Gm. Drużbice- Kontrola kompleksowa przeprowadzona przez RIO w Łodzi, zakończona w 2005 roku
XMLTreść
Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi Gminie Drużbice po zakończeniu kontroli kompleksowej gospodarki finansowej i zamówień publicznych. Udostępniane na podstawie art.6 ust.1 pkt 4 lit "a" tiret drugi ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej.
Pan
SZCZEPAN CHRZĘST
Wójt Gminy Drużbice
WK–602/21/2005
Działając na podstawie art. 9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r. Dz. U nr 55, poz.577 z późn. zm.) informuję, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminie Drużbice. Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości i uchybienia wynikały, przede wszystkim, z nieznajomości przepisów, ich wadliwej interpretacji, niedostatecznego nadzoru ze strony kierownictwa oraz braku stosownych procedur wewnętrznej kontroli finansowej. Wykazane uchybienia i nieprawidłowości dotyczyły, w szczególności:W zakresie funkcjonowania kontroli wewnętrznej
W okresie 2003–2004 nie przeprowadzano kontroli w podległych jednostkach organizacyjnych w zakresie określonym przez art.127 ust.2 i 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r. Dz.U. nr 15, poz.148 z późn. zm.). Zgodnie z powołanymi przepisami organ wykonawczy jednostki samorządu terytorialnego winien kontrolować przestrzeganie przez podległe i nadzorowane przez siebie jednostki sektora finansów publicznych, realizacji procedur kontroli finansowej, o których mowa w art.35a ust.2 pkt 1 ustawy o finansach publicznych.
W zakresie ewidencji księgowej i sprawozdawczości
W sprawozdaniu Rb-PDP z wykonania podstawowych dochodów gminy za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2003 roku oraz za okres od początku roku do dnia 30 czerwca 2004 roku, a także w sprawozdaniu Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2003 roku oraz za okres od początku roku do dnia 30 czerwca 2004 roku, w kolumnie dotyczącej skutków udzielonych ulg, odroczeń, umorzeń, zwolnień za okres sprawozdawczy wykazano inne kwoty.
Za 2003 rok w sprawozdaniu Rb – PDP wykazano kwotę 39.282 zł, a w sprawozdaniu Rb – 27S – kwotę 58.777 zł. Za I półrocze 2004 roku w sprawozdaniu Rb – PDP wykazano kwotę 3.469 zł, a w sprawozdaniu Rb – 27S – kwotę 18.411 zł.
Powyższe było niezgodne z § 7 ust 3 instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 24, poz.279 z późn. zm.), zgodnie z którym kwoty dotyczące skutków finansowych obniżenia górnych stawek podatków oraz skutków udzielonych ulg, odroczeń, umorzeń, zwolnień - obliczonych za okres sprawozdawczy - wykazane w odpowiednich kolumnach sprawozdania RB-PDP powinny być zgodne z danymi w tym zakresie wykazanymi w sprawozdaniu Rb-27S z wykonania planu dochodów samorządowych jednostek budżetowych i jednostek samorządu terytorialnego.
Odpowiedzialność za stwierdzoną nieprawidłowość ponosi Skarbnik Gminy Pani Grażyna Niemczyk.
W zakresie dochodów z tytułu podatków lokalnych
1. Rozliczenie przez inkasentów IV raty łącznego zobowiązania pieniężnego za 2004 rok nastąpiło w dniu 18 listopada 2004 roku, a powinno nastąpić w dniu 16 listopada 2004 roku, gdyż zgodnie z art. 47 § 4a ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (tekst jednolity z 2005 r., Dz. U. nr 8, poz. 60) - terminem płatności dla inkasentów jest dzień następujący po ostatnim dniu, w którym zgodnie z przepisami prawa podatkowego wpłata podatku powinna nastąpić, chyba, że organ stanowiący właściwej jednostki samorządu terytorialnego wyznaczył termin późniejszy. W okresie 2003–2004 Rada Gminy Drużbice nie podjęła uchwały w ww. sprawie.
2. W dokumentacji dotyczącej wydania decyzji umorzeniowych o numerach: nr FN 3113/4/2004 z dnia 29 marca 2004 roku, nr FN 3113/13/2004 z dnia 23 czerwca 2004 roku, nr FN 3113/14/2004 z dnia 4 sierpnia 2004 roku, nr FN 3113/15/2004 z dnia 2 września 2004 roku, nr FN 3113/18/2004 z dnia 27 września 2004 roku, nr FN 3113/27/2004 z dnia 28 grudnia 2004 roku, nr Fn 3114-9/2004 z dnia 25 marca 2004 roku, nr Fn 3114-12/2004 z dnia 31 maja 2004 roku, nr Fn 3114-13/2004 z dnia 5 lipca 2004 roku, stwierdzono brak dokumentów potwierdzających opisywaną w decyzjach trudną sytuację finansową podatników. Organ podatkowy przed wydaniem decyzji nie przeprowadził postępowania wyjaśniającego w celu dokładnego ustalenia stanu faktycznego, co powinno poprzedzać wydanie rozstrzygnięcia, zgodnie z przepisami art. 122 i art.187 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa. Stosownie do art.122 ww. ustawy - w toku postępowania organy podatkowe podejmują wszelkie niezbędne działania w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz załatwienia sprawy. Zgodnie natomiast z art.187 § 1 ustawy - organ podatkowy jest obowiązany zebrać i w sposób wyczerpujący rozpatrzyć cały materiał dowodowy.
3. W odniesieniu do - objętych kontrolą - zaległości podatkowych na dzień 31 grudnia 2004 roku (nr karty kontowej 50008, nr karty kontowej 140022, nr karty kontowej 290015) stwierdzono, że kontrolowana jednostka nie wysyłała upomnień po każdej racie podatku, co naruszało § 3 ust.1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137, poz.1541 z późn. zm.), zgodnie z którym - jeżeli należność nie zostanie zapłacona w terminie określonym w decyzji lub wynikającym z przepisu prawa, wierzyciel, wysyła do zobowiązanego upomnienie, z zagrożeniem wszczęcia egzekucji po upływie siedmiu dni od dnia doręczenia upomnienia.
Organ podatkowy naruszył także § 5 ust.1 ww. rozporządzenia, który zobowiązuje wierzyciela po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu do wystawienia tytułu wykonawczego i przekazania go właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego, czego organ podatkowy nie uczynił w stosunku do zaległości podatkowych ww. podatników za 2004 rok.
Odpowiedzialność za powyższe ponosi Wójt Gminy - pełniący funkcję samorządowego organu podatkowego oraz inspektor w Urzędzie Gminy w Drużbicach Pani K. Grudzińska - zgodnie z zakresem obowiązków.
W zakresie prawidłowości przeprowadzenia inwentaryzacji
1. W arkuszach spisowych dotyczących inwentaryzacji za 2003 rok nie wypełniono rubryki dotyczącej symbolu oznaczenia spisywanego przedmiotu, w związku z nie oznakowaniem składników majątkowych jednostki (dotyczy następujących pozycji w arkuszach spisu z natury: pozycje od nr 1 do nr 35, od nr 43 do nr 61, od nr 63 do nr 112 oraz od nr 116 do nr 186). Nie oznakowanie numerami inwentarzowymi środków trwałych w używaniu uniemożliwiało bądź istotnie utrudniało ich identyfikację i powiązanie z przedmiotami majątkowymi ujętymi w zapisach ewidencji księgowej.
2. Przed rozpoczęciem spisu z natury osoba odpowiedzialna materialnie za stan składników majątkowych nie złożyła pisemnego oświadczenia stwierdzającego, że wszystkie dowody przychodu i rozchodu inwentaryzowanych składników zostały ujęte w ewidencji oraz przekazane do księgowości, co było wymagane przez § 4 instrukcji w sprawie przeprowadzania inwentaryzacji, stanowiącej załącznik nr 3 do zarządzenia nr 3/95 Wójta Gminy Drużbice z dnia 31 września 1995 roku.
Za powyższe odpowiedzialność ponosi Skarbnik Gminy Pani Grażyna Niemczyk.
W zakresie dochodów z tytułu sprzedaży nieruchomości
W zakresie sprzedaży działki nr 79/2 położonej w miejscowości Rożniatowice, w drodze przetargu pisemnego nieograniczonego, w 2003 roku, stwierdzono następujące nieprawidłowości:
1. Organizator przetargu organizując przetarg pisemny nieograniczony nie określił innych kryteriów obok ceny wpływających na wybór najkorzystniejszej oferty. Powyższe stanowiło naruszenie art.40 ust.2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2004 r., Dz. U. nr 261, poz.2603 z późn. zm.) w zw. z § 22 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 roku w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy (Dz. U. nr 9, poz.30 z późn. zm. - obecnie nie obowiązujące). Zgodnie z dyspozycją normy zawartej w art.40 ust.2 ww. wyżej ustawy przetarg ustny ma na celu uzyskanie najwyższej ceny. Przetarg pisemny ma na celu wybór najkorzystniejszej oferty.
2. Organizator przetargu sporządzając wykaz nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży nie podał informacji o wywieszeniu tego wykazu do publicznej wiadomości przez ogłoszenie w prasie lokalnej oraz w inny zwyczajowo przyjęty sposób w danej miejscowości. Powyższe stanowiło naruszenie art.35 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Zgodnie z powołanym unormowaniem - właściwy organ sporządza i podaje do publicznej wiadomości wykaz nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, do oddania w użytkowanie wieczyste, użytkowanie, najem lub dzierżawę. Wykaz ten wywiesza się na okres 21 dni w siedzibie właściwego urzędu, a ponadto informacje o wywieszeniu tego wykazu podaje się do publicznej wiadomości przez ogłoszenie w prasie lokalnej oraz w inny sposób zwyczajowo przyjęty w danej miejscowości.
3. W ofercie złożonej przez jednego z oferentów brak było oświadczenia, że oferent zapoznał się z warunkami przetargu i przyjmuje te warunki bez zastrzeżeń. Komisja przetargowa nie odmówiła zakwalifikowania tej oferty do dalszej części przetargu, co stanowiło naruszenie § 20 pkt 3 ww. rozporządzenia Rady Ministrów. Zgodnie z cytowanym wyżej przepisem - komisja przetargowa powinna odmówić zakwalifikowania ofert do części niejawnej przetargu, jeżeli nie zawierały danych wymienionych w § 17 ust.3 lub dane te były niekompletne. W § 17 ust.3 rozporządzenia wskazano, miedzy innymi, że oferta powinna zawierać oświadczenie, iż oferent zapoznał się z warunkami przetargu i przyjmuje te warunki bez zastrzeżeń.
4. Przetarg pisemny nieograniczony na sprzedaż przedmiotowej nieruchomości nie składał się z części jawnej i niejawnej, co było wymagane przez § 19 ust.1 ww. rozporządzenia Rady Ministrów.
W zakresie dochodów z tytułu najmu i dzierżawy
W zakresie dzierżawy działki nr 76/5 położonej w miejscowości Brzezie stwierdzono nieprawidłowość polegającą na braku sporządzenia przez organ wykonawczy wykazu nieruchomości przeznaczonej do oddania w dzierżawę, co było wymagane przez art.35 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
Odpowiedzialność za powyższe ponosi Wójt Gminy oraz Kierownik Referatu Gospodarki Nieruchomościami Pani Władysława Lewińska.
W zakresie prawidłowości dokonywania odpisów na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych
W wyniku kontroli stwierdzono, że w 2003 roku do dnia 31 maja nie została przekazana kwota stanowiąca, co najmniej 75% równowartości odpisu dokonanego na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Powyższe stanowiło naruszenie art.6 ust.2 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity z 1996 r. Dz. U. nr 70, poz.335 z późn. zm.). Zgodnie z ww. przepisem - równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy funduszu w terminie do dnia 30 września tego roku, z tym że w terminie do dnia 31 maja tego roku przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisu. Naruszenie terminów przekazywania środków na rachunek funduszu stwierdzono także w 2004 roku.
Informując o powyższym proszę Pana Wójta o podjęcie działań mających na celu wyeliminowanie stwierdzonych nieprawidłowości oraz zapobieżenie ich występowaniu w przyszłości. W związku z tym Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Zapewnić przeprowadzanie kontroli w podległych jednostkach organizacyjnych w zakresie wyznaczonym przez art.127 ust.2 i 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych.
2. Sporządzać sprawozdania budżetowe zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej. Przestrzegać § 7 ust.3 instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 2 do ww. rozporządzenia Ministra Finansów, zgodnie z którym kwoty dotyczące skutków finansowych obniżenia górnych stawek podatków oraz skutków udzielonych ulg, odroczeń, umorzeń, zwolnień - obliczonych za okres sprawozdawczy - wykazane w odpowiednich kolumnach sprawozdania RB-PDP powinny być zgodne z danymi w tym zakresie wykazanymi w sprawozdaniu Rb-27S z wykonania planu dochodów samorządowych jednostek budżetowych i jednostek samorządu terytorialnego. Dokonać stosownych korekt w sprawozdaniach budżetowych i przekazać je do RIO w Łodzi.
3. Zapewnić terminowe rozliczanie inkasentów podatków lokalnych. Od wpłat należności po terminie zapłaty egzekwować odsetki za zwłokę.
4. Przed wydaniem decyzji w sprawie umorzenia zaległości podatkowych przeprowadzać postępowanie wyjaśniające w celu ustalenia faktycznej sytuacji finansowej, osobistej podatnika, stwierdzając czy występują przesłanki do zastosowania ulgi w zapłacie podatku, zgodnie z art. 122 i art.187 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa.
5. Zapewnić trwałe ocechowanie wszystkich rzeczowych składników majątkowych jednostki. Stosowne dane identyfikujące określony składnik majątkowy ująć w ewidencji analitycznej prowadzonej w postaci ksiąg inwentarzowych - co zapewni możliwość kontroli stanu posiadanego majątku oraz rzetelne przeprowadzenie inwentaryzacji tego majątku.
6. Przestrzegać unormowań wewnętrznych w zakresie przeprowadzania inwentaryzacji.
7. Organizując przetarg pisemny nieograniczony określać inne kryteria obok ceny wpływające na wybór najkorzystniejszej oferty, zgodnie z art.40 ust.2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami. Przestrzegać przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 roku w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. nr 207, poz.2108) określających procedurę przetargu pisemnego.
8. Sporządzając wykaz nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, podawać informację o wywieszeniu tego wykazu do publicznej wiadomości przez ogłoszenie w prasie lokalnej oraz w inny zwyczajowo przyjęty sposób w danej miejscowości, zgodnie z art.35 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
9. W przypadku wydzierżawiania działek sporządzać wykaz nieruchomości przeznaczonych do oddania w dzierżawę, zgodnie z art.35 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
10. Odpisów na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych dokonywać w terminie do dnia 30 września danego roku, z tym, że do dnia 31 maja tego roku przekazywać kwotę stanowiącą, co najmniej 75% równowartości odpisów, zgodnie z art.6 ust.2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Wójta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że stosownie do art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
- Przewodniczący Rady Gminy Drużbice
- Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy Drużbice
- aa
Wystąpienie pokontrolne podpisała dr Jadwiga Chwiałkowska - Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.
Łódź, dnia 11 kwietnia 2005 roku
Pan
SZCZEPAN CHRZĘST
Wójt Gminy Drużbice
WK–602/21/2005
Działając na podstawie art. 9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r. Dz. U nr 55, poz.577 z późn. zm.) informuję, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminie Drużbice. Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości i uchybienia wynikały, przede wszystkim, z nieznajomości przepisów, ich wadliwej interpretacji, niedostatecznego nadzoru ze strony kierownictwa oraz braku stosownych procedur wewnętrznej kontroli finansowej. Wykazane uchybienia i nieprawidłowości dotyczyły, w szczególności:W zakresie funkcjonowania kontroli wewnętrznej
W okresie 2003–2004 nie przeprowadzano kontroli w podległych jednostkach organizacyjnych w zakresie określonym przez art.127 ust.2 i 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r. Dz.U. nr 15, poz.148 z późn. zm.). Zgodnie z powołanymi przepisami organ wykonawczy jednostki samorządu terytorialnego winien kontrolować przestrzeganie przez podległe i nadzorowane przez siebie jednostki sektora finansów publicznych, realizacji procedur kontroli finansowej, o których mowa w art.35a ust.2 pkt 1 ustawy o finansach publicznych.
W zakresie ewidencji księgowej i sprawozdawczości
W sprawozdaniu Rb-PDP z wykonania podstawowych dochodów gminy za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2003 roku oraz za okres od początku roku do dnia 30 czerwca 2004 roku, a także w sprawozdaniu Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2003 roku oraz za okres od początku roku do dnia 30 czerwca 2004 roku, w kolumnie dotyczącej skutków udzielonych ulg, odroczeń, umorzeń, zwolnień za okres sprawozdawczy wykazano inne kwoty.
Za 2003 rok w sprawozdaniu Rb – PDP wykazano kwotę 39.282 zł, a w sprawozdaniu Rb – 27S – kwotę 58.777 zł. Za I półrocze 2004 roku w sprawozdaniu Rb – PDP wykazano kwotę 3.469 zł, a w sprawozdaniu Rb – 27S – kwotę 18.411 zł.
Powyższe było niezgodne z § 7 ust 3 instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 24, poz.279 z późn. zm.), zgodnie z którym kwoty dotyczące skutków finansowych obniżenia górnych stawek podatków oraz skutków udzielonych ulg, odroczeń, umorzeń, zwolnień - obliczonych za okres sprawozdawczy - wykazane w odpowiednich kolumnach sprawozdania RB-PDP powinny być zgodne z danymi w tym zakresie wykazanymi w sprawozdaniu Rb-27S z wykonania planu dochodów samorządowych jednostek budżetowych i jednostek samorządu terytorialnego.
Odpowiedzialność za stwierdzoną nieprawidłowość ponosi Skarbnik Gminy Pani Grażyna Niemczyk.
W zakresie dochodów z tytułu podatków lokalnych
1. Rozliczenie przez inkasentów IV raty łącznego zobowiązania pieniężnego za 2004 rok nastąpiło w dniu 18 listopada 2004 roku, a powinno nastąpić w dniu 16 listopada 2004 roku, gdyż zgodnie z art. 47 § 4a ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (tekst jednolity z 2005 r., Dz. U. nr 8, poz. 60) - terminem płatności dla inkasentów jest dzień następujący po ostatnim dniu, w którym zgodnie z przepisami prawa podatkowego wpłata podatku powinna nastąpić, chyba, że organ stanowiący właściwej jednostki samorządu terytorialnego wyznaczył termin późniejszy. W okresie 2003–2004 Rada Gminy Drużbice nie podjęła uchwały w ww. sprawie.
2. W dokumentacji dotyczącej wydania decyzji umorzeniowych o numerach: nr FN 3113/4/2004 z dnia 29 marca 2004 roku, nr FN 3113/13/2004 z dnia 23 czerwca 2004 roku, nr FN 3113/14/2004 z dnia 4 sierpnia 2004 roku, nr FN 3113/15/2004 z dnia 2 września 2004 roku, nr FN 3113/18/2004 z dnia 27 września 2004 roku, nr FN 3113/27/2004 z dnia 28 grudnia 2004 roku, nr Fn 3114-9/2004 z dnia 25 marca 2004 roku, nr Fn 3114-12/2004 z dnia 31 maja 2004 roku, nr Fn 3114-13/2004 z dnia 5 lipca 2004 roku, stwierdzono brak dokumentów potwierdzających opisywaną w decyzjach trudną sytuację finansową podatników. Organ podatkowy przed wydaniem decyzji nie przeprowadził postępowania wyjaśniającego w celu dokładnego ustalenia stanu faktycznego, co powinno poprzedzać wydanie rozstrzygnięcia, zgodnie z przepisami art. 122 i art.187 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa. Stosownie do art.122 ww. ustawy - w toku postępowania organy podatkowe podejmują wszelkie niezbędne działania w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz załatwienia sprawy. Zgodnie natomiast z art.187 § 1 ustawy - organ podatkowy jest obowiązany zebrać i w sposób wyczerpujący rozpatrzyć cały materiał dowodowy.
3. W odniesieniu do - objętych kontrolą - zaległości podatkowych na dzień 31 grudnia 2004 roku (nr karty kontowej 50008, nr karty kontowej 140022, nr karty kontowej 290015) stwierdzono, że kontrolowana jednostka nie wysyłała upomnień po każdej racie podatku, co naruszało § 3 ust.1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137, poz.1541 z późn. zm.), zgodnie z którym - jeżeli należność nie zostanie zapłacona w terminie określonym w decyzji lub wynikającym z przepisu prawa, wierzyciel, wysyła do zobowiązanego upomnienie, z zagrożeniem wszczęcia egzekucji po upływie siedmiu dni od dnia doręczenia upomnienia.
Organ podatkowy naruszył także § 5 ust.1 ww. rozporządzenia, który zobowiązuje wierzyciela po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu do wystawienia tytułu wykonawczego i przekazania go właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego, czego organ podatkowy nie uczynił w stosunku do zaległości podatkowych ww. podatników za 2004 rok.
Odpowiedzialność za powyższe ponosi Wójt Gminy - pełniący funkcję samorządowego organu podatkowego oraz inspektor w Urzędzie Gminy w Drużbicach Pani K. Grudzińska - zgodnie z zakresem obowiązków.
W zakresie prawidłowości przeprowadzenia inwentaryzacji
1. W arkuszach spisowych dotyczących inwentaryzacji za 2003 rok nie wypełniono rubryki dotyczącej symbolu oznaczenia spisywanego przedmiotu, w związku z nie oznakowaniem składników majątkowych jednostki (dotyczy następujących pozycji w arkuszach spisu z natury: pozycje od nr 1 do nr 35, od nr 43 do nr 61, od nr 63 do nr 112 oraz od nr 116 do nr 186). Nie oznakowanie numerami inwentarzowymi środków trwałych w używaniu uniemożliwiało bądź istotnie utrudniało ich identyfikację i powiązanie z przedmiotami majątkowymi ujętymi w zapisach ewidencji księgowej.
2. Przed rozpoczęciem spisu z natury osoba odpowiedzialna materialnie za stan składników majątkowych nie złożyła pisemnego oświadczenia stwierdzającego, że wszystkie dowody przychodu i rozchodu inwentaryzowanych składników zostały ujęte w ewidencji oraz przekazane do księgowości, co było wymagane przez § 4 instrukcji w sprawie przeprowadzania inwentaryzacji, stanowiącej załącznik nr 3 do zarządzenia nr 3/95 Wójta Gminy Drużbice z dnia 31 września 1995 roku.
Za powyższe odpowiedzialność ponosi Skarbnik Gminy Pani Grażyna Niemczyk.
W zakresie dochodów z tytułu sprzedaży nieruchomości
W zakresie sprzedaży działki nr 79/2 położonej w miejscowości Rożniatowice, w drodze przetargu pisemnego nieograniczonego, w 2003 roku, stwierdzono następujące nieprawidłowości:
1. Organizator przetargu organizując przetarg pisemny nieograniczony nie określił innych kryteriów obok ceny wpływających na wybór najkorzystniejszej oferty. Powyższe stanowiło naruszenie art.40 ust.2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2004 r., Dz. U. nr 261, poz.2603 z późn. zm.) w zw. z § 22 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 roku w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy (Dz. U. nr 9, poz.30 z późn. zm. - obecnie nie obowiązujące). Zgodnie z dyspozycją normy zawartej w art.40 ust.2 ww. wyżej ustawy przetarg ustny ma na celu uzyskanie najwyższej ceny. Przetarg pisemny ma na celu wybór najkorzystniejszej oferty.
2. Organizator przetargu sporządzając wykaz nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży nie podał informacji o wywieszeniu tego wykazu do publicznej wiadomości przez ogłoszenie w prasie lokalnej oraz w inny zwyczajowo przyjęty sposób w danej miejscowości. Powyższe stanowiło naruszenie art.35 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Zgodnie z powołanym unormowaniem - właściwy organ sporządza i podaje do publicznej wiadomości wykaz nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, do oddania w użytkowanie wieczyste, użytkowanie, najem lub dzierżawę. Wykaz ten wywiesza się na okres 21 dni w siedzibie właściwego urzędu, a ponadto informacje o wywieszeniu tego wykazu podaje się do publicznej wiadomości przez ogłoszenie w prasie lokalnej oraz w inny sposób zwyczajowo przyjęty w danej miejscowości.
3. W ofercie złożonej przez jednego z oferentów brak było oświadczenia, że oferent zapoznał się z warunkami przetargu i przyjmuje te warunki bez zastrzeżeń. Komisja przetargowa nie odmówiła zakwalifikowania tej oferty do dalszej części przetargu, co stanowiło naruszenie § 20 pkt 3 ww. rozporządzenia Rady Ministrów. Zgodnie z cytowanym wyżej przepisem - komisja przetargowa powinna odmówić zakwalifikowania ofert do części niejawnej przetargu, jeżeli nie zawierały danych wymienionych w § 17 ust.3 lub dane te były niekompletne. W § 17 ust.3 rozporządzenia wskazano, miedzy innymi, że oferta powinna zawierać oświadczenie, iż oferent zapoznał się z warunkami przetargu i przyjmuje te warunki bez zastrzeżeń.
4. Przetarg pisemny nieograniczony na sprzedaż przedmiotowej nieruchomości nie składał się z części jawnej i niejawnej, co było wymagane przez § 19 ust.1 ww. rozporządzenia Rady Ministrów.
W zakresie dochodów z tytułu najmu i dzierżawy
W zakresie dzierżawy działki nr 76/5 położonej w miejscowości Brzezie stwierdzono nieprawidłowość polegającą na braku sporządzenia przez organ wykonawczy wykazu nieruchomości przeznaczonej do oddania w dzierżawę, co było wymagane przez art.35 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
Odpowiedzialność za powyższe ponosi Wójt Gminy oraz Kierownik Referatu Gospodarki Nieruchomościami Pani Władysława Lewińska.
W zakresie prawidłowości dokonywania odpisów na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych
W wyniku kontroli stwierdzono, że w 2003 roku do dnia 31 maja nie została przekazana kwota stanowiąca, co najmniej 75% równowartości odpisu dokonanego na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Powyższe stanowiło naruszenie art.6 ust.2 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity z 1996 r. Dz. U. nr 70, poz.335 z późn. zm.). Zgodnie z ww. przepisem - równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy funduszu w terminie do dnia 30 września tego roku, z tym że w terminie do dnia 31 maja tego roku przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisu. Naruszenie terminów przekazywania środków na rachunek funduszu stwierdzono także w 2004 roku.
Informując o powyższym proszę Pana Wójta o podjęcie działań mających na celu wyeliminowanie stwierdzonych nieprawidłowości oraz zapobieżenie ich występowaniu w przyszłości. W związku z tym Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Zapewnić przeprowadzanie kontroli w podległych jednostkach organizacyjnych w zakresie wyznaczonym przez art.127 ust.2 i 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych.
2. Sporządzać sprawozdania budżetowe zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej. Przestrzegać § 7 ust.3 instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 2 do ww. rozporządzenia Ministra Finansów, zgodnie z którym kwoty dotyczące skutków finansowych obniżenia górnych stawek podatków oraz skutków udzielonych ulg, odroczeń, umorzeń, zwolnień - obliczonych za okres sprawozdawczy - wykazane w odpowiednich kolumnach sprawozdania RB-PDP powinny być zgodne z danymi w tym zakresie wykazanymi w sprawozdaniu Rb-27S z wykonania planu dochodów samorządowych jednostek budżetowych i jednostek samorządu terytorialnego. Dokonać stosownych korekt w sprawozdaniach budżetowych i przekazać je do RIO w Łodzi.
3. Zapewnić terminowe rozliczanie inkasentów podatków lokalnych. Od wpłat należności po terminie zapłaty egzekwować odsetki za zwłokę.
4. Przed wydaniem decyzji w sprawie umorzenia zaległości podatkowych przeprowadzać postępowanie wyjaśniające w celu ustalenia faktycznej sytuacji finansowej, osobistej podatnika, stwierdzając czy występują przesłanki do zastosowania ulgi w zapłacie podatku, zgodnie z art. 122 i art.187 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa.
5. Zapewnić trwałe ocechowanie wszystkich rzeczowych składników majątkowych jednostki. Stosowne dane identyfikujące określony składnik majątkowy ująć w ewidencji analitycznej prowadzonej w postaci ksiąg inwentarzowych - co zapewni możliwość kontroli stanu posiadanego majątku oraz rzetelne przeprowadzenie inwentaryzacji tego majątku.
6. Przestrzegać unormowań wewnętrznych w zakresie przeprowadzania inwentaryzacji.
7. Organizując przetarg pisemny nieograniczony określać inne kryteria obok ceny wpływające na wybór najkorzystniejszej oferty, zgodnie z art.40 ust.2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami. Przestrzegać przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 roku w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. nr 207, poz.2108) określających procedurę przetargu pisemnego.
8. Sporządzając wykaz nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, podawać informację o wywieszeniu tego wykazu do publicznej wiadomości przez ogłoszenie w prasie lokalnej oraz w inny zwyczajowo przyjęty sposób w danej miejscowości, zgodnie z art.35 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
9. W przypadku wydzierżawiania działek sporządzać wykaz nieruchomości przeznaczonych do oddania w dzierżawę, zgodnie z art.35 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
10. Odpisów na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych dokonywać w terminie do dnia 30 września danego roku, z tym, że do dnia 31 maja tego roku przekazywać kwotę stanowiącą, co najmniej 75% równowartości odpisów, zgodnie z art.6 ust.2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Wójta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że stosownie do art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
- Przewodniczący Rady Gminy Drużbice
- Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy Drużbice
- aa
Wystąpienie pokontrolne podpisała dr Jadwiga Chwiałkowska - Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.