Gm. Ostrówek - Kontrola kompleksowa przeprowadzona przez RIO w Łodzi, zakończona w 2005 roku
XMLTreść
Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi Gminie Ostrówek po zakończeniu kompleksowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych. Udostępniane na podstawie art.6 ust.1 pkt 4 lit "a" tiret drugi ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej.
Pan
RYSZARD TUREK
Wójt Gminy Ostrówek
WK - 602/7/2005
Na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 roku, Dz. U. nr 55, poz. 577 z późn. zm.) zawiadamiam, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminie Ostrówek. Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości i uchybienia wynikały, przede wszystkim, z nieznajomości przepisów, ich wadliwej interpretacji, niedostatecznego nadzoru ze strony kierownictwa oraz braku stosownych procedur wewnętrznej kontroli finansowej. Wykazane uchybienia i nieprawidłowości dotyczyły, w szczególności:W zakresie spraw organizacyjnych
1. Kontrolujące stwierdziły, że kontrolowana jednostka posiadała dokumentację opisującą przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, lecz nie spełniała ona wszystkich wymogów wynikających z art. 10 ust.1 pkt 1, 2, 3 lit. "c" i pkt 4 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz. 694 z późn. zm.). Wskazana dokumentacja nie zawierała, m.in.: określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych; zasad ustalania wyniku finansowego; pełnego opisu systemu informatycznego przetwarzania danych oraz programowych zasad ochrony danych, w szczególności metod zabezpieczania dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenia wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji; opisu systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych zapisów.
Odpowiedzialność za prawidłowe ustalenie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości ponosi Wójt Gminy, zgodnie z art.4 ust.5 ustawy o rachunkowości.
2. Zarząd Gminy w 2002 roku, a Wójt Gminy w latach 2003–2004 (I półrocze) nie dokonywał kontroli przestrzegania przez podległe i nadzorowane przez siebie jednostki sektora finansów publicznych realizacji przyjętych procedur wewnętrznej kontroli. Powyższy obowiązek wynikał z art. 127 ustawy o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 roku, Dz. U. nr 15, poz. 148 z późn. zm.), zgodnie z którym kontrola realizacji ww. procedur winna obejmować w każdym roku co najmniej 5% wydatków podległych jednostek organizacyjnych.
W zakresie ewidencji księgowej i sprawozdawczości
1. Kontrolujące ustaliły, że w sprawozdaniu Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń za 2003 rok wykazano niższe zobowiązania wymagalne, niż wynikało to z dokumentów źródłowych - o kwotę 30,00 zł. W sprawozdaniu pominięto kwotę 30,00 zł, jako zobowiązanie z tytułu potrąconych, a nie odprowadzonych pożyczek z kasy zapomogowo – pożyczkowej dla pracowników przedszkola.
2. Kontrolujące stwierdziły, że faktura VAT nr 70003/4/38/39-R z dnia 31 grudnia 2002 roku na kwotę brutto 3.789,32 zł, wystawiona przez Zakład Energetyczny Łódź –Teren S.A Rejon w Wieluniu za zużytą energię elektryczną, z terminem płatności do 15 stycznia 2003 roku, faktura nr 70003/4/51/52-R z dnia 31 grudnia 2003 roku na kwotę 7.801,26 zł, wystawiona przez Zakład Energetyczny Łódź –Teren S.A. za zużytą energię elektryczną, z terminem płatności do 16 stycznia 2004 roku oraz faktura nr 00028588611203 z dnia 29 grudnia 2003 roku na kwotę 39,20 zł, wystawiona przez PTK Centertel za usługi telekomunikacyjne, z terminem płatności 16 stycznia 2004 roku, nie zostały ujęte w księgach rachunkowych roku, którego dotyczyły (odpowiednio 2002 i 2003 roku) zobowiązania jednostki. Stanowiło to naruszenie art.6 ust.1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym w księgach rachunkowych jednostki winny być ujęte wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Stosownie, natomiast, do art.20 ww. ustawy - do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.
3. Kontrolujące stwierdziły nieprawidłowe wykazanie salda konta 225 w bilansie za 2003 rok. Wynikało to z nieprawidłowego zaksięgowania na koncie 225-3 kwoty mylnie otrzymanego przelewu z Rejonowego Urzędu Pracy na kwotę 492,37 zł (prawidłowe księgowanie powinno zostać przeprowadzone na koncie 240 i wykazane w bilansie w pozycji inne zobowiązania). Ponadto wykazano w bilansie per saldo konta 225, zamiast saldo należności od budżetu w kwocie 103,87 zł i zobowiązania wobec budżetu w kwocie 9.130,89 zł.
4. Stwierdzono, że wykazana w bilansie za 2003 rok kwota zobowiązań z tytułu ubezpieczeń społecznych nie była zgodna z saldem wynikającym z konta 229. W bilansie w pozycji zobowiązania z tytułu ubezpieczeń społecznych wykazano kwotę - 43.148,11 zł, natomiast kwota wynikająca z salda konta to 47.831,12 zł. Różnica wynikała z nieprawidłowego ujmowania na koncie 229, rozrachunków z innych tytułów, a mianowicie: kasy zapomogowo – pożyczkowej, składek na rzecz PZU, pożyczek Zakładowego Funduszu Mieszkaniowego oraz składek na rzecz Towarzystwa Ubezpieczeń Commercial Union. Rozrachunki z powyższych tytułów powinny być ewidencjonowane na koncie 234 - pozostałe rozrachunki z pracownikami, bądź na koncie 240 - pozostałe rozrachunki. Kwoty ujęte w bilansie były prawidłowe.
5. Kontrolujące ustaliły, że na dzień 31 grudnia 2002 roku na saldzie konta 240 - pozostałe rozrachunki znajdowały się środki pieniężne otrzymane od Izby Rolniczej w Sieradzu na organizację wyborów do tej Izby w kwocie 565,14 zł, a na dzień 31 grudnia 2003 roku figurowała nadal z tego tytułu kwota 143,24 zł. Według ustaleń kontroli środki pieniężne wpłynęły do Urzędu jako refundacja kosztów wyborów, na podstawie noty księgowej. Z otrzymanych środków gmina nie musiała się rozliczać z Izbą Rolniczą, zatem kwota ta nie stanowiła zobowiązania wobec tej jednostki. Kwota 565,14 zł - powinna zostać w momencie jej otrzymania - zaliczona do dochodów budżetowych i odprowadzona do budżetu gminy. Stwierdzono także, że na koncie 240 nieprawidłowo ewidencjonowano otrzymane darowizny na organizację zawodów strażackich, które nie podlegały rozliczeniu z darczyńcami i nie stanowiły zobowiązania wobec niech.
W zakresie gospodarki kasowej
1. Kontrolujące stwierdziły, że czeki gotówkowe nie były objęte ewidencją jako druki ścisłego zarachowania – stosownie do postanowień § 20 instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych dla Urzędu Gminy, zatwierdzonej przez Wójta Gminy. Ustalono, że czeki znajdowały się u Skarbnika Gminy, który wydawał je pojedynczo, bez pokwitowania kasjerce.
2. Stwierdzono, że objęte kontrolą raporty kasowe nie posiadały podpisu Skarbnika Gminy lub osoby przez niego upoważnionej pod klauzulą „sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym”, potwierdzającej dokonanie kontroli we wskazanym zakresie. Obowiązek kontroli wewnętrznej operacji gospodarczych przez głównego księgowego wynikał z art. 35 ust.1 ustawy o finansach publicznych.
W zakresie realizacji dochodów budżetowych
1. Kontrolujące stwierdziły przypadki złożenia deklaracji podatkowych przez osoby prawne - podatników podatku rolnego, podatku leśnego i podatku od nieruchomości po ustawowo wyznaczonym terminie. Terminy składania deklaracji podatkowych przez osoby prawne wynikają z postanowień: art. 6a ust.8 pkt 1 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity z 1993 r., Dz. U nr 94, poz. 431 z późn. zm.), art. 6 ust.9 pkt 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U nr 9, poz. 84 z późn. zm.) oraz art. 6 ust. 5 pkt 1 ustawy z dnia 30 października 2002 roku o podatku leśnym (Dz. U. nr 200, poz. 1682). Do dnia 31 grudnia 2002 roku termin składania deklaracji przez podatników podatku leśnego wynikał z art. 66 ust.8 ustawy z dnia 28 września 1991 roku o lasach (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 56, poz. 679 z późn. zm.). Zgodnie z powołanymi unormowaniami deklaracje podatkowe, zarówno w zakresie podatku rolnego, podatku leśnego, jak i podatku od nieruchomości, powinny być złożone do dnia 15 stycznia każdego roku podatkowego, bądź w terminie 14 dni od dnia zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie obowiązku podatkowego.
2. W zakresie próby objętej kontrolą - kontrolujące stwierdziły jeden przypadek nie pobrania przez organ podatkowy odsetek z tytułu nieterminowej wpłaty należności podatkowych w kwocie 8,70 zł. Dotyczyło to osoby prawnej – podatnika podatku od nieruchomości oznaczonego numerem identyfikacyjnym - 16.
3. Stwierdzono w 2002 i w 2003 roku przypadki wydania przez Wójta Gminy decyzji o zwolnieniu podatnika lub płatnika z obowiązku zapłacenia (zaniechanie poboru) podatku od nieruchomości i łącznego zobowiązania pieniężnego, co było niezgodne z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (Dz. U. nr 137, poz. 926 z późn. zm.), która od dnia 1 stycznia 2001 roku nie przewiduje możliwości zastosowania wskazanej instytucji przez organy podatkowe jednostek samorządu terytorialnego. Przepis - art. 22 § 1 i 1a ww. ustawy, na który w niektórych decyzjach powoływał się Wójt Gminy, dotyczy uprawnień ministra właściwego ds. finansów publicznych. Kompetencje dotyczące zaniechania w całości lub w części poboru zobowiązania podatkowego od podatników organ podatkowy jednostki samorządu terytorialnego posiadał do dnia 31 grudnia 2000 roku – na podstawie art. 22 § 2 ustawy Ordynacja podatkowa. Przepis ten został zmieniony z dniem 1 stycznia 2001 roku na mocy ustawy z dnia 30 listopada 2000 roku o zmianie ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji, ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, ustawy o dopłatach do oprocentowania niektórych kredytów bankowych, ustawy prawo o publicznym obrocie papierami wartościowymi, ustawy ordynacja podatkowa, ustawy o finansach publicznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz ustawy o komercjalizacji i prywatyzacji przedsiębiorstw państwowych – w związku z dostosowaniem prawa do Unii Europejskiej (Dz. U. Nr 122, poz. 1315). Zgodnie z obowiązującym od dnia 1 stycznia 2001 roku nowym brzmieniem art. 22 § 2 ustawy organ podatkowy – na wniosek podatnika – może zwolnić płatnika z obowiązku pobrania podatku, jeżeli pobranie podatku zagraża ważnym interesom podatnika, a w szczególności jego egzystencji lub podatnik uprawdopodobni, że pobrany podatek byłby niewspółmiernie wysoki w stosunku do podatku należnego za rok podatkowy lub inny okres rozliczeniowy. Zgodnie z art. 8 wskazanej ustawy Ordynacja Podatkowa płatnikiem jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nie posiadająca osobowości prawnej, obowiązana na podstawie przepisów prawa podatkowego do obliczenia i pobrania od podatnika podatku i wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu. W zakresie podatków i opłat lokalnych pobieranych przez gminy nie występuje instytucja płatnika, a tym samym nie mogły być wydawane decyzje o zwolnieniu płatnika z obowiązku płacenia podatku.
4. Nakazy płatnicze łącznego zobowiązania pieniężnego na 2002 rok doręczono w kilkunastu przypadkach w terminach nie pozwalających podatnikowi na zapłatę pierwszej raty podatku w ustawowym terminie jej płatności. Zgodnie z art. 47 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa - termin płatności podatku dla podatnika wynosi 14 dni od dnia doręczenia decyzji ustalającej wysokość zobowiązania podatkowego.
5. W 2002 roku stwierdzono dwa przypadki przyjęcia przez podatników podatku rolnego od osób prawnych (nr ewidencyjny 1 i 3) niewłaściwej stawki od 1 ha przeliczeniowego do obliczenia podatku. Skutkiem powyższego była zapłata przez podatników wyższego podatku na łączną kwotę 30,20 zł, z tego: podatnik nr 1 - kwota 16,90 zł, podatnik nr 3 - kwota 13,30 zł.
6. Stwierdzono trzy przypadki zastosowania niewłaściwej stawki w podatku od środków transportowych (osoby fizyczne):
- właściciel samochodu ciężarowego marki Volwo nr rej. EWI C304 - wpłacono w 2002 roku podatek według stawki 2.000,00 zł, zamiast według stawki 2.020,00 zł (za mało o kwotę 20,00 zł),
- właściciel ciągnika siodłowego marki RENAULT nr rej. EWI A590 - wpłacono w 2002 roku podatek według stawki 1.400,00 zł, zamiast według stawki 1.720,00 zł (za mało o kwotę 320,00 zł),
- właściciel samochodu ciężarowego marki Jelcz nr rej. EWI L856 wpłacono w 2002 roku podatek według stawki 2.000,00 zł, zamiast według stawki 2.020,00 zł (za mało o kwotę 20,00 zł).
7. Kontrolujące stwierdziły zapłatę niższego, niż należny, podatku od środków transportowych od osób prawnych przez dwóch podatników, a mianowicie:
- podatnik nr identyfikacyjny 2 – łączna kwota nie zapłaconej należności 1.236,70 zł, z tego: za 2001 rok – 256,70 zł, za 2002 rok - 980,00 zł. Z tytułu zastosowania niewłaściwej stawki podatku należność podatkowa wynosiła 120,00 zł, z tego: za 2002 rok – 120,00 zł. Z tytułu nie objęcia podatkiem jednego pojazdu – 1.116,70 zł, z tego: za 2001 rok – 256,70 zł, za 2002 rok – 860,00 zł,
- podatnik nr identyfikacyjny 4 – łączna kwota nie zapłaconej należności z tytułu zastosowania niewłaściwej stawki podatku - 280,00 zł, z tego: za 2002 rok – 280,00 zł.
8. Rada Gminy w Ostrówku (w żadnej z kadencji od 1990 roku) nie podjęła uchwały w sprawie określenia stawek opłaty targowej oraz zasad jej poboru – stosownie do postanowień wynikających z art. 19 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych.
9. W kilku przypadkach stwierdzono nieterminowe podejmowanie czynności zmierzających do wyegzekwowania zaległości podatkowych, co stanowiło naruszenie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137, poz. 1541 z późn. zm.). Unormowania zawarte w powołanym rozporządzeniu zobowiązywały wierzyciela do systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązania pieniężnego. W przypadku, gdy należność nie została zapłacona w terminie określonym w decyzji, albo wynikającym z przepisów prawa – wierzyciel winien wysłać do zobowiązanego upomnienie, z zagrożeniem wszczęcia egzekucji po upływie 7 dni od dnia doręczenia upomnienia. Po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu wierzyciel winien niezwłocznie wystawić tytuł wykonawczy i przesłać do naczelnika właściwego urzędu skarbowego.
10. Kontrolujące stwierdziły, że w latach 2002 – 2004 nie zostały pobrane odsetki ustawowe z tytułu nieterminowego regulowania opłat za użytkowanie wieczyste od trzech użytkowników na łączną kwotę 29,90 zł.
11. Stwierdzono, że użytkownik wieczysty Gminna Spółdzielnia SCH nie wniosła w 2003 roku należnych opłat w łącznej kwocie 76,11 zł za użytkowanie do dnia 15 września 2003 roku działek oznaczonych numerami 656/28 i 656/27, a Gmina nie podjęła żadnych działań mających na celu wyegzekwowanie należności.
12. Kontrolujące ustaliły, że zgodnie z delegacją zawartą w art. 18 ust. 1 pkt 9 lit. "a" ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142 poz. 1581 z późn. zm.) Rada Gminy nie ustaliła zasad nabycia, zbycia i obciążania nieruchomości gruntowych oraz ich wydzierżawiania na okres dłuższy niż 3 lata. Wobec braku takich zasad, organ wykonawczy Gminy mógł dokonywać tych czynności wyłącznie za zgodą Rady Gminy. W trzech przypadkach stwierdzono, że umowy z wynajmującymi (Telekomunikacją Polską S.A., Pocztą Polską i Prywatną Lecznicą dla Zwierząt) zostały zawarte na czas nieokreślony, bez podjęcia przez Radę Gminy stosownej uchwały.
13. W zakresie wpłat za zezwolenie na sprzedaż napojów alkoholowych stwierdzono w kilku przypadkach zastosowanie nieprawidłowych kursów kupna EURO (zamiast kursu kupna EURO z dnia wydania zezwolenia stosowano kurs kupna EURO z dnia następnego), skutkiem czego były nieznaczne różnice w wyliczeniach kwot opłat. Stwierdzono też kilka przypadków wniesienia opłaty w 2002 i 2003 roku po obowiązującym terminie.
W zakresie realizacji wydatków budżetowych
1. Kontrolujące stwierdziły przekroczenie granic planowanych wydatków na etapie wykonywania budżetu Gminy, w odniesieniu do następujących podziałek klasyfikacji budżetowej:
- Rozdział 40002 § 4210 - o kwotę 1.286,27 zł w okresie od dnia 6 listopada 2002 roku do dnia 11 listopada 2002 roku;
- Rozdział 40002 § 4430 - o kwotę 7.998,70 zł w okresie od dnia 17 czerwca 2002 roku do dnia 25 czerwca 2002 roku;
- Rozdział 60016 § 4210 - o kwotę 118,69 zł w okresie od dnia 7 listopada 2002 roku do dnia 11 listopada 2002 roku;
- Rozdział 70007 § 4260 - o kwotę 462,49 zł w okresie od dnia 2 kwietnia 2002 roku do dnia 23 kwietnia 2002 roku; o kwotę 1.152,15 zł w okresie od dnia 5 grudnia 2002 roku do dnia 29 grudnia 2002 roku;
- Rozdział 75023 § 4260 - o kwotę 637,68 zł w okresie od dnia 5 grudnia 2002 roku do dnia 29 grudnia 2002 roku;
- Rozdział 90001 § 4430 - o kwotę 3.321,53 zł w okresie od dnia 31 stycznia 2003 roku do dnia 30 marca 2003 roku;
- Rozdział 90001 § 4600 - o kwotę 1.473,80 zł w okresie od dnia 14 lutego 2003 roku do dnia 30 marca 2003 roku;
- Rozdział 40001 § 4210 - o kwotę 4.535,20 zł w okresie od dnia 9 grudnia 2003 roku do dnia 29 grudnia 2003 roku;
- Rozdział 40002 § 4270 - o kwotę 2.031,50 zł w okresie od dnia 12 grudnia 2003 roku do dnia 29 grudnia 2003 roku;
- Rozdział 90015 § 4260 o kwotę 1.666,84 zł w okresie od dnia 8 grudnia 2003 roku do dnia 29 grudnia 2003 roku.
Przekroczenie granic planowanych wydatków budżetowych stanowiło naruszenie art.92 pkt 3 ustawy o finansach publicznych. Zgodnie z powołanym przepisem - dokonywanie wydatków winno następować w granicach kwot określonych w planie finansowym, z uwzględnieniem prawidłowo dokonanych przeniesień.
2. Kontrolujące ustaliły, że Zarząd Gminy w Ostrówku nie zawarł z osobą zajmującą stanowisko Komendanta Gminnego Ochotniczych Straży Pożarnych i pobierającą wynagrodzenie w formie ryczałtu stosownej umowy (o pracę, cywilno-prawną) dającej podstawę do dokonywania świadczeń na rzecz tej osoby z tytułu wykonywania funkcji gminnego komendanta ochrony przeciwpożarowej (art.32 ust.3a ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 roku o ochronie przeciwpożarowej - tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 147, poz.1229 z późn. zm.).
3. W wyniku kontroli ustalono, że w jednostce nie przestrzegano obowiązujących terminów przekazywania z budżetu Gminy odpisów na rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. W 2002 roku środki z rozdziału 75023 zostały przekazane w dniach: 26 czerwca (65,1% wartości odpisu) i 27 września (34,9% wartości odpisu), a w 2003 roku w dniach: 27 czerwca (52,4% wartości odpisu) i 29 września (47,6% wartości odpisu). Zgodnie z art.6 ust.2 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity z 1996 r., Dz. U. nr 70, poz.335 z późn. zm.), równowartość odpisu na fundusz socjalny powinna być przekazana przez pracodawcę na rachunek funduszu w sposób następujący: do dnia 31 maja danego roku co najmniej 75% wartości odpisu, a do dnia 30 września danego roku winna być przekazana cała kwota odpisu.
4. Kontrolujące ustaliły, że nieprawidłowo ustalono wysokość kwoty odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych zarówno w 2002, jak i w 2003 roku. Zgodnie z postanowieniami ww. ustawy - kwota odpisu powinna zostać obliczona jako iloczyn przeciętnego zatrudnienia przez kwotę odpisu na jednego pracownika, wyliczoną jako przeciętne wynagrodzenie w gospodarce narodowej, skorygowane o wskaźnik 37,5%. W 2002 roku dokonano odpisu w wysokości 10.208 zł, a należało odpisać kwotę 10.807 zł (1.756,19 zł x 37,5% x 16,41 etatu). W 2003 roku dokonano odpisu w wysokości 13.500 zł, a należało odpisać kwotę 12.255 zł (1.803,94 zł x 37,5% x 18,17 etatu).
5. Kontrolujące stwierdziły w dwóch przypadkach uchybienia przy rozliczeniu i wypłacie kosztów podróży służbowych, skutkujące drobnymi różnicami na niekorzyść pracowników, które wynikły: w jednym przypadku z zastosowania niewłaściwej stawki diety (przyjęto 18,00 zł, zamiast 19,00 zł), w drugim przypadku z zastosowania niewłaściwej stawki za 1 km przebiegu pojazdu (przyjęto 0,7519 zł, zamiast 0,7692 zł).
6. Stwierdzono, że w 2002 i w 2003 roku kontrolowana jednostka dokonała wypłat nagród dla sołtysów na łączną kwotę 2.600,00 zł. W świetle obowiązujących przepisów prawa brak było podstaw do dokonania przedmiotowych wydatków. Sołtys jako przewodniczący organu wykonawczego jednostki pomocniczej może otrzymywać diety oraz zwrot kosztów podróży na zasadach ustalonych przez radę gminy, zgodnie z art. 37b ust.1 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym.
W zakresie udzielania zamówień publicznych
1. W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego, w trybie zamówienia z wolnej ręki (art.71 ust.1 pkt 6 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych - tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz.664 z późn. zm.), którego przedmiotem było zaciągnięcie kredytu inwestycyjnego w kwocie 300.000 zł, w 2003 roku, kontrolujące stwierdziły naruszenie art.71 ust.1 pkt 6 w zw. z art. 14 ust. 1 i 2 ustawy o zamówieniach publicznych. Zgodnie z art.14 ust.1 ustawy - podstawowym trybem udzielenia zamówienia publicznego był przetarg nieograniczony. Zgodnie z art.14 ust.2 ustawy - zamawiający mógł udzielić zamówienia publicznego w innym trybie niż przetarg nieograniczony wyłącznie w okolicznościach określonych w ustawie. W trybie zamówienia z wolnej ręki, na podstawie art.71 ust.1 pkt 6 ustawy, mogło być udzielone zamówienie publiczne, którego przedmiotem było nabycie, najem, dzierżawa lub leasing nieruchomości, a ze względu na szczególne okoliczności można ją było uzyskać od jednego oferenta. Przedmiotem ww. zamówienia była usługa bankowa, a zatem udzielenie zamówienia o wskazaną przesłankę było nieprawidłowe. Przy udzieleniu ww. zamówienia naruszono ponadto art.26 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych, ponieważ dokumentacja dotycząca postępowania o udzielenie zamówienia nie zawierała wszystkich niezbędnych informacji (brak było uzasadnienia wyboru przez zamawiającego trybu zamówienia innego niż przetarg nieograniczony).
2. W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego, w trybie zamówienia z wolnej ręki (art.67 ust.1 pkt 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych - Dz. U. nr 19, poz.177 z późn. zm.), na zaciągnięcie kredytu inwestycyjnego w kwocie 1.200.000 zł, w 2004 roku, kontrolujące stwierdziły naruszenie art. 67 ust. 1 pkt 3 w związku z art. 10 ust. 1 i 2 ustawy Prawo zamówień publicznych. Zgodnie z art. 10 ust. 1 wskazanej ustawy - podstawowymi trybami udzielenia zamówienia publicznego są przetarg nieograniczony oraz przetarg ograniczony. Zgodnie z art. 10 ust. 2 ww. ustawy - zamawiający może udzielić zamówienia publicznego w trybie negocjacji z ogłoszeniem, negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki, zapytania o cenę albo aukcji elektronicznej tylko w przypadkach określonych w ustawie. W trybie zamówienia z wolnej ręki - w oparciu o art. 67 ust. 1 pkt 3 ustawy - można udzielić zamówienia publicznego, gdy ze względu na wyjątkową sytuację nie wynikającą z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, której nie mógł on przewidzieć, wymagane jest natychmiastowe wykonanie zamówienia, a nie można zachować terminów określonych dla innych trybów udzielenia zamówienia. Przy omawianym zamówieniu nie zaistniały przesłanki do zastosowania ww. trybu, w szczególności, nie zostały spełnione trzy warunki jednocześnie, a mianowicie: wyjątkowość sytuacji nie wynikająca z przyczyn leżących po stronie zamawiającego; sytuacja, której nie mógł on przewidzieć, konieczność natychmiastowego wykonania zamówienia. Kontrolujące ustaliły, że udzielenie zamówienia w trybie zamówienia z wolnej ręki nastąpiło, po uprzednim przeprowadzeniu przez zamawiającego postępowania o udzielenie zamówienia w trybie zapytania o cenę, w ramach którego otrzymano tylko jedną ofertę. Należy wskazać, że wybór innego niż zapytanie o cenę trybu zamówienia (np. przetarg nieograniczony) dawał możliwość wyboru oferenta, przy jednej otrzymanej ważnej ofercie.
3. W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego na roboty budowlane przy kotłowni na biomasę, ciepłociągu i dociepleniu budynku komunalnego, w 2003 roku, kontrolujące stwierdziły naruszenie przez zamawiającego przepisów ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych i przepisów wykonawczych wydanych na jej podstawie w następującym zakresie:
- w specyfikacji istotnych warunków zamówienia zamawiający nie zawarł opisu kryteriów i sposobów dokonywania oceny spełniania warunków wymaganych od wykonawców, określonych w art. 22 ust. 2 ustawy o zamówieniach publicznych. Brak ten dotyczył, w szczególności: warunku posiadania przez wykonawcę niezbędnych uprawnień do wykonania prac objętych zamówieniem, warunku posiadania niezbędnego doświadczenia zawodowego, potencjału technicznego i ekonomicznego oraz warunku dotyczącego sytuacji finansowej pozwalającej na wykonanie zamówienia. Wymóg wskazania w specyfikacji opisu kryteriów i sposobu dokonywania oceny spełnienia warunków wymaganych od wykonawcy wynikał z art. 35 ust.1 pkt 2 ustawy o zamówieniach publicznych,
- wymogi co do dokumentów, jakich zamawiający żądał od oferentów zostały określone niezgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 24 czerwca 2002 roku w sprawie dokumentów jakich zamawiający może żądać od dostawcy lub wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków uprawniających do udziału w postępowaniu (Dz. U. nr 91 poz. 817). Zgodnie ze wskazanym rozporządzeniem - zamawiający powinien zażądać: zaświadczeń z Urzędu Skarbowego i Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o nie zaleganiu z podatkami i ze składkami, wystawionych nie wcześniej niż na 6 tygodni przed upływem terminu składania ofert, a zażądał tych zaświadczeń wystawionych na 2 miesiące przed terminem składania ofert. Ponadto, zamawiający zażądał referencji na potwierdzenie wykonania robót z należytą starannością, podczas gdy - zgodnie z przepisami ww. rozporządzenia - mogły to być również inne dokumenty na przykład: protokoły odbioru robót,
- zamawiający naruszył art.22 ust.7a ustawy o zamówieniach publicznych żądając od firmy "REX – BUD" z Łodzi uzupełnienia brakujących dokumentów takich jak: informacje z Krajowego Rejestru Karnego. Wskazany powyżej przepis dawał zamawiającemu możliwość żądania w wyznaczonym przez siebie terminie uzupełnienia lub złożenia wyjaśnień dotyczących dokumentów, które zostały złożone wraz z ofertą, potwierdzających spełnianie warunków, o których mowa w art.22 ust.2 ustawy. Ww. oferent nie złożył wymaganych przez zamawiającego dokumentów wraz z ofertą, a zatem, winien być wykluczony na podstawie art.19 ust.1 pkt.7 ustawy o zamówieniach publicznych (co zamawiający uczynił dopiero wówczas, gdy oferent w wyznaczonym przez niego dodatkowym terminie nie przedłożył wymaganych dokumentów).
W zakresie ewidencji majątku
1. Kontrolujące stwierdziły błędne ujęcie w księgach rachunkowych w 2002 roku zakupionego programu (licencji) oraz dostępu i aktualizacji do bazy Lex Polonica, na podstawie faktury nr Fa/00028757/2002 na kwotę 2.147,20 zł (w tym: 586,00 zł – licencja na 12 miesięcy, 1.561,20 zł – aktualizacja miesięczna). Zakup ten zaewidencjonowano jako środek trwały, a powinien zostać zaewidencjonowany na koncie 020 – wartości niematerialne i prawne – zgodnie z art.3 ust.1 pkt 14 ustawy o rachunkowości.
2. Kontrolujące stwierdziły błędne ujęcie w księgach rachunkowych dwóch motopomp zakupionych w 2003 roku na podstawie faktur: nr 479/03/FVS/Zd z dnia 24 listopada 2003 roku na kwotę 4.400,00 zł i nr 387/03/FVS/Zd z dnia 2 października 2003 roku na kwotę 4.400,00 zł. Ww. środki trwałe zaksięgowano na koncie 013 - pozostałe środki trwałe w używaniu, o wartości 2.400 zł każdy, a więc wartości zaniżonej. Środek trwały powinien zostać wprowadzony do ewidencji księgowej zgodnie z wartością wynikającą z faktury zakupu, czyli dla ww. środków trwałych powinna być to kwota 4.400 zł. W związku z tym, że wartość przedmiotów majątkowych przekraczała kwotę 3.500 zł, powinny one zostać zaewidencjonowane jako środki trwałe na koncie 011 i amortyzowane zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity z 2000 r., Dz.U. nr 54 poz.654 z późn. zm.).
3. Kontrolowana jednostka nie przestrzegała zasad rachunkowości określonych w ustawie z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości oraz w instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów księgowych - w zakresie prawidłowości sporządzania dowodów księgowych. W kilkunastu przypadkach dokumentom PK nie nadano numeru. W większości przypadków przyjęć środków trwałych nie były wystawiane dowody OT, lecz jedynie PK. Stwierdzono także sytuacje, że dowody te nie były w ogóle wystawiane, a przyjęć środków trwałych dokonywano wyłącznie na podstawie faktury. Kontrolujące stwierdziły również przypadki nie wystawiania dowodu PT w sytuacji nieodpłatnego przyjęcia – przekazania środka trwałego, a także dowodu LT - likwidacja środka trwałego - stosownie do postanowień § 16 wskazanej powyżej instrukcji sporządzania, kontroli i obiegu dowodów księgowych.
4. Kontrolujące stwierdziły niezgodne z przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 roku w sprawie klasyfikacji środków trwałych (Dz. U. nr 112 poz.1317 z poźn. zm.) zakwalifikowanie dwóch budynków mieszkalnych (ujętych w księdze majątku trwałego na stronie 5 poz. 1 i 2). Zostały one umieszczone w grupie 1 podgrupie 10 rodzaju 109 - jako inne budynki niemieszkalne, a prawidłowo powinny znaleźć się w grupie 1 podgrupie 11 rodzaju 110 - jako budynki mieszkalne. W związku z nieprawidłową klasyfikacją wymienionych środków trwałych zastosowano również niewłaściwe stawki amortyzacji dla tych składników majątku. Wymienione budynki umarzano wg stawki 2,5% zamiast według stawki 1,5% – zgodnie z załącznikiem 1 do ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych. W ciągu roku odpisy amortyzacyjne zostały zawyżone o 553 zł dla budynku z poz.1 oraz o 168 zł dla budynku z poz. 2, co daje rocznie kwotę 721 zł, a w ciągu dwóch lat - 1.442 zł.
5. Kontrolujące ustaliły, że w wykazie kont syntetycznych stanowiących załącznik nr 2 do zakładowego planu kont, wprowadzonego w życie zarządzeniem nr 1/02 Wójta Gminy Ostrówek z dnia 15 lutego 2002 roku w sprawie ustalenia zakładowego planu kont dla Urzędu Gminy Ostrówek, nie zostało ujęte konto 310 - materiały, które faktycznie w kontrolowanej jednostce funkcjonowało i służyło głównie do ewidencji materiałów inwestycyjnych, Nie ustalono również w powołanym zarządzeniu metod wyceny rozchodu materiałów w ciągu roku obrotowego. Zgodnie z art. 34 ust. 4 ustawy o rachunkowości - w przypadku, gdy ceny nabycia lub zakupu, albo koszty wytworzenia jednakowych albo uznanych za jednakowe, ze względu na podobieństwo ich rodzaju i przeznaczenie, są różne, wartość stanu końcowego rzeczowych składników aktywów obrotowych wycenia się w zależności od przyjętych przez jednostkę metody ustalania ich rozchodu, w tym zużycia, sprzedaży (...).
Odpowiedzialność za powyższe uchybienia i nieprawidłowości ponoszą, przede wszystkim, poprzedni Wójt Gminy Stanisław Wlaźliński, obecny Wójt Gminy Pan Ryszard Turek, poprzedni Skarbnik Gminy Marianna Potomska oraz obecna Skarbnik Gminy Henryka Gajewska. Za uchybienia w zakresie dochodów podatkowych ponoszą odpowiedzialność również inspektorzy zajmujący się – zgodnie z zakresami czynności - wymiarem podatków i opłat.
Przekazując informacje o powyższych nieprawidłowościach stwierdzonych w toku kontroli proszę Pana Wójta o podjęcie działań w celu ich usunięcia oraz zapobieżenia powstawaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi przekazuje następujące wnioski pokontrolne:
1. Opracować dokumentację opisującą przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości, spełniającą wszystkie wymogi wynikające z art.10 ust.1 ustawy o rachunkowości.
2. Ewidencjonować czeki jako druki ścisłego zarachowania, zgodnie z unormowaniami zawartymi w instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów księgowych.
3. Nadpłacony podatek rolny przez podatników – osoby prawne o numerach identyfikacyjnych 1 i 3 zaliczyć na poczet bieżących zobowiązań podatkowych, a w razie ich braku dokonać zwrotu nadpłaty, stosownie do art.76 § 1 ustawy Ordynacja Podatkowa.
4. Podjąć czynności zmierzające do wyegzekwowania należnych Gminie odsetek z tytułu nieterminowych wpłat należności podatkowych oraz opłat z tytułu użytkowania wieczystego.
5. Podjąć działania mające na celu wyegzekwowanie należnego Gminie podatku od środków transportowych od podatników wskazanych w pierwszej części wystąpienia.
6. Zaniechać wydawania decyzji dotyczących zwolnienia podatnika z obowiązku zapłacenia podatku (zaniechania poboru podatku).
7. Ustalić stawki i zasady poboru opłaty targowej, zgodnie z art.19 ust.1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych.
8. Podjąć działania w celu wyegzekwowania należnej opłaty za 2003 rok za użytkowanie wieczyste nieruchomości od Gminnej Spółdzielni "SCh" w Ostrówku.
9. Zawrzeć stosowną umowę (o pracę, o charakterze cywilno-prawnym) z osobą wykonującą obowiązki gminnego komendanta ochrony przeciwpożarowej. Wynagrodzenie wypłacać w oparciu o zawartą umowę.
10. Wyrównać wypłacone koszty podróży pracownikom, w sytuacjach wskazanych w pierwszej części wystąpienia.
11. Zaniechać wypłaty nagród z budżetu Gminy dla sołtysów.
12. Dokonać korekty w zakresie ewidencji zakupionych w 2003 roku motopomp. Wskazane przedmioty majątkowe objąć ewidencją konta 011, zgodnie z wartością wynikającą z faktury zakupu.
13. Uzupełnić wykaz kont syntetycznych, stanowiący załącznik nr 2 do zakładowego planu kont o konto 310, na którym prowadzona jest ewidencja materiałów oraz ustalić metody rozchodu materiałów w ciągu roku obrotowego.
14. Dokonywać kontroli przestrzegania przez jednostki podległe i nadzorowane przyjętych procedur kontroli finansowej, zgodnie z art.127 ustawy o finansach publicznych.
15. Przestrzegać zasad rachunkowości określonych w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym w księgach rachunkowych jednostki winny być ujęte wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego oraz w art.20 ww. ustawy, stosownie do którego - do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.
16. Zapewnić zgodne z unormowaniami zawartymi w zakładowym planie kont prowadzenie ewidencji księgowej na kontach rozrachunkowych oraz prawidłowe wykazywanie w sprawozdaniach budżetowych danych o zobowiązaniach jednostki, w tym o zobowiązaniach wymagalnych.
17. Przestrzegać zasad rachunkowości określonych w art.24 ust.1 ustawy o rachunkowości, zgodnie, z którym zapisy w księgach rachunkowych powinny być prowadzono rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i na bieżąco.
18. W toku wykonywania budżetu przestrzegać zasad gospodarki finansowej określonych w art.92 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym dokonywanie wydatków następuje w granicach kwot określonych w planie finansowym.
19. Zapewnić sprawdzanie raportów kasowych pod względem formalno-rachunkowym i potwierdzać dokonanie kontroli przez umieszczenie na nich podpisu osoby do tego upoważnionej.
20. Nakazy w zakresie łącznego zobowiązania pieniężnego doręczać w terminach pozwalających podatnikowi na zapłatę raty podatku w ustawowym terminie jej płatności.
21. Egzekwować od podatników obowiązek terminowego składania deklaracji podatkowych.
22. Bieżąco i terminowo podejmować czynności zmierzające do wyegzekwowania zaległości podatkowych, w oparciu o przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 110, poz.968 z późn. zm.) oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
23. Wysokość odpisu na rzecz zakładowego funduszu świadczeń socjalnych ustalać zgodnie z zasadami określonymi w art.5 ustawy o zakładowym funduszu socjalnym. Przekazywać równowartość odpisu na rachunek funduszu w terminach określonych w art.6 ust.2 ww. ustawy.
24. Przy udzielaniu zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych.
25. Sporządzać bieżąco i prawidłowo dowody przyjęcia (OT), przekazania (PT) i likwidacji (LT) środków trwałych.
26. Prawidłowo kwalifikować i umarzać stanowiące mienie komunalne budynki mieszkalne.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art.9 ust.3 ustawy z dnia o regionalnych izbach obrachunkowych proszę Pana Wójta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że stosownie do art.9 ust. 4 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby.
Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
- Przewodniczący Rady Gminy w Ostrówku
- Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy w Ostrówku
- aa
Wystąpienie pokontrolne podpisał dr Ryszard Paweł Krawczyk - Prezes Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.
Łódź, 31 stycznia 2005 roku
Pan
RYSZARD TUREK
Wójt Gminy Ostrówek
WK - 602/7/2005
Na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 roku, Dz. U. nr 55, poz. 577 z późn. zm.) zawiadamiam, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminie Ostrówek. Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości i uchybienia wynikały, przede wszystkim, z nieznajomości przepisów, ich wadliwej interpretacji, niedostatecznego nadzoru ze strony kierownictwa oraz braku stosownych procedur wewnętrznej kontroli finansowej. Wykazane uchybienia i nieprawidłowości dotyczyły, w szczególności:W zakresie spraw organizacyjnych
1. Kontrolujące stwierdziły, że kontrolowana jednostka posiadała dokumentację opisującą przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, lecz nie spełniała ona wszystkich wymogów wynikających z art. 10 ust.1 pkt 1, 2, 3 lit. "c" i pkt 4 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz. 694 z późn. zm.). Wskazana dokumentacja nie zawierała, m.in.: określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych; zasad ustalania wyniku finansowego; pełnego opisu systemu informatycznego przetwarzania danych oraz programowych zasad ochrony danych, w szczególności metod zabezpieczania dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenia wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji; opisu systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych zapisów.
Odpowiedzialność za prawidłowe ustalenie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości ponosi Wójt Gminy, zgodnie z art.4 ust.5 ustawy o rachunkowości.
2. Zarząd Gminy w 2002 roku, a Wójt Gminy w latach 2003–2004 (I półrocze) nie dokonywał kontroli przestrzegania przez podległe i nadzorowane przez siebie jednostki sektora finansów publicznych realizacji przyjętych procedur wewnętrznej kontroli. Powyższy obowiązek wynikał z art. 127 ustawy o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 roku, Dz. U. nr 15, poz. 148 z późn. zm.), zgodnie z którym kontrola realizacji ww. procedur winna obejmować w każdym roku co najmniej 5% wydatków podległych jednostek organizacyjnych.
W zakresie ewidencji księgowej i sprawozdawczości
1. Kontrolujące ustaliły, że w sprawozdaniu Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń za 2003 rok wykazano niższe zobowiązania wymagalne, niż wynikało to z dokumentów źródłowych - o kwotę 30,00 zł. W sprawozdaniu pominięto kwotę 30,00 zł, jako zobowiązanie z tytułu potrąconych, a nie odprowadzonych pożyczek z kasy zapomogowo – pożyczkowej dla pracowników przedszkola.
2. Kontrolujące stwierdziły, że faktura VAT nr 70003/4/38/39-R z dnia 31 grudnia 2002 roku na kwotę brutto 3.789,32 zł, wystawiona przez Zakład Energetyczny Łódź –Teren S.A Rejon w Wieluniu za zużytą energię elektryczną, z terminem płatności do 15 stycznia 2003 roku, faktura nr 70003/4/51/52-R z dnia 31 grudnia 2003 roku na kwotę 7.801,26 zł, wystawiona przez Zakład Energetyczny Łódź –Teren S.A. za zużytą energię elektryczną, z terminem płatności do 16 stycznia 2004 roku oraz faktura nr 00028588611203 z dnia 29 grudnia 2003 roku na kwotę 39,20 zł, wystawiona przez PTK Centertel za usługi telekomunikacyjne, z terminem płatności 16 stycznia 2004 roku, nie zostały ujęte w księgach rachunkowych roku, którego dotyczyły (odpowiednio 2002 i 2003 roku) zobowiązania jednostki. Stanowiło to naruszenie art.6 ust.1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym w księgach rachunkowych jednostki winny być ujęte wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Stosownie, natomiast, do art.20 ww. ustawy - do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.
3. Kontrolujące stwierdziły nieprawidłowe wykazanie salda konta 225 w bilansie za 2003 rok. Wynikało to z nieprawidłowego zaksięgowania na koncie 225-3 kwoty mylnie otrzymanego przelewu z Rejonowego Urzędu Pracy na kwotę 492,37 zł (prawidłowe księgowanie powinno zostać przeprowadzone na koncie 240 i wykazane w bilansie w pozycji inne zobowiązania). Ponadto wykazano w bilansie per saldo konta 225, zamiast saldo należności od budżetu w kwocie 103,87 zł i zobowiązania wobec budżetu w kwocie 9.130,89 zł.
4. Stwierdzono, że wykazana w bilansie za 2003 rok kwota zobowiązań z tytułu ubezpieczeń społecznych nie była zgodna z saldem wynikającym z konta 229. W bilansie w pozycji zobowiązania z tytułu ubezpieczeń społecznych wykazano kwotę - 43.148,11 zł, natomiast kwota wynikająca z salda konta to 47.831,12 zł. Różnica wynikała z nieprawidłowego ujmowania na koncie 229, rozrachunków z innych tytułów, a mianowicie: kasy zapomogowo – pożyczkowej, składek na rzecz PZU, pożyczek Zakładowego Funduszu Mieszkaniowego oraz składek na rzecz Towarzystwa Ubezpieczeń Commercial Union. Rozrachunki z powyższych tytułów powinny być ewidencjonowane na koncie 234 - pozostałe rozrachunki z pracownikami, bądź na koncie 240 - pozostałe rozrachunki. Kwoty ujęte w bilansie były prawidłowe.
5. Kontrolujące ustaliły, że na dzień 31 grudnia 2002 roku na saldzie konta 240 - pozostałe rozrachunki znajdowały się środki pieniężne otrzymane od Izby Rolniczej w Sieradzu na organizację wyborów do tej Izby w kwocie 565,14 zł, a na dzień 31 grudnia 2003 roku figurowała nadal z tego tytułu kwota 143,24 zł. Według ustaleń kontroli środki pieniężne wpłynęły do Urzędu jako refundacja kosztów wyborów, na podstawie noty księgowej. Z otrzymanych środków gmina nie musiała się rozliczać z Izbą Rolniczą, zatem kwota ta nie stanowiła zobowiązania wobec tej jednostki. Kwota 565,14 zł - powinna zostać w momencie jej otrzymania - zaliczona do dochodów budżetowych i odprowadzona do budżetu gminy. Stwierdzono także, że na koncie 240 nieprawidłowo ewidencjonowano otrzymane darowizny na organizację zawodów strażackich, które nie podlegały rozliczeniu z darczyńcami i nie stanowiły zobowiązania wobec niech.
W zakresie gospodarki kasowej
1. Kontrolujące stwierdziły, że czeki gotówkowe nie były objęte ewidencją jako druki ścisłego zarachowania – stosownie do postanowień § 20 instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych dla Urzędu Gminy, zatwierdzonej przez Wójta Gminy. Ustalono, że czeki znajdowały się u Skarbnika Gminy, który wydawał je pojedynczo, bez pokwitowania kasjerce.
2. Stwierdzono, że objęte kontrolą raporty kasowe nie posiadały podpisu Skarbnika Gminy lub osoby przez niego upoważnionej pod klauzulą „sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym”, potwierdzającej dokonanie kontroli we wskazanym zakresie. Obowiązek kontroli wewnętrznej operacji gospodarczych przez głównego księgowego wynikał z art. 35 ust.1 ustawy o finansach publicznych.
W zakresie realizacji dochodów budżetowych
1. Kontrolujące stwierdziły przypadki złożenia deklaracji podatkowych przez osoby prawne - podatników podatku rolnego, podatku leśnego i podatku od nieruchomości po ustawowo wyznaczonym terminie. Terminy składania deklaracji podatkowych przez osoby prawne wynikają z postanowień: art. 6a ust.8 pkt 1 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity z 1993 r., Dz. U nr 94, poz. 431 z późn. zm.), art. 6 ust.9 pkt 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U nr 9, poz. 84 z późn. zm.) oraz art. 6 ust. 5 pkt 1 ustawy z dnia 30 października 2002 roku o podatku leśnym (Dz. U. nr 200, poz. 1682). Do dnia 31 grudnia 2002 roku termin składania deklaracji przez podatników podatku leśnego wynikał z art. 66 ust.8 ustawy z dnia 28 września 1991 roku o lasach (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 56, poz. 679 z późn. zm.). Zgodnie z powołanymi unormowaniami deklaracje podatkowe, zarówno w zakresie podatku rolnego, podatku leśnego, jak i podatku od nieruchomości, powinny być złożone do dnia 15 stycznia każdego roku podatkowego, bądź w terminie 14 dni od dnia zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie obowiązku podatkowego.
2. W zakresie próby objętej kontrolą - kontrolujące stwierdziły jeden przypadek nie pobrania przez organ podatkowy odsetek z tytułu nieterminowej wpłaty należności podatkowych w kwocie 8,70 zł. Dotyczyło to osoby prawnej – podatnika podatku od nieruchomości oznaczonego numerem identyfikacyjnym - 16.
3. Stwierdzono w 2002 i w 2003 roku przypadki wydania przez Wójta Gminy decyzji o zwolnieniu podatnika lub płatnika z obowiązku zapłacenia (zaniechanie poboru) podatku od nieruchomości i łącznego zobowiązania pieniężnego, co było niezgodne z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (Dz. U. nr 137, poz. 926 z późn. zm.), która od dnia 1 stycznia 2001 roku nie przewiduje możliwości zastosowania wskazanej instytucji przez organy podatkowe jednostek samorządu terytorialnego. Przepis - art. 22 § 1 i 1a ww. ustawy, na który w niektórych decyzjach powoływał się Wójt Gminy, dotyczy uprawnień ministra właściwego ds. finansów publicznych. Kompetencje dotyczące zaniechania w całości lub w części poboru zobowiązania podatkowego od podatników organ podatkowy jednostki samorządu terytorialnego posiadał do dnia 31 grudnia 2000 roku – na podstawie art. 22 § 2 ustawy Ordynacja podatkowa. Przepis ten został zmieniony z dniem 1 stycznia 2001 roku na mocy ustawy z dnia 30 listopada 2000 roku o zmianie ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji, ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, ustawy o dopłatach do oprocentowania niektórych kredytów bankowych, ustawy prawo o publicznym obrocie papierami wartościowymi, ustawy ordynacja podatkowa, ustawy o finansach publicznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz ustawy o komercjalizacji i prywatyzacji przedsiębiorstw państwowych – w związku z dostosowaniem prawa do Unii Europejskiej (Dz. U. Nr 122, poz. 1315). Zgodnie z obowiązującym od dnia 1 stycznia 2001 roku nowym brzmieniem art. 22 § 2 ustawy organ podatkowy – na wniosek podatnika – może zwolnić płatnika z obowiązku pobrania podatku, jeżeli pobranie podatku zagraża ważnym interesom podatnika, a w szczególności jego egzystencji lub podatnik uprawdopodobni, że pobrany podatek byłby niewspółmiernie wysoki w stosunku do podatku należnego za rok podatkowy lub inny okres rozliczeniowy. Zgodnie z art. 8 wskazanej ustawy Ordynacja Podatkowa płatnikiem jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nie posiadająca osobowości prawnej, obowiązana na podstawie przepisów prawa podatkowego do obliczenia i pobrania od podatnika podatku i wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu. W zakresie podatków i opłat lokalnych pobieranych przez gminy nie występuje instytucja płatnika, a tym samym nie mogły być wydawane decyzje o zwolnieniu płatnika z obowiązku płacenia podatku.
4. Nakazy płatnicze łącznego zobowiązania pieniężnego na 2002 rok doręczono w kilkunastu przypadkach w terminach nie pozwalających podatnikowi na zapłatę pierwszej raty podatku w ustawowym terminie jej płatności. Zgodnie z art. 47 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa - termin płatności podatku dla podatnika wynosi 14 dni od dnia doręczenia decyzji ustalającej wysokość zobowiązania podatkowego.
5. W 2002 roku stwierdzono dwa przypadki przyjęcia przez podatników podatku rolnego od osób prawnych (nr ewidencyjny 1 i 3) niewłaściwej stawki od 1 ha przeliczeniowego do obliczenia podatku. Skutkiem powyższego była zapłata przez podatników wyższego podatku na łączną kwotę 30,20 zł, z tego: podatnik nr 1 - kwota 16,90 zł, podatnik nr 3 - kwota 13,30 zł.
6. Stwierdzono trzy przypadki zastosowania niewłaściwej stawki w podatku od środków transportowych (osoby fizyczne):
- właściciel samochodu ciężarowego marki Volwo nr rej. EWI C304 - wpłacono w 2002 roku podatek według stawki 2.000,00 zł, zamiast według stawki 2.020,00 zł (za mało o kwotę 20,00 zł),
- właściciel ciągnika siodłowego marki RENAULT nr rej. EWI A590 - wpłacono w 2002 roku podatek według stawki 1.400,00 zł, zamiast według stawki 1.720,00 zł (za mało o kwotę 320,00 zł),
- właściciel samochodu ciężarowego marki Jelcz nr rej. EWI L856 wpłacono w 2002 roku podatek według stawki 2.000,00 zł, zamiast według stawki 2.020,00 zł (za mało o kwotę 20,00 zł).
7. Kontrolujące stwierdziły zapłatę niższego, niż należny, podatku od środków transportowych od osób prawnych przez dwóch podatników, a mianowicie:
- podatnik nr identyfikacyjny 2 – łączna kwota nie zapłaconej należności 1.236,70 zł, z tego: za 2001 rok – 256,70 zł, za 2002 rok - 980,00 zł. Z tytułu zastosowania niewłaściwej stawki podatku należność podatkowa wynosiła 120,00 zł, z tego: za 2002 rok – 120,00 zł. Z tytułu nie objęcia podatkiem jednego pojazdu – 1.116,70 zł, z tego: za 2001 rok – 256,70 zł, za 2002 rok – 860,00 zł,
- podatnik nr identyfikacyjny 4 – łączna kwota nie zapłaconej należności z tytułu zastosowania niewłaściwej stawki podatku - 280,00 zł, z tego: za 2002 rok – 280,00 zł.
8. Rada Gminy w Ostrówku (w żadnej z kadencji od 1990 roku) nie podjęła uchwały w sprawie określenia stawek opłaty targowej oraz zasad jej poboru – stosownie do postanowień wynikających z art. 19 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych.
9. W kilku przypadkach stwierdzono nieterminowe podejmowanie czynności zmierzających do wyegzekwowania zaległości podatkowych, co stanowiło naruszenie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137, poz. 1541 z późn. zm.). Unormowania zawarte w powołanym rozporządzeniu zobowiązywały wierzyciela do systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązania pieniężnego. W przypadku, gdy należność nie została zapłacona w terminie określonym w decyzji, albo wynikającym z przepisów prawa – wierzyciel winien wysłać do zobowiązanego upomnienie, z zagrożeniem wszczęcia egzekucji po upływie 7 dni od dnia doręczenia upomnienia. Po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu wierzyciel winien niezwłocznie wystawić tytuł wykonawczy i przesłać do naczelnika właściwego urzędu skarbowego.
10. Kontrolujące stwierdziły, że w latach 2002 – 2004 nie zostały pobrane odsetki ustawowe z tytułu nieterminowego regulowania opłat za użytkowanie wieczyste od trzech użytkowników na łączną kwotę 29,90 zł.
11. Stwierdzono, że użytkownik wieczysty Gminna Spółdzielnia SCH nie wniosła w 2003 roku należnych opłat w łącznej kwocie 76,11 zł za użytkowanie do dnia 15 września 2003 roku działek oznaczonych numerami 656/28 i 656/27, a Gmina nie podjęła żadnych działań mających na celu wyegzekwowanie należności.
12. Kontrolujące ustaliły, że zgodnie z delegacją zawartą w art. 18 ust. 1 pkt 9 lit. "a" ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142 poz. 1581 z późn. zm.) Rada Gminy nie ustaliła zasad nabycia, zbycia i obciążania nieruchomości gruntowych oraz ich wydzierżawiania na okres dłuższy niż 3 lata. Wobec braku takich zasad, organ wykonawczy Gminy mógł dokonywać tych czynności wyłącznie za zgodą Rady Gminy. W trzech przypadkach stwierdzono, że umowy z wynajmującymi (Telekomunikacją Polską S.A., Pocztą Polską i Prywatną Lecznicą dla Zwierząt) zostały zawarte na czas nieokreślony, bez podjęcia przez Radę Gminy stosownej uchwały.
13. W zakresie wpłat za zezwolenie na sprzedaż napojów alkoholowych stwierdzono w kilku przypadkach zastosowanie nieprawidłowych kursów kupna EURO (zamiast kursu kupna EURO z dnia wydania zezwolenia stosowano kurs kupna EURO z dnia następnego), skutkiem czego były nieznaczne różnice w wyliczeniach kwot opłat. Stwierdzono też kilka przypadków wniesienia opłaty w 2002 i 2003 roku po obowiązującym terminie.
W zakresie realizacji wydatków budżetowych
1. Kontrolujące stwierdziły przekroczenie granic planowanych wydatków na etapie wykonywania budżetu Gminy, w odniesieniu do następujących podziałek klasyfikacji budżetowej:
- Rozdział 40002 § 4210 - o kwotę 1.286,27 zł w okresie od dnia 6 listopada 2002 roku do dnia 11 listopada 2002 roku;
- Rozdział 40002 § 4430 - o kwotę 7.998,70 zł w okresie od dnia 17 czerwca 2002 roku do dnia 25 czerwca 2002 roku;
- Rozdział 60016 § 4210 - o kwotę 118,69 zł w okresie od dnia 7 listopada 2002 roku do dnia 11 listopada 2002 roku;
- Rozdział 70007 § 4260 - o kwotę 462,49 zł w okresie od dnia 2 kwietnia 2002 roku do dnia 23 kwietnia 2002 roku; o kwotę 1.152,15 zł w okresie od dnia 5 grudnia 2002 roku do dnia 29 grudnia 2002 roku;
- Rozdział 75023 § 4260 - o kwotę 637,68 zł w okresie od dnia 5 grudnia 2002 roku do dnia 29 grudnia 2002 roku;
- Rozdział 90001 § 4430 - o kwotę 3.321,53 zł w okresie od dnia 31 stycznia 2003 roku do dnia 30 marca 2003 roku;
- Rozdział 90001 § 4600 - o kwotę 1.473,80 zł w okresie od dnia 14 lutego 2003 roku do dnia 30 marca 2003 roku;
- Rozdział 40001 § 4210 - o kwotę 4.535,20 zł w okresie od dnia 9 grudnia 2003 roku do dnia 29 grudnia 2003 roku;
- Rozdział 40002 § 4270 - o kwotę 2.031,50 zł w okresie od dnia 12 grudnia 2003 roku do dnia 29 grudnia 2003 roku;
- Rozdział 90015 § 4260 o kwotę 1.666,84 zł w okresie od dnia 8 grudnia 2003 roku do dnia 29 grudnia 2003 roku.
Przekroczenie granic planowanych wydatków budżetowych stanowiło naruszenie art.92 pkt 3 ustawy o finansach publicznych. Zgodnie z powołanym przepisem - dokonywanie wydatków winno następować w granicach kwot określonych w planie finansowym, z uwzględnieniem prawidłowo dokonanych przeniesień.
2. Kontrolujące ustaliły, że Zarząd Gminy w Ostrówku nie zawarł z osobą zajmującą stanowisko Komendanta Gminnego Ochotniczych Straży Pożarnych i pobierającą wynagrodzenie w formie ryczałtu stosownej umowy (o pracę, cywilno-prawną) dającej podstawę do dokonywania świadczeń na rzecz tej osoby z tytułu wykonywania funkcji gminnego komendanta ochrony przeciwpożarowej (art.32 ust.3a ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 roku o ochronie przeciwpożarowej - tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 147, poz.1229 z późn. zm.).
3. W wyniku kontroli ustalono, że w jednostce nie przestrzegano obowiązujących terminów przekazywania z budżetu Gminy odpisów na rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. W 2002 roku środki z rozdziału 75023 zostały przekazane w dniach: 26 czerwca (65,1% wartości odpisu) i 27 września (34,9% wartości odpisu), a w 2003 roku w dniach: 27 czerwca (52,4% wartości odpisu) i 29 września (47,6% wartości odpisu). Zgodnie z art.6 ust.2 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity z 1996 r., Dz. U. nr 70, poz.335 z późn. zm.), równowartość odpisu na fundusz socjalny powinna być przekazana przez pracodawcę na rachunek funduszu w sposób następujący: do dnia 31 maja danego roku co najmniej 75% wartości odpisu, a do dnia 30 września danego roku winna być przekazana cała kwota odpisu.
4. Kontrolujące ustaliły, że nieprawidłowo ustalono wysokość kwoty odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych zarówno w 2002, jak i w 2003 roku. Zgodnie z postanowieniami ww. ustawy - kwota odpisu powinna zostać obliczona jako iloczyn przeciętnego zatrudnienia przez kwotę odpisu na jednego pracownika, wyliczoną jako przeciętne wynagrodzenie w gospodarce narodowej, skorygowane o wskaźnik 37,5%. W 2002 roku dokonano odpisu w wysokości 10.208 zł, a należało odpisać kwotę 10.807 zł (1.756,19 zł x 37,5% x 16,41 etatu). W 2003 roku dokonano odpisu w wysokości 13.500 zł, a należało odpisać kwotę 12.255 zł (1.803,94 zł x 37,5% x 18,17 etatu).
5. Kontrolujące stwierdziły w dwóch przypadkach uchybienia przy rozliczeniu i wypłacie kosztów podróży służbowych, skutkujące drobnymi różnicami na niekorzyść pracowników, które wynikły: w jednym przypadku z zastosowania niewłaściwej stawki diety (przyjęto 18,00 zł, zamiast 19,00 zł), w drugim przypadku z zastosowania niewłaściwej stawki za 1 km przebiegu pojazdu (przyjęto 0,7519 zł, zamiast 0,7692 zł).
6. Stwierdzono, że w 2002 i w 2003 roku kontrolowana jednostka dokonała wypłat nagród dla sołtysów na łączną kwotę 2.600,00 zł. W świetle obowiązujących przepisów prawa brak było podstaw do dokonania przedmiotowych wydatków. Sołtys jako przewodniczący organu wykonawczego jednostki pomocniczej może otrzymywać diety oraz zwrot kosztów podróży na zasadach ustalonych przez radę gminy, zgodnie z art. 37b ust.1 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym.
W zakresie udzielania zamówień publicznych
1. W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego, w trybie zamówienia z wolnej ręki (art.71 ust.1 pkt 6 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych - tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz.664 z późn. zm.), którego przedmiotem było zaciągnięcie kredytu inwestycyjnego w kwocie 300.000 zł, w 2003 roku, kontrolujące stwierdziły naruszenie art.71 ust.1 pkt 6 w zw. z art. 14 ust. 1 i 2 ustawy o zamówieniach publicznych. Zgodnie z art.14 ust.1 ustawy - podstawowym trybem udzielenia zamówienia publicznego był przetarg nieograniczony. Zgodnie z art.14 ust.2 ustawy - zamawiający mógł udzielić zamówienia publicznego w innym trybie niż przetarg nieograniczony wyłącznie w okolicznościach określonych w ustawie. W trybie zamówienia z wolnej ręki, na podstawie art.71 ust.1 pkt 6 ustawy, mogło być udzielone zamówienie publiczne, którego przedmiotem było nabycie, najem, dzierżawa lub leasing nieruchomości, a ze względu na szczególne okoliczności można ją było uzyskać od jednego oferenta. Przedmiotem ww. zamówienia była usługa bankowa, a zatem udzielenie zamówienia o wskazaną przesłankę było nieprawidłowe. Przy udzieleniu ww. zamówienia naruszono ponadto art.26 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych, ponieważ dokumentacja dotycząca postępowania o udzielenie zamówienia nie zawierała wszystkich niezbędnych informacji (brak było uzasadnienia wyboru przez zamawiającego trybu zamówienia innego niż przetarg nieograniczony).
2. W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego, w trybie zamówienia z wolnej ręki (art.67 ust.1 pkt 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych - Dz. U. nr 19, poz.177 z późn. zm.), na zaciągnięcie kredytu inwestycyjnego w kwocie 1.200.000 zł, w 2004 roku, kontrolujące stwierdziły naruszenie art. 67 ust. 1 pkt 3 w związku z art. 10 ust. 1 i 2 ustawy Prawo zamówień publicznych. Zgodnie z art. 10 ust. 1 wskazanej ustawy - podstawowymi trybami udzielenia zamówienia publicznego są przetarg nieograniczony oraz przetarg ograniczony. Zgodnie z art. 10 ust. 2 ww. ustawy - zamawiający może udzielić zamówienia publicznego w trybie negocjacji z ogłoszeniem, negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki, zapytania o cenę albo aukcji elektronicznej tylko w przypadkach określonych w ustawie. W trybie zamówienia z wolnej ręki - w oparciu o art. 67 ust. 1 pkt 3 ustawy - można udzielić zamówienia publicznego, gdy ze względu na wyjątkową sytuację nie wynikającą z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, której nie mógł on przewidzieć, wymagane jest natychmiastowe wykonanie zamówienia, a nie można zachować terminów określonych dla innych trybów udzielenia zamówienia. Przy omawianym zamówieniu nie zaistniały przesłanki do zastosowania ww. trybu, w szczególności, nie zostały spełnione trzy warunki jednocześnie, a mianowicie: wyjątkowość sytuacji nie wynikająca z przyczyn leżących po stronie zamawiającego; sytuacja, której nie mógł on przewidzieć, konieczność natychmiastowego wykonania zamówienia. Kontrolujące ustaliły, że udzielenie zamówienia w trybie zamówienia z wolnej ręki nastąpiło, po uprzednim przeprowadzeniu przez zamawiającego postępowania o udzielenie zamówienia w trybie zapytania o cenę, w ramach którego otrzymano tylko jedną ofertę. Należy wskazać, że wybór innego niż zapytanie o cenę trybu zamówienia (np. przetarg nieograniczony) dawał możliwość wyboru oferenta, przy jednej otrzymanej ważnej ofercie.
3. W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego na roboty budowlane przy kotłowni na biomasę, ciepłociągu i dociepleniu budynku komunalnego, w 2003 roku, kontrolujące stwierdziły naruszenie przez zamawiającego przepisów ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych i przepisów wykonawczych wydanych na jej podstawie w następującym zakresie:
- w specyfikacji istotnych warunków zamówienia zamawiający nie zawarł opisu kryteriów i sposobów dokonywania oceny spełniania warunków wymaganych od wykonawców, określonych w art. 22 ust. 2 ustawy o zamówieniach publicznych. Brak ten dotyczył, w szczególności: warunku posiadania przez wykonawcę niezbędnych uprawnień do wykonania prac objętych zamówieniem, warunku posiadania niezbędnego doświadczenia zawodowego, potencjału technicznego i ekonomicznego oraz warunku dotyczącego sytuacji finansowej pozwalającej na wykonanie zamówienia. Wymóg wskazania w specyfikacji opisu kryteriów i sposobu dokonywania oceny spełnienia warunków wymaganych od wykonawcy wynikał z art. 35 ust.1 pkt 2 ustawy o zamówieniach publicznych,
- wymogi co do dokumentów, jakich zamawiający żądał od oferentów zostały określone niezgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 24 czerwca 2002 roku w sprawie dokumentów jakich zamawiający może żądać od dostawcy lub wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków uprawniających do udziału w postępowaniu (Dz. U. nr 91 poz. 817). Zgodnie ze wskazanym rozporządzeniem - zamawiający powinien zażądać: zaświadczeń z Urzędu Skarbowego i Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o nie zaleganiu z podatkami i ze składkami, wystawionych nie wcześniej niż na 6 tygodni przed upływem terminu składania ofert, a zażądał tych zaświadczeń wystawionych na 2 miesiące przed terminem składania ofert. Ponadto, zamawiający zażądał referencji na potwierdzenie wykonania robót z należytą starannością, podczas gdy - zgodnie z przepisami ww. rozporządzenia - mogły to być również inne dokumenty na przykład: protokoły odbioru robót,
- zamawiający naruszył art.22 ust.7a ustawy o zamówieniach publicznych żądając od firmy "REX – BUD" z Łodzi uzupełnienia brakujących dokumentów takich jak: informacje z Krajowego Rejestru Karnego. Wskazany powyżej przepis dawał zamawiającemu możliwość żądania w wyznaczonym przez siebie terminie uzupełnienia lub złożenia wyjaśnień dotyczących dokumentów, które zostały złożone wraz z ofertą, potwierdzających spełnianie warunków, o których mowa w art.22 ust.2 ustawy. Ww. oferent nie złożył wymaganych przez zamawiającego dokumentów wraz z ofertą, a zatem, winien być wykluczony na podstawie art.19 ust.1 pkt.7 ustawy o zamówieniach publicznych (co zamawiający uczynił dopiero wówczas, gdy oferent w wyznaczonym przez niego dodatkowym terminie nie przedłożył wymaganych dokumentów).
W zakresie ewidencji majątku
1. Kontrolujące stwierdziły błędne ujęcie w księgach rachunkowych w 2002 roku zakupionego programu (licencji) oraz dostępu i aktualizacji do bazy Lex Polonica, na podstawie faktury nr Fa/00028757/2002 na kwotę 2.147,20 zł (w tym: 586,00 zł – licencja na 12 miesięcy, 1.561,20 zł – aktualizacja miesięczna). Zakup ten zaewidencjonowano jako środek trwały, a powinien zostać zaewidencjonowany na koncie 020 – wartości niematerialne i prawne – zgodnie z art.3 ust.1 pkt 14 ustawy o rachunkowości.
2. Kontrolujące stwierdziły błędne ujęcie w księgach rachunkowych dwóch motopomp zakupionych w 2003 roku na podstawie faktur: nr 479/03/FVS/Zd z dnia 24 listopada 2003 roku na kwotę 4.400,00 zł i nr 387/03/FVS/Zd z dnia 2 października 2003 roku na kwotę 4.400,00 zł. Ww. środki trwałe zaksięgowano na koncie 013 - pozostałe środki trwałe w używaniu, o wartości 2.400 zł każdy, a więc wartości zaniżonej. Środek trwały powinien zostać wprowadzony do ewidencji księgowej zgodnie z wartością wynikającą z faktury zakupu, czyli dla ww. środków trwałych powinna być to kwota 4.400 zł. W związku z tym, że wartość przedmiotów majątkowych przekraczała kwotę 3.500 zł, powinny one zostać zaewidencjonowane jako środki trwałe na koncie 011 i amortyzowane zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity z 2000 r., Dz.U. nr 54 poz.654 z późn. zm.).
3. Kontrolowana jednostka nie przestrzegała zasad rachunkowości określonych w ustawie z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości oraz w instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów księgowych - w zakresie prawidłowości sporządzania dowodów księgowych. W kilkunastu przypadkach dokumentom PK nie nadano numeru. W większości przypadków przyjęć środków trwałych nie były wystawiane dowody OT, lecz jedynie PK. Stwierdzono także sytuacje, że dowody te nie były w ogóle wystawiane, a przyjęć środków trwałych dokonywano wyłącznie na podstawie faktury. Kontrolujące stwierdziły również przypadki nie wystawiania dowodu PT w sytuacji nieodpłatnego przyjęcia – przekazania środka trwałego, a także dowodu LT - likwidacja środka trwałego - stosownie do postanowień § 16 wskazanej powyżej instrukcji sporządzania, kontroli i obiegu dowodów księgowych.
4. Kontrolujące stwierdziły niezgodne z przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 roku w sprawie klasyfikacji środków trwałych (Dz. U. nr 112 poz.1317 z poźn. zm.) zakwalifikowanie dwóch budynków mieszkalnych (ujętych w księdze majątku trwałego na stronie 5 poz. 1 i 2). Zostały one umieszczone w grupie 1 podgrupie 10 rodzaju 109 - jako inne budynki niemieszkalne, a prawidłowo powinny znaleźć się w grupie 1 podgrupie 11 rodzaju 110 - jako budynki mieszkalne. W związku z nieprawidłową klasyfikacją wymienionych środków trwałych zastosowano również niewłaściwe stawki amortyzacji dla tych składników majątku. Wymienione budynki umarzano wg stawki 2,5% zamiast według stawki 1,5% – zgodnie z załącznikiem 1 do ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych. W ciągu roku odpisy amortyzacyjne zostały zawyżone o 553 zł dla budynku z poz.1 oraz o 168 zł dla budynku z poz. 2, co daje rocznie kwotę 721 zł, a w ciągu dwóch lat - 1.442 zł.
5. Kontrolujące ustaliły, że w wykazie kont syntetycznych stanowiących załącznik nr 2 do zakładowego planu kont, wprowadzonego w życie zarządzeniem nr 1/02 Wójta Gminy Ostrówek z dnia 15 lutego 2002 roku w sprawie ustalenia zakładowego planu kont dla Urzędu Gminy Ostrówek, nie zostało ujęte konto 310 - materiały, które faktycznie w kontrolowanej jednostce funkcjonowało i służyło głównie do ewidencji materiałów inwestycyjnych, Nie ustalono również w powołanym zarządzeniu metod wyceny rozchodu materiałów w ciągu roku obrotowego. Zgodnie z art. 34 ust. 4 ustawy o rachunkowości - w przypadku, gdy ceny nabycia lub zakupu, albo koszty wytworzenia jednakowych albo uznanych za jednakowe, ze względu na podobieństwo ich rodzaju i przeznaczenie, są różne, wartość stanu końcowego rzeczowych składników aktywów obrotowych wycenia się w zależności od przyjętych przez jednostkę metody ustalania ich rozchodu, w tym zużycia, sprzedaży (...).
Odpowiedzialność za powyższe uchybienia i nieprawidłowości ponoszą, przede wszystkim, poprzedni Wójt Gminy Stanisław Wlaźliński, obecny Wójt Gminy Pan Ryszard Turek, poprzedni Skarbnik Gminy Marianna Potomska oraz obecna Skarbnik Gminy Henryka Gajewska. Za uchybienia w zakresie dochodów podatkowych ponoszą odpowiedzialność również inspektorzy zajmujący się – zgodnie z zakresami czynności - wymiarem podatków i opłat.
Przekazując informacje o powyższych nieprawidłowościach stwierdzonych w toku kontroli proszę Pana Wójta o podjęcie działań w celu ich usunięcia oraz zapobieżenia powstawaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi przekazuje następujące wnioski pokontrolne:
1. Opracować dokumentację opisującą przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości, spełniającą wszystkie wymogi wynikające z art.10 ust.1 ustawy o rachunkowości.
2. Ewidencjonować czeki jako druki ścisłego zarachowania, zgodnie z unormowaniami zawartymi w instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów księgowych.
3. Nadpłacony podatek rolny przez podatników – osoby prawne o numerach identyfikacyjnych 1 i 3 zaliczyć na poczet bieżących zobowiązań podatkowych, a w razie ich braku dokonać zwrotu nadpłaty, stosownie do art.76 § 1 ustawy Ordynacja Podatkowa.
4. Podjąć czynności zmierzające do wyegzekwowania należnych Gminie odsetek z tytułu nieterminowych wpłat należności podatkowych oraz opłat z tytułu użytkowania wieczystego.
5. Podjąć działania mające na celu wyegzekwowanie należnego Gminie podatku od środków transportowych od podatników wskazanych w pierwszej części wystąpienia.
6. Zaniechać wydawania decyzji dotyczących zwolnienia podatnika z obowiązku zapłacenia podatku (zaniechania poboru podatku).
7. Ustalić stawki i zasady poboru opłaty targowej, zgodnie z art.19 ust.1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych.
8. Podjąć działania w celu wyegzekwowania należnej opłaty za 2003 rok za użytkowanie wieczyste nieruchomości od Gminnej Spółdzielni "SCh" w Ostrówku.
9. Zawrzeć stosowną umowę (o pracę, o charakterze cywilno-prawnym) z osobą wykonującą obowiązki gminnego komendanta ochrony przeciwpożarowej. Wynagrodzenie wypłacać w oparciu o zawartą umowę.
10. Wyrównać wypłacone koszty podróży pracownikom, w sytuacjach wskazanych w pierwszej części wystąpienia.
11. Zaniechać wypłaty nagród z budżetu Gminy dla sołtysów.
12. Dokonać korekty w zakresie ewidencji zakupionych w 2003 roku motopomp. Wskazane przedmioty majątkowe objąć ewidencją konta 011, zgodnie z wartością wynikającą z faktury zakupu.
13. Uzupełnić wykaz kont syntetycznych, stanowiący załącznik nr 2 do zakładowego planu kont o konto 310, na którym prowadzona jest ewidencja materiałów oraz ustalić metody rozchodu materiałów w ciągu roku obrotowego.
14. Dokonywać kontroli przestrzegania przez jednostki podległe i nadzorowane przyjętych procedur kontroli finansowej, zgodnie z art.127 ustawy o finansach publicznych.
15. Przestrzegać zasad rachunkowości określonych w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym w księgach rachunkowych jednostki winny być ujęte wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego oraz w art.20 ww. ustawy, stosownie do którego - do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.
16. Zapewnić zgodne z unormowaniami zawartymi w zakładowym planie kont prowadzenie ewidencji księgowej na kontach rozrachunkowych oraz prawidłowe wykazywanie w sprawozdaniach budżetowych danych o zobowiązaniach jednostki, w tym o zobowiązaniach wymagalnych.
17. Przestrzegać zasad rachunkowości określonych w art.24 ust.1 ustawy o rachunkowości, zgodnie, z którym zapisy w księgach rachunkowych powinny być prowadzono rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i na bieżąco.
18. W toku wykonywania budżetu przestrzegać zasad gospodarki finansowej określonych w art.92 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym dokonywanie wydatków następuje w granicach kwot określonych w planie finansowym.
19. Zapewnić sprawdzanie raportów kasowych pod względem formalno-rachunkowym i potwierdzać dokonanie kontroli przez umieszczenie na nich podpisu osoby do tego upoważnionej.
20. Nakazy w zakresie łącznego zobowiązania pieniężnego doręczać w terminach pozwalających podatnikowi na zapłatę raty podatku w ustawowym terminie jej płatności.
21. Egzekwować od podatników obowiązek terminowego składania deklaracji podatkowych.
22. Bieżąco i terminowo podejmować czynności zmierzające do wyegzekwowania zaległości podatkowych, w oparciu o przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 110, poz.968 z późn. zm.) oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
23. Wysokość odpisu na rzecz zakładowego funduszu świadczeń socjalnych ustalać zgodnie z zasadami określonymi w art.5 ustawy o zakładowym funduszu socjalnym. Przekazywać równowartość odpisu na rachunek funduszu w terminach określonych w art.6 ust.2 ww. ustawy.
24. Przy udzielaniu zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych.
25. Sporządzać bieżąco i prawidłowo dowody przyjęcia (OT), przekazania (PT) i likwidacji (LT) środków trwałych.
26. Prawidłowo kwalifikować i umarzać stanowiące mienie komunalne budynki mieszkalne.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art.9 ust.3 ustawy z dnia o regionalnych izbach obrachunkowych proszę Pana Wójta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że stosownie do art.9 ust. 4 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby.
Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
- Przewodniczący Rady Gminy w Ostrówku
- Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy w Ostrówku
- aa
Wystąpienie pokontrolne podpisał dr Ryszard Paweł Krawczyk - Prezes Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.