Gm. Białaczów - Kontrola kompleksowa przeprowadzona przez RIO w Łodzi, zakończona w 2005 roku
XMLTreść
Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi Gminie Białaczów po zakończeniu kompleksowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych. Udostępniane na podstawie art.6 ust.1 pkt 4 lit "a" tiret drugi ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej.
Pan
FRANCISZEK TOCHMAN
Wójt Gminy Białaczów
WK-602/8/2005
Działając na podstawie art. 9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U nr 55, poz.577 z późn. zm.) informuję, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminie Białaczów. Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości i uchybienia wynikały, przede wszystkim, z nieznajomości przepisów, ich wadliwej interpretacji, niedostatecznego nadzoru ze strony kierownictwa oraz braku stosownych procedur wewnętrznej kontroli finansowej. Wykazane uchybienia i nieprawidłowości dotyczyły, w szczególności:W zakresie unormowań wewnętrznych
1. Niekompletnie opracowano Wykaz gminnych jednostek organizacyjnych, stanowiący załącznik nr 2 do Statutu Gminy Białaczów. W przedmiotowym wykazie zawarto następujące jednostki organizacyjne: Zespół Ekonomiczno – Administracyjny w Białaczowie i Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Białaczowie, podczas gdy z ustaleń kontroli wynikało, że na terenie gminy funkcjonują także niżej wymienione jednostki organizacyjne: Szkoła Podstawowa im. Adama Mickiewicza w Białaczowie, Szkoła Podstawowa w Miedznej Drewnianej, Szkoła Podstawowa w Skroninie, Szkoła Podstawowa w Petrykozach, Gimnazjum im. Stanisława Małachowskiego w Białaczowie, Gminna Biblioteka Publiczna w Białaczowie z filią w Petrykozach.
2. W statutach - Gimnazjum w Białaczowie, Szkoły Podstawowej w Białaczowie, Szkoły Podstawowej w Miedznej Drewnianej, Szkoły Podstawowej w Skroninie, Szkoły Podstawowej w Petrykozach nie określono organizacyjno–prawnej formy ich działania. Formę organizacyjno – prawną gminnych jednostek oświaty winna określić Rada Gminy, stosownie do art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. "h" ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1591 z późn. zm.). Zgodnie z art. 79 ust. 1 ustawy z dnia 7 września 1991 roku o systemie oświaty (tekst jednolity z 2004 r., Dz. U. nr 256, poz. 2572) - szkoły mogą być prowadzone zarówno w formie zakładów budżetowych jak i jednostek budżetowych.
3. Gminna Biblioteka Publiczna nie posiadała aktu utworzenia. Rada Gminy nie podjęła stosownej uchwały w sprawie utworzenia Gminnej Biblioteki Publicznej - na podstawie art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. "h" ustawy o samorządzie gminnym. Obowiązek wydania aktu o utworzeniu instytucji kultury wynikał także z przepisów art. 11 i art. 13 ust. 1 ustawy z dnia 25 października 1991 roku o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 13, poz. 123 z późn. zm.).
4. Działalność Gminnej Biblioteki Publicznej finansowana była bezpośrednio z budżetu gminy, tj. z naruszeniem przepisów art. 28 ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej, w myśl których instytucje kultury pokrywają koszty bieżącej działalności i zobowiązania z uzyskiwanych przychodów, którymi są, między innymi, dotacje z budżetu, w wysokości ustalonej przez organizatora (w tym przypadku jednostkę samorządu terytorialnego).
5. Wójt Gminy nie udzielił kierownikom jednostek organizacyjnych gminy pełnomocnictwa do jednoosobowego działania, stosownie do unormowań wynikających z art. 47 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym.
W zakresie funkcjonowania kontroli wewnętrznej
1. Kierownik kontrolowanej jednostki nie ustalił procedur kontroli finansowej spełniających wymogi określone w art.35a ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148 z późn. zm.). Obowiązek ustalenia procedur kontroli finansowej w formie pisemnej przez kierownika jednostki wynika z art. 35a ust. 3 ww. ustawy, przy czym określając przedmiotowe procedury kierownik jednostki sektora finansów publicznych obowiązany jest uwzględnić standardy ustalone przez Ministra Finansów, które ogłoszone zostały w formie Komunikatu Nr 1 z dnia 30 stycznia 2003 roku w sprawie ogłoszenia „Standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych” (Dz. Urz. Min. Fin. nr 3 poz. 13).
2. W badanym okresie (lata 2002 - 2003) organ wykonawczy nie przeprowadzał w gminnych jednostkach organizacyjnych kontroli w zakresie przestrzegania procedur kontroli finansowej oraz przeprowadzania wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, stosownie do obowiązku określonego w art. 127 ustawy o finansach publicznych.
W zakresie zaciągania pożyczek na sfinansowanie wydatków nie znajdujących pokrycia w planowanych dochodach
Ustalono jako formę zabezpieczenia pożyczki nieodwołalne pełnomocnictwo do dysponowania rachunkiem bankowym, co stanowiło naruszenie art.92 w zw. z art.129 ust.1 ustawy o finansach publicznych oraz art.30 i art.46 ust.1 ustawy o samorządzie gminnym, z których wynikało, że dysponentem środków publicznych na rachunku bankowym jednostki samorządu terytorialnego może być wyłącznie organ wykonawczy tej jednostki, wykonujący określone w uchwale budżetowej zadania publiczne, przy zachowaniu zasad wykonywania budżetu wynikających z art.92 ustawy o finansach publicznych.
W zakresie ewidencji księgowej
1. Kontrolujący stwierdzili nieprawidłowe opracowanie dokumentacji opisującej przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości, poprzez:
- zawarcie w wykazie kont dla księgi głównej Urzędu Gminy, ustalonym w zakładowym planie kont, konta 134 - kredyty, pomimo że w księgach rachunkowych jednostki (Urząd Gminy) nie podlegają ewidencji operacje gospodarcze związane z zaciąganiem i spłatą kredytów oraz konta 740 - dotacje i środki na inwestycje, służącego do ewidencji dotacji otrzymywanych z budżetu, środków pozabudżetowych, funduszy celowych oraz innych jednostek na finansowanie działalności podstawowej gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz zakładów budżetowych, przez co naruszono przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153, poz. 1752),
- nie określono metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego w zakresie, w jakim ustawa pozostawia jednostce prawo wyboru,
- nie sporządzono wykazu stosowanych ksiąg rachunkowych,
- nie sporządzono opisu systemu przetwarzania danych,
- nie określono systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.
Wymogi dotyczące dokumentacji opisującej przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości określone zostały w art.10 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz.694 z późn. zm.). Ustalenie i bieżące aktualizowanie dokumentacji opisującej przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości należy do kierownika jednostki, stosownie do przepisów art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości.
2. Prowadzono wspólne urządzenia księgowe – dziennik, księgę główną, księgi pomocnicze, zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej i kont ksiąg pomocniczych - dla Urzędu Gminy i Gminnej Biblioteki Publicznej, co stanowiło naruszenie art. 4 ust.1, 2 i 3 w zw. z art.3 ust.1 pkt 1 ustawy o rachunkowości. Z przytoczonych przepisów wynikał obowiązek prowadzenia przez jednostki organizacyjne odrębnych ksiąg rachunkowych, celem zapewnienia ujmowania w tych księgach wyłącznie zdarzeń związanych z poszczególnymi jednostkami organizacyjnymi, a w konsekwencji rzetelnego i jasnego przedstawienia sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego każdej z jednostek oraz w celu umożliwienia sporządzenia obowiązujących te jednostki odrębnych sprawozdań. Przejęcie wykonywania obsługi finansowo-księgowej jednostek organizacyjnych przez służby pracownicze Urzędu Gminy nie uchyla obowiązku odrębnego prowadzenia ksiąg rachunkowych dla tych jednostek, a w każdym bądź razie takiego prowadzenia ksiąg, które umożliwia sporządzenia obowiązujących jednostki sprawozdań finansowych.
3. Stwierdzono przypadki dokonywania zapisów w księgach rachunkowych na podstawie dowodów księgowych nie spełniających wymogów określonych w art.21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, w wyniku nie zamieszczania na dowodach księgowych sposobu ujęcia operacji gospodarczej według szczegółowej klasyfikacji budżetowej, ustalonej rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. nr 68, poz.634 z późn. zm. - obecnie nie obowiązujące).
4. Stwierdzono przypadki nie ujmowania na kontach rozrachunkowych okresu sprawozdawczego, w którym zdarzenia nastąpiły, zobowiązań wynikających z przedłożonych do zapłaty faktur, mimo ich zapłaty w następnych okresach sprawozdawczych. W wyniku powyższego nie wykazano na koniec okresu sprawozdawczego rzeczywistego stanu rozliczeń finansowych, czym naruszono zasadę rzetelności ksiąg rachunkowych, określoną w art. 24 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości. Na podstawie dowodów źródłowych będących podstawą zapisów w księgach rachunkowych w styczniu 2003 roku ustalono, że na kontach rozrachunkowych i w kosztach działalności 2002 roku nie ujęto rachunków i faktur na kwotę 4.553,49 zł.
5. Ustalono, że nie sporządzano i nie załączano do raportów kasowych i wyciągów bankowych dowodów wewnętrznych zastępujących przechowywane w odrębnych zbiorach dokumenty źródłowe dotyczące wpłat podatków i opłat lokalnych oraz przyjęcia gotówki z banku do kasy, co było wymagane przez art.20 ust.2 pkt 3 ustawy o rachunkowości oraz uregulowania wewnętrzne zawarte w Instrukcji w sprawie obiegu i kontroli dokumentów księgowych w Urzędzie Gminy w Białaczowie.
6. Prowadzono dziennik i księgę główną dla budżetu i Urzędu Gminy komputerowo, w programie „Excel”, nie zatwierdzonym do stosowania przez Wójta Gminy, co stanowiło naruszenie przepisów art.10 ust. 2 w zw. z art.10 ust.1 pkt 3 ustawy o rachunkowości, które stanowiły, że kierownik jednostki ustala w formie pisemnej i aktualizuje dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości, dotyczące m.in. sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych.
7. Nie prowadzono ewidencji szczegółowej do konta 260 - zobowiązania finansowe, zgodnie z wymogami zawartymi w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
8. W księgach rachunkowych budżetu i Urzędu Gminy nie zachowano obowiązku prowadzenia zapisów o zdarzeniach w porządku systematycznym – stosownie do wymogów określonych w art.15 ust.1 ustawy o rachunkowości – przy dokonywaniu ewidencji księgowej operacji gospodarczych dotyczących:
A/ Wpływu w grudniu 2002 roku subwencji ogólnej na styczeń 2003 roku (dowód księgowy nr 5, 3769).
Było:
- na kontach księgi głównej Urzędu
wpływ subwencji:
Wn 130 - rachunek bieżący jednostek budżetowych, Ma 240 - pozostałe rozrachunki,
przekazanie subwencji z rachunku jednostki Urzędu na rachunek budżetu gminy:
Wn 240 - pozostałe rozrachunki, Ma 130 - rachunek bieżący jednostek budżetowych,
wpływ subwencji na rachunek budżetu gminy:
Wn 133 - rachunek budżetu, Ma 224 - rozrachunki budżetu.
Powinno być:
Wn 133 - rachunek budżetu, Ma 909 - rozliczenia międzyokresowe.
Operacje dotyczące wpływu subwencji nie podlegają księgowaniu na kontach księgi głównej Urzędu Gminy.
B/ Otrzymanych w ciągu roku dotacji, subwencji (np. dowody księgowe nr 40, 45, 58, 86, 85, 152,162, 170).
Było:
wpływ dotacji, subwencji:
Wn 130 - rachunek bieżący jednostek budżetowych, Ma 740 - dotacje i środki na inwestycje,
przekazanie dotacji, subwencji do budżetu gminy:
Wn 222 - rozliczenie dochodów budżetowych, Ma 130 - rachunek bieżący jednostek budżetowych,
wpływ dotacji, subwencji na rachunek budżetu:
Wn 133 - rachunek budżetu, Ma 222 - rozliczenie dochodów budżetowych.
Powinno być:
Wn 133 - rachunek budżetu, Ma 901 - dochody budżetu.
Operacje dotyczące wpływu dotacji i subwencji nie podlegają ewidencji księgowej w Urzędzie Gminy (jednostce). W jednostkach budżetowych sposób ustalania wyniku finansowego jest konsekwencją stosowania w nich metody finansowania brutto. Jednostki budżetowe otrzymują środki na wydatki, natomiast wszelkie wpływy traktowane są jako dochody budżetowe i podlegają - co do zasady - odprowadzeniu do budżetu jednostki samorządu terytorialnego. Oznacza to, że jednostki budżetowe nie otrzymują żadnych dotacji i subwencji na finansowanie własnej działalności.
C/ Dochodów budżetu gminy realizowanych przez Urzędy Skarbowe (np. dowód księgowy nr 221).
Było:
wpływ dochodów:
Wn 130 - rachunek bieżący jednostek budżetowych, Ma 221 - należności z tytułu dochodów budżetowych,
Na koniec każdego miesiąca dokonywano przypisu należności (Wn 221 Ma 750) w wysokości otrzymanych udziałów.
Na kontach księgi głównej budżetu nie ewidencjonowano wpływu dochodów dokonanych w ciągu roku. Na koniec roku poleceniem księgowania ujmowano na kontach księgi głównej budżetu jedynie należności budżetu (na podstawie sprawozdań złożonych przez Urzędy Skarbowe oraz dokonanych w ciągu roku wpłat)
Wn 224 - rozrachunki budżetu, Ma 901 - dochody budżetu.
Powinno być:
wpływ dochodów:
w księgach rachunkowych Urzędu Gminy Wn 130 - rachunek bieżący jednostek budżetowych, Ma 750 - przychody i koszty finansowe,
ujmując na koncie 221 - należności z tytułu dochodów budżetowych - zaległości na stronie Wn i nadpłaty na stronie Ma tego konta, w korespondencji z odpowiednią stroną konta 750 - przychody i koszty finansowe, na koniec okresów sprawozdawczych, na podstawie sprawozdań przedkładanych przez urząd skarbowy,
w księdze głównej budżetu Wn 133 - rachunek budżetu, Ma 224 - rozrachunki budżetu, a następnie przeksięgowanie na koniec okresów sprawozdawczych zrealizowanych przez urzędy skarbowe dochodów na podstawie złożonych sprawozdań jednostkowych Wn 224 - rozrachunki budżetu, Ma 901 - dochody budżetu.
9. Nieprawidłowo przeksięgowano wynik finansowy jednostki za 2002 rok z konta 860 pod datą 31 grudnia 2003 roku, zamiast pod datą przyjęcia sprawozdania finansowego za rok 2002, stosownie do zasad funkcjonowania tego konta określonych w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
Odpowiedzialność za prawidłowe wypełnianie obowiązków wynikających z ustawy o rachunkowości w zakresie prowadzenia ewidencji księgowej ponosi Skarbnik Gminy oraz na podstawie art.4 ust.5 ustawy o rachunkowości - Wójt Gminy.
W zakresie sprawozdawczości finansowej
1. Nieprawidłowo sporządzono bilans z wykonania budżetu gminy za 2002 rok i za 2003 rok, w tym: wykazano w bilansie za 2002 rok w poz. II 1.1 Aktywów należności krótkoterminowe w kwocie 19.567,01 zł, stanowiące różnicę pomiędzy należnościami budżetu wykazanymi na koncie 223,1 (Wn) w kwocie 85.187,56 zł a zobowiązaniami budżetu wykazanymi na koncie 222,1 (Ma) w kwocie 65.620,55 zł. Należności budżetu wykazane na koncie 223,1 winny być wykazane w poz. II 3 Bilansu; wykazano w bilansie za 2003 rok w poz. II 1.1 Aktywów należności krótkoterminowe w kwocie 11.456,62 zł, stanowiące różnicę pomiędzy należnościami budżetu wykazanymi na koncie 222,1 (Wn) w kwocie 220.298,03 zł a zobowiązaniami budżetu wykazanymi na koncie 223,1 (Ma) w kwocie 208.841,41 zł. Należności budżetu wykazane na koncie 222,1 winny być wykazane w poz. II 3 Bilansu.
2. Nieprawidłowo sporządzono bilans jednostki budżetowej (Urzędu Gminy) na dzień 31 grudnia 2003 roku, poprzez: wykazanie w poz. B II 1.5 Aktywów - „Rozliczenie z tytułu środków na wydatki budżetowe i z tytułu dochodów budżetowych” kwoty 0 zł, podczas gdy saldo Wn konta 223 na dzień 31 grudnia 2003 roku stanowiło kwotę 244.604,09 zł oraz wykazanie w poz. D I 1.7 Pasywów - „Rozliczenie z tytułu środków na wydatki budżetowe i z tytułu dochodów budżetowych” zobowiązań
w kwocie 322.623,43 zł, stanowiących różnicę pomiędzy zobowiązaniami wykazanymi na koncie 222 (Ma) w kwocie 567.227,52 zł a należnościami wykazanymi na koncie 223 (Wn) w kwocie 244.604,09 zł.
Odpowiedzialność za prawidłowe i rzetelne sporządzanie sprawozdań finansowych ponoszą Wójt Gminy i Skarbnik Gminy.
W zakresie rozrachunków
1. Kontrolujący stwierdzili istnienie nierealnego stanu rozrachunków na koncie 240, na koniec okresów sprawozdawczych – po dokonaniu kompensaty należności i zobowiązań, co stanowiło naruszenie zasad funkcjonowania konta, określonych w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
2. Kontrolowana jednostka nie przestrzegała postanowień umowy zawartej z Agencją Własności Rolnej Skarbu Państwa w zakresie rozliczania się z Agencją z tytułu wydzierżawianych w jej imieniu gruntów, co w konsekwencji może doprowadzić do zapłacenia przez Gminę odsetek ustawowych. W umowie zlecenia z dnia 31 grudnia 1996 roku i w umowie zlecenia z dnia 3 stycznia 2000 roku Gmina Białaczów zobowiązała się do rozliczania się z pobranego czynszu dzierżawnego z AWRSP w terminie do 30 listopada za I półrocze każdego roku i w terminie do 30 kwietnia roku następnego za II półrocze. W zawartej umowie zawarto zapis, że w przypadku zwłoki w rozliczeniu naliczane będą odsetki ustawowe. Na dzień 31 grudnia 2003 roku zobowiązania Gminy wobec Agencji stanowiły kwotę 3.403,20 zł. Ustalono, że zobowiązania te powstały w wyniku braku odprowadzenia na rachunek AWRSP czynszu pobranego za lata 1999 – 2003.
3. Nieprawidłowo ewidencjonowano operacje gospodarcze dotyczące rozliczeń z AWRSP z tytułu pobieranego w jej imieniu czynszu, które ujmowano na koncie Wn 139 - inne rachunki bankowe Ma 240 - pozostałe rozrachunki. Operacji tych nie ujmowano na kontach księgi głównej budżetu. Prawidłowo operacje związane z pobieraniem w imieniu AWRSP należnego jej czynszu należało ewidencjonować następująco:
naliczenie należności:
Wn 240 - pozostałe rozrachunki (konto analityczne dla dzierżawcy), Ma 240 - pozostałe rozrachunki (konto analityczne dla AWRSP),
pobrany w imieniu AWRSP należny jej czynsz:
Wn 130 - rachunek bieżący jednostek budżetowych, Ma 240 - pozostałe rozrachunki (konto analityczne dla dzierżawcy),
i jednocześnie w księdze głównej budżetu gminy Wn 133 - rachunek budżetu, Ma 240 - pozostałe rozrachunki – kwota czynszu po potrąceniu prowizji, Ma 901 - dochody budżetu – kwota prowizji,
naliczenie należnej prowizji:
Wn 240 - pozostałe rozrachunki (konto analityczne dla AWRSP), Ma 750 - przychody i koszty finansowe,
odprowadzenie pobranych kwot na rachunek AWRSP (po potrąceniu prowizji):
Wn 240 - pozostałe rozrachunki (konto analityczne dla AWRSP), Ma 130 - rachunek bieżący jednostek budżetowych i w księdze głównej budżetu gminy Wn 240 - pozostałe rozrachunki, Ma 133 - rachunek budżetu,
2. Stwierdzono naruszenie zasad funkcjonowania kont 222, 222,1, 223, 223,1 księgi głównej budżetu gminy i Urzędu Gminy (jednostki) oraz wykazanie nierealnych stanów należności i zobowiązań na kontach 222, 222,1, 223, 223,1 księgi głównej budżetu i Urzędu Gminy na dzień 31 grudnia 2002 roku i na dzień 31 grudnia 2003 roku. W szczególności, stwierdzono:
- księgowanie na koncie 222,1 księgi głównej budżetu gminy kwot dochodów zrealizowanych przez jednostki budżetowe niezgodnych z kwotami dochodów wykazanymi w sprawozdaniach Rb – 27S - roczne sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych samorządowej jednostki budżetowej za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2002 roku i do dnia 31 grudnia 2003 roku, złożonych przez Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej, Zespół Ekonomiczno Administracyjny Szkół i Urząd Gminy,
- księgowanie na koncie 222 księgi głównej Urzędu Gminy kwot dochodów zrealizowanych przez jednostkę, niezgodnych z kwotami dochodów wykazanymi w sprawozdaniach Rb – 27S roczne sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych samorządowej jednostki budżetowej za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2002 roku i do dnia 31 grudnia 2003 roku,
- księgowanie na koncie 223,1 księgi głównej budżetu gminy kwot wydatków zrealizowanych przez jednostki budżetowe niezgodnych z kwotami wydatków wykazanymi w sprawozdaniach Rb – 28S - roczne sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetowych samorządowej jednostki budżetowej za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2003 roku, złożonych przez Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej, Zespół Ekonomiczno Administracyjny Szkół i Urząd Gminy,
- księgowanie na koncie 223 księgi głównej Urzędu Gminy kwot wydatków zrealizowanych przez jednostkę, niezgodnych z kwotami wydatków wykazanymi w sprawozdaniach Rb – 28S - roczne sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetowych samorządowej jednostki budżetowej za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2003 roku przez co naruszono zasady funkcjonowania wymienionych kont, określone w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych oraz przepisy art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości.
Odpowiedzialność za prawidłowe wypełnianie obowiązków wynikających z ustawy o rachunkowości w zakresie prowadzenia ewidencji księgowej ponosi Skarbnik Gminy oraz na podstawie art.4 ust.5 ustawy o rachunkowości - Wójt Gminy.
W zakresie rachunkowości podatków i opłat lokalnych
W obowiązującej w jednostce dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości nie określono zasad rachunkowości w zakresie podatków i opłat, zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. nr 50, poz. 511 z późn. zm.).
W zakresie realizacji dochodów z tytułu podatków i opłat
1. Ustalono, że w większości przypadków nie oznaczono daty wpływu do Urzędu Gminy na składanych deklaracjach podatkowych, przez co nie wykonano obowiązku wynikającego z § 6 ust.11 Instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych, stanowiącej załącznik do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. nr 112, poz.1319).
2. Nie egzekwowano od podatników podatku od nieruchomości - osób prawnych obowiązku składania deklaracji podatkowych w ustawowych terminach - określonych w art. 6 ust.9 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2002 r., Dz.U. nr 9, poz.84 z późn. zm.).
3. Stwierdzono trzy przypadki (w próbie objętej kontrolą) nieprawidłowego wymiaru podatku od nieruchomości od osób prawnych, w wyniku przyjęcia do opodatkowania w 100% powierzchni kondygnacji o wysokości od 1,40 m do 2,20 m, która to powierzchnia - stosownie do art.4 ust.2 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych - powinna być zaliczona do powierzchni użytkowej budynku w 50%. W związku z powyższym zawyżono należny Gminie podatek o kwotę ogółem 34,70 zł (w badanej próbie), w tym: podatnikowi nr konta 1183 o kwotę 9,80 zł; podatnikowi nr konta 1016 o kwotę 22,80 zł; podatnikowi nr konta 434 o kwotę 2,10 zł.
4. Stwierdzono przypadki nie pobierania odsetek za zwłokę od nieterminowo regulowanych zobowiązań podatkowych.
5. Nie przestrzegano przepisów ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (Dz. U. nr 137, poz.926 z późn. zm.) - przy wydawaniu decyzji w sprawie umorzenia zaległości podatkowej, wskutek braku określenia w wydanych decyzjach kwoty umorzonych odsetek za zwłokę.
6. Nieprawidłowo ustalano okres zwolnienia w podatku rolnym z tytułu zakupu gruntów na powiększenie gospodarstwa rolnego. Przykładowo - decyzję nr 3/2002 z dnia 1 marca 2002 roku wydano na wniosek podatnika z dnia 27 lutego 2002 roku. W przedmiotowej decyzji powołano się na akt notarialny Nr 5352/2001 z dnia 18 listopada 2001 roku. Decyzją nr 3/2002 udzielono zwolnienia w podatku rolnym z tytułu zakupu gruntów na powiększenie gospodarstwa rolnego od dnia 1 stycznia 2002 roku do dnia 31 grudnia 2006 roku, tj. na nieprawidłowy okres. Z art.12 ust.2 (według brzmienia obowiązującego do dnia 31 grudnia 2002 roku) ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity z 1993 r., Dz. U. nr 94, poz.431 z późn. zm.) wynikało, że okres zwolnienia (5 lat) liczył się od pierwszego dnia miesiąca, następującego po miesiącu, w którym zawarto umowę sprzedaży gruntów bądź prawa wieczystego użytkowania gruntów lub objęto grunty w trwałe zagospodarowanie, a zatem - zwolnienie winno być udzielone na okres do dnia 30 listopada 2006 roku.
7. Decyzje nr nr 2/2002 i 3/2002 w sprawie udzielenia zwolnienia w podatku rolnym z tytułu zakupu gruntów na powiększenie gospodarstwa rolnego zostały wydane pomimo braku materiału dowodowego świadczącego o tym, że grunty zostały nabyte od osoby nie będącej małżonkiem, krewnym w linii prostej, pasierbem, zięciem lub synową sprzedawcy gruntów, co stanowiło negatywną przesłankę zastosowania zwolnienia zgodnie z art.12 ust.5 ustawy o podatku rolnym.
8. Stwierdzono przypadek nie zachowania powszechności opodatkowania podatkiem od środków transportowych, co spowodowało zaniżenie dochodów gminy – w badanej próbie - o kwotę 1.109 zł. Podatnik będący właścicielem dwóch środków transportowych nie złożył deklaracji i nie uiścił należnego Gminie podatku za 2003 rok. Organ podatkowy nie podjął - prawem przewidzianych czynności - zmierzających do wyegzekwowania podatku. Organ podatkowy winien dokonywać okresowej weryfikacji danych zawartych w podatkowej ewidencji środków transportowych z danymi rejestru prowadzonego przez Starostwo Powiatowe a następnie ustalić – w oparciu o dane z rejestru pojazdów – podatników, na których w latach poprzednich ciążył obowiązek w podatku od środków transportowych, a którzy nie wywiązali się z tego obowiązku. W przypadku braku złożenia przez podatnika deklaracji i dokonania wpłaty podatku należy określić stosowną decyzją wysokość zobowiązania podatkowego, po uprzednim wszczęciu postępowania podatkowego z urzędu, na podstawie art. 21 § 3 w zw. z art. 165 § 2 ustawy Ordynacja podatkowa.
9. Nie wystawiono decyzji określających wysokość zobowiązania podatkowego w podatku od środków transportowych posiadaczowi pojazdów, który wniósł podatek od środków transportowych w zaniżonej kwocie, co stanowiło naruszenie art. 21 § 3 ustawy Ordynacja podatkowa.
10. Stwierdzono nieprawidłowość przy udzielaniu ulg żołnierskich w podatku rolnym, polegającą na wydaniu decyzji w sprawie udzielenia ulgi z tytułu odbywania służby wojskowej bez określenia okresu jej stosowania.
11. Wykazano nierealne salda zaległości z tytułu łącznego zobowiązania pieniężnego w wyniku dokonania przypisu podatku pomimo braku doręczenia decyzji wymiarowych (podatnikom, którzy nie żyją), co stanowiło naruszenie art.21 § 1 pkt 2 ustawy Ordynacja podatkowa w zw. z § 4 ust.1 pkt 2 i § 13 ust.2 pkt 1 lit. "a" rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego, zgodnie z którymi - przypisu podatku na koncie podatnika należało dokonywać na podstawie skutecznie doręczonej decyzji wymiarowej.
12. Nie występowano do Urzędu Skarbowego z wnioskiem o udzielenie informacji o sposobie załatwienia spraw w prowadzonym postępowaniu egzekucyjnym, na podstawie § 8 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137, poz. 1541 z póź. zm.).
13. Sprawdzając terminowość podejmowania czynności windykacyjnych w odniesieniu do zaległości podatkowych – na podstawie losowo wybranych podatników podatków - ustalono, że organ podatkowy nie podejmował konsekwentnych czynności zmierzających do wszczęcia postępowania egzekucyjnego w stosunku do osób posiadających zaległości podatkowe oraz dopuścił do przedawnienia zaległości podatkowych w kwocie ogółem 1.473,40 zł. Nieterminowe podejmowanie czynności windykacyjnych lub zaniechanie podjęcia takich czynności naruszało przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 110, poz.968 z późn. zm.) i przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. Z przytoczonych przepisów wynikał obowiązek prowadzenia systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązań pieniężnych. W przypadku zwłoki w zapłacie zobowiązania podatkowego wierzyciel powinien wystawić upomnienia. Po bezskutecznym upływie wyznaczonego w upomnieniu terminu płatności należało wystawiać tytuły wykonawcze i kierować je do właściwego miejscowo urzędu skarbowego. Czynności zmierzające do wszczęcia postępowania egzekucyjnego wobec podatników posiadających zaległości podatkowe należy podejmować systematycznie i bez zwłoki, nie dopuszczając do przedawnienia zobowiązań podatkowych – termin przedawnienia zobowiązań podatkowych został określony w przepisach art.70 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa.
Odpowiedzialność za stwierdzone nieprawidłowości związane z ustalaniem wysokości zobowiązań podatkowych (określaniem wysokości tych zobowiązań), udzielaniem ulg w zapłacie podatku windykacją, zaległości podatkowych ponosi Wójt Gmina - pełniący funkcję gminnego organu podatkowego.
W zakresie ewidencji majątku gminy
1. Ustalono, że ewidencja analityczna prowadzona była nieprawidłowo, ponieważ środkom trwałym nie nadano symboli Klasyfikacji Środków Trwałych, zgodnie z art. 40 ust. 3 ustawy z dnia 29 czerwca 1995 roku o statystyce publicznej (Dz. U. nr 88, poz.439 z późn.zm.) w zw. z przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 roku w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) (Dz. U. nr 112, poz. 1317 z późn. zm.).
2. Stwierdzono, że na stan środków trwałych (konto 011) przyjęto zestawy komputerowe o wartości 3.200 zł; o wartości 3.388 zł; o wartości 2.350 zł, których wartość początkowa nie przekraczała kwoty, o której mowa w art.16f ust.3 ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 54, poz.654 z późń. zm.), przez co naruszono § 5 ust.3 pkt 6 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych, zgodnie z którym - jeżeli wartość poszczególnych składników majątkowych nie przekracza kwoty określonej w tych przepisach (przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych) należy ujmować je w ewidencji pozostałych środków trwałych i umarzać w 100% w momencie wydania do używania.
3. Stwierdzono przypadki nie bieżącego przyjmowania na stan majątku środków trwałych zrealizowanych w wyniku działalności inwestycyjnej, co stanowiło naruszenie art.20 ust.1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym w księgach rachunkowych okresu sprawozdawczego należy ujmować wszystkie operacje, które nastąpiły w tym okresie. Ewidencję środków trwałych należy prowadzić rzetelnie, tak, aby zapisy w niej dokonane odzwierciedlały stan rzeczywisty, stosownie do obowiązku wynikającego z art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości.
4. Stwierdzono przypadek nieprawidłowego dokonania umorzenia – jednorazowo w dniu przyjęcia do używania – programu komputerowego „Płace” o wartości 4.392 zł, pomimo że w unormowaniach wewnętrznych zawartych w zakładowym planie kont ustalono, że wartości niematerialne i prawne, których wartość jednostkowa przekroczyła 3.500 zł finansuje się ze środków inwestycyjnych i umarza zgodnie ze stawkami umorzenia, natomiast o wartości początkowej poniżej 3.500 zł finansuje się ze środków na wydatki bieżące i umarza jednorazowo całą wartość w dniu przyjęcia do używania.
5. Nieprawidłowo ewidencjonowano operację związaną z nieodpłatnym otrzymaniem pozostałego środka trwałego.
Było: Wn 013 - pozostałe środki trwałe, Ma 072 - umorzenie pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.
Powinno być: Wn 013 - pozostałe środki trwałe, Ma 760 - pozostałe przychody i koszty oraz jednocześnie jego umorzenie: Wn 400 - koszty według rodzajów, Ma 072 - umorzenie pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, stosownie do zasad funkcjonowania tych kont określonych w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
W zakresie realizacji wydatków budżetowych
1. W wyniku kontroli wydatków na realizację gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych stwierdzono ponoszenie wydatków na cele nie związane z profilaktyką i rozwiązywaniem problemów alkoholowych. Przykładowo, w 2002 roku wydatki na finansowanie klubu sportowego (np. opłata członkowska, karty zawodnicze, opłata za potwierdzenie zawodnika - 527 zł, opłata za zgłoszenie do rozgrywek - 325 zł) oraz finansowanie działalności Kół Gospodyń Wiejskich (np. zakup butli stalowej i kuchni gazowej - 1.256 zł, zakup talerzy, salaterek, szklanek, czajnika - 1.578,41 zł oraz zakup tkaniny ubraniowej - 1.001,30 zł). W 2003 roku - wydatki na finansowanie klubu sportowego (np. składka członkowska, opłata za żółte kartki, opłata za potwierdzenie zawodnika - 1.170 zł) oraz finansowanie działalności Kół Gospodyń Wiejskich (np. zakup strojów i tkanin – 998,22 zł). Powyższe naruszało postanowienia zawarte w art.182 ustawy z dnia 26 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 147, poz. 1231 z późn. zm.), zgodnie z którym dochody z opłat za wydane zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych (oraz za korzystanie z zezwoleń) powinny być wykorzystywane na realizację gminnych programów profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych i nie mogą być przeznaczone na inne cele.
2. W zakresie wydatków związanych z utrzymaniem gotowości bojowej stwierdzono zawarcie przez Wójta Gminy umów zlecenia na wykonywanie obowiązków Komendanta Gminnego Związku OSP w Białaczowie. W związku z powyższym należy wskazać, że zgodnie z art.32 ust.3a ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 roku o ochronie przeciwpożarowej (tekst jednolity z 2002 r., Dz.U. nr 147, poz.1229 z późn. zm.) - gmina może zatrudnić komendanta gminnego ochrony przeciwpożarowej. Stanowisko to nie jest jednakże tożsame ze stanowiskiem Komendanta Związku Ochotniczych Straży Pożarnych (chociaż może być zajmowane przez tę samą osobę). Wójt Gminy nie posiada kompetencji do zlecania wykonywania zadań, które w Związku Ochotniczych Straży Pożarnych są pełnione społecznie.
3. Faktury płacone ze środków przeznaczonych w budżecie Gminy na ochronę przeciwpożarową nie były opisywane pod względem merytorycznym. Opis ten powinien wskazywać, w szczególności, związek wydatku z realizacją omawianego zadania publicznego. Czynności te powinny wynikać z zapisów zawartych w instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych.
4. Kontrolujący stwierdzili wypłacenie na rzecz Wójta Gminy nagród uznaniowych w łącznej kwocie 13.090 zł, w okresie grudzień 2001 - grudzień 2002, co było sprzeczne z art.20 ust.5 ustawy z dnia 22 marca 1990 roku o pracownikach samorządowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz.U. nr 142, poz.1593 z późn. zm.), zgodnie z którym - członkom zarządu gminy (po dniu 27 października 2002 roku - wójtowi gminy) nie przysługują nagrody z wyjątkiem nagrody jubileuszowej. Nagrody wypłacane były na podstawie wniosków składanych przez Przewodniczącego Rady Gminy.
5. Stwierdzono, że Pan Jan Józwik zatrudniony na stanowisku Sekretarza Gminy (uchwała Rady Gminy nr VI/27/99 z dnia 29 stycznia 1999 roku) nie posiadał wykształcenia wymaganego dla stanowiska sekretarza gminy przez przepisy obowiązującego wówczas rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 9 lipca 1990 roku w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (tekst jednolity z 1993 r., Dz.U. nr 111, poz.493 z późn.zm. - obecnie nie obowiązujące). Analogiczne wymogi w zakresie wykształcenia wymaganego na stanowisku sekretarza gminy przewidywały także później obowiązujące unormowania - obecnie rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 33, poz.264 z późn. zm.).
6. Stwierdzono naruszenie art.6 ust.2 ustawy z dnia z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity z 1996 r., Dz. U. nr 70, poz. 335 z późn. zm.) poprzez nieterminowe przekazywanie równowartości dokonanych odpisów na rachunek funduszu. Zgodnie z powołanym przepisem - równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy funduszu w terminie do dnia 30 września tego roku, z tym, że w terminie do dnia 31 maja tego roku przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów.
7. Kontrolujący stwierdzili, że w latach 2003 -2004 z budżetu Gminy wypłacano wynagrodzenie na podstawie umowy zlecenia na rzecz lekarza stomatologa, któremu zlecono sprawowanie opieki stomatologicznej nad dziećmi szkolnymi i przedszkolnymi. Z uwagi na fakt, że usługi związane z opieką stomatologiczną powinny być finansowane ze środków Narodowego Funduszu Zdrowia wydatkowanie w tym zakresie środków z budżetu Gminy naruszało art.111 ust.2 ustawy o finansach publicznych w zw. z art.2 i art.50 ustawy z dnia 23 stycznia 2003 roku o powszechnym ubezpieczeniu w Narodowym Funduszu Zdrowia (Dz. U. nr 45, poz. 391 z późn. zm. - obecnie nie obowiązująca) oraz przepisami rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 25 czerwca 2003 roku w sprawie zakresu i organizacji profilaktycznej opieki zdrowotnej nad dziećmi i młodzieżą (Dz. U. nr 130, poz. 1196 - uchylone z dniem 31 grudnia 2004 roku).
8. W dokumentacji kontrolowanej jednostki brak było oświadczeń majątkowych składanych przez radnych Rady Gminy kadencji 1998 - 2002 - na podstawie art. 24h ustawy o samorządzie gminnym. Zgodnie z powołanym przepisem oświadczenia powinny być przechowywane przez okres 6 lat (obecnie art.24h ust.6 ustawy).
9. Umowy dotyczące wykonywania obsługi prawnej nie były kontrasygnowane przez Skarbnika Gminy, co naruszało art. 46 ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym, zgodnie z którym - jeżeli czynność prawna może spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata skarbnika gminy (głównego księgowego budżetu) lub osoby przez niego upoważnionej.
Zawiadamiając o powyższych nieprawidłowościach proszę Pana Wójta o podjęcie działań mających na celu ich usunięcie oraz zapobieżenie ich występowaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Uzupełnić obowiązujący wykaz gminnych jednostek organizacyjnych, stanowiący załącznik nr 2 do Statutu Gminy Białaczów uwzględniając wszystkie faktycznie funkcjonujące na terenie Gminy jednostki organizacyjne.
2. Zaprzestać finansowania działalności Gminnej Biblioteki Publicznej bezpośrednio z budżetu gminy. Finansować działalność Biblioteki zgodnie z zasadami wynikającymi z przepisów ustawy z dnia 25 października 1991 roku o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej, czyli poprzez dotację podmiotową przekazywaną przez organizatora na rzecz instytucji kultury.
3. Udzielić pełnomocnictwa do jednoosobowego działania kierownikom jednostek organizacyjnych gminy, stosownie do unormowania wynikającego z art. 47 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym.
4. Ustalić w formie pisemnej procedury kontroli finansowej spełniające wymogi wynikające z art.35a ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych, w szczególności - w zakresie wstępnej kontroli celowości zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków. Zapewnić funkcjonowanie przyjętych procedur kontroli.
5. Przestrzegać obowiązku przeprowadzania w gminnych jednostkach organizacyjnych kontroli w zakresie przestrzegania przez te jednostki procedur kontroli finansowej, stosownie do art.127 ust.2 i 3 ustawy o finansach publicznych.
6. Zaprzestać ustalania jako formy zabezpieczenia pożyczki, kredytu nieodwołalnego pełnomocnictwa do dysponowania rachunkiem bankowym Gminy.
7. Uzupełnić dokumentację opisującą zasady prowadzenia rachunkowości, zgodnie z wymogami określonymi w art.10 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości, w szczególności - w zakładowym planie kont dla jednostki (Urząd Gminy) ująć konta przewidziane dla jednostek budżetowych; określić metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego w zakresie w jakim ustawa pozostawia jednostce prawo wyboru, sporządzić wykaz stosowanych ksiąg rachunkowych, sporządzić opis systemu przetwarzania danych, określić system służący ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.
8. Zapewnić odrębne ewidencjonowanie zdarzeń dotyczących jednostek organizacyjnych, których obsługę finansowo - księgową wykonują służby Urzędu Gminy (Gminna Biblioteka Publiczna), co w szczególności oznacza zaprowadzenie odrębnych urządzeń księgowych – dziennik, księga główna, księgi pomocnicze, zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej i kont ksiąg pomocniczych - dla Urzędu Gminy i jednostek organizacyjnych gminy, których rachunkowość prowadzona jest przez służby finansowe Urzędu Gminy, stosownie do przepisów art.4 ust.1, 2 i 3 w związku z art.3 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości. W innym wypadku - prowadzona ewidencja musi zapewnić rzetelne sporządzenie jednostkowych sprawozdań finansowych dla poszczególnych jednostek organizacyjnych - w oparciu o dane ewidencji księgowej.
9. Zaprowadzić ewidencję szczegółową do konta 260 - zobowiązania finansowe.
10. Zapisów w księgach rachunkowych dokonywać na podstawie dowodów księgowych spełniających wymogi określone w art.21 ust.1 ustawy o rachunkowości, w tym, zamieszczać na dowodach księgowych sposób ujęcia operacji gospodarczej według klasyfikacji budżetowej.
11. Przestrzegać obowiązku ujmowania w księgach rachunkowych jednostki wszystkich przypadających na jej rzecz przychodów i obciążających ją kosztów dotyczących danego okresu sprawozdawczego.
12. W przypadkach, kiedy dowody źródłowe przechowywane są w odrębnych zbiorach, sporządzać dowody wewnętrzne zastępujące dokumenty źródłowe, stosownie do art.20 ust.2 pkt 3 ustawy o rachunkowości oraz uregulowań wewnętrznych zawartych w Instrukcji w sprawie obiegu i kontroli dokumentów księgowych w Urzędzie Gminy w Białaczowie.
13. Zapewnić prowadzenie ewidencji księgowej zgodnie z postanowieniami prawidłowo ustalonego planu kont oraz przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych, mając na uwadze uwagi zawarte w pierwszej części wystąpienia pokontrolnego odnoszące się do ujmowania operacji finansowych na odpowiednich kontach księgowych (np. w odniesieniu do wpływu subwencji, dotacji, ewidencji dochodów realizowanych przez Urzędy Skarbowe itp.).
14. Przeksięgowania wyniku finansowego jednostki z konta 860 dokonywać pod datą przyjęcia sprawozdania finansowego za dany rok.
15. W sprawozdaniach finansowych – bilans z wykonania budżetu gminy, bilans jednostki budżetowej (Urząd Gminy) – wykazywać stany należności i zobowiązań w wysokości wynikającej z ewidencji księgowej, nie dokonując wzajemnej kompensaty należności i zobowiązań.
16. Zaprzestać dokonywania wzajemnej kompensaty należności i zobowiązań, celem wykazywania rzeczywistego stanu rozrachunków jednostki.
17. Terminowo przekazywać czynsz dzierżawny pobierany na rzecz Agencji Własności Rolnej Skarbu Państwa, zgodnie z postanowieniami wynikającymi z zawartych umów.
18. Dokonać szczegółowej analizy zapisów na kontach 222, 222,1, 223, 223,1 oraz weryfikacji dokumentów, na podstawie, których dokonano tych zapisów, za lata 2002–2003, a w sytuacji, kiedy będzie to konieczne również za lata wcześniejsze, celem ustalenia faktycznych (rzetelnych) kwot zrealizowanych dochodów i wydatków jednostek budżetowych, a w konsekwencji ustalenia rzeczywistego stanu należności i zobowiązań na tych kontach.
19. Uzupełnić obowiązującą w jednostce dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości o określenie zasad rachunkowości w zakresie podatków i opłat, uwzględniając przepisy rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego.
20. Na składanych do Urzędu Gminy deklaracjach oznaczać datę wpływu, stosownie do § 6 ust.11 Instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych, stanowiącej załącznik do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych.
21. Egzekwować od podatników - osób prawnych obowiązek składania deklaracji podatkowych w ustawowych terminach.
22. Przy dokonywaniu wymiaru podatku od nieruchomości przestrzegać art.4 ust.2 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, zgodnie z którym powierzchnię pomieszczeń lub ich części oraz część kondygnacji o wysokości w świetle od 1,40 m do 2,20 m zalicza się do powierzchni użytkowej budynku w 50%, a jeżeli wysokość jest mniejsza niż 1,40 m, powierzchnię tę pomija się.
23. Od nieterminowo wnoszonych rat podatków pobierać należne odsetki za zwłokę.
24. Wydając decyzje w sprawie umorzenia zaległości podatkowej określać kwotę umorzonych odsetek za zwłokę.
25. Zwolnienie w podatku rolnym z tytułu nabycia gruntów na powiększenie (utworzenie) gospodarstwa rolnego stosować od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym złożono wniosek, zgodnie z art.13d ust.3 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym. Zwolnienie przysługuje w okresie 5 lat od począwszy od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawarto umowę sprzedaży gruntów lub prawa wieczystego użytkowania, ustanowiono prawo wieczystego użytkowania gruntów lub objęto grunty w trwałe zagospodarowanie w drodze umowy (art.12 ust.1 pkt 4 w zw. z art.12 ust.3 ww. ustawy). Zwolnienia udzielać po wcześniejszym zebraniu materiału dowodowego świadczącego o tym, że grunty zostały nabyte od osoby nie będącej małżonkiem, krewnym w linii prostej lub jego małżonkiem, pasierbem, zięciem lub synową sprzedawcy gruntów, stosownie do przepisów art. 12 ust. 5 ustawy o podatku rolnym.
26. Podjąć czynności mające na celu wyegzekwowanie należnego Gminie podatku od podatnika podatku od środków transportowych wskazanego w pierwszej części wystąpienia.
27. Przestrzegać art. 21 § 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym - jeżeli w postępowaniu podatkowym organ podatkowy stwierdzi, że podatnik, mimo ciążącego na nim obowiązku, nie zapłacił w całości lub w części podatku, nie złożył deklaracji albo że wysokość zobowiązania podatkowego jest inna niż wykazana w deklaracji, organ podatkowy wydaje decyzję, w której określa wysokość zobowiązania podatkowego.
28. Wydając decyzje w sprawie udzielenia ulgi żołnierskiej w podatku rolnym, określać okres jej stosowania, stosownie do art. 210 § 1 pkt 5 ustawy Ordynacja podatkowa.
29. Zaprzestać dokonywania przypisu podatku na koncie podatników, którzy zmarli (w sytuacji, kiedy nie doręczono decyzji wymiarowych). W przypadku powstałych zobowiązań podatkowych obciążających osobę zmarłą - po przeprowadzeniu postępowania w sprawie stwierdzenia nabycia spadku - podstawę prawną do określenia zakresu odpowiedzialności spadkobierców stanowią przepisy art.100 i nast. ustawy Ordynacja podatkowa.
30. W uzasadnionych przypadkach występować do Urzędu Skarbowego z wnioskiem o udzielenie informacji o sposobie załatwienia spraw w prowadzonym postępowaniu egzekucyjnym.
31. Podejmować czynności zmierzające do wszczęcia postępowania egzekucyjnego w stosunku do osób posiadających zaległości podatkowe, nie dopuszczając do przedawnienia zobowiązań podatkowych, stosownie do obowiązków wynikających z przepisów ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz z przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
32. Uzupełnić prowadzoną ewidencję analityczną środków trwałych poprzez nadanie poszczególnym środkom trwałym symboli klasyfikacji środków trwałych, stosownie do przepisów art.40 ust.3 ustawy z dnia 29 czerwca 1995 roku o statystyce publicznej oraz przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 roku w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT).
33. W ewidencji środków trwałych ujmować zakupione środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne o wartości przekraczającej kwotę określoną w art. 16f ust.3 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, stosownie do przepisów § 5 ust.2 i ust.3 pkt 6 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetów państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
34. Przestrzegać obowiązku bieżącego ujmowania w ewidencji księgowej operacji dotyczących zwiększenia stanu środków trwałych, stosownie do art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości.
35. Przestrzegać art.182 ustawy z dnia 26 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi, zgodnie z którym dochody z opłat za wydane zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych (oraz za korzystanie z zezwoleń) powinny być wykorzystywane na realizację gminnych programów profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych i nie mogą być przeznaczone na inne cele.
36. Rozważyć zawarcie stosownej umowy z osobą, która pełniłaby funkcje gminnego komendanta ochrony przeciwpożarowej (art.32 ust.3a ustawy z dnia 4 sierpnia 1991 roku o ochronie przeciwpożarowej).
37. Podjąć czynności mające na celu wyegzekwowanie zwrotu do budżetu Gminy bezpodstawnie wypłaconych na rzecz Wójta Gminy kwot nagród uznaniowych, uwzględniając przepisy Kodeksu Cywilnego dotyczące bezpodstawnego wzbogacenia.
38. Odpisy na rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych przekazywać w terminach określonych w art.6 ust.2 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
39. Przestrzegać przepisów dotyczących wymagań kwalifikacyjnych określonych dla pracowników samorządowych.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Wójta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że zgodnie z art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby.
Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
1. Przewodniczący Rady Gminy w Białaczowie
2. Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy w Białaczowie
3. aa
Wystąpienie pokontrolne podpisał dr Ryszard Paweł Krawczyk - Prezes Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.
Łódź, dnia 31 stycznia 2005 roku
Pan
FRANCISZEK TOCHMAN
Wójt Gminy Białaczów
WK-602/8/2005
Działając na podstawie art. 9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U nr 55, poz.577 z późn. zm.) informuję, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminie Białaczów. Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości i uchybienia wynikały, przede wszystkim, z nieznajomości przepisów, ich wadliwej interpretacji, niedostatecznego nadzoru ze strony kierownictwa oraz braku stosownych procedur wewnętrznej kontroli finansowej. Wykazane uchybienia i nieprawidłowości dotyczyły, w szczególności:W zakresie unormowań wewnętrznych
1. Niekompletnie opracowano Wykaz gminnych jednostek organizacyjnych, stanowiący załącznik nr 2 do Statutu Gminy Białaczów. W przedmiotowym wykazie zawarto następujące jednostki organizacyjne: Zespół Ekonomiczno – Administracyjny w Białaczowie i Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Białaczowie, podczas gdy z ustaleń kontroli wynikało, że na terenie gminy funkcjonują także niżej wymienione jednostki organizacyjne: Szkoła Podstawowa im. Adama Mickiewicza w Białaczowie, Szkoła Podstawowa w Miedznej Drewnianej, Szkoła Podstawowa w Skroninie, Szkoła Podstawowa w Petrykozach, Gimnazjum im. Stanisława Małachowskiego w Białaczowie, Gminna Biblioteka Publiczna w Białaczowie z filią w Petrykozach.
2. W statutach - Gimnazjum w Białaczowie, Szkoły Podstawowej w Białaczowie, Szkoły Podstawowej w Miedznej Drewnianej, Szkoły Podstawowej w Skroninie, Szkoły Podstawowej w Petrykozach nie określono organizacyjno–prawnej formy ich działania. Formę organizacyjno – prawną gminnych jednostek oświaty winna określić Rada Gminy, stosownie do art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. "h" ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1591 z późn. zm.). Zgodnie z art. 79 ust. 1 ustawy z dnia 7 września 1991 roku o systemie oświaty (tekst jednolity z 2004 r., Dz. U. nr 256, poz. 2572) - szkoły mogą być prowadzone zarówno w formie zakładów budżetowych jak i jednostek budżetowych.
3. Gminna Biblioteka Publiczna nie posiadała aktu utworzenia. Rada Gminy nie podjęła stosownej uchwały w sprawie utworzenia Gminnej Biblioteki Publicznej - na podstawie art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. "h" ustawy o samorządzie gminnym. Obowiązek wydania aktu o utworzeniu instytucji kultury wynikał także z przepisów art. 11 i art. 13 ust. 1 ustawy z dnia 25 października 1991 roku o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 13, poz. 123 z późn. zm.).
4. Działalność Gminnej Biblioteki Publicznej finansowana była bezpośrednio z budżetu gminy, tj. z naruszeniem przepisów art. 28 ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej, w myśl których instytucje kultury pokrywają koszty bieżącej działalności i zobowiązania z uzyskiwanych przychodów, którymi są, między innymi, dotacje z budżetu, w wysokości ustalonej przez organizatora (w tym przypadku jednostkę samorządu terytorialnego).
5. Wójt Gminy nie udzielił kierownikom jednostek organizacyjnych gminy pełnomocnictwa do jednoosobowego działania, stosownie do unormowań wynikających z art. 47 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym.
W zakresie funkcjonowania kontroli wewnętrznej
1. Kierownik kontrolowanej jednostki nie ustalił procedur kontroli finansowej spełniających wymogi określone w art.35a ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148 z późn. zm.). Obowiązek ustalenia procedur kontroli finansowej w formie pisemnej przez kierownika jednostki wynika z art. 35a ust. 3 ww. ustawy, przy czym określając przedmiotowe procedury kierownik jednostki sektora finansów publicznych obowiązany jest uwzględnić standardy ustalone przez Ministra Finansów, które ogłoszone zostały w formie Komunikatu Nr 1 z dnia 30 stycznia 2003 roku w sprawie ogłoszenia „Standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych” (Dz. Urz. Min. Fin. nr 3 poz. 13).
2. W badanym okresie (lata 2002 - 2003) organ wykonawczy nie przeprowadzał w gminnych jednostkach organizacyjnych kontroli w zakresie przestrzegania procedur kontroli finansowej oraz przeprowadzania wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, stosownie do obowiązku określonego w art. 127 ustawy o finansach publicznych.
W zakresie zaciągania pożyczek na sfinansowanie wydatków nie znajdujących pokrycia w planowanych dochodach
Ustalono jako formę zabezpieczenia pożyczki nieodwołalne pełnomocnictwo do dysponowania rachunkiem bankowym, co stanowiło naruszenie art.92 w zw. z art.129 ust.1 ustawy o finansach publicznych oraz art.30 i art.46 ust.1 ustawy o samorządzie gminnym, z których wynikało, że dysponentem środków publicznych na rachunku bankowym jednostki samorządu terytorialnego może być wyłącznie organ wykonawczy tej jednostki, wykonujący określone w uchwale budżetowej zadania publiczne, przy zachowaniu zasad wykonywania budżetu wynikających z art.92 ustawy o finansach publicznych.
W zakresie ewidencji księgowej
1. Kontrolujący stwierdzili nieprawidłowe opracowanie dokumentacji opisującej przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości, poprzez:
- zawarcie w wykazie kont dla księgi głównej Urzędu Gminy, ustalonym w zakładowym planie kont, konta 134 - kredyty, pomimo że w księgach rachunkowych jednostki (Urząd Gminy) nie podlegają ewidencji operacje gospodarcze związane z zaciąganiem i spłatą kredytów oraz konta 740 - dotacje i środki na inwestycje, służącego do ewidencji dotacji otrzymywanych z budżetu, środków pozabudżetowych, funduszy celowych oraz innych jednostek na finansowanie działalności podstawowej gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz zakładów budżetowych, przez co naruszono przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153, poz. 1752),
- nie określono metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego w zakresie, w jakim ustawa pozostawia jednostce prawo wyboru,
- nie sporządzono wykazu stosowanych ksiąg rachunkowych,
- nie sporządzono opisu systemu przetwarzania danych,
- nie określono systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.
Wymogi dotyczące dokumentacji opisującej przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości określone zostały w art.10 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz.694 z późn. zm.). Ustalenie i bieżące aktualizowanie dokumentacji opisującej przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości należy do kierownika jednostki, stosownie do przepisów art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości.
2. Prowadzono wspólne urządzenia księgowe – dziennik, księgę główną, księgi pomocnicze, zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej i kont ksiąg pomocniczych - dla Urzędu Gminy i Gminnej Biblioteki Publicznej, co stanowiło naruszenie art. 4 ust.1, 2 i 3 w zw. z art.3 ust.1 pkt 1 ustawy o rachunkowości. Z przytoczonych przepisów wynikał obowiązek prowadzenia przez jednostki organizacyjne odrębnych ksiąg rachunkowych, celem zapewnienia ujmowania w tych księgach wyłącznie zdarzeń związanych z poszczególnymi jednostkami organizacyjnymi, a w konsekwencji rzetelnego i jasnego przedstawienia sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego każdej z jednostek oraz w celu umożliwienia sporządzenia obowiązujących te jednostki odrębnych sprawozdań. Przejęcie wykonywania obsługi finansowo-księgowej jednostek organizacyjnych przez służby pracownicze Urzędu Gminy nie uchyla obowiązku odrębnego prowadzenia ksiąg rachunkowych dla tych jednostek, a w każdym bądź razie takiego prowadzenia ksiąg, które umożliwia sporządzenia obowiązujących jednostki sprawozdań finansowych.
3. Stwierdzono przypadki dokonywania zapisów w księgach rachunkowych na podstawie dowodów księgowych nie spełniających wymogów określonych w art.21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, w wyniku nie zamieszczania na dowodach księgowych sposobu ujęcia operacji gospodarczej według szczegółowej klasyfikacji budżetowej, ustalonej rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. nr 68, poz.634 z późn. zm. - obecnie nie obowiązujące).
4. Stwierdzono przypadki nie ujmowania na kontach rozrachunkowych okresu sprawozdawczego, w którym zdarzenia nastąpiły, zobowiązań wynikających z przedłożonych do zapłaty faktur, mimo ich zapłaty w następnych okresach sprawozdawczych. W wyniku powyższego nie wykazano na koniec okresu sprawozdawczego rzeczywistego stanu rozliczeń finansowych, czym naruszono zasadę rzetelności ksiąg rachunkowych, określoną w art. 24 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości. Na podstawie dowodów źródłowych będących podstawą zapisów w księgach rachunkowych w styczniu 2003 roku ustalono, że na kontach rozrachunkowych i w kosztach działalności 2002 roku nie ujęto rachunków i faktur na kwotę 4.553,49 zł.
5. Ustalono, że nie sporządzano i nie załączano do raportów kasowych i wyciągów bankowych dowodów wewnętrznych zastępujących przechowywane w odrębnych zbiorach dokumenty źródłowe dotyczące wpłat podatków i opłat lokalnych oraz przyjęcia gotówki z banku do kasy, co było wymagane przez art.20 ust.2 pkt 3 ustawy o rachunkowości oraz uregulowania wewnętrzne zawarte w Instrukcji w sprawie obiegu i kontroli dokumentów księgowych w Urzędzie Gminy w Białaczowie.
6. Prowadzono dziennik i księgę główną dla budżetu i Urzędu Gminy komputerowo, w programie „Excel”, nie zatwierdzonym do stosowania przez Wójta Gminy, co stanowiło naruszenie przepisów art.10 ust. 2 w zw. z art.10 ust.1 pkt 3 ustawy o rachunkowości, które stanowiły, że kierownik jednostki ustala w formie pisemnej i aktualizuje dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości, dotyczące m.in. sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych.
7. Nie prowadzono ewidencji szczegółowej do konta 260 - zobowiązania finansowe, zgodnie z wymogami zawartymi w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
8. W księgach rachunkowych budżetu i Urzędu Gminy nie zachowano obowiązku prowadzenia zapisów o zdarzeniach w porządku systematycznym – stosownie do wymogów określonych w art.15 ust.1 ustawy o rachunkowości – przy dokonywaniu ewidencji księgowej operacji gospodarczych dotyczących:
A/ Wpływu w grudniu 2002 roku subwencji ogólnej na styczeń 2003 roku (dowód księgowy nr 5, 3769).
Było:
- na kontach księgi głównej Urzędu
wpływ subwencji:
Wn 130 - rachunek bieżący jednostek budżetowych, Ma 240 - pozostałe rozrachunki,
przekazanie subwencji z rachunku jednostki Urzędu na rachunek budżetu gminy:
Wn 240 - pozostałe rozrachunki, Ma 130 - rachunek bieżący jednostek budżetowych,
wpływ subwencji na rachunek budżetu gminy:
Wn 133 - rachunek budżetu, Ma 224 - rozrachunki budżetu.
Powinno być:
Wn 133 - rachunek budżetu, Ma 909 - rozliczenia międzyokresowe.
Operacje dotyczące wpływu subwencji nie podlegają księgowaniu na kontach księgi głównej Urzędu Gminy.
B/ Otrzymanych w ciągu roku dotacji, subwencji (np. dowody księgowe nr 40, 45, 58, 86, 85, 152,162, 170).
Było:
wpływ dotacji, subwencji:
Wn 130 - rachunek bieżący jednostek budżetowych, Ma 740 - dotacje i środki na inwestycje,
przekazanie dotacji, subwencji do budżetu gminy:
Wn 222 - rozliczenie dochodów budżetowych, Ma 130 - rachunek bieżący jednostek budżetowych,
wpływ dotacji, subwencji na rachunek budżetu:
Wn 133 - rachunek budżetu, Ma 222 - rozliczenie dochodów budżetowych.
Powinno być:
Wn 133 - rachunek budżetu, Ma 901 - dochody budżetu.
Operacje dotyczące wpływu dotacji i subwencji nie podlegają ewidencji księgowej w Urzędzie Gminy (jednostce). W jednostkach budżetowych sposób ustalania wyniku finansowego jest konsekwencją stosowania w nich metody finansowania brutto. Jednostki budżetowe otrzymują środki na wydatki, natomiast wszelkie wpływy traktowane są jako dochody budżetowe i podlegają - co do zasady - odprowadzeniu do budżetu jednostki samorządu terytorialnego. Oznacza to, że jednostki budżetowe nie otrzymują żadnych dotacji i subwencji na finansowanie własnej działalności.
C/ Dochodów budżetu gminy realizowanych przez Urzędy Skarbowe (np. dowód księgowy nr 221).
Było:
wpływ dochodów:
Wn 130 - rachunek bieżący jednostek budżetowych, Ma 221 - należności z tytułu dochodów budżetowych,
Na koniec każdego miesiąca dokonywano przypisu należności (Wn 221 Ma 750) w wysokości otrzymanych udziałów.
Na kontach księgi głównej budżetu nie ewidencjonowano wpływu dochodów dokonanych w ciągu roku. Na koniec roku poleceniem księgowania ujmowano na kontach księgi głównej budżetu jedynie należności budżetu (na podstawie sprawozdań złożonych przez Urzędy Skarbowe oraz dokonanych w ciągu roku wpłat)
Wn 224 - rozrachunki budżetu, Ma 901 - dochody budżetu.
Powinno być:
wpływ dochodów:
w księgach rachunkowych Urzędu Gminy Wn 130 - rachunek bieżący jednostek budżetowych, Ma 750 - przychody i koszty finansowe,
ujmując na koncie 221 - należności z tytułu dochodów budżetowych - zaległości na stronie Wn i nadpłaty na stronie Ma tego konta, w korespondencji z odpowiednią stroną konta 750 - przychody i koszty finansowe, na koniec okresów sprawozdawczych, na podstawie sprawozdań przedkładanych przez urząd skarbowy,
w księdze głównej budżetu Wn 133 - rachunek budżetu, Ma 224 - rozrachunki budżetu, a następnie przeksięgowanie na koniec okresów sprawozdawczych zrealizowanych przez urzędy skarbowe dochodów na podstawie złożonych sprawozdań jednostkowych Wn 224 - rozrachunki budżetu, Ma 901 - dochody budżetu.
9. Nieprawidłowo przeksięgowano wynik finansowy jednostki za 2002 rok z konta 860 pod datą 31 grudnia 2003 roku, zamiast pod datą przyjęcia sprawozdania finansowego za rok 2002, stosownie do zasad funkcjonowania tego konta określonych w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
Odpowiedzialność za prawidłowe wypełnianie obowiązków wynikających z ustawy o rachunkowości w zakresie prowadzenia ewidencji księgowej ponosi Skarbnik Gminy oraz na podstawie art.4 ust.5 ustawy o rachunkowości - Wójt Gminy.
W zakresie sprawozdawczości finansowej
1. Nieprawidłowo sporządzono bilans z wykonania budżetu gminy za 2002 rok i za 2003 rok, w tym: wykazano w bilansie za 2002 rok w poz. II 1.1 Aktywów należności krótkoterminowe w kwocie 19.567,01 zł, stanowiące różnicę pomiędzy należnościami budżetu wykazanymi na koncie 223,1 (Wn) w kwocie 85.187,56 zł a zobowiązaniami budżetu wykazanymi na koncie 222,1 (Ma) w kwocie 65.620,55 zł. Należności budżetu wykazane na koncie 223,1 winny być wykazane w poz. II 3 Bilansu; wykazano w bilansie za 2003 rok w poz. II 1.1 Aktywów należności krótkoterminowe w kwocie 11.456,62 zł, stanowiące różnicę pomiędzy należnościami budżetu wykazanymi na koncie 222,1 (Wn) w kwocie 220.298,03 zł a zobowiązaniami budżetu wykazanymi na koncie 223,1 (Ma) w kwocie 208.841,41 zł. Należności budżetu wykazane na koncie 222,1 winny być wykazane w poz. II 3 Bilansu.
2. Nieprawidłowo sporządzono bilans jednostki budżetowej (Urzędu Gminy) na dzień 31 grudnia 2003 roku, poprzez: wykazanie w poz. B II 1.5 Aktywów - „Rozliczenie z tytułu środków na wydatki budżetowe i z tytułu dochodów budżetowych” kwoty 0 zł, podczas gdy saldo Wn konta 223 na dzień 31 grudnia 2003 roku stanowiło kwotę 244.604,09 zł oraz wykazanie w poz. D I 1.7 Pasywów - „Rozliczenie z tytułu środków na wydatki budżetowe i z tytułu dochodów budżetowych” zobowiązań
w kwocie 322.623,43 zł, stanowiących różnicę pomiędzy zobowiązaniami wykazanymi na koncie 222 (Ma) w kwocie 567.227,52 zł a należnościami wykazanymi na koncie 223 (Wn) w kwocie 244.604,09 zł.
Odpowiedzialność za prawidłowe i rzetelne sporządzanie sprawozdań finansowych ponoszą Wójt Gminy i Skarbnik Gminy.
W zakresie rozrachunków
1. Kontrolujący stwierdzili istnienie nierealnego stanu rozrachunków na koncie 240, na koniec okresów sprawozdawczych – po dokonaniu kompensaty należności i zobowiązań, co stanowiło naruszenie zasad funkcjonowania konta, określonych w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
2. Kontrolowana jednostka nie przestrzegała postanowień umowy zawartej z Agencją Własności Rolnej Skarbu Państwa w zakresie rozliczania się z Agencją z tytułu wydzierżawianych w jej imieniu gruntów, co w konsekwencji może doprowadzić do zapłacenia przez Gminę odsetek ustawowych. W umowie zlecenia z dnia 31 grudnia 1996 roku i w umowie zlecenia z dnia 3 stycznia 2000 roku Gmina Białaczów zobowiązała się do rozliczania się z pobranego czynszu dzierżawnego z AWRSP w terminie do 30 listopada za I półrocze każdego roku i w terminie do 30 kwietnia roku następnego za II półrocze. W zawartej umowie zawarto zapis, że w przypadku zwłoki w rozliczeniu naliczane będą odsetki ustawowe. Na dzień 31 grudnia 2003 roku zobowiązania Gminy wobec Agencji stanowiły kwotę 3.403,20 zł. Ustalono, że zobowiązania te powstały w wyniku braku odprowadzenia na rachunek AWRSP czynszu pobranego za lata 1999 – 2003.
3. Nieprawidłowo ewidencjonowano operacje gospodarcze dotyczące rozliczeń z AWRSP z tytułu pobieranego w jej imieniu czynszu, które ujmowano na koncie Wn 139 - inne rachunki bankowe Ma 240 - pozostałe rozrachunki. Operacji tych nie ujmowano na kontach księgi głównej budżetu. Prawidłowo operacje związane z pobieraniem w imieniu AWRSP należnego jej czynszu należało ewidencjonować następująco:
naliczenie należności:
Wn 240 - pozostałe rozrachunki (konto analityczne dla dzierżawcy), Ma 240 - pozostałe rozrachunki (konto analityczne dla AWRSP),
pobrany w imieniu AWRSP należny jej czynsz:
Wn 130 - rachunek bieżący jednostek budżetowych, Ma 240 - pozostałe rozrachunki (konto analityczne dla dzierżawcy),
i jednocześnie w księdze głównej budżetu gminy Wn 133 - rachunek budżetu, Ma 240 - pozostałe rozrachunki – kwota czynszu po potrąceniu prowizji, Ma 901 - dochody budżetu – kwota prowizji,
naliczenie należnej prowizji:
Wn 240 - pozostałe rozrachunki (konto analityczne dla AWRSP), Ma 750 - przychody i koszty finansowe,
odprowadzenie pobranych kwot na rachunek AWRSP (po potrąceniu prowizji):
Wn 240 - pozostałe rozrachunki (konto analityczne dla AWRSP), Ma 130 - rachunek bieżący jednostek budżetowych i w księdze głównej budżetu gminy Wn 240 - pozostałe rozrachunki, Ma 133 - rachunek budżetu,
2. Stwierdzono naruszenie zasad funkcjonowania kont 222, 222,1, 223, 223,1 księgi głównej budżetu gminy i Urzędu Gminy (jednostki) oraz wykazanie nierealnych stanów należności i zobowiązań na kontach 222, 222,1, 223, 223,1 księgi głównej budżetu i Urzędu Gminy na dzień 31 grudnia 2002 roku i na dzień 31 grudnia 2003 roku. W szczególności, stwierdzono:
- księgowanie na koncie 222,1 księgi głównej budżetu gminy kwot dochodów zrealizowanych przez jednostki budżetowe niezgodnych z kwotami dochodów wykazanymi w sprawozdaniach Rb – 27S - roczne sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych samorządowej jednostki budżetowej za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2002 roku i do dnia 31 grudnia 2003 roku, złożonych przez Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej, Zespół Ekonomiczno Administracyjny Szkół i Urząd Gminy,
- księgowanie na koncie 222 księgi głównej Urzędu Gminy kwot dochodów zrealizowanych przez jednostkę, niezgodnych z kwotami dochodów wykazanymi w sprawozdaniach Rb – 27S roczne sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych samorządowej jednostki budżetowej za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2002 roku i do dnia 31 grudnia 2003 roku,
- księgowanie na koncie 223,1 księgi głównej budżetu gminy kwot wydatków zrealizowanych przez jednostki budżetowe niezgodnych z kwotami wydatków wykazanymi w sprawozdaniach Rb – 28S - roczne sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetowych samorządowej jednostki budżetowej za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2003 roku, złożonych przez Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej, Zespół Ekonomiczno Administracyjny Szkół i Urząd Gminy,
- księgowanie na koncie 223 księgi głównej Urzędu Gminy kwot wydatków zrealizowanych przez jednostkę, niezgodnych z kwotami wydatków wykazanymi w sprawozdaniach Rb – 28S - roczne sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetowych samorządowej jednostki budżetowej za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2003 roku przez co naruszono zasady funkcjonowania wymienionych kont, określone w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych oraz przepisy art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości.
Odpowiedzialność za prawidłowe wypełnianie obowiązków wynikających z ustawy o rachunkowości w zakresie prowadzenia ewidencji księgowej ponosi Skarbnik Gminy oraz na podstawie art.4 ust.5 ustawy o rachunkowości - Wójt Gminy.
W zakresie rachunkowości podatków i opłat lokalnych
W obowiązującej w jednostce dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości nie określono zasad rachunkowości w zakresie podatków i opłat, zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. nr 50, poz. 511 z późn. zm.).
W zakresie realizacji dochodów z tytułu podatków i opłat
1. Ustalono, że w większości przypadków nie oznaczono daty wpływu do Urzędu Gminy na składanych deklaracjach podatkowych, przez co nie wykonano obowiązku wynikającego z § 6 ust.11 Instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych, stanowiącej załącznik do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. nr 112, poz.1319).
2. Nie egzekwowano od podatników podatku od nieruchomości - osób prawnych obowiązku składania deklaracji podatkowych w ustawowych terminach - określonych w art. 6 ust.9 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2002 r., Dz.U. nr 9, poz.84 z późn. zm.).
3. Stwierdzono trzy przypadki (w próbie objętej kontrolą) nieprawidłowego wymiaru podatku od nieruchomości od osób prawnych, w wyniku przyjęcia do opodatkowania w 100% powierzchni kondygnacji o wysokości od 1,40 m do 2,20 m, która to powierzchnia - stosownie do art.4 ust.2 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych - powinna być zaliczona do powierzchni użytkowej budynku w 50%. W związku z powyższym zawyżono należny Gminie podatek o kwotę ogółem 34,70 zł (w badanej próbie), w tym: podatnikowi nr konta 1183 o kwotę 9,80 zł; podatnikowi nr konta 1016 o kwotę 22,80 zł; podatnikowi nr konta 434 o kwotę 2,10 zł.
4. Stwierdzono przypadki nie pobierania odsetek za zwłokę od nieterminowo regulowanych zobowiązań podatkowych.
5. Nie przestrzegano przepisów ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (Dz. U. nr 137, poz.926 z późn. zm.) - przy wydawaniu decyzji w sprawie umorzenia zaległości podatkowej, wskutek braku określenia w wydanych decyzjach kwoty umorzonych odsetek za zwłokę.
6. Nieprawidłowo ustalano okres zwolnienia w podatku rolnym z tytułu zakupu gruntów na powiększenie gospodarstwa rolnego. Przykładowo - decyzję nr 3/2002 z dnia 1 marca 2002 roku wydano na wniosek podatnika z dnia 27 lutego 2002 roku. W przedmiotowej decyzji powołano się na akt notarialny Nr 5352/2001 z dnia 18 listopada 2001 roku. Decyzją nr 3/2002 udzielono zwolnienia w podatku rolnym z tytułu zakupu gruntów na powiększenie gospodarstwa rolnego od dnia 1 stycznia 2002 roku do dnia 31 grudnia 2006 roku, tj. na nieprawidłowy okres. Z art.12 ust.2 (według brzmienia obowiązującego do dnia 31 grudnia 2002 roku) ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity z 1993 r., Dz. U. nr 94, poz.431 z późn. zm.) wynikało, że okres zwolnienia (5 lat) liczył się od pierwszego dnia miesiąca, następującego po miesiącu, w którym zawarto umowę sprzedaży gruntów bądź prawa wieczystego użytkowania gruntów lub objęto grunty w trwałe zagospodarowanie, a zatem - zwolnienie winno być udzielone na okres do dnia 30 listopada 2006 roku.
7. Decyzje nr nr 2/2002 i 3/2002 w sprawie udzielenia zwolnienia w podatku rolnym z tytułu zakupu gruntów na powiększenie gospodarstwa rolnego zostały wydane pomimo braku materiału dowodowego świadczącego o tym, że grunty zostały nabyte od osoby nie będącej małżonkiem, krewnym w linii prostej, pasierbem, zięciem lub synową sprzedawcy gruntów, co stanowiło negatywną przesłankę zastosowania zwolnienia zgodnie z art.12 ust.5 ustawy o podatku rolnym.
8. Stwierdzono przypadek nie zachowania powszechności opodatkowania podatkiem od środków transportowych, co spowodowało zaniżenie dochodów gminy – w badanej próbie - o kwotę 1.109 zł. Podatnik będący właścicielem dwóch środków transportowych nie złożył deklaracji i nie uiścił należnego Gminie podatku za 2003 rok. Organ podatkowy nie podjął - prawem przewidzianych czynności - zmierzających do wyegzekwowania podatku. Organ podatkowy winien dokonywać okresowej weryfikacji danych zawartych w podatkowej ewidencji środków transportowych z danymi rejestru prowadzonego przez Starostwo Powiatowe a następnie ustalić – w oparciu o dane z rejestru pojazdów – podatników, na których w latach poprzednich ciążył obowiązek w podatku od środków transportowych, a którzy nie wywiązali się z tego obowiązku. W przypadku braku złożenia przez podatnika deklaracji i dokonania wpłaty podatku należy określić stosowną decyzją wysokość zobowiązania podatkowego, po uprzednim wszczęciu postępowania podatkowego z urzędu, na podstawie art. 21 § 3 w zw. z art. 165 § 2 ustawy Ordynacja podatkowa.
9. Nie wystawiono decyzji określających wysokość zobowiązania podatkowego w podatku od środków transportowych posiadaczowi pojazdów, który wniósł podatek od środków transportowych w zaniżonej kwocie, co stanowiło naruszenie art. 21 § 3 ustawy Ordynacja podatkowa.
10. Stwierdzono nieprawidłowość przy udzielaniu ulg żołnierskich w podatku rolnym, polegającą na wydaniu decyzji w sprawie udzielenia ulgi z tytułu odbywania służby wojskowej bez określenia okresu jej stosowania.
11. Wykazano nierealne salda zaległości z tytułu łącznego zobowiązania pieniężnego w wyniku dokonania przypisu podatku pomimo braku doręczenia decyzji wymiarowych (podatnikom, którzy nie żyją), co stanowiło naruszenie art.21 § 1 pkt 2 ustawy Ordynacja podatkowa w zw. z § 4 ust.1 pkt 2 i § 13 ust.2 pkt 1 lit. "a" rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego, zgodnie z którymi - przypisu podatku na koncie podatnika należało dokonywać na podstawie skutecznie doręczonej decyzji wymiarowej.
12. Nie występowano do Urzędu Skarbowego z wnioskiem o udzielenie informacji o sposobie załatwienia spraw w prowadzonym postępowaniu egzekucyjnym, na podstawie § 8 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137, poz. 1541 z póź. zm.).
13. Sprawdzając terminowość podejmowania czynności windykacyjnych w odniesieniu do zaległości podatkowych – na podstawie losowo wybranych podatników podatków - ustalono, że organ podatkowy nie podejmował konsekwentnych czynności zmierzających do wszczęcia postępowania egzekucyjnego w stosunku do osób posiadających zaległości podatkowe oraz dopuścił do przedawnienia zaległości podatkowych w kwocie ogółem 1.473,40 zł. Nieterminowe podejmowanie czynności windykacyjnych lub zaniechanie podjęcia takich czynności naruszało przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 110, poz.968 z późn. zm.) i przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. Z przytoczonych przepisów wynikał obowiązek prowadzenia systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązań pieniężnych. W przypadku zwłoki w zapłacie zobowiązania podatkowego wierzyciel powinien wystawić upomnienia. Po bezskutecznym upływie wyznaczonego w upomnieniu terminu płatności należało wystawiać tytuły wykonawcze i kierować je do właściwego miejscowo urzędu skarbowego. Czynności zmierzające do wszczęcia postępowania egzekucyjnego wobec podatników posiadających zaległości podatkowe należy podejmować systematycznie i bez zwłoki, nie dopuszczając do przedawnienia zobowiązań podatkowych – termin przedawnienia zobowiązań podatkowych został określony w przepisach art.70 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa.
Odpowiedzialność za stwierdzone nieprawidłowości związane z ustalaniem wysokości zobowiązań podatkowych (określaniem wysokości tych zobowiązań), udzielaniem ulg w zapłacie podatku windykacją, zaległości podatkowych ponosi Wójt Gmina - pełniący funkcję gminnego organu podatkowego.
W zakresie ewidencji majątku gminy
1. Ustalono, że ewidencja analityczna prowadzona była nieprawidłowo, ponieważ środkom trwałym nie nadano symboli Klasyfikacji Środków Trwałych, zgodnie z art. 40 ust. 3 ustawy z dnia 29 czerwca 1995 roku o statystyce publicznej (Dz. U. nr 88, poz.439 z późn.zm.) w zw. z przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 roku w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) (Dz. U. nr 112, poz. 1317 z późn. zm.).
2. Stwierdzono, że na stan środków trwałych (konto 011) przyjęto zestawy komputerowe o wartości 3.200 zł; o wartości 3.388 zł; o wartości 2.350 zł, których wartość początkowa nie przekraczała kwoty, o której mowa w art.16f ust.3 ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 54, poz.654 z późń. zm.), przez co naruszono § 5 ust.3 pkt 6 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych, zgodnie z którym - jeżeli wartość poszczególnych składników majątkowych nie przekracza kwoty określonej w tych przepisach (przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych) należy ujmować je w ewidencji pozostałych środków trwałych i umarzać w 100% w momencie wydania do używania.
3. Stwierdzono przypadki nie bieżącego przyjmowania na stan majątku środków trwałych zrealizowanych w wyniku działalności inwestycyjnej, co stanowiło naruszenie art.20 ust.1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym w księgach rachunkowych okresu sprawozdawczego należy ujmować wszystkie operacje, które nastąpiły w tym okresie. Ewidencję środków trwałych należy prowadzić rzetelnie, tak, aby zapisy w niej dokonane odzwierciedlały stan rzeczywisty, stosownie do obowiązku wynikającego z art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości.
4. Stwierdzono przypadek nieprawidłowego dokonania umorzenia – jednorazowo w dniu przyjęcia do używania – programu komputerowego „Płace” o wartości 4.392 zł, pomimo że w unormowaniach wewnętrznych zawartych w zakładowym planie kont ustalono, że wartości niematerialne i prawne, których wartość jednostkowa przekroczyła 3.500 zł finansuje się ze środków inwestycyjnych i umarza zgodnie ze stawkami umorzenia, natomiast o wartości początkowej poniżej 3.500 zł finansuje się ze środków na wydatki bieżące i umarza jednorazowo całą wartość w dniu przyjęcia do używania.
5. Nieprawidłowo ewidencjonowano operację związaną z nieodpłatnym otrzymaniem pozostałego środka trwałego.
Było: Wn 013 - pozostałe środki trwałe, Ma 072 - umorzenie pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.
Powinno być: Wn 013 - pozostałe środki trwałe, Ma 760 - pozostałe przychody i koszty oraz jednocześnie jego umorzenie: Wn 400 - koszty według rodzajów, Ma 072 - umorzenie pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, stosownie do zasad funkcjonowania tych kont określonych w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
W zakresie realizacji wydatków budżetowych
1. W wyniku kontroli wydatków na realizację gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych stwierdzono ponoszenie wydatków na cele nie związane z profilaktyką i rozwiązywaniem problemów alkoholowych. Przykładowo, w 2002 roku wydatki na finansowanie klubu sportowego (np. opłata członkowska, karty zawodnicze, opłata za potwierdzenie zawodnika - 527 zł, opłata za zgłoszenie do rozgrywek - 325 zł) oraz finansowanie działalności Kół Gospodyń Wiejskich (np. zakup butli stalowej i kuchni gazowej - 1.256 zł, zakup talerzy, salaterek, szklanek, czajnika - 1.578,41 zł oraz zakup tkaniny ubraniowej - 1.001,30 zł). W 2003 roku - wydatki na finansowanie klubu sportowego (np. składka członkowska, opłata za żółte kartki, opłata za potwierdzenie zawodnika - 1.170 zł) oraz finansowanie działalności Kół Gospodyń Wiejskich (np. zakup strojów i tkanin – 998,22 zł). Powyższe naruszało postanowienia zawarte w art.182 ustawy z dnia 26 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 147, poz. 1231 z późn. zm.), zgodnie z którym dochody z opłat za wydane zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych (oraz za korzystanie z zezwoleń) powinny być wykorzystywane na realizację gminnych programów profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych i nie mogą być przeznaczone na inne cele.
2. W zakresie wydatków związanych z utrzymaniem gotowości bojowej stwierdzono zawarcie przez Wójta Gminy umów zlecenia na wykonywanie obowiązków Komendanta Gminnego Związku OSP w Białaczowie. W związku z powyższym należy wskazać, że zgodnie z art.32 ust.3a ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 roku o ochronie przeciwpożarowej (tekst jednolity z 2002 r., Dz.U. nr 147, poz.1229 z późn. zm.) - gmina może zatrudnić komendanta gminnego ochrony przeciwpożarowej. Stanowisko to nie jest jednakże tożsame ze stanowiskiem Komendanta Związku Ochotniczych Straży Pożarnych (chociaż może być zajmowane przez tę samą osobę). Wójt Gminy nie posiada kompetencji do zlecania wykonywania zadań, które w Związku Ochotniczych Straży Pożarnych są pełnione społecznie.
3. Faktury płacone ze środków przeznaczonych w budżecie Gminy na ochronę przeciwpożarową nie były opisywane pod względem merytorycznym. Opis ten powinien wskazywać, w szczególności, związek wydatku z realizacją omawianego zadania publicznego. Czynności te powinny wynikać z zapisów zawartych w instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych.
4. Kontrolujący stwierdzili wypłacenie na rzecz Wójta Gminy nagród uznaniowych w łącznej kwocie 13.090 zł, w okresie grudzień 2001 - grudzień 2002, co było sprzeczne z art.20 ust.5 ustawy z dnia 22 marca 1990 roku o pracownikach samorządowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz.U. nr 142, poz.1593 z późn. zm.), zgodnie z którym - członkom zarządu gminy (po dniu 27 października 2002 roku - wójtowi gminy) nie przysługują nagrody z wyjątkiem nagrody jubileuszowej. Nagrody wypłacane były na podstawie wniosków składanych przez Przewodniczącego Rady Gminy.
5. Stwierdzono, że Pan Jan Józwik zatrudniony na stanowisku Sekretarza Gminy (uchwała Rady Gminy nr VI/27/99 z dnia 29 stycznia 1999 roku) nie posiadał wykształcenia wymaganego dla stanowiska sekretarza gminy przez przepisy obowiązującego wówczas rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 9 lipca 1990 roku w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (tekst jednolity z 1993 r., Dz.U. nr 111, poz.493 z późn.zm. - obecnie nie obowiązujące). Analogiczne wymogi w zakresie wykształcenia wymaganego na stanowisku sekretarza gminy przewidywały także później obowiązujące unormowania - obecnie rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 33, poz.264 z późn. zm.).
6. Stwierdzono naruszenie art.6 ust.2 ustawy z dnia z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity z 1996 r., Dz. U. nr 70, poz. 335 z późn. zm.) poprzez nieterminowe przekazywanie równowartości dokonanych odpisów na rachunek funduszu. Zgodnie z powołanym przepisem - równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy funduszu w terminie do dnia 30 września tego roku, z tym, że w terminie do dnia 31 maja tego roku przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów.
7. Kontrolujący stwierdzili, że w latach 2003 -2004 z budżetu Gminy wypłacano wynagrodzenie na podstawie umowy zlecenia na rzecz lekarza stomatologa, któremu zlecono sprawowanie opieki stomatologicznej nad dziećmi szkolnymi i przedszkolnymi. Z uwagi na fakt, że usługi związane z opieką stomatologiczną powinny być finansowane ze środków Narodowego Funduszu Zdrowia wydatkowanie w tym zakresie środków z budżetu Gminy naruszało art.111 ust.2 ustawy o finansach publicznych w zw. z art.2 i art.50 ustawy z dnia 23 stycznia 2003 roku o powszechnym ubezpieczeniu w Narodowym Funduszu Zdrowia (Dz. U. nr 45, poz. 391 z późn. zm. - obecnie nie obowiązująca) oraz przepisami rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 25 czerwca 2003 roku w sprawie zakresu i organizacji profilaktycznej opieki zdrowotnej nad dziećmi i młodzieżą (Dz. U. nr 130, poz. 1196 - uchylone z dniem 31 grudnia 2004 roku).
8. W dokumentacji kontrolowanej jednostki brak było oświadczeń majątkowych składanych przez radnych Rady Gminy kadencji 1998 - 2002 - na podstawie art. 24h ustawy o samorządzie gminnym. Zgodnie z powołanym przepisem oświadczenia powinny być przechowywane przez okres 6 lat (obecnie art.24h ust.6 ustawy).
9. Umowy dotyczące wykonywania obsługi prawnej nie były kontrasygnowane przez Skarbnika Gminy, co naruszało art. 46 ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym, zgodnie z którym - jeżeli czynność prawna może spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata skarbnika gminy (głównego księgowego budżetu) lub osoby przez niego upoważnionej.
Zawiadamiając o powyższych nieprawidłowościach proszę Pana Wójta o podjęcie działań mających na celu ich usunięcie oraz zapobieżenie ich występowaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Uzupełnić obowiązujący wykaz gminnych jednostek organizacyjnych, stanowiący załącznik nr 2 do Statutu Gminy Białaczów uwzględniając wszystkie faktycznie funkcjonujące na terenie Gminy jednostki organizacyjne.
2. Zaprzestać finansowania działalności Gminnej Biblioteki Publicznej bezpośrednio z budżetu gminy. Finansować działalność Biblioteki zgodnie z zasadami wynikającymi z przepisów ustawy z dnia 25 października 1991 roku o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej, czyli poprzez dotację podmiotową przekazywaną przez organizatora na rzecz instytucji kultury.
3. Udzielić pełnomocnictwa do jednoosobowego działania kierownikom jednostek organizacyjnych gminy, stosownie do unormowania wynikającego z art. 47 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym.
4. Ustalić w formie pisemnej procedury kontroli finansowej spełniające wymogi wynikające z art.35a ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych, w szczególności - w zakresie wstępnej kontroli celowości zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków. Zapewnić funkcjonowanie przyjętych procedur kontroli.
5. Przestrzegać obowiązku przeprowadzania w gminnych jednostkach organizacyjnych kontroli w zakresie przestrzegania przez te jednostki procedur kontroli finansowej, stosownie do art.127 ust.2 i 3 ustawy o finansach publicznych.
6. Zaprzestać ustalania jako formy zabezpieczenia pożyczki, kredytu nieodwołalnego pełnomocnictwa do dysponowania rachunkiem bankowym Gminy.
7. Uzupełnić dokumentację opisującą zasady prowadzenia rachunkowości, zgodnie z wymogami określonymi w art.10 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości, w szczególności - w zakładowym planie kont dla jednostki (Urząd Gminy) ująć konta przewidziane dla jednostek budżetowych; określić metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego w zakresie w jakim ustawa pozostawia jednostce prawo wyboru, sporządzić wykaz stosowanych ksiąg rachunkowych, sporządzić opis systemu przetwarzania danych, określić system służący ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.
8. Zapewnić odrębne ewidencjonowanie zdarzeń dotyczących jednostek organizacyjnych, których obsługę finansowo - księgową wykonują służby Urzędu Gminy (Gminna Biblioteka Publiczna), co w szczególności oznacza zaprowadzenie odrębnych urządzeń księgowych – dziennik, księga główna, księgi pomocnicze, zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej i kont ksiąg pomocniczych - dla Urzędu Gminy i jednostek organizacyjnych gminy, których rachunkowość prowadzona jest przez służby finansowe Urzędu Gminy, stosownie do przepisów art.4 ust.1, 2 i 3 w związku z art.3 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości. W innym wypadku - prowadzona ewidencja musi zapewnić rzetelne sporządzenie jednostkowych sprawozdań finansowych dla poszczególnych jednostek organizacyjnych - w oparciu o dane ewidencji księgowej.
9. Zaprowadzić ewidencję szczegółową do konta 260 - zobowiązania finansowe.
10. Zapisów w księgach rachunkowych dokonywać na podstawie dowodów księgowych spełniających wymogi określone w art.21 ust.1 ustawy o rachunkowości, w tym, zamieszczać na dowodach księgowych sposób ujęcia operacji gospodarczej według klasyfikacji budżetowej.
11. Przestrzegać obowiązku ujmowania w księgach rachunkowych jednostki wszystkich przypadających na jej rzecz przychodów i obciążających ją kosztów dotyczących danego okresu sprawozdawczego.
12. W przypadkach, kiedy dowody źródłowe przechowywane są w odrębnych zbiorach, sporządzać dowody wewnętrzne zastępujące dokumenty źródłowe, stosownie do art.20 ust.2 pkt 3 ustawy o rachunkowości oraz uregulowań wewnętrznych zawartych w Instrukcji w sprawie obiegu i kontroli dokumentów księgowych w Urzędzie Gminy w Białaczowie.
13. Zapewnić prowadzenie ewidencji księgowej zgodnie z postanowieniami prawidłowo ustalonego planu kont oraz przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych, mając na uwadze uwagi zawarte w pierwszej części wystąpienia pokontrolnego odnoszące się do ujmowania operacji finansowych na odpowiednich kontach księgowych (np. w odniesieniu do wpływu subwencji, dotacji, ewidencji dochodów realizowanych przez Urzędy Skarbowe itp.).
14. Przeksięgowania wyniku finansowego jednostki z konta 860 dokonywać pod datą przyjęcia sprawozdania finansowego za dany rok.
15. W sprawozdaniach finansowych – bilans z wykonania budżetu gminy, bilans jednostki budżetowej (Urząd Gminy) – wykazywać stany należności i zobowiązań w wysokości wynikającej z ewidencji księgowej, nie dokonując wzajemnej kompensaty należności i zobowiązań.
16. Zaprzestać dokonywania wzajemnej kompensaty należności i zobowiązań, celem wykazywania rzeczywistego stanu rozrachunków jednostki.
17. Terminowo przekazywać czynsz dzierżawny pobierany na rzecz Agencji Własności Rolnej Skarbu Państwa, zgodnie z postanowieniami wynikającymi z zawartych umów.
18. Dokonać szczegółowej analizy zapisów na kontach 222, 222,1, 223, 223,1 oraz weryfikacji dokumentów, na podstawie, których dokonano tych zapisów, za lata 2002–2003, a w sytuacji, kiedy będzie to konieczne również za lata wcześniejsze, celem ustalenia faktycznych (rzetelnych) kwot zrealizowanych dochodów i wydatków jednostek budżetowych, a w konsekwencji ustalenia rzeczywistego stanu należności i zobowiązań na tych kontach.
19. Uzupełnić obowiązującą w jednostce dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości o określenie zasad rachunkowości w zakresie podatków i opłat, uwzględniając przepisy rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego.
20. Na składanych do Urzędu Gminy deklaracjach oznaczać datę wpływu, stosownie do § 6 ust.11 Instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych, stanowiącej załącznik do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych.
21. Egzekwować od podatników - osób prawnych obowiązek składania deklaracji podatkowych w ustawowych terminach.
22. Przy dokonywaniu wymiaru podatku od nieruchomości przestrzegać art.4 ust.2 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, zgodnie z którym powierzchnię pomieszczeń lub ich części oraz część kondygnacji o wysokości w świetle od 1,40 m do 2,20 m zalicza się do powierzchni użytkowej budynku w 50%, a jeżeli wysokość jest mniejsza niż 1,40 m, powierzchnię tę pomija się.
23. Od nieterminowo wnoszonych rat podatków pobierać należne odsetki za zwłokę.
24. Wydając decyzje w sprawie umorzenia zaległości podatkowej określać kwotę umorzonych odsetek za zwłokę.
25. Zwolnienie w podatku rolnym z tytułu nabycia gruntów na powiększenie (utworzenie) gospodarstwa rolnego stosować od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym złożono wniosek, zgodnie z art.13d ust.3 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym. Zwolnienie przysługuje w okresie 5 lat od począwszy od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawarto umowę sprzedaży gruntów lub prawa wieczystego użytkowania, ustanowiono prawo wieczystego użytkowania gruntów lub objęto grunty w trwałe zagospodarowanie w drodze umowy (art.12 ust.1 pkt 4 w zw. z art.12 ust.3 ww. ustawy). Zwolnienia udzielać po wcześniejszym zebraniu materiału dowodowego świadczącego o tym, że grunty zostały nabyte od osoby nie będącej małżonkiem, krewnym w linii prostej lub jego małżonkiem, pasierbem, zięciem lub synową sprzedawcy gruntów, stosownie do przepisów art. 12 ust. 5 ustawy o podatku rolnym.
26. Podjąć czynności mające na celu wyegzekwowanie należnego Gminie podatku od podatnika podatku od środków transportowych wskazanego w pierwszej części wystąpienia.
27. Przestrzegać art. 21 § 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym - jeżeli w postępowaniu podatkowym organ podatkowy stwierdzi, że podatnik, mimo ciążącego na nim obowiązku, nie zapłacił w całości lub w części podatku, nie złożył deklaracji albo że wysokość zobowiązania podatkowego jest inna niż wykazana w deklaracji, organ podatkowy wydaje decyzję, w której określa wysokość zobowiązania podatkowego.
28. Wydając decyzje w sprawie udzielenia ulgi żołnierskiej w podatku rolnym, określać okres jej stosowania, stosownie do art. 210 § 1 pkt 5 ustawy Ordynacja podatkowa.
29. Zaprzestać dokonywania przypisu podatku na koncie podatników, którzy zmarli (w sytuacji, kiedy nie doręczono decyzji wymiarowych). W przypadku powstałych zobowiązań podatkowych obciążających osobę zmarłą - po przeprowadzeniu postępowania w sprawie stwierdzenia nabycia spadku - podstawę prawną do określenia zakresu odpowiedzialności spadkobierców stanowią przepisy art.100 i nast. ustawy Ordynacja podatkowa.
30. W uzasadnionych przypadkach występować do Urzędu Skarbowego z wnioskiem o udzielenie informacji o sposobie załatwienia spraw w prowadzonym postępowaniu egzekucyjnym.
31. Podejmować czynności zmierzające do wszczęcia postępowania egzekucyjnego w stosunku do osób posiadających zaległości podatkowe, nie dopuszczając do przedawnienia zobowiązań podatkowych, stosownie do obowiązków wynikających z przepisów ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz z przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
32. Uzupełnić prowadzoną ewidencję analityczną środków trwałych poprzez nadanie poszczególnym środkom trwałym symboli klasyfikacji środków trwałych, stosownie do przepisów art.40 ust.3 ustawy z dnia 29 czerwca 1995 roku o statystyce publicznej oraz przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 roku w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT).
33. W ewidencji środków trwałych ujmować zakupione środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne o wartości przekraczającej kwotę określoną w art. 16f ust.3 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, stosownie do przepisów § 5 ust.2 i ust.3 pkt 6 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetów państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
34. Przestrzegać obowiązku bieżącego ujmowania w ewidencji księgowej operacji dotyczących zwiększenia stanu środków trwałych, stosownie do art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości.
35. Przestrzegać art.182 ustawy z dnia 26 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi, zgodnie z którym dochody z opłat za wydane zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych (oraz za korzystanie z zezwoleń) powinny być wykorzystywane na realizację gminnych programów profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych i nie mogą być przeznaczone na inne cele.
36. Rozważyć zawarcie stosownej umowy z osobą, która pełniłaby funkcje gminnego komendanta ochrony przeciwpożarowej (art.32 ust.3a ustawy z dnia 4 sierpnia 1991 roku o ochronie przeciwpożarowej).
37. Podjąć czynności mające na celu wyegzekwowanie zwrotu do budżetu Gminy bezpodstawnie wypłaconych na rzecz Wójta Gminy kwot nagród uznaniowych, uwzględniając przepisy Kodeksu Cywilnego dotyczące bezpodstawnego wzbogacenia.
38. Odpisy na rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych przekazywać w terminach określonych w art.6 ust.2 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
39. Przestrzegać przepisów dotyczących wymagań kwalifikacyjnych określonych dla pracowników samorządowych.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Wójta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że zgodnie z art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby.
Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
1. Przewodniczący Rady Gminy w Białaczowie
2. Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy w Białaczowie
3. aa
Wystąpienie pokontrolne podpisał dr Ryszard Paweł Krawczyk - Prezes Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.