Gm. Aleksandrów Łódzki - Kontrola kompleksowa przeprowadzona przez RIO w Łodzi, zakończona w 2005 roku

Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi Gminie Aleksandrów Łódzki, po zakończeniu kontroli kompleksowej gospodarki finansowej i zamówień publicznych. Udostępniane na podstawie art.6 ust.1 pkt 4 lit "a" tiret drugi ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej.

Łódź, dnia 4 marca 2005 roku

Pan
JACEK LIPIŃSKI
Burmistrz Gminy ALEKSANDRÓW ŁÓDZKI

WK – 602/17/2005

Działając na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r. Dz. U nr 55, poz.577 z późn. zm.) informuję, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminie Aleksandrów Łódzki. Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości i uchybienia wynikały, przede wszystkim, z nieznajomości przepisów, ich wadliwej interpretacji, niedostatecznego nadzoru ze strony kierownictwa oraz braku stosownych procedur wewnętrznej kontroli finansowej. Wykazane uchybienia i nieprawidłowości dotyczyły, w szczególności:W zakresie unormowań wewnętrznych

1. Kontrolującym przedłożono instrukcję sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych, wprowadzoną zarządzeniem nr 94/03 Burmistrza Gminy Aleksandrów Łódzki obowiązującą od dnia 1 stycznia 2004 roku. Nie przedłożono natomiast instrukcji obiegu dokumentów obowiązującej w latach 2002 - 2003. Z wyjaśnień Sekretarza Gminy Pana Krzysztofa Kozaneckiego wynikało, że w okresie wcześniejszym w Urzędzie nie funkcjonowała żadna instrukcja obiegu dokumentów. Kontrolujący - na podstawie ustaleń poprzednio przeprowadzonych przez RIO w Łodzi kontroli - stwierdzili, że jednostka posiadała taką instrukcję. W trakcie czynności kontrolnych ustalono, że w latach 2002-2003 w Urzędzie Gminy obowiązywała instrukcja obiegu dokumentów wprowadzona zarządzeniem nr 1/94 Zarządu Gminy i Miasta Aleksandrowa Łódzkiego. Znajdowała się ona w zbiorze dokumentów dotyczących zasad prowadzenia i dokumentowania gospodarki finansowej, obowiązujących w Gminie we wcześniejszym okresie. Dodatkowo - mając na uwadze treść wyjaśnienia Sekretarza Gminy - wskazującego na obowiązywanie przepisów rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. nr 112 poz.1319 z późn. zm.) - należy zauważyć, że przedmiot regulacji instrukcji kancelaryjnej i instrukcji obiegu dowodów księgowych nie nakłada się na siebie. Instrukcja kancelaryjna określa zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych; instrukcja obiegu dowodów księgowych dotyczy dokumentowania występujących w jednostce operacji finansowych, wskazując - w szczególności - obowiązujący obieg dokumentów i podejmowanych przez rzeczowo właściwych pracowników czynności w związku z realizacją określonych operacji (np. likwidacja środka trwałego, udzielenie zaliczki, zapłata faktury itp).
2. W instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych dla Urzędu Gminy Aleksandrów Łódzki zawarto klauzulę o treści: „wydatek zrealizowany zgodnie z ustawą z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (Dz. U. nr 76, poz.344 z późn. zm.) tryb ....... Aleksandrów Łódzki, dnia ........ 200... r. podpis ......”. Treść klauzuli jest nieaktualna z uwagi na wejście w życie z dniem 2 marca 2004 roku ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz.U. nr 19, poz.177 z późn. zm.).
3. W dokumentacji opisującej przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości nie wskazano wykazu ksiąg rachunkowych. W przypadku prowadzenia ksiąg przy użyciu komputera - nie określono struktury i wzajemnych powiązań ksiąg oraz funkcji zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych. Brak było także opisu systemu przetwarzania danych (systemu informatycznego), zawierającego m.in.: opis procedur lub funkcji dotyczących wykorzystywanych programów wraz z zasadami ochrony danych, określenia wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji. Ponadto, nie określono zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz zasad powiązania kont ksiąg pomocniczych z kontami księgi głównej oraz sposobu i formy prowadzenia urządzeń księgowych. Powyższe nie spełniało wymogów zawartych w art.10 ust.1 pkt 3 lit.„a”, „b” i „c” ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r. Dz. U. nr 76, poz.694 z późn. zm.).
4. W zakładowym planie kont dla Urzędu Gminy (załącznik nr 2 do zarządzenia nr 43/03 z dnia 23 czerwca 2003 roku Burmistrza Gminy Aleksandrów Łódzki określającego zakładowy plan kont dla Urzędu Gminy jako jednostki) - nie wyszczególniono konta 030 – długoterminowe aktywa finansowe. Postępowanie takie naruszało § 12 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153, poz.1752), zgodnie z którym w zakładowym planie kont należy uwzględnić wszystkie konta służące do księgowania operacji gospodarczych występujących w danej jednostce.
5. Nie opracowano zasad służących ochronie danych i ich zbiorów w zakresie dowodów księgowych oraz ksiąg rachunkowych, zgodnie z wymogami wynikającymi z art.10 ust.1 pkt 4 ustawy o rachunkowości. Stosownie do ww. przepisów oraz art.71 ust.2 powołanej ustawy, przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera ochrona danych powinna polegać, m.in., na zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem.
6. W wewnętrznych regulacjach nie zawarto informacji na temat sposobu prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla poszczególnych grup rzeczowych składników aktywów obrotowych, przez co nie spełniono wymogów wynikających z art.17 ust.2 ustawy o rachunkowości. Z unormowań wewnętrznych dotyczących prowadzenia ewidencji dla kont 011 i 013 (obowiązujących od dnia 23.06.2003 roku) nie wynikało, która komórka organizacyjna Urzędu zajmuje się ich prowadzeniem. Nie wskazano także kryterium podziału środków trwałych w używaniu, decydującego o tym - które przedmioty majątkowe podlegają ewidencji ilościowo-wartościowej oraz ewidencji wartościowej. Ponadto w jednostce nie opracowano zasad prowadzenia ewidencji wartości niematerialnych i prawnych.
7. Nie opracowano zasad stosowania rachunkowości i planu kont w zakresie prowadzenia ewidencji podatków i opłat, o których mowa w § 1 ust.2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. nr 50, poz.511 z późn. zm.). Zgodnie z § 9 ust.1 ww. rozporządzenia - ewidencja podatków i opłat jest integralną częścią ewidencji księgowej urzędu.

Odpowiedzialność za ustalenie dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady rachunkowości oraz za aktualizację tej dokumentacji ponosi Burmistrz Gminy.

8. W kontrolowanej jednostce nie opracowano regulaminu premiowania. Obowiązek ustalenia przez kierownika urzędu warunków przyznawania i wypłacania premii wynikał z § 15 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 61, poz.707 z późn. zm. – obowiązujące do dnia 26 lutego 2003 roku) oraz z § 16 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 33, poz.264 z późn. zm.).

W zakresie wyboru banku wykonującego obsługę bankową gminy

W latach 2002-2003 obsługę bankową budżetu Gminy Aleksandrów Łódzki prowadził Bank Spółdzielczy w Aleksandrowie Łódzkim, wskazany uchwałą nr XXXII/233/93 Rady Miejskiej w Aleksandrowie Łódzkim z dnia 27 października 1993 roku. Oprócz rachunku w Banku Spółdzielczym, Gmina Aleksandrów Łódzki posiadała rachunek bankowy w Banku Ochrony Środowiska S.A. Filia w Łodzi oraz w Powszechnej Kasie Oszczędności B.P. VI Oddział w Łodzi. Bank Ochrony Środowiska i Bank Powszechna Kasa Oszczędności zostały wskazane uchwałą nr XL/256/97 Rady Miejskiej w Aleksandrowie Łódzkim z dnia 17 grudnia 1997 roku jako banki prowadzące częściową obsługę budżetu Gminy Aleksandrów Łódzki.
Wyżej wymienione uchwały Rady Miejskiej, dotyczące wskazania banków do obsługi finansowej budżetu gminy, podjęte były na podstawie przepisów art.60 ust.2 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie terytorialnym (tekst jednolity z 1996 r. Dz.U. nr 13, poz. 74 z późn.zm.), które to przepisy dopuszczały możliwość wskazania przez organ stanowiący więcej niż jednego banku. Od dnia 1 stycznia 1999 roku regulacje dotyczące wyboru banku prowadzącego obsługę bankową gmin zawarte są w art.134 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r. Dz.U. nr 15, poz.148 z późn. zm.). Stosownie do postanowień ww. ustawy - bankową obsługę budżetu jednostki samorządu terytorialnego wykonuje bank wybrany przez organ stanowiący danej jednostki w trybie określonym w przepisach o zamówieniach publicznych.

W zakresie funkcjonowania kontroli finansowej

1. W kontrolowanej jednostce nie opracowano procedur kontroli finansowej spełniających wymogi określone w art.35a ustawy o finansach publicznych. Do ustalenia procedur kontroli finansowej zobowiązywały kierownika jednostki - od dnia 1 stycznia 2002 roku - postanowienia art.35a ust.3 ustawy o finansach publicznych. Zgodnie z art.35a ww. ustawy - kontrola finansowa w jednostkach sektora finansów publicznych dotyczy procesów związanych z gromadzeniem, rozdysponowaniem środków publicznych oraz z gospodarowaniem mieniem. Ustalone procedury kontroli powinny zapewnić, w szczególności, wstępną ocenę celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków.
2. Pracownikom Urzędu nie przypisano obowiązków z zakresu gospodarki finansowej, m.in. dotyczących: sprawdzenia poszczególnych dowodów księgowych oraz zatwierdzania ich do wypłaty i podpisywania dyspozycji pieniężnych. Przyjęcie ww. obowiązków powinno być potwierdzone przez pracownika na piśmie. Opisane postępowanie było niezgodne z art.28a ust.2 ustawy o finansach publicznych.
3. Większość pracowników Urzędu Gminy nie posiadało zakresów czynności. Żadnemu z pracowników Urzędu nie przypisano do zakresu obowiązków prowadzenia ewidencji pozostałych środków trwałych w użytkowaniu. W kontrolowanej jednostce nie można było ustalić osoby odpowiedzialnej za przyjmowanie i sprawdzanie sprawozdań od jednostek organizacyjnych. Żadnemu z pracowników nie przypisano też obowiązku przygotowania dokumentów będących podstawą sporządzenia list wypłat diet radnym, ani prowadzenia akt osobowych pracowników. Część pracowniczych zakresów czynności zawierało zapisy nieadekwatne do faktycznie wykonywanej przez nich pracy (brak ich uaktualnienia).

Zgodnie z zapisami zawartymi w Regulaminach organizacyjnych, obowiązujących w jednostce w okresie objętym kontrolą, odpowiedzialnymi za bieżące aktualizowanie indywidualnych zakresów czynności pracowników Urzędu, w tym w związku z nowymi regulacjami prawnymi, byli naczelnicy poszczególnych wydziałów Urzędu (komórek organizacyjnych).

4. Stwierdzono nieprzestrzeganie postanowień zawartych w § 8 ust.5 i ust.6 instrukcji sporządzania obiegu i kontroli dowodów księgowych dla Urzędu Gminy Aleksandrów Łódzki, wprowadzonej zarządzeniem nr 94/03 Burmistrza Gminy z dnia 31 grudnia 2003 roku, polegające na braku adnotacji o wydatkowaniu środków w oparciu o ustawę o zamówieniach publicznych (obecnie Prawo zamówień publicznych) oraz informacji o celowości wydatku i jego zgodności z planem finansowym wraz z podaniem klasyfikacji budżetowej dokonywanej w ramach kontroli merytorycznej dowodów księgowych (faktur). Opisane działanie świadczy o niestosowaniu procedur dotyczących kontroli dowodów źródłowych, będących podstawą dokonywania zapisów księgowych oraz ponoszenia wydatków.
5. Dowody księgowe (faktury, listy płac) sprawdzane były pod względem formalno-rachunkowym przez nieupoważnionego do tego pracownika Wydziału Finansowego. Stosownie do zapisów zawartych w wewnętrznych regulacjach, w sytuacji braku upoważnienia pracowników do dokonywania sprawdzenia dokumentów pod względem formalno-rachunkowym, czynność ta należała do Skarbnika Gminy.
6. Dowody księgowe przekazywano do księgowości w terminie przekraczającym 2 dni od daty otrzymania dowodu. Powyższe było sprzeczne z postanowieniami § 28 instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych.
7. Organ wykonawczy nie przeprowadzał kontroli w zakresie przestrzegania przez podległe i nadzorowane przez siebie jednostki sektora finansów publicznych realizacji procedur, o których mowa w art.35a ust.2 pkt 1 ustawy o finansach publicznych. Stosownie do postanowień wynikających z art.127 ust.3 cytowanej ustawy - kontrolą należało objąć w każdym roku co najmniej 5% wydatków podległych jednostek organizacyjnych.
8. Stwierdzono przypadki naruszenia przepisów instrukcji kancelaryjnej dla organów gminy i związków międzygminnych, ustalonej rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku, m.in.: przypadki braku przepływu dokumentów (informacji) pomiędzy poszczególnymi wydziałami Urzędu, co wskazuje na brak odpowiedniego nadzoru ze strony kierownika Urzędu nad ogólnym prawidłowym wykonywaniem przez pracowników Urzędu czynności kancelaryjnych.

Odpowiedzialność za określenie procedur kontroli finansowej w zakresie wyznaczonym przez art.35a ustawy o finansach publicznych oraz za zapewnienie ich przestrzegania ponosi Burmistrz Gminy
Stosownie do zapisów § 4 ust.6 regulaminu organizacyjnego, obowiązującego od dnia 28 stycznia 2003 roku, czuwanie nad sprawnym funkcjonowaniem Urzędu przypisane zostało Sekretarzowi Gminy.

W zakresie posiadanych akcji i udziałów w spółkach prawa handlowego

1. Na podstawie ewidencji księgowej konta 030 stwierdzono, że zapisy dotyczące objęcia udziałów w PGKiM Spółka z o.o. dokonywane były nieterminowo. Pierwsze zapisy na koncie 030 dotyczące objęcia udziałów datowane były na dzień 31 grudnia 2001 roku, mimo, że udziały obejmowane były wcześniej (spółka powstała w 1997 roku). Porównując dokumentację źródłową dotyczącą wnoszonego aportem do spółki majątku z zapisami występującymi na koncie 011, zwrócono uwagę na występujące sprzeczności pomiędzy wartością majątku wskazaną w aktach notarialnych a ewidencją księgową. Przykładowo: wartość Miejskiej Oczyszczalni Ścieków wynikająca z aktu notarialnego (akt notarialny z dnia 6 grudnia 2000 roku) wynosiła 6.504.905 zł, natomiast na koncie 011 – brak było zapisów o przyjęciu na stan środka trwałego, jak i o jego wyksięgowaniu.
2. Stwierdzono nieprawidłowe ujęcie w ewidencji konta 030 operacji objęcia udziałów w PTBS „ENERGO INWEST” Spółka z o.o., o wartości 294.000,00 zł. Kontrolujący ustalili, że udziały nie zostały opłacone przez Gminę - zatem, brak było podstaw do zaewidencjonowania przedmiotowej operacji w księgach rachunkowych. W akcie notarialnym repertorium A nr 2940 z dnia 18 listopada 2002 roku, Burmistrz Gminy Pan Krzysztof Czajkowski i jego Pan Zastępca Piotr Zentera oświadczyli, że reprezentowana przez nich Gmina obejmuje w PTBS „ENERGO INWEST” Spółka z o.o. - 98 równych i niepodzielnych udziałów o wartości nominalnej 3.000,00 zł każdy, o łącznej wartości 294.000,00 zł w podwyższonym kapitale spółki. Według zapisów aktu notarialnego Gmina Aleksandrów Łódzki pokrywa wkład gotówką w kwocie 294.000,00 zł. W złożonym w przedmiotowej sprawie oświadczeniu Skarbnik Gminy Pan Grzegorz Siech stwierdził, że z dokumentacji księgowej Urzędu Gminy w Aleksandrowie Łódzkim nie wynika, by Gmina zapłaciła kwotę 294.000,00 zł.
Ustalono także, że Gmina Aleksandrów Łódzki aktem notarialnym z dnia 18 listopada 2002 roku repertorium A nr 2932 oddała w użytkowanie wieczyste na rzecz PTBS „ENERGO INWEST” Spółka z o.o. działki gruntu nr 168/2, 168/3, 168/6, 169/3, 171/3, 172/3, 177/2 o łącznej powierzchni 9.599 m². Pierwszą opłatę roczną ustalono w kwocie 294.000,00 zł. Przedmiotowy akt notarialny również nie stanowił podstawy dla dokonania zapisu na koncie 030, gdyż umowa nie dotyczyła wniesienia aportu (umowa ta została rozwiązana na mocy aktu notarialnego repertorium A nr 4093/2003 z dnia 9 września 2003 roku).
Przedstawione powyżej nieprawidłowości dotyczące ewidencji majątku Gminy wskazują na nierzetelne prowadzenie ksiąg rachunkowych. Zgodnie z art.24 ust.2 ustawy o rachunkowości - księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty.

W zakresie udzielania pożyczek

W dniu 30 września 2002 roku Zarząd Gminy reprezentowany przez Burmistrza Pana Krzysztofa Czajkowskiego i Zastępcę Burmistrza Gminy Pana Piotra Zenterę, zawarł umowę w sprawie udzielenia pożyczki Fundacji „Szkoła i sport” bez stosownego upoważnienia Rady Miejskiej w Aleksandrowie Łódzkim. Ponadto, Zarząd Gminy nie podjął uchwały wskazującej członków Zarządu upoważnionych do udzielenia pożyczki Fundacji „Szkoła i sport”, co było wymagane przez art.133 ust.1 ustawy o finansach publicznych. Zgodnie z powołanym przepisem, czynności prawnych polegających na zaciąganiu kredytów i pożyczek oraz udzielaniu pożyczek, poręczeń i gwarancji oraz emisji papierów wartościowych dokonują dwaj członkowie zarządu wskazani w uchwale przez zarząd. Dla ważności tych czynności konieczna jest kontrasygnata skarbnika jednostki samorządu terytorialnego.

W zakresie ewidencji księgowej

1. W latach 2002–2003 i w trzech kwartałach 2004 roku kontrolowana jednostka nie sporządzała zestawień obrotów i sald kont księgi głównej, do czego zobowiązana była postanowieniami wynikającymi z art.18 ust.1 ustawy o rachunkowości. Nie sporządzano także zestawień obrotów dzienników częściowych, grupujących zdarzenia według ich rodzajów, co nie spełniało wymogu określonego w art.14 ust.3 ustawy o rachunkowości.
2. Księga główna dla zakładowego funduszu świadczeń socjalnych i Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej nie była trwale oznaczona zrozumiałą nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej oraz nazwą jednostki, której dotyczy. Stwierdzono również brak wyraźnego oznaczenia, co do roku obrotowego (w 2003 roku) oraz oznaczenia, co do nazwy jednostki. Powyższe naruszało przepisy art.13 ust.4 pkt 1 i pkt 2 ustawy o rachunkowości.
3. W kontrolowanej jednostce nie zaprowadzono kont pozabilansowych: 998 i 999 dotyczących zaangażowania wydatków budżetowych roku bieżącego i lat przyszłych, co nie spełniało wymogów zakładowego planu kont oraz postanowień zawartych w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. Stosownie do postanowień zawartych w wewnętrznych regulacjach, ewidencję szczegółową do przedmiotowych kont należało prowadzić według podziałek klasyfikacyjnych planu finansowego.
4. W ewidencji księgowej nie zaprowadzono także konta bilansowego dla budżetu 260 – zobowiązania finansowe i konta 961 – niedobór lub nadwyżka budżetu. Powyższe nie spełniało wymogów wynikających z przepisów ww. rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych oraz postanowień zakładowego planu kont, wprowadzonego dla Urzędu Gminy Aleksandrów Łódzki zarządzeniem nr 43/03 Burmistrza Gminy z dnia 23 czerwca 2003 roku.
Stosownie do postanowień zawartych w przytoczonych wyżej regulacjach, ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 260 powinna zapewnić możliwość ustalenia stanu zobowiązań z poszczególnymi kontrahentami według tytułów zobowiązań. Poniesione, natomiast, w ciągu roku wydatki budżetowe i zrealizowane w ciągu roku dochody budżetowe, winny zostać przeniesione pod datą ostatniego roku budżetowego na konto 961 - służące do ewidencji wyniku wykonania budżetu (deficytu lub nadwyżki), a nie na konto 960 – skumulowany niedobór (nadwyżka) budżetu.
5. Zapisów w księgach rachunkowych prowadzonych przy użyciu komputera nie dokonywano z zastosowaniem procedur, chroniących je przed zniszczeniem lub modyfikacją. Ponadto, rejestracja zapisów księgowych przy użyciu komputera nie pozwalała na ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzanie, co było wymagane przepisami art.20 ust.5 ustawy o rachunkowości.
6. Nieprawidłowo ewidencjonowano otrzymane pożyczki na koncie 224 – rozrachunki z budżetem, zamiast na koncie 260 - służącym do ewidencji zobowiązań z tytułu zaciągniętych pożyczek. Postępowanie takie niezgodne było z postanowieniami zakładowego planu kont oraz przepisami ww. rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
7. W bilansach z wykonania budżetu za 2002 i 2003 rok w pozycji I.2 PASYWA, jako zobowiązanie wobec budżetów, błędnie wykazano wysokość należnej za styczeń 2003 roku i styczeń 2004 roku subwencji oświatowej, na kwotę odpowiednio: 628.570 zł oraz 654.539 zł. Przekazania powyższych kwot dokonano w ustawowym terminie, w związku z tym nie stanowiły one zobowiązań budżetowych.
8. Na koncie 960 - skumulowana nadwyżka lub niedobór na zasobach budżetu ewidencjonowano w ciągu roku operacje związane z umorzeniem pożyczek, czym naruszono zasady określone w przepisach ww. rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. Zgodnie z przytoczonymi wyżej przepisami do ewidencji operacji dotyczących umorzenia pożyczek służy konto bilansowe 962 – wynik na pozostałych operacjach.
9. W bilansach sporządzanych dla Urzędu jako jednostki, fundusz celowy tj. Gminny Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej wykazano w aktywach, zamiast w pasywach bilansu w grupie zobowiązań jako fundusze celowe. Powyższe działanie było sprzeczne z postanowieniami art.46 ust.4 ustawy o rachunkowości i wynikało z nieprawidłowo prowadzonej ewidencji księgowej (księgi główne dla GFOŚiGW) dotyczącej konta 853 – fundusze pozabudżetowe. Na koniec każdego roku saldo konta 853 wykazane było po stronie Wn, co było niezgodne z przepisami ww. rozporządzenia Ministra Finansów. Stosownie do ww. przepisów - po stronie Wn konta 853 ujmuje się koszty oraz inne niż koszty zmniejszenia funduszy, zaś stan funduszu celowego wyraża saldo Ma.
10. Ewidencję księgową prowadzono w sposób nie pozwalający na wyodrębnienie zobowiązań wymagalnych, na potrzeby sprawozdawczości dotyczącej długu publicznego. Stosownie do zapisów § 12 ust.1 pkt 5 i ust.2 pkt 2 ww. rozporządzenia Ministra Finansów - ewidencja aktywów, pasywów, kosztów, przychodów oraz strat i zysków nadzwyczajnych powinna być prowadzona w takim układzie, który umożliwi uzyskanie informacji potrzebnych do sporządzenia sprawozdań.
11. Regulując zobowiązania z tytułu dostaw i usług, w latach 2002-2003, nie przestrzegano zasady dokonywania wydatków publicznych, określonej w art.28 ust.3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, dotyczącej dokonywania wydatków w terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.
12. W 2002 roku zaewidencjonowano zobowiązania z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego dla pracowników Urzędu na koncie 240 - pozostałe rozrachunki, zamiast na koncie 231 – rozrachunki z tytułu wynagrodzeń, co było niezgodne z postanowieniami zakładowego planu kont wprowadzonego zarządzeniem nr 15/96 Burmistrza Gminy i Miasta Aleksandrów Łódzki z dnia 5 sierpnia 1996 roku (obowiązującego do dnia 23 czerwca 2003 roku) oraz postanowieniami zawartymi w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
13. W latach 2002-2003 ewidencjonowano należności z tytułu spłat pożyczek udzielonych pracownikom Urzędu na koncie 240 – pozostałe rozrachunki, zamiast na koncie 234 – rozrachunki z pracownikami. Postępowanie takie niezgodne było z regulacjami zakładowego planu kont wprowadzonego zarządzeniem nr 15/96 Burmistrza Gminy i Miasta Aleksandrów Łódzki z dnia 5 sierpnia 1996 roku, zakładowego planu kont wprowadzonego zarządzeniem nr 43/03 Burmistrza Gminy Aleksandrów Łódzki z dnia 23 czerwca 2003 roku oraz przepisami ww. rozporządzenia Ministra Finansów.
14. W księgach rachunkowych nie ujmowano odsetek należnych od zaległości podatkowych na koniec każdego kwartału, co nie spełniało wymogów § 7 ust.2 ww. rozporządzenia Ministra Finansów.
15. Ewidencjonowano odpisy amortyzacyjne środków trwałych niezgodnie z przepisami ww. rozporządzenia Ministra Finansów, tj. z pominięciem kont 401 i 761. Nie zaprowadzono w ramach ewidencji księgowej kont 401 i 761 służących do zaksięgowania kosztów amortyzacji od środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, od których odpisy umorzeniowe są dokonywane stopniowo według stawek.
16. Nie wyodrębniono na osobnym rachunku bankowym środków Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, do czego zobowiązywały przepisy art.403 ust.2 ustawy z dnia 27 kwietnia 2001 roku Prawo ochrony środowiska (Dz. U. nr 62, poz. 627 z późn. zm.) oraz art.22 ust.2 ustawy o finansach publicznych.

Zgodnie z unormowaniami zawartymi w art.4 ust.5 ustawy o rachunkowości, odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków wynikających z ustawy o rachunkowości, w tym z tytułu nadzoru - ponosi kierownik jednostki (Burmistrz Gminy Aleksandrów Łódzki).

W zakresie sprawozdawczości budżetowej

1. Stwierdzono nie sporządzanie przez podległe jednostki organizacyjne jednostkowych sprawozdań kwartalnych i miesięcznych: Rb-Z i Rb-N dla jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i dla funduszu celowego oraz Rb-27S i Rb-28S dla jednostki budżetowej - Urzędu. Postępowanie takie naruszało przepisy § 4 ust.1 pkt 2 lit. lit. „b”, „d” i „e” rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 24, poz.279 z późn. zm.).
2. W sprawozdaniu Rb-30 sporządzonym w 2003 roku (zbiorcze) wykazano w dziale 921 – KULTURA I OCHRONA DZIEDZICTWA NARODOWEGO, rozdziale 92116 – BIBLIOTEKI, kwoty wydatków i zobowiązań w wysokości innej niż wynikało to ze sprawozdania Rb-30 sporządzonego w 2003 roku przez kierownika Biblioteki Publicznej – Sylwanę Plucińską. Włączając dane zawarte w przedmiotowym sprawozdaniu do sprawozdań zbiorczych nie przestrzegano obowiązku wynikającego z § 10 ust.5 ww. rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej, w myśl którego - kierownik jednostki organizacyjnej usuwa stwierdzone nieprawidłowości wraz z dokonaniem - w razie potrzeby - zapisów korygujących w księgach rachunkowych okresu sprawozdawczego. Zgodnie z zapisami § 10 ust.3 i ust.4 ww. rozporządzenia - jednostki otrzymujące sprawozdania są obowiązane sprawdzić je pod względem formalno-rachunkowym. Posiadają także uprawnienia do kontroli merytorycznej sprawozdań składanych przez podległe jednostki organizacyjne.
3. W sprawozdaniach Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych jednostki samorządu terytorialnego, sporządzonych za lata 2002-2003 i za trzy kwartały 2004 roku, wykazano kwoty dotyczące zaangażowania środków, które nie miały odzwierciedlenia w ewidencji księgowej, z uwagi na nie prowadzenie kont 998 i 999. W związku z powyższym wykazane w sprawozdaniach dane dotyczące wysokości zaangażowanych środków nie były zgodne z ewidencją księgową (nie były sporządzone na podstawie ksiąg rachunkowych). Powyższe działanie naruszało postanowienia § 8 ust.1 pkt 1 oraz § 10 ust.2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej oraz § 8 ust.2 pkt 2 instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 2 do ww. rozporządzenia.
4. Dane liczbowe wykazane w sprawozdaniach bilansowych z wykonania budżetu Gminy Aleksandrów Łódzki, sporządzonych na dzień 31 grudnia 2002 i na dzień 31 grudnia 2003 roku, dotyczące niedoboru budżetu - nie były zgodne z zapisami dokonanymi w ewidencji księgowej (tj. księdze głównej dla organu), z uwagi na nie prowadzenie konta 961. Kwoty wykazane w pozycji II.2 pasywów jako niedobór budżetu - 10.394.360,98 zł w 2002 roku oraz 10.268.391 zł w 2003 roku stanowiły skumulowany niedobór w zasobach budżetu. Wysokość stanu niedoboru budżetu została zawyżona o kwoty odpowiednio: 8.608.903 zł w 2002 roku i 10.177.248 zł w 2003 roku.
5. Niedobór budżetu wykazany w sprawozdaniach kwartalnych Rb-NDS o nadwyżce/deficycie jednostki samorządu terytorialnego, sporządzonych na koniec każdego roku, nie miał odzwierciedlenia w prowadzonej ewidencji księgowej (tj. księdze głównej dla organu), z uwagi na brak prowadzenia stosownego konta. Postępowanie takie stanowiło naruszenie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. Ponadto, wykazanie w sprawozdaniach danych, które nie wynikały z ewidencji księgowej było niezgodne z § 8 ust.1 pkt 1 oraz § 10 ust.2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej.
6. W bilansie z wykonania budżetu Gminy Aleksandrów Łódzki sporządzonym za 2003 rok nie wykazano - jako informacji uzupełniających - kwoty udzielonych poręczeń.

Odpowiedzialność za rzetelne i prawidłowe sporządzanie sprawozdań finansowych ponosi Burmistrz Gminy oraz Skarbnik Gminy.

W zakresie gospodarki kasowej i sporządzania dowodów księgowych

Stwierdzono przypadki nie załączania do raportów kasowych rozchodowych dowodów kasowych (lub dowodów zastępczych) dokumentujących wypłatę gotówki z kasy np.: RK nr 21/2003 - pod pozycją 1 ujęto wypłatę wynagrodzeń dla radnych na kwotę 1.720,00 zł; RK nr 7/2004 - pod pozycją 4 ujęto wypłatę prowizji dla sołtysów na kwotę 4.504,76 zł i pod pozycją 5 ujęto wypłatę ryczałtu dla sołtysów na kwotę 3.955,20 zł; RK nr 5/2004 - pod pozycją 23 ujęto wypłatę wynagrodzeń dla radnych na kwotę 1.200,00 zł.
Na dowodach źródłowych nie zamieszczano dekretacji poprzez wskazanie kont, tj. sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych. Nie na wszystkich dowodach księgowych wskazywano dział, rozdział i paragraf klasyfikacji budżetowej danego wydatku. Postępowanie takie nie spełniało wymogu wynikającego z art.21 ust.1 pkt 6 ustawy o rachunkowości, stosownie do którego - zakwalifikowanie dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych winno nastąpić poprzez wskazanie sposobu jego ujęcia (dekretacja) wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
Dowody księgowe pod względem formalno-rachunkowym sprawdzane były przez pracownika nie posiadającego stosownego upoważnienia do wykonywania ww. czynności.
Poleceń wyjazdu służbowego nie kontrolowano pod względem merytorycznym.
Stwierdzono przypadki braku kontrasygnaty Skarbnika Gminy lub osoby przez niego upoważnionej przy czynnościach prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, co naruszało art.46 ust.3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r. Dz.U. nr 142, poz. 1591 z późn. zm.). Ponadto, Skarbnik Gminy Pani Krystyna Trawińska nie kontrasygnowała umowy zawartej przez Zarząd Gminy w dniu 30 września 2002 roku w sprawie udzielenia Fundacji „Szkoła i sport” pożyczki w wysokości 50.000 zł (jak również nie odmówiła kontrasygnaty). Kontrasygnaty skarbnika jako warunku ważności udzielanych pożyczek wymagał art.133 ust.1 ustawy o finansach publicznych.
W 2004 roku w kontrolowanej jednostce na listach płac, listach wypłat nagród, diet i ryczałtów samochodowych nie zamieszczano podpisu osoby sporządzającej, co nie spełniało wymogu § 14 ust.5 lit. "a" instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych, obowiązującej od dnia 1 stycznia 2004 roku.
Na listach płac „J” dotyczących wypłat nagród jubileuszowych oraz listach wypłat dodatkowego wynagrodzenia rocznego nie zamieszczano klasyfikacji budżetowej dotyczącej działu i rozdziału dokonanego wydatku. Natomiast wskazywane na nich §§ 11 i 17 – przestały obowiązywać z dniem 31 grudnia 2000 roku. Od dnia 1 stycznia 2001 roku wynagrodzenia osobowe pracowników klasyfikowane powinny być w § 4010, zaś dodatkowe wynagrodzenie roczne w § 4040 - stosownie do obowiązujących w tym zakresie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 lipca 2000 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. nr 59, poz. 688 z poźn. zm. – obowiązywało do dnia 21 kwietnia 2003 roku oraz przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. nr 68, poz.634 z późn. zm. – obowiązywało do dnia 31 grudnia 2004 roku).
W kontrolowanej jednostce stwierdzono przypadki niewłaściwego zaklasyfikowania kosztów podróży służbowych - koszty zagranicznych podróży służbowych ujęto w § 4410 – podróże służbowe krajowe, zamiast w § 4420 – podróże służbowe zagraniczne. Powyższe stanowiło naruszenie przepisów rozporządzeń Ministra Finansów: z dnia 18 lipca 2000 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów oraz z dnia 25 marca 2003 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów.
Stwierdzono przypadki wypłacania środków finansowych z tytułu nagród uznaniowych na podstawie dokumentów nie będących dowodem księgowym (tj. nie sprawdzonych i nie zatwierdzonych do wypłaty). Niemożliwe jest by dokument sporządzony w dniu 13 listopada 2002 roku został sprawdzony i zatwierdzony w dniu 8 listopada 2002 roku, a wypłata nastąpiła przed jego fizycznym powstaniem. Ponadto z dokumentów płacowych nie wynikało, czy i kiedy został dokonany wydatek.

W zakresie wykonywania budżetu jednostki

1. W budżecie Gminy Aleksandrów Łódzki w latach 2002-2004 nie ujmowano wydatków z tytułu poręczeń i gwarancji udzielonych przez jednostkę samorządu terytorialnego, mimo zawarcia stosownych umów (umowa poręczenia z dnia 19 sierpnia 2002 roku - poręczenie kredytu dla Miejsko - Gminnej Spółki Wodnej - kwota 55.000 zł; umowa poręczenia z dnia 23 września 2003 roku - poręczenie pożyczki dla Prywatnego Gimnazjum "SCHOLAR" w Zgierzu), co było wymagane przez art.124 ust.1 pkt 2 lit "a" tiret 4 ustawy o finansach publicznych.
2. W latach 2002-2004 wydatkowano środki pochodzące z Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w sposób niezgodny z przeznaczeniem określonym w zatwierdzonym przez organ stanowiący planie finansowym. Rada Miejska nie podjęła uchwały o przeznaczeniu kwoty 9.408,37 zł ze środków GFOŚiGW na pokrycie kosztów inwestycji pn. „Termomodernizacja budynku SP ZOZ w Aleksandrowie Łódzkim”. Zgodnie z planem finansowym GFOŚiGW, stanowiącym załącznik nr 8 do uchwały nr XXXIX/359/02 Rady Miejskiej w Aleksandrowie Łódzkim z dnia 20 marca 2002 roku w sprawie uchwalenia budżetu Gminy na 2002 rok, środki Funduszu w wysokości 150.000 zł przeznaczone zostały na inwestycje dotyczące budowy sieci wodociągowych.
Kontrolującym przedłożono zarządzenie nr 9/2002 Burmistrza Gminy Aleksandrów Łódzki z dnia 18 grudnia 2002 roku w sprawie zmian w planie finansowym Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej na 2002 rok. Z uwagi na fakt, że plan finansowy (zestawienie przychodów i wydatków) gminnego funduszu celowego przedstawiany jest przez Burmistrza do zatwierdzenia Radzie Miejskiej i stanowi on element uchwały budżetowej, zatwierdzenie zmian do planu finansowego funduszu celowego należało do kompetencji Rady Miejskiej.
3. W 2003 roku wydatkowano ze środków Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej kwotę w wysokości 86.075,66 zł na inwestycję pn. „Budowa sieci kanalizacji sanitarnej Noworudna-Górna-Kołłątaja”. Zgodnie z planem finansowym GFOŚiGW (załącznik nr 10 do uchwały nr V/52/03 Rady Miejskiej w Aleksandrowie Łódzkim z dnia 6 marca 2003 roku w sprawie uchwalenia budżetu Gminy na 2003 rok) - środki funduszu w wysokości 100.000 zł przeznaczone zostały na inwestycje dotyczące budowy sieci wodociągowych.
Zatwierdzenie zmian w planie finansowym GFOŚiGW, polegających na przeznaczeniu środków w wysokości 100.000 zł na budowę sieci kanalizacji sanitarnej, nastąpiło dopiero w dniu 11 grudnia 2003 roku na mocy uchwały nr XIII/130/03 Rady Miejskiej w Aleksandrowie Łódzkim. Tymczasem środki z rachunku Funduszu zostały wydatkowane już w dniu 9 grudnia 2003 roku, co stanowiło przekroczenie istniejącego w danym momencie zakresu upoważnienia do dokonywania wydatków ze środków publicznych. Odpowiedzialność za powyższe ponosi Burmistrz Gminy - na podstawie art.28a ust.1 ustawy o finansach publicznych.
4.W dniu 26 lipca 2004 roku wypłacono ze środków GFOŚiGW kwotę 13.395,60 zł za wykonanie remontu gruntowej drogi gminnej nr 134 Bełdów-Ciężków-Adamów, pomimo, że w planie finansowym zatwierdzonym uchwałą Rady Miejskiej nr XVII/148/04 z dnia 26 lutego 2004 roku w sprawie uchwalenia budżetu gminy na 2004 rok przewidziano, że rozchody funduszu przeznaczone zostaną na budowę sieci kanalizacji sanitarnej i badanie gleb rolniczych. Środki te zostały przekazane z powrotem na rachunek funduszu w dniu 17 grudnia 2004 roku (w trakcie trwania kontroli RIO w Łodzi).

W zakresie dochodów z podatków i opłat lokalnych

1. Decyzje ustalające wymiar podatku od nieruchomości, w przyjętej do kontroli próbie, doręczane były podatnikom w terminie uniemożliwiającym zachowanie przez podatników ustawowego terminu wpłaty I raty podatku, a w niektórych przypadkach nawet II raty.
2. Pracownicy Urzędu Gminy nie przeprowadzali kontroli nieruchomości w celu potwierdzenia lub ustalenia nowych danych niezbędnych przy ustaleniu wymiaru podatku.
3. Na podstawie przyjętej do badania próby stwierdzono, że na wszystkich deklaracjach podatkowych złożonych w 2003 roku brak było daty i podpisu pracownika przyjmującego deklaracje od podatników.
4. W toku kontroli zagadnień związanych z wymiarem podatku rolnego od osób prawnych, kontrolującym przedłożono jedynie deklaracje złożone przez podatników na 2003 rok. Na deklaracjach brak było adnotacji o terminie wpływu. Pozostałych deklaracji nie przedłożono z powodu ich braku w dokumentacji Urzędu Gminy.
5. W toku czynności kontrolnych stwierdzono, że Miejsko-Gminna Spółka Wodna w Aleksandrowie Łódzkim złożyła w Urzędzie Gminy pismo z dnia 31 marca 2003 roku, w którym oświadczyła, że przyczepa LZY-5604 jest używana tylko do celów rolniczych, w związku z czym nie została objęta podatkiem od środków transportowych w 2003 i 2004 roku - na podstawie art.8 pkt 6 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 9, poz.84 z późn. zm.). Wskazać także należy, że przepis ten - w powyżej wskazanym zakresie - dotyczy przyczep i naczep związanych wyłącznie z działalnością rolniczą prowadzoną przez podatnika podatku rolnego.
6. Wydając decyzje w sprawie umorzenia odsetek od zaległości podatkowych jako powód umorzenia wskazywano wpłacenie przez podatnika zaległości głównej. Takie uzasadnienie było sprzeczne z postanowieniami art.67 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (Dz. U. nr 137 poz.926 z późn. zm.), zgodnie z którym przesłankami umorzenia zaległości podatkowych lub odsetek za zwłokę mogą być ważny interes podatnika lub interes publiczny.
7. Stwierdzono przypadki wydawania decyzji dotyczących udzielenia ulgi w zapłacie podatku bez przeprowadzenia stosownego postępowania wyjaśniającego. Organ podatkowy zgodnie z art.122 ustawy Ordynacja podatkowa powinien podjąć wszelkie niezbędne działania w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz załatwienia sprawy. Ponadto, stosownie do wymogu wynikającego z art. 187 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, organ podatkowy obowiązany jest zebrać i w sposób wyczerpujący rozpatrzyć cały materiał dowodowy.
8. Stwierdzono przypadki wydania decyzji w sprawie udzielenia ulgi w zapłacie podatku (umorzenie zaległości podatkowej), w których organ podatkowy nie odniósł się do części wniosku podatnika, np. podatnik wnosił o umorzenie 50% kwoty zaległości, organ podatkowy umorzył zaległoś w 38,55% - nie uzasadniając przyczyny nie umorzenia 11,45% zaległości, czym naruszył postanowienia wynikające z art.210 § 1 pkt 6 ustawy Ordynacja podatkowa.
9. Stwierdzono, że wobec podatników podatku od nieruchomości – osób prawnych nie prowadzono windykacji zaległości podatkowych poprzez wystawianie tytułów wykonawczych, co naruszało przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz.U. nr 137 poz.1541 z późn. zm.).
10. Kontrolujący stwierdzili, że pismem z dnia 4 grudnia 2001 roku „SANDRA” S.A. złożyła wniosek o stwierdzenie nadpłaty w podatku od nieruchomości w kwocie 90.675,89 zł, za lata 1997-2000. Podobny wniosek złożyła Ciepłownia Sp. z o.o. - na kwotę 55.223,87 zł. Zastępca Burmistrza Pan Piotr Zentera pismem z dnia 4 lipca 2002 roku zaproponował ww. spółkom rozliczenie nadpłat w postaci sprzedaży ciepłociągu łączącego ciepłownię z węzłami K-1 i K-2. W piśmie podano, że wartość ciepłociągu wynosi 323.483 zł. W odpowiedzi na powyższe pismo, podatnicy „SANDRA” S.A. i Ciepłownia Sp. z o.o. wyrazili zgodę na propozycję złożoną przez Zastępcę Burmistrza. W dniu 2 września 2002 roku wydane zostały decyzje: nr 1/2002 i nr 2/2002, stwierdzające nadpłatę w łącznej wysokości 145.839,76 zł. Wskazany sposób rozliczenia nadpłaty (sprzedaż na rzecz jednego z podatników składników majątkowych i zwrot z uzyskanych środków nadpłaty) nie był przewidziany w przepisach ustawy Ordynacja podatkowa. Ponadto, stwierdzono, że organ podatkowy przed wydaniem ww. decyzji stwierdzających nadpłatę nie przeprowadził stosownego postępowania wyjaśniającego, zgodnie z wymogami art.122 i art.187 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa.
11. Umowa sprzedaży ciepłociągu na rzecz SANDRA S.A. w likwidacji zawarta została w dniu 21 października 2002 roku. Oświadczenia woli w imieniu Gminy złożyli Pan Krzysztof Czajkowski – Burmistrz Gminy i Pan Piotr Zentera – Zastępca Burmistrza Gminy. Cenę sprzedaży ustalono na kwotę 323.483 zł. Kontrolującym nie przedłożono żadnej dokumentacji stanowiącej podstawę ustalenia ceny sprzedaży, w szczególności oszacowania wartości zbywanego majątku. Wartość brutto ewidencyjna przedmiotowego majątku wynosiła 449.282 zł. Zaniechanie ustalenia wartości ciepłociągu, w związku z jego sprzedażą, stanowiło naruszenie art.50 ustawy o samorządzie gminnym, zgodnie z którym – obowiązkiem osób uczestniczących w zarządzaniu mieniem komunalnym jest zachowanie szczególnej staranności przy wykonywaniu zarządu zgodnie z przeznaczeniem tego mienia i jego ochrona.

W zakresie dochodów z majątku

W wyniku kontroli sprzedaży lokali mieszkalnych na rzecz dotychczasowych najemców stwierdzono, że zasady sprzedaży lokali ustalone zostały uchwałą Rady Miejskiej nr XLI/380/2002 z dnia 22 maja 2002 roku, ze zmianą wprowadzoną uchwałą Rady Miejskiej nr IX/73/03 z dnia 28 sierpnia 2003 roku. Uchwała przewidywała stosowanie bonifikat w cenie sprzedaży – w zależności od wieku budynku (70% budynki wybudowane do 1939 roku i 50% budynki wybudowane po 1939 roku) oraz w przypadku zapłaty ceny sprzedaży jednorazowo (10%). Kontrolujący ustalili, że na podstawie wskazanej uchwały jednostka w dwojaki sposób stosowała określone w uchwale bonifikaty. W pierwszym przypadku - najpierw stosowano bonifikatę związaną z wiekiem budynku, a następnie do tak ustalonej ceny stosowano bonifikatę 10 % - w przypadku jednorazowej zapłaty ceny przez nabywcę. W drugim przypadku sumowano przysługujące bonifikaty (np. 50% za wiek budynku i 10 % za jednorazową wpłatę) i łączną wysokość bonifikaty stosowano do ceny sprzedaży. Przykładowo - cenę sprzedaży lokalu mieszkalnego nabywanego przez Panią M. F. ustalono na kwotę 15.720 zł, tzn. od ceny 39.300 zł, określonej przez rzeczoznawcę, odjęto 60% bonifikaty, łącząc bonifikaty 50% i 10% (23.580 zł). W przypadku sprzedaży lokalu na rzecz Pani H. C. cenę sprzedaży lokalu mieszkalnego ustalono w następujący sposób: od ceny ustalonej przez rzeczoznawcę w kwocie 43.000 zł, odjęto 50% bonifikaty (21.500 zł), uzyskując cenę 21.500 zł, którą następnie obniżono o 10% bonifikaty (2.150 zł). Licząc w ten sposób otrzymano kwotę do zapłaty 19.350 zł.
Przyjmując sposób wyliczenia przyjęty w przypadku nabywania lokalu przez Panią M. F., Pani H. C. powinna zapłacić 17.200 zł (43.000 zł odjąć 60% bonifikaty, czyli 25.800 zł). Różnica w cenie lokalu wyniosła 2.150 zł.
Kontrolujący stwierdzili, że do dnia 23 stycznia 2004 roku sprzedane zostały trzy lokale, w przypadku których bonifikaty stosowano oddzielnie. Po wskazanej dacie bonifikata była sumowana i jej łączna wartość odnoszona była do ceny sprzedaży. Kontrolujący stwierdzili, że mimo przyjęcia przez kontrolowaną jednostkę określonej interpretacji postanowień ww. uchwały Rady Miejskiej (sumowanie bonifikat) nie podjęto czynności w celu dokonania zmian zawartych umów, w których cenę sprzedaży ustalono nieprawidłowo.

W zakresie wydatków związanych z realizacją gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych

W dniu 11 grudnia 2001 roku została zawarta umowa najmu pomiędzy Samodzielnym Publicznym Zakładem Opieki Zdrowotnej w Aleksandrowie Łódzkim, a Gminą Aleksandrów Łódzki. Przedmiotem umowy był najem lokalu o powierzchni 230 m² z przeznaczeniem na działalność statutową Stowarzyszenia Abstynenckiego „RAJ’’. Gmina zobowiązała się do zapłaty czynszu w wysokości 1.500 zł plus VAT miesięcznie. Kontrolujący ustalili ponadto, że budynek, w którym znajduje się wynajęty lokal jest własnością Gminy Aleksandrów Łódzki i wraz z działką został przez Gminę użyczony na rzecz SP ZOZ w Aleksandrowie Łódzkim, na podstawie umowy zawartej w dniu 1 czerwca 2002 roku. Tym samym doszło do sytuacji, w której Gmina Aleksandrów Łódzki pokrywała ze środków przeznaczonych na przeciwdziałanie alkoholizmowi koszty związane z najmem lokalu w budynku, stanowiącym jej własność, który sama oddała użyczenie (umowa nieodpłatna).

W zakresie wydatków na realizację zadań powierzonych jednostkom spoza sektora finansów publicznych

1. Rada Miejska nie uchwaliła programu współpracy z organizacjami pozarządowymi oraz innymi podmiotami prowadzącymi działalność pożytku publicznego na 2004 rok, do czego zobligowana była postanowieniami wynikającymi z art.5 ust.3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i wolontariacie (Dz. U. nr 96, poz.873 z późn. zm.). Program taki uchwalony został na 2005 rok, uchwałą nr XXIV/225/04 Rady Miejskiej w Aleksandrowie Łódzkim podjętą w dniu 28 października 2004 roku.
2. W dniu 16 czerwca 2004 roku zawarto z Międzyszkolnym Klubem Sportowym umowę nr Ed-4317/230/04 o wsparcie realizacji zadania publicznego polegającego na zorganizowaniu Igrzysk Młodzieży Szkolnej w Czwórboju Lekkoatletycznym i Biegach Przełajowych o charakterze powiatowym - bez zachowania procedur dotyczących zlecenia zadania i przekazywania dotacji. Zlecenie zadania dotyczącego organizacji igrzysk nie zostało poprzedzone otwartym konkursem ofert, czym naruszono przepisy art.11 ust.2 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. Nie stosowano także trybu określonego w uchwale Rady Miejskiej podjętej na podstawie art.118 ust.3 ustawy o finansach publicznych.
3. Przeprowadzając w dniu 12 lipca 2004 roku konkurs ofert na zlecenia zadania i udzielenie dotacji z budżetu Gminy Aleksandrów Łódzki dla organizacji pozarządowych nie zachowano wymogów określonych w ww. ustawie oraz ustalonych przez Gminę, w szczególności:
- w ogłoszeniu o konkursie nie zawarto informacji o zrealizowanych przez organ administracji publicznej - w roku ogłoszenia otwartego konkursu ofert i w roku poprzednim - zadaniach publicznych tego samego rodzaju i związanych z nimi kosztach, ze szczególnym uwzględnieniem dotacji przekazanych organizacjom pozarządowym, co było wymagane przez art.13 ust.2 pkt 7 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie,
- nie sporządzono listy wykluczonych oferentów wraz z podaniem uzasadnienia wykluczenia, która stanowić powinna załącznik do protokołu,
- w dokumentacji źródłowej znajdowały się druki dotyczące spełnienia przez oferentów warunków określonych w warunkach konkursu, nie zostały one jednak wypełnione przez członków komisji konkursowej (z 7 ofert wykluczono 6).
4. W wyniku konkursu ofert przeprowadzonego w dniu 31 sierpnia 2004 roku, przyznano dotacje, pomimo że złożone oferty nie spełniały wymaganych warunków, a mianowicie - w żadnej z ofert nie zawarto informacji o posiadanych zasobach rzeczowych zapewniających wykonanie zadania, co było wymagane w warunkach konkursu, zgodnie z art.14 pkt 5 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. Zgodnie z zapisami zawartymi w ogłoszeniu o konkursie jednym z warunków realizacji zadania było posiadanie zaplecza (lokale, sale) oraz niezbędnego wyposażenia. Ponadto, w ofercie złożonej przez Towarzystwo Sportowe „SOKÓŁ–SYGUŁA” brak było sprawozdania merytorycznego za poprzedni okres, tj. za 2003 rok i I półrocze 2004 roku, zaś do oferty złożonej przez Uczniowski Klub Sportowy „JEDYNKA” - nie załączono sprawozdania finansowego za 2003 rok.
5. W zakresie rozliczania zleconych zadań stwierdzono:
- Towarzystwo Sportowe „BEŁDÓW” i Towarzystwo Sportowe „SOKÓŁ” złożyły sprawozdania z wykonania zadania po upływie terminu 30 dni od dnia wygaśnięcia umowy, niezgodnie z art.18 ust.1 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie,
- w ramach składanych sprawozdań stowarzyszenia (z wyjątkiem Międzyszkolnego Klubu Sportowego) nie złożyły oświadczeń o: braku zmian co do statusu prawnego organizacji, podaniu w sprawozdaniu wszystkich informacji zgodnie ze stanem prawnym i faktycznym oraz o wydatkowaniu pozyskanych w ramach dotacji środków zgodnie z przepisami ustawy o zamówieniach publicznych.

W zakresie wydatków osobowych

1. Przyznano dodatek funkcyjny Burmistrzowi Gminy Panu Jackowi Lipińskiemu według stawki 9 w wysokości 250% najniższego wynagrodzenia zasadniczego, tj. w kwocie 1.875 zł, co spowodowało zawyżenie wypłacanego wynagrodzenia w okresie od stycznia do września 2004 roku o kwotę 135 zł, z uwagi na przekroczenie granic kwotowych ustalonych dla tego dodatku w załącznikach: nr 3 do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich oraz nr 2 do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 marca 2004 roku zmieniającego ww. rozporządzenie w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 47, poz.448). Zawyżenie wynagrodzenia z ww. tytułu w okresie styczeń – wrzesień 2004 roku, spowodowało także naliczenie i wypłacenie Burmistrzowi dodatku specjalnego w niewłaściwej wysokości (dodatek ustalany był w stawce procentowej od wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego łącznie).
2. Przyznanie z dniem 15 września 2004 roku pracownikowi zajmującemu samodzielne stanowisko głównego specjalisty, maksymalnej stawki dodatku funkcyjnego, było niezgodne z przepisami § 6 ust.2 ww. rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 roku. Stosownie do powołanego przepisu – dodatek funkcyjny przysługuje także pracownikom na stanowiskach nie związanych z kierowaniem zespołem, wskazanych w tabelach stanowiących załączniki do rozporządzenia, z tym, że maksymalna stawka dodatku dla danego stanowiska jest niższa o jedną stawkę.
3. W aktach osobowych pracowników zatrudnionych na stanowiskach obsługi stwierdzono brak wniosków premiowych, które zgodnie z zapisami § 13 instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych dla Urzędu Gminy, wprowadzonej zarządzeniem nr 94/03 Burmistrza Gminy z dnia 31 grudnia 2003 roku – stanowią podstawowe źródło do sporządzenia listy płac. W kontrolowanej jednostce premia przyznawana była jako stały składnik wynagrodzenia pracowników obsługi.
4. W wyniku czynności kontrolnych stwierdzono, że wypłacono Zastępcy Burmistrza dodatek za wysługę lat (672 zł) w wysokości wyższej niż wynikała ona z angaży zmieniających wynagrodzenie z dniem 1 stycznia 2003 roku oraz z dniem 1 lipca 2003 roku (15% - 630 zł). Postępowanie takie spowodowało zawyżenie wynagrodzenia wypłacanego w okresie marzec - październik 2003 roku o kwotę 336 zł, zaś w miesiącach marzec - wrzesień 2004 roku o kwotę 294 zł.
5. Pracownikowi na stanowisku głównego specjalisty nieprawidłowo wyrównano i wypłacano wynagrodzenie, tzn. zaniżono dodatek specjalny w 2003 roku oraz miesiącach styczeń - marzec 2004 roku o łączną kwotę 45 zł, a także dodatek funkcyjny za miesiące styczeń - marzec 2004 roku w wysokości 11,02 zł. W konsekwencji spowodowało to zaniżenie nagrody jubileuszowej wypłaconej pracownikowi w sierpniu 2003 roku.
6. W okresie styczeń-luty 2004 roku nie wypłacano dodatku specjalnego Panu Andrzejowi Dutkiewiczowi (w łącznej wysokości 458,20 zł), przyznanego z dniem 1 stycznia 2004 roku na mocy angażu oznaczonego numerem Or.I-1120/10/2004.
7. Stwierdzono przypadki nieprawidłowego sporządzania angaży dla pracowników Urzędu, poprzez wskazanie w nich niewłaściwej wysokości składników wynagrodzenia, mianowicie;
- w angażu oznaczonym Or.I.1120/5/2002 przyznającemu pracownikowi wynagrodzenie z dniem 1 września 2002 roku, zaniżono wysokość dodatku za wysługę lat o 1 %, czyli o 187 zł;
- w angażu oznaczonym Or.I-1120/5/2004 zmieniającym z dniem 1 marca 2004 roku wynagrodzenie pracownika, zaniżono dodatek za pracę wykonywaną w warunkach szkodliwych dla zdrowia o 1 zł (przyznano 35,50 zł, zamiast 36,50 zł).
Na podstawie kart wynagrodzeń prowadzonych dla ww. pracowników stwierdzono, że dodatki te wypłacane były w prawidłowej wysokości. Postępowanie takie wskazuje na fakt, że angaże zmieniające wynagrodzenia pracowników Urzędu nie były podstawą do sporządzenia list płac.
8. Przewodnicząca Rady Miejskiej w Aleksandrowie Łódzkim zawarła z Burmistrzem Gminy Panem Jackiem Lipińskim umowę nr 5/2002 o używanie do celów służbowych prywatnego samochodu – nie posiadając stosownego upoważnienia Rady Miejskiej do dokonywania czynności w sprawach z zakresu prawa pracy, wymaganego przez art.4 pkt 1 ustawy z dnia 22 marca 1990 roku o pracownikach samorządowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1593 z późn. zm.).

Odpowiedzialność za prawidłową organizację pracy w Wydziale Organizacji i Spraw Obywatelskich oraz określenie w indywidualnych zakresach czynności zadań, uprawnień i odpowiedzialności pracowników Wydziału - ponosi Sekretarz Gminy, będący jednocześnie naczelnikiem tego Wydziału.

9. Wypłata nagrody jubileuszowej, nabytej przez pracownika z dniem 26 września 2002 roku, nastąpiła w dniu 18 listopada 2002 roku. Powyższe działanie stanowiło naruszenie postanowień § 11 ust.6 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (obowiązującego do dnia 26 lutego 2003 roku), zgodnie z którymi nagrodę powinno się wypłacić niezwłocznie po nabyciu przez pracownika prawa do tej nagrody.
10. W wyniku kontroli wypłat dodatkowego wynagrodzenia rocznego stwierdzono przypadki, w których wysokość wynagrodzenia została ustalona niezgodnie z art.4 ust.1 ustawy z dnia 12 grudnia 1997 roku o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników sfery budżetowej (Dz. U. nr 160, poz.1080 z późn. zm.). Stosownie do wskazanego przepisu - wynagrodzenie roczne ustala się w wysokości 8,5% sumy wynagrodzenia za pracę otrzymanego przez pracownika w ciągu roku kalendarzowego, za który przysługuje to wynagrodzenie, uwzględniając wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, a także wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy oraz wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy przysługujące pracownikowi, który podjął pracę w wyniku przywrócenia do pracy. Stwierdzono jeden przypadek zaniżenia wypłaty o 225,21 zł i jeden, w którym zawyżono wypłatę o 52,73 zł.
11. W 2002 roku bezpodstawnie wypłacono nagrody dla Zastępcy Burmistrza Pana Piotra Zentery (700 zł) i Burmistrza Pana Krzysztofa Czajkowskiego (1.200 zł), co naruszało art.20 ust.5, w związku z ust.3 ustawy z dnia o pracownikach samorządowych. Nagrodę dla Zastępcy Burmistrza wypłacono na podstawie decyzji Burmistrza, nagrodę dla Burmistrza wypłacono na podstawie decyzji Przewodniczącego Rady Miejskiej.
12. Burmistrz Gminy przyznał nagrodę pracownikowi zakładu budżetowego, czym naruszył postanowienia art.4 pkt 4 ww. ustawy, bowiem wójt (burmistrz, prezydent) może dokonywać czynności w sprawach z zakresu prawa pracy jedynie wobec kierowników samorządowych jednostek organizacyjnych, a nie wszystkich pracowników tych jednostek.
13. Stwierdzono przypadek nieprawidłowego wyliczenia ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, co wynikało z niewłaściwie przyjętego wskaźnika – ustalanego na podstawie § 19 ust.1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 roku w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. nr 2, poz.14 z późn. zm.).
14. W latach 2002-2004 nie zachowano terminu przekazania środków na rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, tj. 75% równowartości odpisu do dnia 31 maja, zgodnie z wymogami wynikającymi z art.6 ust.2 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity Dz. U. z 1996 r., nr 70, poz.335 z późn. zm.).
15. Polecenie wyjazdu służbowego nr 90 z dnia 26 września 2003 roku wystawione zostało przez Skarbnika Gminy, nie posiadającego stosownego upoważnienia do dokonywania przedmiotowych czynności.
16. Rozliczano polecenia wyjazdu służbowego w części dotyczącej pokrycia kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej bez ich udokumentowania, co było niezgodne z § 7 ust.3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 19 grudnia 2001 roku w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 151, poz.1720 z późn. zm. - obowiązującym do dnia 31 grudnia 2002 roku) oraz z § 6 ust.3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 236, poz.1990).
17. Stwierdzono przypadki nie wskazywania w poleceniach wyjazdu służbowego środka lokomocji oraz godzin wyjazdów i przyjazdów. Ponadto stwierdzono niewłaściwe rozliczenie kosztów podróży trwającej poniżej 12 godzin, odbytej przez A.Szutenbach, poprzez przyznanie całej diety w wysokości 21 zł, zamiast 10,50 zł (delegacja nr 43 z dnia 6 kwietnia 2004 roku). Powyższe naruszało przepisy § 4 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.
18. W składanych oświadczeniach dotyczących korzystania z samochodu prywatnego do celów służbowych nie podawano wszystkich informacji wymaganych przez § 4 ust.1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz.271), mianowicie - danych dotyczących pojazdu, tj. pojemności silnika i marki samochodu.
19. Stwierdzono przypadek nieprawidłowego potrącenia Burmistrzowi Gminy Pu Jackowi Lipińskiemu ryczałtu pieniężnego za 5 dni urlopu w sierpniu 2004 roku, tj. o 1 dzień za mało. Z listy obecności wynikało, że w sierpniu pracownik wykorzystał 6 dni urlopu. Wypłata ryczałtu została zawyżona o kwotę 10,70 zł.
Ponadto stwierdzono przypadki niewłaściwego potwierdzania przez odpowiedzialnych za to pracowników Wydziału Organizacji i Spraw Obywatelskich (wcześniej Wydziału Organizacyjnego), danych podanych w oświadczeniach składanych przez pracowników korzystających z przyznanego im ryczałtu. Świadczyły o tym niezgodności występujące pomiędzy listą obecności (tj. złożonymi na niej podpisami), a liczbą dni wykazanych do potrąceń.
20. W wyniku kontroli stwierdzono nie potrącenie podatku od ryczałtu za korzystanie z prywatnego samochodu do celów służbowych, wypłaconego pracownikom Urzędu za styczeń i luty 2004 roku, co było niezgodne z przepisami ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 14, poz. 176 z późn. zm. - w brzmieniu po zmianach wprowadzonych z dniem 1 stycznia 2004 roku - Dz. U. z 2003 r. nr 202, poz.1956).
21. Wypłacono diety za maj 2003 roku trzem radnym, mimo nie złożenia przez nich oświadczeń majątkowych.

W zakresie realizacji inwestycji

Kontrolujący stwierdzili, że komisja przetargowa pracuje w oparciu o regulamin pracy komisji przetargowej wprowadzony zarządzeniem nr 24/2002 Burmistrza Gminy Aleksandrów Łódzki z dnia 24 września 2002 roku. Powyższy regulamin został opracowany w oparciu o przepisy nie obowiązującej obecnie ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r. Dz.U. nr 72, poz.664 z późn. zm.).

Budowa sieci kanalizacji sanitarnej (III etap budowy kolektora zachodniego) w pasie drogowym ulic Kołłątaja, 1 Maja, Wierzbińskiej i Chopina na terenie miasta Aleksandrów Łódzki - 2004 rok

1. Zamawiający w specyfikacji istotnych warunków zamówienia nie żądał dokumentów potwierdzających posiadanie przez wykonawców uprawnień niezbędnych do wykonania zamówienia (zaświadczeń o wpisie na listę członków właściwej izby samorządu zawodowego), co było wymagane przez art.22 ust.4 ustawy o zamówieniach publicznych.
2. W złożonej ofercie nr 1 brak było informacji z Krajowego Rejestru Karnego, co naruszało wymogi specyfikacji określone w dziale 4 – informacja o dokumentach, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełnienia warunków wymaganych od wykonawców (pkt 4.1 ppkt 4). powinno to skutkować wykluczeniem wykonawcy.
3. Gwarancja ubezpieczeniowa załączona do oferty nr 5 - jako wadium - obowiązywała od dnia 6 marca 2004 roku, termin składania i otwarcia ofert wyznaczono natomiast na dzień 5 marca 2004 roku. Wadium powinno zabezpieczać ofertę od momentu jej otwarcia.
4. Oferent nr 6 przedstawił - jako wadium - nie potwierdzoną kserokopię gwarancji ubezpieczeniowej, co powinno skutkować wykluczeniem oferenta na podstawie art.19 ust.1 pkt 8 ustawy o zamówieniach publicznych (brak złożenia wadium).

Modernizacja ul. Marii Skłodowskiej-Curie w Aleksandrowie Łódzkim, 2004 rok

1. Stwierdzono przekroczenie we wrześniu 2004 roku granic planowanych wydatków w dziale 600 rozdziale 60016 § 4270. Uchwałą nr XXIII/221/04 Rady Miejskiej w Aleksandrowie Łódzkim z dnia 30 września 2004 roku zwiększono środki finansowe w dziale 600 – TRANSPORT I ŁĄCZNOŚ