjaśnienie prawidłowości ustalenia podatku dla podatnika nr ewidencyjny 90373 (osoba fizyczna).
5. Podjąć działania mające na celu wyegzekwowanie należnych Gminie kwot z tytułu podatku od środków transportowych. Rozliczyć zaistniałe nadpłaty w oparciu o przepisy ustawy Ordynacja podatkowa.
6. Podjąć działania w celu wyegzekwowania należnych Gminie odsetek z tytułu nieterminowych płatności należności podatkowych.
7. Zaniechać wypłacania kosztów podróży służbowych osobom nie będącym pracownikami Gminy.
8. Zaniechać wypłaty ryczałtu na rzecz Komendanta Gminnego Ochotniczych Straży Pożarnych. Rozważyć zawarcie umowy (o pracę, o charakterze cywilno-prawnym) dotyczącej wykonywania obowiązków gminnego komendanta ochrony przeciwpożarowej. Wynagrodzenie wypłacać w oparciu o zawartą umowę.
9. Zaniechać wypłat ryczałtów za usługi telefoniczne na rzecz kierowników jednostek organizacyjnych, a zapłaty za te usługi dokonywać na podstawie faktur wystawionych przez usługodawcę (operatora).
10. Dokonać korekty sprawozdań Rb – PDP z wykonania podstawowych dochodów podatkowych za okres od dnia 1 stycznia do dnia 30 czerwca 2003 roku oraz za okres od dnia 1 stycznia do dnia 31 grudnia 2003 roku, w związku z nieprawidłowym wykazaniem skutków finansowych obniżenia górnych stawek podatkowych oraz skutków finansowych udzielonych zwolnień, umorzeń i odroczeń. Poprawione sprawozdania przekazać RIO w Łodzi.
11. Przestrzegać zasad rachunkowości określonych w art.6 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości, zgodnie z którym - w księgach rachunkowych jednostki winny być ujęte wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego oraz w art. 20 ww. ustawy, stosownie do którego – do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.
12. Zapewnić zgodne z unormowaniami zawartymi w zakładowym planie kont – prowadzenie ewidencji księgowej na kontach rozrachunkowych oraz prawidłowe wykazywanie w sprawozdaniach budżetowych danych o zobowiązaniach jednostki.
13. Zapewnić prawidłowe wykazywanie w sprawozdaniach Rb – PDP z wykonania podstawowych dochodów podatkowych i w sprawozdaniach Rb 27S z wykonania planowanych dochodów budżetowych danych o skutkach finansowych wynikających z obniżenia górnych stawek podatkowych oraz z udzielonych zwolnień, umorzeń i odroczeń podatkowych, zgodnie z przepisami Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. nr 24, poz.279 z późn. zm.).
14. Wadium wpłacane przez dostawców – uczestników postępowań o udzielenie zamówień publicznych zwracać w terminach określonych przez ustawę z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych wraz z należnymi odsetkami.
15. Przestrzegać postanowień instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów księgowych w zakresie chronologicznego i bieżącego ujmowania operacji w raportach kasowych.
16. Zapewnić dokonywanie czynności sprawdzających w stosunku do składanych przez podatników deklaracji podatkowych, zgodnie z art.272 ustawy Ordynacja podatkowa.
17. Egzekwować od podatników - osób prawnych obowiązek terminowego składania deklaracji podatkowych.
18. W przypadku braku złożenia przez podatnika deklaracji podatkowej lub braku dokonania wpłaty podatku w części albo w całości, po przeprowadzonym postępowaniu podatkowym wydawać decyzje określające wysokość zobowiązania podatkowego, zgodnie z art.21 § 3 ustawy Ordynacja podatkowa (dotyczy sytuacji, w których zobowiązanie podatkowe powstaje z mocy prawa, np. podatek od środków transportowych, podatek od nieruchomości od osób prawnych).
19. W uzasadnionych przypadkach podejmować kontrole podatkowe, w oparciu o art.281 i nast. ustawy Ordynacja podatkowa.
20. Przestrzegać przepisów ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku w zakresie ustalania okresu stosowania zwolnienia z tytułu nabycia gruntów na utworzenie (powiększenie) gospodarstwa rolnego.
21. Bieżąco i terminowo podejmować czynności zmierzające do wyegzekwowania zaległości podatkowych, w oparciu o przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z 2002 r. Dz.U. nr 110, poz.968 z późn. zm.) oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
22. Zapewnić pobieranie opłaty skarbowej w prawidłowo ustalonej wysokości.
23. Przestrzegać § 4 ust.6 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 roku w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz.U. nr 207, poz.2108) - przy określaniu terminu wpłaty wadium.
24. Przestrzegać art. 18 ust. 1 pkt 9 lit. „a” ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym, zgodnie z którym do czasu ustalenia przez radę gminy zasad nabycia, zbycia i obciążania nieruchomości gruntowych oraz ich wydzierżawiania lub najmu na okres dłuższy niż 3 lata dokonanie tych czynności przez organ wykonawczy wymaga zgody rady gminy.
25. Do podstawy ustalenia wysokości dodatkowego wynagrodzenia rocznego nie wliczać przyznawanych pracownikom nagród uznaniowych.
26. Zapewnić prawidłowe rozliczanie kosztów podróży służbowych.
27. Zobowiązać rzeczowo właściwego pracownika do rzetelnego sprawdzania pod względem merytorycznym dokumentów dotyczących dostaw kruszywa na drogi gminne.
28. Wysokość odpisu na rzecz zakładowego funduszu świadczeń socjalnych ustalać zgodnie z zasadami określonymi w art. 5 ustawy o zakładowym funduszu socjalnym. Przekazywać równowartość odpisu na rachunek funduszu w terminach określonych w art. 6 ust. 2 ww. ustawy.
29. Przy udzielaniu zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych.
30. Przestrzegać instrukcji inwentaryzacyjnej zatwierdzonej przez Wójta Gminy przy przeprowadzaniu inwentaryzacji składników majątkowych Gminy.
31. Wynagrodzenie dla członków Komisji do spraw przeciwdziałania alkoholizmowi ustalać w Gminnym Programie Rozwiązywania Problemów Alkoholowych.
32. Zapewnić kontrasygnowanie przez Skarbnika Gminy lub osobę przez niego upoważnioną czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, zgodnie z art.46 ust.3 ustawy o samorządzie gminnym.
33. Przestrzegać przepisów rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 lipca 2000 roku w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych gminy - w zakresie zlecania i rozliczania kosztów podróży służbowych radnych Gminy.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art.9 ust.3 ustawy z o regionalnych izbach obrachunkowych proszę Pana Wójta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że stosownie do art.9 ust.4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
- Przewodniczący Rady Gminy w Wierzchlesie
- Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy w Wierzchlesie
- aa.
Wystąpienie pokontrolne podpisała dr Jadwiga Chwiałkowska – Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.
Łódź, dnia 4 maja 2005 r.
Pan
KRZYSZTOF BEDNAREK
Wójt Gminy Wierzchlas
WK-602/23/2005
Na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r. Dz.U. nr 55, poz.577 z późn.zm.) zawiadamiam, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminie Wierzchlas. Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości i uchybienia wynikały, przede wszystkim, z nieznajomości przepisów, ich wadliwej interpretacji, niedostatecznego nadzoru ze strony kierownictwa oraz niewystarczającego działania procedur kontroli finansowej, ustalonych przez kierownika jednostki. Wykazane uchybienia i nieprawidłowości dotyczyły, w szczególności:W zakresie spraw organizacyjnych
Kontrolujące stwierdziły, że w aktach osobowych Skarbnika Gminy Pani Teresy Nowak znajdował się zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności, w którym jako podstawę jego opracowania wskazano rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 2 maja 1991 roku w sprawie praw i obowiązków głównych księgowych budżetów, jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych (Dz.U. nr 40, poz.174), które to rozporządzenie straciło moc obowiązującą z dniem 31 grudnia 2001 roku. Obecnie obowiązki skarbnika gminy (głównego księgowego) określa art.35 ust.1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r. Dz.U. nr 15, poz.148 z późn.zm.).
W zakresie ewidencji księgowej i sprawozdawczości
1. Kontrolujące stwierdziły błędne ujęcie w zbiorczym bilansie jednostek budżetowych na dzień 31 grudnia 2003 roku, w rubryce zobowiązania wobec budżetu, kwoty 3.000 zł, stanowiącej saldo konta 221 - należności z tytułu dochodów budżetowych (według konta 221 - kwota 3.360,82 zł). Kwota ta winna być wykazana w rubryce 1.5 bilansu - pozostałe zobowiązania, bądź w rubryce 1.7 - rozliczenia z tytułu środków na wydatki budżetowe i z tytułu dochodów budżetowych.
2. Ustalono, że kontrolowana jednostka w sprawozdaniach Rb – PDB z wykonania podstawowych dochodów podatkowych i Rb-27S z wykonania planowanych dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia 30 czerwca 2003 roku oraz za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2003 toku wykazała nieprawidłowe dane dotyczące skutków finansowych obniżenia górnych stawek podatków oraz skutków finansowych udzielonych przez organ podatkowy ulg, odroczeń, umorzeń i zwolnień podatkowych. Wykazane skutki finansowe obniżenia górnych stawek podatków w sprawozdaniu za okres od dnia 1 stycznia do dnia 30 czerwca 2003 roku zostały (per saldo) zaniżone o kwotę 29.375,00 zł, a za okres od dnia 1 stycznia do dnia 31 grudnia 2003 roku o kwotę 74.147 zł. Wykazane skutki finansowe wynikające z udzielonych ulg, zwolnień, odroczeń i umorzeń zostały zawyżone w sprawozdaniach odpowiednio o kwotę 5.153 zł (na dzień 30 czerwca 2003 roku) i o kwotę 23.665 zł (na dzień 31 grudnia 2003 roku).
3. Kontrolujące stwierdziły kilkanaście faktur, wystawionych przez kontrahentów za dostawy lub usługi w grudniu 2003 roku (na łączną kwotę 37.864,02 zł), z terminem płatności w styczniu 2004 roku, które nie zostały ujęte w księgach rachunkowych roku którego dotyczyły, jako zobowiązania jednostki z tytułu dostaw i usług. Stwierdzono również, że w księgach rachunkowych i w bilansie za 2003 rok nie ujęto: naliczenia dodatkowego rocznego wynagrodzenia pracowników za 2003 rok (wypłaconego w 2004 roku). Stanowiło to naruszenie art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r. Dz.U. nr 76, poz.694 z późn. zm.), zgodnie z którym w księgach rachunkowych jednostki winny być ujęte wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty oraz art.20 ww. ustawy, stosownie do którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.
4. Stwierdzono dwa przypadki zwrotu wadium uczestnikom przetargu na roboty budowlane - ze znacznym opóźnieniem i bez należnych odsetek. Dotyczyło to firm: Przedsiębiorstwa Robót Inżynieryjnych z Poznania (wadium w kwocie 1.000 zł wpłacone w dniu 23 września 2003 roku zwrócono bez odsetek w dniu 9 listopada 2004 roku) i Przedsiębiorstwa Robót Teletechnicznych INFO z Katowic (wadium w kwocie 1.000 zł wpłacone w dniu 23 września 2003 roku zwrócono bez odsetek w dniu 15 marca 2005 roku). Zgodnie z art. 42 ust.1 pkt 3 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r. Dz.U. nr 72, poz.664 z późn. zm. – wg stanu prawnego dla okresu objętego zamówieniem) zamawiający winien zwrócić wadium niezwłocznie po zawarciu umowy i wniesieniu zabezpieczenia należytego wykonania umowy. Wadium powinno być zwrócone (art.42 ust.3 ww. ustawy) wraz z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym było ono przechowywane, pomniejszonymi o koszty prowadzenia rachunku oraz prowizji bankowej za przelew pieniędzy na rachunek dostawcy lub wykonawcy. Analogiczne unormowania zawiera art.46 obowiązującej obecnie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz.U. nr 19, poz.177 z późn. zm.).
W zakresie gospodarki kasowej
Kontrolujące ustaliły, że kasjerka nie sporządzała codziennie zbiorczych zestawień wpłat do kasy i nie nanosiła bieżąco do raportu kasowego dochodów budżetowych. Zastępcze dowody zbiorcze KP lub PK sporządzane były przez kasjerkę za okres kilku dni, najczęściej na dzień, kiedy gotówka była odprowadzana do banku, co miało miejsce 4 - 5 razy w miesiącu. Operacje ujęte w raportach kasowych dochodów nie odzwierciedlały, zatem ich rzeczywistego przebiegu. Przykładowo: raport kasowy dochodów budżetowych nr 51/2003 z dnia 19 września 2003 roku: przychód gotówki według dowodów KP w dniu 19 września 2003 roku na kwotę 17.233,53 zł, rozchód gotówki (wpłata do banku) w tym samym dniu na kwotę 17.233,53 zł, stan końcowy kasy O. Z raportu kasowego wynikało więc, że wpłacona do kasy gotówka, została w tym samym dniu odprowadzona do banku, co nie było zgodne ze stanem faktycznym. Na przykład, w raporcie kasowym pod pozycją 10 ujęta została wpłata za korzystanie z pozwolenia na sprzedaż alkoholu w wysokości 1.400,00 zł, a faktycznie wpłat dokonano: w dniu 16 września 2003 roku – 350,00 zł (dowód wpłaty K-103 nr 0878682) i w dniu 18 września 2003 roku – 1.050,00 zł (dowód wpłaty K-103 nr 0878684). Pod pozycją 8 raportu kasowego została ujęta kwota 1.147,17 zł jako wpłata czynszów, a pod pozycją 9 podatek VAT w kwocie 100,51 zł. Rzeczywiście wpłaty miały miejsce w dniach: 11 września 2003 roku – 573,65 zł (dowody wpłat K-103 nr 0878663, nr 0878667, nr 0878668), 12 września 2003 roku – 323,65 zł (dowód wpłaty K-103 nr 0878669) oraz 16 września 2003 roku – 350,38 zł (dowód wpłaty K-103 nr 0878676 i nr 0878681). Zgodnie z § 20 ust. 5 instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów księgowych, zatwierdzonej przez Wójta Gminy, raport kasowy winien być wypełniany przez kasjera w porządku chronologicznym, tzn. w takiej kolejności, w jakiej następują wpłaty, a dokonywane operacje winny być na bieżąco ewidencjonowane.
W zakresie realizacji dochodów budżetowych
1. Kontrolujące stwierdziły przypadki złożenia deklaracji podatkowych przez osoby prawne - podatników podatku rolnego, podatku leśnego i podatku od nieruchomości po ustawowo wyznaczonym terminie. Terminy składania deklaracji podatkowych przez osoby prawne wynikają z postanowień: art.6a ust.8 pkt 1 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity z 1993 r. Dz.U nr 94, poz.431 z późn. zm.), art.6 ust.9 pkt 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2002 r. Dz.U nr 9, poz. 84 z późn.zm.) oraz art.6 ust.5 pkt 1 ustawy z dnia 30 października 2002 roku o podatku leśnym (Dz.U. nr 200, poz.1682). Zgodnie z powołanymi unormowaniami deklaracje podatkowe, zarówno w zakresie podatku rolnego, podatku leśnego, jak i podatku od nieruchomości winny być złożone do dnia 15 stycznia każdego roku podatkowego, bądź w terminie 14 dni od dnia zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie obowiązku podatkowego.
2. Kontrolujące ustaliły, że w szeregu przypadkach organ podatkowy nie żądał od podatników wyjaśnień, w sytuacji, gdy w deklaracjach podatkowych wykazywali inne dane niż w roku poprzednim (zmiana powierzchni gruntów, budynków w podatku od nieruchomości, bądź zmiana ilości i rodzaju pojazdów w podatku od środków transportowych). Zgodnie z art.274a § 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (tekst jednolity z 2005 r., Dz. U. nr 8, poz. 60) w razie wątpliwości, co do poprawności złożonej deklaracji organ podatkowy może wezwać do udzielenia, w wyznaczonym terminie, niezbędnych wyjaśnień lub uzupełnienia deklaracji, wskazując przyczyny podania w wątpliwość rzetelności danych w niej zawartych.
3. Kontrolujące stwierdziły, że składane przez podatników deklaracje na podatek od nieruchomości i podatek od środków transportowych nie były poddawane kontroli i analizie w zakresie prawidłowości ich wypełnienia. Zgodnie z art.272 pkt 2 i 3 ustawy Ordynacja podatkowa - obowiązkiem organów podatkowych pierwszej instancji jest dokonywanie czynności sprawdzających, mających na celu stwierdzenie formalnej poprawności deklaracji i dokumentów oraz ustalenie stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami.
4. W odniesieniu do podatnika podatku od nieruchomości nr 16 kontrolujące stwierdziły, że podatnik jest podmiotem prowadzącym działalność gospodarczą. W deklaracji podatkowej na 2004 rok podatnik obok gruntów i budynków związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej wykazał grunty i budynki pozostałe, nie wykazał także w ogóle części budynków posiadanych na podstawie umowy dzierżawy. W związku z powyższym wskazać należy, że od dnia 1 stycznia 2003 roku zgodnie z definicją legalną zawartą w art.1 ust.1 pkt 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych - grunty, budowle i budynki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej to grunty, budynki i budowle będące w posiadaniu przedsiębiorcy lub innego podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą, z wyjątkiem budynków mieszkalnych oraz gruntów związanych z tymi budynkami, a także gruntów pod jeziorami, gruntów zajętych na zbiorniki wodne retencyjne lub elektrowni wodnych, chyba, że przedmiot opodatkowania nie jest i nie może być wykorzystywany do prowadzenia tej działalności ze względów technicznych (wówczas podlega opodatkowaniu stawką jak dla gruntów, budynków pozostałych). Z przedłożonej kontrolującym dokumentacji wynikało, że przedmiotem dzierżawy były budynki o powierzchni 2.629,47 m2, z tego budynek magazynowy (566,16 m2 ) do rozbiórki. Prawidłowość wykazania przedmiotów opodatkowania powinna zostać zweryfikowana przez organ podatkowy, który w razie stwierdzenia, że wysokość podatku została zadeklarowana w nieprawidłowej wysokości miałby obowiązek - po przeprowadzeniu postępowania podatkowego - określić wysokość zobowiązania podatkowego - na podstawie art.21 § 3 ustawy Ordynacja podatkowa.
Ponadto, RIO w Łodzi zwraca uwagę na okoliczność, że zgodnie z art.3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych - podatnikami podatku od nieruchomości są osoby fizyczne, osoby prawne i jednostki organizacyjne będące właścicielami nieruchomości lub obiektów budowlanych. Posiadacze zależni (np. dzierżawcy) objęci są obowiązkiem podatkowym wyłącznie w sytuacji, jeżeli posiadanie dotyczy gruntów, budynków, budowli będących własnością Skarbu Państwa lub jednostki samorządu terytorialnego. W omawianym stanie faktycznym składający deklarację wydzierżawił nieruchomość od Rolniczej Spółdzielni Produkcyjnej, zobowiązując się w umowie do ponoszenie obciążeń podatkowych związanych z przedmiotem dzierżawy. Obowiązujące przepisy nie przewidują jednakże konstrukcji umownego przeniesienia obowiązku podatkowego. W sytuacji, w której właściciel (nie będący Skarbem Państwa lub jednostką samorządu terytorialnego) oddaje nieruchomość w dzierżawę w dalszym ciągi objęty jest obowiązkiem podatkowym. Jeżeli na dzierżawionej nieruchomości prowadzona jest działalność gospodarcza grunty, budynki i budowle powinny zostać opodatkowane jako przedmioty opodatkowania związane z prowadzeniem działalności gospodarczej.
5. W odniesieniu do podatnika podatku od nieruchomości nr 4 stwierdzono, że w złożonych deklaracjach za 2003 i 2004 rok nie wykazał on powierzchni części posiadanych budynków. Z dokumentacji przedłożonej kontrolującym wynikało, że budynki prawdopodobnie mogły nie być wykorzystywane do prowadzenia działalności gospodarczej z przyczyn technicznych (powinno to być przedmiotem postępowania wyjaśniającego przeprowadzonego przez organ podatkowy, np. poprzez kontrolę podatkową). W takiej sytuacji budynki powinny zostać opodatkowane według stawek przewidzianych dla budynków pozostałych.
6. W odniesieniu do podatnika podatku od nieruchomości nr 1 stwierdzono, że w złożonych deklaracjach na 2003 i 2004 rok wykazał on zarówno grunty związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, jak i grunty pozostałe. W związku z powyższym wskazać należy, że od dnia 1 stycznia 2003 roku zgodnie z definicją legalną zawartą w art.1 ust.1 pkt 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych - grunty, budowle i budynki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej to grunty, budynki i budowle będące w posiadaniu przedsiębiorcy lub innego podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą, z wyjątkiem budynków mieszkalnych oraz gruntów związanych z tymi budynkami, a także gruntów pod jeziorami, gruntów zajętych na zbiorniki wodne retencyjne lub elektrowni wodnych, chyba, że przedmiot opodatkowania nie jest i nie może być wykorzystywany do prowadzenia tej działalności ze względów technicznych (wówczas podlega opodatkowaniu stawką jak dla gruntów, budynków pozostałych). Prawidłowość wykazania przedmiotów opodatkowania powinna zostać zweryfikowana przez organ podatkowy, który w razie stwierdzenia, że wysokość podatku została zadeklarowana w nieprawidłowej wysokości miałby obowiązek - po przeprowadzeniu postępowania podatkowego - określić wysokość zobowiązania podatkowego - na podstawie art.21 § 3 ustawy Ordynacja podatkowa.
7. W wyniku kontroli ustalono, że nie wszyscy podatnicy podatku od nieruchomości od osób fizycznych prowadzący działalność gospodarczą w objętym kontrolą sołectwie Mierzyce złożyli wykazy nieruchomości (informacje o nieruchomościach i obiektach budowlanych). Zgodnie z art. 6 ust. 6 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych - osoby fizyczne są obowiązane złożyć właściwemu organowi podatkowemu informację o nieruchomościach i obiektach budowlanych, sporządzoną na formularzu według ustalonego wzoru, w terminie 14 dni od dnia wystąpienia okoliczności uzasadniających powstanie lub wygaśnięcie obowiązku podatkowego w zakresie podatku od nieruchomości lub od zaistnienia zdarzenia wpływającego na wysokość opodatkowania.
8. Kontrolujące ustaliły, że podatnikowi podatku od nieruchomości o numerze identyfikacyjnym 90250 (osoba fizyczna), prowadzącemu działalność gospodarczą, organ podatkowy dokonując wymiaru zaniżył podatek o kwotę 24,50 zł, w związku z przyjęciem jako podstawy opodatkowania niższej wartości budowli, niż wykazana przez podatnika w deklaracji podatkowej.
9. Kontrolujące ustaliły, że podatnik nr identyfikacyjny 90373 (osoba fizyczna) nie złożył informacji o nieruchomościach i obiektach budowlanych zarówno w 2003 jak i w 2004 roku. Wymiar podatku ustalony został na podstawie deklaracji, którą złożył poprzedni właściciel nieruchomości (przyjęto do obliczenia podatku: 40 m2 – budynki związane z działalnością gospodarczą, 559 m2 – pozostałe budynki, 240 m2 – grunty związane z działalnością gospodarczą, 9.255 m2 – pozostałe grunty, 8.102,00 zł – budowle). Z przekazanej przez Starostwo Powiatowe w Wieluniu informacji o zmianie w ewidencji gruntów wynikało, że podatnik zakupił 9.495 m2 gruntów rolnych (5.395 m2 – klasy III b oraz 4.100 m2 – klasy IV a). Od 2003 roku grunty, które zostały sklasyfikowane w ewidencji gruntów jako użytki rolne - niezależnie od powierzchni - powinny zostać opodatkowane podatkiem rolnym, z wyjątkiem gruntów zajętych na prowadzenie działalności gospodarczej innej niż działalność rolnicza (art.1 ustawy o podatku rolnym). Organ podatkowy nie podjął odpowiednich działań mających na celu wyjaśnienie stanu faktycznego, jak również wyegzekwowanie od podatnika obowiązku złożenia informacji o nieruchomościach.
10. Kontrolujące stwierdziły w kilkunastu przypadkach niewłaściwe obliczenie kwoty zwolnienia z tytułu nabycia gruntu na powiększenie gospodarstwa rolnego. W wyniku zastosowania nieprawidłowego okresu zwolnienia zawyżono kwotę udzielonych ulg w kontrolowanym okresie o 362,35 zł, w tym - w 2003 roku o 180,00 zł, w 2004 roku - o 182,35 zł. Zgodnie z przepisami ustawy o podatku rolnym zwolnienie z tytułu nabycia gruntów na powiększenie (utworzenie) gospodarstwa rolnego wynosi 5 lat i przysługuje od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawarto umowę sprzedaży gruntów lub prawa wieczystego użytkowania, ustanowiono prawo wieczystego użytkowania gruntów lub objęto grunty w trwałe zagospodarowanie w drodze umowy (art.12 ust.3 ustawy). Zwolnienie jest jednak stosowane od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym złożony został wniosek podatnika (art.13d ust.3 ww. ustawy).
11. Kontrolujące ustaliły, że objęci kontrolą podatnicy podatku od środków transportowych zaniżyli w latach 2003 – 2004 wpłaty z tytułu tego podatku łącznie o kwotę 21.709,80 zł, natomiast zawyżyli łącznie o kwotę 1.016,00 zł. W rozbiciu na poszczególne lata kwoty te kształtowały się następująco: w 2003 roku zaniżono należności z tytułu ww. podatku o kwotę – 10.871,30 zł, a w 2004 roku – 10.838,50 zł. Należności z tytułu ww. podatku zostały zawyżone w 2003 roku o 413,30 zł, a w 2004 roku o 602,70 zł. Zaniżenie, lub zawyżenie podatku nastąpiło w wyniku zastosowania stawki podatku innej, niż uchwalona przez Radę Gminy, albo braku zapłaty lub nadpłaty podatku za część roku podatkowego, w którym pojazd był wyrejestrowany, bądź zarejestrowany.
12. W okresie objętym kontrolą stwierdzono przypadki nie pobrania przez organ podatkowy odsetek z tytułu nieterminowych wpłat należności podatkowych. W zakresie próby objętej kontrolą stwierdzono, że zaniechano dochodzenia następujących kwot:
- podatek od nieruchomości (osoby prawne) - 1.486,30 zł,
- podatek od środków transportowych (osoby prawne) - 86,50 zł,
Razem 1.572,80 zł.
13. Kontrolujące ustaliły, że w kilkunastu przypadkach nie naliczono i nie pobrano należnych kosztów upomnień wysłanych do podatników podatku od środków transportowych. Obowiązek egzekwowania kosztów upomnienia od zobowiązanego wynikał z art.15 ust.2 ustawy z dnia o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 110, poz. 968 z późn. zm.).
14. Kontrolujące stwierdziły - w zakresie badanej próby - przypadki nie pobrania opłaty skarbowej lub pobrania jej w zaniżonej wysokości (łącznie na kwotę 52,50 zł, z tego: w 2003 roku na kwotę 37,00 zł, a w 2004 roku na kwotę 15,50 zł), a także przypadki pobrania opłaty skarbowej w sytuacji braku podstaw do jej pobrania lub pobrania jej w zawyżonej wysokości (łącznie na kwotę 297,00 zł, w tym w 2003 roku na kwotę 269,00 zł, a w 2004 roku na kwotę 28,00 zł).
15. W kilku przypadkach stwierdzono nieterminowe podejmowanie czynności zmierzających do wyegzekwowania zaległości podatkowych, co stanowiło naruszenie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz.U. nr 137, poz.1541 z późn. zm.). Unormowania zawarte w powołanym rozporządzeniu zobowiązywały wierzyciela do systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązania pieniężnego. W przypadku, gdy należność nie została zapłacona w terminie określonym w decyzji, albo wynikającym z przepisów prawa – wierzyciel winien wysłać do zobowiązanego upomnienie, z zagrożeniem wszczęcia egzekucji po upływie 7 dni od dnia doręczenia upomnienia. Po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu wierzyciel winien niezwłocznie wystawić tytuł wykonawczy i przesłać do naczelnika właściwego urzędu skarbowego.
16. W ogłoszeniach o przetargach na zbycie nieruchomości (nieruchomości objęte kontrolą oznaczone numerami 497 i 1563) nieprawidłowo określony został termin wniesienia wadium. We wskazanych ogłoszeniach podano, że wadium ma być wpłacone najpóźniej w dniu przetargu, natomiast zgodnie z § 4 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 roku w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy (Dz. U. nr 9, poz. 30 – obecnie nie obowiązujące), wyznaczony w ogłoszeniu o przetargu termin wpłaty wadium nie mógł upływać później niż na 3 dni przed dniem otwarcia przetargu.
17. Kontrolujące ustaliły, że zgodnie z delegacją zawartą w art.18 ust.1 pkt 9 lit. „a” ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r. Dz.U. nr 142, poz.1591 z późn. zm.) Rada Gminy nie ustaliła zasad nabycia, zbycia i obciążania nieruchomości gruntowych oraz ich wydzierżawiania na okres dłuższy niż 3 lata. Wobec braku takich zasad, organ wykonawczy Gminy mógł dokonywać tych czynności wyłącznie za zgodą Rady Gminy. Kontrolujące stwierdziły przypadki, w których umowy najmu lokali użytkowych zawarte zostały na czas nieokreślony, a w jednym przypadku (umowa z Telekomunikacją Związku Gmin Ziemi Wieluńskiej) na okres powyżej 3 lat - bez podjęcia przez Radę Gminy stosownej uchwały.
18. Stwierdzono zaniechanie pobrania od dzierżawcy odsetek z tytułu nieterminowego regulowania czynszu w łącznej kwocie 73,59 zł.
W zakresie realizacji wydatków budżetowych
1. Kontrolujące ustaliły, że wynagrodzenie dla członków gminnej komisji ds. profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych ustalił Zarząd Gminy w Wierzchlesie uchwałą nr 34/2001 z dnia 17 września 2001 roku, to jest z naruszeniem kompetencji. Zgodnie z art.41 ust.5 ustawy z dnia 26 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tekst jednolity z 2002 r. Dz.U. nr 147, poz.1231 z późn.zm.) zasady wynagradzania członków komisji powinna określać rada gminy w gminnych programach rozwiązywania problemów alkoholowych.
2. Kontrolujące ustaliły, że jednemu z pracowników Urzędu Gminy od dnia 1 stycznia 2004 roku nieprawidłowo ustalono i wypłacano dodatek za wieloletnią pracę (od dnia 1 stycznia 2004 roku przyznany został dodatek w wysokości 15%, zamiast w wysokości 13%). Pracownikowi do pracowniczego stażu pracy zaliczono pracę w gospodarstwie rolnym rodziców w okresie od dnia 23 marca 1981 roku do dnia 31 grudnia 1982 roku, to jest 1 rok, 9 miesięcy i 9 dni, pomimo, że nie spełnił on warunku przejęcia tegoż gospodarstwa w całości, bądź w części. Z dokumentacji zgromadzonej w aktach osobowych wynikało, że rodzice pracownika posiadali gospodarstwo rolne o powierzchni 3,76 ha, a pracownik na podstawie aktu notarialnego Rep. A 388/96 z dnia 25 września 1996 roku nabył po rodzicach działkę nr 934 o pow. 0,45 ha.
W trakcie kontroli RIO w Łodzi dokonano zmian dodatku począwszy od dnia 1 stycznia 2005 roku – pismo o zmianie dodatku z dnia 28 lutego 2005 roku. Z dniem 1 stycznia 2005 roku dodatek za wysługę lat – zgodnie z ww. pismem - ustalony został w wysokości 14%.
3. Kontrolujące ustaliły, że Zarząd Gminy w Wierzchlesie nie zawarł z osobą zajmującą stanowisko Komendanta Gminnego Ochotniczych Straży Pożarnych i pobierającą wynagrodzenie w formie ryczałtu, stosownej umowy (o pracę, cywilno-prawnej) dającej podstawę do wypłaty na jej rzecz świadczeń z tytułu wykonywania funkcji gminnego komendanta ochrony przeciwpożarowej (art. 32 ust. 3a ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 roku o ochronie przeciwpożarowej – tekst jednolity z 2002 r. Dz.U. nr 147, poz.1229 z późn.zm.).
4. W wyniku kontroli ustalono, że w kontrolowanym okresie do wynagrodzenia stanowiącego podstawę do obliczenia wysokości dodatkowego rocznego wynagrodzenia wliczano wypłacane dwukrotnie w ciągu roku nagrody uznaniowe, co stanowiło naruszenie obowiązujących w tym zakresie przepisów. Zgodnie z art.4 ust.1 ustawy z dnia 12 grudnia 1997 roku o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników sfery budżetowej (Dz.U. nr 160, poz.1080 z późn. zm.). przedmiotowe nagrody wypłaca się w wysokości 8,5% sumy wynagrodzenia za pracę otrzymanego przez pracownika w ciągu roku kalendarzowego, za który przysługuje to wynagrodzenie, uwzględniając wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, a także wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy oraz wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy, przysługujące pracownikowi, który podjął pracę w wyniku przywrócenia do pracy. W przepisach rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 roku w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2, poz.14 z późn.zm.), wskazano sposób obliczania ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy. Z podstawy wynagrodzenia wyłącza się - między innymi - jednorazowe lub nieperiodyczne wypłaty za spełnienie określonego zadania, bądź określone osiągnięcie (§ 6 pkt 1 rozporządzenia), a także nagrody z zakładowego funduszu nagród (§ 6 ust.1 pkt.8). Ustalono, iż za lata 2002 – 2004 zawyżono z tego tytułu wypłaty o kwotę brutto 3.694,38 zł, z tego: za 2002 rok – 1.293,05 zł, za 2003 rok – 1.278,52 zł, za 2004 rok – 1.122,81 zł. W trakcie trwania kontroli RIO w Łodzi pracownicy Urzędu Gminy dokonali zwrotu do kasy Urzędu Gminy nienależnie pobranych kwot dodatkowego rocznego wynagrodzenia w kwocie netto – łącznie na kwotę 2.408,24 zł.
5. Kontrolujące stwierdziły, że w 2002 roku dokonano wypłaty dwóch nagród uznaniowych na rzecz Wójta Gminy Pana Krzysztofa Bednarka na łączną kwotę brutto 1.530,49 zł, z tego: w lipcu - 692,50 zł (lista płac z dnia 9 lipca 2002 roku), w grudniu - 837,99 zł (lista płac z dnia 4 grudnia 2002 roku). Decyzję o przyznaniu nagród dla Wójta Gminy podpisał Przewodniczący Rady Gminy w Wierzchlesie. Przyznanie i wypłata ww. nagród nastąpiła z naruszeniem art. 20 ust. 5 ustawy z dnia 22 marca 1990 roku o pracownikach samorządowych (tekst jednolity z 2001 r. Dz.U. nr 142, poz.1593 z późn. zm.) – zgodnie z którym członkom - zarządu jednostek samorządu terytorialnego oraz wójtom (burmistrzom, prezydentom) nie przysługują nagrody, z wyjątkiem nagród jubileuszowych. Zawarta w art.20 ust.5 ustawy o pracownikach samorządowych norma, zakazująca wypłacania wójtom nagród, wprowadzona została na mocy ustawy z dnia 22 czerwca 2001 roku o zmianie ustawy o pracownikach samorządowych (Dz.U. nr 89, poz.971) i weszła w życie w dniu 12 września 2001 roku. W trakcie trwania kontroli RIO w Łodzi Wójt Gminy dokonał zwrotu do kasy Urzędu Gminy nienależnie pobranej nagrody w kwocie netto (dowód wpłaty nr 0028029 z dnia 1 marca 2005 roku na kwotę 932,81 zł).
6. W wyniku kontroli ustalono, że w jednostce nie przestrzegano obowiązujących terminów przekazywania odpisów na rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. W 2003 roku środki z rozdziału 75023 zostały przekazane w dniach: 28 marca, 3 czerwca i 2 grudnia (do dnia 31 maja przekazano 31,7 % wartości odpisu, do dnia 30 września 74,9% wartości odpisu), a w 2004 roku w dniach: 2 kwietnia, 17 czerwca i 28 września (do dnia 31 maja przekazano 25,1% wartości odpisu, do dnia 30 września 100% wartości odpisu). Zgodnie z art.6 ust.2 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity z 1996 r. Dz.U. nr 79, poz.335 z późn.zm.), równowartość odpisu na fundusz socjalny powinna być przekazana przez pracodawcę na rachunek funduszu w sposób następujący: do dnia 31 maja danego roku co najmniej 75% wartości odpisu, a do dnia 30 września danego roku winna być przekazana cała kwota odpisu.
7. Kontrolujące ustaliły, że nieprawidłowo ustalona została wysokość kwoty odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w 2003, jak i w 2004 roku. Zgodnie z postanowieniami ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych - kwota odpisu powinna zostać obliczona jako iloczyn przeciętnego zatrudnienia przez kwotę odpisu na jednego pracownika, wyliczoną jako przeciętne wynagrodzenie w gospodarce narodowej, skorygowane o wskaźnik 37,5% w odniesieniu dla pracowników i 6,25% dla pracowników i rencistów. W 2003 roku dokonano odpisu w wysokości 15.750,00 zł, a prawidłowo ustalona kwota wynosiła - 14.279,00 (1.803,94 zł x 37,5% x 19,5 etatu + 1.803,94 zł x 6,25% x 10 osób). W 2004 roku dokonano odpisu w wysokości 15.700 zł, a prawidłowo ustalona kwota wynosiła - 15.768 zł (1.855,15 zł x 37,5% x 20,5 etatu + 1.855,15 x 6,25% x 13 osób).
W trakcie trwania kontroli RIO w Łodzi usunięto nieprawidłowość poprzez zmniejszenie na 2005 rok wydatków na fundusz planowanych w rozdziale 75023 o kwotę 1.471 zł, to jest o kwotę o jaką zawyżono fundusz w 2003 roku, nie uwzględniono jednak kwoty 68 zł, o jaką zaniżono fundusz w 2004 roku.
8. Kontrolujące ustaliły, że dokonano zawyżonej wypłaty pracownikowi ryczałtu pieniężnego za używanie samochodu osobowego stanowiącego jego własność do celów służbowych, w październiku 2003 roku. Wypłacono kwotę 216,27 zł, zamiast kwoty 188,80 zł. Powyższe było wynikiem błędnego dokonania potrąceń za dni nieobecności w pracy (błąd rachunkowy). Pracownik dokonał zwrotu do kasy Urzędu Gminy kwoty 27,47 zł w trakcie trwania kontroli RIO w Łodzi – dowód wpłaty nr 0028004 z dnia 23 lutego 2005 roku.
9. Kontrolujące stwierdziły cztery przypadki wypłaty kosztów podróży służbowych osobom nie będącym pracownikami Urzędu Gminy w Wierzchlesie, co stanowiło naruszenie przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U nr 236, poz.1990, z późn. zm.). Zgodnie ze wskazanym przepisem zwrot kosztów oraz z tytułu podróży służbowej odbywanej na obszarze kraju przysługuje pracownikom. Wypłat, ogółem na kwotę 460,67 zł (kwota 380,64 zł wypłacona w 2003 roku oraz kwota 80,03 zł w 2004 roku), dokonano na rzecz kapelmistrza Strażackiej Orkiestry Dętej (w dwóch przypadkach) oraz przedstawiciela LZS Mierzyce (w dwóch przypadkach).
10. Kontrolujące stwierdziły kilka przypadków braku na poleceniach wyjazdu służbowego danych o samochodzie pracownika, którym odbywana była podróż, a mianowicie: marki samochodu, numeru rejestracyjnego oraz pojemności skokowej silnika (pozycje księg.: 2849/03, 2850/03, 641/04, 769/04, 5517/04, 5934/04).
11. Kontrolujące stwierdziły w dwóch przypadkach podpisanie zleceń wyjazdu służbowego radnym gminy przez Wójta Gminy, co stanowiło naruszenie przepisów rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 lipca 2000 roku w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych gminy (Dz.U. nr 66, poz.800 z późn.zm.). Zgodnie z § 2 ust.1 wskazanego rozporządzenia termin i miejsce wykonywania zadania przez radnego oraz miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej określa przewodniczący rady gminy w poleceniu wyjazdu służbowego.
12. Kontrolujące stwierdziły dwa przypadki zwrotu kosztów podróży służbowej radnym, w sytuacji odbywania podróży samochodem prywatnym radnego. Ustalono, że Rada Gminy w Wierzchlesie nie określiła stawek za 1 km przebiegu, według których przysługiwałby radnemu zwrot kosztów podróży w przypadku wykorzystywania w podróży służbowej samochodu prywatnego, zgodnie z unormowaniami wynikającymi z § 5 pkt 3 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych gminy.
Wydatki na dostawy materiałów i usług
1. Kontrolujące ustaliły, że w kontrolowanej jednostce dokonywano wypłat ryczałtów dla kierowników placówek oświatowo - wychowawczych (szkoły podstawowe, gimnazja, przedszkola,) i bibliotek, za abonament i rozmowy telefoniczne, przeprowadzane ze służbowych aparatów telefonicznych. Zapłaty za wystawiane przez operatorów faktury dokonywali kierownicy jednostek organizacyjnych ze środków prywatnych, otrzymując następnie przyznany w odpowiedniej wysokości ryczałt. Wskazany sposób rozliczania nie miał podstawy w obowiązujących przepisach. Wypłat ryczałtów dokonywano w klasyfikacji budżetowej § 4300 - zakup pozostałych usług. Ze wskazanego paragrafu, zgodnie z obowiązującymi w tym okresie przepisami, to jest rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 20 lipca 2000 roku sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków budżetowych oraz przychodów i rozchodów (Dz.U. nr 58, poz.688 z późn.zm.– obowiązujące do dnia 21 kwietnia 2003 roku) i rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 roku (Dz.U. nr 68, poz.634 – obowiązujące od dnia 22 kwietnia 2003 roku do dnia 31 grudnia 2004 roku), mogły być pokrywane m.in. wydatki za usługi telekomunikacyjne i pocztowe. Dowodem dotyczącym zakupu powinna być oryginalna faktura wystawiona przez wykonawcę usługi.
2. Kontrolujące stwierdziły niewłaściwe udokumentowanie dostaw kruszywa na drogi gminne w 2003 roku, o czym świadczyły rozbieżności pomiędzy ilością dostarczonego kruszywa według dowodów dostaw do miejscowości Łaszew AB i Łaszew Rządowy (potwierdzonych przez sołtysów tych miejscowości), a ilością, jaka miała być dostarczona do tych miejscowości, wynikającą z opisu na odwrocie faktur, sporządzonego przez inspektora ds. budownictwa i gospodarki komunalnej. Uchybienia w udokumentowaniu dostaw do wymienionych miejscowości stały się przyczyną złożenia skargi przez członków Rady Sołeckiej i jednego z radnych - która to skarga została zbadana przez Komisję Rewizyjną. Stwierdzono ponadto, że w jednostce nie dokonywano kontrolnego ważenia dostarczanego przez dostawcę kruszywa. Merytoryczne sprawdzanie dowodów księgowych – zgodnie z instrukcją sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów księgowych - to - m.in. - potwierdzanie, że ujęte w nich operacje gospodarcze są zgodne z rzeczywistym przebiegiem. W przypadku dostawy materiałów sypkich rzetelne potwierdzenie, że wykazana przez dostawcę w dowodach dostawy ilość materiałów jest prawidłowa - mogło nastąpić w wyniku sprawdzenia jego wagi.
3. Kontrolujące stwierdziły, że wysokość marży naliczana w fakturach przez dostawcę oleju opałowego była niezgodna z ofertą złożoną przez niego w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego (tryb zapytania o cenę) i podpisaną w wyniku tego postępowania umową z dnia 15 września 2004 roku. Marża brutto dostawcy winna wynosić 0.009 zł za 1 litr, a z faktur przez niego wystawionych do dnia 28 lutego 2005 roku wynikało, że kształtowała się ona w granicach od 0,008 zł do 0,016 zł za 1 litr. Dostawca zawyżył (per saldo) wartość zafakturowanego oleju opałowego łącznie o kwotę 179,78 zł. W trakcie trwania kontroli RIO w Łodzi dostawca zwrócił ww. kwotę na rachunek bankowy Urzędu Gminy.
W zakresie realizacji inwestycji
Na umowie z dnia 12 lutego 2004 roku w sprawie wykonania projektu technicznego podjazdu dla niepełnosprawnych przy budynku Ośrodka Zdrowia w Mierzycach brak było kontrasygnaty Skarbnika Gminy – stosownie do wymogu wynikającego z art.46 ust.3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym. Zgodnie z powołanym przepisem - jeżeli czynność prawna może spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata skarbnika gminy (głównego księgowego budżetu) lub osoby przez niego upoważnionej.
W zakresie udzielania zamówień publicznych
1. W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego, w trybie zapytania o cenę, którego przedmiotem była dostawa oleju opałowego EKOTERM PLUS (lub równoważnego) do placówek oświatowych na terenie Gminy Wierzchlas w sezonie grzewczym 2004/2005, stwierdzono następujące nieprawidłowości:
- zamawiający wskazał w specyfikacji istotnych warunków zamówienia jako kryterium wyboru oferty wysokość marży brutto w PLN w stosunku do cen producenta, co stanowiło naruszenie art.69 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz.U. nr 19, poz.177 z późn. zm.), zgodnie z którym - zapytanie o cenę to tryb udzielania zamówienia, w którym zamawiający kieruje pytanie o cenę do wybranych przez siebie wykonawców i zaprasza ich do składania ofert. Art.2 pkt 1 wskazanej ustawy stanowi, że ilekroć mowa jest w ustawie o cenie należy przez to rozumieć cenę w rozumieniu art. 3 ust.1 pkt 1 ustawy z dnia 5 lipca 2001 roku o cenach (Dz.U. nr 97, poz.1050 z poźn.zm.). Zawarta w art.3 ust.1 pkt 1 ustawy o cenach definicja ceny określa ją jako - wartość wyrażoną w jednostkach pieniężnych, którą kupujący obowiązany jest zapłacić przedsiębiorstwu za towar lub usługę; w cenie uwzględnia się podatek od towarów i usług oraz podatek akcyzowy, jeżeli na podstawie odrębnych przepisów sprzedaż towarów (usług) podlega obciążeniu podatkiem od towarów i usług oraz podatkiem akcyzowym. Zgodnie z przytoczonymi przepisami zamawiający - kierując do wykonawców zapytanie o cenę - powinien w specyfikacji istotnych warunków zamówienia jako kryterium oceny wskazać wyłącznie cenę, którą w rozumieniu ustawy o cenach nie jest marża. Poprzez powyższe działanie zamawiający naruszył przepisy dotyczące wybranego trybu zamówienia,
- w specyfikacji istotnych warunków zamówienia w punkcie 4 zawierającym „Informację o warunkach wymaganych od wykonawców ubiegających się udzielenie zamówienia” zamawiający zawarł jedynie warunki ogólne jakie powinni, zgodnie z ustawą spełniać oferenci (art.22 ust.1 ww. ustawy), natomiast nie wskazał w jako sposób oceniał będzie spełnienie tych warunków,
- kontrolujące ustaliły, że trzy oferty nie zawierały wymaganego przez zamawiającego zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej lub wypisu z Krajowego Rejestru Sądowego, choć komisja przetargowa (druk ZP-14) uznała, że wszystkie oferty ten warunek spełniły. Według ustaleń kontrolujących były to oferty firm: PPHU „Petro Gaz” z Wielunia (oferta nr 5), ZUHP „Automark” ze Zduńskiej Woli (wybrana oferta nr 1), Przedsiębiorstwo Wielobranżowe „ANKO” z Chorzowa (oferta nr 2). Ww. oferenci powinni zostać wykluczeni na podstawie art.24 ust.2 pkt 3 ustawy prawo zamówień publicznych (co skutkuje odrzuceniem oferty na podstawie art. 24 ust. ust.4 ww. ustawy),
- kontrolujące stwierdziły, że w ofercie nr 3 marża została określona w kwocie netto, a nie jak zażądał zamawiający w pkt 9 specyfikacji w kwocie brutto. Oferta ta zgodnie z przepisem art. 89 ust.1 pkt 2 ustawy prawo zamówień publicznych podlegała odrzuceniu, gdyż jej treść nie odpowiadała treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia,
- w wyniku kontroli stwierdzono, że tylko jedna oferta (nr 4) nie podlegała odrzuceniu. W związku z powyższym postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego - zgodnie z art. 93 ust. 1 pkt 2 ww. ustawy powinno zostać unieważnione. Według powołanego przepisu - zamawiający unieważnia postępowanie o udzielenie zamówienia, jeżeli w postępowaniu prowadzonym w trybie zapytania o cenę nie złożono co najmniej dwóch ofert nie podlegających odrzuceniu.
2. W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego w 2003 roku, o wartości poniżej 30.000 EURO, na roboty budowlane związane z realizacją inwestycji połączenia wodociągów Kamion – Przywóz, stwierdzono naruszenie przez zamawiającego przepisów rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 24 czerwca 2002 roku w sprawie dokumentów jakich zamawiający może żądać od dostawcy lub wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków uprawniających do udziału w postępowaniu o zamówienie publiczne (Dz.U. nr 91, poz.817 – obecnie nie obowiązujące). Zamawiający zażądał od oferentów wykazu wykonanych w ciągu ostatnich trzech lat usług, z podaniem ich wartości, dat wykonania oraz odbiorców - co wykraczało poza zakres przedmiotowego zamówienia. Przedmiotem zamówienia były roboty budowlane, a zatem zamawiający - jeśli zdecydował, że zażąda dokumentu na potwierdzenie doświadczenia zawodowego wykonawcy (przy zamówieniach poniżej 30.000 EURO ustawa nie wprowadzała obowiązku żądania takiego dokumentu), to powinien to być wykaz wykonanych w ciągu pięciu lat robót budowlanych, odpowiadających rodzajem i wartością robotom budowlanym, stanowiącym przedmiot zamówienia, z podaniem ich wartości oraz daty i miejsca wykonania oraz załączeniem dokumentów potwierdzających, że roboty te zostały wykonane z należytą starannością, zgodnie z przepisami wskazanego powyżej rozporządzenia. Ponadto, zamawiający, decydując się na zażądanie od wykonawców dokumentu na potwierdzenie doświadczenia zawodowego – powinien w specyfikacji istotnych warunków zamówienia opisać warunki, jakie stawia w tym zakresie wykonawcy, a których nie spełnienie skutkowałoby wykluczeniem oferenta z postępowania.
3. W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego na roboty budowlane przy budowie podjazdu dla niepełnosprawnych stwierdzono naruszenie przez zamawiającego art.36 ust.1 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych, ponieważ w specyfikacji istotnych warunków zamówienia zamawiający nie zawarł wszystkich niezbędnych informacji wymaganych przez wskazany przepis, a mianowicie brak było opisu warunków udziału w postępowaniu oraz opisu sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków.
W zakresie ewidencji majątku trwałego
1. Kontrolujące ustaliły, że kontrolowana jednostka nieprawidłowo ewidencjonowała w księgach rachunkowych oprogramowanie do komputerów. Stosownie do art.3 ust. 1 pkt 14 ustawy o rachunkowości autorskie prawa majątkowe, prawa pokrewne, licencje, koncesje winny być zaliczone do wartości niematerialnych i prawnych i ewidencjonowane na koncie 020, zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. nr 153, poz.1752). Ustalono, że od 2002 roku ewidencję oprogramowania do komputerów prowadzono na koncie 013 – pozostałe środki w używaniu, a wcześniej ewidencjonowano je łącznie ze środkiem trwałym (komputerem lub zestawem komputerowym) na koncie 011 – środki trwałe. Stwierdzono, że w zakładowym planie kont, zatwierdzonym przez Wójta Gminy konto 020 nie zostało w ogóle ujęte.
2. Kontrolujące ustaliły, że kontrolowana jednostka przekazała w 2003 roku pięciu mieszkańcom wsi Łaszew AB – na ich wniosek poparty przez Radę Sołecką, Komisję Rolnictwa, Leśnictwa i Ochrony Środowiska Rady Gminy, a także przez Komisję Rewizyjną – 12 sztuk rur betonowych (o wartości 564,96 zł) do budowy mostków. Powyższe nie miało podstawy w obowiązujących przepisach.
3. Kontrolujące ustaliły, że przy przeprowadzaniu inwentaryzacji nie przestrzegano postanowień instrukcji inwentaryzacyjnej, zatwierdzonej przez Wójta Gminy, w związku z czym zaistniały uchybienia szczegółowo opisane w protokole.
Odpowiedzialność za powyższe uchybienia i nieprawidłowości ponoszą przede wszystkim: Wójt Pan Krzysztof Bednarek (jako kierownik jednostki sektora finansów publicznych - art.28a ustawy o finansach publicznych) oraz Skarbnik Gminy Pani Teresa Nowak. Za uchybienia w zakresie realizacji dochodów podatkowych ponoszą odpowiedzialność również inspektorzy zajmujący się – zgodnie z zakresami czynności - wymiarem podatków i opłat (Pani Ludmiła Wypych) oraz księgowością podatkową (Pani Elżbieta Nonckiewicz).
Przekazując informacje o powyższych nieprawidłowościach stwierdzonych w toku kontroli proszę Pana Wójta o podjęcie działań w celu ich usunięcia oraz zapobieżenia powstawaniu ich w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi przekazuje następujące wnioski pokontrolne:
1. Opracować zakres czynności dla Skarbnika Gminy, uwzględniając unormowania wynikające z art.35 ust.1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych.
2. Uzupełnić wykaz kont syntetycznych, stanowiący załącznik nr 2 do zakładowego planu kont o konto 020 - wartości niematerialne i prawne oraz prowadzić na tym koncie ewidencję wartości niematerialnych i prawnych.
3. Podjąć działania mające na celu wyjaśnienie prawidłowości zadeklarowania przedmiotów opodatkowania przez podatników podatku od nieruchomości (osoby prawne) o numerach ewidencyjnych 1, 4 i 16, uwzględniając uwagi zawarte w pierwszej części wystąpienia dotyczące pojęcia gruntów i budynków związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. W przypadku stwierdzenia, że podatek został zadeklarowany i zapłacony w zaniżonej kwocie podjąć czynności w celu jego wyegzekwowania w prawidłowej wysokości (w szczególności - w oparciu o art.21 § 3 i art.274a ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa). W przypadku podatnika nr 16 wyjaśnić także kwestie związane z podmiotem objętym obowiązkiem podatkowym.
4. Podjąć czynności mające na celu wyjaśnienie prawidłowości ustalenia podatku dla podatnika nr ewidencyjny 90373 (osoba fizyczna).
5. Podjąć działania mające na celu wyegzekwowanie należnych Gminie kwot z tytułu podatku od środków transportowych. Rozliczyć zaistniałe nadpłaty w oparciu o przepisy ustawy Ordynacja podatkowa.
6. Podjąć działania w celu wyegzekwowania należnych Gminie odsetek z tytułu nieterminowych płatności należności podatkowych.
7. Zaniechać wypłacania kosztów podróży służbowych osobom nie będącym pracownikami Gminy.
8. Zaniechać wypłaty ryczałtu na rzecz Komendanta Gminnego Ochotniczych Straży Pożarnych. Rozważyć zawarcie umowy (o pracę, o charakterze cywilno-prawnym) dotyczącej wykonywania obowiązków gminnego komendanta ochrony przeciwpożarowej. Wynagrodzenie wypłacać w oparciu o zawartą umowę.
9. Zaniechać wypłat ryczałtów za usługi telefoniczne na rzecz kierowników jednostek organizacyjnych, a zapłaty za te usługi dokonywać na podstawie faktur wystawionych przez usługodawcę (operatora).
10. Dokonać korekty sprawozdań Rb – PDP z wykonania podstawowych dochodów podatkowych za okres od dnia 1 stycznia do dnia 30 czerwca 2003 roku oraz za okres od dnia 1 stycznia do dnia 31 grudnia 2003 roku, w związku z nieprawidłowym wykazaniem skutków finansowych obniżenia górnych stawek podatkowych oraz skutków finansowych udzielonych zwolnień, umorzeń i odroczeń. Poprawione sprawozdania przekazać RIO w Łodzi.
11. Przestrzegać zasad rachunkowości określonych w art.6 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości, zgodnie z którym - w księgach rachunkowych jednostki winny być ujęte wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego oraz w art. 20 ww. ustawy, stosownie do którego – do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.
12. Zapewnić zgodne z unormowaniami zawartymi w zakładowym planie kont – prowadzenie ewidencji księgowej na kontach rozrachunkowych oraz prawidłowe wykazywanie w sprawozdaniach budżetowych danych o zobowiązaniach jednostki.
13. Zapewnić prawidłowe wykazywanie w sprawozdaniach Rb – PDP z wykonania podstawowych dochodów podatkowych i w sprawozdaniach Rb 27S z wykonania planowanych dochodów budżetowych danych o skutkach finansowych wynikających z obniżenia górnych stawek podatkowych oraz z udzielonych zwolnień, umorzeń i odroczeń podatkowych, zgodnie z przepisami Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. nr 24, poz.279 z późn. zm.).
14. Wadium wpłacane przez dostawców – uczestników postępowań o udzielenie zamówień publicznych zwracać w terminach określonych przez ustawę z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych wraz z należnymi odsetkami.
15. Przestrzegać postanowień instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów księgowych w zakresie chronologicznego i bieżącego ujmowania operacji w raportach kasowych.
16. Zapewnić dokonywanie czynności sprawdzających w stosunku do składanych przez podatników deklaracji podatkowych, zgodnie z art.272 ustawy Ordynacja podatkowa.
17. Egzekwować od podatników - osób prawnych obowiązek terminowego składania deklaracji podatkowych.
18. W przypadku braku złożenia przez podatnika deklaracji podatkowej lub braku dokonania wpłaty podatku w części albo w całości, po przeprowadzonym postępowaniu podatkowym wydawać decyzje określające wysokość zobowiązania podatkowego, zgodnie z art.21 § 3 ustawy Ordynacja podatkowa (dotyczy sytuacji, w których zobowiązanie podatkowe powstaje z mocy prawa, np. podatek od środków transportowych, podatek od nieruchomości od osób prawnych).
19. W uzasadnionych przypadkach podejmować kontrole podatkowe, w oparciu o art.281 i nast. ustawy Ordynacja podatkowa.
20. Przestrzegać przepisów ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku w zakresie ustalania okresu stosowania zwolnienia z tytułu nabycia gruntów na utworzenie (powiększenie) gospodarstwa rolnego.
21. Bieżąco i terminowo podejmować czynności zmierzające do wyegzekwowania zaległości podatkowych, w oparciu o przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z 2002 r. Dz.U. nr 110, poz.968 z późn. zm.) oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
22. Zapewnić pobieranie opłaty skarbowej w prawidłowo ustalonej wysokości.
23. Przestrzegać § 4 ust.6 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 roku w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz.U. nr 207, poz.2108) - przy określaniu terminu wpłaty wadium.
24. Przestrzegać art. 18 ust. 1 pkt 9 lit. „a” ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym, zgodnie z którym do czasu ustalenia przez radę gminy zasad nabycia, zbycia i obciążania nieruchomości gruntowych oraz ich wydzierżawiania lub najmu na okres dłuższy niż 3 lata dokonanie tych czynności przez organ wykonawczy wymaga zgody rady gminy.
25. Do podstawy ustalenia wysokości dodatkowego wynagrodzenia rocznego nie wliczać przyznawanych pracownikom nagród uznaniowych.
26. Zapewnić prawidłowe rozliczanie kosztów podróży służbowych.
27. Zobowiązać rzeczowo właściwego pracownika do rzetelnego sprawdzania pod względem merytorycznym dokumentów dotyczących dostaw kruszywa na drogi gminne.
28. Wysokość odpisu na rzecz zakładowego funduszu świadczeń socjalnych ustalać zgodnie z zasadami określonymi w art. 5 ustawy o zakładowym funduszu socjalnym. Przekazywać równowartość odpisu na rachunek funduszu w terminach określonych w art. 6 ust. 2 ww. ustawy.
29. Przy udzielaniu zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych.
30. Przestrzegać instrukcji inwentaryzacyjnej zatwierdzonej przez Wójta Gminy przy przeprowadzaniu inwentaryzacji składników majątkowych Gminy.
31. Wynagrodzenie dla członków Komisji do spraw przeciwdziałania alkoholizmowi ustalać w Gminnym Programie Rozwiązywania Problemów Alkoholowych.
32. Zapewnić kontrasygnowanie przez Skarbnika Gminy lub osobę przez niego upoważnioną czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, zgodnie z art.46 ust.3 ustawy o samorządzie gminnym.
33. Przestrzegać przepisów rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 lipca 2000 roku w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych gminy - w zakresie zlecania i rozliczania kosztów podróży służbowych radnych Gminy.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art.9 ust.3 ustawy z o regionalnych izbach obrachunkowych proszę Pana Wójta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że stosownie do art.9 ust.4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
- Przewodniczący Rady Gminy w Wierzchlesie
- Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy w Wierzchlesie
- aa.
Wystąpienie pokontrolne podpisała dr Jadwiga Chwiałkowska – Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.