Gm. Ręczno - kontrola kompleksowa, przeprowadzona przez RIO w Łodzi, zakończona w 2006r.

Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi do Wójta Gminy Ręczno, po zakończeniu kompleksowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminie Ręczno. Udostępniane na podstawie art.6 ust.1 pkt 4 lit "a" tiret drugi ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej.

Łódź, dnia 3 października 2006 r.

Pani
GENOWEFA BUŁACIŃSKA
Wójt Gminy Ręczno

WK - 602/63/2006

Działając na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz. 577 ze zm.) informuję, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminie Ręczno. Kontrolą objęto wybrane zagadnienia z lat 2004 – 2005, dotyczące przede wszystkim: kontroli finansowej, prowadzenia rachunkowości, sporządzania sprawozdań finansowych, gospodarki kasowej, realizacji dochodów z majątku i dochodów z tytułu podatków, udzielania zamówień publicznych, wydatków inwestycyjnych oraz ewidencji i inwentaryzacji majątku. Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości i uchybienia wynikały z błędnej interpretacji przepisów, niedostatecznego nadzoru ze strony kierownictwa oraz niewystarczających procedur wewnętrznej kontroli finansowej. Wykazane nieprawidłowości dotyczyły, w szczególności:W zakresie spraw organizacyjnych

1. Stwierdzono, że Gminny Ośrodek Kultury w Ręcznie utworzony z dniem 1 kwietnia 1985 roku na mocy uchwały nr 26/VI/85 Gminnej Rady Narodowej w Ręcznie z dnia 22 marca 1985 roku nie prowadził żadnej działalności. Instytucja ta nie zatrudnia pracowników. W dniu 26 czerwca 2002 roku Rada Gminy podjęła uchwałę nr XXIII/216/2002 w sprawie zamiaru likwidacji Gminnego Ośrodka Kultury w Ręcznie, jednakże do dnia zakończenia kontroli RIO w Łodzi Ośrodek nie został formalnie zlikwidowany.
2. W wyniku kontroli ustalono, że rejestr instytucji upowszechniania kultury nie był prowadzony w sposób określony w przepisach rozporządzenia Ministra Kultury i Sztuki z dnia 17 lutego 1992 roku w sprawie sposobu prowadzenia rejestru instytucji kultury (Dz. U. nr 20, poz. 80). W trakcie kontroli RIO w Łodzi sporządzono nowy rejestr instytucji kultury, zawierający informacje określone w ww. rozporządzeniu.
3. Kontrolujący ustalili, że do dnia 31 grudnia 2005 roku księgowość szkół (Publicznego Zespołu Szkolno – Gimnazjalnego w Ręcznie, Szkoły Podstawowej w Stobnicy i Szkoły Podstawowej w Bąkowej Górze), Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej i Biblioteki Gminnej prowadzona była we wspólnych urządzeniach księgowych Urzędu Gminy w Ręcznie. Wyżej wymienione jednostki budżetowe i instytucja kultury nie posiadały wydzielonych ksiąg rachunkowych oraz wyodrębnionych rachunków bankowych. Od dnia 1 stycznia 2006 roku prowadzone są oddzielne księgi rachunkowe i założone zostały odrębne konta bankowe dla Urzędu Gminy, Ośrodka Pomocy Społecznej, Biblioteki Gminnej oraz jednostek oświaty (jedno konto - analitycznie rozdzielane na 3 szkoły podstawowe i gimnazjum) ^[1].
Odpowiedzialność za prowadzenie rachunkowości jednostek sektora finansów publicznych ponoszą kierownicy tych jednostek, stosownie do przepisów zawartych w art. 4 ust. 5 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz. 694 ze zm.).

W zakresie funkcjonowania kontroli finansowej

1. Ustalono, że w zakresie obowiązków Pani Bożeny Jarosińskiej – księgowej ds. wydatków i funduszy strukturalnych (pismo nr 1020/42/2005, bez daty) przyjętym w dniu 19 maja 2005 roku, nie zobowiązano pracownika do zastępowania Pani Wiesławy Okoń - Skarbnika Gminy, w przypadku niemożności wypełniania przez nią obowiązków, podczas gdy w zakresie czynności Skarbnika Gminy (pismo nr 1020/98/2005, bez daty) przyjętym przez Skarbnika w dniu 19 maja 2005 roku ustalono, że Skarbnika zastępować będzie Pani Bożena Jarosińska.
2. W związku z prowadzeniem przez Urząd Gminy obsługi finansowo – księgowej szkół, Ośrodka Pomocy Społecznej oraz Biblioteki kontrolujący ustalili, że w zakresach czynności pracowników komórki finansowo - księgowej nie uwzględniono powyższych obowiązków. Na podstawie - przedłożonego przez Skarbnika Gminy - wykazu czynności wykonywanych przez pracowników Zespołu Finansowo – Księgowego stwierdzono, że Pani Bożena Jarosińska wykonuje obowiązki wykraczające poza zakres czynności ustalony przez Wójta Gminy dla stanowiska księgowa ds. wydatków i funduszy strukturalnych, np. pracownik sporządzał bilanse wszystkich jednostek, przygotowywał projekty budżetu i zmiany w planie wydatków w dziale dotyczącym oświaty, prowadził ewidencję analityczną w księgach środków trwałych oświaty, naliczał fundusz świadczeń socjalnych jednostek organizacyjnych.
3. Stwierdzono, że w latach 2004 – 2005 Skarbnik Gminy dokonywał kontroli wykonywania budżetu przez jednostki organizacyjne Gminy na podstawie upoważnienia Wójta Gminy Ręczno z dnia 30 stycznia 2001 roku (pismo znak nr 0113/3/2001). Przedmiotowe upoważnienie dotyczyło kontroli Zakładu Usług Wodnych i Gospodarki Komunalnej, Gminnego Zespołu Oświaty oraz Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej. W okresie objętym kontrolą, tj. w latach 2004 – 2005 wymienione jednostki organizacyjne poza Ośrodkiem Pomocy Społecznej nie funkcjonowały. W kontrolowanym okresie Skarbnik Gminy nie posiadał upoważnienia do dokonywania kontroli wykonania budżetu w jednostkach organizacyjnych Gminy Ręczno takich jak: Szkoła Podstawowa w Stobnicy, Szkoła Podstawowa w Bąkowej Górze, Zespół Publiczno – Gimnazjalny w Ręcznie.
4. W wyniku kontroli ustalono, że nie wszystkie zewnętrzne dowody księgowe (rachunki, faktury) przyjmowane były przez stanowisko ds. organizacyjnych, do którego obowiązków należał odbiór korespondencji, tylko przekazywane były bezpośrednio do pracownika księgowości bądź pracownika właściwego merytorycznie. Dokumenty te nie były opatrywane datą wpływu. Powyższe naruszało procedury określone w Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów, ustalonej zarządzeniem nr 17/2003 Wójta Gminy Ręczno z dnia 30 czerwca 2003 roku.
Odpowiedzialność za prawidłowe ustalenie w jednostce procedur kontroli finansowej ponosi Wójt Gminy. Skarbnik Gminy stosownie do przyjętego zakresu czynności pracownika stanowiącego załącznik nr 35 do protokołu kontroli ponosi odpowiedzialność za prowadzenie kontroli wewnętrznej – finansowej w Urzędzie Gminy.

W zakresie unormowań wewnętrznych

1. Obowiązujące w kontrolowanym okresie unormowania wewnętrzne dotyczące zasad rachunkowości - Instrukcja w sprawie obiegu dowodów księgowych wprowadzona w życie zarządzeniem nr 17/2003 Wójta Gminy Ręczno z dnia 30 czerwca 2003 roku; zakładowy plan kont wprowadzony w życie zarządzeniem nr 15/2003 Wójta Gminy Ręczno z dnia 30 czerwca 2003 roku; Instrukcja zarządzania systemem informatycznym, wprowadzona w życie zarządzeniem nr 23 Wójta Gminy Ręczno z dnia 5 września 2005 roku nie spełniały wszystkich wymagań określonych w art.10 ust.1 ustawy o rachunkowości, w szczególności:
- nie określono metod ustalania wyniku finansowego,
- w zakładowym planie kont dla budżetu brak było wskazania następujących kont, na których faktycznie prowadzono ewidencję w księgach rachunkowych Gminy Ręczno - konta 137 – rachunki środków funduszy pomocowych, konta 907 – dochody z funduszy pomocowych, konta 967 – fundusze pomocowe. Konta te nie zostały wskazane w obowiązującym w Gminie Ręczno zakładowym planie kont, wskutek czego nie określono także zasad klasyfikacji zdarzeń na ww. kontach oraz sposobu powiązania kont analitycznych z kontami podstawowymi, zgodnie z wymogiem wynikającym z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit "a" ustawy o rachunkowości,
- w zakładowym planie kont dla Urzędu Gminy jako jednostki budżetowej brak było wskazania następujących kont, na których faktycznie prowadzono ewidencję w księgach rachunkowych - konta 080 – inwestycje (środki trwałe w budowie), konta 810 – dotacje budżetowe oraz środki z budżetu na inwestycje (konto podane zostało w wykazie kont, natomiast brak było ww. konta w części opisowej), konta 224 – rozrachunki budżetu. Konta te nie zostały wskazane w zakładowym planie kont, wskutek czego nie określono także zasad klasyfikacji zdarzeń na ww. kontach oraz sposobu powiązania kont analitycznych z kontami podstawowymi, zgodnie z wymogiem wynikającym z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit "a" ustawy o rachunkowości,
- nie ustalono wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych, stosownie do art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. „b” ustawy o rachunkowości,
- Instrukcja zarządzania systemem informatycznym nie zawierała wykazu programów komputerowych oraz daty rozpoczęcia eksploatacji tychże programów, stosownie do wymogów określonych w art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. „c” ustawy o rachunkowości.
Zarządzeniem nr 43/2005 Wójta Gminy Ręczno z dnia 30 grudnia 2005 roku wprowadzono do zakładowego planu kont brakujące konta, na których wcześniej dokonywano księgowań w księgach rachunkowych organu i Urzędu Gminy. W opisie do wprowadzonych ww. zarządzeniem kont nie wskazano sposobu powiązania kont analitycznych z kontami podstawowymi.
- w latach 2004 – 2005, jak również we wcześniejszym okresie, w opracowanych w Urzędzie Gminy w Ręcznie zasadach rachunkowości i planie kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat, przyjętych zarządzeniem Wójta Gminy nr 15/2003 z dnia 30 czerwca 2003 roku nie wskazano - jakie księgi rachunkowe obejmuje ewidencja podatków i opłat, na jakich kontach syntetycznych należy dokonywać ewidencji operacji księgowych dotyczących przypisów, odpisów, wpłat oraz innych rozliczeń z podatnikami i inkasentami podatków (opłat), stosownie do wymogów wynikających z § 9 ust. 1, ust. 2 pkt 1 i 2, ust. 3 i 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. nr 50, poz. 511 ze zm.).
2. W zarządzeniu Wójta Gminy Ręczno nr 6/2001 z dnia 17 grudnia 2001 roku w sprawie zasad amortyzacji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, nieprawidłowo ujęto środki trwałe wodociągi, ujęcia wody, studnie głębinowe, kanalizacja, oczyszczalnia wód i ścieków, klasyfikując je w grupie - 2, podgrupie - 21, rodzaju – 221, a powinno być w grupie - 2, podgrupie - 21, rodzaju – 211 – rurociągi sieci rozdzielczej oraz lokalne linie rozdzielcze, zgodnie z przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 roku w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) (Dz. U. nr 112, poz. 1317 ze zm.).
Ustalenie i bieżące aktualizowanie dokumentacji opisującej przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości należy do kierownika jednostki, zgodnie z art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Odpowiedzialność za stwierdzone nieprawidłowości w zakresie opisu przyjętych zasad rachunkowości ponosi, zatem Wójt Gminy, a także Skarbnik Gminy, stosownie do przyjętego zakresu czynności pracownika stanowiącego załącznik nr 35 do protokołu kontroli (zgodnie z pkt 11 zakresu – Skarbnik Gminy opracowuje projekty przepisów wewnętrznych dotyczących prowadzenia rachunkowości).

W zakresie przestrzegania zasad ewidencji księgowej

1. W kontrolowanej jednostce do dnia 31 grudnia 2005 roku prowadzone były wspólne urządzenia księgowe: dziennik, księga główna, księgi pomocnicze, zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej i kont ksiąg pomocniczych, dla Urzędu Gminy, Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Ręcznie, Gminnej Biblioteki Publicznej w Ręcznie, Zespołu Szkolno – Gimnazjalnego w Ręcznie oraz Szkół Podstawowych w Stobnicy i w Bąkowej Górze. Prowadzenie ewidencji księgowej operacji gospodarczych Urzędu Gminy, gminnych jednostek organizacyjnych i instytucji kultury we wspólnych urządzeniach księgowych, naruszało przepisy art. 4 ust. 1, 2 i 3 w zw. z art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości. Z przytoczonych przepisów wynikał obowiązek prowadzenia przez jednostki organizacyjne odrębnych ksiąg rachunkowych, celem zapewnienia ujmowania w tych księgach wyłącznie zdarzeń związanych z poszczególnymi jednostkami organizacyjnymi, a w konsekwencji rzetelnego i jasnego przedstawianie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego każdej z jednostek oraz w celu umożliwienia sporządzenia obowiązujących te jednostki odrębnych sprawozdań.
2. W kontrolowanym okresie, tj. w latach 2004 – 2005 oraz w okresie wcześniejszym, Wójt Gminy nie przejął odpowiedzialności za prowadzenie rachunkowości ww. jednostek organizacyjnych. Kierownicy gminnych jednostek organizacyjnych powinni formalnie powierzyć Wójtowi prowadzenie ksiąg rachunkowych, mając na uwadze, że w przypadku nie prowadzenia ksiąg rachunkowych w siedzibie jednostki, kierownik obowiązany jest: powiadomić właściwy Urząd Skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg w terminie 15 dni od dnia wydania ksiąg poza siedzibę jednostki i zapewnić dostępność ksiąg rachunkowych do badania przez upoważnione organy kontroli zewnętrznej w siedzibie jednostki, stosownie do art. 11 ust. 4 pkt 1 i 2 ustawy o rachunkowości.
W dniu 30 grudnia 2005 roku Wójt Gminy Ręczno zawarł porozumienia z kierownikami gminnych jednostek organizacyjnych (Gimnazjum w Ręcznie, Szkoła Podstawowa w Ręcznie, Szkoła Podstawowa w Stobnicy, Szkoła Podstawowej w Bąkowej Górze, Ośrodek Pomocy Społecznej) w sprawie wykonywania przez Urząd Gminy w Ręcznie obsługi finansowo – księgowej ww. jednostek. W dniu 1 marca 2006 roku Wójt Gminy Ręczno zawarł porozumienie w powyższej sprawie z Kierownikiem Gminnej Biblioteki Publicznej w Ręcznie. Porozumienia zawarte zostały na czas nieoznaczony.
3. Do końca 2005 roku gospodarka finansowa Gminnej Biblioteki Publicznej będącej instytucją kultury prowadzona była w sposób przewidziany dla jednostki budżetowej. Zgodnie z art. 27 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 25 października 1991 roku o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 13, poz. 123 ze zm.) - instytucja kultury gospodaruje samodzielnie przydzieloną i nabytą częścią mienia oraz prowadzi samodzielną gospodarkę w ramach posiadanych środków, kierując się zasadami efektywności ich wykorzystania. Podstawą gospodarki finansowej instytucji kultury jest plan działalności instytucji, zatwierdzony przez dyrektora z zachowaniem wysokości dotacji organizatora – jednostki samorządu terytorialnego. W trakcie kontroli ustalono, że do dnia 31 grudnia 2005 roku wydatki Gminnej Biblioteki Publicznej dokonywane były bezpośrednio z budżetu gminy, bez przekazywania dotacji. W budżecie na 2006 rok zaplanowano dotację podmiotową dla instytucji kultury w § 2840 (uchwała Rady Gminy Ręczno nr XXIII/158/06 z dnia 22 lutego 2006 roku).
4. W wyniku czynności kontrolnych stwierdzono, że w księgach rachunkowych Urzędu Gminy w zakresie konta 851 – zakładowy fundusz świadczeń socjalnych nie została zachowana zasada ciągłości bilansowej, wyrażona w art. 5 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Z ustaleń kontroli wynikało, że: w bilansie zamknięcia 2005 roku na koncie Ma 851 wystąpiła kwota – 303.101,88 zł; w bilansie otwarcia 2006 roku na koncie Ma 851 wystąpiła kwota – 303.238,75 zł.
5. Na podstawie zapisów dokonanych w 2005 roku w księdze dziennik główna prowadzonej dla budżetu stwierdzono, że zapisy te nie odpowiadały wymogom wynikającym z art. 14 ust.2 ustawy o rachunkowości, który stanowił, że zapisy w dzienniku muszą być kolejno numerowane, a sumy zapisów (obroty) liczone w sposób ciągły. Sposób dokonywania zapisów w dzienniku powinien umożliwiać ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi. Kontrolujący stwierdzili, że dokonywano księgowań wyciągów bankowych, wskutek czego jednorazowo (jednym zapisem) ewidencjonowano kilka lub kilkanaście operacji gospodarczych.
Wskazać należy także, że zgodnie z art.14 ust. 4 ustawy o rachunkowości - przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapis księgowy powinien posiadać automatycznie nadany numer pozycji, pod którą został wprowadzony do dziennika, a także dane pozwalające na ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu.
6. Kontrolujący stwierdzili, że nie prowadzono w księgach rachunkowych Urzędu Gminy ewidencji na kontach pozabilansowych ustalonych w zakładowym planie kont: koncie 998 – zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego oraz koncie 999 – zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat. Zgodnie z opisem zawartym zakładowym planie kont oraz zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153, poz. 1752 ze zm. – obowiązujące do dnia 30 czerwca 2006 roku) - konto 998 służyło do ewidencji prawnego zaangażowania wydatków budżetowych ujętych w planie finansowym urzędu jednostki samorządu terytorialnego. Obroty strony Ma konta 998 liczone narastająco za poszczególne miesiące i za rok stanowiły podstawę do zamieszczania danych w kolumnie ”zaangażowanie” w sprawozdaniu Rb – 28 S z wykonania planu wydatków budżetowych jednostek samorządu terytorialnego. W kontrolowanej jednostce w pozycji tej wykazywano kwotę wydatków rzeczowych równą wykonaniu wydatków. Konto 999 służyło do ewidencji prawnego zaangażowania wydatków budżetowych przyszłych lat.
7. Kontrolujące stwierdziły przypadki nieprawidłowej ewidencji w 2005 roku operacji finansowych na koncie 140 – inne środki pieniężne:
- na koncie 140 błędnie zaksięgowano przekazane przez Ministerstwo Finansów i otrzymane przez jednostkę w styczniu 2006 roku za grudzień poprzedniego roku udziały w podatku dochodowym od osób fizycznych oraz dochody pobrane przez urzędy skarbowe na rzecz kontrolowanej gminy.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami - udziały w podatku dochodowym od osób fizycznych przekazywane przez Ministerstwo Finansów oraz dochody pobrane na rzecz gminy przez urzędy skarbowe, należne za grudzień a otrzymane w styczniu roku następnego, powinny być księgowane pod datą ostatniego dnia grudnia – przypis otrzymanych udziałów w podatku dochodowym oraz dochodów budżetowych od urzędów skarbowych na kontach Wn 224 - rozrachunki budżetu, Ma 901 – dochody budżetu. Przypisu na koncie 224 dokonuje się w oparciu o wyciągi bankowe ze stycznia następnego roku w wysokości wpływów ww. dochodów należnych za grudzień na rachunek budżetu. Przypisy dochodów należnych od urzędów skarbowych mogą być dokonywane na podstawie sprawozdań Rb – 27 z wykonania planu dochodów budżetowych urzędów skarbowych jako organów podatkowych w zakresie wykonywania dochodów i udziałów jednostek samorządu terytorialnego w dochodach budżetu państwa. Przypisu dokonuje się w wysokości różnicy między danymi wykazanymi w kolumnie "dochody wykonane", a danymi zamieszczonymi w kolumnie „dochody przekazane w okresie sprawozdawczym”. W styczniu wpływ dochodów budżetowych należnych za grudzień poprzedniego roku podlega ewidencji na kontach Wn 133 – rachunek budżetu, Ma 224 - rozrachunki budżetu,
- w dniu 26 kwietnia 2005 roku na koncie 140 błędnie zaksięgowano przekazaną za pośrednictwem Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego dotację ze środków Unii Europejskiej z przeznaczeniem na program aktywizacji obszarów wiejskich w kwocie 11.215,00 zł. Ewidencji dokonano na kontach Wn 140 – inne środki pieniężne, Ma 133 – rachunek budżetu; Wn 137 – rachunki środków funduszy pomocowych, Ma 140 – inne środki pieniężne.Z przedłożonych dowodów księgowych wynikało, że dotacja wpłynęła na rachunek bieżący budżetu Gminy w dniu 22 kwietnia 2005 roku i winna być zaksięgowana pod ww. datą na kocie Wn 133 – rachunek budżetu,
- w dniu 26 kwietnia 2005 roku błędnie zaksięgowano w budżecie Gminy zabezpieczenie należytego wykonania umowy dotyczące inwestycji przebudowy drogi we wsi Nowinki Gmina Ręczno, w wysokości 17.335,32 zł. Ewidencji dokonano w księgach rachunkowych budżetu na kontach: Wn -133 – 1 – rachunek budżetu, Ma 140 – inne środki pieniężne. Należności z tytułu zabezpieczenia należytego wykonania umowy powinny wpływać na wyodrębniony rachunek bankowy i winny być księgowane na kontach: Wn 139 – inne rachunki bankowe, Ma 240 – pozostałe rozrachunki. Zwrot zabezpieczenia należytego wykonania warunków umowy wraz z należnymi odsetkami powinien być zaewidencjonowany na kontach Wn 240 – pozostałe rozrachunki, Ma 139 – inne rachunki bankowe.
8. Kontrolujący stwierdzili, że zapisów w księgach rachunkowych dokonywano na podstawie dowodów księgowych, które nie zostały poddane wstępnej kontroli w zakresie zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz kontroli pod względem kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących tych operacji. Stosownie do art. 35 ust. 1 pkt 3 i 4 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148 ze zm.) - obowiązki w powyższym zakresie powinny być wykonywane przez skarbnika gminy (głównego księgowego). Dowód dokonania kontroli dokumentów księgowych stanowił podpis złożony przez skarbnika na dokumentach dotyczących danej operacji gospodarczej lub finansowej obok podpisu pracownika dokonującego merytorycznej kontroli operacji.
9. Kontrolujący ustalili, że do czasu kontroli RIO w Łodzi nie zostało uregulowane zobowiązanie z tytułu składek na ubezpieczenie zdrowotne, zaewidencjonowane na dzień 31 grudnia 2005 roku na koncie Ma 229 – pozostałe rozrachunki publicznoprawne, w kwocie 13,69 zł. Stosownie do art. 87 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 roku o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. nr 210, poz. 2135 ze zm.) osoby i jednostki organizacyjne wymienione w art.84 – 86 ww. ustawy (m.in. urzędy gmin) są obowiązane opłacić składki na ubezpieczenie zdrowotne za każdy miesiąc kalendarzowy w trybie i na zasadach oraz w terminie przewidzianym dla składki na ubezpieczenie społeczne. Zgodnie z art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. nr 137, poz. 887 ze zm.) - zobowiązania z tytułu składek za dany miesiąc powinny zostać uregulowane do dnia 5 następnego miesiąca (w analizowanym przypadku do dnia 5 stycznia 2006 roku). Zaległość uregulowano w czasie trwania kontroli, poleceniem przelewu z dnia 13 lipca 2006 roku.
10. Stwierdzono, że zobowiązania wobec pracowników z tytułu należnego im dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2005 rok wypłacanego na podstawie ustawy z dnia 12 grudnia 1997 roku o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz. U. nr 160, poz. 1080 ze zm.) ujęto w księgach rachunkowych 2005 roku w kwocie brutto – 175.507,45 zł na kontach Wn 400 - koszty według rodzajów, Ma 231 - rozrachunki z tytułu wynagrodzeń. Zobowiązania wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, w części finansowanej przez pracodawcę, podlegały ewidencji na koncie 229 – pozostałe rozrachunki publiczno – prawne. Natomiast zobowiązania wobec Urzędu Skarbowego i Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, w części finansowanej z wynagrodzenia pracownika, powstają w momencie wypłaty wynagrodzenia i podlegają wówczas ewidencji na kontach 225 – rozrachunki z budżetami i 229 – pozostałe rozrachunki publiczno – prawne.
Stosownie do przepisów art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości - kierownik jednostki (w tym przypadku Wójt Gminy) ponosi odpowiedzialność za wykonywanie określonych ustawą obowiązków w zakresie rachunkowości, w tym z tytułu nadzoru. Art. 4 ust. 1 i 4 ustawy o rachunkowości wskazują, że kierownik jednostki ustala politykę rachunkowości, dostosowaną do potrzeb jednostki tak, aby rzetelnie i jasno przedstawiała jej sytuację majątkową i finansową. Zgodnie z art. 28a ust. 1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych - kierownik jednostki odpowiedzialny był za całość gospodarki finansowej, w tym za wykonanie określonych ustawą obowiązków w zakresie kontroli finansowej. Kierownik ma za zadanie ustalić takie procedury i mechanizmy kontrolne, aby były skuteczne na poszczególnych etapach realizacji budżetu i stanowiły gwarancję osiągnięcia założonych celów związanych z zarządzaniem finansami.
Odpowiedzialność za stwierdzone nieprawidłowości w zakresie przestrzegania zasad ewidencji księgowej ponosi także Skarbnik Gminy, stosownie do przyjętego zakresu czynności pracownika stanowiącego załącznik nr 35 do protokołu kontroli (zgodnie z pkt 1 i 7 ww. zakresu – Skarbnik ponosi odpowiedzialność za prowadzenie rachunkowości budżetu oraz gospodarki finansowej zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i zasadami oraz sprawuje nadzór nad prowadzeniem dokumentacji płacowej i świadczeń ubezpieczenia społecznego) oraz inni pracownicy w zakresie nie dopełnienia obowiązków powierzonych im zakresami czynności.

W zakresie gospodarki kasowej, ewidencji druków ścisłego zarachowania

1. Kontrolujący stwierdzili, że kasa prowadzona była przez Ośrodek Pomocy Społecznej. Powierzenie obsługi kasowej jednostce budżetowej, tj. Gminnemu Ośrodkowi Pomocy Społecznej pozbawiało Wójta Gminy – jako kierownika Urzędu bezpośredniego nadzoru nad prawidłowym funkcjonowaniem gospodarki kasowej. Ustalono również, że w obowiązujących w jednostce zarządzeniach wewnętrznych występowało szereg sprzecznych unormowań dotyczących prowadzenia kasy, co szczegółowo opisano na stronach 32 – 36 protokołu kontroli.
2. Kontrolujące stwierdziły, że kasjer nie prowadził raportów kasowych – znaki skarbowe. W założonym rejestrze z dnia 1 stycznia 2006 roku – „Ewidencja zakupu i sprzedaży znaków skarbowych 2006 r.”, który nie był urządzeniem księgowym, kasjer rejestrował przychód, rozchód oraz stan znaków skarbowych. Rejestr nie został przesznurowany oraz podpisany przez kierownika jednostki. Rejestr - „Ewidencja zakupu i sprzedaży znaków skarbowych 2006 r.” zawierał ponumerowane strony i podpisany został przez kasjera.
3. Ewidencję druków ścisłego zarachowania – kontokwitariuszy przychodowych K – 104 prowadził podinspektor ds. działalności gospodarczej i obsługi sekretariatu Wójta, pomimo, że z zakresów czynności pracownika nie wynikało upoważnienie do prowadzenia ewidencji ww. druków. Kontrolujący ustalili, że ewidencję druków ścisłego zarachowania kontokwitariuszy K – 104 powierzono osobie, która jednocześnie rozlicza i księguje operacje gospodarcze w księgach rachunkowych.
4. Kontokwitariusze przychodowe K – 104 wykorzystywane do pobierania opłat za wodę i odprowadzanie ścieków nie posiadały należytego zabezpieczenia, przechowywane były wraz z innymi dokumentami w sekretariacie Urzędu Gminy, w szafie drewnianej zamykanej na klucz.
5. Wydawane sołtysom druki ścisłego zarachowania - kontokwitariusze ujmowane były w księdze druków ścisłego zarachowania, która nie została podpisana przez Skarbnika Gminy oraz Wójta Gminy, brak było również daty założenia księgi druków. Kontrolujący ustalili, że w przypadkach nie dokonania wpłaty raty podatku przez podatników anulowano jedynie oryginał z kontokwitariusza nie anulując jednocześnie kopii.

W zakresie udzielania i rozliczania zaliczek

1. W kontrolowanej jednostce nie zostały unormowane zasady udzielania i rozliczania zaliczek.
2. W przypadkach objętych kontrolą otrzymane przez pracowników zaliczki nie zostały rozliczone w terminie, zgodnie ze złożoną przez pracownika deklaracją (np. zaliczka w kwocie 900 zł udzielona podinspektorowi ds. edukacji, zdrowia, kultury i sportu).
3. Stwierdzono przypadki, w których zaliczka nie została wydatkowana zgodnie ze złożoną przez pracownika specyfikacją. Powyższa nieprawidłowość dotyczyła zaliczek udzielonych: inspektorowi ds. organizacyjnych i kadrowych – zaliczka w kwocie 1.300 zł została wydatkowana na zakup środków czystości oraz artykułów przemysłowych, niezgodnie ze specyfikacją, która przewidywała zakup artykułów spożywczych; pracownikowi Urzędu Gminy zatrudnionemu na stanowisku kierowcy – zaliczka w kwocie 260,00 zł została przeznaczona na „obsługę szkolenia doskonalącego dla Komendantów i Prezesów Zarządów Gminnych OSP w dn. 16–17.12.05”, niezgodnie ze specyfikacją, która przewidywała zakup materiałów dla ochotniczych straży pożarnych.

W zakresie sprawozdawczości budżetowej

1. W kontrolowanym okresie gminne jednostki budżetowe: Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Ręcznie, Zespół Szkolno – Gimnazjalny w Ręcznie oraz Szkoły Podstawowe w Stobnicy i Bąkowej Górze nie sporządzały sprawozdań miesięcznych Rb - 27S i Rb – 28S, zgodnie z wymogami wynikającymi z przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 rokuw sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 24, poz. 279 ze zm.), a następnie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 19 sierpnia 2005 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 170, poz. 1426 ze zm.).
2. W sprawozdaniu Rb – 28S roczne sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetowych jednostki samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2005 roku, w kolumnie 5 – zaangażowanie nieprawidłowo wykazywano kwotę wydatków rzeczowych, która nie miała odzwierciedlenia na koncie 998 – zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego. W kontrolowanej jednostce nie dokonywano zapisów na ww. koncie.
3. W sprawozdaniu Rb-NDS sprawozdanie o nadwyżce/deficycie jednostki samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2005 roku w wierszu D – 13 – nadwyżka z lat ubiegłych nieprawidłowo wykazana została kwota 176.655 zł. Kwota powyższa, tzw. „wolne środki” winna być wykazana w wierszu D – 17 – inne źródła, w tym: D 171 – środki na pokrycie deficytu.
4. W sprawozdaniu Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń jednostki samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2005 roku nie ujęto kwoty 374.401 zł w pozycji kredyty i pożyczki długoterminowe. Z wyjaśnienia złożonego przez Skarbnika Gminy wynikało, że ww. kwotę pożyczki potraktowano jako zobowiązanie krótkoterminowe. Korekta do sprawozdania Rb – Z została sporządzona z datą 28 czerwca 2006 roku i przekazana do RIO w Łodzi.
5. Kontrolujący ustalili, że w sprawozdaniu Rb-27S roczne sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2005 roku oraz w sprawozdaniu Rb-PDP roczne sprawozdanie z wykonania podstawowych dochodów podatkowych gminy za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2005 roku wykazane zostały nieprawidłowe dane. W sprawozdaniach nie ujęto skutków finansowych udzielonych zwolnień i umorzeń w podatkach:
- od nieruchomości – zwolnienie uchwałą Rady Gminy Komisariatu Policji w Ręcznie – kwota 617,15 zł;
- od środków transportowych – zwolnienie uchwałą Rady Gminy samochodów ochotniczych straży pożarnych – kwota 6.192,00 zł;
- od środków transportowych – decyzja Wójta Gminy dotycząca umorzenia zaległości podatkowej dla Ośrodka Sportowo – Szkoleniowego w Ręcznie – kwota 1.500,00 zł;
W sprawozdaniach nie ujęto także skutków finansowych obniżenia górnych stawek w podatku od środków transportowych na kwotę 13.728,38 zł.
W trakcie kontroli Gmina sporządziła korektę sprawozdań i przekazała ją do RIO w Łodzi.
6. W odniesieniu do bilansu z wykonania budżetu Gminy Ręczno za 2005 rok stwierdzono:
- po stronie aktywów - w pozycji II – należności i roszczenia, w punkcie 3 – pozostałe należności i rozliczenia, nieprawidłowo ujęto w rubryce – stan na początek roku kwotę 47.907,83 zł (strona Wn konta 140) oraz w rubryce – stan na koniec roku kwotę 101.504,07 zł (strona Wn konta 140). Środki pieniężne w drodze ujęte w saldzie Wn konta 140 powinny być wykazane w bilansie z wykonania budżetu Gminy w pozycji I – środki pieniężne, pkt 1.3. – pozostałe środki pieniężne;
- po stronie pasywów - w pozycji II – aktywa netto budżetu, punkcie 2 – niedobór budżetu, stan na początek roku 2005, wykazano kwotę (+) 481.997 zł. Zgodnie z saldem Wn konta 961 - niedobór lub nadwyżka budżetu ww. kwota powinna być ujęta ze znakiem (-). Ponadto, w pozycji I. – zobowiązania pkt 1.1. – zobowiązania krótkoterminowe, stan na koniec 2005 roku, wykazano kwotę 374.401,32 zł oraz w pkt 1.2 – zobowiązania długoterminowe wykazano kwotę 779.813,31 zł. Z ustaleń kontroli wynikało, że w jednostce na dzień 31 grudnia 2005 roku występowały tylko zobowiązania długoterminowe w wysokości 1.154.214,63 zł.
W dniu 28 czerwca 2006 roku Skarbnik Gminy przedłożył kontrolującym korektę do bilansu z wykonania budżetu Gminy Ręczno. Przedmiotowa korekta bilansu została przekazana do RIO w Łodzi.

7. W bilansie jednostki budżetowej – Urzędu Gminy- sporządzonym na dzień 31 grudnia 2005 roku stwierdzono różnicę między wartością wykazaną na początek 2005 roku i na koniec 2004 roku w wysokości 400 zł. Różnica powyższa wykazana została w pozycjach: w bilansie po stronie aktywów w pozycji B – aktywa obrotowe, pkt II należności krótkoterminowe ppkt 1.4. – pozostałe należności, w bilansie po stronie pasywów w pozycji A – fundusz, pkt I – fundusz jednostki. Z wyjaśnienia złożonego przez Panią Bożenę Jarosińską – księgową ds. wydatków i funduszy strukturalnych wynikało, że różnica w bilansie jednostki pomiędzy stanem na początek 2005 roku, a stanem na koniec 2004 roku w wysokości 400 zł spowodowana została błędną ewidencją czeku pobranego przez kasjerkę w grudniu 2003 roku. Kasjerka powinna pobrać czek z konta 135 – rachunek bieżący funduszu socjalnego, a pobrała z konta 130 – rachunek bieżący. Czek został rozliczony w dniu 8 stycznia 2004 roku.
Odpowiedzialność za wyżej opisane naruszenia zasad prowadzenia rachunkowości oraz za nieprawidłowe sporządzanie sprawozdań finansowych ponoszą Wójt Gminy oraz Skarbnik Gminy. Odpowiedzialność za nie sporządzanie sprawozdań jednostkowych RB-27S i RB-28S ponoszą kierownicy jednostek organizacyjnych.

W zakresie dochodów z tytułu podatków i opłat lokalnych

1. W latach objętych kontrolą nie wszystkie osoby prawne złożyły terminowo deklaracje na podatek od nieruchomości. Termin złożenia deklaracji (do dnia 15 stycznia danego roku) określony został w art. 6 ust. 9 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2006 r., Dz. U. nr 121, poz. 844 ze zm.).
2. Stwierdzono nieprawidłowe zadeklarowanie przez podatnika - Ośrodek Sportowo-Szkoleniowy w Ręcznie wysokości podatku od nieruchomości. Podatnik w trakcie kontroli RIO w Łodzi złożył korektę deklaracji w zakresie podatku od nieruchomości za lata 2004 – 2005, na skutek czego wzrosła wysokość podatku za poszczególne lata w stosunku do kwoty już zapłaconej. Do dnia zakończenia kontroli podatnik nie dokonał wpłaty różnic w podatku.
3. Ww. podatnik złożył także deklarację na podatek leśny za lata 2004 - 2006 w związku z wyłączeniem z opodatkowania podatkiem od nieruchomości 1,40 ha gruntów leśnych, będących w dzierżawie na podstawie umowy zawartej z Nadleśnictwem w Łęcznie. Grunty te nieprawidłowo wykazano w deklaracjach na podatek od nieruchomości. Do dnia zakończenia kontroli podatek nie został uiszczony.
4. Stwierdzono przypadki zaniechania przez organ podatkowy dochodzenia odsetek z tytułu nieterminowych wpłat należności podatkowych z tytułu podatku od nieruchomości i podatku od środków transportowych. Ustalono również, że organ podatkowy nie stosował zasady wyrażonej w art.55 § 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (tekst jednolity z 2005 r., Dz. U. nr 8, poz. 60 ze zm.) zgodnie z którą - jeżeli dokonana wpłata nie pokrywa kwoty zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę wpłatę tę zalicza się proporcjonalnie na poczet kwoty zaległości podatkowej oraz kwoty odsetek za zwłokę w stosunku, w jakim, w dniu wpłaty, pozostaje kwota zaległości podatkowej do kwoty odsetek za zwłokę. W przypadku zaliczenia wpłat na poczet zaległości podatkowych, zgodnie z art. 62 § 4 ww. ustawy - organ podatkowy wydaje postanowienia.
5. Stwierdzono przypadki, w których organ podatkowy wydając decyzje dotyczące umorzenia zaległości w podatku od nieruchomości nie podjął wszelkich niezbędnych działań w celu wyjaśnienia stanu faktycznego poprzez zebranie i rozpatrzenie w sposób wyczerpujący materiału dowodowego, zgodnie z wymogami określonymi w art. 122 i art. 187 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa. Powyższe przepisy stanowiły, że organ podatkowy zobowiązany był zebrać i w sposób wyczerpujący rozpatrzyć cały materiał dowodowy oraz podjąć wszelkie niezbędne działania w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz załatwienia sprawy w postępowaniu podatkowym.
6. Decyzje dotyczące umorzenia zaległości w podatku od nieruchomości nie posiadały daty wydania, co naruszało art. 210 § 1 pkt 2 ww. ustawy, zgodnie z którym - decyzja zawiera, m.in., datę jej wydania.
7. Decyzje dotyczące umorzenia zaległości w podatku od nieruchomości nie posiadały uzasadnienia faktycznego oraz prawnego, stosownie do wymogu wynikającego z art. 210 § 1 pkt 6 w zw. z art.210 § 4 ww. ustawy. Zgodnie z powołanymi przepisami - decyzja zawiera, m.in., uzasadnienie faktyczne i prawne. Uzasadnienie faktyczne zawiera, w szczególności wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów którym dał wiarę oraz przyczyn dla których innym dowodom odmówił wiarygodności. Uzasadnienie prawne zaś zawiera wyjaśnienie podstawy prawnej decyzji wraz z przytoczeniem przepisów.
8. W decyzjach w sprawie umorzenia zaległości podatkowej nie określono organu, do którego przysługuje odwołanie, co naruszało art. 210 § 1 pkt 7 ww. ustawy, zgodnie z którym - decyzja zawiera, m.in., pouczenie o trybie odwoławczym.
9. Stwierdzono przypadki załatwiania spraw podatkowych (odroczenie terminu płatności II raty łącznego zobowiązania pieniężnego, rozłożenie na raty zapłaty III i IV raty łącznego zobowiązania pieniężnego, udzielenie zwolnienia w podatku rolnym z tytułu nabycia gruntów na utworzenie lub powiększenie istniejącego gospodarstwa rolnego, udzielenie ulgi inwestycyjnej w podatku rolnym) bez wydania decyzji, co naruszało art. 207 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym - organ podatkowy orzeka w sprawie w drodze decyzji, chyba że przepisy niniejszej ustawy stanowią inaczej. Decyzja rozstrzyga sprawę, co do jej istoty albo w inny sposób kończy postępowanie w danej instancji.
10. W wyniku kontroli prawidłowości wymiaru podatku rolnego stwierdzono, że zawyżona została wysokość podatku na 2005 rok dla podatnika - Parafii Rzymsko Katolickiej w Ręcznie, co wynikało z nie uwzględnienia zmian w ewidencji gruntów (podatek zawyżono o 130,73 zł).
11. Stwierdzono przypadki nie udokumentowania okoliczności braku określonego stopnia pokrewieństwa lub powinowactwa pomiędzy osobą ubiegającą się o zwolnienie z podatku rolnego z tytułu nabycia gruntów na utworzenie, powiększenie gospodarstwa rolnego a osobą zbywcy. Zgodnie z art. 12 ust. 5 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity z 2006 r., Dz. U. nr 136, poz. 969) - w razie nabycia gruntów od indywidualnych właścicieli gospodarstw rolnych, nie stosuje się zwolnienia, jeżeli nabywca jest małżonkiem, krewnym w linii prostej lub jego małżonkiem, pasierbem, zięciem lub synową sprzedawcy gruntów.
12. Stwierdzono przypadki braku dokumentów potwierdzających fakt, że wskutek nabycia gruntów wielkość gospodarstwa wnioskodawcy nie przekroczyła 100 ha, w odniesieniu do podatników ubiegających się o zwolnienie od podatku rolnego z tytułu nabycia gruntów na utworzenie lub powiększenie istniejącego gospodarstwa rolnego. Zgodnie z art. 12 ust. 4 ustawy o podatku rolnym - jeżeli podatnik nabywa lub obejmuje grunty o powierzchni mniejszej niż 100 ha, zwolnienie dotyczy gruntów kolejno nabywanych lub obejmowanych w trwałe zagospodarowanie do powierzchni łącznie nie przekraczającej 100 ha.
13. Wnioski podatników o udzielenie zwolnienia z podatku rolnego z tytułu nabycia gruntów na utworzenie lub powiększenie istniejącego gospodarstwa rolnego nie posiadały daty wpływu do Urzędu Gminy. Data wpływu wniosku jest okolicznością istotną dla oznaczenia daty, od której zwolnienie będzie stosowane. Zgodnie z art.13d ust.3 ustawy o podatku rolnym - zwolnienie z powyższego tytułu powinno być stosowane od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym złożono wniosek. Analogiczną nieprawidłowość stwierdzono w przypadku wniosków o udzielenie ulgi inwestycyjnej w podatku rolnym. Brak rejestracji dokumentów naruszał także § 6 ust. 11 instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych, stanowiącej załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz.U. nr 112, poz. 1319 ze zm.).
14. Do wniosku podatnika o udzielenie ulgi inwestycyjnej nie dołączono zestawienia poniesionych wydatków inwestycyjnych, co było wymagane przez art. 13d ust.2 ustawy o podatku rolnym, zgodnie z którym - do wniosku o przyznanie ulgi należało dołączyć zestawienie poniesionych wydatków wraz z rachunkami lub ich uwierzytelnionymi odpisami stwierdzającymi wysokość tych wydatków.
15. Na objętych kontrolą wnioskach podatników o udzielenie zwolnienia w podatku rolnym z tytułu nabycia gruntów na utworzenie lub powiększenie istniejącego gospodarstwa rolnego, o udzielenie ulgi z tytułu odbywania zasadniczej służby wojskowej oraz ulgi inwestycyjnej stwierdzono brak skasowania znaczków opłaty skarbowej, zgodnie z wymogiem określonym w § 8 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 grudnia 2000 roku w sprawie sposobu pobierania, zapłaty i zwrotu opłaty skarbowej oraz sposobu prowadzenia rejestrów tej opłaty (Dz. U. nr 110, poz. 1176 ze zm.).
16. Stwierdzono przypadki nie zamieszczania daty wpływu na deklaracjach na podatek od środków transportowych składanych na lata 2004 i 2005, co naruszało § 6 ust. 11 instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych, stanowiącej załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych.
17. Stwierdzono, że jeden z podatników podatku od środków transportowych w deklaracjach złożonych na 2004 i na 2005 rok nie określił stawek podatku od każdego środka transportowego wraz z należnym podatkiem oraz łącznej kwoty podatku do zapłacenia. W karcie kontowej podatnika (nr 2) brak było szczegółowych danych dotyczących przedmiotu opodatkowania pozwalających stwierdzić prawidłowość określenia przez organ podatkowy stawek podatku dla pojazdów objętych kontrolą.
18. W odniesieniu do dwóch podatników podatku od środków transportowych stwierdzono, że organ podatkowy nie zaliczył nadpłat powstałych na dzień 31 grudnia 2004 roku na poczet należnego podatku w roku następnym. Zgodnie z art. 76 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa - nadpłaty wraz z ich oprocentowaniem podlegają zaliczeniu z urzędu na poczet zaległości podatkowych wraz z odsetkami za zwłokę oraz bieżących zobowiązań podatkowych, a w razie ich braku podlegają zwrotowi z urzędu, chyba że podatnik złoży wniosek o zaliczenie nadpłaty w całości lub w części na poczet przyszłych zobowiązań. Ponadto, stosownie do art. 76a § 1 ww. ustawy - w sprawach zaliczenia nadpłaty na poczet zaległych oraz bieżących zobowiązań podatkowych organ podatkowy wydaje postanowienie, na które służy zażalenie.
19. Ustalono, że jeden z podatników na poczet podatku od środków transportowych na 2005 rok dokonał wpłaty kwoty 1.292 zł (nr rejestracyjny pojazdu EPI P669) oraz kwoty 1.200 zł (nr rejestracyjny pojazdu EPI 20CM). Prawidłowe stawki podatku ustalone na podstawie uchwały nr XVI/118/2004 Rady Gminy z dnia 28 grudnia 2004 roku w sprawie wysokości rocznej stawki podatku od środków transportowych powinny wynosić odpowiednio 1.200 zł i 850 zł.
20. Stwierdzono, że organ podatkowy dokonując umorzenia zaległości w podatku od środków transportowych za 2005 rok podatnikowi - Ośrodek Sportowo-Szkoleniowy w Ręcznie w kwocie 1.500 zł wraz z należnymi odsetkami nie podjął wszelkich niezbędnych działań w celu wyjaśnienia stanu faktycznego poprzez zebranie i rozpatrzenie w sposób wyczerpujący materiału dowodowego, zgodnie z wymogami określonymi w art. 122 i art. 187 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa.
21. W wyniku czynności kontrolnych ustalono, że pobierano opłatę skarbową od podań dotyczących umorzenia zaległości podatkowych. Podania i załączniki do podań w sprawach umorzenia należności, do których mają zastosowanie przepisy ustawy Ordynacja podatkowa objęte są zwolnieniem w zakresie opłaty skarbowej, zgodnie z punktem 14 załącznika do ustawy z dnia 9 września 2000 roku o opłacie skarbowej (tekst jednolity z 2004 r., Dz. U. nr 253, poz. 2532 ze zm.).
22. Analiza przedłożonych kontrolującym upomnień wykazała, że w przypadkach wymienionych w protokole kontroli naliczano odsetki za zwłokę, których wysokość nie przekraczała trzykrotności wartości opłaty dodatkowej pobieranej przez „Pocztę Polską” za polecenie przesyłki listowej tj. kwoty 6,60 zł. Powyższe stanowiło naruszenie art. 54 § 1 pkt 5 ustawy Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym - we wskazanej sytuacji odsetek za zwłokę nie nalicza się ^[2].
23. Na wszystkich objętych kontrolą upomnieniach brak było pieczątki z podaniem imienia, nazwiska i stanowiska służbowego, a w niektórych przypadkach podpisu osoby wystawiającej upomnienie. Ponadto, na upomnieniach nr nr Up 12/2005, Up 48/2005, Up 51/2004, Up 43/2004 i Up 9/2005 brak było wskazania nazwy i adresu wierzyciela oraz numeru rachunku bankowego.
24. Ewidencja upomnień wysłanych podatnikom podatku od nieruchomości od osób fizycznych nie została wypełniona w pozycji „data doręczenia”. Informacja o doręczeniu upomnienia powinna zostać ujęta w ww. ewidencji, zgodnie ze wzorem ewidencji upomnień, stanowiącym załącznik nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137, poz. 1541 ze zm.). Z wyjaśnienia złożonego przez pracownika Urzędu Gminy wynikało, że upomnienia dla podatników były wysyłane przez pocztę za potwierdzeniem odbioru lub przekazywane sołtysom, którzy doręczali je podatnikom. Kontrolującym nie przedłożono dokumentacji potwierdzającej doręczenie upomnień podatnikom. Mając na uwadze powyższe trudno stwierdzić, czy przedłożone w trakcie kontroli upomnienia zostały doręczone podatnikom, a jeśli tak, to w jaki sposób. Stwierdzono także, że ewidencja upomnień nie obejmowała wszystkich upomnień wystawionych podatnikom.
25. Stwierdzono, że w latach 2004 – 2005 podatnikom podatku od nieruchomości od osób fizycznych, zalegającym z uiszczeniem podatku, nie były wystawiane tytuły wykonawcze, pomimo bezskutecznego upływu terminu określonego w upomnieniu. Powyższe stanowiło naruszenie § 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. Zgodnie z przepisami ww. rozporządzenia - wierzyciel zobowiązany jest do systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązań pieniężnych. Jeżeli należność nie zostanie zapłacona w terminie określonym w decyzji lub wynikającym z przepisu prawa, wierzyciel wysyła do zobowiązanego upomnienie, z zagrożeniem wszczęcia egzekucji po upływie siedmiu dni od dnia doręczenia upomnienia. Wierzyciel może wszcząć postępowanie egzekucyjne bez uprzedniego doręczenia upomnienia w przypadkach określonych w § 13 rozporządzenia. Po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu wierzyciel wystawia tytuł wykonawczy. Nieterminowe podejmowanie czynności windykacyjnych lub ich zaniechanie stwierdzono także w odniesieniu do zaległości w zakresie podatku od środków transportowych.
26. W wyniku kontroli stwierdzono, że karty kontowe podatników podatku od środków transportowych prowadzone były w sposób nieprawidłowy, np. karty kontowe sześciu (z dziewięciu) podatników za 2004 rok nie zawierały daty dokonania przypisu, na karcie podatnika nr 1 na 2004 rok nie odnotowano daty wpłaty następujących kwot: 479,70 zł i 750,00 zł. Stwierdzono przypadki dokonywania przypisu podatku w dacie dokonania przez podatników wpłaty, co naruszało § 2 ust. 1 pkt 11 i § 13 ust. 1a pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego. Zgodnie z ww. przepisami - przypis stanowił zobowiązanie podatkowe obciążające konto podatnika na podstawie deklaracji podatkowej, decyzji administracyjnej, decyzji wydanej w wyniku kontroli podatkowej albo dowodów wpłat. Przy zakładaniu konta podatnika należało zapisać kwotę przypisu (wymiaru) na rok bieżący.
Odpowiedzialność za wyżej opisane naruszenia ponosi Wójt Gminy jako organ podatkowy I instancji oraz pracownicy zatrudnieni na stanowiskach ds. księgowości podatkowej i ściągalności oraz wymiaru podatków i opłat.

W zakresie dochodów z majątku gminy

1. Stwierdzono, że Rada Gminy nie podjęła uchwały w sprawie wyrażenia zgody na wydzierżawienie działki nr 450/3 położonej w Ręcznie firmie "Polkomtel" S.A. z siedzibą w Warszawie na okres do 2011 roku, zgodnie z unormowaniem zawartym w art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. "a" ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1591 ze zm.). Zgodnie z ww. przepisem - do wyłącznej właściwości rady gminy należy podejmowanie uchwał w sprawach majątkowych gminy przekraczających zakres zwykłego zarządu dotyczących określenia zasad nabycia, zbycia i obciążenia nieruchomości gruntowych oraz ich wydzierżawienia lub najmu na okres dłuższy niż 3 lata, o ile ustawy szczególne nie stanowią inaczej. Do czasu określenia zasad wójt może dokonywać tych czynności wyłącznie za zgodą rady gminy.
2. Ustalono, że w umowie dzierżawy zawartej przez Zarząd Gminy Ręczno z firmą "Polkomtel" S.A. z siedzibą w Warszawie zapis dotyczący płatności czynszu został skonstruowany w sposób nieprawidłowy. Spełnienie warunku dostarczenia rachunku z 21 dniowym wyprzedzeniem wykluczało możliwość określenia czynszu według średniego kursu dolara amerykańskiego ogłoszonego przez NBP obowiązującego w dniu poprzedzającym dzień, w którym płatność stała się wymagalna.
3. W wyniku kontroli terminowości uiszczania czynszu i opłat eksploatacyjnych stwierdzono nieprawidłowości polegające na: braku potwierdzenia otrzymania faktury przez najemcę, w przypadku określenia w umowie terminu płatności liczonego od dnia otrzymania faktury oraz wskazywaniu na fakturach terminu płatności czynszu niezgodnego z postanowieniami umowy najmu.
4. W przypadku najmu lokalu użytkowego przez Panią E.F., a następnie Panią Z.F. oraz najmu lokalu mieszkalnego wraz z garażem przez Pana J.R. ustalono, że Wójt Gminy nie podjął wystarczających czynności mających na celu wyegzekwowanie należności z tytułu zawartych umów najmu, stanowiących dochód Gminy. Na dzień 31 grudnia 2005 roku zaległość główna Pani Z.F. wynosiła kwotę 5.809,37 zł i obejmowała okres od maja 2001 roku do grudnia 2005 roku. W 2006 roku najemca również nie dokonywał bieżących wpłat czynszu. Poza wezwaniem najemcy do zapłaty zaległego czynszu nie podjęto innych czynności zmierzających do wyegzekwowania należnych wpływów wraz z odsetkami. W trakcie kontroli RIO w Łodzi zapłacono zaległości w kwocie 6.020 zł. Stan zaległości na dzień 30 czerwca 2006 roku wynosił – 509,83 zł. Zaległość Pana J.R. na dzień 31 grudnia 2005 roku wynosiła kwotę 1.666,61 zł. W trakcie kontroli RIO w Łodzi najemca uregulował zaległości dotyczące 2005 roku (w dniu 22 czerwca 2006 roku). Według stanu na dzień 30 czerwca 2006 roku pozostała zaległość w kwocie 1.557,05 zł za okres styczeń – czerwiec 2006 roku. Wynajmujący nie naliczył i nie egzekwował odsetek za nieterminową płatność, stosownie do postanowień zawartej umowy.
5. Stwierdzono, że w stosunku do najemców lokali mieszkalnych nie stosowano czynników obniżających bądź podwyższających stawkę czynszu za 1 m2 powierzchni. Powyższe stanowiło naruszenie zasad określonych w § 6 wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy na lata 2002 – 2006, przyjętym przez Radę Gminy Ręczno uchwałą nr XXI/200/2001 z dnia 27 grudnia 2001 roku.
6. W rezultacie czynności kontrolnych ustalono, że do grudnia 2005 roku nie wykazywano w sprawozdaniach budżetowych zaległości z tytułu najmu lokali mieszkalnych i użytkowych oraz mediów. Przypisu należności dokonywano, bowiem dopiero w dniu zapłaty za fakturę przez najemcę. Po raz pierwszy zaległości we wskazanym zakresie wykazano w sprawozdaniu za I kwartał 2006 roku. W 2006 roku przypisu należności dokonano w dniu 2 stycznia 2006 roku (polecenie księgowania nr 1/01/2006 na kwotę 3.962,00 zł – należności CO w rozdziale 40001 i polecenie księgowania nr 2/01/2006 na kwotę 7.708,00 zł – należności z tytułu czynszu lokali mieszkalnych i użytkowych w rozdziale 70005).
Zgodnie ze sprawozdaniem RB-27S z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego, za okres od początku roku do dnia 31 marca 2006 roku, w rozdziale 40001 § 0970 w kolumnie należności (salda początkowe plus przypisy minus odpisy) wykazano kwotę 3.962,00 zł, a w rozdziale 70005 § 0970 – kwotę 7.708,00 zł. W obydwu przypadkach zaklasyfikowano należności niezgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 września 2004 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. nr 209, poz. 2132 ze zm.). Prawidłowo wskazane kwoty należało ująć w następujących paragrafach: § 0830 - wpływy z usług w rozdziale 40001 oraz § 0750 w rozdziale 70005. W trakcie trwania kontroli RIO w Łodzi uchwałą nr XXV/186/06 z dnia 21 czerwca 2006 roku Rada Gminy Ręczno dokonała zmiany budżetu gminy na rok 2006, w tym także planu dochodów (w rozdziale 40001 § 0830 zwiększono plan o kwotę 3.962,00 zł, w rozdziale 70005 § 0750 zwiększono plan o kwotę 7.708,00 zł).

Odpowiedzialność za stwierdzone naruszenia ponoszą Wójt Gminy jako kierownik jednostki odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej oraz pracownicy Zespołu Finansowo – Księgowego stosownie do zakresów czynności (zał. nr 35).

W zakresie wydatków związanych z realizacją gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych

W wyniku czynności kontrolnych ustalono, że jednej z osób będącej członkiem Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych nie wypłacano wynagrodzenia za udział w posiedzeniu Gminnej Komisji w związku z tym, że osoba ta była radnym Rady Gminy Ręczno. Zgodnie z postanowieniami uchwały Rady Gminy w sprawie Gminnego Programu Rozwiązywania Problemów Alkoholowych na 2005 rok - za udział w posiedzeniu Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych każdemu członkowi komisji przysługiwało wynagrodzenie w wysokości 80 zł. Brak było, zatem podstaw do nie wypłacenia wynagrodzenia osobie będącej jednocześnie członkiem Komisji i radnym Rady Gminy.

W zakresie wydatków na zadania pomocy społecznej

1. W wyniku kontroli ustalono, że w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Ręcznie zatrudniony był jeden pracownik socjalny, a według stanu na dzień 31 grudnia 2005 roku Gmina Ręczno liczyła 3.909 mieszkańców. Zgodnie z art. 110 ust. 11 ustawy z dnia 12 marca 2004 roku o pomocy społecznej (Dz. U. nr 64, poz. 593 ze zm.) - ośrodek pomocy społecznej powinien zatrudniać pracowników socjalnych proporcjonalnie do liczby ludności gminy w stosunku jeden pracownik socjalny na 2 tys. mieszkańców, nie mniej jednak niż trzech pracowników. W przypadku Ośrodka Pomocy Społecznej w Ręcznie wymóg ten nie został, zatem spełniony. Ponadto, w § 3 Regulaminu Ośrodka Pomocy Społecznej w Ręcznie, ustalonego zarządzeniem nr 3/2005 Kierownika Ośrodka z dnia 5 kwietnia 2005 roku zapisano, że w skład Ośrodka wchodzą m.in. pracownicy socjalni – w ilości zgodnej z obowiązującymi przepisami.
2. Kontrola wykazała, że Kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Ręcznie nie posiadał specjalizacji z zakresu organizacji pomocy społecznej, wymaganej przez art. 122 ust. 1 ustawy z dnia 12 marca 2004 roku o pomocy społecznej. W trakcie kontroli inspektorom RIO w Łodzi przedłożono zaświadczenie Uniwersytetu Łódzkiego Wydział Ekonomiczno – Socjologiczny, wystawione w dniu 23 czerwca 2006 roku, zgodnie z którym Kierownik Ośrodka od dnia 19 czerwca 2006 roku jest słuchaczem Podyplomowego Studium Organizacji Pomocy Społecznej.
3. W przypadkach szczegółowo wymienionych w protokole kontroli stwierdzono, że w aktach spraw dotyczących przyznania zasiłku okresowego brak było zaświadczenia o posiadaniu statusu bezrobotnego, orzeczenia o stopniu niepełnosprawności czy też zaświadczenia lekarskiego potwierdzającego długotrwałą chorobę wnioskodawcy bądź członka jego rodziny.

W zakresie wydatków osobowych

1. Ustalono, że w okresie od dnia 19 listopada 2002 roku do dnia 31 grudnia 2005 roku Wójt Gminy pobierał dodatek funkcyjny w wysokości wyższej od ustalonej przez Radę Gminy uchwałą nr II/13/2002 z dnia 3 grudnia 2002 roku, a mianowicie wypłacano dodatek w wysokości 1.186,00 zł, podczas gdy w uchwale Rady Gminy ustalono dodatek w kwocie 1.065,00 zł. Ponadto, w ww. okresie w nieprawidłowej wysokości naliczono również dodatek specjalny dla Wójta Gminy, ustalony procentowo od kwoty wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego faktycznie wypłacanego. W dniu 21 czerwca 2006 roku Rada Gminy Ręczno podjęła uchwałę nr XXV/174/06 zmieniającą uchwałę w sprawie wynagrodzenia Wójta Gminy. W uchwale Nr II/13/2002 Rady Gminy Ręczno z dnia 3 grudnia 2002 roku w sprawie wynagradzania Wójta Gminy zmieniono § 1 tiret trzeci, który otrzymał brzmienie: „dodatek funkcyjny w kwocie 1.186 zł”. Uchwała zmieniająca obowiązywała od dnia 19 listopada 2002 roku.
2. W piśmie z dnia 24 marca 2003 roku (bez znaku) w sprawie ustalenia wynagrodzenia miesięcznego dla Skarbnika Gminy z dniem 1 stycznia 2003 roku wskazano dodatek funkcyjny według stawki VI w kwocie 1.040 zł. Zgodnie z tabelą stawek dodatku funkcyjnego stanowiącą załącznik nr 2 do przywołanego w piśmie rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 33, poz. 264 ze zm.) - według stawki 6 przysługiwał dodatek funkcyjny do 140% najniższego wynagrodzenia zasadniczego. Wynagrodzenie to zgodnie z załącznikiem nr 1 do ww. rozporządzenia wynosiło wówczas kwotę 730 zł. Maksymalna wysokość dodatku funkcyjnego wg stawki 6 stanowiła, zatem 1.022 zł, a nie jak ustalono w piśmie 1.040 zł. Kontrolujący ustalili, że Skarbnik Gminy w okresie od dnia 1 stycznia do dnia 31 grudnia 2003 roku otrzymywał dodatek funkcyjny w wysokości ustalonej niezgodnie z ówcześnie obowiązującymi przepisami (nadpłata wyniosła 216 zł). W piśmie z dnia 26 kwietnia 2004 roku (bez znaku) dodatek funkcyjny dla Skarbnika Gminy, począwszy od 1 stycznia 2004 roku, ustalony został w prawidłowej wysokości według stawki VII w kwocie 1.071 zł.
3. Z dokumentacji znajdującej się w aktach osobowych jednego z pracowników wynikało, że został on zatrudniony na stanowisku „konserwatora - kierowcy autobusu” bądź „konserwatora - kierowcy”. W przepisach rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 roku w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 146, poz. 1223 ze zm.) rozróżniono stanowiska kierowcy autobusu, kierowcy samochodu ciężarowego, kierowcy samochodu osobowego oraz konserwatora (analogiczne rozróżnienie wynikało także z przepisów wcześniej obowiązującego w tym zakresie rozporządzenia Rady Ministrów z dnia
11 lutego 2003 roku). Dla każdego z tych stanowisk ustalono różne kategorie zaszeregowania oraz wymagania kwalifikacyjne. Dlatego też określenie stanowiska pracownika w sposób „kierowca (kierowca autobusu) – konserwator” należy uznać za nieprawidłowe. Wynagrodzenie pracownika ustalono według X kategorii zaszeregowania, podczas gdy np. dla konserwatora przewiduje się VIII-IX kategorię, a dla kierowcy autobusu X-XI kategorię. W omawianym przypadku należało powierzyć pracownikowi dwa stanowiska pracy i ustalić dla każdego z nich odrębny wymiar czasu pracy.
4. Stwierdzono dwa przypadki wypłaty nagród jubileuszowych z naruszeniem terminu określonego w § 12 ust. 5 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 33, poz. 264 ze zm.) - obowiązującego w czasie objętym kontrolą. Zgodnie z ww. przepisem - nagrodę jubileuszową należało wypłacić niezwłocznie po nabyciu przez pracownika prawa do tej nagrody.
5. Wypłata dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2005 rok dla Wójta Gminy, Sekretarza Gminy oraz Skarbnika Gminy nastąpiła przelewem w dniu 25 kwietnia 2006 roku w wysokości odpowiednio: 4.486,16 zł, 2.593,67 zł, 2.758,27. Zgodnie z zestawieniem obrotów i sald za okres od dnia 1 stycznia do dnia 28 kwietnia 2006 roku w rozdziale 75023 § 4040 wykonanie wydatków wynosiło 38.815,60 zł. W budżecie Gminy w powyższej klasyfikacji budżetowej na dzień dokonania wydatku zaplanowano kwotę 30.000 zł (zgodnie z uchwałą Rady Gminy nr XXII/146/05 z dnia 28 grudnia 2005 roku w sprawie uchwalenia budżetu Gminy na 2006 rok). Zmiana planu wydatków nastąpiła w drodze uchwały Rady Gminy nr XXV/168/06 z dnia 21 czerwca 2006 roku w sprawie zmiany budżetu gminy na rok 2006. Zwiększono wydatki w § 4040 o kwotę 18.660 zł do wysokości 48.660 zł. Wypłata dodatkowego wynagrodzenia rocznego dla Wójta Gminy, Sekretarza Gminy i Skarbnika Gminy nastąpiła bez zabezpieczenia środków finansowych w budżecie, co stanowiło naruszenie art. 138 pkt 3 w zw. z art.189 ust.1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 249, poz. 2104 ze zm.) zgodnie z którym - w toku wykonywania budżetu dokonywanie wydatków następuje w granicach kwot określonych w planie finansowym.
6. Stwierdzono, że na dzień 31 maja 2005 roku przekazano na rachunek bankowy zakładowego funduszu świadczeń socjalnych dla Urzędu Gminy, Ośrodka Pomocy Społecznej i Biblioteki 53,87% równowartości odpisu na fundusz, a na dzień 30 września 2005 roku przekazano 98,93% równowartości odpisu. Przekazanie środków na rachunek bankowy funduszu nastąpiło z naruszeniem art. 6 ust 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity z 1996 r., Dz. U. nr 70, poz. 335 ze zm.), zgodnie z którym - równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy funduszu w terminie do dnia 30 września tego roku, z tym że w terminie do dnia 31 maja tego roku przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów.
7. Nie wszystkie - objęte kontrolą - polecenia wyjazdu służbowego zostały sprawdzone pod względem merytorycznym (np. delegacje nr 74/05, nr 53/2005), co naruszało uregulowania zawarte w Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów, wprowadzonej w życie zarządzeniem Wójta Gminy nr 17/2003 z dnia 30 czerwca 2003 roku.
8. Stwierdzono przypadki, w których polecenia wyjazdu nie posiadały oznaczenia miejscowości rozpoczęcia i zakończenia podróży, stosownie do § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 236 poz. 1990 ze zm.). Powyższy przepis wskazuje, że dane te określa pracodawca.
9. Stwierdzono przypadki rozliczania poleceń wyjazdu z przekroczeniem obowiązującego terminu 7 dni od dnia odbycia podróży służbowej, co naruszało uregulowania zawarte w Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów (pkt V. Zasady obiegu dowodów księgowych).
10. Stwierdzono dwa przypadki wypłacenia w nieprawidłowej wysokości ryczałtu za styczeń 2005 roku tytułem zwrotu kosztów używania samochodu własnego w jazdach lokalnych.
11. W poleceniach wyjazdu służbowego radnych nie oznaczano miejsca rozpoczęcia i zakończenia podróży, co naruszało § 2 ust.1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 lipca 2000 roku w sprawie sposobu ustalenia należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych gminy (Dz. U. nr 66 poz. 800 ze zm.) zgodnie z którym - dane te określa przewodniczący rady gminy.
12. Delegacja nr 72/05 z dnia 16 czerwca 2005 roku dla Przewodniczącego Rady Gminy została wystawiona przez Wójta Gminy, co naruszało § 2 ust. 2 ww. rozporządzenia, stosownie do którego - termin, miejsce wykonywania zadania oraz miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej w stosunku do przewodniczącego rady określa wiceprzewodniczący wskazany przez radę.
13. Kontrolujący stwierdzili, że oznaczenie delegacji służbowej z dnia 2 czerwca 2005 roku numerem 72/05 było niezgodne z prowadzonym rejestrem, w którym posiadała ona numer 70 oraz oznaczenie delegacji służbowej z dnia 2 czerwca 2005 roku numerem 70/05 było niezgodne z prowadzonym rejestrem, w którym posiadała ona numer 69.

W zakresie udzielania zamówień publicznych oraz realizacji inwestycji

1. W kontrolowanym okresie nieprawidłowo ewidencjonowano wydatki inwestycyjne na kontach Wn 400 – koszty według rodzajów, Ma 800/3 – fundusz jednostki inwestycje. Zgodnie z obowiązującymi wówczas przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych - równowartość środków budżetowych wydatkowanych z rachunku urzędu lub budżetu na finansowanie inwestycji winna być księgowana na kontach Wn – 810 – dotacje budżetowe oraz środki z budżetu na inwestycje, Ma – 800 – fundusz jednostki. W przyjętym przez jednostkę zakładowym planie kont przewidziano konto 810 - dotacje budżetowe oraz środki z budżetu na inwestycje, natomiast nie zamieszczono ww. konta w części opisowej, nie określając zasad klasyfikacji zdarzeń na ww. koncie oraz sposobu powiązania kont pomocniczych z kontem podstawowym – naruszając art. 10 ust. 1 pkt 3 lit "a" ustawy o rachunkowości. Z ustaleń kontroli wynikało, że w kontrolowanym okresie nie prowadzono ewidencji na ww. koncie.
2. W wyniku kontroli ustalono, że w punkcie 5 specyfikacji istotnych warunków zamówienia na dostawę oleju opałowego do Ośrodka Zdrowia w Ręcznie w latach 2005/2006 zawarto zapis, że zamawiający przewiduje udzielenie zamówień uzupełniających, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz. 177 ze zm.). Przywołany przepis stanowi, że zamawiający może udzielić zamówienia z wolnej ręki w przypadku udzielenia, w okresie 3 lat od udzielenia zamówienia podstawowego, dotychczasowemu wykonawcy usług lub robót budowlanych zamówień uzupełniających, stanowiących nie więcej niż 20% wartości zamówienia podstawowego i polegających na powtórzeniu tego samego rodzaju zamówień, jeżeli zamówienie zostało udzielone w trybie przetargu nieograniczonego lub ograniczonego, a zamówienie uzupełniające było przewidziane w specyfikacji istotnych warunków zamówienia dla zamówienia podstawowego i dotyczy przedmiotu zamówienia w niej określonego. Przepis ten odnosi się do zamówień na usługi lub roboty budowlane, nie dotyczy natomiast dostaw.
3. Umowa nr 2/08/2004 z dnia 5 sierpnia 2004 roku zawarta pomiędzy Przedsiębiorstwem Produkcyjno – Usługowo – Handlowym „BaSz” a Wójtem Gminy Ręczno, której przedmiotem było opracowanie studium wykonalności dla inwestycji „modernizacja drogi gminnej we wsi Nowinki” nie została kontrasygnowana przez Skarbnika Gminy lub osobę przez niego upoważnioną, zgodnie z wymogami określonymi w art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym. Analogiczna nieprawidłowość została ujawniona w przypadku umowy nr 04/04/2005 z dnia 5 lipca 2005 roku dotyczącej powierzenia firmie „ER – BUD” Jarosław Zyzik z Piotrkowa Trybunalskiego sprawowania funkcji inspektora nadzoru inwestorskiego.
4. W wyniku analizy kwestii związanych z zabezpieczeniem w budżecie na 2004 rok środków na sfinansowanie inwestycji przebudowy drogi we wsi Nowinki ustalono, że w planie wydatków - stanowiącym załącznik nr 2 do uchwały nr X/63/04 Rady Gminy Ręczno z dnia 29 stycznia 2004 roku -w dziale 600 rozdziale 60016 § 6060 (wydatki inwestycyjne Nowinki, Dęba) przewidziano kwotę 220.000 zł, w tym na drogę Nowinki 160.000 zł (zgodnie z programem inwestycyjnym stanowiącym załącznik nr 3 do ww. uchwały). Podczas kontroli Skarbnik Gminy przedłożył kontrolującym uchwałę nr XIV/84/2004 Rady Gminy Ręczno z dnia 2 września 2004 roku, którą wprowadzono zmiany w planie wydatków Gminy, m.in., w rozdziale 60016 § 6060 zmniejszono plan o 220.000 zł (plan po zmianie 0,00 zł), a w § 6050 zwiększono plan o kwotę 120.100 zł (plan po zmianie 120.100 zł), w tym na drogę Nowinki - wykonanie dokumentacji przewidziano kwotę 9.800 zł (zgodnie z programem inwestycyjnym stanowiącym załącznik nr 3 do ww. uchwały). Analiza uchwał budżetowych Gminy Ręczno za 2004 rok przekazanych do Wydziału Analiz Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi wykazała, że w załączniku nr 3 do uchwały nr XIV/84/2004 z dnia 2 września 2004 roku „zmiany w programie inwestycyjnym” na wykonanie dokumentacji na drogę Nowinki w rozdziale 60016 § 6050 przewidziano kwotę 6.100 zł, a nie 9.800 zł. Zaszła, zatem różnica pomiędzy załącznikiem do ww. uchwały przekazanym RIO w Łodzi, a załącznikiem przedłożonym w trakcie kontroli (3.700,00 zł). W dniu 27 lipca 2006 roku Skarbnik Gminy złożył wyjaśnienie w przedmiotowej sprawie. Zgodnie z jego treścią „...załącznik nr 3 do uchwały Rady Gminy Ręczno nr XIV/84/2004 z dnia 2 września 2004 roku mylnie załączony został do jednej wersji uchwały w formie przed głosowaniem na sesji. Była to wersja wstępna, która była omawiana na komisjach. Prawidłowo wersja przegłosowana na sesji Rady Gminy w pozycji 2 na dokumentację na drogę Nowinki wykazywała kwotę 6,1 tys. zł, ten załącznik został wysłany na zewnątrz i był obowiązujący”. Kontrolujący stwierdzili ponadto, że uchwałą nr XVI/105/04 Rady Gminy Ręczno z dnia 28 grudnia 2004 roku dokonano zwiększenia planu wydatków w rozdziale 60016 § 6050 o kwotę 1.810 zł (plan po zmianie 121.910 zł). W załączniku nr 3 do ww. uchwały „zmiany w programie inwestycyjnym” wskazano, że zwiększenie dotyczy wydatków na przebudowę drogi Nowinki. Plan po zmianach w rozdziale 60015 § 6050 wynosić miał 121,9 tys. zł, w tym droga Nowinki 9,8 tys. zł. W związku z powyższym, mając na uwadze ww. wyjaśnienia Skarbnika Gminy, należy podkreślić, że zwiększenie planu wydatków w wysokości 6,1 tys. zł o kwotę 1,8 tys. zł nie dawało kwoty 9,8 tys. zł, tylko 7,9 tys. zł.
Stwierdzono, że wydatki poniesione przez Gminę Ręczno w 2004 roku związane z ww. inwestycją (opracowanie dokumentacji projektowej oraz studium wykonalności) wynosiły 9.760,00 zł, a więc przekroczyły wynikającą z uchwały budżetowej kwotę 7.900 zł.
5. Stwierdzono naruszenie § 5 pkt 2 umowy nr 03/07/2005 z dnia 5 lipca 2005 roku zawartej przez Wójta Gminy Ręczno z Firmą Usługowo – Budowlaną Jacek Ciapała z Białej, zgodnie z którym - zapłata za wykonanie przedmiotu umowy miała być realizowana etapami: po zakupie i dostarczeniu okien, po demontażu i montażu okien i po pozostałych remontach, zgodnie z kosztorysem ofertowym, na podstawie wystawionych rachunków i protokółu odbioru elementów robót w ciągu 30 dniu od daty wpływu faktury częściowej. Kontrolujący ustalili, że nie sporządzano w każdym przypadku protokołów odbioru poszczególnych elementów robót. Inspektor nadzoru potwierdził na fakturach, że roboty zostały wykonane i odebrane. Ostatecznego odbioru robót dokonano w dniu 12 września 2005 roku, podczas gdy wszystkie faktury zostały zapłacone z datą wcześniejszą.
6. Ustalono, że w przypadku wydatków poniesionych w 2005 roku na remont budynku Urzędu Gminy środki w kwocie 3.653,79 zł przekroczony został zakres upoważnienia do dokonywania wydatków wyznaczony kwotami określonymi w planie finansowym, co stanowiło naruszenie art. 129 ust. 1 w związku z art. 92 pkt 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych. Zgodnie z powołanymi przepisami - dokonywanie wydatków następować powinno w granicach kwot określonych w planie finansowym z uwzględnieniem prawidłowo dokonanych przeniesień i zgodnie z planowanym przeznaczeniem w sposób celowy i oszczędny.
Odpowiedzialność za stwierdzone naruszenia ponosi Wójt Gminy jako kierownik jednostki odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej oraz Skarbnik Gminy, stosowanie do przyjętego zakresu obowiązków
7. W odniesieniu do budowy Domu Ludowego OSP Dęba stwierdzono, że realizację ww. zadania inwestycyjnego rozpoczęto w 1988 roku. W przedłożonej kontrolującym dokumentacji brak było protokołu odbioru końcowego oraz protokołów świadczących o stanie realizacji ww. zadania. W Urzędzie Gminy nie było także osoby odpowiedzialnej za wskazane zadanie inwestycyjne. Rachunek bankowy dla ww. zadania został zlikwidowany w dniu 11 sierpnia 1997 roku, a pozostałą na koncie kwotę 30,02 zł w dniu 14 sierpnia 1997 roku przekazano na rachunek bankowy Gminy. Ostatni zapis na karcie wydatków nosił datę 14 sierpnia 1997 roku (prowizja bankowa na kwotę 5,00 zł). Saldo na koncie 080 dla ww. zadania inwestycyjnego (karta analityczna prowadzona ręcznie) na dzień 14 sierpnia 1997 roku wynosiło 27.403,47 zł.
Z oświadczenia złożonego przez pracowników Urzędu Gminy wynikało, że w latach 2000 – 2005 nie było obrotów na koncie 080 w zakresie zadania inwestycyjnego Budowa Domu Ludowego Dęba.

W zakresie prawidłowości przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji

1. Kontrolujący stwierdzili, że nie rozliczono w sposób prawidłowy pobranych na potrzeby spisu z natury arkuszy spisowych. W protokole komisji inwentaryzacyjnej błędnie podano, że do przeprowadzenia spisu z natury wykorzystanych zostało 105 arkuszy spisowych. Z ustaleń kontroli wynikało, że arkusze o numerach 19, 20, 27, 28, 29, 30, 31, 32, 33, 34, 35, 36, 52 i 105 nie zostały wykorzystane i zostały anulowane. Arkusze anulowane załączone zostały do dokumentacji inwentaryzacyjnej. Do arkusza spisowego nr 91 dołączono arkusz spisowy nr „91 a”, który to arkusz nie został wpisany do księgi druków ścisłego zarachowania. Z zapisu § 5 pkt 4 Instrukcji inwentaryzacyjnej wprowadzonej w życie zarządzeniem Wójta Gminy nr 16/2003 z dnia 30 czerwca 2003 roku wynikało, że przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej odpowiedzialny był za pobranie i prawidłowe rozliczenie się z druków. Faktycznie arkusze spisu z natury jako druki ścisłego zarachowania pobierały bezpośrednio zespoły spisowe.
2. Pozostałe nieprawidłowości dotyczące przeprowadzenia inwentaryzacji związane były z naruszeniem postanowień Instrukcji inwentaryzacyjnej, co szczegółowo opisano na stronach 126-129 protokołu kontroli.


Przekazując informacje o powyższych nieprawidłowościach stwierdzonych w toku kontroli proszę Panią Wójt o podjęcie działań w celu ich usunięcia oraz zapobieżenia powstawaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi przekazuje następujące wnioski pokontrolne:

1. Podjąć czynności w celu formalnej likwidacji Gminnego Ośrodka Kultury w Ręcznie.
2. Uregulować w zakresie czynności Pani Bożeny Jarosińskiej – księgowej ds. wydatków i funduszy strukturalnych kwestię dotyczącą zastępowania Skarbnika Gminy w przypadku niemożności wypełniania przez niego obowiązków.
3. Dokonać analizy zakresów czynności pracowników służb finansowo - księgowych mając na względzie faktycznie wykonywane przez nich obowiązki w zakresie gospodarki finansowej oraz dokonać stosownego uzupełnienia tych zakresów.
4. Zapewnić wykonywanie kontroli jednostek organizacyjnych Gminy na podstawie upoważnienia wystawionego przez Wójta Gminy.
5. Zapewnić rejestrację wpływającej do Urzędu Gminy korespondencji, w szczególności faktur, rachunków i deklaracji podatkowych, zgodnie z postanowieniami zawartymi w Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów, ustalonej zarządzeniem nr 17/2003 Wójta Gminy Ręczno z dnia 30 czerwca 2003 roku oraz zgodnie z § 6 ust.11 instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych, stanowiącej załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych.
6. Zapewnić dokonywanie przez Skarbnika Gminy wstępnej kontroli zgodności operacji finansowych i gospodarczych z planem finansowym oraz wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych, zgodnie z wymogiem określonym w art.45 ust.1 pkt 3 i 4 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych.
7. Opracować dokumentację dotyczącą przyjętych przez jednostkę zasad rachunkowości spełniającą wszystkie wymogi określone w art. 10 ust. 1 pkt 1, 2 lit. “a”, “b”, “c” ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości, w szczególności poprzez:
- wskazanie metod ustalenia wyniku finansowego,
- ustalenie wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych,
- ustalenie wykazu programów komputerowych oraz daty rozpoczęcia eksploatacji tychże programów.
8. Opracować zasady rachunkowości i plan kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat, zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2006 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. nr 112, poz. 761 ze zm.).
9. Prowadząc ewidencję księgową zachować zasadę ciągłości bilansowej, wyrażoną w art. 5 ust. 1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym to przepisem - wykazane w księgach rachunkowych na dzień ich zamknięcia stany aktywów i pasywów należy ująć w tej samej wysokości, w otwartych na następny rok obrotowy księgach rachunkowych.
10. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera przestrzegać art. 14 ust. 4 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym zapis księgowy powinien posiadać automatycznie nadany numer pozycji, pod którą został wprowadzony do dziennika, a także dane pozwalające na ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu.
11. Zapewnić prowadzenie ewidencji księgowej dla Urzędu Gminy na kontach pozabilansowych 998 – zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego i 999 – zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat, zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 142, poz. 1020).
12. Ewidencję operacji finansowych i gospodarczych na koncie 140 prowadzić zgodnie z przepisami ww. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych, uwzględniając uwagi zawarte w pierwszej części wystąpienia pokontrolnego.
13. Przestrzegać terminów odprowadzania składek na ubezpieczenia zdrowotne określonych art. 87 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 roku o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych w zw. z art.47 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych.
14. Zobowiązania wobec Urzędu Skarbowego i Zakładu Ubezpieczeń Społecznych z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego, w części finansowanej przez pracodawcę, ujmować na kontach 225 – rozrachunki z budżetami i 229 – pozostałe rozrachunki publiczno – prawne, w księgach rachunkowych roku, za który przysługuje wskazana należność, uwzględniając uwagi zawarte w pierwszej części wystąpienia.
15. Uzupełnić obowiązujące w jednostce unormowania wewnętrzne (w szczególności instrukcja obiegu i kontroli dowodów księgowych) o postanowienia dotyczące zasad udzielania i rozliczania zaliczek oraz ewidencji zakupu i sprzedaży znaków skarbowych.
16. Rozważyć możliwość prowadzenia kasy przez Urząd Gminy.
17. Zapewnić prawidłową ewidencję druków ścisłego zarachowania oraz należyte zabezpieczenie tych druków (w szczególności kontokwitariusze K-104).
18. Zapewnić rozliczanie zaliczek w ustalonych terminach oraz ich wykorzystywanie na cel, na który zostały udzielone.
19. Egzekwować od gminnych jednostek budżetowych składanie wszystkich obowiązujących je sprawozdań budżetowych, zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 115, poz. 781).
20. W sprawozdaniu Rb-NDS sprawozdanie o nadwyżce/deficycie jednostki samorządu terytorialnego kwotę tzw. „wolne środki” wykazywać w wierszu D – 17 – inne źródła w tym: D 171 – środki na pokrycie deficytu.
21. Zapewnić prawidłowe wykazywanie danych w sprawozdaniu Rb-27S roczne sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych oraz w sprawozdaniu Rb-PDP roczne sprawozdanie z wykonania podstawowych dochodów podatkowych gminy, w zakresie skutków finansowych udzielonych ulg, zwolnień, umorzeń w podatkach oraz skutków finansowych obniżenia górnych stawek podatkowych.
22. Egzekwować terminowe składanie deklaracji podatkowych w zakresie podatku od nieruchomości przez osoby prawne.
23. Dokonywać czynności sprawdzających w odniesieniu do składanych przez podatników deklaracji podatkowych, zgodnie z art. 272 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa, w celu sprawdzenia terminowości składania deklaracji podatkowych oraz ustalenia stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami.
24. Podjąć czynności mające na celu wyegzekwowanie od podatnika - Ośrodka Sportowo - Szkoleniowego w Ręcznie wpłaty zaległości z tytułu podatku od nieruchomości za lata 2004-2005.
25. Podjąć czynności mające na celu wyegzekwowanie od podatnika - Ośrodka Sportowo - Szkoleniowego w Ręcznie wpłaty podatku leśnego za lata 2004-2006.
26. Od nieterminowo wnoszonych rat podatków egzekwować należne odsetki za zwłokę. W przypadku, jeżeli wpłata podatnika nie obejmuje kwoty należności głównej i odsetek, dokonywać proporcjonalnego rozliczenia wpłaconej kwoty na poczet zaległości głównej i odsetek, stosownie do art.55 § 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. W sprawie zaliczenia wpłat na poczet zaległości podatkowych wydawać postanowienia, zgodnie z art. 62 § 4 ustawy Ordynacja podatkowa.
27. Wydając decyzje dotyczące umorzenia zaległości w podatkach przestrzegać art. 122 i art. 187 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, zgodnie z którymi - w toku postępowania organy podatkowe podejmują wszelkie niezbędne działania w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz załatwienia sprawy oraz zobowiązane są zebrać i w sposób wyczerpujący rozpatrzyć cały materiał dowodowy.
28. Sprawy podatkowe załatwiać w drodze decyzji, zgodnie z art.207 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa.
29. W decyzjach dotyczących udzielenia ulg w zapłacie podatku zamieszczać uzasadnienie faktyczne i prawne, datę wydania oraz wskazywać organ do którego przysługuje odwołanie, zgodnie z wymogami określonymi w art.210 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa.
30. Podjąć czynności w celu prawidłowego ustalenia wymiaru podatku rolnego w stosunku do podatnika Parafii Rzymsko Katolickiej w Ręcznie.
31. W odniesieniu do wniosków o udzielenie zwolnienia w podatku rolnym z tytułu zakupu gruntów na utworzenie nowego lub powiększenie istniejącego gospodarstwa rolnego, dokumentować (np. poprzez odebranie oświadczenia) okoliczność braku określonego stopnia pokrewieństwa lub powinowactwa między kupującym grunty a sprzedawcą (art.12 ust.5 ustawy o podatku rolnym). Dokumentować także okoliczności dotyczące wielkości gospodarstwa rolnego wnioskodawcy.
32. Egzekwować od podatników podatku rolnego ubiegających się o udzielenie ulgi inwestycyjnej zestawienie poniesionych wydatków wraz z rachunkami lub ich uwierzytelnionymi odpisami stwierdzającymi wysokość tych wydatków, zgodnie z art. 13d ust. 2 ustawy o podatku rolnym.
33. Podjąć czynności w celu wyjaśnienia prawidłowości opodatkowania podatnika podatku od środków transportowych wskazanego w pierwszej części wystąpienia pokontrolnego.
34. Zapewnić kasowanie znaczków opłaty skarbowej na wnioskach dotyczących udzielonych ulg i zwolnień w podatkach.
35. Zaprzestać pobierania opłaty skarbowej od podań i załączników do podań w sprawie umorzenia zaległości podatkowych, które są z tej opłaty zwolnione na podstawie pkt 14 załącznika (rubryka zwolnienia) do ustawy z dnia 9 września 2000 roku o opłacie skarbowej.
36. Upomnienia wysyłane podatnikom sporządzać zgodnie ze wzorem określonym w załącznikach nr 1 i 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji, a w szczególności wskazywać nazwę i adres wierzyciela, podpisywać upomnienie oraz opatrywać je pieczęcią osoby wystawiającej.
37. Nie naliczać odsetek za zwłokę, jeżeli ich wysokość nie przekracza trzykrotności wartości opłaty dodatkowej pobieranej przez „Pocztę Polską” za polecenie przesyłki listowej, zgodnie z art. 54 § 1 pkt 5 ustawy Ordynacja podatkowa.
38. Prowadzić ewidencję wysłanych upomnień, zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji, w szczególności wskazywać datę doręczenia upomnienia. Zapewnić ujmowanie w ww. ewidencji wszystkich wystawionych upomnień.
39. Bieżąco i terminowo podejmować czynności zmierzające do wyegzekwowania zaległości podatkowych, w oparciu o przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z 2005 r., Dz. U. nr 229, poz.1954 ze zm.) oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
40. Prowadzić karty kontowe podatników podatku od środków transportowych w sposób umożliwiający ustalenie daty dokonania przypisu oraz daty wpłaty podatku.
41. Dokonywać przypisu podatku na podstawie dokumentów wymienionych w § 4 ust 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2006 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych dla organów podatkowych jednostki samorządu terytorialnego (Dz. U. nr 112, poz. 761).
42. Przestrzegać art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. "a" ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym, zgodnie z którym - do wyłącznej właściwości rady gminy należy podejmowanie uchwał w sprawach majątkowych gminy przekraczających zakres zwykłego zarządu, dotyczących określenia zasad nabycia, zbycia i obciążenia nieruchomości gruntowych oraz ich wydzierżawienia lub najmu na okres dłuższy niż 3 lata, o ile ustawy szczególne nie stanowią inaczej; do czasu określenia zasad wójt może dokonywać tych czynności wyłącznie za zgodą rady gminy.
43. Zmienić zapis umowy dzierżawy zawartej przez Zarząd Gminy Ręczno z firmą Polkomtel S.A. z siedzibą w Warszawie w zakresie postanowień dotyczących płatności czynszu.
44. W przypadku zalegania przez najemców z zapłatą czynszu i opłat eksploatacyjnych, podejmować czynności zmierzające do wyegzekwowania należności wraz z odsetkami.
45. Podjąć czynności w celu dokonania zmian umów najmu lokali mieszkalnych i uwzględnienia czynników obniżających bądź podwyższających stawkę czynszu za 1 m2 powierzchni, zgodnie z § 6 wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy na lata 2002 – 2006, przyjętym przez Radę Gminy Ręczno uchwałą nr XXI/200/2001 z dnia 27 grudnia 2001 roku.
46. Wypłacić wskazanemu w pierwszej części wystąpienia członkowi Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych wynagrodzenie za udział w posiedzeniach Komisji, zgodnie z postanowieniami Gminnego Programu Rozwiązywania Problemów Alkoholowych.
47. Podjąć działania w celu zatrudnienia w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Ręcznie pracowników socjalnych w liczbie odpowiadającej wymaganiom określonym w art.110 ust.11 ustawy z dnia 12 marca 2004 roku o pomocy społecznej.
48. Zapewnić wydawanie decyzji o przyznaniu zasiłku okresowego po dostarczeniu przez wnioskujących zaświadczenia o posiadaniu statusu bezrobotnego, orzeczenia o stopniu niepełnosprawności czy też zaświadczenia lekarskiego potwierdzającego długotrwałą chorobę.
49. Nagrody jubileuszowe wypłacać niezwłocznie po nabyciu przez pracownika prawa do nagrody, zgodnie z § 12 ust. 5 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 roku w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich.
50. Przestrzegać art.138 pkt 3 w zw. z art.189 ust.1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych, zgodnie z którym - w toku wykonywania budżetu dokonywanie wydatków następuje w granicach kwot określonych w planie finansowym.
51. Zapewnić kontrasygnowanie przez Skarbnika Gminy lub osobę przez niego upoważnioną czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, zgodnie z art.46 ust.3 ustawy o samorządzie gminnym.
52. Równowartość odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych przekazywać na wyodrębniony rachunek bankowy funduszu z zachowaniem terminów i wysokości określonych w art. 6 ust 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
53. Przestrzegać uregulowań zawartych w Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów w zakresie sprawdzania pod względem merytorycznym poleceń wyjazdu służbowego pracowników.
54. W poleceniach wyjazdu służbowego pracowników określać miejscowości rozpoczęcia i zakończenia podróży, zgodnie z § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.
55. W poleceniach wyjazdu służbowego radnych określać miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej, zgodnie z § 2 ust.1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 lipca 2000 roku w sprawie sposobu ustalenia należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych gminy.
56. Przestrzegać § 2 ust. 2 ww. rozporządzenia, zgodnie z którym polecenia wyjazdu służbowego dla przewodniczącego rady Gminy wystawia wiceprzewodniczący wskazany przez radę gminy.
57. Zapewnić rzetelne prowadzenie rejestru wyjazdów służbowych.
58. Wydatki inwestycyjne księgować na odpowiednich kontach, zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z 28 czerwca 2006 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
59. Dołożyć należytej staranności przy sporządzaniu uchwał rady gminy oraz zapewnić, aby dokumenty znajdujące się w jednostce były zgodne z dokumentami przekazanymi do organów nadzoru.
60. Przestrzegać postanowień umów zawartych przez Gminę, w szczególności dotyczących sporządzania protokołów częściowych odbioru robót.
61. Stosować klasyfikację wydatków budżetowych określoną przez przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. nr 107, poz.726).
62. Dokonując inwentaryzacji składników majątkowych przestrzegać postanowień obowiązującej w jednostce Instrukcji inwentaryzacyjnej.
63. Rozliczyć zadanie inwestycyjne - budowa Domu Ludowego OSP Dęba.

Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Panią Wójt o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że stosownie do art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.

Do wiadomości:

- Przewodniczący Rady Gminy w Ręcznie
- Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy w Ręcznie
- aa

---

Wystąpienie pokontrolne podpisała dr Jadwiga Chwiałkowska – Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.

---

PRZYPISY

^[1] Zagadnienia te wraz z przytoczeniem naruszonych przepisów prawa szczegółowo opisano w części wystąpienia pokontrolnego dotyczącego przestrzegania zasad ewidencji księgowej.
^[2] W odniesieniu do podatków stanowiących dochody jednostek samorządu terytorialnego przepis ten znajduje zastosowanie od dnia 1 września 2005 roku.