P. Rawski - Kontrola kompleksowa przeprowadzona przez RIO w Łodzi, zakończona w 2005 roku
XMLTreść
Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi do Powiatu Rawskiego po zakończeniu kompleksowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych. Udostępniane na podstawie art.6 ust.1 pkt 4 lit "a" tiret drugi ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej.
Pan
JÓZEF MATYSIAK
Przewodniczący Zarządu
Powiatu Rawskiego
WK - 602/9/2005
Działając na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r. Dz. U. nr 55, poz.577 z późn.zm.) informuję Pana Przewodniczącego, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Powiecie Rawskim. Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości i uchybienia wynikały, przede wszystkim, z nieznajomości przepisów, ich wadliwej interpretacji, niedostatecznego nadzoru ze strony kierownictwa oraz braku stosownych procedur wewnętrznej kontroli finansowej. Wykazane uchybienia i nieprawidłowości dotyczyły, w szczególności:W zakresie dochodów z majątku
W latach 2002-2003 Zespól Szkół Ponadgimnazjalnych w Rawie Mazowieckiej nie odprowadzał na bieżąco na rachunek bankowy budżetu Powiatu Rawskiego dochodów uzyskanych z najmu lokali, co było niezgodne z przepisami art.18 ust.1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz.148 z późn. zm.), zgodnie z którym jednostki budżetowe pokrywają swoje wydatki bezpośrednio z budżetu, a pobrane dochody odprowadzają na rachunek odpowiednio dochodów budżetu państwa albo budżetu jednostki samorządu terytorialnego. W 2002 roku dochody z powyższego tytułu wynosiły 90.180,86 zł, w 2003 roku - 14.832,15 zł. W dniu 19 maja 2004 roku Zespół Szkół Ponadgimnazjalnych przekazał na rachunek bankowy Powiatu Rawskiego kwotę 11.403,21 zł, tytułem rozliczenia środków z najmu lokali mieszkalnych za lata 2002-2003. Pozostałe środki zostały wydatkowane na pokrycie kosztów utrzymania lokali. Odpowiedzialność za odprowadzanie uzyskanych środków na rachunek bankowy ponosił Dyrektor Zespołu Szkół.
W zakresie ewidencji środków trwałych i prawidłowości przeprowadzania inwentaryzacji
1. W latach 2003-2004 (do czasu przeprowadzenia kontroli RIO w Łodzi) Starosta Rawski nie wydał zarządzenia w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji rzeczowych składników aktywów (środków trwałych, pozostałych środków trwałych i materiałów) znajdujących się w budynku niestrzeżonym przy ul. Kościuszki. Zgodnie z wymogami ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz.U. nr 72, poz.694 z późn.zm.) w obiektach niestrzeżonych inwentaryzacja powinna być przeprowadzona w każdym roku obrotowym. Ponadto, stwierdzono, że w 2003 roku skradziono z budynku przy ul. Kościuszki sprzęt komputerowy o wartości 3.999,39 zł, co zgodnie z postanowieniami obowiązującej w jednostce Instrukcji inwentaryzacyjnej uzasadniało przeprowadzenie inwentaryzacji składników majątkowych. Zgodnie z § 3 ust.2 instrukcji - inwentaryzację należało przeprowadzić również na dzień, w którym wystąpiły wypadki losowe lub inne przyczyny, w wyniku których nastąpiło naruszenie składników majątku (pożar, włamanie itp.).
2. Skradziona w 2001 roku drukarka została zdjęta z ewidencji księgowej majątku dopiero z dniem 30 listopada 2003 roku, co stanowiło naruszenie obowiązku bieżącego ewidencjonowania w księgach rachunkowych zdarzeń gospodarczych (art.20 ust.1 ustawy o rachunkowości).
3. W czasie przeprowadzania inwentaryzacji w 2002 roku nie ustalono osób odpowiedzialnych za spisany majątek i nie pobrano - przed rozpoczęciem spisów - oświadczeń informujących o tym, że wszystkie dowody przychodowe i rozchodowe zostały ujęte w ewidencji oraz przekazane do księgowości (§ 5 ust.6 Instrukcji inwentaryzacyjnej).
4. Na arkuszach spisowych stwierdzono brak podpisów osób sprawdzających prawidłowość przeprowadzonego spisu. Stwierdzono również przypadki braku numerów inwentarzowych spisywanych pozostałych środków trwałych w użytkowaniu.
5. W dniu 20 grudnia 2002 roku sporządzono protokół OT przyjęcia na stan środków trwałych zmodernizowanego odcinka drogi Biała Rawska-Babsk o wartości 283.904,84 zł. W rozliczeniu nie uwzględniono kosztu opracowania dokumentacji projektowej drogi, co oznaczało zaniżenie wartości środka trwałego w ewidencji księgowej. Powyższe było sprzeczne z postanowieniami art.28 ust. 3 ustawy o rachunkowości. Opracowanie dokumentacji projektowej dotyczącej modernizacji całej drogi sfinansowano w 2000 roku z wydatków bieżących budżetu. Po zakończeniu robót budowlanych w 2002 roku nie dokonano stosownych przeniesień i nie doliczono kosztu wykonania projektu do kosztów ogólnych modernizacji drogi Biała Rawska–Babsk.
W zakresie wydatków na inwestycje
Stwierdzono przypadki braku kontrasygnaty Skarbnika Powiatu na umowach dotyczących zakupu sprzętu komputerowego, co było wymagane przez art.48 ust.3 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 roku o samorządzie powiatowym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz.1592 z późn. zm.), zgodnie z którym - jeżeli czynność prawna może spowodować powstanie zobowiązań majątkowych, do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata skarbnika powiatu lub osoby przez niego upoważnionej.
W zakresie gospodarki kasowej oraz udzielania i rozliczania stałych zaliczek pracownikom Starostwa Powiatowego w Rawie Mazowieckiej
1. Stwierdzono pojedyncze przypadki nanoszenia poprawek w treści raportu kasowego przy użyciu korektora. Powyższe dotyczyło RK nr 34/2002 - wydatki budżetowe i RK Nr 3/2003 - wydatki budżetowe. Raporty powyższe były sporządzane przez kasjera J. Ziółkowską. Przedstawiony sposób nanoszenia poprawek na dokumentach księgowych był niezgodny z art.22 ustawy o rachunkowości oraz wymogami instrukcji kasowej, zatwierdzonej zarządzeniem nr 23/99 Starosty Rawskiego z dnia 20 grudnia 1999 roku.
2. Zarówno w 2002, jak i w 2003 roku zawarto umowy z dostawcą K.Włochaczem - Hurtownia artykułów papierniczych i biurowych „ÓSEMKA OŁÓWEK” w Skierniewicach na zakup materiałów biurowych. Wyboru dostawcy dokonano w trybie zapytania o cenę. Umowa sprzedaży nr 21/2002 z dnia 22 stycznia 2002 roku została zawarta na okres od dnia 22 stycznia 2002 roku do dnia 31 grudnia 2002 roku. W § 2 ww. umowy ustalono, że materiały będą dostarczane sukcesywnie (partiami) przez sprzedającego do siedziby kupującego. W § 3 umowy ustalono płatności według stałych cen jednostkowych w formie przelewów bankowych (14 dni od dnia otrzymania rachunku). Umowa sprzedaży nr 20/2003 z dnia 17 stycznia 2003 roku została zawarta na okres od dnia 17 stycznia 2003 roku do dnia 31 grudnia 2003 roku. W treści umowy znalazły się takie same ustalenia dotyczące stałych dostaw do siedziby zamawiającego i płatności w formie przelewów bankowych. Mimo wskazanych postanowień zawartych umów kontrolująca stwierdziła powtarzające się zakupy gotówkowe - dokonywane z zaliczek stałych pobieranych przez pracowników Starostwa - w hurtowni „ÓSEMKA OŁÓWEK”.
3. Czynności kontrolne wykazały, że nie wszystkie faktury dotyczące zakupów materiałów piśmiennych w hurtowni „ÓSEMKA OŁÓWEK” były zaewidencjonowane w rejestrze zakupów prowadzonym przez magazyniera materiałów biurowych. Stwierdzono, że faktura VAT oznaczona numerem 9134, wystawiona dnia 6 listopada 2003 roku na kwotę 625,92 zł nie była ujęta w ewidencji magazynowej. Należność wynikającą z faktury uregulowana została gotówką i rozliczona z zaliczki stałej w dniu 13 listopada 2003 roku.
W zakresie udzielania poręczeń
W dniu 30 października 2001 roku w imieniu Powiatu Rawskiego Starosta J. Matysiak oraz Wicestarosta M. Krzyczkowski poręczyli kredyt udzielony przez Bank Spółdzielczy w Białej Rawskiej na rzecz Samodzielnego Publicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej. Jednocześnie przedstawiciele Powiatu udzielili pełnomocnictwa do dokonywania wypłaty z rachunku bankowego Powiatu kwoty nie spłaconego w całości lub części wymagalnego kredytu wraz z odsetkami, prowizją i wszystkimi kosztami poniesionymi w związku z kredytem. Upoważniono Bank PKO S.A. Oddział w Rawie Mazowieckiej, prowadzący obsługę bankową budżetu Powiatu, do zablokowania na zlecenie Banku Spółdzielczego w Białej Rawskiej, kwoty w wysokości pozostałego do spłaty kredytu wraz z odsetkami i innymi kosztami poniesionymi w związku z udzielonym kredytem, w przypadku nie spłacenia w terminie oznaczonym w umowie raty kredytu lub odsetek. Udzielono także pełnomocnictwa Bankowi Spółdzielczemu w Białej Rawskiej do dokonywania wypłaty z rachunku bankowego prowadzonego przez PKO S.A. Oddział w Rawie Mazowieckiej. W treści pełnomocnictwa ustalono, że wygaśnie ono po spłacie Bankowi Spółdzielczemu w Białej Rawskiej całej kwoty kredytu. Na ww. pełnomocnictwie z dnia 30 października 2001 roku brak było kontrasygnaty Skarbnika Powiatu, co nie spełniło wymogu wynikającego z art.48 ust.3 ustawy o samorządzie powiatowym oraz z art.133 ust.1 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym - czynności prawnych polegających na zaciąganiu kredytów i pożyczek oraz udzielaniu pożyczek, poręczeń i gwarancji oraz emisji papierów wartościowych dokonują dwaj członkowie zarządu wskazani w uchwale przez zarząd. Dla ważności tych czynności konieczna jest kontrasygnata skarbnika jednostki samorządu terytorialnego.
Udzielenie opisanego pełnomocnictwa Bankowi Spółdzielczemu w Białej Rawskiej było niezgodne z postanowieniami art.92 w zw. z art. 129 ust.1 ustawy o finansach publicznych, w których ustawodawca określił zasady wykonywania budżetu przez jednostki samorządu terytorialnego. Jednostki te mogą gromadzić dochody i dokonywać wydatków tylko wówczas, jeśli określone normy prawne dają im takie upoważnienie. Zasady gromadzenia dochodów i dokonywania wydatków określa art.92 ustawy o finansach publicznych. Każde, zatem, zadysponowanie środkami zgromadzonymi na rachunku przez bank odbywałoby się z pominięciem zasad wykonywania budżetu. W wyniku postępowania kontrolnego ustalono, że Bank Spółdzielczy w Białej Rawskiej nie skorzystał z uprawnień wynikających z ww. pełnomocnictwa.
Kontrolująca ustaliła, że wskutek braku spłacania kredytu przez SP ZOZ zobowiązania z tego tytułu realizowane były przez kontrolowaną jednostkę. Do dnia 30 września 2004 roku zapłacono z tytułu udzielonego poręczenia kredytu kwotę ogółem 445.670,00 zł.
Kontrolowana jednostka wystosowało do Samodzielnego Publicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej pismo z dnia 13 stycznia 2003 oraz pismo z dnia 27 stycznia 2004 roku z informacjami o stanie wierzytelności SP ZOZ w stosunku do Powiatu Rawskiego, w których wnioskowano o ujęcie tych wierzytelności w ewidencji księgowej i sprawozdawczości. Z ustaleń kontroli wynikało, że Powiat nie podejmował czynności w celu wyegzekwowania należności od SP ZOZ.
W zakresie wydatków na zagraniczne podróże służbowe
1. Wyjazd służbowy etatowego członka Zarządu Mieczysława oraz Przewodniczącego Rady Powiatu Rawskiego - na seminarium metodyczne w dniach 5-12 października 2002 roku do Tuttlingen i Strasburga w Niemczech - nie został zaewidencjonowany w rejestrze poleceń wyjazdu służbowego. Starostwo Powiatowe sfinansowało odpłatność za seminarium w kwocie 2.000 zł. Nie wypłacono delegowanym w podróż służbową 25% diety za każdy dzień pobytu w docelowym kraju. Powyższe nie spełniło wymogów wynikających z § 5 ust.1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 maja 2001 roku w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. nr 50, poz.525 z późn. zm.).
2. Koszty wyjazdu służbowego Wicestarosty do Anglii w dniach 26 stycznia 2003 roku – 1 lutego 2003 roku rozliczono w dniu 28 lutego 2003 roku, tj. w terminie późniejszym niż 14 dni od daty zakończenia podróży zagranicznej. Z opóźnieniem rozliczono także koszty podróży służbowej Wicestarosty do Niemiec w dniach 7 września 2003 roku – 10 września 2003 roku (polecenie wyjazdu służbowego nr 245/2003 z dnia 4 września 2003 roku).
W zakresie wydatków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych
Naliczoną kwotę odpisu odprowadzono w 2002 roku na rachunek funduszu niezgodnie z unormowaniami wynikającymi z art.6 ust.2 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity z 1996 r., Dz. U. nr 70, poz.335 z późn. zm.), który obliguje pracodawcę do przekazania na rachunek bankowy funduszu równowartości dokonanych odpisów w terminie do dnia 30 września danego roku, z tym że w terminie do 31 maja danego roku – należy przekazać kwotę stanowiącą 75% naliczonego funduszu. W wyniku czynności kontrolnych stwierdzono, że ostatniej wpłaty na rachunek bankowy dokonano w dniu 5 listopada 2002 roku. Odpowiedzialność za terminowe przekazywanie środków na rachunek funduszu ponosi Starosta Rawski.
Informując o powyższych nieprawidłowościach proszę Pana Przewodniczącego o podjęcie działań mających na celu ich wyeliminowanie oraz zapobieżenie występowania ich w przyszłości. W związku z powyższym Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Zapewnić przestrzeganie przez podległe jednostki budżetowe art.18 ust.1 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym - jednostki budżetowe pokrywają swoje wydatki bezpośrednio z budżetu, a pobrane dochody odprowadzają na rachunek odpowiednio dochodów budżetu państwa albo budżetu jednostki samorządu terytorialnego.
2. Zapewnić przeprowadzanie inwentaryzacji środków trwałych i pozostałych środków trwałych w budynku niestrzeżonym w każdym roku obrotowym, stosownie do wymogów wynikających z art.26 ust.1 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z postanowieniami wynikającymi z instrukcji inwentaryzacyjnej, obowiązującej w Starostwie Powiatowym w Rawie Mazowieckiej, w przypadkach losowych i innych przypadkach, w których nastąpiło naruszenie składników majątkowych (np. włamanie i kra-dzież), dokonywać dodatkowych spisów z natury składników majątkowych.
3. Inwentaryzację składników majątkowych Powiatu przeprowadzać i rozliczać zgodnie z zasadami określonymi w instrukcji inwentaryzacyjnej.
4. Dokonać korekty wartości środka trwałego - zmodernizowanego odcinka drogi Biała Rawska-Babsk.
5. Przestrzegać art.20 ust.1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzać w postaci zapisu każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie.
6. Zapewnić kontrasygnowanie przez Skarbnika Powiatu (lub osobę przez niego upoważnioną) czynności prawnych, mogących spowodować powstanie zobowiązań majątkowych.
7. Zaniechać ustalania pełnomocnictwa do dysponowania rachunkiem bankowym Powiatu jako formy zabezpieczenia zaciąganych zobowiązań.
8. Wzmóc czynności windykacyjne w stosunku do SP ZOZ, w celu wyegzekwowania spłaty należności Powiatu z tytułu poręczonego i spłacanego przez Powiat kredytu, zaciągniętego w Banku Spółdzielczym w Białej Rawskiej.
9. Dokumenty księgowe sporządzać zgodnie z wymogami ustawy o rachunkowości. Poprawek dokonywać zgodnie z zasadami określonymi w art.22 ustawy o rachunkowości.
10. Kwotę naliczonego odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych odprowadzać na rachunek bankowy funduszu w terminach określonych w art.6 ust.2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
11. Koszty podróży odbywanych przez pracowników poza granicami kraju rozliczać zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1991).
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art.9 ust.3 ustawy z dnia o regionalnych izbach obrachunkowych proszę Pana Przewodniczącego o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że stosownie do art.9 ust.4 ww. ustawy do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby.
Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
1. Przewodniczący Rady Powiatu Rawskiego
2. Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Powiatu Rawskiego
3. aa
Wystąpienie pokontrolne podpisała dr Jadwiga Chwiałkowska – Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.
Łódź, dnia 8 lutego 2005 roku
Pan
JÓZEF MATYSIAK
Przewodniczący Zarządu
Powiatu Rawskiego
WK - 602/9/2005
Działając na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r. Dz. U. nr 55, poz.577 z późn.zm.) informuję Pana Przewodniczącego, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Powiecie Rawskim. Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości i uchybienia wynikały, przede wszystkim, z nieznajomości przepisów, ich wadliwej interpretacji, niedostatecznego nadzoru ze strony kierownictwa oraz braku stosownych procedur wewnętrznej kontroli finansowej. Wykazane uchybienia i nieprawidłowości dotyczyły, w szczególności:W zakresie dochodów z majątku
W latach 2002-2003 Zespól Szkół Ponadgimnazjalnych w Rawie Mazowieckiej nie odprowadzał na bieżąco na rachunek bankowy budżetu Powiatu Rawskiego dochodów uzyskanych z najmu lokali, co było niezgodne z przepisami art.18 ust.1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz.148 z późn. zm.), zgodnie z którym jednostki budżetowe pokrywają swoje wydatki bezpośrednio z budżetu, a pobrane dochody odprowadzają na rachunek odpowiednio dochodów budżetu państwa albo budżetu jednostki samorządu terytorialnego. W 2002 roku dochody z powyższego tytułu wynosiły 90.180,86 zł, w 2003 roku - 14.832,15 zł. W dniu 19 maja 2004 roku Zespół Szkół Ponadgimnazjalnych przekazał na rachunek bankowy Powiatu Rawskiego kwotę 11.403,21 zł, tytułem rozliczenia środków z najmu lokali mieszkalnych za lata 2002-2003. Pozostałe środki zostały wydatkowane na pokrycie kosztów utrzymania lokali. Odpowiedzialność za odprowadzanie uzyskanych środków na rachunek bankowy ponosił Dyrektor Zespołu Szkół.
W zakresie ewidencji środków trwałych i prawidłowości przeprowadzania inwentaryzacji
1. W latach 2003-2004 (do czasu przeprowadzenia kontroli RIO w Łodzi) Starosta Rawski nie wydał zarządzenia w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji rzeczowych składników aktywów (środków trwałych, pozostałych środków trwałych i materiałów) znajdujących się w budynku niestrzeżonym przy ul. Kościuszki. Zgodnie z wymogami ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz.U. nr 72, poz.694 z późn.zm.) w obiektach niestrzeżonych inwentaryzacja powinna być przeprowadzona w każdym roku obrotowym. Ponadto, stwierdzono, że w 2003 roku skradziono z budynku przy ul. Kościuszki sprzęt komputerowy o wartości 3.999,39 zł, co zgodnie z postanowieniami obowiązującej w jednostce Instrukcji inwentaryzacyjnej uzasadniało przeprowadzenie inwentaryzacji składników majątkowych. Zgodnie z § 3 ust.2 instrukcji - inwentaryzację należało przeprowadzić również na dzień, w którym wystąpiły wypadki losowe lub inne przyczyny, w wyniku których nastąpiło naruszenie składników majątku (pożar, włamanie itp.).
2. Skradziona w 2001 roku drukarka została zdjęta z ewidencji księgowej majątku dopiero z dniem 30 listopada 2003 roku, co stanowiło naruszenie obowiązku bieżącego ewidencjonowania w księgach rachunkowych zdarzeń gospodarczych (art.20 ust.1 ustawy o rachunkowości).
3. W czasie przeprowadzania inwentaryzacji w 2002 roku nie ustalono osób odpowiedzialnych za spisany majątek i nie pobrano - przed rozpoczęciem spisów - oświadczeń informujących o tym, że wszystkie dowody przychodowe i rozchodowe zostały ujęte w ewidencji oraz przekazane do księgowości (§ 5 ust.6 Instrukcji inwentaryzacyjnej).
4. Na arkuszach spisowych stwierdzono brak podpisów osób sprawdzających prawidłowość przeprowadzonego spisu. Stwierdzono również przypadki braku numerów inwentarzowych spisywanych pozostałych środków trwałych w użytkowaniu.
5. W dniu 20 grudnia 2002 roku sporządzono protokół OT przyjęcia na stan środków trwałych zmodernizowanego odcinka drogi Biała Rawska-Babsk o wartości 283.904,84 zł. W rozliczeniu nie uwzględniono kosztu opracowania dokumentacji projektowej drogi, co oznaczało zaniżenie wartości środka trwałego w ewidencji księgowej. Powyższe było sprzeczne z postanowieniami art.28 ust. 3 ustawy o rachunkowości. Opracowanie dokumentacji projektowej dotyczącej modernizacji całej drogi sfinansowano w 2000 roku z wydatków bieżących budżetu. Po zakończeniu robót budowlanych w 2002 roku nie dokonano stosownych przeniesień i nie doliczono kosztu wykonania projektu do kosztów ogólnych modernizacji drogi Biała Rawska–Babsk.
W zakresie wydatków na inwestycje
Stwierdzono przypadki braku kontrasygnaty Skarbnika Powiatu na umowach dotyczących zakupu sprzętu komputerowego, co było wymagane przez art.48 ust.3 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 roku o samorządzie powiatowym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz.1592 z późn. zm.), zgodnie z którym - jeżeli czynność prawna może spowodować powstanie zobowiązań majątkowych, do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata skarbnika powiatu lub osoby przez niego upoważnionej.
W zakresie gospodarki kasowej oraz udzielania i rozliczania stałych zaliczek pracownikom Starostwa Powiatowego w Rawie Mazowieckiej
1. Stwierdzono pojedyncze przypadki nanoszenia poprawek w treści raportu kasowego przy użyciu korektora. Powyższe dotyczyło RK nr 34/2002 - wydatki budżetowe i RK Nr 3/2003 - wydatki budżetowe. Raporty powyższe były sporządzane przez kasjera J. Ziółkowską. Przedstawiony sposób nanoszenia poprawek na dokumentach księgowych był niezgodny z art.22 ustawy o rachunkowości oraz wymogami instrukcji kasowej, zatwierdzonej zarządzeniem nr 23/99 Starosty Rawskiego z dnia 20 grudnia 1999 roku.
2. Zarówno w 2002, jak i w 2003 roku zawarto umowy z dostawcą K.Włochaczem - Hurtownia artykułów papierniczych i biurowych „ÓSEMKA OŁÓWEK” w Skierniewicach na zakup materiałów biurowych. Wyboru dostawcy dokonano w trybie zapytania o cenę. Umowa sprzedaży nr 21/2002 z dnia 22 stycznia 2002 roku została zawarta na okres od dnia 22 stycznia 2002 roku do dnia 31 grudnia 2002 roku. W § 2 ww. umowy ustalono, że materiały będą dostarczane sukcesywnie (partiami) przez sprzedającego do siedziby kupującego. W § 3 umowy ustalono płatności według stałych cen jednostkowych w formie przelewów bankowych (14 dni od dnia otrzymania rachunku). Umowa sprzedaży nr 20/2003 z dnia 17 stycznia 2003 roku została zawarta na okres od dnia 17 stycznia 2003 roku do dnia 31 grudnia 2003 roku. W treści umowy znalazły się takie same ustalenia dotyczące stałych dostaw do siedziby zamawiającego i płatności w formie przelewów bankowych. Mimo wskazanych postanowień zawartych umów kontrolująca stwierdziła powtarzające się zakupy gotówkowe - dokonywane z zaliczek stałych pobieranych przez pracowników Starostwa - w hurtowni „ÓSEMKA OŁÓWEK”.
3. Czynności kontrolne wykazały, że nie wszystkie faktury dotyczące zakupów materiałów piśmiennych w hurtowni „ÓSEMKA OŁÓWEK” były zaewidencjonowane w rejestrze zakupów prowadzonym przez magazyniera materiałów biurowych. Stwierdzono, że faktura VAT oznaczona numerem 9134, wystawiona dnia 6 listopada 2003 roku na kwotę 625,92 zł nie była ujęta w ewidencji magazynowej. Należność wynikającą z faktury uregulowana została gotówką i rozliczona z zaliczki stałej w dniu 13 listopada 2003 roku.
W zakresie udzielania poręczeń
W dniu 30 października 2001 roku w imieniu Powiatu Rawskiego Starosta J. Matysiak oraz Wicestarosta M. Krzyczkowski poręczyli kredyt udzielony przez Bank Spółdzielczy w Białej Rawskiej na rzecz Samodzielnego Publicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej. Jednocześnie przedstawiciele Powiatu udzielili pełnomocnictwa do dokonywania wypłaty z rachunku bankowego Powiatu kwoty nie spłaconego w całości lub części wymagalnego kredytu wraz z odsetkami, prowizją i wszystkimi kosztami poniesionymi w związku z kredytem. Upoważniono Bank PKO S.A. Oddział w Rawie Mazowieckiej, prowadzący obsługę bankową budżetu Powiatu, do zablokowania na zlecenie Banku Spółdzielczego w Białej Rawskiej, kwoty w wysokości pozostałego do spłaty kredytu wraz z odsetkami i innymi kosztami poniesionymi w związku z udzielonym kredytem, w przypadku nie spłacenia w terminie oznaczonym w umowie raty kredytu lub odsetek. Udzielono także pełnomocnictwa Bankowi Spółdzielczemu w Białej Rawskiej do dokonywania wypłaty z rachunku bankowego prowadzonego przez PKO S.A. Oddział w Rawie Mazowieckiej. W treści pełnomocnictwa ustalono, że wygaśnie ono po spłacie Bankowi Spółdzielczemu w Białej Rawskiej całej kwoty kredytu. Na ww. pełnomocnictwie z dnia 30 października 2001 roku brak było kontrasygnaty Skarbnika Powiatu, co nie spełniło wymogu wynikającego z art.48 ust.3 ustawy o samorządzie powiatowym oraz z art.133 ust.1 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym - czynności prawnych polegających na zaciąganiu kredytów i pożyczek oraz udzielaniu pożyczek, poręczeń i gwarancji oraz emisji papierów wartościowych dokonują dwaj członkowie zarządu wskazani w uchwale przez zarząd. Dla ważności tych czynności konieczna jest kontrasygnata skarbnika jednostki samorządu terytorialnego.
Udzielenie opisanego pełnomocnictwa Bankowi Spółdzielczemu w Białej Rawskiej było niezgodne z postanowieniami art.92 w zw. z art. 129 ust.1 ustawy o finansach publicznych, w których ustawodawca określił zasady wykonywania budżetu przez jednostki samorządu terytorialnego. Jednostki te mogą gromadzić dochody i dokonywać wydatków tylko wówczas, jeśli określone normy prawne dają im takie upoważnienie. Zasady gromadzenia dochodów i dokonywania wydatków określa art.92 ustawy o finansach publicznych. Każde, zatem, zadysponowanie środkami zgromadzonymi na rachunku przez bank odbywałoby się z pominięciem zasad wykonywania budżetu. W wyniku postępowania kontrolnego ustalono, że Bank Spółdzielczy w Białej Rawskiej nie skorzystał z uprawnień wynikających z ww. pełnomocnictwa.
Kontrolująca ustaliła, że wskutek braku spłacania kredytu przez SP ZOZ zobowiązania z tego tytułu realizowane były przez kontrolowaną jednostkę. Do dnia 30 września 2004 roku zapłacono z tytułu udzielonego poręczenia kredytu kwotę ogółem 445.670,00 zł.
Kontrolowana jednostka wystosowało do Samodzielnego Publicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej pismo z dnia 13 stycznia 2003 oraz pismo z dnia 27 stycznia 2004 roku z informacjami o stanie wierzytelności SP ZOZ w stosunku do Powiatu Rawskiego, w których wnioskowano o ujęcie tych wierzytelności w ewidencji księgowej i sprawozdawczości. Z ustaleń kontroli wynikało, że Powiat nie podejmował czynności w celu wyegzekwowania należności od SP ZOZ.
W zakresie wydatków na zagraniczne podróże służbowe
1. Wyjazd służbowy etatowego członka Zarządu Mieczysława oraz Przewodniczącego Rady Powiatu Rawskiego - na seminarium metodyczne w dniach 5-12 października 2002 roku do Tuttlingen i Strasburga w Niemczech - nie został zaewidencjonowany w rejestrze poleceń wyjazdu służbowego. Starostwo Powiatowe sfinansowało odpłatność za seminarium w kwocie 2.000 zł. Nie wypłacono delegowanym w podróż służbową 25% diety za każdy dzień pobytu w docelowym kraju. Powyższe nie spełniło wymogów wynikających z § 5 ust.1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 maja 2001 roku w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. nr 50, poz.525 z późn. zm.).
2. Koszty wyjazdu służbowego Wicestarosty do Anglii w dniach 26 stycznia 2003 roku – 1 lutego 2003 roku rozliczono w dniu 28 lutego 2003 roku, tj. w terminie późniejszym niż 14 dni od daty zakończenia podróży zagranicznej. Z opóźnieniem rozliczono także koszty podróży służbowej Wicestarosty do Niemiec w dniach 7 września 2003 roku – 10 września 2003 roku (polecenie wyjazdu służbowego nr 245/2003 z dnia 4 września 2003 roku).
W zakresie wydatków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych
Naliczoną kwotę odpisu odprowadzono w 2002 roku na rachunek funduszu niezgodnie z unormowaniami wynikającymi z art.6 ust.2 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity z 1996 r., Dz. U. nr 70, poz.335 z późn. zm.), który obliguje pracodawcę do przekazania na rachunek bankowy funduszu równowartości dokonanych odpisów w terminie do dnia 30 września danego roku, z tym że w terminie do 31 maja danego roku – należy przekazać kwotę stanowiącą 75% naliczonego funduszu. W wyniku czynności kontrolnych stwierdzono, że ostatniej wpłaty na rachunek bankowy dokonano w dniu 5 listopada 2002 roku. Odpowiedzialność za terminowe przekazywanie środków na rachunek funduszu ponosi Starosta Rawski.
Informując o powyższych nieprawidłowościach proszę Pana Przewodniczącego o podjęcie działań mających na celu ich wyeliminowanie oraz zapobieżenie występowania ich w przyszłości. W związku z powyższym Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Zapewnić przestrzeganie przez podległe jednostki budżetowe art.18 ust.1 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym - jednostki budżetowe pokrywają swoje wydatki bezpośrednio z budżetu, a pobrane dochody odprowadzają na rachunek odpowiednio dochodów budżetu państwa albo budżetu jednostki samorządu terytorialnego.
2. Zapewnić przeprowadzanie inwentaryzacji środków trwałych i pozostałych środków trwałych w budynku niestrzeżonym w każdym roku obrotowym, stosownie do wymogów wynikających z art.26 ust.1 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z postanowieniami wynikającymi z instrukcji inwentaryzacyjnej, obowiązującej w Starostwie Powiatowym w Rawie Mazowieckiej, w przypadkach losowych i innych przypadkach, w których nastąpiło naruszenie składników majątkowych (np. włamanie i kra-dzież), dokonywać dodatkowych spisów z natury składników majątkowych.
3. Inwentaryzację składników majątkowych Powiatu przeprowadzać i rozliczać zgodnie z zasadami określonymi w instrukcji inwentaryzacyjnej.
4. Dokonać korekty wartości środka trwałego - zmodernizowanego odcinka drogi Biała Rawska-Babsk.
5. Przestrzegać art.20 ust.1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzać w postaci zapisu każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie.
6. Zapewnić kontrasygnowanie przez Skarbnika Powiatu (lub osobę przez niego upoważnioną) czynności prawnych, mogących spowodować powstanie zobowiązań majątkowych.
7. Zaniechać ustalania pełnomocnictwa do dysponowania rachunkiem bankowym Powiatu jako formy zabezpieczenia zaciąganych zobowiązań.
8. Wzmóc czynności windykacyjne w stosunku do SP ZOZ, w celu wyegzekwowania spłaty należności Powiatu z tytułu poręczonego i spłacanego przez Powiat kredytu, zaciągniętego w Banku Spółdzielczym w Białej Rawskiej.
9. Dokumenty księgowe sporządzać zgodnie z wymogami ustawy o rachunkowości. Poprawek dokonywać zgodnie z zasadami określonymi w art.22 ustawy o rachunkowości.
10. Kwotę naliczonego odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych odprowadzać na rachunek bankowy funduszu w terminach określonych w art.6 ust.2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
11. Koszty podróży odbywanych przez pracowników poza granicami kraju rozliczać zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1991).
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art.9 ust.3 ustawy z dnia o regionalnych izbach obrachunkowych proszę Pana Przewodniczącego o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że stosownie do art.9 ust.4 ww. ustawy do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby.
Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
1. Przewodniczący Rady Powiatu Rawskiego
2. Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Powiatu Rawskiego
3. aa
Wystąpienie pokontrolne podpisała dr Jadwiga Chwiałkowska – Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.