Gm. Krośniewice - kontrola doraźna, przeprowadzona przez RIO w Łodzi, zakończona w 2006r.
XMLTreść
Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi do Burmistrza Gminy Krośniewice, po zakończeniu doraźnej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminie Krośniewice. Udostępniane na podstawie art.6 ust.1 pkt 4 lit "a" tiret drugi ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej.
Pan
BOGUMIŁ MARCINIAK
Burmistrz Gminy Krośniewice
WK - 602/58/2006
Działając na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz. 577 ze zm.) zawiadamiam, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła doraźną kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminie Krośniewice dotyczącą udzielania z budżetu dotacji, w latach 2002-2004, na rzecz Ludowego Klubu Sportowego „GŁOGOWA” oraz udzielania zamówień publicznych. Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości i uchybienia wynikały, przede wszystkim, z wadliwej interpretacji przepisów, niedostatecznego nadzoru ze strony kierownictwa oraz braku stosownych procedur wewnętrznej kontroli finansowej. Wykazane uchybienia i nieprawidłowości dotyczyły, w szczególności:Dotacja przyznana w 2002 roku dla Ludowego Klubu Sportowego „GŁOGOWA”.
1. Oferta LKS ”GŁOGOWA” dotycząca udzielenia dotacji na 2002 rok złożona została w Urzędzie Gminy w Krośniewicach w dniu 5 lutego 2002 roku. Zgodnie z postanowieniami uchwały nr 192/XXVII/01 Rady Miejskiej w Krośniewicach z dnia 12 marca 2001 roku w sprawie trybu postępowania przy udzieleniu dotacji podmiotom realizującym zadania gminy Krośniewice - stosowny wniosek (oferta) powinien zostać złożony przez podmiot nie zaliczony do sektora finansów publicznych do dnia 15 września roku poprzedzającego realizację zadania pod rygorem jego odrzucenia. Kontrolującemu nie przedłożono wykazu zadań przewidzianych do zlecenia jednostkom niepublicznym, który zgodnie z postanowieniami powołanej uchwały powinien zostać podany do publicznej wiadomości poprzez ogłoszenie na tablicy ogłoszeń, z terminem składania wniosków przypadającym na luty 2002 roku.
2. W złożonej ofercie Klub nie wskazał bazy materialno- technicznej niezbędnej do wykonania zadania, zgodnie z wymogami określonymi w § 2 ust.1 lit. "b" ww. uchwały Rady Miejskiej nr 192/XXVII/01 oraz nie zawarł informacji o posiadanych środkach finansowych przeznaczonych na realizację zadania, zgodnie z § 2 ust.1 lit. "c" ww. uchwały. Oferta w zasadzie była terminarzem spotkań drużyn piłkarskich w różnych kategoriach wiekowych (juniorzy, seniorzy), co nie odpowiadało wymogom art.25 ust.2 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148 ze zm.) zgodnie z którym - podmiot wnioskujący o przyznanie środków publicznych na realizację wyodrębnionego zadania powinien przedstawić ofertę wykonania zgodnie z zasadami uczciwej konkurencji, gwarantującą wykonanie zadania w sposób efektywny, oszczędny i terminowy.
3. Nie sporządzono wykazu podmiotów wraz z zakresem zlecenia i wskazaniem działalności, która będzie dotowana oraz wysokością proponowanych środków dotacyjnych, który to wykaz powinien zostać przedłożony do zatwierdzenia Radzie Miejskiej w Krośniewicach, zgodnie z § 3 ust.1 ww. uchwały Rady Miejskiej nr 192/XXVII/01.
4. W umowie z dnia 18 marca 2002 roku zawartej z LKS "GŁOGOWA" nie określono zleconego zadania publicznego. W § 2 umowy wskazano wyłącznie zakres wydatków, które zostaną sfinansowane środkami dotacyjnymi (mecze sportowe, sprzęt sportowy, opłaty regulowane, transport, sprawy gospodarcze, w tym energia elektryczna, woda, gaz, utrzymanie boiska, środki czystości, apteka). Zgodnie z art.118 ust.1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych - z budżetu jednostki samorządu terytorialnego mogły być udzielane dotacje na rzecz podmiotów nie zaliczonych do sektora finansów publicznych i nie działających w celu osiągnięcia zysku na cele publiczne związane z realizacją zadań tej jednostki. Stosownie do art.118 ust.2 w zw. z art.71 ust.2 pkt 1 ww. ustawy - umowa w sprawie udzielenia dotacji powinna zawierać, m.in. szczegółowy opis zleconego zadania.
5. Umowę w imieniu LKS „GŁOGOWA” podpisali Pan Adam Gałek – Prezes Zarządu i Pan Ireneusz Sobiecki – Wiceprezes Zarządu. W załączonej do oferty nie uwierzytelnionej kserokopii postanowienia Sądu Rejonowego Łódź-Śródmieście XX Wydział Krajowego Rejestru Sądowego z dnia 28 sierpnia 2001 roku o wpisie LKS "GŁOGOWA" do Rejestru Stowarzyszeń, Innych Organizacji Społecznych i Zawodowych, Fundacji, Publicznych Zakładów Opieki Zdrowotnej, w pod rubryce 1.2 jako Wiceprezes Zarządu wymieniony był Pan Grzegorz Bętkowski, natomiast nie wskazano Pana Ireneusza Sobieckiego przy jakiejkolwiek funkcji w stowarzyszeniu. Zgodnie z zapisami ww. postanowienia dział 2 rubryka 1 – organ uprawniony do reprezentacji – sposób reprezentacji „do ważności oświadczeń dotyczących praw i obowiązków majątkowych klubu, wymagane jest współdziałanie dwóch osób Prezesa lub Wiceprezesa oraz Sekretarza lub Głównego Księgowego względnie osób przez nich upoważnionych spośród członków Zarządu”.
6. W ww. umowie w sprawie udzielenia dotacji na rzecz LKS „GŁOGOWA”, w § 4 Klub zobowiązał się do przedłożenia Zarządowi Gminy sprawozdania rzeczowo- finansowego wraz z uwierzytelnionymi kserokopiami dowodów poniesionych wydatków w terminie do dnia 30 listopada 2002 roku. Sprawozdanie z wykorzystania dotacji zostało złożone (data wpływu do Urzędu Gminy) w dniu 19 marca 2003 roku, czyli znacznie po umownie określonym terminie. Ponadto, było to tylko sprawozdanie rzeczowe, a załączone kserokopie dowodów poniesionych wydatków nie zostały uwierzytelnione.
7. Kontrolujący stwierdził, że mimo podpisania umowy o przyznaniu dotacji w dniu 18 marca 2002 roku, część dotacji przekazano na rzecz Klubu już w dniach 27 lutego 2002 roku – 2.000,00 zł i 28 lutego 2002 roku – 4.000,00 zł, czyli przed podpisaniem umowy. Stanowiło to naruszenie art.118 ust. 2 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych, wymagającego by zlecenie zadania podmiotowi nie zaliczonemu do sektora finansów publicznych i udzielenie dotacji następowało na podstawie umowy.
8. W rozliczeniu dotacji za 2002 roku uwzględniono, m.in., wydatek poniesiony na podstawie dowodu wypłaty KW nr 2/2002 z dnia 12 marca 2002 roku dla Sklepu Turystyczno-Sportowego Anna Krawczyk tytułem płatności za rachunek 13/K/2001 na kwotę 315,99 zł oraz wydatek poniesiony na rzecz Pana Marcina Moruzgały tytułem płatności za transport na mecze wg. umowy-zlecenia z 2001 roku na kwotę 2.690,00 zł. Ze środków dotacyjnych pokryto, zatem koszty powstałe przed zawarciem umowy z dnia 18 marca 2002 roku.
Dotacja przyznana w 2003 roku dla Ludowego Klubu Sportowego „GŁOGOWA”
1. Podanie (oferta) LKS ”GŁOGOWA” zostało złożone w Urzędzie Gminy w dniu 21 stycznia 2003 roku. Zgodnie z postanowieniami uchwały nr 192/XXVII/01 Rady Miejskiej w Krośniewicach z dnia 12 marca 2001 roku w sprawie trybu postępowania przy udzieleniu dotacji podmiotom realizującym zadania gminy Krośniewice stosowny wniosek (oferta) powinien zostać złożony przez podmiot nie zaliczony do sektora finansów publicznych do dnia 15 września roku poprzedzającego realizację zadania pod rygorem jego odrzucenia. Kontrolującemu nie przedłożono wykazu zadań przewidzianych do zlecenia jednostkom niepublicznym, który zgodnie z postanowieniami powołanej uchwały powinien zostać podany do publicznej wiadomości poprzez ogłoszenie na tablicy ogłoszeń, z terminem składania wniosków przypadającym na styczeń 2003 roku. Podkreślić należy także, że umowa w sprawie udzielenia dotacji zawarta została w dniu 15 stycznia 2003 roku, czyli przed złożeniem przez Klub ww. oferty, a nawet przed jej sporządzeniem (oferta nosi datę 18 stycznia 2003 roku). Zawarcie umowy nastąpiło z naruszeniem art.92 pkt 5 w zw. z art.129 ust.1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych, zgodnie z którym - zlecenie zadań na rzecz podmiotów nie działających w celu osiągnięcia zysku powinno nastąpić w trybie jawnego wyboru oferty.
2. W złożonej ofercie Klub nie wskazał bazy materialno- technicznej niezbędnej do wykonania zadania, zgodnie z wymogami określonymi w § 2 ust.1 lit. "b" ww. uchwały Rady Miejskiej nr 192/XXVII/01 oraz nie zawarł informacji o posiadanych środkach finansowych przeznaczonych na realizację zadania, zgodnie z § 2 ust.1 lit. "c" ww. uchwały. Oferta zawierała ogólną informację o uczestnictwie Klubu w rozgrywkach organizowanych przez Łódzki Okręgowy Związek Piłki Nożnej (5 liga) i specyfikował związane z tym koszty (np. zakup sprzętu sportowego - 10.000 zł; opłaty i transfery - 4.500 zł; opłaty sędziowskie - 5.000 zł), co nie odpowiadała wymogom art.25 ust.2 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych, zgodnie z którym - podmiot wnioskujący o przyznanie środków publicznych na realizację wyodrębnionego zadania powinien przedstawić ofertę wykonania zgodnie z zasadami uczciwej konkurencji, gwarantującą wykonanie zadania w sposób efektywny, oszczędny i terminowy. W umowie z dnia 15 stycznia 2003 roku dotyczącej udzielenia dotacji wskazano, że przedmiotem zlecenia jest zadanie polegające na organizowaniu czasu wolnego młodzieży poprzez zajęcia sportowe polegające na braniu udziału w zawodach sportowych (meczach piłki nożnej). Zadanie to nie zostało szczegółowo określone, zgodnie z wymogiem wynikającym z art.118 ust.2 w zw. z art.71 ust.2 pkt 1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych, jak również nie było możliwe jego powiązanie ze złożoną przez Klub ofertą.
3. W umowie dotyczącej udzielenia dotacji nie zawarto postanowień o obowiązku przedłożenia przez LKS „GŁOGOWA” sprawozdania rzeczowo- finansowego wraz z uwierzytelnionymi kserokopiami dowodów poniesionych wydatków, co było wymagane przez § 5 ust. 1 ww. uchwały Rady Miejskiej nr 192/XXVII/01.
4. Nie sporządzono wykazu podmiotów wraz z zakresem zlecenia i wskazaniem działalności, która będzie dotowana oraz wysokością proponowanych środków dotacyjnych, który to wykaz powinien zostać przedłożony do zatwierdzenia Radzie Miejskiej w Krośniewicach, zgodnie z § 3 ust.1 ww. uchwały Rady Miejskiej nr 192/XXVII/01.
5. W rozliczeniu dotacji przekazanej na rzecz Klubu w 2003 roku uwzględniono wydatki odnoszące się do kosztów powstałych przed zawarciem umowy i zleceniem zadania, co dotyczyło:
- faktury VAT nr 12/K wystawionej przez Sklep Sportowo-Turystyczny Anna Krawczyk Krośniewice z dnia 30 września 2002 roku za buty piłkarskie na kwotę 370,00 zł,
- delegacji na zawody piłkarskie ŁZPN Kolegium Sędziów dla Pana Kamila Błaszczyka na dzień 6 października 2002 roku - kwota 72,80 zł,
- delegacji na zawody piłkarskie ŁZPN Kolegium Sędziów dla Pana Mirosława Krzemińskiego na dzień 6 października 2002 roku - kwota 84,80 zł,
- delegacji na zawody piłkarskie ŁZPN Kolegium Sędziów dla Pana Zbigniewa Morawskiego na dzień 6 października 2002 roku - kwota 72,80 zł,
- faktury VAT nr 08/F/10/2002 wystawionej przez Zakład Handlu Materiałami Budowlanymi i Do Produkcji Rolnej J. Król i M. Pieluszkowski Krośniewice z dnia 5 października 2002 roku za wapno i blachę ocynkowaną na kwotę 93,40 zł,
- delegacji na zawody piłkarskie ŁZPN Kolegium Sędziów dla Pana Radosława Graczyka na dzień 20 października 2002 roku - kwota 72,80 zł,
- delegacji na zawody piłkarskie ŁZPN Kolegium Sędziów dla Pana Pawła Szczepanika na dzień 20 października 2002 roku - kwota 84,80 zł,
- delegacji na zawody piłkarskie ŁZPN Kolegium Sędziów dla Pana Krystiana Bohdanowicza na dzień 20 października 2002 roku - kwota 72,80 zł,
- delegacji na zawody piłkarskie ŁZPN Kolegium Sędziów dla Pana Romana Walczaka na dzień 3 listopada 2002 roku - kwota 72,80 zł,
- delegacji na zawody piłkarskie ŁZPN Kolegium Sędziów dla Pana Krzysztofa Pawlaka na dzień 3 listopada 2002 roku - kwota 74,80 zł,
- delegacji na zawody piłkarskie ŁZPN Kolegium Sędziów dla Pana Marcina Wróblewskiego na dzień 3 listopada 2002 roku - kwota 81,80 zł,
- faktury VAT nr 4/10/2002 wystawionej przez Sklep Spożywczo-Przemysłowy Gałek Jadwiga Krośniewice z dnia 30 października 2002 roku za proszek do prania, wodę mineralną na kwotę 213,00 zł,
- dowodu wpłaty pokwitowanie KP nr 8/04/03 z dnia 13 stycznia 2002 za wodę i ścieki na kwotę 131,52 zł,
- polecenia wyjazdu służbowego nr 1/2003 z dnia 28 listopada 2002 roku na kwotę 89,00 zł,
- umowy zlecenie z dnia 1 lutego 2002 roku zawartej pomiędzy LKS „GŁOGOWA” reprezentowanym przez Pana Adama Gałka a Panią Marią Pietrzak. Zleceniobiorca zobowiązał się do pełnienia funkcji gospodarza klubu w okresie od dnia 1 lutego 2002 roku do dnia 30 listopada 2002 roku,
z wynagrodzeniem miesięcznym 120,00 zł. Łącznie za okres objęty umową 1.200 zł (rachunek z dnia 30 listopada 2002 roku wystawiony przez Panią Marię Pietrzak dla LKS „GŁOGÓW”),
- zestawienia kosztów przejazdu i diet za udział w meczach ligowych, sparingowych – wiosna, jesień 2002 roku dla Pana Pawła Mielczarskiego na kwotę 520,00 zł z dnia 22 stycznia 2003 roku,
- zestawienia kosztów przejazdu i diet za udział w meczach ligowych, sparingowych – wiosna, jesień 2002 roku dla Pana Michała Bogusławskiego na kwotę 150,00 zł z dnia 22 stycznia 2003 roku,
- zestawienia kosztów przejazdu i diet za udział w meczach ligowych, sparingowych – wiosna, jesień 2002 roku dla Pana Grzegorza Bętkowskiego na kwotę 320,00 zł z dnia 22 stycznia 2003 roku,
- zestawienia kosztów przejazdu i diet za udział w meczach ligowych, sparingowych – wiosna, jesień 2002 roku dla Pana Adama Gałka na kwotę 310,00 zł z dnia 22 stycznia 2003 roku,
- zestawienie kosztów przejazdu i diet za udział w meczach ligowych, sparingowych – wiosna, jesień 2002 roku dla Pana Andrzeja Bazaniaka na kwotę 340,00 zł z dnia 22 stycznia 2003 roku,
- dowodu wypłaty KW nr 1/2003 z dnia 22 stycznia 2003 roku dla Pana Marcina Moruzgały za transport na mecze wg. zestawienia wyjazdów w 2002 roku na kwotę 2.200,00 zł,
- zestawienia kosztów przejazdu i diet za udział w dojazdach do Głogowej na mecze ligowe (sierpień, wrzesień, październik, listopad 2002 roku) dla Pana Pawła Mielczarskiego na kwotę 520,00 zł z dnia 2 marca 2003 roku,
- zestawienia kosztów przejazdu i diet za udział w treningach, meczach sparingowych (sierpień, wrzesień, październik, 2002 roku) dla 5 zawodników na kwotę 230,00 zł z dnia 17 kwietnia 2003 roku.
Dotacja przyznana w 2004 roku dla Ludowego Klubu Sportowego „GŁOGOWA”
1. Oferta LKS ”GŁOGOWA” nosiła datę 25 września 2003 roku, brak było natomiast daty jej wpływu do Urzędu Miejskiego w Krośniewicach. Zgodnie z postanowieniami uchwały nr 192/XXVII/01 Rady Miejskiej w Krośniewicach z dnia 12 marca 2001 roku w sprawie trybu postępowania przy udzieleniu dotacji podmiotom realizującym zadania gminy Krośniewice stosowny wniosek (oferta) powinien zostać złożony przez podmiot nie zaliczony do sektora finansów publicznych do dnia 15 września roku poprzedzającego realizację zadania pod rygorem jego odrzucenia. Kontrolującemu nie przedłożono wykazu zadań przewidzianych do zlecenia jednostkom niepublicznym, który zgodnie z postanowieniami powołanej uchwały powinien zostać podany do publicznej wiadomości poprzez ogłoszenie na tablicy ogłoszeń, z terminem składania wniosków przypadającym na czas po dniu 15 września 2003 roku.
2. W złożonej ofercie Klub nie wskazał bazy materialno- technicznej niezbędnej do wykonania zadania, zgodnie z wymogami określonymi w § 2 ust.1 lit. "b" ww. uchwały Rady Miejskiej nr 192/XXVII/01 oraz nie zawarł informacji o posiadanych środkach finansowych przeznaczonych na realizację zadania, zgodnie z § 2 ust.1 lit. "c" ww. uchwały. Oferta zawierała ogólną informację o uczestnictwie Klubu w rozgrywkach organizowanych przez Łódzki Okręgowy Związek Piłki Nożnej i specyfikował związane z tym koszty (np. zakup sprzętu sportowego - 10.000 zł; opłaty i transfery - 4.500 zł; opłaty sędziowskie - 6.000 zł, transport - 8.000 zł), co nie odpowiadała wymogom art.25 ust.2 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych, zgodnie z którym - podmiot wnioskujący o przyznanie środków publicznych na realizację wyodrębnionego zadania powinien przedstawić ofertę wykonania zgodnie z zasadami uczciwej konkurencji, gwarantującą wykonanie zadania w sposób efektywny, oszczędny i terminowy. W umowie z dnia 18 marca 2004 roku dotyczącej udzielenia dotacji wskazano, że przedmiotem zlecenia jest zadanie polegające na organizowaniu czasu wolnego młodzieży poprzez zajęcia sportowe polegające na braniu udziału w zawodach sportowych (meczach piłki nożnej). Zadanie to nie zostało szczegółowo określone w umowie, jak również nie było możliwe jego powiązanie ze złożoną przez Klub ofertą.
3. W ww. umowie z dnia 18 marca 2004 roku nie zawarto postanowień o obowiązku przedłożenia przez LKS „GŁOGOWA” sprawozdania rzeczowo- finansowego wraz z uwierzytelnionymi kserokopiami dowodów poniesionych wydatków, co było wymagane przez § 5 ust.1 ww. uchwały Rady Miejskiej nr 192/XXVII/01.
Kontrolujący stwierdził także, że umowy dotyczące udzielenia dotacji dla LKS „GŁOGOWA” zawarte w latach 2002 - 2004 nie były kontrasygnowane przez Skarbnika Gminy, co naruszało art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1591 ze zm.), zgodnie z którym - czynności prawne mogące spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych dla swej skuteczności wymagają kontrasygnaty skarbnika gminy lub osoby przez niego upoważnionej.
Informując o powyższym proszę Pana Burmistrza o podjęcie działań mających na celu wyeliminowanie stwierdzonych nieprawidłowości oraz zapobieżenie ich występowaniu w przyszłości. W związku z tym Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Podjąć działania w celu wyegzekwowania zwrotu do budżetu Gminy kwot dotacji, którymi sfinansowano koszty powstałe przed zawarciem umowy dotyczącej zlecenia zadania i udzielenia dotacji (dotyczy dotacji udzielonych na 2002 i 2003 rok).
2. Zlecając stowarzyszeniom kultury fizycznej realizację zadań publicznych i udzielając na ich wykonanie dotacji przestrzegać przepisów ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. nr 96, poz.873 ze zm.), w szczególności dotacji udzielać po przeprowadzeniu otwartego konkursu ofert, a zlecone zadanie szczegółowo opisywać w zawartej umowie.
3. Zapewnić rzetelną kontrolę dokumentów przedkładanych przez organizacje pozarządowe w ramach rozliczenia udzielonej z budżetu dotacji.
4. Zapewnić kontrasygnowanie czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych przez Skarbnika Gminy lub osobę przez niego upoważnioną, zgodnie z art.46 ust.3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym.
Stosownie do art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, informację o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania należy przedłożyć Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Łodzi w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że zgodnie z art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
- Przewodniczący Rady Miejskiej w Krośniewicach.
- Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Miejskiej w Krośniewicach.
- aa.
Wystąpienie pokontrolne podpisała dr Jadwiga Chwiałkowska – Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.
Łódź, dnia 6 września 2006 r.
Pan
BOGUMIŁ MARCINIAK
Burmistrz Gminy Krośniewice
WK - 602/58/2006
Działając na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz. 577 ze zm.) zawiadamiam, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła doraźną kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminie Krośniewice dotyczącą udzielania z budżetu dotacji, w latach 2002-2004, na rzecz Ludowego Klubu Sportowego „GŁOGOWA” oraz udzielania zamówień publicznych. Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości i uchybienia wynikały, przede wszystkim, z wadliwej interpretacji przepisów, niedostatecznego nadzoru ze strony kierownictwa oraz braku stosownych procedur wewnętrznej kontroli finansowej. Wykazane uchybienia i nieprawidłowości dotyczyły, w szczególności:Dotacja przyznana w 2002 roku dla Ludowego Klubu Sportowego „GŁOGOWA”.
1. Oferta LKS ”GŁOGOWA” dotycząca udzielenia dotacji na 2002 rok złożona została w Urzędzie Gminy w Krośniewicach w dniu 5 lutego 2002 roku. Zgodnie z postanowieniami uchwały nr 192/XXVII/01 Rady Miejskiej w Krośniewicach z dnia 12 marca 2001 roku w sprawie trybu postępowania przy udzieleniu dotacji podmiotom realizującym zadania gminy Krośniewice - stosowny wniosek (oferta) powinien zostać złożony przez podmiot nie zaliczony do sektora finansów publicznych do dnia 15 września roku poprzedzającego realizację zadania pod rygorem jego odrzucenia. Kontrolującemu nie przedłożono wykazu zadań przewidzianych do zlecenia jednostkom niepublicznym, który zgodnie z postanowieniami powołanej uchwały powinien zostać podany do publicznej wiadomości poprzez ogłoszenie na tablicy ogłoszeń, z terminem składania wniosków przypadającym na luty 2002 roku.
2. W złożonej ofercie Klub nie wskazał bazy materialno- technicznej niezbędnej do wykonania zadania, zgodnie z wymogami określonymi w § 2 ust.1 lit. "b" ww. uchwały Rady Miejskiej nr 192/XXVII/01 oraz nie zawarł informacji o posiadanych środkach finansowych przeznaczonych na realizację zadania, zgodnie z § 2 ust.1 lit. "c" ww. uchwały. Oferta w zasadzie była terminarzem spotkań drużyn piłkarskich w różnych kategoriach wiekowych (juniorzy, seniorzy), co nie odpowiadało wymogom art.25 ust.2 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148 ze zm.) zgodnie z którym - podmiot wnioskujący o przyznanie środków publicznych na realizację wyodrębnionego zadania powinien przedstawić ofertę wykonania zgodnie z zasadami uczciwej konkurencji, gwarantującą wykonanie zadania w sposób efektywny, oszczędny i terminowy.
3. Nie sporządzono wykazu podmiotów wraz z zakresem zlecenia i wskazaniem działalności, która będzie dotowana oraz wysokością proponowanych środków dotacyjnych, który to wykaz powinien zostać przedłożony do zatwierdzenia Radzie Miejskiej w Krośniewicach, zgodnie z § 3 ust.1 ww. uchwały Rady Miejskiej nr 192/XXVII/01.
4. W umowie z dnia 18 marca 2002 roku zawartej z LKS "GŁOGOWA" nie określono zleconego zadania publicznego. W § 2 umowy wskazano wyłącznie zakres wydatków, które zostaną sfinansowane środkami dotacyjnymi (mecze sportowe, sprzęt sportowy, opłaty regulowane, transport, sprawy gospodarcze, w tym energia elektryczna, woda, gaz, utrzymanie boiska, środki czystości, apteka). Zgodnie z art.118 ust.1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych - z budżetu jednostki samorządu terytorialnego mogły być udzielane dotacje na rzecz podmiotów nie zaliczonych do sektora finansów publicznych i nie działających w celu osiągnięcia zysku na cele publiczne związane z realizacją zadań tej jednostki. Stosownie do art.118 ust.2 w zw. z art.71 ust.2 pkt 1 ww. ustawy - umowa w sprawie udzielenia dotacji powinna zawierać, m.in. szczegółowy opis zleconego zadania.
5. Umowę w imieniu LKS „GŁOGOWA” podpisali Pan Adam Gałek – Prezes Zarządu i Pan Ireneusz Sobiecki – Wiceprezes Zarządu. W załączonej do oferty nie uwierzytelnionej kserokopii postanowienia Sądu Rejonowego Łódź-Śródmieście XX Wydział Krajowego Rejestru Sądowego z dnia 28 sierpnia 2001 roku o wpisie LKS "GŁOGOWA" do Rejestru Stowarzyszeń, Innych Organizacji Społecznych i Zawodowych, Fundacji, Publicznych Zakładów Opieki Zdrowotnej, w pod rubryce 1.2 jako Wiceprezes Zarządu wymieniony był Pan Grzegorz Bętkowski, natomiast nie wskazano Pana Ireneusza Sobieckiego przy jakiejkolwiek funkcji w stowarzyszeniu. Zgodnie z zapisami ww. postanowienia dział 2 rubryka 1 – organ uprawniony do reprezentacji – sposób reprezentacji „do ważności oświadczeń dotyczących praw i obowiązków majątkowych klubu, wymagane jest współdziałanie dwóch osób Prezesa lub Wiceprezesa oraz Sekretarza lub Głównego Księgowego względnie osób przez nich upoważnionych spośród członków Zarządu”.
6. W ww. umowie w sprawie udzielenia dotacji na rzecz LKS „GŁOGOWA”, w § 4 Klub zobowiązał się do przedłożenia Zarządowi Gminy sprawozdania rzeczowo- finansowego wraz z uwierzytelnionymi kserokopiami dowodów poniesionych wydatków w terminie do dnia 30 listopada 2002 roku. Sprawozdanie z wykorzystania dotacji zostało złożone (data wpływu do Urzędu Gminy) w dniu 19 marca 2003 roku, czyli znacznie po umownie określonym terminie. Ponadto, było to tylko sprawozdanie rzeczowe, a załączone kserokopie dowodów poniesionych wydatków nie zostały uwierzytelnione.
7. Kontrolujący stwierdził, że mimo podpisania umowy o przyznaniu dotacji w dniu 18 marca 2002 roku, część dotacji przekazano na rzecz Klubu już w dniach 27 lutego 2002 roku – 2.000,00 zł i 28 lutego 2002 roku – 4.000,00 zł, czyli przed podpisaniem umowy. Stanowiło to naruszenie art.118 ust. 2 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych, wymagającego by zlecenie zadania podmiotowi nie zaliczonemu do sektora finansów publicznych i udzielenie dotacji następowało na podstawie umowy.
8. W rozliczeniu dotacji za 2002 roku uwzględniono, m.in., wydatek poniesiony na podstawie dowodu wypłaty KW nr 2/2002 z dnia 12 marca 2002 roku dla Sklepu Turystyczno-Sportowego Anna Krawczyk tytułem płatności za rachunek 13/K/2001 na kwotę 315,99 zł oraz wydatek poniesiony na rzecz Pana Marcina Moruzgały tytułem płatności za transport na mecze wg. umowy-zlecenia z 2001 roku na kwotę 2.690,00 zł. Ze środków dotacyjnych pokryto, zatem koszty powstałe przed zawarciem umowy z dnia 18 marca 2002 roku.
Dotacja przyznana w 2003 roku dla Ludowego Klubu Sportowego „GŁOGOWA”
1. Podanie (oferta) LKS ”GŁOGOWA” zostało złożone w Urzędzie Gminy w dniu 21 stycznia 2003 roku. Zgodnie z postanowieniami uchwały nr 192/XXVII/01 Rady Miejskiej w Krośniewicach z dnia 12 marca 2001 roku w sprawie trybu postępowania przy udzieleniu dotacji podmiotom realizującym zadania gminy Krośniewice stosowny wniosek (oferta) powinien zostać złożony przez podmiot nie zaliczony do sektora finansów publicznych do dnia 15 września roku poprzedzającego realizację zadania pod rygorem jego odrzucenia. Kontrolującemu nie przedłożono wykazu zadań przewidzianych do zlecenia jednostkom niepublicznym, który zgodnie z postanowieniami powołanej uchwały powinien zostać podany do publicznej wiadomości poprzez ogłoszenie na tablicy ogłoszeń, z terminem składania wniosków przypadającym na styczeń 2003 roku. Podkreślić należy także, że umowa w sprawie udzielenia dotacji zawarta została w dniu 15 stycznia 2003 roku, czyli przed złożeniem przez Klub ww. oferty, a nawet przed jej sporządzeniem (oferta nosi datę 18 stycznia 2003 roku). Zawarcie umowy nastąpiło z naruszeniem art.92 pkt 5 w zw. z art.129 ust.1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych, zgodnie z którym - zlecenie zadań na rzecz podmiotów nie działających w celu osiągnięcia zysku powinno nastąpić w trybie jawnego wyboru oferty.
2. W złożonej ofercie Klub nie wskazał bazy materialno- technicznej niezbędnej do wykonania zadania, zgodnie z wymogami określonymi w § 2 ust.1 lit. "b" ww. uchwały Rady Miejskiej nr 192/XXVII/01 oraz nie zawarł informacji o posiadanych środkach finansowych przeznaczonych na realizację zadania, zgodnie z § 2 ust.1 lit. "c" ww. uchwały. Oferta zawierała ogólną informację o uczestnictwie Klubu w rozgrywkach organizowanych przez Łódzki Okręgowy Związek Piłki Nożnej (5 liga) i specyfikował związane z tym koszty (np. zakup sprzętu sportowego - 10.000 zł; opłaty i transfery - 4.500 zł; opłaty sędziowskie - 5.000 zł), co nie odpowiadała wymogom art.25 ust.2 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych, zgodnie z którym - podmiot wnioskujący o przyznanie środków publicznych na realizację wyodrębnionego zadania powinien przedstawić ofertę wykonania zgodnie z zasadami uczciwej konkurencji, gwarantującą wykonanie zadania w sposób efektywny, oszczędny i terminowy. W umowie z dnia 15 stycznia 2003 roku dotyczącej udzielenia dotacji wskazano, że przedmiotem zlecenia jest zadanie polegające na organizowaniu czasu wolnego młodzieży poprzez zajęcia sportowe polegające na braniu udziału w zawodach sportowych (meczach piłki nożnej). Zadanie to nie zostało szczegółowo określone, zgodnie z wymogiem wynikającym z art.118 ust.2 w zw. z art.71 ust.2 pkt 1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych, jak również nie było możliwe jego powiązanie ze złożoną przez Klub ofertą.
3. W umowie dotyczącej udzielenia dotacji nie zawarto postanowień o obowiązku przedłożenia przez LKS „GŁOGOWA” sprawozdania rzeczowo- finansowego wraz z uwierzytelnionymi kserokopiami dowodów poniesionych wydatków, co było wymagane przez § 5 ust. 1 ww. uchwały Rady Miejskiej nr 192/XXVII/01.
4. Nie sporządzono wykazu podmiotów wraz z zakresem zlecenia i wskazaniem działalności, która będzie dotowana oraz wysokością proponowanych środków dotacyjnych, który to wykaz powinien zostać przedłożony do zatwierdzenia Radzie Miejskiej w Krośniewicach, zgodnie z § 3 ust.1 ww. uchwały Rady Miejskiej nr 192/XXVII/01.
5. W rozliczeniu dotacji przekazanej na rzecz Klubu w 2003 roku uwzględniono wydatki odnoszące się do kosztów powstałych przed zawarciem umowy i zleceniem zadania, co dotyczyło:
- faktury VAT nr 12/K wystawionej przez Sklep Sportowo-Turystyczny Anna Krawczyk Krośniewice z dnia 30 września 2002 roku za buty piłkarskie na kwotę 370,00 zł,
- delegacji na zawody piłkarskie ŁZPN Kolegium Sędziów dla Pana Kamila Błaszczyka na dzień 6 października 2002 roku - kwota 72,80 zł,
- delegacji na zawody piłkarskie ŁZPN Kolegium Sędziów dla Pana Mirosława Krzemińskiego na dzień 6 października 2002 roku - kwota 84,80 zł,
- delegacji na zawody piłkarskie ŁZPN Kolegium Sędziów dla Pana Zbigniewa Morawskiego na dzień 6 października 2002 roku - kwota 72,80 zł,
- faktury VAT nr 08/F/10/2002 wystawionej przez Zakład Handlu Materiałami Budowlanymi i Do Produkcji Rolnej J. Król i M. Pieluszkowski Krośniewice z dnia 5 października 2002 roku za wapno i blachę ocynkowaną na kwotę 93,40 zł,
- delegacji na zawody piłkarskie ŁZPN Kolegium Sędziów dla Pana Radosława Graczyka na dzień 20 października 2002 roku - kwota 72,80 zł,
- delegacji na zawody piłkarskie ŁZPN Kolegium Sędziów dla Pana Pawła Szczepanika na dzień 20 października 2002 roku - kwota 84,80 zł,
- delegacji na zawody piłkarskie ŁZPN Kolegium Sędziów dla Pana Krystiana Bohdanowicza na dzień 20 października 2002 roku - kwota 72,80 zł,
- delegacji na zawody piłkarskie ŁZPN Kolegium Sędziów dla Pana Romana Walczaka na dzień 3 listopada 2002 roku - kwota 72,80 zł,
- delegacji na zawody piłkarskie ŁZPN Kolegium Sędziów dla Pana Krzysztofa Pawlaka na dzień 3 listopada 2002 roku - kwota 74,80 zł,
- delegacji na zawody piłkarskie ŁZPN Kolegium Sędziów dla Pana Marcina Wróblewskiego na dzień 3 listopada 2002 roku - kwota 81,80 zł,
- faktury VAT nr 4/10/2002 wystawionej przez Sklep Spożywczo-Przemysłowy Gałek Jadwiga Krośniewice z dnia 30 października 2002 roku za proszek do prania, wodę mineralną na kwotę 213,00 zł,
- dowodu wpłaty pokwitowanie KP nr 8/04/03 z dnia 13 stycznia 2002 za wodę i ścieki na kwotę 131,52 zł,
- polecenia wyjazdu służbowego nr 1/2003 z dnia 28 listopada 2002 roku na kwotę 89,00 zł,
- umowy zlecenie z dnia 1 lutego 2002 roku zawartej pomiędzy LKS „GŁOGOWA” reprezentowanym przez Pana Adama Gałka a Panią Marią Pietrzak. Zleceniobiorca zobowiązał się do pełnienia funkcji gospodarza klubu w okresie od dnia 1 lutego 2002 roku do dnia 30 listopada 2002 roku,
z wynagrodzeniem miesięcznym 120,00 zł. Łącznie za okres objęty umową 1.200 zł (rachunek z dnia 30 listopada 2002 roku wystawiony przez Panią Marię Pietrzak dla LKS „GŁOGÓW”),
- zestawienia kosztów przejazdu i diet za udział w meczach ligowych, sparingowych – wiosna, jesień 2002 roku dla Pana Pawła Mielczarskiego na kwotę 520,00 zł z dnia 22 stycznia 2003 roku,
- zestawienia kosztów przejazdu i diet za udział w meczach ligowych, sparingowych – wiosna, jesień 2002 roku dla Pana Michała Bogusławskiego na kwotę 150,00 zł z dnia 22 stycznia 2003 roku,
- zestawienia kosztów przejazdu i diet za udział w meczach ligowych, sparingowych – wiosna, jesień 2002 roku dla Pana Grzegorza Bętkowskiego na kwotę 320,00 zł z dnia 22 stycznia 2003 roku,
- zestawienia kosztów przejazdu i diet za udział w meczach ligowych, sparingowych – wiosna, jesień 2002 roku dla Pana Adama Gałka na kwotę 310,00 zł z dnia 22 stycznia 2003 roku,
- zestawienie kosztów przejazdu i diet za udział w meczach ligowych, sparingowych – wiosna, jesień 2002 roku dla Pana Andrzeja Bazaniaka na kwotę 340,00 zł z dnia 22 stycznia 2003 roku,
- dowodu wypłaty KW nr 1/2003 z dnia 22 stycznia 2003 roku dla Pana Marcina Moruzgały za transport na mecze wg. zestawienia wyjazdów w 2002 roku na kwotę 2.200,00 zł,
- zestawienia kosztów przejazdu i diet za udział w dojazdach do Głogowej na mecze ligowe (sierpień, wrzesień, październik, listopad 2002 roku) dla Pana Pawła Mielczarskiego na kwotę 520,00 zł z dnia 2 marca 2003 roku,
- zestawienia kosztów przejazdu i diet za udział w treningach, meczach sparingowych (sierpień, wrzesień, październik, 2002 roku) dla 5 zawodników na kwotę 230,00 zł z dnia 17 kwietnia 2003 roku.
Dotacja przyznana w 2004 roku dla Ludowego Klubu Sportowego „GŁOGOWA”
1. Oferta LKS ”GŁOGOWA” nosiła datę 25 września 2003 roku, brak było natomiast daty jej wpływu do Urzędu Miejskiego w Krośniewicach. Zgodnie z postanowieniami uchwały nr 192/XXVII/01 Rady Miejskiej w Krośniewicach z dnia 12 marca 2001 roku w sprawie trybu postępowania przy udzieleniu dotacji podmiotom realizującym zadania gminy Krośniewice stosowny wniosek (oferta) powinien zostać złożony przez podmiot nie zaliczony do sektora finansów publicznych do dnia 15 września roku poprzedzającego realizację zadania pod rygorem jego odrzucenia. Kontrolującemu nie przedłożono wykazu zadań przewidzianych do zlecenia jednostkom niepublicznym, który zgodnie z postanowieniami powołanej uchwały powinien zostać podany do publicznej wiadomości poprzez ogłoszenie na tablicy ogłoszeń, z terminem składania wniosków przypadającym na czas po dniu 15 września 2003 roku.
2. W złożonej ofercie Klub nie wskazał bazy materialno- technicznej niezbędnej do wykonania zadania, zgodnie z wymogami określonymi w § 2 ust.1 lit. "b" ww. uchwały Rady Miejskiej nr 192/XXVII/01 oraz nie zawarł informacji o posiadanych środkach finansowych przeznaczonych na realizację zadania, zgodnie z § 2 ust.1 lit. "c" ww. uchwały. Oferta zawierała ogólną informację o uczestnictwie Klubu w rozgrywkach organizowanych przez Łódzki Okręgowy Związek Piłki Nożnej i specyfikował związane z tym koszty (np. zakup sprzętu sportowego - 10.000 zł; opłaty i transfery - 4.500 zł; opłaty sędziowskie - 6.000 zł, transport - 8.000 zł), co nie odpowiadała wymogom art.25 ust.2 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych, zgodnie z którym - podmiot wnioskujący o przyznanie środków publicznych na realizację wyodrębnionego zadania powinien przedstawić ofertę wykonania zgodnie z zasadami uczciwej konkurencji, gwarantującą wykonanie zadania w sposób efektywny, oszczędny i terminowy. W umowie z dnia 18 marca 2004 roku dotyczącej udzielenia dotacji wskazano, że przedmiotem zlecenia jest zadanie polegające na organizowaniu czasu wolnego młodzieży poprzez zajęcia sportowe polegające na braniu udziału w zawodach sportowych (meczach piłki nożnej). Zadanie to nie zostało szczegółowo określone w umowie, jak również nie było możliwe jego powiązanie ze złożoną przez Klub ofertą.
3. W ww. umowie z dnia 18 marca 2004 roku nie zawarto postanowień o obowiązku przedłożenia przez LKS „GŁOGOWA” sprawozdania rzeczowo- finansowego wraz z uwierzytelnionymi kserokopiami dowodów poniesionych wydatków, co było wymagane przez § 5 ust.1 ww. uchwały Rady Miejskiej nr 192/XXVII/01.
Kontrolujący stwierdził także, że umowy dotyczące udzielenia dotacji dla LKS „GŁOGOWA” zawarte w latach 2002 - 2004 nie były kontrasygnowane przez Skarbnika Gminy, co naruszało art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1591 ze zm.), zgodnie z którym - czynności prawne mogące spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych dla swej skuteczności wymagają kontrasygnaty skarbnika gminy lub osoby przez niego upoważnionej.
Informując o powyższym proszę Pana Burmistrza o podjęcie działań mających na celu wyeliminowanie stwierdzonych nieprawidłowości oraz zapobieżenie ich występowaniu w przyszłości. W związku z tym Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Podjąć działania w celu wyegzekwowania zwrotu do budżetu Gminy kwot dotacji, którymi sfinansowano koszty powstałe przed zawarciem umowy dotyczącej zlecenia zadania i udzielenia dotacji (dotyczy dotacji udzielonych na 2002 i 2003 rok).
2. Zlecając stowarzyszeniom kultury fizycznej realizację zadań publicznych i udzielając na ich wykonanie dotacji przestrzegać przepisów ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. nr 96, poz.873 ze zm.), w szczególności dotacji udzielać po przeprowadzeniu otwartego konkursu ofert, a zlecone zadanie szczegółowo opisywać w zawartej umowie.
3. Zapewnić rzetelną kontrolę dokumentów przedkładanych przez organizacje pozarządowe w ramach rozliczenia udzielonej z budżetu dotacji.
4. Zapewnić kontrasygnowanie czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych przez Skarbnika Gminy lub osobę przez niego upoważnioną, zgodnie z art.46 ust.3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym.
Stosownie do art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, informację o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania należy przedłożyć Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Łodzi w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że zgodnie z art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
- Przewodniczący Rady Miejskiej w Krośniewicach.
- Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Miejskiej w Krośniewicach.
- aa.
Wystąpienie pokontrolne podpisała dr Jadwiga Chwiałkowska – Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.