Gm. Oporów - kontrola kompleksowa, przeprowadzona przez RIO w Łodzi, zakończona w 2006r.
XMLTreść
Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi do Wójta Gminy Oporów, po zakończeniu kompleksowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminie Oporów. Udostępniane na podstawie art.6 ust.1 pkt 4 lit "a" tiret drugi ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej.
Pan
STANISŁAW OKOŃ
Wójt Gminy Oporów
WK – 602/60/2006
Działając na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz. 557 ze zm.) informuję Pana Wójta, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminie Oporów. Kontrolą objęto wybrane zagadnienia z lat 2004 – 2005 dotyczące – przede wszystkim: ustalenia wewnętrznych unormowań z zakresu kontroli finansowej i gospodarki finansowej; prowadzenia rachunkowości; gospodarki kasowej; realizacji dochodów z podatków i opłat lokalnych; realizacji dochodów z majątku; udzielania zamówień publicznych, wydatków inwestycyjnych oraz ewidencji i inwentaryzacji majątku. Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości i uchybienia wynikały z wadliwej interpretacji przepisów, niedostatecznego nadzoru ze strony kierownictwa oraz nie stosowania procedur kontroli finansowej. Wykazane nieprawidłowości i uchybienia dotyczyły, w szczególności:W zakresie unormowań wewnętrznych
Kontrolujący stwierdzili, że do dnia rozpoczęcia kontroli przez RIO w Łodzi jednostka nie opracowała instrukcji w sprawie przeciwdziałania wprowadzania do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł, do czego była zobowiązana na mocy art. 15a ust. 2 ustawy z dnia 16 listopada 2000 roku o przeciwdziałaniu wprowadzania do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz o przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 153, poz. 1505 ze zm.). Z wyjaśnień złożonych przez Wójta Gminy Pana Stanisława Okonia wynikało, że powodem nie opracowania ww. instrukcji było przeoczenie. W trakcie trwania kontroli RIO w Łodzi przedmiotowa instrukcja została opracowana i wprowadzona w życie zarządzeniem nr 146/2006 Wójta Gminy Oporów z dnia 8 czerwca 2006 roku.
W zakresie funkcjonowania procedur kontroli finansowej
1. Kontrolowana jednostka nie posiadała pełnej dokumentacji opisującej przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, stosownie do wymogów określonych w art. 10 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz. 694 ze zm.), tj. określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych (art. 10 ust.1 pkt 1 ustawy), wskazania metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalenia wyniku finansowego (art. 10 ust. 1 pkt 2 ustawy).
2. Kontrolujący stwierdzili, że jednostki organizacyjne, tj. szkoły nie posiadały opracowanych procedur kontroli finansowej. Ze sporządzonych przez Skarbnika Gminy Oporów protokołów kontroli przeprowadzonych w szkołach (protokół z dnia 20 lipca 2004 roku oraz protokół z dnia 15 września 2005 roku) wynikało, że nie zakwestionowano braku procedur kontroli w tych jednostkach. Kontrolujący stwierdzili także, że po zakończeniu kontroli nie podjęto żadnych działań w celu zapewnienia ustalenia omawianych procedur kontroli finansowej w jednostkach organizacyjnych.
Za powyższe nieprawidłowości związane z ustaleniem dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości oraz wypełnianiem obowiązków w zakresie kontroli wobec jednostek organizacyjnych odpowiedzialność ponosi Wójt Gminy.
W zakresie przestrzegania zasad gospodarki finansowej określonych w art.92 pkt 3 ustawy o finansach publicznych
Stwierdzono dokonanie przekroczeń planu wydatków w okresie od dnia 15 lipca 2005 roku do dnia 25 listopada 2005 roku w dziale 852 rozdziale 85212 § 4300 o kwotę 289,54 zł i w rozdziale 8514 § 4410 o kwotę 33,49 zł, co naruszało art.92 pkt 3 w zw. z art.129 ust.1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz.148 ze zm.), zgodnie z którym - dokonywanie wydatków powinno następować w granicach kwot określonych w planie finansowym, z uwzględnieniem prawidłowo dokonanych przeniesień i zgodnie z planowanym przeznaczeniem, w sposób celowy i oszczędny.
W zakresie realizacji dochodów z podatków i opłat
1. Na koncie 221 księgowano na koniec roku w sposób syntetyczny oparte na ewidencji analitycznej nadpłaty i zaległości w zakresie podatków i opłat, co naruszało § 13 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. nr 50, poz.511 ze zm.), zgodnie z którym - na koncie 221 (syntetyka) winny być księgowane systematycznie przypisy, odpisy, nadpłaty i zaległości, umożliwiając kontrolę zgodności ewidencji syntetycznej z analityczną.
2. Kontrolujący stwierdzili, że naliczane odsetki i inne należności (koszty wysyłanych upomnień), księgowane były na koncie 133 Wn w korespondencji z kontem 901 Ma, co było niezgodne z przepisami ww. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego. Zgodnie z § 13 rozporządzenia - w zakresie naliczanych odsetek i innych należności powinna występować korespondencja konta 221 Wn i 750 Ma.
Odpowiedzialność za prowadzenie ewidencji podatkowej zgodnie z ww. przepisami ponosi Skarbnik Gminy.
3. W kontrolowanym okresie stwierdzono przypadki wydania decyzji dotyczących udzielenia ulg w zapłacie podatku od nieruchomości, podatku rolnego i podatku od środków transportowych mimo, że postępowanie wyjaśniające nie zostało przeprowadzone w sposób wymagany przez art.122 i art.187 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (tekst jednolity z 2005 r., Dz. U. nr 8, poz. 60 ze zm.). Zgodnie z art.122 ww. ustawy - organ podatkowy zobowiązany jest podjąć wszelkie niezbędne działania w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz załatwienia sprawy. Natomiast, stosownie do art.187 § 1 ustawy – organ podatkowy jest zobowiązany do zebrania i w sposób wyczerpujący rozpatrzenia całego materiału dowodowego.
4. W przypadku decyzji nr Fn. 3111/21/2004 z dnia 5 maja 2004 roku dotyczącej odmowy umorzenia zaległości podatkowych w podatku rolnym, organ podatkowy przed jej wydaniem nie wyznaczył stronie 7 dniowego terminu do wypowiedzenia się w sprawie materiału dowodowego, czym naruszył art.200 ustawy Ordynacja podatkowa.
5. W objętej kontrolą próbie stwierdzono, że decyzje nr Fn. 3111/2/2004 z dnia 8 marca 2004 roku, nr Fn. 3111/10/2004 z dnia 25 marca 2004 roku, nr Fn. 3111/13/2005 z dnia 24 maja 2005 roku odraczające termin zapłaty podatku rolnego i decyzja nr Fn. 3114/1/2005 z dnia 17 listopada 2005 roku odraczająca termin zapłaty zaległości podatkowej w podatku od środków transportowych nie zawierały uzasadnienia faktycznego, co było wymagane przez art.210 § 1 pkt 6 ustawy Ordynacja podatkowa. Zgodnie z art. 210 § 4 ww. ustawy – uzasadnienie faktyczne decyzji powinno zawierać w szczególności, wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, którym dał wiarę, oraz przyczyn, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności.
6. Kontrolujący stwierdzili, że w zakresie pobierania opłaty skarbowej kontrolowana jednostka bezpodstawnie pobrała opłatę skarbową w łącznej kwocie 15,00 zł od wniosku z dnia 8 grudnia 2004 roku dotyczącego umorzenia odsetek od zaległości podatkowych w podatku rolnym (5,00 zł) oraz od wniosków z dnia 4 maja 2005 roku i z dnia 10 sierpnia 2005 roku dotyczących odroczenia terminu płatności zaległości podatkowych w podatku rolnym (10,00 zł). Zgodnie z punktem 14 "Szczegółowego wykazu przedmiotów opłaty skarbowej, stawek oraz zwolnień”, stanowiącego załącznik do ustawy z dnia 9 września 2000 roku o opłacie skarbowej (tekst jednolity z 2004 r., Dz. U. nr 253, poz. 2532 ze zm.) - zwolnione są od opłaty skarbowej podania i załączniki do podań w sprawach umorzenia należności, do których mają zastosowanie przepisy Ordynacji podatkowej. Natomiast, zgodnie z punktem 22 załącznika - zwolnione z opłaty skarbowej są podania i załączniki do podań w sprawach odroczenia terminu płatności podatków: rolnego, leśnego i od nieruchomości na okres do 6 miesięcy.
7. Kontrolujący ustalili, że - w próbie objętej kontrolą - nie pobrano opłaty skarbowej w łącznej kwocie 76,00 zł w 2004 roku i 45,50 zł w 2005 roku od wniosków dotyczących zwolnień i ulg w podatku rolnym z tytułu nabycia gruntów na powiększenie gospodarstwa rolnego i poniesionych wydatków inwestycyjnych. Nie pobrano również opłaty skarbowej w łącznej kwocie 50,00 zł od 10 wniosków dotyczących rozłożenia na raty zaległości podatkowych w podatku rolnym, co naruszało art. 1 ust.1 pkt 1 lit. "a" ustawy o opłacie skarbowej.
8. Stwierdzono przypadki nieterminowego wysyłania upomnień w odniesieniu do podatników zalegających z uiszczeniem podatku rolnego i podatku od nieruchomości oraz przypadki nieterminowego wysyłania tytułów wykonawczych w odniesieniu do podatników zalegających z uiszczeniem podatku od środków transportowych, co stanowiło naruszenie przepisów ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym
w administracji (tekst jednolity z 2005 r., Dz. U. nr 229, poz. 1954 ze zm.) oraz przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137, poz. 1541 ze zm.). Przywołane unormowania zobowiązywały wierzyciela do systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązania pieniężnego, a w przypadku braku wpłaty podatku lub raty podatku do prowadzenia działań windykacyjnych.
Odpowiedzialność za stwierdzone nieprawidłowości związane z realizacją dochodów podatkowych ponosi Wójt Gminy – pełniący funkcję organu podatkowego I instancji.
W zakresie realizacji dochodów z mienia komunalnego
1. Kontrolujący ustalili, że jednostka nie pobrała odsetek za nieterminową wpłatę opłaty rocznej z tytułu wieczystego użytkowania w łącznej kwocie 20,80 zł oraz nie pobrała odsetek za nieterminową wpłatę czynszu dzierżawnego w kwocie 10,50 zł.
2. Kontrolujący stwierdzili fakt przedawnienia roszczeń dotyczących należności z tytułu użytkowania wieczystego nieruchomości w łącznej kwocie 329,00 zł. W stosunku do zalegających nie podjęto czynności przerywających bieg przedawnienia – zgodnie z art. 123 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny (Dz. U. nr 16, poz. 93 ze zm.). Wobec zalegających poprzestano na wysłaniu wezwań do zapłaty. Odpowiedzialność za windykację należności budżetu Gminy ponosi Wójt Gminy oraz Skarbnik Gminy.
3. W jednym przypadku stwierdzono zaniechanie przez Wójta Gminy sporządzenia i podania do publicznej wiadomości wykazu lokali użytkowych przeznaczonych do oddania w najem, stosownie do wymogu określonego w art.35 ust.1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2004 r., Dz. U. nr 261, poz. 2603).
4. Oddano w najem lokal mieszkalny bez ustalenia przez Radę Gminy zasad wynajmowania lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy. Nie uchwalono również wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy. Zgodnie z art.21 ust.1 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 roku o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (tekst jednolity z 2005 r., Dz. U. nr 31, poz. 266 ze zm.) rada gminy uchwala wieloletnie programy gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy, jak również zasady wynajmowania lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy. W dniu 30 czerwca 2006 roku kontrolującym przedłożono podjętą w tym dniu uchwałę nr XXXIX/171/2006 Rady Gminy Oporów w sprawie ustalenia zasad wynajmowania lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu Gminy Oporów.
5. Wójt Gminy Oporów w dniu 16 lutego 2006 roku umorzył kwotę 2.903,34 zł stanowiącą zaległość z tytułu czynszu najmu lokali użytkowych wynajmowanych przez Niepubliczny Zakład Opieki Zdrowotnej „ALMAMED” w Oporowie. Decyzja dotyczącą umorzenia zaległości z tytułu czynszu najmu lokali użytkowych, stanowiącego należność budżetu Gminy, podjęta została mimo braku ustalenia przez Radę Gminy Oporów – na podstawie art.43 ust.2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 249, poz.2104 ze zm.) - szczegółowych zasad i trybu umarzania, odraczania lub rozkładania na raty należności pieniężnych, do których nie stosuje się przepisów ustawy Ordynacja podatkowa przypadających jednostce samorządu terytorialnego lub jej jednostkom organizacyjnym. W dniu 30 czerwca 2006 roku kontrolującym przedstawiono podjętą w tym dniu uchwałę nr XXXIX/170/2006 Rady Gminy Oporów w sprawie warunków umarzania, odraczania terminu spłaty i rozkładania na raty należności pieniężnych.
W zakresie realizacji Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych
Kontrolujący stwierdzili, że w 2005 roku nie przeprowadzono kontroli przestrzegania zasad i warunków korzystania z zezwoleń na sprzedaż alkoholu i napojów alkoholowych w punktach ich sprzedaży, zgodnie z wymogiem określonym w art.18 ust.8 ustawy z dnia 26 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 147, poz. 1231 ze zm.).
W zakresie wydatków osobowych
1. Kontrolujący stwierdzili, że Wójtowi Gminy wypłacano po dniu 1 stycznia 2003 roku wynagrodzenie w oparciu o następujące uchwały Rady Gminy Oporów w sprawie ustalenia wynagrodzenia Wójta Gminy Oporów: uchwałę nr XI/36/2003 z dnia 5 września 2003 roku, uchwałę nr XIX/77/2004 z dnia 21 kwietnia 2004 roku, uchwałę nr XXVIII/115/2005 z dnia 26 kwietnia 2005 roku, uchwałę nr XXXVI/159/2006 z dnia 26 marca 2006 roku. Uchwały te nie uwzględniały jako składnika wynagrodzenia dodatku specjalnego, który powinien stanowić element wynagrodzenia wójta gminy, zgodnie z przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 33, poz. 264 ze zm.), a następnie przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 roku w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 146, poz. 1223). Stosownie do powołanych unormowań - wójtowi gminy przysługiwał dodatek specjalny w minimalnej wysokości 20% wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego. W związku z powyższymi ustaleniami RIO w Łodzi przekaże stosowną sygnalizację Wojewodzie Łódzkiemu.
2. W zakresie rozliczania poleceń wyjazdu służbowego pracowników Urzędu Gminy kontrolujący stwierdzili przypadek bezpodstawnego wypłacenia diety w wysokości 10,50 zł. W trakcie kontroli RIO w Łodzi nienależna dieta została zwrócona do budżetu Gminy.
W zakresie realizacji wydatków bieżących na dostawy materiałów i usług
1. W postępowaniu dotyczącym udzielenia zamówienia publicznego na zaciągniecie długoterminowego kredytu inwestycyjnego przeznaczonego na sfinansowanie budowa Szkoły Podstawowej wraz z Gimnazjum w Oporowie nie sporządzono zbiorczego zestawienia ofert na druku ZP – 12, informacji o spełnieniu przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia prowadzonego w trybie zapytania o cenę na druku ZP – 14. Na druku ZP – 18 nie sporządzono streszczenia oceny i porównania złożonych ofert. Przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 7 kwietnia 2004 roku w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. z 2004 r., nr 71, poz.646) stawiały wymóg wypełnienia ww. druków i dołączenia ich do protokołu postępowania o udzielenie zamówienia o wartości nie przekraczającej 60.000 euro prowadzonego, m.in., w trybie zapytania o cenę.
2. Zamawiający nie zawiadomił niezwłocznie wykonawców o wyborze oferty, zgodnie z wymogiem określonym w art.92 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz. 177 ze zm.). Wyboru oferty na udzielenie długoterminowego kredytu inwestycyjnego dokonano w dniu 31 sierpnia 2004 roku, ogłoszenie o wyborze oferty wywieszono na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy w Oporowie w dniu 7 września 2004 roku, a w dniu 13 września 2004 roku wysłano pismo nr G. 3410/2/2004 z dnia 7 września 2004 roku, powiadamiające oferentów o wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
W zakresie realizacji inwestycji i udzielania zamówień publicznych
1. W specyfikacji istotnych warunków zamówienia dotyczącej udzielenia zamówienia (zatwierdzona w dniu 30 września 2004 roku) na wykonanie robót wykończeniowych w budynku Szkoły Podstawowej wraz z Gimnazjum w Oporowie, wartość zamówienia powyżej 60.000 euro, zamawiający wskazał, że nie przewiduje wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy. Powyższy zapis w specyfikacji był sprzeczny z wymogami wynikającymi z art. 147 ust. 3 pkt 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych, który stanowił, że zamawiający żąda od wykonawcy wniesienia zabezpieczenia, jeżeli wartość zamówienia na roboty budowlane przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 60.000 euro (wartość kosztorysowa zamówienia wynosiła 119.987,14 euro). W omawianym stanie faktycznym zamawiający miał obowiązek żądania zabezpieczenia należytego wykonania umowy, a stosowne postanowienia w tym zakresie powinny zostać zawarte w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zgodnie z art.36 ust.1 pkt 20 ustawy Prawo zamówień publicznych. Kontrolujący stwierdzili, że mimo powołanych zapisów specyfikacji zawarta z wykonawcą umowa przewidywała wniesienie zabezpieczenia.
2. Ogłoszenie o zamówieniu na wykonanie robót wykończeniowych w budynku Szkoły Podstawowej wraz z Gimnazjum w Oporowie zamieszczone na stronie internetowej oraz wywieszone na tablicy ogłoszeń nie zawierało informacji o dacie przekazania ogłoszenia Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych, co było wymagane przez art. 40 ust. 6 pkt 3 ustawy Prawo zamówień publicznych.
3. Stwierdzono, że o specyfikację istotnych warunków zamówienia dotyczącą wykonania robót wykończeniowych w budynku Szkoły Podstawowej wraz z Gimnazjum w Oporowie zwróciło się 11 wykonawców. Siedmiu oferentów odebrało specyfikację w Urzędzie Gminy, dokonując zapłaty w kasie kwoty 30,00 zł, natomiast wykonawcy, którym wysłano specyfikację za zaliczeniem pocztowym dokonali opłaty w wysokości 40,00 zł. W punkcie 3 ogłoszenia o zamówieniu wskazano, że specyfikację można uzyskać w siedzibie zamawiającego – pokój nr 3, cena specyfikacji istotnych warunków zamówienia 30,00 zł. Jak wynikało z powyższego, w ogłoszeniu o zamówieniu nie zróżnicowano ceny specyfikacji w zależności od sposobu jej przekazania, i w związku z tym pobierana opłata w wysokości 40 zł była niezgodna z kwotą określoną w ogłoszeniu.
4. Kontrolujący stwierdzili, że zamawiający nie zawiadomił Prezesa Urzędu o wyborze najkorzystniejszej oferty złożonej na wykonanie ww. zamówienia. Zgodnie z art. 92 ustawy Prawo zamówień publicznych - według brzmienia wówczas obowiązującego - o wyborze oferty zamawiający zawiadamiał niezwłocznie wykonawców, którzy ubiegali się o udzielenie zamówienia, a jeżeli wartość zamówienia przekraczała wyrażoną w złotych równowartość kwoty 60.000 euro – również Prezesa Urzędu, za pomocą formularza umieszczonego na stronie internetowej Urzędu, podając nazwę (firmę) i adres wykonawcy, którego ofertę wybrano, oraz jej cenę.
5. Kontrolujący stwierdzili, że wykonawca (Przedsiębiorstwo Wielobranżowe „BUDGOST” Sp. z o.o.) nie wniósł zabezpieczenia należytego wykonania umowy w części zabezpieczającej roszczenia z tytułu rękojmi, co naruszało postanowienia umowy z dnia 22 grudnia 2004 roku dotyczącej wykonania robót wykończeniowych w budynku Szkoły Podstawowej wraz z Gimnazjum w Oporowie.
6. W oparciu o protokół konieczności sporządzony w dniu 15 marca 2005 roku dotyczący wykonania robót dodatkowych, nie ujętych w ofercie przetargowej, w budynku Szkoły Podstawowej wraz z Gimnazjum w Oporowie sporządzono aneks do umowy nr 3/2004 z dnia 22 grudnia 2004 roku. Aneks nie został kontrasygnowany przez Skarbnika Gminy Oporów, co było wymagane przez art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1591 ze zm.) zgodnie z którym - dla skuteczności czynności prawnej mogącej spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych konieczna jest kontrasygnata skarbnika gminy lub osoby przez niego upoważnionej.
W zakresie zadań realizowanych na podstawie porozumień z jednostkami samorządu terytorialnego
Kontrolujący stwierdzili, że Gmina Oporów nie przestrzegała zapisów § 4 porozumienia zawartego w dniu 25 stycznia 2005 roku z Miastem Kutno dotyczącego współdziałania w zakresie lokalnego transportu zbiorowego, ponieważ przeznaczona w budżecie Gminy Oporów kwota 12.840,00 zł nie była przekazywana Miastu Kutno w równych ratach miesięcznych, do 10 dnia każdego miesiąca (przykładowo - polecenie przelewu z dnia 14 lutego 2005 roku - kwota 2.140,00 zł za styczeń i luty 2005 roku, polecenie przelewu z dnia 15 marca 2005 roku - kwota 1.070,00 zł za marzec 2005 roku). Zgodnie z wyjaśnieniem Skarbnika Gminy opóźnienia w przekazywaniu określonej w porozumieniu kwoty spowodowane były przeoczeniem ustalonych terminów. Gmina nie poniosła z tego tytułu żadnych kosztów. Odpowiedzialność za powyższą nieprawidłowość ponosi Wójt Gminy i Skarbnik Gminy.
Informując o powyższych nieprawidłowościach proszę Pana Wójta o podjęcie działań mających na celu ich wyeliminowanie oraz zapobieżenie występowaniu ich w przyszłości. W związku z powyższym RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Uzupełnić dokumentację opisującą przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości, zgodnie z wymogami określonymi w art. 10 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości.
2. Zapewnić opracowanie procedur kontroli finansowej w gminnych jednostkach organizacyjnych.
3. Przestrzegać art.138 pkt 3 w zw. z art.189 ust.1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 249 poz. 2104 ze zm.) stosownie do którego - dokonywanie wydatków następuje w granicach kwot określonych w planie finansowym, z uwzględnieniem prawidłowo dokonanych przeniesień i zgodnie z planowanym przeznaczeniem, w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów.
4. Prowadzić konto 221 zgodnie z wymogami określonymi w § 17 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2006 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. nr 112, poz. 761). W szczególności, naliczone odsetki i inne należności księgować na koncie 221 Wn w korespondencji z kontem 750 Ma.
5. Decyzje w sprawie udzielenia ulg w zapłacie podatków wydawać po dokładnym wyjaśnieniu stanu faktycznego w ramach prowadzonego postępowania wyjaśniającego, do czego zobowiązują organ podatkowy przepisy art.122 i art.187 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa.
6. W przypadku wydawania decyzji odmawiającej udzielenia ulgi, wyznaczać stronie 7 dniowy termin do wypowiedzenia się w sprawie materiału dowodowego, zgodnie z art.200 ustawy Ordynacja podatkowa.
7. W decyzjach dotyczących udzielenia ulg w zapłacie podatku zamieszczać uzasadnienie faktyczne rozstrzygnięcia, zgodnie z art.210 § 1 pkt 6 w zw. z art. 210 § 4 ustawy Ordynacja podatkowa.
8. Opłatę skarbową, pobierać zgodnie z wymogami ustawy z dnia 9 września 2000 roku o opłacie skarbowej, w szczególności zaniechać pobierania opłaty od podań dotyczących umorzenia zaległości podatkowych lub odsetek za zwłokę.
9. Bieżąco i terminowo podejmować czynności zmierzające do wyegzekwowania zaległości podatkowych, w oparciu o przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
10. W przypadku nieterminowego dokonywania wpłat opłat rocznych z tytułu wieczystego użytkowania nieruchomości oraz czynszu dzierżawnego, egzekwować ustawowe odsetki, zgodnie z postanowieniami zawartych umów.
11. Podejmować działania windykacyjne w stosunku do osób zalegających z uiszczaniem należności o charakterze cywilnoprawnym – celem uniknięcia przypadków przedawnienia roszczeń dotyczących tych należności.
12. Sporządzać i podawać do publicznej wiadomości wykazy nieruchomości przeznaczonych do oddania w najem, zgodnie z art.35 ust.1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami.
13. Przestrzegać zasad wynajmowania lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy określonych w uchwale nr XXXIX/171/2006 Rady Gminy Oporów z dnia 30 czerwca 2006 roku w sprawie ustalenia zasad wynajmowania lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu Gminy Oporów.
14. Decyzje dotyczące udzielania ulg w spłacaniu należności pieniężnych, do których nie stosuje się przepisów Ordynacja podatkowa, podejmować w oparciu o zasady określone uchwałą nr XXXIX/170/2006 Rady Gminy Oporów z dnia 30 czerwca 2006 roku w sprawie warunków umarzania, odraczania terminu spłaty i rozkładania na raty należności pieniężnych.
15. Zgodnie z art. 18 ust.8 ustawy z dnia 26 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi, przeprowadzać kontrole przestrzegania zasad i warunków korzystania z zezwoleń w punktach sprzedaży alkoholu i napojów alkoholowych.
16. Udzielając zamówień publicznych sporządzać protokół postępowania zgodnie z wymogami określonymi w przepisach rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 maja 2006 roku w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. nr 87, poz. 606).
17. Żądać wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy w przypadkach wskazanych w art.147 ust.3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych.
18. Zapewnić przestrzeganie art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym, w zakresie kontrasygnowania przez Skarbnika Gminy lub osobę przez niego upoważnioną czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych.
19. Zapewnić przestrzeganie terminów przekazywania środków na zadania realizowane na podstawie porozumień z jednostkami samorządu terytorialnego.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Wójta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich nie wykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że stosownie do art.9 ust. 4 ww. ustawy do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżeń w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
1. Przewodniczący Rady Gminy Oporów
2. Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy Oporów
3. aa
Wystąpienie pokontrolne podpisała dr Jadwiga Chwiałkowska – Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.
Łódź, dnia 11 września 2006 r.
Pan
STANISŁAW OKOŃ
Wójt Gminy Oporów
WK – 602/60/2006
Działając na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz. 557 ze zm.) informuję Pana Wójta, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminie Oporów. Kontrolą objęto wybrane zagadnienia z lat 2004 – 2005 dotyczące – przede wszystkim: ustalenia wewnętrznych unormowań z zakresu kontroli finansowej i gospodarki finansowej; prowadzenia rachunkowości; gospodarki kasowej; realizacji dochodów z podatków i opłat lokalnych; realizacji dochodów z majątku; udzielania zamówień publicznych, wydatków inwestycyjnych oraz ewidencji i inwentaryzacji majątku. Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości i uchybienia wynikały z wadliwej interpretacji przepisów, niedostatecznego nadzoru ze strony kierownictwa oraz nie stosowania procedur kontroli finansowej. Wykazane nieprawidłowości i uchybienia dotyczyły, w szczególności:W zakresie unormowań wewnętrznych
Kontrolujący stwierdzili, że do dnia rozpoczęcia kontroli przez RIO w Łodzi jednostka nie opracowała instrukcji w sprawie przeciwdziałania wprowadzania do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł, do czego była zobowiązana na mocy art. 15a ust. 2 ustawy z dnia 16 listopada 2000 roku o przeciwdziałaniu wprowadzania do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz o przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 153, poz. 1505 ze zm.). Z wyjaśnień złożonych przez Wójta Gminy Pana Stanisława Okonia wynikało, że powodem nie opracowania ww. instrukcji było przeoczenie. W trakcie trwania kontroli RIO w Łodzi przedmiotowa instrukcja została opracowana i wprowadzona w życie zarządzeniem nr 146/2006 Wójta Gminy Oporów z dnia 8 czerwca 2006 roku.
W zakresie funkcjonowania procedur kontroli finansowej
1. Kontrolowana jednostka nie posiadała pełnej dokumentacji opisującej przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, stosownie do wymogów określonych w art. 10 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz. 694 ze zm.), tj. określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych (art. 10 ust.1 pkt 1 ustawy), wskazania metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalenia wyniku finansowego (art. 10 ust. 1 pkt 2 ustawy).
2. Kontrolujący stwierdzili, że jednostki organizacyjne, tj. szkoły nie posiadały opracowanych procedur kontroli finansowej. Ze sporządzonych przez Skarbnika Gminy Oporów protokołów kontroli przeprowadzonych w szkołach (protokół z dnia 20 lipca 2004 roku oraz protokół z dnia 15 września 2005 roku) wynikało, że nie zakwestionowano braku procedur kontroli w tych jednostkach. Kontrolujący stwierdzili także, że po zakończeniu kontroli nie podjęto żadnych działań w celu zapewnienia ustalenia omawianych procedur kontroli finansowej w jednostkach organizacyjnych.
Za powyższe nieprawidłowości związane z ustaleniem dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości oraz wypełnianiem obowiązków w zakresie kontroli wobec jednostek organizacyjnych odpowiedzialność ponosi Wójt Gminy.
W zakresie przestrzegania zasad gospodarki finansowej określonych w art.92 pkt 3 ustawy o finansach publicznych
Stwierdzono dokonanie przekroczeń planu wydatków w okresie od dnia 15 lipca 2005 roku do dnia 25 listopada 2005 roku w dziale 852 rozdziale 85212 § 4300 o kwotę 289,54 zł i w rozdziale 8514 § 4410 o kwotę 33,49 zł, co naruszało art.92 pkt 3 w zw. z art.129 ust.1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz.148 ze zm.), zgodnie z którym - dokonywanie wydatków powinno następować w granicach kwot określonych w planie finansowym, z uwzględnieniem prawidłowo dokonanych przeniesień i zgodnie z planowanym przeznaczeniem, w sposób celowy i oszczędny.
W zakresie realizacji dochodów z podatków i opłat
1. Na koncie 221 księgowano na koniec roku w sposób syntetyczny oparte na ewidencji analitycznej nadpłaty i zaległości w zakresie podatków i opłat, co naruszało § 13 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. nr 50, poz.511 ze zm.), zgodnie z którym - na koncie 221 (syntetyka) winny być księgowane systematycznie przypisy, odpisy, nadpłaty i zaległości, umożliwiając kontrolę zgodności ewidencji syntetycznej z analityczną.
2. Kontrolujący stwierdzili, że naliczane odsetki i inne należności (koszty wysyłanych upomnień), księgowane były na koncie 133 Wn w korespondencji z kontem 901 Ma, co było niezgodne z przepisami ww. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego. Zgodnie z § 13 rozporządzenia - w zakresie naliczanych odsetek i innych należności powinna występować korespondencja konta 221 Wn i 750 Ma.
Odpowiedzialność za prowadzenie ewidencji podatkowej zgodnie z ww. przepisami ponosi Skarbnik Gminy.
3. W kontrolowanym okresie stwierdzono przypadki wydania decyzji dotyczących udzielenia ulg w zapłacie podatku od nieruchomości, podatku rolnego i podatku od środków transportowych mimo, że postępowanie wyjaśniające nie zostało przeprowadzone w sposób wymagany przez art.122 i art.187 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (tekst jednolity z 2005 r., Dz. U. nr 8, poz. 60 ze zm.). Zgodnie z art.122 ww. ustawy - organ podatkowy zobowiązany jest podjąć wszelkie niezbędne działania w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz załatwienia sprawy. Natomiast, stosownie do art.187 § 1 ustawy – organ podatkowy jest zobowiązany do zebrania i w sposób wyczerpujący rozpatrzenia całego materiału dowodowego.
4. W przypadku decyzji nr Fn. 3111/21/2004 z dnia 5 maja 2004 roku dotyczącej odmowy umorzenia zaległości podatkowych w podatku rolnym, organ podatkowy przed jej wydaniem nie wyznaczył stronie 7 dniowego terminu do wypowiedzenia się w sprawie materiału dowodowego, czym naruszył art.200 ustawy Ordynacja podatkowa.
5. W objętej kontrolą próbie stwierdzono, że decyzje nr Fn. 3111/2/2004 z dnia 8 marca 2004 roku, nr Fn. 3111/10/2004 z dnia 25 marca 2004 roku, nr Fn. 3111/13/2005 z dnia 24 maja 2005 roku odraczające termin zapłaty podatku rolnego i decyzja nr Fn. 3114/1/2005 z dnia 17 listopada 2005 roku odraczająca termin zapłaty zaległości podatkowej w podatku od środków transportowych nie zawierały uzasadnienia faktycznego, co było wymagane przez art.210 § 1 pkt 6 ustawy Ordynacja podatkowa. Zgodnie z art. 210 § 4 ww. ustawy – uzasadnienie faktyczne decyzji powinno zawierać w szczególności, wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, którym dał wiarę, oraz przyczyn, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności.
6. Kontrolujący stwierdzili, że w zakresie pobierania opłaty skarbowej kontrolowana jednostka bezpodstawnie pobrała opłatę skarbową w łącznej kwocie 15,00 zł od wniosku z dnia 8 grudnia 2004 roku dotyczącego umorzenia odsetek od zaległości podatkowych w podatku rolnym (5,00 zł) oraz od wniosków z dnia 4 maja 2005 roku i z dnia 10 sierpnia 2005 roku dotyczących odroczenia terminu płatności zaległości podatkowych w podatku rolnym (10,00 zł). Zgodnie z punktem 14 "Szczegółowego wykazu przedmiotów opłaty skarbowej, stawek oraz zwolnień”, stanowiącego załącznik do ustawy z dnia 9 września 2000 roku o opłacie skarbowej (tekst jednolity z 2004 r., Dz. U. nr 253, poz. 2532 ze zm.) - zwolnione są od opłaty skarbowej podania i załączniki do podań w sprawach umorzenia należności, do których mają zastosowanie przepisy Ordynacji podatkowej. Natomiast, zgodnie z punktem 22 załącznika - zwolnione z opłaty skarbowej są podania i załączniki do podań w sprawach odroczenia terminu płatności podatków: rolnego, leśnego i od nieruchomości na okres do 6 miesięcy.
7. Kontrolujący ustalili, że - w próbie objętej kontrolą - nie pobrano opłaty skarbowej w łącznej kwocie 76,00 zł w 2004 roku i 45,50 zł w 2005 roku od wniosków dotyczących zwolnień i ulg w podatku rolnym z tytułu nabycia gruntów na powiększenie gospodarstwa rolnego i poniesionych wydatków inwestycyjnych. Nie pobrano również opłaty skarbowej w łącznej kwocie 50,00 zł od 10 wniosków dotyczących rozłożenia na raty zaległości podatkowych w podatku rolnym, co naruszało art. 1 ust.1 pkt 1 lit. "a" ustawy o opłacie skarbowej.
8. Stwierdzono przypadki nieterminowego wysyłania upomnień w odniesieniu do podatników zalegających z uiszczeniem podatku rolnego i podatku od nieruchomości oraz przypadki nieterminowego wysyłania tytułów wykonawczych w odniesieniu do podatników zalegających z uiszczeniem podatku od środków transportowych, co stanowiło naruszenie przepisów ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym
w administracji (tekst jednolity z 2005 r., Dz. U. nr 229, poz. 1954 ze zm.) oraz przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137, poz. 1541 ze zm.). Przywołane unormowania zobowiązywały wierzyciela do systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązania pieniężnego, a w przypadku braku wpłaty podatku lub raty podatku do prowadzenia działań windykacyjnych.
Odpowiedzialność za stwierdzone nieprawidłowości związane z realizacją dochodów podatkowych ponosi Wójt Gminy – pełniący funkcję organu podatkowego I instancji.
W zakresie realizacji dochodów z mienia komunalnego
1. Kontrolujący ustalili, że jednostka nie pobrała odsetek za nieterminową wpłatę opłaty rocznej z tytułu wieczystego użytkowania w łącznej kwocie 20,80 zł oraz nie pobrała odsetek za nieterminową wpłatę czynszu dzierżawnego w kwocie 10,50 zł.
2. Kontrolujący stwierdzili fakt przedawnienia roszczeń dotyczących należności z tytułu użytkowania wieczystego nieruchomości w łącznej kwocie 329,00 zł. W stosunku do zalegających nie podjęto czynności przerywających bieg przedawnienia – zgodnie z art. 123 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny (Dz. U. nr 16, poz. 93 ze zm.). Wobec zalegających poprzestano na wysłaniu wezwań do zapłaty. Odpowiedzialność za windykację należności budżetu Gminy ponosi Wójt Gminy oraz Skarbnik Gminy.
3. W jednym przypadku stwierdzono zaniechanie przez Wójta Gminy sporządzenia i podania do publicznej wiadomości wykazu lokali użytkowych przeznaczonych do oddania w najem, stosownie do wymogu określonego w art.35 ust.1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2004 r., Dz. U. nr 261, poz. 2603).
4. Oddano w najem lokal mieszkalny bez ustalenia przez Radę Gminy zasad wynajmowania lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy. Nie uchwalono również wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy. Zgodnie z art.21 ust.1 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 roku o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (tekst jednolity z 2005 r., Dz. U. nr 31, poz. 266 ze zm.) rada gminy uchwala wieloletnie programy gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy, jak również zasady wynajmowania lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy. W dniu 30 czerwca 2006 roku kontrolującym przedłożono podjętą w tym dniu uchwałę nr XXXIX/171/2006 Rady Gminy Oporów w sprawie ustalenia zasad wynajmowania lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu Gminy Oporów.
5. Wójt Gminy Oporów w dniu 16 lutego 2006 roku umorzył kwotę 2.903,34 zł stanowiącą zaległość z tytułu czynszu najmu lokali użytkowych wynajmowanych przez Niepubliczny Zakład Opieki Zdrowotnej „ALMAMED” w Oporowie. Decyzja dotyczącą umorzenia zaległości z tytułu czynszu najmu lokali użytkowych, stanowiącego należność budżetu Gminy, podjęta została mimo braku ustalenia przez Radę Gminy Oporów – na podstawie art.43 ust.2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 249, poz.2104 ze zm.) - szczegółowych zasad i trybu umarzania, odraczania lub rozkładania na raty należności pieniężnych, do których nie stosuje się przepisów ustawy Ordynacja podatkowa przypadających jednostce samorządu terytorialnego lub jej jednostkom organizacyjnym. W dniu 30 czerwca 2006 roku kontrolującym przedstawiono podjętą w tym dniu uchwałę nr XXXIX/170/2006 Rady Gminy Oporów w sprawie warunków umarzania, odraczania terminu spłaty i rozkładania na raty należności pieniężnych.
W zakresie realizacji Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych
Kontrolujący stwierdzili, że w 2005 roku nie przeprowadzono kontroli przestrzegania zasad i warunków korzystania z zezwoleń na sprzedaż alkoholu i napojów alkoholowych w punktach ich sprzedaży, zgodnie z wymogiem określonym w art.18 ust.8 ustawy z dnia 26 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 147, poz. 1231 ze zm.).
W zakresie wydatków osobowych
1. Kontrolujący stwierdzili, że Wójtowi Gminy wypłacano po dniu 1 stycznia 2003 roku wynagrodzenie w oparciu o następujące uchwały Rady Gminy Oporów w sprawie ustalenia wynagrodzenia Wójta Gminy Oporów: uchwałę nr XI/36/2003 z dnia 5 września 2003 roku, uchwałę nr XIX/77/2004 z dnia 21 kwietnia 2004 roku, uchwałę nr XXVIII/115/2005 z dnia 26 kwietnia 2005 roku, uchwałę nr XXXVI/159/2006 z dnia 26 marca 2006 roku. Uchwały te nie uwzględniały jako składnika wynagrodzenia dodatku specjalnego, który powinien stanowić element wynagrodzenia wójta gminy, zgodnie z przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 33, poz. 264 ze zm.), a następnie przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 roku w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 146, poz. 1223). Stosownie do powołanych unormowań - wójtowi gminy przysługiwał dodatek specjalny w minimalnej wysokości 20% wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego. W związku z powyższymi ustaleniami RIO w Łodzi przekaże stosowną sygnalizację Wojewodzie Łódzkiemu.
2. W zakresie rozliczania poleceń wyjazdu służbowego pracowników Urzędu Gminy kontrolujący stwierdzili przypadek bezpodstawnego wypłacenia diety w wysokości 10,50 zł. W trakcie kontroli RIO w Łodzi nienależna dieta została zwrócona do budżetu Gminy.
W zakresie realizacji wydatków bieżących na dostawy materiałów i usług
1. W postępowaniu dotyczącym udzielenia zamówienia publicznego na zaciągniecie długoterminowego kredytu inwestycyjnego przeznaczonego na sfinansowanie budowa Szkoły Podstawowej wraz z Gimnazjum w Oporowie nie sporządzono zbiorczego zestawienia ofert na druku ZP – 12, informacji o spełnieniu przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia prowadzonego w trybie zapytania o cenę na druku ZP – 14. Na druku ZP – 18 nie sporządzono streszczenia oceny i porównania złożonych ofert. Przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 7 kwietnia 2004 roku w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. z 2004 r., nr 71, poz.646) stawiały wymóg wypełnienia ww. druków i dołączenia ich do protokołu postępowania o udzielenie zamówienia o wartości nie przekraczającej 60.000 euro prowadzonego, m.in., w trybie zapytania o cenę.
2. Zamawiający nie zawiadomił niezwłocznie wykonawców o wyborze oferty, zgodnie z wymogiem określonym w art.92 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz. 177 ze zm.). Wyboru oferty na udzielenie długoterminowego kredytu inwestycyjnego dokonano w dniu 31 sierpnia 2004 roku, ogłoszenie o wyborze oferty wywieszono na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy w Oporowie w dniu 7 września 2004 roku, a w dniu 13 września 2004 roku wysłano pismo nr G. 3410/2/2004 z dnia 7 września 2004 roku, powiadamiające oferentów o wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
W zakresie realizacji inwestycji i udzielania zamówień publicznych
1. W specyfikacji istotnych warunków zamówienia dotyczącej udzielenia zamówienia (zatwierdzona w dniu 30 września 2004 roku) na wykonanie robót wykończeniowych w budynku Szkoły Podstawowej wraz z Gimnazjum w Oporowie, wartość zamówienia powyżej 60.000 euro, zamawiający wskazał, że nie przewiduje wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy. Powyższy zapis w specyfikacji był sprzeczny z wymogami wynikającymi z art. 147 ust. 3 pkt 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych, który stanowił, że zamawiający żąda od wykonawcy wniesienia zabezpieczenia, jeżeli wartość zamówienia na roboty budowlane przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 60.000 euro (wartość kosztorysowa zamówienia wynosiła 119.987,14 euro). W omawianym stanie faktycznym zamawiający miał obowiązek żądania zabezpieczenia należytego wykonania umowy, a stosowne postanowienia w tym zakresie powinny zostać zawarte w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zgodnie z art.36 ust.1 pkt 20 ustawy Prawo zamówień publicznych. Kontrolujący stwierdzili, że mimo powołanych zapisów specyfikacji zawarta z wykonawcą umowa przewidywała wniesienie zabezpieczenia.
2. Ogłoszenie o zamówieniu na wykonanie robót wykończeniowych w budynku Szkoły Podstawowej wraz z Gimnazjum w Oporowie zamieszczone na stronie internetowej oraz wywieszone na tablicy ogłoszeń nie zawierało informacji o dacie przekazania ogłoszenia Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych, co było wymagane przez art. 40 ust. 6 pkt 3 ustawy Prawo zamówień publicznych.
3. Stwierdzono, że o specyfikację istotnych warunków zamówienia dotyczącą wykonania robót wykończeniowych w budynku Szkoły Podstawowej wraz z Gimnazjum w Oporowie zwróciło się 11 wykonawców. Siedmiu oferentów odebrało specyfikację w Urzędzie Gminy, dokonując zapłaty w kasie kwoty 30,00 zł, natomiast wykonawcy, którym wysłano specyfikację za zaliczeniem pocztowym dokonali opłaty w wysokości 40,00 zł. W punkcie 3 ogłoszenia o zamówieniu wskazano, że specyfikację można uzyskać w siedzibie zamawiającego – pokój nr 3, cena specyfikacji istotnych warunków zamówienia 30,00 zł. Jak wynikało z powyższego, w ogłoszeniu o zamówieniu nie zróżnicowano ceny specyfikacji w zależności od sposobu jej przekazania, i w związku z tym pobierana opłata w wysokości 40 zł była niezgodna z kwotą określoną w ogłoszeniu.
4. Kontrolujący stwierdzili, że zamawiający nie zawiadomił Prezesa Urzędu o wyborze najkorzystniejszej oferty złożonej na wykonanie ww. zamówienia. Zgodnie z art. 92 ustawy Prawo zamówień publicznych - według brzmienia wówczas obowiązującego - o wyborze oferty zamawiający zawiadamiał niezwłocznie wykonawców, którzy ubiegali się o udzielenie zamówienia, a jeżeli wartość zamówienia przekraczała wyrażoną w złotych równowartość kwoty 60.000 euro – również Prezesa Urzędu, za pomocą formularza umieszczonego na stronie internetowej Urzędu, podając nazwę (firmę) i adres wykonawcy, którego ofertę wybrano, oraz jej cenę.
5. Kontrolujący stwierdzili, że wykonawca (Przedsiębiorstwo Wielobranżowe „BUDGOST” Sp. z o.o.) nie wniósł zabezpieczenia należytego wykonania umowy w części zabezpieczającej roszczenia z tytułu rękojmi, co naruszało postanowienia umowy z dnia 22 grudnia 2004 roku dotyczącej wykonania robót wykończeniowych w budynku Szkoły Podstawowej wraz z Gimnazjum w Oporowie.
6. W oparciu o protokół konieczności sporządzony w dniu 15 marca 2005 roku dotyczący wykonania robót dodatkowych, nie ujętych w ofercie przetargowej, w budynku Szkoły Podstawowej wraz z Gimnazjum w Oporowie sporządzono aneks do umowy nr 3/2004 z dnia 22 grudnia 2004 roku. Aneks nie został kontrasygnowany przez Skarbnika Gminy Oporów, co było wymagane przez art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1591 ze zm.) zgodnie z którym - dla skuteczności czynności prawnej mogącej spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych konieczna jest kontrasygnata skarbnika gminy lub osoby przez niego upoważnionej.
W zakresie zadań realizowanych na podstawie porozumień z jednostkami samorządu terytorialnego
Kontrolujący stwierdzili, że Gmina Oporów nie przestrzegała zapisów § 4 porozumienia zawartego w dniu 25 stycznia 2005 roku z Miastem Kutno dotyczącego współdziałania w zakresie lokalnego transportu zbiorowego, ponieważ przeznaczona w budżecie Gminy Oporów kwota 12.840,00 zł nie była przekazywana Miastu Kutno w równych ratach miesięcznych, do 10 dnia każdego miesiąca (przykładowo - polecenie przelewu z dnia 14 lutego 2005 roku - kwota 2.140,00 zł za styczeń i luty 2005 roku, polecenie przelewu z dnia 15 marca 2005 roku - kwota 1.070,00 zł za marzec 2005 roku). Zgodnie z wyjaśnieniem Skarbnika Gminy opóźnienia w przekazywaniu określonej w porozumieniu kwoty spowodowane były przeoczeniem ustalonych terminów. Gmina nie poniosła z tego tytułu żadnych kosztów. Odpowiedzialność za powyższą nieprawidłowość ponosi Wójt Gminy i Skarbnik Gminy.
Informując o powyższych nieprawidłowościach proszę Pana Wójta o podjęcie działań mających na celu ich wyeliminowanie oraz zapobieżenie występowaniu ich w przyszłości. W związku z powyższym RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Uzupełnić dokumentację opisującą przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości, zgodnie z wymogami określonymi w art. 10 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości.
2. Zapewnić opracowanie procedur kontroli finansowej w gminnych jednostkach organizacyjnych.
3. Przestrzegać art.138 pkt 3 w zw. z art.189 ust.1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 249 poz. 2104 ze zm.) stosownie do którego - dokonywanie wydatków następuje w granicach kwot określonych w planie finansowym, z uwzględnieniem prawidłowo dokonanych przeniesień i zgodnie z planowanym przeznaczeniem, w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów.
4. Prowadzić konto 221 zgodnie z wymogami określonymi w § 17 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2006 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. nr 112, poz. 761). W szczególności, naliczone odsetki i inne należności księgować na koncie 221 Wn w korespondencji z kontem 750 Ma.
5. Decyzje w sprawie udzielenia ulg w zapłacie podatków wydawać po dokładnym wyjaśnieniu stanu faktycznego w ramach prowadzonego postępowania wyjaśniającego, do czego zobowiązują organ podatkowy przepisy art.122 i art.187 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa.
6. W przypadku wydawania decyzji odmawiającej udzielenia ulgi, wyznaczać stronie 7 dniowy termin do wypowiedzenia się w sprawie materiału dowodowego, zgodnie z art.200 ustawy Ordynacja podatkowa.
7. W decyzjach dotyczących udzielenia ulg w zapłacie podatku zamieszczać uzasadnienie faktyczne rozstrzygnięcia, zgodnie z art.210 § 1 pkt 6 w zw. z art. 210 § 4 ustawy Ordynacja podatkowa.
8. Opłatę skarbową, pobierać zgodnie z wymogami ustawy z dnia 9 września 2000 roku o opłacie skarbowej, w szczególności zaniechać pobierania opłaty od podań dotyczących umorzenia zaległości podatkowych lub odsetek za zwłokę.
9. Bieżąco i terminowo podejmować czynności zmierzające do wyegzekwowania zaległości podatkowych, w oparciu o przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
10. W przypadku nieterminowego dokonywania wpłat opłat rocznych z tytułu wieczystego użytkowania nieruchomości oraz czynszu dzierżawnego, egzekwować ustawowe odsetki, zgodnie z postanowieniami zawartych umów.
11. Podejmować działania windykacyjne w stosunku do osób zalegających z uiszczaniem należności o charakterze cywilnoprawnym – celem uniknięcia przypadków przedawnienia roszczeń dotyczących tych należności.
12. Sporządzać i podawać do publicznej wiadomości wykazy nieruchomości przeznaczonych do oddania w najem, zgodnie z art.35 ust.1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami.
13. Przestrzegać zasad wynajmowania lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy określonych w uchwale nr XXXIX/171/2006 Rady Gminy Oporów z dnia 30 czerwca 2006 roku w sprawie ustalenia zasad wynajmowania lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu Gminy Oporów.
14. Decyzje dotyczące udzielania ulg w spłacaniu należności pieniężnych, do których nie stosuje się przepisów Ordynacja podatkowa, podejmować w oparciu o zasady określone uchwałą nr XXXIX/170/2006 Rady Gminy Oporów z dnia 30 czerwca 2006 roku w sprawie warunków umarzania, odraczania terminu spłaty i rozkładania na raty należności pieniężnych.
15. Zgodnie z art. 18 ust.8 ustawy z dnia 26 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi, przeprowadzać kontrole przestrzegania zasad i warunków korzystania z zezwoleń w punktach sprzedaży alkoholu i napojów alkoholowych.
16. Udzielając zamówień publicznych sporządzać protokół postępowania zgodnie z wymogami określonymi w przepisach rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 maja 2006 roku w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. nr 87, poz. 606).
17. Żądać wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy w przypadkach wskazanych w art.147 ust.3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych.
18. Zapewnić przestrzeganie art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym, w zakresie kontrasygnowania przez Skarbnika Gminy lub osobę przez niego upoważnioną czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych.
19. Zapewnić przestrzeganie terminów przekazywania środków na zadania realizowane na podstawie porozumień z jednostkami samorządu terytorialnego.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Wójta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich nie wykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że stosownie do art.9 ust. 4 ww. ustawy do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżeń w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
1. Przewodniczący Rady Gminy Oporów
2. Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy Oporów
3. aa
Wystąpienie pokontrolne podpisała dr Jadwiga Chwiałkowska – Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.