Gm. Lubochnia - kontrola doraźna, przeprowadzona przez RIO w Łodzi, zakończona w 2006r.
XMLTreść
Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi do Wójta Gminy Lubochnia, po zakończeniu doraźnej kontroli gospodarki finansowej w zakresie realizacji zadań związanych z przeciwdziałaniem alkoholizmowi i rozwiązywaniem problemów przeciwalkoholowych w Gminie Lubochnia. Udostępniane na podstawie art.6 ust.1 pkt 4 lit "a" tiret drugi ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej.
Pan
ANDRZEJ PIOTR POPŁOŃSKI
Wójt Gminy Lubochnia
WK.602/66/06
Działając na podstawie art. 9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity Dz.U. z 2001 r. nr 55, poz. 577 ze zm.) informuję, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła doraźną kontrolę gospodarki finansowej w zakresie realizacji zadań związanych z przeciwdziałaniem alkoholizmowi i rozwiązywaniem problemów alkoholowych w Gminie Lubochnia. W wyniku czynności kontrolnych stwierdzone następujące nieprawidłowości:1. Na podstawie listy płac oznaczonej „Lista umowy zlecenie za marzec 2004, przeciwdziałanie alkoholizmowi” ustalono, że za prowadzenie zajęć w świetlicy terapeutycznej działającej przy Zespole Szkolno–Przedszkolnym w Lubochni w marcu 2004 roku wypłacono pracownikowi kwotę 280 zł brutto. Do dokumentacji dotyczącej wypłaty wynagrodzenia nie dołączono rachunku potwierdzającego wykonanie zleconego zadania. Powyższe stanowi naruszenie postanowień umowy-zlecenia nr 6/2004 z dnia 30 stycznia 2004 roku, z których wynika, że wypłata wynagrodzenia za wykonanie zlecenia następuje na podstawie przedłożonych przez zleceniobiorcę rachunków potwierdzonych przez dyrektora Zespołu Szkolno–Przedszkolnego w Lubochni.
2. W wyniku kontroli stwierdzono, że za prowadzenie zajęć w świetlicy terapeutycznej przy Zespole Szkolno–Przedszkolnym w Lubochni, w kwietniu 2004 roku wypłacono pracownikowi wynagrodzenie w zawyżonej wysokości, tj. w kwocie 244 zł brutto – należało wypłacić 224 zł brutto (8 godz. x 28 zł = 224 zł).
3. W roku 2004 Wójt Gminy Lubochnia, na podstawie umowy nr 1a/2004 z dnia 12 stycznia 2004 roku powierzył Rawskiemu Stowarzyszeniu Abstynenckiemu „Szansa” realizację zadań z zakresu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych, przyznając na ten cel dotację w kwocie 3.000,00 zł. Przy podejmowaniu decyzji o udzieleniu dotacji i ustaleniu jej wysokości, nie uwzględniono czynników wymienionych w § 4 ust.1 uchwały nr 116/2000 Rady Gminy Lubochnia z dnia 23 sierpnia 2000 roku w sprawie trybu udzielenia dotacji podmiotom nie zaliczonym do sektora finansów publicznych, sposobu jej rozliczenia oraz kontroli wykonywania zleconego zadania. Strony umowy nie wzięły pod uwagę kosztów bezpośrednich powierzonych zadań oraz kosztów, których poniesienie było niezbędne do ich prawidłowej realizacji. Udzielona przez Gminę dotacja w kwocie 3.000,00 zł nie zapewniała sfinansowania w całości realizacji zleconych zadań. Stwierdzono, że ww. Stowarzyszenie nie zrealizowało wszystkich zadań wynikających z umowy nr 1a/2004 z dnia 12 stycznia 2004 roku, między innymi dotyczących: zorganizowania i pokrycia kosztów obozu terapeutycznego dla dwu osób uzależnionych od alkoholu (§ 1 pkt 1 umowy); zorganizowania i pokrycia kosztów maratonu trzeźwości dla osób uzależnionych i współuzależnionych od alkoholu (§ 1 pkt 2); przeprowadzenia i pokrycia kosztów terapii z grupami nawrotów i wsparcia (§ 1 pkt 4); niesienia wszechstronnej pomocy rodzinom z terenu Gminy dotkniętym chorobą alkoholową (§ 1 pkt 7). W ramach udzielonej dotacji Stowarzyszenie wykorzystało środki w kwocie 2.803,34 zł. Przedkładając sprawozdania finansowe z rozliczenia dotacji, dotowany nie wykazał kwoty udziału własnego, do czego był zobowiązany na podstawie postanowień § 3 pkt 2 ww. umowy. Ponadto dotowany nie przedstawił dokumentów źródłowych (faktur, rachunków) potwierdzających dokonanie wydatku oraz programów realizowanych w ramach zleconych zadań.
4. W wyniku kontroli ustalono, że w ramach środków przewidzianych na realizację działań związanych z profilaktyką i rozwiązywaniem problemów alkoholowych, w 2004 roku dofinansowano – na wniosek Zarządu Ludowego Klubu Sportowego w Lubochni z dnia 25.03.2004 roku – wyjazd grupy chłopców (rocznik 1987 i młodsi) na II Międzynarodowy Turniej Piłki Nożnej REMES CUP 2004 w Opalenicy, w dniach 03-08.08.2004 roku. Łączna kwota dofinansowania wyniosła 6.420,00 zł, w tym 4.800,00 zł – opłata za udział w turnieju i 1.620,00 zł – koszt wynajmu autokaru. Wydatki zakwalifikowano w § 4300 dział 851 rozdział 85154. W art.41 ust.1 ustawy z dnia 26 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tekst jednolity Dz.U. z 2002 r. nr 147, poz. 1231 z późn. zm.) wyszczególnione zostały zadania w zakresie prowadzenia działań związanych z profilaktyką i rozwiązywaniem problemów alkoholowych oraz integracji społecznej osób uzależnionych od alkoholu. Udział grupy chłopców w ww. turnieju nie był związany z prowadzeniem profilaktycznej działalności informacyjnej i eduka-cyjnej w zakresie rozwiązywania problemów alkoholowych i przeciwdziałania narkomanii. Wydatkowanie środków w kwocie 6.420,00 zł na ww. cel nastąpiło z naruszeniem art.182 ww. ustawy, zgodnie z którym dochody z opłat za zezwolenia wydane na podstawie art.18 lub art.181 oraz dochody z opłat określonych w art.111 - wykorzystywane będą na realizację gminnych programów profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych oraz gminnych programów, o których mowa w art.10 ust.2 ustawy z dnia 29 lipca 2005 roku o przeciw-działaniu narkomanii, i nie mogą być przeznaczone na inne cele.
5. Ustalono, że w odpowiedzi na wniosek Lubocheńskiego Stowarzyszenia Bezrobotnych i Trzeźwiejących A.A. „Odnowa” z dnia 5 kwietnia 2005 roku w sprawie udzielenia dotacji w ramach realizacji w 2005 roku działań związanych z profilaktyką i rozwiązywaniem problemów alkoholowych, po uzyskaniu pozytywnej opinii Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, Wójt Gminy Lubochnia podjął decyzję o sfinansowaniu maratonu trzeźwościowego dla uzależnionych z udziałem terapeuty w wysokości do 1.400 zł oraz zakupu literatury o problematyce alkoholowej, broszur i ulotek w wysokości do 500 zł . Działania te zostały sfinansowane na podstawie faktur wystawionych przez ww. Stowarzyszenie w łącznej kwocie 1.900 zł. Finansowanie ww. działań nastąpiło z pominięciem przepisów ustawy z dnia 24 kwietnia 2004 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz.U. nr 96, poz. 873 z późn. zm.). Zgodnie z art.11 ust.1 pkt 2 ww. ustawy, organy administracji publicznej powierzają w sferze, o której mowa w art.4, organizacjom pozarządowym oraz podmiotom wymienionym w art.3 ust.3 realizację zadań publicznych. Natomiast art.11 ust.2 cytowanej ustawy stanowi, że wspieranie oraz powierzanie, o którym mowa w ust. 1, odbywa się po przeprowadzeniu otwartego konkursu ofert, chyba że przepisy odrębne przewidują inny tryb zlecania. Zgodnie z art.12 ust.1 i 2 ww. ustawy organizacja pozarządowa oraz podmioty wymienione w art.3 ust.3 mogą z własnej inicjatywy złożyć ofertę realizacji zadań publicznych, także tych, które są realizowane dotychczas w inny sposób, w tym przez organy administracji publicznej. Organ administracji publicznej w przypadku, o którym mowa wyżej, w terminie nie przekraczającym 2 miesięcy rozpatruje celowość realizacji określonego zadania publicznego przez organizacje pozarządowe oraz podmioty wymienione w art.3 ust.3 oraz informuje o podjętej decyzji, a w przypadku stwierdzenia celowości realizacji określonego zadania publicznego informuje składającego ofertę o trybie zlecenia zadania publicznego, o którym mowa w art.11 ust.2 ww. ustawy.
Ponadto finansowanie zadań realizowanych przez Stowarzyszenie „Odnowa” w kwocie 1.900,00 zł nastąpiło z naruszeniem zasad określonych w Programie współpracy z organizacjami pozarządowymi oraz podmiotami, o których mowa w art.3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, na rok 2005, przyjętym uchwałą nr XXVI/154/05 Rady Gminy Lubochnia z dnia 17 lutego 2005 roku. Zgodnie z § 5 ust. 1 ww. programu, zlecanie i wspieranie realizacji zadań określonych w niniejszym dokumencie, następuje w drodze przeprowadzenia i rozstrzygnięcia otwartych konkursów ofert. W § 7 ust.1 pkt 3 Rada Gminy Lubochnia założyła zlecanie i wspieranie realizacji zadań publicznych wraz z udzieleniem dotacji, m.in. z zakresu porządku i bezpieczeństwa publicznego oraz przeciwdziałania pato-logiom społecznym i uzależnieniom, które powinny być realizowane w szczególności poprzez działania dotyczące Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych na rok 2005.
6. W przypadku złożenia przez Lubocheńskie Stowarzyszenie Bezrobotnych i Trzeźwiejących AA „Odnowa” oferty w dniu 30 września 2005 roku dotyczącej realizacji zadania publicznego z zakresu ochrony zdrowia – przeciwdziałanie alkoholizmowi stwierdzono, że Wójt Gminy Lubochnia jako organ administracji publicznej nie dopełnił procedury postępowania określonej w przywołanym wyżej art.12 ust.2 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.
7. Na podstawie listy płac: wynagrodzenie komisji A/A za październik 2005 roku oraz karty wydatków dział 851 rozdział 85154 § 3030 (poz.22 i 23) ustalono, że J. Kilian wypłacono wynagrodzenie w kwocie 127,35 zł brutto za udział w posiedzeniu GKRPA w dniu 06.10.2005 roku, podczas gdy zgodnie z listą obecności ww. osoba nie uczestniczyła w posiedzeniu komisji w tym dniu.
8. Stwierdzono, że nie wszystkie źródłowe dowody księgowe dotyczące wydatkowania środków w ramach GPPiRPA w 2004 roku zostały zatwierdzone do wypłaty przez kierownika jednostki lub osobę przez niego upoważnioną (np. faktura VAT nr 0333/P6 z dnia 11 czerwca 2004 roku, faktura VAT nr 673/04 z dnia 11 czerwca 2004 roku) oraz przez głównego księgowego lub osobę przez niego upoważnioną (np. faktura VAT nr 3123/0/04 z dnia 15 maja 2004 roku, faktura VAT nr 17/10/04/K z dnia 19 października 2004 roku). Powyższe stanowi naruszenie § 16 ust.6 Instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo–księgowych w Urzędzie Gminy stanowiącej załącznik nr 1 do zarządzenia nr 17 Wójta Gminy Lubochnia z dnia 17 marca 2004 roku, zgodnie z którym wypłata należności każdorazowo następuje po zatwierdzeniu przez kierownika jednostki i księgowego lub ich pełnomocników czekiem gotówkowym lub „poleceniem przelewu”, w zależności od zawartych w zleceniu warunków płatności i w terminie określonym w zleceniu.
9. Stwierdzono przypadki wskazania w dowodach źródłowych (fakturach, rachunkach) jako nabywcy Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych (np. faktura VAT nr 11/04 z dnia 26 lutego 2004 roku, faktura VAT nr 3123/0/04 z dnia 15 maja 2004 roku, faktura VAT nr 3413/0/04 z dnia 28 maja 2004 roku, faktura VAT nr F00465/06/04J1 z dnia 31 maja 2004 roku, faktura VAT nr 2 z dnia 30 stycznia 2006 r., faktura VAT nr 3 z dnia 30 stycznia 2006 r., faktura VAT nr 3535/0/06 z dnia 19 maja 2006 r.). Faktury powinny być wystawione na Urząd Gminy w Lubochni.
Przekazując informacje o powyższych nieprawidłowościach stwierdzonych w czasie kontroli, proszę Pana Wójta o podjęcie działań w celu ich usunięcia oraz zapobieżenia powstawaniu w przyszłości. W tym celu Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przekazuje następujące wnioski pokontrolne:
1. Zapewnić przestrzeganie postanowień wynikających z zawieranych przez Gminę Lubochnia umów cywilnoprawnych w zakresie potwierdzania wykonania powierzonego zlecenia.
2. Naliczać i wypłacać wynagrodzenia wynikające z zawartych umów zleceń w prawidłowej wysokości.
3. W przypadku powierzania realizacji zadań publicznych organizacjom pozarządowym oraz podmiotom wymienionym w art.3 ust.3 ustawy o działal-ności pożytku publicznego i o wolontariacie, ustalać dotację w wysokości zapewniającej w pełni sfinansowanie powierzonych zadań.
4. Przestrzegać procedur wewnętrznych dotyczących rozliczania udzielonych dotacji.
5. Przestrzegać postanowień wynikających z art.182 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi, zgodnie z którym dochody z opłat za zezwolenia wydane na podstawie art.18 lub art.181 oraz dochody z opłat określonych w art.111 - wykorzystywane będą na realizację gminnych programów profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych oraz gminnych programów, o których mowa w art.10 ust. 2 ustawy z dnia 29 lipca 2005 roku o przeciwdziałaniu narkomanii, i nie mogą być przeznaczone na inne cele.
6. Przestrzegać postanowień wynikających z art.11 ust.1 i 2 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie w zakresie powierzania i wspierania realizacji zadań publicznych przez organizacje pozarządowe oraz podmioty wymienione w art.3 ust.3 ww. ustawy.
7. Zapewnić stosowanie zasad i procedur określonych uchwałą Rady Gminy w zakresie zlecania i wspierania realizacji zadań publicznych przez organizacje pozarządowe oraz podmioty wymienione w art.3 ust.3 ww. ustawy.
8. W przypadku złożenia oferty realizacji zadania publicznego przez organizację pozarządową oraz podmioty wymienione w art.3 ust.3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, postępować zgodnie z procedurą określoną w art.12 ust.2 ww. ustawy.
9. Wyegzekwować od J.Kilian nienależnie wypłacone wynagrodzenie w kwocie 127,35 zł brutto za udział w posiedzeniu Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych w dniu 06.10.2005 r., w którym nie uczestniczyła.
10. Zapewnić stosowanie procedur wewnętrznych, w tym § 16 ust.6 Instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo–księgowych w Urzędzie Gminy stanowiącej załącznik nr 1 do zarządzenia nr 17 Wójta Gminy Lubochnia z dnia 17 marca 2004 roku, w zakresie zatwierdzania dokumentów księgowych.
11. Zapewnić prawidłowe wskazywanie nabywcy w źródłowych dowodach księgowych (fakturach, rachunkach) potwierdzających dokonanie wydatku w ramach profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art.9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Wójta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że stosownie do art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
1. Przewodniczący Rady Gminy w Lubochni
2. Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy w Lubochni
3. aa
Wystąpienie pokontrolne podpisała dr Jadwiga Chwiałkowska – Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.
Łódź, dnia 28 listopada 2006 roku
Pan
ANDRZEJ PIOTR POPŁOŃSKI
Wójt Gminy Lubochnia
WK.602/66/06
Działając na podstawie art. 9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity Dz.U. z 2001 r. nr 55, poz. 577 ze zm.) informuję, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła doraźną kontrolę gospodarki finansowej w zakresie realizacji zadań związanych z przeciwdziałaniem alkoholizmowi i rozwiązywaniem problemów alkoholowych w Gminie Lubochnia. W wyniku czynności kontrolnych stwierdzone następujące nieprawidłowości:1. Na podstawie listy płac oznaczonej „Lista umowy zlecenie za marzec 2004, przeciwdziałanie alkoholizmowi” ustalono, że za prowadzenie zajęć w świetlicy terapeutycznej działającej przy Zespole Szkolno–Przedszkolnym w Lubochni w marcu 2004 roku wypłacono pracownikowi kwotę 280 zł brutto. Do dokumentacji dotyczącej wypłaty wynagrodzenia nie dołączono rachunku potwierdzającego wykonanie zleconego zadania. Powyższe stanowi naruszenie postanowień umowy-zlecenia nr 6/2004 z dnia 30 stycznia 2004 roku, z których wynika, że wypłata wynagrodzenia za wykonanie zlecenia następuje na podstawie przedłożonych przez zleceniobiorcę rachunków potwierdzonych przez dyrektora Zespołu Szkolno–Przedszkolnego w Lubochni.
2. W wyniku kontroli stwierdzono, że za prowadzenie zajęć w świetlicy terapeutycznej przy Zespole Szkolno–Przedszkolnym w Lubochni, w kwietniu 2004 roku wypłacono pracownikowi wynagrodzenie w zawyżonej wysokości, tj. w kwocie 244 zł brutto – należało wypłacić 224 zł brutto (8 godz. x 28 zł = 224 zł).
3. W roku 2004 Wójt Gminy Lubochnia, na podstawie umowy nr 1a/2004 z dnia 12 stycznia 2004 roku powierzył Rawskiemu Stowarzyszeniu Abstynenckiemu „Szansa” realizację zadań z zakresu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych, przyznając na ten cel dotację w kwocie 3.000,00 zł. Przy podejmowaniu decyzji o udzieleniu dotacji i ustaleniu jej wysokości, nie uwzględniono czynników wymienionych w § 4 ust.1 uchwały nr 116/2000 Rady Gminy Lubochnia z dnia 23 sierpnia 2000 roku w sprawie trybu udzielenia dotacji podmiotom nie zaliczonym do sektora finansów publicznych, sposobu jej rozliczenia oraz kontroli wykonywania zleconego zadania. Strony umowy nie wzięły pod uwagę kosztów bezpośrednich powierzonych zadań oraz kosztów, których poniesienie było niezbędne do ich prawidłowej realizacji. Udzielona przez Gminę dotacja w kwocie 3.000,00 zł nie zapewniała sfinansowania w całości realizacji zleconych zadań. Stwierdzono, że ww. Stowarzyszenie nie zrealizowało wszystkich zadań wynikających z umowy nr 1a/2004 z dnia 12 stycznia 2004 roku, między innymi dotyczących: zorganizowania i pokrycia kosztów obozu terapeutycznego dla dwu osób uzależnionych od alkoholu (§ 1 pkt 1 umowy); zorganizowania i pokrycia kosztów maratonu trzeźwości dla osób uzależnionych i współuzależnionych od alkoholu (§ 1 pkt 2); przeprowadzenia i pokrycia kosztów terapii z grupami nawrotów i wsparcia (§ 1 pkt 4); niesienia wszechstronnej pomocy rodzinom z terenu Gminy dotkniętym chorobą alkoholową (§ 1 pkt 7). W ramach udzielonej dotacji Stowarzyszenie wykorzystało środki w kwocie 2.803,34 zł. Przedkładając sprawozdania finansowe z rozliczenia dotacji, dotowany nie wykazał kwoty udziału własnego, do czego był zobowiązany na podstawie postanowień § 3 pkt 2 ww. umowy. Ponadto dotowany nie przedstawił dokumentów źródłowych (faktur, rachunków) potwierdzających dokonanie wydatku oraz programów realizowanych w ramach zleconych zadań.
4. W wyniku kontroli ustalono, że w ramach środków przewidzianych na realizację działań związanych z profilaktyką i rozwiązywaniem problemów alkoholowych, w 2004 roku dofinansowano – na wniosek Zarządu Ludowego Klubu Sportowego w Lubochni z dnia 25.03.2004 roku – wyjazd grupy chłopców (rocznik 1987 i młodsi) na II Międzynarodowy Turniej Piłki Nożnej REMES CUP 2004 w Opalenicy, w dniach 03-08.08.2004 roku. Łączna kwota dofinansowania wyniosła 6.420,00 zł, w tym 4.800,00 zł – opłata za udział w turnieju i 1.620,00 zł – koszt wynajmu autokaru. Wydatki zakwalifikowano w § 4300 dział 851 rozdział 85154. W art.41 ust.1 ustawy z dnia 26 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tekst jednolity Dz.U. z 2002 r. nr 147, poz. 1231 z późn. zm.) wyszczególnione zostały zadania w zakresie prowadzenia działań związanych z profilaktyką i rozwiązywaniem problemów alkoholowych oraz integracji społecznej osób uzależnionych od alkoholu. Udział grupy chłopców w ww. turnieju nie był związany z prowadzeniem profilaktycznej działalności informacyjnej i eduka-cyjnej w zakresie rozwiązywania problemów alkoholowych i przeciwdziałania narkomanii. Wydatkowanie środków w kwocie 6.420,00 zł na ww. cel nastąpiło z naruszeniem art.182 ww. ustawy, zgodnie z którym dochody z opłat za zezwolenia wydane na podstawie art.18 lub art.181 oraz dochody z opłat określonych w art.111 - wykorzystywane będą na realizację gminnych programów profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych oraz gminnych programów, o których mowa w art.10 ust.2 ustawy z dnia 29 lipca 2005 roku o przeciw-działaniu narkomanii, i nie mogą być przeznaczone na inne cele.
5. Ustalono, że w odpowiedzi na wniosek Lubocheńskiego Stowarzyszenia Bezrobotnych i Trzeźwiejących A.A. „Odnowa” z dnia 5 kwietnia 2005 roku w sprawie udzielenia dotacji w ramach realizacji w 2005 roku działań związanych z profilaktyką i rozwiązywaniem problemów alkoholowych, po uzyskaniu pozytywnej opinii Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, Wójt Gminy Lubochnia podjął decyzję o sfinansowaniu maratonu trzeźwościowego dla uzależnionych z udziałem terapeuty w wysokości do 1.400 zł oraz zakupu literatury o problematyce alkoholowej, broszur i ulotek w wysokości do 500 zł . Działania te zostały sfinansowane na podstawie faktur wystawionych przez ww. Stowarzyszenie w łącznej kwocie 1.900 zł. Finansowanie ww. działań nastąpiło z pominięciem przepisów ustawy z dnia 24 kwietnia 2004 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz.U. nr 96, poz. 873 z późn. zm.). Zgodnie z art.11 ust.1 pkt 2 ww. ustawy, organy administracji publicznej powierzają w sferze, o której mowa w art.4, organizacjom pozarządowym oraz podmiotom wymienionym w art.3 ust.3 realizację zadań publicznych. Natomiast art.11 ust.2 cytowanej ustawy stanowi, że wspieranie oraz powierzanie, o którym mowa w ust. 1, odbywa się po przeprowadzeniu otwartego konkursu ofert, chyba że przepisy odrębne przewidują inny tryb zlecania. Zgodnie z art.12 ust.1 i 2 ww. ustawy organizacja pozarządowa oraz podmioty wymienione w art.3 ust.3 mogą z własnej inicjatywy złożyć ofertę realizacji zadań publicznych, także tych, które są realizowane dotychczas w inny sposób, w tym przez organy administracji publicznej. Organ administracji publicznej w przypadku, o którym mowa wyżej, w terminie nie przekraczającym 2 miesięcy rozpatruje celowość realizacji określonego zadania publicznego przez organizacje pozarządowe oraz podmioty wymienione w art.3 ust.3 oraz informuje o podjętej decyzji, a w przypadku stwierdzenia celowości realizacji określonego zadania publicznego informuje składającego ofertę o trybie zlecenia zadania publicznego, o którym mowa w art.11 ust.2 ww. ustawy.
Ponadto finansowanie zadań realizowanych przez Stowarzyszenie „Odnowa” w kwocie 1.900,00 zł nastąpiło z naruszeniem zasad określonych w Programie współpracy z organizacjami pozarządowymi oraz podmiotami, o których mowa w art.3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, na rok 2005, przyjętym uchwałą nr XXVI/154/05 Rady Gminy Lubochnia z dnia 17 lutego 2005 roku. Zgodnie z § 5 ust. 1 ww. programu, zlecanie i wspieranie realizacji zadań określonych w niniejszym dokumencie, następuje w drodze przeprowadzenia i rozstrzygnięcia otwartych konkursów ofert. W § 7 ust.1 pkt 3 Rada Gminy Lubochnia założyła zlecanie i wspieranie realizacji zadań publicznych wraz z udzieleniem dotacji, m.in. z zakresu porządku i bezpieczeństwa publicznego oraz przeciwdziałania pato-logiom społecznym i uzależnieniom, które powinny być realizowane w szczególności poprzez działania dotyczące Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych na rok 2005.
6. W przypadku złożenia przez Lubocheńskie Stowarzyszenie Bezrobotnych i Trzeźwiejących AA „Odnowa” oferty w dniu 30 września 2005 roku dotyczącej realizacji zadania publicznego z zakresu ochrony zdrowia – przeciwdziałanie alkoholizmowi stwierdzono, że Wójt Gminy Lubochnia jako organ administracji publicznej nie dopełnił procedury postępowania określonej w przywołanym wyżej art.12 ust.2 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.
7. Na podstawie listy płac: wynagrodzenie komisji A/A za październik 2005 roku oraz karty wydatków dział 851 rozdział 85154 § 3030 (poz.22 i 23) ustalono, że J. Kilian wypłacono wynagrodzenie w kwocie 127,35 zł brutto za udział w posiedzeniu GKRPA w dniu 06.10.2005 roku, podczas gdy zgodnie z listą obecności ww. osoba nie uczestniczyła w posiedzeniu komisji w tym dniu.
8. Stwierdzono, że nie wszystkie źródłowe dowody księgowe dotyczące wydatkowania środków w ramach GPPiRPA w 2004 roku zostały zatwierdzone do wypłaty przez kierownika jednostki lub osobę przez niego upoważnioną (np. faktura VAT nr 0333/P6 z dnia 11 czerwca 2004 roku, faktura VAT nr 673/04 z dnia 11 czerwca 2004 roku) oraz przez głównego księgowego lub osobę przez niego upoważnioną (np. faktura VAT nr 3123/0/04 z dnia 15 maja 2004 roku, faktura VAT nr 17/10/04/K z dnia 19 października 2004 roku). Powyższe stanowi naruszenie § 16 ust.6 Instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo–księgowych w Urzędzie Gminy stanowiącej załącznik nr 1 do zarządzenia nr 17 Wójta Gminy Lubochnia z dnia 17 marca 2004 roku, zgodnie z którym wypłata należności każdorazowo następuje po zatwierdzeniu przez kierownika jednostki i księgowego lub ich pełnomocników czekiem gotówkowym lub „poleceniem przelewu”, w zależności od zawartych w zleceniu warunków płatności i w terminie określonym w zleceniu.
9. Stwierdzono przypadki wskazania w dowodach źródłowych (fakturach, rachunkach) jako nabywcy Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych (np. faktura VAT nr 11/04 z dnia 26 lutego 2004 roku, faktura VAT nr 3123/0/04 z dnia 15 maja 2004 roku, faktura VAT nr 3413/0/04 z dnia 28 maja 2004 roku, faktura VAT nr F00465/06/04J1 z dnia 31 maja 2004 roku, faktura VAT nr 2 z dnia 30 stycznia 2006 r., faktura VAT nr 3 z dnia 30 stycznia 2006 r., faktura VAT nr 3535/0/06 z dnia 19 maja 2006 r.). Faktury powinny być wystawione na Urząd Gminy w Lubochni.
Przekazując informacje o powyższych nieprawidłowościach stwierdzonych w czasie kontroli, proszę Pana Wójta o podjęcie działań w celu ich usunięcia oraz zapobieżenia powstawaniu w przyszłości. W tym celu Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przekazuje następujące wnioski pokontrolne:
1. Zapewnić przestrzeganie postanowień wynikających z zawieranych przez Gminę Lubochnia umów cywilnoprawnych w zakresie potwierdzania wykonania powierzonego zlecenia.
2. Naliczać i wypłacać wynagrodzenia wynikające z zawartych umów zleceń w prawidłowej wysokości.
3. W przypadku powierzania realizacji zadań publicznych organizacjom pozarządowym oraz podmiotom wymienionym w art.3 ust.3 ustawy o działal-ności pożytku publicznego i o wolontariacie, ustalać dotację w wysokości zapewniającej w pełni sfinansowanie powierzonych zadań.
4. Przestrzegać procedur wewnętrznych dotyczących rozliczania udzielonych dotacji.
5. Przestrzegać postanowień wynikających z art.182 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi, zgodnie z którym dochody z opłat za zezwolenia wydane na podstawie art.18 lub art.181 oraz dochody z opłat określonych w art.111 - wykorzystywane będą na realizację gminnych programów profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych oraz gminnych programów, o których mowa w art.10 ust. 2 ustawy z dnia 29 lipca 2005 roku o przeciwdziałaniu narkomanii, i nie mogą być przeznaczone na inne cele.
6. Przestrzegać postanowień wynikających z art.11 ust.1 i 2 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie w zakresie powierzania i wspierania realizacji zadań publicznych przez organizacje pozarządowe oraz podmioty wymienione w art.3 ust.3 ww. ustawy.
7. Zapewnić stosowanie zasad i procedur określonych uchwałą Rady Gminy w zakresie zlecania i wspierania realizacji zadań publicznych przez organizacje pozarządowe oraz podmioty wymienione w art.3 ust.3 ww. ustawy.
8. W przypadku złożenia oferty realizacji zadania publicznego przez organizację pozarządową oraz podmioty wymienione w art.3 ust.3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, postępować zgodnie z procedurą określoną w art.12 ust.2 ww. ustawy.
9. Wyegzekwować od J.Kilian nienależnie wypłacone wynagrodzenie w kwocie 127,35 zł brutto za udział w posiedzeniu Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych w dniu 06.10.2005 r., w którym nie uczestniczyła.
10. Zapewnić stosowanie procedur wewnętrznych, w tym § 16 ust.6 Instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo–księgowych w Urzędzie Gminy stanowiącej załącznik nr 1 do zarządzenia nr 17 Wójta Gminy Lubochnia z dnia 17 marca 2004 roku, w zakresie zatwierdzania dokumentów księgowych.
11. Zapewnić prawidłowe wskazywanie nabywcy w źródłowych dowodach księgowych (fakturach, rachunkach) potwierdzających dokonanie wydatku w ramach profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art.9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Wójta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że stosownie do art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
1. Przewodniczący Rady Gminy w Lubochni
2. Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy w Lubochni
3. aa
Wystąpienie pokontrolne podpisała dr Jadwiga Chwiałkowska – Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.