Gm. Pajęczno - Kontrola kompleksowa przeprowadzona przez RIO w Łodzi, zakończona w 2005 roku
XMLTreść
Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi do gminy miejsko-wiejskiej Pajęczno po zakończeniu kompleksowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych, udostępnione na podstawie art.6 ust.1 pkt 4 lit "a" tiret drugi ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej.
Pan
Dariusz Tokarski
Burmistrz Gminy i Miasta
Pajęczno
WK - 602/2/2005
Działając na podstawie art. 9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U nr 55, poz.577 z późn. zm.) informuję, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminie i Mieście Pajęczno. Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości i uchybienia wynikały, przede wszystkim, z nieznajomości przepisów, ich wadliwej interpretacji, niedostatecznego nadzoru ze strony kierownictwa oraz braku stosownych procedur wewnętrznej kontroli finansowej. Wykazane uchybienia i nieprawidłowości dotyczyły, w szczególności:W zakresie spraw organizacyjnych
Rada Miejska w Pajęcznie uchwałą nr 49/VI/94 z dnia 28 grudnia 1994 roku utworzyła z dniem 1 stycznia 1995 roku jednostkę organizacyjną Urzędu Gminy i Miasta Pajęczno o nazwie „Gospodarstwo Pomocnicze ds. Utrzymania Obiektów Mienia Komunalnego”. Podjęcie ww. uchwały przez Radę Miejską w Pajęcznie nastąpiło z naruszeniem obowiązujących w tym okresie przepisów prawnych - zgodnie, bowiem z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 8 maja 1991 roku w sprawie gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych (Dz. U. nr 42, poz. 185 z późn. zm.), kompetencja do utworzenia gospodarstwa pomocniczego należała do kierownika jednostki budżetowej (w przypadku, gdy koszty działalności pokrywane byłyby w pełni z dochodów własnych uzyskiwanych ze sprzedaży produkcji i usług) lub zarządu jednostki samorządu terytorialnego - na wniosek kierownika jednostki budżetowej (w przypadku, gdy dochody gospodarstwa nie w pełni pokrywałyby koszty jego działalności). Zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami zawartymi w art.20 ust.3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15 poz. 148 z późn. zm.) - gospodarstwo pomocnicze tworzy, przekształca w inną formę organizacyjno-prawną kierownik jednostki budżetowej, po uprzednim uzyskaniu zgody zarządu jednostki samorządu terytorialnego (zapis odnośnie zgody zarządu dotyczy powiatowych i wojewódzkich jednostek samorządowych). Jednocześnie, kontrolujący stwierdzili, że w uchwale Rady Miejskiej dotyczącej utworzenia gospodarstwa pomocniczego zawarto wzajemnie się wykluczające zapisy o jego finansowaniu. Z jednej strony wskazano, że jednostka będzie finansowana jako gospodarstwo pomocnicze, a z drugiej strony, że finansowanie odbywać się będzie ze środków specjalnych budżetu gminy (nie określono - z czego miałyby środki specjalne pochodzić). Zgodnie z przepisami ustawy o finansach publicznych - gospodarstwo pomocnicze powinno pokrywać koszty własnej działalności z uzyskiwanych przychodów własnych. Podstawą gospodarki finansowej gospodarstwa jest roczny plan finansowy obejmujący przychody, wydatki stanowiące koszty działalności, rachunek wyników, stan środków obrotowych oraz rozliczenia z budżetem. W wyniku czynności kontrolnych ustalono, że w latach 2002 – 2003 oraz w 2004 roku (do dnia zakończenia kontroli) obsługę finansowo – księgową gospodarstwa prowadziły służby finansowe Urzędu Gminy i Miasta w Pajęcznie. Gospodarstwo nie posiadało odrębnego rachunku bankowego, brak było ustalonego planu finansowego. Wobec powyższego należy stwierdzić, że funkcjonujące przy Urzędzie Gminy i Miasta w Pajęcznie gospodarstwo pomocnicze nie stanowiło jednostki organizacyjnej spełniającej wymogi określone w art.20 ustawy o finansach publicznych, działając faktycznie jako komórka organizacyjna Urzędu Gminy i Miasta, której wydatki (koszty zatrudnienia i inne) finansowane były bezpośrednio z budżetu Gminy.
W zakresie kontroli wewnętrznej
W latach 2002 – 2003 nie opracowano procedur kontroli w pełni spełniających wymogi określone w art.35a ustawy o finansach publicznych, w szczególności w zakresie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, udzielania zamówień publicznych oraz pobierania i gromadzenia środków publicznych. Do ustalenia, na piśmie, procedur kontroli finansowej w ww. zakresie zobowiązywał kierownika jednostki od dnia 1 stycznia 2002 roku art. 35a ust. 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 155 poz.1014 ze zm.). Zgodnie z powołanym przepisem - kontrola finansowa w jednostkach sektora finansów publicznych dotyczy procesów związanych z gromadzeniem oraz rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem. W ramach procedur kontroli należy zapewnić, między innymi, przeprowadzanie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków. Odpowiedzialność za ustalenie procedur kontroli finansowej ponosi Burmistrz Gminy i Miasta - zgodnie z art.28a ust.1 i art.35a ust.3 ustawy o finansach publicznych.
W 2004 roku Burmistrz Gminy i Miasta wprowadził do stosowania uregulowania wewnętrzne zawierające: procedury pobierania i gromadzenia środków publicznych (zarządzenie Burmistrza nr 63/2004 z dnia 24 sierpnia 2004 roku), procedury kontroli gospodarowania mieniem (zarządzenie Burmistrza nr 62/2004 z dnia 24 sierpnia 2004 roku), procedury dotyczące nadzoru w zakresie wydatkowania środków publicznych (zarządzenie nr 61/2004 z dnia 24 sierpnia 2004 roku).
W zakresie wyboru banku wykonującego obsługę bankową jednostki
Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na wybór banku do obsługi bankowej budżetu Gminy w 2002 roku Zarząd Miejski w Pajęcznie przeprowadził bez stosownego upoważnienia Rady Miejskiej w tym zakresie. Ustalono ponadto, że Burmistrz Gminy i Miasta Pajęczno nie przedłożył do zatwierdzenia wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego Radzie Miejskiej. Rada Miejska nie podjęła uchwały w sprawie wyboru banku do obsługi bankowej Gminy - na podstawie art.134 ustawy o finansach publicznych. Zgodnie z powołanym przepisem - bankową obsługę budżetu jednostki samorządu terytorialnego wykonuje bank wybrany przez organ stanowiący danej jednostki w trybie określonym w przepisach o zamówieniach publicznych. Formą wyrażenia woli przez organ stanowiący powinna być uchwała.
Umowa w sprawie świadczenia usług bankowych zawarta została w dniu 25 lutego 2003 roku. Oświadczenie woli w imieniu Gminy i Miasta złożył Pan Dariusz Tokarski - Burmistrz Gmina i Miasta.
W zakresie ewidencji księgowej i sprawozdawczości
Stwierdzono nieprawidłowe wykazanie w sprawozdaniach Rb 27S z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego oraz w sprawozdaniach Rb-PDP z wykonania podstawowych dochodów podatkowych gminy, sporządzonych na koniec roku, w latach 2002-2003, kwot dotyczących skutków finansowych udzielonych ulg, odroczeń, umorzeń, zwolnień. Zarówno w 2002 jak i w 2003 roku w ww. sprawozdaniach ujęto w skutkach udzielonych ulg kwoty obejmujące wszystkie odroczenia i rozłożenia na raty podatków wynikające z wydanych przez organ podatkowy decyzji, niezależnie od tego czy skutki finansowe tych decyzji rozciągały się na następny rok. Różnica pomiędzy sprawozdaniem, a dokumentacją źródłową wyniosła w 2002 roku - 259.232,10 zł, a w 2003 roku - 172.546,80 zł. Zgodnie z § 3 pkt 10 załącznika nr 2 (instrukcja sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego) do rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 24 poz. 279, z późn. zm.) - w kolumnie "Skutki udzielonych przez gminę: ulg, odroczeń, umorzeń..." sprawozdania Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego wykazuje się kwoty dotyczące skutków udzielonych przez gminę lub miasto na prawach powiatu za okres sprawozdawczy ulg, odroczeń, umorzeń, zwolnień w podatkach i opłatach, stanowiących dochód budżetu gminy (bez ulg i zwolnień ustawowych), a także skutki finansowe wynikające ze zwolnień i ulg w podatkach i opłatach wprowadzonych przepisami uchwał rad gmin lub miast na prawach powiatu, wydanymi na podstawie ustawowych upoważnień. Wykazywane w tej kolumnie skutki ulg powinny wynikać z decyzji właściwych organów gminy, w zakresie zarówno bieżących, jak i zaległych należności; wykazane kwoty powinny być zgodne z rejestrami przypisów i odpisów, z wyjątkiem decyzji o odroczeniu lub rozłożeniu płatności na raty. Odpowiedzialność za prawidłowe sporządzanie sprawozdań ponoszą Burmistrz Gminy i Miasta oraz Skarbnik Gminy i Miasta.
W zakresie realizacji dochodów z tytułu podatków lokalnych
1. Kontrolujący stwierdzili, że podatnik (spółka jawna, nr identyfikacyjny 58) wykazał w deklaracji podatkowej powierzchnię użytkową budynków związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej (1144 m2 ), ale nie wykazał w ogóle powierzchni gruntów związanych z budynkami. Organ podatkowy nie podjął wszelkich niezbędnych działań w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego, w szczególności przyczyn braku wykazania w złożonej deklaracji podatkowej powierzchni gruntów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. Zgodnie z art.272 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (Dz. U. nr 137, poz.926 z późn. zm.) - organ podatkowy pierwszej instancji zobowiązany jest do dokonywania czynności sprawdzających mających na celu, między innymi, stwierdzenie formalnej poprawności deklaracji oraz ustalenie stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami. Zgodnie z art.274 § 1 ww. ustawy - w razie stwierdzenia, że deklaracja zawiera błędy lub oczywiste omyłki bądź, że wypełniono ją niezgodnie z ustalonymi wymaganiami, organ podatkowy zwraca się do składającego deklarację o złożenie niezbędnych wyjaśnień oraz o skorygowanie deklaracji, wskazując przyczyny, z powodu których informacje zawarte w deklaracji podaje się w wątpliwość.
2. Podatnik nr 2268 złożył w 2004 roku informację w sprawie podatku od nieruchomości na 2004 rok, w której część budynku związanego z prowadzoną działalnością gospodarczą wykazał w pozycji budynki pozostałe, wskazując, że jest to piwnica w remoncie. W związku z powyższym należy wskazać, że zgodnie z art.1a ust.1 pkt 3 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 9, poz. 84 z późn. zm.) - grunty, budynki i budowle związane z prowadzeniem działalności gospodarczej to grunty, budynki i budowle będące w posiadaniu przedsiębiorcy lub innego podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą, z wyjątkiem budynków mieszkalnych oraz gruntów związanych z tymi budynkami, a także gruntów pod jeziorami i zajętych na zbiorniki wodne retencyjne lub elektrowni wodnych, chyba, że przedmiot opodatkowania nie jest i nie może być wykorzystywany do prowadzenia tej działalności ze względów technicznych. W omawianym stanie faktycznym organ podatkowy nie podjął czynności mających na celu wyjaśnienie czy przedmiotowa część budynku nie jest i nie może być wykorzystywana do prowadzenia działalności gospodarczej ze względów technicznych. Podkreślić należy, że zgodnie z przyjętą linią orzecznictwa sądu administracyjnego krótkotrwała niemożność wykorzystania przedmiotu opodatkowania do prowadzonej działalności gospodarczej (np. remont, działalność sezonowa) nie oznaczała, że przedmiot ten nie jest związany z prowadzeniem działalności gospodarczej, a tym bardziej, że nie jest w posiadaniu podmiotu prowadzącego taką działalność.
3. W kilku przypadkach stwierdzono nie pobranie przez organ podatkowy opłaty skarbowej od podań składanych przez podatników, na podstawie których wydawano decyzje w sprawie ulg podatkowych w zakresie podatku rolnego, co stanowiło naruszenie art.1 ust.1 pkt 1 lit."a" ustawy z dnia 9 września 2000 roku o opłacie skarbowej (Dz.U. nr 86 poz.960, z późn. zm.), zgodnie z którym opłacie skarbowej podlegają podania składane w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej.
4. Stwierdzono w 2002 roku przypadki nieprawidłowego określenia okresu zwolnienia z podatku rolnego z tytułu nabycia gruntów na utworzenie (powiększenie) gospodarstwa rolnego, z naruszeniem art. 12 ust. 2 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity Dz.U. z 1993 r., nr 94 poz.431 z późn. zm. - według stanu prawnego obowiązującego do dnia 31 grudnia 2002 roku), stosownie do którego - okres zwolnienia z tytułu nabycia gruntów na utworzenie lub powiększenie gospodarstwa rolnego (zwolnienie określone w art.12 ust.1 pkt 4 ww. ustawy) wynosi 5 lat, licząc od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawarto umowę sprzedaży gruntów lub prawa użytkowania wieczystego albo ustanowiono prawo użytkowania wieczystego gruntów. Od dnia 1 stycznia 2003 roku wprowadzono do ustawy art.13d ust.3, stosownie do którego - omawiane zwolnienie stosuje się od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym złożono wniosek.
5. Kontrolujący stwierdzili przypadki podejmowania czynności zmierzających do wyegzekwowania zaległych zobowiązań podatkowych z opóźnieniem, czym naruszono przepisy zawarte w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137, poz.1541 z późn. zm.). Unormowania zawarte w powołanym rozporządzeniu zobowiązywały wierzyciela do systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązania pieniężnego. W przypadku, gdy należność nie została zapłacona w terminie określonym w decyzji, albo wynikającym z przepisów prawa – wierzyciel winien wysłać do zobowiązanego upomnienie, z zagrożeniem wszczęcia egzekucji po upływie 7 dni od dnia doręczenia upomnienia. Po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu wierzyciel winien niezwłocznie wystawić tytuł wykonawczy i przesłać do Naczelnika Urzędu Skarbowego.
6. Rada Miejska w Pajęcznie nie określiła w uchwale nr 215/XXIII/2001 z dnia 12 czerwca 2001 roku w sprawie ustalenia stawek opłaty targowej oraz w uchwale nr 20/IV/2002 z dnia 30 grudnia 2002 roku w sprawie zmian stawek opłaty targowej terminu płatności opłaty targowej oraz nie wskazała podmiotów będących inkasentami opłaty targowej, pomimo zarządzenia poboru opłaty w drodze inkasa. Kwestii tych nie uregulowano także w innej, odrębnej uchwale Rady Miejskiej. Termin płatności opłaty targowej winna wskazać rada gminy w uchwale, jako organ zobowiązany do tego na podstawie art. 19 pkt 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, zgodnie z którym rada gminy, w drodze uchwały, określa zasady ustalania i poboru oraz terminy płatności i wysokość stawek opłat określonych w ustawie (tj. opłaty targowej, miejscowej, administracyjnej). W przypadku zarządzenia poboru opłaty targowej w drodze inkasa rada gminy winna określić w uchwale ponadto inkasentów opłaty (ewentualnie ich wynagrodzenie).
Odpowiedzialność za stwierdzone nieprawidłowości w zakresie realizacji dochodów z tytułu podatków lokalnych ponosi Burmistrz Gminy i Miasta działający jako organ podatkowy (art.13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa).
W zakresie dochodów z tytułu zajęcia pasa drogowego
1. Dochody uzyskane z opłat za zajęcie pasa drogowego w 2002 roku przekazane zostały na rachunek bankowy dochodów Gminy i ujęte w dziale 750 rozdział 75023 § 069 klasyfikacji budżetowej. Środki pieniężne nie zostały przekazane na odrębny rachunek bankowy środka specjalnego zarządu drogi, co stanowiło naruszenie art.40a ust.1 ustawy z dnia 21 marca 1985 roku o drogach publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2004 r., nr 204, poz.2086 z późn. zm.). Z dniem 1 stycznia 2005 roku na mocy noweli wprowadzonej do ustawy o drogach publicznych ustawą z dnia 25 listopada 2004 roku o zmianie ustawy o finansach publicznych oraz o zmianie niektórych ustaw - opłaty za zajęcie pasa drogi powinny być przekazywane do budżetu jednostki samorządu terytorialnego.
2. Kontrolujący stwierdzili, że w dniach 26 sierpnia 2004 roku do 13 października 2004 roku nastąpiło zajęcie chodnika na ul. Parkowej przez kawiarnię „Pod Ratuszem” (parasole, stoliki), mimo braku uzyskania przez zajmującego stosownego zezwolenia. Na wniosek kontrolujących Pan Jan Marchewka - inspektor Urzędu Gminy i Miasta dokonał obmiaru zajętej powierzchni chodnika ustalając powierzchnie na 17,55 m2. Ulica Parkowa jest własnością Gminy. Zajęcie ulicy trwało nie mniej niż 48 dni. Dzienna stawka - zgodnie z uchwałą nr 140/XVII/04 Rady Miejskiej w Pajęcznie z dnia 30 czerwca 2004 roku w sprawie wysokości stawek opłat za zajęcie pasa drogowego oraz umieszczanie urządzeń infrastruktury technicznej i obiektów budowlanych nie związanych z potrzebami zarządzania drogami lub potrzebami ruchu drogowego oraz reklam - wynosi 1,00 zł za 1 m2. Należna opłata za zajęcie chodnika winna wynosić więc 842,40 zł (17,55 m2 x 48 dni x 1,00 zł). Powyższe zajęcie ulicy nastąpiło bez zgody zarządcy drogi. Zgodnie z art.40 ust.12 ustawy o drogach publicznych - za zajęcie pasa drogi bez zezwolenia zarządca drogi wymierza w drodze decyzji administracyjnej karę pieniężną w wysokości 10-krotności ustalonej opłaty.
W zakresie realizacji wydatków budżetowych
1. W przypadku Zastępcy Burmistrza Pana Henryka Mszycy, powołanego zarządzeniem Burmistrza Gminy i Miasta Pajęczno nr 1/02 z dnia 20 listopada 2002 roku stwierdzono brak wymagań kwalifikacyjnych wymaganych dla tego stanowiska. Zgodnie z przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 61, poz.707 z późn. zm.) po zmianie dokonanej rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 3 grudnia 2002 roku (Dz. U. nr 210 poz. 1784), którego przepisy miały zastosowanie od dnia 27 października 2002 roku, na stanowisku zastępcy burmistrza (wójta) obowiązywały wymagania kwalifikacyjne w postaci wyższego wykształcenia oraz sześcioletniego stażu pracy (załącznik nr 3 do ww. rozporządzenia tabela nr 1).
Od dnia 1 stycznia 2003 roku kwestie dotyczące wymagań kwalifikacyjnych dla pracowników samorządowych reguluje rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 33, poz. 264). Przepisy ww. rozporządzenia przewidują dla stanowiska zastępcy burmistrza (wójta) identyczne wymagania kwalifikacyjne jak w przypadku obowiązującego wcześniej rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 roku.
2. W wyniku kontroli stwierdzono, że zlecenie przez Gminę i Miasto Pajęczno zadań oraz udzielenie dotacji na rzecz stowarzyszeń kultury fizycznej, w latach 2002–2003, nastąpiło bez uprzedniego ogłoszenia o możliwości składania wniosków przez ww. podmioty na dofinansowanie zadań o charakterze publicznym mieszczących się w zakresie działania Gminy. Powyższym działaniem naruszono tryb postępowania o udzielenie dotacji określony w uchwale Rady Miejskiej nr 172/XX/2000 z dnia 29 grudnia 2000 roku w sprawie trybu postępowania w sprawie udzielania dotacji z budżetu gminy, sposobu jej rozliczenia oraz sposobu kontroli wykonywania zadania zleconego, obowiązującej w ww. latach. Zgodnie z § 2 pkt 2 uchwały nr 172/XX/2000 Zarząd Miejski (od kadencji samorządu 2002-2006 Burmistrz) o zamiarze zlecenia zadań i udzieleniu dotacji winien poinformować w Gazetce Samorządowej „Nasze Pajęczno” oraz na tablicy ogłoszeń w Urzędzie Miejskim, podając jednocześnie wszystkie informacje niezbędne do udzielenia dotacji. Powyższym postępowaniem naruszono, ponadto, art. 92 pkt 5 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych, zgodnie z którym zlecanie zadań powinno następować w odniesieniu do podmiotów nie działających w celu osiągnięcia zysku w trybie jawnego wyboru najkorzystniejszej oferty w rozumieniu ustawy o zamówieniach publicznych.
Od dnia 1 stycznia 2004 roku powierzenie wykonywania zadań publicznych, między innymi, w zakresie upowszechniania kultury fizycznej i sportu oraz ochrony zdrowia, wraz z udzieleniem dotacji na finansowanie (dofinansowanie) ich realizacji, na rzecz organizacji pozarządowych następuje w trybie i na zasadach przewidzianych w ustawie z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. nr 96 poz. 873). Zgodnie z art. 13 ww. ustawy - organ administracji publicznej w celu zlecenia realizacji zadania publicznego ogłasza otwarty konkurs ofert co najmniej z trzydziestodniowym wyprzedzeniem. Ogłoszenie zamieszcza się, w zależności od rodzaju zadania, w dzienniku o zasięgu ogólnopolskim lub lokalnym oraz Biuletynie Informacji Publicznej, a także w siedzibie organu administracji publicznej w miejscu przeznaczonym na zamieszczanie ogłoszeń. Ogłoszenie może także nastąpić w inny sposób zapewniający dostęp podmiotów zainteresowanych do informacji, w szczególności poprzez wykorzystanie sieci teleinformatycznej.
3. W 2003 roku Gmina i Miasto Pajęczno udzieliła dotacji na realizację zadań powierzonych na podstawie umowy jednostkom nie zaliczonym do sektora finansów publicznych pomimo braku uchwały Rady Miejskiej odnośnie udzielenia ww. dotacji. Udzielenie dotacji z budżetu przy braku takiej uchwały stanowiło naruszenie trybu postępowania w sprawie udzielania dotacji z budżetu gminy określonego ww. uchwałą Rady Miejskiej nr 172/XX/2000 z dnia 29 grudnia 2000 roku, zgodnie, bowiem z jej postanowieniami (§ 4) uchwałę w sprawie udzielenia dotacji podjąć powinna Rada Miejska na wniosek organu wykonawczego.
4. Aneks nr 1 z dnia 12 grudnia 2003 roku do umowy nr IV-4123/10/03 z dnia 25 kwietnia 2003 roku zawartej z Ludowym Klubem Sportowym „Płomień”, zwiększający o 2.000 zł kwotę przyznanej temu klubowi dotacji na realizację „procesu krzewienia kultury fizycznej wśród dzieci młodzieży i dorosłych na terenie działania klubu w zakresie piłki nożnej”, nie został kontrasygnowany przez Skarbnika Gminy i Miasta, co stanowiło naruszenie art.46 ust.3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz.1591 z późn. zm.). Zgodnie z ww. przepisem do skuteczności czynności prawnej mogącej spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych potrzebna jest kontrasygnata skarbnika gminy lub osoby przez niego upoważnionej.
5. Stwierdzono przekroczenie granic planowanych wydatków, na etapie wykonywania budżetu Gminy, w rozdziale 85154 § 2830 o kwotę 2.000,00 zł, w okresie od dnia 17 grudnia 2003 roku do dnia 30 grudnia 2003 roku. Przekroczenie planowanych wydatków na etapie realizacji budżetu stanowiło naruszenie art.92 pkt 3 ustawy o finansach publicznych. Zgodnie z powołanym przepisem - dokonywanie wydatków winno następować w granicach kwot określonych w planie finansowym, z uwzględnieniem prawidłowo dokonanych przeniesień. Odpowiedzialność za dokonywanie wydatków ponad zaplanowane granice ponosi Burmistrz Gminy i Miasta.
6. Stwierdzono, że Uczniowski Klub Sportowy „Tandem” nie dotrzymał terminu rozliczenia oraz zwrotu niewykorzystanej kwoty dotacji otrzymanej z budżetu Gminy i Miasta Pajęczno. Zgodnie z zawartymi umowami (umowa nr umowa nr IV-4123/11/03 z dnia 25 kwietnia 2003 roku przyznająca dotację w kwocie 650,00 zł z działu 926 rozdziału 90265, umowa nr IV-4123/03/03 z dnia 25 kwietnia 2003 roku przyznająca dotację w kwocie 15.000,00 zł z działu 851 rozdziału 85154) rozliczenie dotacji winno nastąpić do dnia 10 stycznia 2004 roku, a zwrot niewykorzystanej kwoty dotacji w terminie 7 dni od daty rozliczenia. Tymczasem Klub „Tandem” rozliczenie wykorzystania dotacji złożył w dniu 12 lutego 2004 roku, a zwrotu niewykorzystanej części dotacji w kwocie 6.569,80 zł dokonał 15 kwietnia 2004 roku. Kontrolowana jednostka (w jej imieniu Burmistrz Gminy i Miasta) nie podejmowała działań w celu wcześniejszego wyegzekwowania zwrotu kwoty niewykorzystanej dotacji.
7. Rada Miejska w Pajęcznie nie podjęła uchwały odnośnie zasad wypłaty diet oraz zwrotu kosztów podróży służbowej dla przewodniczących organów wykonawczych jednostek pomocniczych (sołtysów). Kontrolujący stwierdzili jednakże, że w latach 2002-2003 dokonywano wypłat pieniężnych dla sołtysów. Z dokumentów przedstawionych podczas kontroli wynikało, że wypłat dokonywano kwartalnie tytułem zwrotu miesięcznego abonamentu telefonicznego opłaconego przez sołtysów za użytkowanie prywatnych telefonów stacjonarnych. W 2002 roku wypłacono sołtysom łącznie kwotę 10.302,60,00 zł, w 2003 roku 10.810,80 zł. W świetle obowiązujących przepisów prawa brak było upoważnienia do ponoszenia wskazanych wydatków. Sołtys, jako przewodniczący organu wykonawczego jednostki pomocniczej, może otrzymywać diety oraz zwrot kosztów podróży służbowych, w oparciu o uchwałę rady gminy podjętą na podstawie art.37b ustawy o samorządzie gminnym. Zgodnie z powołanym przepisem - rada gminy może ustanowić zasady, na jakich przewodniczącemu organu wykonawczego jednostki pomocniczej będzie przysługiwała dieta oraz zwrot kosztów podróży służbowych.
8. W przypadku trzech poleceń wyjazdu służbowego wystawionych dla Burmistrza Gminy i Miasta Pajęczno jako zlecający wyjazd podpis złożył Pan Henryk Mszyca - Zastępca Burmistrza. Stanowiło to naruszenie § 2 i § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 236 poz.1990) w związku z art.4 ust.1 ustawy z dnia 22 marca 1990 roku o pracownikach samorządowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz.1593 z późn. zm.). Zgodnie bowiem z § 2 i 3 ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku - miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży oraz termin określa pracodawca. Natomiast art.4 ust.1 ustawy o pracownikach samorządowych wskazuje, że czynności w sprawach z zakresu prawa pracy wobec wójta gminy dokonuje organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego lub jego przewodniczący, w zakresie określonym w odrębnej uchwale organu stanowiącego (z wyłączeniem ustalenia wynagrodzenia).
W zakresie wydatków inwestycyjnych i stosowania przepisów dotyczących udzielania zamówień publicznych
1. Gmina i Miasto Pajęczno zawierała przy realizacji inwestycji budowy Klubu Strażaka w Pajęczynie w 2001 roku umowy na roboty budowlano-montażowe z wykonawcami, których wybierano w trybie zapytania o cenę. Były to następujące umowy:
- umowa o dzieło zawarta w dniu 3 grudnia 2001 roku pomiędzy Zarządem Gminy i Miasta w Pajęcznie a Zakładem Blacharsko–Ślusarskim Jerzego Kowalczyka na wymurowanie dwóch kominów, wymurowanie ścian poddasza, wykonanie więźby dachowej, wykonanie pokrycia dachu za kwotę za kwotę 12.200 zł,
- umowa zlecenie zawarta w dniu 2 maja 2001 roku pomiędzy Zarządem Gminy i Miasta w Pajęcznie a Przedsiębiorstwem Budowlano–Ślusarskim Pana Henryka Chudego na dokończenie szalunku piwnic, wykonanie szalunku schodów, wykonanie zbrojenia I kondygnacji schodów za kwotę 2.700 zł,
- umowa o dzieło zawarta w dniu 20 października 2001 roku pomiędzy Zarządem Gminy i Miasta w Pajęcznie a Zakładem Murarskim „ROW-BUD” reprezentowanym przez Pana Henryka Chudego – na wykonanie wieńca zbrojeniowego stropu, wykonanie ocieplenia (płyta styropianowa) za kwotę 3.300 zł.
Udzielając zamówień publicznych na roboty budowlane wykonywane w związku z realizacją ww. zadania inwestycyjnego w trybie zapytania o cenę zamawiający naruszył art. 67 w zw. z art. 14 ust. 2 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 z późn. zm.), zgodnie z którymi w trybie innym niż przetarg nieograniczony można było udzielić zamówienia publicznego wyłącznie w okolicznościach określonych w ustawie o zamówieniach publicznych. Zapytanie o cenę mogło być stosowane, gdy przedmiotem zamówienia były dostawy rzeczy lub usługi powszechnie dostępne o ustalonych standardach jakościowych. W trybie tym nie można było udzielać zamówień na roboty budowlane. Wyżej wymienione i ujęte w umowach prace były w rozumieniu art. 3 pkt 7 ustawy z dnia 7 lipca 1994 roku Prawo budowlane (Dz. U. nr 89, poz. 414 z późn. zm.) robotami budowlanymi. Zamówień z naruszeniem trybu udzielili Pan Andrzej Banaszkiewicz - Burmistrz Gminy i Miasta oraz Pan Bogdan Górecki - Zastępca Burmistrza.
Od dnia 2 marca 2004 roku kwestie dotyczące udzielania zamówień publicznych reguluje ustawa z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz. 177 z późn. zm.). Podobnie jak w minionym stanie prawnym w trybie zapytania o cenę nie można udzielić zamówienia na roboty budowlane.
2. Nie była prowadzona ewidencja szczegółowa dla inwestycji dotyczącej przebudowa ulicy Żywicznej, Wschodniej i Zachodniej, co stanowiło naruszenie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153, poz. 1752) – załącznik nr 2 komentarz do konta 080 – inwestycje (środki trwałe w budowie). Zgodnie z ww. rozporządzeniem ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 080 powinna zapewnić co najmniej wyodrębnienie kosztów inwestycji według poszczególnych rodzajów efektów inwestycyjnych oraz skalkulowanie ceny nabycia lub kosztu wytworzenia poszczególnych obiektów środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.
3. Stwierdzono, że gospodarka magazynowa przy realizacji zadań inwestycyjnych dotyczących modernizacji stadionu sportowego "Zawisza", adaptacji garażu na szalet miejski, budowy Klubu Strażaka w Pajęcznie prowadzona była niezgodnie z wewnętrznymi unormowaniami w tym zakresie. Zgodnie z zakładowym planem kont i instrukcją w sprawie obiegu dowodów księgowych w Urzędzie Gminy i Miasta w Pajęcznie i w jednostkach organizacyjnych gminy – stanowiącymi załączniki nr 3 i 4 do zarządzenia nr I-0152/17/2002 Burmistrza Gminy i Miasta z dnia 8 listopada 2002 roku w sprawie organizacji i przyjętych zasad rachunkowości - zakup większej partii materiałów i materiałów inwestycyjnych winien podlegać ewidencjonowaniu w kartach magazynowych ilościowo – wartościowych, prowadzonych według cen zakupu. Z instrukcji (rozdział VIII „Gospodarka magazynowa”) wynikało ponadto, że zakupione materiały składowane powinny być w magazynie, a materialnie odpowiada za nie magazynier lub pełniący funkcję magazyniera pracownik wyznaczony przez kierownika jednostki. Wydawanie materiałów z magazynu winno następować na podstawie ściśle oznaczonych dokumentów (blok zamówień), podpisanych przez kierowników komórek organizacyjnych, a odbiór materiałów kwitowany powinien być przez odbiorcę na wszystkich egzemplarzach druku Magazyn wyda. Magazynier zobowiązany był - zgodnie z instrukcją - do prowadzenia przychodu i rozchodu materiałów ilościowo-wartościowo w książce materiałowej lub na kartotekach i uzgadniania prowadzonej przez siebie ewidencji z ewidencją materiałów prowadzoną przez księgowość. W kontrolowanej jednostce brak było magazynu, a zatem nie prowadzono - jak przewidywała instrukcja - ewidencji magazynowej. Zakupione materiały przeznaczane były do bezpośredniego zużycia i księgowane były bezpośrednio w koszty. W przypadku realizacji inwestycji dotyczących modernizacji stadionu sportowego "Zawisza” oraz budowy Klubu Strażaka w Pajęcznie, w latach 2000 - 2002, stwierdzono brak kontroli i nadzoru nad zużyciem materiałów oraz brak rozliczeń zużytych materiałów. W odniesieniu do prac związanych z modernizacją stadionu kontrolujący ustalili, między innymi, że w dwóch przypadkach poniesione z budżetu wydatki nie zostały udokumentowane fakturami. Wydatki na zakup cementu, na łączną kwotę 7.635,01 zł, poniesione zostały na podstawie not obciążeniowych wystawionych przez Ludowy Klub Sportowy "Zawisza" (noty z dnia 19 lipca 2002 roku i z dnia 8 października 2002 roku). Kontrolującym nie przedłożono dokumentów potwierdzających zużycie materiałów.
Wszystkie ww. zadania inwestycyjne realizowane były bez nadzoru uprawnionego inspektora nadzoru (w przypadku inwestycji dotyczącej budowy Klubu Strażaka w Pajęcznie uwaga ta dotyczy lat 2000–2002).
4. W odniesieniu do udzielonego zamówienia publicznego dotyczącego przebudowy ulicy Żywicznej, Wschodniej i Zachodniej kontrolujący stwierdzili, że:
- zamawiający nie przesłał do publikacji w Biuletynie Zamówień Publicznych, niezwłocznie po zawarciu umowy, ogłoszenia o wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego co stanowiło naruszenie art. 14d ust. 1 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych,
- zamawiający nie przekazał Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji informacji cenowych z postępowania oraz kopii oferty najkorzystniejszej. Wymóg taki wynikał z art. 25 ust.4 ustawy o zamówieniach publicznych oraz § 1 ust. 1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 23 marca 1998 roku w sprawie szczegółowego zakresu i trybu przekazywania informacji cenowych z postępowania o zamówienie publiczne na roboty budowlane oraz kopii oferty najkorzystniejszej (Dz. U. nr 43, poz.260).
5. W odniesieniu do zadania dotyczącego przebudowy ulicy Grunwaldzkiej na odcinku od ulicy Sienkiewicza do 17 Stycznia stwierdzono, że jego realizacja przewidziana została w aneksie do umowy zawartej z Przedsiębiorstwem Robót Drogowo–Inżynieryjnych „TRANS-DRÓG” Pajęczno (umowa z dnia 3 października 2002 roku), wykonawcą zadania dotyczącego przebudowy ulicy Żywicznej, Wschodniej i Zachodniej. W odniesieniu do wskazanego rozszerzenia zakresu prac stwierdzono, że nastąpiło to bez zachowania procedur przewidzianych w przepisach ustawy o zamówieniach publicznych. W szczególności, zamawiający nie posiadał dokumentacji opisującej przedmiot zamówienia na roboty budowlane, jak również kosztorysu inwestorskiego. Z dostarczonego kontrolującym szkicu sytuacyjnego wynikało, że przebudowa ulicy Grunwaldzkiej polegała na wykonaniu zmiany nawierzchni z trylinki po robotach kanalizacyjnych na nawierzchnię asfaltową (wyrównanie + warstwa ścieralna). Kontrolujący stwierdzili ponadto, że w związku z omawianymi robotami w ulicy Grunwaldzkiej zamawiający poniósł wyłącznie koszty materiałów (37.269,96 zł brutto). Ustalono także, że zadanie zrealizowano bez uzyskania pozwolenia na budowę, które w wówczas obowiązującym stanie prawnym wymagane było również w sytuacji przebudowy drogi (modernizacji). Obecnie remont i przebudowa drogi wymaga dokonania zgłoszenia właściwemu organowi architektoniczno - budowlanemu.
W zakresie gospodarki kasowej i gospodarki składnikami majątkowymi Gminy
1. Stwierdzono w kilku przypadkach, że raporty kasowe nie posiadały podpisu Skarbnika Gminy lub osoby przez niego upoważnionej pod klauzulą „sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym”. Obowiązek dokonywania kontroli wewnętrznej operacji gospodarczych przez głównego księgowego wynikał z przepisu art.35 ust.1 ustawy o finansach publicznych. Obowiązek ten nakładał, ponadto, na Skarbnika Gminy i Miasta § 22 instrukcji w sprawie obiegu dowodów księgowych w Urzędzie Gminy i Miasta w Pajęcznie i jednostkach organizacyjnych gminy (załącznik nr 4 do zarządzenia Burmistrza nr I-0152/17/2002 z dnia 8 listopada 2002 roku), zgodnie z treścią którego, prawidłowość sporządzania raportów kasowych winien sprawdzać Główny Księgowy lub osoba przez niego upoważniona.
2. Przy przeprowadzaniu inwentaryzacji składników majątkowych na dzień 31 grudnia 2003 roku nie przestrzegano postanowień instrukcji inwentaryzacyjnej wprowadzonej zarządzeniem Burmistrza Gminy i Miasta nr 60/03 z dnia 9 września 2003 roku, w związku z czym zaistniały następujące uchybienia:
- osoby materialnie odpowiedzialne przed przystąpieniem do spisu nie złożyły oświadczeń, że wszystkie dowody przychodu i rozchodu inwentaryzowanych składników majątkowych zostały ujęte w ewidencji ilościowej i przekazane do księgowości – powyższe sprzeczne było z pkt III ppkt 10 instrukcji inwentaryzacyjnej,
- nie powołano zespołów spisowych do dokonania spisu z natury poszczególnych pól spisowych. Spisu z natury dokonywali członkowie komisji inwentaryzacyjnej. Konsekwencją braku powołania zespołów spisowych było niezachowanie trybu przeprowadzania inwentaryzacji przewidzianego wprowadzoną instrukcją, która wyraźnie rozgraniczała role komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych na poszczególnych etapach przeprowadzania inwentaryzacji, a w szczególności nakładała na przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej obowiązek kontroli przeprowadzonego spisu z natury (pkt III ppkt 31 instrukcji),
- spisu z natury środków pieniężnych dokonano na arkuszu spisu z natury, podczas gdy pkt III ppkt 18 instrukcji inwentaryzacyjnej przewidywał dokonanie tego spisu przy użyciu specjalnego protokołu, którego wzór stanowił załącznik nr 5 do ww. instrukcji.
3. Prowadzona ewidencja analityczna pozostałych środków trwałych (konto 013) będących w użytkowaniu Miejsko Gminnego Ośrodka Kultury, Bibliotek i Sportu w Pajęcznie nie zawierała w przypadku niektórych, ujętych w niej, przedmiotów majątkowych danych charakteryzujących (indywidualizujących) te składniki majątkowe (np. numerów fabrycznych), co uniemożliwiało weryfikację zapisów ewidencji. W trakcie kontroli stwierdzono ponadto, że w jednym przypadku (kolumny głośnikowe F-1520) sprzęt nie został ocechowany żadnym numerem (pozycją) umożliwiającym powiązanie z zapisami prowadzonej ewidencji analitycznej. Podczas inwentaryzacji składników majątkowych przeprowadzonej w 2003 roku w Miejsko Gminnym Ośrodku Kultury, Bibliotek i Sportu zapisów na arkuszach spisu z natury, w wielu przypadkach, dokonano z pominięciem numerów fabrycznych bądź innych danych (symbol, model) umożliwiających identyfikację wyposażenia oraz powiązanie poszczególnych pozycji z prowadzoną ewidencją analityczną. Powyższe spowodowało liczne utrudnienia przy dokonywaniu wyceny spisanych składników majątkowych. Kontrolujący ustalili, że pomimo braku większych różnic inwentaryzacyjnych stwierdzonych w wyniku przeprowadzonej inwentaryzacji wyposażenia Miejsko Gminnego Ośrodka Kultury, Bibliotek i Sportu (38,00 zł) miały miejsce przypadki, w których nazwy spisywanych przedmiotów ujęte przez zespół spisowy na arkuszach spisu z natury nie miały swoich odpowiedników w zapisach książki inwentarzowej (ewidencji analitycznej), a ich powiązania z zapisami analityki i wyceny dokonano w oparciu o dodatkowe ustne wyjaśnienia przewodniczącej komisji inwentaryzacyjnej.
Przekazując informacje o powyższych nieprawidłowościach stwierdzonych w toku kontroli proszę Pana Burmistrza podjęcie działań w celu ich usunięcia oraz zapobieżenia występowaniu w przyszłości. W związku z powyższym RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Zapewnić przestrzeganie ustalonych procedur kontroli finansowej.
2. Zlikwidować gospodarstwo pomocnicze powołane w 1994 roku przy Urzędzie Gminy i Miasta lub zapewnić jego funkcjonowanie zgodnie z unormowaniami zawartymi w art.20 ustawy o finansach publicznych.
3. Zapewnić wykonywanie obsługi bankowej przez bank wybrany przez Radę Miejską, stosownie do wymogu wynikającego z art.134 ust.1 ustawy o finansach publicznych.
4. Prawidłowo sporządzać sprawozdania Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego oraz Rb-PDP z wykonania podstawowych dochodów podatkowych gminy, w zakresie kwot dotyczących skutków finansowych udzielonych przez Gminę i Miasto ulg, odroczeń, umorzeń, zwolnień. Dokonać korekty wskazanych sprawozdań sporządzonych za 2002 i 2003 rok oraz przekazać poprawione sprawozdania RIO w Łodzi.
5. Podjąć czynności wyjaśniające wobec podatników o numerach 58 (spółka jawna) i 2268 (osoba fizyczna) celem wyjaśnienia wątpliwości dotyczących prawidłowości zadeklarowanych przez podatników przedmiotów i podstaw opodatkowania (zobacz uwagi w pierwszej części wystąpienia). W razie stwierdzenia, że podane przez podatników dane nie były zgodne ze stanem faktycznym podjąć czynności w celu ustalenia (określenia) prawidłowej wysokości zobowiązania podatkowego.
6. Zapewnić dokonywanie czynności sprawdzających, o których mowa w art.272 ustawy Ordynacja podatkowa.
7. Pobierać opłatę skarbową od podań składanych przez podatników ubiegających się o udzielenie ulg (zwolnień) w zakresie podatku rolnego, zgodnie z postanowieniami ustawy o opłacie skarbowej.
7. Okres zwolnienia w zakresie podatku rolnego z tytułu nabycia gruntów na powiększenie (utworzenie) gospodarstwa rolnego ustalać zgodnie z art.12 ust.3 ustawy o podatku rolnym, stosownie do którego okres zwolnienia wynosi 5 lat, licząc od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawarto umowę sprzedaży gruntów lub prawa wieczystego użytkowania, ustanowiono prawo wieczystego użytkowania gruntów. Zgodnie z art.13d ust.3 ww. ustawy - omawiane zwolnienie stosuje się od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym złożono wniosek.
8. Terminowo podejmować czynności windykacyjne wobec podatników zalegających z zapłatą podatków, w oparciu o przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 110, poz. 968 z późn. zm.) oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
9. Zapewnić by zarządzając pobór opłaty targowej w drodze inkasa Rada Miejska określiła termin płatności opłaty oraz wskazała inkasentów, zgodnie z art.19 pkt 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych.
10. Podjąć czynności w celu ustalenia należnej opłaty za zajęcie 17,55 m2 powierzchni chodnika na ul. Parkowej przez kawiarnię „Pod Ratuszem”, mimo braku zgody zarządcy drogi, zgodnie z art.40 ust.12 ustawy o drogach publicznych.
11. Przestrzegać przepisów rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich, w zakresie kwalifikacji wymaganych dla zajmowania danego stanowiska.
12. W toku wykonywania budżetu przestrzegać zasad gospodarki finansowej określonych w art.92 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym dokonywanie wydatków następuje w granicach kwot określonych w planie finansowym.
13. Przestrzegać art. 46 ust. 3. ustawy o samorządzie gminnym, zgodnie z którym jeżeli czynność prawna może spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata skarbnika gminy (głównego księgowego budżetu) lub osoby przez niego upoważnionej.
14. Przy zlecaniu zadań publicznych organizacjom pozarządowym wraz z udzieleniem dotacji na finansowanie (dofinansowanie) ich realizacji przestrzegać postanowień ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.
15. Zaprzestać dokonywania wypłat na rzecz sołtysów tytułem zwrotu abonamentu telefonicznego za użytkowanie ich telefonów prywatnych.
16. W zakresie pokrywania kosztów podróży służbowych przestrzegać przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.
17. Gospodarkę materiałową prowadzić zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa oraz uregulowaniami wewnętrznymi, w szczególności zapewniając prowadzenie szczegółowej ewidencji kupowanych przez Urząd Gminy i Miasta bądź inne jednostki organizacyjne Gminy i zużywanych w związku z realizowanymi zadaniami inwestycyjnymi.
18. Zapewnić nadzór przez odpowiednie służby Urzędu nad zużyciem nabywanych przez jednostkę materiałów na potrzeby inwestycji lub remontów oraz dokonywać rozliczeń zużytych materiałów.
19. Inwentaryzację rzeczowych składników majątkowych przeprowadzać zgodnie z zasadami określonymi w instrukcji inwentaryzacyjnej.
20. Prowadzić ewidencję szczegółową dla inwestycji drogowych, zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
21. Przy udzielaniu zamówień publicznych przestrzegać postanowień ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych.
22. Prowadzoną ewidencję analityczną pozostałych środków trwałych w użytkowaniu (konto 013) uzupełnić o dane charakteryzujących poszczególne składniki majątkowe (np. numery fabryczne, symbole, itp.) w celu umożliwienia ich identyfikacji. Sprawdzić kompletność ocechowania wyposażenia będącego na stanie Miejsko Gminnego Ośrodka Kultury, Bibliotek i Sportu oraz zapewnić dokonanie uzupełnień - w przypadku stwierdzenia braków bądź niezgodności z zapisami w prowadzonej ewidencji analitycznej.
23. Przeprowadzić ponowną inwentaryzację składników majątkowych w Miejsko Gminnym Ośrodku Kultury, Bibliotek i Sportu. Przy przeprowadzaniu spisu z natury należy uwzględnić cechy indywidualizujące poszczególne elementy wyposażenia celem późniejszego dokonania prawidłowej wyceny i rozliczenia inwentaryzacji.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art.9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych proszę Pana Burmistrza o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że stosownie do art.9 ust.4 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
- Przewodniczący Rady Miejskiej w Pajęcznie
- Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Miejskiej w Pajęcznie
- aa
Wystąpienie pokontrolne podpisał Prezes Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi dr Ryszard Paweł Krawczyk.
Łódź, dnia 6 stycznia 2005 r.
Pan
Dariusz Tokarski
Burmistrz Gminy i Miasta
Pajęczno
WK - 602/2/2005
Działając na podstawie art. 9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U nr 55, poz.577 z późn. zm.) informuję, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminie i Mieście Pajęczno. Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości i uchybienia wynikały, przede wszystkim, z nieznajomości przepisów, ich wadliwej interpretacji, niedostatecznego nadzoru ze strony kierownictwa oraz braku stosownych procedur wewnętrznej kontroli finansowej. Wykazane uchybienia i nieprawidłowości dotyczyły, w szczególności:W zakresie spraw organizacyjnych
Rada Miejska w Pajęcznie uchwałą nr 49/VI/94 z dnia 28 grudnia 1994 roku utworzyła z dniem 1 stycznia 1995 roku jednostkę organizacyjną Urzędu Gminy i Miasta Pajęczno o nazwie „Gospodarstwo Pomocnicze ds. Utrzymania Obiektów Mienia Komunalnego”. Podjęcie ww. uchwały przez Radę Miejską w Pajęcznie nastąpiło z naruszeniem obowiązujących w tym okresie przepisów prawnych - zgodnie, bowiem z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 8 maja 1991 roku w sprawie gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych (Dz. U. nr 42, poz. 185 z późn. zm.), kompetencja do utworzenia gospodarstwa pomocniczego należała do kierownika jednostki budżetowej (w przypadku, gdy koszty działalności pokrywane byłyby w pełni z dochodów własnych uzyskiwanych ze sprzedaży produkcji i usług) lub zarządu jednostki samorządu terytorialnego - na wniosek kierownika jednostki budżetowej (w przypadku, gdy dochody gospodarstwa nie w pełni pokrywałyby koszty jego działalności). Zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami zawartymi w art.20 ust.3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15 poz. 148 z późn. zm.) - gospodarstwo pomocnicze tworzy, przekształca w inną formę organizacyjno-prawną kierownik jednostki budżetowej, po uprzednim uzyskaniu zgody zarządu jednostki samorządu terytorialnego (zapis odnośnie zgody zarządu dotyczy powiatowych i wojewódzkich jednostek samorządowych). Jednocześnie, kontrolujący stwierdzili, że w uchwale Rady Miejskiej dotyczącej utworzenia gospodarstwa pomocniczego zawarto wzajemnie się wykluczające zapisy o jego finansowaniu. Z jednej strony wskazano, że jednostka będzie finansowana jako gospodarstwo pomocnicze, a z drugiej strony, że finansowanie odbywać się będzie ze środków specjalnych budżetu gminy (nie określono - z czego miałyby środki specjalne pochodzić). Zgodnie z przepisami ustawy o finansach publicznych - gospodarstwo pomocnicze powinno pokrywać koszty własnej działalności z uzyskiwanych przychodów własnych. Podstawą gospodarki finansowej gospodarstwa jest roczny plan finansowy obejmujący przychody, wydatki stanowiące koszty działalności, rachunek wyników, stan środków obrotowych oraz rozliczenia z budżetem. W wyniku czynności kontrolnych ustalono, że w latach 2002 – 2003 oraz w 2004 roku (do dnia zakończenia kontroli) obsługę finansowo – księgową gospodarstwa prowadziły służby finansowe Urzędu Gminy i Miasta w Pajęcznie. Gospodarstwo nie posiadało odrębnego rachunku bankowego, brak było ustalonego planu finansowego. Wobec powyższego należy stwierdzić, że funkcjonujące przy Urzędzie Gminy i Miasta w Pajęcznie gospodarstwo pomocnicze nie stanowiło jednostki organizacyjnej spełniającej wymogi określone w art.20 ustawy o finansach publicznych, działając faktycznie jako komórka organizacyjna Urzędu Gminy i Miasta, której wydatki (koszty zatrudnienia i inne) finansowane były bezpośrednio z budżetu Gminy.
W zakresie kontroli wewnętrznej
W latach 2002 – 2003 nie opracowano procedur kontroli w pełni spełniających wymogi określone w art.35a ustawy o finansach publicznych, w szczególności w zakresie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, udzielania zamówień publicznych oraz pobierania i gromadzenia środków publicznych. Do ustalenia, na piśmie, procedur kontroli finansowej w ww. zakresie zobowiązywał kierownika jednostki od dnia 1 stycznia 2002 roku art. 35a ust. 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 155 poz.1014 ze zm.). Zgodnie z powołanym przepisem - kontrola finansowa w jednostkach sektora finansów publicznych dotyczy procesów związanych z gromadzeniem oraz rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem. W ramach procedur kontroli należy zapewnić, między innymi, przeprowadzanie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków. Odpowiedzialność za ustalenie procedur kontroli finansowej ponosi Burmistrz Gminy i Miasta - zgodnie z art.28a ust.1 i art.35a ust.3 ustawy o finansach publicznych.
W 2004 roku Burmistrz Gminy i Miasta wprowadził do stosowania uregulowania wewnętrzne zawierające: procedury pobierania i gromadzenia środków publicznych (zarządzenie Burmistrza nr 63/2004 z dnia 24 sierpnia 2004 roku), procedury kontroli gospodarowania mieniem (zarządzenie Burmistrza nr 62/2004 z dnia 24 sierpnia 2004 roku), procedury dotyczące nadzoru w zakresie wydatkowania środków publicznych (zarządzenie nr 61/2004 z dnia 24 sierpnia 2004 roku).
W zakresie wyboru banku wykonującego obsługę bankową jednostki
Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na wybór banku do obsługi bankowej budżetu Gminy w 2002 roku Zarząd Miejski w Pajęcznie przeprowadził bez stosownego upoważnienia Rady Miejskiej w tym zakresie. Ustalono ponadto, że Burmistrz Gminy i Miasta Pajęczno nie przedłożył do zatwierdzenia wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego Radzie Miejskiej. Rada Miejska nie podjęła uchwały w sprawie wyboru banku do obsługi bankowej Gminy - na podstawie art.134 ustawy o finansach publicznych. Zgodnie z powołanym przepisem - bankową obsługę budżetu jednostki samorządu terytorialnego wykonuje bank wybrany przez organ stanowiący danej jednostki w trybie określonym w przepisach o zamówieniach publicznych. Formą wyrażenia woli przez organ stanowiący powinna być uchwała.
Umowa w sprawie świadczenia usług bankowych zawarta została w dniu 25 lutego 2003 roku. Oświadczenie woli w imieniu Gminy i Miasta złożył Pan Dariusz Tokarski - Burmistrz Gmina i Miasta.
W zakresie ewidencji księgowej i sprawozdawczości
Stwierdzono nieprawidłowe wykazanie w sprawozdaniach Rb 27S z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego oraz w sprawozdaniach Rb-PDP z wykonania podstawowych dochodów podatkowych gminy, sporządzonych na koniec roku, w latach 2002-2003, kwot dotyczących skutków finansowych udzielonych ulg, odroczeń, umorzeń, zwolnień. Zarówno w 2002 jak i w 2003 roku w ww. sprawozdaniach ujęto w skutkach udzielonych ulg kwoty obejmujące wszystkie odroczenia i rozłożenia na raty podatków wynikające z wydanych przez organ podatkowy decyzji, niezależnie od tego czy skutki finansowe tych decyzji rozciągały się na następny rok. Różnica pomiędzy sprawozdaniem, a dokumentacją źródłową wyniosła w 2002 roku - 259.232,10 zł, a w 2003 roku - 172.546,80 zł. Zgodnie z § 3 pkt 10 załącznika nr 2 (instrukcja sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego) do rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 24 poz. 279, z późn. zm.) - w kolumnie "Skutki udzielonych przez gminę: ulg, odroczeń, umorzeń..." sprawozdania Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego wykazuje się kwoty dotyczące skutków udzielonych przez gminę lub miasto na prawach powiatu za okres sprawozdawczy ulg, odroczeń, umorzeń, zwolnień w podatkach i opłatach, stanowiących dochód budżetu gminy (bez ulg i zwolnień ustawowych), a także skutki finansowe wynikające ze zwolnień i ulg w podatkach i opłatach wprowadzonych przepisami uchwał rad gmin lub miast na prawach powiatu, wydanymi na podstawie ustawowych upoważnień. Wykazywane w tej kolumnie skutki ulg powinny wynikać z decyzji właściwych organów gminy, w zakresie zarówno bieżących, jak i zaległych należności; wykazane kwoty powinny być zgodne z rejestrami przypisów i odpisów, z wyjątkiem decyzji o odroczeniu lub rozłożeniu płatności na raty. Odpowiedzialność za prawidłowe sporządzanie sprawozdań ponoszą Burmistrz Gminy i Miasta oraz Skarbnik Gminy i Miasta.
W zakresie realizacji dochodów z tytułu podatków lokalnych
1. Kontrolujący stwierdzili, że podatnik (spółka jawna, nr identyfikacyjny 58) wykazał w deklaracji podatkowej powierzchnię użytkową budynków związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej (1144 m2 ), ale nie wykazał w ogóle powierzchni gruntów związanych z budynkami. Organ podatkowy nie podjął wszelkich niezbędnych działań w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego, w szczególności przyczyn braku wykazania w złożonej deklaracji podatkowej powierzchni gruntów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. Zgodnie z art.272 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (Dz. U. nr 137, poz.926 z późn. zm.) - organ podatkowy pierwszej instancji zobowiązany jest do dokonywania czynności sprawdzających mających na celu, między innymi, stwierdzenie formalnej poprawności deklaracji oraz ustalenie stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami. Zgodnie z art.274 § 1 ww. ustawy - w razie stwierdzenia, że deklaracja zawiera błędy lub oczywiste omyłki bądź, że wypełniono ją niezgodnie z ustalonymi wymaganiami, organ podatkowy zwraca się do składającego deklarację o złożenie niezbędnych wyjaśnień oraz o skorygowanie deklaracji, wskazując przyczyny, z powodu których informacje zawarte w deklaracji podaje się w wątpliwość.
2. Podatnik nr 2268 złożył w 2004 roku informację w sprawie podatku od nieruchomości na 2004 rok, w której część budynku związanego z prowadzoną działalnością gospodarczą wykazał w pozycji budynki pozostałe, wskazując, że jest to piwnica w remoncie. W związku z powyższym należy wskazać, że zgodnie z art.1a ust.1 pkt 3 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 9, poz. 84 z późn. zm.) - grunty, budynki i budowle związane z prowadzeniem działalności gospodarczej to grunty, budynki i budowle będące w posiadaniu przedsiębiorcy lub innego podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą, z wyjątkiem budynków mieszkalnych oraz gruntów związanych z tymi budynkami, a także gruntów pod jeziorami i zajętych na zbiorniki wodne retencyjne lub elektrowni wodnych, chyba, że przedmiot opodatkowania nie jest i nie może być wykorzystywany do prowadzenia tej działalności ze względów technicznych. W omawianym stanie faktycznym organ podatkowy nie podjął czynności mających na celu wyjaśnienie czy przedmiotowa część budynku nie jest i nie może być wykorzystywana do prowadzenia działalności gospodarczej ze względów technicznych. Podkreślić należy, że zgodnie z przyjętą linią orzecznictwa sądu administracyjnego krótkotrwała niemożność wykorzystania przedmiotu opodatkowania do prowadzonej działalności gospodarczej (np. remont, działalność sezonowa) nie oznaczała, że przedmiot ten nie jest związany z prowadzeniem działalności gospodarczej, a tym bardziej, że nie jest w posiadaniu podmiotu prowadzącego taką działalność.
3. W kilku przypadkach stwierdzono nie pobranie przez organ podatkowy opłaty skarbowej od podań składanych przez podatników, na podstawie których wydawano decyzje w sprawie ulg podatkowych w zakresie podatku rolnego, co stanowiło naruszenie art.1 ust.1 pkt 1 lit."a" ustawy z dnia 9 września 2000 roku o opłacie skarbowej (Dz.U. nr 86 poz.960, z późn. zm.), zgodnie z którym opłacie skarbowej podlegają podania składane w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej.
4. Stwierdzono w 2002 roku przypadki nieprawidłowego określenia okresu zwolnienia z podatku rolnego z tytułu nabycia gruntów na utworzenie (powiększenie) gospodarstwa rolnego, z naruszeniem art. 12 ust. 2 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity Dz.U. z 1993 r., nr 94 poz.431 z późn. zm. - według stanu prawnego obowiązującego do dnia 31 grudnia 2002 roku), stosownie do którego - okres zwolnienia z tytułu nabycia gruntów na utworzenie lub powiększenie gospodarstwa rolnego (zwolnienie określone w art.12 ust.1 pkt 4 ww. ustawy) wynosi 5 lat, licząc od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawarto umowę sprzedaży gruntów lub prawa użytkowania wieczystego albo ustanowiono prawo użytkowania wieczystego gruntów. Od dnia 1 stycznia 2003 roku wprowadzono do ustawy art.13d ust.3, stosownie do którego - omawiane zwolnienie stosuje się od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym złożono wniosek.
5. Kontrolujący stwierdzili przypadki podejmowania czynności zmierzających do wyegzekwowania zaległych zobowiązań podatkowych z opóźnieniem, czym naruszono przepisy zawarte w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137, poz.1541 z późn. zm.). Unormowania zawarte w powołanym rozporządzeniu zobowiązywały wierzyciela do systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązania pieniężnego. W przypadku, gdy należność nie została zapłacona w terminie określonym w decyzji, albo wynikającym z przepisów prawa – wierzyciel winien wysłać do zobowiązanego upomnienie, z zagrożeniem wszczęcia egzekucji po upływie 7 dni od dnia doręczenia upomnienia. Po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu wierzyciel winien niezwłocznie wystawić tytuł wykonawczy i przesłać do Naczelnika Urzędu Skarbowego.
6. Rada Miejska w Pajęcznie nie określiła w uchwale nr 215/XXIII/2001 z dnia 12 czerwca 2001 roku w sprawie ustalenia stawek opłaty targowej oraz w uchwale nr 20/IV/2002 z dnia 30 grudnia 2002 roku w sprawie zmian stawek opłaty targowej terminu płatności opłaty targowej oraz nie wskazała podmiotów będących inkasentami opłaty targowej, pomimo zarządzenia poboru opłaty w drodze inkasa. Kwestii tych nie uregulowano także w innej, odrębnej uchwale Rady Miejskiej. Termin płatności opłaty targowej winna wskazać rada gminy w uchwale, jako organ zobowiązany do tego na podstawie art. 19 pkt 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, zgodnie z którym rada gminy, w drodze uchwały, określa zasady ustalania i poboru oraz terminy płatności i wysokość stawek opłat określonych w ustawie (tj. opłaty targowej, miejscowej, administracyjnej). W przypadku zarządzenia poboru opłaty targowej w drodze inkasa rada gminy winna określić w uchwale ponadto inkasentów opłaty (ewentualnie ich wynagrodzenie).
Odpowiedzialność za stwierdzone nieprawidłowości w zakresie realizacji dochodów z tytułu podatków lokalnych ponosi Burmistrz Gminy i Miasta działający jako organ podatkowy (art.13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa).
W zakresie dochodów z tytułu zajęcia pasa drogowego
1. Dochody uzyskane z opłat za zajęcie pasa drogowego w 2002 roku przekazane zostały na rachunek bankowy dochodów Gminy i ujęte w dziale 750 rozdział 75023 § 069 klasyfikacji budżetowej. Środki pieniężne nie zostały przekazane na odrębny rachunek bankowy środka specjalnego zarządu drogi, co stanowiło naruszenie art.40a ust.1 ustawy z dnia 21 marca 1985 roku o drogach publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2004 r., nr 204, poz.2086 z późn. zm.). Z dniem 1 stycznia 2005 roku na mocy noweli wprowadzonej do ustawy o drogach publicznych ustawą z dnia 25 listopada 2004 roku o zmianie ustawy o finansach publicznych oraz o zmianie niektórych ustaw - opłaty za zajęcie pasa drogi powinny być przekazywane do budżetu jednostki samorządu terytorialnego.
2. Kontrolujący stwierdzili, że w dniach 26 sierpnia 2004 roku do 13 października 2004 roku nastąpiło zajęcie chodnika na ul. Parkowej przez kawiarnię „Pod Ratuszem” (parasole, stoliki), mimo braku uzyskania przez zajmującego stosownego zezwolenia. Na wniosek kontrolujących Pan Jan Marchewka - inspektor Urzędu Gminy i Miasta dokonał obmiaru zajętej powierzchni chodnika ustalając powierzchnie na 17,55 m2. Ulica Parkowa jest własnością Gminy. Zajęcie ulicy trwało nie mniej niż 48 dni. Dzienna stawka - zgodnie z uchwałą nr 140/XVII/04 Rady Miejskiej w Pajęcznie z dnia 30 czerwca 2004 roku w sprawie wysokości stawek opłat za zajęcie pasa drogowego oraz umieszczanie urządzeń infrastruktury technicznej i obiektów budowlanych nie związanych z potrzebami zarządzania drogami lub potrzebami ruchu drogowego oraz reklam - wynosi 1,00 zł za 1 m2. Należna opłata za zajęcie chodnika winna wynosić więc 842,40 zł (17,55 m2 x 48 dni x 1,00 zł). Powyższe zajęcie ulicy nastąpiło bez zgody zarządcy drogi. Zgodnie z art.40 ust.12 ustawy o drogach publicznych - za zajęcie pasa drogi bez zezwolenia zarządca drogi wymierza w drodze decyzji administracyjnej karę pieniężną w wysokości 10-krotności ustalonej opłaty.
W zakresie realizacji wydatków budżetowych
1. W przypadku Zastępcy Burmistrza Pana Henryka Mszycy, powołanego zarządzeniem Burmistrza Gminy i Miasta Pajęczno nr 1/02 z dnia 20 listopada 2002 roku stwierdzono brak wymagań kwalifikacyjnych wymaganych dla tego stanowiska. Zgodnie z przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 61, poz.707 z późn. zm.) po zmianie dokonanej rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 3 grudnia 2002 roku (Dz. U. nr 210 poz. 1784), którego przepisy miały zastosowanie od dnia 27 października 2002 roku, na stanowisku zastępcy burmistrza (wójta) obowiązywały wymagania kwalifikacyjne w postaci wyższego wykształcenia oraz sześcioletniego stażu pracy (załącznik nr 3 do ww. rozporządzenia tabela nr 1).
Od dnia 1 stycznia 2003 roku kwestie dotyczące wymagań kwalifikacyjnych dla pracowników samorządowych reguluje rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 33, poz. 264). Przepisy ww. rozporządzenia przewidują dla stanowiska zastępcy burmistrza (wójta) identyczne wymagania kwalifikacyjne jak w przypadku obowiązującego wcześniej rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 roku.
2. W wyniku kontroli stwierdzono, że zlecenie przez Gminę i Miasto Pajęczno zadań oraz udzielenie dotacji na rzecz stowarzyszeń kultury fizycznej, w latach 2002–2003, nastąpiło bez uprzedniego ogłoszenia o możliwości składania wniosków przez ww. podmioty na dofinansowanie zadań o charakterze publicznym mieszczących się w zakresie działania Gminy. Powyższym działaniem naruszono tryb postępowania o udzielenie dotacji określony w uchwale Rady Miejskiej nr 172/XX/2000 z dnia 29 grudnia 2000 roku w sprawie trybu postępowania w sprawie udzielania dotacji z budżetu gminy, sposobu jej rozliczenia oraz sposobu kontroli wykonywania zadania zleconego, obowiązującej w ww. latach. Zgodnie z § 2 pkt 2 uchwały nr 172/XX/2000 Zarząd Miejski (od kadencji samorządu 2002-2006 Burmistrz) o zamiarze zlecenia zadań i udzieleniu dotacji winien poinformować w Gazetce Samorządowej „Nasze Pajęczno” oraz na tablicy ogłoszeń w Urzędzie Miejskim, podając jednocześnie wszystkie informacje niezbędne do udzielenia dotacji. Powyższym postępowaniem naruszono, ponadto, art. 92 pkt 5 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych, zgodnie z którym zlecanie zadań powinno następować w odniesieniu do podmiotów nie działających w celu osiągnięcia zysku w trybie jawnego wyboru najkorzystniejszej oferty w rozumieniu ustawy o zamówieniach publicznych.
Od dnia 1 stycznia 2004 roku powierzenie wykonywania zadań publicznych, między innymi, w zakresie upowszechniania kultury fizycznej i sportu oraz ochrony zdrowia, wraz z udzieleniem dotacji na finansowanie (dofinansowanie) ich realizacji, na rzecz organizacji pozarządowych następuje w trybie i na zasadach przewidzianych w ustawie z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. nr 96 poz. 873). Zgodnie z art. 13 ww. ustawy - organ administracji publicznej w celu zlecenia realizacji zadania publicznego ogłasza otwarty konkurs ofert co najmniej z trzydziestodniowym wyprzedzeniem. Ogłoszenie zamieszcza się, w zależności od rodzaju zadania, w dzienniku o zasięgu ogólnopolskim lub lokalnym oraz Biuletynie Informacji Publicznej, a także w siedzibie organu administracji publicznej w miejscu przeznaczonym na zamieszczanie ogłoszeń. Ogłoszenie może także nastąpić w inny sposób zapewniający dostęp podmiotów zainteresowanych do informacji, w szczególności poprzez wykorzystanie sieci teleinformatycznej.
3. W 2003 roku Gmina i Miasto Pajęczno udzieliła dotacji na realizację zadań powierzonych na podstawie umowy jednostkom nie zaliczonym do sektora finansów publicznych pomimo braku uchwały Rady Miejskiej odnośnie udzielenia ww. dotacji. Udzielenie dotacji z budżetu przy braku takiej uchwały stanowiło naruszenie trybu postępowania w sprawie udzielania dotacji z budżetu gminy określonego ww. uchwałą Rady Miejskiej nr 172/XX/2000 z dnia 29 grudnia 2000 roku, zgodnie, bowiem z jej postanowieniami (§ 4) uchwałę w sprawie udzielenia dotacji podjąć powinna Rada Miejska na wniosek organu wykonawczego.
4. Aneks nr 1 z dnia 12 grudnia 2003 roku do umowy nr IV-4123/10/03 z dnia 25 kwietnia 2003 roku zawartej z Ludowym Klubem Sportowym „Płomień”, zwiększający o 2.000 zł kwotę przyznanej temu klubowi dotacji na realizację „procesu krzewienia kultury fizycznej wśród dzieci młodzieży i dorosłych na terenie działania klubu w zakresie piłki nożnej”, nie został kontrasygnowany przez Skarbnika Gminy i Miasta, co stanowiło naruszenie art.46 ust.3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz.1591 z późn. zm.). Zgodnie z ww. przepisem do skuteczności czynności prawnej mogącej spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych potrzebna jest kontrasygnata skarbnika gminy lub osoby przez niego upoważnionej.
5. Stwierdzono przekroczenie granic planowanych wydatków, na etapie wykonywania budżetu Gminy, w rozdziale 85154 § 2830 o kwotę 2.000,00 zł, w okresie od dnia 17 grudnia 2003 roku do dnia 30 grudnia 2003 roku. Przekroczenie planowanych wydatków na etapie realizacji budżetu stanowiło naruszenie art.92 pkt 3 ustawy o finansach publicznych. Zgodnie z powołanym przepisem - dokonywanie wydatków winno następować w granicach kwot określonych w planie finansowym, z uwzględnieniem prawidłowo dokonanych przeniesień. Odpowiedzialność za dokonywanie wydatków ponad zaplanowane granice ponosi Burmistrz Gminy i Miasta.
6. Stwierdzono, że Uczniowski Klub Sportowy „Tandem” nie dotrzymał terminu rozliczenia oraz zwrotu niewykorzystanej kwoty dotacji otrzymanej z budżetu Gminy i Miasta Pajęczno. Zgodnie z zawartymi umowami (umowa nr umowa nr IV-4123/11/03 z dnia 25 kwietnia 2003 roku przyznająca dotację w kwocie 650,00 zł z działu 926 rozdziału 90265, umowa nr IV-4123/03/03 z dnia 25 kwietnia 2003 roku przyznająca dotację w kwocie 15.000,00 zł z działu 851 rozdziału 85154) rozliczenie dotacji winno nastąpić do dnia 10 stycznia 2004 roku, a zwrot niewykorzystanej kwoty dotacji w terminie 7 dni od daty rozliczenia. Tymczasem Klub „Tandem” rozliczenie wykorzystania dotacji złożył w dniu 12 lutego 2004 roku, a zwrotu niewykorzystanej części dotacji w kwocie 6.569,80 zł dokonał 15 kwietnia 2004 roku. Kontrolowana jednostka (w jej imieniu Burmistrz Gminy i Miasta) nie podejmowała działań w celu wcześniejszego wyegzekwowania zwrotu kwoty niewykorzystanej dotacji.
7. Rada Miejska w Pajęcznie nie podjęła uchwały odnośnie zasad wypłaty diet oraz zwrotu kosztów podróży służbowej dla przewodniczących organów wykonawczych jednostek pomocniczych (sołtysów). Kontrolujący stwierdzili jednakże, że w latach 2002-2003 dokonywano wypłat pieniężnych dla sołtysów. Z dokumentów przedstawionych podczas kontroli wynikało, że wypłat dokonywano kwartalnie tytułem zwrotu miesięcznego abonamentu telefonicznego opłaconego przez sołtysów za użytkowanie prywatnych telefonów stacjonarnych. W 2002 roku wypłacono sołtysom łącznie kwotę 10.302,60,00 zł, w 2003 roku 10.810,80 zł. W świetle obowiązujących przepisów prawa brak było upoważnienia do ponoszenia wskazanych wydatków. Sołtys, jako przewodniczący organu wykonawczego jednostki pomocniczej, może otrzymywać diety oraz zwrot kosztów podróży służbowych, w oparciu o uchwałę rady gminy podjętą na podstawie art.37b ustawy o samorządzie gminnym. Zgodnie z powołanym przepisem - rada gminy może ustanowić zasady, na jakich przewodniczącemu organu wykonawczego jednostki pomocniczej będzie przysługiwała dieta oraz zwrot kosztów podróży służbowych.
8. W przypadku trzech poleceń wyjazdu służbowego wystawionych dla Burmistrza Gminy i Miasta Pajęczno jako zlecający wyjazd podpis złożył Pan Henryk Mszyca - Zastępca Burmistrza. Stanowiło to naruszenie § 2 i § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 236 poz.1990) w związku z art.4 ust.1 ustawy z dnia 22 marca 1990 roku o pracownikach samorządowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz.1593 z późn. zm.). Zgodnie bowiem z § 2 i 3 ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku - miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży oraz termin określa pracodawca. Natomiast art.4 ust.1 ustawy o pracownikach samorządowych wskazuje, że czynności w sprawach z zakresu prawa pracy wobec wójta gminy dokonuje organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego lub jego przewodniczący, w zakresie określonym w odrębnej uchwale organu stanowiącego (z wyłączeniem ustalenia wynagrodzenia).
W zakresie wydatków inwestycyjnych i stosowania przepisów dotyczących udzielania zamówień publicznych
1. Gmina i Miasto Pajęczno zawierała przy realizacji inwestycji budowy Klubu Strażaka w Pajęczynie w 2001 roku umowy na roboty budowlano-montażowe z wykonawcami, których wybierano w trybie zapytania o cenę. Były to następujące umowy:
- umowa o dzieło zawarta w dniu 3 grudnia 2001 roku pomiędzy Zarządem Gminy i Miasta w Pajęcznie a Zakładem Blacharsko–Ślusarskim Jerzego Kowalczyka na wymurowanie dwóch kominów, wymurowanie ścian poddasza, wykonanie więźby dachowej, wykonanie pokrycia dachu za kwotę za kwotę 12.200 zł,
- umowa zlecenie zawarta w dniu 2 maja 2001 roku pomiędzy Zarządem Gminy i Miasta w Pajęcznie a Przedsiębiorstwem Budowlano–Ślusarskim Pana Henryka Chudego na dokończenie szalunku piwnic, wykonanie szalunku schodów, wykonanie zbrojenia I kondygnacji schodów za kwotę 2.700 zł,
- umowa o dzieło zawarta w dniu 20 października 2001 roku pomiędzy Zarządem Gminy i Miasta w Pajęcznie a Zakładem Murarskim „ROW-BUD” reprezentowanym przez Pana Henryka Chudego – na wykonanie wieńca zbrojeniowego stropu, wykonanie ocieplenia (płyta styropianowa) za kwotę 3.300 zł.
Udzielając zamówień publicznych na roboty budowlane wykonywane w związku z realizacją ww. zadania inwestycyjnego w trybie zapytania o cenę zamawiający naruszył art. 67 w zw. z art. 14 ust. 2 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 z późn. zm.), zgodnie z którymi w trybie innym niż przetarg nieograniczony można było udzielić zamówienia publicznego wyłącznie w okolicznościach określonych w ustawie o zamówieniach publicznych. Zapytanie o cenę mogło być stosowane, gdy przedmiotem zamówienia były dostawy rzeczy lub usługi powszechnie dostępne o ustalonych standardach jakościowych. W trybie tym nie można było udzielać zamówień na roboty budowlane. Wyżej wymienione i ujęte w umowach prace były w rozumieniu art. 3 pkt 7 ustawy z dnia 7 lipca 1994 roku Prawo budowlane (Dz. U. nr 89, poz. 414 z późn. zm.) robotami budowlanymi. Zamówień z naruszeniem trybu udzielili Pan Andrzej Banaszkiewicz - Burmistrz Gminy i Miasta oraz Pan Bogdan Górecki - Zastępca Burmistrza.
Od dnia 2 marca 2004 roku kwestie dotyczące udzielania zamówień publicznych reguluje ustawa z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz. 177 z późn. zm.). Podobnie jak w minionym stanie prawnym w trybie zapytania o cenę nie można udzielić zamówienia na roboty budowlane.
2. Nie była prowadzona ewidencja szczegółowa dla inwestycji dotyczącej przebudowa ulicy Żywicznej, Wschodniej i Zachodniej, co stanowiło naruszenie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153, poz. 1752) – załącznik nr 2 komentarz do konta 080 – inwestycje (środki trwałe w budowie). Zgodnie z ww. rozporządzeniem ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 080 powinna zapewnić co najmniej wyodrębnienie kosztów inwestycji według poszczególnych rodzajów efektów inwestycyjnych oraz skalkulowanie ceny nabycia lub kosztu wytworzenia poszczególnych obiektów środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.
3. Stwierdzono, że gospodarka magazynowa przy realizacji zadań inwestycyjnych dotyczących modernizacji stadionu sportowego "Zawisza", adaptacji garażu na szalet miejski, budowy Klubu Strażaka w Pajęcznie prowadzona była niezgodnie z wewnętrznymi unormowaniami w tym zakresie. Zgodnie z zakładowym planem kont i instrukcją w sprawie obiegu dowodów księgowych w Urzędzie Gminy i Miasta w Pajęcznie i w jednostkach organizacyjnych gminy – stanowiącymi załączniki nr 3 i 4 do zarządzenia nr I-0152/17/2002 Burmistrza Gminy i Miasta z dnia 8 listopada 2002 roku w sprawie organizacji i przyjętych zasad rachunkowości - zakup większej partii materiałów i materiałów inwestycyjnych winien podlegać ewidencjonowaniu w kartach magazynowych ilościowo – wartościowych, prowadzonych według cen zakupu. Z instrukcji (rozdział VIII „Gospodarka magazynowa”) wynikało ponadto, że zakupione materiały składowane powinny być w magazynie, a materialnie odpowiada za nie magazynier lub pełniący funkcję magazyniera pracownik wyznaczony przez kierownika jednostki. Wydawanie materiałów z magazynu winno następować na podstawie ściśle oznaczonych dokumentów (blok zamówień), podpisanych przez kierowników komórek organizacyjnych, a odbiór materiałów kwitowany powinien być przez odbiorcę na wszystkich egzemplarzach druku Magazyn wyda. Magazynier zobowiązany był - zgodnie z instrukcją - do prowadzenia przychodu i rozchodu materiałów ilościowo-wartościowo w książce materiałowej lub na kartotekach i uzgadniania prowadzonej przez siebie ewidencji z ewidencją materiałów prowadzoną przez księgowość. W kontrolowanej jednostce brak było magazynu, a zatem nie prowadzono - jak przewidywała instrukcja - ewidencji magazynowej. Zakupione materiały przeznaczane były do bezpośredniego zużycia i księgowane były bezpośrednio w koszty. W przypadku realizacji inwestycji dotyczących modernizacji stadionu sportowego "Zawisza” oraz budowy Klubu Strażaka w Pajęcznie, w latach 2000 - 2002, stwierdzono brak kontroli i nadzoru nad zużyciem materiałów oraz brak rozliczeń zużytych materiałów. W odniesieniu do prac związanych z modernizacją stadionu kontrolujący ustalili, między innymi, że w dwóch przypadkach poniesione z budżetu wydatki nie zostały udokumentowane fakturami. Wydatki na zakup cementu, na łączną kwotę 7.635,01 zł, poniesione zostały na podstawie not obciążeniowych wystawionych przez Ludowy Klub Sportowy "Zawisza" (noty z dnia 19 lipca 2002 roku i z dnia 8 października 2002 roku). Kontrolującym nie przedłożono dokumentów potwierdzających zużycie materiałów.
Wszystkie ww. zadania inwestycyjne realizowane były bez nadzoru uprawnionego inspektora nadzoru (w przypadku inwestycji dotyczącej budowy Klubu Strażaka w Pajęcznie uwaga ta dotyczy lat 2000–2002).
4. W odniesieniu do udzielonego zamówienia publicznego dotyczącego przebudowy ulicy Żywicznej, Wschodniej i Zachodniej kontrolujący stwierdzili, że:
- zamawiający nie przesłał do publikacji w Biuletynie Zamówień Publicznych, niezwłocznie po zawarciu umowy, ogłoszenia o wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego co stanowiło naruszenie art. 14d ust. 1 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych,
- zamawiający nie przekazał Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji informacji cenowych z postępowania oraz kopii oferty najkorzystniejszej. Wymóg taki wynikał z art. 25 ust.4 ustawy o zamówieniach publicznych oraz § 1 ust. 1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 23 marca 1998 roku w sprawie szczegółowego zakresu i trybu przekazywania informacji cenowych z postępowania o zamówienie publiczne na roboty budowlane oraz kopii oferty najkorzystniejszej (Dz. U. nr 43, poz.260).
5. W odniesieniu do zadania dotyczącego przebudowy ulicy Grunwaldzkiej na odcinku od ulicy Sienkiewicza do 17 Stycznia stwierdzono, że jego realizacja przewidziana została w aneksie do umowy zawartej z Przedsiębiorstwem Robót Drogowo–Inżynieryjnych „TRANS-DRÓG” Pajęczno (umowa z dnia 3 października 2002 roku), wykonawcą zadania dotyczącego przebudowy ulicy Żywicznej, Wschodniej i Zachodniej. W odniesieniu do wskazanego rozszerzenia zakresu prac stwierdzono, że nastąpiło to bez zachowania procedur przewidzianych w przepisach ustawy o zamówieniach publicznych. W szczególności, zamawiający nie posiadał dokumentacji opisującej przedmiot zamówienia na roboty budowlane, jak również kosztorysu inwestorskiego. Z dostarczonego kontrolującym szkicu sytuacyjnego wynikało, że przebudowa ulicy Grunwaldzkiej polegała na wykonaniu zmiany nawierzchni z trylinki po robotach kanalizacyjnych na nawierzchnię asfaltową (wyrównanie + warstwa ścieralna). Kontrolujący stwierdzili ponadto, że w związku z omawianymi robotami w ulicy Grunwaldzkiej zamawiający poniósł wyłącznie koszty materiałów (37.269,96 zł brutto). Ustalono także, że zadanie zrealizowano bez uzyskania pozwolenia na budowę, które w wówczas obowiązującym stanie prawnym wymagane było również w sytuacji przebudowy drogi (modernizacji). Obecnie remont i przebudowa drogi wymaga dokonania zgłoszenia właściwemu organowi architektoniczno - budowlanemu.
W zakresie gospodarki kasowej i gospodarki składnikami majątkowymi Gminy
1. Stwierdzono w kilku przypadkach, że raporty kasowe nie posiadały podpisu Skarbnika Gminy lub osoby przez niego upoważnionej pod klauzulą „sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym”. Obowiązek dokonywania kontroli wewnętrznej operacji gospodarczych przez głównego księgowego wynikał z przepisu art.35 ust.1 ustawy o finansach publicznych. Obowiązek ten nakładał, ponadto, na Skarbnika Gminy i Miasta § 22 instrukcji w sprawie obiegu dowodów księgowych w Urzędzie Gminy i Miasta w Pajęcznie i jednostkach organizacyjnych gminy (załącznik nr 4 do zarządzenia Burmistrza nr I-0152/17/2002 z dnia 8 listopada 2002 roku), zgodnie z treścią którego, prawidłowość sporządzania raportów kasowych winien sprawdzać Główny Księgowy lub osoba przez niego upoważniona.
2. Przy przeprowadzaniu inwentaryzacji składników majątkowych na dzień 31 grudnia 2003 roku nie przestrzegano postanowień instrukcji inwentaryzacyjnej wprowadzonej zarządzeniem Burmistrza Gminy i Miasta nr 60/03 z dnia 9 września 2003 roku, w związku z czym zaistniały następujące uchybienia:
- osoby materialnie odpowiedzialne przed przystąpieniem do spisu nie złożyły oświadczeń, że wszystkie dowody przychodu i rozchodu inwentaryzowanych składników majątkowych zostały ujęte w ewidencji ilościowej i przekazane do księgowości – powyższe sprzeczne było z pkt III ppkt 10 instrukcji inwentaryzacyjnej,
- nie powołano zespołów spisowych do dokonania spisu z natury poszczególnych pól spisowych. Spisu z natury dokonywali członkowie komisji inwentaryzacyjnej. Konsekwencją braku powołania zespołów spisowych było niezachowanie trybu przeprowadzania inwentaryzacji przewidzianego wprowadzoną instrukcją, która wyraźnie rozgraniczała role komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych na poszczególnych etapach przeprowadzania inwentaryzacji, a w szczególności nakładała na przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej obowiązek kontroli przeprowadzonego spisu z natury (pkt III ppkt 31 instrukcji),
- spisu z natury środków pieniężnych dokonano na arkuszu spisu z natury, podczas gdy pkt III ppkt 18 instrukcji inwentaryzacyjnej przewidywał dokonanie tego spisu przy użyciu specjalnego protokołu, którego wzór stanowił załącznik nr 5 do ww. instrukcji.
3. Prowadzona ewidencja analityczna pozostałych środków trwałych (konto 013) będących w użytkowaniu Miejsko Gminnego Ośrodka Kultury, Bibliotek i Sportu w Pajęcznie nie zawierała w przypadku niektórych, ujętych w niej, przedmiotów majątkowych danych charakteryzujących (indywidualizujących) te składniki majątkowe (np. numerów fabrycznych), co uniemożliwiało weryfikację zapisów ewidencji. W trakcie kontroli stwierdzono ponadto, że w jednym przypadku (kolumny głośnikowe F-1520) sprzęt nie został ocechowany żadnym numerem (pozycją) umożliwiającym powiązanie z zapisami prowadzonej ewidencji analitycznej. Podczas inwentaryzacji składników majątkowych przeprowadzonej w 2003 roku w Miejsko Gminnym Ośrodku Kultury, Bibliotek i Sportu zapisów na arkuszach spisu z natury, w wielu przypadkach, dokonano z pominięciem numerów fabrycznych bądź innych danych (symbol, model) umożliwiających identyfikację wyposażenia oraz powiązanie poszczególnych pozycji z prowadzoną ewidencją analityczną. Powyższe spowodowało liczne utrudnienia przy dokonywaniu wyceny spisanych składników majątkowych. Kontrolujący ustalili, że pomimo braku większych różnic inwentaryzacyjnych stwierdzonych w wyniku przeprowadzonej inwentaryzacji wyposażenia Miejsko Gminnego Ośrodka Kultury, Bibliotek i Sportu (38,00 zł) miały miejsce przypadki, w których nazwy spisywanych przedmiotów ujęte przez zespół spisowy na arkuszach spisu z natury nie miały swoich odpowiedników w zapisach książki inwentarzowej (ewidencji analitycznej), a ich powiązania z zapisami analityki i wyceny dokonano w oparciu o dodatkowe ustne wyjaśnienia przewodniczącej komisji inwentaryzacyjnej.
Przekazując informacje o powyższych nieprawidłowościach stwierdzonych w toku kontroli proszę Pana Burmistrza podjęcie działań w celu ich usunięcia oraz zapobieżenia występowaniu w przyszłości. W związku z powyższym RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Zapewnić przestrzeganie ustalonych procedur kontroli finansowej.
2. Zlikwidować gospodarstwo pomocnicze powołane w 1994 roku przy Urzędzie Gminy i Miasta lub zapewnić jego funkcjonowanie zgodnie z unormowaniami zawartymi w art.20 ustawy o finansach publicznych.
3. Zapewnić wykonywanie obsługi bankowej przez bank wybrany przez Radę Miejską, stosownie do wymogu wynikającego z art.134 ust.1 ustawy o finansach publicznych.
4. Prawidłowo sporządzać sprawozdania Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego oraz Rb-PDP z wykonania podstawowych dochodów podatkowych gminy, w zakresie kwot dotyczących skutków finansowych udzielonych przez Gminę i Miasto ulg, odroczeń, umorzeń, zwolnień. Dokonać korekty wskazanych sprawozdań sporządzonych za 2002 i 2003 rok oraz przekazać poprawione sprawozdania RIO w Łodzi.
5. Podjąć czynności wyjaśniające wobec podatników o numerach 58 (spółka jawna) i 2268 (osoba fizyczna) celem wyjaśnienia wątpliwości dotyczących prawidłowości zadeklarowanych przez podatników przedmiotów i podstaw opodatkowania (zobacz uwagi w pierwszej części wystąpienia). W razie stwierdzenia, że podane przez podatników dane nie były zgodne ze stanem faktycznym podjąć czynności w celu ustalenia (określenia) prawidłowej wysokości zobowiązania podatkowego.
6. Zapewnić dokonywanie czynności sprawdzających, o których mowa w art.272 ustawy Ordynacja podatkowa.
7. Pobierać opłatę skarbową od podań składanych przez podatników ubiegających się o udzielenie ulg (zwolnień) w zakresie podatku rolnego, zgodnie z postanowieniami ustawy o opłacie skarbowej.
7. Okres zwolnienia w zakresie podatku rolnego z tytułu nabycia gruntów na powiększenie (utworzenie) gospodarstwa rolnego ustalać zgodnie z art.12 ust.3 ustawy o podatku rolnym, stosownie do którego okres zwolnienia wynosi 5 lat, licząc od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawarto umowę sprzedaży gruntów lub prawa wieczystego użytkowania, ustanowiono prawo wieczystego użytkowania gruntów. Zgodnie z art.13d ust.3 ww. ustawy - omawiane zwolnienie stosuje się od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym złożono wniosek.
8. Terminowo podejmować czynności windykacyjne wobec podatników zalegających z zapłatą podatków, w oparciu o przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 110, poz. 968 z późn. zm.) oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
9. Zapewnić by zarządzając pobór opłaty targowej w drodze inkasa Rada Miejska określiła termin płatności opłaty oraz wskazała inkasentów, zgodnie z art.19 pkt 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych.
10. Podjąć czynności w celu ustalenia należnej opłaty za zajęcie 17,55 m2 powierzchni chodnika na ul. Parkowej przez kawiarnię „Pod Ratuszem”, mimo braku zgody zarządcy drogi, zgodnie z art.40 ust.12 ustawy o drogach publicznych.
11. Przestrzegać przepisów rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich, w zakresie kwalifikacji wymaganych dla zajmowania danego stanowiska.
12. W toku wykonywania budżetu przestrzegać zasad gospodarki finansowej określonych w art.92 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym dokonywanie wydatków następuje w granicach kwot określonych w planie finansowym.
13. Przestrzegać art. 46 ust. 3. ustawy o samorządzie gminnym, zgodnie z którym jeżeli czynność prawna może spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata skarbnika gminy (głównego księgowego budżetu) lub osoby przez niego upoważnionej.
14. Przy zlecaniu zadań publicznych organizacjom pozarządowym wraz z udzieleniem dotacji na finansowanie (dofinansowanie) ich realizacji przestrzegać postanowień ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.
15. Zaprzestać dokonywania wypłat na rzecz sołtysów tytułem zwrotu abonamentu telefonicznego za użytkowanie ich telefonów prywatnych.
16. W zakresie pokrywania kosztów podróży służbowych przestrzegać przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.
17. Gospodarkę materiałową prowadzić zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa oraz uregulowaniami wewnętrznymi, w szczególności zapewniając prowadzenie szczegółowej ewidencji kupowanych przez Urząd Gminy i Miasta bądź inne jednostki organizacyjne Gminy i zużywanych w związku z realizowanymi zadaniami inwestycyjnymi.
18. Zapewnić nadzór przez odpowiednie służby Urzędu nad zużyciem nabywanych przez jednostkę materiałów na potrzeby inwestycji lub remontów oraz dokonywać rozliczeń zużytych materiałów.
19. Inwentaryzację rzeczowych składników majątkowych przeprowadzać zgodnie z zasadami określonymi w instrukcji inwentaryzacyjnej.
20. Prowadzić ewidencję szczegółową dla inwestycji drogowych, zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
21. Przy udzielaniu zamówień publicznych przestrzegać postanowień ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych.
22. Prowadzoną ewidencję analityczną pozostałych środków trwałych w użytkowaniu (konto 013) uzupełnić o dane charakteryzujących poszczególne składniki majątkowe (np. numery fabryczne, symbole, itp.) w celu umożliwienia ich identyfikacji. Sprawdzić kompletność ocechowania wyposażenia będącego na stanie Miejsko Gminnego Ośrodka Kultury, Bibliotek i Sportu oraz zapewnić dokonanie uzupełnień - w przypadku stwierdzenia braków bądź niezgodności z zapisami w prowadzonej ewidencji analitycznej.
23. Przeprowadzić ponowną inwentaryzację składników majątkowych w Miejsko Gminnym Ośrodku Kultury, Bibliotek i Sportu. Przy przeprowadzaniu spisu z natury należy uwzględnić cechy indywidualizujące poszczególne elementy wyposażenia celem późniejszego dokonania prawidłowej wyceny i rozliczenia inwentaryzacji.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art.9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych proszę Pana Burmistrza o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że stosownie do art.9 ust.4 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
- Przewodniczący Rady Miejskiej w Pajęcznie
- Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Miejskiej w Pajęcznie
- aa
Wystąpienie pokontrolne podpisał Prezes Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi dr Ryszard Paweł Krawczyk.