Gm. Pątnów - Kontrola kompleksowa przeprowadzona przez RIO w Łodzi, zakończona w 2005 roku
XMLTreść
Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi do Gminy Pątnów po zakończeniu kompleksowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych. Udostępniane na podstawie art.6 ust.1 pkt 4 lit "a" tiret drugi ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej.
Pan
EDWARD KIEDOS
Wójt Gminy Pątnów
WK - 602/16/2005
Działając na podstawie art. 9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r. Dz.U nr 55, poz.577 z późn. zm.) informuję, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminie Pątnów. Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości i uchybienia wynikały, przede wszystkim, z nieznajomości przepisów, ich wadliwej interpretacji, niedostatecznego nadzoru ze strony kierownictwa oraz braku stosownych procedur wewnętrznej kontroli finansowej. Wykazane uchybienia i nieprawidłowości dotyczyły, w szczególności:W zakresie ewidencji księgowej i sprawozdawczości
1. Kontrolujące stwierdziły, że funkcjonujący w Urzędzie Gminy Pątnów system księgowy w zakresie ewidencji rozrachunków nie pozwalał na wyodrębnianie kwot zobowiązań wymagalnych. Stan zobowiązań wymagalnych wykazywany w sprawozdaniach ujmowany był na podstawie odrębnych zestawień sporządzanych przez pracownika Referatu Finansowego. Zgodnie z § 12 ust.1 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153, poz. 1752) - zakładowy plan kont powinien zapewniać możliwość sporządzenia sprawozdań finansowych, sprawozdań budżetowych lub innych sprawozdań określonych w odrębnych przepisach. Stosownie, natomiast, do art. 4 ust 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76 poz. 694 z późn. zm.) - zdarzenia, w tym operacje gospodarcze ujmuje się w księgach rachunkowych i wykazuje w sprawozdaniach zgodnie z ich treścią ekonomiczną.
2. Kontrolujące stwierdziły brak ujęcia w ewidencji księgowej jednostki niektórych faktur dotyczących zadania inwestycyjnego budowy mostu na rzece Warta - faktury nr 19/2004 z dnia 1 września 2004 roku na kwotę 3.039,29 zł za nadzór inwestorski, faktury nr 2/2004 z dnia 16 sierpnia 2004 roku na kwotę 414.710,63 zł – za roboty budowlane, faktury nr 3/2004 z dnia 23 sierpnia 2004 roku na kwotę 131.116,75 zł – za roboty dodatkowe, faktury nr 4/2004 z dnia 24 sierpnia 2004 roku na kwotę 290 zł – końcowa za roboty budowlane. Łącznie nie ujęto w ewidencji faktur na kwotę 549.156,67 zł. Stanowiło to naruszenie art.20 ust.1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym - do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Jednocześnie, naruszono wymóg rzetelnego i bieżącego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Zgodnie z art.24 ust.2 ustawy o rachunkowości - księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Stosownie, natomiast, do art.24 ust.5 pkt 1 ww. ustawy - księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieżąco, jeżeli, w szczególności, pochodzące z nich informacje umożliwiają sporządzenie w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych, sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych. Część z ww. kwoty powinna zostać wykazana jako zobowiązanie wymagalne w sprawozdaniu RB-Z - sprawozdanie o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń jednostki samorządu terytorialnego, za III kwartał 2004 roku (zobowiązanie wynikające z faktury nr 3/2004). Odpowiedzialność za naruszenie obowiązków w zakresie prawidłowego prowadzenia rachunkowości ponosi Wójt Gmina - na podstawie art.4 ust.5 ustawy o rachunkowości (jako kierownik jednostki).
3. Kontrolujące ustaliły, że ww. faktury nie zostały przekazane przez właściwego rzeczowo pracownika do Referatu Finansów i Podatków, co naruszało § 11 ust.3 obowiązującej w jednostce instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych, zgodnie z którym - faktury po sprawdzeniu przez Referat odpowiadający merytorycznie za prawidłowość realizowanej operacji powinny być kierowane do Referatu Finansów i Podatków. Odnosząc się do wyjaśnienia Wójta Gminy, zgodnie z którym instrukcja nie precyzowała terminu przekazania do Referatu Finansów i Podatków sprawdzonych merytorycznie faktur należy wskazać, że powinno to - w każdym razie - nastąpić w terminach umożliwiających przestrzeganie zasad rachunkowości wynikających z ww. przepisów ustawy o rachunkowości. Odpowiedzialność za brak przekazania faktur do Referatu Finansów i Podatków ponosi kierownik Referatu Gospodarki Komunalnej i Inwestycji.
W zakresie regulowania zobowiązań
1. W okresie objętym kontrolą z tytułu nieterminowego regulowania zobowiązań wobec wykonawców Gmina Pątnów zapłaciła odsetki karne w łącznej wysokości 21.214,44 zł z tego:
- w dniu 14 października 2003 roku - kwotę 5.899,63 zł,
- w dniu 21 listopada 2003 roku - kwotę 15.314,81 zł.
Odsetki pobrane zostały z konta bankowego poprzez zajęcie rachunku przez Komornika Sądowego przy Sądzie Rejonowym w Wieluniu i dotyczyły zobowiązań wobec firmy GEO-PRO-INŻ Wrocław. Zapłata odsetek z tytułu nieterminowego regulowania zobowiązań wynikała z naruszenia art.28 ust.3 pkt 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r. Dz.U. nr 15, poz.148 z późn. zm.), zgodnie z którym - wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Odpowiedzialność za powyższe ponosi Wójt Gminy Pan Edward Kidos.
2. Kontrolujące stwierdziły, że kontrolowana jednostka nie regulowała w terminie składek z tytułu ubezpieczeń społecznych. Przykładowo, występujące na dzień 31 grudnia 2003 roku zobowiązania w stosunku do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych dotyczące naliczonych składek z listopada 2003 roku w kwocie 25.516,22 zł uregulowano w dniu 19 stycznia 2004 roku (ustawowy termin upływał w dniu 5 grudnia 2003 roku). Składki za grudzień 2003 roku w kwocie 25.901,16 zł uregulowano w dniu 9 lutego 2004 roku (ustawowy termin upływał w dniu 5 stycznia 2004 roku). Terminem płatności składek dla jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych zgodnie z przepisami ustawy z dnia 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. Nr 137 poz. 887) - jest 5 dzień następnego miesiąca (art.47 ust.1 pkt 2 ustawy). W wyniku nieterminowych płatności składek Gmina zapłaciła odsetki w kwocie 4.418,50 zł za 2002 rok i 4.248,50 zł za 2003 rok. Odpowiedzialność za nieterminowe regulowanie zobowiązań ponosi Wójt Gminy.
W zakresie dochodów z tytułu podatków i opłat
1. Kontrolujące stwierdziły przypadki złożenia deklaracji podatkowych przez osoby prawne - podatników podatku od nieruchomości i podatku leśnego po ustawowo wyznaczonym terminie. Terminy składania deklaracji podatkowych przez osoby prawne wynikają z postanowień: art.6 ust.9 pkt 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2002 r. Dz.U nr 9, poz.84 z późn. zm.) oraz art.6 ust.5 pkt 1 ustawy z dnia 30 października 2002 roku o podatku leśnym (Dz.U. nr 200, poz.1682). Do dnia 31 grudnia 2002 roku termin składania deklaracji przez podatników podatku leśnego wynikał z art.66 ust.8 ustawy z dnia 28 września 1991 roku o lasach (tekst jednolity z 2000 r. Dz.U. nr 56 poz.679 z późn.zm.) Zgodnie z powołanymi unormowaniami deklaracje podatkowe, zarówno w zakresie podatku leśnego, jak i podatku od nieruchomości, winny być złożone do dnia 15 stycznia każdego roku podatkowego, bądź w terminie 14 dni od dnia zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie obowiązku podatkowego.
2. Stwierdzono przypadki wydania przez Wójta Gminy decyzji w sprawie umorzenia zaległości podatkowych mimo braku przeprowadzenia stosownego postępowania wyjaśniającego. Zgodnie z art.122 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (Dz.U. nr 137, poz.926 z późn. zm.) - organ podatkowy powinien podjąć wszelkie niezbędne działania w celu dokładnego ustalenia stanu faktycznego oraz załatwienia sprawy. Ponadto, stosownie do art.187 § 1 ww. ustawy - organ podatkowy obowiązany jest zebrać i w sposób wyczerpujący rozpatrzyć cały materiał dowodowy. W wyniku postępowania należy ustalić istnienie (lub nie) ustawowo określonych przesłanek warunkujących podjęcie danego rozstrzygnięcia (np. w odniesieniu do umorzenia zaległości podatkowej przesłanki stanowią ważny interes podatnika lub interes publiczny).
3. Kontrolujące stwierdziły, że jednostka w kilku przypadkach podjęła czynności zmierzające do wyegzekwowania zaległości podatkowych z opóźnieniem, czym naruszała przepisy zawarte: w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137 poz. 1541). Unormowania zawarte w powołanym rozporządzeniu zobowiązują wierzyciela do systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązania pieniężnego. W przypadku, gdy należność nie została zapłacona w terminie określonym w decyzji, albo wynikającym z przepisów prawa – wierzyciel winien wysłać do zobowiązanego upomnienie, z zagrożeniem wszczęcia egzekucji po upływie 7 dni od dnia doręczenia upomnienia. Po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu wierzyciel winien niezwłocznie wystawić tytuł wykonawczy i przesłać do Naczelnika Urzędu Skarbowego.
W zakresie dochodów z majątku
1. Kontrolujące ustaliły, że w latach 2002 - 2003 znaczącą pozycję w dochodach uchwalonego budżetu stanowiły dochody z majątku (sprzedaży nieruchomości). W 2002 roku zaplanowano kwotę 618.000 zł, wykonano dochody w kwocie 2.570 zł. W 2003 roku zaplanowano kwotę 819.898 zł, wykonano dochody w wysokości 20.890 zł. Kontrolujące stwierdziły, że mimo zaplanowania wskazanych dochodów w budżecie Gminy organ wykonawczy nie podejmował działań mających na celu ich zrealizowanie - brak było wycen nieruchomości, nie podjęto czynności zmierzających do uruchomienia procedur sprzedaży nieruchomości.
2. Kontrolujące ustaliły, że w stosunku do najemcy lokalu użytkowego – część sklepowa w miejscowości Józefów, zaniechano podejmowania działań zmierzających do wyegzekwowania należności dotyczących czynszu dzierżawnego za lata 2002 – 2003.
W zakresie wydatków osobowych
1. Kontrolujące stwierdziły kilka przypadków poleceń wyjazdu służbowego, na których brak było określenia środka lokomocji, którym miała być odbywana podróż służbowa. Ponadto, na niektórych poleceniach wyjazdu służbowego stwierdzono brak daty wystawienia.
2. Kontrolujące ustaliły, że w jednostce nie przestrzegano obowiązujących terminów przekazywania z budżetu Gminy odpisów na rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Zgodnie z art.6 ust.2 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity z 1996 r. Dz.U. nr 79, poz.335 z późn. zm.), równowartość odpisu na fundusz socjalny powinna być przekazana przez pracodawcę na rachunek funduszu w sposób następujący: do 31 maja danego roku co najmniej 75% wartości odpisu, a do 30 września danego roku winna być przekazana cała kwota odpisu.
W zakresie wydatków inwestycyjnych
1. Kontrolujące stwierdziły brak kontrasygnaty Skarbnika Gminy co do umowy dotyczącej robót dodatkowych i zamiennych związanych z budową mostu na rzece Warcie (umowa z dnia 18 października 2003 roku, nr INW 3421/M1/2003), co stanowiło naruszenie art.46 ust.3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 roku – Dz. U. nr 142 poz. 1591 z późn. zm.). Odnosząc się do wyjaśnień Pana Wójta dotyczących momentu złożenia kontrasygnaty należy wskazać, że poprzez czynność kontrasygnaty skarbnik jednostki samorządu terytorialnego potwierdza, między innymi, zabezpieczenie w budżecie środków pozwalających zaciągnąć zobowiązanie finansowe w określonej wysokości. Jest to zgodnie z art.46 ust.3 ustawy o samorządzie gminnym jest to warunek skuteczności czynności prawnej. Kontrasygnowanie umowy stanowi także istotną informację dla kontrahenta jednostki samorządowej dotyczącą możliwości realizacji zaciągniętego zobowiązania z zachowaniem rygorów określonych przez ustawę o finansach publicznych. Kontrasygnowanie umowy (czynności prawnej) po wielu miesiącach jej obowiązywania - co zdaniem Pana Wójta jest możliwe - pozbawiałoby instytucję kontrasygnaty jakiegokolwiek znaczenia i sensu.
2. W odniesieniu do zamówienia publicznego na dotyczącego budowy mostu na rzece Warcie, w 2003 roku, kontrolujące stwierdziły, że w specyfikacji istotnych warunków zamówienia brak było opisu kryteriów i sposobów dokonywania oceny spełnienia warunków wymaganych od wykonawców, co było wymagane przez art.35 ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r. Dz.U. nr 72, poz.664 z późn.zm.).
3. Inwestycja dotycząca budowy mostu na rzece Warcie dofinansowana została dotacją przekazaną z budżetu państwa ze środków przewidzianych na usuwanie skutków klęsk żywiołowych (dotacja z rezerw celowych budżetu państwa - dział 600, rozdział 60078, § 6330). Dotacja przyznana została na podstawie umowy z dnia 13 października 2003 roku, nr 75/RC/Wr/KPRM/2003 zawartej miedzy Szefem Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, reprezentowanym przez Dyrektora Biura ds. Usuwania Klęsk Żywiołowych a Gminą Pątnów. Przedmiotem umowy było dofinansowanie zadania odbudowy mostu na rzece Warcie w miejscowości Załęcze Wielkie. Zadanie miało zostać wykonane do dnia 30 listopada 2003 roku, zgodnie z "zestawieniem rzeczowo - finansowym robót do wykonania w 2003 roku", stanowiącym załącznik do opisywanej umowy. Kwotę dotacji określono na 1.000.000 zł, co miało stanowić 58,6% kosztów zadania wynikających z dokonanego wyboru najkorzystniejszej oferty w przeprowadzonym uprzednio postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego (1.706.390,63 zł). W zawartej umowie Wójt Gminy oświadczył, że jednostka samorządu terytorialnego przeznaczy na realizację zadania kwotę 706.390,63 zł, z czego 290.580 zł sfinansowane zostanie ze środków przekazanych przez Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, a kwota 415.810,63 zł została zabezpieczona w uchwale budżetowej nr X/52/2003 z dnia 24 września 2003 roku i zostanie wydatkowana oraz rozliczona do dnia 30 czerwca 2004 roku. Rozliczenie końcowe zadania miało zostać dokonane, pod rygorem obowiązku zwrotu dotacji:
- po zakończeniu całości zadania zgodnie z ww. zestawieniem rzeczowo - finansowym,
- po dokonaniu odbioru końcowego zadania (termin zakończenia zadania – 30.XI.2003 roku),
- po rozliczeniu kwoty dotacji i środków uzyskanych z WFOŚiGW - do dnia 31.I.2004 roku,
- po rozliczeniu wkładu własnego - do dnia 30.VI.2004 roku.
W umowie postanowiono również, że jednostka samorządu terytorialnego zobowiązana będzie do niezwłocznego zwrotu do budżetu państwa dotacji - między innymi - w przypadku nie zakończenia zadania w terminie oraz w przypadku braku pokrycia udziału własnego kosztów zadania.
Kontrolujące ustaliły, że powołana w umowie uchwała Rady Gminy nr X/52/2003 z dnia 24 września 2003 roku nie była uchwałą budżetową. Uchwałą tą Rada Gminy - powołując się na art.18 ust.1 ustawy o samorządzie gminnym - postanowiła zabezpieczyć w budżecie Gminy na 2004 rok kwotę 415.819,63 zł na realizację zadania budowa mostu na rzece Warcie w miejscowości Załęcze Wielkie. Wykonanie uchwały powierzono Wójtowi Gminy. Kontrolujące stwierdziły, że w wydatkach budżetu Gminy na 2004 roku przedmiotowa kwota nie została zaplanowana (znalazła się ona w załączniku dotyczącym inwestycji wieloletnich jako wydatek planowany na 2005 rok). Wydatki te nie były również zaplanowane w budżecie Gminy na 2003 rok, a także nie zostały zaplanowane w projekcie budżetu na 2005 rok. Przedmiotowa kwota - mająca stanowić udział własny Gminy - nie została do dnia zakończenia kontroli RIO w Łodzi wydatkowana z budżetu Gminy, zgodnie z warunkami określonymi w ww. umowie. Odnosząc się do wyjaśnień Wójta Gminy, stosownie do których - faktury wystawione przez wykonawcę na kwotę 415.810,63 zł zostały zapłacone, należy wskazać, że umowa z dnia 13 października 2003 roku dotycząca przyznania dotacji jednoznacznie zobowiązywała Gminę do wydatkowania środków zabezpieczonych w uchwale budżetowej, a nie zapewnienia zapłaty faktur wystawianych przez wykonawcę. Jak wynika z przedłożonych kontrolującym dokumentów wykonawca dokonał cesji wierzytelności wobec Gminy na rzecz Powszechnej Kasy Oszczędności Bank Polski S.A. Regionalny Oddział Korporacyjny w Łodzi Centrum Korporacyjne w Wieluniu. Bank wystąpił do Gminy o zapłatę wraz z należnymi odsetkami w terminie do dnia 30 listopada 2004 roku, który to termin nie został dotrzymany. Trudno znaleźć, zatem, związek między dokonaną cesją a zobowiązaniem Gminy do pokrycia części kosztów ze środków własnych budżetu Gminy.
W konsekwencji należy przyjąć, że Gmina nie zachowała warunków określonych w § 4 ust.2 umowy z dnia 13 października 2003 roku dotyczących wydatkowania środków budżetowych w wysokości 415.810,63 zł w terminie do dnia 30 czerwca 2004 roku.
Kontrolujące ustaliły ponadto, że w dniu 26 lutego 2004 roku Wójt Gminy przekazał do Kancelarii Prezesa Rady Ministrów rozliczenie zadania. W rozliczeniu wskazane zostały dwie faktury (nr 7/2003 i 9/2003) na łączną kwotę 1.291.390 zł, które zapłacone zostały ze środków dotacji uzyskanej z budżetu państwa oraz dotacji otrzymanej z WFOŚiGW. Do rozliczenia załączono również protokół końcowy odbioru wykonanych robót w okresie od dnia 14 sierpnia do dnia 30 listopada 2003 roku, którym odebrano następujące roboty: wykonanie pomostowej płyty żelbetowej, wykonanie izolacji na moście, wykonanie nawierzchni na dojazdach, wykonanie nawierzchni na moście - na łączną kwotę 415.000,63 zł. W protokole zapisano, że roboty ujęte w protokole zostały wykonane zgodnie z umową (projektem i kosztorysem) a ich jakość jest dobra. W protokole wskazano także, ze wartość robót wykonanych w okresie rozliczeniowym wyniosła 1.706.390,63 zł. Protokół podpisany został przez przedstawiciela Gminy Pana Grzegorza Smugowskiego, przedstawiciela wykonawcy Pana Mieczysława Tkaczyńskiego (firma P.P.H.U. "Wiertnik"), inspektora nadzoru Pana Jana Kowalczyka i kierownika budowy Pana Kazimierza Mamosa. Kontrolujące stwierdziły, że opisany protokół nie odzwierciedlał stanu faktycznego. Wskazane w nim prace były, bowiem, wykonywane jeszcze w 2004 roku, co potwierdzały zapisy w dzienniku budowy prowadzonym dla przedmiotowej inwestycji. Np. wpis inspektora nadzoru z dnia 10 stycznia 2004 roku - "Kontrolowano przebieg prac przy wykonywaniu izolacji bitumicznej na płycie żelbetowej", wpis inspektora nadzoru z dnia 19 stycznia 2004 roku - "Odebrano dolną warstwę nawierzchni bitumicznej na dojazdach", wpis inspektora nadzoru z dnia 28 stycznia 2004 roku - "Odebrano nawierzchnię na moście i dojazdach. Uruchomiono ruch pojazdów do 5 ton masy całkowitej". Nie dotrzymany został tym samym termin zakończenia prac (30 listopada 2003 roku) ustalony w umowie z wykonawcą (umowa z dnia 11 sierpnia 2003 roku nr INW-3421/M/2003) oraz wskazany w umowie dotyczącej udzielenia dotacji z budżetu państwa.
W dniu 30 sierpnia 2004 roku Wójt Gminy przekazał do Kancelarii Prezesa Rady Ministrów rozliczenie końcowe zadania. W rozliczeniu wymieniono 4 faktury potwierdzające sfinansowanie przedsięwzięcia na łączną kwotę 1.706.390,63 zł (w objaśnieniu pod tabelą wskazano, że należy w niej ująć wszystkie rachunki wystawione przez wykonawcę w związku z realizacją zadania objętego dofinansowaniem, w tym również rachunki opłacone w całości ze środków własnych jednostki samorządu terytorialnego). Dwie z faktur zostały wskazane już w pierwszym rozliczeniu z dnia 26 lutego 2004 roku, kolejne dwie zostały wystawione przez wykonawcę w sierpniu 2004 roku - faktura nr 2/2004 na kwotę 414.710,63 zł i faktura nr 4/2004 na kwotę 290 zł. W odniesieniu do wszystkich tych czterech faktur Wójt Gminy oświadczył w rozliczeniu, że dokonał ich zapłaty. W przypadku faktury nr 2/2004 z dnia 16 sierpnia 2004 roku nie odzwierciedlało to stanu faktycznego - wykonawca został, bowiem, zaspokojony w swym roszczeniu o zapłatę, ale wskutek dokonanej cesji wierzytelności, a nie zapłaty należności przez Gminę (Wójta). Cesjonariusz wystąpił jednocześnie do Gminy o zapłatę wierzytelności wynikającej z faktury VAT nr 2/2004 (patrz ustalenia powyżej). Do przedmiotowego rozliczenia załączono także opisany wyżej protokół końcowy odbioru wykonanych robót. Rozliczenie podpisane zostało przez Wójta Gminy i Skarbnika Gminy.
Przekazując informacje o powyższych nieprawidłowościach stwierdzonych w toku kontroli proszę Pana Wójta o podjęcie działań w celu ich usunięcia oraz zapobieżenia występowaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi przekazuje następujące wnioski pokontrolne:
1. Zapewnić prowadzenie ewidencji księgowej w sposób umożliwiający wyodrębnienie kwot zobowiązań wymagalnych. Stosowne reguły wskazać w zakładowym planie kont, zgodnie z wymogami wynikającymi z § 12 ust.1 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
2. Zapewnić rzetelne i bieżące prowadzenie ksiąg rachunkowych. W szczególności - przestrzegać art.20 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości, zgodnie z którym - do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.
3. Zapewnić terminowe, zgodne z postanowieniami instrukcji obiegu dowodów księgowych, przekazywanie przez komórki merytoryczne faktur (rachunków) do Referatu Finansów i Podatków.
4. Zapewnić terminowe regulowanie zobowiązań wobec wykonawców, nie dopuszczając do zapłaty odsetek z tytułu opóźnienia w zapłacie. Zgodnie z art.28 ust.3 ustawy o finansach publicznych - wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.
5. Zapewnić terminowe odprowadzanie na rzecz Zakładu Ubezpieczeń Społecznych naliczonych składek z tytułu ubezpieczeń społecznych, nie dopuszczając do zapłaty odsetek z tytułu opóźnienia w zapłacie.
6. Egzekwować terminowe składanie deklaracji podatkowych przez osoby prawne.
7. Decyzje dotyczące udzielenia ulgi w zapłacie podatku (np. umorzenie zaległości podatkowej) podejmować po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego, do czego zobowiązują organ podatkowy art.122 i art.187 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. W wyniku przeprowadzonego postępowania podatkowego należy ustalić istnienie (lub nie) ustawowo określonych przesłanek warunkujących podjęcie danego rozstrzygnięcia.
8. Bieżąco i terminowo podejmować czynności zmierzające do wyegzekwowania zaległości podatkowych, w oparciu o przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 110, poz. 968 z późn. zm.) oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
9. Dołożyć należytej staranności przy planowaniu dochodów budżetowych z majątku.
10. Podjąć działania zmierzające do wyegzekwowania czynszu dzierżawnego od najemcy lokalu użytkowego – część sklepowa, w miejscowości Józefów za lata 2002 – 2003.
11. Polecenia wyjazdu służbowego dla pracowników Urzędu Gminy wystawiać zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1990 z późn. zm.).
12. Zapewnić terminowe przekazywanie środków na rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, zgodnie z wymogami wynikającymi z art.6 ust.2 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
13. Zapewnić kontrasygnowanie czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych przez Skarbnika Gminy lub osobę przez niego upoważnioną, stosownie do art.46 ust.3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym.
14. W zakresie udzielania zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz. 177 z późn. zm.), w szczególności art.36 ust.1 pkt 8 ustawy, zgodnie z którym specyfikacja istotnych warunków zamówienia powinna zawierać opis warunków udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków.
15. Zapewnić sporządzanie rzetelnej dokumentacji związanej z realizowanymi zadaniami inwestycyjnymi, w szczególności protokołów odbioru wykonanych robót.
Jednocześnie, informuję, że o stwierdzonych nieprawidłowościach związanych z wypełnieniem warunków umowy dotyczącej przyznania dotacji na usuwanie skutków powodzi RIO w Łodzi powiadomi Kancelarię Prezesa Rady Ministrów oraz Ministra Finansów.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych proszę Pana Wójta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że stosownie do art.9 ust.4 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby.
Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
- Przewodniczący Rady Gminy w Pątnowie
- Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy w Pątnowie
- aa.
Wystąpienie pokontrolne podpisała dr Jadwiga Chwiałkowska – Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.
Łódź, dnia 21 lutego 2005 roku
Pan
EDWARD KIEDOS
Wójt Gminy Pątnów
WK - 602/16/2005
Działając na podstawie art. 9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r. Dz.U nr 55, poz.577 z późn. zm.) informuję, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminie Pątnów. Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości i uchybienia wynikały, przede wszystkim, z nieznajomości przepisów, ich wadliwej interpretacji, niedostatecznego nadzoru ze strony kierownictwa oraz braku stosownych procedur wewnętrznej kontroli finansowej. Wykazane uchybienia i nieprawidłowości dotyczyły, w szczególności:W zakresie ewidencji księgowej i sprawozdawczości
1. Kontrolujące stwierdziły, że funkcjonujący w Urzędzie Gminy Pątnów system księgowy w zakresie ewidencji rozrachunków nie pozwalał na wyodrębnianie kwot zobowiązań wymagalnych. Stan zobowiązań wymagalnych wykazywany w sprawozdaniach ujmowany był na podstawie odrębnych zestawień sporządzanych przez pracownika Referatu Finansowego. Zgodnie z § 12 ust.1 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153, poz. 1752) - zakładowy plan kont powinien zapewniać możliwość sporządzenia sprawozdań finansowych, sprawozdań budżetowych lub innych sprawozdań określonych w odrębnych przepisach. Stosownie, natomiast, do art. 4 ust 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76 poz. 694 z późn. zm.) - zdarzenia, w tym operacje gospodarcze ujmuje się w księgach rachunkowych i wykazuje w sprawozdaniach zgodnie z ich treścią ekonomiczną.
2. Kontrolujące stwierdziły brak ujęcia w ewidencji księgowej jednostki niektórych faktur dotyczących zadania inwestycyjnego budowy mostu na rzece Warta - faktury nr 19/2004 z dnia 1 września 2004 roku na kwotę 3.039,29 zł za nadzór inwestorski, faktury nr 2/2004 z dnia 16 sierpnia 2004 roku na kwotę 414.710,63 zł – za roboty budowlane, faktury nr 3/2004 z dnia 23 sierpnia 2004 roku na kwotę 131.116,75 zł – za roboty dodatkowe, faktury nr 4/2004 z dnia 24 sierpnia 2004 roku na kwotę 290 zł – końcowa za roboty budowlane. Łącznie nie ujęto w ewidencji faktur na kwotę 549.156,67 zł. Stanowiło to naruszenie art.20 ust.1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym - do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Jednocześnie, naruszono wymóg rzetelnego i bieżącego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Zgodnie z art.24 ust.2 ustawy o rachunkowości - księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Stosownie, natomiast, do art.24 ust.5 pkt 1 ww. ustawy - księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieżąco, jeżeli, w szczególności, pochodzące z nich informacje umożliwiają sporządzenie w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych, sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych. Część z ww. kwoty powinna zostać wykazana jako zobowiązanie wymagalne w sprawozdaniu RB-Z - sprawozdanie o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń jednostki samorządu terytorialnego, za III kwartał 2004 roku (zobowiązanie wynikające z faktury nr 3/2004). Odpowiedzialność za naruszenie obowiązków w zakresie prawidłowego prowadzenia rachunkowości ponosi Wójt Gmina - na podstawie art.4 ust.5 ustawy o rachunkowości (jako kierownik jednostki).
3. Kontrolujące ustaliły, że ww. faktury nie zostały przekazane przez właściwego rzeczowo pracownika do Referatu Finansów i Podatków, co naruszało § 11 ust.3 obowiązującej w jednostce instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych, zgodnie z którym - faktury po sprawdzeniu przez Referat odpowiadający merytorycznie za prawidłowość realizowanej operacji powinny być kierowane do Referatu Finansów i Podatków. Odnosząc się do wyjaśnienia Wójta Gminy, zgodnie z którym instrukcja nie precyzowała terminu przekazania do Referatu Finansów i Podatków sprawdzonych merytorycznie faktur należy wskazać, że powinno to - w każdym razie - nastąpić w terminach umożliwiających przestrzeganie zasad rachunkowości wynikających z ww. przepisów ustawy o rachunkowości. Odpowiedzialność za brak przekazania faktur do Referatu Finansów i Podatków ponosi kierownik Referatu Gospodarki Komunalnej i Inwestycji.
W zakresie regulowania zobowiązań
1. W okresie objętym kontrolą z tytułu nieterminowego regulowania zobowiązań wobec wykonawców Gmina Pątnów zapłaciła odsetki karne w łącznej wysokości 21.214,44 zł z tego:
- w dniu 14 października 2003 roku - kwotę 5.899,63 zł,
- w dniu 21 listopada 2003 roku - kwotę 15.314,81 zł.
Odsetki pobrane zostały z konta bankowego poprzez zajęcie rachunku przez Komornika Sądowego przy Sądzie Rejonowym w Wieluniu i dotyczyły zobowiązań wobec firmy GEO-PRO-INŻ Wrocław. Zapłata odsetek z tytułu nieterminowego regulowania zobowiązań wynikała z naruszenia art.28 ust.3 pkt 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r. Dz.U. nr 15, poz.148 z późn. zm.), zgodnie z którym - wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Odpowiedzialność za powyższe ponosi Wójt Gminy Pan Edward Kidos.
2. Kontrolujące stwierdziły, że kontrolowana jednostka nie regulowała w terminie składek z tytułu ubezpieczeń społecznych. Przykładowo, występujące na dzień 31 grudnia 2003 roku zobowiązania w stosunku do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych dotyczące naliczonych składek z listopada 2003 roku w kwocie 25.516,22 zł uregulowano w dniu 19 stycznia 2004 roku (ustawowy termin upływał w dniu 5 grudnia 2003 roku). Składki za grudzień 2003 roku w kwocie 25.901,16 zł uregulowano w dniu 9 lutego 2004 roku (ustawowy termin upływał w dniu 5 stycznia 2004 roku). Terminem płatności składek dla jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych zgodnie z przepisami ustawy z dnia 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. Nr 137 poz. 887) - jest 5 dzień następnego miesiąca (art.47 ust.1 pkt 2 ustawy). W wyniku nieterminowych płatności składek Gmina zapłaciła odsetki w kwocie 4.418,50 zł za 2002 rok i 4.248,50 zł za 2003 rok. Odpowiedzialność za nieterminowe regulowanie zobowiązań ponosi Wójt Gminy.
W zakresie dochodów z tytułu podatków i opłat
1. Kontrolujące stwierdziły przypadki złożenia deklaracji podatkowych przez osoby prawne - podatników podatku od nieruchomości i podatku leśnego po ustawowo wyznaczonym terminie. Terminy składania deklaracji podatkowych przez osoby prawne wynikają z postanowień: art.6 ust.9 pkt 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2002 r. Dz.U nr 9, poz.84 z późn. zm.) oraz art.6 ust.5 pkt 1 ustawy z dnia 30 października 2002 roku o podatku leśnym (Dz.U. nr 200, poz.1682). Do dnia 31 grudnia 2002 roku termin składania deklaracji przez podatników podatku leśnego wynikał z art.66 ust.8 ustawy z dnia 28 września 1991 roku o lasach (tekst jednolity z 2000 r. Dz.U. nr 56 poz.679 z późn.zm.) Zgodnie z powołanymi unormowaniami deklaracje podatkowe, zarówno w zakresie podatku leśnego, jak i podatku od nieruchomości, winny być złożone do dnia 15 stycznia każdego roku podatkowego, bądź w terminie 14 dni od dnia zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie obowiązku podatkowego.
2. Stwierdzono przypadki wydania przez Wójta Gminy decyzji w sprawie umorzenia zaległości podatkowych mimo braku przeprowadzenia stosownego postępowania wyjaśniającego. Zgodnie z art.122 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (Dz.U. nr 137, poz.926 z późn. zm.) - organ podatkowy powinien podjąć wszelkie niezbędne działania w celu dokładnego ustalenia stanu faktycznego oraz załatwienia sprawy. Ponadto, stosownie do art.187 § 1 ww. ustawy - organ podatkowy obowiązany jest zebrać i w sposób wyczerpujący rozpatrzyć cały materiał dowodowy. W wyniku postępowania należy ustalić istnienie (lub nie) ustawowo określonych przesłanek warunkujących podjęcie danego rozstrzygnięcia (np. w odniesieniu do umorzenia zaległości podatkowej przesłanki stanowią ważny interes podatnika lub interes publiczny).
3. Kontrolujące stwierdziły, że jednostka w kilku przypadkach podjęła czynności zmierzające do wyegzekwowania zaległości podatkowych z opóźnieniem, czym naruszała przepisy zawarte: w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137 poz. 1541). Unormowania zawarte w powołanym rozporządzeniu zobowiązują wierzyciela do systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązania pieniężnego. W przypadku, gdy należność nie została zapłacona w terminie określonym w decyzji, albo wynikającym z przepisów prawa – wierzyciel winien wysłać do zobowiązanego upomnienie, z zagrożeniem wszczęcia egzekucji po upływie 7 dni od dnia doręczenia upomnienia. Po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu wierzyciel winien niezwłocznie wystawić tytuł wykonawczy i przesłać do Naczelnika Urzędu Skarbowego.
W zakresie dochodów z majątku
1. Kontrolujące ustaliły, że w latach 2002 - 2003 znaczącą pozycję w dochodach uchwalonego budżetu stanowiły dochody z majątku (sprzedaży nieruchomości). W 2002 roku zaplanowano kwotę 618.000 zł, wykonano dochody w kwocie 2.570 zł. W 2003 roku zaplanowano kwotę 819.898 zł, wykonano dochody w wysokości 20.890 zł. Kontrolujące stwierdziły, że mimo zaplanowania wskazanych dochodów w budżecie Gminy organ wykonawczy nie podejmował działań mających na celu ich zrealizowanie - brak było wycen nieruchomości, nie podjęto czynności zmierzających do uruchomienia procedur sprzedaży nieruchomości.
2. Kontrolujące ustaliły, że w stosunku do najemcy lokalu użytkowego – część sklepowa w miejscowości Józefów, zaniechano podejmowania działań zmierzających do wyegzekwowania należności dotyczących czynszu dzierżawnego za lata 2002 – 2003.
W zakresie wydatków osobowych
1. Kontrolujące stwierdziły kilka przypadków poleceń wyjazdu służbowego, na których brak było określenia środka lokomocji, którym miała być odbywana podróż służbowa. Ponadto, na niektórych poleceniach wyjazdu służbowego stwierdzono brak daty wystawienia.
2. Kontrolujące ustaliły, że w jednostce nie przestrzegano obowiązujących terminów przekazywania z budżetu Gminy odpisów na rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Zgodnie z art.6 ust.2 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity z 1996 r. Dz.U. nr 79, poz.335 z późn. zm.), równowartość odpisu na fundusz socjalny powinna być przekazana przez pracodawcę na rachunek funduszu w sposób następujący: do 31 maja danego roku co najmniej 75% wartości odpisu, a do 30 września danego roku winna być przekazana cała kwota odpisu.
W zakresie wydatków inwestycyjnych
1. Kontrolujące stwierdziły brak kontrasygnaty Skarbnika Gminy co do umowy dotyczącej robót dodatkowych i zamiennych związanych z budową mostu na rzece Warcie (umowa z dnia 18 października 2003 roku, nr INW 3421/M1/2003), co stanowiło naruszenie art.46 ust.3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 roku – Dz. U. nr 142 poz. 1591 z późn. zm.). Odnosząc się do wyjaśnień Pana Wójta dotyczących momentu złożenia kontrasygnaty należy wskazać, że poprzez czynność kontrasygnaty skarbnik jednostki samorządu terytorialnego potwierdza, między innymi, zabezpieczenie w budżecie środków pozwalających zaciągnąć zobowiązanie finansowe w określonej wysokości. Jest to zgodnie z art.46 ust.3 ustawy o samorządzie gminnym jest to warunek skuteczności czynności prawnej. Kontrasygnowanie umowy stanowi także istotną informację dla kontrahenta jednostki samorządowej dotyczącą możliwości realizacji zaciągniętego zobowiązania z zachowaniem rygorów określonych przez ustawę o finansach publicznych. Kontrasygnowanie umowy (czynności prawnej) po wielu miesiącach jej obowiązywania - co zdaniem Pana Wójta jest możliwe - pozbawiałoby instytucję kontrasygnaty jakiegokolwiek znaczenia i sensu.
2. W odniesieniu do zamówienia publicznego na dotyczącego budowy mostu na rzece Warcie, w 2003 roku, kontrolujące stwierdziły, że w specyfikacji istotnych warunków zamówienia brak było opisu kryteriów i sposobów dokonywania oceny spełnienia warunków wymaganych od wykonawców, co było wymagane przez art.35 ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r. Dz.U. nr 72, poz.664 z późn.zm.).
3. Inwestycja dotycząca budowy mostu na rzece Warcie dofinansowana została dotacją przekazaną z budżetu państwa ze środków przewidzianych na usuwanie skutków klęsk żywiołowych (dotacja z rezerw celowych budżetu państwa - dział 600, rozdział 60078, § 6330). Dotacja przyznana została na podstawie umowy z dnia 13 października 2003 roku, nr 75/RC/Wr/KPRM/2003 zawartej miedzy Szefem Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, reprezentowanym przez Dyrektora Biura ds. Usuwania Klęsk Żywiołowych a Gminą Pątnów. Przedmiotem umowy było dofinansowanie zadania odbudowy mostu na rzece Warcie w miejscowości Załęcze Wielkie. Zadanie miało zostać wykonane do dnia 30 listopada 2003 roku, zgodnie z "zestawieniem rzeczowo - finansowym robót do wykonania w 2003 roku", stanowiącym załącznik do opisywanej umowy. Kwotę dotacji określono na 1.000.000 zł, co miało stanowić 58,6% kosztów zadania wynikających z dokonanego wyboru najkorzystniejszej oferty w przeprowadzonym uprzednio postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego (1.706.390,63 zł). W zawartej umowie Wójt Gminy oświadczył, że jednostka samorządu terytorialnego przeznaczy na realizację zadania kwotę 706.390,63 zł, z czego 290.580 zł sfinansowane zostanie ze środków przekazanych przez Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, a kwota 415.810,63 zł została zabezpieczona w uchwale budżetowej nr X/52/2003 z dnia 24 września 2003 roku i zostanie wydatkowana oraz rozliczona do dnia 30 czerwca 2004 roku. Rozliczenie końcowe zadania miało zostać dokonane, pod rygorem obowiązku zwrotu dotacji:
- po zakończeniu całości zadania zgodnie z ww. zestawieniem rzeczowo - finansowym,
- po dokonaniu odbioru końcowego zadania (termin zakończenia zadania – 30.XI.2003 roku),
- po rozliczeniu kwoty dotacji i środków uzyskanych z WFOŚiGW - do dnia 31.I.2004 roku,
- po rozliczeniu wkładu własnego - do dnia 30.VI.2004 roku.
W umowie postanowiono również, że jednostka samorządu terytorialnego zobowiązana będzie do niezwłocznego zwrotu do budżetu państwa dotacji - między innymi - w przypadku nie zakończenia zadania w terminie oraz w przypadku braku pokrycia udziału własnego kosztów zadania.
Kontrolujące ustaliły, że powołana w umowie uchwała Rady Gminy nr X/52/2003 z dnia 24 września 2003 roku nie była uchwałą budżetową. Uchwałą tą Rada Gminy - powołując się na art.18 ust.1 ustawy o samorządzie gminnym - postanowiła zabezpieczyć w budżecie Gminy na 2004 rok kwotę 415.819,63 zł na realizację zadania budowa mostu na rzece Warcie w miejscowości Załęcze Wielkie. Wykonanie uchwały powierzono Wójtowi Gminy. Kontrolujące stwierdziły, że w wydatkach budżetu Gminy na 2004 roku przedmiotowa kwota nie została zaplanowana (znalazła się ona w załączniku dotyczącym inwestycji wieloletnich jako wydatek planowany na 2005 rok). Wydatki te nie były również zaplanowane w budżecie Gminy na 2003 rok, a także nie zostały zaplanowane w projekcie budżetu na 2005 rok. Przedmiotowa kwota - mająca stanowić udział własny Gminy - nie została do dnia zakończenia kontroli RIO w Łodzi wydatkowana z budżetu Gminy, zgodnie z warunkami określonymi w ww. umowie. Odnosząc się do wyjaśnień Wójta Gminy, stosownie do których - faktury wystawione przez wykonawcę na kwotę 415.810,63 zł zostały zapłacone, należy wskazać, że umowa z dnia 13 października 2003 roku dotycząca przyznania dotacji jednoznacznie zobowiązywała Gminę do wydatkowania środków zabezpieczonych w uchwale budżetowej, a nie zapewnienia zapłaty faktur wystawianych przez wykonawcę. Jak wynika z przedłożonych kontrolującym dokumentów wykonawca dokonał cesji wierzytelności wobec Gminy na rzecz Powszechnej Kasy Oszczędności Bank Polski S.A. Regionalny Oddział Korporacyjny w Łodzi Centrum Korporacyjne w Wieluniu. Bank wystąpił do Gminy o zapłatę wraz z należnymi odsetkami w terminie do dnia 30 listopada 2004 roku, który to termin nie został dotrzymany. Trudno znaleźć, zatem, związek między dokonaną cesją a zobowiązaniem Gminy do pokrycia części kosztów ze środków własnych budżetu Gminy.
W konsekwencji należy przyjąć, że Gmina nie zachowała warunków określonych w § 4 ust.2 umowy z dnia 13 października 2003 roku dotyczących wydatkowania środków budżetowych w wysokości 415.810,63 zł w terminie do dnia 30 czerwca 2004 roku.
Kontrolujące ustaliły ponadto, że w dniu 26 lutego 2004 roku Wójt Gminy przekazał do Kancelarii Prezesa Rady Ministrów rozliczenie zadania. W rozliczeniu wskazane zostały dwie faktury (nr 7/2003 i 9/2003) na łączną kwotę 1.291.390 zł, które zapłacone zostały ze środków dotacji uzyskanej z budżetu państwa oraz dotacji otrzymanej z WFOŚiGW. Do rozliczenia załączono również protokół końcowy odbioru wykonanych robót w okresie od dnia 14 sierpnia do dnia 30 listopada 2003 roku, którym odebrano następujące roboty: wykonanie pomostowej płyty żelbetowej, wykonanie izolacji na moście, wykonanie nawierzchni na dojazdach, wykonanie nawierzchni na moście - na łączną kwotę 415.000,63 zł. W protokole zapisano, że roboty ujęte w protokole zostały wykonane zgodnie z umową (projektem i kosztorysem) a ich jakość jest dobra. W protokole wskazano także, ze wartość robót wykonanych w okresie rozliczeniowym wyniosła 1.706.390,63 zł. Protokół podpisany został przez przedstawiciela Gminy Pana Grzegorza Smugowskiego, przedstawiciela wykonawcy Pana Mieczysława Tkaczyńskiego (firma P.P.H.U. "Wiertnik"), inspektora nadzoru Pana Jana Kowalczyka i kierownika budowy Pana Kazimierza Mamosa. Kontrolujące stwierdziły, że opisany protokół nie odzwierciedlał stanu faktycznego. Wskazane w nim prace były, bowiem, wykonywane jeszcze w 2004 roku, co potwierdzały zapisy w dzienniku budowy prowadzonym dla przedmiotowej inwestycji. Np. wpis inspektora nadzoru z dnia 10 stycznia 2004 roku - "Kontrolowano przebieg prac przy wykonywaniu izolacji bitumicznej na płycie żelbetowej", wpis inspektora nadzoru z dnia 19 stycznia 2004 roku - "Odebrano dolną warstwę nawierzchni bitumicznej na dojazdach", wpis inspektora nadzoru z dnia 28 stycznia 2004 roku - "Odebrano nawierzchnię na moście i dojazdach. Uruchomiono ruch pojazdów do 5 ton masy całkowitej". Nie dotrzymany został tym samym termin zakończenia prac (30 listopada 2003 roku) ustalony w umowie z wykonawcą (umowa z dnia 11 sierpnia 2003 roku nr INW-3421/M/2003) oraz wskazany w umowie dotyczącej udzielenia dotacji z budżetu państwa.
W dniu 30 sierpnia 2004 roku Wójt Gminy przekazał do Kancelarii Prezesa Rady Ministrów rozliczenie końcowe zadania. W rozliczeniu wymieniono 4 faktury potwierdzające sfinansowanie przedsięwzięcia na łączną kwotę 1.706.390,63 zł (w objaśnieniu pod tabelą wskazano, że należy w niej ująć wszystkie rachunki wystawione przez wykonawcę w związku z realizacją zadania objętego dofinansowaniem, w tym również rachunki opłacone w całości ze środków własnych jednostki samorządu terytorialnego). Dwie z faktur zostały wskazane już w pierwszym rozliczeniu z dnia 26 lutego 2004 roku, kolejne dwie zostały wystawione przez wykonawcę w sierpniu 2004 roku - faktura nr 2/2004 na kwotę 414.710,63 zł i faktura nr 4/2004 na kwotę 290 zł. W odniesieniu do wszystkich tych czterech faktur Wójt Gminy oświadczył w rozliczeniu, że dokonał ich zapłaty. W przypadku faktury nr 2/2004 z dnia 16 sierpnia 2004 roku nie odzwierciedlało to stanu faktycznego - wykonawca został, bowiem, zaspokojony w swym roszczeniu o zapłatę, ale wskutek dokonanej cesji wierzytelności, a nie zapłaty należności przez Gminę (Wójta). Cesjonariusz wystąpił jednocześnie do Gminy o zapłatę wierzytelności wynikającej z faktury VAT nr 2/2004 (patrz ustalenia powyżej). Do przedmiotowego rozliczenia załączono także opisany wyżej protokół końcowy odbioru wykonanych robót. Rozliczenie podpisane zostało przez Wójta Gminy i Skarbnika Gminy.
Przekazując informacje o powyższych nieprawidłowościach stwierdzonych w toku kontroli proszę Pana Wójta o podjęcie działań w celu ich usunięcia oraz zapobieżenia występowaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi przekazuje następujące wnioski pokontrolne:
1. Zapewnić prowadzenie ewidencji księgowej w sposób umożliwiający wyodrębnienie kwot zobowiązań wymagalnych. Stosowne reguły wskazać w zakładowym planie kont, zgodnie z wymogami wynikającymi z § 12 ust.1 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
2. Zapewnić rzetelne i bieżące prowadzenie ksiąg rachunkowych. W szczególności - przestrzegać art.20 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości, zgodnie z którym - do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.
3. Zapewnić terminowe, zgodne z postanowieniami instrukcji obiegu dowodów księgowych, przekazywanie przez komórki merytoryczne faktur (rachunków) do Referatu Finansów i Podatków.
4. Zapewnić terminowe regulowanie zobowiązań wobec wykonawców, nie dopuszczając do zapłaty odsetek z tytułu opóźnienia w zapłacie. Zgodnie z art.28 ust.3 ustawy o finansach publicznych - wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.
5. Zapewnić terminowe odprowadzanie na rzecz Zakładu Ubezpieczeń Społecznych naliczonych składek z tytułu ubezpieczeń społecznych, nie dopuszczając do zapłaty odsetek z tytułu opóźnienia w zapłacie.
6. Egzekwować terminowe składanie deklaracji podatkowych przez osoby prawne.
7. Decyzje dotyczące udzielenia ulgi w zapłacie podatku (np. umorzenie zaległości podatkowej) podejmować po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego, do czego zobowiązują organ podatkowy art.122 i art.187 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. W wyniku przeprowadzonego postępowania podatkowego należy ustalić istnienie (lub nie) ustawowo określonych przesłanek warunkujących podjęcie danego rozstrzygnięcia.
8. Bieżąco i terminowo podejmować czynności zmierzające do wyegzekwowania zaległości podatkowych, w oparciu o przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 110, poz. 968 z późn. zm.) oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
9. Dołożyć należytej staranności przy planowaniu dochodów budżetowych z majątku.
10. Podjąć działania zmierzające do wyegzekwowania czynszu dzierżawnego od najemcy lokalu użytkowego – część sklepowa, w miejscowości Józefów za lata 2002 – 2003.
11. Polecenia wyjazdu służbowego dla pracowników Urzędu Gminy wystawiać zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1990 z późn. zm.).
12. Zapewnić terminowe przekazywanie środków na rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, zgodnie z wymogami wynikającymi z art.6 ust.2 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
13. Zapewnić kontrasygnowanie czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych przez Skarbnika Gminy lub osobę przez niego upoważnioną, stosownie do art.46 ust.3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym.
14. W zakresie udzielania zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz. 177 z późn. zm.), w szczególności art.36 ust.1 pkt 8 ustawy, zgodnie z którym specyfikacja istotnych warunków zamówienia powinna zawierać opis warunków udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków.
15. Zapewnić sporządzanie rzetelnej dokumentacji związanej z realizowanymi zadaniami inwestycyjnymi, w szczególności protokołów odbioru wykonanych robót.
Jednocześnie, informuję, że o stwierdzonych nieprawidłowościach związanych z wypełnieniem warunków umowy dotyczącej przyznania dotacji na usuwanie skutków powodzi RIO w Łodzi powiadomi Kancelarię Prezesa Rady Ministrów oraz Ministra Finansów.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych proszę Pana Wójta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że stosownie do art.9 ust.4 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby.
Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
- Przewodniczący Rady Gminy w Pątnowie
- Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy w Pątnowie
- aa.
Wystąpienie pokontrolne podpisała dr Jadwiga Chwiałkowska – Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.