Wystąpienie przekazane do Kierownika Warsztatów Szkolnych przy Zespole Szkół - Centrum Edukacji Zawodowej i Ustawicznej w Rawie Mazowieckiej po zakończeniu problemowej w 2005r.
XMLTreść
Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi do Kierownika Warsztatów Szkolnych przy Zespole Szkół – Centrum Edukacji Zawodowej i Ustawicznej w Rawie Mazowieckiej, po zakończeniu problemowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych. Udostępnione na podstawie art.6 ust.1 pkt 4 lit "a" tiret drugi ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej.
Pan
BERNARD SUJKA
Kierownik Warsztatów Szkolnych
przy Zespole Szkół - Centrum Edukacji Zawodowej i Ustawicznej
w Rawie Mazowieckiej
WK – 602/4/2005
Działając na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz. 577 z późn. zm.) zawiadamiam, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Warsztatach Szkolnych przy Zespole Szkół – Centrum Edukacji Zawodowej i Ustawicznej w Rawie Mazowieckiej. Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości i uchybienia wynikały, przede wszystkim, z nieznajomości przepisów, ich wadliwej interpretacji oraz braku stosownych procedur kontroli finansowej. Wykazane uchybienia i nieprawidłowości dotyczyły, w szczególności:W zakresie działalności gospodarstwa
Warsztaty Szkolne funkcjonują jako gospodarstwo pomocnicze, w oparciu o decyzję kierownika już nie istniejącej jednostki budżetowej. Gospodarstwo utworzone zostało decyzją nr 4/97 Dyrektora Zespołu Szkół Zawodowych nr 1 w Rawie Mazowieckiej, z dniem 1 września 1997 roku. Decyzja podjęta została w oparciu o przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 8 maja 1991 roku w sprawie gospodarstw pomocniczych (Dz. U. nr 42, poz. 185 - utraciło moc obowiązującą z dniem 31 grudnia 2000 roku). W dniu 30 sierpnia 2000 roku Rada Powiatu Rawskiego podjęła nr XX/93/2000 w sprawie połączenia Centrum Edukacji Zawodowej i Ustawicznej w Rawie Mazowieckiej z Zespołem Szkół Zawodowych nr 1 w Rawie Mazowieckiej w Zespół Szkół - Centrum Edukacji Zawodowej i Ustawicznej w Rawie Mazowieckiej. Zgodnie z art.20 ust.4 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148 z późn. zm.) w decyzji tworzącej gospodarstwo pomocnicze kierownik jednostki budżetowej określa nazwę i siedzibę gospodarstwa pomocniczego, nazwę i siedzibę jednostki budżetowej, przedmiot działalności wyodrębnionej z zakresu działalności jednostki budżetowej oraz składniki majątkowe przydzielone gospodarstwu przez jednostkę budżetową.
W zakresie kontroli wewnętrznej
1. Kierownik gospodarstwa nie dopełnił obowiązku wynikającego z postanowień art.35a ust.3 ustawy o finansach publicznych, tzn. nie ustalił w formie pisemnej procedur kontroli finansowej spełniających wymogi określone w art.35 ust.1 i ust.2 ww. ustawy.
2. Instrukcja obiegu dowodów księgowych, którą przedłożono kontrolującym, została zatwierdzona w dniu 2 stycznia 1997 roku przez Bernarda Sujkę - kierownika Warsztatów Szkolnych przy Zespole Szkół Zawodowych nr 1 w Rawie Mazowieckiej. Powyższa Instrukcja została opracowana na podstawie § 8 zarządzenia Ministra Finansów z dnia 15 stycznia 1991 roku w sprawie ogólnych zasad rachunkowości jednostek gospodarki uspołecznionej (Dz. U. nr 10, poz.35), tj. przepisów nieaktualnych.
3. W kontrolowanej jednostce stwierdzono brak książki ewidencji kontroli. W czasie trwania kontroli RIO w Łodzi nieprawidłowość usunięto.
W zakresie sprawozdawczości budżetowej i finansowej, systemu rachunkowości, sporządzania i ewidencjonowania dowodów księgowych
1. Kontrolowana jednostka nie opracowała dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, spełniającej wszystkie wymogi wynikające z art.10 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz.694 z późn. zm.).
2. W zakładowym planie kont nie określono kont analitycznych do kont zespołu 7, grupujących odrębnie zapisy dotyczące usług i wyrobów.
3. W wyniku kontroli stwierdzono, że nie prowadzono w ogóle zestawień obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych, co było niezgodne z wymogami określonymi w art.13 ust.1 pkt 4 oraz w art.18 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z art.18 ust.1 ww. ustawy – na podstawie zapisów na kontach księgi głównej należy sporządzać na koniec każdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, zestawienia obrotów i sald, a według art.18 ust.2 ustawy - należy co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych sporządzać zestawienia sald wszystkich kont pomocniczych, a na dzień inwentaryzacji – zestawienia sald inwentaryzowanej grupy składników aktywów.
4. Kontrolujący stwierdzili, że do prowadzonych w kontrolowanej jednostce dzienników częściowych (grupujących zdarzenia według ich rodzajów) nie sporządzano zestawienia obrotów za dany okres sprawozdawczy, co było niezgodne z art.14 ust.3 ustawy o rachunkowości.
5. Nie ustalono zasad ochrony i zabezpieczenia zbiorów danych, zgodnie z art.71 ustawy o rachunkowości. Zasady powinny zapewnić przechowywanie w należyty sposób i ochronę przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem - dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, ksiąg rachunkowych, dowodów księgowych, dokumentów inwentaryzacyjnych i sprawozdań finansowych.
6. Księga główna (konto 701 - Sprzedaż produktów mechanicznych, konto 702 - Sprzedaż produktów odzieżowych) nie umożliwiała przeprowadzenia badania poprawności funkcjonowania procedur obliczeniowych, ponieważ zapisy nie były uporządkowane systematycznie według kryteriów klasyfikacyjnych umożliwiających sporządzenie obowiązujących półrocznych lub rocznych sprawozdań Rb-31 z wykonania planów finansowych gospodarstw pomocniczych (brak kont analitycznych). Powyższe stwierdzono na przykładzie czerwca 2004 roku. W sprawozdaniu Rb-31 za okres od początku roku do dnia 30 czerwca 2004 roku, w części A – Przychody, poz. G § 0830 - Wpływy z usług, wykazano wykonanie 48.508 zł. Natomiast z ewidencji księgowej wynikała kwota 12.080 zł - konto 703 - Sprzedaż odpłatnego kształcenia. Pozostała część kwoty dotycząca sprzedaży usług, wynikała z zapisów na koncie 701 - Sprzedaż produktów mechanicznych, na którym ewidencjonowano oprócz usług, sprzedaż wyprodukowanych wyrobów metalowych (bez wyodrębnienia). W celu wykazania prawidłowej kwoty usług w sprawozdaniu Rb-31 za I półrocze 2004 roku sporządzono zestawienie faktur ewidencjonowanych na koncie 701. Powyższy sposób zapisów w księgach rachunkowych niezgodny był z art.24 ust.4 pkt 2 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym - księgi rachunkowe uznaje się za sprawdzalne, jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych, a w szczególności zapisy uporządkowane są chronologicznie i systematycznie według kryteriów klasyfikacyjnych umożliwiających sporządzenie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych sprawozdań.
7. Stosowane w okresie objętym kontrolą księgi rachunkowe, tj.: dzienniki, księga główna i księgi pomocnicze nie były prowadzone na bieżąco, ponieważ w ogóle nie prowadzono zestawień obrotów i sald księgi głównej. Zgodnie z postanowieniami wynikającymi z art.24 ust.5 ustawy o rachunkowości, księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieżąco, jeżeli zestawienia obrotów i sald księgi głównej są sporządzane przynajmniej za poszczególne okresy sprawozdawcze, jednak nie rzadziej niż na koniec miesiąca.
8. Kontrola w zakresie formalnej poprawności sporządzania i ewidencjonowania dowodów księgowych, przeprowadzona z wykorzystaniem programu komputerowego „Pomocnik kontrolera” wykazała następujące uchybienia:
- na dowodach księgowych nie nanoszono klasyfikacji budżetowej,
- dokumenty kasowe nie zawierały pozycji raportu kasowego, co utrudniało ich identyfikację,
- na dokumentach sprzedaży (fakturach) odnotowano brak danych strony nabywającej wyroby, co pozostawało w sprzeczności z art. 21 ust 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości,
- stwierdzono przypadki braku opisu operacji gospodarczej w dzienniku księgowym, co było sprzeczne z art.23 ust.2 pkt 3 ustawy o rachunkowości,
- dokumenty dotyczące przychodów i rozchodów magazynowych nie były podpisywane przez osobę wyceniającą ich wartość, dokumentów nie sprawdzano pod względem formalno-rachunkowym,
- dane zawarte w dzienniku nie identyfikowały danego dokumentu (były nieprecyzyjne, bądź tylko częściowe). Powyższa nieprawidłowość naruszała art.14 ust.2 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym dokonane zapisy w dzienniku powinny umożliwić w sposób jednoznaczny powiązanie ich ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi,
- stwierdzono przypadki braku zatwierdzenia dokumentu przez kierownika gospodarstwa pomocniczego,
- dokonywano nieprawidłowego nanoszenia poprawek i korekt na dowodach księgowych, poprzez przeprawianie i skreślenia bez podpisów, co pozostawało w sprzeczności z art.22 ust.1, 2 i 3 ustawy o rachunkowości,
- stwierdzono przypadki nieprawidłowego, niezgodnego z art.25 ust.1 pkt 1 ustawy o rachunkowości, poprawiania błędnych zapisów w dzienniku. Poprawianie błędu następowało poprzez jego skreślenie, bez podpisu osoby dokonującej korekty i bez odnotowania daty dokonanej poprawki,
Stwierdzone nieprawidłowości formalne w dowodach księgowych nie miały wpływu na dane zamieszczone w sporządzanych przez jednostkę sprawozdaniach budżetowych.
W wyniku analizy poprawności zapisów w wylosowanych do badania dowodach księgowych, kontrolujący stwierdzili jeden zapis w dzienniku przychodów i rozchodów, mający wpływ na sprawozdawczość budżetową. W dniu 1 grudnia 2003 roku pod pozycją 648 odnotowano rozchód 4 sztuk farby podkładowej na kwotę 177,94 zł, natomiast według dowodu źródłowego (Rw - dowód wydania materiału z magazynu) rozchód dotyczył 5 sztuk farby podkładowej na wartość 224,45 zł. Stwierdzona kwota nieprawidłowości wynosiła 46,51 zł.
9. W wyniku badania zgodności danych zawartych w sprawozdaniach Rb-31 za 2003 rok i za I półrocze 2004 roku z ewidencją księgową stwierdzono:
- w sprawozdaniu Rb-31 za 2003 rok w części A – Przychody, poz. G § 0830 – Wpływy z usług, wykazano wykonanie przychodów w wysokości 4.849,00 zł. Kwota powyższa wynikała z ewidencji księgowej na koncie 703 – Sprzedaż odpłatnego kształcenia (kursy nauki jazdy). Kwota wykazana w sprawozdaniu Rb-31 w paragrafie 083 była kwotą zaniżoną, ponieważ nie obejmowała kwot z tytułu sprzedaży usług ewidencjonowanych na kontach: 701 – Sprzedaż produkcji mechanicznej, oraz na koncie 702 – Sprzedaż produktów odzieżowych,
- w sprawozdaniu Rb-31 za okres od początku roku do dnia 30 czerwca 2004 roku, w części A - Przychody, poz. G § 0830 - Wpływy z usług, wykazano należności w kwocie 5.389,00 zł, zamiast 5.744,00 zł. Kwota wykazana w sprawozdaniu Rb-31 była nieprawidłowo ustalona w ewidencji księgowej, ponieważ wynikała z per salda pomiędzy kwotą należności na koncie 201/7 – Zakład Ogólnobudowlany Pogorzelscy –5.744,00 zł, a kwotą zobowiązania księgowaną na koncie 201/5 – Pozostali dostawcy – 354,95 zł.
W zakresie realizacji wydatków
W okresie od dnia 1 stycznia 2003 roku do dnia 30 czerwca 2004 roku kontrolowana jednostka udzieliła dwóch zamówień publicznych na dostawę materiałów stalowych (blachy, rury, kątowniki). Zamówienia udzielone zostały w trybie zapytania o cenę, w styczniu 2003 roku oraz w styczniu 2004 roku.
Z przedstawionej kontrolującym dokumentacji związanej z udzieleniem zamówienia w styczniu 2003 roku wynikało, że zamawiający nie określił przedmiotu zamówienia w taki sposób, który pozwalałby na jednoznaczne stwierdzenie, która oferta jest najkorzystniejsza (z najniższą ceną), ponieważ nie podał ilości zamawianych materiałów stalowych. W zapytaniu o cenę wskazano wyłącznie artykuły będące przedmiotem zamówienia, nie określając, nawet szacunkowo, ilości zamawianych artykułów (we właściwych dla danego artykułu jednostkach miary). Oznaczało to także brak możliwości określenia wartości szacunkowej zamówienia, czego wymagał art.2 ust.1 pkt 9 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 z późn. zm. - ustawa uchylona z dniem 2 marca 2004 roku). Analogiczne uwagi należy odnieść do zamówienia udzielonego w styczniu 2004 roku.
Ponadto stwierdzono, że zamawiający nie żądał od dostawców oświadczeń potwierdzających spełnienie warunków, o których mowa w art.22 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych.
Z przedłożonej kontrolującym dokumentacji podstawowych czynności związanych z postępowaniem o zamówienie publiczne z dnia 5 stycznia 2004 roku wynikało, że zapytanie skierowano do trzech dostawców, co było niezgodne z art.67 ustawy o zamówieniach publicznych. Zgodnie z ww. przepisem - zapytanie o cenę był to tryb udzielenia zamówienia publicznego, w którym zamawiający kierował pytanie o cenę dostaw rzeczy lub usług do takiej liczby dostawców lub wykonawców, która zapewniała wybór najkorzystniejszej oferty, konkurencję i sprawny przebieg postępowania, nie mniej jednak niż do czterech.
Z wybranym, w 2003 i 2004 roku, dostawcą materiałów stalowych, tj. Firmą Handlowo-Usługową „TABO” spółka jawna T. Kuzimski i S-ka w Rawie Mazowieckiej, zawarto umowy, w których - między innymi - nie określono wartości i terminów dostawy. Jak wynikało z ewidencji księgowej na koncie 201/6 oraz wykazu zakupów gotówkowych Firma „TABO” w 2003 roku dostarczyła materiałów stalowych na kwotę 30 673,41 zł, a w pierwszym półroczu 2004 roku na kwotę 14 597,38 zł.
W zakresie zatrudnienia i wynagrodzenia
Kwoty pobranych zaliczek (w wysokości 378,80 zł) na podatek dochodowy od osób fizycznych od dodatkowych wynagrodzeń (tzw. „13”), wypłaconych w dniu 8 kwietnia 2004 roku (raport kasowy nr 9 za okres od dnia 1 do dnia 10 kwietna 2004 roku), zostały przekazane na rachunek Urzędu Skarbowego w Rawie Mazowieckiej poleceniem przelewu w dniu 21 czerwca 2004 roku, zamiast do dnia 20 maja 2004 roku.
Ponadto, stwierdzono podobny przypadek przy przekazaniu podatku dochodowego od wynagrodzenia wynikającego z umowy o dzieło. Za wykonanie dzieła (zgodnie z umową zawartą w dniu 2 kwietnia 2003 roku), po pobraniu wyliczonego podatku w wysokości 64,00 zł, dokonano wypłaty wynagrodzenia w dniu 5 maja 2003 roku, a podatek przekazano poleceniem przelewu do Urzędu Skarbowego w Rawie Mazowieckiej z opóźnieniem, tj. w dniu 18 lipca 2003 roku, zamiast do dnia 20 czerwca 2003 roku.
Powyższe naruszało art.42 ust.1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 14, poz.176 z późn. zm.), określający terminy przekazywania zaliczek na podatek na konto właściwego urzędu skarbowego.
W zakresie wyniku finansowego gospodarstwa oraz rozliczenia z budżetem państwa i budżetem jednostki samorządu terytorialnego
W wyniku kontroli stwierdzono, że w okresie objętym kontrolą, tzn. w 2003 roku i w I półroczu 2004 roku gospodarstwo realizowało swą działalność ze stratą. Macierzysta jednostka budżetowa Zespół Szkół – Centrum Edukacji Zawodowej i Ustawicznej w Rawie Mazowieckiej finansowała koszty funkcjonowania gospodarstwa pomocniczego – Warsztatów Szkolnych w części dotyczącej:
- kosztów energii elektrycznej, energii cieplnej, wody oraz ścieków w 2003 roku na kwotę 55.988,00 zł, a w I półroczu 2004 roku na kwotę 51.037,00 zł,
- kosztów paliwa (jazda programowa nauki jazdy) w 2003 roku na kwotę 4.314,00 zł, a w I półroczu 2004 roku na kwotę 2.180,00 zł.
Na podstawie ww. danych można stwierdzić, że nie został spełniony warunek samofinansowania gospodarstwa pomocniczego określony w art.20 ust.2 ustawy o finansach publicznych. Zgodnie z powołanym przepisem - gospodarstwo pomocnicze pokrywa koszty swojej działalności z uzyskiwanych przychodów własnych (z zastrzeżeniem możliwości uzyskania z budżetu dotacji przedmiotowej).
Odpowiedzialność za prowadzenie gospodarki finansowej gospodarstwa pomocniczego oraz za realizację obowiązków wynikających z przepisów ustawy o rachunkowości ponosi kierownik gospodarstwa pomocniczego, stosownie do przepisów odpowiednio - art.28a ust.1 ustawy o finansach publicznych (jako kierownik jednostki sektora finansów publicznych) oraz art.4 ust.5 ustawy o rachunkowości (jako kierownik jednostki).
Informując o powyższych nieprawidłowościach stwierdzonych w wyniku kontroli proszę Pana Kierownika o podjęcie działań mających na celu ich usunięcie i zapobieżenie powstawaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Ustalić procedury kontroli finansowej, stosownie do wymogów wynikających z art.35a ustawy o finansach publicznych, uwzględniając standardy, o których mowa w art.35o ust.1 pkt 1 tej ustawy.
2. Opracować dokumentację opisującą zasady (politykę) rachunkowości, spełniającą wszystkie wymogi określone w art.10 ustawy o rachunkowości.
3. Opracować aktualną dokumentację określającą zasady obiegu dowodów księgowych i inwentaryzacji.
4. Uzupełnić zakładowy plan kont o konta analityczne dla kont zespołu 7, celem zapewnienia wyodrębnienia danych dotyczących sprzedaży usług i wyrobów, uwzględniając przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153, poz.1752).
5. Zapewnić prowadzenie zestawień obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald ksiąg pomocniczych, zgodnie z wymogami wynikającymi z art.13 ust.1 pkt 4 i art.18 ustawy o rachunkowości.
6. Sporządzać zestawienia obrotów do prowadzonych dzienników częściowych (grupujących zdarzenia według ich rodzaju), do czego obligują przepisy wynikające z art.14 ust.3 ustawy o rachunkowości.
7. Ustalić zasady ochrony i zabezpieczenia zbiorów danych, stosownie do postanowień art.71 ustawy o rachunkowości.
8. Dokonywać zapisów w księgach rachunkowych w sposób określony przez art.24 ust.4 pkt 2 ustawy o rachunkowości, tj. w sposób uporządkowany chronologicznie i systematycznie według kryteriów klasyfikacyjnych, umożliwiających sporządzenie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonywanie rozliczeń finansowych.
9. Dowody księgowe sporządzać oraz dokonywać ich poprawy zgodnie z zasadami opisanymi w ustawie o rachunkowości.
10. Na dowody księgowe nanosić klasyfikację budżetową.
11. W dziennikach ujmować zapisy na podstawie sprawdzonych i zatwierdzonych dowodów księgowych.
12. Zapewnić prawidłowe, zgodne z rzetelną ewidencją księgową, sporządzanie sprawozdań finansowych i innych sprawozdań (w tym Rb-31) za dany okres sprawozdawczy.
13. W zakresie udzielania zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz. 177 z późn. zm.) oraz wydanych na jej podstawie przepisów wykonawczych.
14. Przekazywać na rachunek właściwego urzędu skarbowego kwoty pobranych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych, w terminie do dnia 20 miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki (podatek), stosownie do postanowień wynikających z art.42 ust.1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art.9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że stosownie do art.9 ust.4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby.
Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
1. Pan JERZY MATYSIAK Starosta Powiatu Rawskiego
2. Pan MAREK DOBEK Dyrektor Zespołu Szkół - Centrum Edukacji Zawodowej i Ustawicznej w Rawie Mazowieckiej
3. aa
Wystąpienie pokontrolne podpisał dr Ryszard Paweł Krawczyk - Prezes Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.
Łódź, dnia 26 stycznia 2005 roku
Pan
BERNARD SUJKA
Kierownik Warsztatów Szkolnych
przy Zespole Szkół - Centrum Edukacji Zawodowej i Ustawicznej
w Rawie Mazowieckiej
WK – 602/4/2005
Działając na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz. 577 z późn. zm.) zawiadamiam, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Warsztatach Szkolnych przy Zespole Szkół – Centrum Edukacji Zawodowej i Ustawicznej w Rawie Mazowieckiej. Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości i uchybienia wynikały, przede wszystkim, z nieznajomości przepisów, ich wadliwej interpretacji oraz braku stosownych procedur kontroli finansowej. Wykazane uchybienia i nieprawidłowości dotyczyły, w szczególności:W zakresie działalności gospodarstwa
Warsztaty Szkolne funkcjonują jako gospodarstwo pomocnicze, w oparciu o decyzję kierownika już nie istniejącej jednostki budżetowej. Gospodarstwo utworzone zostało decyzją nr 4/97 Dyrektora Zespołu Szkół Zawodowych nr 1 w Rawie Mazowieckiej, z dniem 1 września 1997 roku. Decyzja podjęta została w oparciu o przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 8 maja 1991 roku w sprawie gospodarstw pomocniczych (Dz. U. nr 42, poz. 185 - utraciło moc obowiązującą z dniem 31 grudnia 2000 roku). W dniu 30 sierpnia 2000 roku Rada Powiatu Rawskiego podjęła nr XX/93/2000 w sprawie połączenia Centrum Edukacji Zawodowej i Ustawicznej w Rawie Mazowieckiej z Zespołem Szkół Zawodowych nr 1 w Rawie Mazowieckiej w Zespół Szkół - Centrum Edukacji Zawodowej i Ustawicznej w Rawie Mazowieckiej. Zgodnie z art.20 ust.4 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148 z późn. zm.) w decyzji tworzącej gospodarstwo pomocnicze kierownik jednostki budżetowej określa nazwę i siedzibę gospodarstwa pomocniczego, nazwę i siedzibę jednostki budżetowej, przedmiot działalności wyodrębnionej z zakresu działalności jednostki budżetowej oraz składniki majątkowe przydzielone gospodarstwu przez jednostkę budżetową.
W zakresie kontroli wewnętrznej
1. Kierownik gospodarstwa nie dopełnił obowiązku wynikającego z postanowień art.35a ust.3 ustawy o finansach publicznych, tzn. nie ustalił w formie pisemnej procedur kontroli finansowej spełniających wymogi określone w art.35 ust.1 i ust.2 ww. ustawy.
2. Instrukcja obiegu dowodów księgowych, którą przedłożono kontrolującym, została zatwierdzona w dniu 2 stycznia 1997 roku przez Bernarda Sujkę - kierownika Warsztatów Szkolnych przy Zespole Szkół Zawodowych nr 1 w Rawie Mazowieckiej. Powyższa Instrukcja została opracowana na podstawie § 8 zarządzenia Ministra Finansów z dnia 15 stycznia 1991 roku w sprawie ogólnych zasad rachunkowości jednostek gospodarki uspołecznionej (Dz. U. nr 10, poz.35), tj. przepisów nieaktualnych.
3. W kontrolowanej jednostce stwierdzono brak książki ewidencji kontroli. W czasie trwania kontroli RIO w Łodzi nieprawidłowość usunięto.
W zakresie sprawozdawczości budżetowej i finansowej, systemu rachunkowości, sporządzania i ewidencjonowania dowodów księgowych
1. Kontrolowana jednostka nie opracowała dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, spełniającej wszystkie wymogi wynikające z art.10 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz.694 z późn. zm.).
2. W zakładowym planie kont nie określono kont analitycznych do kont zespołu 7, grupujących odrębnie zapisy dotyczące usług i wyrobów.
3. W wyniku kontroli stwierdzono, że nie prowadzono w ogóle zestawień obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych, co było niezgodne z wymogami określonymi w art.13 ust.1 pkt 4 oraz w art.18 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z art.18 ust.1 ww. ustawy – na podstawie zapisów na kontach księgi głównej należy sporządzać na koniec każdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, zestawienia obrotów i sald, a według art.18 ust.2 ustawy - należy co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych sporządzać zestawienia sald wszystkich kont pomocniczych, a na dzień inwentaryzacji – zestawienia sald inwentaryzowanej grupy składników aktywów.
4. Kontrolujący stwierdzili, że do prowadzonych w kontrolowanej jednostce dzienników częściowych (grupujących zdarzenia według ich rodzajów) nie sporządzano zestawienia obrotów za dany okres sprawozdawczy, co było niezgodne z art.14 ust.3 ustawy o rachunkowości.
5. Nie ustalono zasad ochrony i zabezpieczenia zbiorów danych, zgodnie z art.71 ustawy o rachunkowości. Zasady powinny zapewnić przechowywanie w należyty sposób i ochronę przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem - dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, ksiąg rachunkowych, dowodów księgowych, dokumentów inwentaryzacyjnych i sprawozdań finansowych.
6. Księga główna (konto 701 - Sprzedaż produktów mechanicznych, konto 702 - Sprzedaż produktów odzieżowych) nie umożliwiała przeprowadzenia badania poprawności funkcjonowania procedur obliczeniowych, ponieważ zapisy nie były uporządkowane systematycznie według kryteriów klasyfikacyjnych umożliwiających sporządzenie obowiązujących półrocznych lub rocznych sprawozdań Rb-31 z wykonania planów finansowych gospodarstw pomocniczych (brak kont analitycznych). Powyższe stwierdzono na przykładzie czerwca 2004 roku. W sprawozdaniu Rb-31 za okres od początku roku do dnia 30 czerwca 2004 roku, w części A – Przychody, poz. G § 0830 - Wpływy z usług, wykazano wykonanie 48.508 zł. Natomiast z ewidencji księgowej wynikała kwota 12.080 zł - konto 703 - Sprzedaż odpłatnego kształcenia. Pozostała część kwoty dotycząca sprzedaży usług, wynikała z zapisów na koncie 701 - Sprzedaż produktów mechanicznych, na którym ewidencjonowano oprócz usług, sprzedaż wyprodukowanych wyrobów metalowych (bez wyodrębnienia). W celu wykazania prawidłowej kwoty usług w sprawozdaniu Rb-31 za I półrocze 2004 roku sporządzono zestawienie faktur ewidencjonowanych na koncie 701. Powyższy sposób zapisów w księgach rachunkowych niezgodny był z art.24 ust.4 pkt 2 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym - księgi rachunkowe uznaje się za sprawdzalne, jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych, a w szczególności zapisy uporządkowane są chronologicznie i systematycznie według kryteriów klasyfikacyjnych umożliwiających sporządzenie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych sprawozdań.
7. Stosowane w okresie objętym kontrolą księgi rachunkowe, tj.: dzienniki, księga główna i księgi pomocnicze nie były prowadzone na bieżąco, ponieważ w ogóle nie prowadzono zestawień obrotów i sald księgi głównej. Zgodnie z postanowieniami wynikającymi z art.24 ust.5 ustawy o rachunkowości, księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieżąco, jeżeli zestawienia obrotów i sald księgi głównej są sporządzane przynajmniej za poszczególne okresy sprawozdawcze, jednak nie rzadziej niż na koniec miesiąca.
8. Kontrola w zakresie formalnej poprawności sporządzania i ewidencjonowania dowodów księgowych, przeprowadzona z wykorzystaniem programu komputerowego „Pomocnik kontrolera” wykazała następujące uchybienia:
- na dowodach księgowych nie nanoszono klasyfikacji budżetowej,
- dokumenty kasowe nie zawierały pozycji raportu kasowego, co utrudniało ich identyfikację,
- na dokumentach sprzedaży (fakturach) odnotowano brak danych strony nabywającej wyroby, co pozostawało w sprzeczności z art. 21 ust 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości,
- stwierdzono przypadki braku opisu operacji gospodarczej w dzienniku księgowym, co było sprzeczne z art.23 ust.2 pkt 3 ustawy o rachunkowości,
- dokumenty dotyczące przychodów i rozchodów magazynowych nie były podpisywane przez osobę wyceniającą ich wartość, dokumentów nie sprawdzano pod względem formalno-rachunkowym,
- dane zawarte w dzienniku nie identyfikowały danego dokumentu (były nieprecyzyjne, bądź tylko częściowe). Powyższa nieprawidłowość naruszała art.14 ust.2 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym dokonane zapisy w dzienniku powinny umożliwić w sposób jednoznaczny powiązanie ich ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi,
- stwierdzono przypadki braku zatwierdzenia dokumentu przez kierownika gospodarstwa pomocniczego,
- dokonywano nieprawidłowego nanoszenia poprawek i korekt na dowodach księgowych, poprzez przeprawianie i skreślenia bez podpisów, co pozostawało w sprzeczności z art.22 ust.1, 2 i 3 ustawy o rachunkowości,
- stwierdzono przypadki nieprawidłowego, niezgodnego z art.25 ust.1 pkt 1 ustawy o rachunkowości, poprawiania błędnych zapisów w dzienniku. Poprawianie błędu następowało poprzez jego skreślenie, bez podpisu osoby dokonującej korekty i bez odnotowania daty dokonanej poprawki,
Stwierdzone nieprawidłowości formalne w dowodach księgowych nie miały wpływu na dane zamieszczone w sporządzanych przez jednostkę sprawozdaniach budżetowych.
W wyniku analizy poprawności zapisów w wylosowanych do badania dowodach księgowych, kontrolujący stwierdzili jeden zapis w dzienniku przychodów i rozchodów, mający wpływ na sprawozdawczość budżetową. W dniu 1 grudnia 2003 roku pod pozycją 648 odnotowano rozchód 4 sztuk farby podkładowej na kwotę 177,94 zł, natomiast według dowodu źródłowego (Rw - dowód wydania materiału z magazynu) rozchód dotyczył 5 sztuk farby podkładowej na wartość 224,45 zł. Stwierdzona kwota nieprawidłowości wynosiła 46,51 zł.
9. W wyniku badania zgodności danych zawartych w sprawozdaniach Rb-31 za 2003 rok i za I półrocze 2004 roku z ewidencją księgową stwierdzono:
- w sprawozdaniu Rb-31 za 2003 rok w części A – Przychody, poz. G § 0830 – Wpływy z usług, wykazano wykonanie przychodów w wysokości 4.849,00 zł. Kwota powyższa wynikała z ewidencji księgowej na koncie 703 – Sprzedaż odpłatnego kształcenia (kursy nauki jazdy). Kwota wykazana w sprawozdaniu Rb-31 w paragrafie 083 była kwotą zaniżoną, ponieważ nie obejmowała kwot z tytułu sprzedaży usług ewidencjonowanych na kontach: 701 – Sprzedaż produkcji mechanicznej, oraz na koncie 702 – Sprzedaż produktów odzieżowych,
- w sprawozdaniu Rb-31 za okres od początku roku do dnia 30 czerwca 2004 roku, w części A - Przychody, poz. G § 0830 - Wpływy z usług, wykazano należności w kwocie 5.389,00 zł, zamiast 5.744,00 zł. Kwota wykazana w sprawozdaniu Rb-31 była nieprawidłowo ustalona w ewidencji księgowej, ponieważ wynikała z per salda pomiędzy kwotą należności na koncie 201/7 – Zakład Ogólnobudowlany Pogorzelscy –5.744,00 zł, a kwotą zobowiązania księgowaną na koncie 201/5 – Pozostali dostawcy – 354,95 zł.
W zakresie realizacji wydatków
W okresie od dnia 1 stycznia 2003 roku do dnia 30 czerwca 2004 roku kontrolowana jednostka udzieliła dwóch zamówień publicznych na dostawę materiałów stalowych (blachy, rury, kątowniki). Zamówienia udzielone zostały w trybie zapytania o cenę, w styczniu 2003 roku oraz w styczniu 2004 roku.
Z przedstawionej kontrolującym dokumentacji związanej z udzieleniem zamówienia w styczniu 2003 roku wynikało, że zamawiający nie określił przedmiotu zamówienia w taki sposób, który pozwalałby na jednoznaczne stwierdzenie, która oferta jest najkorzystniejsza (z najniższą ceną), ponieważ nie podał ilości zamawianych materiałów stalowych. W zapytaniu o cenę wskazano wyłącznie artykuły będące przedmiotem zamówienia, nie określając, nawet szacunkowo, ilości zamawianych artykułów (we właściwych dla danego artykułu jednostkach miary). Oznaczało to także brak możliwości określenia wartości szacunkowej zamówienia, czego wymagał art.2 ust.1 pkt 9 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 z późn. zm. - ustawa uchylona z dniem 2 marca 2004 roku). Analogiczne uwagi należy odnieść do zamówienia udzielonego w styczniu 2004 roku.
Ponadto stwierdzono, że zamawiający nie żądał od dostawców oświadczeń potwierdzających spełnienie warunków, o których mowa w art.22 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych.
Z przedłożonej kontrolującym dokumentacji podstawowych czynności związanych z postępowaniem o zamówienie publiczne z dnia 5 stycznia 2004 roku wynikało, że zapytanie skierowano do trzech dostawców, co było niezgodne z art.67 ustawy o zamówieniach publicznych. Zgodnie z ww. przepisem - zapytanie o cenę był to tryb udzielenia zamówienia publicznego, w którym zamawiający kierował pytanie o cenę dostaw rzeczy lub usług do takiej liczby dostawców lub wykonawców, która zapewniała wybór najkorzystniejszej oferty, konkurencję i sprawny przebieg postępowania, nie mniej jednak niż do czterech.
Z wybranym, w 2003 i 2004 roku, dostawcą materiałów stalowych, tj. Firmą Handlowo-Usługową „TABO” spółka jawna T. Kuzimski i S-ka w Rawie Mazowieckiej, zawarto umowy, w których - między innymi - nie określono wartości i terminów dostawy. Jak wynikało z ewidencji księgowej na koncie 201/6 oraz wykazu zakupów gotówkowych Firma „TABO” w 2003 roku dostarczyła materiałów stalowych na kwotę 30 673,41 zł, a w pierwszym półroczu 2004 roku na kwotę 14 597,38 zł.
W zakresie zatrudnienia i wynagrodzenia
Kwoty pobranych zaliczek (w wysokości 378,80 zł) na podatek dochodowy od osób fizycznych od dodatkowych wynagrodzeń (tzw. „13”), wypłaconych w dniu 8 kwietnia 2004 roku (raport kasowy nr 9 za okres od dnia 1 do dnia 10 kwietna 2004 roku), zostały przekazane na rachunek Urzędu Skarbowego w Rawie Mazowieckiej poleceniem przelewu w dniu 21 czerwca 2004 roku, zamiast do dnia 20 maja 2004 roku.
Ponadto, stwierdzono podobny przypadek przy przekazaniu podatku dochodowego od wynagrodzenia wynikającego z umowy o dzieło. Za wykonanie dzieła (zgodnie z umową zawartą w dniu 2 kwietnia 2003 roku), po pobraniu wyliczonego podatku w wysokości 64,00 zł, dokonano wypłaty wynagrodzenia w dniu 5 maja 2003 roku, a podatek przekazano poleceniem przelewu do Urzędu Skarbowego w Rawie Mazowieckiej z opóźnieniem, tj. w dniu 18 lipca 2003 roku, zamiast do dnia 20 czerwca 2003 roku.
Powyższe naruszało art.42 ust.1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 14, poz.176 z późn. zm.), określający terminy przekazywania zaliczek na podatek na konto właściwego urzędu skarbowego.
W zakresie wyniku finansowego gospodarstwa oraz rozliczenia z budżetem państwa i budżetem jednostki samorządu terytorialnego
W wyniku kontroli stwierdzono, że w okresie objętym kontrolą, tzn. w 2003 roku i w I półroczu 2004 roku gospodarstwo realizowało swą działalność ze stratą. Macierzysta jednostka budżetowa Zespół Szkół – Centrum Edukacji Zawodowej i Ustawicznej w Rawie Mazowieckiej finansowała koszty funkcjonowania gospodarstwa pomocniczego – Warsztatów Szkolnych w części dotyczącej:
- kosztów energii elektrycznej, energii cieplnej, wody oraz ścieków w 2003 roku na kwotę 55.988,00 zł, a w I półroczu 2004 roku na kwotę 51.037,00 zł,
- kosztów paliwa (jazda programowa nauki jazdy) w 2003 roku na kwotę 4.314,00 zł, a w I półroczu 2004 roku na kwotę 2.180,00 zł.
Na podstawie ww. danych można stwierdzić, że nie został spełniony warunek samofinansowania gospodarstwa pomocniczego określony w art.20 ust.2 ustawy o finansach publicznych. Zgodnie z powołanym przepisem - gospodarstwo pomocnicze pokrywa koszty swojej działalności z uzyskiwanych przychodów własnych (z zastrzeżeniem możliwości uzyskania z budżetu dotacji przedmiotowej).
Odpowiedzialność za prowadzenie gospodarki finansowej gospodarstwa pomocniczego oraz za realizację obowiązków wynikających z przepisów ustawy o rachunkowości ponosi kierownik gospodarstwa pomocniczego, stosownie do przepisów odpowiednio - art.28a ust.1 ustawy o finansach publicznych (jako kierownik jednostki sektora finansów publicznych) oraz art.4 ust.5 ustawy o rachunkowości (jako kierownik jednostki).
Informując o powyższych nieprawidłowościach stwierdzonych w wyniku kontroli proszę Pana Kierownika o podjęcie działań mających na celu ich usunięcie i zapobieżenie powstawaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Ustalić procedury kontroli finansowej, stosownie do wymogów wynikających z art.35a ustawy o finansach publicznych, uwzględniając standardy, o których mowa w art.35o ust.1 pkt 1 tej ustawy.
2. Opracować dokumentację opisującą zasady (politykę) rachunkowości, spełniającą wszystkie wymogi określone w art.10 ustawy o rachunkowości.
3. Opracować aktualną dokumentację określającą zasady obiegu dowodów księgowych i inwentaryzacji.
4. Uzupełnić zakładowy plan kont o konta analityczne dla kont zespołu 7, celem zapewnienia wyodrębnienia danych dotyczących sprzedaży usług i wyrobów, uwzględniając przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153, poz.1752).
5. Zapewnić prowadzenie zestawień obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald ksiąg pomocniczych, zgodnie z wymogami wynikającymi z art.13 ust.1 pkt 4 i art.18 ustawy o rachunkowości.
6. Sporządzać zestawienia obrotów do prowadzonych dzienników częściowych (grupujących zdarzenia według ich rodzaju), do czego obligują przepisy wynikające z art.14 ust.3 ustawy o rachunkowości.
7. Ustalić zasady ochrony i zabezpieczenia zbiorów danych, stosownie do postanowień art.71 ustawy o rachunkowości.
8. Dokonywać zapisów w księgach rachunkowych w sposób określony przez art.24 ust.4 pkt 2 ustawy o rachunkowości, tj. w sposób uporządkowany chronologicznie i systematycznie według kryteriów klasyfikacyjnych, umożliwiających sporządzenie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonywanie rozliczeń finansowych.
9. Dowody księgowe sporządzać oraz dokonywać ich poprawy zgodnie z zasadami opisanymi w ustawie o rachunkowości.
10. Na dowody księgowe nanosić klasyfikację budżetową.
11. W dziennikach ujmować zapisy na podstawie sprawdzonych i zatwierdzonych dowodów księgowych.
12. Zapewnić prawidłowe, zgodne z rzetelną ewidencją księgową, sporządzanie sprawozdań finansowych i innych sprawozdań (w tym Rb-31) za dany okres sprawozdawczy.
13. W zakresie udzielania zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz. 177 z późn. zm.) oraz wydanych na jej podstawie przepisów wykonawczych.
14. Przekazywać na rachunek właściwego urzędu skarbowego kwoty pobranych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych, w terminie do dnia 20 miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki (podatek), stosownie do postanowień wynikających z art.42 ust.1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art.9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że stosownie do art.9 ust.4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby.
Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
1. Pan JERZY MATYSIAK Starosta Powiatu Rawskiego
2. Pan MAREK DOBEK Dyrektor Zespołu Szkół - Centrum Edukacji Zawodowej i Ustawicznej w Rawie Mazowieckiej
3. aa
Wystąpienie pokontrolne podpisał dr Ryszard Paweł Krawczyk - Prezes Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.