W ramach naszej witryny stosujemy pliki cookies w celu świadczenia Państwu usług na najwyższym poziomie, w tym w sposób dostosowany do indywidualnych potrzeb. Korzystanie z witryny bez zmiany ustawień dotyczących cookies oznacza, że będą one zamieszczane w Państwa urządzeniu końcowym. Możecie Państwo dokonać w każdym czasie zmiany ustawień dotyczących cookies.

Gm. Inowłódz - Kontrola kompleksowa przeprowadzona przez RIO w Łodzi, zakończona w 2005 roku

XML

Treść

Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi Gminie Inowłódz, po zakończeniu kontroli kompleksowej gospodarki finansowej i zamówień publicznych. Udostępniane na podstawie art.6 ust.1 pkt 4 lit "a" tiret drugi ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej.

Łódź, dnia 18 kwietnia 2005 r.



Pan
CEZARY KRAWCZYK
Wójt Gminy Inowłódz

WK - 602/22/2005

Działając na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r. Dz.U nr 55, poz.577 z późn. zm.) informuję, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminie Inowłódz. Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości i uchybienia wynikały, przede wszystkim, z nieznajomości przepisów, ich wadliwej interpretacji, niedostatecznego nadzoru ze strony kierownictwa oraz braku stosownych procedur wewnętrznej kontroli finansowej. Wykazane uchybienia i nieprawidłowości dotyczyły, w szczególności:W zakresie ustaleń ogólnych

1. Działalność Gminnego Ośrodka Kultury finansowana była bezpośrednio z budżetu, co stanowiło naruszenie przepisów rozdziału 3 ustawy z dnia 25 października 1991 roku o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (tekst jednolity z 2001 r. Dz. U. nr 13 poz. 123 z późn. zm.), w myśl których instytucje kultury pokrywają koszty bieżącej działalności i zobowiązania z uzyskiwanych przychodów, którymi są, między innymi, dotacje z budżetu, w wysokości ustalonej przez organizatora (jednostkę samorządu terytorialnego).
2. W statutach szkół podstawowych i gimnazjum nie określono formy organizacyjno–prawnej ich działania. Formę organizacyjno–prawną gminnych jednostek oświaty winna określić rada gminy, stosownie do art.18 ust.2 pkt 9 lit."h" ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r. Dz.U. nr 142, poz.1591 z późn. zm.). Zgodnie z przepisami art.79 ust.1 ustawy z dnia 7 września 1991 roku o systemie oświaty (tekst jednolity z 1996 r. Dz.U. nr 67 poz.329 z późn. zm.) szkoły mogą być prowadzone zarówno w formie zakładów budżetowych jak i jednostek budżetowych.
3. Nie określono organizacyjno-prawnej formy funkcjonowania Samorządowej Przychodni Weterynaryjnej - na podstawie art.18 ust.2 pkt 9 lit. "h" ustawy o samorządzie gminnym.
4. W kontrolowanej jednostce nie prowadzono rejestru wydanych upoważnień i pełnomocnictw, pomimo obowiązku wynikającego z przepisów § 21 ust. 1 pkt 4 instrukcji kancelaryjnej dla organów gminy i związków międzygminnych, stanowiącej załącznik do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz.U. nr 112, poz.1319 z późn. zm.).
5. W badanym okresie lat 2002-2003 nie przeprowadzano w gminnych jednostkach organizacyjnych kontroli w zakresie przestrzegania przez te jednostki procedur kontroli finansowej, zgodnie z wymogami wynikającymi z art.127 ust.2 i 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r. Dz.U. nr 15, poz.148 z późn. zm.).

W zakresie kredytów i pożyczek

1. Zawierając umowę pożyczki nr 174/OA/P/2003 dnia 24 września 2003 roku oraz umowę pożyczki nr 253/OA/P/2003 dnia 19 listopada 2003 roku Wójt Gminy Pan Cezary Krawczyk udzielił jako formy zabezpieczenia spłaty udzielonej pożyczki nieodwołalnego pełnomocnictwa do dysponowania rachunkiem bankowym Gminy, przez co naruszył przepisy art.92 w zw. z art.129 ust.1 ustawy o finansach publicznych oraz art.30 i art.46 ust.1 ustawy o samorządzie gminnym, z których wynikało, że dysponentem środków publicznych na rachunku bankowym jednostki samorządu terytorialnego może być wyłącznie organ wykonawczy tej jednostki, wykonujący określone w uchwale budżetowej zadania, przy zachowaniu zasad wykonywania budżetu wynikających z art.92 ustawy o finansach publicznych.
2. Nieprawidłowo ewidencjonowano operacje związane z zaciągniętymi pożyczkami na koncie 240/WFOŚiGW - pozostałe rozrachunki, w księdze głównej jednostki (Urząd Gminy), przez co naruszono zasady funkcjonowania kont określone w zakładowym planie kont oraz w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. nr 153, poz. 1752). Operacje te nie podlegają, bowiem, ewidencji na kontach księgi głównej jednostki tylko organu (konto 260).

W zakresie ewidencji księgowej

1. Nieprawidłowo opracowano zakładowy plan kont, poprzez:
- brak określenia zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej, zgodnie z wymogami wynikającymi z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. "a" ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz. 694 z późn. zm.),
- zawarcie w wykazie kont księgi głównej dla Urzędu Gminy konta 134 - kredyty bankowe, pomimo że w księgach rachunkowych jednostki nie podlegają ewidencji operacje gospodarcze związane z zaciąganiem i spłatą kredytów. W 2002 roku prowadzono ewidencję w zakresie zaciągania kredytów na koncie 134 w księgach rachunkowych Urzędu. Od 2003 roku nieprawidłowość ta nie występuje,
- zawarcie w wykazie kont księgi głównej dla Urzędu Gminy konta 740 - dotacje i środki na inwestycje, służącego do ewidencji dotacji otrzymywanych z budżetu, z funduszy celowych oraz z innych jednostek na finansowanie działalności podstawowej gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz zakładów budżetowych, stosownie do przepisów rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. W okresie objętym kontrolą ewidencjonowano - nieprawidłowo – na koncie 740 otrzymane dotacje i subwencje,
- w wykazie kont księgi głównej dla budżetu gminy nie zawarto konta 222 - rozliczenie dochodów budżetowych, pomimo że w kontrolowanej jednostce występowały operacje gospodarcze podlegające ewidencji na tym koncie.
2. Nie prowadzono ewidencji szczegółowej do konta 902 - wydatki budżetu, według podziałek klasyfikacji budżetowej, zgodnie z wymogami wynikającymi z przepisów rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
3. Dokumentacja opisująca przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości została opracowana niekompletnie, gdyż:
- nie określono roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych,
- nie określono metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego w zakresie, w jakim ustawa pozostawia jednostce prawo wyboru,
- nie sporządzono wykazu stosowanych ksiąg rachunkowych,
- nie sporządzono opisu systemu przetwarzania danych,
- nie określono systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów, co było wymagane przez art.10 ust.1 pkt 1, pkt 2, pkt 3 lit."b" i "c" oraz pkt 4 ustawy o rachunkowości.
Odpowiedzialność za ustalenie i bieżące aktualizowanie dokumentacji opisującej przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości należy do kierownika jednostki (Wójta Gminy), stosownie do art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości.
4. Wójt Gminy nie zatwierdził do stosowania programu komputerowego BDF-FK, przy pomocy, którego prowadzone były księgi rachunkowe, co stanowiło naruszenie art. 10 ust. 2 w zw. z art. 10 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którymi kierownik jednostki ustala w formie pisemnej i aktualizuje dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości, dotyczące m.in. sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych.
5. Stwierdzono prowadzenie wspólnych urządzeń księgowych – dziennik, księga główna, księgi pomocnicze, zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej i kont ksiąg pomocniczych - dla Urzędu Gminy, wszystkich szkół podstawowych, Gimnazjum oraz Gminnego Ośrodka Kultury, co stanowiło naruszenie art.4 ust.1, 2 i 3 w związku z art. 3 ust.1 pkt 1 ustawy o rachunkowości. Z przytoczonych przepisów wynikał obowiązek prowadzenia przez jednostki organizacyjne odrębnych ksiąg rachunkowych, celem zapewnienia ujmowania w tych księgach zdarzeń związanych z poszczególnymi jednostkami organizacyjnymi, a w konsekwencji rzetelnego i jasnego przedstawiania sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego tych jednostek, a także w celu umożliwienia sporządzenia obowiązujących te jednostki sprawozdań finansowych. Przejęcie wykonywania obsługi finansowo - księgowej jednostek organizacyjnych przez służby pracownicze Urzędu Gminy nie uchyla obowiązku odrębnego prowadzenia ksiąg rachunkowych dla tych jednostek, a w każdym bądź razie takiego prowadzenia ksiąg, które umożliwia wyodrębnienie ewidencji zdarzeń gospodarczych dotyczących danych jednostek i sporządzenie obowiązujących jednostki sprawozdań finansowych.
6. Pracownicy Urzędu Gminy prowadzili rachunkowość jednostek organizacyjnych gminy, pomimo braku formalnego uregulowania tej kwestii. Wójt Gminy nie przejął odpowiedzialności za prowadzenie ksiąg rachunkowych tych jednostek bądź za określone obowiązki w tym zakresie, stosownie do art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości. Kierownicy gminnych jednostek organizacyjnych powinni formalnie powierzyć prowadzenie ksiąg rachunkowych, mając na uwadze, że w przypadku nie prowadzenia ksiąg rachunkowych w siedzibie jednostki, kierownik obowiązany jest: powiadomić właściwy Urząd Skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg w terminie 15 dni od dnia wydania ksiąg poza siedzibę jednostki i zapewnić dostępność ksiąg rachunkowych do badania przez upoważnione organy kontroli zewnętrznej w siedzibie jednostki, stosownie do art.11 ust.4 pkt 1 i 2 ustawy o rachunkowości.
7. Zapisów w księgach rachunkowych dokonywano na podstawie dowodów księgowych, które nie spełniały wszystkich wymogów określonych w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Stwierdzono przypadki dokonywania wydatków na podstawie dowodów księgowych nie sprawdzonych pod względem merytorycznym, formalno - rachunkowym. Dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych (finansowych) z planem finansowym oraz kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących tych operacji należy do obowiązków Skarbnika Gminy, stosownie do przepisów art. 35 ust. 1 pkt 3 i 4 ustawy o finansach publicznych, a dowodem dokonania tej kontroli jest podpis złożony na dokumentach dotyczących danej operacji obok podpisu pracownika dokonującego merytorycznej kontroli operacji, zgodnie z art.35 ust.3 tej ustawy.
8. Stwierdzono przypadki nie ujmowania na kontach rozrachunkowych w okresie sprawozdawczym, w którym zdarzenia gospodarcze nastąpiły, zobowiązań wynikających z przedłożonych do zapłaty faktur, mimo ich zapłaty w następnych okresach sprawozdawczych. W wyniku powyższego nie wykazano na koniec okresu sprawozdawczego rzeczywistego stanu rozliczeń finansowych, czym naruszono zasadę rzetelności ksiąg rachunkowych, określoną przepisami art. 24 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości. Zapłatę tych zobowiązań ujmowano bezpośrednio w koszty (konto 400 - koszty według rodzajów). Na podstawie dowodów źródłowych będących podstawą zapisów w księgach rachunkowych w styczniu 2003 roku ustalono, że na kontach rozrachunkowych i w kosztach działalności 2002 roku nie ujęto rachunków i faktur na kwotę 28.833,44 zł.
9. Ustalono, że w księgach rachunkowych Urzędu Gminy w 2002 roku i w 2003 roku nie ujęto zobowiązań z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego pracowników (odpowiednio - 86.710,67 zł i 236.761,15 zł, w tym dla pracowników oświaty 124.990,84 zł), przez co naruszono art. 6 ust. 1 oraz art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z art.6 ust.1 ww. ustawy - w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Stosownie do art.20 ust.1 ustawy - do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić - w postaci zapisu - każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. W konsekwencji naruszony został także art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości, z którego wynikał obowiązek rzetelnego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Zobowiązania wobec pracowników z tytułu należnego im dodatkowego wynagrodzenia rocznego – wypłacanego na podstawie ustawy z dnia 12 grudnia 1997 roku o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz.U. nr 160, poz.1080 z późn. zm.) należy ujmować w księgach rachunkowych roku za który przysługuje im ta należność, na kontach księgi głównej Urzędu: Wn 400 - koszty według rodzajów, Ma 231 rozrachunki z tytułu wynagrodzeń.
10. Na podstawie zapisów dokonanych w dzienniku organu i jednostki (Urząd Gminy) stwierdzono, że zapisy te uniemożliwiają ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi – co stanowiło naruszenie art. 14 ust. 2 ustawy o rachunkowości. W konsekwencji powodowało to, że księgi prowadzone były niesprawdzalnie, ponieważ dokonane w nich zapisy uniemożliwiały identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych – co stanowiło naruszenie art.24 ust.4 pkt 1 ustawy o rachunkowości, np.: pod poz. 1 Dziennika Urzędu Gminy zaksięgowano dowód księgowy nr 1/03, podczas gdy na kontach księgi głównej zaewidencjonowano 15 operacji gospodarczych, które to operacje gospodarcze miały odzwierciedlenie w odrębnych dowodach źródłowych.
11. W księgach rachunkowych budżetu i Urzędu Gminy nie zachowano obowiązku prowadzenia zapisów o zdarzeniach w porządku systematycznym – co było wymagane przez art.15 ust.1 ustawy o rachunkowości – przy dokonywaniu ewidencji księgowej szeregu operacji gospodarczych:

- wpływ w grudniu 2002 roku subwencji ogólnej na styczeń 2003 roku.

Ujęto: na kontach księgi głównej Urzędu: Wn 130 - rachunek bieżący jednostek budżetowych, Ma 140 - krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne; następnie przeksięgowano otrzymaną w grudniu 2002 roku subwencję na dochody 2003 roku - Wn 140 - krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne, Ma 750 - przychody i koszty finansowe. Wskazać należy, że operacje dotyczące wpływu subwencji nie podlegają księgowaniu na kontach księgi głównej Urzędu Gminy.
W księgach rachunkowych budżetu gminy wpływ subwencji w grudniu 2002 roku na styczeń 2003 roku ujęto prawidłowo Wn 133 - rachunek budżetu, Ma 909 - rozliczenia międzyokresowe,

- wpływ w ciągu roku dotacji i subwencji.

Ujmowano prawidłowo na kontach księgi głównej budżetu gminy Wn 133, Ma 901 oraz nieprawidłowo w księdze głównej Urzędu Gminy: Wn 130 - rachunek bieżący jednostek budżetowych, Ma 750 - przychody i koszty finansowe. Operacje dotyczące wpływu dotacji i subwencji nie podlegają ewidencji księgowej w Urzędzie Gminy (jednostce). W jednostkach budżetowych sposób ustalania wyniku finansowego jest konsekwencją stosowania w nich metody finansowania brutto. Jednostki budżetowe otrzymują środki na wydatki z rachunku budżetu jednostki samorządowej, natomiast wszelkie wpływy traktowane są jako dochody budżetowe i odprowadzane do budżetu jednostki samorządu terytorialnego. Oznacza to, że jednostki budżetowe nie otrzymują żadnych dotacji i subwencji na finansowanie własnej działalności,

- realizacja przez Urząd Gminy (jednostkę) dochodów budżetu państwa z tytułu opłat za wydanie dowodu osobistego.

Wpłaty ujmowano:
a/ wpływ opłaty za wydane dowody osobiste - w budżecie gminy: Wn 133 - rachunek budżetu, Ma 139/1 - inne rachunki bankowe – wpływy za dowody osobiste; w jednostce (Urząd Gminy): Wn 130 - rachunek bieżący jednostek budżetowych, Ma 750 - przychody i koszty finansowe.
b/ przekazanie na rachunek bankowy Urzędu Wojewódzkiego - w budżecie gminy: Wn 139/1 - inne rachunki bankowe – wpływy za dowody osobiste, Ma 133 - rachunek budżetu; w jednostce (Urząd Gminy): Wn 750 - przychody i koszty finansowe, Ma 130 - rachunek bieżący jednostek budżetowych.
Powinno być:
a/ wpływ opłaty za wydane dowody i naliczenie należnej prowizji - w budżecie gminy: Wn 133 - rachunek budżetu, Ma 224 - rozrachunki budżetu, Wn 224 - rozrachunki budżetu, Ma 901 dochody budżetu; w jednostce (Urząd Gminy): Wn 130 - rachunek bieżący jednostek budżetowych (subkonto dochodów), Ma 240 - pozostałe rozrachunki, Wn 240 pozostałe rozrachunki, Ma 750 - przychody i koszty finansowe.
b/ przekazanie zrealizowanych dochodów – po potrąceniu prowizji - na rachunek bankowy Urzędu Wojewódzkiego: w budżecie Gminy: Wn 224 - rozrachunki budżetu, Ma 133 - rozrachunki budżetu; w jednostce (Urząd Gminy): Wn 240 - pozostałe rozrachunki, Ma 130 rachunek bieżący jednostek budżetowych (subkonto dochodów),

- wpływ dochodów realizowanych przez Urzędy Skarbowe.

Ujmowano: w księdze budżetu gminy: Wn 133 - rachunek budżetu, Ma 901 - dochody budżetu; w księdze jednostki (Urząd Gminy) - Wn 130 - rachunek bieżący jednostek budżetowych, Ma 750 - przychody i koszty finansowe. Na koniec okresów sprawozdawczych nie dokonywano przypisu ewentualnych zaległości lub nadpłat.
Powinno być: wpływ dochodów w księdze głównej Urzędu Gminy: Wn 130 - rachunek bieżący jednostek budżetowych, Ma 750 przychody i koszty finansowe (ewidencja na podstawie sprawozdań przedkładanych przez Urzędy Skarbowe – na koncie 221 - należności z tytułu dochodów budżetowych, zaległości na stronie Wn, a nadpłaty na stronie Ma w korespondencji z odpowiednią stroną konta 750 - przychody i koszty finansowe, na koniec okresów sprawozdawczych); w księdze głównej budżetu gminy: Wn 133 - rachunek budżetu, Ma 224 - rozrachunki budżetu oraz rozliczenie dochodów na podstawie sprawozdań przekazanych przez Urzędy Skarbowe: Wn 224 - rozrachunki budżetu, Ma 901 -dochody budżetu,

- wpływ i zwrot wadiów wnoszonych przez uczestników przetargów.

Ujmowano: wpłatę wadium - Wn 139 - inne rachunki bankowe, Ma 853 - fundusze pozabudżetowe; zwrot wadium - Wn 853 - fundusze pozabudżetowe, Ma 139 - inne rachunki bankowe.
Powinno być: wpłatę wadium - Wn 139 - inne rachunki bankowe, Ma 240 - pozostałe rozrachunki; zwrot wadium - Wn 240 - pozostałe rozrachunki, Ma 139 - inne rachunki bankowe,

- przekazanie środków na wydatki na rzecz jednostek organizacyjnych – GOPS, ZEAS.

Ujmowano prawidłowo w budżecie gminy Wn 223 - rozliczenie wydatków budżetowych, Ma 133 - rachunek budżetu oraz nieprawidłowo w księgach Urzędu Gminy: Wn 223 - rozliczenie wydatków budżetowych, Ma 130 - rachunek bieżący jednostek budżetowych,
Operacje te nie podlegają księgowaniu w księgach rachunkowych Urzędu Gminy.

- rozliczenia z jednostkami organizacyjnymi z tytułu dochodów realizowanych przez te jednostki.

Ujmowano nieprawidłowo z pominięciem konta 222 - rozliczenie dochodów budżetowych. W księgach budżetu gminy: Wn 133 - rachunek budżetu, Ma 901 - dochody budżetu; w księgach Urzędu Gminy: Wn 130 - rachunek bieżący jednostek budżetowych, Ma 750 - przychody i koszty finansowe.
Powinno być: wpływ środków - Wn 133 - rachunek budżetu, Ma 222 rozliczenie dochodów budżetowych; przeksięgowanie na dochody otrzymanych środków, na podstawie sprawozdań przedłożonych przez jednostki organizacyjne: Wn 222 - rozliczenie dochodów budżetowych, Ma 901 - dochody budżetu. Operacje te nie podlegają ewidencji w księgach rachunkowych Urzędu Gminy, stosownie do zasad funkcjonowania kont określonych w załączniku nr 1 i 2 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
12. Ustalono, że przed zamknięciem ksiąg rachunkowych 2003 roku dokonano obowiązkowych przeksięgowań z kont wynikowych na konta bilansowe, z tym, że:
- w księdze głównej Urzędu Gminy dokonano przeksięgowań na kontach bez równoczesnego ujęcia tych operacji w dzienniku, co stanowiło naruszenie art. 15 ust. 1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym - na kontach księgi głównej obowiązuje ujęcie zarejestrowanych uprzednio lub równocześnie w dzienniku zdarzeń, zgodnie z zasadą podwójnego zapisu. Ponadto zapisu na kontach księgi głównej dokonano bez sporządzenia dowodu księgowego stanowiącego podstawę dokonania przeksięgowań, co stanowiło naruszenie art. 20 ust. 2 pkt 3 ustawy o rachunkowości, z którego wynikało, że podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej,
- na dzień 31 grudnia 2002 roku i na dzień 31 grudnia 2003 roku nie dokonano przeksięgowania salda konta 130 w zakresie zrealizowanych dochodów i wydatków na konto 800, przez co naruszono zasady funkcjonowania konta określone przepisach rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
Odpowiedzialność za prawidłowe wykonywanie obowiązków w zakresie prowadzenia rachunkowości ponosi Wójt Gminy - na podstawie art.4 ust.5 ustawy o rachunkowości, Skarbnik Gminy - na podstawie art.35 ustawy o finansach publicznych oraz inspektor Pani Janina Wrzosek.

W zakresie sprawozdawczości

1. W sprawozdaniu Rb-27S - roczne sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2003 roku, w dziale 756 rozdziale 75616 § 032 wykazano w kolumnie 13 skutki udzielonych umorzeń zaległości w podatku rolnym w kwocie 432 zł, podczas gdy z decyzji wydanych w przedmiotowej sprawie wynikała kwota 1.275,60 zł. Z ustaleń kontroli wynikało, że w sprawozdaniu Rb-27S wykazano kwotę umorzeń wyłącznie za IV kwartał 2003 roku, zamiast skutki udzielonych przez gminę umorzeń za okres sprawozdawczy, tzn. za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2003 roku, stosownie do przepisów § 3 ust. 1 pkt 10 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 24, poz. 279 z późn. zm.).
2. W sprawozdaniu Rb-PDP roczne sprawozdanie z wykonania podstawowych dochodów podatkowych gminy za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2003 roku, w poz. A4 wykazano skutki udzielonych umorzeń zaległości podatkowych w podatku rolnym w kwocie 432 zł, podczas gdy z wydanych w 2003 roku decyzji w przedmiotowej sprawie wynikało, że umorzono zaległości podatkowe w kwocie 1.275,60 zł. Nierzetelne sporządzenie sprawozdania Rb – PDP naruszało przepisy zawarte w § 7 ust. 3 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej.
3. W bilansie z wykonania budżetu gminy za 2003 rok stwierdzono następujące nieprawidłowości:
- w pozycji II.2 Aktywów bilansu wykazano jako należności od budżetów saldo Wn konta 140 w kwocie 66.594 zł, które to saldo należało wykazać w poz. I. 1.1 lub I.1.3 Aktywów bilansu,
- w poz. I.2 Pasywów bilansu wykazano jako zobowiązania wobec budżetów saldo Ma konta 909 w kwocie 142.552 zł, stanowiące subwencję oświatową, która wpłynęła w grudniu 2003 roku na styczeń 2004 roku. Prawidłowo saldo konta 909 należało wykazać w poz. III Pasywów bilansu,
- w poz. II.5 wynik na operacjach niekasowych wykazano kwotę 25.000 zł (stanowiącą obroty Ma konta 962), podczas gdy saldo konta 962 wyniosło 5.000 zł,
- w poz. II.6 skumulowana nadwyżka lub niedobór na zasobach budżetu wykazano kwotę 712.815 zł, podczas gdy saldo konta 960 wyniosło 732.814,94 zł.
4. Stwierdzono, że w wyniku prowadzenia wspólnych ksiąg rachunkowych dla jednostki (Urząd Gminy), szkół podstawowych, Gimnazjum oraz Gminnego Ośrodka Kultury, żadna z jednostek budżetowych nie sporządziła bilansu jednostkowego za 2003 rok, co stanowiło naruszenie § 14 ust. 1 i ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
5. W odniesieniu do bilansu jednostki budżetowej za 2003 rok stwierdzono niezgodność danych w nim wykazanych z danymi wynikającymi z ksiąg rachunkowych. Z wyjaśnienia Skarbnika Gminy wynikało, że w bilansie jednostki budżetowej za 2003 rok ujęto oprócz danych wynikających z ksiąg rachunkowych jednostki (Urząd Gminy) dane wykazane w bilansie zakładu budżetowego (ZUK) i dane wykazane w bilansie Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej. Stwierdzony sposób sporządzenia bilansu jednostki budżetowej naruszał przepisy rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
6. Bilans z wykonania budżetu gminy oraz bilans jednostki budżetowej zostały sporządzone 30 kwietnia 2003 roku, a zatem z naruszeniem terminu określonego w § 16 ust. 1 w związku z § 14 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych, które stanowią, że bilans sporządza się w terminie 3 miesięcy od dnia, na który zamyka się księgi rachunkowe (to jest na dzień 31 grudnia).
7. W sprawozdaniu Rb-Z za 2002 rok wykazano zobowiązania wymagalne z tytułu dostaw i usług w kwocie 135.995 zł. Zobowiązania wymagalne w tej wysokości wykazano również w sprawozdaniu rocznym Rb-28S za 2002 rok, a nie wykazano ich w księgach rachunkowych. Na podstawie kontroli dowodów źródłowych ustalono, że zobowiązania wymagalne wykazane w wymienionych sprawozdaniach w rzeczywistości nie miały takiego charakteru. W związku z powyższym w sprawozdaniach Rb – Z i Rb-28S nie należało wykazywać zobowiązań wymagalnych w kwocie 135.995 zł.
Odpowiedzialność za prawidłowe i rzetelne sporządzanie sprawozdań finansowych ponosi Wójt Gminy i Skarbnik Gminy.

W zakresie rozrachunków

W wyniku kontroli salda konta 229 - pozostałe rozrachunki publicznoprawne (na dzień 31 grudnia 2002 roku i na dzień 31 grudnia 2003 roku) stwierdzono, że kwotę 2.484,26 zł stanowią zobowiązania z lat 1996–1999, w tym z tytułu:
- naliczonego na dzień 30 grudnia 1997 roku odpisu na Fundusz mieszkaniowy w kwocie 66 zł,
- naliczonego na dzień 10 lipca 1998 roku odpisu na PZU w kwocie 300 zł,
- naliczonego w okresie od 15 stycznia 1996 roku do 30 września 1999 roku podatku dochodowego od wynagrodzeń pracowników interwencyjnych, od umów zleceń w kwocie 1.572,96 zł,
- naliczonego na dzień 3 marca 1999 roku podatku dochodowego od wypłaconych w marcu nagród w kwocie 179,80 zł,
- naliczonego w okresie od 11 maja 1999 roku do 2 sierpnia 1999 roku podatku dochodowego od umów zleceń w kwocie 310,60 zł,
- naliczonych w okresie od 31 marca 1999 roku do 1 września 1999 roku potrąceń na rzecz Związku Nauczycielstwa Polskiego w kwocie 54,90 zł,

W zakresie gospodarki kasowej

1. W raportach kasowych dokonywano zbiorczych zapisów, nie wymieniano tytułów dochodów i wydatków oraz dokumentów źródłowych, np.: RK nr 10/2003 z dnia 27 stycznia 2003 roku zawiera dwie pozycje: 1. Podjęcie czekiem kwoty 2.615,97 zł; 2. KW 2.615,97 zł; RK nr 12/2003 z dnia 29 stycznia 2003 roku zawiera cztery pozycje: 1. Przyjęto dochody 8.439,00 zł. 2. Odprowadzono do BS 8.439,00 zł. 3. Podjęto czekiem 25.155,50 zł. 4. KW 25.155,50 zł. Przedstawiony sposób prowadzenia raportów kasowych naruszał § 23 ust. 1 zakładowej instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych, w którym określono, że wszystkie dowody kasowe dotyczące wpłat i wypłat gotówkowych dokonanych w danym dniu powinny być ujęte przez kasjera w raporcie kasowym.
2. W księgach rachunkowych Urzędu Gminy nie prowadzono na koncie 101 - kasa ewidencji operacji gospodarczych dokonywanych w kasie, a dotyczących realizowanych dochodów budżetowych. Zrealizowane dochody księgowano na kontach księgi głównej Urzędu Gminy dopiero w momencie ich wpływu na rachunek budżetu, ewidencjonując Wn 130, Ma 750/ Ma 201/ Ma 221. Do raportu kasowego nie załączano żadnego dowodu dokumentującego odprowadzenie dochodów z kasy do banku. Przedstawiony sposób prowadzenia ewidencji dochodów realizowanych za pośrednictwem kasy naruszał zasady funkcjonowania kont określone w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych oraz w zakładowym planie kont. Prawidłowo operacje te należało ujmować: wpłata dochodów do kasy - Wn 101 - kasa, Ma 750 - przychody i koszty finansowe lub 201 - rozrachunki z odbiorcami i dostawcami lub 221 - należności z tytułu dochodów budżetowych; przekazanie zrealizowanych dochodów z kasy do banku - Wn 130 - rachunek bieżący jednostek budżetowych lub 140 - krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne, Ma 101 - kasa.

W zakresie dochodów z podatków i opłat

1. Na podstawie losowo wybranych sołectw stwierdzono, że inkasenci dokonywali nieterminowych wpłat zainkasowanych rat podatków, co naruszało art.47 § 4a ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (tekst jednolity z 2005 r. Dz.U. nr 8, poz.60), zgodnie z którym terminem płatności dla inkasentów jest dzień następujący po dniu, w którym zgodnie z przepisami prawa podatkowego powinna nastąpić zapłata podatku, chyba, ze rada gminy ustali termin późniejszy. Rada Gminy w Inowłodzu nie podejmowała uchwały w przedmiotowej sprawie. Od nieterminowo wniesionych zainkasowanych rat podatków nie pobierano odsetek za zwłokę (zgodnie z art.53 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa - raty podatków nie wpłacone przez inkasenta w terminie traktuje się jako zaległość podatkową, od której należy pobrać odsetki za zwłokę).
2. Ustalono, że w latach 2002-2003 w większości poddanych kontroli przypadków nie oznaczono daty wpływu do Urzędu Gminy na składanych przez podatników deklaracjach.
3. Nie egzekwowano od podatników - osób prawnych obowiązku składania deklaracji w ustawowych terminach, określonych w art. 6 ust. 9 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2002 r. Dz.U. nr 9, poz.84 z późn. zm.).
4. Stwierdzono przypadki, w których podatnicy dokonywali nieterminowych wpłat rat podatków bez należnych odsetek. Organ podatkowy nie dokonywał rozliczenia wpłaconej kwoty na poczet zaległości głównej i odsetek, stosownie do art. 55 § 2 ustawy Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym - jeżeli dokonana przez podatnika wpłata nie pokrywa kwoty zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę – wpłatę tę należy zaliczać proporcjonalnie na poczet kwoty zaległości podatkowej oraz kwoty odsetek za zwłokę, w stosunku, w jakim w dniu wpłaty pozostaje kwota zaległości podatkowej do kwoty odsetek za zwłokę.
5. Stwierdzono, że nieprawidłowo ewidencjonowano wpłaty podatku na koncie podatnika, niezgodnie z datą faktycznej zapłaty. Jako datę zapłaty podatku wskazywano datę wpływu należności na rachunek budżetu gminy, co stanowiło naruszenie art. 60 § 1 pkt 2 ustawy Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym - za termin dokonania zapłaty podatku uważa się w obrocie bezgotówkowym dzień obciążenia rachunku bankowego podatnika lub rachunku podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej na podstawie polecenia przelewu.
6. Nie przestrzegano przepisów ustawy Ordynacja podatkowa przy wydawaniu decyzji w sprawie umorzenia zaległości podatkowej oraz w sprawie odroczenia terminu zapłaty podatku, poprzez:
- wydawanie decyzji bez uzasadnienia faktycznego i prawnego, co stanowiło naruszenie art. 210 § 1 pkt 6 ww. ustawy, z którego wynikał obowiązek zamieszczania w decyzjach o udzieleniu ulgi w zapłacie podatku uzasadnienia faktycznego i prawnego. Uzasadnienie faktyczne decyzji powinno zawierać, w szczególności, wskazanie faktów, które organ podatkowy uznał za udowodnione, dowodów, którym dał wiarę oraz przyczyn, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności, a uzasadnienie prawne powinno zawierać wyjaśnienie podstawy prawnej decyzji z przytoczeniem przepisów prawa, stosownie do art. 210 § 4 ustawy Ordynacja podatkowa. Zgodnie z art. 210 § 5 powołanej ustawy - można odstąpić od uzasadnienia decyzji, gdy uwzględnia ona w całości żądanie strony. Nie dotyczy to jednak decyzji, na podstawie której przyznano ulgę w zapłacie podatku,
- nie określano w wydanych decyzjach w sprawie umorzenia zaległości podatkowej kwoty umorzonych odsetek za zwłokę, co stanowiło naruszenie art. 210 § 1 pkt 5 ustawy Ordynacja podatkowa.
7. Nieprawidłowo ustalano okres udzielonych zwolnień w podatku rolnym z tytułu zakupu gruntów na powiększenie gospodarstwa rolnego, przykładowo: decyzję nr 3254/1/2002/2003 z dnia 2 stycznia 2003 roku wydano na wniosek podatnika z dnia 31 grudnia 2002 roku. W przedmiotowej decyzji powołano się na akt notarialny nr 7756/2002 z dnia 31 października 2002 roku. Powołaną decyzją udzielono zwolnienia z podatku rolnego na okres od 2003 roku do 2007 roku. Stosownie do art.12 ust.3 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity z 1993 r. Dz.U. nr 94, poz.431 z późn. zm. - według stanu prawnego obowiązującego do dnia 31 grudnia 2002 roku - art.12 ust.2) - okres zwolnienia wynosi 5 lat, licząc od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawarto umowę sprzedaży gruntów. Zatem - zwolnienie powinno być udzielone na okres do dnia 31 października 2007 roku. Wskazać należy ponadto, że zgodnie z obowiązującym od dnia 1 stycznia 2003 roku art.13d ust.3 ustawy o podatku rolnym - zwolnienia i ulgi udzielane na wniosek podatnika (a do takich należy zwolnienie z tytułu zakupu gruntów) stosuje się od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym podatnik złożył wniosek.
8. Stwierdzono nieprawidłowości przy udzielaniu ulg żołnierskich w podatku rolnym. Podatnik wnioskiem z dnia 10 kwietnia 2002 roku zwrócił się do Wójta Gminy o udzielenie „ulgi żołnierskiej” w podatku rolnym, z tytułu odbywania zasadniczej służby wojskowej. Do wniosku załączono zaświadczenie z jednostki wojskowej z dnia 27 lutego 2003 roku, w którym określony został termin odbywania służby wojskowej od dnia 3 kwietnia 2002 roku do dnia 26 marca 2003 roku. Organ podatkowy decyzją nr 1/2003 z dnia 3 marca 2003 roku przyznał ulgę żołnierską w podatku rolnym w wysokości 60%, w okresie od dnia 1 stycznia 2003 roku do dnia 31 grudnia 2003 roku, przez co naruszył art. 13a ust. 3 ustawy o podatku rolnym, zgodnie z którym - ulga przysługuje za okres od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym podatnik lub członek jego rodziny został powołany do odbycia służby wojskowej, do końca miesiąca w którym nastąpiło zwolnienie z tej służby.
9. Sprawdzając terminowość podejmowania czynności windykacyjnych w odniesieniu do zaległości podatkowych – na podstawie losowo wybranych podatników - ustalono, że organ podatkowy nie podejmował konsekwentnych czynności zmierzających do wszczęcia postępowania egzekucyjnego w stosunku do osób posiadających zaległości podatkowe oraz dopuścił do przedawnienia zaległości podatkowych w kwocie ogółem 413,20 zł, co stanowiło naruszenie przepisów ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z 2002 r. Dz.U. nr 110, poz.968 z późn. zm.) oraz przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz.U. nr 137, poz.1541 z późn. zm.). Z przytoczonych unormowań wynikał obowiązek prowadzenia systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązań pieniężnych (§ 2 ww. rozporządzenia). W przypadku zwłoki w zapłacie zobowiązania podatkowego należało wystawić upomnienia, stosownie do przepisu § 3 ww. rozporządzenia. Po bezskutecznym upływie wyznaczonego w upomnieniu terminu płatności należało wystawiać tytuły wykonawcze i kierować je do właściwego miejscowo urzędu skarbowego systematycznie i bez zwłoki, stosownie do art.15 § 1 ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz § 3 ust.1, § 6 ust.1 i § 7 ust.4 ww. rozporządzenia. Czynności zmierzające do wszczęcia postępowania egzekucyjnego wobec podatników posiadających zaległości podatkowe należy podejmować systematycznie i bez zwłoki, nie dopuszczając do przedawnienia zobowiązań podatkowych – termin przedawnienia zobowiązań podatkowych został określony w przepisach art. 70 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa. Podejmując czynności zmierzające do wszczęcia postępowania egzekucyjnego w stosunku do podatników zalegających z uiszczeniem zobowiązań podatkowych z tytułu podatku od nieruchomości od osób prawnych, nie występowano do właściwego sądu z wnioskiem o wpisanie przysługującej gminie z mocy prawa hipoteki przymusowej z tytułu zaległości podatkowych, stosownie do przepisów art. 35 ustawy Ordynacja podatkowa, mając na uwadze, że zabezpieczone hipoteką należności gminy nie ulegają przedawnieniu – art.70 § 8 ww. ustawy.
10. Stwierdzono nieterminowe regulowanie zobowiązań podatkowych przez podatników podatku od środków transportowych, w tym - I ratę podatku od środków transportowych o numerach rejestracyjnych: ETM10AJ, ETMV524, ETMV526, ETMP265 - nabytych w marcu 2003 roku – wpłacono w dniu 12 czerwca 2003 roku, co naruszało art. 11 ust. 2 pkt 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, zgodnie z którym - jeżeli obowiązek podatkowy powstał po 1 lutego, a przed 1 września roku podatkowego podatek za ten rok płatny jest w dwóch równych ratach w terminie: a) w ciągu 14 dni od dnia powstania obowiązku podatkowego I rata, b) do 15 września roku podatkowego II rata. Pierwszą i drugą ratę podatku od nabytego w dniu 2 lutego 2003 roku pojazdu nr rejestracyjny ETM25AT wpłacono w dniu 26 kwietnia 2004 roku, co naruszało art. 11 ust. 2 pkt 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych (zob. uwagi powyżej).
Od nieterminowych wpłat rat podatku nie naliczano i nie wnoszono należnych odsetek. Organ podatkowy nie dokonywał rozliczenia wpłaconej kwoty na poczet zaległości głównej i odsetek, zgodnie z art. 55 § 2 ustawy Ordynacja podatkowa, stanowiącym, że jeżeli dokonana przez podatnika wpłata nie pokrywa kwoty zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę – wpłatę tę należy zaliczać proporcjonalnie na poczet kwoty zaległości podatkowej oraz kwoty odsetek za zwłokę, w stosunku, w jakim w dniu wpłaty pozostaje kwota zaległości podatkowej do kwoty odsetek za zwłokę.
11. Nie egzekwowano od podatników obowiązku składania deklaracji na podatek od środków transportowych (art.9 ust.1 i ust.6 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych).
12. Stwierdzono przypadek naliczenia i pobrania opłaty prolongacyjnej w nieprawidłowej – zawyżonej o 1.056,48 zł – wysokości, co wynikało z nieprawidłowego ustalenia liczby dni za które ta opłata winna być naliczana. Stanowiło to naruszenie § 10 pkt 2 w zw. z § 11 ust.1 i 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 grudnia 2002 roku w sprawie naliczania odsetek za zwłokę, opłaty prolongacyjnej, dokonywania zaokrągleń oraz zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach (Dz.U. nr 240, poz.2063).
Odpowiedzialność za stwierdzone nieprawidłowości związane z realizacją dochodów podatkowych ponosi Wójt Gminy - jako organ podatkowy oraz - zgodnie z zakresami obowiązków - pracownicy Pani Alina Zbysiak i Pani Marianna Domagała.

W zakresie dochodów z majątku

1. Na podstawie umowy przeniesienia własności nieruchomości - akt notarialny Rep. A Nr 5046/2002 z dnia 8 sierpnia 2002 roku - nastąpiło przeniesienie nieruchomości zabudowanej budynkiem biurowo – mieszkalnym „Dzik”, położonym w Spale przy ul. Mościckiego 2, działki nr nr 4/30 i 4/31, o powierzchni ogólnej 5436 m2, za cenę 400.000 zł. Przed sporządzeniem aktu notarialnego nabywca uiścił kwotę 250.000 zł – poz. księgowa nr 1680 z dnia 8 sierpnia 2002 roku. Pozostała kwota, tj. 150.000 zł została zapłacona w dniu 27 września 2002 roku – poz. księgowa nr 3215. Z zapisu § 4 aktu notarialnego wynikało, że „ …pozostałe 150.000,- /sto pięćdziesiąt tysięcy/ złotych zapłacą najdalej w dniu 31 /trzydziestego pierwszego/ października, bieżącego 2002 roku, przy czym kwota ta podlega oprocentowaniu według stopy procentowej, redyskonta Narodowego Banku Polskiego, od dnia zawarcia umowy do dnia zapłaty, a co do wykonania tegoż obowiązku, przedstawiciele nabywcy poddają się do egzekucji wprost z tego aktu stosownie do art.777 § 1 pkt 4 kodeksu postępowania cywilnego.”
2. Z ustaleń kontroli wynikało, że nabywca nieruchomości kwotę 150.000 zł uiścił bez oprocentowania. Należne odsetki za okres od dnia 8 sierpnia 2002 roku do dnia 27 września 2002 roku wyniosły 1.968,49 zł.
3. Stwierdzono, że w kontrolowanej jednostce nieprawidłowo określano wysokość postąpienia, naruszając § 13 ust. 4 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 roku w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy (Dz. U. nr 9 poz. 30 z późn. zm. – obowiązujące do dnia 21 września 2004 r.), który to przepis stanowił, że postąpienie nie może wynosić mniej niż 1% ceny wywoławczej, z zaokrągleniem w górę do pełnych dziesiątek złotych. Powyższa nieprawidłowość dotyczyła sprzedaży:
- nieruchomości gruntowej, niezabudowanej, położonej w Spale oznaczonej nr działki 42/170, o ogólnej powierzchni 2225 m2;
- nieruchomości gruntowej, niezabudowanej, położonej w Spale oznaczonej nr działki 42/164, o ogólnej powierzchni 1650 m2;
- nieruchomości gruntowej, niezabudowanej, położonej w miejscowości Luciążnia, Gm. Inowłódz, oznaczonej nr działki 133/4, o ogólnej powierzchni 5900 m2;
- nieruchomości gruntowej, niezabudowanej, położonej w Spale oznaczonej numerami działek 42/118, 42/119, 42/120, o ogólnej powierzchni 1925 m2.
3. Właściwy organ (Wójt Gminy) podając do publicznej wiadomości w dniach 14 października 2004 roku i 16 października 2004 roku ogłoszenia o mających odbyć się w dniu 9 listopada 2004 roku przetargach ustnych nieograniczonych naruszył § 6 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 roku w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. nr 207, poz. 2108). Zgodnie z powołanym przepisem właściwy organ podaje do publicznej wiadomości ogłoszenie o przetargu, co najmniej na 30 dni przed wyznaczonym terminem przetargu.
4. W zakresie dzierżawy działki nr 41/21, o powierzchni 300 m2, położonej w Spale, stwierdzono zapłatę czynszu dzierżawnego za rok 2003 po ustalonym terminie (tj. w dniu 27 października 2003 roku), przy czym kontrolowana jednostka nie dochodziła zapłaty odsetek za zwłokę, za okres od 11 do 27 października 2003 roku. Za 2004 rok w terminie do dnia 10 października 2004 roku opłata z tytułu dzierżawy ww. nieruchomości nie wpłynęła. Gmina Inowłódz - za 2004 rok – wystawiła fakturę VAT Nr 23/2005 z dnia 28 stycznia 2005 roku - na kwotę 195,20 zł. Termin płatności wskazany na fakturze nr 23/2005 przypadał na dzień 10 lutego 2005 roku. Zgodnie z umową dzierżawy nr 71442/1/03 z dnia 7 marca 2003 roku ustalony został roczny czynsz dzierżawny w wysokości 160,00 zł + 22 % VAT, płatny w gotówce jednorazowo, w terminie do dnia 10 października każdego roku.
5. Stwierdzono nieprzestrzeganie umów dzierżawy w zakresie waloryzacji w latach 2002–2003 czynszu dzierżawnego, wg wskaźnika wzrostu cen towarów nieżywnościowych trwałego użytku, ogłaszanego corocznie przez Prezesa GUS w Monitorze Polskim. Zgodnie z umowami rozliczanie waloryzacji następować miało po upływie roku. O dokonanej waloryzacji i jej wysokości wynajmujący miał zawiadamiać najemcę na piśmie. Nieprawidłowość dotyczyła objętych kontrolą umów dzierżawy nieruchomości:
- nieruchomości o powierzchni 1600 m2 położonej w Spale wraz z znajdującym się budynkiem „Kawiarni nad Stawem”, o powierzchni zabudowy 130 m2 - fakturą VAT Nr 22/2005 z dnia 28 stycznia 2005 roku została naliczona waloryzacja za zaległy okres na łączną kwotę 404,35 zł;
- lokalu użytkowego o pow. 36,15 m2, położonego w Spale na działce nr 24/13 o powierzchni 1945 m2 (znajdującego się w budynku „Stara Kuchnia”) - fakturą VAT Nr 26/2005 z dnia 28 stycznia 2005 roku została naliczona waloryzacja za zaległy okres na łączną kwotę 28,54 zł;
- lokalu użytkowego o pow. 280 m2 składającego się z 10 pomieszczeń stanowiących własność Gminy Inowłódz, położonego w Spale na działce nr 24/13 o powierzchni 1945 m2, (znajdującego się w budynku „Stara Kuchnia”) - fakturami VAT Nr 27/2005 i Nr 28/2005 z dnia 28 stycznia 2005 roku została naliczona waloryzacja za zaległy okres na łączną kwotę 207,00 zł.
6. Stwierdzono nieprzestrzeganie umowy najmu lokalu użytkowego „Turbina”, położonego w Spale, w zakresie waloryzacji czynszu dzierżawnego w latach 2001 – 2002, wg wskaźnika wzrostu cen towarów nieżywnościowych trwałego użytku, ogłaszanego corocznie przez Prezesa GUS w Monitorze Polskim. Zgodnie z umową rozliczanie waloryzacji następować miało po upływie roku. Fakturą VAT Nr 25/2005 z dnia 28 stycznia 2005 roku została naliczona waloryzacja za zaległy okres na łączną kwotę 313.59 zł.
7. Kontrolujące ustaliły, że umową z dnia 19 marca 2004 roku Wójt Gminy oddał w najem lokal użytkowy o pow. 11,20 m2, położony na działce nr 337/3 w Spale. Umowa została zawarta na czas od dnia 1 kwietnia 2004 roku do dnia 31 października 2007 roku. Czynsz dzierżawny ustalony został w wysokości 100,00 zł + 22 % VAT – miesięcznie, płatny jednorazowo, w terminie do dnia 10 – go każdego miesiąca. Wpłaty za ww. dzierżawę dokonywane były na podstawie wystawianych przez Gminę Inowłódz faktur VAT, na kwotę netto 96,42 zł + 22% VAT. Niedopłata za okres 10 miesięcy wyniosła 43.67 zł.
8. Z prowadzonej w Urzędzie Gminy ewidencji wpłat za lokale mieszkalne, w postaci kartotek, nie wynikało, które wpłaty dotyczyły wpłat za czynsze, opłat za wywóz śmieci, czy energię. Ewidencja prowadzona była w sposób niestaranny. Na koniec roku wpłaty nie były podliczane, ani rozliczane.

W zakresie dochodów za zajęcie pasa drogowego

1. Rada Gminy w Inowłodzu nie podjęła stosownej uchwały ustalającej wysokość stawek opłaty za zajęcie 1 m2 pasa drogowego dla dróg, których jest zarządcą - na podstawie art.40 ust.8 ustawy z dnia 21 marca 1985 roku o drogach publicznych (tekst jednolity z 2004 r. Dz. U. nr 204, poz.2086).
2. W kontrolowanym okresie, tj. w latach 2003 – 2004, zarządca dróg gminnych Gminy Inowłódz (Wójt Gminy) nie pobierał stosownych opłat za zajęcie pasa drogowego, naruszając tym samym art.40 ust.3 i ust.11 ustawy z dnia 21 marca 1985 roku o drogach publicznych. Z przedłożonej kontrolującym dokumentacji wynikało, że w 2003 roku miało miejsce 6 przypadków zajęcia pasa drogowego, a w 2004 roku – 39 takich przypadków. Zwrócić należy również uwagę, że składane wnioski do zarządcy drogi nie zawierały informacji o planowanym okresie zajęcia pasa drogowego oraz o powierzchni zajętego pasa drogowego, co według obecnie obowiązującego stanu prawnego jest wymagane przez § 1 ust.2 pkt 3 i 4 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 1 czerwca 2004 roku w sprawie określenia warunków udzielania zezwoleń na zajęcie pasa drogowego (Dz.U. nr 140, poz.1481).
Odpowiedzialność za wydawanie decyzji w zakresie zajęcia pasa drogi ponosi Wójt Gminy. Dla ustalenia opłat - od dnia 9 grudnia 2003 roku - koniecznym jest ustalenia stawek tych opłat przez organ stanowiący Gminy. Projekt stosownej uchwały powinien zostać przedłożony przez Wójta Gminy.

W zakresie wydatków na realizację zadań powierzonych na podstawie umowy jednostkom spoza sektora finansów publicznych

1. Rada Gminy Inowłódz nie określiła w drodze uchwały trybu postępowania o udzielenie dotacji, sposobu jej rozliczania oraz sposobu kontroli wykonywania zadania, na podstawie art.118 ust.3 ustawy o finansach publicznych. Pomimo powyższego, w 2003 roku z budżetu Gminy udzielono dotacji na rzecz Stowarzyszenia Kulturalnego "Festiwal w Krajobrazie" na organizację imprezy "Muzyka w Krajobrazie", w kwocie 11.000 zł (umowa z dnia 23 czerwca 2003 roku - 10.000 zł i umowa z dnia 19 września 2003 roku - 1.000 zł).
2. Uchwałą nr V/24/2003 z dnia 20 lutego 2003 roku Rada Gminy Inowłódz zaplanowała wydatki na Festiwal Muzyka w Krajobrazie w wysokości 10.000 zł, a uchwałą nr VIII/67/2003 z dnia 18 września 2003 roku Rada Gminy Inowłódz zwiększyła plan wydatków o kwotę 1.000 zł. Określoną w zawartych umowach kwotę dotacji przekazano na rachunek Stowarzyszenia w dniach 4 lipca 2003 roku – 10.000 zł; 3 września 2003 roku – 900 zł i 3 listopada 2003 roku – 100 zł.
Na podstawie powyższego należy stwierdzić, że z budżetu gminy przelano do dnia 3 września 2003 roku dotację na rzecz Stowarzyszenia Kulturalnego „Festiwal w Krajobrazie” w kwocie ogółem 10.900 zł, tj. w wysokości przekraczającej o 900 zł, kwotę dotacji określoną w porozumieniu zawartym w dniu 23 czerwca 2003 roku oraz przekraczającą o 900 zł wydatki na ten cel zaplanowane w budżecie Gminy Inowłódz, co stanowiło naruszenie art. 129 ust. 1 w zw. z art. 92 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którymi to przepisami - w toku wykonywania budżetu obowiązuje, m.in., zasada dokonywania wydatków w granicach kwot określonych w planie finansowym, z uwzględnieniem prawidłowo dokonanych przeniesień i zgodnie z planowanym przeznaczeniem, w sposób celowy i oszczędny.
3. W § 2 pkt 3 zawartych w 2003 roku porozumień ustalono, że podstawą rozliczenia dotacji celowej będzie: zakres rzeczowo – finansowy zadania zawierający całkowity koszt zadania, faktury i rachunki z dokonanych zakupów. Ustalono, że Stowarzyszenie Kulturalne „Festiwal w Krajobrazie” celem rozliczenia otrzymanej dotacji w kwocie 11.000 zł przedłożyło jedynie, wystawiony przez Stowarzyszenie rachunek nr 1/2003 z dnia 21 sierpnia 2003 roku, na kwotę 10.900 zł, „Za organizację i przeprowadzenie imprezy kulturalnej „Festiwal w Krajobrazie” Inowłódz 2003” oraz rachunek (bez określenia numeru) z dnia 30 września 2003 roku na kwotę 100 zł, za organizację Gminnej imprezy „Festiwal w Krajobrazie”. Gmina nie wyegzekwowała, zatem, rozliczenia przekazanych środków, zgodnie z postanowieniami zawartych umów.
Mimo, że faktyczna treść operacji finansowej dotyczyła przekazania dotacji celowej na rzecz podmiotu nie zaliczonego do sektora finansów publicznych wydatki klasyfikowane były w budżecie w § 4300. Prawidłowo wydatki z tytułu dotacji celowej z budżetu na dofinansowanie zadania zleconego do realizacji stowarzyszeniu należało ująć w § 2820, stosownie do przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. nr 68, poz. 634 - obecnie nie obowiązujące).
4. W 2004 roku także udzielono dotacji celowej Stowarzyszeniu Kulturalnemu „Festiwal w Krajobrazie” na organizację imprezy „Muzyka w Krajobrazie” - na podstawie umowy z dnia 10 lipca 2004 roku – 2.000 zł i na podstawie umowy z dnia 14 lipca 2004 roku - 8.000 zł. Udzielenie dotacji nastąpiło z pominięciem przepisów ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i wolontariacie (Dz. U. nr 96, poz. 873 z późn. zm.).
Uchwałą nr XIII/94/2004 z dnia 26 lutego 2004 roku Rada Gminy zaplanowała w dziale 921 rozdziale 92195 § 4300 wydatki w kwocie 8.000 zł, na organizację imprez gminnych „Muzyka w Krajobrazie”. Uchwałą nr XVII/127/2004 z dnia 9 września 2004 roku Rada Gminy zmniejszyła plan wydatków w dziale 921 rozdziale 92195 § 4300 o kwotę 8.000 zł oraz w dziale 758 rozdziale 75818 § 4810 o kwotę 2.000 zł, jednocześnie zwiększając plan wydatków w dziale 921 rozdziale 92105 § 2820 o kwotę 10.000 zł.
Wójt Gminy zawierając w dniu 14 lipca 2004 roku drugą umowę, zwiększającą wysokość dotacji celowej do kwoty 10.000 zł, zaciągnął zobowiązanie ponad plan wydatków, co stanowiło naruszenie art.60 ust.2 pkt 1 ustawy o samorządzie gminnym, zgodnie z którym wójtowi gminy przysługuje prawo zaciągania zobowiązań mających pokrycie w ustalonych w uchwale budżetowej kwotach wydatków, w ramach upoważnień udzielonych przez radę gminy.
Określoną w zawartych umowach kwotę dotacji przekazano na rachunek Stowarzyszenia w dniu 19 lipca 2004 roku - 8.000 zł i w dniu 6 sierpnia 2004 roku - 2.000 zł.
Dokonując przelewu dotacji w kwocie 10.000 zł, przekroczono kwotę wydatków określoną w planie finansowym o 2.000 zł, przez co naruszono przepisy art. 129 ust.1 w zw. z art. 92 ust. 3 ustawy o finansach publicznych.
W § 2 pkt 3 zawartych w 2004 roku umów ustalono, że podstawą rozliczenia dotacji celowej będzie: zakres rzeczowo – finansowy zadania zawierający całkowity koszt zadania; a także faktury i rachunki z dokonanych zakupów. Ustalono, że Stowarzyszenie Kulturalne „Festiwal w Krajobrazie” celem rozliczenia otrzymanej dotacji w kwocie 10.000 zł przedłożyło jedynie, wystawiony przez Stowarzyszenie rachunek Nr 1/2004 z dnia 30 września 2004 roku „Za organizację i przeprowadzenie imprezy kulturalnej „Festiwal w Krajobrazie” Inowłódz 2004”. Gmina nie wyegzekwowała, zatem, rozliczenia przekazanych środków, zgodnie z postanowieniami zawartych umów.
5. Umowy w sprawie udzielenia dotacji Stowarzyszeniu Kulturalnemu „Festiwal w Krajobrazie”, zawarte w latach 2003-2004, nie zawierały kontrasygnaty Skarbnika Gminy, co stanowiło naruszenie art.46 ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym, z którego wynikało, że jeżeli czynność prawna może spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata skarbnika gminy lub osoby przez niego upoważnionej.
Odpowiedzialność za stwierdzone naruszenia związane z przekazaniem dotacji celowej i jej rozliczeniem ponosi Wójt Gminy.

W zakresie wydatków osobowych

1. Stwierdzono przypadki prowadzenia akt osobowych z naruszeniem przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62 poz. 286 z późn. zm.).
2. Stwierdzono brak aktualizacji zakresów czynności pracowników w związku ze zmianą struktury organizacyjnej Urzędu Gminy.
3. W aktach osobowych jednego z pracowników znajdowało się świadectwo pracy z dnia 31 maja 1990 roku, znak: 1112-2/90, które nie zostało podpisane przez kierownika jednostki, brak było również na świadectwie pieczęci urzędu. Świadectwo nie zostało wpisane w wykaz dokumentów zawartych w aktach osobowych pracownika.
4. W odniesieniu do pracownika zatrudnionego na stanowisku radcy prawnego stwierdzono, że w dacie zawarcia umowy o pracę został przeprawiony odręcznie miesiąc rozpoczęcia pracy bez dokonania zaparafowania błędu (z daty 3 września 2000 roku na datę 3 października 2000 roku). Błędnie zapisane zostało również nazwisko pracownika, a następnie nieprawidłowo skorygowane poprzez zamazanie jednej z liter.
5. Stwierdzono przypadki wprowadzania do bazy danych - „Rozliczenie stażu pracy” informacji niezgodnych ze świadectwami pracy. Kontrolą objęto akta osobowe trzech pracowników, którym w latach 2003–2004 wypłacona została nagroda jubileuszowa. Zgodnie z § 12 ust.4 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 33, poz. 264 z późn. zm.)– pracownik nabywa prawo do nagrody jubileuszowej w dniu upływu okresu uprawniającego do tej nagrody. Wypłata nagród jubileuszowych w Urzędzie Gminy odbywała się na podstawie pisma Wójta Gminy skierowanego do Referatu Księgowości. W piśmie nie była podana data nabycia prawa do nagrody jubileuszowej. Podstawą do sprawdzenia przez Referat Księgowości stażu pracy pracownika była prowadzona w Urzędzie Gminy baza danych – "Rozliczenie stażu pracy". Kontrolujące stwierdziły pomyłki w zakresie ustalenia stażu pracy pracowników wynoszące: jeden dzień, dziesięć dni i jeden miesiąc. Powyższe błędy nie miały wpływu na wypłatę nagród jubileuszowych.
6. W 2003 roku i w 2004 roku nieterminowo odprowadzano na rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych kwotę naliczonego odpisu, co stanowiło naruszenie art.6 ust.2 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity z 1996 r., nr 70, poz.335 z późn. zm.), określającego obowiązek przekazywania w terminie do 31 maja i 30 września równowartości 75% i 100% planowanego odpisu podstawowego na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych.

W zakresie wypłaty diet dla radnych oraz sołtysów

1. W okresie od stycznia 2003 roku do grudnia 2004 roku włącznie nieprawidłowo były naliczane i wypłacane zryczałtowane diety dla radnych, których wysokość określona została w uchwałach Rady Gminy Inowłódz z dnia 28 listopada 2002 roku - nr II/7/2002 i nr II/8/2002. Zgodnie z postanowieniami wskazanych uchwał wysokość diet wynosiła:
- dla Przewodniczącego Rady Gminy w Inowłodzu - 150% najniższego wynagrodzenia za pracę;
- dla Wiceprzewodniczących Rady Gminy w Inowłodzu - 55 % najniższego wynagrodzenia za pracę;
- dla radnych pełniących funkcję przewodniczących komisji - 50 % najniższego wynagrodzenia za pracę;
- dla pozostałych radnych - 40 % najniższego wynagrodzenia za pracę.
Kontrolujące ustaliły, że diety dla radnych były obliczane od kwoty 800 zł - minimalnego wynagrodzenia za pracę, a nie od kwoty 760 zł - najniższego wynagrodzenia za pracę – jak zostało określone w uchwałach Rady Gminy Inowłódz. Wysokość zawyżonych wypłat wynosiła w roku 2003 – 3.744,00 zł, w 2004 roku – 3.744,00 zł.
2. W 2003 roku nieprawidłowo były obliczane i wypłacane diety dla sołtysów za udział w sesjach Rady Gminy (określone uchwałą Rady Gminy Inowłódz nr XVIII/116/96 z dnia 28 marca 1996 roku w wysokości 10 % najniższego wynagrodzenia za pracę) oraz za udział w zebraniach organizowanych przez Wójta Gminy (określone uchwałą Rady Gminy nr XXXIV/75/2002 z dnia 26 kwietnia 2002 roku w wysokości 15 % najniższego wynagrodzenia). Dieta obliczana była od kwoty 800 zł - minimalnego wynagrodzenia za pracę, a nie od kwoty 760 zł - najniższego wynagrodzenia za pracę – jak zostało określone w uchwałach Rady Gminy Inowłódz. W 2003 roku zawyżono wypłaty z powyższego tytułu o kwotę 2.782,00 zł.
Odpowiedzialność za powyższe nieprawidłowości ponosi Skarbnik Gminy.

W zakresie udzielania zamówień publicznych i realizacji inwestycji

Udzielenie zamówienia publicznego na budowę kanalizacji sanitarnej wraz z przyłączami i kanalizacji deszczowej w Spale, przetarg nieograniczony powyżej 30.000 EURO, 2003 rok.

1. Przedsiębiorstwo Prywatne "JADEX" Radom, nadesłało telefaksem zamawiającemu wymagane oświadczenie o nie pozostawaniu w stosunku zależności lub dominacji z oferentami oraz komisją przetargową -w rozumieniu ustawy o obrocie papierami wartościowymi - nie potwierdzając jednocześnie przekazanej treści za pomocą oryginału pisma doręczonego bezpośrednio lub drogą pocztową stronie zamawiającej. Powyższe naruszało art. 21 ust. 3 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r. Dz. U. nr 72, poz. 664 z późn. zm. - uchylona z dniem 2 marca 2004 roku), który stanowił, że zawiadomienia i oświadczenia złożone za pośrednictwem telefaksu, teleksu, faksu musiały zostać potwierdzone na piśmie. Zgodnie z art. 22 ust. 7 ustawy o zamówieniach publicznych zamawiający powinien wykluczyć z postępowania uczestników, którzy nie złożyli oświadczenia w wymaganym terminie.
2. Kontrolujące stwierdziły pomyłki w wyliczeniu liczby punktów w ramach kryterium cena: oferta nr 6 zamiast liczby punktów 221,70 powinna uzyskać l 246,50 punktów; oferta nr 7 zamiast 256,65 powinna uzyskać 255,66 punktów. W ofertach nr 6 i nr 7 oferowane ceny były jedne z najwyższych proponowanych w przetargu i pomyłki w wyliczeniu punktacji nie spowodowałyby zmian w zakresie wyboru najkorzystniejszej oferty.
3. Stwierdzono brak protokołów odbioru robót, za które zapłacono na podstawie faktur VAT nr 25 z dnia 21 grudnia 2004 roku, na kwotę 73.038,99 zł oraz nr 13 z dnia 7 września 2004 roku, na kwotę 36.600,89 zł, wystawionych przez firmę Instalatorstwo Sanitarne i CO Budowa Sieci WOD-KAN Brzeziny. Do faktury VAT Nr 25/2004 załączona została umowa nr 110 A/2003 zawarta między stronami na usuwanie awarii. Do faktury VAT nr 13/2004 dołączona została umowa nr 110/9/2003/2004 na roboty dodatkowe polegające na odbudowie nawierzchni asfaltowej.
4. Stwierdzono przypadki nieterminowego płacenia faktur wystawionych przez wykonawcę za realizację zadania inwestycyjnego budowa kanalizacji sanitarnej wraz z przyłączami i kanalizacji deszczowej w miejscowości Spała, np. termin zapłaty faktury VAT nr 13 z dnia 7 września 2004 roku wystawionej przez wykonawcę firmę Instalatorstwo Sanitarne i CO Budowa Sieci WOD-KAN Brzeziny na kwotę 36.600,89 zł upłynął w dniu 7 października 2004 roku. Zapłata nastąpiła poleceniem przelewu w dniu 29 grudnia 2004 roku - poz. ks. 4417/04. Zgodnie z umową oraz zapisem wynikającym z faktury termin zapłaty określony został na 30 dni od wystawienia faktury. Gmina nie była obciążana odsetkami za niedotrzymanie terminów zapłaty.

W zakresie ewidencji majątku gminy

1. Kontrolujące ustaliły, że ewidencją analityczną środków trwałych prowadzoną na kartach inwentarzowych dla grupy 0 objęto jedynie 11 pozycji nieruchomości gruntowych, o ogólnej powierzchni 14.79 ha. Z ewidencji prowadzonej przez Referat ds. Rolnictwa, Gospodarki Gruntami i Ochrony Środowiska Urzędu Gminy wynikało, że na dzień 31 grudnia 2004 roku Gmina Inowłódz posiadała 601 działek, o ogólnej powierzchni 169,0688 ha.
2. Stwierdzono, że w kontrolowanym okresie ewidencje analityczne środków trwałych – konto 011, środków trwałych w użytkowaniu - konto 013, wartości niematerialnych i prawnych - konto 020, nie były uzgadniane z ewidencją syntetyczną.
3. Ewidencja analityczna środków trwałych w użytkowaniu nie była prowadzona na bieżąco. Z zapisów dokonanych w księgach inwentarzowych środków trwałych w użytkowaniu wynikało, że ewidencję analityczną na koncie 013 prowadzono do września 2004 roku.
4. Prowadzona w kontrolowanej jednostce ewidencja szczegółowa /analityczna/ do konta 020 zawierała szereg pozycji dotyczących oprogramowań, które zostały przyjęte na stan w 1994 roku z określoną wartością brutto w dniu nabycia. Z prowadzonej ewidencji nie wynikało, aby wartości te na dzień 1 stycznia 1995 roku zostały objęte denominacją.
5. Kontrolujące ustaliły, że w grupie 1, wg klasyfikacji środków trwałych na grupy, podgrupy i rodzaje, ustalonej przez przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 roku w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych - KŚT (Dz. U. nr 112, poz. 1317 z późn. zm.), ujęte zostały nieprawidłowo między innymi następujące pozycje o wartości początkowej:
- utwardzenie placu – wartość 49.555,07 zł,
- ogrodzenie - wartość 727,21 zł,
- drogi dojazdowe - wartość 53.347,21 zł,
- ogrodzenie ZRB - wartość 8.441,69 zł.
6. W latach 2002–2004 w kontrolowanej jednostce nie dokonywano umorzenia wartości niematerialnych i prawnych.

W zakresie przeprowadzania inwentaryzacji

1. Ustalając w zarządzeniu wewnętrznym nr 4/2002 z dnia 3 czerwca 2002 roku częstotliwość przeprowadzania inwentaryzacji dla środków trwałych – nie rzadziej niż co 5 lat Wójt Gminy naruszył art. 26 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości. Według ww. przepisu termin i częstotliwość przeprowadzania inwentaryzacji uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie, znajdujących się na terenie strzeżonym, przeprowadza się nie rzadziej, niż co 4 lata.
2. Kontrolujące ustaliły, że w latach 2000 – 2004 nie była przeprowadzana pełna inwentaryzacja majątku gminy. W latach 2000 - 2004 nie inwentaryzowano w ogóle środków trwałych. Inwentaryzacją w 2003 roku objęto jedynie w części środki trwałe w użytkowaniu. Inwentaryzacją nie objęto środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, księgozbiorów. Przeprowadzona w styczniu 2003 roku inwentaryzacja środków trwałych w użytkowaniu nie została rozliczona. Kontrolujące ustaliły, że inwentaryzacja została przeprowadzona w następujących jednostkach: Urząd Gminy, Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej, Gminny Ośrodek Kultury, Świetlica Środowiskowa w Spale, Publiczna Szkoła Podstawowa w Brzustowie.
3. Szczegółowa kontrola arkuszy spisowych środków trwałych w użytkowaniu - konto 013 – dla Urzędu Gminy oraz pozostałych jednostek wskazanych powyżej wykazała, że spisem z natury objęto środki trwałe na ogólną wartość 68.154,45 zł. Z zestawienia obrotów i sald wynikało natomiast, że konto 013 dla Urzędu Gminy wykazywało na dzień 31 grudnia 2002 roku saldo – 351.091,24 zł.
4. Stwierdzono przypadki nierzetelnego (niezgodnego ze stanem faktycznym) przeprowadzenia inwentaryzacji w drodze spisu z natury, wynikające z ujęcia określonych przedmiotów majątkowych w spisie, a następnie ich wykreślenie, z poczynioną uwagą na marginesie (np. na arkuszu nr 8 w poz. 13 wpisany został kufer na pieniądze, a w uwagach „kradzież”).
5. Spisu z natury dokonywano na arkuszach nie będących drukami ścisłego zarachowania. Spis z natury na drukach nie będących drukami ścisłego zarachowania dokonano, m.in., w Lecznicy Weterynaryjnej, świetlicy Spała, w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej.
6. Arkusze spisu z natury od nr 1 do nr 17 nie zawierały imienia i nazwiska osoby materialnie odpowiedzialnej za spisywane mienie.
7. Spisu z natury w Świetlicy Środowiskowej Spała wg wykazu pól spisowych powinien dokonać zespół spisowy składający się z dwóch osób. Z arkusza spisowego wynikało, że spisu dokonywała jedna osoba.
8. Arkusz spisu z natury z dnia 6 lutego 2003 roku /bez numeru/ z przeprowadzonego spisu w Lecznicy Weterynaryjnej przez zespół spisowy trzyosobowy został podpisany jedynie przez jedną osobę. Arkusz ten nie został podpisany przez osobę materialnie odpowiedzialną.
9. Na wszystkich arkuszach spisowych objętych kontrolą brak było danych w pozycji wycenił: imię i nazwisko, podpis.
10. Nie zostały zachowane terminy przeprowadzenia spisów z natury określone przez Wójta Gminy. Przykładowo, termin przeprowadzenia spisu z natury w Urzędzie Gminy określony został na dzień 3 lutego 2003 roku – spis przeprowadzony została w dniu 5 lutego 2003 roku. Ponadto, terminy przeprowadzenia spisów z natury określone przez Wójta Gminy naruszały postanowienia wynikające z art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości, stosownie do których - inwentaryzację można rozpocząć w ciągu IV kwartału i zakończyć do dnia 15 stycznia roku następnego.
10. Pozostałe nieprawidłowości związane z naruszeniem obowiązującej w jednostce Instrukcji inwentaryzacyjnej polegały na:
- braku przeprowadzenia przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej, przy współudziale skarbnika gminy, szkolenia członków komisji inwentaryzacyjnej oraz zespołów spisowych (§ 4 pkt 5 ppkt 3 instrukcji);
- nie rozliczeniu arkuszy spisu z natury, stanowiących druki ścisłego zarachowania. Luźna lista pokwitowań pobrania arkuszy spisu z natury nie stanowiła dowodu rozliczenia tychże arkuszy. Arkusze spisu z natury jako druki ścisłego zarachowania nie zostały ujęte w księdze druków ścisłego zarachowania, która powinna być przesznurowana, ponumerowana i podpisana przez kierownika jednostki oraz skarbnika gminy (§ 4 pkt 5 ppkt 4 instrukcji);
- w nieprawidłowy sposób dokonywano poprawek i skreśleń na arkuszach spisu z natury – bez podpisania przez osobę dokonującą poprawki (§ 5 pkt 4 instrukcji);
- przed przystąpieniem do dokonywania spisów w Urzędzie Gminy osoby materialnie odpowiedzialne nie złożyły oświadczenia, że wszystkie zrealizowane dowody przychodu i rozchodu inwentaryzowanych składników zostały ujęte w ewidencji oraz przekazane do księgowości (§ 5 pkt 6 instrukcji);
- zespoły spisowe nie złożyły przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej sprawozdań zawierających: rozliczenie z przydzielonych arkuszy spisu z natury, informacji o stwierdzonych w toku spisu nieprawidłowościach (§ 5 pkt 17 instrukcji).
Odpowiedzialność za zapewnienie inwentaryzacji majątku jednostki w sposób i terminach wymaganych przepisami ustawy o rachunkowości ponosi Wójt Gminy - na podstawie art.4 ust.5 ww. ustawy. Zgodnie z zakresem czynności do obowiązków Skarbnika Gminy należało przygotowanie i nadzór nad inwentaryzacją środków trwałych. Prowadzenie ewidencji analitycznej do kont 011, 013, 020 należało do inspektora Pani Jolanty Pązik.

W zakresie wydatków na zadania realizowane w ramach porozumień

1. Porozumienie, zawarte w dniu 18 października 2004 roku pomiędzy Gminą Inowłódz, reprezentowaną przez Wójta Gminy a Powiatem Tomaszowskim, reprezentowanym przez Starostę Powiatu i Wicestarostę, dotyczące współfinansowania budowy chodnika w ciągu drogi powiatowej, nie posiadało kontrasygnaty Skarbnika Gminy, co stanowiło naruszenie art. 46 ust.3 ustawy o samorządzie gminnym, zgodnie z którym - jeżeli czynność prawna może spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata skarbnika gminy lub osoby przez niego upoważnionej.
2. Wydatki na realizację zadania polegającego na budowie chodnika w Brzustowie – na podstawie porozumienia z Powiatem - zostały nieprawidłowo sklasyfikowane w dziale 600 rozdziale 60016 § 4300, zamiast dziale 600 rozdziale 60014 § 6300, stosownie do przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów.
3. Na dzień zawarcia porozumienia (18 października 2004 roku), w sprawie współfinansowania budowy chodnika w Brzustowie, w którym Gmina Inowłódz zobowiązała się przeznaczyć na realizację zadania środki finansowe w kwocie 48.000 zł, w budżecie Gminy nie były zaplanowane wydatki na ten cel. Wydatki te wprowadzono do planu budżetu uchwałą nr XX/141/2004 z dnia 29 grudnia 2004 roku w sprawie zmian budżetu na 2004 rok.
4. Kontrolowana jednostka dokonując wyboru wykonawcy budowy chodnika w Brzustowie w trybie zapytania o cenę naruszyła art. 70 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz. 177 z późn. zm.), z którego wynikało, że zamawiający może udzielić zamówienia w trybie zapytania o cenę, jeżeli przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi powszechnie dostępne o ustalonych standardach jakościowych. Budowa chodnika nie należy do kategorii dostaw lub usług tylko do robót budowlanych, stosownie do art.3 pkt 7 ustawy z dnia 7 lipca 1994 roku Prawo budowlane (tekst jednolity z 2003 r. Dz.U. nr 207, poz.2016 z późn. zm.).
5. Umowę na wykonanie budowy chodnika w Brzustowie zawarto w dniu, w którym nastąpiło otwarcie ofert i rozstrzygnięcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, co stanowiło naruszenie art. 94 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, zgodnie z którym - zamawiający zawiera umowę w sprawie zamówienia publicznego w terminie nie krótszym niż 7 dni od dnia przekazania zawiadomienia o wyborze oferty, nie później jednak niż przed upływem terminu związania ofertą.
Odpowiedzialność za stwierdzone nieprawidłowości związane z zawarciem i realizacją porozumienia ponosi Wójt Gminy.

W zakresie funkcjonowania Lecznicy Weterynaryjnej

1. Uchwałą nr 1/2001 z dnia 24 stycznia 2001 roku Zarząd Gminy w Inowłodzu, nie posiadając stosownego upoważnienia Rady Gminy, ustalił ceny umowne za usługi weterynaryjne świadczone na terenie Gminy Inowłódz. Ceny usług weterynaryjnych określał załącznik nr 1 do ww. zarządzenia. Zgodnie z art.4 ustawy z dnia 20 grudnia 1996 roku o gospodarce komunalnej (Dz. U. nr 9 z 1997 r., poz. 43 z późn. zm.) - jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej, organy stanowiące jednostek samorządu terytorialnego postanawiają o wysokości cen i opłat za usługi komunalne o charakterze użyteczności publicznej. Uprawnienia te organy stanowiące mogą powierzyć organom wykonawczym.
2. Kontrolujące stwierdziły, że wypełniane pokwitowania za udzielone usługi weterynaryjne były niejednokrotnie nieczytelne w pozycji – rodzaj, płeć, maść, wiek, znaki szczególne zwierzęcia. W pozycji rodzaj usługi: badanie, zabiegi, wizyta, leczenie stacjonarne nie była wpisywana pozycja z taryfy opłat przyjętej uchwałą Zarządu Gminy.
3. Konto 310/L prowadzone do rozliczenia zakupionych leków dla Lecznicy Weterynaryjnej na dzień 31 grudnia 2004 roku nie było objęte inwentaryzacją.

Zawiadamiając o powyższych nieprawidłowościach proszę Pana Wójta o podjęcie działań mających na celu ich usunięcie oraz zapobieżenie ich występowaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Podjąć działania w celu zapewnienia finansowania działalności Gminnego Ośrodka Kultury zgodnie z przepisami ustawy z dnia 25 października 1991 roku o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej.
2. Podjąć działania w celu określenia przez Radę Gminy organizacyjno prawnej formy funkcjonowania Samorządowej Przychodni Weterynaryjnej.
3. Zapewnić podejmowanie kontroli wobec jednostek organizacyjnych w zakresie wyznaczonym przez art.127 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (dotyczy jednostek dla których rachunkowość nie jest prowadzona przez służby finansowe Urzędu Gminy).
4. Zaprowadzić rejestr wydanych upoważnień i pełnomocnictw, stosownie do obowiązku wynikającego z § 21 ust. 1 pkt. 4 załącznika do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych.
5. Zaprzestać udzielania zabezpieczenia spłaty pożyczek w formie nieodwołalnego pełnomocnictwa do dysponowania rachunkiem bankowym.
6. Wydatków budżetowych dokonywać w granicach kwot określonych w planie finansowym, stosownie do art.129 ust.1 w zw. z art.92 pkt 3 ustawy o finansach publicznych.
7. Zapewnić kontrasygnowanie czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych przez Skarbnika Gminy lub osobę przez niego upoważnioną, zgodnie z art.46 ust.3 ustawy z dnia 8 marca 1900 roku o samorządzie gminnym.
8. Przestrzegać art.60 ust.2 pkt 1 ustawy o samorządzie gminnym, zgodnie z którym wójtowi gminy przysługuje prawo zaciągania zobowiązań mających pokrycie w ustalonych w uchwale budżetowej kwotach wydatków, w ramach upoważnień udzielonych przez radę gminy.
9. Dokumentację opisującą przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości opracować prawidłowo i kompletnie, uwzględniając unormowania wynikające z art.10 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości. W zakładowym planie kont dla jednostki (Urząd Gminy) ująć konta przewidziane dla jednostek budżetowych; określić zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej. Ponadto, określić rok obrotowy i wchodzące w jego skład okresy sprawozdawcze; określić metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego, sporządzić wykaz stosowanych ksiąg rachunkowych; sporządzić opis systemu przetwarzania danych; określić system służący ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów. Ustalenie i bieżące aktualizowanie dokumentacji opisującej przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości należy do kierownika jednostki, stosownie do art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości.
10. Zaprowadzić ewidencję szczegółową do konta 902 - wydatki budżetu, według podziałek klasyfikacji budżetowej, stosownie do przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
11. Zatwierdzić do stosowania program komputerowy BDF-FK przy pomocy, którego prowadzone są księgi rachunkowe, stosownie do art.10 ust.2 w związku z art.10 ust.1 pkt 3 ustawy o rachunkowości.
12. Zapewnić odrębne ewidencjonowanie zdarzeń gospodarczych (finansowych) dotyczących poszczególnych jednostek organizacyjnych (Urząd Gminy, szkoły podstawowe, Gimnazjum oraz Gminnego Ośrodka Kultury), celem rzetelnego i jasnego przedstawiania sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego każdej z jednostek oraz w celu umożliwienia sporządzenia obowiązujących te jednostki sprawozdań finansowych (jednostkowych).
13. Zapisów w księgach rachunkowych dokonywać na podstawie dowodów księgowych, które spełniają wszystkie wymogi określone w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości.
14. Zapewnić dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących tych operacji przez Skarbnika Gminy, stosownie do art. 35 ust. 1 pkt 3 i 4 ustawy o finansach publicznych.
15. Przestrzegać art.20 ust.1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym - do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić - w postaci zapisu - każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.
16. Zapisów w księgach rachunkowych dokonywać w sposób umożliwiający ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi, stosownie do art.14 ust.2 ustawy o rachunkowości.
17. Przestrzegać obowiązku prowadzenia w księgach rachunkowych budżetu i Urzędu Gminy zapisów o zdarzeniach w porządku systematycznym, zgodnie z wymogiem wynikającym z art.15 ust.1 ustawy o rachunkowości, uwzględniając uwagi zawarte w pierwszej części wystąpienia pokontrolnego. Ewidencji operacji gospodarczych na kontach księgowych dokonywać zgodnie z zasadami ich funkcjonowania określonymi w zakładowym planie kont oraz w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
18. Dokonując zapisów dotyczących zdarzeń gospodarczych w księdze głównej przestrzegać obowiązku równoczesnego lub uprzedniego ujęcia tych zdarzeń w dzienniku, stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Ponadto, zapisu na kontach księgi głównej dokonywać na podstawie dowodu księgowego stwierdzającego dokonanie operacji gospodarczej, stosownie do art. 20 ust. 2 pkt 3 ustawy o rachunkowości.
19. Dokonywać przeksięgowania salda konta 130 w zakresie zrealizowanych dochodów i w zakresie zrealizowanych wydatków na konto 800, stosownie do zasad funkcjonowania konta określonych w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
20. Sprawozdania budżetowe: Rb – 27S, Rb – PDP, Rb – Z sporządzać zgodnie z Instrukcją zawartą w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej. Dokonać korekty sprawozdania RB-PDP i sprawozdania RB-27S za 2003 rok oraz przekazać ją do RIO w Łodzi.
21. W bilansie z wykonania budżetu gminy i w bilansie jednostki budżetowej wykazywać dane wynikające z ksiąg rachunkowych budżetu gminy i ksiąg rachunkowych Urzędu Gminy.
22. Sprawozdania finansowe – bilans sporządzać w terminie określonym w § 16 ust. 1 w zw. z § 14 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych, które stanowią, że bilans sporządza się w terminie 3 miesięcy od dnia, na który zamyka się księgi rachunkowe – to jest na dzień 31 grudnia.
23. Raporty kasowe sporządzać zgodnie z § 23 ust. 1 zakładowej instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych, w którym określono, że wszystkie dowody kasowe dotyczące wpłat i wypłat gotówkowych dokonanych w danym dniu powinny być ujęte przez kasjera w raporcie kasowym.
24. Od inkasentów podatków egzekwować obowiązek dokonywania terminowych wpłat zainkasowanych rat podatków. Od nieterminowo wpłat zainkasowanych kwot podatków pobierać odsetki za zwłokę.
25. Na składanych do Urzędu Gminy deklaracjach podatkowych oznaczać datę wpływu, stosownie do § 6 ust. 11 Instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych.
26. Egzekwować od podatników - osób prawnych obowiązek terminowego składania deklaracji podatkowych.
27. Od nieterminowo wnoszonych rat podatków pobierać należne odsetki za zwłokę. Dokonywać rozliczenia wpłaconej kwoty na poczet zaległości głównej i odsetek, stosownie do art.55 § 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa.
28. Wpłaty podatku na koncie podatnika ewidencjonować zgodnie z datą faktycznej zapłaty, stosownie do art.60 § 1 pkt 2 ustawy Ordynacja podatkowa.
29. Wydając decyzje w sprawie umorzenia zaległości podatkowej oraz w sprawie odroczenia terminu zapłaty, przestrzegać przepisów ustawy Ordynacja podatkowa, w tym min.: określać kwotę umorzonych odsetek za zwłokę oraz zamieszczać uzasadnienie faktyczne i prawne, stosownie do 210 § 1 pkt 6 ustawy Ordynacja podatkowa.
30. Udzielając zwolnień w podatku rolnym z tytułu zakupu gruntów na powiększenie gospodarstwa rolnego, okres zwolnienia ustalać zgodnie z art.12 ust.3 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym.
31. Podejmować konsekwentne czynności zmierzające do wszczęcia postępowania egzekucyjnego w stosunku do osób posiadających zaległości podatkowe, nie dopuszczając do przedawnienia zobowiązań podatkowych, stosownie do obowiązku wynikającego z przepisów ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
32. Opłatę prolongacyjną naliczać i pobierać zgodnie z unormowaniami wynikającymi z § 10 pkt 2 w zw. z § 11 ust.1 i 2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie naliczania odsetek za zwłokę opłaty prolongacyjnej, dokonywania zaokrągleń oraz zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach.
33. Podjąć czynności w celu wyegzekwowania należnych Gminie odsetek w wysokości 1.968,49 zł od nabywcy nieruchomości zabudowanej oznaczonej numerami działek 4/30 i 4/31.
34. Ustalając wysokość postąpienia w przetargach ustnych nieograniczonych przestrzegać § 14 ust.3 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 roku w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości, zgodnie z którym - postąpienie nie może wynosić mniej niż 1% ceny wywoławczej, z zaokrągleniem w górę do pełnych dziesiątek złotych.
35. Podawać do publicznej wiadomości ogłoszenia o przetargach na co najmniej 30 dni przed wyznaczonym terminem przetargu, stosownie do § 6 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości.
36. Pobierać należne Gminie odsetki za zwłokę w zapłacie czynszu dzierżawnego.
37. Przestrzegać postanowień zawartych w umowach dzierżawy w zakresie waloryzacji czynszu dzierżawnego.
38. Podjąć działania w celu podjęcia przez Radę Gminy uchwały ustalającej wysokość stawek opłaty za zajęcie 1 m2 pasa drogowego dla dróg, dla których zarządcą jest Gmina Inowłódz, na podstawie art.40 ust.8 ustawy z dnia 21 marca 1985 roku o drogach publicznych.
39. Przestrzegać art.40 ust.1 ustawy o drogach publicznych, zgodnie z którym - zajęcie pasa drogowego na cele nie związane z budową, utrzymaniem, przebudową, remontem i ochroną dróg wymaga zezwolenia zarządcy drogi, w drodze decyzji administracyjnej. Stosownie do art.40 ust.3 ww. ustawy - za zajęcie pasa drogowego pobiera się opłatę. Opłata stanowi dochód budżetu jednostki samorządu terytorialnego.
40. Dotacji na zadania z zakresu kultury, sztuki, ochrony dóbr kultury i tradycji udzielać organizacjom pozarządowym zgodnie z zasadami określonymi w przepisach ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.
41. Dokumentację kadrową prowadzić zgodnie z unormowaniami zawartymi w przepisach rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.
42. Przestrzegać ustawowych terminów odprowadzania środków na rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.
43. Diety na rzecz radnych i sołtysów wypłacać w wysokości określonej w stosownych uchwałach podjętych przez Radę Gminy w Inowłodzu.
44. Przy udzielaniu zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych, w szczególności:
- art.27 ust.1 i 2 ustawy – zgodnie z którymi w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego, których wartość przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 60.000 euro, oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje przekazywane za pomocą teleksu, telefaksu lub drogą elektroniczną uważa się za złożone w terminie, jeżeli ich treść dotarła do adresata przed upływem terminu i została niezwłocznie potwierdzona pisemnie;
- art.70 ustawy – zgodnie z którym w trybie zapytania o cenę zamawiający może udzielić zamówienia publicznego, jeżeli przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi powszechnie dostępne o ustalonych standardach jakościowych, a wartość zamówienia nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 60.000 euro;
- art.94 ust.1 ustawy – zgodnie, z którym zamawiający zawiera umowę w sprawie zamówienia publicznego w terminie nie krótszym niż 7 dni od dnia przekazania zawiadomienia o wyborze oferty, nie później jednak niż przed upływem terminu związania ofertą.
45. Przestrzegać terminów płatności faktur za realizację zadań inwestycyjnych wystawionych przez wykonawców robót, zgodnie z postanowieniami zawartych umów.
46. Uzupełnić ewidencję analityczną środków trwałych dla grupy 0, zgodnie ze stanem faktycznym.
47. Uzgadniać ewidencję analityczną środków trwałych – konto 011, środków trwałych w użytkowaniu - konto 013, wartości niematerialnych i prawnych - konto 020 z ewidencją syntetyczną.
48. Ewidencję środków trwałych prowadzić w podziale na grupy, podgrupy i rodzaje zgodnie z przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 roku w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT).
49. Dokonywać umorzenia wartości niematerialnych i prawnych w oparciu o obowiązujące przepisy.
50. Ustalić częstotliwość przeprowadzania inwentaryzacji środków trwałych przestrzegając postanowień wynikających z art. 26 ustawy o rachunkowości.
51. Przestrzegać terminu przeprowadzania spisu z natury określonego w art.26 ust.3 pkt 1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym - inwentaryzację można rozpocząć w ciągu IV kwartału (przed końcem roku obrotowego) i zakończyć do dnia 15 stycznia roku następnego.
52. Zapewnić dokonywanie inwentaryzacji środków trwałych w terminach zgodnych z unormowaniami wynikającymi z art.26 ustawy o rachunkowości. Przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych. Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy ujawnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji (art. 27 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości). Z uwagi na ujawnione w wyniku kontroli nieprawidłowości inwentaryzacja przeprowadzona na koniec 2005 roku powinna objąć, w szczególności, środki trwałe ewidencjonowane na kontach 011 i 013.
53. Spisu z natury dokonywać na arkuszach spisowych będących drukami ścisłego zarachowania, zaewidencjonowanych w księdze druków ścisłego zarachowania. Inwentaryzację przeprowadzać z zachowaniem wewnętrznych regulacji obowiązujących w jednostce w tym zakresie.
54. Zapewnić staranne wypełnianie pokwitowań za udzielone usługi przez lekarza weterynarii.
55. Obejmować inwentaryzacją roczną konto 310/L prowadzone do rozliczenia zakupionych leków dla Lecznicy Weterynaryjnej.
56. Ustalić ceny świadczonych usług przez Lecznicę Weterynaryjna zgodnie z wymogami wynikającymi z art.4 ustawy z dnia 20 grudnia 1996 roku o gospodarce komunalnej.

Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art.9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Wójta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że zgodnie z art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby.
Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.

Do wiadomości:

- Przewodniczący Rady Gminy w Inowłodzu,
- Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy w Inowłodzu,
- aa.


Wystąpienie pokontrolne podpisała dr Jadwiga Chwiałkowska – Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.

metryczka

Wytworzył Naczelnik WKGF Piotr Walczak
Data wytworzenia
Opublikował w BIP Sławomir Domagała
Data opublikowania
Ostatnio zaktualizował Martyna Kmita
Data ostatniej aktualizacji
Liczba wyświetleń 115