P. Radomszczański - kontrola doraźna, przeprowadzona przez RIO w Łodzi, zakończona w 2006r.
XMLTreść
Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi do Przewodniczącego Zarządu Powiatu Radomszczańskiego, po zakończeniu doraźnej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych Powiatu Radomszczańskiego. Udostępniane na podstawie art.6 ust.1 pkt 4 lit "a" tiret drugi ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej.
Pan
MICHAŁ DESZCZ
Przewodniczący Zarządu Powiatu Radomszczańskiego
WK-602/55/2006
Działając na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r. Dz.U. nr 55, poz.577 ze zm.) informuję Pana Przewodniczącego, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kontrolę sprawdzającą wykonanie wniosków pokontrolnych oraz doraźną kontrolę gospodarki finansowej w zakresie wydatków osobowych, wydatków na remonty i modernizację dróg oraz udzielania zamówień publicznych. Ujawnione nieprawidłowości wynikały, przede wszystkim, z wadliwej interpretacji przepisów, braku stosownych procedur kontroli finansowej oraz niedostatecznego nadzoru ze strony kierownictwa. Wykazane nieprawidłowości dotyczyły, w szczególności:W zakresie ewidencji księgowej
1. Kontrola wykazała, że dokumenty źródłowe za lata 2004 i 2005 wprowadzone do systemu komputerowej ewidencji księgowej nie były opatrzone kolejnym numerem identyfikacyjnym dokumentu księgowego pozwalającym na określenie miejsca ujęcia dowodu w księgach rachunkowych. Przedstawione kontrolującym dokumenty księgowe zawierały podwójne oznaczenie, np. w przypadku faktur był to numer FK/03/(…) oraz numer WBU 2004/03/024, co oznaczało, że faktura dotyczyła faktury kosztowej zaksięgowanej w marcu, której zapłata ujęta została w wyciągu bankowym nr 24 z marca 2004 roku. Ustalono, że numer wyciągu bankowego jest taki sam w stosunku do wszystkich dowodów ujętych w wyciągu, a oznaczenie faktur zostanie uzupełnione o numer, który znany będzie dopiero po zatwierdzeniu wszystkich dokumentów i po zamknięciu księgi rachunkowej.
2. Stwierdzono, że żaden z dokumentów źródłowych podlegających ujęciu w księgach rachunkowych Starostwa Powiatowego za 2004 i 2005 rok nie został zadekretowany, tzn. oznaczony sposobem ujęcia dowodu w księgach rachunkowych, stosownie do art.21 ust.1 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz. 694 ze zm.) oraz regulacji zawartych w Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych, zgodnie z którymi - dowód księgowy powinien zawierać, m.in., stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Art.21 ust.1a ustawy stanowi, że można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa w art.21 ust. 1 pkt 5 (podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów) i pkt 6 (stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych - dekretacja, podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania) jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych. Biorąc pod uwagę, że ustawa o rachunkowości nie precyzuje pojęcia „technika dokumentowania zapisów” odnosić je należy do przyjętych w jednostce zasad rachunkowości, a w szczególności sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, które stosownie do przepisu art.10 ust.2 ustawy o rachunkowości ustala i aktualizuje kierownik jednostki. Obowiązujące w kontrolowanej jednostce unormowania wewnętrzne wymagały natomiast zawarcia dekretacji na dowodzie księgowym.
3. Z wyjaśnień złożonych przez Skarbnika Powiatu Pana Włodzimierza Jasińskiego wynikało, że dowody księgowe za lata 2004 i 2005 zostały wprowadzone do systemu komputerowej ewidencji księgowej, jednakże dokumenty dotyczące należności z tytułu dochodów budżetowych, rozliczeń podatku VAT, rozrachunków z tytułu wynagrodzeń, rozrachunków z ZUS, rozrachunków w zakresie podatku dochodowego, inwestycji i środków trwałych oraz funduszy jednostki są w trakcie uzgadniania, w związku z czym "księgi rachunkowe za 2004 i 2005 rok nie zostały jeszcze zamknięte, w głównej mierze ze względu na fakt, że nie było możliwe przyjęcie bilansu otwarcia roku 2004 bez uprzedniego zweryfikowania każdej pozycji bilansowej oraz zaprowadzenia odpowiednich urządzeń księgowych umożliwiających analityczne rozliczanie wszystkich kont" (cytat z wyjaśnienia Pana Włodzimierza Jasińskiego z dnia 24 maja 2006 roku). Stwierdzono, że w oparciu o dane wprowadzone do komputerowego systemu ewidencji księgowej możliwe było ustalenie obrotów i sald poszczególnych kont, jednakże dokumenty wprowadzone do systemu nie zostały zatwierdzone, a księgi rachunkowe nie zostały zamknięte. W związku z powyższym na każdym ze sporządzonych wydruków widnieje informacja „SYMULACJA”. Biorąc pod uwagę również fakt, że Skarbnik Powiatu i pozostali pracownicy Wydziału Finansowego pracują na nie zamkniętych księgach rachunkowych za 2004 rok i za 2005 rok dane wynikające z poszczególnych kont mogą ulec zmianie w każdym momencie. Z uwagi na nie zatwierdzenie zaksięgowanych dokumentów nie zamknięto ksiąg rachunkowych w sposób określony przepisami art.12 ust.2 i ust.5 ustawy o rachunkowości, tzn. na dzień kończący rok obrotowy w sposób polegający na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe. W świetle powyższego zauważyć należy, że pomimo upływu 15 miesięcy od zakończenia poprzedniej kontroli przeprowadzonej przez RIO w Łodzi w Powiecie Radomszczańskim wniosek pokontrolny dotyczący zaprowadzenia ewidencji księgowej dla Starostwa Powiatowego od 2004 roku z zachowaniem zasad rachunkowości określonych przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości nie został wciąż wykonany. Omawiana ewidencja nie umożliwia rzetelnego i jasnego przedstawienia sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego stosownie do art.4 ust.1 ustawy o rachunkowości oraz zasad rachunkowości ustalonych zarządzeniem nr 15/2002 Starosty Powiatu Radomszczańskiego z dnia 8 lipca 2002 roku.
4. Ustalono, że zasady prowadzenia rachunkowości obowiązujące w kontrolowanej jednostce, ustalone zarządzeniem nr 15/2002 Starosty Powiatu Radomszczańskiego z dnia 8 lipca 2002 roku, nie zostały uaktualnione o elementy określone w art.10 ust.1 pkt 3 lit. "b" i lit. "c" oraz pkt 4 ustawy o rachunkowości w związku z prowadzeniem ewidencji księgowej przy użyciu komputera z zastosowaniem programu księgowego "FINUS". Zgodnie z art. 10 ust. 2 ww. ustawy - kierownik jednostki ustala wykaz ksiąg rachunkowych, opis systemu przetwarzania danych oraz systemu służącego ochronie danych.
5. Kontrola prowadzonej ręcznie ewidencji księgowej środka specjalnego zarządu dróg, za lata 2003 - 2004, wykazała, że salda oraz zamknięcia kont za 2003 rok sporządzone zostały za pomocą ołówka, natomiast ewidencja za 2004 rok zawierała wyłącznie zapisy operacji księgowych oraz ustalenie obrotów poszczególnych kont bez zamknięcia poszczególnych kont. Powyższe wskazuje na naruszenie unormowań wynikających z art.12 ust.2 pkt 1 oraz art. 12 ust.5 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości, według których - księgi rachunkowe zamyka się na ostatni dzień roku obrotowego w sposób polegający na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zmian zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe oraz z art.23 ust.1 ustawy - zgodnie z którym - zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się w sposób trwały, bez pozostawiania miejsc pozwalających na późniejsze dopiski lub zmiany. Ewidencja środka specjalnego, zlikwidowanego w lipcu 2005 roku [1], nie zawierała żadnych zapisów dotyczących operacji gospodarczych za 2005 rok, a dokumenty źródłowe za 2005 rok nie zostały wprowadzone do systemu komputerowego i nie były objęte żadną ewidencją.
6. Stwierdzono, że ewidencja księgowa Starostwa Powiatowego za lata 2002 - 2003 prowadzona była z naruszeniem art.24 ust.2 ustawy o rachunkowości tj. nierzetelnie, ponieważ zawarte w niej zapisy nie odzwierciedlały stanu rzeczywistego. Analiza księgi rachunkowej Starostwa Powiatowego za 2002 rok, prowadzonej przez pracownika Wydziału Finansowego Panią Danutę Nieznańską-Kutek, wykazała, że pod pozycją 2077 z dnia 31 grudnia 2002 roku zaksięgowano zobowiązania Starostwa w wysokości 974.151,75 zł na podstawie polecenia księgowania nr 176 (dowód nr 119/12), którego brak było w przedstawionych kontrolujących dokumentach źródłowych. Pomimo, że w poleceniu księgowania nr 176 wskazano na zaksięgowanie zobowiązań Starostwa w wysokości 974.151,75 zł kwota ujęta została na kontach 400 (Wn) i 201/1 Zobowiązania (Ma) zaliczanych do kont funduszy celowych. Ustalono, że zapisy dotyczące operacji funduszy celowych były ujmowane w ewidencji Starostwa Powiatowego na zasadzie przenoszenia sald z odrębnej księgi rachunkowej funduszy. Skarbnik Powiatu poproszony o wskazanie podstawy do zaksięgowania zobowiązań na kwotę 974.151,75 zł nie był w stanie podać podstawy do zaksięgowania w 2002 roku niniejszej kwoty z uwagi na brak dowodu księgowego oraz okoliczność, że nie pracował wówczas w Starostwie Powiatowym. W oparciu o korektę sporządzoną przez Panią Danutę Nieznańską-Kutek Skarbnik Powiatu dokonał korekty bilansu zamknięcia za 2003 rok dla konta 400 – koszty o kwotę 974.151,75 zł wyjaśniając jednocześnie, że kwota 974.151,75 zł jest błędnym zapisem przyjętym do wartości zobowiązań funduszy celowych ponieważ tak duża kwota zobowiązań funduszy nie występowała w latach 2001-2003 i nie wynikała z zapisów w księgach funduszy celowych.
7. Bilanse jednostkowe Starostwa Powiatowego za 2004 rok i za 2005 rok sporządzone zostały niezgodnie z § 14 ust.2 i ust.3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. nr 153, poz. 1752 ze zm.) ponieważ nie sporządzono ich na podstawie własnych ksiąg rachunkowych Starostwa, zamkniętych według zasad określonych w art.12 ustawy o rachunkowości. Ustalono, że część danych wykazanych w bilansie wynikała z ręcznej ewidencji funduszy oraz dochodów Skarbu Państwa, część z nie zamkniętej komputerowej ewidencji księgowej Starostwa Powiatowego, natomiast pozostałe dane wynikały z wyliczeń Skarbnika Powiatu zamieszczonych w zestawieniach. Skarbnik Powiatu wyjaśnił, że bilanse za lata 2004 i 2005 sporządzone zostały metodą inwentarzową w stosunku do roku bilansu zamknięcia za 2003 i 2004 rok.
8. W oparciu o dane wynikające z komputerowej ewidencji księgowej dotyczące rozrachunków z tytułu wynagrodzeń stwierdzono, że do kosztów 2004 i 2005 roku nie zaliczono zobowiązań wynikających z naliczenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego za wskazane lata, co było niezgodne z wymogiem określonym w art.6 ust.1 ustawy o rachunkowości, według którego - w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.
9. W wyniku kontroli stwierdzono, że do bilansu Starostwa Powiatowego za 2004 rok przyjęto zawyżony o 10.690,61 zł stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych, co było związane z zawyżeniem stanu środków na koncie środka specjalnego o kwotę 11.709,32 zł oraz nie ujęciem w bilansie środków pieniężnych na koncie dochodów Skarbu Państwa w wysokości 1.018,71 zł. Stwierdzono, że stan środków pieniężnych na rachunku środka specjalnego przyjęto według wyciągu bankowego z dnia 31 grudnia 2004 roku, podczas gdy w dniu 5 stycznia 2005 roku dokonano korekty bilansu otwarcia 2005 roku, a tym samym bilansu zamknięcia za 2004 rok. Korekta związana była z zapłatą faktury Przedsiębiorstwa Robót Drogowo-Mostowych w Radomsku nr 00008/12/2004 na kwotę 12.604,71 zł w całości ze środków Starostwa Powiatowego (budżetu) zamiast, zgodnie ze wskazaniem dokonanym na fakturze, z rachunku środka specjalnego w wysokości 11.709,34 zł oraz ze środków budżetu w wysokości 931,37 zł. Realizacja wydatku w sposób niezgodny z dyspozycją wynikała jak wyjaśnił Skarbnik Powiatu z pomyłki. Pod datą 5 stycznia 2005 roku dokonano korekty bilansu otwarcia środka specjalnego - wyciąg bankowy nr 3 z dnia 5 stycznia 2005 roku (nr rachunku 03898000092007003702460011) oraz korekty bilansu otwarcia na koncie Starostwa Powiatowego – wyciąg bankowy nr 3 z dnia 5 stycznia 2005 roku (nr rachunku 03898000092007003701870001) o kwotę 11.709,34 zł. Nie znalazło to jednakże odzwierciedlenia w sporządzonym dla Starostwa bilansie za 2004 rok. Kontrola wykazała także, że na poleceniach księgowania sporządzonych w dniu 5 stycznia 2005 roku w związku z korektami na okoliczność przelewu środków pomiędzy rachunkami bankowymi pracownik Banku Spółdzielczego w Radomsku przekreślił pieczęć z datą 05.01.2005 i przystawił na poleceniach przelewu pieczęć z datą 31 grudnia 2004 roku, co było działaniem nieuprawnionym albowiem korekt dokonano z datą 5 stycznia 2005 roku, czego dowodem są zapisy zawarte w wyciągach bankowych, a nie z datą 31 grudnia 2004 roku.
10. Stwierdzono, że kwota zobowiązań wykazana w sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków Starostwa Powiatowego na dzień 31 grudnia 2004 roku (1.886.992,34) nie była zgodna z kwotą zobowiązań z tytułu dostaw i usług, zobowiązań wobec budżetów, zobowiązań z tytułu ubezpieczeń społecznych oraz zobowiązań z tytułu wynagrodzeń wykazanych w bilansie Starostwa Powiatowego wg stanu na dzień 31 grudnia 2004 roku (1.821.551,31). Kontrola wykazała, że różnica wynikała z nie uwzględnienia części faktur oraz z szacunkowego przyjęcia do sprawozdania Rb-28S zobowiązań z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego z uwagi na to, że lista płac dotycząca naliczenia tego wynagrodzenia oraz pochodnych sporządzona została w dniu 18 marca 2005 roku, tj. po upływie terminu złożenia sprawozdania Rb-28S za 2004 rok do Zarządu Powiatu Radomszczańskiego oraz do RIO w Łodzi. Dane w zakresie zobowiązań wykazane w sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków nie wynikały z ewidencji księgowej z uwagi na jej brak w okresie sporządzania tych sprawozdań, co było niezgodne z § 10 ust.2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 24, poz. 279 ze zm.) zgodnie z którym - kwoty wykazane w sprawozdaniach powinny być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej. Sprawozdania sporządzone zostały w oparciu o zestawienia zobowiązań sporządzone przez podinspektora Wydziału Finansowego Panią Edytę Lagier. Według nie zamkniętej ewidencji księgowej Starostwa Powiatowego – symulacja na dzień 31 maja 2006 roku – zobowiązania na dzień 31 grudnia 2004 roku według kontrahentów stanowiły kwotę 1.786.561,97 zł.
11. Począwszy od września 2005 roku ewidencja księgowa na koncie 133 - rachunek budżetu prowadzona była na podstawie wyciągów bankowych Banku Spółdzielczego w Radomsku, do których nie były załączane polecenia przelewu potwierdzające wykonanie operacji środkami pieniężnymi i które nie były podpisane przez przedstawiciela banku, co było niezgodne z przyjętymi w jednostce zasadami rachunkowości, a w szczególności Instrukcją obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych, wprowadzoną zarządzeniem Starosty Powiatu nr 2/2005 z dnia 4 stycznia 2005 roku. Wyciąg bankowy na podstawie, którego księgowano wskazane w nim operacje zawierał nazwę jednostki przekazującej bądź otrzymującej środki, numer rachunku bankowego jednostki przekazującej bądź otrzymującej środki, datę przekazania/otrzymania środków, tytuł przekazania/otrzymania środków oraz kwotę przekazanej/otrzymanej kwoty, nie zawierał jednak podpisu wystawcy dokumentu w związku z czym, w świetle przyjętych w jednostce uregulowań wewnętrznych oraz przepisów ustawy o rachunkowości, wyciąg bankowy nie był dowodem księgowym, w oparciu o który prowadzi się ewidencję księgową budżetu powiatu. Wyciąg bankowy oznaczany był jednym numerem, pod którym ujęte były wszystkie operacje nim objęte, co uniemożliwiało identyfikację poszczególnych operacji.
12. Kontrola wykazała, że dane zawarte w sprawozdaniu RB-28S z wykonania planu wydatków Starostwa Powiatowego za 2005 rok w zakresie wykonanych wydatków na stypendia uczniowskie i studenckie finansowane ze środków Unii Europejskiej były niezgodne z danymi wynikającymi z ręcznej ewidencji księgowej stypendiów prowadzonej przez Panią Bożenę Ordanik. Dane ujęte w sprawozdaniu były zgodne z danymi wynikającymi z kart wydatków prowadzonymi na podstawie wyciągów bankowych przez podinspektora Wydziału Finansowego Panią Edytę Lagier, jednakże nie zostały uzgodnione z danymi ręcznej ewidencji księgowej stypendiów. Biorąc pod uwagę, że stosownie do uregulowań rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. nr 153, poz.1752 ze zm.) księgowań na koncie 137 – rachunek środków funduszy pomocowych dokonuje się wyłącznie na podstawie dowodów bankowych, powinna zachodzić pełna zgodność pomiędzy ewidencją księgową prowadzoną do konta 137 oraz kartami wydatków sporządzanymi na podstawie wyciągów bankowych.
13. Stwierdzono, że ręczna ewidencja księgowa stypendiów prowadzona przez Panią Bożeną Ordanik została zamknięta w sposób sprzeczny z art. 12 ust.5 ustawy o rachunkowości, który wymagał zamknięcia przez nieodwracalne wyłączenie możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe. Kontrola wykazała, że ostatni zapis w ręcznej ewidencji księgowej funduszy zarejestrowany został pod datą 14 grudnia 2005 roku i na ten dzień ustalono obroty na poszczególnych kontach bez określenia sald na kontach, z których salda na ten dzień powinny wynikać biorąc pod uwagę obroty na kontach.
14. Umowa o dzieło z dnia 24 października 2005 roku zawarta z Panią Dorotą Rudek, na podstawie, której powierzono jej wsparcie procesu wdrażania komputerowego systemu ewidencji księgowej w Starostwie Powiatowym w Radomsku, zawarta przez Starostę Powiatu Pana Michała Deszcza nie zawierała kontrasygnaty Skarbnika Powiatu, co było sprzeczna z art.48 ust. 3 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 roku o samorządzie powiatowym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1592 ze zm.) zgodnie z którym - jeżeli czynność prawna może spowodować powstanie zobowiązań majątkowych, do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata skarbnika powiatu lub osoby przez niego upoważnionej.
15. Kontrola wykazała, że nie wykonano zaleceń pokontrolnych Prezesa RIO skierowanych do Starosty Powiatu Radomszczańskiego w zakresie uaktualnienia zakresów czynności pracowników Wydziału Finansowego. Kontrolujący stwierdzili, że w zakresach czynności pracowników Wydziału Finansowego nie dokonano żadnych zmian, w szczególności dotyczących określenia aktualnych zastępstw w przypadku nieobecności pracowników, jak również nie wskazano osoby zastępującej Skarbnika Powiatu Pana Włodzimierza Jasińskiego.
Odpowiedzialność za stwierdzone nieprawidłowości ponosi Starosta Powiatu Radomszczańskiego Pan Michał Deszcz oraz Skarbnik Powiatu Pan Włodzimierz Jasiński.
W zakresie realizacji zadań związanych z promocją zatrudnienia, łagodzeniem skutków bezrobocia
1. W wyniku kontroli stwierdzono liczne przypadki "oddelegowywania" bezrobotnych skierowanych przez Powiatowy Urząd Pracy w Radomsku do odbycia stażu w Starostwie Powiatowym w Radomsku do innych jednostek, np. Radomszczańskiego Związku Bezrobotnych, Bursy Szkolnej w Radomsku, Domów Pomocy Społecznej w Radomsku i w Radziechowicach, a także urzędów gmin, szkół i placówek oświatowych w Radomsku oraz na terenie powiatu. Zgodnie z przepisami ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 roku o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. nr 99, poz. 1001 ze zm.) Starosta Powiatu Radomszczańskiego nie miał żadnych uprawnień do oddelegowywania bezrobotnych mających odbywać staż w Starostwie Powiatowym w Radomsku (zgodnie z wnioskiem, skierowaniem i programem stażu) do innych pracodawców. Przykładowo, we wniosku z dnia 14 września 2005 roku, sygn. ON.I.1115/113/05, złożonym w Powiatowym Urzędzie Pracy, Starosta Radomszczański zwrócił się o skierowanie do odbycia stażu w Starostwie Powiatowym 24 bezrobotnych. Okres stażu określono od dnia 12 września 2005 roku do dnia 11 marca 2006 roku. Rodzaj wykonywanej pracy oznaczono jako referent. Załączone do wniosku programy stażu dotyczyły pracy w Wydziale Edukacji, Kultury, Kultury Fizycznej i Turystyki Starostwa Powiatowego, Wydziale Organizacji i Nadzoru oraz w Zespole ds. Ochrony Zdrowia. Jednocześnie w dniu 14 września 2005 roku Naczelnik Wydziału Organizacji i Nadzoru podpisał dla kilkunastu stażystów objętych ww. wnioskiem pisma delegujące ich do innych jednostek (np. Bursa Szkolna w Radomsku, Urząd Gminy w Ładzicach, Powiatowa Państwowa Straż Pożarna w Radomsku).
2. Stwierdzono, że w przypadku bezrobotnych oddelegowanych do odbywania stażu poza Starostwem Powiatowym opinię zawierającą informacje o zadaniach realizowanych przez bezrobotnego i pozyskanych w trakcie stażu umiejętnościach praktycznych wydawał Naczelnik Wydziału Organizacji i Nadzoru Starostwa Powiatowego. Naczelnik potwierdzał także rodzaj odbywanych zajęć w okresie stażu (karta stażu), który był tożsamy z programem stażu. Informacje zawarte w opinii i karcie stażu były jednakże niezgodne ze stanem faktycznym, stażyści - jak wskazano powyżej - nie odbywali, bowiem stażu w Starostwie Powiatowym i nie wykonywali zajęć objętych programem stażu. Nie można uznać powyższych potwierdzeń zrealizowania programu stażu na karcie stażu oraz opinii wystawianych przez Naczelnika Wydziału Organizacji i Nadzoru Starostwa Powiatowego w przypadku osób, które zostały oddelegowane do odbycia stażu poza Starostwo Powiatowe.
3. Oddelegowanie bezrobotnych poza Starostwo skutkowało tym, że nie zrealizowali oni programów stażu, którymi byli objęci (nie byli obecni w miejscu pracy wskazanym w skierowaniu wydanym przez Powiatowy Urząd Pracy, tzn. w Starostwie Powiatowym). W związku z powyższym środki Funduszu Pracy na stypendia dla oddelegowanych stażystów zostały wydatkowane niezgodnie z § 3 ust.1 rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 6 października 2004 roku w sprawie szczegółowego trybu przyznawania zasiłku dla bezrobotnych, dodatku szkoleniowego, stypendium i dodatku aktywizacyjnego (Dz.U. nr 219, poz. 2222) wynikało, że stypendium za okres stażu jest przyznawane na okres od dnia rozpoczęcia szkolenia, stażu w miejscu pracy do dnia jego zakończenia lub zaprzestania uczestnictwa w stażu w miejscu pracy. W zakresie próby objętej kontrolą wypłacono dla omawianych stażystów kwotę 83.451,99 zł.
Odpowiedzialność za stwierdzone nieprawidłowości ponosi Starosta Powiatu Radomszczańskiego Pan Michał Deszcz i Naczelnik Wydziału Organizacji i Nadzoru Pan Janusz Zasępa.
W zakresie zamówień publicznych zakresie realizacji inwestycji
1. W § 3 ust.4 zarządzenia nr 3/2005 Starosty Powiatu Radomszczańskiego z dnia 5 stycznia 2005 roku w sprawie powołania w Starostwie Powiatowym w Radomsku Stałej Komisji Przetargowej do przygotowania i przeprowadzenia postępowań o udzielenie zamówienia publicznego wskazano, że w przypadku, gdy zamówienie publiczne prowadzone jest w trybie przetargu nieograniczonego o wartości powyżej 60.000 EURO oświadczenie o istnieniu lub braku istnienia okoliczności, o których mowa w art. 17 ust.1 ustawy Prawo zamówień publicznych składać miał Starosta Powiatu. Zgodnie z art. 17 ust.2 ustawy Prawo zamówień publicznych - osoby wykonujące czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia składają, pod rygorem odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania, pisemne oświadczenie o braku lub istnieniu okoliczności, o których mowa w art. 17 ust.1. Z powyższego unormowania wynika, że oświadczenie składane jest niezależnie od trybu, w jakim prowadzone jest postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, a także niezależnie od wartości tego zamówienia, zaś kierownik zamawiającego może być osobą wykonującą czynności w danym postępowaniu.
2. W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego, o wartości powyżej 60.000 EURO, na wybór wykonawcy nakładek bitumicznych na drogach powiatowych na terenie Powiatu Radomszczańskiego w latach 2005-2006, w trybie przetargu nieograniczonego, kontrolujący stwierdzili niżej opisane nieprawidłowości:
- w treści ogłoszenia o przetargu nieograniczonym zamawiający nie zamieścił informacji, o których mowa art. 41 ust.1 pkt 7 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz.U. nr 19, poz. 177 ze zm.) zgodnie, z którym - w ogłoszeniu powinien być zawarty opis warunków udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków,
- w ogłoszeniu zamieszczonym na tablicy ogłoszeń Starostwa nie wskazano daty przesłania jego treści do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, zgodnie z wymogiem wynikającym z art. 40 ust.6 pkt 3 ustawy Prawo zamówień publicznych,
- w ogłoszeniu zamieszczonym na tablicy ogłoszeń wskazano formy w jakich można było wnieść wadium, termin jego wniesienia oraz podano numer konta, na które należało dokonać przelewu w przypadku wniesienia wadium w formie pieniężnej, których to informacji nie zamieszczono w ogłoszeniu opublikowanym w Biuletynie Zamówień Publicznych, natomiast zgodnie z art. 40 ust.6 pkt 2 ustawy Prawo zamówień publicznych - ogłoszenie o zamówieniu, odpowiednio zamieszczane lub publikowane w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie zamawiającego, na stronie internetowej, w dzienniku lub czasopiśmie o zasięgu ogólnopolskim lub w inny sposób nie mogło zawierać innych informacji niż przekazane Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych,
- w treści ogłoszenia zamawiający nie zamieścił informacji dotyczącej wielkości lub zakresu zamówienia, do czego zobligowany był na mocy art. 41 ust.1 pkt 4 ustawy Prawo zamówień publicznych. W ogłoszeniu opublikowanym w Biuletynie Zamówień Publicznych wskazano jedynie, że zamówienie miało obejmować swym zakresem: roboty ziemne, roboty bitumiczne, wykonanie wszystkich warstw konstrukcyjnych drogi oraz regulację infrastruktury drogowej. Zamawiający wszczynając postępowanie określił jedynie rodzaj robót przewidzianych do realizacji, nie określił jednak, nawet w przybliżeniu, powierzchni dróg przeznaczonych do remontu, stąd informacje dotyczące wielkości, bądź zakresu zamówienia nie zostały ujęte również w treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia.
Powyższe było konsekwencją zaniechania obowiązku wynikającego z art. 31 ust.1 ustawy Prawo zamówień publicznych, zgodnie z którym - w przypadku robót budowlanych zamawiający opisuje przedmiot zamówienia za pomocą dokumentacji projektowej oraz specyfikacji technicznej wykonania i odbioru robót budowlanych, które zostały opisane w wydanym na podstawie art. 31 ust.4 ustawy Prawo zamówień publicznych rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 2 września 2004 roku w sprawie szczegółowego zakresu i formy dokumentacji projektowej, specyfikacji technicznych wykonania i odbioru robót budowlanych oraz programu funkcjonalno-użytkowego (Dz. U. nr 202, poz. 2072).
Ponadto, poprzez brak precyzyjnego ustalenia przedmiotu zamówienia zamawiający naruszył art. 29 ust.1 ustawy Prawo zamówień publicznych zgodnie, z którym przedmiot zamówienia opisuje się w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty.
- zamawiający nie określił wielkości i zakresu przedmiotu zamówienia, stąd jako wartość szacunkową przyjął kwotę przeznaczoną na remonty dróg powiatowych wynikającą z planu nakładów inwestycyjnych na rok 2005 i lata następne, stanowiącego załącznik nr 5 do uchwały nr XXI/226/04 Rady Powiatu Radomszczańskiego z dnia 30 grudnia 2004 roku, którą podwyższono ze względu na przewidywaną dotację na modernizację dróg powiatowych z Gminy Kleszczów, przewidywaną subwencję z rezerwy ogólnej z Ministerstwa Finansów na modernizację drogi Radomsko-Krzętów oraz ze względu na nie przewidziane, a konieczne dla bezpieczeństwa ruchu drogowego remonty dróg w formie nakładek (sytuacje awaryjne po okresie zimowym). Wartość zamówienia ustalono na kwotę 4.000.000 zł.
Przedmiotem zamówienia było wykonanie robót budowlanych, stąd zgodnie z art. 33 ust.1 pkt 1 ustawy Prawo zamówień publicznych - wartość zamówienia należało ustalić na podstawie kosztorysu inwestorskiego sporządzanego na etapie opracowania dokumentacji projektowej albo na podstawie planowanych kosztów robót budowlanych określonych w programie funkcjonalno-użytkowym.
- w specyfikacji istotnych warunków zamówienia (zatwierdzonej przez Pana Michała Deszcza - Starostę Radomszczańskiego w dniu 31 stycznia 2005 roku) zamawiający umieścił wśród dokumentów mających potwierdzać spełnienie warunków udziału w postępowaniu umowę regulującą współpracę wykonawców występujących wspólnie, natomiast umowa taka nie została wymieniona wśród dokumentów wskazanych w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 7 kwietnia 2004 roku w sprawie rodzajów dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (Dz. U. nr 71, poz. 645), które zawierało zamknięty katalog tych dokumentów.
- w pkt 2 (opis przedmiotu zamówienia) ppkt 2.2 specyfikacji istotnych warunków zamówienia wskazano sprzęt jakim powinien dysponować wykonawca w celu wykonania przedmiotu zamówienia. Wskazać należy, że posiadany sprzęt stanowi o potencjale technicznym wykonawcy, o którym mowa w art. 22 ust.1 pkt 2 ustawy Prawo zamówień publicznych i powinien być umieszczony w opisie warunków udziału w postępowaniu (pkt 5 specyfikacji), których nie spełnienie skutkuje wykluczeniem wykonawcy z udziału w postępowaniu na podstawie art. 24 ust.1 pkt 10 ww. ustawy.
3. Na podstawie umowy nr 1 z dnia 14 kwietnia 2005 roku Powiat Radomszczański reprezentowany przez Zarząd Powiatu w osobach: Michała Deszcza - Starosty oraz Jacka Ciecióry - Wicestarosty zlecił Przedsiębiorstwu Robót Drogowo Mostowych sp. z o.o. z Radomska wykonanie robót budowlanych polegających, w szczególności na odnowie nawierzchni dróg powiatowych poprzez wykonywanie dywaników z asfaltobetonu oraz na robotach ziemnych i wykonaniu podbudowy. Termin realizacji umowy ustalono od dnia podpisania umowy do dnia 30 kwietnia 2006 roku.
Wynagrodzenie za wykonanie zlecenia miało zostać ustalone na podstawie protokołów odbioru robót objętych zleceniem, wg rzeczywiście wykonanych i odebranych jakościowo robót oraz cen jednostkowych brutto wskazanych w umowie. Natomiast w umowie tej nie wskazano maksymalnej wartości robót zleconych do realizacji, co naruszało art. 51 ust.1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz.. U. nr 15, poz. 148 ze zm.- obowiązującej do dnia 31 grudnia 2005 roku) zgodnie z którym - jednostki samorządu terytorialnego oraz inne podmioty sektora finansów publicznych, z wyjątkiem Skarbu Państwa, nie mogły zaciągać zobowiązań finansowych, których maksymalna wartość nominalna, wyrażona w złotych, nie została ustalona w dniu zawierania transakcji.
W § 12 ust.1 wyżej wskazanej umowy zapisano - stosownie do art. 150 ust.1 oraz ust.2 ustawy Prawo zamówień publicznych - że wykonawca miał wnieść zabezpieczenie należytego wykonania umowy w wysokości 244.000 zł, co stanowić miało 5% maksymalnej wartości nominalnej zobowiązania zamawiającego wynikającego z umowy. Natomiast w umowie zamawiający w ogóle nie określił tej maksymalnej wartości nominalnej zobowiązania, zaś do wyliczenia zabezpieczenia przyjął wartość szacunkową zamówienia ustaloną na kwotę 4.000.000 zł powiększoną o 22% stawkę podatku VAT.
4. Na podstawie aneksu nr 2 z dnia 24 kwietnia 2006 roku, zawartego w imieniu Powiatu Radomszczańskiego przez Pana Michała Deszcza - Starostę Radomszczańskiego oraz Pana Jacka Cieciórę – Wicestarostę, przedłużono termin obowiązywania umowy nr 1 z dnia 14 kwietnia 2005 roku do dnia 30 czerwca 2006 roku (pierwotny termin - 30 kwietnia 2006 roku).
Jak wskazano powyżej, w umowie z dnia 24 kwietnia 2006 roku nie określono wielkości i zakresu zleconych robót, jak również maksymalnej wartości zobowiązania. Stąd, zlecenie robót budowlanych (zamówienia publicznego w rozumieniu art. 2 pkt 13 ustawy Prawo zamówień publicznych) po dniu 30 kwietnia 2005 roku (pierwotny termin obowiązywania umowy) stanowiło czynność polegającą na udzieleniu nowego zamówienia publicznego. Kontrolujący ustalili, że po dniu 30 kwietnia 2005 roku zlecono wykonawcy do realizacji (do dnia zakończenia czynności kontrolnych) roboty drogowe o łącznej wartości szacunkowej wynoszącej - 813.000 zł, tj. 200.899 EURO, co oznaczało, że zamawiający (jako jednostka sektora finansów publicznych), na mocy art. 3 ust.1 pkt 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, dokonując tych zleceń, zobowiązany był do stosowania przepisów ww. ustawy, gdyż jednocześnie nie wystąpiła żadna z przesłanek, o których mowa w art.4 tej ustawy.
Należy również wskazać, że zamawiający przewidział w specyfikacji istotnych warunków zamówienia możliwość udzielenia zamówień uzupełniających w oparciu o art. 67 ust.1 pkt 6 ustawy Prawo zamówień publicznych, jednak dla zastosowania tego przepisu wymagane było również przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego z tym, że w trybie zamówienia z wolnej ręki.
5. Stosownie do § 10 umowy nr 1 z dnia 14 kwietnia 2005 roku szczegółowy zakres robót, termin oraz miejsce ich wykonania określał zamawiający w pisemnych zleceniach. Zgodnie z tym postanowieniem Pan Michał Deszcz – Starosta Radomszczański, na podstawie pisma nr PI.II.3421/22/2005 z dnia 15 kwietnia 2005 roku zlecił PRDM sp. z o.o. wykonanie robót drogowych w ul. Jagiellońskiej w Radomsku. Termin realizacji I etapu wyznaczono na dzień 30 kwietnia 2005 roku, zaś II etapu na dzień 31 grudnia 2005 roku, który został następnie przesunięty na dzień 20.04.2006 roku (pismo PI.II.3421/22/2005 z dnia 16 grudnia 2005 roku, podpisane przez Starostę Radomszczańskiego).
Wykonawca za zrealizowane roboty przedłożył fakturę VAT nr 00012/05/2005 z dnia 12 maja 2005 roku na kwotę 230.123,24 zł brutto oraz fakturę VAT nr 00007/04/2006 z dnia 12 kwietnia 2006 roku na kwotę 149.964,95 zł brutto. Ponadto, Pan Aleksander Broszkowski - Naczelnik Wydziału Zarządzania Drogami Starostwa Powiatowego w Radomsku sporządził dwa dowody OT (brak daty ich sporządzenia), w których wskazano w pozycji nazwa środka trwałego - droga powiatowa nr 3948E - ul. Jagiellońska w Radomsku, a w pozycji nr i data dowodu - protokół odbioru z dnia 12 maja 2005 roku oraz z dnia 12 kwietnia 2006 roku, w pozycji wartość rozliczenia łącznie - 230.123,24 zł oraz 149.964,95 zł.
Natomiast z zapisów dokonanych w dzienniku budowy przez Pana Jana Orzińskiego - kierownika budowy wynikało, że prace objęte przedmiotowym zamówieniem rozpoczęły się w dniach 16-19 kwietnia 2005 roku, natomiast zakończyły się w dniu 27 maja 2005 roku, co oznaczało, że w momencie, gdy przedłużono termin ich wykonania (tj. w dniu 16 grudnia 2005 roku) były one w całości zrealizowane (po dniu 19 maja 2005 roku w dzienniku budowy nie dokonano żadnej adnotacji).
Z wyjaśnienia złożonego przez Pana Michała Deszcza - Starostę Radomszczańskiego wynikało, że roboty zostały zrealizowane w terminie wynikającym ze zlecenia, natomiast w związku z brakiem odpowiedniej ilości środków finansowych zaplanowanych w budżecie Powiatu na 2005 rok, wykonawca wyraził zgodę na ich wcześniejsze wykonanie przy jednoczesnej zapłacie w następnym roku budżetowym.
Należy jednak wskazać, że zgodnie z art. 60 ust.2 pkt 1 ustawy o samorządzie powiatowym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1592 ze zm.) - zarządowi powiatu przysługuje prawo zaciągania zobowiązań mających pokrycie w ustalonych w uchwale budżetowej kwotach wydatków w ramach upoważnień udzielonych przez radę powiatu. W uchwale budżetowej na 2005 rok zaplanowane wydatki dotyczące przedmiotowego zadania wynosiły pierwotnie 200.000 zł. Kwota ta została zwiększona do wysokości 234.124 zł uchwałą Rady Powiatu z dnia 31 sierpnia 2005 roku nr XXVI/294/05. Wartość robót zleconych do wykonania w 2005 roku przekraczała, zatem wskazaną kwotę (przed zmianą terminu wykonania).
6. W 2005 roku zrealizowano roboty drogowe polegające na wykonaniu nakładek bitumicznych na drogach powiatowych nr 3915 E Mysłowice - Przerąb, nr 3926 E w miejscowości Borki oraz nr 3916 E w miejscowości Wola Rożkowa bez zgłoszenia zamiaru ich wykonania właściwemu organowi nadzoru budowlanego, zgodnie z wymogiem określonym w art. 30 ust.1 pkt 2 w zw. z art.29 ust.2 pkt 12 ustawy z dnia 7 lipca 1994 roku Prawo budowlane (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 207, poz.2016 ze zm.).
7. Zadania inwestycyjne zrealizowane na podstawie umowy nr 1 z dnia 14 kwietnia 2005 roku, pomimo sporządzania dowodów OT, nie były wprowadzane do ewidencji środków trwałych (konto 011), gdyż - jak wynikało z wyjaśnienia złożonego przez Skarbnika Powiatu - w latach 1999-2002 ewidencja środków trwałych nie była prowadzona w sposób pełny i rzetelny. W momencie przejęcia przez Powiat kompetencji w zakresie zarządzania drogami powiatowymi nie przyjęto do ksiąg rachunkowych Powiatu Radomszczańskiego wartości gruntów oraz naniesień w pasie drogowym, stąd konieczne jest odtworzenie pełnej ewidencji środków trwałych. W saldach kont księgowych do bilansu zamknięcia 2003 roku na koncie 080-1 (inwestycje - drogi) znajduje się kwota nierozliczonych dokumentami OT inwestycji drogowych w wysokości - 3.611.896,32 zł.
Powyższe zaniechanie oznaczało naruszenie art. 24 ust.2 ustawy o rachunkowości zawierającego obowiązek rzetelnego prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz art. 20 ust.1 ww. ustawy stanowiącego, że do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Stosownie natomiast do art. 16d ust.2 ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 54, poz. 654 ze zm.) - składniki majątku powinny być wprowadzone do ewidencji najpóźniej w miesiącu przekazania ich do użytkowania.
8. W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego, o wartości poniżej 60.000 EURO, na wybór inspektora nadzoru technicznego nad realizacją robót budowlanych na drogach Powiatu Radomszczańskiego w latach 2005-2006, dokonanego w trybie przetargu nieograniczonego, kontrolujący stwierdzili niżej opisane nieprawidłowości:
- w specyfikacji istotnych warunków zamówienia (zatwierdzonej przez Pana Michała Deszcza - Starostę Radomszczańskiego w dniu 9 czerwca 2005 roku) zamawiający umieścił wśród dokumentów mających potwierdzać spełnienie warunków udziału w postępowaniu umowę regulującą współpracę wykonawców występujących wspólnie, natomiast umowa taka nie została wymieniona wśród dokumentów wskazanych w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 7 kwietnia 2004 roku w sprawie rodzajów dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, które zawierało zamknięty katalog tych dokumentów.
- Starosta Radomszczański nie złożył oświadczenia, o którym mowa w art. 17 ust.2 ustawy Prawo zamówień publicznych, a jednocześnie wykonywał czynności zastrzeżone dla kierownika zamawiającego, np. zatwierdzał większość propozycji komisji przetargowej, tak istotnych dla postępowania jak np. wykluczenie wykonawców, odrzucenie oferty, czy wybór najkorzystniejszej oferty,
- do oferty nr 3 nie załączono polisy, ani innego dokumentu potwierdzającego, że wykonawca był ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej, natomiast stosownie do pkt 5.3 lit.g specyfikacji istotnych warunków zamówienia - wykonawca miał obowiązek załączyć stosowny dokument do oferty. W związku z powyższym wykonawca powinien zostać wykluczony z udziału w postępowaniu, czego zamawiający nie uczynił. Powyższe nie miało jednak wpływu na wynik postępowania, gdyż jako najkorzystniejsza, zgodnie z przyjętymi kryteriami, wybrana została oferta nr 1.
Odpowiedzialność za stwierdzone nieprawidłowości dotyczące opisanych zamówień publicznych ponoszą Starosta Powiatu oraz Naczelnik Wydziału Zarządzania Drogami.
Zawiadamiając o powyższych nieprawidłowościach proszę Pana Przewodniczącego o podjęcie działań mających na celu ich usunięcie oraz zapobieżenie ich występowaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Zweryfikować nie uzgodnione pozycje ewidencji księgowej Starostwa Powiatowego za lata 2004 - 2005, zatwierdzić wprowadzone do systemu komputerowej ewidencji księgowej dowody księgowe oraz zamknąć księgi rachunkowe w sposób określony przez art.12 ust.5 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości.
2. Po zamknięciu ksiąg rachunkowych za lata 2004 - 2005 rok sporządzić korekty bilansu Starostwa Powiatowego za te lata.
3. Dokonać analizy obowiązującej w jednostce dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, mając na uwadze wskazane w pierwszej części wystąpienia niezgodności między istniejącą praktyką a ustalonymi unormowaniami (w szczególności - instrukcja obiegu i kontroli dokumentów finansowo - księgowych). Uaktualnić powołane zasady w związku z prowadzeniem ewidencji księgowej przy użyciu komputera z zastosowaniem programu księgowego "FINUS", stosownie do art.10 ust.2 ustawy o rachunkowości (np. opisując funkcje wskazanego programu można wskazać, że pozwalają one na zaniechanie dokonywania dekretacji na dokumencie księgowym).
4. Ewidencję księgową Starostwa Powiatowego prowadzić zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości oraz ustalonymi w jednostce zasadami prowadzenia rachunkowości. Ewidencja powinna zapewnić rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej jednostki, zgodnie z art.4 ust.1 ustawy o rachunkowości.
5. Zaprowadzić ewidencję księgową środka specjalnego zarządu dróg za 2005 rok (do czasu jego likwidacji) zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości. Zapisów w księgach rachunkowych dokonywać w sposób trwały oraz zamknąć księgę rachunkową w sposób polegający na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zmian zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe.
6. Bilans Starostwa Powiatowego sporządzać na podstawie własnych ksiąg rachunkowych Starostwa Powiatowego.
7. Dokonać weryfikacji danych wynikających z ręcznej ewidencji księgowej dotyczącej stypendiów uczniowskich i studenckich z danymi wynikającymi z kart wydatków oraz wyjaśnić powstałe różnice.
8. Zamknąć ręczną ewidencję księgową dotyczącą stypendiów uczniowskich i studenckich na dzień 31 grudnia 2005 roku ustalając prawidłowe salda poszczególnych kont księgowych bez możliwości dokonania zmian zapisów księgowych zamkniętych ksiąg rachunkowych, stosownie do art.12 ustawy o rachunkowości.
9. Zapisów księgowych dokonywać wyłącznie w oparciu o zatwierdzone i sprawdzone dowody księgowe, posiadające wymagane elementy dowodu księgowego.
10. Zapewnić przestrzeganie art.48 ust.3 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 roku o samorządzie powiatowym w zakresie obowiązku kontrasygnowania przez Skarbnika Powiatu lub osobę upoważnioną umów mogących spowodować powstanie zobowiązań majątkowych.
11. Uaktualnić zakresy czynności pracowników Wydziału Finansowego w zakresie określenia zastępstw w przypadku nieobecności pracowników.
12. Zaniechać oddelegowywania bezrobotnych skierowanych na staż do Starostwa Powiatowego do innych jednostek i placówek, a w przypadku osób już oddelegowanych doprowadzić do tego, by staż odbywał się w miejscu wynikającym ze skierowania wydanego przez Powiatowy Urząd Pracy.
13. Zapewnić sporządzanie rzetelnych dokumentów dotyczących przebiegu stażu (w szczególności opinia, karta stażu).
14. Dokonać analizy istnienia przesłanek dochodzenia od osób odpowiedzialnych (w szczególności Starosta Powiatu, Naczelnik Wydziału Organizacji i Nadzoru) za wypłacanie stypendiów dla osób bezrobotnych nie realizujących programów stażu w miejscu pracy określonym w skierowaniu naprawienia szkody związanej z wypłaceniem wskazanych należności z naruszeniem przepisów oraz - w sytuacji istnienia podstaw - podjąć stosowne czynności w powyższym zakresie.
15. Przestrzegać art. 60 ust.2 pkt 1 ustawy o samorządzie powiatowym, zgodnie z którym - zarządowi powiatu przysługuje prawo zaciągania zobowiązań mających pokrycie w ustalonych w uchwale budżetowej kwotach wydatków w ramach upoważnień udzielonych przez radę powiatu.
16. Zamówień publicznych udzielać zgodnie z zasadami określonymi w przepisach ustawy z dnia 19 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych, w tym w:
- art.40 ustawy - określającym treść ogłoszenia o przetargu nieograniczonym,
- art.31 ustawy - określającym sposób opisania przedmiotu zamówienia na roboty budowlane,
- art.33 ustawy - określającym sposób ustalenia wartości zamówienia na roboty budowlane.
17. W zawieranych umowach określać maksymalną wartość nominalną zaciągniętego zobowiązania wyrażoną w złotych na dzień zawarcia transakcji, stosownie do art.85 ust.1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (Dz.U. nr 249, poz. 2104 ze zm.).
18. Przestrzegać przepisów ustawy Prawo budowlane w zakresie obowiązku zgłaszania właściwemu organowi zamiaru wykonywania określonych w ww. ustawie robót budowlanych.
19. Zapewnić wprowadzenie na stan konta 011 środków trwałych zrealizowanych w wyniku inwestycji.
20. Przestrzegać art.20 ust.1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym - do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art.9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Przewodniczącego o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że zgodnie z art.9 ust.4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnych przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa wyżej ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
1. Przewodniczący Rady Powiatu Radomszczańskiego
2. Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Powiatu Radomszczańskiego
3. aa
Wystąpienie pokontrolne podpisał dr Ryszard Paweł Krawczyk – Prezes Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.
PRZYPISY
[1] Środki specjalne zlikwidowane zostały na mocy przepisów ustawy z dnia 25 listopada 2004 roku o zmianie ustawy o finansach publicznych oraz o zmianie niektórych ustaw (Dz. U. nr 273, poz. 2703). Zgodnie z art.72 ust.1 ww. ustawy - środki specjalne mogły funkcjonować, z zastrzeżeniem ust. 2, przez okres 6 miesięcy od dnia wejścia w życie ustawy, a ich dysponenci prowadzić mieli w tym okresie egzekucję należności i regulować zobowiązania. Po tym dniu nieściągnięte należności i nieuregulowane zobowiązania przejmowała jednostka budżetowa, przy której funkcjonowały środki specjalne, a środki pieniężne podlegały odprowadzeniu odpowiednio do budżetu państwa lub budżetu jednostki samorządu terytorialnego.
Łódź, dnia 29 sierpnia 2006 roku
Pan
MICHAŁ DESZCZ
Przewodniczący Zarządu Powiatu Radomszczańskiego
WK-602/55/2006
Działając na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r. Dz.U. nr 55, poz.577 ze zm.) informuję Pana Przewodniczącego, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kontrolę sprawdzającą wykonanie wniosków pokontrolnych oraz doraźną kontrolę gospodarki finansowej w zakresie wydatków osobowych, wydatków na remonty i modernizację dróg oraz udzielania zamówień publicznych. Ujawnione nieprawidłowości wynikały, przede wszystkim, z wadliwej interpretacji przepisów, braku stosownych procedur kontroli finansowej oraz niedostatecznego nadzoru ze strony kierownictwa. Wykazane nieprawidłowości dotyczyły, w szczególności:W zakresie ewidencji księgowej
1. Kontrola wykazała, że dokumenty źródłowe za lata 2004 i 2005 wprowadzone do systemu komputerowej ewidencji księgowej nie były opatrzone kolejnym numerem identyfikacyjnym dokumentu księgowego pozwalającym na określenie miejsca ujęcia dowodu w księgach rachunkowych. Przedstawione kontrolującym dokumenty księgowe zawierały podwójne oznaczenie, np. w przypadku faktur był to numer FK/03/(…) oraz numer WBU 2004/03/024, co oznaczało, że faktura dotyczyła faktury kosztowej zaksięgowanej w marcu, której zapłata ujęta została w wyciągu bankowym nr 24 z marca 2004 roku. Ustalono, że numer wyciągu bankowego jest taki sam w stosunku do wszystkich dowodów ujętych w wyciągu, a oznaczenie faktur zostanie uzupełnione o numer, który znany będzie dopiero po zatwierdzeniu wszystkich dokumentów i po zamknięciu księgi rachunkowej.
2. Stwierdzono, że żaden z dokumentów źródłowych podlegających ujęciu w księgach rachunkowych Starostwa Powiatowego za 2004 i 2005 rok nie został zadekretowany, tzn. oznaczony sposobem ujęcia dowodu w księgach rachunkowych, stosownie do art.21 ust.1 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz. 694 ze zm.) oraz regulacji zawartych w Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych, zgodnie z którymi - dowód księgowy powinien zawierać, m.in., stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Art.21 ust.1a ustawy stanowi, że można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa w art.21 ust. 1 pkt 5 (podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów) i pkt 6 (stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych - dekretacja, podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania) jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych. Biorąc pod uwagę, że ustawa o rachunkowości nie precyzuje pojęcia „technika dokumentowania zapisów” odnosić je należy do przyjętych w jednostce zasad rachunkowości, a w szczególności sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, które stosownie do przepisu art.10 ust.2 ustawy o rachunkowości ustala i aktualizuje kierownik jednostki. Obowiązujące w kontrolowanej jednostce unormowania wewnętrzne wymagały natomiast zawarcia dekretacji na dowodzie księgowym.
3. Z wyjaśnień złożonych przez Skarbnika Powiatu Pana Włodzimierza Jasińskiego wynikało, że dowody księgowe za lata 2004 i 2005 zostały wprowadzone do systemu komputerowej ewidencji księgowej, jednakże dokumenty dotyczące należności z tytułu dochodów budżetowych, rozliczeń podatku VAT, rozrachunków z tytułu wynagrodzeń, rozrachunków z ZUS, rozrachunków w zakresie podatku dochodowego, inwestycji i środków trwałych oraz funduszy jednostki są w trakcie uzgadniania, w związku z czym "księgi rachunkowe za 2004 i 2005 rok nie zostały jeszcze zamknięte, w głównej mierze ze względu na fakt, że nie było możliwe przyjęcie bilansu otwarcia roku 2004 bez uprzedniego zweryfikowania każdej pozycji bilansowej oraz zaprowadzenia odpowiednich urządzeń księgowych umożliwiających analityczne rozliczanie wszystkich kont" (cytat z wyjaśnienia Pana Włodzimierza Jasińskiego z dnia 24 maja 2006 roku). Stwierdzono, że w oparciu o dane wprowadzone do komputerowego systemu ewidencji księgowej możliwe było ustalenie obrotów i sald poszczególnych kont, jednakże dokumenty wprowadzone do systemu nie zostały zatwierdzone, a księgi rachunkowe nie zostały zamknięte. W związku z powyższym na każdym ze sporządzonych wydruków widnieje informacja „SYMULACJA”. Biorąc pod uwagę również fakt, że Skarbnik Powiatu i pozostali pracownicy Wydziału Finansowego pracują na nie zamkniętych księgach rachunkowych za 2004 rok i za 2005 rok dane wynikające z poszczególnych kont mogą ulec zmianie w każdym momencie. Z uwagi na nie zatwierdzenie zaksięgowanych dokumentów nie zamknięto ksiąg rachunkowych w sposób określony przepisami art.12 ust.2 i ust.5 ustawy o rachunkowości, tzn. na dzień kończący rok obrotowy w sposób polegający na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe. W świetle powyższego zauważyć należy, że pomimo upływu 15 miesięcy od zakończenia poprzedniej kontroli przeprowadzonej przez RIO w Łodzi w Powiecie Radomszczańskim wniosek pokontrolny dotyczący zaprowadzenia ewidencji księgowej dla Starostwa Powiatowego od 2004 roku z zachowaniem zasad rachunkowości określonych przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości nie został wciąż wykonany. Omawiana ewidencja nie umożliwia rzetelnego i jasnego przedstawienia sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego stosownie do art.4 ust.1 ustawy o rachunkowości oraz zasad rachunkowości ustalonych zarządzeniem nr 15/2002 Starosty Powiatu Radomszczańskiego z dnia 8 lipca 2002 roku.
4. Ustalono, że zasady prowadzenia rachunkowości obowiązujące w kontrolowanej jednostce, ustalone zarządzeniem nr 15/2002 Starosty Powiatu Radomszczańskiego z dnia 8 lipca 2002 roku, nie zostały uaktualnione o elementy określone w art.10 ust.1 pkt 3 lit. "b" i lit. "c" oraz pkt 4 ustawy o rachunkowości w związku z prowadzeniem ewidencji księgowej przy użyciu komputera z zastosowaniem programu księgowego "FINUS". Zgodnie z art. 10 ust. 2 ww. ustawy - kierownik jednostki ustala wykaz ksiąg rachunkowych, opis systemu przetwarzania danych oraz systemu służącego ochronie danych.
5. Kontrola prowadzonej ręcznie ewidencji księgowej środka specjalnego zarządu dróg, za lata 2003 - 2004, wykazała, że salda oraz zamknięcia kont za 2003 rok sporządzone zostały za pomocą ołówka, natomiast ewidencja za 2004 rok zawierała wyłącznie zapisy operacji księgowych oraz ustalenie obrotów poszczególnych kont bez zamknięcia poszczególnych kont. Powyższe wskazuje na naruszenie unormowań wynikających z art.12 ust.2 pkt 1 oraz art. 12 ust.5 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości, według których - księgi rachunkowe zamyka się na ostatni dzień roku obrotowego w sposób polegający na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zmian zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe oraz z art.23 ust.1 ustawy - zgodnie z którym - zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się w sposób trwały, bez pozostawiania miejsc pozwalających na późniejsze dopiski lub zmiany. Ewidencja środka specjalnego, zlikwidowanego w lipcu 2005 roku [1], nie zawierała żadnych zapisów dotyczących operacji gospodarczych za 2005 rok, a dokumenty źródłowe za 2005 rok nie zostały wprowadzone do systemu komputerowego i nie były objęte żadną ewidencją.
6. Stwierdzono, że ewidencja księgowa Starostwa Powiatowego za lata 2002 - 2003 prowadzona była z naruszeniem art.24 ust.2 ustawy o rachunkowości tj. nierzetelnie, ponieważ zawarte w niej zapisy nie odzwierciedlały stanu rzeczywistego. Analiza księgi rachunkowej Starostwa Powiatowego za 2002 rok, prowadzonej przez pracownika Wydziału Finansowego Panią Danutę Nieznańską-Kutek, wykazała, że pod pozycją 2077 z dnia 31 grudnia 2002 roku zaksięgowano zobowiązania Starostwa w wysokości 974.151,75 zł na podstawie polecenia księgowania nr 176 (dowód nr 119/12), którego brak było w przedstawionych kontrolujących dokumentach źródłowych. Pomimo, że w poleceniu księgowania nr 176 wskazano na zaksięgowanie zobowiązań Starostwa w wysokości 974.151,75 zł kwota ujęta została na kontach 400 (Wn) i 201/1 Zobowiązania (Ma) zaliczanych do kont funduszy celowych. Ustalono, że zapisy dotyczące operacji funduszy celowych były ujmowane w ewidencji Starostwa Powiatowego na zasadzie przenoszenia sald z odrębnej księgi rachunkowej funduszy. Skarbnik Powiatu poproszony o wskazanie podstawy do zaksięgowania zobowiązań na kwotę 974.151,75 zł nie był w stanie podać podstawy do zaksięgowania w 2002 roku niniejszej kwoty z uwagi na brak dowodu księgowego oraz okoliczność, że nie pracował wówczas w Starostwie Powiatowym. W oparciu o korektę sporządzoną przez Panią Danutę Nieznańską-Kutek Skarbnik Powiatu dokonał korekty bilansu zamknięcia za 2003 rok dla konta 400 – koszty o kwotę 974.151,75 zł wyjaśniając jednocześnie, że kwota 974.151,75 zł jest błędnym zapisem przyjętym do wartości zobowiązań funduszy celowych ponieważ tak duża kwota zobowiązań funduszy nie występowała w latach 2001-2003 i nie wynikała z zapisów w księgach funduszy celowych.
7. Bilanse jednostkowe Starostwa Powiatowego za 2004 rok i za 2005 rok sporządzone zostały niezgodnie z § 14 ust.2 i ust.3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. nr 153, poz. 1752 ze zm.) ponieważ nie sporządzono ich na podstawie własnych ksiąg rachunkowych Starostwa, zamkniętych według zasad określonych w art.12 ustawy o rachunkowości. Ustalono, że część danych wykazanych w bilansie wynikała z ręcznej ewidencji funduszy oraz dochodów Skarbu Państwa, część z nie zamkniętej komputerowej ewidencji księgowej Starostwa Powiatowego, natomiast pozostałe dane wynikały z wyliczeń Skarbnika Powiatu zamieszczonych w zestawieniach. Skarbnik Powiatu wyjaśnił, że bilanse za lata 2004 i 2005 sporządzone zostały metodą inwentarzową w stosunku do roku bilansu zamknięcia za 2003 i 2004 rok.
8. W oparciu o dane wynikające z komputerowej ewidencji księgowej dotyczące rozrachunków z tytułu wynagrodzeń stwierdzono, że do kosztów 2004 i 2005 roku nie zaliczono zobowiązań wynikających z naliczenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego za wskazane lata, co było niezgodne z wymogiem określonym w art.6 ust.1 ustawy o rachunkowości, według którego - w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.
9. W wyniku kontroli stwierdzono, że do bilansu Starostwa Powiatowego za 2004 rok przyjęto zawyżony o 10.690,61 zł stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych, co było związane z zawyżeniem stanu środków na koncie środka specjalnego o kwotę 11.709,32 zł oraz nie ujęciem w bilansie środków pieniężnych na koncie dochodów Skarbu Państwa w wysokości 1.018,71 zł. Stwierdzono, że stan środków pieniężnych na rachunku środka specjalnego przyjęto według wyciągu bankowego z dnia 31 grudnia 2004 roku, podczas gdy w dniu 5 stycznia 2005 roku dokonano korekty bilansu otwarcia 2005 roku, a tym samym bilansu zamknięcia za 2004 rok. Korekta związana była z zapłatą faktury Przedsiębiorstwa Robót Drogowo-Mostowych w Radomsku nr 00008/12/2004 na kwotę 12.604,71 zł w całości ze środków Starostwa Powiatowego (budżetu) zamiast, zgodnie ze wskazaniem dokonanym na fakturze, z rachunku środka specjalnego w wysokości 11.709,34 zł oraz ze środków budżetu w wysokości 931,37 zł. Realizacja wydatku w sposób niezgodny z dyspozycją wynikała jak wyjaśnił Skarbnik Powiatu z pomyłki. Pod datą 5 stycznia 2005 roku dokonano korekty bilansu otwarcia środka specjalnego - wyciąg bankowy nr 3 z dnia 5 stycznia 2005 roku (nr rachunku 03898000092007003702460011) oraz korekty bilansu otwarcia na koncie Starostwa Powiatowego – wyciąg bankowy nr 3 z dnia 5 stycznia 2005 roku (nr rachunku 03898000092007003701870001) o kwotę 11.709,34 zł. Nie znalazło to jednakże odzwierciedlenia w sporządzonym dla Starostwa bilansie za 2004 rok. Kontrola wykazała także, że na poleceniach księgowania sporządzonych w dniu 5 stycznia 2005 roku w związku z korektami na okoliczność przelewu środków pomiędzy rachunkami bankowymi pracownik Banku Spółdzielczego w Radomsku przekreślił pieczęć z datą 05.01.2005 i przystawił na poleceniach przelewu pieczęć z datą 31 grudnia 2004 roku, co było działaniem nieuprawnionym albowiem korekt dokonano z datą 5 stycznia 2005 roku, czego dowodem są zapisy zawarte w wyciągach bankowych, a nie z datą 31 grudnia 2004 roku.
10. Stwierdzono, że kwota zobowiązań wykazana w sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków Starostwa Powiatowego na dzień 31 grudnia 2004 roku (1.886.992,34) nie była zgodna z kwotą zobowiązań z tytułu dostaw i usług, zobowiązań wobec budżetów, zobowiązań z tytułu ubezpieczeń społecznych oraz zobowiązań z tytułu wynagrodzeń wykazanych w bilansie Starostwa Powiatowego wg stanu na dzień 31 grudnia 2004 roku (1.821.551,31). Kontrola wykazała, że różnica wynikała z nie uwzględnienia części faktur oraz z szacunkowego przyjęcia do sprawozdania Rb-28S zobowiązań z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego z uwagi na to, że lista płac dotycząca naliczenia tego wynagrodzenia oraz pochodnych sporządzona została w dniu 18 marca 2005 roku, tj. po upływie terminu złożenia sprawozdania Rb-28S za 2004 rok do Zarządu Powiatu Radomszczańskiego oraz do RIO w Łodzi. Dane w zakresie zobowiązań wykazane w sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków nie wynikały z ewidencji księgowej z uwagi na jej brak w okresie sporządzania tych sprawozdań, co było niezgodne z § 10 ust.2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 24, poz. 279 ze zm.) zgodnie z którym - kwoty wykazane w sprawozdaniach powinny być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej. Sprawozdania sporządzone zostały w oparciu o zestawienia zobowiązań sporządzone przez podinspektora Wydziału Finansowego Panią Edytę Lagier. Według nie zamkniętej ewidencji księgowej Starostwa Powiatowego – symulacja na dzień 31 maja 2006 roku – zobowiązania na dzień 31 grudnia 2004 roku według kontrahentów stanowiły kwotę 1.786.561,97 zł.
11. Począwszy od września 2005 roku ewidencja księgowa na koncie 133 - rachunek budżetu prowadzona była na podstawie wyciągów bankowych Banku Spółdzielczego w Radomsku, do których nie były załączane polecenia przelewu potwierdzające wykonanie operacji środkami pieniężnymi i które nie były podpisane przez przedstawiciela banku, co było niezgodne z przyjętymi w jednostce zasadami rachunkowości, a w szczególności Instrukcją obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych, wprowadzoną zarządzeniem Starosty Powiatu nr 2/2005 z dnia 4 stycznia 2005 roku. Wyciąg bankowy na podstawie, którego księgowano wskazane w nim operacje zawierał nazwę jednostki przekazującej bądź otrzymującej środki, numer rachunku bankowego jednostki przekazującej bądź otrzymującej środki, datę przekazania/otrzymania środków, tytuł przekazania/otrzymania środków oraz kwotę przekazanej/otrzymanej kwoty, nie zawierał jednak podpisu wystawcy dokumentu w związku z czym, w świetle przyjętych w jednostce uregulowań wewnętrznych oraz przepisów ustawy o rachunkowości, wyciąg bankowy nie był dowodem księgowym, w oparciu o który prowadzi się ewidencję księgową budżetu powiatu. Wyciąg bankowy oznaczany był jednym numerem, pod którym ujęte były wszystkie operacje nim objęte, co uniemożliwiało identyfikację poszczególnych operacji.
12. Kontrola wykazała, że dane zawarte w sprawozdaniu RB-28S z wykonania planu wydatków Starostwa Powiatowego za 2005 rok w zakresie wykonanych wydatków na stypendia uczniowskie i studenckie finansowane ze środków Unii Europejskiej były niezgodne z danymi wynikającymi z ręcznej ewidencji księgowej stypendiów prowadzonej przez Panią Bożenę Ordanik. Dane ujęte w sprawozdaniu były zgodne z danymi wynikającymi z kart wydatków prowadzonymi na podstawie wyciągów bankowych przez podinspektora Wydziału Finansowego Panią Edytę Lagier, jednakże nie zostały uzgodnione z danymi ręcznej ewidencji księgowej stypendiów. Biorąc pod uwagę, że stosownie do uregulowań rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. nr 153, poz.1752 ze zm.) księgowań na koncie 137 – rachunek środków funduszy pomocowych dokonuje się wyłącznie na podstawie dowodów bankowych, powinna zachodzić pełna zgodność pomiędzy ewidencją księgową prowadzoną do konta 137 oraz kartami wydatków sporządzanymi na podstawie wyciągów bankowych.
13. Stwierdzono, że ręczna ewidencja księgowa stypendiów prowadzona przez Panią Bożeną Ordanik została zamknięta w sposób sprzeczny z art. 12 ust.5 ustawy o rachunkowości, który wymagał zamknięcia przez nieodwracalne wyłączenie możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe. Kontrola wykazała, że ostatni zapis w ręcznej ewidencji księgowej funduszy zarejestrowany został pod datą 14 grudnia 2005 roku i na ten dzień ustalono obroty na poszczególnych kontach bez określenia sald na kontach, z których salda na ten dzień powinny wynikać biorąc pod uwagę obroty na kontach.
14. Umowa o dzieło z dnia 24 października 2005 roku zawarta z Panią Dorotą Rudek, na podstawie, której powierzono jej wsparcie procesu wdrażania komputerowego systemu ewidencji księgowej w Starostwie Powiatowym w Radomsku, zawarta przez Starostę Powiatu Pana Michała Deszcza nie zawierała kontrasygnaty Skarbnika Powiatu, co było sprzeczna z art.48 ust. 3 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 roku o samorządzie powiatowym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1592 ze zm.) zgodnie z którym - jeżeli czynność prawna może spowodować powstanie zobowiązań majątkowych, do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata skarbnika powiatu lub osoby przez niego upoważnionej.
15. Kontrola wykazała, że nie wykonano zaleceń pokontrolnych Prezesa RIO skierowanych do Starosty Powiatu Radomszczańskiego w zakresie uaktualnienia zakresów czynności pracowników Wydziału Finansowego. Kontrolujący stwierdzili, że w zakresach czynności pracowników Wydziału Finansowego nie dokonano żadnych zmian, w szczególności dotyczących określenia aktualnych zastępstw w przypadku nieobecności pracowników, jak również nie wskazano osoby zastępującej Skarbnika Powiatu Pana Włodzimierza Jasińskiego.
Odpowiedzialność za stwierdzone nieprawidłowości ponosi Starosta Powiatu Radomszczańskiego Pan Michał Deszcz oraz Skarbnik Powiatu Pan Włodzimierz Jasiński.
W zakresie realizacji zadań związanych z promocją zatrudnienia, łagodzeniem skutków bezrobocia
1. W wyniku kontroli stwierdzono liczne przypadki "oddelegowywania" bezrobotnych skierowanych przez Powiatowy Urząd Pracy w Radomsku do odbycia stażu w Starostwie Powiatowym w Radomsku do innych jednostek, np. Radomszczańskiego Związku Bezrobotnych, Bursy Szkolnej w Radomsku, Domów Pomocy Społecznej w Radomsku i w Radziechowicach, a także urzędów gmin, szkół i placówek oświatowych w Radomsku oraz na terenie powiatu. Zgodnie z przepisami ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 roku o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. nr 99, poz. 1001 ze zm.) Starosta Powiatu Radomszczańskiego nie miał żadnych uprawnień do oddelegowywania bezrobotnych mających odbywać staż w Starostwie Powiatowym w Radomsku (zgodnie z wnioskiem, skierowaniem i programem stażu) do innych pracodawców. Przykładowo, we wniosku z dnia 14 września 2005 roku, sygn. ON.I.1115/113/05, złożonym w Powiatowym Urzędzie Pracy, Starosta Radomszczański zwrócił się o skierowanie do odbycia stażu w Starostwie Powiatowym 24 bezrobotnych. Okres stażu określono od dnia 12 września 2005 roku do dnia 11 marca 2006 roku. Rodzaj wykonywanej pracy oznaczono jako referent. Załączone do wniosku programy stażu dotyczyły pracy w Wydziale Edukacji, Kultury, Kultury Fizycznej i Turystyki Starostwa Powiatowego, Wydziale Organizacji i Nadzoru oraz w Zespole ds. Ochrony Zdrowia. Jednocześnie w dniu 14 września 2005 roku Naczelnik Wydziału Organizacji i Nadzoru podpisał dla kilkunastu stażystów objętych ww. wnioskiem pisma delegujące ich do innych jednostek (np. Bursa Szkolna w Radomsku, Urząd Gminy w Ładzicach, Powiatowa Państwowa Straż Pożarna w Radomsku).
2. Stwierdzono, że w przypadku bezrobotnych oddelegowanych do odbywania stażu poza Starostwem Powiatowym opinię zawierającą informacje o zadaniach realizowanych przez bezrobotnego i pozyskanych w trakcie stażu umiejętnościach praktycznych wydawał Naczelnik Wydziału Organizacji i Nadzoru Starostwa Powiatowego. Naczelnik potwierdzał także rodzaj odbywanych zajęć w okresie stażu (karta stażu), który był tożsamy z programem stażu. Informacje zawarte w opinii i karcie stażu były jednakże niezgodne ze stanem faktycznym, stażyści - jak wskazano powyżej - nie odbywali, bowiem stażu w Starostwie Powiatowym i nie wykonywali zajęć objętych programem stażu. Nie można uznać powyższych potwierdzeń zrealizowania programu stażu na karcie stażu oraz opinii wystawianych przez Naczelnika Wydziału Organizacji i Nadzoru Starostwa Powiatowego w przypadku osób, które zostały oddelegowane do odbycia stażu poza Starostwo Powiatowe.
3. Oddelegowanie bezrobotnych poza Starostwo skutkowało tym, że nie zrealizowali oni programów stażu, którymi byli objęci (nie byli obecni w miejscu pracy wskazanym w skierowaniu wydanym przez Powiatowy Urząd Pracy, tzn. w Starostwie Powiatowym). W związku z powyższym środki Funduszu Pracy na stypendia dla oddelegowanych stażystów zostały wydatkowane niezgodnie z § 3 ust.1 rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 6 października 2004 roku w sprawie szczegółowego trybu przyznawania zasiłku dla bezrobotnych, dodatku szkoleniowego, stypendium i dodatku aktywizacyjnego (Dz.U. nr 219, poz. 2222) wynikało, że stypendium za okres stażu jest przyznawane na okres od dnia rozpoczęcia szkolenia, stażu w miejscu pracy do dnia jego zakończenia lub zaprzestania uczestnictwa w stażu w miejscu pracy. W zakresie próby objętej kontrolą wypłacono dla omawianych stażystów kwotę 83.451,99 zł.
Odpowiedzialność za stwierdzone nieprawidłowości ponosi Starosta Powiatu Radomszczańskiego Pan Michał Deszcz i Naczelnik Wydziału Organizacji i Nadzoru Pan Janusz Zasępa.
W zakresie zamówień publicznych zakresie realizacji inwestycji
1. W § 3 ust.4 zarządzenia nr 3/2005 Starosty Powiatu Radomszczańskiego z dnia 5 stycznia 2005 roku w sprawie powołania w Starostwie Powiatowym w Radomsku Stałej Komisji Przetargowej do przygotowania i przeprowadzenia postępowań o udzielenie zamówienia publicznego wskazano, że w przypadku, gdy zamówienie publiczne prowadzone jest w trybie przetargu nieograniczonego o wartości powyżej 60.000 EURO oświadczenie o istnieniu lub braku istnienia okoliczności, o których mowa w art. 17 ust.1 ustawy Prawo zamówień publicznych składać miał Starosta Powiatu. Zgodnie z art. 17 ust.2 ustawy Prawo zamówień publicznych - osoby wykonujące czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia składają, pod rygorem odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania, pisemne oświadczenie o braku lub istnieniu okoliczności, o których mowa w art. 17 ust.1. Z powyższego unormowania wynika, że oświadczenie składane jest niezależnie od trybu, w jakim prowadzone jest postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, a także niezależnie od wartości tego zamówienia, zaś kierownik zamawiającego może być osobą wykonującą czynności w danym postępowaniu.
2. W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego, o wartości powyżej 60.000 EURO, na wybór wykonawcy nakładek bitumicznych na drogach powiatowych na terenie Powiatu Radomszczańskiego w latach 2005-2006, w trybie przetargu nieograniczonego, kontrolujący stwierdzili niżej opisane nieprawidłowości:
- w treści ogłoszenia o przetargu nieograniczonym zamawiający nie zamieścił informacji, o których mowa art. 41 ust.1 pkt 7 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz.U. nr 19, poz. 177 ze zm.) zgodnie, z którym - w ogłoszeniu powinien być zawarty opis warunków udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków,
- w ogłoszeniu zamieszczonym na tablicy ogłoszeń Starostwa nie wskazano daty przesłania jego treści do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, zgodnie z wymogiem wynikającym z art. 40 ust.6 pkt 3 ustawy Prawo zamówień publicznych,
- w ogłoszeniu zamieszczonym na tablicy ogłoszeń wskazano formy w jakich można było wnieść wadium, termin jego wniesienia oraz podano numer konta, na które należało dokonać przelewu w przypadku wniesienia wadium w formie pieniężnej, których to informacji nie zamieszczono w ogłoszeniu opublikowanym w Biuletynie Zamówień Publicznych, natomiast zgodnie z art. 40 ust.6 pkt 2 ustawy Prawo zamówień publicznych - ogłoszenie o zamówieniu, odpowiednio zamieszczane lub publikowane w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie zamawiającego, na stronie internetowej, w dzienniku lub czasopiśmie o zasięgu ogólnopolskim lub w inny sposób nie mogło zawierać innych informacji niż przekazane Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych,
- w treści ogłoszenia zamawiający nie zamieścił informacji dotyczącej wielkości lub zakresu zamówienia, do czego zobligowany był na mocy art. 41 ust.1 pkt 4 ustawy Prawo zamówień publicznych. W ogłoszeniu opublikowanym w Biuletynie Zamówień Publicznych wskazano jedynie, że zamówienie miało obejmować swym zakresem: roboty ziemne, roboty bitumiczne, wykonanie wszystkich warstw konstrukcyjnych drogi oraz regulację infrastruktury drogowej. Zamawiający wszczynając postępowanie określił jedynie rodzaj robót przewidzianych do realizacji, nie określił jednak, nawet w przybliżeniu, powierzchni dróg przeznaczonych do remontu, stąd informacje dotyczące wielkości, bądź zakresu zamówienia nie zostały ujęte również w treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia.
Powyższe było konsekwencją zaniechania obowiązku wynikającego z art. 31 ust.1 ustawy Prawo zamówień publicznych, zgodnie z którym - w przypadku robót budowlanych zamawiający opisuje przedmiot zamówienia za pomocą dokumentacji projektowej oraz specyfikacji technicznej wykonania i odbioru robót budowlanych, które zostały opisane w wydanym na podstawie art. 31 ust.4 ustawy Prawo zamówień publicznych rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 2 września 2004 roku w sprawie szczegółowego zakresu i formy dokumentacji projektowej, specyfikacji technicznych wykonania i odbioru robót budowlanych oraz programu funkcjonalno-użytkowego (Dz. U. nr 202, poz. 2072).
Ponadto, poprzez brak precyzyjnego ustalenia przedmiotu zamówienia zamawiający naruszył art. 29 ust.1 ustawy Prawo zamówień publicznych zgodnie, z którym przedmiot zamówienia opisuje się w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty.
- zamawiający nie określił wielkości i zakresu przedmiotu zamówienia, stąd jako wartość szacunkową przyjął kwotę przeznaczoną na remonty dróg powiatowych wynikającą z planu nakładów inwestycyjnych na rok 2005 i lata następne, stanowiącego załącznik nr 5 do uchwały nr XXI/226/04 Rady Powiatu Radomszczańskiego z dnia 30 grudnia 2004 roku, którą podwyższono ze względu na przewidywaną dotację na modernizację dróg powiatowych z Gminy Kleszczów, przewidywaną subwencję z rezerwy ogólnej z Ministerstwa Finansów na modernizację drogi Radomsko-Krzętów oraz ze względu na nie przewidziane, a konieczne dla bezpieczeństwa ruchu drogowego remonty dróg w formie nakładek (sytuacje awaryjne po okresie zimowym). Wartość zamówienia ustalono na kwotę 4.000.000 zł.
Przedmiotem zamówienia było wykonanie robót budowlanych, stąd zgodnie z art. 33 ust.1 pkt 1 ustawy Prawo zamówień publicznych - wartość zamówienia należało ustalić na podstawie kosztorysu inwestorskiego sporządzanego na etapie opracowania dokumentacji projektowej albo na podstawie planowanych kosztów robót budowlanych określonych w programie funkcjonalno-użytkowym.
- w specyfikacji istotnych warunków zamówienia (zatwierdzonej przez Pana Michała Deszcza - Starostę Radomszczańskiego w dniu 31 stycznia 2005 roku) zamawiający umieścił wśród dokumentów mających potwierdzać spełnienie warunków udziału w postępowaniu umowę regulującą współpracę wykonawców występujących wspólnie, natomiast umowa taka nie została wymieniona wśród dokumentów wskazanych w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 7 kwietnia 2004 roku w sprawie rodzajów dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (Dz. U. nr 71, poz. 645), które zawierało zamknięty katalog tych dokumentów.
- w pkt 2 (opis przedmiotu zamówienia) ppkt 2.2 specyfikacji istotnych warunków zamówienia wskazano sprzęt jakim powinien dysponować wykonawca w celu wykonania przedmiotu zamówienia. Wskazać należy, że posiadany sprzęt stanowi o potencjale technicznym wykonawcy, o którym mowa w art. 22 ust.1 pkt 2 ustawy Prawo zamówień publicznych i powinien być umieszczony w opisie warunków udziału w postępowaniu (pkt 5 specyfikacji), których nie spełnienie skutkuje wykluczeniem wykonawcy z udziału w postępowaniu na podstawie art. 24 ust.1 pkt 10 ww. ustawy.
3. Na podstawie umowy nr 1 z dnia 14 kwietnia 2005 roku Powiat Radomszczański reprezentowany przez Zarząd Powiatu w osobach: Michała Deszcza - Starosty oraz Jacka Ciecióry - Wicestarosty zlecił Przedsiębiorstwu Robót Drogowo Mostowych sp. z o.o. z Radomska wykonanie robót budowlanych polegających, w szczególności na odnowie nawierzchni dróg powiatowych poprzez wykonywanie dywaników z asfaltobetonu oraz na robotach ziemnych i wykonaniu podbudowy. Termin realizacji umowy ustalono od dnia podpisania umowy do dnia 30 kwietnia 2006 roku.
Wynagrodzenie za wykonanie zlecenia miało zostać ustalone na podstawie protokołów odbioru robót objętych zleceniem, wg rzeczywiście wykonanych i odebranych jakościowo robót oraz cen jednostkowych brutto wskazanych w umowie. Natomiast w umowie tej nie wskazano maksymalnej wartości robót zleconych do realizacji, co naruszało art. 51 ust.1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz.. U. nr 15, poz. 148 ze zm.- obowiązującej do dnia 31 grudnia 2005 roku) zgodnie z którym - jednostki samorządu terytorialnego oraz inne podmioty sektora finansów publicznych, z wyjątkiem Skarbu Państwa, nie mogły zaciągać zobowiązań finansowych, których maksymalna wartość nominalna, wyrażona w złotych, nie została ustalona w dniu zawierania transakcji.
W § 12 ust.1 wyżej wskazanej umowy zapisano - stosownie do art. 150 ust.1 oraz ust.2 ustawy Prawo zamówień publicznych - że wykonawca miał wnieść zabezpieczenie należytego wykonania umowy w wysokości 244.000 zł, co stanowić miało 5% maksymalnej wartości nominalnej zobowiązania zamawiającego wynikającego z umowy. Natomiast w umowie zamawiający w ogóle nie określił tej maksymalnej wartości nominalnej zobowiązania, zaś do wyliczenia zabezpieczenia przyjął wartość szacunkową zamówienia ustaloną na kwotę 4.000.000 zł powiększoną o 22% stawkę podatku VAT.
4. Na podstawie aneksu nr 2 z dnia 24 kwietnia 2006 roku, zawartego w imieniu Powiatu Radomszczańskiego przez Pana Michała Deszcza - Starostę Radomszczańskiego oraz Pana Jacka Cieciórę – Wicestarostę, przedłużono termin obowiązywania umowy nr 1 z dnia 14 kwietnia 2005 roku do dnia 30 czerwca 2006 roku (pierwotny termin - 30 kwietnia 2006 roku).
Jak wskazano powyżej, w umowie z dnia 24 kwietnia 2006 roku nie określono wielkości i zakresu zleconych robót, jak również maksymalnej wartości zobowiązania. Stąd, zlecenie robót budowlanych (zamówienia publicznego w rozumieniu art. 2 pkt 13 ustawy Prawo zamówień publicznych) po dniu 30 kwietnia 2005 roku (pierwotny termin obowiązywania umowy) stanowiło czynność polegającą na udzieleniu nowego zamówienia publicznego. Kontrolujący ustalili, że po dniu 30 kwietnia 2005 roku zlecono wykonawcy do realizacji (do dnia zakończenia czynności kontrolnych) roboty drogowe o łącznej wartości szacunkowej wynoszącej - 813.000 zł, tj. 200.899 EURO, co oznaczało, że zamawiający (jako jednostka sektora finansów publicznych), na mocy art. 3 ust.1 pkt 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, dokonując tych zleceń, zobowiązany był do stosowania przepisów ww. ustawy, gdyż jednocześnie nie wystąpiła żadna z przesłanek, o których mowa w art.4 tej ustawy.
Należy również wskazać, że zamawiający przewidział w specyfikacji istotnych warunków zamówienia możliwość udzielenia zamówień uzupełniających w oparciu o art. 67 ust.1 pkt 6 ustawy Prawo zamówień publicznych, jednak dla zastosowania tego przepisu wymagane było również przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego z tym, że w trybie zamówienia z wolnej ręki.
5. Stosownie do § 10 umowy nr 1 z dnia 14 kwietnia 2005 roku szczegółowy zakres robót, termin oraz miejsce ich wykonania określał zamawiający w pisemnych zleceniach. Zgodnie z tym postanowieniem Pan Michał Deszcz – Starosta Radomszczański, na podstawie pisma nr PI.II.3421/22/2005 z dnia 15 kwietnia 2005 roku zlecił PRDM sp. z o.o. wykonanie robót drogowych w ul. Jagiellońskiej w Radomsku. Termin realizacji I etapu wyznaczono na dzień 30 kwietnia 2005 roku, zaś II etapu na dzień 31 grudnia 2005 roku, który został następnie przesunięty na dzień 20.04.2006 roku (pismo PI.II.3421/22/2005 z dnia 16 grudnia 2005 roku, podpisane przez Starostę Radomszczańskiego).
Wykonawca za zrealizowane roboty przedłożył fakturę VAT nr 00012/05/2005 z dnia 12 maja 2005 roku na kwotę 230.123,24 zł brutto oraz fakturę VAT nr 00007/04/2006 z dnia 12 kwietnia 2006 roku na kwotę 149.964,95 zł brutto. Ponadto, Pan Aleksander Broszkowski - Naczelnik Wydziału Zarządzania Drogami Starostwa Powiatowego w Radomsku sporządził dwa dowody OT (brak daty ich sporządzenia), w których wskazano w pozycji nazwa środka trwałego - droga powiatowa nr 3948E - ul. Jagiellońska w Radomsku, a w pozycji nr i data dowodu - protokół odbioru z dnia 12 maja 2005 roku oraz z dnia 12 kwietnia 2006 roku, w pozycji wartość rozliczenia łącznie - 230.123,24 zł oraz 149.964,95 zł.
Natomiast z zapisów dokonanych w dzienniku budowy przez Pana Jana Orzińskiego - kierownika budowy wynikało, że prace objęte przedmiotowym zamówieniem rozpoczęły się w dniach 16-19 kwietnia 2005 roku, natomiast zakończyły się w dniu 27 maja 2005 roku, co oznaczało, że w momencie, gdy przedłużono termin ich wykonania (tj. w dniu 16 grudnia 2005 roku) były one w całości zrealizowane (po dniu 19 maja 2005 roku w dzienniku budowy nie dokonano żadnej adnotacji).
Z wyjaśnienia złożonego przez Pana Michała Deszcza - Starostę Radomszczańskiego wynikało, że roboty zostały zrealizowane w terminie wynikającym ze zlecenia, natomiast w związku z brakiem odpowiedniej ilości środków finansowych zaplanowanych w budżecie Powiatu na 2005 rok, wykonawca wyraził zgodę na ich wcześniejsze wykonanie przy jednoczesnej zapłacie w następnym roku budżetowym.
Należy jednak wskazać, że zgodnie z art. 60 ust.2 pkt 1 ustawy o samorządzie powiatowym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1592 ze zm.) - zarządowi powiatu przysługuje prawo zaciągania zobowiązań mających pokrycie w ustalonych w uchwale budżetowej kwotach wydatków w ramach upoważnień udzielonych przez radę powiatu. W uchwale budżetowej na 2005 rok zaplanowane wydatki dotyczące przedmiotowego zadania wynosiły pierwotnie 200.000 zł. Kwota ta została zwiększona do wysokości 234.124 zł uchwałą Rady Powiatu z dnia 31 sierpnia 2005 roku nr XXVI/294/05. Wartość robót zleconych do wykonania w 2005 roku przekraczała, zatem wskazaną kwotę (przed zmianą terminu wykonania).
6. W 2005 roku zrealizowano roboty drogowe polegające na wykonaniu nakładek bitumicznych na drogach powiatowych nr 3915 E Mysłowice - Przerąb, nr 3926 E w miejscowości Borki oraz nr 3916 E w miejscowości Wola Rożkowa bez zgłoszenia zamiaru ich wykonania właściwemu organowi nadzoru budowlanego, zgodnie z wymogiem określonym w art. 30 ust.1 pkt 2 w zw. z art.29 ust.2 pkt 12 ustawy z dnia 7 lipca 1994 roku Prawo budowlane (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 207, poz.2016 ze zm.).
7. Zadania inwestycyjne zrealizowane na podstawie umowy nr 1 z dnia 14 kwietnia 2005 roku, pomimo sporządzania dowodów OT, nie były wprowadzane do ewidencji środków trwałych (konto 011), gdyż - jak wynikało z wyjaśnienia złożonego przez Skarbnika Powiatu - w latach 1999-2002 ewidencja środków trwałych nie była prowadzona w sposób pełny i rzetelny. W momencie przejęcia przez Powiat kompetencji w zakresie zarządzania drogami powiatowymi nie przyjęto do ksiąg rachunkowych Powiatu Radomszczańskiego wartości gruntów oraz naniesień w pasie drogowym, stąd konieczne jest odtworzenie pełnej ewidencji środków trwałych. W saldach kont księgowych do bilansu zamknięcia 2003 roku na koncie 080-1 (inwestycje - drogi) znajduje się kwota nierozliczonych dokumentami OT inwestycji drogowych w wysokości - 3.611.896,32 zł.
Powyższe zaniechanie oznaczało naruszenie art. 24 ust.2 ustawy o rachunkowości zawierającego obowiązek rzetelnego prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz art. 20 ust.1 ww. ustawy stanowiącego, że do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Stosownie natomiast do art. 16d ust.2 ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 54, poz. 654 ze zm.) - składniki majątku powinny być wprowadzone do ewidencji najpóźniej w miesiącu przekazania ich do użytkowania.
8. W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego, o wartości poniżej 60.000 EURO, na wybór inspektora nadzoru technicznego nad realizacją robót budowlanych na drogach Powiatu Radomszczańskiego w latach 2005-2006, dokonanego w trybie przetargu nieograniczonego, kontrolujący stwierdzili niżej opisane nieprawidłowości:
- w specyfikacji istotnych warunków zamówienia (zatwierdzonej przez Pana Michała Deszcza - Starostę Radomszczańskiego w dniu 9 czerwca 2005 roku) zamawiający umieścił wśród dokumentów mających potwierdzać spełnienie warunków udziału w postępowaniu umowę regulującą współpracę wykonawców występujących wspólnie, natomiast umowa taka nie została wymieniona wśród dokumentów wskazanych w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 7 kwietnia 2004 roku w sprawie rodzajów dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, które zawierało zamknięty katalog tych dokumentów.
- Starosta Radomszczański nie złożył oświadczenia, o którym mowa w art. 17 ust.2 ustawy Prawo zamówień publicznych, a jednocześnie wykonywał czynności zastrzeżone dla kierownika zamawiającego, np. zatwierdzał większość propozycji komisji przetargowej, tak istotnych dla postępowania jak np. wykluczenie wykonawców, odrzucenie oferty, czy wybór najkorzystniejszej oferty,
- do oferty nr 3 nie załączono polisy, ani innego dokumentu potwierdzającego, że wykonawca był ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej, natomiast stosownie do pkt 5.3 lit.g specyfikacji istotnych warunków zamówienia - wykonawca miał obowiązek załączyć stosowny dokument do oferty. W związku z powyższym wykonawca powinien zostać wykluczony z udziału w postępowaniu, czego zamawiający nie uczynił. Powyższe nie miało jednak wpływu na wynik postępowania, gdyż jako najkorzystniejsza, zgodnie z przyjętymi kryteriami, wybrana została oferta nr 1.
Odpowiedzialność za stwierdzone nieprawidłowości dotyczące opisanych zamówień publicznych ponoszą Starosta Powiatu oraz Naczelnik Wydziału Zarządzania Drogami.
Zawiadamiając o powyższych nieprawidłowościach proszę Pana Przewodniczącego o podjęcie działań mających na celu ich usunięcie oraz zapobieżenie ich występowaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Zweryfikować nie uzgodnione pozycje ewidencji księgowej Starostwa Powiatowego za lata 2004 - 2005, zatwierdzić wprowadzone do systemu komputerowej ewidencji księgowej dowody księgowe oraz zamknąć księgi rachunkowe w sposób określony przez art.12 ust.5 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości.
2. Po zamknięciu ksiąg rachunkowych za lata 2004 - 2005 rok sporządzić korekty bilansu Starostwa Powiatowego za te lata.
3. Dokonać analizy obowiązującej w jednostce dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, mając na uwadze wskazane w pierwszej części wystąpienia niezgodności między istniejącą praktyką a ustalonymi unormowaniami (w szczególności - instrukcja obiegu i kontroli dokumentów finansowo - księgowych). Uaktualnić powołane zasady w związku z prowadzeniem ewidencji księgowej przy użyciu komputera z zastosowaniem programu księgowego "FINUS", stosownie do art.10 ust.2 ustawy o rachunkowości (np. opisując funkcje wskazanego programu można wskazać, że pozwalają one na zaniechanie dokonywania dekretacji na dokumencie księgowym).
4. Ewidencję księgową Starostwa Powiatowego prowadzić zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości oraz ustalonymi w jednostce zasadami prowadzenia rachunkowości. Ewidencja powinna zapewnić rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej jednostki, zgodnie z art.4 ust.1 ustawy o rachunkowości.
5. Zaprowadzić ewidencję księgową środka specjalnego zarządu dróg za 2005 rok (do czasu jego likwidacji) zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości. Zapisów w księgach rachunkowych dokonywać w sposób trwały oraz zamknąć księgę rachunkową w sposób polegający na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zmian zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe.
6. Bilans Starostwa Powiatowego sporządzać na podstawie własnych ksiąg rachunkowych Starostwa Powiatowego.
7. Dokonać weryfikacji danych wynikających z ręcznej ewidencji księgowej dotyczącej stypendiów uczniowskich i studenckich z danymi wynikającymi z kart wydatków oraz wyjaśnić powstałe różnice.
8. Zamknąć ręczną ewidencję księgową dotyczącą stypendiów uczniowskich i studenckich na dzień 31 grudnia 2005 roku ustalając prawidłowe salda poszczególnych kont księgowych bez możliwości dokonania zmian zapisów księgowych zamkniętych ksiąg rachunkowych, stosownie do art.12 ustawy o rachunkowości.
9. Zapisów księgowych dokonywać wyłącznie w oparciu o zatwierdzone i sprawdzone dowody księgowe, posiadające wymagane elementy dowodu księgowego.
10. Zapewnić przestrzeganie art.48 ust.3 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 roku o samorządzie powiatowym w zakresie obowiązku kontrasygnowania przez Skarbnika Powiatu lub osobę upoważnioną umów mogących spowodować powstanie zobowiązań majątkowych.
11. Uaktualnić zakresy czynności pracowników Wydziału Finansowego w zakresie określenia zastępstw w przypadku nieobecności pracowników.
12. Zaniechać oddelegowywania bezrobotnych skierowanych na staż do Starostwa Powiatowego do innych jednostek i placówek, a w przypadku osób już oddelegowanych doprowadzić do tego, by staż odbywał się w miejscu wynikającym ze skierowania wydanego przez Powiatowy Urząd Pracy.
13. Zapewnić sporządzanie rzetelnych dokumentów dotyczących przebiegu stażu (w szczególności opinia, karta stażu).
14. Dokonać analizy istnienia przesłanek dochodzenia od osób odpowiedzialnych (w szczególności Starosta Powiatu, Naczelnik Wydziału Organizacji i Nadzoru) za wypłacanie stypendiów dla osób bezrobotnych nie realizujących programów stażu w miejscu pracy określonym w skierowaniu naprawienia szkody związanej z wypłaceniem wskazanych należności z naruszeniem przepisów oraz - w sytuacji istnienia podstaw - podjąć stosowne czynności w powyższym zakresie.
15. Przestrzegać art. 60 ust.2 pkt 1 ustawy o samorządzie powiatowym, zgodnie z którym - zarządowi powiatu przysługuje prawo zaciągania zobowiązań mających pokrycie w ustalonych w uchwale budżetowej kwotach wydatków w ramach upoważnień udzielonych przez radę powiatu.
16. Zamówień publicznych udzielać zgodnie z zasadami określonymi w przepisach ustawy z dnia 19 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych, w tym w:
- art.40 ustawy - określającym treść ogłoszenia o przetargu nieograniczonym,
- art.31 ustawy - określającym sposób opisania przedmiotu zamówienia na roboty budowlane,
- art.33 ustawy - określającym sposób ustalenia wartości zamówienia na roboty budowlane.
17. W zawieranych umowach określać maksymalną wartość nominalną zaciągniętego zobowiązania wyrażoną w złotych na dzień zawarcia transakcji, stosownie do art.85 ust.1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (Dz.U. nr 249, poz. 2104 ze zm.).
18. Przestrzegać przepisów ustawy Prawo budowlane w zakresie obowiązku zgłaszania właściwemu organowi zamiaru wykonywania określonych w ww. ustawie robót budowlanych.
19. Zapewnić wprowadzenie na stan konta 011 środków trwałych zrealizowanych w wyniku inwestycji.
20. Przestrzegać art.20 ust.1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym - do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art.9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Przewodniczącego o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że zgodnie z art.9 ust.4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnych przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa wyżej ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
1. Przewodniczący Rady Powiatu Radomszczańskiego
2. Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Powiatu Radomszczańskiego
3. aa
Wystąpienie pokontrolne podpisał dr Ryszard Paweł Krawczyk – Prezes Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.
PRZYPISY
[1] Środki specjalne zlikwidowane zostały na mocy przepisów ustawy z dnia 25 listopada 2004 roku o zmianie ustawy o finansach publicznych oraz o zmianie niektórych ustaw (Dz. U. nr 273, poz. 2703). Zgodnie z art.72 ust.1 ww. ustawy - środki specjalne mogły funkcjonować, z zastrzeżeniem ust. 2, przez okres 6 miesięcy od dnia wejścia w życie ustawy, a ich dysponenci prowadzić mieli w tym okresie egzekucję należności i regulować zobowiązania. Po tym dniu nieściągnięte należności i nieuregulowane zobowiązania przejmowała jednostka budżetowa, przy której funkcjonowały środki specjalne, a środki pieniężne podlegały odprowadzeniu odpowiednio do budżetu państwa lub budżetu jednostki samorządu terytorialnego.