Zakład Obsługi Urzędu Marszałkowskiego w Łodzi - Kontrola problemowa przeprowadzona przez RIO w Łodzi, zakończona w 2005 roku
XMLTreść
Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi Zakładowi Obsługi Urzędu Marszałkowskiego w Łodzi, po zakończeniu kontroli problemowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych. Udostępniane na podstawie art.6 ust.1 pkt 4 lit "a" tiret drugi ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej.
Pan
PAWEŁ KRUAŻYR VEL KURWAZE
Dyrektor Zakładu Obsługi
Urzędu Marszałkowskiego w Łodzi
90-051 Łódź, ul. Piłsudskiego 8
WK-602/20/2005
Działając na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dna 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 roku, Dz. U. nr 55, poz.577 z późń. zm.) zawiadamiam, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Zakładzie Obsługi Urzędu Marszałkowskiego w Łodzi. Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości i uchybienia wynikały z nieznajomości przepisów bądź wadliwej ich interpretacji oraz braku stosowanych procedur kontroli finansowej. Wykazane uchybienia i nieprawidłowości dotyczyły w szczególności:W zakresie kontroli wewnętrznej
1. W Zakładzie Obsługi Urzędu Marszałkowskiego (powołany z dniem 1 lipca 2002 roku) opracowano i wprowadzono w życie procedury kontroli finansowej dopiero z dniem 30 grudnia 2003 roku, w oparciu o przepisy art.35a ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz.U. nr 15, poz.148 z późń. zm.). Obowiązek ustalenia ww. procedur na podstawie wskazanych przepisów wprowadzony został z dniem 1 stycznia 2002 roku.
2. W instrukcji kontroli finansowej, nie sprecyzowano sposobu dokumentowania sprawdzenia operacji gospodarczych pod względem celowości, na etapie wstępnym. Dokonany w instrukcji zapis o treści: „dowodem dokonania wstępnej oceny celowości wydatków jest podpis pracownika komórki organizacyjnej na dokumencie finansowym oraz umowie dotyczącej danej operacji” – nie wyczerpuje powyższego zagadnienia, bowiem podpis na dokumencie finansowym (rachunku, umowie) wskazuje na sprawowanie kontroli na etapie bieżącym dotyczącym realizacji zadania, natomiast kontrola wstępna, to kontrola dotycząca prawidłowości przygotowań realizacji danego zadania, a więc kontrola projektów umów, decyzji, porozumień itp.
3. Stwierdzono przypadki nie przestrzegania przyjętych procedur kontroli finansowej przy realizacji dostaw materiałów eksploatacyjnych do drukarek i kserokopiarek oraz przy dokumentowaniu operacji gospodarczych (ujęcie w ewidencji księgowej grudnia 2003 roku dokumentu źródłowego wystawionego przez kontrahenta w lutym 2003 roku).
W zakresie sprawozdawczości budżetowej i finansowej, systemu rachunkowości, sporządzania i ewidencjonowania dowodów księgowych
1. Zasady prowadzenia rachunkowości obowiązujące w Zakładzie Obsługi Urzędu Marszałkowskiego zostały po raz pierwszy wprowadzone zarządzeniem Dyrektora nr 8/2004 z dnia 18 maja 2004 roku w sprawie zasad zakładowej polityki rachunkowości (weszły w życie z dniem podpisania). Następnie zarządzeniami nr 18/2004 z dnia 4 sierpnia 2004 roku i nr 19/2004 z dnia 9 sierpnia 2004 roku dokonano zmian tych zasad. Zatwierdzenie tych regulacji w maju i sierpniu 2004 roku, czyli z prawie dwuletnim opóźnieniem, pozostawało w sprzeczności z art.10 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r. Dz. U. nr 76, poz.694 z późn. zm.), który zobowiązywał kierownika jednostki do pisemnego ustalenia przyjętych w jednostce zasad prowadzenia rachunkowości (polityki rachunkowości). W 2003 roku, ustalony w jednostce system rachunkowości ograniczał się tylko do zakładowego planu kont, który nie był dostosowany do potrzeb gospodarstwa pomocniczego i nie spełniał wszystkich wymogów ustawy o rachunkowości. Brak było w planie odpowiednich kont zespołu 5 i 7, co uniemożliwiało ustalenie faktycznych kosztów i przychodów z tytułu administrowania nieruchomościami. Brak pełnej ewidencji zespołu kont 5 i 7 pozostawał w sprzeczności z § 12 ust.1 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153, poz.1752). Zarządzeniem nr 16/2004 z dnia 4 sierpnia 2004 roku uzupełniono plan kont o wymagane konta zespołu 5 i 7.
2. Kontrola w zakresie formalnej poprawności sporządzania i ewidencjonowania dowodów księgowych, przeprowadzona z wykorzystaniem programu komputerowego „Pomocnik kontrolera”, wykazała następujące uchybienia:
- stwierdzono przypadki nieprawidłowego określenia w dokumencie strony uczestniczącej w operacji gospodarczej (na fakturach zakupu zamiast Zakładu Obsługi Urzędu Marszałkowskiego, odnotowano jako kupującego - Urząd Marszałkowski);
- stwierdzono przypadek ujęcia w ewidencji księgowej danych na podstawie dokumentu nie opisanego (faktura korygująca KLD 90026034/003/03), tzn. nie posiadającego adnotacji o dokonaniu kontroli w zakresie prawidłowości merytorycznej, formalno-rachunkowej, nie wskazano podziałki klasyfikacji budżetowej.
Stwierdzone nieprawidłowości formalne w dowodach księgowych nie miały wpływu na dane zamieszczone w sporządzonych przez jednostkę sprawozdaniach budżetowych.
W wyniku analizy poprawności zapisów w wylosowanych do badania dowodach księgowych, kontrolujący stwierdzili w urządzeniach księgowych jednostki jeden zapis mający wpływ na bieżącą sprawozdawczość budżetową. W grudniu 2003 roku ujęto w księgach rachunkowych gospodarstwa fakturę korygującą nr KLD 90026034/003/03, wystawioną przez kontrahenta Telekomunikację Polską w dniu 17 lutego 2003 roku. Powyższy dokument stanowił podstawę do zmniejszenia kosztów poniesionych przez Zakład w styczniu 2003 roku. Zaksięgowanie przedmiotowej faktury dopiero w grudniu 2003 roku, spowodowało niezgodność danych wykazanych w sprawozdaniu budżetowym Rb-31, sporządzonym za okres do 31 czerwca 2003 roku, ze stanem faktycznym. Powyższe działanie było sprzeczne z postanowieniami art.20 ust.1 ustawy o rachunkowości, z których wynikał wymóg wprowadzania do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego – w postaci zapisu - każdego zdarzenia, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.
3. W trakcie kontroli ustalono, że Zakład Obsługi wystawiał, w okresie od stycznia do września 2003 roku, faktury VAT z tytułu świadczenia usług dla jednostki macierzystej, w terminie ponad 7 dni od zakończenia miesiąca, w którym zostały wykonane usługi. Powyższe pozostawało w sprzeczności z § 38 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 marca 2002 roku w sprawie wykonania niektórych przypisów ustawy o podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowym (Dz. U. nr 27, poz. 268 z późn. zm.). Kontrolując faktury VAT wystawiane w następnych miesiącach 2003 roku oraz w pierwszym półroczu 2004 roku, nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie terminu ich wystawienia.
4. W wyniku badania zgodności danych zawartych w sprawozdaniach Rb-31 sporządzonych za 2003 rok i pierwsze półrocze 2004 roku z ewidencją księgową stwierdzono:
- w sprawozdaniu Rb-31 za pierwsze półrocze 2003 roku w dziale A – przychody, w § 075 w pozycji wykonanie została wpisana kwota 0,00 zł, natomiast na podstawie ewidencji księgowej ustalono, że na dzień 30 czerwca 2003 roku na koncie 700/1 zaewidencjonowano kwotę przychodów w wysokości 420.817,08 zł i na koncie 701/1 w wysokości 292.320,19 zł, ogółem 713.137,27 zł,
- w ewidencji księgowej w styczniu 2003 roku została nieprawidłowo ujęta faktura VAT nr 1/ZO.V/2003 na kwotę 308.930,47 zł dotycząca grudnia 2002 roku, uprzednio ujęta już w ewidencji księgowej 2002 roku. Powyższe wpłynęło na niezgodne ze stanem faktycznym sporządzenie sprawozdania Rb-31 za pierwsze półrocze 2003 roku. W październiku 2003 roku faktura ta została wyksięgowana z ewidencji 2003 roku, w związku z czym nie wpłynęło to na prawidłowość sporządzonego sprawozdania Rb-31 za 2003 rok,
W zakresie realizacji wydatków
1. W planie finansowym, na podstawie, którego Zakład Obsługi Urzędu Marszałkowskiego w Łodzi prowadził gospodarkę finansową w 2002 i 2003 roku, stwierdzono nieprawidłowości polegające na:
- w odniesieniu do lat 2002 - 2003 stwierdzono brak udokumentowania spełnienia wymogów w zakresie opracowania i zatwierdzenia planu finansowego gospodarstwa pomocniczego, określonych w § 40 ust.4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 grudnia 2000 roku w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz szczegółowych zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu przez zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze jednostek budżetowych (Dz. U. nr 122, poz.1333 - obecnie nie obowiązujące), zgodnie z którym plan finansowy gospodarstwa pomocniczego opracowuje jego kierownik i przekazuje do zatwierdzenia kierownikowi jednostki macierzystej,
- szczegółowość przyjętego planu finansowego na 2002 rok, ograniczono tylko do działu i rozdziału, co uniemożliwiało kontrolę ponoszonych przez jednostkę kosztów i pozostawało w sprzeczności z przepisami § 40 ust.2 cytowanego wyżej rozporządzenia;
2. Prawidłowość dokonywania zakupów dostaw i usług kontrolujący sprawdzili na podstawie czterech udzielonych zamówień publicznych o największej wartości. Stwierdzono następujące uchybienia:
W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego na obsługę samochodów służbowych Urzędu Marszałkowskiego w Łodzi, w trybie negocjacji z zachowaniem konkurencji, w 2003 roku, wartość zamówienia powyżej 30.000 EURO:
- w zaproszeniu do składania ofert nie określono terminu, w jakim realizowana byłaby usługa. Zgodnie z postanowieniami wynikającymi z art.66 ust.4 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 z późn. zm.) - do postępowania prowadzonego w trybie negocjacji z zachowaniem konkurencji należało stosować odpowiednio przepisy, m.in., art.30 ww. ustawy, w którym postawiony był wymóg określenia w ogłoszeniu o zamówieniu terminu realizacji zadania;
- zawiadomienie o wynikach postępowania zamawiający przekazał jego uczestnikom w dniu 3 grudnia 2003 roku, wyznaczając jednocześnie wybranemu oferentowi termin podpisania umowy na dzień 9 grudnia 2003 roku. W dniu tym podpisano umowę z wybranym oferentem. Powyższym działaniem naruszono przepis art.51 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych, zgodnie z którym zamawiający zobowiązany był do zawarcia umowy w terminie nie krótszym niż 7 dni od dnia ogłoszenia o wynikach postępowania, o którym mowa w art.50 ust.2 cytowanej ustawy.
W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego na dostawy materiałów eksploatacyjnych do drukarek i kserokopiarek na 2004 rok, o wartości szacunkowej poniżej 60.000 EURO, w trybie zapytania o cenę:
- stwierdzono przekroczenie umownej kwoty wydatków na dostawę materiałów eksploatacyjnych do drukarek i kopiarek. W umowie z dnia 7 stycznia 2004 roku wynagrodzenie wykonawcy określono na kwotę 110.133,70 zł brutto, natomiast wartość dostarczonych materiałów wynosiła 123.857,8 zł.
3. W odniesieniu do skontrolowanych umów dotyczących zakupów dostaw i usług stwierdzono brak potwierdzenia dokonania przez głównego księgowego kontroli w zakresie wskazanym w art.35 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym główny księgowy to pracownik, któremu powierzono m.in.: dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym, dokonywanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji finansowych i gospodarczych. Dowodem dokonania przez głównego księgowego kontroli jest jego podpis, złożony na dokumentach danej operacji, który oznacza, że zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym, a jednostka posiada środki na ich pokrycie. Zgodnie z pismem nr Z.O.1111/45/2003 z dnia 7 listopada 2003 roku, Dyrektor Zakładu Obsługi Urzędu Marszałkowskiego w Łodzi, powierzył Pani Bożenie Opęchowskiej pełnienie obowiązków głównego księgowego. Bieżąca analiza wykonania planu wydatków (kosztów) nie może zastąpić kontroli odnoszącej się do etapu zaciągania zobowiązań, gdzie należy odnieść się do kwestii zabezpieczenia stosownych środków w planie finansowym.
W zakresie realizacji zobowiązań
Stwierdzono przypadki zapłaty odsetek w wyniku nieterminowej realizacji zobowiązań lub nieprawidłowego ich ustalenia ich wysokości, czego konsekwencją była zapłata przez jednostkę kontrolowaną odsetek w następujących wysokościach:
- odsetki w wysokości 22,90 zł od nieterminowej zapłaty podatku od nieruchomości za luty 2003 roku, należnego Miastu Skierniewice, Miastu Piotrków Trybunalski, Miastu Tomaszów Mazowiecki, Miastu Zduńska Wola i Miastu Łódź. Zapłaty podatku dokonano 19 lutego 2003 roku,
- odsetki w wysokości 33,20 zł, zapłacone od nieprawidłowo odprowadzonej w styczniu 2003 roku kwoty podatku dochodowego od osób fizycznych. W kwocie podatku odprowadzonego do Urzędu Skarbowego nie uwzględniono naliczonego i pobranego podatku od nagrody jubileuszowej, wypłaconej w styczniu 2003 roku pracownikowi Zakładu,
- odsetki w wysokości 331,10 zł od nieprawidłowo zadeklarowanych powierzchni nieruchomości wojewódzkich, położonych na terenach miast: Łodzi, Skierniewic, Radomska i Piotrkowa Trybunalskiego,
- odsetki w wysokości 918,6 zł zapłacone do Urzędu Skarbowego z tytułu nieprawidłowo odprowadzanego podatku VAT za okres od stycznia do sierpnia 2003 roku.
W zakresie wyniku finansowego gospodarstwa oraz rozliczenia z budżetem państwa i budżetem jednostki samorządu terytorialnego
W wyniku kontroli sprawozdania Rb-31 za 2002 rok stwierdzono, że kontrolowana jednostka osiągnęła za 2002 rok dodatni wynik finansowy w wysokości 319.968,28 zł, natomiast nie zapłaciła podatku dochodowego od osiągniętego zysku, do czego była zobowiązana na mocy postanowień art.27 ust.1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 54, poz.654 z późn. zm.). Kwota zysku (decyzją Marszałka Województwa Łódzkiego) została podzielona pomiędzy Zakład Obsługi (159.984,14 zł na zwiększenie środków obrotowych) i Urząd Marszałkowski (159.984,14 zł). Natomiast w deklaracji CIT-8 za 2002 rok, przedłożonej w Urzędzie Skarbowym Łódź-Śródmieście wykazano stratę Gospodarstwa w wysokości 55.031,72 zł.
Odpowiedzialność za prowadzenie gospodarki finansowej Zakładu Obsługi Urzędu Marszałkowskiego ponosi jego Dyrektor (art.28a ustawy o finansach publicznych), natomiast za realizację obowiązków wynikających z przepisów ustawy o rachunkowości odpowiedzialność ponosi także główny księgowy, któremu Dyrektor powierzył obowiązki w powyższym zakresie pismem z dnia 7 listopada 2003 roku.
Informując o powyższych nieprawidłowościach, stwierdzonych w wyniku kontroli proszę Pana Dyrektora o podjęcie działań mających na celu ich usunięcie i zapobieżenie powstawaniu w przyszłości. W tym celu Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Dokonać analizy obowiązujących w jednostce procedur kontroli finansowej w zakresie postanowień dotyczących sposobu dokumentowania kontroli celowości zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków na etapie wstępnym, w celu ewentualnego wprowadzenia zmian. Zapewnić przestrzeganie ustalonych mechanizmów kontrolnych.
2. Przestrzegać art.20 ust.1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym - do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.
3. W ewidencji księgowej dokonywać zapisów na podstawie sprawdzonych i prawidłowo sporządzonych dowodów księgowych.
4. W zakresie opracowania i zatwierdzenia planu finansowego gospodarstwa pomocniczego przestrzegać zasad określonych w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 stycznia 2005 roku w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu (Dz. U. nr 23, poz. 190).
5. Zapewnić prawidłowe, zgodne z rzetelną ewidencją księgową, sporządzanie sprawozdań Rb-31 za dany okres sprawozdawczy.
6. Przeanalizować prawidłowość deklaracji CIT-8 za 2002 rok złożonej do Urzędu Skarbowego Łódź-Śródmieście. W sytuacji stwierdzenia, że w deklaracji nie uwzględniono wszystkich kwot przychodów (w szczególności, dotacji na pierwsze wyposażenie) dokonać korekty zeznania podatkowego za 2002 rok w zakresie wysokości osiągniętego przychodu (dochodu), a następnie - na tej podstawie - skorygować sprawozdanie Rb-31 z wykonania planu finansowego za 2002 rok. Wskazać należy, że zgodnie z postanowieniami wynikającymi z art.7 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych - przedmiotem opodatkowania podatkiem dochodowym jest dochód bez względu na rodzaj źródeł przychodów, z jakich dochód ten został osiągnięty.
7. W zakresie udzielania zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz.177 z późn. zm.) oraz wydanych na jej podstawie przepisów wykonawczych.
8. Terminowo regulować zobowiązania obciążające jednostkę, celem nie dopuszczenia do zapłaty odsetek.
9. Zapewnić sprawowanie przez głównego księgowego kontroli w zakresie zgodności zaciąganych zobowiązań z planem finansowym.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art.9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Dyrektora o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczyn ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że stosownie do art.9 ust.4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenie zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawa zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
1. Stanisław Witaszczyk - Marszałek Województwa Łódzkiego
2. aa
Wystąpienie pokontrolne podpisała dr Jadwiga Chwiałkowska - Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.
Łódź, dnia 29 marca 2005 roku
Pan
PAWEŁ KRUAŻYR VEL KURWAZE
Dyrektor Zakładu Obsługi
Urzędu Marszałkowskiego w Łodzi
90-051 Łódź, ul. Piłsudskiego 8
WK-602/20/2005
Działając na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dna 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 roku, Dz. U. nr 55, poz.577 z późń. zm.) zawiadamiam, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Zakładzie Obsługi Urzędu Marszałkowskiego w Łodzi. Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości i uchybienia wynikały z nieznajomości przepisów bądź wadliwej ich interpretacji oraz braku stosowanych procedur kontroli finansowej. Wykazane uchybienia i nieprawidłowości dotyczyły w szczególności:W zakresie kontroli wewnętrznej
1. W Zakładzie Obsługi Urzędu Marszałkowskiego (powołany z dniem 1 lipca 2002 roku) opracowano i wprowadzono w życie procedury kontroli finansowej dopiero z dniem 30 grudnia 2003 roku, w oparciu o przepisy art.35a ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz.U. nr 15, poz.148 z późń. zm.). Obowiązek ustalenia ww. procedur na podstawie wskazanych przepisów wprowadzony został z dniem 1 stycznia 2002 roku.
2. W instrukcji kontroli finansowej, nie sprecyzowano sposobu dokumentowania sprawdzenia operacji gospodarczych pod względem celowości, na etapie wstępnym. Dokonany w instrukcji zapis o treści: „dowodem dokonania wstępnej oceny celowości wydatków jest podpis pracownika komórki organizacyjnej na dokumencie finansowym oraz umowie dotyczącej danej operacji” – nie wyczerpuje powyższego zagadnienia, bowiem podpis na dokumencie finansowym (rachunku, umowie) wskazuje na sprawowanie kontroli na etapie bieżącym dotyczącym realizacji zadania, natomiast kontrola wstępna, to kontrola dotycząca prawidłowości przygotowań realizacji danego zadania, a więc kontrola projektów umów, decyzji, porozumień itp.
3. Stwierdzono przypadki nie przestrzegania przyjętych procedur kontroli finansowej przy realizacji dostaw materiałów eksploatacyjnych do drukarek i kserokopiarek oraz przy dokumentowaniu operacji gospodarczych (ujęcie w ewidencji księgowej grudnia 2003 roku dokumentu źródłowego wystawionego przez kontrahenta w lutym 2003 roku).
W zakresie sprawozdawczości budżetowej i finansowej, systemu rachunkowości, sporządzania i ewidencjonowania dowodów księgowych
1. Zasady prowadzenia rachunkowości obowiązujące w Zakładzie Obsługi Urzędu Marszałkowskiego zostały po raz pierwszy wprowadzone zarządzeniem Dyrektora nr 8/2004 z dnia 18 maja 2004 roku w sprawie zasad zakładowej polityki rachunkowości (weszły w życie z dniem podpisania). Następnie zarządzeniami nr 18/2004 z dnia 4 sierpnia 2004 roku i nr 19/2004 z dnia 9 sierpnia 2004 roku dokonano zmian tych zasad. Zatwierdzenie tych regulacji w maju i sierpniu 2004 roku, czyli z prawie dwuletnim opóźnieniem, pozostawało w sprzeczności z art.10 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r. Dz. U. nr 76, poz.694 z późn. zm.), który zobowiązywał kierownika jednostki do pisemnego ustalenia przyjętych w jednostce zasad prowadzenia rachunkowości (polityki rachunkowości). W 2003 roku, ustalony w jednostce system rachunkowości ograniczał się tylko do zakładowego planu kont, który nie był dostosowany do potrzeb gospodarstwa pomocniczego i nie spełniał wszystkich wymogów ustawy o rachunkowości. Brak było w planie odpowiednich kont zespołu 5 i 7, co uniemożliwiało ustalenie faktycznych kosztów i przychodów z tytułu administrowania nieruchomościami. Brak pełnej ewidencji zespołu kont 5 i 7 pozostawał w sprzeczności z § 12 ust.1 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153, poz.1752). Zarządzeniem nr 16/2004 z dnia 4 sierpnia 2004 roku uzupełniono plan kont o wymagane konta zespołu 5 i 7.
2. Kontrola w zakresie formalnej poprawności sporządzania i ewidencjonowania dowodów księgowych, przeprowadzona z wykorzystaniem programu komputerowego „Pomocnik kontrolera”, wykazała następujące uchybienia:
- stwierdzono przypadki nieprawidłowego określenia w dokumencie strony uczestniczącej w operacji gospodarczej (na fakturach zakupu zamiast Zakładu Obsługi Urzędu Marszałkowskiego, odnotowano jako kupującego - Urząd Marszałkowski);
- stwierdzono przypadek ujęcia w ewidencji księgowej danych na podstawie dokumentu nie opisanego (faktura korygująca KLD 90026034/003/03), tzn. nie posiadającego adnotacji o dokonaniu kontroli w zakresie prawidłowości merytorycznej, formalno-rachunkowej, nie wskazano podziałki klasyfikacji budżetowej.
Stwierdzone nieprawidłowości formalne w dowodach księgowych nie miały wpływu na dane zamieszczone w sporządzonych przez jednostkę sprawozdaniach budżetowych.
W wyniku analizy poprawności zapisów w wylosowanych do badania dowodach księgowych, kontrolujący stwierdzili w urządzeniach księgowych jednostki jeden zapis mający wpływ na bieżącą sprawozdawczość budżetową. W grudniu 2003 roku ujęto w księgach rachunkowych gospodarstwa fakturę korygującą nr KLD 90026034/003/03, wystawioną przez kontrahenta Telekomunikację Polską w dniu 17 lutego 2003 roku. Powyższy dokument stanowił podstawę do zmniejszenia kosztów poniesionych przez Zakład w styczniu 2003 roku. Zaksięgowanie przedmiotowej faktury dopiero w grudniu 2003 roku, spowodowało niezgodność danych wykazanych w sprawozdaniu budżetowym Rb-31, sporządzonym za okres do 31 czerwca 2003 roku, ze stanem faktycznym. Powyższe działanie było sprzeczne z postanowieniami art.20 ust.1 ustawy o rachunkowości, z których wynikał wymóg wprowadzania do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego – w postaci zapisu - każdego zdarzenia, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.
3. W trakcie kontroli ustalono, że Zakład Obsługi wystawiał, w okresie od stycznia do września 2003 roku, faktury VAT z tytułu świadczenia usług dla jednostki macierzystej, w terminie ponad 7 dni od zakończenia miesiąca, w którym zostały wykonane usługi. Powyższe pozostawało w sprzeczności z § 38 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 marca 2002 roku w sprawie wykonania niektórych przypisów ustawy o podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowym (Dz. U. nr 27, poz. 268 z późn. zm.). Kontrolując faktury VAT wystawiane w następnych miesiącach 2003 roku oraz w pierwszym półroczu 2004 roku, nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie terminu ich wystawienia.
4. W wyniku badania zgodności danych zawartych w sprawozdaniach Rb-31 sporządzonych za 2003 rok i pierwsze półrocze 2004 roku z ewidencją księgową stwierdzono:
- w sprawozdaniu Rb-31 za pierwsze półrocze 2003 roku w dziale A – przychody, w § 075 w pozycji wykonanie została wpisana kwota 0,00 zł, natomiast na podstawie ewidencji księgowej ustalono, że na dzień 30 czerwca 2003 roku na koncie 700/1 zaewidencjonowano kwotę przychodów w wysokości 420.817,08 zł i na koncie 701/1 w wysokości 292.320,19 zł, ogółem 713.137,27 zł,
- w ewidencji księgowej w styczniu 2003 roku została nieprawidłowo ujęta faktura VAT nr 1/ZO.V/2003 na kwotę 308.930,47 zł dotycząca grudnia 2002 roku, uprzednio ujęta już w ewidencji księgowej 2002 roku. Powyższe wpłynęło na niezgodne ze stanem faktycznym sporządzenie sprawozdania Rb-31 za pierwsze półrocze 2003 roku. W październiku 2003 roku faktura ta została wyksięgowana z ewidencji 2003 roku, w związku z czym nie wpłynęło to na prawidłowość sporządzonego sprawozdania Rb-31 za 2003 rok,
W zakresie realizacji wydatków
1. W planie finansowym, na podstawie, którego Zakład Obsługi Urzędu Marszałkowskiego w Łodzi prowadził gospodarkę finansową w 2002 i 2003 roku, stwierdzono nieprawidłowości polegające na:
- w odniesieniu do lat 2002 - 2003 stwierdzono brak udokumentowania spełnienia wymogów w zakresie opracowania i zatwierdzenia planu finansowego gospodarstwa pomocniczego, określonych w § 40 ust.4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 grudnia 2000 roku w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz szczegółowych zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu przez zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze jednostek budżetowych (Dz. U. nr 122, poz.1333 - obecnie nie obowiązujące), zgodnie z którym plan finansowy gospodarstwa pomocniczego opracowuje jego kierownik i przekazuje do zatwierdzenia kierownikowi jednostki macierzystej,
- szczegółowość przyjętego planu finansowego na 2002 rok, ograniczono tylko do działu i rozdziału, co uniemożliwiało kontrolę ponoszonych przez jednostkę kosztów i pozostawało w sprzeczności z przepisami § 40 ust.2 cytowanego wyżej rozporządzenia;
2. Prawidłowość dokonywania zakupów dostaw i usług kontrolujący sprawdzili na podstawie czterech udzielonych zamówień publicznych o największej wartości. Stwierdzono następujące uchybienia:
W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego na obsługę samochodów służbowych Urzędu Marszałkowskiego w Łodzi, w trybie negocjacji z zachowaniem konkurencji, w 2003 roku, wartość zamówienia powyżej 30.000 EURO:
- w zaproszeniu do składania ofert nie określono terminu, w jakim realizowana byłaby usługa. Zgodnie z postanowieniami wynikającymi z art.66 ust.4 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 z późn. zm.) - do postępowania prowadzonego w trybie negocjacji z zachowaniem konkurencji należało stosować odpowiednio przepisy, m.in., art.30 ww. ustawy, w którym postawiony był wymóg określenia w ogłoszeniu o zamówieniu terminu realizacji zadania;
- zawiadomienie o wynikach postępowania zamawiający przekazał jego uczestnikom w dniu 3 grudnia 2003 roku, wyznaczając jednocześnie wybranemu oferentowi termin podpisania umowy na dzień 9 grudnia 2003 roku. W dniu tym podpisano umowę z wybranym oferentem. Powyższym działaniem naruszono przepis art.51 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych, zgodnie z którym zamawiający zobowiązany był do zawarcia umowy w terminie nie krótszym niż 7 dni od dnia ogłoszenia o wynikach postępowania, o którym mowa w art.50 ust.2 cytowanej ustawy.
W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego na dostawy materiałów eksploatacyjnych do drukarek i kserokopiarek na 2004 rok, o wartości szacunkowej poniżej 60.000 EURO, w trybie zapytania o cenę:
- stwierdzono przekroczenie umownej kwoty wydatków na dostawę materiałów eksploatacyjnych do drukarek i kopiarek. W umowie z dnia 7 stycznia 2004 roku wynagrodzenie wykonawcy określono na kwotę 110.133,70 zł brutto, natomiast wartość dostarczonych materiałów wynosiła 123.857,8 zł.
3. W odniesieniu do skontrolowanych umów dotyczących zakupów dostaw i usług stwierdzono brak potwierdzenia dokonania przez głównego księgowego kontroli w zakresie wskazanym w art.35 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym główny księgowy to pracownik, któremu powierzono m.in.: dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym, dokonywanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji finansowych i gospodarczych. Dowodem dokonania przez głównego księgowego kontroli jest jego podpis, złożony na dokumentach danej operacji, który oznacza, że zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym, a jednostka posiada środki na ich pokrycie. Zgodnie z pismem nr Z.O.1111/45/2003 z dnia 7 listopada 2003 roku, Dyrektor Zakładu Obsługi Urzędu Marszałkowskiego w Łodzi, powierzył Pani Bożenie Opęchowskiej pełnienie obowiązków głównego księgowego. Bieżąca analiza wykonania planu wydatków (kosztów) nie może zastąpić kontroli odnoszącej się do etapu zaciągania zobowiązań, gdzie należy odnieść się do kwestii zabezpieczenia stosownych środków w planie finansowym.
W zakresie realizacji zobowiązań
Stwierdzono przypadki zapłaty odsetek w wyniku nieterminowej realizacji zobowiązań lub nieprawidłowego ich ustalenia ich wysokości, czego konsekwencją była zapłata przez jednostkę kontrolowaną odsetek w następujących wysokościach:
- odsetki w wysokości 22,90 zł od nieterminowej zapłaty podatku od nieruchomości za luty 2003 roku, należnego Miastu Skierniewice, Miastu Piotrków Trybunalski, Miastu Tomaszów Mazowiecki, Miastu Zduńska Wola i Miastu Łódź. Zapłaty podatku dokonano 19 lutego 2003 roku,
- odsetki w wysokości 33,20 zł, zapłacone od nieprawidłowo odprowadzonej w styczniu 2003 roku kwoty podatku dochodowego od osób fizycznych. W kwocie podatku odprowadzonego do Urzędu Skarbowego nie uwzględniono naliczonego i pobranego podatku od nagrody jubileuszowej, wypłaconej w styczniu 2003 roku pracownikowi Zakładu,
- odsetki w wysokości 331,10 zł od nieprawidłowo zadeklarowanych powierzchni nieruchomości wojewódzkich, położonych na terenach miast: Łodzi, Skierniewic, Radomska i Piotrkowa Trybunalskiego,
- odsetki w wysokości 918,6 zł zapłacone do Urzędu Skarbowego z tytułu nieprawidłowo odprowadzanego podatku VAT za okres od stycznia do sierpnia 2003 roku.
W zakresie wyniku finansowego gospodarstwa oraz rozliczenia z budżetem państwa i budżetem jednostki samorządu terytorialnego
W wyniku kontroli sprawozdania Rb-31 za 2002 rok stwierdzono, że kontrolowana jednostka osiągnęła za 2002 rok dodatni wynik finansowy w wysokości 319.968,28 zł, natomiast nie zapłaciła podatku dochodowego od osiągniętego zysku, do czego była zobowiązana na mocy postanowień art.27 ust.1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 54, poz.654 z późn. zm.). Kwota zysku (decyzją Marszałka Województwa Łódzkiego) została podzielona pomiędzy Zakład Obsługi (159.984,14 zł na zwiększenie środków obrotowych) i Urząd Marszałkowski (159.984,14 zł). Natomiast w deklaracji CIT-8 za 2002 rok, przedłożonej w Urzędzie Skarbowym Łódź-Śródmieście wykazano stratę Gospodarstwa w wysokości 55.031,72 zł.
Odpowiedzialność za prowadzenie gospodarki finansowej Zakładu Obsługi Urzędu Marszałkowskiego ponosi jego Dyrektor (art.28a ustawy o finansach publicznych), natomiast za realizację obowiązków wynikających z przepisów ustawy o rachunkowości odpowiedzialność ponosi także główny księgowy, któremu Dyrektor powierzył obowiązki w powyższym zakresie pismem z dnia 7 listopada 2003 roku.
Informując o powyższych nieprawidłowościach, stwierdzonych w wyniku kontroli proszę Pana Dyrektora o podjęcie działań mających na celu ich usunięcie i zapobieżenie powstawaniu w przyszłości. W tym celu Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Dokonać analizy obowiązujących w jednostce procedur kontroli finansowej w zakresie postanowień dotyczących sposobu dokumentowania kontroli celowości zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków na etapie wstępnym, w celu ewentualnego wprowadzenia zmian. Zapewnić przestrzeganie ustalonych mechanizmów kontrolnych.
2. Przestrzegać art.20 ust.1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym - do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.
3. W ewidencji księgowej dokonywać zapisów na podstawie sprawdzonych i prawidłowo sporządzonych dowodów księgowych.
4. W zakresie opracowania i zatwierdzenia planu finansowego gospodarstwa pomocniczego przestrzegać zasad określonych w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 stycznia 2005 roku w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu (Dz. U. nr 23, poz. 190).
5. Zapewnić prawidłowe, zgodne z rzetelną ewidencją księgową, sporządzanie sprawozdań Rb-31 za dany okres sprawozdawczy.
6. Przeanalizować prawidłowość deklaracji CIT-8 za 2002 rok złożonej do Urzędu Skarbowego Łódź-Śródmieście. W sytuacji stwierdzenia, że w deklaracji nie uwzględniono wszystkich kwot przychodów (w szczególności, dotacji na pierwsze wyposażenie) dokonać korekty zeznania podatkowego za 2002 rok w zakresie wysokości osiągniętego przychodu (dochodu), a następnie - na tej podstawie - skorygować sprawozdanie Rb-31 z wykonania planu finansowego za 2002 rok. Wskazać należy, że zgodnie z postanowieniami wynikającymi z art.7 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych - przedmiotem opodatkowania podatkiem dochodowym jest dochód bez względu na rodzaj źródeł przychodów, z jakich dochód ten został osiągnięty.
7. W zakresie udzielania zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz.177 z późn. zm.) oraz wydanych na jej podstawie przepisów wykonawczych.
8. Terminowo regulować zobowiązania obciążające jednostkę, celem nie dopuszczenia do zapłaty odsetek.
9. Zapewnić sprawowanie przez głównego księgowego kontroli w zakresie zgodności zaciąganych zobowiązań z planem finansowym.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art.9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Dyrektora o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczyn ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że stosownie do art.9 ust.4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenie zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawa zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
1. Stanisław Witaszczyk - Marszałek Województwa Łódzkiego
2. aa
Wystąpienie pokontrolne podpisała dr Jadwiga Chwiałkowska - Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.