Gm. Dobryszyce - Kontrola kompleksowa przeprowadzona przez RIO w Łodzi, zakończona w 2005 roku

Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi do Gminy Dobryszyce, po zakończeniu kompleksowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych. Udostępnione na podstawie art.6 ust.1 pkt 4 lit "a" tiret drugi ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej.

Łódź, dnia 27 stycznia 2005 roku

Pan
JAN PAWLIKOWSKI
Wójt Gminy Dobryszyce

WK-602/5/2005

Działając na podstawie art. 9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U nr 55, poz.577 z późn. zm.) informuję, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminie Dobryszyce. Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości i uchybienia wynikały przede wszystkim z nieznajomości przepisów, ich wadliwej interpretacji, niedostatecznego nadzoru ze strony kierownictwa oraz braku stosownych procedur wewnętrznej kontroli finansowej. Wykazane uchybienia i nieprawidłowości dotyczyły, w szczególności:W zakresie unormowań wewnętrznych

1. W zakładowym planie kont wprowadzonym zarządzeniem nr 6/2002 Wójta Gminy Dobryszyce z dnia 30 października 2002 roku nie określono kont pomocniczych dla poszczególnych kont syntetycznych, co stanowiło naruszenie art.10 ust.1 pkt 3 lit "a" ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz. 694 z późn. zm.) oraz § 12 ust.1 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153, poz. 1752).
2. W zakładowym planie kont nie wyodrębniono kont księgowych służących do ewidencji podatków i opłat oraz nie wskazano sposobu prowadzenia ksiąg pomocniczych dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat, co stanowiło naruszenie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 roku w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. nr 50, poz.511).
3. W zakładowym planie kont dla budżetu gminy nie uwzględniono wszystkich niezbędnych kont księgowych, np. konto 260 – zobowiązania finansowe, konto 907 – dochody z funduszy pomocowych, konto 908 – wydatki z funduszy pomocowych, konto 909 – rozliczenia międzyokresowe, konto 962 – wynik na pozostałych operacjach. Ponadto, w planie kont dla jednostki budżetowej nie przewidziano takich kont jak: konto 310 – materiały, konto 229 – pozostałe rozrachunki publiczno – prawne. Kontrola wykazała, że w badanym okresie wystąpiły w jednostce operacje finansowe, które zgodnie z zasadami określonymi w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych - kwalifikowały się do ujęcia w ewidencji księgowej na wymienionych kontach. Stwierdzono również rozbieżności pomiędzy kontami wskazanymi w wykazie kont a opisem ich funkcjonowania, np. w wykazie kont pozabilansowych jednostki do rozliczenia zaangażowania wydatków budżetowych wskazano konto 900, natomiast według opisu funkcjonowania poszczególnych kont do rozliczenia zaangażowania wydatków budżetowych wskazano konto 991. Stosownie, natomiast, do przepisów powołanego wyżej rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku - do ewidencji księgowej zaangażowania wydatków budżetowych roku bieżącego powinno służyć konto 998, natomiast zaangażowanie wydatków budżetowych lat następnych powinno być ujęte na koncie 999.
Powyższe stanowiło naruszenie przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości, a w szczególności art.10 ust.1 pkt 3 lit "a" - zgodnie z którym jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą przyjęte przez nią zasady rachunkowości, dotyczące m.in. sposobu prowadzenia kont ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej.
Odpowiedzialność za prawidłowe ustalenie zasad prowadzenia rachunkowości, w tym za ustalenie zakładowego planu kont ponosił Wójt Gminy.

W zakresie wyboru banku

Stwierdzono naruszenie art.134 ust.1 ustawy o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148 z późn. zm.) zgodnie z którym - bankową obsługę budżetu jednostki samorządu terytorialnego wykonuje bank wybrany przez organ stanowiący danej jednostki w trybie określonym w przepisach o zamówieniach publicznych. Kontrolujący ustalili, że dokonując wyboru banku z pominięciem procedur udzielania zamówień publicznych kontrolowana jednostka powołała jako podstawę działania art.6 ust.1 pkt 7 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 roku Dz. U. nr 72, poz.664 z późn. zm.), zgodnie z którym - przepisów ustawy nie stosowało się do zamówień, których wartość nie przekraczała wyrażonej w złotych równowartości kwoty 3.000 EURO. Umowa zawarta została w dniu 1 września 2003 roku, na podstawie uchwały Rady Gminy w Dobryszycach nr VII/53/2003 z dnia 29 sierpnia 2003 roku. Oświadczenie woli w imieniu Gminy złożył Pan Zygmunt Maks - Wójt Gminy. Kontrolujący ustalili, że kontrolowana jednostka nieprawidłowo przyjęła art.6 ust.1 pkt 7 ww. ustawy jako podstawę do udzielenia zamówienia, co wynikało z wadliwego ustalenia wartości zamówienia. Zamawiający szacując wartość zamówienia nie wziął pod uwagę wynagrodzenia należnego bankowi za cały okres obowiązywania umowy, tj. w okresie od dnia 1 września 2003 roku do dnia 31 sierpnia 2006 roku, które wynosiło ok. 32.000 zł i znacznie przekraczało równowartość kwoty 3.000 EURO, która stanowiła kwotę 13.080,90 zł (według średniego kursu EURO z dnia 1 września 2003 roku w wysokości 4,3603 zł – tabela A średnich kursów Narodowego Banku Polskiego).
Odpowiedzialność za nieprawidłowe ustalenie wartości zamówienia, co doprowadziło do naruszenia art.134 ust.1 ustawy o finansach publicznych ponosi Wójt Gminy.

W zakresie ewidencji księgowej i sprawozdawczości

1. Stwierdzono prowadzenie wspólnych urządzeń księgowych dla jednostek organizacyjnych gminy tj. Urzędu Gminy, Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej, Publicznych Szkół Podstawowych, Gimnazjum Publicznego oraz dla Gminno-Szkolnej Biblioteki Publicznej. Prowadzenie ewidencji księgowej operacji gospodarczych Urzędu Gminy i jednostek organizacyjnych we wspólnych urządzeniach księgowych, naruszało przepisy art.4 ust.1, 2 i 3 w związku z art.3 ust.1 pkt 1 ustawy o rachunkowości. Z przytoczonych przepisów wynikał obowiązek prowadzenia przez jednostki organizacyjne odrębnych ksiąg rachunkowych, celem zapewnienia ujmowania w tych księgach wyłącznie zdarzeń związanych z danymi jednostkami, a w konsekwencji rzetelnego i jasnego przedstawienia sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego każdej z nich oraz w celu umożliwienia sporządzenia obowiązujących te jednostki sprawozdań finansowych. Odpowiedzialność za wykonanie obowiązków w zakresie rachunkowości ponoszą kierownicy jednostek organizacyjnych, stosownie do art.4 ust.5 ustawy o rachunkowości. Przejęcie wykonywania obsługi finansowo - księgowej jednostek organizacyjnych przez służby pracownicze Urzędu Gminy nie uchyla obowiązku odrębnego prowadzenia przez te służby ksiąg rachunkowych dla jednostek budżetowych, zakładów budżetowych lub innych podmiotów podległych (nadzorowanych) Gminie. Prowadzona ewidencja powinna - w każdym razie - zapewnić rzetelne sporządzenie obowiązujących te jednostki sprawozdań budżetowych i finansowych, w oparciu o dane ewidencji księgowej.
2. Nie przestrzegano zasad prowadzenia rachunkowości określonych przez przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych, a także zasad określonych w zakładowym planie kont, wprowadzonym zarządzeniem nr 6/2002 Wójta Gminy z dnia 30 października 2002 roku. W zakresie operacji finansowych ujętych na kontach budżetu gminy stwierdzone nieprawidłowości dotyczyły, w szczególności:
- zaksięgowania środków uzyskanych w ramach programu SAPARD na kontach księgowych budżetu gminy w sposób następujący: na koncie 137 – rachunki środków funduszy pomocowych (Wn) i na koncie 227 – rozliczenie dochodów ze środków funduszy pomocowych (Ma), a następnie przeksięgowanie ich na konta 133 - rachunek budżetu (Wn) i na konto 901 – dochody budżetu (Ma). Powyższa operacja finansowa ujmowana była równolegle na kontach księgowych jednostki, a mianowicie: na koncie 136 po stronie Wn i na koncie 228 – po stronie Ma (konta te nie zostały przewidziane w zakładowym planie kont, natomiast zgodnie z ww. rozporządzeniem służą do ewidencji księgowej w zakresie budżetu gminy. Na koncie 136 ujmuje się ewidencję rachunków walutowych środków pomocowych, a na koncie 228 – rozliczenie wydatków ze środków funduszy pomocowych), a następnie dokonano przeksięgowania na konta 130 – rachunek bieżący jednostki (Wn) i na konto 750 – przychody i koszty finansowe (Ma). Zgodnie z powołanym rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku - środki pomocowe powinny być objęte ewidencją księgową w zakresie budżetu gminy, a operacje finansowe powinny być ewidencjonowane na kontach 137 Wn i 907 Ma - wpływ środków na rachunek bankowy, 137 Ma i 908 Wn - wydatki zrealizowane przez budżet z rachunku bankowego; 227 Wn i 907 Ma - środki pobrane przez jednostki i wynikające z ich sprawozdań; 137 Wn i 227 Ma - przelew środków pomocowych pobranych przez jednostki na rachunek środków pomocowych, 228 Wn i 137 Ma – przekazanie środków na realizację wydatków jednostki, 908 Wn i 228 Ma – rozliczenie wydatków zrealizowanych przez jednostki ze środków pomocowych, 907 Wn i 967 Ma – przeksięgowanie dochodów ze środków pomocowych, 967 Wn 908 Ma – przeksięgowanie zrealizowanych wydatków,
- zaksięgowania środków finansowych pochodzących z pożyczek zaciągniętych w Wojewódzkim Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi na kontach 133 i 224. Konta właściwe do ewidencji wskazanych operacji finansowych to 133 – 260. Ponadto, nieprawidłowo ww. operację ujmowano na kontach księgowych jednostki budżetowej, tj. po stronie Ma konta 240/6,
- zaksięgowania dopłaty do pożyczki z tytułu potrąconych przez WFOŚiGW odsetek na kontach 133 i 224. Operacja księgowa powinna być ujęta w ewidencji księgowej na kontach: naliczenie odsetek na koncie rozrachunkowym np. 224 i 260, zapłata odsetek na kontach 130 i 133 oraz księgowanie równoległe na kontach 902 i np. konto rozrachunkowe 224,
- zaksięgowania spłaty pożyczki na kontach 224 i 133. Właściwe do ewidencji ww. operacji finansowej to konta - 260 i 133,
- zaksięgowania umorzenia pożyczki na kontach 224 i 962 – winno być na kontach 260 i 962,
- zaksięgowania subwencji oświatowej przekazanej za styczeń 2004 roku w grudniu 2003 roku na kontach 133 i 224. Operacja finansowa powinna być zaewidencjonowana na kontach 133 i 909. Stwierdzono ponadto, że ewidencja księgowa na koncie 224 – rozrachunki budżetu – prowadzona była jednostronnie, tj. wszystkie zapisy księgowe ujmowane były po stronie Ma tego konta,
- zaksięgowania odsetek bankowych od środków zgromadzonych na rachunkach bankowych po stronie Wn konta 137 i po stronie Ma konta 967 oraz równolegle się na kontach jednostki po stronie Wn konta 136
i po stronie Ma konta 228. Odsetki od środków zgromadzonych na rachunkach bankowych, zgodnie z przepisami ww. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku - winny być księgowane na kontach jednostki budżetowej tj. po stronie Wn konta 130 i po stronie Ma konta 750.
3. W zakresie operacji finansowych ewidencjonowanych na kontach księgowych jednostki budżetowej stwierdzone nieprawidłowości dotyczyły, w szczególności:
- księgowania na koncie 201 – rozrachunki z odbiorcami i dostawcami, po stronie Ma, zabezpieczenia należytego wykonania umowy, podczas gdy ewidencja tych zobowiązań powinna być prowadzona na koncie 240 – pozostałe rozrachunki,
- na koncie 221 – należności z tytułu dochodów budżetowych po stronie Wn nie ujmowano przypisu należnych gminie podatków i opłat, co stanowiło naruszenie zasad ewidencji podatków i opłat określonych
w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego,
- księgowania na koncie 240 po stronie Ma pożyczek otrzymanych z WFOŚiGW oraz ich spłat, a także wpływu subwencji oświatowej na styczeń 2004 roku otrzymanej w grudniu 2003 roku. Ponadto, ewidencja księgowa operacji finansowych na koncie 240/6 prowadzona była jednostronnie, tzn. wszystkie zapisy księgowe ujmowane były po stronie Ma tego konta,
- do ewidencji księgowej wprowadzono konto 137 – rachunki środków funduszy pomocowych i konto 228 – rozliczenie wydatków ze środków funduszy pomocowych – na których dokonywano księgowania odsetek bankowych od środków pomocowych. Na koncie 228 odsetki ujmowane były po stronie Ma, pomimo, że stanowią dochód budżetu.
4. Wykazano w bilansie jednostki budżetowej i w bilansie z wykonania budżetu za 2003 rok dane niezgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej, co szczegółowo opisano na stronach 22 – 24 protokołu kontroli.
Odpowiedzialność za wyżej opisane naruszenia zasad prowadzenia rachunkowości oraz nieprawidłowe sporządzanie sprawozdań finansowych ponoszą Wójt Gminy i Skarbnik Gminy.

W zakresie gospodarki kasowej

Stwierdzone nieprawidłowości wynikały z nieprzestrzegania zasad określonych w instrukcji kasowej wprowadzonej zarządzeniem nr 6/2000 Wójta Gminy z dnia 1 grudnia 2000 roku, i dotyczyły, w szczególności:
1. Wypłaty zasiłków rodzinnych, pielęgnacyjnych i wyrównawczych dokonywano na rzecz innych osób niż figurujące na listach wypłat, mimo braku pisemnych upoważnień wystawionych przez osoby uprawnione do otrzymania zasiłku dla osób faktycznie odbierających świadczenia.
2. Nieprzestrzegania 14–dniowego terminu rozliczania kosztów podróży służbowych.
3. Braku merytorycznego potwierdzania przez upoważnionych pracowników jednostki faktur dotyczących dokonania zakupu towarów bądź usług.
4. Dokonywania wydatków z budżetu Gminy na podstawie dowodów księgowych wystawianych na podmioty inne niż Urząd Gminy.
5. Braku podpisu Wójta Gminy jako zleceniodawcy na umowie o dzieło nr 1/23/03 zawartej w dniu 3 listopada 2003 roku o wykonanie operatów pomiarowych.

W zakresie wykonania budżetu gminy za 2003 rok

Kontrola wykazała, że na mocy zarządzenia Wójta Gminy nr 11/2003 z dnia 30 czerwca 2003 roku, podpisanego przez Sekretarza Gminy Panią Annę Gabryś dokonano zmian w budżecie polegających na zwiększeniu dochodów i wydatków o kwotę 430 zł, w związku z otrzymaną dotacją oraz zmniejszono kwotę rezerwy celowej zaplanowaną w dziale 758, przenosząc 1.000 zł do działu 010, rozdziału 01095 - na pokrycie wydatków związanych z utylizacją padliny z terenu Gminy Dobryszyce. Kontrolujący stwierdzili, że Sekretarz Gminy nie dysponował stosownym upoważnieniem udzielonym przez Wójta Gminy do wydania wskazanego zarządzenia dokonującego zmian w budżecie.

W zakresie dochodów z podatków i opłat

1. Indywidualne konta podatkowe dla osób fizycznych prowadzono z naruszeniem § 9 ust.6 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego, zgodnie z którym ewidencję analityczną prowadzi się dla każdego podatnika, osoby trzeciej i inkasenta w postaci odrębnego konta w każdym podatku płaconym bezpośrednio do kasy lub na rachunek bankowy urzędu. Ustalono, że indywidualne konta podatkowe prowadzono w kontokwitariuszu zobowiązania pieniężnego zbiorczo dla łącznego zobowiązania pieniężnego oraz podatków rolnego, leśnego oraz podatku od nieruchomości opłacanych odrębnie.
2. Ewidencję księgową podatku rolnego, podatku leśnego oraz podatku od nieruchomości od osób fizycznych prowadzono z pominięciem podziałek klasyfikacji budżetowej, co stanowiło naruszenie § 9 ust.8 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego.
3. W sprawozdaniach Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych za 2003 rok nieprawidłowo wykazano dane w zakresie dochodów z tytułu podatku rolnego, podatku leśnego oraz podatku od nieruchomości od osób fizycznych. Ustalono, że wykazane w sprawozdaniu dane pochodziły z dziennika obrotowego prowadzonego wspólnie dla wpływów uzyskanych od osób fizycznych z tytułu podatku rolnego, podatku leśnego, podatku od nieruchomości oraz łącznego zobowiązania pieniężnego. Dane wynikające z dziennika po zakończeniu roku były dzielone wg wskaźnika udziału poszczególnych podatków w łącznym zobowiązaniu pieniężnym i w takiej wysokości wykazane w sprawozdaniu Rb-27S za 2003 rok, co było niezgodne z zasadami określonymi w Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. nr 24, poz.279 z późn. zm.). Zgodnie z § 3 ust.1 pkt 6 instrukcji - tylko wpływy z podatku rolnego, leśnego i podatku od nieruchomości pobierane w formie łącznego zobowiązania pieniężnego powinny być ustalane przy pomocy wskaźników, wyliczonych na podstawie rejestru wymiarowego oraz rejestru przypisów i odpisów, określających udział poszczególnych podatków w łącznym zobowiązaniu pieniężnym. W związku z powyższym brak było podstaw do dzielenia wszystkich wpływów uzyskanych od osób fizycznych zarówno opłacających podatek rolny, podatek leśny oraz podatek od nieruchomości w formie łącznego zobowiązania pieniężnego jak i opłacających te podatki samodzielnie według wskazanego wskaźnika.
4. Stwierdzono przypadki nieprzestrzegania przez organ podatkowy jednomiesięcznego terminu przewidzianego na załatwienie spraw podatkowych oraz nie informowania podatnika o przyczynach niedotrzymania terminu wraz ze wskazaniem nowego terminu załatwienia sprawy, co stanowiło naruszenie art. 139 § 1 oraz art. 140 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (Dz.U. nr 137, poz.926 z późn. zm.).
5. Stwierdzono przypadki zaniechania zbadania sytuacji osobistej i materialnej podatnika w celu ustalenia czy istniały przesłanki uzasadniające zastosowanie wobec podatników ulg, o których mowa w art.48 § 1 oraz art.67 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa (rozłożenie na raty zapłaty podatku, zaległości podatkowej odroczenie terminu płatności podatku, umorzenie zaległości podatkowej). Zgodnie z art.122 ustawy Ordynacja podatkowa - organ podatkowy powinien podjąć wszelkie niezbędne działania w celu dokładnego ustalenia stanu faktycznego oraz załatwienia sprawy. Ponadto, stosownie do art.187 § 1 ww. ustawy - organ podatkowy obowiązany jest zebrać i w sposób wyczerpujący rozpatrzyć cały materiał dowodowy.
6. Stwierdzono naruszenie art.12 ust.3 w zw. art.13d ust.3 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity z 1993 r. Dz.U. nr 94, poz.431 z późn. zm.) - w związku z udzielaniem zwolnienia od podatku rolnego w zakresie gruntów nabytych na utworzenie lub powiększenie gospodarstwa rolnego na nieprawidłowo określone okresy. Zgodnie z art.13d ust.3 ww. ustawy - zwolnienie powinno być stosowane począwszy od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym złożony został wniosek.
7. Kontrolujący stwierdzili, że organ podatkowy nie ustalił dostatecznie stanu faktycznego w celu prawidłowego zastosowania ulgi żołnierskiej - udzielnej na mocy decyzji nr 51/2003 z dnia 7 maja 2003 roku. W związku z tym, że na mocy art.13a ust.1 pkt 1 i ust.3 ustawy o podatku rolnym - organ podatkowy może zastosować ulgę w podatku rolnym w wysokości 60% od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym osoba została powołana do odbycia służby wojskowej do końca miesiąca, w którym nastąpiło zwolnienie z tej służby, organ podatkowy powinien ustalić okres, w którym osoba wnioskująca o ulgę odbywała służbę wojskową.
8. Stwierdzono przypadki braku uzasadnienia faktycznego w decyzjach dotyczących udzielenia ulg w zapłacie podatku, co stanowiło naruszenie art.210 § 1 pkt 6 ustawy Ordynacja podatkowa. Zgodnie z art.210 § 4 ww. ustawy - uzasadnienie faktyczne decyzji powinno zawierać, w szczególności, wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, którym dał wiarę, oraz przyczyn, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności.
9. W latach 2000–2002 nie podejmowano działań zmierzających do wyegzekwowania od firmy INTER D.I.C. Sp. z o.o. obowiązku złożenia deklaracji na podatek rolny oraz zapłaty należnego podatku.
10. Wpłaty dokonanej przez podatnika w dniu 26 lutego 2003 roku w kwocie 5.855,20 zł tytułem zaległości podatkowych nie zaliczono proporcjonalnie na poczet kwoty zaległości oraz kwoty odsetek za zwłokę, co stanowiło naruszenie art. 55 § 2 ustawy Ordynacja podatkowa. Zgodnie z powołanym przepisem - jeżeli dokonana wpłata nie pokrywa kwoty zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę, wpłatę tę zalicza się proporcjonalnie na poczet kwoty zaległości podatkowej oraz kwoty odsetek za zwłokę w stosunku, w jakim w dniu wpłaty pozostaje kwota zaległości podatkowej do kwoty odsetek za zwłokę.
11. Ewidencja księgowa podatku od środków transportowych prowadzona była w sposób naruszający zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych organów podatkowych określone przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego.
12. Nie podejmowano konsekwentnych czynności zmierzających do wszczęcia postępowania egzekucyjnego w stosunku do podatników zalegających z uiszczeniem podatku od środków transportowych, co skutkowało przedawnieniem zobowiązań podatkowych z powyższego tytułu w kwocie 4.293,51 zł.
13. W stosunku do podatników, którzy nie dokonali wpłat podatku od środków transportowych w ustawowym terminie organ podatkowy nie wystawiał decyzji określających wysokość zobowiązania podatkowego - zgodnie z art. 21 § 3 ustawy Ordynacja podatkowa. Stosownie do wskazanego unormowania - jeżeli w postępowaniu podatkowym organ podatkowy stwierdzi, że podatnik, mimo ciążącego na nim obowiązku, nie zapłacił w całości lub w części podatku, nie złożył deklaracji albo, że wysokość zobowiązania podatkowego jest inna niż wykazana w deklaracji, organ podatkowy wydaje decyzję, w której określa wysokość zobowiązania podatkowego.

W zakresie dochodów z tytułu renty planistycznej

Stwierdzono zaniechanie przez Wójta Gminy Dobryszyce podjęcia czynności mających na celu ustalenie istnienia przesłanek wymierzenia jednorazowych opłat od właścicieli nieruchomości w związku ze zbyciem nieruchomości, których wartość wzrosła w wyniku zmian miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego Gminy Dobryszyce, wprowadzonych na mocy uchwał Rady Gminy nr VIII/40/99 z dnia 25 czerwca 1999 roku oraz nr XXVII/169/2002 z dnia 26 kwietnia 2002 roku, co stanowiło naruszenie 36 ust. 3 i ust. 9 ustawy z dnia 7 lipca 1994 roku o zagospodarowaniu przestrzennym (tekst jednolity Dz. U z 1999 r., nr 15, poz.139 z późn. zm. - obecnie nie obowiązująca). Ustalono, że w wyniku dokonanych na mocy niniejszych uchwał zmian planu zagospodarowania przestrzennego zmieniono przeznaczenie szeregu działek, w związku z czym po ich zbyciu przez właścicieli Wójt Gminy zobowiązany był - niezwłocznie po otrzymaniu wypisu z aktu notarialnego - podjąć czynności w celu ewentualnego ustalenia opłaty.

W zakresie wydatków związanych z realizacją zadań z zakresu ochrony przeciwpożarowej

1. W kartach drogowych pożarniczych pojazdów samochodowych brak było adnotacji dotyczących numeru dowodu księgowego (faktury) potwierdzającego zakup paliwa, datę zakupu oraz ilość zakupionego paliwa.
2. Brak było daty i podpisu osoby odpowiedzialnej za sprawdzenie danych wykazanych w kartach drogowych przez kierowców tych pojazdów w zakresie ilości zużytego paliwa na przejazdy oraz rozruch samochodów i urządzeń pożarniczych.

W zakresie wydatków na realizację zadań przez podmioty nie zaliczone do sektora finansów publicznych

Kontrolujący stwierdzili, że w latach 2003-2004 działające na terenie Gminy Dobryszyce stowarzyszenia kultury fizycznej finansowane były bezpośrednio z budżetu Gminy. Ponoszone wydatki dotyczyły, między innymi, opłat startowych i za rejestrację zawodników, opłat za żółte kartki, kosztów przejazdu na zawody sportowe, wynagrodzenia trenera, ubezpieczenia zawodników.
W związku z powyższymi ustaleniami wskazać należy, że - zgodnie z przepisami ustawy z dnia 18 stycznia 1996 roku o kulturze fizycznej (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 81, poz.889 z późn. zm.) bezpośrednio z budżetu Gminy (czyli nie w formie dotacji) mogły być finansowane:
stypendia sportowe dla zawodników osiągających wysokie wyniki sportowe - organ stanowiący gminy w drodze uchwały winien określić zasady i tryb przyznawania i utrzymywania stypendiów – zgodnie z art.22 ust.4a i 6 ustawy o kulturze fizycznej,
wyróżnienia i nagrody dla zawodników którzy osiągnęli wyróżniające wyniki sportowe, na zasadach określonych przez organ stanowiący, zgodnie z art. 28 ust.1 i 2 ww. ustawy,
wyróżnienia i nagrody dla trenera, którego trenowany zawodnik osiągnął wysoki wynik – na zasadach określonych przez organ stanowiący, zgodnie z art.28 ust. 3 ww. ustawy.
W pozostałym zakresie działalność klubów sportowych mogła być dofinansowana poprzez udzielenie dotacji na podstawie art.118 ustawy o finansach publicznych, a od dnia 1 stycznia 2004 roku w oparciu o przepisy ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. nr 96, poz.873). W analizowanym stanie faktycznym wydatkowanie z budżetu Gminy środków na zatrudnienie trenera, ubezpieczenie zawodników, zapłatę kar, czy też obsługę sędziowską oznaczało finansowanie statutowej działalności innego podmiotu. Zgodnie, natomiast, z wyżej powołanymi przepisami przekazanie środków finansowych na rzecz podmiotu nie zaliczonego do sektora finansów publicznych powinno być połączone ze zleceniem, szczegółowo opisanego w zawartej umowie, zadania o charakterze publicznym.

W zakresie wydatków na wynagrodzenia

1. Ustalono, że Pani Anna Soból pełniąca od dnia 1 stycznia 1999 roku funkcję Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej nie posiadała specjalizacji z zakresu organizacji pomocy społecznej, co było wymagane przez art. 51a ust.1 ustawy z dnia 29 listopada 1990 roku o pomocy społecznej (tekst jednolity z 1998 r., Dz. U. nr 64, poz. 414 z późn. zm. - obecnie nie obowiązująca) oraz przez art. 122 ust. 1 ustawy z dnia 12 marca 2004 roku o pomocy społecznej (Dz. U. nr 64, poz. 593 z późn. zm.) zgodnie z którymi to przepisami osoby kierujące jednostkami organizacyjnymi pomocy społecznej są obowiązane posiadać co najmniej 3-letni staż pracy w pomocy społecznej oraz specjalizację z zakresu organizacji pomocy społecznej.
2. Stwierdzono naruszenie art.24b ust.1 i ust.2 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz.1591 z późn. zm.) wynikające z faktu, że osoba wybrana na radnego w wyborach w 2002 roku, będąca jednocześnie zatrudniona w Urzędzie Gminy, nie złożyła przed przystąpieniem do wykonywania mandatu wniosku o urlop bezpłatny. Wniosek powinien zostać złożony w terminie 7 dni od dnia ogłoszenia wyników wyborów przez właściwy organ wyborczy. W dniu 28 października 2003 roku Rada Gminy podjęła uchwałę w sprawie wygaśnięcia mandatu radnego wskutek naruszenia zakazu łączenia zatrudnienia w urzędzie gminy z wykonywaniem funkcji radnego. Podkreślić należy, że w dniu 31 grudnia 2002 roku (a więc już po objęciu przez radnego funkcji) Wójt Gminy zawarł z radnym kolejną umowę o pracę, na czas nieokreślony (poprzednia obowiązywała w okresie 29 grudnia 2000 roku - 31 grudnia 2002 roku).
3. Stwierdzono naruszenie art.6 ust.2 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity z 1996 r., Dz. U. nr 70, poz. 335 z późn. zm.) - w związku z nie przekazaniem do dnia 31 maja 2003 roku oraz do dnia 31 maja 2004 roku na rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych równowartości co najmniej 75% odpisu planowanego na dany rok kalendarzowy.
4. Przewodniczący Rady Gminy podpisując w dniu 18 listopada 2002 roku z Wójtem Gminy umowę dotyczącą korzystania z samochodu prywatnego do celów służbowych nie posiadał stosownego upoważnienia organu stanowiącego wyrażonego w odrębnej uchwale, stosownie do art.4 pkt 1 ustawy z dnia 22 marca 1990 roku o pracownikach samorządowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz.1593 z późn. zm.).
5. Stwierdzono, że Wójt Gminy zlecał wyjazdy służbowe Panu ^{(Wyłączono) [1]}, z którym na lata 2003-2004 zawarto umowę zlecenia dotyczącą prowadzenia magazynu obrony cywilnej oraz konserwacji sprzętu. Na rzecz Pana ^{(Wyłączono) [2]} wypłacono w okresie objętym kontrolą 71,30 zł z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych. Przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 236, poz.1990) nie dawały podstaw do zlecania wyjazdów w podróż służbową oraz zwrotu kosztów podróży z tego tytułu na rzecz osoby, z którą zawarto umowę zlecenie. Koszty te powinny zostać uwzględnione w ustalonym w umowie wynagrodzeniu.
6. Kontrolujący stwierdzili wypłacanie na rzecz radnych diet za udział w posiedzeniach komisji przetargowych związanych z udzielaniem zamówień publicznych i sprzedażą mienia, w szkoleniu w sprawie procedur przetargowych oraz w posiedzeniu Zespołu Opiniującego zgłoszonych kandydatów na ławników, co było sprzeczne z zasadami wypłat diet dla radnych określonych uchwałą Rady Gminy Dobryszyce nr II/8/2002 z dnia 2 grudnia 2002 roku, które przewidywały wypłatę diet na rzecz radnych tylko w przypadkach uczestnictwa radnych na sesji Rady Gminy oraz w posiedzeniach komisji Rady Gminy. Bezpodstawnie wypłacone diety stanowiły kwotę 1.010 zł.
7. Stwierdzono przypadek zlecenia Przewodniczącemu Rady Gminy wyjazdu w podróż służbową przez Wójta Gminy, co było niezgodne z § 2 ust.2 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 lipca 2000 roku w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych gminy (Dz. U. nr 66, poz. 800).

W zakresie realizacji inwestycji gminnych

Budowa Sali gimnastycznej z łącznikiem – zapleczem w miejscowości Blok Dobryszyce
1. Udzielenie wykonawcy robót zleconych umową z dnia 19 czerwca 2001 roku zamówienia w trybie zamówienia z wolnej ręki na wykonanie robót dodatkowych, określonych w protokole konieczności z dnia 27 sierpnia 2001 roku nastąpiło z naruszeniem art. 71 ust.1 pkt 1 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych. W odniesieniu do robót dodatkowych zleconych do wykonania, a mianowicie - wykonania osłon instalacji centralnego ogrzewania w sali gimnastycznej oraz usunięcia z terenu budowy ziemi pozostawionej z robót ziemnych stanu „zero” nie zachodziły przesłanki wskazane w powołanym wyżej unormowaniu, w szczególności sytuacja konieczności zachowania tych samych norm, parametrów i standardów.
2. Nie przestrzegano warunków określonych w umowach zawartych z wykonawcami robót poszczególnych branż (branży budowlanej – umowa zawarta w dniu 19 czerwca 2001 roku oraz branży instalacyjnej wodno-kanalizacyjnej, c.o. oraz wykonanie modernizacji kotłowni – umowa nr 341/14/01 zawarta w dniu 6 grudnia 2001 roku) w zakresie rozliczania za wykonanie poszczególnych etapów robót. Z treści ww. umów wynikało, że wysokość wynagrodzenia będzie stanowiła 90 % odbieranego elementu robót, a 10 % wynagrodzenia wypłacone będzie po odbiorze danego etapu. Kontrolujący ustalili natomiast, że rozliczenia z wykonawcami robót dokonywano w wysokości 100 % wartości określonej w wystawianych fakturach.
3. W odniesieniu do umowy z 6 grudnia 2001 roku dotyczącej wykonania instalacji wodno-kanalizacyjnej, c.o. oraz modernizacji kotłowni stwierdzono także, że kontrolowana jednostka zapłaciła fakturę nr 140/01 z dnia 18 grudnia 2001 roku na kwotę brutto 83.000 zł za wykonanie instalacji wodno kanalizacyjnej ciepłej wody użytkowej, c.o. i modernizacji kotłowni w Szkole Podstawowej w Bloku Dobryszyce - materiały. Wykonanie robót potwierdził inspektor nadzoru Pan Zbigniew Pokora, do wypłaty zatwierdzili Wójt Gminy i Skarbnik Gminy. Kontrolujący ustalili, że ww. faktura obejmowała w całości zakup materiałów niezbędnych do wykonania zadania. Zgodnie, natomiast, z § 7 pkt 1 umowy – wykonawca zobowiązał się wykonać przedmiot umowy z materiałów własnych, a w § 11 pkt 1 strony ustaliły, że zamawiający będzie płacił wykonawcy za wykonanie poszczególnych części budowy zgodnie z harmonogramem rzeczowo-finansowym. Podstawą do zapłaty będzie faktura wraz z protokołem odbioru podpisanym przez upoważnionego przedstawiciela zamawiającego, inspektora nadzoru budowlanego oraz wykonawcę. Rozliczenie kosztów poniesionych na zakup materiałów powinno, zatem, nastąpić - zgodnie z postanowieniami umowy - po zakończeniu odpowiedniego etapu robót budowlanych.
4. W umowach zawieranych z inspektorami nadzoru budowlanego wynagrodzenie za pełnienie funkcji inspektora nadzoru ustalano w formie stawki procentowej wartości netto nadzorowanych robót, wskazując jednocześnie, że wysokość wynagrodzenia jest stała na czas budowy całego zadania i nie może ulec zmianie. Taka konstrukcja nie pozwalała na jednoznaczne rozstrzygnięcie czy trwałość wynagrodzenia odnosiła się do stawki procentowej stanowiącej podstawę do obliczenia kwoty wynagrodzenia, czy też trwałość wynagrodzenia należało rozumieć jako kwotę wynagrodzenia wynikającą z przeliczenia stawki procentowej i wartości umownej robót netto na dzień podpisania umowy z wykonawcą. Ustalenie w przedstawiony wyżej sposób warunków wynagrodzenia inspektora nadzoru nasuwało wątpliwości, czy w przypadku zwiększenia zakresu robót poprzez wprowadzenie robót dodatkowych i tym samym zwiększenia wynagrodzenia wykonawcy robót powinno to skutkować zwiększeniem wynagrodzenia inspektora nadzoru.
5. Jako zabezpieczenie należytego wykonania umowy zawartej w dniu 4 kwietnia 2002 roku z Zakładem Usług Elektrycznych z Radomska dotyczącej wykonania instalacji elektrycznej w sali gimnastycznej przyjęto przedłożone przez wykonawcę zaświadczenie Banku Polska Kasa Opieki S.A. Oddział w Radomsku o zablokowaniu środków na rachunku Zakładu Usług Elektrycznych. Stanowiło to naruszenie art.75 ust.3 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych, w którym wymieniony został zamknięty katalog form wnoszenia zabezpieczenia należytego wykonania umowy, który nie przewidywał opisanej powyżej formy.
6. Na podstawie umowy z dnia 12 września 2002 roku Panu Stanisławowi Efenberg, zam. Dobryszyce, zlecono prace polegające na wywozie ziemi z terenu wokół Szkoły Podstawowej w m. Blok Dobryszyce za cenę 3.050. zł brutto. Kontrolujący ustalili, że ww. zakres robót zlecono także do realizacji wykonawcy robót budowlanych - firmie Przedsiębiorstwo Budowlano Usługowe „WIKTOR” z Radomska, w ramach robót dodatkowych (patrz punkt 1).

Wykonanie projektu i realizacja oczyszczalni ścieków o wydajności 200m³/dobę w Dobryszycach - przetarg dwustopniowy, 2002 rok

1. W specyfikacji istotnych warunków zamówienia zamawiający nie opisał kryteriów i sposobu dokonywania oceny spełniania warunków wymaganych od wykonawców, co było wymagane przez art. 35 ust.1 pkt 2 ustawy o zamówieniach publicznych.
2. Zamawiający nie żądał od oferentów przedłożenia dokumentów potwierdzających posiadanie uprawnień niezbędnych do wykonania prac projektowych oraz kierowania robotami budowlanymi, stosownie do art.12 i art.13 ustawy z dnia 7 lipca 1994 roku Prawo budowlane (tekst jednolity z 2003 r., nr 207, poz.2016 z późn. zm.), co stanowiło naruszenie art.22 ust.2 pkt 2 ustawy o zamówieniach publicznych w związku z art.22 ust.4 tej ustawy.
3. Zamawiający nie określił terminu, w którym oferenci zobowiązani byli do złożenia oświadczenia o pozostawaniu w stosunku zależności lub dominacji – w rozumieniu ustawy Prawo o publicznym obrocie papierami wartościowymi – z innymi uczestnikami postępowania, zamawiającym lub osobami występującymi po stronie zamawiającego, co stanowiło naruszenie art.22 ust.6 ustawy o zamówieniach publicznych.
4. Przystępując do drugiego etapu postępowania prowadzonego w trybie przetargu dwustopniowego zamawiający dokonał zmian w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, wprowadzając, między innymi, wymóg dotyczący konieczności wykonania przez oferenta minimum 3 oczyszczalni ścieków o wydajności powyżej 200 m³/dobę w ostatnich 7 latach. Działanie takie naruszało art.59 ustawy o zamówieniach publicznych, zgodnie z którym zamawiający mógł po złożeniu ofert wstępnych dokonać zmiany wymagań technicznych i jakościowych określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, a także zmienić kryteria oceny ofert. Zamawiający wprowadzając do specyfikacji istotnych warunków zamówienia dodatkowy warunek udziału w postępowaniu naruszył również art.24 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych, zgodnie z którym kryteria oceny spełnienia warunków wymaganych od dostawców i wykonawców nie podlegały zmianie w toku danego postępowania. Stwierdzono również, że żądanie przez zamawiającego wykazu ilości wykonanych w ciągu ostatnich 7 lat oczyszczalni ścieków powyżej 200 m³/dobę naruszało przepis § 1 ust.2 pkt 5 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 listopada 2001 roku w sprawie dokumentów, jakich zamawiający może żądać od dostawcy lub wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków uprawniających do udziału w postępowaniu o zamówienie publiczne (Dz. U. nr 133, poz.1484), który dopuszczał weryfikację posiadanego przez oferentów doświadczenia zawodowego w zakresie wykonanych robót budowlanych w okresie do 5 lat.
5. Stwierdzono, że wniesienie przez wykonawcę - firmę „PIOMEL” S.A. zabezpieczenia należytego wykonania umowy nastąpiło po zawarciu w dniu 3 lipca 2002 roku umowy nr ZP 341/11/02 na zaprojektowanie i wykonanie oczyszczalni ścieków, mimo, że w umowie strony stwierdziły, że zabezpieczenie w wysokości 41.645 zł zostaje wniesione w dniu zawarcia umowy.
6. Zlecając na podstawie umowy ZP 341/11/02 z dniu 27 marca 2003 roku wykonanie robót dodatkowych polegających na wykonaniu robót ziemnych i budowlanych oraz zamiany urządzenia Draimad na prasę komorową, na łączną kwotę 27.873,62 zł, zamawiający naruszył art. 71 ust.1 pkt 5 ustawy o zamówieniach publicznych. Zgodnie z przytoczonym przepisem - zamawiający mógł udzielić zamówienia publicznego w trybie zamówienia z wolnej ręki tylko wtedy, gdy udzielał temu samemu wykonawcy zamówień dodatkowych nie przekraczających łącznie 20% wartości zamówienia podstawowego, a których wykonanie stało się konieczne na skutek sytuacji, której nie można było wcześniej przewidzieć oraz gdy z przyczyn technicznych lub gospodarczych zamówienia dodatkowego nie można oddzielić od zamówienia podstawowego. Kontrolujący stwierdzili, że zlecone do wykonania roboty dodatkowe można było przewidzieć na etapie zawierania umowy podstawowej z uwagi na to, że wykonawca oczyszczalni ścieków był jednocześnie jej projektantem. Z treści umowy podstawowej zawartej z wykonawcą wynikało, ponadto, że strony ustaliły za zaprojektowanie i wykonanie oczyszczalni ścieków wynagrodzenie o charakterze ryczałtowym w wysokości w wysokości 832.900 zł netto + podatek VAT (wg stawki 7%) w wysokości 58.303 zł. Wobec powyższego - jak wynikało z treści art.632 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny (Dz. U. nr 16, poz.93 z późn. zm.) - wynagrodzenie to powinno zostać niezmienne, chociażby w czasie zawarcia umowy nie można było przewidzieć rozmiaru i kosztów prac. W związku z tym na wykonawcy ciążył obowiązek takiego zaprojektowania oczyszczalni, aby realnym było wykonanie jej za wynagrodzenie zaproponowane w ofercie oraz określone w umowie. Wszelkie dodatkowe koszty w tym przypadku powinny stanowić ryzyko wykonawcy i nie mogły być one przeniesione na Gminę jako inwestora. Biorąc, zatem, pod uwagę okoliczność, że wykonanie robót dodatkowych było możliwe do przewidzenia na etapie zawierania z firmą „PIOMEL” S.A. umowy podstawowej oraz ustalony w umowie ryczałtowy charakter wynagrodzenia brak było podstaw do udzielenia wykonawcy dodatkowego zamówienia oraz wydatkowania z budżetu Gminy kwoty 27.873,62 zł.
7. Stwierdzono, że w toku realizacji inwestycji wydatkowano z budżetu łącznie kwotę 23.163,05 zł na pokrycie kosztów, które według umowy na zaprojektowanie i wykonanie oczyszczalni ścieków z dnia 3 lipca 2002 roku powinny być pokryte przez wykonawcę - firmę „PIOMEL” S.A. Z treści umowy wynikało, że wykonanie projektu technicznego, jako części przedmiotu zamówienia, obejmowało kompleksowe wykonanie projektu począwszy od decyzji o warunkach zabudowy wraz ze wszystkimi uzgodnieniami, pozwoleniami i zasilaniem energetycznym. Drugą częścią zamówienia było wykonanie oczyszczalni i oddanie jej do eksploatacji pod klucz. Za realizację tak określonego przedmiotu zamówienia wykonawca miał otrzymać wynagrodzenie o charakterze ryczałtowym (patrz wyżej). Biorąc powyższe pod uwagę kontrolujący stwierdzili, że realizacja rachunków i faktur, m.in., za wykonanie badania próbek wód powierzchniowych, za uzgodnienia dotyczące projektu budowy oczyszczalni, za wykonanie przyłącza instalacji elektrycznej czy też za wykonanie operatu wodno-prawnego dla gminnej Oczyszczalni ścieków była bezpodstawna.
8. Ustalono, że do kosztów zadania inwestycyjnego dotyczącego wykonania projektu i realizacji oczyszczalni ścieków o wydajności 200 m³/dobę w Dobryszycach nie zaliczono kosztów zakupu gruntu pod oczyszczalnię na kwotę 2.056 zł. Biorąc po uwagę, że zgodnie z art.28 ust.8 ustawy o rachunkowości - do kosztów wytworzenia środków trwałych w budowie zalicza się ogół kosztów poniesionych przez jednostkę za okres budowy, montażu, przystosowania i ulepszenia, do dnia bilansowego lub przyjęcia do używania - koszty zakupu nieruchomości powinny być uwzględnione w rozliczeniu wartości omawianej inwestycji.
9. Jako formy zabezpieczenia pożyczki otrzymanej z Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi, na podstawie umowy nr 277/OW/P/2002 z dnia 23 października 2002 roku, na dofinansowanie kwotą 500.000 zł zadania budowy oczyszczalni ścieków o wydajności 200 m³/dobę, jednostka udzieliła nieodwołalnego pełnomocnictwa dysponowania przez Fundusz rachunkiem bankowym Gminy. Zarząd Gminy naruszył w ten sposób art.92 w zw. z art.129 ust.1 ustawy o finansach publicznych oraz art.30 i 46 ust.1 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym. Z powołanych przepisów wynikało, że dysponentem środków publicznych na rachunku bankowym jednostki samorządu terytorialnego mógł być wyłącznie organ wykonawczy tej jednostki, wykonujący określone w uchwale budżetowej zadania, przy zachowaniu zasad wykonywania budżetu wynikających z art.92 ustawy o finansach publicznych.
10. Zarząd Gminy zawierając w dniu 3 lipca 2002 roku umowę z firmą „PIOMEL” S.A. na wykonanie robót o wartości 891.203 zł naruszył art.18 ust.2 pkt 9 lit. "e" ustawy o samorządzie gminnym, poprzez przekroczenie kompetencji zastrzeżonej do wyłącznej właściwości rady gminy w zakresie zaciągania zobowiązań na inwestycje o wartości przekraczającej granice ustalone przez radę gminy w uchwale budżetowej. Ustalono, że na dzień podpisania umowy Rada Gminy Dobryszyce na realizację inwestycji pn. „Wykonanie projektu i realizacja oczyszczalni ścieków o wydajności 200m³/dobę w Dobryszycach” zabezpieczyła środki finansowe w wysokości 655.000 zł - uchwałą nr XXVIII/174/2002 z dnia 27 czerwca 2002 roku.

Wykonanie przyłącza ciepłowniczego do budynku Przedszkola w Dobryszycach, ul. Szkolna wraz z wewnętrzną instalacją c.o.

1. Kontrola wykazała, że termin wykonania przedmiotu zamówienia określony w umowie nr 342/12/6/2003 z dnia 8 sierpnia 2003 roku, zawartej z firmą „KONSBUD” Sp. z o.o., na dzień 15 września 2003 roku został przesunięty na wniosek wykonawcy aneksem do umowy na dzień 17 października 2003 roku. Ustalono, że wniosek wykonawcy został zaakceptowany przez inspektora nadzoru Pana Konrada Toczyńskiego, który potwierdził jednocześnie zakończenie prac przy wykonaniu instalacji wewnętrznej c.o. wraz z przyłączem ciepłowniczym na dzień 15 września 2003 roku, co nie znalazło potwierdzenia w dzienniku budowy prowadzonym dla niniejszej inwestycji. Analiza zapisów w dzienniku budowy wykazała, bowiem, że prace dotyczące wykonania przyłącza do budynku Przedszkola wraz z wewnętrzną instalacją centralnego ogrzewania rozpoczęły się dopiero w dniu 29 września 2003 roku zgłoszeniem przez kierownika budowy Pana Sławomira Nowaka rozpoczęcia robót. Zaistniała sytuacja spowodowana była brakiem nadzoru kontrolowanej jednostki nad realizacją inwestycji gminnych, jak bowiem ustalono w toku kontroli w Urzędzie Gminy Dobryszyce brak było pracownika, który powinien nadzorować pracę inspektora nadzoru jak też wykonawcy robót.
2. Wójt Gminy zawierając w dniu 8 sierpnia 2003 roku umowę z firmą „KONSBUD” Sp. z o.o. na wykonanie robót o wartości 51.156,83 zł naruszył art.18 ust.2 pkt 9 lit. "e" ustawy o samorządzie gminnym - poprzez przekroczenie kompetencji zastrzeżonej do wyłącznej właściwości rady gminy w zakresie zaciągania zobowiązań na inwestycje o wartości przekraczającej granice ustalone przez radę gminy w uchwale budżetowej. Ustalono, że na dzień podpisania umowy Rada Gminy Dobryszyce na realizację inwestycji pn. „Wykonanie przyłącza ciepłowniczego do budynku Przedszkola w Dobryszycach ul. Szkolna wraz z wewnętrzną instalacją c.o.” zabezpieczyła środki finansowe w wysokości 25.000 zł - uchwałą VI/47/2003 z dnia 28 kwietnia2003 roku.

W zakresie ewidencji środków trwałych

Nie przestrzegano art. 16h ust.1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 54, poz. 654 z późn. zm.) - w zakresie terminu dokonywania odpisów amortyzacyjnych od przyjmowanych na stan księgowy środków trwałych.

W zakresie zadań realizowanych na podstawie porozumień z jednostkami samorządu terytorialnego

Zadania Powiatu Radomszczańskiego przejęte do realizacji przez Gminę Dobryszyce na podstawie porozumienia zawartego w dniu 31 października 2003 roku pomiędzy Gminą Dobryszyce a Zarządem Powiatu Radomszczańskiego określone zostały w z naruszeniem postanowień Rady Gminy Dobryszyce zawartych w uchwale nr VII/63/2003 z dnia 28 października 2003 roku w sprawie przyjęcia do realizacji zadania z zakresu właściwości powiatu. Przedmiotową uchwałą Rada Gminy postanowiła o przyjęciu do realizacji zadania z zakresu właściwości powiatu polegającego na zimowym utrzymaniu dróg powiatowych na terenie Gminy Dobryszyce w sezonie zimowym 2003/2004. W zawartym w dniu 31 października 2003 roku porozumieniu strony ustaliły, że Gmina Dobryszyce przejmuje do realizacji zadania powiatu polegające m.in. na remoncie chodników przy drogach powiatowych oraz letnie utrzymanie dróg powiatowych. Działaniem powyższym naruszono art.18 ust.2 pkt 11 i art.8 ust.2a ustawy o samorządzie gminnym.

W zakresie ustaleń dodatkowych

Wydatkowanie środków Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska na zakup wozu strażackiego dla OSP w Zdani oraz budowę garażu w OSP w Zdani

1. Stwierdzono naruszenie art.26 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych - z uwagi na nie sporządzenie dokumentacji podstawowych czynności związanych z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego na zakup samochodu strażackiego (2002 rok).
2. Ustalono, że w toku postępowania prowadzonego w trybie zapytania o cenę wpłynęły cztery oferty, z których trzy złożone zostały przez przedsiębiorstwa o ogólnym profilu handlowo-przemysłowym, a jedna firma zajmowała się transportem samochodowym. Kontrolującym nie przedstawiono żadnych dokumentów potwierdzających fakt, że zamawiający w jakikolwiek sposób sprawdził czy firmy, które zapytał o cenę i które złożyły oferty mają w przedmiocie swojej działalności handel tego typu pojazdami specjalnymi jak samochody strażackie. W związku z powyższym uznać należy, że zamawiający nie skierował zapytania o cenę do takiej liczby dostawców, która zapewniała wybór najkorzystniejszej oferty, konkurencję i sprawny przebieg postępowania nie mniej jednak niż do czterech, czym naruszył art.67 ustawy o zamówieniach publicznych. Brak ustalenia przez zamawiającego przedmiotu działalności potencjalnych oferentów może wskazywać na naruszenie zasady uczciwej konkurencji określonej w art.16 ustawy o zamówieniach publicznych, zgodnie z którą zamawiający zobowiązany był do prowadzenia postępowania o zamówienie publiczne w sposób gwarantujący zachowanie uczciwej konkurencji.
3. Nie zawarto umowy na dostawę samochodu strażackiego dla OSP w Zdani z firmą TRANSPORT SAMOCHODOWY Handel Obwoźny Art. Przemysłowymi Węgiel Materiały Budowlane i Art. Rolne Grzegorz Żelazny, co naruszało art.74 ustawy o zamówieniach publicznych, zgodnie z którym umowy w sprawach zamówień publicznych wymagały pod rygorem nieważności zachowania formy pisemnej.
4. Stwierdzono, że w latach 2002-2003 ze środków Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej wydatkowano kwotę 23.180 zł na zakup samochodu strażackiego dla OSP w Zdani oraz 20.594,46 zł na budowę garażu dla OSP w Zdani. W toku kontroli ustalono, że w planie przychodów i wydatków Funduszu na 2002 i 2003 rok przewidziano środki finansowe na wydatki inwestycyjne funduszy celowych i wydatki na zakupy inwestycyjne funduszy celowych bez precyzyjnego określenia, jakiego rodzaju inwestycji i zakupów mają dotyczyć uwzględnione w planie kwoty. Decyzja Rady Gminy Dobryszyce o przeznaczeniu środków Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej na budowę garażu OSP w Zdani oraz zakup samochodu strażackiego nie wynikała z żadnych innych dokumentów przedłożonych kontrolującym. Przedłożona dokumentacja nie wskazywała również, jaki związek miałby zachodzić między zadaniami z zakresu ochrony środowiska i gospodarki wodnej a budową garażu i zakupem samochodu. Wobec powyższego wydatkowanie środków na budowę garażu oraz zakup samochodu dla jednostki OSP należy uznać za sprzeczne z art.406 pkt 12 ustawy z dnia 27 kwietnia 2001 roku Prawo ochrony środowiska (Dz. U. nr 62, poz.627 z późn. zm.), zgodnie z którym środki gminnych funduszy przeznacza się poza celami wymienionymi w punktach od 1 do 11 również na inne zadania ustalone przez radę gminy, służące ochronie środowiska i gospodarce wodnej, wynikające z zasady zrównoważonego rozwoju, w tym na programy ochrony środowiska.

W zakresie zakupów gruntów przez spółkę INTER D.I.C. POLAND Spółka z o.o.

W wyniku kontroli ustalono, że w dniu 15 czerwca 2000 roku Zarząd Gminy Dobryszyce, reprezentowany przez Wójta Gminy Pana Zygmunta Maksa i Zastępcę Wójta Pana Macieja Rosińskiego, podpisał umowę współpracy z INTER D.I.C. POLAND Spółka z o.o. z siedzibą w Dobryszycach, reprezentowaną przez Pana Mariana Grabińskiego i Pana Maxa Andre. Z treści umowy wynikało, m.in., że z uwagi na to, iż w granicach administracyjnych Gminy Dobryszyce znajdują się nieruchomości położone przy trasie Warszawa – Katowice z możliwością dostępu do magistrali kolejowej za pośrednictwem bocznicy, o łącznej powierzchni ok. 240 ha, stanowiące własność prywatną – Zarząd INTER D.I.C. POLAND Spółka z o.o. :
- widzi możliwość – w oparciu o założenia przygotowanego projektu – stworzenia na ww. terenie międzynarodowego centrum dystrybucyjno–przemysłowego, i tym samym zainteresowany jest nabyciem tychże nieruchomości dla własnych potrzeb i jej partnerów oraz przyszłych inwestorów z Europy i spoza Europy,
- w porozumieniu z INTER SCAN GROUP, w oparciu o nabyte nieruchomości, INTER D.I.C. jest zainteresowany realizacją inwestycji polegających na budowie terminalu kontenerowego, magazynów, fabryk artykułów przyjaznych środowisku, fabryki domów jednorodzinnych według technologii szwedzkiej oraz budowie hoteli – moteli typu zachodniego i innych obiektów towarzyszących tym inwestycjom.
Jako warunek konieczny do realizacji planowanych inwestycji określono nabycie, przy wsparciu Gminy Dobryszyce, na własność spółki powyższych nieruchomości oraz zmianę planu zagospodarowania przestrzennego. W związku z powyższym Zarząd Gminy Dobryszyce zobowiązał się wspierać i współdziałać, a w szczególności - przedstawić ofertę Spółki INTER D.I.C. POLAND kupna nieruchomości potencjalnym zbywcom gruntów. Zarząd Gminy zobowiązał się do zorganizowania spotkania dla wszystkich potencjalnych zbywców i przedstawiciela INTER D.I.C. POLAND, mającego na celu zawarcie umów sprzedaży nieruchomości po cenie 7.000 zł za 1 ha ziemi klasy V i VI. Zarząd Gminy Dobryszyce zobowiązał się, ponadto, do:
- przeprowadzenia zmiany w planie zagospodarowania przestrzennego co do terenów, w skład których wchodzą nieruchomości określone w umowie,
- podjęcia uchwały w tej sprawie (najpóźniej do dnia 15 lipca 2000 roku) - z przeznaczeniem przedmiotowych terenów na prowadzenie działalności gospodarczej (produkcyjnej, handlowej).
W dniu 23 sierpnia 2000 roku pomiędzy Zarządem Gminy Dobryszyce, reprezentowanym przez Wójta Gminy Pana Zygmunta Maksa a INTER D.I.C. POLAND Spółka z o.o. z siedzibą w Dobryszycach, reprezentowaną przez Pana Mariana Grabińskiego, zawarte zostało porozumienie, z treści którego wynikało, że wszystkie sprawy formalno prawne związane z przygotowaniem dokumentacji niezbędnej do zawarcia umów notarialnych załatwiać będzie Urząd Gminy, a powstałymi kosztami obciążać będzie nota księgową INTER D.I.C. POLAND. Strony ustaliły, ponadto, że kosztami poniesionymi do dnia zawarcia porozumienia Urząd Gminy obciąży INTER D.I.C. POLAND Spółka z o.o. wystawiając notę księgową.
Uchwałą nr VIII/40/99 Rada Gminy dokonała zmiany fragmentów miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego Gminy Dobryszyce w miejscowości Blok Dobryszyce oraz Malutkie.
Kontrola wykazała, że począwszy od 2000 roku osoby, będące właścicielami działek, których przeznaczenie uległo zmianie na mocy uchwały nr VIII/40/99 dokonały sprzedaży przedmiotowych działek. Według zestawienia sprzedanych działek położonych na terenach objętych zmianą, sporządzonego przez Pana Marcina Przybyłowicza, dokonano 75 sprzedaży działek w miejscowościach Galonki i Malutkie oraz 7 sprzedaży w miejscowości Blok Dobryszyce.
Analiza niniejszych aktów notarialnych wykazała, że wszystkie dotyczyły sprzedaży gruntów właścicieli działek na rzecz „INTER D.I.C. POLAND” Sp. z o.o. z siedzibą w Dobryszycach, w imieniu której działał Pan Marian Grabiński.
Kontrolujący ustalili, że w treści czterech z aktów notarialnych załączonych do wykazu sprzedanych działek położonych w terenach objętych uchwałą nr VIII/40/99, a mianowicie aktu nr 4492/2000 (działka nr 298/2), nr 4555/2000 (działka nr 295/1 i nr 295/2), nr 4120/2000 (działka nr 307/7) oraz 4499/2000 (działka nr 299/4) powołano zaświadczenie nr 7320/26/2000 wydane przez Urząd Gminy w Dobryszycach z dnia 24 sierpnia 2000 roku, z którego wynikało, że działki będące przedmiotem sprzedaży położone w miejscowości Galonki, zgodnie z planem zagospodarowania przestrzennego Gminy Dobryszyce, położone są na terenie upraw rolnych i leśnych. Kontrolujący ustalili, że przedmiotowe zaświadczenie wydane zostało przez Pana Antoniego Zięba, działającego z upoważnienia Wójta Gminy. Zaświadczenie stwierdzało, że działki w nim wymienione, położone w obrębie wsi Galonki, zgodnie z planem ogólnym zagospodarowania przestrzennego Gminy Dobryszyce położone są w terenie upraw rolnych i leśnych. Ustalono, że działki wymienione w ww. zaświadczeniu oznaczone były numerami 293, 294, 295, 296, 297, 298, 299/1, 299/2, 385, 392, 307/3, 307/1. Analiza numerów działek wymienionych w zaświadczeniu z dnia 24 sierpnia 2000 roku oraz numerów działek zbywanych na mocy aktów notarialnych nr 4492/2000, 4555/2000, 4499/2000, 4120/2000, nr 6224/2000 oraz nr 3674/2000 pozwala postawić wniosek, że działki będące przedmiotem sprzedaży zostały wydzielone z działek wymienionych w zaświadczeniu.
Biorąc po uwagę, że przeznaczenie zbywanych działek na mocy ww. uchwały nr VIII/40/99 zostało zmienione omawiane zaświadczenie nieprawidłowo wskazywało przeznaczenie wymienionych tam nieruchomości. Analiza ww. aktów notarialnych wykazała, że poza działką będącą przedmiotem sprzedaży na podstawie aktu notarialnego nr 4555/2000 wszystkie inne działki sprzedawane były w cenie 0,70 zł za 1 m², tj. 7.000 za 1 ha.
Biorąc pod uwagę fakt, że cena gruntu przeznaczonego pod budownictwo przemysłowe, składowe, handlowe i usługowe jest zdecydowanie wyższa niż cena gruntu przeznaczonego na uprawy rolne powstaje wątpliwość - czy wydawanie nieprawdziwych zaświadczeń o przeznaczeniu gruntów było celowym wprowadzeniem w błąd osób zbywających działki na rzecz spółki „INTER D.I.C. – POLAND” Sp. z o.o.
W czasie trwania kontroli RIO w Łodzi, tj. w dniu 8 września 2004 roku Komenda Powiatowa Policji w Radomsku skierowała do Urzędu Gminy Dobryszyce pismo L.dz. A/102/04 z dnia 6 września 2004 roku o wyjaśnienie przeznaczenia w planie zagospodarowania przestrzennego Gminy działek sprzedanych Spółce INTER D.I.C. POLAND, w czasie ich sprzedaży. W odpowiedzi na powyższe Wójt Gminy Dobryszyce pismem z dnia 16 września 2004 roku, znak 7331/05/2004 wyjaśnił, że nabyte w 2000 roku przez INTER D.I.C. POLAND Spółka z o.o. działki położone były na terenach upraw rolnych. Z powyższego pisma wynikało ponadto, iż uchwałą nr XII/74/2000 Rady Gminy z dnia 18 lutego 2000 roku w sprawie przystąpiła do sporządzenia zmiany fragmentu miejscowego planu ogólnego zagospodarowania przestrzennego gminy we wsiach Zdania, Galonki – obszar gruntów rolnych o pow. ok.188 ha i we wsi Malutkie – obszar gruntów rolnych o pow. ok.48 ha przeznaczenie pod budownictwo przemysłowo-składowe. Na podstawie studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego Gminy Dobryszyce zatwierdzonego uchwałą nr XV/88/2000 z dnia 26 lipca 2000 roku ww. tereny przeznaczone zostały pod tereny ofertowe dla rozwoju przedsiębiorczości gospodarczej. Jednakże, Rada Gminy Dobryszyce nie podjęła dotychczas uchwały zatwierdzającej zmiany, o których mowa w uchwale nr XII/74/2000 z dnia 18 lutego 2000 roku. W uzupełnieniu wyjaśnień zawartych w przedstawionym piśmie Wójt Gminy Dobryszyce, pismem z dnia 18 października 2004 roku znak: 7331/05/2004, poinformował Komendę Powiatową Policji w Radomsku, że część zakupionych przez firmę INTER D.I.C. działek położonych w obrębie geodezyjnym Galonki, w chwili sprzedaży, położona była na terenach przeznaczonych pod budownictwo przemysłowe, składowe, handlowe i usługowe – zgodnie z uchwałą nr VIII/40/99 Rady Gminy Dobryszyce.

Zawiadamiając o powyższych nieprawidłowościach proszę Pana o podjęcie działań mających na celu ich usunięcie oraz zapobieżenie ich występowania w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Dokonać zmian w zakładowym planie kont, poprzez wskazanie kont pomocniczych (analityka) oraz zasad ich powiązania z kontami księgi głównej, z uwzględnieniem przepisów zawartych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. W zakładowym planie kont wprowadzić wszystkie konta służące do ewidencji operacji finansowych (gospodarczych) występujących faktycznie w jednostce.
2. Uzupełnić zakładowy plan kont w zakresie kont i zasad ewidencji podatków i opłat, z uwzględnieniem przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 roku w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego.
3. Zapewnić prowadzenie ewidencji księgowej zgodnie z postanowieniami prawidłowo ustalonego planu kont oraz przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych, mając na uwadze uwagi zawarte w pierwszej części wystąpienia pokontrolnego odnoszące się do ujmowania operacji finansowych na odpowiednich kontach księgowych.
4. Rachunkowość jednostek organizacyjnych Gminy prowadzić na podstawie formalnego powierzenia prowadzenia ksiąg rachunkowych, dokonanego przez kierowników tych jednostek na rzecz Wójta Gminy oraz po przejęciu odpowiedzialności za rachunkowość tych jednostek bądź określonych obowiązków w tym zakresie.
5. Zapewnić odrębne ewidencjonowanie zdarzeń dotyczących jednostek organizacyjnych, których obsługę finansowo - księgową wykonują służby Urzędu Gminy, co w szczególności oznacza zaprowadzenie odrębnych urządzeń księgowych – dziennik, księga główna, księgi pomocnicze, zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej i kont ksiąg pomocniczych - dla Urzędu Gminy i jednostek organizacyjnych gminy, których rachunkowość prowadzona jest przez służby finansowe Urzędu Gminy, stosownie do przepisów art.4 ust.1, 2 i 3 w związku z art.3 ust.1 pkt 1 ustawy o rachunkowości. W innym wypadku - prowadzona ewidencja musi zapewnić rzetelne sporządzenie jednostkowych sprawozdań finansowych dla poszczególnych jednostek organizacyjnych - w oparciu o dane ewidencji księgowej.
6. Zapewnić sporządzanie bilansu dla jednostki oraz bilansu z wykonania budżetu gminy w oparciu o dane prawidłowo prowadzonej ewidencji księgowej.
7. Przestrzegać zasad określonych w instrukcji kasowej wprowadzonej zarządzeniem nr 6/2000 Wójta Gminy z dnia 1 grudnia 2000 roku.
8. Przestrzegać postanowień Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej - w zakresie wykazywania danych dotyczących wykonania dochodów z tytułu podatku od nieruchomości, podatku rolnego i podatku leśnego.
9. Indywidualne konta podatkowe dla podatników osób fizycznych prowadzić zgodnie z wymaganiami określonymi w § 9 ust.5 i 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 roku w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego. Ewidencję księgową na kontach ksiąg pomocniczych w zakresie podatku od nieruchomości, podatku rolnego i podatku leśnego prowadzić z uwzględnieniem podziałek klasyfikacji budżetowej, zgodnie z § 9 ust.8 ww. rozporządzenia.
10. Przestrzegać terminów załatwiania spraw podatkowych określonych w art.139 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa.
11. Decyzje w sprawie udzielenia ulg w zapłacie podatku wydawać po dokładnym wyjaśnieniu stanu faktycznego sprawy, do czego zobowiązują organ podatkowy art.122 i art. 187 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa. W wyniku przeprowadzonego postępowania podatkowego należy ustalić istnienie (lub nie) ustawowo określonych przesłanek warunkujących podjęcie danego rozstrzygnięcia (np. w odniesieniu do umorzenia zaległości podatkowej przesłanki stanowią ważny interes podatnika lub interes publiczny). W wydawanych decyzjach zamieszczać uzasadnienie faktyczne rozstrzygnięcia, zgodnie z art.210 § 1 pkt 6 ww. ustawy.
12. Dokonywać czynności sprawdzających, mających na celu stwierdzenie formalnej poprawności składanych deklaracji podatkowych oraz ustalenie stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami – w oparciu o art.272 ustawy Ordynacja podatkowa. W razie stwierdzenia, że deklaracja podatkowa zawiera błędy lub oczywiste omyłki, bądź, że wypełniono ją niezgodnie z ustalonymi wymaganiami, organ podatkowy zwraca się do składającego deklarację o złożenie niezbędnych wyjaśnień oraz o skorygowanie deklaracji, wskazując przyczyny, z powodu, których informacje zawarte w deklaracji podaje się w wątpliwość (art.274 ww. ustawy). W razie wątpliwości, co do poprawności złożonej deklaracji organ podatkowy może wezwać do udzielenia, w wyznaczonym terminie, niezbędnych wyjaśnień lub uzupełnienia deklaracji, wskazując przyczyny podania w wątpliwość rzetelności danych w niej zawartych (art.274a § 2 ww. ustawy).
13. Przestrzegać art.55 ust.1 ustawy Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym - jeżeli dokonana wpłata nie pokrywa kwoty zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę, wpłatę tę zalicza się proporcjonalnie na poczet kwoty zaległości podatkowej oraz kwoty odsetek za zwłokę w stosunku, w jakim, w dniu wpłaty, pozostaje kwota zaległości podatkowej do kwoty odsetek za zwłokę.
14. Ulgę w podatku rolnym z tytułu nabycia gruntów na powiększenie (utworzenie) gospodarstwa rolnego stosować od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym złożono wniosek, zgodnie z art.13d ust.3 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym.
15. Dokonywać systematycznej kontroli terminowości zapłaty poszczególnych rat podatku od środków transportowych. W stosunku do podatników, którzy nie wywiązali się z ciążącego na nich obowiązku zapłaty podatku, określać w drodze decyzji wysokość zobowiązania podatkowego - na podstawie art.21 § 3 ustawy Ordynacja podatkowa. Zaległości podatkowe egzekwować wraz z należnymi odsetkami za zwłokę. Czynności windykacyjne wobec podatników zalegających z zapłatą podatku podejmować zgodnie z przepisami ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 110, poz. 968 z późn. zm.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137, poz. 1541 z późn. zm.).
16. Podjąć działania mające na celu wyegzekwowanie od podatników podatku od środków transportowych deklaracji na podatek od środków transportowych, o których mowa w art.9 ust.6 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 9, poz. 84 z późn. zm.). Podstawę prawną działania stanowić będzie art.274a § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym organ podatkowy może zażądać złożenia wyjaśnień w sprawie przyczyn nie złożenia deklaracji lub wezwać do jej złożenia, jeżeli deklaracja nie została złożona mimo takiego obowiązku.
17. Ewidencję wpłat podatku od środków transportowych oraz ewidencję podatników tego podatku prowadzić zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego.
18. Podjąć czynności mające na celu wyjaśnienie czy istnieją przesłanki do ustalenia opłat z tytułu wzrostu wartości nieruchomości związanej ze zmianą miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego Gminy w odniesieniu do nieruchomości zbywanych na obszarach objętych zmianami uchwalonymi przez Radę Gminy uchwałami nr VIII/40/99 z dnia 25 czerwca 1999 roku oraz nr XXVII/169/2002 z dnia 26 kwietnia 2002 roku - w oparciu o przepisy ustawy z dnia 27 marca 2003 roku o zagospodarowaniu przestrzennym (Dz. U. nr 80, poz. 717 z późn. zm.).
19. Przestrzegać obowiązku ewidencjonowania w kartach drogowych pojazdów pożarniczych zakupu paliwa oraz potwierdzać rzetelność danych wykazywanych przez kierowców pojazdów pożarniczych w kartach drogowych.
20. Zaniechać finansowania bezpośrednio z budżetu Gminy statutowej działalności klubów sportowych. W zakresie zlecania zadań i udzielania dotacji na zadania z zakresu upowszechniania sportu i kultury fizycznej przestrzegać zasad określonych w ustawie z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.
21. Przestrzegać przepisów ustawy o samorządzie gminnym wprowadzających zakaz łączenia funkcji radnego z zatrudnieniem w urzędzie gminy, w której radny uzyskał mandat.
22. Przestrzegać terminów przekazywania środków finansowych na rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, wynikających z art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
23. Zaniechać pokrywania kosztów podróży służbowych osobom nie będącym pracownikami Urzędu Gminy.
24. Przestrzegać zasad wypłaty diet dla radnych wynikających z postanowień uchwały Rady Gminy - podjętej na podstawie art.25 ust.4 ustawy o samorządzie gminnym.
25. Przestrzegać przepisów rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 lipca 2000 roku w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych gminy, w zakresie wydatków na pokrycie kosztów podróży służbowych radnych.
26. Przy udzielaniu zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz. 177 z późn. zm.).
27. Przestrzegać postanowień umów zawartych z wykonawcami robót dotyczących warunków płatności za wykonywane roboty.
28. Przestrzegać przepisów rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 7 kwietnia 2004 roku w sprawie rodzajów dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (Dz.U. nr 71, poz.645).
29. Egzekwować od wykonawców wniesienie zabezpieczenia należytego wykonania umowy w terminie określonym w zawartej umowie.
30. Wystawić noty obciążające na rzecz firmy „PIOMEL” S.A., wykonawcy oczyszczalni ścieków w Dobryszycach, celem uzyskania zwrotu kosztów poniesionych przez Gminę tytułem zapłaty za wykonanie badania 4 próbek wód powierzchniowych w Dobryszycach (z rowu przed i za zrzutem ścieków z istniejącej oczyszczalni ścieków oraz z rzeki Kręcicy przed i za wlotem rowu do rzeki) na kwotę 1.651,40 zł, za uzgodnienie dotyczące projektu budowy oczyszczalni na kwotę 94,70 zł, za uzgodnienie usytuowania pierwszego przyłącza kablowego elektroenergetycznego niskiego napięcia na kwotę 34,85 zł, za wykonanie przyłącza instalacji elektrycznej oczyszczalni ścieków na kwotę 4.320 zł, za wykonanie operatu wodno-prawnego dla gminnej oczyszczalni ścieków kwotę 3.660 zł, za przebudowę przyłącza linii niskiego napięcia 0,4 kV kolidującej z budową oczyszczalni ścieków na kwotę 12.932 zł, za zakup krawężników drogowych na kwotę 385,20 zł oraz za wydanie decyzji dotyczącej zgody na użytkowanie obiektu oczyszczalni ścieków w wysokości 84,90 zł.
31. Zapewnić należyty nadzór ze strony właściwych merytorycznie pracowników nad realizacją inwestycji gminnych.
32. Zaniechać w zawieranych umowach dotyczących zaciągania pożyczki ustalania jako formy zabezpieczenia pełnomocnictwa na rzecz pożyczkodawcy do dysponowania rachunkiem Gminy.
33. Przestrzegać art.60 ust.2 pkt 2 ustawy o samorządzie gminnym, zgodnie z którym - wójtowi gminy przysługuje wyłączne prawo zaciągania zobowiązań mających pokrycie w ustalonych w uchwale budżetowej kwotach wydatków, w ramach upoważnień udzielonych przez radę gminy.
34. Przy dokonywaniu umorzenia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych przestrzegać stawek i zasad określonych w przepisach ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych.
35. Przy zawieraniu porozumień z innymi jednostkami samorządu terytorialnego dotyczących przyjęcia do realizacji zadań należących do właściwości tych jednostek przestrzegać postanowień Rady Gminy, co do zakresu przejmowanych zadań.
36. Środki Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej wykorzystywać zgodnie z postanowieniami art.406 ustawy z dnia 27 kwietnia 2001 Prawo ochrony środowiska.
37. Zapewnić uzupełnienie kwalifikacji przez osobę zajmującą stanowisko kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej, zgodnie z wymogami wynikającymi z art.122 ustawy z dnia 12 marca 2004 roku o pomocy społecznej.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art.9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Wójta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że zgodnie z art.9 ust.4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do kolegium Izby.
Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dniu od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

Bieg terminu, o którym mowa wyżej ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.

Otrzymują:

- Przewodniczący Rady Gminy Dobryszyce
- Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy Dobryszyce
- aa

---

Wystąpienie pokontrolne podpisała dr Jadwiga Chwiałkowska – Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.

---

PRZYPISY

^[1]Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonała Grażyna Barauskiene – zastępca naczelnika Wydziału Kontroli RIO w Łodzi.
^[2]Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonała Grażyna Barauskiene – zastępca naczelnika Wydziału Kontroli RIO w Łodzi.