Gm. Sędziejowice - Kontrola kompleksowa przeprowadzona przez RIO w Łodzi, zakończona w 2005 roku
XMLTreść
Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi do Gminy Sędziejowice po zakończeniu kompleksowej kontroli w zakresie gospodarki finansowej i zamówień publicznych. Udostępniane na podstawie art.6 ust.1 pkt 4 lit "a" tiret drugi ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej.
Pan
ZDZISŁAW BŁOŃSKI
Wójt Gminy Sędziejowice
WK – 602/15/2005
Działając na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r. Dz.U nr 55, poz.577 z późn. zm.) informuję, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminie Sędziejowice. Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości i uchybienia wynikały, przede wszystkim, z nieznajomości przepisów, ich wadliwej interpretacji, niedostatecznego nadzoru ze strony kierownictwa oraz braku stosownych procedur wewnętrznej kontroli finansowej. Wykazane uchybienia i nieprawidłowości dotyczyły, w szczególności:1. W dokumentacji dotyczącej decyzji o numerze FB 3025/20/1/2003 z dnia 5 lutego 2003 roku w sprawie umorzenia zaległości w podatku od środków transportowych stwierdzono brak dokumentów potwierdzających opisywaną w decyzji trudną sytuację finansową podatnika. Organ podatkowy przed wydaniem decyzji nie przeprowadził postępowania wyjaśniającego w celu dokładnego ustalenia stanu faktycznego, co powinno poprzedzać wydanie rozstrzygnięcia, zgodnie z przepisami art. 122 i art.187 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (Dz.U nr 137, poz.926 z późn. zm.). Stosownie do art.122 ww. ustawy - w toku postępowania organy podatkowe podejmują wszelkie niezbędne działania w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz załatwienia sprawy. Zgodnie, natomiast, z art.187 § 1 ustawy - organ podatkowy jest obowiązany zebrać i w sposób wyczerpujący rozpatrzyć cały materiał dowodowy.
2. Informacja o wywieszeniu wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży (działka nr 219/3, o powierzchni 0,47 ha, położona w miejscowości Pruszków) nie była podana do wiadomości publicznej przez ogłoszenie w prasie lokalnej, co było wymagane przez art.35 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2004 r. Dz.U. nr 261, poz.2603 z późn. zm.).
3. Brak było zawiadomienia sporządzonego przez organizatora przetargu dla osoby ustalonej jako nabywca nieruchomości (działka nr 219/3) o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży, co naruszało art.41 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Zgodnie z powołanym przepisem - organizator przetargu jest obowiązany zawiadomić osobę ustaloną jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży lub oddania w użytkowanie wieczyste nieruchomości, najpóźniej w ciągu 21 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu. Wyznaczony termin nie może być krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia.
4. Wnioski o zajęcie pasa drogowego nie były składane zgodnie z terminem wskazanym w § 2 ust.1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 24 stycznia 1986 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o drogach publicznych (Dz.U. nr 6, poz.33 z późn.zm. - obecnie nie obowiązujące), tzn. co najmniej z trzymiesięcznym wyprzedzeniem.
5. W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego, w 2002 roku, na wykonanie modernizacji drogi gminnej Sędziejowice-Kamostek etap I, stwierdzono, że zamawiający w specyfikacji istotnych warunków zamówienia nie żądał dokumentów potwierdzających, że osoby, które będą wykonywać zamówienie posiadają wymagane prawem uprawnienia, co naruszało art.22 ust.4 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r. Dz.U. nr 72, poz.664 z późn.zm. - obecnie nie obowiązująca) oraz § 1 ust 1 pkt 4 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 24 czerwca 2002 roku w sprawie dokumentów, jakich zamawiający może żądać od dostawcy lub wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków uprawniających do udziału w postępowaniu o zamówienie publiczne (Dz.U nr 91, poz. 817). Zgodnie z art.12 ust.2 ustawy z dnia 7 lipca 1994 roku Prawo budowlane (tekst jednolity z 2003 r. Dz.U nr 207, poz.2016 z późn.zm.) - samodzielne funkcje techniczne w budownictwie mogły wykonywać wyłącznie osoby posiadające odpowiednie wykształcenie techniczne i praktykę zawodową, dostosowane do rodzaju, stopnia skomplikowania działalności i innych wymagań związanych z wykonywaną funkcją, stwierdzone decyzją (tzw. uprawnienia budowlane), wydaną przez organ samorządu zawodowego. Podstawę do wykonywania samodzielnych funkcji technicznych w budownictwie, zgodnie z art. 12 ust 7 ustawy Prawo budowlane - stanowił wpis do centralnego rejestru oraz - zgodnie z odrębnymi przepisami - wpis na listę członków właściwej izby samorządu zawodowego. Kontrolując stwierdziła, ponadto, że w specyfikacji brak było także opisu kryteriów dokonywania oceny spełniania warunków wymaganych od wykonawców, co naruszało art. 35 ust.1 pkt 2 ustawy o zamówieniach publicznych.
6. W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego na budowę sieci wodociągowej z przyłączami w miejscowości Kobuzy, Grabica–Wola Wężykowa, Żagliny, w 2002 roku, stwierdzono, że zamawiający w specyfikacji istotnych warunków zamówienia nie żądał dokumentów potwierdzających, że osoby, które będą wykonywać zamówienie posiadają wymagane prawem uprawnienia, co naruszało art.22 ust.4 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych oraz § 1 ust 1 pkt 4 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 24 czerwca 2002 roku w sprawie dokumentów, jakich zamawiający może żądać od dostawcy lub wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków uprawniających do udziału w postępowaniu o zamówienie publiczne. W specyfikacji brak było także opisu kryteriów dokonywania oceny spełniania warunków wymaganych od wykonawców, co naruszało art.35 ust.1 pkt 2 ustawy o zamówieniach publicznych.
7. W odniesieniu do postępowania na dostawę węgla i koksu na potrzeby Urzędu Gminy i jednostek podległych w sezonie 2003-2004 stwierdzono, że oferenci biorący udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego przedstawili nieaktualne zaświadczenia z KRS i ewidencji działalności gospodarczej, co powinno skutkować ich wykluczeniem na podstawie art.19 ust.1 pkt 8 ustawy o zamówieniach publicznych. Zgodnie z § 1 ust.1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 24 czerwca 2002 w sprawie dokumentów, jakich zamawiający może żądać od dostawcy lub wykonawcy w celu potwierdzenia spełnienia warunków, uprawniających do udziału w postępowaniu o zamówienie publiczne - aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, powinno być wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. W przedłożonej kontrolującej dokumentacji brak było ogłoszenia o wynikach postępowania, o którym mowa w art.50 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych. Przedmiotowe ogłoszenie powinno być zamieszczone w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie zamawiającego.
Informując o powyższym proszę Pana Wójta o podjęcie działań mających na celu wyeliminowanie stwierdzonych nieprawidłowości oraz zapobieżenie ich występowaniu w przyszłości. W związku z tym Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Przed wydaniem decyzji w sprawie umorzenia zaległości podatkowych przeprowadzać postępowanie wyjaśniające w celu ustalenia faktycznej sytuacji finansowej podatnika, stwierdzając czy występują przesłanki do zastosowania ulgi w zapłacie podatku, zgodnie z art. 122 i art.187 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa.
2. Informację o wywieszeniu w siedzibie jednostki wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży podawać do publicznej wiadomości poprzez ogłoszenie w prasie lokalnej, zgodnie z art.35 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
3. Przestrzegać art.41 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami, zgodnie z którym organizator przetargu jest obowiązany zawiadomić osobę ustaloną jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży lub oddania w użytkowanie wieczyste nieruchomości, najpóźniej w ciągu 21 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu. Wyznaczony termin nie może być krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia.
4. Udzielając zamówień publicznych przestrzegać ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz.U. nr 19 poz.177 z późn.zm.), a w szczególności:
- art. 26 ust.4 ustawy – określającego w jakich postępowaniach zamawiający żąda od wykonawców dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu,
- art. 24 ustawy – wskazującego przesłanki wykluczenia wykonawcy z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
- art. 36 ustawy - określającego treść specyfikacji istotnych warunków zamówienia.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art.9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Wójta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że stosownie do art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
- Przewodniczący Rady Gminy w Sędziejowicach
- Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy w Sędziejowicach
- aa
Wystąpienie pokontrolne podpisała dr Jadwiga Chwiałkowska – Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.
Łódź, dnia 21 lutego 2005 roku
Pan
ZDZISŁAW BŁOŃSKI
Wójt Gminy Sędziejowice
WK – 602/15/2005
Działając na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r. Dz.U nr 55, poz.577 z późn. zm.) informuję, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminie Sędziejowice. Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości i uchybienia wynikały, przede wszystkim, z nieznajomości przepisów, ich wadliwej interpretacji, niedostatecznego nadzoru ze strony kierownictwa oraz braku stosownych procedur wewnętrznej kontroli finansowej. Wykazane uchybienia i nieprawidłowości dotyczyły, w szczególności:1. W dokumentacji dotyczącej decyzji o numerze FB 3025/20/1/2003 z dnia 5 lutego 2003 roku w sprawie umorzenia zaległości w podatku od środków transportowych stwierdzono brak dokumentów potwierdzających opisywaną w decyzji trudną sytuację finansową podatnika. Organ podatkowy przed wydaniem decyzji nie przeprowadził postępowania wyjaśniającego w celu dokładnego ustalenia stanu faktycznego, co powinno poprzedzać wydanie rozstrzygnięcia, zgodnie z przepisami art. 122 i art.187 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (Dz.U nr 137, poz.926 z późn. zm.). Stosownie do art.122 ww. ustawy - w toku postępowania organy podatkowe podejmują wszelkie niezbędne działania w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz załatwienia sprawy. Zgodnie, natomiast, z art.187 § 1 ustawy - organ podatkowy jest obowiązany zebrać i w sposób wyczerpujący rozpatrzyć cały materiał dowodowy.
2. Informacja o wywieszeniu wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży (działka nr 219/3, o powierzchni 0,47 ha, położona w miejscowości Pruszków) nie była podana do wiadomości publicznej przez ogłoszenie w prasie lokalnej, co było wymagane przez art.35 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2004 r. Dz.U. nr 261, poz.2603 z późn. zm.).
3. Brak było zawiadomienia sporządzonego przez organizatora przetargu dla osoby ustalonej jako nabywca nieruchomości (działka nr 219/3) o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży, co naruszało art.41 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Zgodnie z powołanym przepisem - organizator przetargu jest obowiązany zawiadomić osobę ustaloną jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży lub oddania w użytkowanie wieczyste nieruchomości, najpóźniej w ciągu 21 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu. Wyznaczony termin nie może być krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia.
4. Wnioski o zajęcie pasa drogowego nie były składane zgodnie z terminem wskazanym w § 2 ust.1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 24 stycznia 1986 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o drogach publicznych (Dz.U. nr 6, poz.33 z późn.zm. - obecnie nie obowiązujące), tzn. co najmniej z trzymiesięcznym wyprzedzeniem.
5. W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego, w 2002 roku, na wykonanie modernizacji drogi gminnej Sędziejowice-Kamostek etap I, stwierdzono, że zamawiający w specyfikacji istotnych warunków zamówienia nie żądał dokumentów potwierdzających, że osoby, które będą wykonywać zamówienie posiadają wymagane prawem uprawnienia, co naruszało art.22 ust.4 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r. Dz.U. nr 72, poz.664 z późn.zm. - obecnie nie obowiązująca) oraz § 1 ust 1 pkt 4 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 24 czerwca 2002 roku w sprawie dokumentów, jakich zamawiający może żądać od dostawcy lub wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków uprawniających do udziału w postępowaniu o zamówienie publiczne (Dz.U nr 91, poz. 817). Zgodnie z art.12 ust.2 ustawy z dnia 7 lipca 1994 roku Prawo budowlane (tekst jednolity z 2003 r. Dz.U nr 207, poz.2016 z późn.zm.) - samodzielne funkcje techniczne w budownictwie mogły wykonywać wyłącznie osoby posiadające odpowiednie wykształcenie techniczne i praktykę zawodową, dostosowane do rodzaju, stopnia skomplikowania działalności i innych wymagań związanych z wykonywaną funkcją, stwierdzone decyzją (tzw. uprawnienia budowlane), wydaną przez organ samorządu zawodowego. Podstawę do wykonywania samodzielnych funkcji technicznych w budownictwie, zgodnie z art. 12 ust 7 ustawy Prawo budowlane - stanowił wpis do centralnego rejestru oraz - zgodnie z odrębnymi przepisami - wpis na listę członków właściwej izby samorządu zawodowego. Kontrolując stwierdziła, ponadto, że w specyfikacji brak było także opisu kryteriów dokonywania oceny spełniania warunków wymaganych od wykonawców, co naruszało art. 35 ust.1 pkt 2 ustawy o zamówieniach publicznych.
6. W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego na budowę sieci wodociągowej z przyłączami w miejscowości Kobuzy, Grabica–Wola Wężykowa, Żagliny, w 2002 roku, stwierdzono, że zamawiający w specyfikacji istotnych warunków zamówienia nie żądał dokumentów potwierdzających, że osoby, które będą wykonywać zamówienie posiadają wymagane prawem uprawnienia, co naruszało art.22 ust.4 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych oraz § 1 ust 1 pkt 4 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 24 czerwca 2002 roku w sprawie dokumentów, jakich zamawiający może żądać od dostawcy lub wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków uprawniających do udziału w postępowaniu o zamówienie publiczne. W specyfikacji brak było także opisu kryteriów dokonywania oceny spełniania warunków wymaganych od wykonawców, co naruszało art.35 ust.1 pkt 2 ustawy o zamówieniach publicznych.
7. W odniesieniu do postępowania na dostawę węgla i koksu na potrzeby Urzędu Gminy i jednostek podległych w sezonie 2003-2004 stwierdzono, że oferenci biorący udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego przedstawili nieaktualne zaświadczenia z KRS i ewidencji działalności gospodarczej, co powinno skutkować ich wykluczeniem na podstawie art.19 ust.1 pkt 8 ustawy o zamówieniach publicznych. Zgodnie z § 1 ust.1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 24 czerwca 2002 w sprawie dokumentów, jakich zamawiający może żądać od dostawcy lub wykonawcy w celu potwierdzenia spełnienia warunków, uprawniających do udziału w postępowaniu o zamówienie publiczne - aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, powinno być wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. W przedłożonej kontrolującej dokumentacji brak było ogłoszenia o wynikach postępowania, o którym mowa w art.50 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych. Przedmiotowe ogłoszenie powinno być zamieszczone w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie zamawiającego.
Informując o powyższym proszę Pana Wójta o podjęcie działań mających na celu wyeliminowanie stwierdzonych nieprawidłowości oraz zapobieżenie ich występowaniu w przyszłości. W związku z tym Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Przed wydaniem decyzji w sprawie umorzenia zaległości podatkowych przeprowadzać postępowanie wyjaśniające w celu ustalenia faktycznej sytuacji finansowej podatnika, stwierdzając czy występują przesłanki do zastosowania ulgi w zapłacie podatku, zgodnie z art. 122 i art.187 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa.
2. Informację o wywieszeniu w siedzibie jednostki wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży podawać do publicznej wiadomości poprzez ogłoszenie w prasie lokalnej, zgodnie z art.35 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
3. Przestrzegać art.41 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami, zgodnie z którym organizator przetargu jest obowiązany zawiadomić osobę ustaloną jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży lub oddania w użytkowanie wieczyste nieruchomości, najpóźniej w ciągu 21 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu. Wyznaczony termin nie może być krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia.
4. Udzielając zamówień publicznych przestrzegać ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz.U. nr 19 poz.177 z późn.zm.), a w szczególności:
- art. 26 ust.4 ustawy – określającego w jakich postępowaniach zamawiający żąda od wykonawców dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu,
- art. 24 ustawy – wskazującego przesłanki wykluczenia wykonawcy z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
- art. 36 ustawy - określającego treść specyfikacji istotnych warunków zamówienia.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art.9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Wójta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że stosownie do art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
- Przewodniczący Rady Gminy w Sędziejowicach
- Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy w Sędziejowicach
- aa
Wystąpienie pokontrolne podpisała dr Jadwiga Chwiałkowska – Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.